Documentaia ca element al

metodei contabilitii
Noiuni i funciile documentelor
Una din particularitile distinctive ale contabilitii este urmrirea i reflectarea total i permanent
a operaiunilor economice n scopul obinerii datelor necesare pentru inerea contabilitii curente i
exercitarea controlului asupra acestora. Aceasta se realizeaz prin intermediul documentaiei care
este un procedeu al metodei contabilitii ce asigur cunoaterea fenomenelor i proceselor
economice, caracteristicilor acestora i a implicaiilor pe care ele le produc. Orice operaie
economic referitoare la existena i micarea elementelor patrimoniale al ntreprinderii, pentru a
putea fi nregistrat n conturi, trebuie s fie consemnat mai nti ntr-un document care atest
nfptuirea ei.Documentul primar servete pentru confirmarea documentar (pe suport de hrtie
sau n form electronic) care justific efectuarea operaiunii economice, acord dreptul de a o
efectua sau certific producerea unui eveniment.Documentele primare se ntocmesc n timpul
efecturii operaiunii, iar dac aceasta este imposibil nemijlocit dup efectuarea operaiunii sau
dup producerea evenimentului. Cerinele de baz privind ntocmirea documentelor snt stipulate
n Legea contabilitii nr. 113-XVI din 27.04.2007.
Documentele de cas , bancare i de decontare, precum i a cele aferente datoriilor financiare,
comerciale i calculate se semneaz unipersonal de conductorul entitii ori de dou persoane cu
drept de semntur: prima semntur aparine conductorului sau altei persoane mputernicite, a
doua contabilului-ef sau altei persoane mputernicite. n caz de necesitate semnturile pe
documentele menionate se confirm prin aplicarea tampilei. n lipsa funciei (postului) de contabilef, ambele semnturi pe documentele menionate se pun de conductorul entitii respective sau
de alte persoane mputernicite. Rspunderea pentru informaia ce se conine n documentele
primare o poart persoanele care ntocmesc i/sau semneaz aceste documentele.
Operaiunile privind recepionarea i eliberarea valorilor materiale i altor bunuri, precum i a
mijloacelor bneti se reflect ntr-un document primar, iar persoanelor fizice i reprezentanilor
persoanelor juridice care particip la aceste operaiuni li se elibereaz copia documentului primar.
Obligaia de a asigura participanii la operaiunile economice cu copii se pune n sarcina agentului
economic, instituiei bugetare care efectueaz aceast operaiune (furnizorul materialelor, pltitorul
de mijloace bneti etc.).

Entitatea utilizeaz formulare tipizate de documente primare, aprobate de Ministerul Finanelor. n

lipsa formularelor tipizate sau dac acestea nu satisfac necesitile entitii, entitatea elaboreaz i
utilizeaz formulare de documente, aprobate de conducerea ei.
n funcie de natura operaiunii economice pe care o reflect, documentul conine un set de elemente
specifice operaiunii respective. Tototdat, Legea contabilitii stabilete elementele obligatorii pe
care trebuie s le conin orice document justificativ:

denumirea i numrul documentului;

data ntocmirii documentului;

denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entitii n numele creia este ntocmit documentul;

denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar pentru persoanele
fizice codul personal;

coninutul faptelor economice;

etaloanele cantitative i valorice n care snt exprimate faptele economice;

funcia, numele, prenumele i semntura, inclusiv digital a persoanelor responsabile de

efectuarea i nregistrarea faptelor economice..

n documentele primare care justific operaiunile de cas, bancare, de livrare i achiziie a

bunurilor economice i a serviciilor nu se admit corectri. Dac la completarea documentului de
cas sau de banc s-a comis vre-o eroare el se lichideaz i se ntocmete un document nou. Dac
greeala s-a comis la completarea cecului bnesc pentru ridicarea numerarului acesta rmne n
carnetul de cecuri, ns pe el se indic c cecul este anulat. Apoi se completeaz alt cec.
n celelalte documente primare i n registrele contabile corectrile trebuie s fie stipulate. Textul sau
suma greit se taie cu o linie, astfel nct s se vad ceea ce a fost scris iniial, iar deasupra se
indic textul sau suma corect. Corectrile se confirm cu semnturile persoanelor care au ntocmit
i semnat iniial documentul cu indicarea datei cnd s-a efectuat corectarea.

