PROJECT MANAGEMENT

DIPLOMADO
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GESTIN DE ADQUISICIONES
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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE ADQUISICIONES

En los proyectos, es preciso que la organizacin ejecutante cuente con proveedores que le puedan brindar un
ptimo respaldo, seriedad, garanta y cumplimiento sobre todos los bienes y servicios que requiera. En este sentido,
la gestin de adquisiciones permite planificar, realizar, administrar y cerrar todo el proceso de compras, de tal manera
que se alcancen los objetivos del proyecto, se cumpla con el cronograma, se mantengan los lineamientos
presupuestarios y se garantice la calidad del producto.
La gestin de adquisiciones tiene como finalidad brindar a la organizacin, al gerente del proyecto o al
departamento encargado las herramientas que permitan tomar decisiones sobre la adquisicin de insumos, la
logstica o la subcontratacin de labores. Para ello se involucran cuatro procesos:

Planificacin.

Realizacin

Administracin

Cierre de las
adquisiciones.

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Las funciones de todo lo relacionado con las adquisiciones corresponden generalmente al departamento llamado:

Compras o
Procura

Esta dependencia es
diseada para apoyar
oportunamente a todos los
departamentos que
requieran su servicio.

Por ejemplo, si se tiene el proyecto de hacer un oleoducto, el departamento de ingeniera realiza todo lo relacionado con los
clculos de las tuberas, bombas, vlvulas, etc. Esta informacin es remitida al departamento de compras, a partir de lo cual se
procede a localizar, convocar y evaluar a los posibles proveedores. La adjudicacin, puede ser hecha de manera conjunta entre
los dos departamentos, sin embargo la responsabilidad final siempre ser del departamento de compras.
Es posible que un proyecto adems de requerir tuberas necesite tambin de la subcontratacin de ciertas labores a agentes
externos. Tomar la decisin de hacer o comprar depende de un cuidadoso anlisis de las fortalezas de la organizacin, la
capacidad, la experiencia y las posibilidades de ejecucin frente a una compaa especializada en la labor requerida.
Las adquisiciones, las compras o la logstica van de la mano con la suscripcin de contratos entre las partes. Los contratos son
documentos con soporte legal que establece una relacin vinculante entre el comprador y el proveedor. El proveedor hace el
compromiso de suministrar los bienes o servicios y el comprador a cancelar la totalidad segn sea el acuerdo de pago.

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El departamento de compras o procura tiene una influencia crtica sobre la ejecucin del proyecto, por tanto es muy
importante que realice todas las actividades a su cargo de forma planificada, organizada y eficaz. Dentro de las
responsabilidades del departamento de compras podemos citar las siguientes:
Definicin de
polticas y
procedimientos.

Recepcin de
adquisiciones.

Listado de
proveedores.

Preparacin de
trminos de
referencia.

Preparacin de
licitaciones e
invitaciones.

Recepcin de
ofertas.

Logstica de
transporte de
insumos de planta
hasta la obra.

Agilizacin.

Emisin de
rdenes de
compra.

Adjudicacin de
contratos.

Evaluacin de
ofertas.

Anlisis de ofertas.

Logstica de
transporte de
cargas pesadas o
voluminosas.

Declaracin de
aduana y
aranceles.

Recibo de
materiales y
equipos.

Entregas
deficientes.

Inventario de la
obra.

Cuidado de los
materiales.

Verificacin del
monto del pago
final.

Reclamo de los
proveedores.

Garantas.

Lista de chequeo
para el cierre de
las rdenes de
compra.

Cierre de rdenes
de compra.

