BIROTIC

Partea a II-a Calcul tabelar

Microsoft Excel
Prezentat de Valentin Clocotici

Generaliti
Microsoft Excel este un program de calcul tabelar. Acest tip de aplicaii a fost dedicat iniial
memorrii i prelucrrii datelor care pot fi organizate sub form tabelar, pe linii i coloane. Dezvoltarea
ulterioar a aplicaiilor de calcul tabelar a permis extinderea posibilitilor de prelucrare, astfel nct
aplicaiile de ultim generaie nu mai pot fi considerate ca fiind limitate la prelucrri de tabele. Microsoft
Excel este un instrument complex de analiz a datelor i informaiilor economice, tehnice sau tiinifice.
Funciunile uzuale sunt oferite de procedurile predefinite n Excel, prelucrrile foarte specializate sunt
posibile prin programare n limbajul de dezvoltare Visual Basic for Applications (VBA).
Datorit integrrii n pachetul Microsoft Office, aplicaia arat similar celorlalte componente
(Microsoft Word, Microsoft PowerPoint etc.), ceea ce reduce considerabil timpul de instruire. Integrarea cu
celelalte aplicaii nu se reduce ns doar la aspect, datele primare i rezultatele prelucrrilor pot fi practic
transferate ntre toate componentele Office.
Spaiul de lucru
La pornirea aplicaiei Excel se prezint utilizatorului un spaiu de lucru organizat la fel cu spaiile de
lucru ale celorlalte componente din Microsoft Office:
Bara de meniu
Bare de unelte
Bara de stare
Zona documentelor
n figura alturat sunt indicate principalele obiecte din spaiul de lucru, cu meniunea c, datorit
flexibilitii aplicaiei, organizarea spaiului de lucru se poate modifica extrem de uor pentru a rspunde
necesitilor i preferinelor utilizatorului.

Elementele specifice sunt explicate pe larg n seciunile ulterioare.

Principalele obiecte Excel
Unitatea de baz pentru memorarea datelor este caietul workbook. Un caiet este salvat ca un fiier
cu extensia implicit .xls. ntr-o sesiune Excel se pot deschide simultan mai multe caiete, fiecare fiind

identificat prin numele su. Doar un caiet este activ la un moment dat, cel n care se lucreaz. Fiecare caiet
este afiat n cel puin o fereastr proprie.
Un caiet Excel este format din mai multe foi sheets. Exist trei tipuri de foi
foi de calcul worksheets , cele care conin datele primare i rezultatele prelucrrilor
foi diagram chart sheets , care conin grafice
foi cu macro-uri macro sheets , un tip special de foi de calcul, specifice unor versiuni
anterioare ale aplicaiei, care permit memorarea unei succesiuni de aciuni (macro); nu sunt utilizate direct n
versiunea Excel 97 i urmtoarele.
La un moment dat este activ doar o foaie a caietului, cea n care se lucreaz i care este afiat n
fereastra activ. Pentru a vedea simultan mai multe foi ale caietului se opereaz cu comenzile din meniul
Window (a se vedea seciunea dedicat acestui meniu). Fiecare foaie a unui caiet este identificat n mod
unic prin numele su.
O foaie de calcul este alctuit din celule cells care sunt organizate n linii i coloane, similar
unui tabel uzual. Coloanele sunt identificate prin litere: A, B, C etc.; liniile sunt identificate prin numere: 1,
2, 3 etc. n acest sistem de referin fiecare celul a foii de calcul este identificat printr-o combinaie de tipul
A1, litera indicnd coloana iar numrul indic linia celulei referite. De exemplu, D6 indic celula aflat n
coloana a 4-a (coloana D) i linia a 6-a.
Observaie. Exist i sistemul de referin de tip RnCm, n care se indic linia (prin R de la Row) i
coloana (prin C de la Column). De exemplu, R6C4 indic aceeai celul ca n exemplul anterior, D6. Este
recomandabil ca n procesrile curente s se utilizeze sistemul de referin A1. Comutarea ntre cele dou
sisteme de referin se realizeaz prin secvena de comenzi Tools - Options - General - R1C1 reference
style.
O singur celul este activ la un moment dat, celula care are cursorul aplicaiei pe ea, vizualizat cu
un chenar diferit de restul celulelor. Figura urmtoare arat situaia n care celula C4 este celula activ.
Se observ c adresa celulei active este afiat i
n zona de adres a barei de formule. Funcionalitatea
complet a acestei zone este descris la navigarea n foaia
de calcul.
O foaie de tip diagram conine o singur imagine
grafic produs prin mecanismul de reprezentare a datelor
sub form grafic (diagram, grafic de funcie, histogram
etc.) charting. Lucrul cu aceste foi este explicat n
seciunea dedicat reprezentrilor grafice.

Comenzile Excel accesate din meniuri

Meniul File
New
Deschide un nou caiet (document). Se iniiaz un dialog care permite selectarea template-ului
cel mai adecvat noului document.
Open
Deschide un caiet existent sau un fiier de tip spaiu de lucru (.xlw). Se iniiaz dialogul
standard de deschidere a unui fiier. Permite i cutarea documentului dorit dup cuvinte cheie,
coninut etc.

Close
nchide caietul curent.

Save
Salveaz caietul curent.

Save As
Salveaz documentul curent sub un nou nume.

Save Workspace
Salveaz sub o singur denumire configuraia existent n mediul de lucru: caiete deschise,
bare de unelte etc. Iniiaz un dialog care permite stabilirea numelui, calea etc. Se creeaz un fiier cu
extensia .xlw care permite refacerea configuraiei salvate printr-o singur operaiune de deschidere.

Page Setup
Se iniiaz un dialog foarte complex, organizat pe fie, prin care se pot stabili formatul paginii,
marginile, layout-ul.

Print Area
Permite fixarea (sau anularea unei fixri anterioare) zonei care se tiprete. Explicaii mai
multe se dau n seciunea dedicat tipririi.

Print Preview
Se afieaz pe ecran o form similar formei finale a documentului tiprit. Permite, n special,
aranjarea final a documentului.

Print
Iniiaz dialogul care controleaz tiprirea documentului (alegerea imprimantei, domeniul
paginilor de tiprit, calitatea tipririi etc.).

Send To
Permite selectarea opiunii privind rutarea documentului n reea.

Properties
Afieaz dialogul cu atributele documentului (datele crerii i modificrilor, cuvinte cheie,
autor etc.). Este de remarcat fia Summary.

Exit
Comand prsirea aplicaiei Excel. Pentru documentele care nu au fost salvate, utilizatorul
este ntrebat asupra eventualei salvri.

Meniul Edit
Undo
Anuleaz ultima aciune efectuat n document.

Repeat (sau Redo)

Repet ultima aciune efectuat n document sau reface ultima operaiune anulat. Aciunea
efectuat este selectat automat n funcie de succesiunea de operaiuni efectuate de utilizator.
Denumirea comenzii este modificat corespunztor.

Cut
Taie poriunea selectat n document. Aceasta poate fi eliminat sau mutat n alt parte a
documentului.

Copy
Copie n Clipboard poriunea selectat din document. Aciunea servete copierii unui text n
unul sau mai multe locuri (din acelai document sau nu).

Paste
Copie coninutul Clipboard la zona selectat (sau ncepnd cu celula activ).

Paste Special
Permite copierea coninutului Clipboard sub un format controlat. Comanda este util atunci
cnd se efectueaz transferuri de informaii ntre zone/documente diferite i permite selectarea
informaiilor copiate.

Paste as Hyperlink
Insereaz o referin de tip legtur (hyperlink) ctre locul i documentul de unde este copiat
informaie n Clipboard (comanda este accesibil doar pentru anumite tipuri de documente).

Fill
Permite completarea automat a unei zone de celule.

Clear
Iniiaz un dialog privind tergerea selectiv a informaiilor din poriunea selectat n
document.

Delete
Iniiaz un dialog privind eliminarea unei zone din foaia de calcul. n dialog se precizeaz
modul n care restul foii de calcul ocup zona eliminat (foaia de calcul nu poate rmne cu goluri).

Delete Sheet
Iniiaz dialogul de eliminare din caiet a foii active. Operaiunea se va efectua cu atenie, o
foaie rupt din caiet nu mai poate fi regsit.

Move or Copy Sheet

Iniiaz dialogul care permite copierea sau mutarea foii active n alt poziie a aceluiai caiet
sau ntr-un alt caiet (existent sau nou).

Find
Se deschide dialogul de cutare a unei informaii.

Replace
Iniiaz dialogul de nlocuire, asociat dialogului Find.

Go To
Permite o navigare rapid printre obiectele unui document. Pentru utilizarea eficient a acestei
comenzi se va studia procedura de definirea a denumirilor pentru zone ale foilor de calcul.

Links
Afieaz sau modific informaiile privind legturile existente n caietul curent.

Object
Activeaz aplicaia prin care a fost creat obiectul selectat. Comanda este disponibil pentru
obiecte scufundate ntr-o foaie de calcul (imagini, documente Word etc.) si permite editarea pe loc a
obiectului.

Meniul View
Normal
Stabileste pentru document modul de vizualizare Normal.

Page Break Preview

Afieaz n foaia de calcul limitele paginilor la tiprire. Se permite mutarea acestor limite prin
operaiunea de tragere.

Toolbars
Deschide un submeniu cu toate barele de unelte disponibile n Excel (predefinite sau create de
utilizator). Permite personalizarea mediului de lucru Excel.

Formula Bar
Comut ntre afiarea i ascunderea barei de formule.

Header and Footer

Permite stabilirea textului care apare n antetul/subsolul paginilor tiprite.

Comments
Comut ntre afiarea i ascunderea comentariilor ataate documentului (utile n cazul
documentelor create n cooperare).

Custom Views
Creeaz diferite viziuni proprii ale caietului, selectarea unei anumite forme de afiare fiind la
latitudinea utilizatorului.

Full Screen
Maximizeaz fereastra documentului la ntregul ecran, pentru a mri zona util de editare.
6

Zoom
Deschide dialogul pentru stabilirea scalei la care se vede documentul pe ecran.

Meniul Insert
Cells
Iniiaz dialogul pentru introducerea unor noi celule la locul selectat. Dialogul afiat permite
stabilirea modului de deplasare a celulelor existente pentru a face loc noilor celule.

Rows
Iniiaz introducerea unor linii noi (attea linii cte sunt selectate curent). Liniile sunt inserate
deasupra seleciei.

Columns
Insereaz n foaia activ; un numr de coloane egal cu numrul coloanelor selectate.
Coloanele sunt inserate la stnga seleciei.

Worksheet
Adaug o nou foaie de calcul la caietul activ. Noua foaie este inserat naintea foii active.

Chart
Iniiaz dialogul care permite crearea unei noi diagrame de vizualizare a informaiilor din
foaia de calcul.

Page Break
Definete o rupere de pagin naintea celulei active (care devine prima tiprit pe o pagin
nou). Comanda se modific n Remove Page Break dac celula activ este adiacent unei ruperi de
pagin definit manual (prin Page Break).

Function
Deschide dialogul prin care se poate insera o funcie din lista funciilor predefinite n Excel.
Dialoguri succesive permit stabilirea argumentelor pentru funcia selectat. Dialogul este prezentat n
seciunea privind informaiile nscrise n celule.

Name
Iniiaz dialogul de creare a unor denumiri n caietul curent. Denumirile pot fi ataate unei
zone dintr-o foaie de calcul, unei formule sau unei constante. Denumirile ataate unor domenii de
celule pot servi la navigarea ntre celule/foi (vezi Edit - Go To).

Comment
Insereaz un comentariu asociat celulei active. Comentariul este vizibil ntr-o fereastr
separat, adiacent celulei comentate. O prezentare complet a subiectului este fcut n seciunea
dedicat cooperrii n realizarea unui document.

Picture
Permite inserarea n document a unui obiect de desen creat anterior (From File) sau desenat
pe loc.

Map
Creeaz o hart geografic pe foaia de calcul pentru prezentarea unor date statistice, n
general.

Object
Introduce n text, la punctul de inserie sau asociat poziiei respective, a unui obiect creat n alt
aplicaie. Lista tipurilor de obiecte disponibile este afiat la alegerea comenzii.

Hyperlink
Introduce o referin de tip hiperlegtur ctre un bookmark din document sau ctre adrese
Internet uzuale. Sunt adresabile i fiiere din reeaua local.

Meniul Format
Cells
Deschide un dialog foarte complex privind formatarea celulelor i a informaiilor coninute.

Row
Permite alegerea dintr-un submeniu a aspectului liniilor selectate: dimensiuni, vizibilitate etc.

Column
Permite alegerea dintr-un submeniu a aspectului coloanelor selectate: dimensiuni, vizibilitate
etc.

Sheet
Permite alegerea dintr-un submeniu a atributelor foii selectate: denumire, vizibilitate, fundal.

AutoFormat
Permite iniierea unui proces de formatare automat a unui document.

Conditional Formatting
Iniiaz un proces de formatare a celulelor selectate n funcie de anumite criterii definite de
utilizator. Permite evidenierea prin acelai format a datelor asemenea.

Style
Iniiaz dialogul de definire/modificare/selectare a stilurilor.

Meniul Tools
Spelling
Iniiaz procesul de verificare a corectitudinii scrierii.

AutoCorrect
Iniiaz complexul dialog de fixare a parametrilor operaiunii de corectare automat a textului
tastat. Sunt posibile formatri automate, nlocuiri de cuvinte tastate eronat etc.

Share Workbook
Comut la modul de caiet partajat, care permite editarea caietului simultan cu ali utilizatori
din reea.

Track Changes
Selecteaz ntre opiuni de urmrire a schimbrilor efectuate ntr-un document partajat de mai
muli utilizatori.
8

Merge Workbooks
Permite fuziunea mai multor copii ale unui caiet partajat.

Protection
Iniiaz dialogul de stabilire a parolelor necesare proteciei documentului.

Goal Seek
Iniiaz procedura de analiz a datelor prin care se modific automat valoarea dintr-o celul
pentru a atinge o valoare fixat a unei funcii (echivalent operaiunii de rezolvare a unei ecuaii).

Scenarios
Deschide dialogul prin care se definesc i se vizualizeaz scenarii (a se vedea seciunea
corespunztoare din prezentarea procedurilor de analiz a datelor).

Auditing
Permite selectarea opiunilor de figurare a dependentelor/precedentelor pentru celule care
conin formule sau sunt argumente n alte formule. Este util la structurarea foii de calcul sau la
rezolvarea erorilor.

Solver
Iniiaz procedura de rezolvare a unei probleme de optimizare pentru funcii i restricii
definite de utilizator.

Macro
Permite selectarea opiunilor privind lucrul cu macrouri.

Add-Ins
Afieaz dialogul privind extensiile posibile pentru mediul Excel. Adugarea unei extensii
produce, n general, extinderea corespunztoare a unui meniu cu noi comenzi i ataarea procedurilor
activate de aceste comenzi. De exemplu, comanda Data Analysis este activat de ataarea unui add-in.

Customize
Permite personalizarea mediului Excel prin afiarea/ascunderea unor bare de unelte,
modificarea comenzilor afiate n meniuri etc.

Options
n fiele disponibile n dialogul afiat se stabilesc, dintr-un singur loc, principalii parametrii de
funcionare ai mediului Excel.

Wizard
Permite selectarea dintr-un submeniu a unui wizard specializat pe o anumit problem.

Data Analysis
Iniiaz dialogul pentru selectarea unei proceduri privind un tip de analiz statistic a datelor
(regresii, corelaii, teste statistice etc.). Comanda este disponibil doar dac este ncrcat add-in-ul
corespunztor.

Meniul Data
Sort
Ordoneaz cresctor sau descresctor datele din lista sau liniile selectate. Procesul este
precizat prin dialogul afiat prin aceast comand.
9

Filter
Permite selectarea (filtrarea) informaiilor dup criterii predefinite sau proprii. Informaia este
selectat prin ascunderea informaiilor care nu satisfac criteriile de cutare sau prin copierea ntr-o
zon separat.

Form
Afieaz un formular adaptat listei selectate din foaia de calcul curent. Se pot completa noi
nregistrri, modifica cele existente etc., operaiuni uzuale pentru nregistrrile unei baze de date.

Subtotals
Calculeaz totaluri pariale i generale pentru date organizate ca tabel, locurile inserrii
totalurilor pariale fiind definite de utilizator. Se realizeaz i structurarea tabelului obinut.

Validation
Iniiaz un dialog prin care se poate defini tipul de dat permis ntr-o anumit celul (ntreg,
numr zecimal, text), limite admisibile etc.

Table
Creeaz un tabel de date bazat pe valorile de intrare i formulele definite de dvs. Tabelele de
date pot fi utilizate pentru a afia rezultatele valorilor variabile din formulele dvs.

Text to Columns
Convertete textul n coloane - Meniul Date. Separ textul dintr-o celul a unei foi de lucru n
coloane folosind Expertul Convertire text n coloane (Convert Text to Columns Wizard). Expertul
Convertire text n coloane (Convert Text to Columns Wizard) v ajut s precizai cum dorii s fie
textul mprit n coloane utiliznd un separator sau delimitator, cum ar fi tabulatorul sau virgula.

Template Wizard
Se activeaz wizard-ul Template and Data Tracking prin care se creeaz, pe baza structurii
caietului activ, o baz de date n care se trec datele introduse n caiet i un ablon Excel.

Consolidate
Creeaz un sumar al datelor coninute n mai multe foi de calcul.

Group and Outline

Realizeaz o structurare a foii de calcul oferind posibilitatea afirii datelor pe nivele de
concentrare a informaiei.

Pivot Table Report

Iniiaz wizard-ul PivotTable prin care se creeaz o tabel pivotant (o tabel cu mai multe
dimensiuni din care se afieaz doar seciunile cerute).

Get External Data

Se iniiaz un dialog prin care se pot interoga surse externe de date.

Refresh Data
Se realizeaz recitirea datelor (din surse externe n general) pentru a include eventualele
modificri ale acestora.

10

Meniul Window
New Window
Deschide o nou fereastr care afiseaz caietul curent. Este util atunci cnd se dorete
afiarea simultan (vezi comanda Arrange) a mai multor foi ale caietului.

Arrange
Aranjeaz ferestrele deschise astfel nct s fie toate vizibile.

Hide
Ascunde (nu afieaz) fereastra curent. O fereastr ascuns rmne deschis, dar nu este
artat.

Unhide
Afieaz o list a ferestrelor ascunse permind anularea ascunderii.

Split
Separ fereastr curent n dou "geamuri", astfel nct se pot vedea simultan poriuni
distincte ale aceluiai document. Dac fereastra curent este separat, anuleaz separarea.

Freeze Panes
Imobilizeaz seciunea din stnga sau de sus (sau ambele) astfel nct defileaz doar restul foii
de calcul. Dac foaia nu este separat prin Split, se imobilizeaz prima linie si prima coloan.

11

Operarea cu principalele obiecte Excel

n aceast seciune sunt prezentate principalele operaiuni suportate de obiectele Excel, n special
cele care privesc crearea unor elemente, eliminarea lor, navigarea ntre obiecte.

Caiete (workbooks)
Dup cum s-a mai precizat, caietul este fiierul tratat de mediul Excel drept document principal. n
foile caietului se nscriu datele i rezultatele prelucrrilor Excel, acestea sunt salvate i regsite ca un singur
fiier. Atributele specifice unui caiet sunt:
numele, fiecare caiet are un nume propriu, unic n folder-ul unde este salvat,
deschiderea, un caiet poate fi deschis sau nu ntr-o sesiune Excel; doar caietele deschise pot fi prelucrate,
activarea, dintre toate caietele deschise n sesiunea Excel, doar unul poate fi activ la un moment dat;
caietul activ primete direct comenzile efectuate de la tastatur.

