Guvernul Romniei

HOTRRE Nr. 500*)

din 18 mai 2011
privind registrul general de eviden a salariailor
Publicat n: Baza de date "EUROLEX"

*) Declinare de rspundere: Textul prezentei forme actualizate nu are

caracter oficial.
**) Not:
Text realizat la G&G CONSULTING, Departamentul juridic (D.A.)
Cuprinde modificrile prevzute n:
H.G. Nr. 1.105/02.11.2011 Publicat n M.Of. Nr. 798/10.11.2011
Articolele care au suferit modificri sunt marcate cu albastru n
Cuprins.
Pentru a le vizualiza, selectai articolul i dai click pe butonul Istoric.
n temeiul art. 108 din Constituia Romniei, republicat, precum i al art. 34
alin. (7) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat,
Guvernul Romniei adopt prezenta hotrre.
Art. 1 - Prezenta hotrre stabilete metodologia de ntocmire i completare a
registrului general de eviden a salariailor, denumit n continuare registru,
nregistrrile care se efectueaz, precum i orice alte elemente n legtur cu
acesta.
Art. 2 - (1) ncadrarea n munc a unei persoane se realizeaz, potrivit
prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, numai prin
ncheierea unui contract individual de munc, n temeiul cruia persoana fizic,
n calitate de salariat, se oblig s presteze munca pentru i sub autoritatea unui
angajator, persoan fizic sau juridic, n schimbul unei remuneraii denumite
salariu.
(2) Fiecare angajator are obligaia de a nfiina i transmite la inspectoratul
teritorial de munc un registru general de eviden a salariailor i de a-l
prezenta inspectorilor de munc, la solicitarea acestora.
(3) Angajatorii care au nfiinat sucursale, agenii, reprezentane sau alte
asemenea uniti fr personalitate juridic, crora le-au delegat competena

ncadrrii personalului prin ncheierea de contracte individuale de munc, pot

delega acestora i competena nfiinrii registrului.
(4) Au obligaia de a nfiina i transmite registrul la inspectoratul teritorial
de munc i misiunile diplomatice i oficiile consulare ale altor state n
Romnia, respectiv, dup caz, institutele culturale i reprezentanele comerciale
i economice ale altor state n Romnia, pentru personalul angajat local care are
cetenia romn sau reedina permanent n Romnia.
(5) Completarea i transmiterea registrului se fac de ctre una sau mai multe
persoane nominalizate prin decizie scris de ctre angajator.
(6) Angajatorii pot contracta serviciul de completare i transmitere a
registrului prin ncheierea, cu respectarea dispoziiilor art. 20 alin. (5) din Legea
nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i
completrile ulterioare, de contracte de prestri servicii cu prestatori nregistrai
la inspectoratele teritoriale de munc, care i desfoar activitatea n condiiile
prevederilor legale n vigoare.
(7) Prestatorii prevzui la alin. (6) nu pot subcontracta, la rndul lor,
serviciile de completare i transmitere a registrului ncredinate de angajator.
(8) n situaia prevzut la alin. (6), angajatorul are obligaia informrii, n
scris, a inspectoratului teritorial de munc despre ncheierea contractului de
prestri servicii.
(9) Contractarea serviciului de completare i transmitere a registrului nu
exonereaz angajatorul de obligaiile stabilite de prezentul act normativ.
(10) Angajatorii/prestatorii care opereaz efectiv n registru au obligaia s
prelucreze datele cu caracter personal ale salariailor angajatorilor, cu
respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificrile i completrile
ulterioare.
(11) Procedura i actele pe care angajatorii sunt obligai s le prezinte la
inspectoratul teritorial de munc pentru obinerea parolei se stabilesc prin ordin
al ministrului muncii, familiei i proteciei sociale.
Art. 3 - (1) Registrul se ntocmete n form electronic.
(2) Registrul se completeaz n ordinea angajrii i cuprinde urmtoarele
elemente:
a) elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele, codul
numeric personal - CNP, cetenia i ara de provenien - Uniunea European UE, non-UE, Spaiul Economic European - SEE;
b) data angajrii;
c) perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea;

d) funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor din

Romnia (COR) sau altor acte normative;
e) tipul contractului individual de munc;
f) durata normal a timpului de munc i repartizarea acestuia;
g)*) salariul de baz lunar brut i sporurile, astfel cum sunt prevzute n
contractul individual de munc;
_____________
*) Elementul prevzut la lit. g) se completeaz n registrul general de
eviden a salariailor i pentru contractele individuale de munc deja
nregistrate, pn la data de 15 decembrie 2011. (a se vedea art. II din H.G. nr.
1.105/2011)
h) perioada i cauzele de suspendare a contractului individual de munc, cu
excepia cazurilor de suspendare n baza certificatelor medicale;
i) data ncetrii contractului individual de munc.
Art. 4 - (1) Completarea, respectiv nregistrarea n registru a elementelor
prevzute la art. 3 alin. (2), i transmiterea registrului se fac dup cum
urmeaz:
a) la angajarea fiecrui salariat, elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a) g) se nregistreaz n registru cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii
activitii de ctre salariatul n cauz;
b) elementul prevzut la art. 3 alin. (2) lit. g) se completeaz i pentru
contractele individuale de munc deja nregistrate, n termen de 90 de zile de la
data intrrii n vigoare a prezentei hotrri;
c) elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. h) se nregistreaz n registru n
termen de maximum 20 de zile lucrtoare de la data suspendrii;
d) elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. i) se nregistreaz n registru la
data ncetrii contractului individual de munc/la data lurii la cunotin a
evenimentului ce a determinat, n condiiile legii, ncetarea contractului
individual de munc;
e) pentru salariaii detaai, angajatorul de baz completeaz perioada
detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea, anterior nceperii
detarii.
(2) Orice modificare a elementelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a), c) - g)
se nregistreaz n registru cel trziu n ziua lucrtoare anterioar mplinirii
termenului de 20 de zile lucrtoare prevzut la art. 17 alin. (5) din Legea nr.
53/2003, republicat. Excepie fac situaiile n care modificrile se produc ca
urmare a unei hotrri judectoreti sau ca efect al unui act normativ cnd

nregistrarea n registru se face n ziua n care angajatorul se prezum, potrivit

legii, c a luat cunotin de coninutul acestora.
(3) Orice corecie a erorilor survenite n completarea registrului se face la
data la care angajatorul a luat cunotin de acestea.
Art. 5 - (1) Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munc n
format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmtoarele modaliti:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspeciei
Muncii;
b) prin e-mail, pe baz de semntur electronic;
c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munc n format
electronic, nsoit de o adres de naintare semnat de angajator.
(2) Evidena registrelor, respectiv a datelor cuprinse n acestea, transmise de
angajatori/prestatori de servicii, se ine ntr-o baz de date organizat la nivelul
Inspeciei Muncii.
(3) Procedura privind transmiterea registrului n format electronic se
stabilete prin ordin al ministrului muncii, familiei i proteciei sociale, dup
adoptarea soluiei tehnice a registrului n format electronic i n funcie de
aceasta.
Art. 6 - (1) Angajatorii sau, dup caz, prestatorii de servicii au obligaia de a
completa i transmite registrul la inspectoratul teritorial de munc n a crui
raz teritorial i au angajatorii sediul sau domiciliul, dup caz, cel trziu n
ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre primul salariat, cu
obligaia completrii acestuia conform art. 3.
(2) Unitile fr personalitate juridic care au competena nfiinrii
registrului au obligaia de a completa elementele contractului individual de
munc conform art. 3 i de a transmite registrul, n termenele prevzute la art.
4, la inspectoratul teritorial de munc n a crui raz teritorial i desfoar
activitatea, cu ndeplinirea obligaiilor prevzute de prezenta hotrre.
Art. 7 - Registrul se pstreaz n form electronic la sediul angajatorului i,
dup caz, la sediul sucursalei, ageniei, reprezentanei sau al altor asemenea
uniti fr personalitate juridic, care au delegat competena nfiinrii
registrului.
Art. 8 - (1) Angajatorul are obligaia de a ntocmi un dosar personal pentru
fiecare dintre salariai, de a-l pstra n bune condiii la sediu, precum i de a-l
prezenta inspectorilor de munc, la solicitarea acestora.
(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puin urmtoarele
documente: actele necesare angajrii, contractul individual de munc, actele
adiionale i celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea i ncetarea
contractelor individuale de munc, acte de studii/certificate de calificare,

