Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Unitatea de invatare 10 . PROGRAME DE CALCULATOR

(SOFTWARE) DE MANAGEMENT AL PROIECTELOR
Gestionarea proiectelor cu ajutorul programelor este imperios necesara.
Proiectele mai simple se pot gestiona cu Gantt Project cele mai complexe pot fi
organizate cu ajutorul unor programe speciale de calculator, cum ar fi Microsoft
Project1 .
Avand la baza principiile de baza ale Managementului de Proiect, programul e structurat pe o baza
logica.
Scopul proiectului : planificarea, resursele pentru indeplinirea proiectului puse in balanta cu pasii
necesari pentru realizarea oricarui proiect , constituie elementele de abordare practica a utilizarii programului
oricare ar fi tipul si specificitatea proietului.
Microsoft Project este un produs al firmei Microsoft, dedicat activitilor de proiectare, urmrire i
optimizare a proiectelor de orice tip. Produsul Microsoft Project permite gestionarea exact a resurselor,
planificarea activitilor, integrarea sub-proiectelor n proiecte, precum i multiple modaliti de vizualizare i
urmrire - a evoluiei proiectelor.
Produsul Microsoft Project dispune de o interfa grafic intuitiv , uor de nvat si are de multiple
faciliti de legatur cu alte aplicaii Microsoft. Se integreaz rapid n mediul deschis al Internetului .

Mediul de lucru Microsoft Project

Microsoft Project lucreaz ntr-o fereastr echipat cu tradiionalele bare de
meniuri, de instrumente (toolbars), la care se adaug un panou lateral stnga ce
conine pictograme-butoane ce permit comutarea ntr-un anumit mod de vizualizare
(din cele cteva zeci existente) a unui proiect. n figura 1 se poate vedea cum arat o
fereastr Microsoft Project n modul de vizualizare Gantt Chart.

Fiiere Microsoft Project

Microsoft Project opereaz (netransparent pentru utilizator) cu urmtoarele tipuri de fiiere:

fiiere proiect (*.mpp) ;

fiiere baz de date proiect (*.mpd) ;
fiiere ablon - template (*.mpt) ;
fiiere spaiu de lucru workplace (*.mpw).

De remarcat c Microsoft Project poate salva componente ale unui proiect i n formate de tip Excel, Access, sau chiar
text, dup cum poate i prelua informaie de la aceleai tipuri de fiiere (aplicaii).
Se mai cere subliniat c n cazul proiectelor de mari dimensiuni, se poate recurge la ierarhizarea n sub-proiecte
integrate ntr-un proiect master (conductor).
Utilizarea produsului Microsoft Project permite efectuarea urmtoarelor operaii principale:

1Mai

sunt si alte produse : Primavera Project Planner, ACEProject, ActiveProject Project Management,
LeadingProject, PlanWise Project Management, TargetProcess, Vertabase etc.

Definirea de activiti (obinuite, centralizatoare sau recurente).

Precizarea de relaii de dependen temporal ntre activiti.

Page

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Definirea de puncte de reper n derularea unui proiect.

Definirea i aplicarea de calendare activitilor (dar i resurselor i alocrilor).
Definirea de resurse (de lucru i materiale).
Alocarea de resurse ctre activiti.
Definirea de restricii pentru activiti (date de ncepere i finalizare).
Managementul costurilor (aplicarea de costuri multiple pentru una i aceeai activitate).
nlocuirea repartizrii unei resurse.
Nivelarea resurselor supra-alocate.
Urmrirea derulrii proiectului.
Multiple forme de vizualizare a proiectului (inclusiv a drumului critic).
Obinerea de rapoarte i schimbul de date (informaie) cu alte aplicaii.

Enumerarea de mai sus nu epuizeaz toate facilitile pe care le ofer produsul Microsoft Project, dar ofer o
imagine relativ clar a multiplelor sale valene.

