Universitatea din Bucureti

Facultatea de Administraie i Afaceri

Program Master: ARPAM II

Disciplina: Redactare de documente

Tema: Corespondena protocolar

Profesor coordonator:
Prof. Nina Vrgolici

Student:
Cojanu Madalina

Bucureti
2016

CUPRINS

CAPITOLUL I. INVITAIILE .......3

CAPITOLUL II. SCRISORILE DE FELICITARE
I FELICITRILE (PRETIPRITE).9

CORESPONDENA PROTOCOLAR
Relaiile civilizate ntre doi parteneri de afaceri determin un anumit tip de scrisori
ocazionate de diverse prilejuri. Corespondena protocolar se refer la invitaii, felicitri,
scrisorile de felicitare i diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al
instituiei respective. Acest tip de coresponden se practic i la nivel nalt, ntre omologi.

Capitolul I. Invitaiile
Invitaiile se trimit unor persoane importante pentru firm i sunt adresate din partea unei
persoane din conducere.
Invitaiile privesc n special coctailurile, dejunurile, recepiile (la nivel nalt), conferinele
organizate n cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la srbtorirea unor angajai,
ziua porilor deschise etc.
Cu toate c telefonul nlocuiete astzi o mare parte din comunicarea scris, la invitaii este
obligatorie comunicarea scris. Invitaia scris este un mod de prezentarea a gazdei i a
evenimentului care are loc, dar ea informeaz i despre locul, data, cauza desfurrii respectivei
manifestri.
Invitaiile nu sunt numai bilete de intrare, ci i cri de vizit ale gazdei. O invitaie de
afaceri nu trebuie doar s-l fac pe destinatar s atepte cu nerbdare participarea la petrecere
(manifestare), ea trebuie s pun i prestigiul expeditorului ntr-o lumin favorabil. Invitatul
primete scrisoarea i astfel se realizeaz primul contact ntre el i evenimentul ce va urma.
Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, mrimea, culoarea, grafica folosite, dar i
coninutul trebuie s conlucreze la obinerea efectului dorit. Individualitatea i creativitatea
formulrii pot influena valoarea i atractivitatea evenimentului.
Structura unei invitaii cuprinde urmtoarele elemente:

 denumirea i sigla firmei;

numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia;
formularea invitaiei;
evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);
scopul ntlnirii (petrecerii);
data, ora;
locul;
instruciuni speciale;
unde se poate rspunde.
Invitaia oficial cuprinde titlul gazdei fr nume, dar adaugarea numelui nu reprezint o
greeala.

Exemplu:
Preedintele Fundaiei ....

Sau

Preedintele Fundaiei...
Domnul Marian Lzrescu

De asemenea, o invitaie poate fi transmis n numele unui individ sau al unui grup:
Preedintele Fundaiei . . . . . .
Domnul Marian Lzrescu
i
Membrii Consiliului de Administraie

n afar de numele gazdei, pe invitaie mai poate fi trecut numele unei personaliti de al crei
prestigiu beneficiaz evenimentul. nainte de a-i imprima numele, ne vom asigura c aceast
persoan este de acord, prezentndu-i proiectul textului. Exemplu:

Sub patronajul
Preedintelui Crucii Roii
Domnul .....

O invitaie poate fi nominal sau nenominal. Spunem despre o invitaie c este nominal
dac n text este scris (cel mai indicat de mn) numele invitatului. Pe invitaie se va scrie fie
titlul invitatului fr nume, fie numele i titlul, fie doar numele. Pe invitaia nenominal nu este
scris numele invitatului.
Formulele cele mai utilizate sunt:
,,are placerea s v invite la ..."
,,v roag s ii facei onoarea de a participa (de a asista) la ."
,,v roag s onorai cu prezena dumneavoastr ..