Crearea unui caiet nou

Un nou caiet se obine prin comanda New din meniul File. Comanda deschide un dialog, care
permite selectarea unui model pentru noul caiet creat.
n general, un caiet complet gol se obine prin selectarea intrrii Workbook, precum n imaginea
alturat. Acelai efect se obine prin acionarea uneltei New de pe bara de unelte Standard, avnd iconia
.
n fia Spreadsheet Solutions se gsesc caiete predefinite dedicate anumitor prelucrri specifice.
Numrul acestora poate fi diferit dup instalrile efectuate.

Numele unui caiet

Denumirea unui caiet, respectnd conveniile din mediul Windows, poate fi fixat n mediul Excel
prin comanda Save As din meniul File. Dialogul afiat permite fixarea numelui sub care se salveaz caietul
precum i formatul fiierului salvat.
n zona File Name se trece numele sub care se salveaz caietul, iar n zona Save as type se
selecteaz tipul fiierului. Doar tipul Microsoft Excel Workbook (*.xls) permite pstrarea tuturor
caracteristicilor (de format i de coninut) caietului. Din motive de compatibilitate cu alte versiuni Excel sau
alte aplicaii, un caiet poate fi salvat i sub alte formate.
Dac se salveaz cu o nou denumire un caiet care a mai fost salvat, vechea copie nu este afectat de
salvare.
Observaii.
1. Pentru salvarea unui caiet se vor alege denumiri sugestive i nu se vor accepta denumirile propuse
n mod implicit.
2. Numele unui caiet salvat poate fi modificat (fr a crea o copie cu noua denumire) doar n mediul
Windows, de exemplu n Windows Explorer.

Deschiderea unui caiet

Un caiet existent se deschide prin comanda Open din meniul File. Dialogul afiat este similar celui de
deschidere a unui document n alt aplicaie Office 97 (sau aplicaie Windows, n general). Comanda poate fi
dat i prin unealta figurat prin
.
Elementul principal este zona container, de tip Explorer, n care sunt listate documentele din folderul
curent selectat. Dublu click pe numele caietului, sau click simplu i comanda Open (sau Enter, din tastatur),
produce deschiderea caietului.
Pentru a deschide un fiier despre care tim doar
informaii pariale (tip, fragment de denumire etc.) se pot utiliza
controalele din zona de cutare. De exemplu, n figura alturat
se iniiaz o cutare dup denumire i tip. Cutarea este
12

executat prin butonul Find Now i poate fi rafinat prin dialogul afiat la acionarea butonului de comand
Advanced.
Observaii.
1. Din Windows Explorer, sau de pe Desktop, dublu click pe un fiier de tip Excel pornete aplicaia
Excel i deschide fiierul respectiv.
2. Un caiet se poate deschide i prin intermediul unui spaiu de lucru. La deschiderea unui spaiu de
lucru salvat n prealabil (fiier .xlw) sunt deschise toate caietele care erau deschise n momentul salvrii.

Activarea unui caiet

O list a tuturor caietelor deschise n sesiunea Excel curent se gsete la baza meniului Windows.
Click simplu pe numele caietului dorit, sau tastarea numrului din faa numelui, realizeaz activarea acelui
caiet.
Prin combinaia de taste CTRL+F6 (sau CTRL+SHIFT+F6) se trece de la un caiet deschis la altul n
sensul cresctor al numerelor (sau invers), lista fiind parcurs circular.

nchiderea unui caiet

Un caiet n care nu se mai lucreaz se va nchide pentru a salva resurse ale sistemului. nchiderea se
realizeaz prin comanda Close din meniul File. Dac de la ultima salvare a caietului s-au mai fcut
modificri n caiet, este afiat un dialog prin care utilizatorul poate decide asupra salvrii acestor modificri.
Terminarea aplicaiei Excel (prin comanda Exit din meniul File) determin nchiderea tuturor
caietelor deschise, cu eventuala salvare decis de utilizator.

Salvarea unui caiet

Memorarea caietului pe disc are loc la comanda Save din meniul File, comand dublat de unealta
. n cazul n care caietul este la prima salvare se afieaz dialogul de la Save
Save figurat prin iconia
As, pentru atribuirea unui nume.

Foi de calcul (worksheets)

Asupra foilor dintr-un caiet se pot efectua operaiuni cum ar fi inserarea unei noi foi, eliminarea unei
foi, modificarea ordinii din caiet, stabilirea imaginii de fundal etc. Este important de reinut c fiecare foaie a
unui caiet poate avea un nume distinctiv (implicit se acord denumirile Sheet1, Sheet2 etc.), poate fi vizibil
sau ascuns i c doar o foaie este activ la un moment dat. n cazul existenei mai multor caiete deschise,
pentru a activa o anumit foaie se va activa mai nti caietul care o conine.

Activarea unei foi

Toate foile vizibile ale caietului sunt reprezentate prin cotoarele (fiele) niruite n partea stng a
barei de defilare orizontal. Foaia activ este
prezentat n list cu o culoare deschis (n imagine
este foaia cu numele Balana). Click pe un cotor
realizeaz activarea foii selectate.
Butoanele de navigare situate n stnga permit defilarea listei cotoarelor n locul rezervat.
Din tastatur, combinaia CTRL+PgDn activeaz foaia urmtoare din list, CTRL+PgUp activeaz
foaia precedent.

Inserarea unei foi de calcul

O foaie de calcul nou se poate insera prin comanda Worksheet din meniul Insert. Noua foaie este
inserat naintea foii active n momentul comenzii i devine foaia activ.

13

Eliminarea unei foi de calcul

Pentru eliminarea unei foi, aceasta trebuie s fie foaia activ i se d comanda Delete Sheet din
meniul Edit. Operaiunea se va efectua cu atenie (exist de altfel i un mesaj de confirmare) deoarece o
foaie eliminat nu mai poate fi refcut automat (nu exist Undo pentru aceast operaiune).

Vizibilitatea unei foi de calcul

Pentru simplificarea mediului de lucru, unele foi de calcul pot fi ascunse. Operaiunea poate fi
utilizat i atunci cnd datele de pe o foaie sunt date fixe i nu este necesar modificarea lor frecvent.
Pentru a modifica atributul de vizibilitate, se d comanda Sheet din meniul Format. Comanda Hide
produce ascunderea foii active. Comanda invers, Unhide, deschide un dialog de unde se selecteaz foaia
ascuns care devine vizibil. Comanda este activ doar dac exist foi ascunse.

Numele unei foi de calcul

O organizare corect a caietului presupune denumirea sugestiv a foilor. Iniial, fiecare foaie are un
nume acordat n mod automat. Acest nume poate fi schimbat prin
comanda Rename din submeniul afiat la Sheet din meniul Format sau prin
dublu click pe cotorul foii, caz n care numele afiat devine editabil i se poate trece o nou denumire.

Ordinea foilor n caiet

Dac se dorete modificarea ordinii n care sunt aranjate foile unui caiet, se poate proceda prin:
agarea cotorului foii care se mut i tragerea n lista foilor pn la locul dorit; n timpul
operaiunii de drag-and-drop, o linie vertical arat locul unde se aeaz foaia dac se elibereaz butonul
mouse-ului,
comanda Move or Copy Sheet din meniul Edit afieaz un dialog care permite mutarea/copierea
foii active n caietul activ sau n alt caiet.

Formatarea unei foi

Aspectul unei foi de calcul poate fi modificat prin stabilirea fundalului foii, a prezenei/absenei
grilei. n afara acestor formatri cu caracter global, liniile, coloanele, celulele dintr-o foaie se pot formata
separat.
Fundalul comanda Background, din submeniul afiat la Sheet din meniul Format (vezi figura de
la vizibilitate), permite pavarea fundalului foii de calcul cu o imagine stabilit de utilizator. Comanda
afieaz dialogul pentru stabilirea fiierului cu imaginea.
Grila celulele foii de calcul pot fi delimitate printr-o gril colorat. Cu rol evident n organizarea
informaiilor, grila poate deranja n prezentarea final a rezultatelor, mai ales dac exist o imagine sugestiv
pe fundalul foii de calcul. Atributele grilei sunt comandate prin Options din meniul Tools. n dialogul
complex care apare, fia View conine un grup de opiuni ale ferestrei afiate.
Caseta de control Gridlines indic afiarea, sau nu, a grilei. n lista derulant Colors se poate stabili
culoarea liniaturii. Celelalte opiuni prezente n acest grup se explic singure, fiecare artnd prezena, sau
nu, a unui element al ferestrei afiate.

Alte operaii asupra foilor de calcul

Selectarea atunci cnd una dintre operaiunile care se pot efectua cu foile de calcul trebuie aplicat
la mai multe foi, acestea trebuie s fie selectate. Selectarea se efectueaz pe lista de cotoare ale foilor:
selectarea unui domeniu continuu de foi prin poziionare pe cotorul primei foi care se selecteaz, SHIFT i
click pe cotorul ultimei foi;
selectarea pe srite a unor foi prin poziionare pe prima foaie care se selecteaz, CTRL i click-uri
succesive pe cotoarele foilor care se selecteaz.
Dac dup o selecie multipl de foi se realizeaz o inserare de foaie, se vor insera attea foi cte
sunt selectate. Este evident c eliminarea, mutarea i formatarea are loc pe toate foile selectate.

14

Afiarea simultan a mai multor foi dei nu este o operaiune specific pentru foi se realizeaz
prin:
comanda New Window din meniul Window prin care se deschide o nou fereastr pentru caietul curent;
n noua fereastr se activeaz foaia dorit;
comanda Arrange din meniul Window urmat de alegerea opiunii dorite de vizualizare.

Linii (rows), coloane (columns)

Dei sunt considerate uzual ca mulimi de celule (i formatate ca atare), liniile i coloanele unei foi
de calcul pot suporta aciuni specifice privind vizibilitatea i dimensiunea ajustabil (nlimea pentru o linie,
limea pentru o coloan). Aciunile sunt iniiate, n general, din meniul Format, intrrile Row i Column.
Anteturile sunt vizibile dac este marcat caseta de control Row & column headers din fia View a
dialogului Options, meniul Tools.

Formatarea liniilor/coloanelor
Comanda Row din meniul Format afieaz un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea i
dimensiunea liniei curente, sau a liniilor selectate.
Hide liniile selectate sunt ascunse.
Unhide liniile ascunse din domeniul de linii selectate sunt fcute vizibile. Pentru ca operaiunea s
fie cea dorit se va selecta un domeniu de linii care s includ la propriu liniile ascunse care se reafieaz. O
linie ascuns nu-i pierde informaia i formatarea.
Height deschide dialogul pentru fixarea nlimii liniilor selectate. nlimea se d n puncte
tipografice. n mod implicit, nlimea este ajustat automat dup dimensiunea fontului utilizat la scrierea
datelor.
AutoFit realizeaz o ajustare automat a nlimii liniei astfel nct s fie afiat n ntregime
informaie din orice celul de pe liniile selectate.
Comanda Column din meniul Format afieaz un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea i
dimensiunea coloanei curente, sau a coloanelor selectate.
Hide coloanele selectate sunt ascunse.
Unhide coloanele ascunse din domeniul de coloane selectate sunt fcute vizibile.
Width deschide dialogul pentru stabilirea limii coloanelor selectate. Se poate considera, n
general, c limea se indic n caractere afiate (dei, teoretic, calculul este diferit: media limii cifrelor de
la 0 la 9 din fontul standard care ncape n celul).
AutoFit Selection realizeaz o ajustare automat a limii coloanelor astfel s poat fi afiate
integral informaiile selectate.
Standard Width permite stabilirea limii implicite a coloanelor foii de calcul.

Dimensiunea liniilor/coloanelor
O procedur de modificare a acestor dimensiuni este prezentat anterior (meniul Format
Row/Column Height/Width).
Modificarea dimensiunilor se poate efectua i prin tragerea limitelor din dreapta (pentru o coloan)
sau de jos (pentru o linie) cu mouse-ul, ntr-o operaiune drag-and-drop. O linie despritoare este agat
doar ntr-o zon antet i agarea este indicat de transformarea cursorului mouse-ului ntr-un cursor cruce.
Dac sunt selectate mai multe linii sau coloane, tragerea ultimei linii despritoare are efect pe toate
elementele selectate.

Selectarea liniilor i coloanelor

O linie se consider selectat pentru o operaiune pe linii atunci cnd celula activ este n linia
respectiv. Pentru a selecta linii multiple, se utilizeaz selecie uzual pe anteturile de linii: tragerea cu
mouse-ul n timp ce este acionat simultan tasta SHIFT (selecie contigu) sau CTRL (selecie pe srite).
O coloan se consider selectat pentru o operaiune pe coloane atunci cnd celula activ este n
coloana respectiv. Pentru a selecta coloane multiple, se utilizeaz selecie uzual pe anteturile de coloane:
15

tragerea cu mouse-ul n timp ce este acionat simultan tasta SHIFT (selecie continu) sau CTRL (selecie
pe srite).

Celule (cells)
Elementele de baz ale unei foi de calcul sunt celulele. O celul, caracterizat de coloana i linia pe
care se afl, este locul n care se poate nscrie (deci memora) o informaie (dat primar sau rezultat al unei
prelucrri). Imaginea intuitiv corect este aceea a unui container care poate primi o ncrctur. Analogia
merge mai departe prin aceea c, similar containerului, o celul poate avea o formatare proprie, independent
n general de coninut. Sunt ns situaii n care un atribut al celulei se aplic automat datelor nscrise n
celul.
Datorit complexitii subiectului, n aceast seciune nu se discut dect unele aspecte, legate n
special de formatarea celulei ca recipient. Restul aspectelor se vor prezenta n seciunile dedicate
informaiilor din foaia de calcul.

Selectarea celulelor
Prin tragerea mouse-ului se realizeaz selectarea unui domeniu dreptunghiular de celule. Acelai
efect se obine prin acionarea tastelor de direcie n timp ce tasta SHIFT este apsat. Pentru selectarea unui
domeniu multiplu (format din mai multe domenii dreptunghiulare disjuncte) se selecteaz cu mouse-ul
primul domeniu, urmtoarele selecii efectundu-se cu tasta CTRL apsat.
Celula activ se consider ntotdeauna selectat, cele mai multe operaiuni care presupun o selecie
efectundu-se n mod uzual doar pentru celula activ.
La selectarea unei linii (coloane), toate celulele acelei linii (coloane) se consider selectate pentru
operaiunile pe celule.

Inserarea unor noi celule

Atunci cnd este necesar, datorit unei omisiuni n structurarea datelor, s se introduc noi celule n
foaia de calcul activ, se va da comanda Cells din meniul Insert. Prin natura foii de calcul, noile celule
trebuie s-i fac loc prin deplasarea celulelor deja existente. Direcia deplasrii celulelor existente, cu tot cu
coninutul lor, este stabilit prin selectarea opiunii dorite din dialogul afiat.
Shift cells right celulele existente sunt deplasate spre dreapta,
Shift cells down celulele existente sunt deplasate n jos,
Entire row se introduce o linie n ntregime (deasupra liniei cu celula activ),
Entire column se introduce o coloan nou (la stnga coloanei cu celula activ).
n cazul selectrii mai multor celule, la comanda Insert Cells se vor aduga attea celule cte sunt
selectate.
Dup adugarea noilor celule are loc o renumerotare automat a liniilor i coloanelor foii de calcul,
doar deplasarea informaiilor artnd realizarea operaiunii.

Eliminarea unor celule

Operaiunea invers adugrii de celule este realizat prin comanda Delete din meniul Edit. Se
afieaz un dialog prin care se stabilete cum se umple locul gol lsat.
Shift cells left locul este ocupat prin deplasarea celulelor spre stnga.
Shift cells up locul este ocupat prin deplasarea celulelor n sus.
Entire row se elimin ntreaga linie.
Entire column se elimin ntreaga coloan.
Dup eliminarea celulelor selectate i recompactarea foii se renumeroteaz n mod automat coloanele
i liniile.

Curarea (eliberarea) unor celule

Deoarece formatul unei celule, considerat container, este diferit de coninutul celulei, eliminarea
informaiilor din celul (tergerea) este diferit de eliminarea formatului. Exist astfel mai multe operaiuni
16

de "tergere", toate fiind accesibile prin intermediul comenzii Clear din meniul Edit. n submeniul afiat de
comand, sunt urmtoarele intrri:
All se elimin formatele, coninutul i comentariile ataate celulelor selectate.
Formats se elimin doar formatele celulelor selectate.
Contents se elimin doar coninutul celulelor selectate. Pentru aceast tergere se poate utiliza
tasta DEL.
Comments se elimin comentariile ataate celulelor selectate.

Formatarea celulelor
Dintre formatele care pot fi aplicate celulelor discutm aici despre stabilirea chenarelor i umplerea
fundalului cu o textur. Alte formate, dei sunt ataate celulelor, se aplic mai degrab coninutului i vor fi
prezentate n seciunea dedicat datelor i informaiilor dintr-o foaie de calcul. Comanda principal este Cells
din meniul Format, dup ce s-au selectat celulele necesare.
Chenare
Grila care poate fi vizualizat pe o foaie de calcul nu constituie o liniatur adecvat pentru date
structurate n tabele. Caracterul uniform al grilei nu este de ajutor n acest caz, ca i n toate cazurile similare
(zone distincte de informaii, titluri etc.). Se va vedea la prezentarea operaiunii c grila poate fi omis la
tiprire.
Pentru a stabili un chenar propriu pentru un domeniu de celule (posibil o singur celul) acesta se va
selecta n prealabil. n dialogul Format Cells afiat la comanda Cells din meniul Format se alege fia
Borders.
n grupul Presets se poate alege o form predefinit de liniatur: None fr linii, Outline chenar
exterior, Inside liniatur interioar.
n grupul Border se poate construi o liniatur personalizata prin acionarea butoanelor marginale sau
prin click pe linia interioar vizat n zona de vizualizare a rezultatului.
n grupul Line se poate alege modelul de linie (n Style) i culoarea liniei (n Color). Opiunile alese
aici se aplic la aciunile urmtoare efectuate n grupul Presets sau Border. Se pot defini astfel chenare care
s aib atribute diferite ale liniilor componente
Texturi de umplere
Fundalul celulelor selectate poate fi umplut cu un model (culoare simpl sau haurat) n mod
independent de fundalul foii de calcul. n acest mod se pot evidenia anumite zone de informaii. Comanda
este Cells din meniul Format urmat de activarea fiei Patterns.
n Color se selecteaz o culoare pentru fundal, n Pattern se selecteaz tipul i culoarea de haurare
din fereastra deschis la acionarea butonului. O culoare simpl se obine prin fixarea n Color i alegerea
Solid (prima opiune) la Pattern (sau, de obicei, Automatic).
Zona Sample prezint rezultatul alegerilor efectuate.
O culoare simpl de fundal poate fi obinut i prin acionarea uneltei Fill Color de pe bara de unelte
Formatting. Unealta are iconia
Color.

