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Sage ERP X3
Support de formation
Finance
Advanced Global
Version 6
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SOMMAIRE
SOMMAIRE .................................................................................................................................................... 2
1.
2.
3.
GENERALITES PARAMETRES...................................................................................................................... 35
LES DESTINATIONS COMPTABLES .................................................................................................................. 36
LES TRANSACTIONS DE REGLEMENT .............................................................................................................. 40
GROUPES DE PIECES AUTOMATIQUES ET PIECES AUTOMATIQUES ........................................................................ 42
SAISIE DES REGLEMENTS ............................................................................................................................. 44
PROPOSITION AUTOMATIQUE...................................................................................................................... 53
8.
SITUATION CLIENT.................................................................................................................................... 29
SITUATION FOURNISSEUR .......................................................................................................................... 29
BALANCES AGEES A DATE ............................................................................................................................ 31
FACTURES ............................................................................................................................................... 33
REGLEMENTS ........................................................................................................................................... 34
7.
6.
LA VALIDATION ...................................................................................................................................... 17
4.1.
4.1.
4.2.
5.
4.
PARAMETRES ........................................................................................................................................... 63
CAMPAGNES DE RELANCE ........................................................................................................................... 64
Page 2/97
9.
10.
10.1.
10.2.
10.3.
10.4.
10.5.
10.6.
10.7.
PARAMETRES ........................................................................................................................................... 74
SAISIE DES RELEVES ................................................................................................................................... 78
COMPTABILISATION DES RELEVES ................................................................................................................. 80
LA GESTION DE LA TVA ...................................................................................................................... 82
GENERALITES ........................................................................................................................................... 82
LANCEMENT DE LA TVA SUR LES DEBITS ........................................................................................................ 88
LANCEMENT DE LA TVA SUR LES ENCAISSEMENTS............................................................................................ 90
CAS DIMPUTATION ET TRAITEMENT TVA ...................................................................................................... 92
CAS NON GERES........................................................................................................................................ 95
CONTROLES ET UTILITAIRES ......................................................................................................................... 95
LES EDITIONS ........................................................................................................................................... 96
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Comptabilit Tiers
Facturation, Gestion des
chances, Consultation
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Facturation- Escomptes/agios
DONNEES DE BASE / Tables tiers / Escomptes/Agios
Les agios : taux et nombre de jours de retard par rapport lchance : sont
signifis en positifs
Taux annuel appliqu sur le montant total de lchance, au prorata du nombre
de jours de dcalage entre [date de rglement prvue] et [date relle de
rglement]
(base annuelle de 365 jours)
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Facturation-
Modes de rglement
Notes
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2.
Dans les <> fonctions de la compta tiers, on travaille sur les donnes du
rfrentiel gnral principal
Les autres comptes sont issus de la lecture des pices automatiques et
de lapplication des rgles de propagation.
Lors de la validation dun rglement, le fait gnrateur provient des
donnes du rfrentiel gnral principal
Le paramtrage de saisie des factures :
14
permet de dterminer lordre de saisie des plans, socit par socit, pour les
factures tiers clients et les factures tiers fournisseurs
pour une socit donne :
Comme pour les transactions de saisie pice, le fait quun type de rfrentiel ne soit pas saisissable
ne signifie pas quil soit non MAJ (si type de pice OK et si rgles de propagation OK sur compte,
propagation effectue) ( noter que ses axes sont prsents/affichs pour permettre leur alimentation
lors de la propagation)
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A contrario, le fait quun type de rfrentiel soit saisissable ne signifie pas quil soit mis jour. En effet,
si le type de pice ninclut pas le rfrentiel alors la propagation sera coupe.
Notes
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par rapport aux dates de validit des comptes, des donnes analytiques,
par rapport aux comptes interdits du journal
15
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2.2.2. La comptabilisation
Aprs la saisie de la facture, le passage en comptabilit peut tre :
retard, la facture tant alors mise en attente de validation
dclench de manire individuelle, facture par facture Bouton Validation
dclench de manire globale, pour un ensemble de factures Menu Facturation tiers
client ou fournisseur / Validation
dduite en fonction du contexte (et donc du traitement) mais modifiable :
Par exemple, en saisie de facture client, le collectif renseign en 1ire ligne du code comptable du
client est propos par dfaut pour la comptabilisation de la facture, ce mme collectif est aussi
propos pour la saisir du rglement sur le client,
dduite en fonction du contexte (et donc du traitement) mais non modifiable :
Par exemple, lors de la saisie dun impay, lutilisateur choisit ou non de passer la crance en crance
douteuse, le traitement allant alors rechercher le collectif client douteux ou le collectif client normal
utilise conformment au paramtrage (des pices automatiques) :
En standard, par exemple, la comptabilisation dune pice de F.A.R alimente le collectif F.A.R dfini
dans le code comptable du fournisseur,
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Notes
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3. LA FACTURATION TIERS
3.1. LA FACTURATION TIERS CLIENT
La fonction de saisie des factures tiers clients permet de grer la facturation client en dehors du cycle
commercial "type". Dans ce contexte, il n'est nullement question de grer la commande, le bon de
livraison avec la sortie de stock .
La saisie seffectue en alimentant :
Une zone den-tte
Un onglet en-tte
Un onglet ligne
Onglet En-tte
Le type de facture conditionne le sens du document
Les zones devise , rgime TVA, tiers payeur et escompte/agio sont
initialises par la fiche du client factur mais elles restent modifiables.
