Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
3. 1. Definiii
Funcia /postul reprezint un grup de sarcini i responsabiliti pe care le are de
ndeplinit un angajat. Postul poate fi definit i ca un grup de poziii sau situaii identice n
privina sarcinilor lor principale sau un grup de poziii similare privind sarcinile i
ndatoririle (Peretti, 2001, pp. 50-51)
26
tefan Stanciu i Mihaela Ionescu (2003, p 165) realizeaz o prezentare sintetic a metodelor
folosite n analiza posturilor (adaptare dup Mathis, 1997, p. 62), metode prezentate n funcie
de persoanele implicate i analizate n funcie de condiiile specifice de aplicare a lor.
27
DA
NU
NU
NU
Utilizare:
Utilizare:
Utilizare:
Utilizare:
1. Observaie liber
2. Observaie
sistematizat
3. Chestionare de
autodescriere
4. Chestionar de
heterodescriere
5. Analiza preliminar
a datelor
6. Analiza altor surse
7. Interviu cu teri
8. Interviu cu ocupani
ai postului
9. Sinteza
1. Observaie liber
2. Observaie
sistematizat
3. Chestionare de
autodescriere
4. Chestionar de
heterodescriere (ef,
colaboratori,
subalterni)
5. Analiza altor surse
6. Interviu cu ocupani
ai postului
7. Sinteza
1. Chestionare de
autodescriere
2. Chestionare de
heterodescriere (ef,
colaboratori,
subalterni)
3. Interviu cu ocupani
ai postului
4. Interviu cu teri
5. Analiza altor surse
6. Sinteza
1. Chestionare de
autodescriere
2. Chestionare de
heterodescriere
(ef, colaboratori,
subalterni)
3. Analiza altor
surse
4. Sinteza
28
29
Department R&D (Research and Development) (Engl.) - Departamentul de Cercetare i Dezvoltare unitate
semiautonom n cadrul firmei, care are drept scop inovarea, gsirea de soluii tehnice, economice sau
organizatorice fie pe linia crerii de noi produse /servicii sau a mbuntirii continue a celor existente, fie pe
linia optimizrii produciei, inovaiilor tehnologice pentru reducerea costurilor de producie.
30
1. Observaia liber (nestructurat). Dup contactarea persoanei care ocup o funcie /post pe
care dorim s-l analizm, dup explicarea a ceea ce intenionm s facem i primirea
acceptului de participare din partea acesteia, prima etap propriu-zis de analiz a unei funcii
este cea de observaie liber. Aceasta presupune urmrirea persoanei pe parcursul unei zile
de lucru i notarea principalelor activiti i sub-activiti pe care le realizeaz. n aceast
etap se pot pune i ntrebri de clarificare referitoare la natura activitii (de exemplu, dac
ocupantul postului redacteaz anumite materiale, analistul va trebui s afle despre ce este
vorba, ce fel de raport este, dac face aceasta n fiecare zi sau periodic, cui i este adresat etc.).
Etapa de observare liber permite analistului familiarizarea cu specificul funciei analizate i
identificarea principalelor activiti i sub-activiti care vor intra n componena grilei de
observaie, care se va utiliza n urmtoarea etap.
n funcie de specificul funciei, att aceast etap (observaie liber), ct i cea care
urmeaz (observaie sistematic) se pot realiza pe eantioane scurte de timp (de exemplu cte
jumtate de or de observaie atent la fiecare o or i jumtate) pentru posturile care
presupun sarcini repetitive (strungar, magazioner, operator computer, centralist etc.) sau pe
eantioane sptmnale (de exemplu realizarea unei grile de observaie coninnd cte dou
ore i jumtate de urmrire zilnic a ocupantului funciei, intervale de timp plasate aleator sau
sistematic n fiecare zi, pe parcursul a ase zile lucrtoare) pentru funciile care presupun
sarcini de conducere, decizie i concepie (inspector de teren, responsabil regional de vnzri,
director de marketing etc.). Deci, varianta simpl ar fi aceea a urmririi ocupantului funciei
/postului analizat n cteva reprize pe durata unei zile de lucru, pentru identificarea celor mai
importante activiti i sub-activiti. Varianta complex ar fi urmrirea ocupantului unei
funcii pe parcursul mai multor zile i identificarea unor dominante ale activitii care, n a
doua etap, vor fi analizate n mod sistematic ntr-un interval de timp de cteva zile.