, deschiderea listei derulante afieaz o fereastr identic opiunii

Atribuirea de nume unor domenii de celule

Pentru poziionarea rapid n foile de calcul complexe, ca i pentru facilitarea referirii la anumite
informaii, este util s se atribuie denumiri la domeniile importante de celule. Dac asimilm foaia de calcul
cu memoria unui calculator, crearea unei denumiri este similar introducerii unei variabile ntr-un limbaj de
programare. Ulterior, coninutul domeniului respectiv poate fi referit prin denumirea domeniului. Aceast
ultim remarc atrage atenia asupra faptului c multe dintre aciunile mediului Excel sunt funcie de context
(denumirea poate servi la poziionarea foii, dar i la referirea coninutului, n funcie de contextul utilizrii
denumirii).
17

Pentru atribuirea unui nume se selecteaz zona vizat i se d comanda Name din meniul Insert.
Fiecare intrare din meniul afiat iniiaz un alt mecanism de creare a unor denumiri. Explicaiile procedurilor
principale sunt date n continuare.
Define
Se afieaz un dialog n care se precizeaz numele creat (n zona editabil Names in Workbook), se
urmrete dac zona referit (n Refers To) este corect (dac nu, se corecteaz) i se acioneaz butonul
Add. Denumirea dat se adaug listei de denumiri. O denumire existent poate fi eliminat prin selectarea n
list i acionarea butonului Delete.
Acest procedeu nu necesit existena unor denumiri trecute n foaia de calcul, iar denumirea creat se
refer la ntreg domeniul selectat (eventual prin controlul Refers To).
Acelai rezultat se obine dac, dup selectarea domeniului de celule, se completeaz cu numele dorit
zona editabil din controlul Name Box de pe bara Formula. Controlul este reprezentat prin
, situat n extremitatea stng a barei i conine n mod uzual denumirea celulei active.
Accesul la zona editabil se obine prin click n zon sau prin derularea listei ascunse cu denumiri.
Paste
Permite nscrierea unei denumiri acolo unde este nevoie de referina respectiv (de exemplu la
crearea unei formule vezi seciunea dedicat completrii foii de calcul), sau permite formarea unei liste cu
toate denumirile definite de utilizator.
Create
Dac zona de celule selectat conine o linie, sau o coloan, cu rol de antet (denumiri ale coloanelor,
respectiv ale liniilor), atunci denumirile respective pot fi utilizate ntr-un proces de creare de denumiri n
foaia de calcul prin alegerea opiunii Create. Deosebirea de procedura Define este aceea c denumirile exist
n zona selectat. Denumirile create se refer doar la zonele de informaii, fr a include i denumirea
propriu-zis. Dialogul afiat cere precizarea locului unde se afl denumirile: Top row linia de sus a zonei
selectate, Left column coloana din stnga, Bottom row linia de jos, Right column coloana din dreapta.

Navigarea n foaia de calcul

Pentru deplasarea n foaia de calcul, n afar de utilizarea comun ntregului mediu Office a barelor
de defilare, tastelor de direcie, tastelor Home, End, Page Up i Page Down, exist posibilitatea folosirii unor
denumiri create anterior.
Controlul Name Box (explicat la Define) permite o poziionare rapid a celulei active prin nscrierea
n zona editabil a celulei dorite (de exemplu, nscrierea referinei G14 duce la activarea celulei G14), urmat
de ENTER. Derularea listei ascunse permite de asemenea selectarea unei denumiri cu poziionarea celulei
active n colul din stnga sus a domeniului numit (i selectarea domeniului).
O aciune echivalent se poate obine prin comanda Go To din meniul Edit (comanda este totui
mult mai complex).

18

Date i calcule
Fiecare celul a unei foi de calcul este similar unei zone de memorie care poate conine informaii
de diverse tipuri. n aceast seciune se prezint principalele tipuri de date, acceptate ntr-o foaie de calcul
Excel i modul cum se poate opera cu datele nscrise n caiet.
Trebuie reinut, pentru a completa imaginea corect a unei foi de calcul, c o celul este din punct de
vedere al informaiilor coninute doar o fereastr prin care se vede la un moment dat att ct permite
dimensiunea celulei. Prin urmare, modificarea dimensiunilor celulei permite afiarea unei cantiti mai mari
de informaie (dac este disponibil o cantitate mai mare). Informaia care nu poate fi afiat nu este
pierdut, doar nu ncape n spaiul rezervat de celul. Pentru anumite tipuri de date (n general numerice)
acest fapt este semnalat prin completarea celulei cu caractere #. Pentru alte tipuri de date se afieaz att ct
se poate.
Dac bara de formule este vizibil (prin selectarea din meniul View a opiunii Formula Bar), atunci
coninutul celulei active este afiat n partea dreapt a barei.

Tipuri de date
ntr-o foaie de calcul Excel se pot utiliza
date numerice,
date calendaristice i
date de tip text.
Pentru a introduce ntr-o celul o dat (de orice tip ar fi), se activeaz celula prin click sau orice tip
de poziionare n foaia de calcul, se tasteaz data dorit i se termin operaiunea cu ENTER (cursorul se
mut pe linia urmtoare a aceleiai coloane), cu TAB (cursorul se mut pe coloana urmtoare a aceleiai
linii) sau click n alt celul a foii. Este de notat c nu se poate lucra n alt celul pn cnd nu se termin
introducerea curent.

Constante de tip numeric

n Microsoft Excel o constant numeric poate conine doar caracterele:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + ( ) , / $ % . E e
irul format trebuind s aib semnificaie de valoare numeric (de exemplu, 12; -123.45; 123%; 2/3; 10 1/4
etc.). Utilizarea caracterului separator ntre partea ntreag i partea zecimal depinde de opiunile efectuate
n Regional Settings din Control Panel, n mediul Windows. Combinaiile de caractere nerecunoscute drept
numere sunt tratate drept text.
Toate numerele sunt aliniate n mod implicit la dreapta.
n mediul Excel se accept (i se recunosc) mai multe forme ale datelor numerice, explicate n
continuare n seciunea dedicat formatrii datelor. Trebuie ns reinut c formatul unui numr, de exemplu,
nu afecteaz valoarea numrului, ci doar forma afiat a valorii numrului. Indiferent de forma numrului,
Excel reine ntotdeauna 15 cifre semnificative.

Constante de tip dat calendaristic

Observaie. Pentru simplificarea exprimrii, doar n aceast seciune prin dat se nelege o dat
calendaristic (cum ar fi 1/05/1999), iar prin timp se nelege o dat orar (cum ar fi 11:45). Prin dat
calendaristic se poate nelege uneori i combinaia dat+timp (cum ar fi 1/05/1999 11:45)
Microsoft Excel trateaz datele i timpii din punctul de vedere al reprezentrii interne drept numere.
Data este reinut n partea ntreag iar timpul n partea fracionar. Forma extern, cea afiat n foaia de
calcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor i timpilor fiind prezentat n
seciunea privind formatarea valorilor din celule. Din aceast cauz, cu date i timpi se pot efectua unele
operaiuni aritmetice (adunare, scdere) dar se pot produce i erori n cazul mixrii datelor numerice
propriu-zise cu cele calendaristice i orare.
n mod implicit, o dat sau timp este aliniat n celul la dreapta, alinierea la stnga (dac nu este
cerut explicit) indic nerecunoaterea irului tastat drept dat sau timp.
Exist dou mari sisteme de coresponden ntre numere i date calendaristice:
19

 cel bazat pe 1 ianuarie 1900 (n care 1 reprezint ziua de 1 ian.1900), utilizat n Microsoft Excel pentru
Windows i de Lotus 1-2-3;
cel bazat pe 1904 (n care 1 reprezint 2 ian. 1904), utilizat n Microsoft Excel pentru Macintosh.
Selectarea bazei de numrare a datelor se realizeaz prin Options din meniul Tools, fia Calculation. Sub
Workbook se selecteaz, sau nu, boxa de control 1904 date system. Este necesar aceast configurare atunci
cnd se lucreaz simultan cu foi de calcul care utilizeaz aceast baz (foi provenite eventual de pe
calculatoare Macintosh).
Constantele de tip dat se pot tasta drept iruri de caractere de forma
mm/dd/yyyy, unde mm este numrul lunii, dd este ziua, yyyy este anul (cu 2-4 cifre); de exemplu
1/12/89 reprezint 12 dec 89, 02/03/1990 reprezint 3 feb 1990 etc.
mmm-dd-yyyy, dd-mmmm-yyyy, unde mmmm reprezint denumirea lunii, prescurtat sau nu, n
englez, iar dd i yyyy au semnificaia de mai sus; de exemplu, 12-jan-1980 reprezint 12 ian 1980, jan-80
reprezint ian 1980 etc.
Constantele de timp se introduc separnd orele, minute i secundele (dac exist) prin caracterul ":".
De exemplu, 12:25, 12:25:30 etc.
Timpul este bazat n mod implicit pe 24 de ore. Pentru a utiliza un timp bazat pe 12 ore se las un
spaiu i se tasteaz AM sau PM, cum ar fi 3:10 PM sau 11:25 AM.

Constante de tip text

Orice combinaie de caractere care nu este recunoscut drept un numr sau o dat/timp este tratat de
Microsoft Excel drept o constant de tip text.
Un text este aliniat, n mod implicit, la stnga.
Observaie. Atunci cnd se dorete ca un ir de caractere s fie recunoscut drept text indiferent de eventuala
asemnare cu un numr/dat/timp, se va formata celula drept Text i apoi se introduce irul dorit.
Pentru trecerea forat la rndul urmtor, n aceeai celul, se va tasta ALT+ENTER. Pentru
defilarea textului n celul se va urmri seciunea urmtoare.

Formatarea informaiilor din celule

Informaia nscris ntr-o celul, constant sau obinut printr-o formul, poate fi formatat att
pentru a avea o imagine corect (numr de zecimale, dat calendaristic i nu numeric etc.), ct i pentru a fi
receptat mai uor de utilizatorul foii de calcul. Dup cum s-a mai spus, formatarea nu schimb valoarea
informaiei i orice alt formatare este posibil ulterior.
n nelegerea formatrii i comportrii foii de calcul, trebuie s se rein c dei formatul se aplic
informaiei, el este ataat celulei care conine informaia. Prin urmare dac se terge doar coninutul celulei,
orice nou coninut va primi formatul existent n momentul tergerii. Doar eliminarea formatului ataat celulei
(comanda Clear din meniul Edit, opiunea All sau Formats) conduce la refacerea formatrii implicite.
Comanda principal este Cells din meniul Format. Cele trei fie de interes pentru aceast seciune
(alte dou au fost prezentate la descrierea i formatarea celulelor) sunt Number, Alignment i Font, descrise
n continuare.
Formatarea efectuat se aplic tuturor celulelor selectate n momentul comenzii (deci cel puin
celulei active).

Formatul numerelor
Aspectul informaiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fia Number a dialogului Format
Cells (afiat prin comanda Cells din meniul Format). Organizarea general este aceea a unei liste de clase de
formate (Category), fiecare selecie afind opiuni specifice clasei respective. Opiunile utilizate mai
frecvent sunt prezentate pe scurt n continuare.
General informaia este afiat potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de dat.
Number se fixeaz numrul de zecimale n Decimal places, prezena separatorilor grupelor de trei cifre n
Use 1000 Separator i se alege forma numerelor negative.
Percentage acest format nmulete coninutul celulei cu 100 i adaug simbolul de procent. De exemplu,
0.1 arat cu acest format 10%. Este de reinut c numrul iniial este sub form zecimal.
20

Fraction permite operarea cu numere scrise sub form de fracii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit
se alege dintr-o list disponibil. O constant se poate introduce direct sub aceast form dac se tasteaz
partea ntreag, un spaiu i partea fracionar, 2 1/2. Pentru a nu fi identificat implicit o dat
calendaristic, partea ntreag se trece chiar dac este nul, deci 0 3/4.
Scientific permite scrierea numerelor cu utilizarea notaiei tiinifice: 1e+3 este 1000 etc.
Currency este un format specific datelor
financiare. Pe lng stabilirea numrului de
zecimale i a formei numerelor negative, se
poate stabili simbolul monetar care este ataat
valorii numerice. n lista derulant Symbol se
poate selecta practic orice simbol monetar.
Accounting - este un format similar celui precedent,
dar se realizeaz o aliniere vertical la punctul
zecimal a sumelor nscrise
Date permite alegerea unui format pentru o dat
calendaristic. Lista Type din dreapta ofer o
imagine a opiunilor disponibile. Se observ
existena tipurilor mixte (date + timp).
Time permite stabilirea unor formate pentru date
orare.
Text stabilete formatul de text pentru informaia din celul.

Alinierea informaiilor
Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informaiile din celule
(astfel un titlu trebuie s fie centrat, unele date numerice se vor centra pe vertical dac linia este prea nalt
etc.). Tot n acest set de probleme se nscrie i scrierea informaiei pe mai multe rnduri n aceeai celul, ca
i orientarea textului.
Comanda principal este Cells din meniul Format. Fia Alignment a dialogului Format Cells
conine toate controalele necesare pentru aliniere, orientare i defilare.
n grupul Text control se pot fixa defilarea textului n celul (nlimea liniei se mrete corespunztor pn
se afieaz tot coninutul) Wrap text , ajustarea automat a dimensiunii fontului pentru ca toat
informaia s fie vizibil Shrink to fit , fuzionarea celulelor selectate ntr-o sigur celul Merge
cells. Ultima opiune este util atunci cnd se intenioneaz scrierea unor titluri.
n zona Orientation se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului rou la o alt nclinare sau prin
indicarea direct a numrului de grade.
n Text alignment se poate alege un mod de aliniere pe orizontal, n lista Horizontal, i un mod de aliniere
pe vertical n lista Vertical. Exist mai multe tipuri de alinieri pe orizontal. Dintre acestea, cea mai
special este Center Across Selection, care produce centrarea textului din prima celul pe ntreaga zon
selectat. Informaia rmne coninut n prima celul. Pe vertical, informaia poate fi centrat sau
aliniat sus/jos.

Stabilirea fontului
Comanda Cells din meniul Format deschide dialogul Format Cells. Fia Font din acest dialog
permite selectarea fontului utilizat n celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului n alte
aplicaii Office.

Formule
Ceea ce confer putere unui program de calcul tabelar, cum este i Microsoft Excel, sunt multiplele
posibiliti de calcul avnd ca operanzi date din foile deschise sau din fiiere externe. Biblioteca de funcii
care poate fi apelat n orice loc al foii de calcul, fie doar cu scop consultativ, completeaz imaginea

21

aplicaiei. Se poate astfel gndi un program de calcul tabelar ca fiind un calculator puternic dublat de un
puternic procesor de texte.
Reamintim i completm anumite aspecte din operarea cu foile de calcul, noiunile fiind eseniale
pentru nelegerea corect a utilizrii formulelor n Excel.

Referirea datelor
Orice informaie scris n foaie poate fi referit prin adresa celulei care o conine. Adresa unei celule
este, uzual, format din numele coloanei urmat de numele liniei. De exemplu, A2 reprezint celula (implicit
i coninutul celulei) situat pe prima coloan (coloana A) i linia a doua. (Se poate configura sistemul s
utilizeze modul de referin R1C1, adic R urmat de numrul liniei i C urmat de numrul coloanei.)
Un domeniu de celule este notat prin indicarea celulelor din colul stnga-sus i colul dreapta-jos,
separate prin caracterul :. De exemplu, domeniul dreptunghiular determinat de coloanele A, B, C i D i
liniile de la 3 la 7 se noteaz A3:D7. Dac domeniile sunt cu structuri mai complicate, atunci se specific
prin descompuneri n componente dreptunghiulare, separate prin virgule: A1,B2:C4,D5 reprezint o zon
compus din celula A1, dreptunghiul B2:C4 i celula D5.
Acesta este modul de referin relativ. Adresa celulei referite este stabilit prin poziia relativ fa
de celula de unde se face referina. Adic, dac suntem n celula C1, o referire la A2 nseamn celula situat
cu dou coloane la stnga i cu o linie mai jos. Atunci cnd se copie informaia n alte celule, referinele
relative sunt copiate cu semnificaia lor. Adic, dac n exemplul anterior copiem din C1 informaia n celula
D3, atunci referina la A2 se va copia ca neles, deci va deveni B4 (celula care se poziioneaz fa de D3 n
aceeai configuraie cum era poziionat A2 fa de C1). La prezentarea funciilor se va da un exemplu.
Modul de referin absolut este indicat prin plasarea caracterului $ n faa prii (prilor) absolute
din adres. De exemplu, $A$1 reprezint celula A1 indiferent de unde este referit; $A1 reprezint celula
situat pe coloana A (referit absolut) i n linia interpretat relativ din locul unde se face referina; A$1
reprezint celula situat n coloana interpretat relativ fa de locul unde se face referina i pe linia 1
(indicat absolut). Utilizarea diferenei dintre referinele relative i cele relative are importan doar la
copierea informaiilor (inclusiv prin completarea automat de serii).

Selectarea datelor
Operaiunea de selectare a unor celule este necesar atunci cnd trebuie s facem referire la datele
respective pentru a le denumi sau pentru o prelucrare. n situaia cnd zonele de interes sunt deja numite,
atunci nu este necesar selectarea respectivelor zone, referirea fiind prin numele zonei.
Selectarea se poate efectua prin:
poziionarea ntr-un col al domeniului, apsarea tastei Shift i acionarea tastelor cu sgei de
poziionare pn la selectarea ntregului domeniu;
poziionarea mouse-ului ntr-un col al domeniului, inerea butonului din stnga apsat i
tragerea n foaie a seleciei pn se acoper domeniul dorit.
Dac selectarea datelor se face fr o cerin expres n acest sens din partea sistemului, atunci datele
selectate n foaia activ sunt marcate de ctre sistem prin schimbarea culorii de fond a celulelor selectate. n
cazul cnd selecia este cerut de sistem (de exemplu la indicarea parametrilor unei funcii), domeniul
selectat este nconjurat de o bordur punctat, fr a se schimba culoarea celulelor (operaiunea este
cunoscut i ca selectarea dinamic a parametrilor).

Calcule n Excel
Pentru a efectua calcule (transformri) ale datelor nscrise n foile de calcul se plaseaz cursorul
(celula activ) n locul unde se va nscrie rezultatul, se va tasta formula care efectueaz calculul i se termin
operaiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoate drept formul orice expresie care ncepe cu semnul =,
construit dup regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante, operanzi-referine la alte
celule, referine de funcii, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3, =sin(B4)+cos(C3) etc.
n figura alturat se observ c adunarea numerelor situate n celulele C2 i D1 i trecerea
rezultatului n celula E4 se efectueaz prin:
22

plasarea n E4;
scrierea formulei, care ncepe ntotdeauna cu
caracterul =;
terminarea prin apsarea tastei Enter.
n celula E4 se afieaz rezultatul calculului indicat.
Este de remarcat c n bara Formula se afieaz expresia formulei
scrise n celula activ (dac este cazul). n figur, celula activ este
E4 i se afieaz, prin urmare, expresia calculat.
n configurarea uzual, efectuarea calculului este imediat, dar sistemul se poate configura nct
recalcularea formulelor s se efectueze doar la cererea utilizatorului (pentru economie de timp). De
menionat c modificarea valorii celulelor referite n formul nu necesit rescrierea formulei: recalcularea
foii va reflecta n rezultat(e) noile valori.
n operaiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie:
direct este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante;
dinamic este cazul referinelor la celule (domenii de celule); dac n locul rezervat unei referine se
efectueaz un click n celula referit (sau se selecteaz domeniul necesar), atunci referina este trecut
automat n formula, dup care formula poate fi continuat n mod uzual; o selecie similar se poate efectua
prin acionarea tastelor direcionale;
inserarea unei funcii prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este nevoie,
dialogul prin care se insereaz valoarea unei funcii, mecanism explicat n continuare.

