Sunteți pe pagina 1din 6

TEMA

Se scrie de mana, fiecare document fiind prezentat pe o pagina.


Tema se preda la curs, in data de 15 aprilie PERSONAL.
Se vor redacta 4 documente, dupa indicatiile si modelele din curs:
O cerere
O recomandare
O petitie
O scrisoare (de orice tip)

CURS 7 Comunicare profesionala


ELABORAREA MESAJULUI SCRIS
TIPURI DE SCRISORI
n corespondena dintre partenerii de afaceri i din punct de vedere al iniiativei trimiterii scrisorilor, se
disting urmtoarele tipuri de scrisori:
- scrisori iniiale (din proprie iniiativ;
- scrisori de rspuns;
- scrisori de revenire.
Scrisoarea iniial (din propria iniiativ) este prima scrisoare din ciclul de coresponden ntre dou
firme. Acestui tip de scrisoare i sunt specifice anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu care se
trimit aceste scrisori. De exemplu:
- Obiectul scrisorii noastre este:

s v informm despre
s v anunm c
s v comunicm ..
- Prin prezenta:

v informm c. ..
v comunicm c . ;
v aducem la cunotin c
v spunem c

- Avem plcerea:

de a v informa c
de a v aduce la cunotin c.
- Pentru informarea dv., v comunicm c. . . .
Scrisoarea de rspuns. Potrivit normelor de politee orice corespondent este obligat s rspund operativ
la scrisorile primite. Scrisorile de rspuns devin necesare i obligatorii n cazul instituiilor i firmelor, din
urmtoarele motive:
- interesul fiecrei firme este s se rezolve la timp i n bune condiii angajamentele (reciproce) cu
partenerii si, cunoscnd c altfel poate cauza sau suferi prejudicii;
- ntr-o serie de cazuri, legea oblig unitile s rspund la scrisorile primite n anumite termene i n
condiii legale de rezolvare. n cazul n care acestea nu rspund la scrisorile adresate lor de instituiile
bancare i de credit, de organele superioare care exercit atribuii de control, coordonare etc., la cererile,
reclamaiile i sesizrile cetenilor, se aplic sanciuni celor care aveau obligaia s rspund n baza unui
act normativ, a contractului de munc, a regulamentului de ordine interioar etc.
Sunt cazuri cnd rspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective; n acest caz este
obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze i explicaii.
n ceea ce privete rspunsurile la scrisorile protocolare (invitaii, scrisori de felicitare) adresate unor
firme din ar sau strintate, acestea trebuie expediate la timp, pentru a nu-i pierde valabilitatea i
implicit efectul dorit.
n introducerea scrisorilor de rspuns apar unele formulri ca:
- Ca rspuns / raspunznd la scrisoarea dv. din
- Suntem ncntai:

c am primit.
s fim n posesia scrisorii dv din ..
- Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dv. ., din
- Ca urmare :

scrisorii / telegramei dv. din


convorbirii noastre telefonice din.
- Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dv..nr din .
- V mulumim pentru invitaia la.
- Ne pare ru/regretm c:

nu am putut rspunde la timp scrisorii dv.


scrisoarea dv. (ulterioar) nu a sosit la timp.

Scrisoarea de revenire constituie o repetare a unei scrisori iniiale, pentru un anumit motiv i ntr-o
form oarecum diferit, n funcie de motivul care a determinat-o. n principiu, scrisorile de revenire nu
sunt indicate, deoarece constituie risip de timp i cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc perturbri
n rezolvarea problemelor.
Cauzele care dau natere la reveniri pot s aparin expeditorului sau destinatarului, dup cum urmeaz:
reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit s revin asupra scrisorii sale
iniiale cnd aceasta conine greeli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau cnd
din nepricepere a ntocmit o scrisoare neclar care a produs confuzii;
reveniri din vina destinatarului: n multe cazuri, autorul scrisorii iniiale este nevoit s revin
asupra ei din vina destinatarului, cnd acesta ntrzie rspunsul, refuz s rspund, d un rspuns
greit, confuz, d dovad de reavoin;
reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit s revin asupra acesteia din
cauze obiective. De ex., cnd a intervenit o dispoziie legal nou, care schimb raporturile dintre
corespondeni, sau modul de rezolvare a problemelor, cnd au aprut situaii sau fapte noi, care
schimb datele problemei la care trebuia s rspund expeditorul, cnd au aprut motive de
anticipare sau ntrziere a rspunsului solicitat, ateptat.
n ceea ce privete introducerea, toate scrisorile de revenire se redacteaz similar, printr-o formul din
care trebuie s rezulte ideea de revenire. Ex.:
,,Revenim la scrisoarea noastr nr. din sau ,, Ne permitem s revenim la
scrisoarea noastr nr. ..din; ,,ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la
scrisoarea noastr nr. .. din
n toate scrisorile de revenire, stilul i limbajul trebuie s fie politicos, dar ferm, iar cnd este nevoie, s
se utilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea n legalitate.