2. Observaia sistematizat (structurat). Avnd deja o imagine asupra principalelor
caracteristici ale postului /funciei analizate i avnd construit grila de observaie (un cap de
tabel sistematiznd pe orizontal activiti i sub-activiti, iar pe vertical intervalele orare ale
unei zile de lucru) putem trece la urmrirea sistematic a activitii ocupantului postului
/funciei. Pentru aceasta stabilim eantioane de timp precis delimitate n care se va realiza
observaia sistematic i pe care trebuie s le respectm n mod strict (jumti de or sau ore
pe parcursul unui zile - pentru posturile cu sarcini repetitive sau ore pe parcursul mai multor
zile pentru funciile cu sarcini de conducere, decizie i concepie).
Observaia sistematic se realizeaz cu ajutorul unui cronometru (este de preferat unul
electronic, silenios), notnd n grila de observaie, n dreptul fiecrei sub-activiti, n
intervalul orar n care se face observaia, numrul de minute n care ocupantul postului
persist ntr-o activitate /sarcin. Valorile mai mici de un minut nu se noteaz. O variant mai
grosier este aceea n care, cu ajutorul unui ceas simplu, se nregistreaz scurgerea fiecrei
uniti de 5 minute i se noteaz /simbolizeaz acestea durat n grila de observaie, la
intersecia dintre sub-activitate i intervalul orar n care se face observaia.
Dup realizarea observaiei sistematice i nregistrarea tuturor timpilor n dreptul
activitilor corespunztoare, se fac calculele necesare pentru identificarea numrului de
minute /ore alocate fiecrei activiti i sub-activiti. Cu aceast ocazie se realizeaz i o
verificare a corectitudinii notrii timpilor (de exemplu, suma tuturor intervalelor de timp
rezultate nu trebuie s depeasc 4 ore pentru observaia sistematic realizat pe eantioane
de jumti de or, pe parcursul unei zile).
Urmnd aceste proceduri de analiz, pn n acest moment avem o imagine destul de
clar a sarcinilor specifice postului /funciei analizate, a modului n care sunt ele realizate, a
intervalelor de timp acordate fiecrei sarcini etc. Putem deja s identificm i care ar trebui s
fie exigenele postului, adic nivelul de studii, competene specifice, caliti psihologice etc.
31
Dac din aceast ultim categorie apar concluzii care ni se par evidente este bine s le notm,
subliniind competena sau trstura psihologic respectiv (abiliti de utilizare a
computerului cunoaterea unei limbi strine). Ne putem rezuma la cteva astfel de
intuiii, pentru c nu avem nc toate datele i putem cdea n greeala de a trage concluzii
premature. Dac mai sunt i alte elemente care ni se par a fi credibile, putem s le notm
adugnd un semnul ntrebrii, acestea fiind abiliti, competene sau trsturi a cror
importan trebuie s o verificm pe parcursul analizei (rezisten la stres?; abiliti de
negociere?).
Exist i situaii n care metoda observaiei nu se poate aplica. Posturile care presupun
predominat activitate de monitorizare a unor indicatori (supraveghere trafic feroviar,
monitorizare procese chimice etc.) sau realizarea de sarcini mediate de computer (realizare de
soft, documentare, tehnoredactare, etc.) nu pot fi analizate prin metoda observaiei.
3. Investigaie pe baz de chestionar (autodescriere i heterodescriere). Etapa a treia const
n completarea de ctre ocupantul postului /funciei analizate a unui chestionar special
(exemplu n anexa la acest curs), n care sunt solicitate:
a) elementele legate de identificarea postului /funciei - nume, secia /departamentul,
instituia;
b) sarcinile postului /funciei - descrierea obiectivului postului /funciei, a principalelor
sarcini - subuniti de activitate i a manierei de execuie a acestora;
c) evaluarea timpului afectat fiecrei activiti /sarcini - n minute /ore /procente;
d) descrierea altor caracteristici ale postului /funciei - evaluarea randamentului, eficienei
activitii; calificarea cerut; responsabilitile specifice postului analizat;
e) evaluarea exigenelor profesionale i psihologice solicitate - n termeni de studii,
calificare, abiliti, competene, experien i caracteristici psihologice;
f) descrierea relaiilor de colaborare i subordonare;
g) alte elemente importante pentru descrierea postului.
Un chestionar similar cu cel completat de ocupantul postului este nmnat spre completare
unor teri (efi, colegi, colaboratori, subalterni), cu solicitarea ca, referindu-se la postul
respectiv (i nu la ocupantul actual), s l analizeze i s l descrie din perspectiva poziiei i
relaiei pe care le au cu postul respectiv.