Entrega de
materiales.
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Todas las actividades descritas anteriormente son el resultado de los cuatro procesos citados: planificacin, realizacin,
administracin y cierre de las adquisiciones.
El departamento de compras cumple con estos procesos a travs de las siguientes etapas: planificacin del producto,
trminos de referencia, convocatoria, seleccin y adjudicacin, contratacin, administracin del contrato y cierre del
contrato. Un resumen del desarrollo de la gestin de adquisiciones se puede observar en el siguiente diagrama:

REQUERIMIENTOS
TCNICOS

CIERRE DE LA
ORDEN DE
COMPRA

Lista de
proveedores

Recibo de la
obra

Condiciones de
licitacin (Trminos
de referencia)

Recepcin de
ofertas

Anlisis de
ofertas

Preparacin de
pedidos

Despacho

Prueba y
aceptacin

Agilizacin con
proveedores

Emisin de
rdenes de
compra

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PROCESOS DE LA GESTIN DE ADQUISICIONES

rea de
conocimiento
ADQUISICIONES

Iniciacin

Planificacin
1.

Planificar la
gestin de
adquisiciones del
proyecto.

Ejecucin
2. Efectuar las
adquisiciones.

Control
3. Controlar las
adquisiciones.

Cierre
4. Cerrar las
adquisiciones.

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PROCESOS DE LA GESTIN DE ADQUISICIONES

1. Planificar la Gestin de las Adquisiciones:
El proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los
proveedores potenciales.
2.Efectuar las Adquisiciones:
El proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato.
3. Controlar las Adquisiciones:
El proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecucin de los contratos y efectuar cambios y
correcciones segn corresponda.
4. Cerrar las Adquisiciones:
El proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto.
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1. PLANIFICAR DE LAS ADQUISICIONES

.

Entradas
1 Plan para
proyecto.

la

direccin

del

Herramientas y tcnicas

2 Documentacin de requisitos.

1 Anlisis de hacer o comprar.

3 Registro de riesgos.

2 Juicio de expertos.

4 Recursos requeridos para las 3 Investigacin de mercado.

actividades.
4 Reuniones
5 Cronograma del proyecto.
6 Estimacin de costos de las
actividades.
7 Registro de interesados.
8 Factores
empresa.

ambientales

de

la

9 Activos de los procesos de la

organizacin.

Salidas
1 Plan de
adquisiciones.

gestin

de

las

2 Enunciados del trabajo relativo a

adquisiciones.
3 Documentos de las adquisiciones.
4 Criterios
proveedores.

de

seleccin

de

5 Decisiones de hacer o comprar.

6 Solicitudes de cambio.
7 Actualizaciones a los documentos
del proyecto.

El xito de la planificacin de
adquisiciones depende de la calidad
de la informacin de entrada, pues a
partir de sta se procede a aplicar
las herramientas y tcnicas que
darn
como
resultado
los
procedimientos, requerimientos y los
trminos de referencia.
Todos los elementos de entrada
permiten tener una idea de los
insumos requeridos, la forma de
conseguirlos en el mercado y las
limitantes sobre la adquisicin de los
mismos.
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HERRAMIENTAS Y TCNICAS DEL PLAN DE LAS

ADQUISICIONES
1. Anlisis de hacer o tercerizar (subcontratar):
Es una tcnica de la gerencia de proyectos que permite determinar lo ms ventajoso para el proyecto. Incluye una relacin de los costes
directos e indirectos, el estudio de la capacidad de la organizacin, el cronograma y la experiencia de la compaa frente a empresas
externas especializadas en la labor requerida.
Es posible que la organizacin posea los recursos, los medios y la experiencia necesarios para realizar una labor, pero al mismo tiempo estar
involucrada con otros proyectos. Esto en el futuro, puede llegar a limitar la capacidad operativa de la empresa y causar impactos negativos
sobre los objetivos. En este caso por ejemplo, la tercerizacin puede llegar a ser una opcin viable siempre y cuando se tomen todas las
precauciones necesarias y se haga un seguimiento continuo al proveedor.
La tercerizacin es ms conocida como outsourcing y se ha convertido en una alternativa utilizada cada da con ms frecuencia, no slo
porque permite a la compaa ejecutante enfocarse en actividades de mayor prioridad al delegar ciertas funciones, sino que tambin puede
conllevar obtener mejor calidad, costos ms bajos y mayor productividad en la ejecucin del proyecto.

