Procedimentos para preenchimento dos Formulrios

1. Folha de Identificao
ESPECIFICAES:
Cor:
BRANCA
Via:
UMA
Formato:
A-4 (Paisagem)
Utilizao: ANVERSO
INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

Memorando: indicar o nmero/ano do Memorando que enviou o acervo a

CODIN;

Cdigo de Classificao: indicar o nmero do cdigo de classificao

aprovado pelo CONARQ referente ao assunto principal contido nos
documentos da Pasta. (Resoluo/CONARQ n 14 de julho de 2001, que
poder ser acessada em: http://www.arquivonacional.gov.br/ Ao abrir essa
pgina, clicar no link CONARQ e, em seguida, no link Legislao
Arquivstica;

Volume: escrever a lpis o nmero do volume da pasta, obedecendo a

sua ordem dentro da caixa;

Sigla da Unidade Gestora: indicar a sigla da unidade gestora responsvel

pelo acervo;

Nome da Unidade Gestora: escrever, por extenso, o nome da unidade

gestora responsvel pelo acervo;

Assunto: indicar o assunto principal contido nos documentos da pasta.

OBS.: Para isso, tambm, utilize a Classificao, Temporalidade
e Destinao do CONARQ (Resoluo n 14 de julho de 2001);

Data: indicar o(s) ano(s) dos documentos contidos na pasta;

Nmero da Caixa: colocar o nmero de caixa fornecido pelo Arquivo/

CODIN unidade gestora, aps a organizao de todas as caixas;

NUP de Arquivamento: este campo ser preenchido pela CODIN.

2. Espelho de Caixa
ESPECIFICAES:
Cor:
BRANCA
Via:
UMA
Formato:
A-4 - Paisagem
Utilizao: ANVERSO
INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

Unidade Gestora: escrever a sigla da Unidade Gestora responsvel pelo

acervo;

Por extenso: escrever o nome completo da Unidade Gestora responsvel

pelo acervo;

Cdigo / Assunto: indicar o contedo de cada camisa de documentos

contido na caixa, conforme o Cdigo de Classificao aprovado pelo

CONARQ, iniciando com um hfen, cdigo e assunto principal e indicando

no final o respectivo nmero de volume entre parnteses;

Data-limite: indicar o ano do documento mais antigo e o do mais recente

existente nas camisas de documentos, para identificao dentro da caixa
arquivo;

N da Caixa: escrever o nmero da caixa fornecido pelo Arquivo/CODIN.

3. Listagem Descritiva do Acervo

ESPECIFICAES:
Cor:
BRANCA
Via:
UMA
Formato:
A-4 - Paisagem
Utilizao: ANVERSO
INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

Unidade Gestora/Procedncia: escrever a sigla da Unidade Gestora

responsvel pelo acervo;

Memorando: escrever o nmero/ano do Memorando que encaminhou o

Acervo/CODIN.

N Cx. (Nmero de Caixa): colocar o nmero de caixa fornecido pelo

Arquivo/CODIN;

Vol. (Volume): Escrever o nmero do volume da pasta que est dentro da

caixa;

Cd. Clas.: Escrever o nmero do cdigo de classificao aprovado pelo

CONARQ, referente ao assunto principal dos documentos da pasta;

Assunto: Escrever o assunto principal dos documentos contidos na pasta,

conforme o Cdigo de Classificao aprovado pelo CONARQ;

Ano: indicar o(s) ano(s) dos documentos contidos na Pasta;

Observaes:

escrever toda

informao

complementar que achar

necessria;

Nome do responsvel pelo preenchimento: escrever o nome completo

do responsvel pela preparao do acervo e preenchimento dos
formulrios;

Data: escrever a data do preenchimento do formulrio;

Assinatura: Assinatura e carimbo do responsvel pela preparao e

preenchimento do formulrio.

4. Folha de Referncia (CONARQ, Classificao, Temporalidade e

Destinao de Documentos, 2001).
A Folha de Referncia um instrumento de controle adotado quando o
contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos
ESPECIFICAES:
Cor:

BRANCA

Via:

UMA

Formato:

A-4

Utilizao:

ANVERSO

INSTRUES PARA PREENCHIMENTO:

Cdigo do Assunto: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto
principal sob o qual a folha de referncia estar arquivada, e que
corresponde realmente ao assunto secundrio do documento.
Resumo

do

documento.

Assunto:

descrever

resumidamente

contedo

do

 Dados do Documento:
Nmero: indicar o nmero do documento a ser arquivado. Se no
houver, indicar s.n.
Data: indicar a data do documento.
Espcie: indicar a espcie do documento: ofcio, carta, memorando,
relatrio, aviso ou outra.
Remetente: indicar o nome completo e a sigla do rgo de origem
do documento, ou seja, do rgo onde foi assinado o documento.
Destinatrio: indicar o setor para onde foi destinado o documento.
Ver: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto sob o qual o
documento est arquivado.

Nota: Os campos existentes nesse formulrio podem ser utilizados para a

criao de banco de dados dos arquivos correntes das unidades gestoras da
Presidncia da Repblica, a fim de efetivar o controle automatizado das
informaes documentais, permitindo o acesso imediato aos documentos.
Desse modo, a unidade gestora no fica na dependncia de um nico servidor
para localizar informaes impressas ou virtuais, desde que o banco de dados

e um relatrio geral impresso e atualizado estejam disponveis aos demais

servidores do setor de trabalho.