sta erin bs Lida. Rosalia Lape Pacheco de AldanaUniversidad Galileo - EvaluaNET - http://evaluanet galileo.eduf CODIGO: TEC1744-74460C-059130-04V79 Cédigo de acceso para descargar material de apoyo ylo resolver autoevaluaciones. Visién Digital Primera Impresién Agosto 2013 Derechos reservados del autor Autor: Licda. Rosalina Lépez Pacheco de AldanaTABLA DE CONTENIDO Capitulo 1 Introduccion 1. Base de datos. 2. Llave Primaria 3. Llave Fordnea 4. Relaciones...... Capitulo 2 Secuencia légica para el desarrollo de las Bases de Datos en Access Creacién de la Base de Datos... Generacién de la estructura de la BD Creacién de las relaciones. Generacion de formularios.... Preparacion de los formularios y/o subformularios. Ingreso de Datos. Creacién de Consultas Generacién de Informes. Generacion de Menus. Capitulo 3 Mantenimiento de Bases de Datos 3.1 Ingreso a Access 3.2 Creacién de una Base de Datos 3.3. Creacién de la estructura de la base de Datos. 3.4 Mantenimiento a las tablas de ta Base de Datos. 3.4.1 Generacion de la estructura... A. Crear a tabla Departamento. B. Definir los campos... set C._ Definir Liaves Primarias 3.4.2 Crear una relacion A. Establecer las relaciones entre las tablas, B. Modificar una relacién C._Eliminar una relacién 0. 3.4.3 Impresién de Modelo Entidad Relacién en Access. 3.4.4 Errores en la creacion de Relaciones... 1. Relacién de llaves con diferentes tipos de datos. 2. Relacién de uno a uno. 3. Datos infringen las reglas de integridad 4, Relacién Indeterminada.... 3.4.5 Eliminar tabias en la Base de Datos. 3.4.6 Cambiar el nombre @ una tabla... Capitulo 4 Formularios e Ingreso de Datos 4.4 Formularios. 4.4.4 Crear un formulario. 4.1.2 Encabezadosipie de formulario y botones para cerrar un formulario, ‘A. Modificar el tipo de letra y tamafio del encabezado. B. Deshabilitar los botones de cerrar, minimizar, maximizar y C. Aplicar reglas de validacién para el ingreso de los datos. CENAMERONS 10 10 10 13, 14 15 16 7 18 21 2 22 22 23 24 30 36 40 41 42 44 44 45 43 50 50 50, 51 52 56 59 604.1.3 Ingresar Datos 62 4.1.4 Errores al ingresar los Datos. . 63 4.1.5 Generar botones de cuadro combinado....... ves 5 4.1.6 Formulario/Subformularios wT 4.1.7 Cambios en Subformularios yio formularios. . at 4.1.8 Eliminar un formulario - oe 8B 4.1.9 Generar Mentis en ACCESS.......cn svvneee 89 ‘A. Menii de Formularios... sense 89 B. Ment de Consultas ones - sons OT. C. Ment de Informes sven 7 nssnenneneenee OQ D. Mend Principal... sense 106 E. Iniciar Access con el meni de una base de datos. 7 sons 13, Capitulo 5 Consultas 5. Generacién de Consuttas......cc:ssne vo seseneene 15 5.1 Consultas de seleccién.... - otenennnnee AS 5.1.1 Consultas de seleccién de una tabla os 116 5.1.2 Consultas de varias tablas 5.1.3 Modificaciones en las consultas. 5.1.4 Borrar una consulta. 5.1.5 Ordenamiento de datos. - 7 5.1.6 Campos calculados en una consulta osenenene 1M 5.1.7 Formato de salida en campos numéricos. : 136 5.1.8 Consultas de seleccién utilizando criterios de busqueda......... 137 Ejemplo 1 os Ejemplo 2: Ejemplo 3... Ejemplo 4: 5.1.9 Envio de parametros en una consulta Ejemplo 1.... Ejemplo 2. Ejemplo 3: : 5.1.10 Agrupacion de datos Ejemplo 1 Ejemplo 2 Capitulo 6 informes 6.1 Generacién de Informes. 6.2 Crear un informe... 8.3 Imprimir un informe... 6.4 Grabar (guardar un informe) 6.5 Crear Informe de datos agrupados Tips A. Defina tipo y tamafio de campos en sus tablas y/o consultas ......- soon TS B. Configurar el formato y/o carpeta de almacenamiento...... coeneeee ATE C. Generacién de calculos temporales en los formularios.. one 177 Ejercicios practicos ese - . seen 183 Proyecto final 196 Ejercicios tedricos 197Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Capitulo 1 Introduccion Esta introduccion contiene los conceptos generales de Base de Datos Relacionales (llaves primarias, llaves fordneas, relaciones, Integridad Referencial, etc.) 1. Base de datos Una base de datos contiene un conjunto de informaci6n relacionada. En una base de datos se puede compartir la informacion entre los diferentes usuarios conectados al Sistema. Las bases de datos relacionales permiten minimizar la redundancia de los datos. Base de datos en Access “Access es una herramienta que puede utilizar para desarrollar de forma facil y rapida aplicaciones de base de datos relacionales que le ayudaran a administrar informacién’ ‘Antes de generar su Base de Datos en Access, usted deberd realizar los pasos necesarios para la normalizacion y el disefio del modelo entidad relacion Para efectos del curso, los ejercicios estén generados a partir de unas tablas proporcionadas al estudiante con el objeto de aprovechar el tiempo. El estudiante debera crear el modelo entidad relacién, para ello debe definir las llaves primarias y las relaciones entre las tablas en Access Esta es la ventana de Access 2013 donde esta generada una base de datos llamada “Departamentos”. Aqui se muestran 2 tablas de dicha base de datos. = Departamentos: Base de dator-C\User\Useri\Desitop\Libro Base deste... 2 — O X eas ICO CREAR DATOS XTERNOS _HERRAMENTASDEBASEDEOATOS Rosina de Aon ~ gi a 8 Relaciones 2) | a wu 3 Dependencias del objto Compactary reparar Visual Ejecutar depend 8° Analizar Mover Complements ueaedato Base macie pa rete aaa Todos los obie oS «ll [Todos los objeto... © «|| aac. - a) | Tables 2 aS | BB empieado | Consultas a HBL ostos se empleados por Depa 1B atos de tos Departamentos Cuando se crea una base de datos en Access versién 2007 en adelante, se crea un archivo con extensién “.accdb”. En éste se definen las tablas involucradas, es decir, no debe crear una BD por cada tabla.Admini tracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Ejemplo de una Base de Datos: A continuacién se presenta parte de la informacion de una base de datos correspondiente a los estudiantes con sus cursos asignados. Para el estudiante se tiene entre otra la siguiente informacién: Carné, nombre, apellido, direccién, teléfono, fecha de nacimiento, etc. Para los cursos: Cédigo del curso y descripcién. Si desea tener informacién acerca de los cursos y los estudiantes, se debe tener una relacién entre los datos del estudiante y los datos de los cursos. En este caso se debera generar una tercera tabla que permita crear la relacion. Esto involucra una tabla con los datos: Carné del estudiante y Cédigo del curso También se puede manejar el estado de cuenta, es decir, si el estudiante esta al dia con sus pagos 0 cuanto es el pago que debe realizar, qué cursos aprobé en cada trimestre, cuantos cursos se asigné, etc. Esta base de datos puede ser tan sencilla que permita manejar sélo la asignacion de cursos o tan compleja como para que maneje una serie de médulos, que involucre estados de cuenta, control académico, asignacién de horarios, aulas, ete. En una Base de Datos Relacional, cada grupo de datos esta representado a través de tablas. Tabla Curso: —— [Codigocurso | DescripcionCurso_| __ 100 | Base de Datos | 101 | Tecnologia 1 En este ejemplo, cada columna de datos (codigocurso y descripcioncurso) representa un campo en la tabla. Cada uno de los campos tiene sus propias caracteristicas. El siguiente ejemplo se aplica a Microsoft Access. Si el cédigo del curso tiene datos como los mostrados en la tabla anterior, este campo deberd estar definido como un tipo de datos numérico, porque contiene sdlo ntimeros. En el caso de los nimeros de camé de los estudiantes de IDEA, cada uno inicia con IDE luego contiene nimeros, el campo camé debe estar definido como texto ya que éste puede contener cualquier caracter. Un registro se representa en cada tabla como un conjunto de campos. Registro del curso de “Base de Datos” A ———o yO L 100 Base de Datos | Cada registro esta identificado por un campo unico. En este caso es el campo CodigoCurso. No pueden existir dos cursos con el mismo cédigo, por lo tanto en la tabla de cursos, el campo Unico o llave primaria es el codigo del curso.Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access 2. Llave Primaria La llave primaria esta formada por uno 0 mas campos que cumplen con la caracteristica de ser unicos, es decir, los valores que se ingresen en este campo no pueden estar repetidos Ejemplo: cada estudiante tiene un niimero de camé nico, no pueden existir dos estudiantes que tengan el mismo niimero de carné. Ademas la lave primaria no puede contener un valor nulo (null), es decir, no se puede quedar vacio al momento de ingresar datos. En la tabla Curso el cédigo del curso es la llave primaria. En el siguiente ejemplo se muestra la relacién entre las tablas de Estudiante y Curso a través de la tabla de Asignacién Curso. 3 Relaciones -ox Curso F codigacursa crpconcuse | Notacucsa Estudiante [B cametstuciante NombreEstui Apelidotstudiante | | Direccontstuciante Asignacion Curso [F camesstudiante YF codigocurso Fechaasignacioncurs Telefonotstudiante Llaves: Curso Estudiante CodigoCurso CarneEstudiante Asignacién Curso — CarneEstudiante No es necesario retacionar la fecha de CodigoCurso asignacién, ya que se usa tinicamente FechaAsignacionCurso para que la llave no se repita En este ejemplo, un estudiante tendra varios cursos asignados y ademas si pierde el curso se lo podrd asignar de nuevo, por lo tanto, en la tabla de Asignacién Curso, la llave esta formada por los tres campos. Cuando la lave esté formada por varios campos se le conoce como “Have compuesta”. Observe la informacién en la siguiente pagina.icrosoft® Access® 1DE20121001 100 | 22/01/2012 10€20121001 101 | 22/01/2012 1DE20121002 103 | 19/04/2012 1DE20121002 | __100_| 19/01/2012 1DE20121004 tor | 42/04/2012 1E20121002 | 103 | 08/04/2012 El estudiante 1DE20121001 tiene asignados los cursos 100 y 101, en el caso del curso 101 se lo vuelve a asignar en fecha diferente lo cual hace que la llave primaria no se repita. El estudiante 1DE20121002 tiene asignados los cursos 100 y 103, éste se vuelve asignar el curso 103 en fecha diferente. En este caso los dos campos se repiten, por lo tanto, ambos deben conformar Ia llave principal junto con la fecha, para diferenciar cuando un estudiante se vuelva a asignar un curso, silo tiene reprobado. Otro ejemplo de Have compuesta: oF Relaciones Producto V ceaigoroneaer 1 codigreoduats iscion | | meres 1 receico Producto: Tiene definida como llave primaria el oédigo del producto. Proveedor: Su llave principal es el cédigo de proveedor. Pedidos Producto: Tiene definidos los tres primeros campos como ttave principal En este caso no se puede definir sélo el cédigo dei proveedor porque éste ya es llave primaria en la tabla Proveedor. De igual forma el codigo del producto, unicamente él, puede ser llave primaria ya que también es liave primaria en la ‘abla Producto, es decir, que un campo solo no puede ser lave primaria en diferentes tablas. En este caso ambos si pueden conformar la llave primaria. Sin embargo como a un mismo proveedor se le solicita ef mismo producto varias veces, los valores aqui se repetirian por lo que se define también la fecha del pedido como parte de la llave primaria, de esta forma los datos de la llave primaria no se repetiran. Observe los datos en este ejemplo:Administracién de Bas de Datos 1- Microsoft® Access® CodigoProveedor | CodigoProducto | FechaPedido | CantidadPedida 10| 18/05/2013, 75, L 20| 18/05/2013, 65 30 20/05/20: 40 - ~_40/ _20/05/201 80 [ — 20] 22/05/2013 70 10 22/05/2013 65 El proveedor 100 provee de los productos 10 y 20 en diferentes fechas, lo cual hace que la llave primaria sea unica, 3. Llave Fordnea Es un campo que hace referencia hacia la Ilave primaria de otra tabla. Lalllave foranea permite establecer la relacién entre las diferentes tablas, una llave primaria puede ser foranea a la vez, como se muestra en el ejemplo de Estudiantes, en la tabla de Asignacién de Curso. Los campos CameEstudiante y CodigoCurso son parte de la llave primaria en dicha tabla, pero a la vez, son llaves fordneas hacia las tablas de Estudiante y Curso, ya que en dichas tablas estos campos son llaves primarias. Cumpliendo con el concepto de que la llave forénea hace referencia hacia la llave primaria de otra tabla, en la tabla Asignacion Curso, el carné hace referencia al carné del estudiante ena tabla Estudiante. Lo mismo sucede con el campo CodigoCurso. La llave foranea puede ser también un campo que no esté definido como una Ilave primaria, como se muestra en el siguiente ejemplo Tabla: Departamento Lave primaria CodigoDepto +4 DescripcionDepartamento Tabla: Empleado —_——__ CodigoEmpleado [Lave Foranea_ | ———CodigoDepto ae NombreEmpleado Direccion Telefon Fechalngreso En este caso en la tabla Empleado se ingresa de una vez el ntimero del departamento al que esta asignado cada empleado, tomando en cuenta que un empleado puede estar trabajando Unicamente en un departamento.¢ de Datos 1 - Microsoft® Access® Por lo tanto, en la tabla Empleado se tiene como llave primaria el cddigo del empleado y como llave fordnea el cédigo del departamento, es decir, este campo hace referencia a la llave primaria de la tabla Departamento. En la tabla Departamento el cédigo del departamento es la llave primaria, 4, Relaciones Las relaciones permiten enlazar una tabla con otra 0 con varias tablas. Através de las relaciones entre las tablas se puede obtener informacion y ademas, realizar operaciones entre campos de diferentes tablas. La relacién entre las tablas Departamento y Empleado se establece a través del cédigo del departamento, como se muestra a continuacién: ¥ Codigodepto Descripcion NoEmpleados oa x Empleado ¥ Codigoémpleado CodigoDepto. Nombre Apellido Diceccon Telefono Fechaingreso SueldoBase Para definir una relacion, deberd “arrastrar” la llave primaria de una tabla hacia la lave fordnea de la otra tabla. Mas adelante encontrara ejemplos detallados para establecer las relaciones entre las tablas. En este caso un departamento puede tener varios empleados, p de uno a muchos, en Access se representa ai 10 tanto la reiacién es ‘Al momento de establecer la relacién debe presionar clic sobre la casilla de verificacion de itegridad referencial’, para indicar que no podra ingresar empleados a departamentos que no existan. ———— igi integridad referencia [Clactualear en cascada las campos relacionados Cl ttiminar en cascada los registros relacionadosAdministracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Si desea obtener informacién acerca de los empleados de un departamento especifico, debera elaborar una consulta (tabla vista), para desplegar dicha informacion. Para ello la relacion (enlace entre ambas tablas) le permite obtener datos de ambas tablas. Ejemplo: DescripcionDepto | Nombre L_ Apellido | Fechalngreso Gerencia ~(Gailos Fancisco_Zetina Pacheco 12/05/1994] Gerencia (Marta Julia Leva _ 232996] I La tabla vista no almacena los valores, tinicamente los lee y los despliega al tomarlos de las tablas involucradas (en este caso Departamento y Empleado). Una tabla vista puede tener campos de una o varias tablas siempre y cuando estén relacionadas. En los siguientes ejemplos se explica la importancia de las relaciones en cuanto a la consulta de la informacién en la base de datos. Si se desea obtener la informacién del empleado y el cédigo del departamento al cual pertenece, se utiliza Unicamente la tabla Empleado, ya que en ésta se encuentra toda la informacion requerida. | Datos de Empleados por Departamento \ x Empleado ¥ Codigotmpieado [=] Codigodepto =} Nombre | Apellido | direecion Telefono Fechaingreso |_| Sueldobase = re Carnps: | CodigoBepto | Nombre Apellido [Y|Fechaingreso Tabla: |Empleado Empleado |Empleado [Empleado | Orden: Mostrar: Criterios: - B a | Observe el resultado de la consulta:Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Fons oe jibe aee CédigoDepto ~| Apellidos-) Fechalngreso 1 Carlos Francisco Zetina Pacheco 12/05/1994 | 1 Marta Julia Leiva 23/12/1996 si 2 Ana Isabel Zetina Pacheco 12/08/1981 3 Mishell ‘Andon 23/08/1985 aL Sidesea obtener el nombre del departamento (descripcién) donde labora cada empleado, tendra que utilizar ambas tablas, puesto que en la tabla Empleado se encuentra el cédigo del departamento pero no la descripcion de éste. Observe la siguiente pagina: Femnnaa ; B codigodepte | Deseripdon NoEmpleados Direeion Telefono Fechalngreso Sueldonise Campo: [CoxigaDepto _|Descnpcion Nome ‘Rpslido Fechaingreso Tabla: [Departamento (Departamento Empleado —(Empeado ——(Empleado Orden: s I | Mostrar: a I a | a wi Citas: los. ~ Fechalngreso +| Nombre Carlos Freacisco Zetina Pacheco 12/05/1994, Marta ja Lea 23/12/1996 | 2 Recursos Humanos Ana Isabel Zetina Pacheco 12/08/1981 3.Computacion _ Mishel Andon 23/08/1985 En este caso se muestra la descripcién del departamento que se enouentra en la tabla Departamento, es por ello que en la consulta se agregan ambas tablas. Se debe tomar en cuenta que las tablas que se involucren en la consulta deben estar relacionadas para obtener la informacién correctaAdministracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Ace Capitulo 2 Secuencia légica para el desarrollo de las Bases de Datos en Access ‘A continuacién encontrara los pasos necesarios que debe realizar para administrar informacién a través de una Base de Datos en Access. 1. Creacion de la Base de Datos Antes de crear su base de datos debe contar con el disefio de la misma, es decir con el modelo entidad relacién. 2. Generacion de la estructura de la BD > Creacién de Tablas + Encada tabla debe definir sus campos. © Cada campo debe tener definido un tipo de dato y el tamaito para el mismo. Por ejemplo: Nombre Tipo Texto Tamafio 30 En este caso el tipo texto permite el ingreso de cualquier caracter (letras, numeros y simbolos especiales) y el tamafio define el maximo de caracteres que se pueden ingresar en el campo. Fechalngreso Tipo Fechalhora Foto _-* Este tipo de datos permite el ingreso de Tipo Objeto OLE _fotografias o imagenes en un campo. © Alfinalizar la definicién de los campos debe establecer la llave primaria. Esta puede ser simple 0 compuesta. Debe cumplir con la caracteristica principal de ser Unica, es decir, no se puede duplicar al momento de ingresar los datos. Ejemplo: Un estudiante tiene asignado un camé de forma Unica. El departamento de Contabilidad no tendra el mismo codigo que el departamento de Compras. En NINGUNA TABLA puede omitir la creacién de la llave principal.Administracién de Base de Datos 1 - Microsof 3. Creacion de las relaciones Para definir las relaciones entre las tablas debera tomar en cuenta lo siguiente: > Las relaciones deben definirse de la Entidad Fuerte hacia la Entidad Débil >» _Deberd tomar en cuenta que las llaves primarias y foraneas deben tener el mismo tipo de datos y tamafio. Con la excepcién de que cuando la llave primaria es definida como ‘Autonumeracién la llave forénea debe ser Nimero Entero largo. > El campo de la lave primaria y foranea no necesariamente se deben llamar igual. Es recomendable que tengan el mismo nombre, para evitar confusiones al momento de definir las relaciones. Ninguna relacion se debe crear sin exigir la integridad referencial. Esta evita la creacién de “tuplas colgadas”, es decir, que existan registros en las entidades débiles sin que existan en las entidades fuertes. 7 Por ejemplo: Que existan estudiantes con cursos asignados, sin que estén ingresados los datos en la tabla de cursos. 4. Generacion de formularios Los formularios permiten el ingreso de los datos. En ellos deberé realizar cualquier validacién, formula, etc., necesaria para el ingreso de la informacién. Antes de definir los formularios, identifique de qué tablas puede generar formularios y subformularios, Debe tomar en cuenta que sdlo debe existir un formulario por cada tabla en su base de datos. Un subformulario es en si un formulario, ello significa que de la tabla que genere un subformulario no debe crear un formulario adicional Si en una base de datos existen 4 tablas, deben existir nicamente 4 formularios (inciuidos los subformularios, si existen), Unicamente cuando genere ments o formularios para mostrar inf consultas, podran existir mas formularios que el nlimero de tablas. macion de 5. Preparacion de ios formularios y/o subfermularios En cada formulario deberd tomar en cuenta las restricciones contempladas al momento de realizar el andlisis de la informacion y/o requerimientos de la empresa para la cual desarrolia la base de datos, asi como los cdlculos, si scn necesarios. ‘A continuacién encontrara la descripcién de lo mas importante que debe realizar en cada formulario ylo subformulario antes de ingresar los datos 10__Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® A. Reglas de validacion Ejemplos: = El c6digo del departamento debe estar entre 1 y 10, - La fecha de ingreso no puede ser mayor a la fecha del sistema. - El sexo debe ser "P para femenino 0 “m” para masculino, En las reglas de validaciones puede utilizar los operadores logicos siguientes: = (igual) >(mayor) <(menor) <> (diferente) >= (mayor o igual) <= (menor o igual) Entre B. Valor predeterminado - La fecha de pedido debe ser igual a la fecha del Sistema. Es més facil asignar como valor predeterminado la fecha del Sistema, que escribir la fecha cada vez que se ingrese un nuevo registro - _ Siusted determina que los empleados tienen un sueldo base de Q. 2400.00 Inicialmente el valor de este campo seré de Q. 2400.00, si uno 0 varios empleados tienen un sueldo mayor o menor, simplemente se modifica en el registro que corresponda Diferencia entre la regla de validacion y el valor predeterminado: La regia de validacion permite “validar o restringir” el ingreso de los datos, sino se cumple con dicha regia no podra ingresar informacién y no puede ingresar el siguiente campo. El valor predeterminado asigna un valor inicial a un campo, éste puede ser modificado. Puede combinar ambas opciones, es decir, definir una regla de validacién y a la vez establecer un valor predeterminado. C. Mascara de entrada Permite definir un formato para el ingreso de los datos, generalmente se aplica a las fechas y teléfonos. Aunque usted podra definir una mascara de entrada para restringir et ingreso de caracteres sélo en maylsculas, por ejemplo, en e! nombre de una persona Para la fecha, la mascara mas comin es: 99/99/99, es decir, dos digitos para el dia, el mes y el afio. Si desea cuatro digitos en el afio escriba: 99/99/9999 Para el campo de teléfono la mascara de entrada es: (999) 9999-9999 (tomando en cuenta que el campo debe estar definido como texto, ya que contiene nimeros, paréntesis y guién en este caso) Telefono | 502-2473-8000 La mascara de entrada debera definirla en las propiedades de los campos en los formularios. "1Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® D. Eventos Los eventos generalmente se definen para realizar calculos en los campos de los formularios 0 subformularios, asi como para efectuar validaciones cuando se utiliza la funcion IF THEN ELSE (si una condicién se cumple, entonces realice este proceso (cualquier operacién 0 calculo), de lo contrario haga este otro proceso (éste puede omitirse)) Por ejemplo: Si es necesario enviar un mensaje al momento de ingresar un valor o caloular datos en un campo, podra definir un evento, Por ejemplo: If Promedio > 60 Then Si el promedio es mayor de 60 entonces envia MsgBox “Aprobado” un mensaje de “Aprobado”; de lo contrario. Else envia un mensaje de “Reprobado". MsgBox “Reprobado” En este evento se esta enviando un mensaje de aprobado o reprobado; depende de! resultado de la evaluacién de un campo llamado Promedio, También se puede realizar un calculo luego del ingreso de un campo, por ejemplo: Al momento de ingresar el costo del producto se desea incrementar un 15% al costo. En el evento se define con la siguiente formula: PrecioVenta = CostoProducto * 1.15 Los eventos generalmente se definen en los campos que producen un resultado, no asi en los que reciben el resultado de una operacién. En el ejemplo anterior el evento debera definirse en el campo de CostoProducto, ya que al momento de ingresar el costo se debe generar el precio de venta E. Botones de cuadro combinado Un cuadro combinado se define Unicamente en las llaves fordneas (solo en entidades débiles), es decir, un cuadro combinado permite acceder datos de una entidad fuerte. Por ejemplo si existen las tablas Departamento y Empleado, al momento de ingresar los datos en la tabla Empieado para asignar el departamento, se podré buscar en fa tabla Departamento y seleccicner el cédigo seguin el departamento al que se desea asignar el ‘empleado por medio del cuadro combinado, observe el ejemplo: | Ingreso Datos Empleados | *) codigotmpteado Codigo Departamento | Nombre 2 Recursos Humanos Apelido ) 5 Ventas || Biecion 7 compete | | telefono 5 Contabitidad | 12Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® F. Botones de cerrar formularios Al momento de crear los formularios debera crear un bot6n que le permita cerrarlo, sin necesidad de utilizar el botén tradicional (x). Generalmente los botones de cerrar se definen en los encabezados de los formularios. [=] Ingreso de Datos ‘cera formulario Departamento Nombre de Departamento No. de tmpleados 6. Ingreso de Datos Los datos deberdn ingresarse tomando en cuenta la relacién entre las tablas. Primero deben ingresarse los datos en las Entidades Fuertes y luego en las Entidades Débiles. Podria ingresar los datos al finalizar toda su base de datos, es decir, hasta tener creadas consultas e informes, o bien al finalizar la creacién y preparacién de los formularios. Por ejemplo: Curso Estudiante Asignacion Curso ee V Carneéstudiante NombreEstudiante Apellidotstudiante DireccionEstudiante ‘TeletonOERUGIATtE ¥ codigoCurso Descripcioncurso |W caret ucinte | 9 coaigecurso 9 FechassignacionCurso Noiacurso EI orden para ingresar los datos es primero en las entidades fuertes y luego en las entidades débiles: Entidad Fuerte: Es toda aquella tabla que no depende de ninguna otra, es decir, que tiene su propia existencia. Entidad Débil: Esta entidad no tiene existencia propia, es decir, depende de otra tabla. Es cualquier tabla que tenga llave foranea. 