Sunteți pe pagina 1din 3

T6.

Sistemul 20 chei
1. Introducere n sistemul 20 de chei
2. Structura sistemului 20 de chei
3. Etapele de implementare i progresul n sistemul 20 de chei
4. Sistemul 20 de chei i ISO 9000
1. Introducere n sistemul 20 de chei
Sistemul 20 de chei este cea mai eficient metod pentru o
companie de a produce sau de a presta servicii mai calitativ, mai repede i
mai ieftin Barry Venter, preedinte ODI (Organization Development
International), Johannesburg, august 2001.
Sistemul 20 de chei a fost conceput i se aplic cu succes n
ntreprinderile mari i mici, de stat i private, industriale i prestatoare de
servicii, naionale i internaionale, cu diferite forme de organizare a
produciei. Cteva exemple elocvente de implementare cu succes a
sistemului
sunt:
Konica,
Gillete,
Siemens,
Seiko,
Marks&Spenser.
La fel cu succes este aplicat Sistemul 20 de chei i n ntreprinderile
din Republica Moldova: Moldagrotehnica S.A., Orhei-Vit S.A.,
Artima S.A., Aroma S.A., Macon S.A., Franzelua S.A., FloareCarpet S.A., etc. Sunt evidente i primele rezultate: sporirea vnzrilor,
dublarea productivitii, mbuntirea productivitii, diminuarea
pierderilor i rebuturilor, creterea bunstrii colaboratorilor, accesul la
pieele externe.
Acest concept cuprinde multe metode i tehnici deja cunoscute, dar
avantajul este c aici ele sunt sistematizate, fiind oferite soluii practice
pentru realizarea lor, astfel nct ntreprinderile care aplic Sistemul 20 de
chei devin mai competitive pe plan internaional, mai ales n domeniul
managementului calitii. Sistemul 20 de chei are cinci nivele, primul fiind
inferior, urmtoarele fiind n cretere. Nivelul cinci nseamn c s-a fcut
totul i se face i n continuare pentru atingerea nivelului maxim.

Conceptul 20 de chei reprezint un program practic de mbinare


sinergic a mbuntirilor principale n diferite chei, care se afl n relaii
de interdependen, astfel nct ntreprinderea s poat produce mrfuri de
calitate superioar mult mai repede, mult mai uor i la costuri mult mai
reduse dect nainte. De asemenea, Sistemul 20 de chei ofer
ntreprinderilor modalitatea de elaborare a unui program de implementare
practic i concret pentru a satisface propriile necesiti, pornind de la
condiiile existente, obiectivul final fiind efectuarea unei revoluii n
cadrul organizaiei (exprimat prin dublarea productivitii, prin reducerea
cu 50% a timpului de fabricaie, procesarea produselor, informaiilor,
eliminarea reclamaiilor privind calitatea produselor). Indiferent de profilul
ntreprinderii: producia n mas sau o gam larg de produse n loturi mici,
indiferent de domeniul de activitate i de ara n care se afl, ea poate
efectua schimbri revoluionare implementnd cele 20 de chei.
2. Structura sistemului 20 de chei
Cea mai semnificativ particularitate a Sistemului 20 de chei
rezid n faptul c aceasta reprezint nu numai o simpl totalitate de msuri
performante, metode i tehnici de mbuntire a calitii, ci are drept scop
principal integrarea sistemic ale acestora. Rezultanta acestei integrri este
atingerea efectului de sinergie i anume: aceste 20 de chei sunt
interdependente, nct mbuntirile ce au loc n una din chei duc, n mod
automat, mbuntiri n cadrul celorlalte 19 chei.
Cheia 1 (curenia i organizarea) reprezint linia de start: niciodat
nu e prea devreme sau prea trziu a v angaja n curs. Acest sistem nu
numai c ncepe cu implementarea Cheii 1, el revine la Cheia 1 pentru
efectuarea reevalurilor necesare, ori de cte ori, ntreprinderea
nregistreaz anumite progrese n celelalte chei, apropiindu-se de nivelul
cinci, asigurndu-se meninerea suportului fundamental al cureniei i
organizrii.
Funcia principal a Cheii 2 (raionalizarea sistemului de conducere /
alinierea obiectivelor) este de a ajuta conducerea i maitrii din producie
s-i coordoneze metodele i s alinieze obiectivele pentru atingerea