10.1.Crearea i managementul unui proiect cu MS PROJECT

Crearea unui fisier proiect

Fig.10.1. Meniu de creare a unui proiect de tip *. Mpp cu Microsoft Project

Solutiile convenabile pot fi descarcate si adaugate formelor predefinite existente pe calculator.

Page

a)Crearea unui proiect pe baza unor forme predefinite se face parcurgand pasii : New, On my
computer, Templates, Project Templates.2
Fig.10.2. Meniu de alegere a unui template de proiect de tip *. Mpp cu Microsoft Project

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Fig.10.3. Meniu de creare a unui proiect de tip *. Mpp cu Microsoft Project cu Blank Project

Page

b)Crearea unui proiect nou

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Pentru legarea activitatilor task-urilor se pot parcurge urmatorii pasi pentru

proiectul organizarii unei conferinte.3
a) Se introduc activitatile (durata predefinita este o zi).

Fig.10.4. Meniu de creare a unui proiect de tip *. Mpp cu Microsoft Project

b) Se selecteaza activitatile

c) Se activeaza pictograma pentru legare task-uri (Link)- Link Tasks

Demo online la adresa http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA010930891033.aspx

Page

Fig.10.5. Utilizarea pictogramei link tasks

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

d) Se stabileste durata reala a fiecarei activitati (graficul Gantt se creeaza

instantaneu)

e) Se activeaza optiunea calendar

Page

f) Se activeaza NetWorkDiagrama

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Fig.10.6. Utilizarea meniului Project

Fig.10.7. Meniu si caseta pentru utilizarea proprietatilor proiectului de tip *.mpp

Pasul 1. Pentru iniierea unui nou proiect: click pe butonul New aflat pe bara de
instrumente Standard sau din meniul File New.Se introduc data de start sau data
de sfrit dorit a proiectului, dup cum a fost aleas opiunea n linia Schedule
from: (planific fa de:).
Observaie: Chiar dac nu o facei acum sau vrei s le modificai ulterior, putei face
aceasta oricnd din meniul Project Project Information.

Page

Pasul 2. Se introduc titlul proiectului, subiectul proiectului, autorul

proiectului, managerul proiectului, compania care l efectueaz i alte informaii
privind categoria de proiecte n care se ncadreaz, comentarii, cuvinte cheie, legturi
cu alte baze de date din meniul File Properties, csua Summary.

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Pasul 3. Putei seta planul de lucru privind zilele de lucru (i cele libere)
numrul de ore de lucru al fiecrei zile, intervalul de lucru din fiecare zi, pauzele,
dac e orar de zi sau de noapte, putei construi i salva un orar propriu, l putei
predefini ca ablon pentru construirea altor orare ulterioare etc, din meniul Tools
Change Working Time.
Microsoft project se concentreaza pe
parametrul TIMP: toate proiectele
incep la o data si se termina la o data
ulterioara.

Fig.10.8. Meniu si caseta pt timpul de lucru in proiectul de tip *.mpp

Caseta pentru utilizarea proprietatilor proiectului de tip *.mpp

Page

Pasul 4. Se introduc activitile proiectului i duratele lor. Pentru aceasta:

a) se intr n modul de vizualizare Gantt Chart (diagram Gantt) din
meniul View Gantt Chart sau dai clic pe butonul Gantt Chart din
bara View Bar (cea vertical din stnga ecranului). Pentru a vedea aceast bar pe
ecran bifai din meniul View opiunea View Bar.

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Introducerea si organizarea activitatilor recurente

Activitatea este o reprezentare a muncii necesara pentru terminarea unei parti din
proiect.4
Alocare realizarea corespondentei intre o sursa de lucru (persoana sau echipament)
si o activitate pentru a presta o anumita munca.Si o resursa materiala poate fi alocata
unei activitati , insa acest tip de alocare nu are nici un efect asupra cantitatii de
munca planificata.
Durata perioada de timp pronosticata pentru finalizarea unei activitati.

Fig.10.9. Meniu si caseta pt unitatea de timp in proiectul de tip *.mpp

A se consulta glosarul de termeni din anexe.