Clasificarea documentelor
Diversitatea operaiunilor economice care pot avea loc la ntreprindere i a documentelor cu care
acestea se confirm impune clasificarea lor dup diferite criterii, i anume:
Dup destinaie:

documente de dispoziie , reprezint documentele care conin dispoziii privind efectuarea

operaiunii economice: ordine, dispoziii de ncasare i de plat, foi de parcurs, bonuri de lucru n
acord. Dup efectuarea operaiunii majoritatea documentelor de dispoziie devin justificative. n
acelai timp unele documente de dispoziie nu certific realizarea operaiunilor economice, dar
conin numai dreptul ori indicaiile privind efectuarea acestora, de aceea astfel de documente,
cum snt ordinele, dispoziiile, procurile etc., nu pot servi drept temei pentru reflectarea
operaiunilor n contabilitate.

documente justificative, cuprind documentele care certific efecturea operaiunii

economice: acte, facturi, rapoartele gestionarilor, facturile de expediie i fiscale etc.

documente de perfectare contabil, se ntocmesc de contabilitate, de regul, n baza

documentelor de dispoziie i justificative. Aceste documente cuprind: situaiile cumulative;
calculele uzurii mijloacelor fixe; calculaiile costului efectiv al produselor fabricate; documente
speciale, destinate ntocmirii formulelor contabile privind operaiunile economice efectuate.
Aceste documente servesc n calitate de mijloace tehnice la realizarea procesului contabil.

documente combinate, snt documentele n care se mbin caracteristicile ctorva tipuri de

documente: de dispoziie i justificative, justificative i de perfectare contabil etc. Drept exemplu
de document mixt poate s serveasc decontul de avans, care se ntocmete de ctre titularii de
avans, n care se mbin funciile documentului justificativ, ce confirm cheltuielile efectuate i
ale documentului de perfectare contabil, care conine formule contabile.

Dup locul de ntocmire:

documente externe, sosesc la ntreprindere de la teri de la diferii parteneri n afaceri,

organe fiscale i alte organizaii de stat. Aceste documente cuprind conturile spre plat, facturile
fiscale, facturile de expediie, certificatele calitii i alte documente, care nsoesc valorile
materiale i mrfurile sosite de la furnizori, dispoziiile de plat, care confirm primirea banilor de
la cumprtori etc.

documentele interne, se ntocmesc nemijlocit la ntreprindere. Acestea snt documentele

ntocmite la ntreprindere.

Dup coninut i rolul lor n cadrul procesului informaional:

documente primare, consemneaz operaiile economice n momentul i la locul producerii

lor. Ele ndeplinesc rolul de documente justificative, de exemplu: extrasul de cont, factura
furnizorului etc.

documente centralizatoare, se ntocmesc pe baza documentelor primare n scopul gruprii

i cumulrii operaiilor de acelai fel, dintr-o anumit perioad.

Dup numrul operaiilor pe care le cuprind:

documente singulare, reflect o singur operaie economic, de exemplu bonul de

consum.

documente cu multiple operaii, contin date privind mai multe operaii de acelai fel, de
exemplu fia-limit pentru ridicarea materialelor document care reflect eliberarea multipl a
materialelor de la depozit

Dup forma de prezentare:

documente tipizate , se ntocmesc pe formulare-tip, strict determinate. Ele au au un text i o

form prestabilit, fiind obligatorii pentru toi agenii economici din economia naional.

documente netipizate, snt documentele forma crora este elaborat de ctre ntreprindere
desinestttor, reieind din specificul i necesitile acesteia.

n funcie de gradul de reglementare a modului de perfectare documentar a operaiunilor

economice:

documente fr regim special, se utilizeaz la perfectarea operaiunilor economice care

poart, n fond, un caracter intern ( dispoziii de ncasare i de plat, facturi, deconturi de
avans etc.)