Les zones relance et relev sont des valeurs dpendantes de la condition
de paiement , du client et du mode de rglement
Onglet Lignes
Permet de saisir les informations de type gnral
Choix des comptes gnraux et au besoin des imputations
analytiques correspondantes
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Boutons
chances
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Autres fonctions
Barre doutils, Zoom, accs :
la pice comptable issue de la validation comptable du document
Pice comptable
Barre doutils, Fonctions, possibilit de :
Notes
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Onglet En-tte
Tant que la facture est en statut en attente la comptabilisation nest pas
possible . Cela permet dempcher la validation dun document dont les
imputations comptables ou analytiques ne sont pas encore connues ou
certaines
Le niveau de BAP : dpend dun paramtrage
Onglet Lignes Informations de nature gnrale
Mmes informations, caractristiques et mode opratoire que pour la facture tiers client
Onglet Adresse
Mmes informations que pour la facture tiers client
Boutons
chances et Validation : idem facture tiers client
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Autres fonctions
Barre doutils, Zooms, accs :
Pice comptable et Pice analytique : idem facture tiers client
Barre doutils, Fonctions, les possibilits sont:
Annulation comptable et Facture -> Avoir : idem facture tiers client
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Notes
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4. LA VALIDATION
4.1. LA VALIDATION UNITAIRE ET DE MASSE
Notes
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4.2.1. Principes
Dans le cadre de factures fournisseurs, les factures peuvent tre valides unitairement ou en masse
condition de disposer dun statut diffrent de En attente.
Statut facture en attente :
Depuis la fentre de facturation fournisseur (Comptabilit Tiers > Facturation > Facturation tiers
fournisseurs), le bouton Validation nest pas accessible.
De la mme manire le traitement en masse ne prendra en compte que les Factures/ Avoirs en statut
A valider
Des bornes de dates ainsi que des bornes de Numros de factures peuvent encore affiner la
slection.
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Notes
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chances
Remarque : L.e stockage dans la table GACCDUATE, ne dpend pas du fait quune pice soit ou non
coche gestion des chances. Par contre, laffichage et la gestion des chances depuis la fonction
de gestion des chances ncessite un type de pice coche gestion des chances.
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chances
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Au niveau utilisateur
NIVBONPAYE Niveau bon payer qui prcise le niveau maximum de bon payer auquel
lutilisateur a droit. Il peut donc positionner le flag toutes les valeurs avec comme valeur
maximum celle autorise.
CTLPAZ Contrle bon payer avec les valeurs possibles Bloquant/Non bloquant
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Ne concerne que les clients dont len-cours est Contrl ou Bloqu (onglet
Gestion, bloc En-cours de la fiche client)
Permet de passer le client de Contrl Bloqu :
si une chance au moins a un retard de paiement excdent le nombre de
jours indiqus
et si lcart entre le montant de len-cours rel et celui de len-cours autoris
est suprieur au montant minimum
Permet de passer le client de Bloqu Contrl :
si aucune chance na un retard de paiement excdent le nombre de jours
indiqus
et si lcart entre le montant de len-cours rel et celui de len-cours autoris
est suprieur au montant minimum
Notes
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Principes
Cette fonction permet de regrouper les chances des oprations enregistres pour un Tiers
(factures, avoirs) sur un relev. Il est possible de crer ces relevs manuellement, ou
automatiquement par l'utilisation de critres de slection. Un relev peut tre modifi avant sa
validation.
chances
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4.3.6.5.
Cas particuliers
4.3.6.6.
Relevs crditeurs
Comptabilisation
Uniquement si le paramtre SOICPT est Oui
Utilisation de la pice automatique dfini dans le paramtre GAUSOI
Si loption de comptabilisation est retenue, les relevs sont ncessairement mono site et mono
collectif, quelle que soit la valeur des paramtres SOIFCY et SOISAC
Se traduit par le lettrage des chances du relev avec lcriture gnre
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Dans le cas de la comptabilisation dun relev et dune gestion de TVA aux encaissements, il faut
imprativement que le type de pice permettant la comptabilisation du relev soit dclnchant
pour la TVA sur les encaissements.
Modification / Suppression / Impression
Pas de modification possible si le relev a t comptabilis
Dans le cas contraire, possibilit dappliquer les caractristiques du relev aux chances
constitutives (date chance et mode de rglement)
impression du relev dchance en fonction du code adresse dfini dans le paramtre SOIADD
Si le mode de rglement du relev est paramtr TRT papier 2/oui (table diverse n3), une traite
est dite en pied de relev
Notes
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5.4. FACTURES
Cette consultation permet didentifier les liens multiples existant entre les
factures et les rglements.
Elle se base sur les tables factures SINVOICE et PINVOICE, chances
GACCDUDATE, et rglements PAYMENTH et PAYMENTD.
Ne sont donc pas prises en compte les factures/chances issues directement
de la comptabilit.