Page

b) Se selecteaz din coloana Task Name pe rnd fiecare linie i se

introduc succesiv numele tuturor activitilor proiectului. Dup scrierea

Pasul 5. (facultativ) Dac o activitate se petrece de mai multe ori la intervale

anume de timp (zilnic, sptmnal, lunar, anual) selectai activitatea apoi
intrai n meniul Insert Recurring Task. n csua deschis vei introduce
numele activitii, durata, intervalul la care se petrece, pe ce perioada se
manifest aceast repetare, de cte ori etc, apoi dai OK.

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

unui nume se d ENTER.

c) Se selecteaz din coloana Duration pe rnd fiecare linie i se introduc
succesiv duratele tuturor activitilor proiectului folosind bara derulant
din dreapta sau scriind efectiv durata n linia de editare (cea dintre barele de
instrumente i ecranul central). Dup introducerea unei durate se d ENTER. Durata
poate fi exprimat n minute, ore, zile sau sptmni. n zile, durata minim e
jumtatea de zi (0.5 days).

Fig.10.10. Diagrama si grafic Gantt in proiectul de tip *.mpp

Pasul 6. (facultativ) O activitate poate fi ntrerupt i reluat mai trziu (de exemplu
n cazul cnd este nevoie de resursele utilizate la aceasta pentru alt activitate
prioritar). Pentru aceasta selectai activitatea respectiv i dai clic pe butonul Split
Task din bara Standard (sau din meniul Edit alegei opiunea Split Task) apoi
mutai mouse-ul pe dreptunghiul haurat aflat n ecranul din dreapta n dreptul
activitii respective, n interiorul activitii acolo unde vrei s apar ntreruperea i
dai clic. Va fi introdus automat o ntrerupere de o lungime predefinit (de exemplu
de 3 zile dac durata e n zile). Dac vrei s modificai lungimea acesteia putei muta
bucelele din activitate trgndu-le cu mouse-ul. Putei de asemenea elimina
ntreruperea trgndu-le una lng alta.

Mai mult consultati fisierele PDF din suportul electronic de curs, Help-ul produsului Microsoft Project,
Cartea de Aplicatii practice si teste pentru Managementul Proiectelor Europene-Bucuresti 2008
5

Page

Pasul 7. (facultativ)5 Se pot crea substructuri, sau subprograme, dac proiectul este
foarte complex i presupune desfurarea a foarte multe activiti, grupate pe
compartimente, echipe etc, sau se obine prin integrarea sau condensarea a mai multe
proiecte definite anterior. Pentru aceasta:

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Page

Pasul 9. Dac se iau n considerare i resursele folosite atunci:

Se creeaz o list cu resursele folosite cu toate informaiile aferente acestora. Pentru
aceasta:
1. Din View Bar, dai click pe Resource Sheet.
2. Din meniul View Table bifai Entry.
3. n coloana Resource Name tastai numele resursei.
4. Dac vrei s desemnai un grup din care face parte resursa, introducei-I
numele n coloana Group.

10

1. Din bara View Bar, selectai Gantt Chart .

2. Din coloana Task Name selectai activitatea pe care vrei s-o subordonai sau s-o
ridicai n rang.
3. Dai clic pe Indent pentru a subordona sau pe Outdent pentru a ridica n rang
activitatea. De asemenea pot fi ascunse sau vizualizate activitile unui subproiect. n
plus, putem crea o coloan nou cu coduri proprii pentru activiti (n afara celei
predefinite ID) din meniul Insert Column i selectarea n cmpul Field Name
opiunea WBS (work breakdown structure).
Pasul 8 . Se definesc dependenele dintre activiti. Pentru aceasta se
selecteaz succesiv fiecare activitate i apoi clic pe butonul Task Information din
bara Standard (sau dublu clic pe numele activitii, sau clic cu butonul drept pe
numele acesteia i alegerea opiunii Task Information sau din meniul Project
opiunea Task Information). Se selecteaz subcaseta Predecessors. n coloana Task
Name se vor trece succesiv activitile de care depinde activitatea curent, n coloana
Type tipul de dependen iar n coloana Lag ntrzierea dependenei (eventual n
procente din activitatea precedent).