CERERILE OFICIALE I PERSONALE


Cererea este o scrisoare de iniiativ, prin care se solicit un drept legal. Cererea poate fi adresat att de
persoane juridice, ct i de persoane fizice, n funcie de aceasta distingndu-se cererea oficial i cererea
pesonal.
Cererea oficial este scrisoarea prin care o unitate solicit unei alte uniti un drept ce i se cuvine i de
care depinde rezolvarea unor activiti ale unitii.
Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri de aprobare i autorizaii, cereri de avizare,
cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de chemare n judecat sau de executare silit,
cererea de arbitrare etc.
Caracteristicile de redactare a cererii oficiale: fiind vorba de o scrisoare de iniiativ, aceasta ntrunete
toate caracteristicile scrisorii de iniiativ, ca structur i formule caracteristice. De exemplu: ,,V rugm
a aviza.; Prin prezenta v supunem spre aprobare; ,,V rugm a dispune; V rugm ca n
conformitate cu s ne etc.
Tratarea se face dup modalitatea indirect, ncepnd cu concluzia (ntruct se solicit un anumit lucru) i
continund cu motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele adresate organelor judectoreti sau altor
organe de stat, este necesar o motivare dezvoltat sau anexat ntr-un memoriu. n alte cazuri, n care se

solicit, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale sau copii legalizate, motivarea nu este
ntotdeauna necesar.
Precizarea de la nceput a concluziei, a obiectului cererii, este necesar nu numai persoanei a crei funcie
o ndreptete s o rezolve, ci i secretariatului care poate determina, de la nceput, compartimentul sau
persoana n a crei sfer de atribuii este cuprins problema enunat n cerere.
Cererea trebuie s fie clar, fundamentat i precis. Din concluzie trebuie s reias ce se cere, iar din
motivare pe ce baz se cere.
Cererea personal este o scrisoare prin care o persoan fizic, n calitate de cetean sau salariat,
solicit din partea organizaiei unde lucreaz sau din partea instituiilor i organelor de stat care
ndeplinesc servicii publice anumite drepturi prevzute de lege.
Cererea personal se mai numete i petiie, cel care o adreseaz petiionar, iar dreptul, prevzut de lege,
drept de petiionare. Dreptul de petiionare este reglementat prin lege, care garanteaz exercitarea lui.
Legea prevede i modalitile de exercitare i sanciunile pentru unitile sau salariaii care nesocotesc
acest drept.
Problematica cererilor personale este foarte variat:
n raporturile dintre salariai i unitile n care lucreaz intervin cereri de: eliberri sau certificri de
acte, adeverine, cereri de concediu, de transfer, de trecere la o alt categorie de retribuie, de plat a
alocaiei pentru copii sau altor drepturi bneti, cereri de recomandare pentru a urma sau a fi nscris ntr-o
form de nvmnt etc.;
n cazul n care un cetean dorete s lucreze sau s activeze ntr-o instituie intervin: cereri de
angajare, de nscriere ntr-o form de nvmnt sau la cursuri organizate, de nscriere ntr-o asociaie de
profil;
n cazul n care o persoan dorete s obin un act administrativ care s-i confere un complex de
drepturi i obligaii se fac cereri de: pensionare, carnete auto, diplome colare etc. Astfel de cereri
presupun, ns, dreptul persoanelor de a le obine, pe baza desfurrii unei activiti anterioare, ca:
exercitarea unei meserii sau profesii ntr-o unitate pe o perioad corespunznd cerinelor legii,
frecventarea unei coli de conducere auto, absolvirea unui ciclu de nvmnt etc.;
n cazul n care cetenii doresc s li se stabileasc drepturi sau obligaii determinate de ctre
administraia public: cerere de stabilire a obligaiei administrative a unei persoane de a plti impozitele
pe venit, pentru locuine sau mijloace de transport personale; cerere de atribuire a unui teren pentru
construcia de locuin proprietate personal, cererea de autorizaie, de certificare a unei anumite meserii;
n cazul n care cetenii doresc s obin anumite drepturi: cerere de primire a copiilor n cmine i
crete, cerere de primire a unor vrstnici fr copii n cmine, cereri de ajutor social, cerere de stabilire a
unei succesiuni etc.;
n cazul n care o persoan se consider lezat n drepturi, constat o nclcare a legii, intervin cereri
adresate organelor de justiie i parchetului.
Caracteristicile de redactare a cererii personale: ca structur se deosebete de cererea oficial, fiind
compus din urmtoarele elemente:
formula de apel (de adresare) menioneaz funcia conductorului unitii creia i se adreseaz cererea,
nsoit de cuvntul ,,Domnule.