precum i orice alte documente care certific legalitatea i corectitudinea

completrii n registru.
(3) La solicitarea scris a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este
obligat s i elibereze acestuia:
a) copii ale documentelor existente n dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind nscrierile
referitoare la persoana sa i/sau un document care s ateste activitatea
desfurat de acesta, durata activitii, salariul, vechimea n munc, n meserie
i n specialitate, astfel cum rezult din registrul general de eviden i din
dosarul personal, n termen de cel mult 15 zile de la data solicitrii.
(4) Documentele sunt eliberate n copie certificat de reprezentantul legal al
angajatorului sau de persoana mputernicit de angajator pentru conformitate cu
originalul.
(5) Registrul electronic i dosarele personale ale fiecrui salariat se vor pstra
n condiii care s asigure securitatea datelor, precum i pstrarea lor
ndelungat i corespunztoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001,
cu modificrile i completrile ulterioare. Angajatorul rspunde pentru
asigurarea acestor condiii, precum i pentru orice prejudiciu produs
salariatului, sau oricrei alte persoane fizice sau juridice, prin nclcarea acestor
obligaii.
(6) n msura n care, din motive obiective, angajatorul se afl n
imposibilitatea de a elibera documentele prevzute la alin. (3), salariatul sau
fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munc din raza cruia
angajatorul i desfoar activitatea eliberarea unei adeverine din care s
rezulte elementele coninute n registru, astfel cum a fost ntocmit i transmis de
ctre angajator. Inspectoratul teritorial de munc n cauz elibereaz
documentul, n baza registrului electronic transmis de angajator, n termen de
cel mult 15 zile de la data solicitrii.
Art. 9 - (1) Constituie contravenii urmtoarele fapte svrite de angajatori,
persoane fizice sau juridice:
a) netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de munc
prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a) - g), cel trziu n ziua lucrtoare anterioar
nceperii activitii de ctre salariatul n cauz;
b) refuzul de a pune la dispoziie inspectorului de munc registrul n format
electronic, precum i dosarul personal al salariailor;
c) necompletarea elementelor contractului individual de munc conform art.
3, respectiv netransmiterea registrului n termenele prevzute la art. 4;
d) completarea registrului de ctre alte persoane dect cele prevzute la art. 2
alin. (5) sau alin. (6);

e) completarea registrului cu date eronate sau incomplete;