documente cu regim special, snt destinate perfectrii operaiunilor economice legate de

transportarea mrfurilor, utilizarea mijloacelor de transport auto, primirea materialelor de la
furnizor, achiziionarea materiilor prime de la productori contra numerar. Aceste operaiuni se
efectueaz n afara ntreprinderii i necesit un control riguros din partea organelor de drept,
fiscale i a altor organe de stat, scopul crora l constituie prevenirea sustragerii valorilor
materiale i mrfurilor, abuzurilor n consumul mijloacelor, eschivarea de la achitarea impozitelor
indirecte etc.Dindocumentele cu regim special fac parte:

factura fiscal;

anexa la factura fiscal

factura de expediie;

anexa la factura de expediie;

foaia de parcurs (pentru autocamioane, autoturisme, autobuze);

delegaia;

bonul de plat;

actul de achiziie a mrfurilor;

fia de recepie-calculaie (achiziie) a bovinelor, psrilor i iepurilor; a laptelui i produselor

lactate; a strugurilor i alto tipuri de producie agricol etc. (FR-1, FR-3, FR-4 etc.);
actul de achiziie a serviciilor de locaiune i a cheltuielilor aferente.

Modul de utilizare a documentelor cu regim special este reglementat de Instruciunea privind

evidena, eliberarea, pstrarea i utilizarea formularelor tipizate de documente primare cu
regim special i Instruciunea cu privire la eliberarea delegaiilor pentru ridicarea valorilor n
mrfuri i materiale, aprobate prin Hotrrea Guvernului Republicii Moldova nr. 294 din 17 martie
1998. Pstrarea formularelor cu regin special se efectueaz n conformitate cu normele de pstrare
a mijloacelor bneti.

Modul de ntocmire, primire i preluare

a documentelor
Documentele trebuie s fie ntocmite la momentul efecturii operaiunii economice, iar dac
aceasta nu este posibil nemijlocit dup sfritul operaiunii. Documentele se ntocmesc de
persoanele responsabile n termene determinate n conformitate cu cerinele i regulile stabilite.
Documentele se ndeplinesc pe formularele stabilite cu cu completarea obligatorie a tuturor
elementelor necesare. Dac anumite rechizite nu se completeaz, iar rndurile libere se bareaz.

nregistrrile n documente se efectueaz cu stilou, pix, sau cu ajutorul mainilor de dactilografiat i

computerelor. nscrierile n documente trebuie s fie clare, fr tersturi i rzuiri. Dac documentul
conine greeli, corectarea acestora se face prin tierea textului sau a sumei greite cu o linie, n aa
fel, nct s se poat citi ce a fost greit, iar apoi se scrie textul sau suma corect cu indicarea datei
corectrii i confirmarea corectrilor prin semnturile persoanelor care au semnat iniial documentul.
n documentele de cas i de banc nu se admit corectri.
Dup efectuarea operaiunilor economice toate documentele primare se transmit la contabilitate n
modul stabilit, unde se supun unui control minuios. Verificarea documentelor se efectueaz dup
form, aritmetic i de fond.
Verificarea documentelor dup form are scopul de a stabili dac documentul s-a ntocmit pe
formularul corespunztor operaiunii pe care o reflect, dac s-au completat toate elementele,
precum i existena semnturilor persoanelor responsabile.
Verificare aritmetic const n controlul exactitii calculelor efectuate n document.
Verificare de fond stabilete realitatea, necesitatea, oportunitatea, legalitatea operaiunilor
consemnate n documentul respectiv. Verificarea realitii operaiei economice are ca scop s
descopere dac operaia economic s-a efectuat la data, locul i condiiile prevzute n document.
Necesitatea i oportunitatea operaiei se apreciaz din punct de vedere al efectului pe care aceasta
l are asupra activitii ntreprinderii. Legalitatea operaiei se apreciaz n raport cu actele normative
care reglementeaz genul dat de operaii economice, astfel nct operaia economic s nu
contravin lor.
Dup completare i verificare documentele se supun prelucrrii. Prelucrarea documentelor n
contabilitate presupune parcurgerea urmtoarelor etape:

taxarea;

gruparea;

contarea;

nregistrarea n registrele contabile.

Taxarea (evaluarea) const n transformarea etaloanelor naturale i de munc n etalon bnesc.