textul scrisorii (cererii) se amplaseaz n centrul paginii, n raport cu celelalte elemente. Redactarea
textului trebuie s in seama de anumite reguli de aranjare a elementelor ntr-o ordine prestabilit. Astfel:
introducerea ncepe cu expresia ,,Subsemnatul(a) urmat de numele, prenumele, locul de munc,
calitatea, adresa petiionarului; concluzia este al doilea element al textului cererii i constituie obiectul
acesteia. n multe cazuri, ea este urmat de o motivare fundamentat; aceasta poate lipsi ns n cazul
cererilor simple ca: legalizri de acte, adeverine etc.;
ncheierea este un element facultativ, constituit dintr-o formul de respect, de mulumire sau de salut;
semntura solicitantului se amplaseaz sub text, spre dreapta;
adresarea scrisorii se face n subsolul paginii, realizat prin completarea formulei iniiale cu denumirea
unitii (Domnului Director General al Institutului de Informatic Bucureti).
n cererile dactilografiate, formulele de adresare finale se scriu ca i cele iniiale, cu majuscule i fr
prescurtri;
data se amplaseaz la stnga, sub text. Din punct de vedere legal, la cererile prezentate
personal, data cererii este considerat data la care a fost nregistrat la unitatea
destinatar.
Pentru cereri se folosesc coli A4. Cererile personale pot fi nsoite de un memoriu, prin care se detaliaz
motivarea cererii. n unele cazuri, cererea, ca atare, mbrac forma unui memoriu.
Memoriul ntocmit de o persoan fizic este un document prin care aceasta expune documentat o
problem legat de persoana sa, evenimente dintr-o perioad trecut, legate de persoana autorului i care
explic sau fundamenteaz obiectul cererii.
Memoriul de activitate (de titular sau de lucrare) servete pentru promovarea n munc sau pentru
obinerea unor grade n serviciu. Se aseamn cu cererea personal, avnd un scop bine definit, ce se
arat, de obicei, n final; este bine documentat, prin enumerarea unor date sau fapte n susinerea
obiectului solicitat.
Memoriul justificativ este folosit pentru a certifica i motiva o anumit aciune svrit ca urmare a unei
dispoziii sau reieind din sarcinile de serviciu ale titularului. Fr s fie o cerere propriu-zis, sensul
memoriului justificativ este fundamentarea (subneleas) a unei cereri de a primi aprobarea forului
ierarhic superior sau a altui for pentru o anumit aciune (folosirea unor materiale, cheltuirea unor sume
de bani, repararea unor fonduri fixe etc). Pentru aceasta se ntocmete un deviz, care se prezint
conducerii nsoit de schia de plan i de memoriul justificativ care demonstreaz utilitatea construciei,
eficiena economic, fundamentarea amplasrii construciei ntru-un anumit loc, termenul de execuie etc.
i, n final, se cere aprobarea pentru executarea construciei.

Scrisoare de recomandare

Reclamaie / Petitie