Sunteți pe pagina 1din 23

ORGANIZATOR EVENIMENTE

CORPORATE
curs online

TEMA 3: Rolul agentiilor de


organizare evenimente

Cuprins curs:

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Definitie:

Agentiile de organizare evenimente Sunt firme cu profil local,


specializate, care dispun de expertiza i resursele necesare
pentru a concepe i derula organizarea de evenimente, alte
asemenea activiti, excursii, transport i suportul logistic
necesar.

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Tipuri de actiuni organizate:

Conferinte\ seminarii\ workshop-uri

Evenimente artistice sau servicii pentru acestea

Evenimente de formare profesionala

Manifestri deosebite ca i componente ale unui eveniment mare

Excursii si teambuilding-uri participani

Personal la dispoziie n cadrul centrelor de conferine sau hotelurilor

Agrement

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Serviciile acestora sunt solicitate i pltite de organizatorii evenimentului.
Agentiile colaboreaz cu companiile aeriene, hoteluri i staiuni, centre de
conferine sau alte firme care sunt implicate n organizarea aciunilor specifice
domeniului.
n limbajul curent, serviciile oferite de acestea sunt considerate unitar sub
forma de program al evenimentului. Acest program cuprinde deci toate serviciile
i activitile oferite de o agentie de organizare evenimente unui grup de clieni pe
o perioada limitata de timp si cunoscuta inca de la inceput.

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Principalele servicii oferite

Agentiile

de organizare evenimente

sunt

angajate

de

organizatorii

evenimentului pentru a sugera combinaia potrivit de resurse existente care s se


potriveasc cel mai bine i care s satisfac scopurile acelui eveniment. n etapa
ulterioar se aleg aceste resurse, dup care agentiile planific, stabilesc i ofer
efectiv aceste servicii.
-

Selecia hotelurilor sau a locatiei de desfasurare

Selecia spaiilor pt. organizarea evenimentului

Alctuirea

unor

itinerarii

turistice

evenimentului
-

Conceperea unor aciuni speciale

interesante

incluse

in

programul

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Principalele servicii oferite
-

Producia evenimentului

ExcServicii de suport pentru organizarea evenimentului

Planificarea i prestarea serviciilor de transport

Cine la restaurant

Animatori

Moderatori

Servicii pt persoane VIP

Incentive travel

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


De cele mai multe ori, aceste firme se ocup cu organizarea unor petreceri
care faciliteaz intercomunicarea participanilor, pentru a marca momente
deosebite sau pentru a introduce idei sau produse noi.
Un element cheie al implicrii agentiilor const n asigurarea transportului.
Serviciile de ntmpinare la aeroport meet and greet, transferurile la hotel,
mnuirea bagajelor sunt elemente asigurate de agentiile de organizare evenimente.
Transportul rapid ntre hoteluri centrele de conferine, cu ocazia dineurilor
organizate sunt, de asemenea, importante.
Aceste activiti ndeplinesc criterii de respectare a unui orar stabilit i
comunicat participanilor, oferirea tuturor informaiilor suplimentare solicitate,
expertiz i precizie.

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Pe lng excursiile opionale, sunt asigurate turnee de golf i tenis, pescuit,
clrie, activiti de team-building, iar lista poate continua i este practic fr
sfrit.
Ofertele iniiale formulate de agentiile de evenimente cuprind mai multe
variante , cu detalii complete privind costul i programul aciunii respective, iar
propunerile nu sunt formulate la ntmplare, ci pe baza cunoaterii profilului
participanilor, a caracteristicilor lor demografice i a ateptrilor acestora.

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Structura agentiei de organizare evenimente

Spre deosebire de un hotel, centru de conferin, restaurant, etc, o firm


organizatoare de evenimente nu presupune existena unui capital iniial nsemnat n
scopul demarrii i derulrii activitii. Sediul este ales, de regul, n apropierea
zonelor care sunt frecvent utilizate pentru organizarea de evenimente. Proximitatea
fa de aeroporturi este, de asemenea, o locaie favorabil, ntruct n numeroase
situaii, agentia de organizare evenimente se ocup de ntmpinarea participanilor
sosii din diverse zone geografice.

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Organigrama agentiei de organizare evenimente

Director general

Director vnzri

Manager vnzri

Director evenimente
speciale

Director operaiuni

Manager operaiuni

Coordonator vnzri

Manager recrutare
salariai

Manager transport

Coordonator
evenimente speciale

Director
administrativ

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Structura agentiei de organizare evenimente

Angajaii permaneni ai firmei pot fi:


Management i Administraie
Manager general
Manager administrativ
ef contabil
Asitent manager general
Asistent manager administrativ
Asistent cercetare

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Structura agentiei de organizare evenimente

Angajaii permaneni ai firmei pot fi:


Vnzri i marketing

Director vnzri

Director marketing

Director evenimente speciale

Manager vnzri

Coordonator vnzri

Realizator oferte

Analist cercetare

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Structura agentiei de organizare evenimente