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5.5. REGLEMENTS
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Transactions de rglements
crans et nombre donglets diffrents
tapes logiques de regroupement et de comptabilisation diffrentes
ditions diffrentes
Fichiers magntiques diffrents
critures comptables diffrentes
PARAMETRAGE / Comptabilit Tiers / Destinations
comptables
Destinations comptables
Schmas de comptabilisation diffrents
Comptes diffrents
Rgles de TVA diffrentes
Fonctions de gestion des rglements Comptabilit Tiers / Rglements / Saisie rglements
Pour une gestion unitaire
Comptabilit Tiers / Bordereaux de remise / Saisie remises
Saisie rglements
Saisie remises
Comptabilit Tiers / Avis de domiciliation / Saisie
Saisie domiciliations
domiciliations
Pour une gestion de masse
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BanqueCompte
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Code
Zone accessible (non obligatoire) pour les destinations de schma comptable BanqueCompte et
CompteTiers,
Permet dassocier la destination un code comptable de type Rglement, lequel contient les comptes
mouvementer selon que la ligne dimputation du rglement constate un gain ou une perte
Via paramtrage de la pice automatique, possibilit de construire le compte de gain/perte par
agrgation de segments de compte
Imputable
Zone accessible pour les destinations de schma comptable BanqueCompte et CompteTiers
Si coche, ouvre la possibilit daffecter la ligne de rglement une pice comptable mouvementant
le tiers du rglement [F:PYH]BPR
(le lettrage criture de rglement/pice comptable est conditionn par le paramtrage du groupe de
pices automatiques appliqu)
Si non coch, la ligne de rglement ne peut en aucun cas tre lie (et donc potentiellement lettre
automatiquement) avec une pice comptable existante
Imputation
Zone accessible si la destination est imputable
Permet de renseigner le type de pice propos par dfaut pour la destination, en saisie de la ligne de
rglement
En slection, sont aussi proposs les types de document renseigns dans les valeurs paramtres
BPCORDTYP et BPSORDTYP, dfinissant les types utiliss pour les chances dacompte sur
commandes clients et fournisseurs
Escompte agios
Zone accessible pour les seules destinations de schma comptable CompteTiers
Permet de disposer de 2 modes de calcul descompte/agios en saisie manuelle de lignes de
rglement
Concerne les seules chances rapproches disposant dun code escompte/ agios et pour lesquelles
lcart Date comptable du rglement vs Date dchance de lchance justifie la prise en compte
de ces frais/produits
Pour ce type dchance, la saisie dune ligne supplmentaire descompte/agio sur une destination
coche va se traduire par le calcul de lescompte/agio plutt que par la proposition du solde de
lchance
Gestion TVA
Zone accessible quel que soit le schma de compte
Permet de prciser si pour la ligne de rglement, la TVA doit ou non tre extraite :
Acompte : permet de dclencher le jeu dcriture pour la TVA/acompte. A noter que si ce choix est
retenu, le compte Acompte doit ncessairement tre paramtr avec Gestion TVA Compte dacompte
Rcup TVA/ et TVA/frais : fonctionnent de manire similaire, le montant saisi en ligne du rglement
tant alors analys comme un montant TTC sur la base duquel la TVA doit tre extraite (si le compte
est soumis TVA)
Mt maxi
Par rglement et par pice comptable impute, le montant de lescompte ou de la diffrence ne peut
excder le montant ci-indiqu
% maxi
Par rglement et par chance impute, le montant de lescompte ou de la diffrence ne peut excder
le pourcentage ci-indiqu.
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Impression obligatoire
Accessible ssi le code dition/traitement vaut CHE ou TRE
Implique que ldition conditionne la possibilit de passer ltape suivante
Comptabilisation en portefeuille
Reprsente ncessairement une 1ire tape de comptabilisation
Se fait ncessairement au niveau du rglement (par opposition au niveau bordereau)
Gnre une criture par rglement (hors cas des OD devises, des OD inter-tiers, )
Permet de choisir ou non dalimenter un portefeuille (n1, n2 ou n3)
lequel portefeuille peut alors tre consult
depuis la fiche client/fournisseur, barre doutils/Zoom/Effet non chu 1-2-3
depuis la situation client/fournisseur, onglet Risque
lequel portefeuille nest dcrment quaprs lancement de la fonction de dvalorisation du
portefeuille
Comptabilisation intermdiaire
Peut tre un premire tape (remise des chques encaisser) ou une deuxime tape de
comptabilisation (remise lescompte ou lencaissement des traites)
Se fait ncessairement au niveau dun bordereau
Gnre une criture par rglement figurant dans le bordereau (hors cas OD inter-tiers, )
Comptabilisation en banque
Ncessairement la dernire tape de comptabilisation (et parfois aussi la premire ex : premire et
dernire tape dans le cas des chques fournisseurs)
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Se fait soit au niveau du rglement (si premire et dernire tape de comptabilisation sans
regroupement sur bordereau = FCHQA), soit au niveau du bordereau (chques reus encaisser)
Gnre une ou plusieurs critures par rglement suivant le nombre dtapes et les choix de
regroupement escompte et encaissement
Regroup encaiss./escompte
Accessible si la transaction prvoit un regroupement sur bordereau de remise ou de domiciliation
Par rglement : 1 rglement=1 criture
Par bordereau/domiciliation : 1 bordereau=1 criture
Par date chance : 1 date dchance=1 criture
Groupe pice
Permet dassocier chaque tape de comptabilisation le groupe de pices automatiques utiliser
pour gnrer les critures comptables et effectuer le lettrage
En standard, livraison de 2 groupes de pices automatiques :
groupe STEP1 Premire comptabilisation qui doit ncessairement tre associ la 1ire tape de
comptabilisation
pour les chques fournisseurs, transaction mono tape avec Comptabilisation en banque , donc