2. El juicio de expertos:
Consiste en las opiniones recopiladas en las reuniones con consultores, proveedores, profesionales, asociaciones, compaas, industrias u
organizaciones con experiencia en proyectos similares. Esta informacin brinda un amplio panorama para la toma adecuada de decisiones y
al mismo tiempo permite reorientar la ejecucin del proyecto hacia un entorno viable que permita el alcance de los objetivos.
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3. Resulta muy importante tambin pensar en el tipo de contrato que se desea tener,
Dado que el contrato establece una relacin vinculante entre un comprador y un vendedor, cada uno desde su singular punto de vista debe
controlar el riesgo que asume. En alguna forma el riesgo compartido, lo mismo que los trminos y condiciones, est determinado por el tipo
de contrato.
La mayor parte de los procesos de contratacin esta ligados a tres tipos de contratos o a variaciones y combinaciones derivadas de los
mismos:

Contratos a precio fijo:

Se establece un precio nico o
definitivo para el bien o servicio. El
comprador corre el riesgo de que el
vendedor
no
satisfaga
sus
necesidades, y el vendedor corre el
riesgo de no calcular bien los costos
y que el proyecto desborde bien sus
apreciaciones.

Contrato de costos
reembolsables:
El contratista asume los costos que
luego sern reembolsados por el
propietario
incluyendo
los
honorarios.

Contrato a precio unitario:

El comprador paga por unidad de
servicio
(por ejemplo,
metro
cuadrado de pintura, metro cbico
de movimiento de tierra, pgina
traducida), con lo que el valor total
del contrato est en funcin de la
magnitud de la operacin.

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PRODUCTOS O SALIDAS DEL PLAN DE GESTIN DE

ADQUISICIONES
Procedimientos:

Describe todos los procesos necesarios desde que se elaboran los trminos de referencia hasta el cierre del contrato.

En este tem se deben coordinar todos los contratos con las actividades de ejecucin, el seguimiento a los
contratistas y las responsabilidades que cada miembro de la gerencia tendr en la administracin de los outsourcing.

Trminos de
referencia:

Convocatoria:

Tienen como finalidad exponer todas las requisiciones del cliente. A partir de ellos, el oferente procede a elaborar una propuesta que
busque alcanzar la satisfaccin de las necesidades del interesado. Es necesario que brinden la posibilidad al proveedor de hacer
sugerencias o aportes.
Unos buenos trminos de referencia deben contemplar como mnimo: el contenido de la propuesta, la descripcin detallada del trabajo
a realizar, los requisitos exigidos al proveedor, el presupuesto disponible para la ejecucin (de ser posible), el tipo de contrato a suscribir,
la programacin y las fechas de entrega, las condiciones de pago, los criterios de evaluacin, las plizas de seguros, los permisos,
licencias y soportes necesarios.
Una vez que los trminos de referencia se han elaborado, el departamento de procura o compras procede a analizar la base de datos
de proveedores calificados, con el nimo de invitar a ofertar a todas aquellas organizaciones que tengan la capacidad de realizar la
labor. En caso de que la base de datos no brinde informacin sobre proveedores de ciertos bienes y servicios, es necesario que el
equipo de compras busque sus propias fuentes a travs de directorios, catlogos, internet, asociaciones profesionales, etc.
En la convocatoria se debe divulgar en igualdad de condiciones la fecha y hora de cierre de la misma.

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Reuniones
preliminares
con los
oferentes:

A los proveedores, oferentes o subcontratistas que se muestran interesados en presentar una propuesta de acuerdo a la convocatoria, es muy
importante hacerles reuniones preliminares. Esto brinda a la organizacin ejecutante la posibilidad de tener mejores propuestas y mayor
competencia entre los interesados. Adicionalmente, permite a los proveedores resolver inquietudes especficas, conocer ms a fondo las
expectativas del cliente, evaluar sus capacidades y planear los posibles cambios operativos que se puedan tener en caso de ganar la licitacin.