1. Tabla Curso (entidad fuerte) 2. Tabla Estudiante (entidad fuerte) 3, Tabla Asignacion Cursos (entidad débil) No podra ingresar datos en la tabla de asignacién de cursos hasta que no tenga estudiantes y cursos que asignar, es decir, no se podra asignar cursos a un estudiante que no existe y viceversa, Tome en cuenta que al momento de ingresar los datos en la tabla Asignacién Curso, existe una verificacién en las tablas de Estudiante y Curso de lo cual se encarga la integridad Referencial. De esta manera se evita la existencia de tuplas colgadas, es decir, de registros que no tengan ninguna relacién con otro en la entidad débil 13Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 7. Creacion de Consultas Las consultas permiten desplegar informacion de la base de datos. En las consultas se puede utlizar criterios (condiciones) de biisqueda, calcular campos que no estén en las tablas. Por ejemplo: a partir de una fecha de nacimiento, se podra calcular la edad de una persona. Se pueden ordenar los datos, asi como actualizar los campos en las tablas. Por ejemplo: si se desea realizar el aumento de un porcentaje al campo sueldo, se debe hacer una consulta de actualizacién. Para generar las consultas debe tomar en cuenta qué informacién le sera necesaria a la persona que la esta solicitando. Es importante destacar que al momento de crear una consulta, se debe verificar que exista relacién entre las tablas seleccionadas. @ a t Estas son las tablas en la base de datos de estudiantes. En este caso no existe relacion entre las tablas de Estudiante y Curso, falta la tabla Asignacién Curso que permite la relacién entre ellas, Si se despliega la informacion de dos tablas que no estén relacionadas, la informacién se mostrar duplicada. El resultado al ejecutar la consulta es el siguiente: | | [__ aseipeindise =| Comatudnte = wombetlnte- [Apetcaeta Manejotes 4 3003001 Juan aros Pacheco = automatacén 2003001 an Cros Pacheco | automatizacén 203015 ala Leper | Tanati nat 2203001 Jian Carlos Pacheco i [anal Final 2005005 ala lope | ae | Bonar En este caso se muestran por cada estudiante doble curso asignado, esto es debido ‘a que no se seleccioné la tabla que establece la relacién entre estudiantes y cursos, 4Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Si se involucra la tabla de asignacion de cursos en la consulta, el resultado varia ‘completamente. Observe las relaciones en la siguiente ventana: Cursos —— Asignacin Cu _Esueantes ce 1 _Asgnain uss a 8 cécigacurso 9 caméestudunt 9 caméestuaiante ¥ céaigocurse Feenassignacénc| Notacurse Nombretstuda |) Apelicotstuc Fetotstudante| Deecaénéstul _| Telefonotstuds™ [Lteetone Deseripaéncurse __| compe: [Deseipcéncurso |Camééstudionte [Nombretstudiante |apelidaéstudante || Tabla: | curses Estudiantes, Estudiantes, | etuatates Mostar al H a citer: El resultado de la consulta es el siguiente: Fi Consultal co 8 8 f Descripadncurso, =| Camééstudiante - [Nombre€studiante - | Apellidoéstudiante ~ | _fanejoms 200501 uancarlos—_‘atheco | tomatic —ostoL uncalos Pacheco [aati ina 2oostos uancarlos Pacheco Automata 2003005 Alc taper “anti Fina 2onsms Ala taper | En este caso al encontrarse las tablas relacionadas correctamente, los datos no se duplican como se muestra en la ventana anterior, es decir, muestra nicamente los cursos que cada estudiante tiene asignados. 8. Generacion de Informes Los informes pueden ser generados directamente desde una o varias tablas 0 bien de una consulta, Al momento de generar un informe, debera tomar en cuenta la informacién que le sera util a la persona que recibira el informe. En la siguiente pagina se presenta el ejemplo de informe agrupado por medio del nombre de la carrera. Se muestra la carrera, el nombre y apellido del estudiante asi como la direcoién de éste. 15Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Carreras: | Descripcion Carrera Nombre ‘Apellido Direccion Estudiante | “Tie Aedmimasiracion de Sistemas | vera état 14 2589700411 Sia Mia ‘din Weer 14871563 0NA10 | towel TetnaPacheco —2AV1263 ZONA2 | Robeto Atorio —LémusPortlo «10 CALLE 21.4074 | tae. Recursos Humance | ElvsFemands ——Ardén Vivdor ‘3AV296 ZONA 18 | MisheleFenanda AaénHeréndez 34 AV.9545 25 | CaesFranass Zeina Paces 21.2541 ZONA | Ing Blectrortca | Carla Maria Gonzilez 24.0 36.63 200818 Potionbero Pacheco Dieguez 25 24.6370NA3 MiseleFemenda —AcdinHeréndez 34 AV.6545 25 9. Generacién de Menus A través de un mend principal, usted podra ingresar los datos a los formularios, desplegar informacion de las consultas ¢ informes. Este es el paso final ya que debe crear primero los formularios, consultas e informes para poder generar el ment. | Fermutaco Mens Principal | | | | en const po Se = Mend Principal end Ferulanos| Mend tformes | 16Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Capitulo 3 Mantenimiento de Bases de Datos 3.1 Ingreso a Access Para crear una Base de Datos en Access deberd ingresar a éste. Busque el icono que representa a Access. Segun la versién de su Sistema Operativo asi seran los pasos para encontrarlo. B Micosot office (Bl Microsoft Access 200 [X| Microsoft scl 210 Al ejecutar Access automaticamente se muestra la ventana en el caso de la version de Access 2013. Inicie sesion para obtener el maximo rendimie = Sitiene usuario | de Hotmailode | Luqecincti= Grit ewes topes | Qutlook puede | iniciar sesion aqui pros fy ~ iT | Er st verona Ki | puede elegir <4 Shee | diferentes: Pecscotom eprint ‘doe de datos de pete en bar opciones para - “ | crear la base de c= entre una serie de nl 7 | plantilas ya sea : en las plantillas fal | @ =| disponibles o a acceda a la pagina Web de y, Office.com 7Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® ‘Al ejecutar Access 2010 automaticamente se muestra la ventana con la opcién Nuevo seleccionada y Base de datos en blanco. Observe: (ia 9° STS Irico Cleat Ower eters Micah Aces iets de ase ge dts Game Plantillas disponibles BD suaeaar on }] Gvsrdar vase ce astos como > G Wicio Seow | q y y ob cera ase 2 ato a Lig} Lis & Paras de Officecom - Puede elegir entre diferentes plantillas para crear su base de | datos. Guarda & Publier ‘ayaa Si tiene conexién a Internet, Bone puede acceder a plantilas de | Office.com Gan | | Ofce.com | \ - = Las demas ventanas tendran alguna variacién minima tanto entre Office 2010 como en Office 2013, 3.2 Creacién de una Base de Datos Para crear ia base de datos, elija una de las plantilas disponibles si le son iltiles 0 genere su propia base de datos. Para efectos de este texto. realice lo siguiente: | = Dé clic en esta opcién para crear la Base de Datos en blanco | g =—— 18Administra ‘on de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® - Escriba aqui el Base de datos del esc nombre de la Base blanco de Datos. En este — Nombre dearchivo caso “Departamento” | Departamento C\User\Ueer\Dacoment\ = Déclicen La base de datos se crea automaticamente en la carpeta de Documentos dentro del usuario que se tiene activo. Access le muestra la siguiente ventana: [ERE O O- = beutamers: ned et Cie DcomenDepar fico HEAR OATOSEXTERGS_ HEFRAMRNTAS ERASE DATOS Ys 12 SB* g Ky Yer Teto Wineo Moneta sey Wein | + Cinta de cone si AA deange opciones [Todos los objet...© «fm 1 1 appar ora ‘tt 7 ; on SEE] ‘ao | - - Enesta seccién se | || muestran los objetos de ta Base de Datos | J Ruta de acceso del archivo: Cuando se crea una base de datos Access, muestra en la parte superior de la ventana, la ubicacién del archivo. La extensién creada por Access es .acedb Departamentos:Base de datos- C:\Users\rlopez\Documents\Departamentos.accdb 19Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® En la ventana de la Base de Datos de las versiones de Office 2010 y 2013, se muestran varias fichas en la cinta de opciones: Estas a su vez cuentan con varios grupos que le permiten administrar los diferentes objetos de la base de datos. TE ELS = tasede datost: Base de datas C\User\UserDocuments\Based.._HERAENTIS DE TalLA NIC CREAR DATOS EXTERNOS —_HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS CAMPOS TABLA BB Fechayhora Nombre y tuto Al Medica bisquedas Map 12 I Brey Bremorey tao A sito 7S vale restric fs Mosiicarexresion FB Mis campos~ “N™"*" St ramaio de campo [iconiguracién de memorando yar Propiedad Archivo: Permite realizar operaciones generales de configuracién, guardar, imprimir, cerrar una base de datos entre otras. Inicio: Administracién de opciones de Ver (vista de los diferentes objetos), opciones del portapapeles (cortar, copiar, etc.), operaciones con registros, busquedas y formato de texto (tipos de fuentes, negrilla, color, fondo, alineacién de texto) aa & X Cortar Y 4 Ascendente ? Seleccion~ 1 Ba Copiar AL Descendente YZ] Avanzadas~ Ver Pegar Fito 3 . © Copiar formato 8. Quitar orden ‘Falter filtro Vistas Pontapapeles rdenaryitrar [Q =™e° X Totales She 2) Buandar YF Revision oxtagratica > Actualizar v an scar todo | %Fliminar ~ ER] Mas~ ke Regisros fusear Formato de teea 5 Crear: Contiene los grupos de herramientas relacionadas con la creacién de objetos de la Base de Datos. CREAR = Ae © RS Elemerios de Tabla Diseo Ustas Assent para Die de aplcadin> -detabl hareoint= conus conse Pranillas Tablas consukas [ED] Gaasistemte pare fomutaos cat Navegacion Formulatio DiseRo det Formulatio py : FE)Mas formutarios ~ formulario en blanco Formals RR pe et Informe Disefio de Informe Macro informe en blanco Informes Macros y césigo 20Administracién de Base de Datos 1- Microsoft® Access® Datos Externos: Puede importar ylo exportar informacion hacia ylo de Access hacia otras herramientas de Office. = = E] eBArctivo ae texto j i Ag S s Hos BFS acmomn Importaciones Administredor de Excel Access Base de Guardadas tables vinculades datos ope¢ “BMAS* Importar y vincular el Ey Garces Sei oi Combinar con Word Exportaciones Excel Archivo Archivo PDF Enviar por correo guardadas deteto XML oXPS —electrénico FiMas~ eportar Herramientas de Bases de Datos: Permite realizar operaciones relacionadas con la Base de Datos, \ _o = WW Sle Compacaryreparar_ Visual Gecutar” Relaciones Dependencies - ese dedatos Basic macro det objeto 7 [BDocumentador de base de datos 5 et Analzarendiento ‘a Ee = ase de datos SharePoint Complementos Padoaizar tabla sede dat “ 3.3 Creacién de la estructura de 1a base de Datos La Base de Datos en Access est conformada por una serie de objetos: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Médulos. A continuacién encontrar una descripcion general de cada uno de estos objetos. a. Tablas Es un conjunto de filas (tuplas) y columnas (atributos) en las cuales se almacenan una serie de datos. Por ejemplo, las datos generales correspondientes @ los empleados de una Empresa. Cada una de las tablas debe contener informacion referente a un tema especifico. Por ejemplo: Departamentos, Empleados, Nomina, etc. En cada tabla debe haber un identificador tinico. 2Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Consultas A través de las consultas el usuario de la Base de Datos puede obtener informacion de una 0 varias tablas. Estas se disefian de acuerdo a los requerimientos de informacion, Puede ser de interés conocer qué empleados pertenecen a “x” departamento en una empresa, en este caso se incluye un criterio de busqueda y ésle se refiere a un departamento especifico. Formularios Un formulario es un objeto util para el ingreso de datos a una tabla. Este presenta una serie de formas que permiten disefiar pantallas para dicho proceso, ademas le permite presentar los datos ya ingresados en las tablas, asi como realizar cdlculos. Para la actualizacién de los campos Informes A través de la generacién de informes el usuario podrd obtener informacién de las tablas 0 consultas generadas para su analisis y/o impresiOn, Access presenta una serie de modelos (disefios), que pueden ser utilizados para la presentacién de los datos. Macros Permiten realizar una serie de operaciones sin necesidad de programar. Estas son de gran ayuda para optimizar ol acceso a las bases de datos, Modulos. Un médulo es un conjunto de instrucciones y procedimientos que permiten realizar operaciones relacionadas con la base de dalos por medio de Visual Basic. Luego de crear la Base de Datos deberé generar la estructura al definir las tablas y las relaciones, es decir, el modelo Entidad ~ Relacién de la Base de Datos. Para ello debe realizar los siguientes pasos: A continuacién se crearén las tablas para la Base de Datos de “Departamentos’. 3.4 Mantenimiento a las tablas de 1a Base de Datos 3.4.1 Generacién de la Estructura Al crear una base de datos, automaticamente se crea la “tabla1” y tiene definido el primer campo (Id es igual a “identi 22 ation’). Observe la siguiente pagina aAdministracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access ® Todos los objet. © «|| weet | usc p Tablas * EB tobie - Pulse clic sobre esta *x” para cerrar la tabla sin Regist guardarla. - Generalmente esta tabla se cierra sin guardar los cambios para crear su propia estructura, Pulse clic sobre la "x. A. Crear la tabla Departamento No uilice tildes para crear Nombre Campo po los campos en Access CodigoDepto Numérico DescripcionDepto Texto Para crear la tabla realice los siguientes pasos: Icio | CREAR | DATOSEXTERNOS _HERWAMIENTAS DEBASE DEDATOS Bel & B&B BD) Beeston Nevegacisn Cemetasde Taba Osefo as Ate pun Oise de Formula Die dl Fomuao =” aplcacion™ etabl SharePoint cons conmuta fermolao en blanco C1MEsformulaos = 4. Dé clic en esta pestafia Crear en la cinta de opciones para iniciar la creacion de la estructura de su base de datos. 2. Seleccione Disefio de Tabla. Bree Tonbe aac Tipo de datos | Descripcién (epcional) Propiedades del cmpo Ln nambre de campo puede tener hasta Se caraceres de longtud,incuyendo espacos, Presione F para obtener ayuda acerca dels nombres de congo. - Aqui deberd definir la estructura de la tabla: los campos, tipos de datos, etc. 23cién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Cuando se crea la tabla, se activa una nueva pestafia de Herramientas de Tabla. En la ficha Disefio se activan una serie de grupos de herramientas que puede utilizar al momento de disefiar sus tablas. HERRAMIENTAS DE TAB DISERIO 4c Insertar filas. 3% Eliminarfilas Ver Clave Genetador Probar regias O xincipal robe S91 £F Modifier bisquedas Woas Marans eset fi af i = te Hoja de indices Crear macros Cambiar nombre/ Relaciones Dependencias, propiedades de datos~ — Eliminar Macro del objeto Mostrar u ocitar Eventos de campo, registra y tabla Relaciones A continuacién se muestra la tabla con los campos y se explica cada una de las secciones de la ventana donde se crea la estructura de la tabla Notmpleados ~~ _Némero Propledades del compe General [Basques] Tamafo deiampo [entero iargo la deseripcién ce! campo es optional. Le ‘jude 3 desebi «ano yemblen se presents en ls osirade estado cuando stlecciona este cama en un formar, Presione Ft o3'a cntencr ayuda acerca de iat ‘assarpaenes oma iegeaenancetoe | lkec ‘inderaco _ B. Definir los campos En la ventana anterior debera definir los campos de la tabla. Realice los pasos sefialados en cada circulo. Lea en la siguiente pagina el uso de cada una de las secciones que contienen los circulos. 24Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Acce: @) Nombre de campo: Esta columna es utilizada para escribir el nombre de los campos de la tabla. Los nombres deben ser descriptivos, es decir, que sean sencillos de relacionar con la informacién que se ingresara. Escriba el nombre del campo, en este caso CodigoDepto (no utilice tildes en la creacion de los nombres de los campos, luego se dificulta al utilzario en formulas, ya que sino se escriben correctamente el resultado no sera el deseado). @ ) Tipo de datos: Automaticamente viene definido el tipo de datos Texto, pulse la tecla Tabulador si desea este tipo de datos. = Presione la flecha hacia la derecha en el teclado para definir el tipo de datos del campo. Texto corto —| = Seleccione entre Texto largo estas opciones segiin el Numero tipo de datos que Fecha/tiora ingresar, pulse clic sobre la que desee o bien presione la primera letra. Por ejemplo para definir Moneda Autonumeracién sia un dato numérico, Objeto OLE presione la letra ‘n” 0 dé Hipervinculo clic sobre el nombre y Datos adjuntos: pulse Enter calculado Asistente para busqueda En el ejemplo la tabla Departamento se generé con estos tipos de datos. 3 Tablat \ Nombredelcampo | __—‘Tipode datos, ‘CodigoDepto Numero “| Descripcion Texto corto “|NoEmpleados Numero - Tipo de datos Permite elegir el tipo de dato para cada campo en la tabla. Por ejemplo: para un campo de direccién debe elegirse el tipo de datos texto, porque en él se ingresaran letras, ndimeros y caracteres especiales como el guién. Si desea ingresar fechas, debera elegir el tipo Fecha/hora y asi por cada campo, segin desee. A continuacién se describen algunos tipos de datos con sus respectivos tamafios: 25Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Valor Texto Memo Numero FechalHora Moneda ‘Autonumeracion SiiNo Objeto OLE Hipervinculo 26 Tipo de datos (Predeterminado) Texto 0 Combinaciones de texto y ntimeros, asi como nimeros que no requieran céleulos, como los nimeros de teléfono Texto extenso, o combinacién extensa de texto y numeros Datos numéricos utiizados en calculos mateméticos. Para obtener mas informacién sobre la forma de establecer un tipo numérico especitico, vea el tema de la propiedad Tamafto del campo. Valores de fecha y hora para los afios del 100 al 9999 Valores de moneda y datos numéricos uilizados en céleulos matematicos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precision es de hasta 15 digitos a ia izquierda del separador decimal y hasta 4 digitos a la derecha del mismo Namero secuencial (incrementado de tno en uno) dnico o némero aleatorio. que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeracién no se pueden actualizar. Si desea mas informacién, vea el tema de la propiedad Nuevos valores Valores Si y No, y campos que contengan unc de entre dos valoros (Si/No, Verdadero/Falso 0 Activado/desactivado) Objeto (como por ejempio una hoja de célculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, graficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access Texto 0 combinacién de texto y nimeros almacenado como texto y usado como direccién de hipervinculo. Tamaiio Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamafio del campo (el menor de los dos valores). Microsoft Access no reserva espacio para la parte que 1 se utiliza de un campo de texto. Hasta 63.999 caracteres. Si el campo se manipula a través de DAO y sélo se va a almacenar en el texto y nimeros [no datos binarios}, el tamatio esta limitado por el de la base de datos 1, 2,4 UB bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamafio del ‘campo es Id. de réplica) 8 bytes B bytes 4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamafio del campo es Id. la réplica) 1 bit Hasta 1 gigabyte (limitado por ei ‘espacio disponible en disco) Cada una de las partes de un tipo de datos hipervinculo puede contener hasta 2048 caracteresAdministracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Ac Una direccién de hipervinculo puede tener hasta cuatro partes: texto: el texto que aparece en un campo control. direccién: ruta de acceso a un archivo (ruta UNC) 0 pagina (direccion URL) subdireccién: posicién dentro del archivo 0 pagina. informacién en pantalla: el texto que aparece como informacién sobre herramientas Puede —adjuntar___ imagenes, archivos de hoja de calculo, documentos, graficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrénico. También puede ver y modificar los archivos adjuntos, dependiendo de cémo haya configurado el campo de datos adjuntos el disefiador de bases de datos. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan et espacio de : almacenamiento de manera mas eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original Cualquiera de los tipos de archivos Datos adjuntos Symiiuien Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado, Al hacer clic en esta Asistente para opcidn se inicia el Asistente para busquedas busquedas, que crea un campo de biisqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basandose en los valores seleccionados en él Tamaiio igual al del campo clave principal utiizado para realizar la busqueda (habitualmente 4 bytes) Nota: Esta tabla se tomé de referencia del “Help” de Microsoft Access _ _| = Este mensaje puede tener espacios Descripcion *) | en blanco como se muestra aqui y se Cédigo del Departamento —=~ utiliza normaimente cuando el campo no es lo suficientemente descriptive 27Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access© En esta columna puede escribir informacién relacionada con el campo de la tabla, por ejemplo: Si su nombre de campo es CD, para usted quizé signifique algo, pero para otra persona que utilice la BD no significaré nada; por lo tanto, en descripcién se debe escribir un ‘comentario relacionado con dicho nombre. En este caso su descripcién sera: Codigo del Departamento para indicar que este campo contiene los cédigos de los departamentos. i Departamentos FE Departamentos Codigobepto Deseripcion Registro: 4 < * [6 Sin titre [[puscar & aa I eee Le permite ver en el formulario la descripcién de! campo al momento de ingresar los datos. Propiedades del campo. Seleccione esta opcién para definir caracteristicas especiales de cada uno de los campos de la tabla: cambiar el tamafio de un campo, definir un formato, un tipo fecha (definir fecha larga o corta, etc.), etc. + Los tamajios de datos mas pequefios se procesan mas rapido y requieren de menos memoria. Por lo tanto debe tener claro qué informacién ingresara en el campo y de esa forma definir el tama. Propiedades del campo i 1 General [Bisqueds deicampo [30 mato (Mascara de entrada —. = Aqui puede esoribir un titulo, éste se mostrara como etiqueta | en los formularios. Por ejemplo: Cédigo del Departamento Ti nea te 55. Presione Ft para J ~oorenerayecr acerardel tama de lo: campos. Tome en cuenta que si ya tiene ingresados los datos y hace un cambio en el tamafio de éstos podra perder informacién. \comoresin Unicode todo 2A 28Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access© Se recomienda que la mascara de entrada, el valor predeterminado y las reglas de validacién se definan en los formularios, ya que en éstos se facilita cualquier cambio. + Puede usar la propiedad Tamafio del campo para establecer el tamaiio maximo de los datos almacenados en un campo establecido en el tipo de datos Texto, Numero o Autonumeracién. « Siestablece la propiedad Tipo de datos en Texto, escriba un ntimero entre 0 y 255. El valor predeterminado es 255. + Siestablece la propiedad Tipo de datos en Autonumeracion, se puede establecer la propiedad tamafo del campo como Entero largo o Id. de réplica. + Si se establece la propiedad Tipo de datos en Numero, la configuracién de la propiedad Tamafio del campo y sus valores se relacionan de la manera siguiente. Tamaio de almacenamiento Valores Descripeién one Amano nines dese Oka 35 nadnieeccone),Mingro Te sanacena rime e101 hasta 1°38-1 a) cecal mcenenomees ede 108 thst 20-1, 38 2s mea tno Mimucenanimecsdede 2768432797 C0mte apy 2s tne (edetemnde Anacen nines ded 2147403648 largo. hasta 2.147.483.647 (no admite fracciones). Ninguno 4 bytes Almacer nies dese : Sieur a5 ‘Simple para valores negativos y desde u ayes | once 3a028538 pa valores posts i Anaemia ese ‘ors tb Ee ast at0sese2e7 26 voble paces eatony ene s sips | {Slsss2e See TEST 0R2E08 pals i M4 de ir dba nol WA 16s aque | & = Esta tabla sobre los tipos de datos se tomé de la ayuda Microsoft Access © 2010 | Reglas principales para la creacion de los nombres de los campos: Cada campo puede tener un maximo de 64 caracteres en el nombre No utilice tildes al momento de crear los nombres de los campos en las tablas No deben existir dos campos con el mismo nombre en una tabla No utilice el punto como parte de! nombre de un campo 29Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access© - Noutilice espacios en blanco ni guién menor para crear los nombres de aquellos campos que luego seran utilizados en célculos (Igss = Sueldo_Base * 0.045) o para validaciones como ef uso de ‘if then else" (estas instrucciones fueron utilizadas en Excel como se muestra en el siguiente ejemplo =Si(F3>60," Aprobado","Reprobado"). En esta instruccién se asume que en la celda F3 se encuentran los valores para el promedio de notas de un estudiante. Sila nota es mayor que sesenta, significa que aprobé el curso; de lo contrario, lo reprobé Si define Sueldo Base con espacios, para hacer un cAlculo debera utiizarlo entre corchetes [Sueldo Base] para indicar a Access que es un campo de una tabla, asi mismo si lo escribe con guién menor [Sueldo-Base] - Sidesea puede escribir los_nombres de los campos con mayisculas para distinguir: SueldoBase - Puede utilizar el guién mayor ( _ ) para separar los nombres de los campos: Sueldo_Base - Nunca inicie el nombre de un campo con espacios en blanco. - Defina el tamario del campo de acuerdo a la informacién que guardara (tome en cuenta los caracteres 0 digitos a almacenar, especialmente en campos de tipo texto y numéricos) Luego de definir los campos deberd establecer la llave principal (clave principal), para ello realice los pasos descritos a continuacién en el siguiente inciso. _ _ Ninguna tabla C. Definir Llaves Primarias debe quedarse sin clave principal 1. Llave Primaria Simple (clave principal) En cada tabla se debe definir la clave o llave principal cuya caracteristica es que no puede repetirse. Para ello realice lo siguiente: - Seleccione el campo que desee utilizar como lave (en este caso seleccione CodigoDepto, dé clic sobre él) - Pulse clic sobre el botén que esta representado gréficamente con una llave, t que se encuentra en la parte superior de su pantalla. eoeteal Inicio Crear__Datosexternos__ Herramientas de base de datos | Disefic a) Crear macras ES | we & Seinserartias 3 etiinar tiles Ver | Give _|enerador Probar regias + [prisepat de validacen eR Mocitcar | - Aqui se muestra la llave Indices jwestes | ertamientas___/_| que identifica el campo Todos los objetos de Accu. @ « |p Tabiat como llave primaria [ausce 12 Nombredélcampo | ‘Tipo d@ datos BP - Tobias |S? Codigodepto Numero J [Descripcion Texto onese de Datos Administraci6n de Ba 1- Microsoft Acces: 2. Llave Primaria Compuesta (clave principal) (varios campos forman la Have). Recuerde que si un campo no cumple con la caracteristica de ser Unico, es decir, que al momento de ingresar los datos no se repita, deberd utilizar mas de un campo como lave primaria. Para definir varios campos como clave principal debe seleccionarlos. Para ello: Campos continuos, silos campos estan uno bajo el otro debe: = Marcar los campos (coloque el cursor en la parte izquierda del primer campo (vera una flecha como ésta — en negilla) presione el botén izquierdo sin soltarlo y arrastre el Mouse hasta seleccionar los campos que desee, luego deberd soltar el botén del Mouse. Observe el siguiente ejemplo: BAsonacin Cursor [ Nombre del campo Tipode datos, 7 eee ae —— Carneéstudiante Numero: be ; campos Codigocurso Namero IB Fechaasignacion Fecha/Hora | Notacurso Nimero 7 Clave principal - Pulsar clic sobre la llave en la cinta de opciones. Silos campos no estan continuos, para seleccionarlos debe: - Dar clic sobre el primer campo. = Presionar la tecla Control sin soltarla y dar clic sobre el otro campo que desee (asi sucesivamente con cada campo). Ca crc Uy - Solar la tecla Control, - Pulsar clic sobre la llave en la cinta de opciones. D. Grabar ta tabla Nombiedelcampo | Tipo de datos | Deseripdn fopeionah ® |codigovepto Namero |Desetipcion Texto = DE clic aqui para cerrar y quardar la tabla 34Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access© oes Microsoft Access Ai, 2eses gsr os cabios en dae dela abla Tabla? = Para quardar la tabla pulse clic en Si - Escriba el nombre de la tabla ema echinns raraeemnrnente = Seleccione Aceptar en esta ventana Si no definié fa llave principal en la tabla, Access le muestra la siguiente pantalla con un mensaje donde le pregunta si desea crear una clave principal. a as obay ings eve prin dia. ‘ iy reason ce pres recone ce i de su pl pa pd en arin ‘ Eh ct yoann dln de ie : ‘een cex rede pipe ' Si usted le indica que si entonces Access agregar un nuevo campo llamado “Id” y lo define ‘como llave primaria. s INICIO CREAR DATOS EXTERNOS F 2% WS ELescendente T Ba | Ab Dercendente Para cancelar la operacién, seleccione Cancelar y luego realice el inciso “c” para definir la llave Peg Fits primaria; al finalizar grabe ia tabla. a ° 2. Quitarorden | visas ronapapes Ornate | Todos los objetos de Access © « objetos, se muestra la + Enla seccién de los | tabla creada 32= a 1 _ Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access E. Modificar el disefio de la tabla Para agregar o eliminar campos de una tabla deberé modificar el disefio de ésta, también puede cambiar los tipos de datos, tamafio del campo, agregar, etc. = Modifique la tabla departamento, agregue un campo para ingresar el ntimero de ‘empleados por departamento. Para ello: ae] L 4. Presione botén derecho sobre el nombre Devartamento gan de la tabla y seleccione Vista Disefio. 2 ed Vista Disefio 2. Posicione el cursor en la fila en blanco (debajo de la descripcion de departamento). 3. Escriba el nombre del campo, NoEmpleados. El tipo de éste es numérico, | 55 bepartamentos | Nombredelcampo | __Tipode datos. ¥ | codigoDepto Numero —Descripcion Texto Noempleados Numero Si desea eliminar un campo en la tabla, posicione el cursor en el campo que desee y seleccione en la cinta de opciones: Eliminar filas 5. Sidesea insertar un campo nuevo ef medio de otros ya existentes, posicione el cursor y luego seleccione: Insertar Filasy = & = Insertar fas Sette Moar wee - Si desea cambiar el tipo del campo, pulse clic sobre la segunda columna y en la fila correspondiente al campo que desee — y luego dé clic sobre el botén del lado = Oepsramente derecho de dicha columna (este botén __Neinbiedelcampo, |" tipe de datos) esta representado por una flecha % CodigoDepto Ndmero hacia abajo), ellja el tipo que desee y —_ Despcion Fede corto, : pulse clic sobre él. Notmpleodes md a - Sidesea modificar la propiedad de un campo, debe realizar lo siguiente: = Primero debe colocar el cursor sobre el nombre del campo. = Luego pulse clic en la parte de abajo de la pantalla sobre la propiedad que desee y modifique seguin requerimiento, 33Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access© 6. Grabe nuevamente su tabla. - Seleccione el botén Cerrar. Access le enviara: A, Sen secre contos en dat dea tata Departament’? - Pulse Enter (para grabar las modificaciones). F. Crear la tabla “Empleado” - Utilice los siguientes campos: = No utilice Nombre: Tipo: Tamario del Campo tildes ni CodigoEmpleado Numérico espacios para ~ CodigoDepto Numérico los nombres peat ue a de los campos 9ellido exto { Pos | Direccion Texto 20 OT Telefono Numérico Fechalngreso . Fechalhora SueldoBase Numérico = Defina como llave primaria el campo CodigoEmpleado. - Guarde su tabla con el nombre “Empleado’. 3.4.2 Crear una relacién Las relaciones permiten establecer los vinculos (uniones) entre las tablas en la base de datos. La relacidn permitira utilizar informacién de diferentes tablas ya sea para presentar informacién en consultas o informes, o para aclualizar campos que dependan del resultado de una operacion entre otros campos Las relaciones se establecen entre los campos llave o clave de una tabla con otra. Los campos que sean utilizados como llaves deben ser exactamenie del mismo tipo y tamafio. Es decir, si en la tabla Departamentos tenemos el campo clave (Ilave) CodigoDepto como Numérico Entero, en la tabla de empleado éste debe estar igualmente definido como Numérico Entero. 34si RES EE ITE scum nk ieee _Administracin de Base de Datos 1 - Microsoft Access® A. Establecer las relaciones entre las tablas = = iS 4. Busque el botén de Relaciones en Herramientas de bases de datos y pai. cones pulse clic sobre él. Access le mostrara la siguiente ventana: ‘Agregar_| [| _Cewar 2. Seleccione las tablas como se muestra en la ventana anterior, para ello presione las teclas Shift y la flecha hacia abajo (no suelte la tecla Shift hasta tener seleccionadas las tablas). 3. Luego dé clic sobre la opcién Agregar. 4. Seleccione el boton Cerrar. ‘Access coloca cada tabla en la ventana de relaciones, como puede observar: =F Retaciones\ x Departamento Empleado ¥ CodigoDepto @ Agregar una tabla Si olvid6 agregar una tabla, puede realizar los siguientes pasos: ~ _ Presione e! botén derecho del Mouse en cualquier espacio disponible 35 rs de la ventana de relaciones o dé clic en el botén Mostrar tabla. Masta 35Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access' - Dé doble clic en el nombre de Ia tabla que desee agregar. Repita este proceso por cada tabla segiin desee. Mostrar tabla + Seleccione el botén Cerrar. ¢ Eliminar una tabla Si agregé tablas de mas en la ventana de las relaciones, para borrarlas realice los pasos siguientes: - _ Déclic en la tabla que desea borrar (sobre cualquier campo de dicha tabla o sobre el nombre de la tabla). ~ Pulse la tecla Delete (Del o Supr) en el teclado. ¢ Cambios a una tabla Si olvid6 definir la clave principal, o desea hacer cambios en una tabla desde la ventana de relaciones, realice los siguientes pasos: * - _ Presione el botdn derecho de! Mouse sobre la tabla que desee. - Dé clic sobre Vista Disefio (si no aparece esta opcién presione la tecla Esc y pulse nuevamente el botén derecho sobre la 4 Departamento tabla), SS Empicsds = aa Tablas BE Wile Dieho ~ _ Realice los cambios que desee, grabelos y cierre la tabla. 5. Para relacionar ambas tablas, debe colocar el Mouse sobre el campo llave de la primera tabla y arrastrarlo hacia el campo que permite definir la relacién en la segunda tabla En este caso debe hacer lo siguiente’ a. Dé clic sobre el campo CodigoDepto en la tabla Departamento. 36_Administracién de Base d Datos 1 - Microsoft Access© b.Presione el bot6n izquierdo del Mouse sin soltarlo y arrastre este campo hasta dejarlo caer sobre el CodigoDepto en la tabla Empleado. \ Relaciones \ soumsnno as ini aise ears eet ECE TSS ITE Departamento Empleado 'V CodigoDepto {¥ CodigaEmpieado Descripcion CosigeDepto Nofmpleados | Nombre Apelido Direeion Telefono Feehalngreso Sueldobase Access le muestra la siguiente ventana: = Aqui se observa la entidad fuerte "Departamento" ala izquierda de la ventana Tabla o consut Tabla o consulta Y fmpleade ———x_ T | - Aqui se observa la entidad débil “Empleado” a [9] la derecha de la ventana eer - Departamento (CodigoDepto (less iteqridad referent (Dlactuatzar en cascada los campos relacionados (Clgtiminar en cascada los registros relacionados Tre derelacin: | Uno avaret "| Eltipo de relacién es de uno —— a varios, en este caso un departamento puede tener varios empleados Al definir relaciones, debe establecerlas por medio de la llave principal de una tabla y luego arrastrar hacia la llave forénea en la otra tabla, es decir, las relaciones deben ser de la llave primaria hacia la llave forénea. Relacin de uno a varios Esta relacién es generalmente la que debe utilizar. Access reconoce autométicamente cuando usted selecciona el campo de la llave principal de la primera tabla y lo deja caer sobre el campo de la llave fordnea en la segunda tabla. 37istracion de Base de Datos 1 - Microsoft Access Relaci6n de uno a uno Cuando ambos campos relacionados son llaves principales o tienen indices Unicos, Access le genera una relacion de uno a uno Este tipo de relacién no { Modificar relaciones es usualy para efectos del curso no debe | rte oconate: ati oconstareaconds: (Sex) existir ninguna relacion || /ocssanentos ~~ lemkados SS) Departamentos _~ [Empleados 7 de esta naturaleza en || Cxpxtomentos_~JEmeatos _>] ningun ejercicio. Si || [CédigoDepto | CédigoEmpleado_| = Access define este OT _G tipo de relacién en || sus tablas,reviselos | oe aiaeaal Crear nueva... campos que esta || felacionando, ya que || (Actustzr en cascadslos canposrlaconades no seré aceptado en || [lélminar en cascada los registros relaconados ningiin ejercicio ni examen. | To derelasin; Uno aun p. En el caso anterior no tiene nada en comiin el cddigo del departamento con el cédigo del empleado y ambos campos son Hlaves primarias, por lo que Access define la relacion de uno a uno. Deberd dar clic en el campo CodigoEmpleado abla ccoraitar Tabla peorsiRarelaconads] y seleccionar una flecha que aparece al lado. [oeparanoniss > Jevaeoar = derecho para elegir el campo CodigoDepto, como se muestra aqui. Relaci6n de varios @ Varios Esta formada por dos relaciones uno a varios que involucra una tercera tabla en donde la llave principal consta de dos campos (las llaves primarias de las otras dos tablas), Ejemplo: Si en un departamento puede haber varios empleados y varios empleados pueden trabajar en diferentes departamentos. Observe ia siguiente ventana: fi 38 somes 0 ‘ple sameness exe suman sich resAdministracién de Base de Datos 1 - Microsoft Acce Relacién tipo Indeterminado Si arrastra un campo que no es una llave principal y que no tiene un indice Unico a otro campo con las mismas caracteristicas, se crea una relacion indeterminada. Ejemplo: Tabla o const: Tabla 0 consulta relacionada’ oepartamentos En este caso no tiene ningiin sentido hacer una relacién entre el campo de Descripcién de la tabla Departamento y el campo Nombre en la tabla de Empleado Descipaon EEL SSE Tabla o consulta’ Tabla 0 consulta Departamento / Empleado — Cancelar [CodigoDepto Tipo de combinacién. Crear nueva. (Cactualizar en cascada los campos relacionados Cetiinar en cascada tos registos relacionados Tipo de relacion: Uno a varios 6. Pulse clic en el cuadro al lado izquierdo de “Exigir integridad referencial”, para que exista un chequeo entre Ia tabla de los departamentos y la de los empleados al momento de ingresar los datos, es decir, sino existe un departamento, no se podré asignar un empleado a ese departamento, por lo que primero se deben ingresar los datos a la tabla Departamento y luego a la de Empleado. 7. Dé clic sobre el botdn Crear. ‘Access le mostrard la siguiente ventana con las relaciones. En la siguiente ventana se puede observar cuando se ha exigido integridad referencial en la relacién 39Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access© La relacion sale de la tabla Departamento (1) y finaliza en la tabla de Empleado (0), es decir, un departamento puede tener varios empleados. 239 Relaciones ea CodigoDepte| Desctipcon Enplento. Rotana CodigoEmpleado Codigodepto Nombre ‘pelo Direccon Teletono Fechalngreso Sueldofase Si no ha exigido integridad referencial, Access muestra la linea de la relacién de la siguiente forma: Empleado Y codinctaplesdo [a] CodigeDepto 1 pete Dreccon Fecralogreso Sueiotate Desapcion Notmpleados Observe la diferencia entre las lineas de relacién de ambes ventanas en la pagina anterior. Este tipo de relacion no debe darse, ya que de esta forma usted podrd ingreser empleados a departamenios que no existan. Para modificar la relacién realice lo siguiente: B. Modificar una relacién En este caso se asume que usted tiene a Ia vista la ventana de Relaciones (ventana anterior). Seleccione cualquiera de las siguientes opciones para modificar la relacién: - Pulse bot6n derecho sobre la linea delgada de la relacién y elija modificar relacion. Yad Moaitarreiadén.. mr - Modifique las opciones que desee y dé clic sobre e| | X_Eliminar botén Aceptar. i | risesAdministrac ¢ Modificar una relacién desde la ventana de la Base de Datos n de Base de Datos 1 - Microsoft Access© Siya cerré la ventana de relaciones y desea hacer modificaciones, realice los siguientes pasos: - Dé clic sobre la pestafia Herrat = Pulse clic sobre la linea delgada que indica la relacién. = Realice las modificaciones segin desee. Access le mostrard la siguiente ventana: - Pulse la tecta Enter para grabar las relaciones. Microsoft Access Gy, 22222 ourdorloscanbios en el dei de Reladones’? = Seleccione No, para no guardar los cambios que realiz6. - Dé clic sobre Cancelar para regresar a la ventana de relaciones. Cc. Eliminar una relacion ntas de bases de datos, luego en Relat Dé clic sobre el bot6n (x) para cerrar la ventana de las relaciones. nes. Si define una relacién que no le es funcional, debera eliminarla. Para ello realice los siguientes pasos: = Seleccione Herramientas de bases de datos y luego Relaciones = Pulse clic sobre la linea delgada que indica la relacion. - Presione la tecla Supr 0 Del en su teclado 0 bien pulse botén derecho sobre fa linea delgada de la relacion y elja Eliminar ia X Biminar > lI Access le mostraré: a1Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access© [ Microsoft Access Ad, Kontera ave desea einna de ora permanente la relat slecconada dela base de ats? Geeta) Coates) - Seleccione Si, para eliminar la relacién Realice correctamente los pasos anteriores, de lo contrario borrara la tabla y no la relacion ‘Al agregar de nuevo las tablas aparecerdin las relaciones o aunque Access no la muestra, seguira definida, ¢ Eliminar una relacién para modificar una tabla En algunos casos podria ser necesario modificar la llave principal o foranea de una tabla (generaimente cuando se equivoca al definir el tipo de datos). Si la relacién ya esta creada, no se puede realizar dicha modificacién, por lo tanto debe eliminar antes la relacién, Para ello debe realizar los pasos anteriores y luego: - Pulse botén derecho del Mouse sobre la tabla que desea modificar. - Dé clic sobre Vista Disefo. - Realice los cambios necesarios en la tabla y pulse clic sobre el botén de cerrar la ventana de la tabla, guarde los cambios en la tabla, - _ Defina nuevamente su relacién. + Cierre y guarde los cambios de las relaciones, 3.4.3 Impresién de Modelo Entidad Relacién en Access Para imprimir el modelo Entidad Relacién en Access, realice lo siguiente: 1. Abra la Base de Datos que desee. 2. Seleccione Herramientas de bases de datos. 3. Seleccione el boton de Relaciones. Relaciones, 4. Genere un Informe de las Relaciones: 42 | one PRR RN| | Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access© Se activa la ficha Herramientas de Relaciones: —— HERRAMIENTAS DE RELACIONES DISENO 6. om Boaters & ES 3° Mostrar relaciones directas, FX orar dene Modicar enorme derelaciin MOM" BB osar todas as lactones," L Herramints etadones Todos los 0... © « [=F ewe - = 2 [_cemene | | Siew | [7 F cosiaoen | Empleodo |B oepaname Descripcon aay | | Nombre | | LJ | oelido | Direction | | [moe - Pulse clic sobre Informe de relacién. Access le muestra: . Relaciones existentes en Departamentos viernes, 26 de julio de 2013 _— Poctponn Retmlestns — | \skesfooene | i | Nombre | | Neca Precton \ L________ [Telefono Fecatgeo ESeeesie Imprima este informe o trastédelo a Word y agregue un titulo para mejor presentacién de la informacién, 43Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access© 3.4.4 Errores en la creacién de Relaciones 1. Relacién de Tlaves con diferentes tipos de datos La llave principal en este ejemplo es el cédigo del departamento en a tabla departamento y esta definida como tipo numérico y en Ia tabla empleado es Ia llave foranea y esta definida como texto. Codigodepto [=] Codigodepto — Fi camel eee 1a) amit Te (Ci Actuatzar en cascada los campos relacionados Tetminar en cascads los registros relacionados Tipa de reladéin: Uno varios Microsoft Accese Ay, ree en miei nr cog dns ode Ae ha soit eta informaciin? ~ Pulse la tecla Enter (para cerrar esta ventana) - Dé clic sobre el botén Cancelar de la ventana de relaciones. Solucién: 1. Abra las tablas en modo de disefio (dé clic derecho sobre el nombre de la tabla y pulse clic sobre el botén diserio), 44 [ oe__Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Acces 2. Revise el campo CodigoDepto en ambas tablas (observe las ventanas a continuacién). [BB bepartamento i. Emplendos UNE ENT) (£23 vevatamento\j 5 -tmpteados "i Nombredelcampo | Tipodedatos Nombre del campo Tipo de datos Texto Texto %|codigodepto Numero ¥ |codigoempleado Numero Toxin ~|Descripcion Texto Pfopledades cet campo ———frenieaadss clan, 3, Dé clic sobre esta ramafo del compo [entero largo de datos a numérico | rom el cédigo del ivan Ge ena departamento ula [Resi cevalascon Walorpreeterminado Teste de veldocn Regia ge valiscin (so jsquedd fila y cambie el tipo Tanate de ano - Requerce Ne Te Inderade No | Requerido No Modo IME Sin Contvales Indesaco Si Sin dupicades) Modo de otadonesiME Nada |etquetasinteigentes | Etiquetas intligentes Wlinezcién delteto General ‘Aineacén delterte General ‘Mostrar el Selector de ee Para fechas ‘Al momento de definir la relacin aparece el mensaje de error, porque se estén i relacionando campos de diferentes tipos de datos como se muestra en estas ventanas (en , la tabla Departamento el codigo del departamento esta definido como numérico y en la tabla Empleado el cédigo del departamento esta definido como texto). TWonbre deleange | Tpode dates Codieereleado ‘mero a Codgcdepto Nanero = NoEnpleados Nomar Texto ee a \ recon Texto —| =| - Eneste caso ya 4 - % corregidos los datos, ambos son numéricos 4, Cierre las ventanas de las tablas. 