Angajaii permaneni ai firmei pot fi:


Operaiuni i producie

Director operaiuni

Director evenimente speciale

Manager operaiuni

Manager producie

Manager transport
Manager recrutare salariai

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Structura agentiei de organizare evenimente

Angajaii permaneni ai firmei pot fi:


Personal de teren

Personal de ntmpinare meet and greet

Ghizi turistici

Manager transport

Supervizor eveniment

Supervizor de teren

Manager echipamente

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Structura agentiei de organizare evenimente

ATENTIE!
In general personalul de teren al unei agentii de evenimente colaboreaza si cu
alte agentii de profil.

n ceea ce privete serviciile de transport asigurate, de regul acestea nu au n


proprietate mijloace de transport. La fel i n cazul elementelor de decor, echipamentelor
sonore, etc. Pentru evenimente la a cror organizare particip, aceste elemente sunt nchiriate
sau achiziionate special i asigur managementul acestor produse i servicii n contextul
unor evenimente de anvergur.

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Structura agentiei de organizare evenimente

ATENTIE!
O caracteristic uneori ndoielnic a acestor firme este imparialitatea n recomandarea
i selectarea ofertanilor locali. Plannerii de evenimente depind de agentiile de organizare
evenimente n vederea selectrii
celor mai potrivii
ofertani
locali, care s se potriveasc
programului i bugetului stabilit. Atunci cnd agentiile se disociaz dpdv financiar de
ofertanii locali, atunci crete ncrederea n imparialitatea lor. Clienii ar trebui s fie
convini de faptul c agentia este interesat doar de managementul serviciilor i operaiunilor
pt care a fost angajat, neavnd niciun fel de aranjament financiar cu ofertanii locali.

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Resursele DMC
Aceste firme asigur clienilor urmtoarele tipuri de resurse:

Produse. Produsele sunt prezentate sub forma unui portofoliu de servicii. Avem
n vedere serviciile logistice, ntre care serviciile de transport sunt cele mai
importante. La acestea se adaug selecia angajailor utilizai, n special a
personalului de teren, servicii cu caracter creativ precum oferte personalizate
cum ar fi: petreceri tematice, excursii n funcie de profilul participanilor,
activiti de team-building creative. Unele fac parte din oferta standard, altele
sunt special concepute pt. eveniment. Succesul agentiei depinde intr-o msur
nsemnat, de caracteristica sa creativ i inovatoare. n egal msur, tendina
de a copia ofertele concurenilor este privit cu neincredere.

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Resursele DMC
Aceste firme asigur clienilor urmtoarele tipuri de resurse:

Reputaie. Caracteristica cheie a firmei const n existena unui arsenal numeros


de clieni mulumii de serviciile oferite. ntruct principalul produs oferit este
asistarea plannerului, satisfacia clientului este cel mai potrivit indicator de
apreciere a reputaiei. Se spune c o agentie de evenimente este de ncredere n
msura n care ultimul eveniment organizat a fost o reuit. O importan egal
are i reputaia acesteia n rndul oferatanilor locali este criticat existena
unor relaii de colaborare favorabile cu ofertanii cheie la destinaie.

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Resursele DMC
Aceste firme asigur clienilor urmtoarele tipuri de resurse:

Experien. Probabil cel mai valoros avantaj al agentiei este experiena sa n


domeniul organizrii de evenimente corporate. innd cont de numeroasele
provocri care apar n activitatea curent, experiena este profesorul cel mai
bun. Lucrnd cu o firm care s-a confruntat anterior cu aceste probleme i a
nvat din greelile fcute, rata de reuit crete. innd cont de faptul c
demararea unei asemenea afaceri nu necesit efort investiional, experiena este
cea care face distincia ntre noii venii i profesionitii.

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Resursele DMC
Aceste firme asigur clienilor urmtoarele tipuri de resurse:

Relaii. Vorbim de relaiile cu principalii furnizori, cu aeroporturile, hotelurile


din zon, reprezentanii autoritii locale, juriti locali, etc. n plus, agentia
trebuie i s tie cum i cnd sa-i foloseasc aceste relaii.

Putere financiar. Pe parcursul evenimentului, momentele neprevzute sunt


numeroase, iar pentru a le face fa, agentia trebuie s dispun de resursele financiare
necesare, astfel nct remedierile s fie rapide i fr incidente.

3.1. Agentia de organizare evenimente si rolul acesteia


Resursele DMC
Aceste firme asigur clienilor urmtoarele tipuri de resurse:

Furnizori. Agentia are ca principal produs pe care l vinde expertiza local. n


rest, toate celelalte produse i servicii pe care le ofer clientului le procur de la
ali furnizori. Se dorete ca agentia s dispun de un portofoliu valoros de firme
ofertante cu care conlucreaz, cea mai potrivit firm de catering, cel mai bun
ofertant de aranjamente florale, de servicii i instrumente de sonorizare, cei mai
potrivii animatori, etc.