associe STEP1
pour les chques reus clients, transaction avec 2 tapes, dont la 1ire est la Comptabilisation
intermdiaire, donc associe STEP1
pour les traites reues, transaction avec 2 tapes dont la 1ire est la Comptabilisation en portefeuille,
donc associe STEP1
groupe STEPN Nime comptabilisation qui doit ncessairement tre associ aux tapes suivantes
de comptabilisation
pour les chques reus clients, transaction avec 2 tapes, dont la 2ime est la Comptabilisation en
banque, donc associe STEPN
pour les traites reues, possibilit de paramtrer une transaction avec 3 tapes, la 2ime tant la
Comptabilisation intermdiaire donc associe STEPN et la 3ime tant la Comptabilisation en
banque, donc associe STEPN
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Les autres pices automatiques visent grer des problmatiques plus complexes savoir :
le cas des destinations comptables paramtres comme devant gnrer une criture spare de
lcriture principale de rglement
le cas du collectif et/ou tiers payeur/pay diffrent du collectif et/ou tiers comptabilise sur lchance
impute
le cas dune devise de rglement diffrente de la devise de tenue de la banque (suivant que la
destination prvoit ou non une pice spare)
le cas dune devise dchance diffrente de la devise de rglement ou de la devise socit
Plus prcisment :
ACCBP
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Apparaissent :
les chances dacompte
les chances rattaches un relev (si non comptabilis)
les chances du site renseign
les chances ayant un mode de rglement diffrent de celui de la transaction
les chances issues de la saisie dOD, si le type de pice le prvoit (Gestion chances oui)
comme par exemple celles gnres pour une criture dimpay, une criture de relev comptabilis,
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Renseigne si la ligne de rglement porte sur un compte suivi en analytique (compte descompte/agio
ou de frais bancaires de la destination, compte collectif du client/fournisseur, )
Accessible si le paramtrage du compte le prvoit (zone Crible nature)
Unit / Quantit - ([F:PYA]QTYANA)
Initialise selon le paramtrage de la nature
Rpartition
Accessible ds lors que le compte la ligne est suivi en analytique ; pas de Valeur par dfaut.
Axes
Accessibles suivant le paramtrage de la nature.
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6.6.
les actions possibles sont :
Bouton Supprimer
Suppression du rglement et la facture/chance est de nouveau libre pour tre impute sur un autre
rglement.
Bouton Suivi
Permet de voir quelle est la prochaine tape
Bouton Validation
Permet de lancer la validation comptable du rglement
(que ce soit la mise en portefeuille ou la remise en banque)
Barre doutils,
ZOOM Pice comptable permet daccder lcriture gnre.
6.6.1.1.
6.6.1.2.
6.6.1.3.
Page 49/97
6.6.1.4.
6.6.1.5.
6.6.1.6.
6.6.1.7.
6.6.1.8.
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Possibilit de rajouter/sortir un rglement du lot quel que soit son tat (Saisi, En
banque, )
Un lot est mono socit et mono transaction de rglement
Lattribution dun n de lot un rglement suit les rgles suivantes :
En saisie de rglement, mettre * dans la zone Lot de saisie du rglement et
au moment de la cration/enregistrement, un nouveau n est
automatiquement gnr
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Dans tous les cas, certaines chances ne sont jamais prises en compte par la
proposition automatique :
les chances associes des factures -documents non comptabiliss
les chances cdes un factor
les chances fournisseurs non bonnes payer
Ne sont pas non plus prises en compte les chances dont le mode de
rglement ne fait pas partie de la liste des modes autoriss en proposition
automatique
Il en dcoule quune chance sans mode de rglement nest jamais prise en
compte par la fonction de proposition automatique, pour quelque transaction
que ce soit.
97
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6.7.3.2.
6.8.
Ils peuvent tre saisie ou gnrer automatiquement partir dun lot.
7.
Permet de regrouper les traites fournisseurs mises sur un bordereau davis de domiciliation
Ces avis de domiciliation sont soit saisis manuellement soit gnrs automatiquement
Depuis lavis, il est possible de gnrer le fichier magntique de rponse (Acceptation de payer la
traite) ds lors que le fichier de LCR/BOR a prcdemment t import pour tre rapproch de lavis
pour acceptation.
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8.
8.1.1.1.
8.2.
La comptabilisation en portefeuille doit tre prvue dans la transaction de rglement correspondante.
Sachant que la mise en portefeuille peut tre faite :
soit directement depuis le rglement, via le bouton Validation, rglement aprs rglement,
soit globalement, pour un ensemble de rglements via cette fonction
Au niveau du rglement
Le statut du rglement passe de Saisi ou Accept En portefeuille
Le bouton Suivi permet de connatre le numro de lcriture gnre et le numro du compte de mise
en portefeuille
8.2.1.1.
Ne sont concerns que les rglements pour lesquels ltape de remise intermdiaire a t prvue, en
loccurrence les chques reus remis lencaissement (dans le paramtrage standard)
Sachant que la remise intermdiaire peut tre faite :
soit directement depuis le bordereau/domiciliation, via le bouton Validation, bordereau/domiciliation
aprs bordereau/domiciliation,
soit globalement, pour un ensemble de bordereaux/domiciliations via cette fonction
Au niveau du bordereau/domiciliation MAIS aussi de chacun des rglements constitutifs
Le statut du bordereau/domiciliation/rglement passe de Bordereau Saisi Sur compte intermdiaire
Depuis le bordereau/domiciliation/rglement, le bouton Suivi permet de connatre le numro de(s)
criture(s) gnre(s) au titre de la comptabilisation du bordereau/ domiciliation/rglement et le
numro du compte de remise intermdiaire.
8.2.1.2.
La comptabilisation en banque
8.3.