Visitas al sitio:

Una vez que las invitaciones a ofertar han sido enviadas a los subcontratistas, como complemento a las reuniones preliminares se pueden
programar visitas al sitio.

Estas reuniones deben ser programadas luego de la publicacin de la convocatoria y con tiempo suficiente antes de la fecha de cierre. Deben ser
totalmente transparentes e imparciales, dando la posibilidad de que los oferentes escuchen todas las preguntas y todas las respuestas emitidas en
la reunin. Al final de cada sesin debe quedar consignada un acta en el que se incluyan las preguntas y las respuestas dadas. En caso de que no
se pueda dar una respuesta en el momento, se debe realizar una consulta seria y notificar posteriormente a todos los subcontratistas sobre la
misma. En el acta debe quedar consignado el compromiso del comprador para dar respuesta a las inquietudes no resueltas de manera oportuna y
ecunime.

El objetivo de las visitas radica en que los proveedores puedan evaluar mejor los requerimientos y prever cambios dentro de sus organizaciones
con el fin de satisfacer las necesidades del cliente.
El cliente debe programar las visitas de forma tal que posibilite a todos los subcontratistas asistir simultneamente, de este modo se garantiza la
imparcialidad en la posterior adjudicacin. Tambin debe informar a los mismos si para la actividad es necesario llevar dotacin, elementos de
proteccin personal o alguna documentacin especial. Se recomienda preparar un itinerario que permita visitar todas las localizaciones de la
planta, obra u proyecto.
Se debe dejar a cargo una persona con suficiente conocimiento del tema, que sea competente y que a su vez se encargue de registrar toda la
informacin durante la actividad. Esta persona debe tambin de encargarse de elaborar el acta de la visita.

Anuncios:

Existen algunas organizaciones que exigen la publicacin obligatoria de anuncios, un ejemplo de ello pueden ser el sector gubernamental y los
proyectos del sector pblico.
Los anuncios deben ser publicados bajo ciertos parmetros en revistas, peridicos y medios masivos de informacin con el fin de convocar a
diferentes proveedores de bienes o servicios.

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2. REALIZACIN DE LAS ADQUISICIONES

Entradas
1 Plan de gestin de las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas

2 Documentos de las adquisiciones.

1 Conferencia de oferentes.

3
Criterios
proveedores.

de

seleccin

4 Propuestas de los vendedores.

5 Documentos del proyecto.
6 Decisiones de hacer o comprar.

de 2

Tcnicas de evaluacin de
propuestas.

Salidas

3 Estimaciones independientes.

1 Vendedores seleccionados.

4 Juicio de expertos.

2 Acuerdos.

5 Publicidad.

3 Calendarios de recursos.

7 Enunciados del trabajo relativo a

adquisiciones.
6 Tcnicas analticas.
8 Activos de los procesos de la 7 Negociacin de adquisiciones.
organizacin.

En el proceso de realizacin de las

adquisiciones, el departamento de
procura debe recibir las ofertas a
los
posibles
subcontratistas,
seleccionar la mejor y adjudicarla.

4 Solicitudes de cambio.
5 Actualizaciones al plan para la
direccin del proyecto.
6
Actualizaciones
a
documentos del proyecto.

los

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ITEMS REALIZACIN DE LAS ADQUISICIONES

1.Lista de
vendedores
calificados:

Se trata de configurar una lista de proveedores calificados

que puedan responder con solvencia el contrato
correspondiente, teniendo en cuenta antecedentes,
experiencia y calificacin.