scopului final. Aceast cheie are un rol esenial, indiferent de modalitatea de


combinare a cheilor utilizat de ntreprindere.
Cheia 3 (activitatea echipelor de mbuntire) este fundamental i
reprezint mecanismul prin intermediul cruia toi angajaii depun eforturile
n procesul de mbuntire pentru a spori calitatea produciei.
Cheia 20 (tehnologia de vrf / tehnologia cunotinelor aplicate)
susine toate celelalte chei, deoarece mbuntirile n cadrul lor sunt
condiionate de perfecionarea continu n domeniul tehnologiei de vrf i al
tehnologiei cunotinelor aplicate; i viceversa, mbuntirile n cheia 20
depind de mbuntirile n celelalte 19 chei.
Cheia 11 (sistemul de asigurare a calitii) indic mai bine n timp
ce Cheia 6 (evaluarea procesului de producie) i Cheia 19 (economisirea
energiei i a materialelor) indic mai ieftin, iar Cheia 4 (reducerea
stocurilor i a produselor intermediare) indic mai repede.
Prin urmare, o ntreprindere i-ar putea stabili obiectivul de a atinge
nivelul 3 n Cheia 11 pentru reducerea n jumtate a ratei defectelor, nivelul
3 n Cheia 4 pentru reducerea stocurilor cu 50% (sau nivelul 4 pentru a le
reduce cu 75%) i nivelul 4 n Cheia 6 pentru reducerea n jumtate a orelor
de lucru i, respectiv, dublarea productivitii.
n aceast ordine de idei, nu trebuie s uitm c toate cheile sunt
legate de obiectivul major consolidarea calitii produciei. De asemenea,
cele 20 de chei interacioneaz i servesc drept mobil principal pentru
ascensiunea spre succes.
Succesiunea implementrii celor 20 de chei i atingerea nivelurilorint, n fiecare cheie pot fi realizate n funcie de punctul vulnerabil al
organizaiei sau de domeniul n care ea dorete s realizeze performanele,
cum ar fi reducerea reclamaiilor privind calitatea, reducerea timpului de
fabricare / procesare a produselor / informaiilor i / sau dublarea
productivitii prin diminuarea cheltuielilor. De exemplu, dac scopul
principal al unei ntreprinderi este consolidarea procesului de producie prin
dublarea productivitii, ea va implementa cele 20 de chei prin fixarea unor
puncte de reper necesare pentru atingerea nivelului patru n Cheia 6
(evaluarea procesului de producie).

3. Etapele de implementare i progresul n sistemul 20 de chei


n general, o ntreprindere care a decis mpreun cu angajaii s
implementeze Sistemul 20 de chei n vederea atingerii scopurilor, trebuie s
elaboreze un program pe termen mediu de 3 ani. Implementarea sa
presupune urmtoarele etape:
Pregtirea. Pe parcursul acestei etape, ntreprinderea studiaz Conceptul 20
de chei i ncepe implementarea Cheii 1 (curenia i organizare).
ntreprinderea efectueaz o analiz preliminar a nivelurilor sale curente.
Chiar i pe durata acestei etape preliminare, e posibil ca ea s fac pai
importani, opernd mbuntiri substaniale.
Introducerea. n general, aceast etap corespunde primului an al
programului respectiv. Toi studiaz principiile de baz ale Conceptului 20
de chei, aplicndu-le n activitatea de zi cu zi.
Promovarea. Aceast etap corespunde, n linii mari, anului doi al
programului. Pe durata acestei etape, principiile Sistemului sunt aplicate
tuturor activitilor de producie, iar angajaii nsuesc aceste principii,
efectund concomitent i activiti de mbuntire mai ambiioase.
Implementarea complet. Conceptul 20 de chei i activitile de
mbuntire constituie un aspect esenial al culturii corporative i permit
organizaiei s-i ating scopul de dublare a productivitii.
Cnd o ntreprindere i organizeaz procesul de producie ntr-un
anumit mod, pentru o perioad ndelungat de timp, angajaii ei se gndesc
din ce n ce mai puin la noile modaliti de schimbare care ar permite
mbuntirea procesului de producie. Stabilitatea duce la satisfacerea de
sine.
Primul pas n revoluionarea unei ntreprinderi este determinarea cu
o anumit precizie a poziiei organizaiei respective n raport cu
ntreprinderile concurente din ar (lume). Odat evaluat situaia actual a
organizaiei, putem mai uor elabora planuri pe termen scurt, mediu i lung
pentru a efectua mbuntiri i a atinge obiectivele.
De asemenea, este oportun ideea aprecierii activitii ntregii
ntreprinderi prin prisma Sistemului 20 de chei. Se organizeaz o edin a
tuturor angajailor (sau pentru conducerea de nivelul mediu i superior dac

