Cartilha de Tcnicas para Arquivamento de Documentos

nas Unidades Gestoras de Documentos

Passo-a-Passo para Arquivamento
Etapas de Arquivamento
Esta Cartilha traz instrues bsicas que auxiliaro os servidores na
organizao dos acervos de seus respectivos setores, com vista a padronizao
dos procedimentos de arquivamento da Presidncia da Repblica.
A preparao do acervo dos setores da PR para envio ao Arquivo Central
dever obedecer a ordem das seguintes etapas:
1) Higienizao dos documentos;
2) Organizao e Juntada dos documentos em Pastas;
3) Armazenamento dos documentos em caixas-box;
4) Listagem dos documentos nos formulrios;
5) Vistoria e
6) Envio.
Higienizao dos documentos
No incios dos trabalhos de preparao, os documentos devero ser
devidamente higienizados, ou seja, devero ser retirados clipes, marcadores,
orelhas auto adesivas (Post-it), colchetes latonados (bailarinas), grampos para
pastas tipo trilho (latinhas, macho e fmea), etc.
Organizao e Juntada dos documentos em Pastas
Organizao dos documentos para arquivamento dever ser feita atravs
da Juntada de documentos para serem armazenadas em Pastas (capas de
processo dobradas ao avesso), obedecendo a seguinte ordem de procedimentos
listados abaixo:
1) Por Tipologia:
Os documentos devero ser agrupados em Pastas segundo a sua
Tipologia.

Ex: Memorandos expedidos, Ofcios Expedidos, Correspondncias

Recebidas, Correspondncias Expedidas, etc.
2) Por Data:
Os documentos devero ser dispostos em ordem cronolgica. Sendo a
data mais nova na Frente e a mais antiga atrs.
3 Por Ordem Numrica:
Aps juntados, os documentos devero ser organizados em ordem
crescente, ou seja, o maior nmero primeiro e o menor por ltimo.
Armazenamento dos documentos em caixas-box
As Pastas devero ser juntadas e armazenadas em ordem alfabtica,
cronolgica (da mais antiga para a mais recente) e numrica.
Ex.: Vol. 01 Ofcios Expedidos 2000 ou Ofcios Expedidos
2000-2002;
Vol. 02 Ofcios Recebidos 2000;
Vol. 03 Memorandos Expedidos 2000, etc.
Numerao da Caixa-Arquivo deve ser feita de acordo com a ordem
cronolgica dos documentos nela contidos.
Ex.: Cx.01 2000;
Cx.02 2000-2001;
Cx.03 2001, 2002;
Cx. 04 2002, 2003, etc..

Listagem dos documentos nos formulrios

Aps separar os documentos em Pastas e acondicion-las dentro da
caixas, iremos executar o preenchimento dos seguintes formulrios:

1) LISTAGEM DESCRITIVA:

- O preenchimento da Listagem Descritiva dever obedecer a ordem

em que as Pastas se encontro na Caixa;
- No Campo N das Caixas e/ou Volume: dever constar o nmero da
caixa e o nmero da Pasta, obedecendo a ordem numrica;
- No preencher o Campo de Cdigo de Classificao (este Campo
ser preenchi na CODIN);
- No campo Tipo de Documento/ Assunto, ser indicado o tipo de
documento que se encontra dentro da Pasta;
- No Campo Data-Limite, constar o ano ou a mais antiga e a mais
nova datas dos documentos que se encontram dentro da Pasta;
- No Campo Observaes, ser preenchido com informaes
complementares pertinentes aos documentos. (Ex.: Com Faltas,
Completo, Listagem dentro da Caixa, etc.);
Aps preencher a Listagem Descritiva poderemos preencher, tambm a
FOLHA DE IDENTIFICAO e os ESPELHOS DE CAIXA, utilizando o
recurso do Word de COPIAR E COLAR;
Da mesma forma, as informaes sobre o contedo da Pasta, juntamente
com o nmero do memorando de encaminhamento, data(s) de referncia,
nmero da caixa e o volume (que nada mais que o nmero de ordem em que

a Pasta se encontra dentro da caixa) devem ser preenchidas no formulrio

FOLHA DE IDENTIFICAO, tambm utilizando o recurso do Word de
COPIAR E COLAR;

A FOLHA DE ROSTO dever ser colada no canto direito da Capa de

Processo.

Quando a caixa estiver cheia, dever ser colocada uma FITA

ELSTICA para juntar o conjunto de Pastas na Caixa e evitar que, em caso
de uma caixa cair ela no deixe os documentos se espalharem;

Para o preenchimento do Espelho de Caixa, devemos indicar o contedo

das caixas obedecendo a ordem em que as Pastas se encontram dentro da
Caixa:

Vistoria
Ao trmino das etapas, e com os formulrios j preenchidos, o
responsvel pela organizao do acervo solicitar a CODIN a visita de um dos
seus tcnicos para efetuar uma vistoria final, com inteno de corrigir
possveis falhas na preparao.
Envio
O envio do acervo dever ser agendado junto a CODIN, evitando-se,
assim, o congestionamento do setor.
Importante: O acervo s poder ser encaminhado CODIN, acompanhado
do respectivo Memorando de Remessa.