Dac etapele de observaie au permis identificarea i descrierea principalelor caracteristici ale
postului din perspectiva unui observator exterior, chestionarul completat de ctre ocupantul
postului ne va oferi o imagine din interior, n mare msur personalizat (ocupantul postului
avnd tendina s se raporteze pe sine ca reper, etalon n descrierea unui astfel de post
/funcie). Chestionarele completate de ctre teri ne vor oferi percepii cumva complementare,
fiecare dintre participani descriind postul i caracteristicile ocupantului unui astfel de post
/funcie, din perspectiva relaiei pe care o are cu postul respectiv. De exemplu, referindu-se la
competene sau la caracteristicile psihologice ale ocupantului unui astfel de post, efii vor fi
mai tentai s se raporteze n termeni de eficien, promptitudine, seriozitate, colegii n
termeni de sociabilitate, colaborare, negociere, n timp de subordonaii n termeni de
imparialitate, nelegere simul umorului. Cu att mai preioase sunt acordurile dintre
cele patru categorii de descrieri (ocupantul postului, efi, colegi, subalterni), aceast situaie
ducnd la izolarea dimensiunii /dimensiunilor respective ca fiind esenial n descrierea
postului sau a exigenelor acestuia.
4. Analiza preliminar a datelor. Acum este momentul pentru realizarea unei prime schie a
descrierii postului i a unei prime evaluri a exigenelor acestuia. Aceast analiz primar este
necesar din mai multe motive. n primul rnd trebuie s sistematizm datele colectate pn
32
n acest moment, volumul de date prea mare putnd s afecteze sistematizarea lor. n al doilea
rnd trebuie s ne facem o imagine preliminar asupra caracteristicilor postului /funciei
deoarece urmeaz o etap de analiz a altor surse (fie anterioare de descriere a postului,
profesiograme, monografii profesionale) care ne-ar putea influena n mod decisiv,
structurndu-ne informaii pe modele deja formulate (altfel spus, oferindu-ne modele de
descriere coerente dar imprecise care ar putea fi percepute ca fiind i complete, considernd c
datele noastre se potrivesc celor deja descrise). n al treilea rnd, trebuie s identificm
lacunele i contradiciile dintre: a) descrierea postului aa cum a fost obinut de noi prin
observaie; b) descrierea aceluiai post din perspectiva unui ocupant al postului; c) descrierea
aceluiai post din perspectiva unor teri. Contradiciile rezultate n urma acestor analize vor
trebui formulate n ntrebri indirecte i introduse n ghidul de interviu adresat ocupantului
postului i, dac este cazul, n ghidul de interviu adresat terilor, acestea fiind ultimele etape n
care mai putem verifica acurateea datelor nainte de redactarea fielor finale.
5. Analiza altor surse (fie anterioare de descriere a funciei /monografii profesionale etc.).
Dac exist astfel de surse de informaii este util consultarea lor n acest moment, deoarece
ele ne pot oferi informaii preioase privind lacunele din modul n care am cules noi datele,
dimensiuni sau aspecte ale postului la care nu ne-am gndit.
Aceast categorie de date nu trebuie s ne serveasc drept modele (de preluat/ copiat) de
structurare a informaiilor pe care le-am colectat pn n acest moment. Nu trebuie uitat faptul
c, de cele mai multe ori, fiele anterioare de descriere a postului au fost redactate fr nici o
baz empiric, de cercetare concret, de ctre cineva care i-a imaginat ce ar trebui s fac
ocupantul unui astfel de post i ce caliti ar trebui s aib persoana respectiv. Chiar i atunci
cnd ele au fost realizate ntr-un mod profesionist, o dat cu trecerea timpului cele mai multe
posturi /funcii evolueaz, se modific prelund noi sarcini i responsabiliti sau delegnd din
vechile sarcini i responsabiliti.
Analiza altor surse va fi un prilej de reflexie asupra concordanei sau neconcordanei dintre
datele noastre i cele identificate n aceste surse (fr a le acorda acestora din urm mai mult
credit) i de identificare a unor posibile scpri, lacune ale modului n care am colectat datele,
lacune care trebuie clarificate n etapa de interviu.
6. Interviu cu ocupantul funciei. Aceasta este etapa n care pe baza unui ghid de interviu i
a unui set de ntrebri suplimentare, rezultate ale etapelor 5 i 6 (Analiza primar a datelor i
Analiza altor surse), analistul mai poate s solicite informaii din partea ocupantului unui
astfel de post cu privire la caracteristicile postului respectiv i la exigenele pe care trebuie s
le ndeplineasc ocupantul postului. Durata interviului poate s fie foarte scurt (dac datele
provenite din diferitele surse utilizate sunt concordante) sau mai lung, dac exist numeroase
contradicii sau lacune n datele colectate.