ntreprinderea este mare) i se explic sensul Conceptului 20 de chei i al


sistemului de evaluare de cinci puncte, folosind diverse materiale
ilustrative. Dup aceasta, fiecare participant la edin urmeaz s
completeze anonim o fi de evaluare.
Muli angajai, dar mai ales managerii, nu doresc s accepte faptul
c, n anumite domenii, ntreprinderea lor este inferioar concurenilor din
ar sau din regiune, ceea ce face dificil efectuarea unei aprecieri obiective.
Dup ce angajaii iau cunotin de rezultatele evalurii i, deci, de
poziia organizaiei lor fa de alte companii sau ntreprinderi, ei
contientizeaz mai uor slbiciunile propriei ntreprinderi i devin mai
motivai n depirea lor. Cnd fiecare angajat realizeaz necesitatea
efecturii mbuntirilor, vei constata cu surprindere ct de repede crete
entuziasmul i spiritul competitiv.
4. Sistemul 20 de chei i ISO 9000
De curnd un ir de ntreprinderi care implementeaz Sistemul 20 de
chei au fost certificate conform standardelor ISO 9000. Dei setul de
standarde ISO 9000 ine n fond de domeniul implementrii Cheii 11
(sistemul de asigurare al calitii), el de asemenea se refer i la celelalte
chei. Implementarea celor 20 de chei ajut ntreprinderile s se pregteasc
i s obin certificare ISO 9000:

Cheia 2 (raionalizarea sistemului de conducere / alinierea


obiectivelor): regulamentele de munc ce structureaz i definesc n mod
clar domeniile de responsabilitate.

Cheia 7 (zero supraveghere a proceselor): pagina cu proceduri


standard de operare ajut la clarificarea i la fluidizarea proceselor
operaionale.

Cheia 5 (schimbarea momentan a tehnologiei): sistemul un singur


fiier accelereaz extragerea documentelor i a altor informaii.

Cheia 1 (curenia i organizarea): ordinea i curenia ireproabil la


locul de lucru i eliminarea produselor neconforme (rebuturi).
Firete, cheile care in de certificarea ISO 9000 sunt cele care
vizeaz obligaiuni, proceduri sau standarde de calitate. Deoarece
Sistemul 20 de chei incorporeaz aceste aspecte, ntreprinderea nu va fi
nevoit s stabileasc un program special ca supliment la
implementarea celor 20 de chei avnd drept scop pregtirea sistemului
su de calitate pentru un audit ISO.

Pe lng avantajele directe deja descrise, implementarea Sistemului


20 de chei permite stabilirea rapid a unui concept comun la scara ntregii
ntreprinderi. n acest fel, un rol important i revine campaniei de atingere a
scopurilor cum ar fi mbinarea deciziilor luate de sus n jos cu sugestiile
venite de jos n sus i, n ultima instan, obinerea certificrii ISO 9000.
Atunci cnd sunt confruntate cu un audit din afar, ntreprinderile
care au implementat curenia i organizarea (Cheia 1) i sistemul un
singur fiier (Cheia 5) vor impresiona, n mod sigur, auditorii prin
facilitile pe care le-au realizat i prin rapiditatea furnizrii informaiilor
solicitate.