Utilizarea unei funcii

Mediul Excel dispune de o vast bibliotec de funcii clasificate dup domeniul principal de
utilizare: matematice (calcule generale), financiare (dobnzi), inginereti etc. O funcie poate fi utilizat prin
apelarea ei ntr-o formul.
Apelul se face n mod uzual, prin numele funciei urmat de parametri. De exemplu, includerea
expresiei SUM(A1:A4) ntr-o formul are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule ale
coloanei A i utilizarea rezultatului n formula respectiv. Referirea unei funcii necesit prin urmare
cunoaterea numelui i a numrului de parametri necesari.
n cazul n care utilizatorul nu tie pe de rost aceste elemente definitorii ale funciei, se poate utiliza

meniul adecvat din mediul Excel. Comanda Function din meniul Insert realizeaz conducerea utilizatorului
spre o corect referire a funciei. Se afieaz dialogul Paste Function. n lista din partea stng se va selecta
categoria de funcii (lista Function category). n funcie de clasa aleas, n partea dreapt (lista Function
name) apar denumirile funciilor disponibile n aceast clas. Este de remarcat c n partea inferioar se
afieaz un text explicativ ataat funciei selectate n lista din dreapta. Continuarea dialogului se face prin
apsarea tastei Enter sau a butonului OK, dialogul ulterior fiind specific funciei selectate.
Dac, spre exemplificare, presupunem c s-a selectat funcia de calcul a mediei aritmetice
(AVERAGE), dialogul este prezentat n figura urmtoare.
Se observ zonele n care trebuie s se introduc valorile (cazul din zona Number2 valoare unic,
sau din zona Number3 un tablou de valori), sau referinele la valori, pentru care se calculeaz media
23

aritmetic. De remarcat c referinele se pot da specificnd denumirea dat domeniului valorilor (cazul
ilustrat n zona Number1) sau zona din foaia de calcul (caz ilustrat n zona Number4). Indicarea zonei se
poate efectua prin selectarea dinamic (se trage mouse-ul peste zona respectiv). Pentru selectarea dinamic
exist unealta specific acionat prin butonul din dreapta fiecrei zone editabile: acionarea acelui buton
reduce dialogul la o suprafa minim, astfel nct devine vizibil o mai mare poriune a foii de calcul.
n acest dialog se observ att textul explicativ, ct i butonul din stnga jos care ofer posoibilitatea
obinerii unor explicaii mai largi (formulele de calcul, utilizare etc.) despre funcia aleas. Rezultatul
funciei (pentru argumentele fixate n acel moment) este afiat n zona Formula result. Este de remarcat c
dialogul va afia ntotdeauna o zon liber prin redimensionarea lui, astfel nct se pot completa pn la 30
de argumente.
n concluzie, apelul unei funcii poate fi realizat prin
scrierea ntr-o formul a expresiei funcie(argumente) sau
iniierea dialogului de inserare a funciei prin meniul Insert.
Inserarea unei funcii de tip tablou
Pentru funciile care au ca rezultat un tablou de date (de exemplu funcia care calculeaz produsul a
dou matrice) procedura de inserare este oarecum diferit:
se selecteaz zona care va conine rezultatele (zona trebuie s fie suficient de ntins, n caz
contra se vor trece doar attea rezultate ct se poate);
se tasteaz formula care conine referina la funcia tablou;
se termin operaiunea prin apsarea combinaiei de taste Ctrl+Shift+Enter.

Calcularea foii de calcul

O foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zon complex de lucru n care este pstrat
automat evidena referinelor din formule sau argumente de funcii, astfel nct foia poate fi adus oricnd la
o stare de consisten n sensul c toate formulele sunt recalculate pentru a corespunde valorilor actualizate
ale argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de calcul.
Pentru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face n mod automat, cu alte cuvinte orice
modificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia s rmn consistent. Pentru foile complexe
acest fapt poate produce o operare greoaie, datorit efecturii repetate a unor calcule pariale neimportante.
n asemenea cazuri este indicat calcularea manual a foii, efectuat doar la dorina utilizatorului. Aceast
procedur trebuie ns aplicat cu atenie ntruct poate distorsiona receptarea informaiilor (un utilizator
obinuit cu calcularea automat poate avea impresia c nu se aplic corect formulele din foaie). Pentru a
vizualiza rezultatele corecte se va cere n prealabil calcularea foii.
Modul de calcul a caietului se fixeaz prin comanda Options din meniul Tools. n fia Calculation
exist grupul de opiuni sinonim.
Automatic se fixeaz modul automat de recalculare a foii.
Automatic except tables se recalculeaz automat toate formulelel, cu excepia tabelelor pivotante (un
instrument de analiz a datelor care este prezentat ulterior).
Manual recalcularea are loc manual la acionarea tastei F9 (se recalculeaz toate foile din toate caietele
deschise) sau SHIFT+F9 (se recalculeaz doar foaia activ). Aceste aciuni pot fi efectuate i din dialog
prin apsarea butoanelor Calc Now, respectiv Calc Sheet.
Precizia calculelor
n mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maxim (15 cifre semnificative exacte), chiar
dac operanzii sunt afiai n foaia de calcul cu mai puine zecimale n urma unor operaiuni de formatare.
Dac se dorete efectuarea calculelor cu precizia afiat, deci fiecare operand contribuie exact cu
valoarea afiat (cu referire n special la numrul de zecimale), acest lucru se poate fixa prin marcarea
casetei de control Precision as displayed din grupul Workbook options, fia Calculation, comanda
Options, meniul Tools. Procedeul trebuie utilizat n cunotin de cauz deoarece nu se mai poate reveni la
alt precizie (mai mare), datele fiind modificate definitiv la valorile afiate.
24

Corectitudinea rezultatelor mai depinde de opiunile alese n grupul din partea inferioar a figurii
anterioare, opiuni care controleaz calculele iterative. Prin marcarea zonei Iteration foaia de calcul este
recalculat de numrul de ori indicat n zona Maximum iterations sau pn cnd rezultatele din dou
recalculri succesive difer cu mai puin dect este indicat n zona Maximum change. Este evident c un
numr de iteraii mai mare, sau o precizie mai bun conduce la un timp mai mare de calcul.

Completarea asistat a informaiilor

Pe lng posibilitatea de completare individual a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de
mecanisme predefinite care ajut la completarea automat a informaiilor. Procedeul este util mai ales atunci
cnd o zon a foii de calcul trebuie s conin informaii similare. S ne imaginm, de exemplu, situaia
simpl n care se numeroteaz liniile unui tabel. Este evident c automatizarea unui asemenea proces reduce
durata operaiunii i elimin erorile de numerotare.
n utilizarea mecanismelor de completare automat este important s se rein existena aa-zisului
mner de completare (fill handle) reprezentat printr-un punct situat n
colul dreapta inferior al unei selecii. Figura
urmtoare
arat
reprezentarea grafic a acestui element. Poziionarea mouse-ului n
acest punct produce transformarea pointerului ntr-un pointer cruce,
care arat c mnerul a fost agat. Operaiunile specifice se execut
prin tragerea acestui mner innd apsat butonul stng sau drept al
mouse-ului i sunt explicate n continuarea acestei seciuni.
Dac n meniul Tools, comanda Options, fia Edit se deselecteaz caseta de control Allow cell drag
and drop, atunci dragarea nu mai este permis (nu se mai afieaz mnerul de completare).
Sunt uzuale dou tipuri de completri automate: serii de date i copieri multiple de formate sau
coninut.

Serii
Printr-o serie se nelege aici o niruire de termeni care pot fi obinui dup o aceeai formul
(pornind, n general, de la unul sau doi termeni iniiali). Se pot considera serii numerice (1, 2, 3, ), serii
temporale (10:00, 10:30, 11:00 etc.) sau serii de denumiri (luni, mari, miercuri etc.).
Tipuri de serii
Serii temporale
Se pot completa n mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afiate fiind unitar pentru toi
termenii seriei (ziua, ziua+denumirea zilei, denumirea lunii etc.):
Zile, sptmni, luni sau ani cu pas definit de utilizator
Serii de zile lucrtoare
Serii de numere
Exist trei tipuri de serii numerice:
Serii liniare sunt seriile cu pas aditiv constant (progresii aritmetice),
Serii de cretere sunt seriile cu pas multiplicativ constant (progresii geometrice),
Serii de trend se realizeaz o aproximare liniar a tendinei identificabile din primii termeni ai
seriei dup care se calculeaz potrivit modelului estimat toi termenii seriei, inclusiv primii.
Serii de termeni
Utilizatorul poate s-i defineasc liste (seturi ordonate de termeni) proprii prin intermediul fiei Custom
Lists din dialogul Options (meniul Tools). Informaiile cerute sunt vizibile n figura alturat.
n lista din stnga sunt afiate toate listele definite (acestea sunt pstrate n mediul Excel, deci sunt
disponibile i n utilizrile ulterioare). Pentru definirea unei liste proprii se selecteaz intrarea NEW LIST
dup care se trec termenii noii liste n zona rezervat List entries. Trecerea de la un termen la altul se
25

realizeaz prin ENTER. La

terminarea listei se acioneaz
butonul Add i lista definit
apare n zona Custom lists
din partea dreapt. Eliminarea
unei liste se realizeaz prin
selectarea n Custom lists i
acionarea butonului Delete.
Avnd la baz o list proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obine prin
indicarea unuia sau mai multor termeni iniiali dup care completarea seriei se realizeaz prin parcurgerea
ciclic a listei. De exemplu, avnd la baz lista cu denumirile romneti ale zilelor sptmnii, se poate
genera seria luni, miercuri, vineri, duminic, mari etc. obinut prin niruirea zilelor din dou n dou,
observndu-se parcurgerea repetat a listei.
Completarea seriilor prin comanda Series
Completarea automat a unei serii poate fi cerut atunci cnd se pornete de la un domeniu selectat, care se
va completa cu termenii seriei (cazul n care se cunoate numrul de termeni ai seriei generate), sau atunci
cnd procesul de generare se oprete la o valoare int.
n ambele cazuri se va nscrie primul termen n celula de pornire. Dac se selecteaz un domeniu,
primul termen trebuie s fie n celula activ.
Comanda Series din submeniul deschis la Fill, din meniul Edit, afieaz dialogul n care se pot fixa
parametrii seriei generate.
n grupul Series in se fixeaz direcia de generare: pe linie (Rows) sau pe coloan (Columns).
n grupul Type se alege tipul de serie: liniar (Linear), de cretere (Growth), temporal (Date) sau identificat
automat (AutoFill permis doar la selectarea prealabil a domeniului).
n grupul Date unit se fixeaz unitatea de incrementare: zi (Day), zi lucrtoare (Weekday), luna (Month) sau
anul (Year).
Se marcheaz Trend dac se dorete generarea unei serii de trend.
Step value se nscrie valoarea pasului de incrementare (poate fi i negativ).
Stop value se nscrie valoarea de oprire (necesar atunci cnd nu se pornete cu un domeniu selectat).
Observaii.
1. Prin AutoFill se pot completa serii diverse de informaii, identificate prin analize sofisticate.
2. Prin selectarea mai multor linii i coloane se pot genera concomitent mai multe serii.
Completarea prin drag-and-drop
Dac se selecteaz nceputul seriei (primul termen sau un numr de termeni suficient pentru
identificarea tipului seriei) i se aga mnerul de completare, prin tragerea acestuia se completeaz seria n
domeniul dorit.
Prin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, dac se pleac de la o selecie care
conine mai multe linii/coloane.
Observaie. Dac tragerea are loc prin inerea butonului drept al mouse-ului, la ridicarea butonului
apare un meniu contextual din care se poate alege tipul de serie.

Copierea automat
O operaiune care este foarte asemntoare cu cea de completare a unei serii (poate fi asimilat unei
serii cu termeni constani) este aceea prin care informaie dintr-o celul este copiat ntr-un domeniu (pe linie
sau pe coloan). Aceast aciune este utilizat de obicei la copierea unei formule, caz n care prin jocul
referinelor relative i absolute se calculeaz serii de rezultate pornind de la serii de argumente.
Copierea are loc n urma succesiunii de aciuni:
A. se scrie primul termen i se urmeaz B1 sau B2.
B1. se selecteaz, ncepnd cu celula primului termen, zona n care se efectueaz copierea,
26

 se d comanda Fill din meniul Edit, alegndu-se Down (n jos), Up (n sus), Right (la
dreapta), Left (la stnga) potrivit direciei n care se dorete copierea.
B2. - se aga mnerul de completare a celulei primului termen i se trage peste zona n care se
efectueaz copierea.
Procesul poate fi efectuat simultan pentru mai multe copieri pe linii/coloane paralele. Pentru aceasta
se selecteaz iniial toate celulele care se copie (acestea trebuie s fie pe o aceeai linie/coloan).

Editarea informaiilor
Prin editare nelegem modificarea informaiilor dup ce acestea au fost deja nscrise n celule. Dac se
poziioneaz cursorul Excel pe celula care se dorete modificat i se tasteaz ceva se observ c noul
coninut nlocuiete n totalitate informaia existent n celul. n cele mai multe cazuri acest mod de
actualizare a informaiei nu este eficient.
Iniierea editrii se poate efectua prin
dublu click n celula care se modific, sau
activarea celulei care se modific (simplu click sau poziionare) i apsarea tastei funcionale F2.
n starea de editare, celula se transform ntr-o zon text uzual iar editarea se efectueaz prin
poziionarea punctului de inserie (prin click sau sgei) i operaiunile uzuale de tastare.
Terminarea editrii are loc la apsarea tastei ENTER sau prin click n alt celul.
Pentru a renuna la modificrile efectuate se apas tasta ESC i celula revine la coninutul anterior.
Observaie. Se va reine diferena ntre introducerea unei informaii ntr-o celul i editarea
coninutului acelei celule.
Editarea unei informaii se poate efectua n bara de formule sau direct n celul, potrivit opiunii
alese n meniul Tools, comanda Options, fia Edit: selectarea casetei de control Edit directly in cell permite
editarea direct n celul, altminteri editarea are loc doar n bara de formule.

Copierea informaiilor
Operaiunile de copiere i mutare au n Excel o mai mare complexitate datorit faptului c atributele
unei celule sunt numeroase.
Copierea/mutarea de celule ntregi
La copierea/mutarea celulelor se realizeaz operaiunea pentru ntreaga zon, inclusiv formule,
rezultate, comentarii i formate. Dac zona surs sau/i cea destinaie are celule ascunse, acestea sunt
considerate ca i cum ar fi vizibile. Pentru a copia (muta) o zon de celule (posibil o singur celul):
se selecteaz zona
se tasteaz CTRL+C (sau CTRL+X pentru mutare)
se activeaz colul stnga sus a zonei receptoare
se apas CTRL+V.
Operaiunea se poate efectua i prin comenzile Copy+Paste din meniul Edit pentru copiere sau
Move+Paste pentru mutare. n acelai scop se pot utiliza i uneltele corespunztoare.
Grupul de celule pentru care s-a dat comanda de copiere apar nconjurate cu o bordur punctat
(semnificnd memorarea lor n Clipboard) i pot fi lipite n multiple locaii. Chenarul dispare la apsarea
tastei ESC.
Copierea/mutarea se poate efectua i prin tragerea cu mouse-ul:
se selecteaz celulele surs,
se puncteaz chenarul seleciei,
se trage cu mouse-ul la noua locaie (pentru mutare) sau se efectueaz tragerea apsnd simultan
tasta CTRL (pentru copiere).
n cazul n care operaiunea are loc pe alt foaie dect cea activ, se acioneaz Copy/Move, se
activeaz noua foaie i se realizeaz alipirea n mod obinuit.

27

Inserarea celulelor copiate/mutate ntre alte celule

Pentru a insera celulele copiate/mutate ntre celulele existente n zona destinaie, se acioneaz simultan
SHIFT (pentru mutare) sau SHIFT+CTRL (pentru copiere) n timpul tragerii.
Acelai efect se obine din comenzi prin
se selecteaz celule surs
se alege Cut sau Copy (din unelte sau meniul Edit)
se selecteaz colul stnga sus al destinaiei
din meniul Insert se alege comanda Cut Cells sau Copied Cells dup care se alege direcia n care
se deplaseaz celulelel exitente pentru a face locul necesar alipirii noilor celule.
Copierea/mutarea unei poriuni a coninutului
Se activeaz editarea celulei surs, se selecteaz poriunea dorit i operaiunea de copiere/mutare se
poate efectua n aceeai celul prin poziionarea n locul de destinaie i alipire, sau iniierea editrii celulei
destinaie (dublu click pe ea) i alipirea n locul de destinaie.
Copierea special (valori, comentarii, formate)
Dac n operaiunea de copiere/mutare nu se dorete operarea cu celulel ntregi ci numai cu anumite
componente, atunci:
se selecteaz sursa
se d comanda Copy sau Move
se selecteaz zona destinaie
se d comanda Paste Special din meniul Edit
se alege opiunea dorit din dialogul afiat
se termin cu OK.
Pentru a elimina chenarul de mutare a sursei (care rmne activ dup copiere) se va aciona ESC naintea
unei alte comenzi.
Observaie. Printre opiunile disponibile n dialogul Paste este i Skip blanks care previne copierea
celulelor goale peste celule, din zona destinaie, care conin informaii.
Copierea doar a celulelor vizibile
n cazul n care anumite linii/coloane sunt ascunse n zona surs, atunci se pot copia/muta doar
celulele vizibile prin urmtoarea succesiune de operaiuni:
se selecteaz sursa,
se d comanda Go To din meniul Edit,
se alege Special, Visible cells only i OK,
se d comanda Copy,
se selecteaz colul stnga sus al destinaiei,
se d comanda Paste.
Operaiunea consider totui toate celulele din zona destinaie, chiar dac unele sunt ascunse.

Operaiunile de regsire i nlocuire

Procesarea informaiilor necesit frecvent localizarea unor anumite entiti i eventuala lor nlocuire.
Microsoft Excel dispune de un puternic instrument de cutare i nlocuire. Deoarece o parte a acestui proces
este specific filtrrii informaiilor dintr-o list, aceasta va fi prezentat o dat cu listele. n aceast seciune se
discut doar doar localizarea i nlocuirea (comenzile Find i Replace din meniul Edit), ca i selectarea unor
tipuri de informaii (comanda Go To din meniul Edit).

Gsirea de text sau numere

Comanda Find din meniul Edit permite localizarea celulelor care conin informaia dorit. La
activarea comenzii se afieaz dialogul Find. Pentru a efectua o cutare:
se selecteaz domeniul de celule n care se produce cutarea (dac este selectat o singur celul,
cutarea are loc n toat foaia)
se d comanda Find din meniul Edit,
28

 n zona Find what se introduce textul sau numrul cutat,.

n lista derulant Look in se alege tipul de informaii n care se caut (Formulas doar n formule,
Values n valori, Comments n comentarii)
n lista Search se alege cutarea pe linii sau pe coloane
se acioneaz Find Next pentru a vedea urmtoarea potrivire gsit.
Dac se marcheaz caseta Match case, atunci textul este cutat cu diferenierea literelor dup
capitalizare, dac se marcheaz Find entire cells only, atunci se gsesc doar celulele care conin doar
entitatea cutat.
Apsarea tastei ESC termin o cutare n desfurare.

Gsirea i nlocuirea de text i numere

Pentru a efectua o nlocuire multipl se d selecteaz zona n care se dorete cutarea (o singur
celul produce cutarea n ntreaga foaie) i se d comanda Replace din meniul Edit. Se afieaz dialogul
Replace n care se precizeaz:
informaia cutat (care va fi nlocuit) n zona Find what,
informaia cu care se nlocuiete n zona Replace with,
ordinea de cutare (pe linii sau pe coloane) n Search,
se precizeaz parametrii cutrii n Match case i Find entire cells only (explicai la cutare).
click Find Next pentru a localiza urmtoarea potrivire, dup care click pe Replace pentru
nlocuire, click pe Replace All pentru efectuarea tuturor nlocuirilor, sau click pe Find Next pentru a obine
urmtoarea potrivire (cea curent rmne nenlocuit).
ESC termin cutarea n desfurare.

Gsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor

Cutarea dup natura informaiilor din celule se realizeaz prin comanda Go To din meniul Edit. Ca
rezultat se obine o selecie de regiuni multiple.
se selecteaz domeniul n care are loc cutarea (o celul selectat nseamn cutare n foaia activ)
se d comanda Go To din meniul Edit,
se acioneaz butonul Special
se alege opiunea dorit,
se acioneaz OK.
Din dialogul Go To Special explicm doar cteva opiuni:
Comments se selecteaz celulele care au ataate comentarii,
Constants se selecteaz celulele care au valori constante,
Formulas se selecteaz celulele ccare conin formule de tipul specificat,
Blanks se selecteaz celulele goale.