5 5, Repita el proceso para crear las relaciones. ' | f Recuerde que las llaves primaria y foranea deben tener el mismo i | tipo y tamafio de datos para poder definir sus relaciones. { 2. Relacién de uno a uno ‘A. Este tipo de relacién se genera automaticamente porque se esta haciendo la t relacion entre dos campos que estan definidos como Ilaves primarias (en la tabla Departamento la llave primaria es CodigoDepto y en la tabla Empleado la llave primaria es CodigoEmpleado), como se muestra a continuacion: 45Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access® Modifica relaciones Tabla o const Departamento sada \ (CActuaizar en cascada los campos ré foraneas. En este caso Codigo&mpleado es lave primaria no forénea Solucion: 1. Presione clic sobre el bot6n Cancelar en la ventana de las relaciones. 2. Cambie la relacién de lave primaria hacia la llave foranea. Liave primaria Lave fordnea JActuslzar en cascada ls cartposrelaconados Teoderelacén: (Uno vars y= | | tener varios ____| | empleados | asignados B. La relacién de uno a uno también se da cuando se establece una relacién de liave primaria a lave primaria simple cuando esté mal definida, ya que debe ser una liave primaria compuesta, como se muestra a continuacion: 3. Seleccione Crear. \Q Un departa | mento puede 46 —Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Acce Tabla Estudiante Tabla Curso Carne CodigoCurso Nombre Descripcion Tabla Asignacién Curso — + Carne CodigoCurso FechaAsignacionCurso En este caso la tabla Asignacién Curso debe tener una llave compuesta, puesto que un estudiante se asigna varios cursos. Si se define la relacién de uno a uno, no podra asignarle a un mismo estudiante varios cursos (la llave primaria no se puede repetir, es decir, no podra ingresar dos veces el camé del estudiante para asignarle cursos) Solucion: = Pulse clic sobre el botén Cancelar. - Pulse botén derecho sobre la tabla de Asignacién Curso. - Seleccione Vista Diseno, - Seleccione los tres campos. Sedgecuso FechaAsignacionCurso - Pulse clic sobre el boton de la llave (clave principal). - Clerre la tabla y guarde los cambios. - Repita el proceso para definir la relacién entre las tablas. C. Otra causa por la que puede existir una relacién creada por Access de uno a uno, es porque los campos que estan definidos como Ilave también se encuentran definidos como un indice. Los indices se definen en aquellos campos que no son lave. Es decir, si ya tiene un campo como llave no debe definirlo como indice. Los indices permiten una busqueda mas répida de la informacién y puede definir un campo como indice cuando lo va a utilizar para efectuar busquedas frecuentes de informacién. Si usted tiene una planilla de empleados y desea realizar busqueda de informacion por el apellido del empleado, entonces podria definir el campo apellido como un indice y la busqueda seria mas rapidaAdministracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access© En la siguiente ventana se muestra una tabla que tiene definido un campo como llave primaria y como indice a la vez. 2¢ Indices: Departamento ete) Nombre de indice 2mbre delcamj —_Criterio de ordenacién |_ |codigodepto Codigodepto Ascendente F primarykey Codigodepto Ascendente Propiedades del indice En este caso debe borrar el primer campo y deje unicamente la llave primaria. ~ _ Deberd ir al disefio de la tabla, para ello ela el botén [Z” vista piseiio - Pulse clic sobre el botén de indices = indices P - Bore el campo creado como indice (mostrado en la ventana anterior), para ello seleccione toda la fila como se muestra a continuacién. = Regrese al disefio de las relaciones e intente definir la relacién de nuevo. 3. Datos infringen las reglas de integridad Si ya ingresé datos y luego trata de establecer relaciones y hay datos que no coinciden en ambas tablas (datos de llave primaria y fordnea), al momento ce intentar crear la relacion exigiendo ia integridad referencial, Access muestra el siguiente mensaje: - Cierre la ventana de indices. = Grabe los cambios en la tabla. & & Misoote ects no puede caret lsn eg Intgrdad referer, os datos de taba Empleaeoiningn bs eg: de ete trent pF stm, poe que hay estes ae sereferan sn empleado ens tba relaconada pete nego reererte al emplade ot ta pin. Modtque os sos de modo que extn reistos ea taba propa para todos lo ceiosreaonadosiy dea earls {bain sin sega reg. rengiadreerni desaineIncailaxeaded elerencal Cae] Assia esa items?Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Acces: Observe los datos en el formulario Empleados. Ingreso Datos Empleados aA | codgatnpeae va Codigo Departamento 25) entre Sore Apellido Leonard Deecen - see ERC TS wT ae Se ingres6 un o6dgo aue | no existe en la tabla | denartamento En este caso existen datos en la tabla Empleado — que no coinciden en la tabla Departamento, el c6digo de departamento 25 no existe, por lo tanto si se define la integridad referencial chequea la base de datos y no permite realizar las relaciones. Recuerde que la regia de integridad verifica que el dato que se ingrese en la llave fordnea exista en la tabla que tiene la llave primaria. Solucion: - Cancel la creacién de la relaci6n. - Cierre la ventana de relaciones. - Abra la tabla Empleado. - Borre todos los registros de datos. Girone | [cosigotmplead Codigo) Nombre | ay re: DI: : “\ | seleccione los campos marcando de izquierdo de la ventana. sede el lado - Pulse la tecla Supr (suprimir o delete). - Access le envia el siguiente mensaje: ( ncrsot Acces (eis | - _ Presione la tecla Enter. | Mertiees eee | - Cierre la tabla y guarde los cambios, Shoe dcenS rope eh aspaain de cén ‘Contra go deanna exes teaee! 1 (sth puntode cine rgitos | | - Repita el proceso para definir las relaciones. | 49Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft Access© 4. Relacion Indeterminada La relacién indeterminada se da cuando usted relaciona dos campos que no son laves primarias y foraneas. | En este caso ninguno de los campos es llave, al tratar de relacionar se muestra la relacién Indeterminada. 3.4.5 Eliminar tablas en la Base de Datos - Abra la base de datos que desee. - Seleccione la tabla a eliminar, pulse clic sobre el nombre de ésta. - _ Presione la tecla Del (sup) fy a ean ene tn, op deena pe cr nietenein rein np gc eee aca csi. Go) Gees) Gr) = Seleccione la opcién No, si no desea borrar la tabla. ~ _ Presione Enter si desea eliminar la tabla, Si borr6 una tabla por equivocacién, pulse las teclas Control y Z simultaneamente para recuperaria. 3.4.6 Cambiar el nombre a una tabla - Pulse botén derecho del Mouse sobre e! nombre de la tabla. | EB empteagac. IBS ae 1a ao bd victa Die ear” | + Lego seleccione Cambiar Nombre 1 aeons ean |e centr nono = Escrba el nombre que desee - Pulse la tecla Enter. “soap neuen eae csceammnm nee “tre er ossonener etommeamceniner ==_Administracién de B se de Datos 1 - Microsoft® Acce: Capitulo 4 Formularios e Ingreso de Datos 4.1 Formularios Los formularios son objetos a través de los cuales se ingresan datos a una tabla 0 se presentan los datos ya ingresados. En Access se pueden generar formularios de diferentes tipos, como por ejemplo: De gréficos, de columna, hoja de datos, Formulario/Subformulario, etc. En los formularios se pueden hacer cdlculos que permitan la actualizacion de los datos en las tablas, Por ejemplo al momento de ingresar el costo de un producto se podra calcular el precio de venta y automaticamente actualizar dicho campo. Ademas se pueden generar cuadros de texto en los cuales se pueden hacer calculos de forma temporal, es decir, para mostrarlos tnicamente en los formularios sin almacenarlos en un campo. Por cada tabla s6lo debe existir un formulario. Es decir, si su base de datos tiene 4 tablas, sus formularios inicialmente deben ser 4. Si ademas se crea un menu que contenga otros formularios como un mend de consultas, un ment de informes, un formulario de grafico, etc., entonces su base de datos contendra mas formularios que los que representan a las tablas. En los formularios también se puede presentar informacion que provenga de una tabla vista, es decir, de una consulta. Ejemplos de algunos tipos de formularios Formulario en presentacién de hoja de datos: La presentacién no es muy estética ya que se presenta como una hoja de datos con columnas y flas (es un formato como una hoja de Excel). Observe el ejemplo: Departamento o 8 8 Cédigo del Departamento ~ | Nombre del Departamento ~| No. de Empleados ~ {a Gerencia 3 | ap Recursos Humanes 2 3 Ventas 10 Hs Cémputo 3 5 Contabilidad 2 *0 ° [Regio 4Gaee > n> | Viniwe [owsar - ~ | = Ingrese varios registros y al finalizar cierre el formultario. 51Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® _ Formulario: iano Permite crear un formulario para ingresar un registro a la vez. Es conveniente que se genere de una entidad débil, es decir, que no dependa de otra tabla. Esta presentacién también es posible obtenerla a través del asistente en cuyo caso no importa el tipo de tabla. 4.1.1 Crear un formulario En los siguientes pasos se asume que usted tiene abierta la base de datos. A. Generar un formulario a través de la opcién "Formulario" Realice los siguientes pasos para crear el formulario de la tabla Empleado. 2. Dédlicen la (oe + ctnisen@ MMM] Pestafia Crear retamenosi ie de dats Acco 850) SAAMEON Acca] rm |'cm | onions fermiinctarsetis | 3. Selecione g = TRB | Ferrata frat a) Ee i = ES eS 5 : emertosde Tala Listas fsistnte prs Oise de) Farmutzno Diet él ormutio me” 1 aplicacién™ SharePoint> "consuitor consulta | ‘ormulario en bianco Mis formutarios ~ Formultio ies un frmulano que e permite nace 4. Seleccione la tabla de la cual creara el | — formulario (en este caso Empleados) codigovepto Nombre: \ | petite Telefone sueldabase Regios [kane [war if | [1 | sectntogrso i iI En este caso es importante resaltar que la tabla de la cual se generé el formulario contiene llaves fordneas, es decir, es una entidad débil (esta tabla depende de la tabla Departamento pero ninguna otra tabla depende de ella). 52 ‘ iAdministracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access ® 4, Cierre y Grabe el formulario. - Presione las teclas Control-F4 simultaneamente o dé clic sobre la °x’ que permite cerrar la ventana del formulario. Access le muestra: Mss eee = Access automaticamente utiliza el nombre de la tabla para definir el nombre del formulario. Si no estuviera el nombre correcto (esto es generalmente en el momento que se genera un formulario de una consulta o un formulario de pestafias © paginas), deberd escribirlo. Todos los objetos de Acc. « - LD - Presione de nuevo la tecla Enter. Tablas = Aqui se muestra el formulario creado B. Creacién de un formulario a través del Asistente Si la tabla es una entidad fuerte, la mejor forma de crear el formulario es a través del asistente. Esta opcién también podra utiizarla cuando desee insertar campos de diferentes tablas para crear un formulario. a. Seleccione la tabla de la cual desea crear el formulario (en este caso Departamento). El empieado b. Pulse clic sobre la ficha Crear. Crear | Datos exernos Herramientas de base de datos c. Elija Asistente para Formularios. Rl Asistente para formutarios 53Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Qué campos desea indir en el fermulario? Puede elegir de més de una consita 0 tabla, d- Si no seleccioné la tabla correctamente, dé clic en esta flecha y elja la tabla de la que Campos gelecdonades: generaré el formulario || e- Dé clic sobre este | botén para seleccionar todos los campos f- Dé clic sobre este botén El resultado es: Cédigo del Departamento. — Nombre del Departamento | No. de Empleados Registra: «© 1del Observe que los nombres de los campos de la ventana del asistente y los titulos mostrados en el formulario son diferentes, esto se debe a que cuando se cred la tabia, en. las propiedades de cada campo se definis el titulo del mismo. De esta forma es mas facil identificar la informaci6n que debe ingresarse en el formulario. g- Guarde el formulario, para ello dé clic sobre la “x” 0 pulse las tecias Control y Fa de manera simulténea. h- Seleccione Si 54rn SRE = Administracion de Base de Datos 1 - Microsoft® Access: | Nombre del orate Departamento i- Pulse Enter para guardar el formulario con el nombre Departamentos. A partir de Office XP se puede utilizar el botén “Formulario” para generar Unicamente los formularios de aquellas tablas que sean entidades débiles, es decir, que ninguna otra tabla dependa de ellas. Si crea un “Formulario” de una tabla que tenga otra tabla que dependa de ella (es decir, una entidad fuerte), se crea un formulario y un subformulario (este subformulario es un vinculo hacia la tabla directamente (hacia la entidad débil) y no es en si un formulario). Observe el siguiente ejemplo: Ousmane =} Departamento E CCodigomp «| Nombre -| Apelido - . ° En este caso se genera el formulario Departamentos y se crea un vinculo hacia la tabla Empleado. Si se desea hacer algtin célculo en empleados, no se puede, puesto que es la tabla la que se esta mostrando y no se pueden hacer célculos directamente en la tabla, éstos deben hacerse en los formularios y/o informes. ‘Si desea crear de esta forma los formularios, debe seleccionar el boton de disefio y borrar la tabla que esta debajo del formulario. Luego debe cerrar y grabar el formulario. ar ‘ormular “| 1. Dé clicenla Para ello realice lo siguiente: _| flecha de esta opcién Ver Peo a, > | vista Formutario Vista Presentacién 2. Ellja este botén | eZ, wesansete 55Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® [ Enaberado del formula ES} Dep rtqmehto: ce —L_ igo Hel Departathenta| | Codigodepto boboboto toto otobototog Nbmbrd del Oepart4mentd | Descripcion a ee a ee ee >. de Umplegdos, Notmpleados = Tabla Enloade 3. Dé clic sobre una parte del rectangulo de la tabla (debe observar unos puntos en el lL. rectangulo, lo cual indica que esta 1 seleccionado) y luego presione la tecla Suprimir para borrar 4. Luego de borrar el recténgulo que representa el vinculo hacia la tabla, debe cerrar y guardar los cambios del formulario. 4.1.2 Encabezados/pie de formulario y botones para cerrar un formulario A continuacién se modificaré el disefio del formulario de departamentos para crear un botén de comando en el encabezado del formulario que tenga la funcién de cerrar dicho formulario. 1. Pulse doble clic sobre el formulario que desee (en este caso en Departamentos). 2. Dé olic sobre el botén Ver. { | 56 ta Present } = 3. Seleccione i serio esta opcién . RZ, veo CPcena acres a AE ET Began a An I @ IE eB re or 4, Dé clic en el ‘botén" de comando ee 5. Coloque el cursor en una parte que no : esté utiizando del : encabezado y pulse € oeate lic [chdiga fel Departacnentol | cocigodepto rerorotorou ' ib | bescripcion borer bo tot od NoEmpleados 7. Selecci Cerrar formulari ione 3 6. Dé clic sobre Operaciones con Formularios 8. Dé clic sobre este boton a7Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access’ 9. Dé clic en el circulo si desea que aparezca el texto en vez de un botén = Dé clic aqui si Dares tds desea un botén diferente 10. Seleccione el botén Finalizar. A. Modificar el tipo de letra y tamafio del encabezado € Encabezaido det formutario epartamentos| para seleccionarlo | ‘€ detalle ST b. Seleccione la pestafia Formato a. Dé clic sobre el encabezado Organizar_| Formato ¢. Seleccione el botén de tipo de letra o fuente. ipewited || 18 speed | _ “H Agency B —-| d. Arrastre esta barra hasta % Ahareni | encontrar el tipo de letra que o> ALGERIAN L desee y pulse clic sobre é! Fp ana f. Abra el formulario, dé clic sobre el botén “Ver”. 58Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Este quedaré como se muestra a continuacién: Depatamentas g. Cierre el formulario, pulse clic sobre este boton —— Ingreso de Datos Tae | [cera fomutio ¥ Cédigadel Departamento 0 Nombre del Departamento No, de Empleados ° B. Deshabilitar los botones estandares de cerrar, minimizar, maximizar y cuadro de control de la ventana del formulario - Seleccione el bot6n Vista Diseno. - Dé clic derecho sobre este rectangulo. ‘sta Formulario Vista Hoja de datos Vista Tabla dindiics Vista Grafica dinémico gntes, Generar evento. ‘orden de tabulacén, Cecio de tePUBCE Teal li Propiedades s = Pulse clic sobre Access le mostrar la siguiente ventana: Propiedades Observe que esté Formate /Batos_| Eventos [| Seleccionada la pestafia Barras de desplazarento Selectoces de regstro Botones de desplazanierto. ‘Separadores do regstros Aust de tamafo automstco Centrado automatco Esto dels bordes Cuadeo de contrl Botones Mizar Macicar Bot Cerrar 59Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Busque las opciones siguientes en la ventana anterior y defina cada una como se muestra aqui, Botén Cerrar |Botones Minimizar Maximizar Ninguno Cuadrodecontral = NO | - Cierre la ventana anterior, dé clic sobre el botén cerrar. - Dé clic en este bot6n, Asi se muestra el formulario luego de deshabilitar los, botones Depanamentor Ingreso de Datos =S [cs Césigo del Departamento 0 Nombre del Departamento No. de Empleados ° - Guarde los cambios, dé clic sobre el botén Cerrar formulario, clic aqui para Miron eos) grabar los cam || @Besee guadafoscanbos en el dso de forulario Departamentas? C. Aplicar reglas de validacion para el ingreso de los datos Las reglas de validacién le permiten validar el ingreso de los datos. Por ejemplo: para el cédigo del depariamento se desea que el rango de los valores esté comprendico entre 1 y 5, considerando que son 5 departamentos con los que cuenta una empresa Para agregar esta regia de validacién realice lo siguiente: + Modifique el formulario Departamentos. a. Pulse clic derecho sobre el nombre de dicho formulario. b. Seleccione Vista Disefio. ore ne erm ioAdministracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® snderecho ae | Cc. Presione botén derecho del Mouse sobre el campo del Cédigo del departamento Gol Color defuente de prime plano] » Efecto Especial [> Formato condicional d. Dé clic sobre Propiedades defoytulaio | “Propiedades" Propiedades Hija de propiedades Tipo deseleccion: Cusdro gerd _@. Seleccione esta CodigoDepte Pestafia (Datos) [Femate] Dstos eventos] otras | Todas | (Origen del control CodigoDepto Formato del texto Texto sin formato f. Pulse clic ‘Mascara de entrada sobre esta a fila y escriba: gla de validacion rive Texto de validacién Eseriba valores entre Ly Entre ty 5 | Buscar por filtro Predeterminado dela basy/de datos_| 9 Pulse [Mabiitado si Enter h. Escriba este texto que le permitira enviarle un mensaje a la persona que esté operando la | Base de Datos, si comete un error al momento de ingresar los datos. Por ejemplo: si ingresa el cédigo 6, debera aparecer este mensaje Pulse clic sobre el botén cerrar en la ventana de las propiedades, Cierre el formulario y guarde los cambios. En las reglas de validacién se pueden utilizar diferentes restricciones: Utilice los siguientes operadores. > mayor = mayor igual <= menor o igual Entre (para rangos de valores) = igual << diferente =fecha() para la fecha del sistema Si desea comparar un campo contra otro campo deberé utilizar los corchetes para encerrar el campo e indicarle a Access que es un campo de Ia tabla. Por ejemplo si se desea validar que el ingreso de la fecha de entrega sea mayor o igual a la fecha de pedido, deberd escribir en la regla de validacién en las propiedades del campo de fecha de entrega, lo siguiente: >=[fechadepedido] este campo debe escribirse tal y como aparece definido en la tabla. a1Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 4.1.3 Ingresar Datos apartamentos Ingreso de Datos | Cerra formlario . = Escriba el cédigo del Cidiga del Departamento, 1 a departamento y pulse la tecla Enter Nombredet Departamento Gerendia “S(T Escriba Gerencia y ~ pulse Enter No, de Empleados 2 - Escriba 3 y pulse Enter — para avanzar al siguiente Utilice estos botones para | movilizarse entre los registros 4. Abra el formulario Departamentos e ingrese la siguiente informacion. 2. Agregue por lo menos § registros a su formulario. Utilice como ejemplo los siguientes datos: Gédigo Departamento | Descripcion ~__ | No de Empleados 1 Gerencia 3 2 ___[RRecursos Humanos 2 3 Ventas 10 4 ‘Compute 3 5 Contabllid 2 Acada fila se le conoce como Registro 3. Ingrese un tiltimo registro que le permite comprobar la regia de validacion. En este caso se esta ingresando el valor 6 en el cédigo del departamento y la regia de validacion que se dafinid en la pagina 61 indica que se permite ingresar tmicamente valores entre 1 y 5, por lo que se muestra el texto con dicho mensaje. chetgo de bopartamento nombre del Deportomeet No de mplesdos 4. Seleccione el boton |. Aceptar y presione la |S" ——— tecia Esc, para borrar el ultimo cédigo que esta ingresado. 5. Cierre el formulario y guarde los cambios. 62 Saar ah sionAdministracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access ® 4.1.4 Errores al ingresar los Datos 1. Ingreso de datos con llave (clave) duplicada. Mor cess : ete! Los canbios sotadosenls abl no ze eaaencoetaent porque ean vrs apcads en eine, | EiiSpencesl reacén, canbelae dato nel carp ols camps ue conten datos aad, te dine ‘rushes defo pore peri envads apkada etn de nev Cre) | En este caso se esta ingresando un cédigo repetido, es decir, ya existe en la tabla otro departamento con el mismo cédigo. - Para salir de este error, pulse la tecia Enter. Ingrese otro cédigo y pulse el botén nuevo registro (esta en la parte inferior en la barra de botones del formulario). 2. Ingreso de datos que no existen en la entidad fuerte, Si usted ingresa el codigo de un departamento en la tabla Empleado y este cddigo no existe en la tabla Departamento, Access le envia el siguiente mensaje: Este cédigo no existe en la tabla Departamento y se esta tratando de asignar un empleado al departamento inexistente tee) catorensiewo Cosine: (ao a S se pnd aragr can elepro porque se necesta un regtroracnago eta teleDepartanert reap] = anin_| En este caso dé clic sobre el bot6n Aceptar e ingrese un cédigo que exista en la tabla Departamento. Recuerde que los datos se deben ingresar primero en las entidades fuertes y luego en las entidades debiles. 