La comptabilisation en banque concerne tous les rglements quelle que puisse tre la transaction.
Par contre, la remise en banque peut intervenir diffrents niveaux :
pour les virements clients reus, ds que le rglement est saisi, il peut directement tre remis en
banque
soit en activant le bouton Validation au cas par cas, depuis chaque rglement
soit via cette fonction.
pour les chques reus clients, la remise en banque intervient en 2ime et dernire tape comptable
Les chques sont dabord saisis, puis regroups sur un bordereau de remise pour permettre ldition
de la remise de chques. Pour le bordereau, la 1ire comptabilisation (remise des chques
lencaissement) peut tre excute. Et une fois la remise intermdiaire comptabilise, la remise en
banque peut son tour tre valide
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soit en activant le bouton Validation au cas par cas, pour chacun des bordereaux
soit via cette fonction
Au niveau du rglement/bordereau/domiciliation :
le statut du bordereau/domiciliation/rglement passe En banque
sachant que suivant le paramtrage de la transaction, il peut passer En banque alors quil tait
prcdemment :
Saisi
En portefeuille
Bordereau saisi
Domiciliation saisie
Bordereau sur fichier
Sur compte intermdiaire
Depuis le rglement/bordereau/domiciliation, le bouton Suivi permet de connatre le numro de(s)
criture(s) gnre(s) au titre de la remise en banque du bordereau/domiciliation/ rglement et le
numro du compte de banque.
8.4.
8.4.1.1.
Retour acceptation
8.4.1.2.
Affectation banque
9.
Permet daffecter automatiquement une banque aux rglements pour lesquels celle-ci nest pas
encore renseigne
De fait, pour certaines transactions de rglements, la saisie de la banque nest pas obligatoire lors de
la cration du rglement (La mise en portefeuille par exemple)
Mais pour pouvoir comptabiliser une remise intermdiaire ou une remise en banque, la banque est
indispensable .
Le renseignement de la banque a posteriori peut se faire :
en retournant en saisie de rglement et en la rajoutant sur le rglement,
en masse, partir dun pool bancaire, suivant certaines rgles daffectation (Affectation banque)
en masse, ou au cas par cas, sans rgle daffectation particulire (Saisie banque)
Ne sont ligibles laffectation bancaire que les rglements dont ltat est Saisi ou Accept ou En
portefeuille.
Sage ERP X3 Finance Advanced Global
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9.1.1.1.
Saisie banque
Permet daffecter voire r-affecter une banque des rglements pour lesquels celle-ci nest pas
encore renseigne ou mal renseigne
Affichage du tableau des rglements non affects ou affects tort
pour chaque ligne possibilit de slectionner une banque
possibilit de faire une MAJ de colonne, pour les lignes en dessous de la ligne courante
possibilit de modifier laffectation dun rglement
9.1.1.2.
Remise magntique
9.2.
Ne sont concerns que les bordereaux/domiciliations pour lesquels la gnration du fichier
magntique a t prvue
Sachant que la gnration du fichier magntique peut tre faite :
soit directement depuis le bordereau/domiciliation, via le bouton Fichier banque,
bordereau/domiciliation aprs bordereau/domiciliation,
soit globalement, pour un ensemble de bordereaux/domiciliations via cette fonction
Fichier trace de gnration des fichiers magntiques
Les fichiers sont gnrs sous le rpertoire BQE du dossier applicatif, conformment la structure
retenue dans la transaction et dfinie depuis PARAMETRAGE/Comptabilit Tiers/Fichiers/ Bancaires
(fichiers ASCII) ou PARAMETRAGE/Comptabilit Tiers/Paramtres Vir. Commerciaux (fichier EDI)
9.2.1.1.
Fonction permettant dimporter le fichier des effets prsents la banque pour acceptation
Lobjectif tant ensuite de les rapprocher des effets dj en portefeuille et de les accepter ou de les
rejeter
Limport de ce fichier peut tre chan avec le rapprochement en automatique des effets imports
avec les effets existants, rapprochement se traduisant alors par la cration des domiciliations
correspondantes.
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Le traitement ne tient pas compte des traites dj sur domiciliation, mme si ce dernier nest que saisi
et non valid en comptabilit
9.2.1.2.
9.3.
Permet de gnrer destination des banques un fichier en rponse aux domiciliations reues.
Fichier pouvant galement tre gnr pour un relev particulier depuis les fonctions Saisie
domiciliations ( condition quil sagisse dun relev import de la banque) et Rapprochement
manuel par le biais du bouton Fichier banque
Structure du fichier REPLCRBOR dfini depuis PARAMETRAGE/Comptabilit Tiers/Fichier bancaire
9.3.1.1.
Dvalorisation de portefeuille
10.
Permet de grer finement lun des aspects du risque client, savoir lexistence de traites remise en
banque non chues
Car permet de diminuer le portefeuille (onglet Risque en situation client/fournisseur) des traites
remises en banque dont la date dchance est antrieure celle renseigne dans la fonction.
10.1.1.1.
10.2.
Permet de dcaler la date dchance dun rglement et plus particulirement celle des traites
Ne sont ligibles la prorogation que les rglements tant un statut antrieur En portefeuille
(Saisi/Accept)
Mode opratoire : slectionner une une les traites proroger et indiquer la nouvelle date dchance
ainsi que le libell de lcriture de prorogation, puis Enregistrer
Rsultat :
Soit gnration dune criture de prorogation selon que le compte deffet est paramtr ou non avec
un modificateur mois ou quinzaine
Soit simple modification de la date dchance sur le rglement et lcriture comptable correspondante
10.2.1.1.