f) alterarea sau tergerea datelor din registru, precum i intervenia
neautorizat asupra aplicaiei informatice a registrului.
g) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea
inspectoratelor teritoriale de munc cu privire la prestatorii de servicii;
h) refuzul angajatorului de a elibera copii dup documentele prevzute la art.
8 alin. (3), solicitate de ctre salariat;
i) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7);
j) nerespectarea prevederilor art. 7.
(2) Contraveniile prevzute la alin. (1) se sancioneaz dup cum urmeaz:
a) cea prevzut la lit. a), cu amend de 10.000 lei pentru fiecare persoan
primit la munc fr transmiterea la inspectoratul teritorial de munc a
registrului completat cu toate elementele contractului individual de munc, fr
ca amenda total cumulat s depeasc suma de 50.000 lei;
b) cele prevzute la lit. b) - c), cu amend de la 5.000 lei la 8.000 lei;
c) cea prevzut la lit. d) - f) i i) cu amend de la 3.500 lei la 5.000 lei;
d) cea prevzut la lit. g) cu amend de la 2.000 lei la 5.000 lei;
e) cea prevzut la lit. h) i j) cu amend de la 300 lei la 1.000 lei.
(3) Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de ctre
inspectorii de munc.
(4) Contravenientul poate achita n cel mult 48 de ore jumtate din minimul
amenzii contravenionale prevzute la alin. (2) lit. b) - e).
(5) Aplicarea contraveniilor i sanciunilor prevzute la alin. (1) i (2) se
face cu respectarea:
a) art. 22 din Convenia de la Viena privind relaiile diplomatice, respectiv
ale art. 31 din Convenia de la Viena privind relaiile consulare referitoare la
inviolabilitatea localurilor misiunilor diplomatice, respectiv ale oficiilor
consulare;
b) art. 31 din Convenia de la Viena privind relaiile diplomatice, respectiv ale
art. 43 din Convenia de la Viena privind relaiile consulare referitoare la
imunitatea de jurisdicie a agenilor diplomatici, respectiv a agenilor consulari.
Art. 10 - Prevederile art. 9 se completeaz cu dispoziiile Ordonanei
Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraveniilor, aprobat cu
modificri i completri prin Legea nr. 180/2002, cu modificrile i
completrile ulterioare.
Art. 11 - (1) Inspecia Muncii adopt soluia tehnic privind registrul n form
electronic i aplicaia informatic pentru completarea i transmiterea registrului
de ctre angajatori.

(2) Inspectoratul teritorial de munc distribuie aplicaia informatic

angajatorilor care au obligaia de a nfiina i transmite registrul.
Art. 12 - (1) Inspecia Muncii asigur accesul autoritilor i instituiilor
publice la datele din registru, pe baza unor aplicaii de interogare specifice, cu
asigurarea msurilor de protecie a datelor cu caracter personal. Condiiile,
procedura de lucru i limitele accesului la informaii se stabilesc, n condiiile
legii, de Inspecia Muncii prin protocoale de colaborare ncheiate cu autoritile
i instituiile publice solicitante.
(2) n scopul combaterii muncii nedeclarate materializat prin nenregistrarea
contractelor individuale de munc n registru, Inspecia Muncii beneficiaz de
accesul la bazele de date deinute de autoriti i instituii publice, privind
evidena populaiei, declaraii i nregistrri fiscale/vamale, asigurri i prestaii
sociale, precum i orice date i informaii utile activitii de control.
(3) Pentru familia ocupaional de funcii bugetare "diplomaie", prevederile
art. 4 - 6 se aplic n condiiile stabilite printr-un protocol de colaborare ncheiat
ntre Ministerul Afacerilor Externe i Inspecia Muncii.
Art. 13 - Registrele nfiinate i nregistrate n conformitate cu prevederile
Hotrrii Guvernului nr. 161/2006 privind ntocmirea i completarea registrului
general de eviden a salariailor, cu modificrile i completrile ulterioare, se
pstreaz i se arhiveaz de ctre angajatori, n condiiile legii.
Art. 14 - (1) Prezenta hotrre intr n vigoare la data de 1 august 2011.
(2) La data intrrii n vigoare a prezentei hotrri se abrog Hotrrea
Guvernului nr. 161/2006 privind ntocmirea i completarea registrului general
de eviden a salariailor, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I,
nr. 172 din 22 februarie 2006, cu modificrile i completrile ulterioare.
PRIM-MINISTRU
EMIL BOC
Contrasemneaz:
Ministrul muncii, familiei i proteciei sociale, interimar,
Emil Boc
Ministrul administraiei i internelor,
Constantin-Traian Iga
Ministrul afacerilor externe,
Teodor Baconschi
Ministrul finanelor publice,
Gheorghe Ialomiianu
_____________