Pentru motivul invitaiei, gazda trebuie s aleag cuvintele, formula cea mai potrivit
pentru a clarifica scopul (motivul) invitaiei.
Formule folosite:
,,n onoarea"

,,cu prilejul."
,,la dejunul n onoarea..."
,,la cina oferit cu ocazia . ..."
,,la semnarea acordului ntre . . . ,"
,,la inaugurarea pavilionului ..."
,,la vernisajul...."
,,la o recepie cu ocazia vizitei delegaiei .
n ceea ce priveste data i ora, acestea trebuie precizate cu mare exactitate. (Cnd se
stabilete data se ine cont de disponibilitatea invitailor). De exemplu, n cazul unei invitaii la
cin, vom scrie ora 1900 i nu incepand cu ora 1900. Este bine s se indice i o ora limit; n acest
caz, cunoscnd dinainte durata activitii, invitaii i pot organiza mai bine timpul. Exemplu.:
Joi, 30 septembrie 2003, de la ora l900 la ora 2100.
Dac se cere punctualitate, aceasta trebuie motivat. Exemplu:
,,Deoarece evenimentul este televizat, v rugm s nu ntarziai".
Locul constituie adresa exact (eventual o schi). O adres cuprinde numele cldirii
(dac are nume), numele slii, strada i numrul (aceste detalii vor evita multe telefoane inutile).
Exemplu:
La Hotel Ambasador
Salonul Rou
Bulevardul Magheru nr. 2, sector 1, Bucureti
n finalul invitaiei destinatarul este rugat s confirme participarea. Se menioneaza un
numar de telefon unde se vor primi confirmrile, o persoan de contract i o dat limit.

n ultimul timp, n loc de ,,V rugm s confirmai participarea dv. pn cel mai trziu pe
20.06 2005 (tel.: 231.56.56, doamna Ana Popescu)", se folosete din ce n ce mai des formula
R.S.V.P., o abreviere a formulei din limba franceza "Repondez s'il vous plait" - "Rspundei v
rugm" i este urmat de un numar de telefon sau fax. De asemenea, se poate aduga: ,,nainte de
Exemplu:
R.S.V.P. nainte de .
Tel./fax: 2315656
Instruciuni speciale
Este important, dac evenimentul o cere, indicarea pe invitaie a inutei: ,,inut de sear"
sau ,,inut de zi", aceasta va ajuta ca fiecare invitat s se simta bine; se vor da i alte informaii
pentru a-i ajuta pe inviati (de exemplu: ,,parcare special n spatele hotelului" sau ,,n caz de
ploaie se amn .. sau se va desfura."
Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc de exprimare
n slujba mesajului care trebuie transmis. Invitaia scris trebuie s rein atenia invitailor care
vor veni. Pentru aceasta, resursele grafice sunt foarte utile.n primul rnd, n ceea ce privete
textul, dimensiunea caracterelor, pentru anumite cuvinte i grupuri de cuvinte, spaiul ntre ele,
dar i culoarea invitaiei i forma sa, n al doilea rnd, prezena simbolurilor, emblemelor,
blazoanelor, are o mare importan. Una din regulile grafice const n a nu utiliza dect un singur
tip de caractere pe aceeai invitaie. Resursele grafice contribuie n egal msur i la rezolvarea
problemelor de ierarhie ntre diferite personaliti. Astfel, preedintele unei asociaii, directorul
unui muzeu etc, vor avea grij ca numele sau titlul ministrului care prezideaz evenimentul, s
fie scris cu caractere mai mari decat cele utilizate pentru ei. Pentru litere, negrul este culoarea
admis. 1
Invitaiile trebuie trimise cu suficient timp naintea evenimentului, pentru ca invitaii s-i
poat rezerva timpul necesar. Uzana protocolar pretinde ca invitaiile s primeasca un rspuns
prompt. Rspunsul de confirmare sau refuz se poate realiza printr-o scrisoare sau telefonic.
1 Louis, Dussault. Protocol instrument de comunicare, Bucuresti: Editura Galaxia, 1996, p. 86