Impays
10.3.
Se traduit par la mise jour du statut du rglement de En banque Impay
Le bouton Suivi permet de retrouver le numro de pice de limpay
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118
11.1.
POINTAGE MANUEL
Ce traitement permet de pointer les critures de banque par rapport au relev bancaire papier sans
avoir saisir ou importer les relevs.
Intrt : pouvoir pointer les critures comptables et/ou les mouvements du relev bancaire import (ou
saisi) sans aucun contrle dquilibre ou de cohrence
(ex : suite une reprise dtaille des critures par exemple)
Attribution dun code pointage constitu dune astrisque *
12.
12.1.
POINTAGE AUTOMATIQUE
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Que le relev nest pas dj t import (via solde dbut relev et date du solde dbut)
De la correspondance entre la banque mettrice du fichier import avec la banque destinataire (via le
RIB)
De lgalit entre le solde du prcdent relev import et le solde dbut du relev importer
Possibilit dimprimer la liste et le contenu des relevs imports (RELBANK01 et RELBANK02).
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12.2.
DEPOINTAGE
13.
tape 1 : premire slection des lignes afficher pour dpointage
Critres : banque, montant de la ligne, code pointage, borne dbut date de pointage
tape 2 : affichage, dpointage manuel ou automatique
Manuel : clic droit slection + enregistrer
Automatique : bouton Auto avec bornes de dates de pointage et bornes de codes pointage
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Relances
127
14.1.
PARAMETRES
Paramtres gnraux, Chapitre TRS, groupe FUP
FUPADD, code adresse de relance (fiche tiers), sinon adresse de paiement de lchance
(nouveau champ de code adresse de paiement, BPAPAY sur la table des chances);
FUPLEVn (n=1 9), code litige associ chaque niveau de relance;
RPTDSTn (n=1 2) (niveau site): code destination associ aux modes de relances (1=lettre,
2=e-mail, pas de destination pour 3=tlphone & 4=fax);
voir la fonction ddie aux destinations (previsu, imprimante, fichier, message);
FUPRPTDIR: (niveau utilisateur, groupe FUP), rpertoire de gnration des fichiers
(normalement de type lettres);
Local ou sur le serveur dimpression, et exprim sous une forme telle que E:\relances\ ou
\\Fup_temp\ (anti-slash la fin);
Danciennes valeurs paramtres FUPAMT, FUPBPC, FUPCDT, FUPCTL, FUPCUR, FUPFCY
et FUPMAX ont t remplaces par la notion de groupes de relances (Paramtres/
Comptabilit Tiers)
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14.2.
CAMPAGNES DE RELANCE
15.
Slection des chances selon diffrents critres:
Socit ou groupes de socits, site, groupes de relances, compte collectif, type de client
(factur ou payeur) et plage de client;
user, mode de paiement, client groupe, client risque, reprsentants, classe ABC, codes
statistiques,etc;
Contrle global client par client;
Puis, chance par chance, contrle et modification de diverses caractristiques (date dchance,
niveau de relance, code descompte/agios, addresse de relance, code litige, mode de relance) ainsi que
saisie de commentaire;
Validation de la campagne gnration de lettre et envoi
de-mails (pas de validation = simulation )
Epuration des campagnes termines;
Fin de la campagne via des tches CRM;
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Page 65/97
15.1.1.2.
Page 66/97
15.1.1.3.
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Page 68/97
Page 69/97
Page 70/97
Page 71/97
15.3.
Page 72/97
15.3.2.
15.3.3.
Page 73/97
15.3.4.
16. LA GESTION DES NOTES DE FRAIS
16.1.
PARAMETRES
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----------------- Bloc imputation----------------------------Code comptable = Dfinition du compte de frais utiliser pour la comptabilisation des critures.
Code taxe = Si le code comptable exploite un compte soumis TVA, il convient dindiquer ici le code
de TVA exploiter.
----------------- Bloc accessibilit--------------------------Il est possible dexiger la saisie dun commentaire sur la ligne de frais en cochant la case
correspondante.
Code accs : Permet de mettre un verrou au niveau du code frais
Date de dbut et date de fin de validit : Permet dedlimiter lexploitation du code frais dans le temps
----------------- Bloc Type de valorisation ----------------Valeur fixe = le montant de frais est saisie par lutilisateur. Il peut comprendre une valeur par dfaut
ainsi quune valeur plafond.
Valeur utilisateur = le montant de frais dpend des valeurs paramtres saisis au niveau de lutilisateur
Accs : Paramtrage / Utilisateurs / Utilisateurs Onglet Paramtres chapitre Tiers Groupe EXP
Clic droit Dtai saisie des valeurs de EXPAMT1 EXPAMT9
Frais Kilomtriques : La valorisation des frais kilomtriques seffectue en fonction du croisement de
deux tables de base :
Menu local tiers 2807 = Kilomtrage pour frais
Menu local tiers 2808 = Catgorie vhicule pour frais
La valeur des paramtres EXPMIL (Kilomtrage pour frais) et EXPVHL (Catgorie vhicule pour frais)
au niveau dossier, socit, site ou collaborateur (= utilisateur)
En saisie de frais de type 'Frais kilomtriques', le taux de remboursement du kilomtre est alors
dduit, pour le collaborateur courant, partir de ses valeurs EXPMIL/EXPVHL (ou celle du site de la
note, ) et de leur croisement dans la table des indemnits kilomtriques.