29

Proceduri de analiz a datelor

Marea putere a aplicaiei Microsoft Excel const n multiplele posibiliti de analiz a datelor. Aceste
proceduri conin componente pentru gestionarea datelor, analiza statistic a datelor, concentrarea datelor,
reprezentri grafice etc. O mare parte dintre aceste proceduri sunt prezentate n continuare.
Trebuie remarcat c, datorit posibilitii de programare n Visual Basic, procedurile de analiz a
datelor sunt practic nelimitate, o serie ntreag de companii dezvoltatoare de software fiind axate pe creare
unor noi componente.

Liste
Prin list se nelege o serie de linii succesive ntr-o foaie de calcul, fiecare coloan din list
coninnd date cu aceeai semnificaie logic. De exemplu, o list de clieni poate conine o coloan cu
numele, o coloan cu prenumele, o coloan cu numrul de telefon i o coloan cu valoarea comenzii.
Prima linie a unei liste este interpretat drept antetul listei i este recomandabil ca ea s conin
denumirile coloanelor.
Microsoft Excel dispune de proceduri prin care informaia dintr-o list poate fi localizat dup
anumite criterii (de exemplu gsirea numrului de telefon al unui client), poate fi ordonat (de exemplu
ordonarea alfabetic a listei clienilor), poate fi totalizat (de exemplu calcularea automat a totalului
comenzilor unui client) etc. Din acest punct de vedere, multe dintre operaiunile elementare asupra unei baze
de date pot fi efectuate pentru o list Excel.
O list este de altfel recunoscut automat drept o baz de date prin
Coloanele listei sunt cmpuri ale bazei de date
Etichetele de coloane sunt denumirile cmpurilor
Fiecare linie din list (cu excepia primei linii) este o nregistrare.
Pentru ca o zon dreptunghiular cu date s fie recunoscut drept list trebuie (sau este recomandabil) ca:
Liniile i coloanele listei trebuie s fie adiacente, cu alte cuvinte se va evita lsarea unor linii sau
coloane libere.
Domeniul listei trebuie s fie nconjurat de linii i coloane libere (n caz contrar se va considera
c lista include i informaia adiacent, care, de regul, este altfel structurat)
Linia de antet se va diferenia prin format (culoare, fundal, font) i nu prin separarea cu o linie
goal.
Este recomandat ca o foaie de calcul s conin o sigur list (anumite operaiuni nu se pot
efectua simultan pe mai multe liste din aceeai foaie, dar se pot efectua simultan pe liste din foi
diferite).
Datele importante se vor plasa n coloanele din interiorul listei i nu pe extremiti.
La introducerea informaiilor text se va evita tastarea unor spaii iniiale sau finale, n caz contrar
sortarea i cautarea pot s nu produc rezultatele dorite (un spaiu este considerat ca aparinnd
unei constante text).

Selectarea unei liste

Pentru a aplica o operaiune specific, lista trebuie s fie selectat n prealabil.
Selectarea se poate efectua total, prin procedeul uzual, dar acest fapt nu este necesar. Este ns
suficient ca celula activ s fie n interiorul listei pentru ca domeniul listei s fie identificat n mod corect.

Sortarea unei liste

Ordonarea unei liste dup anumite criterii este o operaiune util att n analiza datelor ct i pentru
prezentarea datelor. Se pot ordona liniile (nregistrrile) listei sau coloanele (operaiune mai rar n practic)
potrivit valorilor din coloane, respectiv linii specificate de utilizator.
Este posibil, de asemenea, ordonarea valorilor dintr-o linie sau coloan, independent de datele
adiacente, dac n prealabil se selecteaz total celulele respective i se rspunde adecvat la dialogul afiat n
30

acest caz de Excel (ntrebarea este dac s se extind selecia la datele adiacente i se va rspunde negativ
pentru o sortare parial).
Ordinea de sortare
Datele pot fi sortate n ordine alfabetic, numeric (dup valoare) sau calendaristic, n ordine
cresctoare sau descresctoare, dup una sau mai multe coloane.
La sortarea informaiilor de tip text, Microsoft Excel ordoneaz de la stnga la dreapta, caracter dup
caracter.
Sortarea ascendent a textului este bazat pe ordinea
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (spaiu) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = >
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
Sortarea ascendent a numerelor este de la cel mai mic numr negativ la cel mai mare pozitiv.
Ordinea valorilor logice este FALSE TRUE.
Valorile eroare sunt egale (indiferent de tipul erorii).
Celulele goale sunt ntotdeauna ordonate ultimele (indiferent de ordinea cresctoare sau
descresctoare).
Este posibil s se aleag, pentru informaii cu semnificaii locale, ordinea dat de o list creat de
utilizator (meniul Tools, Options, Custom lists, vezi explicaiile date anterior).
Opiunile de sortare
Sortarea este condus de parametrii fixai n dialogul Sort Options (afiat prin comanda Sort din meniul
Data i acionarea butonului Options).
First key sort order n lista derulant se selecteaz ordinea de sortare (Normal sau dup o list definit de
utilizator),
Case sensitive se marcheaz dac ordonarea face diferena ntre litere mari i mici,
Orientation se fixeaz sortarea liniilor (Sort top to bottom) sau coloanelor (Sort left to right).
Dup fixarea opiunilor, acestea rmn valabile pn la urmtoarea modificare. Opiunile sunt permise
doar pentru prima cheie de sortare (cheia principal).
Ordonarea cresctoare/descresctoare dup o coloan
Aranjarea listei dup valorile dintr-o coloan (se modific totui ordinea tuturor liniilor, cu pstrarea
alinierilor pe orizontal) se poate realiza prin acionarea uneltelor dedicate:
Click pe o celul din coloana dorit

Click Sort Ascending

sau Sort Descending

Ordonarea liniilor dup dou sau mai multe coloane

Ordonarea poate fi efectuat dup mai multe coloane (chei de sortare). n acest tip de sortare este
important fixarea prioritilor pentru coloane: liniile vor fi ordonate dup prima coloan indicat, n caz de
egalitate dup prima coloan se ordoneaz dup a doua coloan indicat, n caz de egalitate dup primele
dou coloane se ordoneaz dup a treia coloan.
Se selecteaz lista (eventual doar prin poziionarea celulei active n list)
Se d comanda Sort din meniul Data. Este afiat dialogul Sort.
n listele derulante Sort by i Then by se aleg, n ordine, coloanele (cmpurile) de sortare.
Pentru fiecare cheie de sortare se fixeaz n grupul de butoane radio alturat ordinea de sortare:
cresctoare (Ascending) sau descresctor (Descending). Nu este necesar ca ordinea s fie aceeai pentru
toate cmpurile.
n grupul My list has se specific dac lista are linie antet (linia cu denumirile cmpurilor Header
row) sau nu dispune de antet (No header row). n primul caz se vor sorta doar nregistrrile reale (liniile 2
) din list.
Butonul Options afieaz dialogul Sort Options (explicat anterior).
31

Observaie 1. Dac se dorete sortarea listei dup mai mult de trei coloane se alege urmtorul
mecanism:
se stabilete ordinea de prioritate a cheilor de sortare (de la cea mai important la cea mai puin
important);
se efectueaz sortarea dup cele mai puin importante trei coloane;
se continu cu urmtoarele trei coloane de prioritate mic .a.m.d.
Observaie 2. Dac liniile sortate aparin unui outline (vezi subiectul respectiv), atunci sortarea
pstreaz gruprile existente.
Sortarea coloanelor dup coninutul liniilor
La sortare se poate inversa rolul liniilor i al coloanelor. Tot ceea ce s-a spus la ordonarea liniilor se
pstreaz, schimbnd "linii" n "coloane" i invers, dac se marcheaz n Sort Options caseta de control Sort
left to right, dup care se fixeaz analog liniile care au rolul de chei de sortare.
Sortarea dup date calendaristice (luni, zile) sau liste proprii
Deoarece anumite informaii care se prezint drept texte (de exemplu: luni, marti, miercuri, joi etc.)
nu pot fi ordonate ca text, neproducnd ordinea corect, se alege ordonarea dup liste implicite sau create de
utilizator.
Se selecteaz lista.
Se d comanda Sort din meniul Data.
Click Options.
Sub First key sort order se alege lista care d ordinea dorit i apoi OK.
Se continu n mod uzual cu fixarea celorlalte chei de sortare.
Observaie. Ordinea listei selectate n First key sort order se aplic doar coloanei menionate n zona
Sort by. Pentru a aplica ordini definite la mai multe coloane, fiecare coloan va fi ordonat separat, n
ordinea invers a prioritilor.

Filtrarea informaiilor dintr-o list

nelegem prin operaiunea de filtrare a informaiilor procesul prin care se selecteaz dintr-o list
doar acele nregistrri care satisfac anumite condiii impuse de utilizator. Procesul este, n bun parte, similar
procesului de interogare a unei baze de date.
Comanda principal este Filter din meniul Data, dar seciunile urmtoare vor mai trata subiecte care
se pot nscrie n acelai proces de filtrare (comanda Form, comanda Outline etc.).
Trebuie reinut c o operaiune de filtrare presupune stabilirea unor criterii de selecie, care se pot
defini ca o entitate distinct (ntr-o zon separat a foii de calcul) sau se pot selecta dintr-o suit de criterii
creat n mod automat de ctre Microsoft Excel prin analiza informaiilor din list.
Comanda Filter
Accesul la principalele instrumente de selectare a informaiilor se realizeaz prin comanda Filter din meniul
Data. Submeniul afiat dispune de trei noi comenzi
AutoFilter, explicat n continuare.
Show All, prin care se afieaz toate nregistrrile listei (anuleaz filtrrile active).
Advanced Filter, explicat n continuare.
Comanda AutoFilter
Operaiunea cea mai rapid de regsire a unor informaii dintr-o list se realizeaz prin succesiunea de
comenzi Filter (din meniul Data) urmat de AutoFilter (din
submeniul afiat). Ca urmare a comenzii, fiecare denumire de cmp
apare pe foaia de calcul nsoit de un buton de list derulant, ca n
figura alturat.
Prin acionarea butonului de derulare apare o list de
32

opiuni, primele trei fiind standard: (All), (Top 10), (Custom), urmate de lista valorilor existente n
coloana respectiv a listei.
Selectarea unei valori din lista derulant produce afiarea doar a acelor nregistrri care au ca valoare
a cmpului valoarea selectat (n acest mod se realizeaz filtrarea).
Selectarea intrrii (All) produce afiarea tuturor nregistrrilor (anularea filtrrii pentru cmpul
respectiv).
Selectarea intrrii (Top 10) este posibil pentru cmpuri numerice i arat doar primele
nregistrri, n ordinea cresctoare sau descresctoare a valorilor, ordinea fiind fixat ntr-un dialog
intermediar. Se poate alege i numrul nregistrrilor afiate (nu este obligatoriu 10).
Selectarea intrrii (Custom) afieaz un dialog care permite stabilirea unei condiii de filtrare mai
complexe (de exemplu doar nregistrrile cu salariaii care au salariu mai mic de 1000000 de lei dar mai
mare sau egal cu 700000 de lei).
n primul grup de opiuni se fixeaz prima condiie prin alegerea operatorului n prima zon i valorii
de comparaie n a doua zon. Se alege operatorul logic dintre condiii (dac exist o a doua condiie) prin
butoanele radio, dup care se fixeaz a doua condiie.
Condiia compus realizat astfel se aplic doar cmpului pe care se stabilete filtrarea curent.
Observaie. Pentru a realiza o filtrare care implic mai multe cmpuri (de exemplu angajaii care au
salariu mai mic de un milion de lei i au mai mult de doi copii) se stabilete cte un filtru pe fiecare cmp.
Aciunea comun produce selectarea dorit (o dat aplicat filtrul pentru o coloan, orice alt filtrare
ulterioar se aplic doar nregistrrilor deja selectate).
Comanda Advanced Filter
Prin comanda Advanced Filter este posibil ca nregistrrile selectate s fie copiate n alt locaie din foaia
de calcul. Un alt avantaj este acela al vizibilitii condiiilor prin faptul c se definete o zon, numit n
general Criteria, care conine condiiile de filtrare pentru toate coloanele dorite. Lista trebuie s aib
obligatoriu etichete de coloane pentru a aplica aceast procedur. Paii urmai sunt
Definirea criteriilor de filtrare.
Se copie etichetele coloanelor implicate n filtrare
Se alipesc ntr-o prim linie a zonei care va fi zona Criteria.
n liniile urmtoare se scriu condiiile de filtrare (vezi explicaiile care urmeaz).
Comanda Advanced Filter.
Se selecteaz lista (eventual doar prin poziionarea celulei active n list).
Comanda Filter din meniul Data i apoi Advanced Filter.
Se aleg opiunile dorite (vezi figura care urmeaz).
Se acioneaz OK.
Este obligatoriu ca zona de criterii s fie separat prin cel puin o linie (coloan) goal de lista
propriu-zis (altfel identificarea automat a listei este greit).
Este recomandabil ca zona de criterii s fie sub list. Aranjarea criteriilor pe linii comune cu lista
poate produce neajunsuri prin ascunderea n urma filtrrii a acestor linii.
Dialogul Advanced Filter este prezentat n figura urmtoare.

33

n grupul Action se alege modul de efectuare a filtrrii: Filter the list, in-place produce filtrarea listei
pe loc (prin ascunderea liniilor neselectate), Copy to another location produce copierea nregistrrilor
selectate n alt zon a foii de calcul.
n List range se specific domeniul ocupat de list. De regul acest domeniu este stabilit automat,
dar este posibil s se specifice un subdomeniu, dac nu se dorete filtrarea ntregii liste.
n Criteria range se specific domeniul ocupat de criteriile de filtrare. Dac n foaie exist o zon
denumit Criteria, adresa zonei apare automat n Criteria range.
n Copy to se specific domeniul n care se copie nregistrrile selectate (dac este marcat opiunea
Copy to another location. Este suficient s se indice doar colul din stnga sus al zonei receptoare.
Caseta de control Unique records only se marcheaz dac se dorete ca selecia obinut n urma
filtrrii s conin nregistrri unice.
Exemple de criterii pentru Advanced Filter
Condiiile de filtrare se aranjeaz ntr-o list avnd ca linie de antet denumirile coloanelor (cmpurilor), din
lista care se filtreaz, pentru care se definesc condiiile. Pentru o condiie creat ca rezultat al unei formule nu
trebuie s existe, totui, denumire.
Toate condiiile scrise pe aceeai coloan se refer la coloana cu denumirea din antet.
Condiii care se scriu pe aceeai linie trebuie s fie ndeplinite simultan (operatorul logic "i").
Condiiile care se scriu pe linii diferite se consider legate prin operatorul logic "sau" (deci sunt
selectate nregistrrile care ndeplinesc cel puin o linie de condiie din criterii).
Exemplul 1. Trei sau mai multe condiii pentru o coloan
Nume
Beethoven
Berlioz
Bach
Sunt selectate nregistrrile care au n coloana Nume una dintre valorile Beethoven, Berlioz, Bach. Este de observat c
dou valori se pot indica i n Auto Filter.

Exemplul 2. Condiii simultane pentru mai multe coloane

Nume
Beethoven

Simfonii
>5

Anul
<1900

Se obin nregistrrile care conin la Nume valoarea Beethoven, care la Simfonii au o valoare mai
mare dect 5 i care are Anul mai mic de 1900. Se observ c ntre condiii exist cuvntul "i", semnificnd
ndeplinirea simultan a condiiilor.
Exemplul 3. Condiii alternative pentru mai multe coloane
Nume
Beethoven

Simfonii

Anul

>5
<1900
Sunt selectate nregistrrile care au la Nume valoarea Beethoven, cele care au la Simfonii o valoare mai mare dect 5 i
cele care au Anul mai mic dect 1900.

Exemplul 4. Condiii create ca rezultat al unei formule

=Anul>1900

Se pot utiliza denumirile coloanelor din list, se remarc lipsa denumirii n antetul coloanei din zona
de criterii. Rezultatul filtrrii este corect chiar dac n foaia de calcul apare o eroare (#NAME?) la scrierea
condiiei deoarece anumite denumiri nu sunt definite prin Insert Names.

34

Formulare de date
Microsoft Excel dispune de o component dedicat introducerii dirijate a nregistrrilor ntr-o list i
a navigrii ntre nregistrrile care ndeplinesc o anumit condiie. Dei pentru liste de mici dimensiuni
componenta pare a fi declasat de operarea uzual din foaia de calcul, utilitatea se vede pentru liste de
dimensiuni mai mari, care depesc, s spunem, 2 ecrane.
Comanda principal este Form din meniul Data, atunci cnd lista este selectat. Se afieaz un
dialog construit dinamic de mediul Excel, adaptat la lista procesat. Un exemplu este oferit de figura
urmtoare.
Se observ c n partea din stnga se niruie zone
de editare cu denumirile cmpurilor din list (n cazul
exemplului nume, prenume i telefon), dotate inclusiv cu
shortcut-uri.
n partea din dreapta sunt butoanele care permit
operaiile uzuale pentru nregistrri, primul mesaj artnd a
cta nregistrare este afiat din numrul total.
New se furnizeaz o nregistrare vid, ale crei cmpuri
pot fi completate n zonele respective. Navigarea ntre
acestea se poate efectua cu TAB, mouse, shortcut
(ALT+litera subliniat). nregistrarea este creat atunci
cnd se termin cu o nou comand New sau cu
ENTER.
Delete se terge ngistrarea curent (cea afiat).
Restore se poate reface starea iniial a nregistrrii dac
s-a modificat vreo valoare. Nu are legtur cu anularea
tergerii unei nregistrri (tergerea este permanent).
Find Prev trece la nregistrarea precedent, dac exist.
Find Next trece la nregistrarea urmtoare, dac exist.
Criteria permite trecerea formularului n starea de filtrare a informaiilor. n aceast stare, zonele de
editare devin zone n care se pot scrie abloane de cutare
(cutare dup model). Prin butoanele Find Prev i Find
Next se poate atunci naviga doar ntre ntregistrrile care
ndeplinesc condiiile de filtrare. n figura alturat este
prezentat un exemplu de cutare. Se observ mesajul
Criteria (pentru starea formularului), New este inhibat,
Clear produce anularea ablonului, Restore, Find Prev
i Find Next au funciile explicate mai sus iar Form este
butonul prin care se revine la starea de formular de
culegere de date. Exemplul din imagine produce filtrarea
i navigarea ntre nregistrrile care au n cmpul Nume
valori care ncep cu "Dum". n cazul n care se
completeaz i celelalte cmpuri, condiiile se verific
simultan (operatorul logic "i"). Dup stabilirea filtrului,
comanda Find Prev sau Find Next poziioneaz
formularul pe prima nregistrare care satisface condiia (n
sensul de parcurgere selectat), trece formularul n starea
formular de culegere, dar filtrul rmne activ pn cnd
se trece n Criteria i se d comanda Clear care anuleaz filtrul impus.