3. Ingreso de valores no compatibles. Si usted define un campo de tipo numérico y al momento de ingresar datos escribe texto i define un campo de tipo fecha y le ingresa texto 0 sélo numeros sin separarlos por én o diagonal), Access le mostrard error. oe _ _ | En este caso se esta ingresando texto . | (Contabilidad) en el codigo del departamento y éste esta definido como Nombre del Departamento numérico. céigodelDepatamento Contbiléad valor guehaespecieado nevi por estecas, pecgrce, saute ahaa zat mnereoriméiecunrinencay cc gcse dso Sedetaceoe 63Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 4. Se esta infringiendo la regla de validacion [Codigobepto Formato Datos eventos | ots | Todss | Origen del control. ++. cessses.e++ Codgedepto MBscara de entrada... . fib YYlor predeterminedo ... Regla de valdacién + Ene 1¥ 10 Texto de valdacén Activads Sloqueado. Buscar por Ingrese cédgos entre 1 y 10 si seer No sees Predeterminada de la base de datos Si se define en la regla de validacién que los cédigos de los departamentos estan entre un rango de 1 hasta 10 (es decir, sdlo existen 10 departamentos en la empresa) y al momento de ingresar datos se escribe un cédigo de departamento 0 (cero) o mayor a 10, Access envia el siguiente mensaje = Este es el mensaje escrito en el texto de validacion Si al momento de definir la regia de validacién no escribid el mensaje en el texto de validacién, Access mostraré ara eed aad ean alate te oFreenz in hoe cen ange cependen erry, 9 el aera de oni ese 4, Oya, Ocens psa Dae cel fede epedies, sata un uc alia de vada resin SC ora dearer eanin, Ae En este caso no especifica cual es el error, por lo que quien esté ingresando informacion deberé conocer exactamente qué reglas definié en el formulario. Por eso es importante que se escriba un mensaje en el texto de validacion.Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 4.1.5 Generar botones de cuadro combinado Cuando se elabora un formulario de una tabla que contiene campos que hacen referencia a otra tabla (llaves fordneas), Access permite desplegar la informacién que de estos ‘campos provenga. Por ejemplo; si se desea ingresar los datos a una tabla Empleado donde se tenga el cbdigo del departamento al que pertenece el empleado, puede crearse un bot6n que permita seleccionar dicho departamento. Es posible también desplegar el nombre del departamento, el cual sdlo se utiizaré como referencia pero no serd almacenado en la tabla Empleado, 1. Modifique el formulario de Empleados creado en la pagina 53. Si aun no lo ha creado realice los pasos definides en dicha pagina. Cree las siguientes reglas de validacién, - _ El.cédigo de! empleado debe ser mayor a cero (0). - La fecha de ingreso debe ser menor 0 igual a la del sistema, = Elsueldo debe ser entre 1500 y 18000. Para definir estas reglas realice los pasos siguientes: = Pulse clic derecho sobre el nombre del formulario (en este caso Empleados), - Seleccione el botén de Vista Disefio. - Pulse botén derecho sobre el campo del cédigo del empleado. - Seleccione Propiedades. - Pulse clio.sobre la pestafia de Datos [cecignemclead yi - Escriba esta regla = de validacién, [ Fermato [Oats cores | Todas presione Enter y ‘rigen del contra [cedaséncesd, escriba el texto de Mascara de entrada ‘Valor predeterminado validacion mostrado Regla de valdaciin . .- Sa, aqui Texto de veidacén + ipgrese valores mayores 8 caT5 | Activado « hee Bloqueado ++ weve Buscar por ira LULL [bredeterninade de Te base de datos Etiquotas intelgentes . _ el = Pulse clic sobre el botén para cerrar la ventana de propiedades. - Pulse clic derecho sobre el campo de Fechalngreso ahaa —Frechaingreso | 65Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® - Seleccione Propiedades en la ventana que le muestra Access. [Reals de validacén j<=Fechal __ —_| Texto de valida lingrese Ia fecha menor o igual ala del Sistema - Escriba la regla de validacién y el texto como aparecen aqui. - Pulse clic sobre el bot6n para cerrar la ventana de propiedades. = Realice el mismo procedimiento con el campo de sueldo y escriba lo siguiente: [Entre | Se ————| - Luego de escribir la regla y el texto de validacién, cierre la ventana de propiedades. - Grabe el formulario, pulse olic en el botén que representa el disquete en la barra de herramientas, 3. Genere el botén de cuadro combinado en la llave fordnea (en este caso en el campo CodigoDepto), a. Borre el titulo y el campo CodigoDepto, para ello dé clic sobre el campo (observe el puntero de! Mouse). |digodkpto LT Coxlgodento sl b. Deben aparecer ambos Etiqueta c, Luego de seleccionar el campo presione la tecla Delete o Supr (Suprimir) en su teclado, . Seleccione ta flecha iat iada aqui con et —_]yS— puntero dei Mouse @. Dé clic sobre este botén Cuadro Combinado, 66Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Codigoémplead: |_ bb | RR I Ndmbre| | Nombre Icddige pleakio | f. Coloque el cursor en la posicién del formulario donde desee agregar el botén (dé clic). En este caso abajo del cddigo del empleado, Kadigot{npleatio Observe que la cruz quede justo abajo del campo CodigoEmpleado como se muestra aqui JN¢mbre| g. Access le muestra | Este asistente crea el cuadro combinado, que muestra la sta con los ‘valores que puede eleair. 7) (‘rex —y n. Dé clic en este cuadro para quitar el cheque y asi mostrar las dos columnas como se muestra en la siguiente ventana cia (tielaieael ween cénput Pulse nuevamente clic sobre el botén Siguiente. 69Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® ‘sistent para cuadro: combinados ‘Cando econ una fia en csr conbrade, puede garde ‘alr dela rama enlabase de dates opus ur dl vor ne Beane pra east ura aa, Bun campo qu erie caret esa fa. Qu eaunna en & ante conbota cones valor uc desea qu tat en nbase de dat? Compas sons: (se [oom ) ©. Seleccione de nuevo el botén Siguiente. Access le mostrard esta ventana: : me ae | ‘crosoft Access puede simacenar el valor seleccionado en el cuadto combinado rere que pueda | usarlomés ed p. Dé clic en esta flecha —_eddgneun valor enelauedoy para desplegar la listade FACE? © Recordar | CAMPOS j @ Anacenar el valor eneheampa: [~~ |, i | | i 4. Seleccione el campo para guardar los datos, presione clic sobre él (en este caso dé clic sobre CodigoDepto). La tabla Empleado contiene e! campo de! cédigo del departamento, en éste se almacenara el valor que proviene de la tabla Departamento. 1. Seleccione el botin Siguiente, Access le mostraré una pantalla donde le solicita el nombre de la etiqueta para mostrar en el formulario, Qué etiqueta desea para el cacto combinado? [Guedo_conbradol7 Debe sustituir el titulo de “Cuadro combinado..” por Gn titulo que identifique al campo que esta utiizando, en este caso escriba: CodigoDepto o bien “Codigo del Departamento”, segtin tenga sus etiquetas en el formulario que esta trabajando. 70 |Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® tae todle qu elasetente neces par cea do =e a s. Dé clic en el boton Finalizar. [este | [eddigotfnpieatio. CodigoEmplea Fy — a Fodjgobegto | "couigodepto pana vee —En este caso se debe alinear la etiqueta hacia el lado izquierdo (al nivel CodigoEmpleado) Coloque el cursor sobre este punto y al observar cuatro flechas, arrastre hacia el lado izquierdo hasta tener alineada esta etiqueta scl 7 "= yd}goDepto | | CodigoDepto [x te idigoEInpleaio CodigoEmpleads, a cigooppto Codigobepto [=] INgmbre| Nombre t. Cambie el orden de tabulacion de! cuadro combinado, Cuando se genera un cuadro combinado, al ingresar el ditimo campo al formulario y pulsar la tecla Enter, automaticamente el cursor se posiciona sobre el cuadro combinado. Para evitar esto, debe cambiar el orden de tabulacién de los campos. Realice lo siguiente: - Presione botén derecho de! Mouse sobre el cuadro sefialado aqui. Empleados — igttnneato couigatnplest | | edaizookpto odigovepto [=] nmAdministraci6n de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® - Dé clic sobre Orden de tabulaci6n en la siguiente ventana, Toget3 Vista Formulario Viet Gratco dinimico Generar evento. | GB Vite Table dindmice | I 4 [Sueldotase = De se sobre Orden automatico [ [ouadro_combinadoi? {oo . Seleccione Aceptar i 4. Desactive los botones de cerrar, maximizar y minimizar. 5. Cree un bot6n de Cerrar. 8. Grabe e! formularo (pulse las tectas Control Fa y Enter). = Pulse Enter para guardar jos [Meeathces cambios realizados en el || ae | Ay, omrcmtr actrees be ota i > Ses | Ingreso de datos al formulario Empleados - Abra el formulario de empleados (pulse doble clic sobre el nombre del formulario) Para ingresar los datos debe - _ Escribir el c6digo del empleado (en este caso 10). Observe: 72 rennin rest eeAdministracién de Bas se de Datos 1 - Microsoft® Access ® - Pulsar clic sobre la flecha generada en el cédigo del departamento y seleccionar el departamento al cual se asignara al empleado. Empleados 1 6 Empleados S ae manera 7 podrd utilizar los botones Codigoémpleado 10 cae Codigobepto Pal combinado - en cualquier Nombre |Gevenca en cul Apellido Recetas are donde tenga Direccion eentes ane cuyos datos Telefono pertenezcan Fechatngreso a otra tabla (es decir, en sueldosase ° las llaves foraneas). tesae W Vial > WF] Kno [Borer ~ —————— = Continuar con el ingreso de los demas datos hasta completar el registro. Al finalizar el primer registro de datos, puede pulsar Enter o bien dar clic sobre el botén sefialado con el puntero del Mouse. v Registro: «1 de2 ie Utilice los siguiente datos para ingresar (en direccién y teléfono escriba los datos que desee 0 los deja en blanco para efectos de! ejemplo). ction | e402 T nome | Apeio | ovecain | Teton | Fecha mec | suticcase 7 1 oscar [tira ‘name | 6500 2 Yara fave troeze03| 4800 % 2 [tis Yana ziveza0s| 0600 4 | 2 Olivier Garcia 18/03/2065 4500 [50 2 Carlos Martinez. 14/12/2006 2760 6 a rooazo0e| 5600 7 3 |sva [Res carne] «200 20 @[sator [ear oseaione| S400 % 3 |Wesior —[bboee onriazoor| 3600 oo [8 [oan [on [ zaezoor| 550 73Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Al ingresar un valor duplicado en la llave, Access le envvia el siguiente mensaje (en este ejemplo se esta ingresando de nuevo el codigo de! empleado 30 y éste ya fue ingresado alla tabla Empleado por lo tanto no permite asignarlo de nuevo) ki Empleados Cosigoempleado 0 odigodepto comin nnd eerie cece pre ure ante A Seeeeicatocemenmarn oceer cme SSateseaatpnciont eta Salsa aes CEES feme) asda isaac? - Dé clic sobre Aceptar. - _ Escriba un cédigo diferente y seleccione el botén registro nuevo para continuar o si ya no desea ingresar mas datos, pulse Esc varias veces para borrar los que ha ingresado y que Access le permita cerrar el formulario. - Alfinalizar cierre el formulario, 14Administracién de Base de Dato: Ejercicio Practico 1 EI siguiente ejercicio tiene como objetivo principal que los estudiantes practiquen los conceptos explicados en las paginas anteriores de este libro de texto 4. Cree las siguientes tablas con sus respectivas llaves primarias y/o fordneas, Defina los tipos de datos de acuerdo a la informacién que ingresaré en cada ‘campo. Para definir las llaves tome en cuenta que un mismo médico puede atender a varios pacientes. Médico Paciente Asignacién Paciente CodigoMedico —_| CodigoPaciente CodigoPaciente Nombre Nombre CodigoMedico Apellido Apellido FechaAsignacion Direccion Direccién Telefono | Telefono | CorreoElectronico | CorreoElectronico | FechaNacimiento “Tip” para crear las llaves en las tablas: un campo que ya es llave primaria en una tabla, solo no puede ser llave primaria en otra tabla, es decir, que un campo de forma individual no puede aparecer dos veces como lave. Tome en cuenta este “tip” para crear la llave en la tabla de Asignacién Paciente. 2. Defina las relaciones. 3. Cree los formularios para cada tabla Modifique el formulario de Médico de acuerdo a lo siguiente (recuerde que podra hacer cambios en los formularios Unicamente en Vista de Dise‘io) - Cree un botén para cerrar el formulario en el encabezado. - Agregue el siguiente texto en el encabezado “Ingreso de Datos de Médicos” - Aplique la siguiente regla de validacién: El cédigo del Médico deber ser mayor a 0 y menor o igual a 10. ~ Deshabilite los botones de minimizar, maximizar y cerrar el formutario, 75Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Modifique el formulario Paciente. = Cree un bot6n en el encabezado para cerrar el formutario. - Agregue el siguiente texto en el encabezado “Ingreso de Datos de Pacientes” - Aplique la siguiente regla de validacién: El cédigo del Paciente deber ser mayor a_ 0. y menor 0 igual a 100. - La fecha de Nacimiento debe estar entre el 05/03/2004 y el 01/12/2007 - Deshabilite los botones de minimizar, maximizar y cerrar el formulario, Modifique el formulario Asignacion Paciente. = En este formulario debe crear botones de cuadro combinado para ambos campos puesto que éstos son llaves fordneas. = Cree un bot6n para cerrar el formulario - Defina el siguiente texto para el encabezado: Ingreso de Datos Asignacién de Pacientes. - La fecha de Asignacion debe ser igual a la del Sistema. 4. _ Ingrese los datos. Para ello debe abrir los formularios. a. Abra el formulario de Médico - Pulse el botén derecho del Mouse sobre el nombre del formulario y seleccione Abrir o pulse doble clic sobre el formulario Médico. - _ Ingrese por lo menos tres registros, es decir, los datos de 3 médicos. - Cierre el formulario, b. Abra el formulario Paciente e ingrese los datos de 6 personas, luego cierre el formulario, c. Abra el formulario Asignacion Paciente, asigne a cada médico 2 pacientes. 5. Imprima las relaciones en una hoja en Word 76Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 4.1.6 Formulario/Subformularios Este es un formulario que permite el ingreso de datos de dos o mas tablas a la vez, siempre y cuando estén relacionadas. El formulario con subformulario se genera de una Entidad fuerte y una débil. A continuacién se crearé un ejercicio para ejemplificar la generacion de formulario/subformulario. 1, Cree una nueva base de datos y némbrela como: Ejercicio practico 2 2. Cree la siguiente estructura de tablas: Producto Proveedor CodigoProducto CodigoProveedor Descripcion Nombre Costo Direccion PrecioVenta Telefono Existencia " + Recuerde no utilizar tildes: ee al momento de crear los CodigoProducto campos en las tablas FechaPedido ~ CantidadPedida 3. Cree las llaves primarias y/o foraneas en cada tabla. Tome en cuenta que un proveedor puede suministrarle varios productos, por lo tanto la llave primaria debe estar compuesta por codigoproveedor, codigoproducto y fecha pedido. De esta forma se repetiran el cédigo del proveedor y el producto (ya que el mismo proveedor le vende el mismo producto varias veces, pero sera en fecha diferente), 4, Cree las relaciones entre las tablas. [Fiinacones\, | 3 coogonoasee 1 Feonbesse 5. Genere un formulario para la tabla Producto, Valide lo siguiente: = El cédigo del producto y la existencia deben ser mayores a 0 (cero) - Genere un botén para cerrar el formulario. = Desactive los botones de cerrar, maximizar y minimizar y el cuadro de control. = Ingrese al menos 6 productos en este formulario. Utilice los datos de la siguiente tabla 77Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® [CodigoProducto [Descripcion [costo [Precioventa [existencia i|Computadoras Desktops | _ 3800] 4300] 2limpresoras Laser B&N 1800] 2200) a[Mouse [35 40] 45 4limpresoras taser color _| 2500 2300] so s|laptops: 4000] 4500] 45| ‘6|Scanners 2000] 7300) 55] 6. Cree un formulario/subformulario de las tablas de Proveedor y Pedido Producto. Todos los objetos de Acc... «| - Dé clic sobre la Entidad Fuerte para (buscar. ————— seleccionarla (en este caso Proveedor). P| S| © Pedido Producto. | FB Proaucto | _ Seleccione la ficha Crear, Mle “lear Datos externas - _ Elija Asistente para formularios, SS] sistente pare formuterios ‘Access le enviard la Ventana siguiente’ “Qu8 corpos desea nce el formulaic? | |] poede ccor de ms de una consults 0 tbl ‘bieCeradtn cc - Pulse clic en el doble botén de >> en esta ventana para trasladar todos los campos hacia el cuadro de Campos seleccionados. 78Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® - Elija la tabla que se utilizard para crear el subformulario, en este caso es la entidad débil Pedido Producto - Dé clic en esta flecha y luego seleccione Pedido Producto Tablas/Consuitas Tabla: Proved |Table: Producto | Tabla: Proveedor Campos seleconados: (aD renee 32] [Drecdion Biseefno ( - Pulse clic en el boton Siguiente. Asistente para formularios £QE compos desea nce en el formula? Puede deg de més de ura canta 0 taba, Tablas/Coneultas, (a. - || [Barreda SY Si desea quitar el |] canpos dapontbes: ‘Campos seectonados: campo Pedido ji Producto.Codigo | [5 [Froveetor CoaasProvecdor / Proveedor pulse | Be] — | clic sobre él y | 2? J telefono | luego seleccione ol S&S cS botén del signo < i CodgoPreducto & | << ]|FeehaPeddo a | | [centdzcpedt Seleccione el botén Siguiente 79Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® ‘Access le presenta el formato de cémo quedard el disefto del formulario/subformulario. @ Foxmuare con sberulain © Fermine vader + Si desea borre la palabra Subformulario Sibforuio: Pedio Produce Siem ta std a vomacin que neces ease pata aero emai {lcsea abr efor 0 edict l defo del rab? RH a bimioinave onea mS thor dead out. (Geeen] Gaze See] Cee) - Pulse clic en el botén Finalizar. Se muestra el formulario/subformulario a: 80Administracién de Base de Dato Formulario de la Entidad fuerte, a | en este caso es proveedor CotigoProveedor Nombre Direccion Telefono Pedido Producto Cierre el formulario. En la seccién de formularios se muestra: ~ Cedigoerove $1- Microsoft® Acces: | aren eaereaes. | de la Entidad debil, en este caso es | aren eaereaes. | Producto [cosigorred - | FechaPedide ~ [cantidededi- Tables EB Pedido Producto B Producto © Proveedor | “Fermuios AT FW Pedido Producto Subformulario EH Producto Proveedor | En este caso se tienen 3 tablas y de ellas se generaron 3 formularios. Un subformulario en realidad es reconocido como un Formulario en Access. 4.1.7 Cambios en Subformularios y/o formutarios Pulse botén derecho sobre el nombre del formulario principal en este caso Proveedores y elija Vista diserio Mueva el titulo de! subformulario y el recuadro del subformulario hacia la izquierda de ‘su ventana’ Coloque el puntero de! Mouse en el punto sefialado aqui. Luego presione botén izquierdo y arrastre hacia la posicién que desee, luego suelte el botén del Mouse 81Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® - Cambie el tamajio del recuadro del formulario, coloque el puntero del Mouse en uno 1 de los puntos del recuadro y al observar el puntero en doble flecha presione el botdn izquierdo hasta lograr el tamafio deseado, luego suelte el botén del Mouse Herramientas de diseio de formulato, - Seleccione Ia Pestafia Disefio en Herramientas del disefio del Formulario. Organizar - Elija Vista Formulario, dé clic sobre el botdn sefialado aqui, - Amplie el ancho de la columna de cada campo, para ello coloque el cursor en medio de cada una y al observar el cursor asi $ , pulse doble clic odigoProdu = | FechaPedido ~ |CantidadPedi « Si desea ampliar manualmente presione el boton izquierdo del Mouse y arrastre hacia la derecha hasta lograr el ancho que desee, luego suelte el botén del Mouse, ‘Aqui se muestra el titulo completo de cada campo. ~~ Gocigonroveedor | CodigoProdudto | FechaPeaido =] Cantidadredida 7 al Para cambiar entre Vista de disefio (que es donde se puede —= modificar el disefio de un formulario) y Vista formulario (para ver ~yer el disefo final), dé clic en la flecha del bot6n Ver. = 7 ; SS) Vista Formulario | Cambio de formato: Tipo de letra, tamario, estilo, etc. = | - Seleccione Vista Disefio E Vista Presentacisn | - Ellja el texto que desee cambiar: por ejempio el tit | formulario la etiqueta de los campos. ete. BZ vista seta EEE ice crear _batoserternos _Heramientas de base de ates [Beunie —-) [uovoane fo jselecconartodo | NK S| A> Q- By ow | “fo | imagen ce SB 0 | bt ere orcetias| case Selecein Fuente Nimero___| - Seleccione la pestaiia Formato en “Herramientas de disefio del formulario’ 82Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access ® Puede seleccionar varios titulos (pulse clic izquierdo sobre el primero, presione la tecla control (no la suelte) y presione clic sobre cada texto que desee, al tener todos seleccionados suelte botén del Mouse). Cabri (Detate) “uo ots IN) S A> &- Fuente = Seleccione los botones de! grupo de “Fuente” para hacer los cambios que desee ‘elefono - Genere un botén para Cerrar el formulario y deshabilite los botones de minimizarimaximizar, cerrar y cuadro de control Herramientas de disefio se formulatio - Alfinalizar, dé clic en la pestafia Disefio. | Diseio | Organizar__Formato - Seleccione Ver, Vista Formulario para ver el disefio final. | 7 Gedigabrovendor = | Cosiganroducto =| Fedhapealds = [Canidsdpeaiga - | [iesiece a oo ne [ar ~ Cierre el formulario y guarde los cambios. - Defina las siguientes validaciones en el subformulario. 83Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Pulse botén derecho sobre el Subformulario y seleccione Vista Disefto. Forma E a Abrir Bl vista presenacin | | vou pseto - _ Elija Hoja de Propiedades en el grupo de Herramientas. Hojce propiedades - Seleccione la pestafia Datos. - La cantidad pedida debe ser mayor a cero. - La fecha de pedido debe ser igual a la fecha del sistema. Sin cerrar la ventana de propiedades, elija el campo de FechaPedido (elija e! ‘campo no la etiqueta), Hija de propiedades | Tipo de seleccién: Cuadro de texto CantidadPedida [cantidadPedida IcantidadPedida Etiqueta IcodigoProducto ICodigoProducto_etiqueta |CodigoProveedor ICoaigovroveedor ttiqueta + Asegirese que se muestra aqui el campo en el que escribird la regia de validacion otras, [Todas — aa de = Dé clic en esta linea y escriba: | fexto sin fo: _ ‘echa() fate sintemdo | _" Escriba el texto de valdacion [Regia de vaidacién —T Irexe ae: ela fecha lau tema | = Cierre la ventana de propiedades, pulse clic en “|Administracién de Base de Datos 1 - Micro: - Genere cuadro combinado en el cddigo del producto, [|| # encaberade detformuiario Bikarcrs oe iB - Borre el cédigo del |; | Kegizort z [CodigoProveed | producto. Pulse clic en el 7 TH | campo para | a seleccionarlo y luego 2 || Feenapatiido [FechaPedido presione la tecla suprimir | fafpadadread cantdadbedidal | €” Su teclado Pe et formuione = a 5} - Elija en el grupo de controles el botén de cuadro combinado. 1} = Coloque el cursor entre el Campo CodigoProveedor y FechaPedido y pulse clic. igoPFoveetior \CodigoProveed. +, hapepide || >edid Eegerqe |__| a a = Pulse clic en el botén Siguiente en la ventana que le muestra Access. Asistente para cuadros combinad asia Qu tabla o consulta debe proporconar ls valores para el auadro ‘commbinado? - Dé clic en Producto (€1 cédigo del producto se obtiene de esta tabla) Ver @labes —OQConstas @Ambas I orl Elija este boton cones) (arian JL sederie> - Ena siguiente ventana, dé clic 2 veces sobre el botén del signo de mayor (>) para elegir el cédigo del producto y la descripci6n. 85Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® _— 8B Imagen de Aiterner | Estlos Cambiar Formato fondo color de fla | répidos ~ forma condicionat Gt Efectos de formas | ono | Formato de controle | - Seleccione en la paleta de colores el de su preferencia.inistracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 6. Elija la pestafa Disefio y en el cuadro de Controles seleccione el botén Etiqueta que esta representado con la letra "Aa", para escribir un titulo en el Gove (Ip amr As Fuentes ~ formulario. ver vistas Temas Dé clic en la posicién que desee para escribir el titulo. Escriba “Menu Formularios’. 