----------------- Bloc sections analytiques ----------------Les axes prchargs dans le tableau correspondent aux axes par dfaut dfinis pour l'entit Frais
pour notes de frais.
En fonction du paramtrage, les sections analytiques sont modifiables. Celles-ci tant initialises
conformment au paramtrage des sections par dfaut.
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Le croisement entre la table des tranches kilomtriques et la table des catgories de vhicules pour
frais permet de dterminer le cot kilomtrique utiliser en saisie de relev de frais.
Laccs au menus locaux 2807 et 2808 peut se faire de deux manires :
Paramtrage / Paramtres gnraux / Menus locaux ( Module Tiers)
Dveloppement / Dictionnaires de donnes / Tables / Menus locaux - Messages
Menu Local 2807 Kilomtrage pour frais
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16.2.
Montant effectivement
rembourser et donc comptabilis
166
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Lentre en saisie des relevs, dmarre par le choix de la priode de saisie Bouton
Les valeurs paramtres sont dfinies dans :
Paramtrage / Paramtres gnraux / Valeurs paramtres Chapitre TRS Groupe EXP
Par opposition, lutilisateur COMM (Commercial) voit la fonction GESEXS limite labsence de 1
bloque laccs au montant TTC, code de TVA et zone visa.
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16.3.
167
Le traitement peut tre gnr partir des seules lignes de relev vises.
La manire dont lcriture sera gnre dpend des critres de regroupement choisi dans lcran de
comptabilisation (1 collaborateur par relev) ainsi que du paramtre EXPFCY
Accs : Paramtrage / Paramtres gnraux / valeurs paramtres
Chapitre TRS / Groupe EXP -Choix pour un relev Mono ou multi-site.
La comptabilisation des NDF gnre des OD.
Quand une OD est cre, pour toute ligne tiers de la pice, il y a cration dune chance.
Cette chance a comme mode de rglement le mode dfini dans le type de pice (si celui-ci est
coch Gestion chances et Mode rglement diffrent de vide). Si le type de pice na pas de mode
rglement, le mode de rglement provient de la condition de paiement du payeur/pay (suivant
paramtre PAYTERMVAL).
Dans le cas des OD de NDF, les critures sont passes, dans le cas le plus gnral, sur des tiers
divers (et la configuration avec PAYTERMVAL nest pas applicable).
Il est important de prvoir la comptabilisation de lOD sur un type de pice avec mode de rglement
de faon ce que lchance gnre contienne un mode car SEULES les ECHEANCES avec
MODE de rglement sont PRISES en COMPTE dans les PROPOSITIONS automatiques de
REGLEMENTS.
Lors de la comptabilisation des critures, si un type de pice et un journal sont saisis, la
comptabilisation se fera sur ces lments.
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Dans le cas contraire, en labsence de saisie de type de pice et journal, X3 utilisera le type de pice
associ au tiers divers cr.
Donnes de base / Tiers / Tiers Onglet compta Zone Type de pice pour les notes de frais
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GENERALITES
VAT = Type fonctionnel = Actif permet de disposer dans les diffrents crans des informations
relatives la gestion des taxes.
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cocher TVA/encaissements :
type de pice pour les rglements
type de pice pour les OD inter-tiers et inter-collectifs
type de pice pour les reprises dacomptes
type de pice pour les impays clients
type de pice pour les relevs dchances clients/fournisseurs
Par contre
type de pice pour les escomptes de rglement avec TVA/encaissements : ne pas cocher
TVA/encaissements.
type de pice pour lOD de TVA, pour les factures recevoir ou mettre, pour les avoirs recevoir :
ne pas cocher TVA/dbits ni TVA/encaissements
17.2.
Les zones dfinir sont les suivantes :
Zone Gestion TVA ------------------------Prise en compte des valeurs de cette zone par le traitement de dclaration de TVA
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Non soumis
Utilis pour un compte ne contenant jamais des montants reprsentant une base pour le calcul de la
TVA ni des montants de TVA dclarer. La ligne dcriture ne contient alors jamais aucun taux de
taxe
Exemples :
les comptes de classe 1/3/4 (sauf TVA) et 5
le compte 445500 de TVA dcaisser
les comptes 4458* de TVA rgulariser
Soumis
Utilis pour un compte constituant une base de TVA. La ligne dcriture contient alors ncessairement
un taux de taxe.
Exemples :
les comptes de classe 2/6 et 7
Compte de TVA
Utilis pour un compte contenant des montants de TVA dclarer dans la CA3
La ligne dcriture contient alors ncessairement un taux de taxe
Exemples :
les comptes 445* de TVA dductible et collecte
TVA CEE
Utilis pour un (le) compte contenant le montant de TVA collecte sur les acquisitions auprs des
fournisseurs CEE
La ligne dcriture contient alors ncessairement un taux de taxe
Exemple :
le compte 445200 de TVA due intra communautaire
Compte dacompte
Utilis pour les comptes contenant le montant TTC dun acompte client/fournisseur
La ligne dcriture contient alors ncessairement un taux de taxe
Exemple :
les comptes dacomptes clients (419*) et fournisseurs (409*)
Zone Imputation taxe ----------------------------------------Zone accessible si Gestion TVA diffrent de Non soumis
Prise en compte des valeurs de cette zone par le traitement de dclaration de TVA
Collecte ventes
Classe 7
Compte 665000 descomptes accords
Comptes 4457* de TVA collecte
Compte 445200 de TVA/acquisitions intra communautaire
Collecte immos
Compte 775200 de produits de cession dlments dactifs corporels
Dductible achats
Classe 6
Compte 775000 descomptes obtenus
Compte 775000 descomptes obtenus
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17.3.