2. Propuestas:

Son los documentos que prepara el potencial contratista,

vendedor o proveedor en los cuales describe sus
habilidades tcnicas, buena voluntad y capacidad para
proveer el producto o servicio, en trminos de precios y
condiciones adicionales a la venta. Estas propuestas estn
preparadas en concordancia con los requerimientos
expresados por el comprador o propietario en los
documentos del proyecto (trminos de referencia).

3.Seleccin:

Se refiere a la recepcin de ofertas o propuestas y a la

aplicacin de los criterios de evaluacin establecidos y
presentados en los trminos de referencia o en los pliegos
de licitacin para seleccionar un proveedor. Se necesita tener
en cuenta:

El primer punto es la
verificacin del cumplimiento
de
requisitos
(legales,
comerciales, financieros, etc.)
por
parte
de
los
proponentes.

El precio es un factor determinante

para un producto fcil de obtener,
pero la propuesta de menor precio
no siempre es la propuesta de
menor costo para el comprado,
pues se puede estipular tiempos de
entrega
no
oportunos,
por
ejemplo.

Las propuestas son a

menudo
separadas
en
secciones
tcnicas
y
comerciales, para evaluarse
independientemente.

Mltiples fuentes pueden ser

requeridas para productos
crticos
o
de
difcil
consecucin.

Una pequea lista de proveedores

calificados
ser
seleccionada
basada
en
una
propuesta
preliminar, y luego una evaluacin
detallada
conducir
a
una
adecuada
adjudicacin
del
contrato.

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4. Criterios de evaluacin: todas las propuestas presentadas que cumplen los requisitos bsicos son sometidas a los criterios de evaluacin definidos.
Los criterios de seleccin de proveedores o contratistas suelen incluir datos sobre las habilidades y antecedentes requeridos, sus capacidades y pericia
tcnica, su solvencia financiera y el enfoque para atender el contrato. Estos criterios varan su rigurosidad dependiendo de la facilidad de obtener el
bien o servicio, por lo tanto, si el bien o servicio se puede obtener de varias fuentes ya conocidas, el criterio ser el precio, pero si este no es el caso
se evalan tambin los siguientes aspectos:
Amplio conocimiento de las
necesidades por atender.

Ciclo de vida del producto.

Habilidades tcnicas del

vendedor para la prestacin
del servicio o la produccin
del bien.

Capacidad financiera del

vendedor para asegurar la
entrega completa.

5. Sistema de ponderaciones: es un mtodo para cuantificar los datos cualitativos con el fin de minimizar los efectos de posibles prejuicios o sesgos
sobre la seleccin, se aplica a travs de los siguientes pasos:
.
Se pondera cada uno de los
criterios de evaluacin.

Se califica cada uno de los

proveedores en cada uno de
los criterios.

Se multiplica la calificacin
por el valor ponderado.

Se totalizan los resultados

obtenidos para seleccionar
el proveedor ganador.

6. Sistema de seleccin: incluye la definicin de requerimientos mnimos de desempeo (performance) para uno o ms criterios de evaluacin.
Se recomienda tener en cuenta para la seleccin de proveedores de bienes y servicios, entre otros los siguientes criterios de orden:

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7. Estimados
independientes:

Con fines de comparar si los proponentes comprendieron bien las necesidades del producto, el grupo
de la gerencia debe hacer sus propias estimaciones de precios de bienes y servicios. Si las propuestas
de los proveedores estn muy lejos de las estimaciones de la empresa y existe una diferencia notable
entre distintos proveedores puede significar que hay una inadecuada comprensin de las necesidades
de la empresa derivado seguramente de equvocos e inadecuadas interpretaciones en los trminos de
referencia.

8. Adjudicacin:

La evaluacin objetiva de las distintas propuestas conduce a la seleccin de la mejor,

que determina al contratista que asumir la responsabilidad de la ejecucin o la
presentacin del servicio y se le adjudicar el contrato, procediendo a la negociacin.