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

5. Dac este necesar, introducei numrul maxim de uniti disponibile din

aceast resurs n coloana Max. Units, n procente (de exemplu, scriei 300%
pentru a indica trei uniti disponibile permanent din resursa respectiv).
6. Se modific, dac este cazul, i valorile prestabilite ale celorlalte coloane.
7. Repetai paii de la 3 la 6 pentru fiecare resurs.

Succesiv pentru fiecare activitate se trec resursele folosite de acestea i cantitile

necesare. Pentru aceasta:
1. Din bara View Bar, clic pe butonul Gantt Chart.
2. Selectai succesiv fiecare activitate din coloana Task Name i apoi dai clic pe
Assign Resources
3. n coloana Name selectai succesiv resursele necesare activitii (pot fi selectate
simultan utiliznd SHIFT sau CTRL).
4. n coloana Units trecei procentul utilizat din resursa respectiv.
De asemenea, se poate da dublu clic pe numele resursei i intra apoi n csua
Resources, cu aceleai opiuni de completat.
Pasul 10. (facultativ) Se pot introduce informaii referitoare la resurse, privind
costurile, ratele de schimb etc. n final se pot obine informaiile legate de costul
ntregului proiect din meniul Project Project Informaion Statistics pe linia
Current n dreptul coloanei Cost.
Pasul 11. Se poate utiliza GanttChartWizard pentru a obine rapid informaii despre
proiect (de exemplu drumul critic) astfel:

Page

11

Urmai instruciunile din GanttChartWizard.

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Pasul 12. Inainte de lista la imprimant proiectul utilizai Print Preview pentru a
alege ceea ce va fi listat i aezarea n pagin.

Page

12

Pasul 13. Se poate personifica ecranul

sau modifica aspectul graficelor,
cmpurilor, fonturilor etc, din meniul
Format.

Facultatea de Informatica

13

Pasul 14. Din bara View Bar,

selectnd pe rnd fiecare buton se pot
obine toate informaiile necesare
despre proiect (graful Gantt, graful
PERT, utilizarea resurselor etc).

Page

Universitatea Titu Maiorescu

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Stabilirea modului de contorizare a alocrilor

Page

14

Fig.10.11. Stabilirea optiunilor pt resurse in proiectul de tip *.mpp

Universitatea Titu Maiorescu

15

in proiectul de tip *.mpp

Page

Fig.10.12.Diagrama si grafic Gantt

Facultatea de Informatica

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

10.2. Alocarea resurselor

Pentru ca un proiect s se poat desfura, este nevoie de resurse: oameni, maini, materiale, consumabile etc.
Aceste resurse pot, n cadrul Microsoft Project, s fie nu numai precizate (introduse), dar i repartizate (alocate)
ctre activiti.
Procesul poate fi abordat n dou maniere:

Introducerea resurselor, fr s se in seama de activitile pe care le vor deservi, urmnd ca ntr-o a doua
faz s se fac alocarea (repartizarea) lor la/ctre activiti.
Introducerea resurselor direct pentru o anume activitate (se elimin astfel faza de alocare ca etap distinct).

Fig.10.13. Meniu si caseta pentru alocarea resurselor in proiectul de tip *.mpp

Page

17

Se selecteaza una sau mai multe

resurse si se apasa ASSIGN.

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Fig.10.14. Meniu si diagrama pentru alocarea resurselor in proiectul de tip *.mpp

Page

Fig.10.15. Meniu si diagrama pentru foaia resurselor in proiectul de tip *.mpp

18

Resursele umane (de personal) pot fi nominalizate n coloana Resource Name, sau pot fi identificate prin nume
generice de profesii/calificri. Astfel n Resource Name se poate scrie Ionescu Vasile, dar se poate la fel de bine scrie
grafician.