18.
Les zones prsentes dans la dtermination des taux de taxe sont les suivantes :
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Page 86/97
Page 87/97
18.2.
TVA s/dbit
184
18.2.1.
18.2.2. Principes
Que la dclaration soit gnre en rel ou en simulation, lissue du traitement, possibilit dditer
ltat DCLVATDEB1 Dclaration TVA/dbits.
Attribution automatique dun numro de requte chaque dition de DCLVATDEB1, et ce pour en
permettre la r-dition.
Compteur du numro de requte dfini depuis la table daffectation des compteurs.
Rdition possible via ltat DCLVATDEB2 Rimp. dclaration TVA/dbits avec impression ou non
du dtail des critures constitutives.
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18.3.
18.3.1. Algorithme
Page 89/97
18.4.
18.4.1. Principes
18.5.
Que la dclaration soit gnre en rel ou en simulation, lissue du traitement, possibilit dditer
ltat DCLVATENC1 Dclaration TVA/encaissements.
Attribution automatique dun numro de requte chaque dition de DCLVATENC1, et ce pour en
permettre la r-dition.
Compteur du numro de requte dfini depuis la table daffectation des compteurs.
Rdition possible via ltat DCLVATENC2 Rimp dclaration TVA/encaiss. avec impression ou non
du dtail des groupes de lettrage.
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18.5.1. Algorithme
Algorithme prsentant le cas le plus simple, savoir le rglement total dune facture avec uniquement
de la TVA/encaissements.
18.5.2.
Le fait de r excuter le traitement une deuxime fois, avec les mmes critres, permet de traiter les
critures enregistres et/ou lettres et/ou dlettres postrieurement la 1ire dclaration en rel.
Possibilit daffichage dune trace contenant la liste des oprations non prises en compte car ne
rpondant pas aux critres ou contenant une anomalie.
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18.6.
Page 92/97
Page 93/97
Page 94/97
18.7.
Factures multi-tiers
Car impossible de dterminer la part des montants HT/TTC associs chaque tiers
Rglement partiel imput sur plusieurs factures avec TVA/encaissements
le rglement par un tiers donn de N factures gnre une pice avec une seule ligne dcriture sur le
tiers soldant les N factures. La ligne de rglement et les lignes de facture constituent un groupe de
lettrage unique
le fichier des critures ne contient donc pas linformation du montant imput sur chacune des factures
ni mme linformation du fait quune des factures est solde.
18.8.
CONTROLES ET UTILITAIRES
18.8.1. Contrles
Message davertissement TVA/dbits
En saisie de pice, affichage du message Attention, les critures enregistres sur ce type de pice ne
seront pas prises en compte dans la dclaration de TVA.
Apparition du message si la valeur paramtre CONTVAPCE est active et ds lors quun taux de taxe
Dbit est utilis sur un type de pice non dclenchant pour les dbits.
Messages davertissement TVA/dbits et TVA/encaissements
En saisie de pice, la modification d une criture comportant de la TVA dclare dclenche un
message d avertissement Cette pice comporte de la TVA dclare.
Dans la fonction de paramtrage des types de pices, ds lors quon dcoche un des flags
TVA/dbits ou TVA/encaissements, affichage du message Attention ce type de pice comporte de
la TVA dclare ds lors quil y a au moins une pice associe ce type qui comporte de la TVA
dclare.
Impossibilit de supprimer une criture ds lors quun montant de TVA a t dclar.
18.8.2. Utilitaires
Lutilitaire TVA dclare permet de slectionner un ensemble de ligne dcritures sur des comptes
Soumis et Compte de TVA et de modifier le seul montant de TVA dclare .
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18.9.
LES EDITIONS
CONTVAPCE
tat permettant deffectuer un contrle de cohrence des informations de TVA :
correspondance entre le montant reprsentant la base HT (compte Soumis) et le montant de TVA
comptabilis (compte Compte de TVA) en recalculant la TVA par rapport au taux de TVA,
cohrence du type dimputation taxe (Collecte ventes, Dductible achats, ) du compte portant la
base et du compte portant le montant TVA
Donne la liste de toutes les pices pour lesquelles il y a un cart entre la TVA recalcule et la TVA
effectivement comptabilise. Sachant quil est possible dindiquer un seuil en dessous duquel la
diffrence (cart stricte en montant et en devise de saisie) est considre comme non significative
Ncessit dditer CONTVAPCE avant toute dclaration de TVA afin dliminer dventuelles erreurs
de saisie.
CONTVAENC
dition permettant de justifier le solde des comptes de TVA sur encaissements
Donne la liste des critures des Comptes de TVA pour lesquelles le taux de taxe la ligne est de
type Encaissements
Lignes extraites des comptes clients, fournisseurs ou autres
Normalement, correspondance entre le cumul fin ddition et le solde du compte de
TVA/encaissements.
GLVATGEN
dition permettant dobtenir un rcapitulatif par compte normal (Soumis, Compte de TVA et Compte
dacompte) des lignes dcritures alimentant un taux taxe donn
Critres de slection disponible : taux de taxe, compte, critures lettres
En fin ddition, rcapitulatif des lignes par taux puis par site et par taux.
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18.9.1.
18.10.
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