9. Negociacin del
contrato:

Incluye la clarificacin y mutuo acuerdo sobre los requerimientos del contrato antes de la firma del mismo. El
alcance y el lenguaje debe reflejar todos los acuerdos obtenidos. Los aspectos cubiertos generalmente incluyen:
las responsabilidades y autoridades, lugar de la ejecucin, trminos y leyes aplicables, costos, precios, calidad,
fechas de entrega, mecanismos de interventora y auditora, informes de desempeo, procedimientos de
agilizacin, condiciones de pago, criterios y procedimientos de inspeccin y aceptacin, garantas, sanciones e
incentivos, seguros y fianzas, procedimientos para la aprobacin de contratistas subordinados, formas para
solicitarles el cambio, modos para abordar conflictos, y todo lo que a juicio de las partes contribuye a su
transparencia e inequvoca interpretacin.

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3. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

Entradas
1 Plan para la direccin del
proyecto.
2
Documentos
adquisiciones.

de

las 1 Sistema de control de

cambios del contrato.

3 Acuerdos.
4 Solicitudes
aprobadas.

de

Herramientas y tcnicas

cambio

Salidas

2 Revisiones del desempeo de 1 Informacin de desempeo

las adquisiciones.
del trabajo.
3 Inspecciones y auditoras.

5 Informes de desempeo del 4 Informar el desempeo.

trabajo.
5 Sistemas de pago.
6 Datos de desempeo del 6 Administracin de
trabajo.
reclamaciones.
7 Sistema
registros.

de

gestin

2 Solicitudes de cambio.
3 Actualizaciones al plan para
la direccin del proyecto.
4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto.
de 5 Actualizaciones a los activos
de los procesos de la
organizacin

Este proceso hace mencin a la administracin del

contrato, es decir, busca garantizar que las partes
involucradas cumplan con el mismo. La
connotacin legal del contrato hace que el equipo
del proyecto est consciente de las implicaciones
presentes en las actividades del proyecto mientras
que dure la administracin.
La administracin de las adquisiciones va de la
mano con la administracin financiera, ya que
dentro del contrato han de quedar definidas las
condiciones de pago de acuerdo con los tiempos
de entrega y ejecucin

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HERRAMIENTAS Y TCNICAS DEL CONTROLAR LAS

ADQUISICIONES
La administracin de las adquisiciones va de la mano con la administracin financiera, ya que dentro del contrato han de quedar definidas las condiciones de pago de
acuerdo con los tiempos de entrega y ejecucin. Para alcanzar una ptima administracin de las adquisiciones es necesario tener en cuenta las siguientes herramientas:

Resultados del trabajo:

Permite identificar los objetivos que han sido alcanzados completamente, comparar los estndares de calidad planteados con el producto
final y tener un desglose detallado de los costos entre otros. La informacin recopilada debe ser registrada en actas y en las bitcoras del
proyecto.

Cambios requeridos:
Contempla todas las modificaciones que necesite el contrato y los anexos tambin conocidos como otro s. Los cambios requeridos
tambin incluyen la decisin de terminacin del contrato por insatisfacciones, incumplimiento de trminos o comn acuerdo entre las
partes.

Facturas de los vendedores:

Es necesario que el cliente emita facturas al subcontratista de todos los trabajos realizados en el proyecto en la medida que el mismo
avanza. Este soporte es fundamental para la contabilidad y el control presupuestal del proveedor.

Sistema de control de cambios al contrato:

Define los parmetros que conllevan a realizar cambios en el contrato. Este sistema debe quedar aprobado en consenso por el equipo
del proyecto y debe establecer las responsabilidades para la autorizacin de los cambios respectivos.

Reporte de desempeo:
Permite al gerente del proyecto recibir informacin actualizada sobre el desarrollo de las actividades por parte del subcontratista y el
alcance que el mismo est dando a los objetivos trazados.