35

Totaluri pariale
n analiza datelor sunt foarte frecvente situaiile n care este necesar s se calculeze anumite funcii
pentru fiecare categorie de nregistrri ale unei liste. De exemplu,
ctigul mediu pentru fiecare compartiment al unei ntreprinderi;
numrul de clieni din fiecare zon geografic;
valoarea total a mrfurilor din stoc, pe categorii etc.
n asemenea situaie este normal ca un cmp al nregistrrii s realizeze clasificarea nregistrrilor
(secia, zona geografic, categoria de marf etc.), lipsa acestei informaii fcnd imposibil calcularea
automat a funciilor totalizatoare.
Din exemplele de mai sus se observ c o funcie totalizatoare poate fi:
adunarea,
numrarea,
media aritmetic,
valoarea extrem (maxim sau minim),
o alt funcie statistic.
Pentru a realiza includerea automat n list a rezultatelor funciilor totalizatoare se parcurg paii:
se ordoneaz lista dup cmpul clasificator (nct toate nregistrrile care aparin unei categorii s
fie situate grupat);
se selecteaz lista;
se d comanda Subtotals din meniul Data. Ca urmare se afieaz dialogul Subtotal prezentat n
figura alturat i explicat n continuare.
At each change in se fixeaz pe cmpul care realizeaz clasificarea (la fiecare schimbare n valoarea
acestui cmp se introduce un subtotal.
Use function se selecteaz din lista derulant funcia
de totalizare.
Add subtotal to se marcheaz cmpurile pentru care
se calculeaz totalizrile.
Replace current subtotals se marcheaz dac lista
are deja subtotaluri, care se elimin.
Page break between groups se marcheaz dac, la
tiprire, fiecare grup apare pe o pagin nou.
Summary below data se marcheaz pentru
includerea unui total general. Acesta este obinut
din nregistrri i nu din subtotalurile intermediare.
Remove All acionarea acestui buton elimin toate
subtotalurile din lista selectat.
Ca rezultat al comenzii se restructureaz linii listei prin
inserarea liniilor de total iar structura obinut este dotat cu instrumentul outline (explicat ntr-o seciune
separat). Un exemplu este prezentat n figura
urmtoare.
Se observ c la fiecare schimbare n cmpul nume
(selectat n opiunea At each change in) se
calculeaz un total pentru cmpul valoare (marcat n
Add subtotal to). La sfritul listei a fost calculat i
totalul general (efectul marcrii opiunii Summary
below data).
Este de menionat, n final, c modificarea
nregistrrilor listei duce n mod automat la
recalcularea totalurilor.

Trasarea datelor (Outline)

n situaia n care structura datelor dintr-o list este complicat prin introducerea unor coloane sau
linii totalizatoare (de tipul subtotalurilor discutate anterior), este util, ca instrument de analiz, afiarea, la
36

un moment dat, doar a rezultatelor sintetice. Se realizeaz astfel separarea informaiilor eseniale de detalii
care pot s ngreuneze receptarea corect a situaiilor prelucrate.
Procedura oferit de Microsoft Excel pentru situaia discutat este cea de outline i const n dotarea
foii de calcul cu o serie de simboluri grafice active prin acionarea crora se ascund sau se vizualizeaz
detalii de un anumit nivel.
Observaie. Termenul outline poate fi tradus prin trasare, conturare, schiare etc., dar pentru a crea
(psihologic) imaginea complexitii operaiunii vom utiliza frecvent termenul original.

Trasarea automat
Pentru a putea fi analizat n mod automat i a se realiza trasarea, foaia de calcul trebuie s fie
organizat, pe poriunea listei implicate, ntr-un mod sistematic prin includerea unor linii/coloane de
totalizare. Formulele care compun o linie/coloan totalizatoare trebuie s se refere la celule dispuse ntr-un
acelai mod (n aceeai direcie) i s fie plasate ntr-o aceeai parte fa de detalii (toate la stnga sau toate la
dreapta, toate deasupra sau toate sub).
Un outline se poate realiza automat prin:
selectarea domeniului prelucrat
comanda Group and Outline din meniul Data
comanda Auto Outline din submeniul afiat de comanda precedent.
Pe laturile foii de calcul se afieaz simbolurile de outline explicate n continuare.
Row Level Bar (bara de nivel pentru linii), cu imaginea alturat, pe care se remarc o linie
n form de parantez ptrat care grupeaz liniile detaliu (utilizate n formula totalizatoare) i linia
totalizatoare. Liniile detaliu sunt indicate prin puncte iar linia totalizatoare este indicat de butonul
de control de la extremitatea simbolului. Butonul de control, de tip comutator, poate fi acionat cu
mouse-ul i conine n forma extins semnul "", care se transform n "+" pentru forma restrns.
Column Level Bar (bara de nivel pentru coloane), cu
imaginea alturat, asemntoare barei de nivel pentru linii dar
aezat orizontal.
Level Symbol (simbol de nivel), grupate pe vertical i orizontal n colul stnga sus al foii de
calcul, cte un simbol pentru fiecare nivel de totalizare. Fiecare simbol este un buton de control, vizibil n
figura alturat, i poate fi acionat cu
mouse-ul. Pe fiecare simbol de nivel este
trecut numrul nivelului respectiv (1 este
pentru nivelul maxim).
Imaginea alturat arat un outline
realizat automat. Se remarc n structura
datelor detaliile (datele privind vnzri n
fiecare magazin al unei reele), liniile i
coloanele totalizatoare.
Se observ c, pentru simplitate,
s-a ales o structur de date iniiale care are
doar dou nivele: detalii i totaluri. Se pot
ns introduce pn la opt niveluri
multiple de outline (de exemplu s-ar putea
grupa magazinele i pe un nivel
intermediar al zonei, s-ar pute introduce
un supranivel prin apartenena reelei de
magazine la un grup comercial cu multiple activiti etc.). Fiecare grup ar dispune atunci de barele de nivel i
de simbolurile de nivel proprii.

37

Trasarea manual
Pentru date structurate n modul prezentat la trasarea automat, se poate realiza gruparea detaliilor
prin operaiunile:
selectarea liniilor (coloanelor) care conin detaliile,
comanda Group and Outline din meniul Data,
comanda Group din submeniul meniul afiat.
Ca urmare a procedurii se afieaz simbolurile de outline respective.
Operaiunea se continu pentru urmtorul grup .a.m.d.
Este recomandabil s se efectueze mai nti gruparea detaliilor pentru obinerea nivelului 2, apoi
pentru obinerea nivelului 3 etc.

Parametrii unui outline

Microsoft Excel presupune n mod implicit c liniile totalizatoare sunt situate dedesubtul liniilor cu
detalii iar coloanele totalizatoare sunt situate la dreapta coloanelor cu detalii. Aceste valori pot fi modificate
prin succesiunea de comenzi
Group and Outline din meniul Data,
Settings din submeniul afiat.
Se obine dialogul Outline Settings n care se pot marca zonele din Direction:
Summary rows below detail pentru totaluri situate sub liniile de detalii;
Summary columns to right of detail pentru totaluri situate la dreapta coloanelor de detalii.
Simbolurile grafice de outline pot vizualizate sau ascunse potrivit casetei de control Outline
symbols din fia View a dialogului afiat la Options din meniul Tools. Se recomand totui vizualizarea
acestor simboluri pentru o mai uoar operare cu un outline.

Operarea unui outline

Un outline poate fi n starea extins n care sunt vizibile att detaliile unui anumit nivel ct i
totalizarea respectiv, sau n starea restrns n care sunt vizibile doar totalizrile. Trecerea dintr-o stare n
cealalt se realizeaz prin acionarea controalelor din barele/simbolurile de nivel sau prin comenzi (meniul
Data, comanda Group and Outline etc.).
Aciunile specifice sunt sistematizate n continuare.
Pentru a vizualiza

Click/Comand

Detaliile dintr-un grup

Controlul cu "+" de pe bara de nivel respectiv,

sau
Plasarea n grup i comanda Show Detail din
submeniul afiat prin Group and Outline din
meniul Data.
Simbolul de nivel respectiv
Simbolul de nivel corespunztor nivelului cel
mai de jos (marcat cu numrul maxim de nivel)

Un nivel
Toate detaliile dintr-un outline

Pentru a ascunde

Click/Comand

Detaliile dintr-un grup

Controlul cu "" de pe bara de nivel respectiv,

sau
Plasarea n grup i comanda Hide Detail din
submeniul afiat prin Group and Outline din
meniul Data.
Un nivel
Simbolul de nivel precedent (de exemplu, pentru
a ascunde nivelul 3 se acioneaz simbolul 2).
Toate detaliile dintr-un outline
Simbolul de nivel corespunztor nivelului cel
mai de sus (marcat cu numrul minim de nivel).
Este posibil s se elimine gruparea corespunztoare unei bare de nivel prin
38

 selectarea liniilor/coloanelor dorite,

comanda Group and Outline din meniul Data
comanda Ungroup din submeniul afiat.
Pentru eliminarea complet a unei trasri se va utiliza comanda Clear Outline din submeniul afiat
prin comanda Group and Outline. n acest mod se elimin doar simbolurile de outline, fr tergerea
detaliilor sau a liniilor/coloanelor totalizatoare.
n imaginea alturat se poate vedea efectul unor
operaiuni de ascundere a detaliilor din outline-ul prezentat
ntr-o
imagine
anterioar.
Sunt
vizibile
doar
liniile/coloanelor totalizatoare i se observ transformarea
barelor de nivel doar n butoanele care permit expandarea
grupurilor.

39

Scenarii
Foarte multe dintre situaiile analizate n lumea real depind de parametri specifici. De exemplu,
beneficiile depind de, printre altele, de valoarea dobnzii cerute de banca creditoare, de termenul de punere
n funciune a unei investiii etc. Analiza activitii trebuie atunci s considere diferite valori anticipate ale
dobnzii, termene optimiste i pesimiste etc.
ntr-o asemenea structur de date este important ca, att pentru analiz, ct i pentru prezentri, s se
poat efectua rapid trecerea de la o configuraie de valori ale parametrilor la alt configuraie. Acest lucru se
poate realiza, cu mult pierdere de vitez i posibilitate de eroare, prin completarea valorilor parametrilor de
fiecare dat cnd se analizeaz o situaie specific. Microsoft Excel dispune ns de un mecanism adecvat
pentru schimbarea instantanee a seturilor de valori i recalcularea corespunztoare a foii de calcul.
Numim scenariu (scenario) un set de valori date parametrilor. Microsoft Excel gestioneaz o
mulime de scenarii prin crearea lor, adugarea de noi scenarii, eliminarea, crearea unui raport etc. Fiecare
scenariu este caracterizat, pe lng valorile specifice ale parametrilor, de un nume propriu. Pentru uurina
utilizrii, se recomand alegerea unor denumiri sugestive, de genul "Dobnda45%", "Dobnda60%" etc.
Activarea unui scenariu produce atribuirea valorilor corespunztoare la parametrii considerai i recalcularea
foii de calcul.
Comanda principal este Scenarios din meniul Tools, care produce afiarea dialogului Scenario
Manager. Dialogul conine n partea din stnga o list a tuturor scenariilor deja definite (sau este vid n
lipsa acestora), zone explicative pentru scenariul
selectat n list i o serie de butoane de control
prin intermediul crora se realizeaz gestiunea
scenariilor.
Prin selectarea unui scenariu n list i
acionarea butonului Show se realizeaz
prezentarea scenariului respectiv prin actualizarea
parametrilor i recalcularea foii de calcul potrivit
acestor valori.
Prin selectarea unui scenariu n lista
Scenarios i acionarea butonului Delete se va
elimina scenariul selectat.

Adugarea unui scenariu

Pentru adugarea unui nou scenariu se
acioneaz butonul Add. Se afieaz dialogul
Add Scenario.
n caseta de editare Scenario name se va trece numele scenariului.
n zona Changing cells se vor trece referinele la celulele care conin parametrii foii de calcul (sau doar acei
parametri care se modific n scenariu). Referinele se dau prin denumiri create, prin referine de zone (de
tipul A1:A4) sau ca niruire de referine separate prin virgule.
n grupul Protection se alege tipul de protejare a scenariului.
Prin acionarea butonului OK se afieaz dialogul Scenario Values. Pentru fiecare celul parametru
exist cte o zon de editare n care se trece valoarea specific scenariului n curs de definire.
Prin acionarea butonului OK se termin operaiunea de definire a scenariului i se trece n Scenario
Manager.
Prin acionarea butonului Add se termin definirea scenariului curent i se revine n dialogul Add
Scenario pentru a aduga un nou scenariu.

Ediatrea unui scenariu

Editarea unui scenariu se realizeaz prin:
afiarea dialogului Scenario Manager prin Scenarios din meniul Tools;
selectarea scenariului n lista Scenarios;
acionarea butonuluide comand Edit.
40

Se afieaz dialogul Edit Scenario, structurat similar cu dialogul de definire (adugare) a unui
scenariu (Add Scenario) i se modific atributele dorite.
Prin acionarea butonului OK se trece n dialogul Scenario Values unde se pot modifica valorile
parametrilor scenariului.

Copierea scenariilor
n cazul n care se dorete definirea pentru foaia curent a unor scenarii care au mai fost utilizate n
alte caiete, operaiunea este posibil prin:
se deschid caietele care au scenariile dorite;
se d comanda Scenarios din meniul Tools i se acioneaz butonul Merge din dialogul Scenario
Manager.
Se afieaz dialogul Merge Scenarios n care selecteaz, pe rnd, caietul surs n zona Book, foaia
din acest caiet n Sheet.
Toate scenariile din foile selectate sunt adugate foii curente. Este evident c pentru ca operaiunea
s fie corect trebuie ca celule parametri din foile surs s corespund unor celule parametri din foaia
curent.

Crearea unui rezumat al scenariilor

Se poate obine n mod automat un rezumat al scenariilor definite n foaia de calcul. Raportul obinut
conine valorile parametrilor i rezultatele specificate de utilizator.
Operaiunea se realizeaz prin
se d comanda Scenarios din meniul Tools i se acioneaz butonul Summary din dialogul
Scenario Manager.
se afieaz dialogul Scenario Summary.
n grupul Report type se alege tipul de raport solicitat:
Scenario summary se obine un raport sub form de tabel pe o foaie separat,
Scenario PivotTable se obine un tabel pivotant. Pentru explicaii suplimentare se va citi seciunea dedicat
tabelelor pivotante.
n Result cells se vor specifica referine la celule care conin rezultatele dorite n raport.

Atingerea unui obiectiv (procedura Goal Seek)

Procedura Goal Seek este util atunci cnd se dorete aflarea unei valori necunoscute de intrare care
determin un rezultat cunoscut. Un exemplu poate fi rezolvarea unei ecuaii matematice, f(x)=0, n care
rezultatul cunoscut este 0 (valoarea funciei) i trebuie s se afle valoarea lui x pentru care funcia se
anuleaz. Alt exemplu este: se depune o sum de bani, s zicem 10 milioane de lei, la o banc i se estimeaz
dobnda lunar (valoarea necunoscut) astfel nct peste 10 luni s se acumuleze 16 milioane de lei (valoarea
cunoscut).
Analiza exemplelor precedente arat c n foaia de calcul trebuie s existe o celul rezervat pentru
soluie (valoarea x) i o celul care conine funcia a crei valoare este cunoscut (f(x)). Este de reinut totui
c funcia nu trebuie n mod necesar s se refere direct la celula cu
x ci poate s fie obinut n urma unor calcule intermediare (care
implic totui, n cel puin un pas, pe x).
Pentru activarea procedurii Excel de rezolvare a
problemei expuse, se d comanda Goal Seek din meniul Tools.
Este afiat astfel dialogul Goal Seek prezentat n figura alturat.
n Set cell se d referina la celula care conine funcia
operat.
n To value se trece valoarea pe care trebuie s o ating funcia.
n By changing cell se d referina la celula care se modific (valoarea x).
Prin acionarea butonului OK se execut procedura corespunztoare Excel i sunt posibile dou
situaii:
41

1) se determin o soluie. Este afiat dialogul Goal Seek Status n care se dau informaii despre
rezultatul calculelor. Se observ specificarea celulei
care se modific (aici C6), mesajul c s-a gsit o
soluie (found a solution), valoarea urmrit
(Target value) i valoarea efectiv gsit (Current
value).
n cazul cnd soluia determinat este
convenabil se d OK i valoarea este trecut n
celula care conine variabila (indicat n By
changing cell). Dac se acioneaz Cancel nu se
trece valoarea determinat.
2) nu se determin o soluie. n acest caz dialogul Goal Seek Status conine mesajul may not have
found o solution (n locul mesajului found a solution) i valoarea din Current value nu este utilizabil dei
este afiat.
Observaii. 1. Pentru stabilirea preciziei cu care se efectueaz calculele se va revedea seciunea
dedicat acestui subiect.
2. Pentru rezolvarea unor probleme de optimizare se va activa procedura Solver.

Unificarea datelor (procedura Consolidate)

Prin unificarea datelor se nelege procedura prin care date similare, aflate pe foi de calcul diferite,
sunt aduse pe o aceeai foaie. S ne imaginm situaia n care filiale ale unei aceleeai societi comerciale i
prezint activitatea n rapoarte aflate pe cte o foaie de calcul. Unitatea central trebuie s centralizeze aceste
date pentru a obine un raport general. Procedura pe care o ofer Microsoft Excel pentru facilitarea acestei
operaiuni este aceea de unificare a datelor.
n funcie de structura fiecrei foi de calcul care se centralizeaz se poate alege unul dintre cele patru
moduri permise i posibile de centralizare. Ca denumiri reinem
regiunile surs sunt zonele din foile de calcul unde se afl datele individuale, detaliile
prelucrrii (source areas);
regiunea destinaie zona unde se vor centraliza datele; mai este referit ca tabelul centralizator
(consolidation table).
Unificarea datelor se poate efectua n mai multe moduri:
prin referine 3-D;
prin poziie;
prin categorii;
prin crearea unei tabele pivotante procedura este discutat n seciunea dedicat tabelelor
pivotante.
Nu toate aceste moduri sunt asistate complet de mediul Excel, dar atunci cnd exist asistena
aceasta este dat prin comanda Consolidate din meniul Data. Ca urmare a comenzii se afieaz dialogul
Consolidate care permite declararea regiunilor surse i funcia dup care se efectueaz centralizarea.
Pentru specificarea regiunilor surs reamintim cteva moduri de referin:
este util s se denumeasc zonele surs pentru pstrarea controlului informaiilor centralizate;
referirea unei zone din alt foaie a aceluiai caiet se realizeaz prin NumeFoaie!NumeZon; de
exemplu Flora!Vanzari. Dac denumirea foii conine spaii, atunci se include denumirea ntre apostrofuri:
'Mag Flora'!Vanzari.
referirea unei zone din alt caiet se realizeaz prin [NumeCaiet]NumeFoaie!NumeZon; de exemplu
'[Vanzari.xls]Mag Flora'!Chimicale. Numele caietului poate fi nsoit de cale, dac se afl n alt folder.
referinele pot fi date i dinamic prin selectarea cu mouse-ul n timpul editrii formulelor sau
zonelor de editare necesare.

42

Unificarea prin referine 3-D

n aceast metod, bazat prin completarea zonei de destinaie cu formule create de utilizator, nu
exist restricii asupra structurilor de date din regiunile surs. Se recomand parcurgerea etapelor
n regiunea de consolidare (zona destinaie) se copie sau se scriu etichetele necesare
n fiecare celul care trebuie s conin date centralizate se tasteaz formula dorit, utiliznd
referine la regiunile surs.
n acest mod de unificare se pstreaz ntotdeauna legtura ntre zonele surs i cele de destinaie:
modificrile efectuate n surse se regsesc la recalcularea foii n destinaie.

Unificarea prin poziie

Este procedura util atunci cnd foile de calcul surse au aceeai structur (sunt create, eventual, dup
acelai template).
Se urmeaz urmtorii pai.
activeaz colul din stnga-sus al regiunii de destinaie;
se d comanda Consolidate din meniul Data.
Ca rezultat se afieaz dialogul Consolidate.
n lista derulant Function se alege funcia de centralizare dorit (suma, minimul etc.).
n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic o referin la o regiune surs.
se acioneaz butonul Add.
se repet ultimii doi pai pentru toate regiunile surs care se centralizeaz.
Referinele utilizate se trec pe rnd n lista All references.
se selecteaz caseta de control Create links to source data dac se dorete actualizarea automat a
centralizrii atunci cnd se modific datele surs. n acest caz sursa trebuie s fie pe alt foaie de calcul dect
destinaia i, o dat create legturile prin OK, nu se pot aduga noi surse sau modifica referinele la sursele
incluse deja.
Este de notat c etichetele existente n regiunile sursnu sunt copiate automat n zona de destinaie.
acionarea butonului OK produce realizarea centralizrii.