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Evaluare
Tema de lucru 10.1. Sa se efectueze Graficul Gantt pentru urmatorii pasi de
desfasurare a actitatii de Managementul proiectelor folosind Microsoft Excel,
GanttProject si Microsoft Project. 6
Pasul 1: Definirea proiectului. Este normal ca toi participanii la un proiect s aib o viziune comun asupra a
ceea ce trebuie fcut, la ce termene, cu ce costuri, n ce condiii i pentru ce beneficii.
Pasul 2: Elaborarea planului de lucru. nainte de a ncepe munca, este necesar un plan prin care s se stabileasc
n ce fel se vor ndeplini obiectivele proiectului.
Pasul 3: Managementul planului de lucru .Nu e suficient s existe un plan bun, trebuie s existe garanii c
acesta este pus n practic i c se vor putea msura rezultatele obinute n raport cu cele planificate.
Pasul 4: Managementul situaiilor dificile. De multe ori apar probleme care nu se pot rezolva n cadrul echipei
de proiect. Pentru a facilita rezolvarea acestora, exist o serie de tehnici i unelte.
Pasul 5: Managementul coninutului proiectului.Coninutul sau sfera de cuprindere a proiectului presupune
descrierea a ceea ce este n interiorul proiectului i ce n afara sa. Pentru a fi siguri c proiectul va livra ce s-a
stabilit, trebuie realizat un control al schimbrilor coninutului.
Pasul 6: Managementul comunicrii n proiecte. Comunicarea este mijlocul prin care participanii la un proiect
i pot conjuga eforturile i activitile, astfel nct rezultatul s fie cel ateptat.
Pasul 7: Managementul riscurilor. Prin natura sa unic, orice proiect implic riscuri pentru gestionarea crora
sunt necesare tehnici specifice.
Pasul 8: Managementul documentaiei de proiect. Cu ct proiectul este mai complex, cu att crete volumul
documentaiei. E nevoie de asigurri c se vor putea gestiona eficient documentele proiectului, pentru a putea
regsi cu uurin informaiile necesare.
Pasul 9: Managementul calitii. Scopul acestui pas este nelegerea ateptrilor clientului n domeniul calitii i
punerea n aplicare a proceselor necesare pentru satisfacerea acestor ateptri.
Pasul 10: Managementul metricilor. Pentru a putea lua decizii pertinente, este necesar colectarea informaiilor
cantitative despre felul n care evolueaz proiectul. Metricile ajut, de asemenea, i n analiza tendinelor privind
diferite aspecte ale proiectului.

Bibliografie
Gramada Argentina Dragu - Utilizarea produselor Microsoft Office in managementul
proiectelor europene -Aplicatii spractice - 2009 - Ed Renaissance

www.proiecteu.ro impreuna cu lik-urile recomandate de acesta

www.finantare.ro

Sursa: TenStep Romnia

Page

19

Site-urile

Universitatea Titu Maiorescu

Facultatea de Informatica

Tema de lucru 10.2.

1. Sa se creeze un document word pe tema Firma de web design afacere
profitabila pe bani putini
2. Sa se creeze un graphic Gantt cu etapele infiintarii unei firme producatoare de
soft. Sa se aloce resursele materiale, financiare si umane mentionand si actele
necesare .

Bibliografie
Argentina Gramada Utilizarea produselor Microsoft Office in
Managementul proiectelor europene-Ed Renaissance-2009
Sa se consulte site-urile:
www.wall-street.ro/articol/Marketing-PR/2055/Firma-de-web-designafacere-profitabila-cu-bani-putini.html
www.clubafaceri.ro/cauta/firme/vand+afacere+salon/

20

www.ecursuri.ro/cursuri/infiintarea-unei-firme.php.
www.monitoruloficial.ro
www.e-sybex.ro/conceptie-si-creare-situri-first.html

Page