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PRODUCTOS O SALIDAS PARA CONTROLAR LAS

ADQUISICIONES
Comunicaciones escritas y documentadas:
Es muy importante documentar todas las solicitudes hechas al proveedor, ya sean verbales, escritas o por medio de reuniones. Del mismo modo
deben quedar registros de todos los comunicados de insatisfaccin, desempeo, sugerencias o peticiones.

Cambios al contrato:
Los cambios aprobados al proyecto por parte del comit del proyecto, pueden llevar asociadas diferencias tcnicas sobre los equipos, insumos,
elementos, logstica o servicios. Esto puede afectar al proveedor, por tanto se hace necesario realizar cambios en el contrato de comn acuerdo
entre las partes, en donde se establezca nuevamente todo lo relacionado con costos, cronograma, calidad y pagos.

Atencin de reclamaciones:
Todos los reclamos o insatisfacciones emitidas por parte del cliente deben ser realizadas de manera escrita y formal. Deben a su vez, estar
soportadas por argumentos vlidos que se deriven en lo posible de las evidencias de las auditorias e interventoras.

Evaluacin de desempeo al proveedor:

En el contrato deben quedar estipuladas todas las herramientas de control, vigilancia y evaluacin que la organizacin ejecutar sobre el contratista.
Estas herramientas son el punto de partida para dar la calificacin al proveedor y de acuerdo con el puntaje obtenido se procede a realizar
incentivos, llamadas de atencin, reclamos o hasta la terminacin del contrato.

Pagos:
Los pagos generalmente est sujetos a un acta de recepcin en la cual se incluyen tems relacionados con la calidad, cantidad, condiciones, servicios
y resultados.

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5. CERRAR LAS ADQUISICIONES

Entradas

1 Plan para la direccin

del proyecto.
2 Documentos
adquisiciones

de

Herramientas y tcnicas

las 1 Auditoras de la
adquisicin.
2 Negociacin de
adquisiciones.
3 Sistema de gestin de
registros.

Salidas
1 Adquisiciones cerradas.

2 Actualizaciones a los
activos de los procesos de
la organizacin.

En este proceso el cliente certifica al

proveedor por medio de un acta escrita
la conformidad de los bienes o servicios
adquiridos. En este documento se
declara la terminacin oficial del
contrato y se invita al subcontratista
para la liquidacin.

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PRODUCTOS O SALIDAS PARA CERRAR LAS

ADQUISICIONES
Archivo
de
documentacin
contrato.

la
del

Esta documentacin incluye:

reportes, constancias emitidas
en las distintas etapas del
proyecto, tales como cambios
en
el
contrato,
documentacin del desarrollo
tcnico del vendedor, reportes
de desempeo del proveedor,
documentos financieros cmo
facturas y registros de pago, y
los resultados de cualquier
inspeccin relacionada con el
contrato.

Registro de la auditora
del producto:
Es
una
revisin
estructurada
de
los
procesos de obtencin
desde la planeacin de la
solicitud
hasta
la
administracin
del
contrato.
El objetivo de esta
auditora es identificar
aciertos y fallas que
permitan
apropiar
experiencias
en
la
administracin
de
contratos para futuros
proyectos.

Lecciones aprendidas:
Con
el
fin
de
aprovecharlas
en
proyectos futuros se debe
documentar un catlogo
amplio de las experiencias
positivas o traumticas y
las
recomendaciones
derivadas del proceso de
compra o adquisiciones.

Archivo del contrato:

Un conjunto completo de
registros indexados deben
ser
preparados
para
incluirlos en el informe
final y para archivarlos en
forma tal que se garantice
su consulta expedita.

Aceptacin formal de
cierre:
La organizacin o la
persona encargada de la
administracin
del
contrato debe entregar al
proveedor un documento
formal (acta) en que
notifica la recepcin de la
obra o trabajo, o los
productos o servicios,
segn sea el caso, a
satisfaccin.
Los requerimientos para
una aceptacin formal y
cierre son usualmente
definidos en el contrato.

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