8. Cambie el tipo y tamafio de la letra, dé clic fuera del rectangulo y luego pulse lic sobre el cuadro de texto y en la pestafia Formate elija seguin su preferencia. Por ejemplo: elja Britannic Bold y tamafio 14. = Elcuadro del texto debe muestra aqui Britannic Bold que —~F- Pulse clic sobre la flecha para NKS Av elegir el tipo de letra y el tamafio Fuente Cree un bot6n para abrir el primer formulario. Realice lo siguiente’ - Dé olic en fa ficha Disefio y revise que esté activo el botén del asistente para controles. Ba\ 2 @ Hak | 3% oetinirvotores predeteaminados de os controles EN) sizar asstentes para controle | Be contiotes activex = Déclic enesta flecha + Revise que esté activo este asistente 91Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 10. En el cuadro de Controles busque ontroles el icono “Botén” y dé clic izquierdo sobre él, suelte el botén del Mouse; no intente arrastrarlo hacia el rectangulo Este control permite generar un botén que al momento de seleccionarlo deberd ejecutar una accién (abrir formulario, una consulta, cerrar un formulario, imprimir un. informe, etc.) Ment Formularios + a ~ 11. Pulse clic en la posicién que desee el botén Este botén se usard para abrir un formulario, Access le mostrara la siguiente ventana. {au accin desea que oaxra cand se haga cen bat? Esten diferentes acon: para cada cater, Categorie: Ravegsain de reaatos loceracenes corenstos |Operacanes con nfoes |astcacin louse 12. Seleccione Operaciones con Formulario, la accién a realizar es Abrir Formulario, después presione el botén Siguiente 92trac __ Adminis ‘Access le muestra la siguiente pantalla: én de Base de Datos 1 - Microsoft® Acces: as ss ime ein. { Asistente para botones de comando 13. Seleccione el nombre del formulario. Dé clic sobre el nombre que desee, en este caso se selecciona el formutario Departamentos. 14. Seleccione este botén para continuar Access le muestra esta ventana Asistente para botones de comando ‘ naomi Desea cue el botin busque la nfomacén espectica que se va‘a mostrar en el fermasrio? + Seleccione esta opcién, dé clic en el circulo (sélo sino esta activo) 6 br Yaniv naira os eo, 15. Dé clic sobre el botén Siguiente 93Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® | 46. Dé clic aqui y es | nombre del formulario que abrira Asistente para botones de comando (puede ser un texto diferente, por ce PO amen ejemplo: Abrir Formulario 17. Dé clic sobre este botén para continuar 48. Access le solicita un nombre para el botén: escriba el mismo nombre del formulario que abrira 7 2 Se ee ‘Asstente para botoneade comando J Se ia Qué nombre desea dar al botdn? Un nombre significative le ayudaré 2 hacer referenda al botén més adelante, Esta es toda ls informacién que necesita el asstente para crear el botin de comand. Nota: el asctente crea macros inrustadas que no se pueden ejeauiar © modificar en ‘Access 2008 y versiones anteriores ' | Cancelar < ates : as)| * 19. Dé clic sobre este botén para finalizar | | | |Admini tracion de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® El formulario se observa asi = Fermutarial 3 beyeregereger at Steet gp ta tg i wm Ie Departamento « /- | Para ampliar el tamatio de un botén, dé clic sobre él, Departamentor* coloque el cursor en un punto y al mostrarie el puntero en doble flecha, arrastre hacia la derecha hasta tener el (Es deseado Repita los pasos del 9 en adelante para crear el botén que abre el formulario de Empleados. 20. Genere un botén para cerrar el ment de formularios, para ello: = Enla pestafia Disefio y en el grupo Controles seleccione el Botén. | = Coloque el cursor y dé clic en una parte del cuadro para crear el botén de cerrar el formulario. - En Categorias seleccione “Cerrar Formulario™ peraciones con Formularios” y en Acciones - Seleccione el botén Siguiente, = Elja el circulo del Texto. - Borre "Cerrar formulario” y escriba: Regresar a Mend Principal. - Seleccione el boton Finalizar. 95Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 21. Deshabilite los botones de cerrar, cuadro de control, maximizar/minimizar, barras de desplazamiento y botones de navegacién en las propiedades del formulario (revise pagina 59). ‘Access le mostrara el formulario de la siguiente forma’ + Escriba Iftent de Formularics - _ Presione Aceptar. 96Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® B. Mend de Consultas El siguiente menu sera utilizado para abrir las consultas. Genere un botén por cada consulta que tenga en su base de datos. 4, Enla pestafia Crear busque el bot6n de isefio del Formulario. pero det formlario 2. Access le mostraré una pantalla para disefiar el formulario, en la og pestafia Disefio en Controles seleccione el botén Rectangulo y dé clic sobre él 3. Coloque el cursor en ta esquina superior izquierda de la ventana en la seccién detalle y arrastré el Mouse hasta formar un rectangulo 4, Realice los siguientes pasos para definir color al fondo del ment, - Seleccione la pestafia Formato de la seccién “Herramientas de disefio de Formulario” y elija Relleno de forma. Fe Drretenecetoma~ . ae I 3 = ie 52 FB contorno de forma + EQ Imagen de stesnar Estes Cembiar Formato fondo” colar de la | rapids ~ forma onal oP Efectos de for | Fondo Formato de controles | - Seleccione en la paleta de colores el de su preferencia.Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 5. Elija la pestaiia Disefo y en el cuadro de Controles seleccione el botén Etiqueta que esta representado con la letra “Aa’, para escribir un titulo en el formulario 6. Coloque el cursor en el centro del cuadro (dé clic en dicha posicién) y escriba “Ment Consultas” Formalarid \ 7. Elija Disefio, Controles y seleccione el Botén, |x # betalle Meni Consultas + / ° 8. Coloque el cursor y dé clic en una parte del rectangulo para crear un botén que le permila abrir la consulta. 9. Access le mostrard una pantalla donde debe seleccionar “Otras” en Categorias _y “Ejecutar Consulta’ en Acciones. ta aque cura anes hacen btn? ester arta scones pcs a leg [epee ie 40. Seleccione este botén 98Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® ‘Asistente ara botones de comand us consuta desea qu se de Engleados por Deparancta a ee Sacco ot yt 11. Seleccione el Jostes por nombre Depo nombre de la consulta Jostos [Eid oor Deane que desea ejecutar al presionar este boton 12. Dé clic sobre este boton para continuar —— er ‘stent para botones de comendo bese inc testo © una imagen en el Bot? Siege Tete, puede esarbir texto que desea mostrar i lige agen puede hace dc Datos de ‘brani pora bua la ragen que desea mostrar. Departament reds, oe dedeparaner Ormager: Ess Se consi de creacn de tabla concede ots aneragos consi ce elminacén (ania) Gara ae Ca \ 43. Seleccione Texto y sustituya “Ejecutar consulta’ por “Datos de Departamento” (este es el nombre de la consulta). 14, Dé clic sobre el boton Finalizar. 45. Cree un botén para la consulta “Empleados por Departamento", para ello debe realizar los pasos a partir del numeral 7 16. Cree un botén para cerrar el menu de consultas. Para ello: 99Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access ® _ - _ Enla pestafia Disefio en Controles seleccione el Boton 0% - Coloque el cursor y dé clic en una parte del cuadro para crear el botén de cerrar la consulta - En Categorias seleccione "Operaciones con Formularios” y en Acciones “Cerrar Formulario”, EES "Asstonte par borones decomando out ae desea autour undo haga cc on bon? cepa: scone: | ae ] + Seleccione el botén Siguiente. ies] (rare - Pulse clic en el circulo del Texto _—» Omagen: Stop Borre “Cerrar formulario” y escriba: Regresar a Mend Principal. gle: fegeara ene woes: SRSA ce - Seleccione el bo‘6n Finalizar. 17. Deshabilite botones de cerrar, cuadro de control, maximizar/minimizar, barras de desplazamiento y botones de navegacién en las propiedades del’ formulario (revise pagina 59). 100Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® El meni debera quedar de la siguiente manera’ 18. Empleados por | | Regresara Ment | | rincipal Grabe el formulario. Seleccione el botén Regresar a Mend Principal. Dé clic en Si (0 presione Enter). Escriba Ment de Consultas. Nombre del formulario: ee sels | [Menu de Consutas fe] * |= D6 clic sobre el botén | Aceptar 401Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Cc. Mend de Informes EI siguiente mend seré utilzado para abrir los Informes. Usted debe crear un botén por cada Informe que tenga en su base de datos. 1. Enla pestaiia Crear seleccione el botén Disefio del Formutario, 2. Access le mostrard una pantalla para disefiar el formulario, en la ficha og Disefto en Controles seleccione el botén Rectangulo y de clic sobre él. Fermiatal i 3. Coloque el cursor en la esquina superior izquierda de la ventana en la seccién detalle y arrastre el Mouse hasta formar un rectangulo 4. Si desea colocar un color de fondo realice lo siguiente: - Pulse clic sobre la pestafia Formato de la seccién “Herramientas de disefio de Formulario’ y elija Relleno de forma. Disefo . : 3) RE Speen ae torma & anza i Hs GZ contcrno deforma ~ forma candicionst ~ 23 Imagen Ge ater fondo color de fia Fondo | Formato de controtes oe ~ Seleccione en la paleta de colores el de su preferencia, = 102 —Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 5. Seleccione el boton Etiqueta Aa nia pestatia Disefio para definir un titulo al formularo. Coloque el cursor en el centro del cuadro (dé clic en dicha posicién) y escriba Ment Informes. 6. Si desea cambiar el tipo de letra en la ficha Formato seleccione el tipo y tamafio de letra MS Sans Serf va { Taena ait = Pulse clic en estas flechas para seleccionar el tipo y tamafio de la letra 7. Seleccione en el panel de Controles el botén. [=%} 8. Coloque el cursor y dé clic en una parte del rectangulo para crear un botén que le permita tener una vista previa del informe. ‘Access le mostrard la siguiente pantalla: out acon den avs ands aga nel Bl eg eines [feecomcnrs | meat @. En Categorias seleccione “Operaciones con informes” y en Acciones seleccione “Vista previa del informe”. 10. Dé clic sobre el boton Siguiente. 103Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 11. Access le muestra la pantalla en la cual debe seleccionar el nombre del Informe que desea abrir (en este caso se selecciona el primer informe: Informe de Departamentos) Be a ifr dese obener una vs preva con ete bon de comand? 12. De clic en Siguiente =o) eee) (iemasced (onesie 658 ees ne bese inci tet 0 una imagen ene botint Sige Teo, puede ese el tao que desea mostrar. Siege Imagen puede face cc ‘7 Bxaminar para scat lb magen que desea mosta @remn —_Pevaameos Ormagen: taaminar.. | 43. Escriba aqui el nombre del informe Lupa son sa preva Tl meta todos os msgenes 14. Dé clic sobre el bot6n Finalizar. 15. Genere el siguiente botén del informe “Empleados por Depariamento”. Realice los pasos a partir del numeral 7. 16. Cree un botén para cerrar el Menti de Informes. Para ello realice lo siguiente: + Seleccione en el panel de Controles el icono de Botén. [sa] + Coloque el cursor y dé clic donde desee el botén. 404Microsoft® Access® Administracién de Base de Datos y en Acciones - En Categorias seleccione “Operaciones con formulario: seleccione “Cerrar formularios". Después presione el bot6n Siguiente, LE {0 actin dees ue cca curds haga ce Dt lad (eee) Co En la siguiente pantalla seleccione Texto. (cerear formalario imagen: — Stop - Bore “Cerrar formulario" y escriba ReoresaraMent Pncpal Olmagen: a = Seleccione el botén Finalizar. El mend debera quedar de la siguiente manera: @terte: Mend informes Necatemniaeed Empieados por ee Sia Departamentos Regresar a Mend Principal - 105Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 17. Grabe el formulario. - Pulse clic sobre el bot6n Cerrar. — ————_,. —_ | : 2 monet H | - Access le muestra la siguiente ventana Ee Ge Gees = Pulse clic sobre Si. - _ Escriba Ment Informes y seleccione Aceptar. Mend Principal El siguiente menu seré utliizado para integrar los menus de Fermularios, Consultas e Informes, 1. Vaya a la pestaiia Crear y busque el botén de Disefio det Formulario. 2. Access le mostrar una pantalla para disefiar el formulario. En la pestafia Disefio en Controles seleccione el botén Rectangulo dé clic sobre él, 106Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access(®) 3. Coloque el cursor en la esquina superior izquierda de la ventana en la seccién detalle y arrastre el Mouse hasta formar tn rectangulo 4. Realice los siguientes pasos para definir color al fondo del ment, Seleccione la pestafia Formato de la seccidn “Herramientas de disefio de y elija Relleno de forma. Formulai Herramientas de diseiio de formulario Formato d ey Diseo_Organizar Gr Relleno de forma + E ol ]Zcentorno de forma ~ JS Imagen de Aiternar Estos Cambiar Formato fondo color defila~ | rapids ~ forma~ condicional =? Efectos de formas Fondo | Formato 6 controles - Seleccione en la paleta de colores el de su preferencia led eilidiiiii | Aa nia pestafia Disefio para definirle un titulo al 5. Seleccione el botdn Etiqueta formulario. Posicione el cursor en el centro del cuadro (dé clic en dicha posicién) y escriba Ment Principal 107Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access®_ 6. Seleccione en el panel de Controles el Botén, || Formulariot 7. Pulse clic en la posicién que desee el botén Se (ateleae decom Racin ees ae ora do gs hen etn? be car vader eo eso) 8. En Categorias seleccione “Operaciones con formularios” y en Acciones elija “Abrir formularios". 9. Presione el botén Siguiente. 10. Fn la siguiente ventana seleccione el formularic que desea abrir, en este caso Mei Formuiarios. 108 7Administraci 11. Seleccione Texto y borre “Abrir formulario” y escriba “Ment Formularios’. pastente para oto de coma + Presione el botén Siguiente @iexto: \Abric formulario Ormagen: aa 12. Dé clic sobre el botén Finalizar. 13. Genere un botén para abrir el formulario de “Ment: de Consultas’ = Seleccione el Botén en controles y dé clic aqui 14, En ia siguiente pantalla en Categorias seleccione “Operaciones con formularios” y en Acciones seleccione “Abrir formularios”. 10915. Seleccione el formulario del meni de consultas 18. Enla siguiente pantalla scleccione Texto, borre “Abrir formutario” @ toto: ie Former) Omage: EERSTE Escriba "Ment Consultas’ ‘sen Consuas 17. Dé clic sobre el botén 110racién de Base de Datos 18. Genere un boton para abrir el formulario de “Ment de Informes” 7 ani de Farmadaes | 3 = ———____| + Seleccione el Botén en : controles y dé clic aqui =) 19. Dé clic en Operaciones con formularios y en Acciones seleccione “Abrir formularios’ [= Presione et poten | Siguiente | 20. Seleccione el formutario del "Mend informes’, m1Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® ‘Fen ae eae at Seleccione Mena Informes 21. En la siguiente pantalla seleccione Texto, borre “Abrir formulario" y escriba “Ment de Informes”, sea inde eo na nage ee btn? Selig Teo, puede ese tnto que deta masta. 5 elige agen, pute cece ‘1 sain pra Bears nage ot deea Cee] Case eee) fea 22. Dé clic sobre el botén Finalizar. 23. Genere un botén para Cerrar ¢! formulario principal 24. Deshabilite los botones de cerrar, cuadro de control, maximizar/minimizar, barras de Cesplazamiento y botones de navegacién en las propiedades del formulario (revise | pagina 59). 25. Guarde el formulario Presione clic sobre el botén Cerrar Formulario y némbrelo como Ment Principal, 112Ment Principal Mend Formularios Mend Consultas Ment de informes Cerrar Ment = Pulse clic sobre cada botén para abrir los respectivos ments. —. Iniciar Access con el ment de una base de datos Si desea que Access abra un meni al momento de abrir una base de datos, se puede configurar al seleccionar Archivo. \ INICIO CREAR DATOS ExTEROs ‘Access le presentara un meni de alternativas, del cual debe seleccionar Opciones. 3 Opciones En Base de datos actual configure 'o siguiente: 1. Titulo de la aplicacién: escriba “Base de datos de Departamentos” 2. Icono de la aplicacion: seleccione un icono para sustituir el icono de Access (éste se muestra al lado izquierdo de la pantalla) al momento de abrir la base. 3. Mostrar formulario: seleccione qué formulario sera utilizado para iniciar la base de datos, para este caso es el "Ment Principal’ 113‘Sopeziees SolqUIed So} Jon Bed Onan ap eIEIqe A soyep op aseG e] BUaID (sojuewnoop sns e uaiq © oudHOs@ ns efoeY JeUseyU] epsap seIdo9 apand) oF eo\|e B] ap CUD! UN JEUOIDDEIAS BIEd SOAIYOIE sns JeOIGN aap “U (casi) (aay) aeydaoy | / ouo.oaios ont can soy ur yee 29 Ee ve Useua oD TEFHL MONOD O sopesuniy so>ugunu sodue> 16508 (A) (soe ap arog exsa exed} soyep ap eToy esi e} U2 Se\qey Se] ua OYDSIP 2p so aul uppequaseig eu 8 48 sourinuno} 50] us smopuify ap seuiey wor szjomu0> sez (A) ‘uepsen6 je oaose jap sepepzidosd se| 2p reuosied uppeWiojul e282 weua> feepeduoy [ ssanny ap saiepadse sepay sei i287) [A] erueyuos ap onus, ‘oqusunoop ap seurisiensow [F) seypfuo> sowaurmog & soquauaiaue> sojep op seq ns eige opueno sesou! eesap enb ouejnuio} |e suooejeg = seyrandisdns seuewwan esos eee pices osaane ep sequamenisy ap neg op eys2 ap eueq ies01% seuonde ap up sezy@U9sIeg TT[eURBUIN)] 49m uopewasesa ap oueinuuiog “ 2321p ap uonesn6y4uo> bung Nua ‘ouejnuis04 12135077 wo wi04 eu024 cues ses) en : Sojeweyedag 2p sovep ap ases) uuppedqide e 2p o1n ,09}, UQISUaIXS Uuoo oniyoue un anbsng A seulex3 euoroajes ouo9) j9 JeIquIeo BEG - wort e2ude &| 2p ouoDh Uoisiaae sorafqo ap seiopeuasig SOW ap aseq ns suuge uopenide ap ssuopdo Sovepop sions Ie giensow anb oj, owo9 easep anb 0}x9} | equosy - jenpe sovep ap aseq e| ap sauondo & aue5 eamoy ap sudo Was" OYoso.yny - F s01wg op asvy ap uOTD.ASHAUIPYCierre la base de datos y abrala de nuevo para ver los cambios realizados. Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Acce: Capitulo 5 Consulta de Datos 5. Generacién de Consultas A través de las consultas Access permite obtener informacién de una o varias tablas de una base de datos, actualizar los datos en las tablas, etc. Existen diferentes tipos de consultas que se pueden generar en Access. Sel vl EL one * anesar Actuals @ Paso através Seleccionar Creat Anexar Actualzar General Elminar table BE Definicién de datos Tipo de consutta 54 Consultas de Seleccioén Las consultas de seleccion le permiten buscar informacién en las tablas, Es importante que las relaciones estén bien definidas para que la informacién de las consultas sea real. Los pasos que debe seguir para elaborar una consulta son los siguientes: 1. Abra la base de datos que desee. 2. Access le mostrar la ventana con las tablas que contiene la BD (en este ejemplo se uliiza la base de datos departamentos). (BE Gl S~ © = Depanamentos: Base de dator- CAUsersUs.. 2 — OX INICIO. CREAR DATOS EXTERNOS HERRAMIENTAS DE BASE Rosalin.. - gig Todos los objetos d... © «| basen pl a Formularios a (B_vepartamento (B)empleado ees Sea 115Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 5-14 Consultas de seleccién de una tabla Luego de tener abierta la Base de Datos podrd iniciar el disefio de la o las consultas. En el siguiente ejemplo se disefara una consulta para: Mostrar los datos de los departamentos ingresados. 1. Seleccione “Crear” en la cinta de opciones. 2. Dé clic sobre el botén “Disefio de consulta’ CREAR DATOS EXTERNOS —_HERRAMIENT Ba 7 ARS Tabla Disefio Listas Asistente para Disefio de detabla SharePoint —cansultas consulta Tables Consuttas SN ‘Seguidamente Access le mostraré: eats cas ae [empeaco ] Kom] | — | —__ || Campo el) 3. Seleccione la tabla 0 las | Tabla \| “tablas para elaborar la Orden: | | | consulta. En este caso sélo | Mostrar: oO | se usara Departamento, | seleccionada | criterios: | | ésta ya est ° \| | Lt | (4. Dé clic sobre la opcién Agregar 5. Seleccione el botén Cerrar. ‘Access le muestra la ventana siguiente con la tabla seleccionada, 116Departamento L | ® cosgooepto Descrpcion Notmpeados Campo: Tabla Orden: Mostrar Criterios, Campo: Aqui se muestran los campos que se definen en la consulta, segtin Ia informacién requerida, Tabla: Campo: |Descripcion Nombre En esta fila se muestra el nombre de la tabla ala “Taba: [Departamento Empleado que pertenece el campo seleccionado. Orden: . Orden’ i Se indica el orden en que Access muestra la informacién: [Ascendento Ascendente 0 Descendente. Por default esta configurado que Descendente sea en forma Ascendente. (Sin ordenar) Mostrar: Campo: |Descripcion Nombre En esta seccién se muestra un cheque en “Tabla: |Departamento __Empleado cada campo para indicar que se mostrar la orden: informacion de los campos seieccionados. —j4getrar a Criterios: Permite escribir condiciones de busqueda de {a informacion, ’ ; Campo: |Descripcion |Apetido ‘SueldoBase En este ejempio se mostraran a los empleados de! ces Departamento _|Empleado Empleado departamento de Ventas y que tengan un sueldo mayor —_- Mostrar wl 3500, Criterios: "Venta: >3500 ‘Se puede utilizar varios criterios en una misma consulta. Si se escriben en la misma fila representa la conjuncién “Y” y si se escribe en diferentes filas representa la conjuncién ra 117Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 6. Dé doble clic en cada campo seguin la informacion que desee (en este caso se incluiran todos los campos) Departamento F codigovepto Deseripcion Notmpleados CodigoDepto _| Descripcion NoEmpleados Departamento |Departamento Departamento ca} Campo: Tabla: Orden: Mostrar Criterios: 7. Pulse clic sobre el signo de admiracion en la barra de herramientas, ‘También puede seleccionar: Ver, Vista Hoja de datos. Es Ver FES vista Hoje de datos SQL vista sau be Vista Disefio ‘Access le mostraré los datos segtin la informacin que se esta solicitando, es decir, segdn los campos que se han definido en la consulta. En este caso se muestran los codigos y los nombres de los departamentos asi como el niimero de empleados de cada uno, |B coneutat \ . del D + Nombre del Departamento + |No. de Empl = Esta es la eee | informacion | te | contenida en la | 2 Recursos Hurmanos 3 Ventas 10 4 Cémputo 5 Contabilidad # 0 | tabla Departamento 118Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access® ‘Amplie el ancho de las Columnas para mostrar el titulo 0 etiqueta completa de cada campo. Cédigo del D --}.Nombre del Departamento « 1 Gerencia - 2 RecursOsHumanos + Coloque el puntero del mouse en. 3 Ventas medio de las dos columnas y al 4 Céomputo observarlo de esta forma, “P pulse doble 5 Contabilidad clic 0 arrastre hacia la derecha para ampliar. = Repita el paso anterior por cada 8. Cierre la consulta fans - Déclic sobre el botén _* __ para cerrar la ventana de la consulta. Access le mostrara el siguiente mensaje: Nombre de la consulta: eae Para nombrar las consultas, tome en cuenta lo siguiente: a. Las consullas no pueden tener el mismo nombre que una tabla, b. Elnombre de la consulta debe ser descriptivo, es decir, el nombre deberé dar una idea clara sobre la informacién que dicha consulta provera cc. Los nombres de las consultas pueden llevar espacios en blanco. de la const Escriba aqui el nombre [Datos de tos Departamentos de la consulta | -_Dé clic en Aceptar ieee oa Access Unicamente guarda el disefio de la consultas, los datos se presentaran cada vez que se ejecute o abra una consulta, éstos no se guardan sino que son leidos de la o las tablas involucradas. 119Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access ® En la seccién de Objetos se muestra la consulta, observe: Todos los objet... 9 « suscar 2 | Tablas * | EE vepartamento | EE Empteado Consultas ® SB atos de tos Departamentos 5-1.2 Consulta de varias tablas En el siguiente ejemplo se disefiaré una consulta para desplegar los datos de los empleados pertenecientes a cada departamento. Se desea mostrar el nombre del departamento y no el cédigo, por lo tanto, es necesario involucrar las dos tablas (Empleado y Departamento), ya que la tabla Empleado tiene Unicamente el cédigo del departamento al que pertenece cada empleado, no asi el nombre de éste. Al definir las consultas es importante pensar en la informacién que le sera util a la persona que esta recibiendo dicha informacion, es decir, si le solicitan los datos de los empleados que pertenecen a cada departamento, como minimo debera desplegar el nombre del departamento, el nombre, apellido del empleado, asi como el sueldo base. Para generar la consulta realice los pasos siguientes: 4. Seleccione “Crear” INICIO |CREAR| DATOS EXTERNOS HERRAMIENTAS DE BASE de le = opcones. |G eam & & Hlementosde Tabla Disefio Listas __Asstente para Disefio de 2. Dé clic sobre el botén | aplicacion~ de tabla SharePoint — consultas consulta Disefio de Consulta. | piontias Tablas _ Consus ar 7 Access le mostrard la ventana con las ‘Mostrar tabla tablas. En esta ventana seleccione ambas tablas (use las teolas shift y fa flecha hacia abajo en su teciado o utilice ef Mouse para marcar), ‘Si desea seleccione una por una las tablas, dé clic en el nombre y luego elija el botén Agregar. 4, Dé clic sobre la opcién Agregar. 120Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access ® 5, Seleccione el boton Cerrar en la ventana anterior. [BP consis \ * Empleado F coagoémpienso edigoDesto -petido | Desepcon | | sulacsare campo & evi | orden: | Mostrar: | Crier: | | ol & 6. Dé doble clic sobre cada campo que desee, en este caso seleccione los mostrados en esta ventana, Departamento Emplead | Aone venaweone |H/ || toon oeaaoen Orecson focus ween sueidobsee =) Campo: [Deserigcion Nombre Ado ‘uelssse | Tadis: |Depacarnento _ Empleado Empleedo Empeado - Oden wostar | a joa Cites: 7. Despliegue los datos de la consulta. Pulse clic sobre el signo de admiracién en la cinta de opciones, Becta 124Administracién de Base de Datos 1- Microsoft® Access® También puede seleccionar Ver, Vista Hoja de datos. f= |] wate anes | SQL vista so [De vt Deo ‘Access le mostrara los datos de los empleados y el nombre del departamento al que pertenecen. Nombre del Departament -| Nombre ~| Apellido -| SueldoBase ~ | |_(Serencia Oscar Lima 16500 | Gerencia Marta Lelva 4800 _ Recursos Humanos Luis Aldana 3600 || Recursos Humanos Olivia Garcia 4500 Ventas Leticia Gomez 5600 Ventas silvia Rios 4300 cémputo Carlos Martinez 3750 | Cémputo Isabel Garcia 5400 Hyezrenaia Nestor Lopez 4150 [| contabitidad Molina 5250 8. Cierre la consulta, - Déclicsobreel botén | X | N Dé clic en este boton para guardar Guardar como? Datos de Empleados porepatamerto am) Cems Escriba el nombre de la consulta. Recuerde que éste puede llevar espacios en blanco - Seleccione Aceptar. 122Administra ion de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access ® 5.1.3 Modificaciones en las consultas Los cambios en una consulta pueden realizarse en cualquier momento, se podra agregar © quitar tablas y/o campos, cambiar las propiedades para definir un formato monetario, etc. ZB Datos de ios Departamentos oF - Pulse el botén derecho del Mouse con el cursor posicionado sobre la consulta que desee (en este caso, Datos de los Departamentos). Abrir NM. Vista Dserio - Seleccione Vista Disefio. ~ Se mostrard la consulta y se activa la cinta de “Herramientas de consultas’ Tipos de Consultas \ ERRAMENTAS DE CONSULTS Vv DISENIO, 1 ei J 2fActustaar DUnion x z : st ElGenerat @ Paso através Ver Recutar | Saethad Ciar Ance iS Coniguacon Mostar . a ye liminar BE Definicién de datos. de consults” ocultar~ esutados Tipo de consute Bi itos 2 os Departamentos Estos botones Departamento permiten utilizar varias opciones para 8 cocigabepto disefiar la consulta Desctipcion Notmpleados NoEmpleados Departamento + Agregar una tabla Si olvidé agregar una tabla a la ventana de consultas, deberd realizar los siguientes pasos: 123Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Pulse el botén derecho del Mouse con el cursor posicionado sobre el nombre de la consulta que desee modificar y elija Vista Disefio (si atin no ha realizado esta acci6n), oiseio e Luego seleccione Mostrar tabla en el grupo de = Insertar filas configuracién de consultas en la pestajia Disejio. Eliminar Flas Mostrar tabla Dy comguracsr ‘También puede presionar bot6n derecho del Mouse sobre una parte disponible en la consulta y elegir la opcién Mostrar tabla. Datos de los Departamentos Departamento SQL Vista SOL FEI Vista Hoja de datos Mee) Parimeta. Tio deconsta | + F coaigadepto Descripcion NoEmpleados Pulse doble clic sobre el nombre de la tabla que desea (en este caso Empleado). Agreoat Seleccione el botén Cerrar. » Borrar una tabla Si por error se agregé una tabla, se puede borrar al realizar os siguientes pasos: Seleccione la tabla que desee, para ello dé clic sobre ésta Presione la tecla (Del) Supr en el teclado. 124Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access® Formas de seleccionar los campos para desplegar en la consulta: * Agregar uno por uno elo los campos deseados - Seleccione el campo en la tabla y arrastrelo hacia la posicién donde desee. Si existe un campo en esa posicién, Access lo correra hacia la derecha. ‘También se puede pulsar doble clic sobre cada campo. Ademas puede colocar campo por campo como se explica en esta ventana fees Pea ieus |codondent0 esciecen ion o Oo ¥ Pulse clic sobre cada ——— columna y en la flecha _ mostrada en el lado lb. Seleccione cada derecho para ver el |campo, para ello pulse listado de campos. lel botén izquierdo del [Mouse en el campo \deseado. «Agregar todos los campos a la consulta Si desea agregar todos los campos de la tabla, debe: - Pulsar doble clic sobre el asterisco de la tabla, ; se mostraran todos los campos seleccionados. Empieado CodigoDepto 4 {Al agregar los datos de esta forma no podra establecer ningun criteric de busqueda, a menos que agregue individualmente el campo en el cual desee el criterio (condicién de busqueda). 125Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Acces © Borrar un campo Para borrar un campo de una consulta, realice los pasos indicados a continuacién: 1. Coloque el cursor y observe la flecha de esta forma, presione clic izquierdo 2. Luego de dar clic observe la columna ennegrilla 3. Pulse la tecla Del (Supr) * Mover un campo en una consulta Coloque el cursor sobre el campo que desea mover. Luego presione el botén izquierdo del Mouse y arrastre sin soltarlo hasta tener el campo en la posicién que desea. Luego suelte el botdn del Mouse. * Guardar los cambios en el disefio de la consulta Para cerrar la consulta realive los siguientes pasos: - Seleccione el botén de cerrar la consulta. ‘Access le desplegara la siguiente ventana: ‘Microsoft Access Co Gy, sdeea gusstor ambien lee 1 center es rpeanetes? te Seleccione la opcién Si en la ventana anterior para grabar los cambios efectuados en su consulta Seleccione la opcién No en la ventana anterior para cerrar la consulta y no guardar los cambios efectuados, 126Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access® Mostrar los datos de consulta desde la ventana de la Base de Datos - _ Enla seccién de Consultas en los objetos de la base de datos. - Presione boton derecho del Mouse sobre la consulta que desee y seleccione Abrir. ‘También puede dar doble clic sobre el nombre de la consulta. , ne ahiatn O datos de los Departamentos Todos los objeto... © «|| extesdetescepartamentos\ Nowe rio. de Empleados ~ usar ||: eee + e : \cerencia Tablas & | =. | Recursos Humanos 2 a epartamento | alvene ; =e ae | ara ampliar el tamario de < . eee 1) ta cotumna: ‘onsultas & || |contabitidad | BB atos de Emplesdos por Depar.. ||! | | + Posicione el Mouse en | medio de ambas SH Datos detos Departamentos | columnas, dé doble clic al observar el cursor de esta - Cierre y quarde los cambios de la consulta forma (en forma de cruz) 5.1.4 Borrar una consulta - Seleccione la consulta que desee borrar, para ello: Consultas a “ ~ Presione botén derecho sobre Datos de empleados por Depa ainombre de la consutta 5 ostos de ioe Depatomentos Absit 2 Vista Diseo Bportar Sf Cambiar nombre a on + Dé clic en esta Eliminar & Microsoft Access cy fy Seno ram rte prenatal degree Hapa cc en Ayuca para obtener mis infomactn sobre cémo imped que este mensaje aparezca cada vez qué eins un bite = Siestéseguode | Lo # borrar la consulta, seleccione este boton Si por error borra la consulta, presione las teclas Control y Z simulténeamente para recuperarla, 127Administracion de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Ejercicio Practico 3 1. Abra la base de datos del ejercicio practico 2 (revise pagina 77). 2. Abra el formulario de productos. Productos Bx de Productos CodigoProducto Deseripcion Costo Precioventa Existencia Ingrese por lo menos 5 productos si atin no los ha ingresado. Si desea puede utilizar los siguientes datos. 3. Cierre el formulario anterior. 4. Abra el formulario/subformulario de proveedores. Ingrese los datos, utilice los datos de ejemplo en la siguiente pagina | cadgiPmweccr tome | eae -—— [Teco ca axidos Produces 128Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Acce: ® Eli 10 av. 48-28 zona9 | 72453445, 2|Computacién a la Vista 23 av. 12-25 zona 2 62256465, 3 Accesos y mas 16 calle 1-129 Zona 2 45782645 Por cada proveedor podra asignar directamente su pedido; para ello ingrese estos datos. 1 10 30 - 30 12 20. 15 40 2 - 50 10 10 8 40 7 La fecha de pedido deberd ser igual a la fecha del sistema, es decir, la fecha en la que esté ingresando usted los datos. 5. Genere las siguientes consultas pare: a. Desplegar los datos correspondientes a los productos, b. Desplegar los datos de los proveedores ordenados por nombre. c. Mostrar los datos de los proveedores con el cédigo del producto que proven. d. Mostrar los datos de los proveedores con el nombre del producto que proven, Nombre las consultas como “consulta a”, “consulta b’, etc. 6. Genere un ment principal que le permita abrir un ment de formularios y otro de consultas. Utilice los formularios y consuitas creadas en este ejercicio. 129Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 5-15 Ordenamiento de datos A través de esta opcién podra desplegar la informacion de las consultas en forma ascendente 0 descendente por medio de uno 0 varios campos. Normalmente si se incluye la llave de una tabla en una consulta automaticamente los datos se muestran ordenados en base a ésta En este caso se muestran los datos de la tabla Empleado, en ésta la llave primaria es CodigoEmpleado, los datos se muestran en orden ascendente por medio del cédigo (10, 20...130). Observe: Bi ovorartnpo\ CodigoEmpleado «| Nombre ~ Apellido ~) SueldoBase - 100scar Lima 16500 20 Marta Leiva 4800, 30 Luis Aldana 3600 40 Oivia Garcia 4500 S0Caros Martinez 3750 60Leticia Gomez 5600 70 Sivia Rios 4300 80 Isabel Garcia 5400 90Nestor Lopez 4150 100 Lilian Molina 5250 110 Francisco Sandoval 5800 120 Marta Zetina 2500 130Carios_ Osorio +4800 En las siguientes consultas se presentardn los pasos para visualizar la informacion en forma ascendente o descendente en base a ung 0 varios Campos en una consulta. Cree la consulta: 1. Disefie una nueva consulta con la tabla de Empleado y ordene los datos en base al apellido. - Seleccione Crear, Disefio de consulta. ~ Pulse doble clic sobre la tabla Empleado. ~ Dé clic en el boton Cerrar, Incluya los siguientes campos en la consulta: Campo: |cadigoEmpleado [Nombre Avetido \SueidoBeso | Tabla: |Empleado |Empleado Empleado |Empleado | Orden | | Mostrar 4 a wi Criterios: | - Pulse clic en la fila ‘Campo: |CodigoEmpleado Nombre |Apelido que corresponde T@D2° |Empieado Empleado Empleado a Orden debajo Orden . _ del apellido. Elija I v4 [Ascendente Ascendente Descendente (Sin ordenar) 130Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Ace. = Ejecute la consulta, presione botén derecho sobre el nombre de la consulta sefialada aqui x ed Gu B Cenar [ta cera todo _ - |B] vista piseno / | + Seleccione esta opcion | \sm varasox / para mostrar los datos | EB vista Hoja de aétos. | Campo: |CodigoEmpleado_|Nombre ‘Apellido | SueldoBase + Tabia: |Empleado |Empieado Empleado Empleado 4 Orden: | ‘Ascendente Mostrar | a Criterios: ° to En este caso se ordena la informacion alfabéticamente por medio del apellido, Laepive: # Nombre codigovepto s ‘pelo Descripcion Diceccion Nozmpleados Telefono Fecalngceso Sueldobase - SueldoBase Ensen Campo: Tabla. Orden: Mostrar: Critorios En la fila Orden seleccione Ascendente para el campo Descripcion y Descendente para el campo SueldoBase. Observe:Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access® Campo: |Descripcion Nombre Apeliido | SueldoBase Tabla: |Departamento _Empleado Empleado Empleado Orden: |Ascendente Descendente ~ Ejecute la consulta, presione botén derecho sobre el nombre de la consulta sefialada aqui Guardar — — B Cerrar L cerrartodo BS Vista Disefio. - Seleccione esta opcién . para mostrar los datos. 521 Vista SQL | EB vista Hoja de datos | seen iy] Observe que se muestra ordenado por medio del nombre de! departamento en orden ascendente y dentro de éstos se ordena cada empleado por medio del sueldo (se muestran primero los que tienen sueldo mayor), SH consitat\ x Nombre del Departamento »| Nombre = =] SueldoBase = [compute Isobel Garcia 5400 Comput Carlos Martinez 3750 Contabilidad Molina 5250 | contabilidad Nestor Lopez 4150 ‘Gerencia Osear Lima 16500 |_[Gerencia Francisco Sandoval 5800 ‘Gerencia Marta 4800 | Recursos Humanos Olivia 4500 | Recursos Humanos Luis 3600 = ventas 3600 = lventas 1800 | _|Ventas 4300, | - Grabe la consulta; para ello dé clic sobre el botén de cerrar. - Pulse la tecla Enter. - _ Escriba el nombre de la consulta. En este caso puede escribir “Datos ordenados por Departamento y Sueldo’ - Pulse la tecla Enter nuevamente. 133Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 5-1.6 Campos calculados en una consulta En una consulta de seleccién se pueden calcular campos que no existan en una tabla, es decir, que no son parte de la estructura de la tabla. Estos son llamados campos temporales. — Consuitas a eB bos de mpeados por. BS abrir BE Vista Disefio Modifique el disefio de la consulta de “Datos do gy os. 4 Empleados por Departamento” > BF Datos de tos departame A. Calcule el campo “IGSS". Este es un descuento que se hace a todos los Empleados. Igss: Es igual al Sueldo Base por 4.5 por ciento (el porcentaje es un numero ficticio). 1. Coloque el cursor en la siguiente columna disponible y dé clic. 2, Escriba: Igss: SueldoBase * 0.045 (esto es igual al 4.5%). Observe la siguiente ventana 3 stor de Empleados por = — | o cngeme] Codigotmpeae Codigovepta 7 Nombre Apellido |SueldoBase Enews [Ente Frnien | Campo: |CodigoDepto Tabla: |Empleado Orden: Mostrar: Criterios: Access define los corchetes en los campos al pulsar clic en cualquier parte de la consulta. Si los campos estan con espacios en blanco o guiones menores, debera escribirlos entre corchetes; de lo contrario, Access le mostrar error. Recuerde que los campos deben escribirse tal y como estan definidos en la tabla, si en la tabla el campo sueldo base esta con espacios en blanco, en la formula se debe escribir enire corchetes, asi: Igss: [sueldo base] * 0.045. 3. | Pulse lc sobre et signo de admiracion en la cinta de opciones. |... 134cess ®) Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® A. El resultado de la consulta debera ser el siguiente: | - Campo L, calculado Bl oats de tptedor pr Deparamenie \ [toss \~ CodigoDepte | Nombre - Apeliido -/ SueldoBase ~ WOscar Lima 16500 142.5 ‘Marta Leva 4800 216 2 Luis Aldana 3600 162 20lvia Garcia 4500-2028 4Carlos Martinez 3750 168.75, 3Leticia Gomez +5600 252 3Siva Rios 4300 198.5 4lsabel Garcia 5400 243 SNestor Lopez 4150 186.75 Slilan Molina 5250 236.25 4. Regrese al disefio de la consulta, seleccione Inicio, Ver, Vista Disefio Sino ha realizado el célculo anterior no funcionara el siguiente calculo, ya que el campo “sueldo liquido" depende del Igss. 5. Seguidamente calcule el “sueldo liquido" de los empleados. 6. _ Enla siguiente columna en blanco escriba: SueldoLiquido: SueldoBase - Igss lIgss: [Sueldobase]*0.045 _Sueldol iquide: [SueldoBase}-{Igss/” Al pulsar clic en cualquier parte aparecen los corchetes + No afecta el uso de mintisculas o maytisculas en el nombre de los campos 7. Ejecute de nuevo la consulta, dé clic sobre el signo de admiracion. |, ! | El resultado deberd ser (si utiliza los datos anteriores como ejemplo) | is tapner pr bpramen\, CodigoDepto “) No i 4 Marta 2s 20WWia Garcia 4500-2025 4207.5 I Carlos Martrez 3750 168.75 3581.25 I Bieta Gomez +5600 252 5348 { 3Siva Rios 43001935 4108.5 i 4lsabel Garcia 5400 243, 5157 | SNestor Lopez 4150 186.75 3963.25 Slilan Molina 5280 236.25 5013.75 * 0 0 [igine wigs ye i 8. Grabe la consulta, dé clic sobre el botdn de cerrar y quarde los cambios. 135Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 5-1.7 Formato de salida en campos numéricos Para mejorar la presentacién de los datos numéricos deberd realizar los siguientes pasos - _ Presione botén derecho del Mouse sobre el nombre de la consulta que desee (en este caso utilice la consulta de "Datos de Empleados por Departamento” donde calculd el lgss y el sueldo liquido) - Seleccione el botén Vista Disefio, - Pulse clic derecho en la columna donde se encuentre el campo numérico (en este ejemplo en el Igss). - Seguidamente pulse clic sobre la opcién Propiedades. - Access le mostrard la pantalla donde debera seleccionar el formato. Al pulsar clic en la linea de Formato, aparecera una flecha al lado derecho de ésta, seleccionela y dé clic sobre Moneda x - Hoja de propiedades * TE Tipo de selec: Propiedades de campo General [eisquedal Igss: [Sueldobase)") | ascra deearada Thue Formaia delta wl) | = Cierre la ventana de propiedades, para ello presione el botén de cerrar. Repita el proceso por cada campo numérico al que desee colocarle formato moneda, - Ejecute nuevamente la consulta, en la pestafia Disefic admiracion. El resultado sera: [Boe teem pon . dé clic sobre el signo de | CodigoDepto -/'Nombre =) Apelido -| Sueldobiase ges =) SueWoLiquido le ‘Oscar Lima 18500 G742.50 015,757.50 iar Leva 4800_ 0216.00 04,584.00 [ Zui Aldona 3600 0162.00 03.498.00 i 2ONa Garcia 4500 0202.50 04 297.50 t ares Marincz 2750 oi6a78 08 e138 i Bella Gomez $500 0252.00 05.248 00 35a Rios 4300 @19250 4,108.50 Alsabel— Garcia 5400 0243.00 5,157.00 Nestor _Lovez 4180 Qi6675g3.053.28 Stila Mina $950 a29625 E013 75 I 1 Franisco Sandoval 5800 G261.00_c5.598.00 i Mata Zeina 2500 @v1Z50 2.38750 i 3Carlos Osorio #800 a2i600_—_4's84.00 0 El signo monetario esta configurado desde el panel de contro! de Windows. El cambio de! signo monetario se efectua de inmediato en Access en los datos numéricos con formato de moneda. = Guarde los cambios, pulse clic sobre el disquete representado en la barra de herramientas de acceso rapido y luego cierre la consulta 136Administracién de Base d Datos 1 - Microsoft ® Access® 5.1.8 Consultas de seleccién utilizando criterios de busqueda Las consultas pueden ser utilizadas como respuesta inmediata de requerimientos de informacion de “x” 0 "y’ persona, asi como para generar informes o formularios. Los criterios de busqueda permiten disefiar consultas que cumplan con requerimientos especificos de informacion. Ejemplo 1: En la siguiente consulta se desplegaran los datos de los empleados asignados a un departamento especifico, en este caso se solicita el cédigo de! departamento, es decir, el criterio 0 condicién de busqueda en esta consulta sera el cédigo del departamento. El cédigo del departamento se encuentra en la tabla de Empleado, por lo tanto, al momento de disefiar la consulta es necesaria tnicamente esta tabla 4, Dé clic sobre la ficha Crear en la cinta de opciones. 2. Seleccione Disefio de consulta. 3. Pulse doble clic sobre la tabla de Empleado, 4, Seleccione el botén Cerrar. 5. Dé doble clic sobre cada uno de los campos, para colocarlos en cada columna como se muestra en la siguiente ventana. [Bea « En la fila de criterios podra escribir sus condiciones de busqueda de los datos. Escriba debajo del campo 2 cossempne oe correcto (en este caso = CodigoDepto) 6. _Escriba debajo del campo CodigoDepto el nimero 5, para desplegar los datos de los empleados asignados al departamento 5. 7. _ Ejecute la consulta, dé clic sobre el signo de admiracién. 137Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Los datos que cumplen con la condicion de biisqueda (CédigoDepto = 5) son tnicamente los que muestra la consulta, observe: |B conte a a | CodigaDepto - CodigoEmpleado «| Nombre -| Apelido -) SueldoBase ~ 5 ONestor Lopez 4150 100 Lilian Molina 5250 bl 0 0 Si desea ver los datos de otro departamento, regrese al disefio de la consulta, en la Ficha Inicio, seleccione Ver, Vista Disefio, borre el nimero 5, y escriba el nlimero segin el departamento que desee mostrar, luego ejecute de nuevo la consulta al pulsar clic sobre el signo de admiracién en la pestafia Inicio. 8. Grabe la consulta; para ello dé clic sobre el botén para cerrar. - Access le pregunta si desea guardar la consulta, pulse la tecla Enter. - Eseriba el nombre de la consulta, En este caso puede escribir “Datos x Cédigo de Departamento” - Pulse la tecla Enter nuevamente. Tome en cuenta que los criterios o condiciones de busqueda los debe escribir debajo del campo que contenga la informacién que se esta buscando. Si usted desea ver los datos de los empleados que pertenecen al departamento 1, y escribe el ntimero 1 debajo del cédigo del empleado en vez del cddigo del departamento, no le mostraré informacién. Si algin empleado tiene el cédigo 1, entonces mostrara los datos de ese empleado, pero no corresponde al requerimiento: que sean los datos de los empleados que pertenezcan al departamento 1 Ejemplo 2: La siguiente consulta le permite mostrar los datos de ios empleados cuyo nombre de departamento sea igual a “Ventas”. En este caso debera utilizar las dos tablas ya que necesita el nombre cel departamento y éste se enctienira en la tabla Departamento, 4. Dé clic sobre Crear. 2. Seleccione Disefio de consulta. 3. Pulse doble clic sobre las tablas de Empleado y Departamento. 4. — Seleccione el botdn Cerrar. Pulse doble clic sobre cada campo que desee en la consulta, En este caso utilice fos mostrados en la siguiente ventana. 