Unificarea prin categorii

Acest tip de centralizare este util atunci cnd datele regiunilor surs nu sunt situate n mod identic n
foile lor dar se utilizeaz aceleai etichete.
Procesul decurge n mod similar unificrii prin poziie, cu mici deosebiri:
se activeaz colul din stnga-sus al regiunii de destinaie;
se d comanda Consolidate din meniul Data.
n lista derulant Function se alege funcia de centralizare dorit (suma, minimul etc.).
n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic o referin la o regiune surs. Pentru acest
mod de unificare zona referit trebuie s includ i etichetele (capetele de tabel)
se acioneaz butonul Add.
se repet ultimii doi pai pentru toate regiunile surs care se centralizeaz.
n grupul Use labels in se va selecta opiunea privitoare la poziia etichetelor: top row linia de
sus, left column coloana din stnga, sau ambele. n acest mod se va aplica funcia centralizatoare datelor
care sunt etichetate identic. Dac o regiune surs conine o etichet care nu se regsete n celelalte regiuni se
va produce o linie/coloan separat pentru datele cu aceast etichet.
se poate marca Create links to source data pentru actualizarea automat a centralizrii.

Modificarea unei unificri de date

O centralizare de date efectuat manual (prin referine 3-D) se poate modifica n mod uzual prin
editarea formulelor utilizate pentru crearea tabelului destinaie.
Centralizrile efectuate prin comanda Consolidate pot fi modificate prin operarea n dialogul
Consolidate.

43

Adugarea unei noi regiuni surs

Procedeul este permis doar dac nu s-au stabilit legturi la regiunile surs ale unificrii. n cazul
existenei legturilor, se elimin centralizarea (cu tot cu outline-ul eventual) i se reia procedura.
Adugarea unei noi surse se realizeaz prin
se activeaz colul din stnga-sus al regiunii de destinaie;
se d comanda Consolidate din meniul Data.
n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic noua referin la o regiune surs.
se acioneaz butonul Add.
Prin acionarea butonului OK se realizeaz centralizarea care include i regiunea adugat.
Modificarea unei referine
i aceast procedur se poate efectua doar n lipsa legturilor stabilite ctre regiunile surs (ca i
adugarea unei noi referine).
se activeaz colul din stnga-sus al regiunii de destinaie;
se d comanda Consolidate din meniul Data.
sub All references se selecteaz referin care se modific;
n zona editabil Reference se modific referina;
se acioneaz butonul Add.
se selecteaz din nou vechea referin n lista All references i se acioneaz butonul Delete, n caz
contrar rmnnd i noua referin i cea veche.
Prin OK se realizeaz centralizarea datelor potrivit referinelor actualizate.
Eliminarea unei regiuni surs din centralizare
se activeaz colul din stnga-sus al regiunii de destinaie;
se d comanda Consolidate din meniul Data.
n zona All references se selecteaz referina la regiunea care se elimin;
se acioneaz butonul Delete.
Prin OK se realizeaz centralizarea fr a mai considera regiunea eliminat.

44

Tabele pivotante
Tabelele pivotante sunt cel mai puternic i mai elaborat procedeu de analiz a datelor. Prin crearea
unui tabel pivotant se realizeaz un tabel de cu mai multe intrri n care se rezum date provenite din diverse
surse: liste Excel, baze de date, surse de date externe etc. Tabelul poate fi exploatat interactiv.
Puterea unui tabel pivotant const n aceea c imaginea grafic format n foaia de calcul este dotat
cu o serie de elemente de control i cu o serie de proceduri care permit rearanjarea automat a tabelului
(pentru a vizualiza diferite aspecte), inserarea de linii/coloane de totaluri i subtotaluri, includerea de funcii
utilizator. n cazul n care numrul de dimensiuni este mai mare, tabelul este organizat pe pagini, fiecare
dintre acestea devenind vizibil printr-o simpl selectare.
Pentru a avea o imagine intuitiv s
considerm urmtoarea list Excel. Este evident c
analiza datelor este dificil n cazul existenei unui
mare numr de nregistrri. Ar trebuie un mijloc de
selectare a unui anumit reprezentant, anumit ora,
anumit produs, totaluri pe luni/produse etc.
Dei o asemenea operaiune este posibil
prin procedura de filtrare a unei liste Excel, o
imagine mai complet a realitii se poate obine
formnd un tabel pivotant bazat pe aceste date. Un exemplu este dat n figura urmtoare.

Se poate observa aranjarea pe pagini a rezultatelor, fiecare pagin fiind determinat de opiunea
selectat n lista derulant de lng butonul reprezentant (n figur este dat pagina care cuprinde date
pentru toi reprezentanii). Structura de linii i coloane este determinat de numrul cmpurilor de linii sau
coloane (n figur se observ dou cmpuri care determin linii luna i produs i un cmp care
determin coloanele localitate). Datele interioare sunt obinute prin prelucrarea automat a cmpului
valoare, funcia totalizatoare fiind suma (mesajul din colul stnga sus al tabelului). Tabelul mai conine
subtotaluri pentru fiecare lun i totalurile generale pe linii i coloane.
n utilizarea unui tabel pivotant, structura acestuia se poate modifica interactiv prin dragarea
butoanelor cmpuri n alte zone ale tabelului: de exemplu, dac se trage butonul luna peste zona de pagin,
lng reprezentant, atunci o pagin este definit de o opiune pentru reprezentant i o opiune pentru lun
(aceasta nu va mai figura pe linii). Restructurarea dinamic produce recalcularea tabelului. Principalele
operaiuni asupra unui tabel pivotant sunt prezentate n continuare.

Elementele unui tabel pivotant

Un tabel pivotant conine cmpuri de mai multe tipuri. Un cmp corespunde, n general, unui cmp
din baza de date sau lista de baz, dar poate fi creat i de ctre utilizator pe baza unei formule. Fiecare cmp
are corespondent un buton care poate fi agat i tras n alt zon a tabelului, producnd restructurarea
acestuia. Datorit posibilitii de modificare a structurii tabelului pivotant, clasificarea dat cmpurilor este
relativ.

45

Cmp de pagin (page field) este un cmp din datele surs care produce clasificarea informaiilor
pe pagini. n exemplul anterior cmpul reprezentant este cmp de pagin. Cmpul este nsoit de un control
de tip ComboBox din care se selecteaz pagina vizibil. n lista derulant sunt afiate toate valorile acestui
cmp care se ntlnesc n datele surs.
Cmp de linie (row field) este un cmp din date care a primit o orientare orizontal, pe linie. n
exemplu, cmpurile luna i produs sunt cmpuri linie. Dac sunt mai multe cmpuri linie, acestea formeaz
n prezentarea vizual o structur ierarhic, doar nivelul exterior fiind listat o singur dat.
Cmp de coloan (column field) este un cmp din date care a primit o orientare vertical, pe
coloan. n exemplu, cmpul localitate este un cmp coloan. Dac sunt mai multe cmpuri coloane, acestea
formeaz n prezentarea vizual o structur ierarhic, doar nivelul exterior fiind listat o singur dat.
Cmp de date (data field) este un cmp din datele surs care conin informaia rezumat. n
exemplu este cmpul valoare. Pentru datele numerice funcia implicit de rezumare este sumarea (sum),
pentru datele text funcia implicit este cea de numrare (count).
Intrri (items) sunt valorile (categoriile) unui cmp. De exemplu, "ian" i "feb" sunt intrri ale
cmpului luna. Aceste intrri sunt utilizate n tabelul pivotant drept etichete de linii/coloane/pagini.
Regiunea datelor (data area) este partea tabelului pivotant care conine rezumatele datelor, cu alte
cuvinte zona din tabel fr liniile i coloanele de cmpuri i etichete.

Crearea unui tabel pivotant

Microsoft Excel dispune de un wizard specializat pentru crearea unui tabel pivotant. Cei patru pai
pe care trebuie s-i parcurg utilizatorul n mod asistat corespund celor patru dialoguri ale wizard-ului.
Pasul 1 fixarea datelor surs
Comanda PivotTable Report din meniul Data afieaz primul dialog al wizard-ului.
Din dialog este reprezentat doar zona de opiuni,
butoanele de navigare ntre ecranele dialogurilor fiind uzuale
i sunt prezentate ntr-un dialog ulterior.
Ca surs de date se poate indica:
Microsoft Excel list or database este cazul frecvent al
operrii n Excel i fixeaz ca surs o list Excel. Este
util n acest caz s se selecteze lista nainte de a se da
comanda PivotTable Report.
External data source se arat c datele surs se afl ntr-un fiier extern (baz de date Access etc.).
Multiple consolidation range permite realizarea unei unificri de date sub form de tabel pivotant.
Another PivotTable sursa de date este un tabel pivotant creat anterior.
Se acioneaz butonul Next pentru a se trece la urmtorul dialog.

Pasul 2 referina la datele surs

n al doilea dialog al wizard-ului se precizeaz locul exact, adresa, de unde se preiau datele surs.
Dac acestea sunt ntr-o list Excel dialogul este cel din figura urmtoare.
n partea inferioar se observ
butoanele de navigare ntre ecranele
wizard-ului:
Cancel anuleaz operaiunea de
creare a tabelului pivotant.
Back se revine la dialogul
precedent.
46

Next se accept opiunile din dialogul curent i se trece la pasul urmtor.

Finish termin faza de preluare a opiunilor i creeaz tabelul pivotant fr a mai afia celelalte dialoguri.
Primul buton permite obinerea de ajutor.
n zona Range se d referina la domeniul datelor surs, aceasta poate fi stabilit dinamic prin utilizarea
butonului de restrngere a dialogului sau prin cutare acionnd Browse.

Pasul 3 definirea cmpurilor

Se afieaz un dialog, prezentat n continuare, care permite stabilirea interactiv a cmpurilor
tabelului. Dialogul conine o schem a tabelului cu figurarea zonelor acestuia i, n partea dreapt, o list cu
toate cmpurile definite n datele
surs.
Prin tragerea butonului
corespunztor unui cmp din lista
surs n regiunea dorit a tabelului
(Page pagini, Row linii, Column
coloane, Data regiunea datelor)
se creeaz n tabel un cmp de
pagin, de linie, de coloan sau,
respectiv, de date. n timpul ct
dialogul este vizibil se poate efectua
orice operaiune de drag-and-drop cu butoanele reprezentnd cmpurile.
La crearea unui cmp de date se stabilete implicit funcia de centralizare, dar aceasta se poate
modifica prin click dublu pe cmpul de date, caz n care se poate selecta o alt funcie predefinit.

Pasul 4 localizarea tabelului pivotant

Ultimul dialog al wizard-ului determin locul unde se creeaz tabelul i diverse opiuni privind
structura acestuia.

New worksheet tabelul se creeaz pe o foaie nou,

Existing workshet tabelul se creeaz ntr-o zon a unei foi existente. Zona poate fi selectat dinamic.
Prin acionarea butonului Finish se termin wizard-ul i se creeaz tabelul pivotant pe baza opiunilor
selectate.
n grupul de butoane este afiat n acest dialog butonul Options care deschide un nou dialog pentru
configurarea tabelului. Dialogul este prezentat n figura urmtoare.

47

Opiunile, suficient de sugestive prin denumirile lor, se refer n principal la includerea n tabel a
liniilor/coloanelor de total (Grand totals for columns, Grand totals for rows), la formatarea automat a
tabelului rezultat (AutoFormat table), la modul de afiare a celulelor vide sau cu erori (For error values,
show, For empty cells, show). Alte opiuni sunt explicate n seciunile care urmeaz.
Grupul Data options fixeaz relaiile dintre tabel i datele surs (salvare, actualizare etc.).
Prin OK se revine la pasul 4 al wizard-ului.
Observaie. Dialogul poate fi afiat i independent de wizard-ul de creare a unui tabel pivotant prin
bara de unelte PivotTable sau meniul contextual.

Crearea unui cmp calculat

n afar de liniile de totalizare create n mod automat se pot introduce linii suplimentare care s
conin date calculate dup formule proprii. n aceast operaiune se face distincia ntre un cmp calculat,
situat n nivelul superior al ierarhiei de cmpuri linie sau coloan, i un item calculat, care reprezint un
cmp inserat pe un nivel inferior al ierarhiei de cmpuri.
Pentru crearea unui cmp calculat se urmeaz algoritmul urmtor.
1. Se activeaz o celul din tabelul pivotant.
48

2. Se d comanda Formulas din meniul PivotTable (sau bara de unelte PivotTable prezentat ntr-o
seciune separat) i se activeaz Calculated Field. Este afiat dialogul Insert Calculated Field, prezentat
n figura urmtoare.
3. n zona de editare Name se tasteaz un nume pentru cmpul care se creeaz.
4. n zona Formula se creeaz formula dup care se calculeaz noul cmp. Atunci cnd este
necesar o referin la datele dintr-un alt cmp, operaiunea se realizeaz prin selectarea n lista Fields i
acionarea butonului Insert Field (rezultatul se vede n zona Formula).
5. Operaiunea se termin prin acionarea butonului Add. Noul cmp poate fi poziionat n tabelul
pivotant (pe linie sau pe coloan) n mod uzual.

Crearea unui item calculat

Pentru crearea unui item calculat (similar unui cmp calculat, dar situat pe un nivel inferior al
ierarhiei de cmpuri) se urmeaz paii urmtori.
1. Dac tabelul pivotant este structurat ca un outline (total sau doar pentru cmpul unde se insereaz
noul item), se elimin gruparea intrrilor cmpului unde are loc inserarea.
2. Se selecteaz cmpul sau o intrare a cmpului unde se adaug itemul calculat.
3. Se d comanda Formulas din meniul PivotTable (sau bara de unelte PivotTable) i se activeaz
Calculated Item. Este afiat dialogul Insert Calculated Item, prezentat n figura urmtoare. Este de
remarcat informaia suplimentar din linia de titlu privind cmpul n care se introduce noul subcmp.
4. n zona editabil Name se d un nume noii intrri.

5. n zona Formula se creeaz formula de calcul a itemului. Referina la un cmp sau o alt intrare
(doar din cmpul curent ns) se obine utiliznd listele Fields i Items (selectarea elementului i acionarea
butonului de la baza listei respective).
6. Prin butonul Add se termin definirea unei noi intrri.
7. Paii 26 se pot repeta pentru alte intrri calculate (ale aceluiai cmp) i procesul se termin prin
OK.
Observaii. Funciile utilizate pentru rezumare nu pot fi modificate pentru cmpurile care au
itemuri calculate.
ntr-o celul aflat n tabelul pivotant la intersecia unui item calculat i a unui cmp calculat,
formula prioritar este aceea a cmpului.

49

Sintaxa formulei utilizate pentru o entitate (cmp, item) calculat

Formulele care pot fi create n zonele Formula din dialogurile de definire a cmpurilor i
subcmpurilor calculate sunt asemntoare celor utilizate n foaia de calcul dar nu pot conine referiri la
celule sau zone denumite din foaia de calcul,
funcii Excel care necesit referiri la celule sau zone denumite,
funcii avnd ca rezultat tablouri.
Operanzii pot fi constante i elemente ale tabelului pivotant (referite prin denumirile lor, create n
mod automat de procedura Excel de formare a unui tabel pivotant corespund denumirilor de cmpuri din
foaia de calcul sau denumirilor date cmpurilor calculate).
n evaluarea formulelor se urmeaz, totui, ci diferite pentru cmpurile calculate formulele
opereaz pe rezultatele rezumate i pentru itemurile calculate formulele opereaz pe nregistrri i apoi se
efectueaz rezumarea.
Recomandrile Excel pentru denumirile utilizabile n formule sunt:
formulele pentru cmpurile calculate se pot referi la orice cmp sau item din datele surs ale
tabelului pivotant, inclusiv itemuri ascunse i cmpuri care nu au fost utilizate (prin dragare) la definirea
tabelului;
formulele pentru cmpurile calculate se pot referi la mai multe denumiri de cmpuri;
formulele pentru itemurile calculate se pot referi doar la itemurile din cmpul n care se calculeaz
noua intrare;
denumirile care conin mai multe cuvinte sau includ numere sau simboluri se vor nchide ntre
apostrofuri;
formulele nu se pot referi la totalurile din tabelul pivotant;
referirea la un item trebuie s conin cmpul de baz dup modelul cmp[item] sau indexul
itemului n aranjarea curent a tabelului, de exemplu cmp[2]; exist i posibilitatea de referire a unui item
prin poziia relativ cmp[+1]; n aceast situaie se reseteaz opiunile alese sub AutoShow i AutoSort din
dialogul PivotTable Field Advanced Options la opiunea Manual.
Formulele pentru cmpurile calculate opereaz ntotdeauna pe toate datele surs i nu exist
posibilitatea de a restrnge domeniul de aplicare al unei formule doar la anumite nregistrri.

Afiarea rezultatelor pentru cmpurile calculate

Pentru cmpurile calculate inserate de utilizator sau create de Excel ca linii/coloane de totaluri se
poate alege un mod de afiare implicnd calcule suplimentare asupra tabelului pivotant. Pentru a selecta un
asemenea mod de afiare a rezultatelor:
se deschide meniul contextual (prin click dreapta pe cmpul respectiv)
se selecteaz comanda Field i, dac nu este vizibil lista derulant Show data as, se acioneaz
Options>> din dialogul afiat.
n lista derulant Show data as sunt disponibile opiunile urmtoare, selectarea unei opiuni
producnd calculele i afiarea corespunztoare a tuturor rezultatelor cmpului respectiv.
Function

Result

Difference From

Afieaz diferenele dintre valoarea cmpului

selectat n lista Base field i valoarea cmpului
selectat n lista Base item.
Afieaz procentaje raportate la valoarea selectat n
Base item.
Este o combinaie ntre opiunile precedente:
afieaz diferenele dintre valoarea cmpului i
valoarea fix din Base item, afiarea fiind n
procente.
Afieaz datele ca totaluri succesive. Cmpul pentru
care se alege aceast opiune trebuie s fie selectat n
prealabil.

% Of
% Difference From

Running Total In

50

% of row

Afieaz datele din fiecare linie ca procentaj din

totalul liniei.
Afieaz datele din fiecare coloan ca procentaj din
totalul coloanei.
Afieaz datele ca procentaje din totalul general.
Afieaz datele utiliznd formula: ((value in cell) x
(Grand Total of Grand Totals)) / ((Grand Row Total)
x (Grand Column Total)). Este proporia realizat n
celul din ceea ce este ateptat n cazul unei
distribuii uniforme a datelor.

% of column
% of total
Index

Bara de unelte PivotTable

Pentru operaiuni asupra elementelor unui tabel pivotant este disponibil o bar de unelte specific.
Afiarea ei se face n mod uzual: View Toolbars PivotTable.
n figura urmtoare este prezentat aceast bar de unelte.
PivotTable Wizard

PivotTable Field

PivotTable menu

Show Pages
Select Label and Data

Outline tools

Refresh Data

Select Data

Select Label

Meniul PivotTable, deschis din prima unealt a barei PivotTable, conine

comenzi dintre care unele sunt acoperite de unelte ale barei PivotTable iar altele de
comenzi ale meniului contextual asociat unui tabel pivotant.

