Sunteți pe pagina 1din 16

ORGANIZATOR EVENIMENTE

CORPORATE
curs online

TEMA 2: Functii si responsabilitati

Cuprins curs:

2.1. Functii specifice


2.2. Sarcini si responsabilitati

2.1. Functii specifice


In industria organizarii de evenimente sunt cateva functii specifice
care permit dezvoltarea unei cariere in domeniu.
Dintre cele adresate persoanelor fizice mentionam:

Event Planner. Persoana care se ocup de organizarea unor


evenimente speciale precum festivaluri, reuniuni sportive, etc.
Meeting Planner. Se ocup de organizarea de ntruniri, reuniuni
pentru diferite firme, corporaii sau asociaii. Pot fi ntruniri ale
cadrelor de conducere, ale acionarilor, lansarea pe pia a unor
produse noi, seminarii de training, etc.
Wedding Planner.

2.1. Functii specifice


Tipuri de persoane juridice si divizii implicate in activitatea de organizare
de evenimente.

Hotel Sales. Majoritatea celor angajai n acest sector se ocup de


grupurile de turiti, iar aciunile de organizare evenimente sunt legate
n special de aceste grupuri.
Restaurant Sales. Multe restaurante sunt dependente de aciunile
legate de industria organizarii de evenimente.
Firmele de agrement. Multe dintre acestea produc evenimente special
pentru grupuri.

2.1. Functii specifice

Tipuri de persoane juridice si divizii implicate in activitatea de organizare


de evenimente.

Destination Management Companies.


DMC-urile au funcia de experi locali n organizarea de ntruniri i
evenimente pentru diferite firme i asociaii. Angajaii acestor firme sunt
implicai fie n producerea, fie n vnzarea acestora.

2.1. Functii specifice

Tipuri de persoane juridice si divizii implicate in activitatea de organizare


de evenimente.

Hoteluri.
Sunt printre principalele locaii de organizare a aciunilor i pun la
dispoziie n acest sens sli de banchete, baluri, sli de conferine, etc.
Participanilor li se asigur i servicii de cazare i mas.

Cele dou departamente ale hotelului care se ocup de industria


organizarii de evenimente sunt: Departamentul catering i Departamentul
convenii.

2.1. Functii specifice


Tipuri de persoane juridice si divizii implicate in activitatea de
organizare de evenimente.

Centre de convenii. Sunt locaii special amenajate pentru organizarea


aciunilor specifice.

Centre de conferine. Acestea sunt mai complete, asigur spaii de


nvare, camere pt. nnoptare precum i servicii de mas.

2.1. Functii specifice


Tipuri de persoane juridice si divizii implicate in activitatea de
organizare de evenimente.

Contractori ai serviciilor expoziionale. n aceste firme sunt angajai


ingineri, arhiteci, etc. Ei se ocup de decoraiuni, modalitile de
prezentare, amenajare, etc n organizarea acestor manifestri.

Destination Marketing Organizations (Convention and Visitor


Bureaus). DMO-urile au rol de reprezentare pentru o gam foarte larg
de firme implicate n industria organizarii de evenimente i, de
asemenea, vnd destinaiile turistice att celor care cltoresc n
interes profesional, ct i turitilor clasici.

2.2. Sarcini si responsabilitati

Care este coninutul activitii unui organizator de evenimente sau


meetinguri?

Aceast carier profesional se adreseaz celor care accept s


ndeplineasc mai multe sarcini n acelai timp, care au cunotine din mai
multe domenii, care au abiliti de soluionare a diverselor probleme care
apar pe parcurs.

ATENTIE!
In activitatea de organizare evenimente un rol deosebit de important il are
relatia stabilita cu clientul!

2.2. Sarcini si responsabilitati

Sarcinile organizatorului de evenimente:

Definete scopul i obiectivele evenimentului

Concepe ofertele innd cont de obiectivele evenimentului, profilul


participanilor, buget i program

Transmite ofertele concepute ctre toi cei interesai

Stabilete i urmrete bugetul i cheltuielile aferente

2.2. Sarcini si responsabilitati

Sarcinile organizatorului de evenimente:

Negociaz contracte cu toi furnizorii de servicii, ntre care uniti ale


ospitalitii, firme de transport, decoratori, firme de agrement, etc

Promoveaz evenimentul n variante electronice sau printate i


urmrete rezultatele acestor aciuni

Stabilete tipurile de spaii de cazare care vor fi folosite, meniurile care


vor fi servite, .a. n funcie de caracteristicile participanilor (vrst,
sex, preferine, proveniena geografic, alergii declarate, etc), precum
i n funcie de orarul de desfurare al evenimentului

2.2. Sarcini si responsabilitati

Sarcinile organizatorului de evenimente:

Concepe un plan B, de criz, mpreun cu toi cei ce particip la


derularea evenimentului

Se ocup cu recepia i nregistrarea participanilor la eveniment

Rezolv multitudinea de modificri de la planul iniial, care apar pe


parcurs

Se ocup de aspectul mediatic al evenimentului, tiri n publicaii,etc


Calmeaz nervii altora i se calmeaz pe sine.

2.2. Sarcini si responsabilitati

Cum decideti daca sa alegeti o cariera in domeniul organizarii de


evenimente?

Incercati sa raspundeti la urmatoarele intrebari:

V place s planificai petreceri, programe de serviciu, programul dvoastr zilnic .a.?

Avei o agend sau un instrument electronic asemntor pe care s le


actualizai cu regularitate i unde nscriei tot ceea ce trebuie s facei
n avans cu sptmni sau chiar luni?

2.2. Sarcini si responsabilitati

Cum decideti daca sa alegeti o cariera in domeniul organizarii de


evenimente?

Incercati sa raspundeti la urmatoarele intrebari:

V place s v organizai dormitorul, maina, biroul, etc?

Gsii

interesant ideea de a organiza dulapul de haine al altei persoane?

Suntei o persoan organizat chiar cu riscul de a fi considerat


obsedat?

2.2. Sarcini si responsabilitati

Cum decideti daca sa alegeti o cariera in domeniul organizarii de


evenimente?

Dac rspunsul este DA la toate aceste ntrebri, avei calitile


necesare pentru a fi un bun organizator de evenimente/ntruniri.

ATENTIE!
Niciun eveniment nu seamn cu altul, chiar dac totul este planificat
n avans cu cea mai mare atenie, ntotdeauna apar schimbri, numrul
firmelor i persoanelor implicate este foarte mare, iar munca de a-i urmri
i coordona pe toi este enorm.