CAPITOLUL 11 - STRATEGIA INTERVENIEI N SISTEM

Generaliti
Originea: SIS aparine unei familii de metode aplicabile n managementul schimbrii bazate
pe abordarea sistemic. De aceea, ca instrumente de analiz vom ntlni deseori definirea i
reprezentarea grafic a sistemelor din cadrul organizaiei; ca i a proceselor. Originea este n
modul de lucru ingineresc, utilizate pe larg n managementul proiectelor. Cu timpul ns
coninutul lor s-a mbogit i cu elemente de tip soft, legate de gestiunea resurselor umane
i ale proceselor umane (procese de grup, munca n echip etc.).
Adecvare: SIS nseamn o abordare sistematic a unor probleme complicate, dar posibil de a
fi definite cu destul precizie. Prin urmare sunt adecvate doar n situaiile de schimbare care
pot fi definite i delimitate, necesit o abordare logic, structurat. De regul se aplic doar
unei pri (un subsistem) a organizaiei. (ex.: reducerea costurilor ntr-o secie de fabricaie
sau reducerea restanelor la lucrrile de reparaii i ntreinere la un compartiment specializat
al unei companii publice. Ambele cazuri vizeaz doar o zon a activitii i nu sunt neaprat
integrate n strategia global a organizaiei.)
Gestionarea: mprumut foarte mult de caracteristicile managementului de proiect.
Conducerea revine de regul managerului departamentului sau zonei care introduce
schimbarea (ex.: eful secie de fabricaie sau al compartimentului de ntreinere i reparaii).
Acesta i formeaz o echip care se ocup activ de conceperea i implementarea schimbrii
i care va include persoanele cheie de care depinde eficacitatea proceselor. Un personaj
important este factorul responsabil de nivel ierarhic superior (ex.:superiorul ierarhic al
liderului echipei, unul din cadrele superioare din conducerea organizaie), care devine
sponsorul programului de schimbare. Acordul i sprijinul su pentru deciziile adoptate este
esenial pentru succesul proceselor i, din acest motiv, comunicarea permanent cu el este o
sarcin important a liderului echipei.
Metodologia
SIS presupune parcurgerea unor faze care nu sunt diferite de modelele generale
ale procesului de schimbare. Fiecare faz se realizeaz prin desfurarea unor activiti i
utilizarea unor instrumente de lucru specifice.
Diagnosticarea = este faza metodologiei SIS n care se adopt o perspectiv asupra
schimbrii iar problema analizat din aceast perspectiv este ncadrat ntr-un sistem; de
asemenea se fixeaz obiectivele i criteriile de msur.
Design = este faza metodologiei SIS n care se dezvolt, se selecteaz i se modeleaz
opiunile.
Implementare= este faza metodologiei SIS n care opiunile sunt evaluate mpreun cu
sponsorul, se concepe implementarae schimbrii i se pune n aplicare.
Cele 3 faze sunt suprapuse n mod deliberat, pentru a sugera c unele activiti pot fi
considerate commune pentru 2 faze, cum ar fi: n ultima parte a fazei de diagnosticare pot
aprea idei caracteristice fazei de design; n acelai timp aspect caracteristice fazei de
implementare o influeneaz pe cea de design.

Faza 1 - Diagnosticarea
Vom urmri cum se poate desfura prima faz. Dar nainte s precizm care ar fi
principalele activiti ale fazei aceste activiti sunt descrise ca fiind componentele
urmtoarelor etape:
Etapa 1 Iniierea: necesitatea schimbrii este recunoscut. n aceast etap sunt utile unele
concepte discutste deja, cum ar fi cel de probleme ce se ntreptrund (o ncurctur),
definirea i delimitarea problemelor, respectiv schimbrilor.
Etapa 2 Descrierea: sunt examinate puncte de vedere asupra problemei i este structurat i
neleas schimbarea n termeni sistemici. Acesta nseamn ca vom avea prilejul s vedem
cum este descris organizaia sau pri ale orgnizaiei ca sistem; cum sunt decsrise procesele
relevate pentru schimbarea vizat. n aceasta etap sunt utile instrumente cum ar fi:
diagramele; tehnici colective (ex.: Delphi), crearea unor modele care descriu o realitate.
Etapa 3 Obiective i constrngeri: identificarea obiectivelor pentru sisteme i reflecie
asupra propriilor obiective. Un instrument util este arborele obiectivelor.
Etapa 4 Criteriile pentru obiective: definirea cilor de msurare a realizrii obiectivelor
Faza 2 - Design
Distincia dintre diagnosticare i design este esenial i trebuie bine neleas. Ne
referim n primul rnd la necesitatea dezvoltrii opiunilor. Limitarea la soluii care apar
evidente
1) reduce nelegerea aprofundat a problemelor;
2) pierde posibilitatea unor abordri mai creative n generarea opiunilor.
Pe de alt parte trebuie analizate i alte aspecte, de pild: exist fore care mping echipa
spre anumite soluii? Nu cumva unele soluii sunt impuse de moda zilei (ex.: schimbarea
culturii)? Soluii prefabricate?
Etapele fazei de design
Generarea unei game de opiuni dezvoltarea ideilor de schimbare, ca opiuni
complete. Instrumente uzuale: brainstorming, scrierea ideilor, interviuri i sondaje,
examinarea practicilor din alte organizaii.
Modelarea selectiv a opiunilor Descrierea detaliat a opiunilor cele mai
promitoare; Instrumente uzuale: diagrame, analize cost-beneficiu, modele de cashflow
Evaluarea opiunilor - dup un set prestabilit de criterii; matrice de comparare a
performanei
Faza 3 - Implementare
- Sponsorul a aprobat opiunea/ile. Urmeaz planificarea implementrii.
- Instrumente: drumul critic; diagrama cu bare. Important: implicarea utilizatorului
- Strategii de implementare:
o Big Bang oprirea vechiului sistem i pornirea celui nou (ex.: mutarea ntr-un
sediu nou; n general, o opiune riscant, dar mai puin costisitoare)
o Studiu pilot efectuarea unui experiment pe scar redus (ex.: o banca
introduce un mod de lucru nou la o agenie; pot fi testate schimbrile i operate
ajustri)
o Rulare n paralel sistemul vechi i nou se menine o perioad de timp (ex.:
introducerea unui sistem informatic pentru prelucrarea plilor; riscuri reduse,
dar costisitoare)
2

Planificarea implementrii
O list a activitilor i diagrama cu bare utilizat pentru graficul realzrii lor.
Desfurarea implementrii
Lista de probleme
Anticiparea reaciilor
- Recurgerea la implicarae timpurie a celor ce vor fi afectai de schimbare (reducerea
opoziiei)
- Rezistena este inevitabil. Forme: refuz direct; subminarea schimbrii; rzboi de gheril;
acceptarea de form. Strategii de reducere a rezistenei