Gruparea reprezint selectarea documentelor omogene dup anumite criterii. De exemplu,
documentele extrasele bancare pot fi grupate dup conturile bancare la care acestea se refer.
Contarea const n indicarea n documentele primare a conturilor corespondente.
nregistrarea documentelor n registrele contabile se efectueaz n scopul centralizrii informaiei
din documentele primare i calcularea indicatorilor necesari (rulaje i solduri).

Faza final pe care o parcurg documentele este clasarea lor la dosar. Prin clasare se nelege
aranjarea documentelor ntr-o anumit ordine, strict determinat, n scopul asigurrii pstrrii lor n
bune condiii i pentru a fi uor gsite n vederea obinerii informaiei necesare.
Pe parcursul anului documentele se pstreaz n arhiva curent a contabilitii, iar dup expirarea
anului toate documentele primare, registrele contabile i rapoartele se predau arhiva ntreprinderii,
unde acestea se pstreaz n termenele prevzute de legislaie. Dup expirarea termenului
termenului de pstrare documentele se scot din arhiva unitii i se predau n arhiva statului, dac
prezint interes, iar dacu nu se lichideaz n modul stabilit.

Gestiunea documentelor
Calea pe care o parcurg documentele din momentul ntocmirii i pn la clasare se
numete circulaia documentelor. n procesul activitii economice a ntreprinderii documentele
parcurg o Pe lng registrele contabile i rapoartele financiare documentele primare urmeaz s fie
pstrate n mod obligatoriu n conformitate cu modul stabilit.
Documentele au o deosebit importan pentru sistemul de gestiune a ntreprinderii. Acestea
realizeaz funciile de transmitere ctre executori a dispoziiilor administraiei. Cu ajutorul
documentelor se acumuleaz informaia privind operaiunile efectuate, care asigur controlul asupra
integritii patrimoniului ntreprinderii. Prin ntocmirea documentelor se efectueaz urmrirea
aciunilor gestionarilor n cazul primirii valorilor materiale, utilizrii acestora n producie etc.
Documentele ntocmite corect servesc drept temei pentru rezolvarea problemelor juridice la
clarificarea legalitii operaiunilor efectuate, n litigiile examinate n instanele judiciare la aprarea
intereselor ntreprinderii. i, invers, ntreprinderea nu dispune de aceast posibilitate din cauza lipsei
acestor documente sau chiar a unor date din acestea.
Pentru asigurarea operativitii ntocmirii i prelucrrii documentelor la ntreprindere se
elaboreaz graficul cirulaiei documentelor n care se specific termenele de completare,
verificare i prelucrare documentelor, de nregistrare i grupare a datelor contabile, i de furnizare a
informaiei contabile utilizatorilor de informaie.
Rspunderea pentru organizarea pstrrii i integritatea documentelor contabile o poart
conductorul entitii. Persoanele care ntocmesc i semneaz documentele primare poart
rspundere pentru oportunitatea i corectitudinea ntocmirii acestora, veridicitatea datelor coninute
n acestea, precum i pentru prezentarea acestora la contabilitate n termenele stabilite de ctre
eful serviciului contabil n vederea reflectrii n contabilitate.
Perfectarea corect a documentelor primare are o importan deosebit pentru confirmarea legalitii
efecturii operaiunilor economice la efectuarea controalelor fiscale sau la aprarea intereselor
ntreprinderii n judecat. Una din condiiile de baz pentru atribuirea cheltuielilor la deduceri este

confirmarea lor documentar n conformitate cu modul stabilita de Guvern. n caz contrar, astfel de
cheltuieli se consider ca cheltuieli neconfirmate documentar i se recunosc la deducere doar n
mrime de 0,1 % din venitul impozabil al contribuabilului. ntocmirea incomplet sau neadecvat a
documentelor primare se sancioneaz cu amend n mrime de 500 lei pentru fiecare document
ntocmit incomplet sau neadecvat (art. 257 din Codul fiscal).
n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor contabile, conductorul entitii este
obligat s le restabileasc n termen de pn la 3 luni, ncepnd cu data constatrii faptului respectiv.