7. Interviu cu teri (viitori efi, colegi, colaboratori). Dac se consider necesar, mai ales
dac este vorba de analiza unei funcii foarte importante (funcie de conducere, decizie sau
concepie), se pot solicita interviuri persoanelor deja investigate (n special efi i colegi ai
actualului ocupant al postului) pentru clarificarea unor aspecte contradictorii sau pentru
completarea unor informaii. De asemenea, pot fi contactate alte persoane, de exemplu viitorii
efi ai persoanei care va ocupa funcia respectiv, n situaia n care aceast funcie este
vacant sau n situaia n care aceast funcie tocmai va fi creat ntr-o firm sau instituie.
Aceste persoane pot preciza aspecte ce in de viitoarele sarcini, de competenele ateptate sau
de caracteristicile psihologice dorite de la viitorul ocupant al postului.
33
Care sunt principalele etape ale procedurii de analiz a succesiunilor logice de munc?
Care sunt principalele etape ale procedurii analizei sistematice a postului /funciei?
Care sunt persoanele care trebuie s completeze chestionarul de evaluare a postului?
Ce este o Fi de descriere a postului? Ce este o Fi de descriere a exigenelor
postului?
5. Cum se poate realiza Descrierea prospectiv a postului /funciei?
35
2. 5. Caseta metodologic
Chestionar de descriere a postului /funciei
Ocupantul postului
3. Serviciul /biroul
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
1.
______________________________________________________
______________________________________________________
2.
3.
______________________________________________________
______________________________________________________
4.
______________________________________________________
______________________________________________________
5.
______________________________________________________
______________________________________________________
6.
______________________________________________________
______________________________________________________
a)
_________________________________________________________
b)
_________________________________________________________
c)
_________________________________________________________
d)
_________________________________________________________
e)
_________________________________________________________
f)
_________________________________________________________
Alte precizri:
36
1. Cum este msurat randamentul n munc, eficiena activitii postului /funciei ? Care sunt efectele vizibile prin
care se poate deduce c sarcinile specifice postului au fost bine realizate ?____________________________________________
2. Care este calificarea cerut pentru a asigura un bun randament n aceast sarcin ?
nivelul de studii : ________________________ specializarea _______________________________________
alte calificri /diplome /atestri necesare:
2. Care sunt responsabilitile specifice acestui post i care este importana lor ?
Descriei n termeni de responsabiliti care pot atrage sanciuni de retrogradare, sanciuni materiale, financiare sau juridice
dac nu sunt ndeplinite (a rspunde de realizarea /buna execuie a anumitor activiti de supraveghereaetc.).
RASPUNDE DE
E. Exigenele postului
1. Ce abiliti practice /competene profesionale sunt necesare pentru
postul /funcia descris ?
a) Alegei 7 abiliti din lista de mai jos (marcai un x n ptratul din faa lor)
b) Facei o ierarhie cu cele 7 abiliti alese n prima etap. Pe liniua din faa
fiecrei din cele 7 abiliti alese (__ ), notai cu 1 pe cea mai important, cu 2 pe
cea aflat pe locul doi ca importan, cu 7 cea aflat pe locul 7 ca importan.
al celuilalt
___ndrzne
___provocator
___altruist
___operativ
___ambiios
___obiectiv
___atrgtor
___cooperant
___autoritar
___cu imaginaie
___calm
___cu iniiativ
___energic
___respectuos
___entuziast
___comunicativ
___flexibil
___constant
___ncpnat
___prudent
___inteligent
___adaptabil
___implicat
___deschis spre dialog
___rezervat
___metodic
___ pasionat
___diplomat
___detaat
___hotrt
___abil
___disciplinat
___de ndejde
___perseverent
___cinstit
___simul umorului
___optimist
___spontan
___prietenos
___sigur pe sine
___psihic puternic ___independent
___cu imaginaie ___plcut
___sentimental
___eficace
Copyright
Ticu Constantin
___sincer 2008 conf.
dr.
___original,
deosebit
tconst@uaic.ro
___cu intuiie
___exigent
___rbdtor
___adaptabil
___integru, demn ___perspicace
__temperat /echilibrat
___tolerant
___meticulos
___supus
___competitiv
___rafinat
___logic /raional ___receptiv (atent)
___popular
___ _____________?
Semntura:
37