138én de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access® 5 cosigovent Deson Notmpeades congener Nonbee = Seleccione estos campos para la consulta campo: |Descripcion Nombre { ‘Suotoase bl: |Depatamenio Emplendo Emploado Empleado nse: | —_—— pemes ¥)____| 6. Escriba el nombre del departamento que desea, aris: Vers en este caso es Ventas. No necesita escribirio entre comillas, al dar clic sobre cualquier otra parte de la consulta, Access mostrar las comillas Ejecute la consulta, pulse clic sobre el signo de admiracién o seleccione Inicio, Ver, Vista hoja de datos. El resultado son los datos de los empleados que pertenecen al departamento de Ventas. Bites por namie Oe Nombre del Departamento» Nombre = Apellido =| SueldoBase ~ ventas Leticia Gomes 3600 Ventas Sitvia Rios 4300 5 Marta 2etina 2500 as Carlos Osorio 800 8. Regrese al disefio de la consulta, para ello elija en la cinta de opciones: Inicio, Ver, Vista Disefio. Access automaticamente encierra entre * * (comillas) el texto escrito en el eriterio. "Ventas" ‘Campo: |Descripcion Nombre |Apelido. |suetdoBase Tabla: [Departamento _|Empleado |Empleado |Empleado Orden | | Mosirar Mw | I [TP] Crterios: | "Ventas" | La desventaja de escribir directamente el texto que se esta buscando es que cada vez que desee ver un departamento diferente, debera borrar el criterio que ya esta escrito y escribir el nuevo. Por ejemplo; si desea los datos de los empleados de Contabilidad en vez de Ventas, debe borrar el texto “Ventas” y escribir Contabilidad en disefio de la consulta, 9. Cierre la consulta, dé clic sobre el boton de la *x’, 10. Grabe la consulta con el nombre de “Datos por nombre Depto’. 139Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Cambie el criterio: Se desea informacion sobre los empleados del departamento de Contabilidad. Mo Vista Disefio) y cambie el criterio, es decir, borre Ventas y escriba Contal de nuevo su consulta ique su consulta (presione clic derecho sobre el nombre de la consulta y elija el botén lidad y ejecute El resultado es: (tome en cuenta que mostrard este resultado si ingresé los datos sugeridos en este texto). Datos por nombre Depto \ Nombre del Departamento +] Nombre = =| SueldoBase + __[contabitidad Nestor 4150 5250 Contabilidad Lilian } - Cierre la consulta. Si desea grabar los cambios, pulse clic sobre el botén de cerrar y seleccione la opcién de lo contrario seleccione la opcién No. Ejemplo 3: Disefie una consulta para mostrar los datos de los empleados que tengan un sueldo base mayor a 4500. Defina en la consulta los datos mostrados en esta ventana, Departamento Empleado ¥ cosigovepte 8 codigotimpieadol | | deserncion | codigodepto ii | Nombre | NoEmpleados a Campo: [pron Nombre Apetido [sveldobase Tabla: |Departemento |Empleado ‘Empleado Empleado 4 Orden i Mostrar: | ate wi A, {| ertetos | sg | | = Asegurese de esoribir el 7 — | criterio de busqueda debajo del campo correcto [7 En este caso deberd escribir el Criterio en la columna SueldoBase >4500 Cuando son valores numéricos no se encierran entre comillas, es decir, Access no coloca comillas a la condicién como lo hace en el caso anterior cuando se escribe un texto (ventas). 140Administracion de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access® - Muestre los valores generados por la consulta, dé clic sobre el boton de admiracién en la ficha Inicio, Estos son los datos que cumplen con la condicién de que el sueldo sea mayor a 4500. ator tmpleados con sels 4500 Nombre del Departamento «| Nombre -| Apellido |__|Gerencia Oscar ima |Gerencia Marta Leva [F\ventas ‘Leticia Gomez Cémputo Isabel Garcia Contabilidad Lilian ‘Molina aes - Dé clic sobre el botén de la *x’ para grabar la consulta. Access le envia el siguiente mensaje: Microsoft Access es AB, soe gnc canto en el ea cent Cott? be anor = Dé clic sobre la opcién “Si” Guardar como - Escriba el nombre de la consulta ‘Nombre de la consuta: = Dé clic sobre Aceptar. Access permite escribir los nombres de las consultas con caracteres especiales y con espacios en blanco. Utilice los siguientes operadores de comparacién en los criterios: > mayor que mayor 0 igual que < menor que menor 0 igual que <>diferente de Entre (Between) Como (like) se utiliza para buscar texto 0 parte de él 141Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Si desea hacer busqueda de informacién en un rango de datos utilice: Entre 1y 10 Entre 1000 y 2500 Entre 01/08/2007 y 01/10/2012 >3500 y <8000 Este incluye los empleados que tengan un sueldo mayor a 3500 y menor a 8000. Si desea incluir el 3500 y 8000, deberd utilizar mayor o igual (>=) y menor o igual (<=) >=3500 y <=8000 Este incluye los Empleados que tengan un sueldo mayor 0 igual a 3500 y menor o igual a 8000. Ejemplo 4: En el siguiente ejemplo se desplegaran los datos de los empleados que pertenezcan al departamento de Ventas y que tengan un sueldo entre 3000 y 5000. = Genere una copia de la consulta anterior. - Pulse boton | “derecho del Mouse sobre el nombre de | tm laconsulta 00s por nombre Depto ———— |S Vista Disefo | GB nics Emplados“sueldos £4500 Exportar > ‘=I Cambiar nombre Qcultar en este grupo Eliminar Cortar Seleccione Copiar Copiar oe x = Presione la teclas Control y V simultaneamente. Pegar como Nombre de la consulbe: | + Escriba el nombre dela | | consulta, en este caso: | Datos de Empleados- | rango de sueldos = Luego de escribir el nombre, pulse clic sobre Aceptar. 142Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access® Modifique el disefio de la consulta, para ello: = Presione botén derecho del Mouse sobre el nombre de la Consulta. \ - Seleccione {BI batosempieados- range de sueldos cron Ee ee vere abrir Vista Disefio EE owtos empleados sets» DB ost0s por nom = Escriba los criterios como se muestran a continuacion Campo: Nombre ‘Apelido SueldoBase Tabla: |Departamento _Empleado Empleado Empleado Orden: Mostrar wi Criterios Enire 3000 Y 5000 ° En este caso el primer criterio 0 candicién se coloca debajo del campo de Descripcién del departamento (Ventas) y e! segundo criterio se coloca debajo del Sueldo Base, esto se hace de acuerdo al requerimiento planteado para la consulta. Nombre del Departamento ~| Nombre ~-| Apellido + | SueldoBase ~ Ventas Silvia Rios 4300 Ventas Carlos Osorio 4800 3 | ee 4 Cuando el criterio se encuentra en linea horizontal se utiliza la conjuncién “Y”, en este caso ambos criterios deben cumplirse para desplegar la informacion. [Crterios: venias™ “Ene 2600 ¥ 6000) En este caso el criterio de busqueda cumplié con las dos condiciones: = Que el nombre del departamento sea Ventas y que el sueldo base esté entre 3000 y 5000 Si un empleado pertenece al departamento de Ventas pero su sueldo base es menor a 3000 y mayores a 5000, no se muestra la informacién en la consulta, Si se desean mostrar los datos de los Empleados de! departamento de Ventas o que tenga un sueldo base entre 3000 y 5000, los criterias se establecen de la siguiente forma, ‘Campo: |Descripcion Nombre. Apellido SueldoBase ‘Tabla: |Departamento: Empleado Empleado Empleado Orden: Mostrar) [¥] wl | Critenios: "Ventas ee preys Observe que las condiciones de busqueda estan en diferentes lineas del criterio. 143Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® - Muestre los datos de la consulta. Para ello = Déclicderecho | sobre esta parte dela | Datos Emoleades consulta o sobre el fl Guardar | nombre B Cerrar [fat cenar todo 2] vista Diseio 5 Vista SQL Pulse clic sobre Vista | Viste aja de datos Hoja de datos | mostrar wl — | Criterios: |"Ventas” ° Esta es otra forma de ejecutar la consulta en vez de utilizar el signo de admiraci6n en la ficha Disefio, El resultado al ejecutar la consulta es: Nombre del Departamento =| Nombre -| Apellido -| SueldoBase + sere Marta Leva 4800 Recursos Humanos r Aldana 3600 ~ [Recursos Humanos, Olivia Garcia 4500 Ventas Leticia Gomez 5600 Ventas ia Rios 4300 ventas Marta Zetina 2500 Ventas Carlos Osorio 4800 ~cémputo Carlos Martinez 3750 Nestor Lopez 4150 En este caso se muesiran los empleados de varios departamentos puesto que unos cumplen con el criterio de pertenecer a! Departamento de Ventas y otros cumplen con el criterio de estar en un rango de sueldo entre 3000 y 5000. - Dé clic en el botén "x" para cerrar y quardar ios cambios. Access muestra: Microsoft Access (Ba, rest ction ci Oss ie - Pulse la tecla Enter para guardar los cambios. 444Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access® 51.9 Envio de parémetros en una consulta Los parémetros permiten ingresar valores que son utilizados para realizar la busqueda de los datos al momento de ejecutar una consulta Si desea buscar aquellos empleados por medio del nombre, por ejemplo los que inicien con la letra "a", puede escribir en el criterio Como a* En este caso la consulta funciona sélo para aquellos empleados que su nombre inicie con [ComigoEmleado [Nombre Fechaingreso Empleados [Emplesdos fEmpleados a a co come" Se puede sustituir la letra “a” por la que desee. En este caso cada vez que se ejecute la consulta para buscar nombres diferentes, se debe modificar la consulta directamente, como se muestra en este ejemplo. [Codigotmpleado, Nombre ~~ [Fechainareso Empleadas Emeleados dos 7 a Come A continuacién se disefiaran una serie de,consultas en las cuales se da a conocer el uso de parametros os que facilitan la busqueda de diferente informacidn sin necesidad de cambiar los criterios en el disefio de la consulta. Si el parémetro esta libre, es decir, si se establece de tal manera que al momento de ejecutar la consulta, se solicite, entonces no habré necesidad de estar modificando la consulta cada vez que se desee buscar personas con otros nombres. [codigotngleade [Nombre Fechalngese fEmpleados Empleados Empleades {Come [ingress iicil del nombre] 4 Cada vez que se desee hacer una biisqueda se ejecuta la consulta y se escribe Ia letra inicial en esta ventana: Ingrese iil del nombre (Cmca)Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access( Ejemplo1 En la siguiente consulta se desplegara la informacién de todos los empleados que pertenezcan a un departamento cualquiera. En este caso se hard uso de un parametro que permite ingresar el cédigo de! departamento. Para disefiar la consulta realice los siguientes pasos: 4, Dé clic sobre la ficha Crear en la cinta de opciones. 2. Seleccione Disefio de consulta 3, Seleccione las tablas Empleado. 4. Luego pulse clic sobre el botén Agregar. 5 ‘Seguidamente seleccione el botén Cerrar. Access le mostrara la siguiente pantalla | BF bates cage de Departamento \ | | Empleado 8 codigotmpteado || | 6 Seleccione el Codigodepto | |) | eédigo ae! Nombre LA) | departamento, el Apellido: cddigo del empleado y Direccion “el nombre CodigoDepto |CodigoEmpleado |Nombre Empleado |Empleado |Empleado Campo: Tabla: Orden: Mostrar: Criterios: LIngrese el cédigo del Departamento} \ 7. Esoriba entre corchetes este mensaje en la columna del cédigo del depariamento Este es un mensaje que le permite solicitar la informaci6n requerida para buscar los datos en la tabla y mostrarios en la consulta. Entre mas descriptivo sea el mensaje mejor lo interpretaran las personas que operen la base de datos. Escriba el mensaje en el criterio del campo que desee, es decir, si va a solictar el cédigo. del departamento, no debe escribir el mensaje debajo del campo de Nombre del empleado.. 8. Ejecute la consulta, dé clic sobre el signo de admiracién, Access le mostraré la siguiente ventana: 146Admin rracion de Base de Datos 1 - Microsoft Introduzca el valor del parémetro? EES Ingrese el digo del Departamento ‘ceptor 9. Ingrese el cédigo del departamento seguin desee. Para efectos del ejemplo se ingresard el cédigo 3. 10. Pulse la tecla Enter. El resultado de la consulta es: [Breowaas _ CodigoDepto ~/CodigoEmpleado -| Nombre -| Apelido - SueldoBase - 3 60 Leticia Gomez 5600 3 70 Sivia Rios 4300 3 120Marta —_Zetina 2500 3 130Carlos Osorio 4800 * 0 ° 0 Lresinw: 4 «Bees ] > ee | fear En este caso se estan mostrando los datos de los empleados que pertenecen al departamento 3, 11. Regrese al disefto de la consulta, dé clic sobre Ver, Vista de disefio. El cédigo de! departamento se utllizard Unicamente para establecer el parametro de busqueda. Este campo se debe ocultar, para ello dé clic sobre el cuadro que tiene un cheque debajo de dicho campo (en Ia fila de Mostrar), Campo: |CodigoDepto CodigoDepto Tabla: |Empleado |Empieado Orden: | Mostrar: | og [ingrese el cédigo del Departamento] Criterios a el cédign, ea Departamento} Los parametros son utlizados para que el usuario pueda decidir cual es el departamento que desea 12. Dé clic en el signo de Admiracion para ejecutar la consulta de nuevo. - Escriba el ntimero 2, para seleccionar los datos del Departamento Recursos Humanos 147Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® 2 Introduzca el valor del pardmetro Ingrese el ediga del Departamento - Seleccione Aceptar. Observe que en este caso no muestra el cédigo de! departamento. Lo utiliza Unicamente para solicitar el valor, al eliminar el cheque en la fila “Mostrar” en el disefio de la consulta no lo muestra. [Bennie _ | CodigoEmpleado =” Nombre ‘SueldoBase ~ [ 30 Luis Aldana 3600 400lvia Garcia 4500 eee of 0 13, Guarde la consulta, para ello dé clic en el botén de cerrar, escriba el nombre que desee. Rango de Cédigos de departamentos: ~ ‘Si desea mostrar varios departamentos en la consulta, debe definir el criterio de acuerdo al siguiente ejemplo: | = Este es el primer | parametro que se debe | ingresar al ejecutar la | consulta - Escriba en criterios: Entre {Ingrese el cédigo del primer departamento] y [Ingrese el cédigo del tiltimo departamento que dese] _| + Este es el segundo | pardmetro que se debe | | ingresar al ejecutar la | consulta | - _ Ejecute nuevamente la consulta. Access le mostraré una pantalla donde le solicita que ingrese el numero para sustituir el primer parametro. Observe: 148Administracién de Bas e de Datos 1 - Microsoft ® Access® Introduzca el valor del parametro.? Ingrese el cédiga del primer Depanamenta [ Aceptar Cancelar - Eneste caso escriba el numero 2 y pulse la tecla Enter. Access le solicitara el segundo parametro. Introduzca el valor del parémetro Ingrese el cédigo del imo Departamento ‘ceptar | | Cancelar - Escriba el cddigo 4 y pulse la tecla Enter. El resultado son los datos de los empleados que pertenecen a los departamentos 2, 3 y4 CodigoEimpleado «| Nombre ~] Apelido -’ SueldoBiase 30 Luis ‘Aldana 3600, 2 40 Olivia Garcia 4500 2 60Leticia ~ Gomez 5600 3 70 Sivia Rios 4300 3 420Marta_Zetina 2500, 3 130 Carios Osorio 4800 3 50Carlos Martinez 3750, 4 “80 Isabel Garcia 5400, 4 i oO O 0 Para efectos del ejemplo, se colocé de nuevo el cheque en el campo del cédigo dei departamento para que lo mostrara en esta consulta. Si no existen datos en los departamentos entre ese rango, no se desplegara ninguna informacién en ta consulta puesto que el criterio no se cumple. CRITERIO: Es una condicién de busqueda en una consulta, En este ejemplo los criterios de busqueda se establecieron en la misma consulta, si usted desea puede grabar cada consulta y crear una nueva por cada criterio que desee establecer. En los ejercicios debera realizar las consultas de manera independiente, es decir, no debe establecer los criterios de busqueda de todas las consultas que se le solicitan en la misma consulta. - Sidesea grabe la consulta, dé clic en el botén de cerrar y elija Sio elija No sino desea guardar los cambios. 149Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Ejemplo 2 Rangos de Fechas: Si desea solicitar un rango de fechas escriba en el criterio del campo fecha, lo siguiente: Entre [Ingrese Fecha Inicial] y [Ingrese Fecha Final] O bien: >=[Ingrese Fecha Inicial] y <=[Ingrese Fecha Final] En algunas oportunidades se necesita escribir el criterio para rangos utilizando el signo de mayor y menor explicado aqui. Este es equivalente a utilizar “Entre”, Si desea solicitar a partir de una fecha “x’, la instrucci6n es la siguiente: >=[Ingrese Fecha] Puede utilizar el criterio en varios campos: Por ejemplo se desea desplegar los datos de los empleados de “x’ departamento y que tengan un sueldo mayor a 4500. El criterio se establece de la siguiente forma: Campo: [CodigoDepto [Descripcion [Nombre _Apolido | SuotdoBase “Tabla: [Departamento Departamento Empleado [EmploadoEmpleado | orden " | Mostrar: 4 wi i yw Cnitenos: |[Ingreso el Codigo del Departamento) 4500 ° NE = Ena misma fila significa que ambos criterios deberan cumplirse para desplegar los datos en la consulta Si se desea mostrar los datos de los departamentos segtin el cédigo ingresado por el usuario, "o" los que tengan un sueldo mayor a >4500, un criterio se escribe en la primera fila de criterios y e! otro en la segunda fila. Observe: Ccanpe: [Codgadenta Descrpcion [Nombre [apatido | SveldoBase Tabla: |Departamento Departamento |Emploada |Emplesdo |Emploado | | oxen | | Mostar: 4 wi a | 4 | Cxterios: tingreso el Cédigo del Departamento} 8 4500 150Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access® Valores nulos: Si desea desplegar los datos de los Departamentos que no tengan ingresado el numero de empleados (que no haya sido utilizado dicho campo o cuyo campo esté vacio) el criterio se escribe: Es nulo, en el campo de NoEmpleados | 3B once de los Departamentos | bepantamenta 5 ] 2 coxigodeato Deseripcion Nofmpleados| J | | Campo: |CosigoDepto |v Deseripcion NoEmpleados | Tabla: |Departamento Departamento Departamento | orden: Mostrar: Criterios a Borrar un criterio: Para borrar un criterio debera seleccionarlo, y luego pulsar la tecla Del (delete) 0 Supr (suprimir) Ejemplo 3: En el siguiente ejemplo se buscaré Ia informacién correspondiente a los empleados por medio del apellido. Se soiicitara un parémetro al momento de ejecutar la consulta, en este caso se ingresaré la letra inicial del apellido para hacer la busqueda. Para buscar texto se utiliza la palabra "como", Genere una nueva consulta por medio del Asistente de Consultas, para ello: - Pulse clic en la pestafia Crear. - Dé clic en Asistente para consulta. 151Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® CREAR DATOS EXTERNOS —_ HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS Ben & & Tabla Disefio Listas _Asistente para Disefio de de tabla SharePoint —consultas consulta Tablas consults Asistente para consultas | muestra el Asistente para consutas, que le ayuda a crear una consulta simple, una de | || tabla de referencias cruzadas, una para | busqueda de dupicadoso una de bisqueda de no coincidentes Nueva consulta fist conus ae tise aenas Asistente para busqueda de duplcados Asisente busqueda de no ceincdentes |= Dé clic sobre este boton - _ Enla siguiente ventana debe seleccionar la tabla o las tablas de donde creara la Este asstente crea una consulta con los campos seleccionadas. consulta. ‘Tablas/Consultas - Dé clic en esta Fsle-eapieais — // fecha y elja ia seme ~ — i tabla, en este caso Campos disponibles: ‘Campos seleccionados: Empleado | EE PES |S) feoaseoene iB Ineombre lbs | reais [E |oreestn Ir Fatono | Frowrgree o soe - Pulse doble clic sobre | cada campo que dese en la consulta jeer] ‘Observe los campos elegidos para la consulta en la siguiente pagina. 152Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Access® ‘Tabla: Empleade i campos disponibles: campos seleccionados Codigadento > [esiaoemoteade ] Dieccon (2 |nomore [=>] Jasetiao | Techaingreso | ; [ee] Caneel siguiente > Asistente para consultas sencillas {ae campas desea inhi en la consuta? Puede elegir en mas de una consuta 0 tabla “Tablas/Consultas [TableDeparamerto — as Saat = |S sidesea abla: Empleado | \Consuita: Datos de Emplesdos por Departamento j— campos de Consuta:empleados por Departamento v| | selecciénelas fae naar aqui segiin el orden que desee Después de elegir los campos, seleccione el botén Siguiente Asistente para consultas sencillas, {Desea una consulta de deal o resumen? @betale Gaesia cada campo de cada registro) Resumen Cpciongs de resumen, + Ellja de nuevo et bot6n |. Siguiente [ewe J ‘Siguiente > Einalizar 153Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft® Access® Asistente para consultas sencillas {Que ul desea asignar la consuta? = “ + Sidesea cambiar el | {mpieado Consuka nombre escribalo aqui sta es toda la informacion que necesita el asstete para crear la consuta Desea abi la consulta © modiicar el disefio de la consulta? ~ Seleccione esta | ‘opcién atria const para ver informac @Modificar ei disefio de consulta, cancel < atris siguiente Enatar | - Pulse clic sobre el bot6n Finalizar [BF etete coma x Empleade 2 coasmgn’ | cm | [CodigoEmpeedo} [Nombre] (peta) {Fechalngreso] [Empleado Empieado Empleado Empleado Orden Mostar: a 1 Ccteros | ‘Access le muestra la consulta con los campos elegidos. Debera escribir el criterio de busqueda, - _ Escriba el siguiente criterio de busqueda debajo de! ape! ido. Como {Ingrese la letra inicial del Apellido}+* En el citerio se especfia la palabra “eomo” y un menseje enire corchetes, el signo + y el * (asterisco), esto indica que busque todos aquellos datos que inician con la letra que ingrese el usuario y que contenga cualquier caracter después. En este caso la consulta es mas general, ya que se podré buscar apellidos que inicien con cualquier letra sin necesidad de modificar el criterio. cone tApelico} Empleado 9r230 afta nical dol Apoido+™ - Amplie el tamajio de la celda para ver el contenido completo. 154. Administracién de Base de Datos 1 - Microsoft ® Accessé Ejecute la consulta, para ello dé clic sobre el botén en la pestafa Disefo. Access le muestra la siguiente ventana Introduzca el valor del parametro Ingrese la tra nici del Apetido ___—| = Esoriba ia letra inicial de un — apellido que desee y pulse la ——— | tecla Enter neepia Para efectos del ejemplo se escribira la letra “m’, (es indistinto si se usa miniiscula o maytiscula) observe: Ingrese la letra inca del Apelido aceptar | Al presionar Enter, el resultado es el siguiente. " CodigoEmpleado - Nombre -| Apelido ~| Fechalngreso - 50Carlos Martinez 14/12/2008 | 100.Liian Mina 29/10/2007 qj | En este caso sélo existen dos apellidos que inician con la letra que se ingresé al momento de que Access solicité el parametro, es decir, la letra “m’ (inicial del apellido). Guarde la consulta, para ello presione clic sobre la tecla “x” Escriba como nombre: Empleados por inicial del apellido. 155de Datos 1 - Mi rosoft® Access®) 5.1.10 Agrupacién de datos Ejemplo1 En este ejemplo se crearé una consulta para obtener un total de sueldo por departamento, es decir, esta consulta le permitira saber cuanto es el sueldo total que esta pagando en cada departamento. Antes de disefiar cualquier consulta para agrupar datos, debera buscar un campo que permita dicha operacién. En este caso un departamento cuenta con varios empleados de los cuales se puede hacer la suma de los sueldos. Para crear la consulta, realice lo siguiente: 1. Dé clic sobre Crear en la cinta de opciones, 2. Seleccione Disefio de consulta 3. Pulse doble clic sobre las tablas de Empleado y Departamento, 4. Seleccione el botén Cerrar. El nombre o descripcién del departamento esta en la tabla Departamento y los sueldos estan en la tabla de Empleado, por lo tanto, se deben incluir ambas tablas en la consulta, [Fo x Ch Departatnento Empleado * Nombre § codigovepto apellido Deseripcion Direccion Notmplesdos Telefone Fechalngreso| Sueldatas 5. Seleccione con doble otic cada campo. En este | Campo: |Deseripsion _Suetiotiase | ejemplo Deseripoion y | pice Departamento _ Empleado SucldoBase den: Criterios: En la siguiente pagina se muestran los datos tal y como los presenta Access al ejecutar la consulta sin agrupar la informacién. 156