Refuzul invitatiilor de afaceri o tem sensibil din cel puin dou motive:
1. ntre partenerii de afaceri nu exist de regul o relaie aa intens ca ntre prieteni; invitaiile
sunt mai rare i au o valoare mai mare;
2. invitaiile din partea partenerilor de afaceri sau ale clienilor au aproape ntotdeauna o
importan pentru afaceri: se ntrein relaiile existente sau se ntemeiaz altele noi. n unele
mprejurri se ajunge chiar la negocieri i la ncheieri de contracte, de aceea n domeniul
afacerilor este mai indicat s se accepte o invitaie, chiar n ciuda unor probleme. Dac totui nu
se poate da curs invitaiei, este indicat s se trimit o scrisoare n care s se menioneze motivul
sau motivele refuzului; se mulumete pentru invitaie, se ureaz gazdei succes la festivitatea
organizat i eventual se fixeaz n perspectiv o invitaie reciproc i sau o alt ntalnire. Dac
relaia de afaceri permite, invitatul poate propune un ,,nlocuitor", astfel nu va lsa impresia c
evenimentul nu prezint interes pentru el i firma sa.
Scrisoarea de invitaie la nivel nalt: este obligatoriu ca scrisoarea de invitare s se
adreseze de omologul celui invitat. Echivalena rangului se stabilete la nivelul conductorului
delegaiei invitate. Este totdeauna tiprita i are caracter diplomatic; poate fi precedat de un fax
pentru operativitate, ns trimiterea prin curier a invitaiei originale este obligatorie. 2 Are antetul
instituiei (stema, alte nsemne sau elemente distinctive, numele instituiei celui care invit).
Scrisoarea de invitaie ncepe cu o fraz de politee care s exprime bucuria de a
comunica, n cazul n care este primul contact dup numirea n funcie, se adreseaz felicitri
(chiar daca acestea au fost transmise la investitura, prin intermediul ambasadei); n cazul
invitaiei la nivel nalt se face o rememorare a ultimelor contacte.
Coninutul propriu-zis - cuprinde invitaia concret, precizndu-se perioada i locul. Se va
clarifica caracterul vizitei (invitaiei): de curtoazie, de lucru sau vizit oficial). De asemenea, n
coninutul invitaiei se va preciza scopul vizitei (invitaiei). Dup definirea generic a scopului,
se face o succint propunere de agend a ntlnirii. Agenda ntalnirii nu se stabilete concret n
scrisoarea de invitaie, aceasta este stabilit ulterior de experii celor dou pri, dup primirea
scrisorii de acceptare.
Finalul scrisorii de invitare este o fraz de politee i trebuie s cuprind asigurarea
adresantului de respectul de care se bucur i faptul c se ateapta un rspuns.

2 Victor, Alistar; Ion, Popescu-Slaniceanu. Op. cit., p. 80.

Capitolul II. Scrisorile de felicitare i felicitrile (pretiprite)

Scrisorile de felicitare i felicitrile pot fi trimise: colaboratorilor, furnizorilor, prestatorilor
de servicii, politicienilor, reprezentanilor diverselor instituii, omologilor etc., cu diferite
prilejuri: Anul Nou, srbatori naionale, numiri n funcie, aniversri etc. Cel mai important prilej
l reprezint Anul Nou i srbatorile de iarn. ntrebarea este ce alegem? Scrisoarea sau
felicitarea pretiparita.
Scrisorile de la sfaritul anului conin mai mult decat urri. Ele au un caracter mai personal
i indic stadiul unei relaii. Scrisoarea poate fi scris de mn, iar daca textul este scris la
maina, atunci formula de adresare i incheiere se va scrie de mn. Scrisoarea trebuie s fie
scris ct mai cite i s lase o bun impresie estetic. Ea cuprinde elementele de structur ale
oricrei scrisori.
Felicitarea este cea mai bun alegere n cazul relaiilor mai puin stranse. Exist o
multitudine de prezentri n forma pretiparit. Urarile pretiparite vor conine o not personal
dac vor fi completate cu cteva randuri scrise de mn. Formula de incheiere se va scrie
obligatoriu de mn.
Pentru a putea ntreine bune contacte profesionale, fiecare firm trebuie s aib o baz
proprie de date cu adresele actualizate ale colaboratorilor, lucru care de multe ori este ignorat,
dar de care depinde succesul comunicrii ntre parteneri.
Alegerea de felicitri pretiprite i de cadouri publicitare, pentru anul nou, trebuie s se
ncheie din luna noiembrie. De asemenea, urrile de la sfritul anului trebuie s ajung la
destinatar cu cateva zile inainte de Crciun, deoarece se tie c majoritatea firmelor au vacan n
ajunul acestor srbtori. Corespondena trebuie expediat cu o sptmn nainte de Crciun.
Faxul nu este mijlocul de comunicare indicat pentru urrile de sfarit de an, cu o excepie, dac
cineva a fost uitat, n ultim instana se va trimite urarea prin fax, decat deloc.