Operaiuni asupra unui tabel pivotant

Dintre operaiunile permise ntr-un tabel pivotant sunt explicate n continuare
doar cele mai importante. Pentru cele omise, n special cele care sunt specifice unor
surse externe de date, se va studia intrarea corespunztoare din Microsoft Excel
Help. Multe dintre operaiuni necesit, pentru un acces mai rapid, afiarea barei de unelte PivotTable.
Actualizarea unui PivotTable
Prin operaiunea de actualizare nelegem recalcularea tabelului pentru a include eventualele modificri
efectuate asupra datelor surs, operaiunea fiind important mai ales atunci cnd se consider o surs extern
de date.
Pentru actualizare se urmeaz:
1. se selecteaz o celul a tabelului,
2. se acioneaz Refresh Data din bara PivotTable (sau Refresh Data din meniul PivotTable).
Observaii
a) Pentru actualizarea tabelului la deschiderea caietului se d comanda Options din meniul
PivotTable i sub Data source options se marcheaz Refresh on open. n lipsa acestei marcri nu se
realizeaz o actualizare a datelor la deschiderea caietului.
b) Dac sursa de date este o list Excel i s-au adugat noi linii i cmpuri acesteia, dup actualizarea
tabelului se poate utiliza PivotTable Wizard pentru adugarea noilor cmpuri la structura tabelului.
51

c) Pentru actualizarea tuturor tabelelor pivotante din caiet se d comanda Refresh All din meniul
PivotTable a barei de unelte sinonime.
Modificarea sursei de date
Atunci cnd se modific structura listei Excel considerat surs de date a unui tabel pivotant, modificarea
poate fi reflectat n tabel prin:
1. Selectarea unei celule a tabelului.
2. Comanda PivotTable Wizard.
3. n dialogul PivotTable Wizard - Step 3 of 4 se acioneaz Back.
4. n dialogul PivotTable Wizard - Step 2 of 4 se selecteaz noul domeniu al datelor surs prin
includerea liniilor/coloanelor adugate.
5. Clic pe Next.
6. n dialogul PivotTable Wizard - Step 3 of 4 se modific dup necesiti structura tabelului.
7. Clic pe Finish.
Totaluri i subtotaluri ntr-un tabel pivotant
Un tabel pivotant poate fi completat prin includerea de linii i coloane de totaluri, calculate n prim instan
prin funciile de sumar utilizate pentru zona de date. Aceste linii/coloane suport ns operaia de modificare
a afirii similar unui cmp calculat.
Microsoft Excel afieaz n mod automat linii/coloane de total doar pentru nivelul superior al
ierarhiei de cmpuri. Pentru alte nivele se afieaz subtotaluri doar la cerere.
Operaiunile implicate de liniile/coloanele de totaluri sunt descrise n continuare.
Ascunderea sau afiarea totalurilor generale
1. Se selecteaz o celul din tabelul pivotant.
2. Se d comanda Options din meniul PivotTable (deschis din bara de unelte PivotTable).
3. Pentru afiarea totalurilor generale se marcheaz casetele de control Grand totals for columns, Grand
totals for rows (una sau ambele dup necesitate). Pentru ascunderea totalurilor generale se anumeaz
marcajele.
Includerea/eliminarea subtotalurilor
1.
Dublu clic pe butonul cmpului pentru care se
execut operaiunea. Se afieaz dialogul PivotTable Field,
artat, parial, n figura alturat.
2.
Pentru afiarea subtotalurilor se marcheaz, cnd
cmpul este situat pe nivelul superior (este exterior), caseta
de control Automatic din grupul Subtotals. n cazul unui
cmp situat pe un nivel inferior (este interior) se marcheaz
Custom i se alege apoi o funcie de totalizare din lista
situat n dreapta grupului Subtotals.
Pentru eliminarea subtotalurilor se marcheaz None.
3. Pentru utilizarea unei funcii diferite de rezumare,
sau afiarea a mai multor tipuri de subtotaluri se selecteaz
funciile dorite n lista din dreapta dialogului. Microsoft
Excel adaug cte o linie de subtotaluri pentru fiecare funcie
selectat.
4. Pentru a include itemurile ascunse n subtotaluri se acioneaz n secvena: meniul PivotTable (de
pe bara de unelte PivotTable) selectarea opiunii Subtotal hidden page items din grupul Format.
Schimbarea funciei de sumar
1. Dublu click pe butonul cmpului din tabelul pivotant.

52

2. n dialogul PivotTable Field, prezentat la subiectul anterior, se selecteaz noua funcie n lista din
Subtotals (i se deselecteaz eventual funcia anterioar).
Eliminarea unui tabel pivotant
Eliminarea unui tabel pivotant din foaia de calcul nu afecteaz datele surs i se poate efectua prin:
A. Prin selectarea unei zone din foaia de calcul care include n totalitate tabelul i comanda Clear
All din meniul Edit. Acest mod este accesibil atunci cnd tabelul este nconjurat de o zon de celule libere
care permite selecia prealabil tergerii.
B. Utiliznd comenzile din bara de unelte PivotTable:
1. n meniul PivotTable se d Select i se asigur c butonul Enable Selection este activ.
2. Se activeaz prin click o celul a tabelului.
3. n meniul PivotTable se d Select i apoi Entire Table.
4. n meniul Edit se d comanda Clear i se alege All.
Formatarea unui tabel pivotant
n formatarea unui tabel pivotant trebuie reinut c pentru pstrarea formatrii efectuate i dup o
operaiunea de actualizare (refresh) a tabelului se va ncepe prin verificarea c butonul Enable Selection
(dup succesiunea bara PivotTable meniul PivotTable Select) este activ, ceea ce permite selectarea unor
zone ale tabelului pivotant.
Se urmeaz urmtoarele etape:
1. Se selecteaz partea dorit din tabel.
2. Se formateaz (chenar, font) n mod uzual, cu unelte sau comenzi din meniul Format.
3. Pentru stabilirea opiunilor care afecteaz formatarea tabelului (cum ar fi AutoFormat) se d
comanda Options (din meniul PivotTable de pe bara sinonim) sau din pasul 4 al wizard-ului PivotTable.
Crearea unui grafic din datele unui tabel pivotant
Deoarece datele coninute ntr-un tabel pivotant sunt o sintez a informaiilor, este util reprezentarea
lor ntr-o diagram grafic. Prin natura tabelului pivotant acest lucru se realizeaz ntr-un mod specific:
1. Se permite selectarea datelor prin activarea opiunii Enable Selection la care se ajunge prin
meniul PivotTable de pe bara de unelte sinonim i comanda Select a meniului.
2. Se elimin (ascund) subtotalurile.
3. Se selecteaz datele care se reprezint grafic, incluznd cmpurile linii i coloane, dar nu totalurile
generale sau cmpurile pagin. Prin dragare, selecia se va iniia din colul dreapta jos, astfel nct s se poat
selecta cmpurile linie/coloan (altfel se intr n procedura de restructurare a tabelului).
4. Se acioneaz unealta Chart Wizard i se urmeaz procedura de trasare a unei diagrame (a se
vedea seciunea dedicat acestui subiect).
Observaii. O diagram creat dintr-un tabel pivotant rmne legat de datele vizibile n tabel:
aspectul reflect rearanjarea cmpurilor, trecerea la o alt pagin etc.
Pentru salvarea i tiprirea diagramelor pentru toate paginile tabelului, se acioneaz Show Pages de
pe bara de unelte PivotTable. Fiecare pagin apare atunci pe o foaie separat i se poate reprezenta i tipri
independent de celelalte.
Afiarea unei liste de formule dintr-un tabel pivotant
Se poate obine o list a tuturor formulelor utilizate ntr-un tabel pivotant prin
1. Se activeaz o celul a tabelului.
2. Se d comanda Formulas din meniul PivotTable i apoi List Formulas.

53

Protejarea informaiilor
Securitatea datelor dintr-un caiet Microsoft Excel poate fi asigurat la mai multe nivele. Un
prim nivel este acela de acces la fiierul care reprezint caietul. Al doilea mare nivel este acela care
privete protejarea informaiilor dup ce utilizatorul a deschis caietul Excel.

Securitatea la nivel de fiier

Asigurarea parolelor de acces la fiier este efectuat n momentul salvrii fiierului. Se pot
stabili parole pentru deschiderea fiierului, pentru modificarea i salvarea fiierului, precum i ataarea
unei recomandri de a deschide fiierul doar n citire (read-only).
Parola pentru deschiderea fiierului
Un caiet Excel protejat prin parol pentru deschidere nu poate fi accesat, n mod legal, dect de
utilizatorii care cunosc parola.
Pentru stabilirea acestui tip de parolse urmeazetapele urmtoare.
1. Se d comanda Save As din meniul File.
2. Se acioneaz butonul Options.
3. n zona editabil Password to open se introduce parola dorit si se d OK.
4. In dialogul de confirmare se mai introduce o dat parola i se d OK.
5. Se acioneaz Save din dialogul de salvare a fiierului, confirmnd eventual prin Yes nlocuirea
versiunii precedente a fiierului.
Parola poate conine orice combinaie de litere, cifre, spaii i simboluri i poate avea pn la 15
caractere. Textul introdus este sensibil la capitalizare.
Observaie: La introducerea fiierului protejat ntr-un dosar, prin aplicaia Binder, protecia prin
parol este eliminat. Parola trebuie introdus doar n momentul adugrii fiierului ca o nou seciune
a dosarului, orice acces ulterior fiind liber.
Parola pentru salvarea fiierului
Stabilirea unei parole pentru salvarea fiierului are ca efect interzicerea salvrii fiierului sub
acelai nume, orice modificri fiind astfel neincluse n versiunea original. n acest mod se asigur
faptul c fiecare utilizator deschide mereu aceeai versiune a caietului Excel.
Parola se stabilete prin parcurgerea etapelor urmtoare.
1. Se d comanda Save As din meniul File.
2. Se acioneaz butonul Options. Apare dialogul Save Options prezentat anterior.
3. n zona editabil Password to modify se introduce parola dorit i se d OK.
4. In dialogul de confirmare se mai introduce o dat parola i se d OK.
5. Se acioneaz Save din dialogul de salvare a fiierului, confirmnd eventual prin Yes nlocuirea
versiunii precedente a fiierului.
Observaii. Un caiet protejat poate fi deschis ca read-only, modificat i salvat ulterior sub un alt
nume. Noua versiune, cu un nou nume, nu mai este protejat prin parol. Se poate astfel spune c
securitatea la acest nivel nu are dect rolul de a pstra mereu versiunea original i nu acela de a
interzice total accesul la informaiile, uneori complexe (macro-uri), din caiet.

54

Recomandarea fiierului ca read-only

Pentru utilizatorii responsabili se poate asocia caietului recomandarea de a fi deschis doar n
citire, micorndu-se ansa de modificare accidental a caietului. Aceasta este ns doar o recomandare
de care utilizatorul poate s nu in seama.
1. Se d comanda Save As din meniul File.
2. Se acioneaz butonul Options. Apare dialogul Save Options prezentat anterior.
3. Se marcheaz caseta de control Read-only recommended i se d OK.
4. Se acioneaz Save din dialogul de salvare a fiierului, confirmnd eventual prin Yes nlocuirea
versiunii precedente a fiierului.
La deschiderea caietului se va afia un mesaj privind recomandarea de deschidere n citire n cazul
n care nu sunt necesare modificri n caiet.
Aceast procedur nu stabilete atributul de read-only pentru fiier, atribut care poate fi dat prin
operarea uzual din sistemul de operare Windows (reamintim c salvarea sub un alt nume este
posibil):
1. n meniul Windows Start se pointeaz Programs i apoi click pe Windows Explorer.
2. n fereastra Exploring se navigheaz pn la folderul care conine fiierul.
3. Click pe numele fiierului, sau click dreapta care deschide meniul contextual.
4. n meniul File sau meniul contextual se activeaz Properties.
5. n fia General se marcheaz caseta de control Read-only.

Securitatea la nivel de informaii

Prin protejarea informaiilor nelegem mecanismele de care dispune creatorul unui caiet Excel
pentru limitarea accesului unui utilizator.
Accesul poate fi limitat att n ceea ce privete vizualizarea informaiilor, ct i n ceea ce
privete posibilitatea de modificare a acestora.
Microsoft Excel ofer trei niveluri de protecie:
la nivel de caiet,
la nivel de foaie de calcul,
la nivel de partajare a caietului ntre mai muli utilizatori.
Comanda principal este Protection, aflat implicit n meniul Tools. Activarea comenzii
produce afiarea submeniului. Se observ cele trei comenzi ale submeniului, corespunztoare nivelelor
de protecie amintite.
Dac este fixat un nivel de protecie, intrarea corespunztoare a submeniului se modific automat
n Unprotect, permind eliminarea respectivului nivel de protecie. Stabilirea unei parole la fixarea
proteciei necesit cunoaterea acesteia n momentul ridicrii proteciei.
Protecia este asigurat i la executarea unor macro-uri care implic aciuni asupra foii/caietului.
Dac o operaiune violeaz un nivel de protecie, atunci se afieaz un mesaj de eroare i execuia
macro-ului este ntrerupt.
Protecia la nivel de foaie de calcul
Stabilirea proteciei la acest nivel are ca efect prevenirea aciunilor de modificare a
informaiilor din foaia de calcul. Proiectantul foii poate interzice modificarea coninutului unor celule
(sau a tuturor celulelor), vizualizarea liniilor, coloanelor ascunse, vizualizarea formulelor utilizate n
anumite celule, modificarea obiectelor grafice sau a scenariilor existente.
Comanda utilizat pentru stabilirea acestui nivel de protecie este Protect Sheet aflat n
submeniul Protect al meniului Tools. Este afiat dialogul Protect Sheet n care se stabilesc elementele
pentru care se asigur protecia, prin marcarea casetelor de control respective. Efectul acestor marcaje
este explicat n continuare.

55

Contents (protejarea coninutului)

Prin alegerea acestei opiuni de protecie, utilizatorul nu poate modifica coninutul foii de
calcul. Dac foaia protejat astfel este o foaie de calcul propriu-zis (i nu o foaie de tip chart), o celul
nu poate fi schimbat dect dac se indic, naintea stabilirii proteciei, c respectiva celul este
deblocat. Acest fapt se realizeaz utiliznd dialogul de formatare a celulelor, n secvena urmtoare.
1. Se selecteaz celulele care rmn deblocate dup protejare. Foaia de calcul nu trebuie s aib
activat protecia.
2. Se d comanda Cells din meniul Format, dup care se activeaz fia Protection.
3. Se anuleaz marcajul din zona Locked.
Dup protejarea foii, aceste celule sunt singurele care permit intervenia utilizatorului. Acest
mecanism permite organizarea foii de calcul drept formular n care anumite zone (titluri, explicaii etc.)
sunt fixe celule blocate iar alte zone sunt completate de utilizator cu informaiile necesare celule
deblocate. Pentru navigarea ntre celulele deblocate ale foii se activeaz o asemenea celul, trecerea la
urmtoarea realizndu-se prin TAB.
ntr-o foaie protejat
nu se vd liniile si coloanele care au fost ascunse nainte de protejare.
nu se vd formulele din celulele unde acestea au fost ascunse nainte de protejare (prin selectare
i marcarea opiunii Hidden din dialogul Format Cells Protection.
ntr-o foaie de tip chart nu se pot schimba elemente ale diagramei (seriile de date, axe etc.), dar
diagrama pstreaz legtura cu datele surs, reflectnd modificarea acestora.

Objects (protejarea obiectelor)

Aceast opiune interzice utilizatorului

modificarea obiectelor grafice (diagrame, hri, obiecte de control etc.),
actualizarea hrilor,
adugarea sau editarea comentariilor.
Este de menionat c, nainte de stabilirea proteciei pentru foaia de calcul, un obiect poate fi
deblocat prin acelai mecanism ca i celulele (Format obiect fia Protection).

Scenarios (protejarea scenariilor)

Aceast opiune interzice utilizatorului

vizualizarea scenariilor care erau ascunse n momentul protejrii,
modificarea scenariilor blocate sau tergerea acestora. Utilizatorii pot totui s editeze valorile
din celulele pe care se bazeaz scenariul (dac aceste celule sunt deblocate) i s adauge noi scenarii.

Parola de protecie a unei foi

Protejarea unei foi de calcul sau de tip chart poate fi nsoit de stabilirea unei parole. Aceasta
se d n zona editabil Password a dialogului Protect Sheet. Dup acionarea butonului OK se afieaz
un dialog de confirmare a parolei, ca un mijloc suplimentar de verificare a scrierii corecte a parolei.
Stabilirea unei parole nu permite deprotejarea foii respective dect de cel care cunoate parola.
ncercarea de a da comanda Unprotect Sheet afieaz n acest caz dialogul Unprotect Sheet n care se
cere introducerea parolei.
Ca orice parol, textul acesteia trebuie s fie memorat cu atenie, n caz contrar neexistnd
unelte legale pentru regsire i foaia poate rmne n stare protejat fr posibiliti de dezvoltare
ulterioar.

56

Faptul c parola nu este obligatorie are utilitatea de a comuta mai simplu ntre strile de
protejare n timpul proiectrii foii de calcul (protejarea neparolat nltur eventuale modificri
accidentale ale informaiei).

Protejarea foii

Seciunile anterioare conin prezentarea mijloacelor de protecie a informaiilor dintr-o foaie.

Aici sunt prezentate aciunile necesare asigurrii securitii pentru o foaie.
1. Se activeaz foaia care se protejeaz.
2. Se deblocheaz toate celulele pentru care utilizatorul are permisiunea de modificare.
3. Se deblocheaz toate obiectele grafice care vor putea fi modificate de utilizatori.
4. Se ascund toate formulele pe care utilizatorul nu poate s le vad.
5. Se d comanda Protect Sheet (meniul Tools Protection).
6. Pentru interzicerea modificrii celulelor sau elementelor din obiectele grafice i vizualizrii
elementelor ascunse (linii, coloane, formule), se selecteaz Contents.
7. Pentru a preveni modificrilor obiectelor grafice se selecteaz Objects.
8. Pentru a preveni modificarea definiiilor scenariilor se selecteaz Scenarios.
9. Pentru a interzice eliminarea proteciei foii de ctre utilizatori, se fixeaz o parol.

Protecia la nivel de caiet

La acest nivel de protecie se poate preveni modificarea numrului de foi ale caietului
(adugare sau eliminare) i modificarea dimensiunilor i poziiilor ferestrelor n care se vede caietul.
Exist de asemenea posibilitatea de a nsoi protecia de o parol.
Comanda de protejare a caietului este Protect Workbook aflat n submeniul Protect al
meniului Tools. Este afiat dialogul Protect Workbook. Prin marcarea casetelor de dialog se opteaz
pentru diferite forme de protecie.

Structure (protejarea structurii caietului)

Selectnd aceast opiune de protecie, utilizatorii au restricie la:

vizualizarea foilor care erau ascunse n momentul protejrii;
mutarea, eliminarea, ascunderea sau redenumirea foilor;
inserarea de noi foi (de calcul sau chart), utilizatorii pot totui s creeze diagrame proprii,
scufundate ntr-o foaie existent;
mutarea sau copierea foilor ntr-un alt caiet;
afiarea n foi separate a paginilor dintr-un tabel pivotant;
crearea unui raport rezumativ utiliznd Scenario Manager;
plasarea rezultatelor obinute prin procedurile din add-in-ul Analysis ToolPak n pagini separate;
nregistrarea unui nou macro, ca i execuia unor macro-uri care efectueaz una dintre
operaiunile interzise de acest nivel de protecie.

Windows (protejarea ferestrelor caietului)

Aceast opiune nu permite utilizatorului

s modifice dimensiunea i poziia ferestrelor caietului;
s mute, s redimensioneze sau s nchid ferestrele; este ns posibil ascunderea i reafiarea
ferestrelor.

57

Parola de protecie a unui caiet

Procedura este similar parolrii unei foi i este necesar n cazul cnd se dorete eliminarea proteciei
la nivel de caiet.

Protejarea caietului

Mijloacele prezentate pot fi utilizate dup schema urmtoare.

1. Se d comanda Protect Workbook (meniul Tools Protection).
2. Pentru a proteja structura caietului astfel nct foile s nu poat fi mutate, eliminate, ascunse,
reafiate, redenumite sau adugate se marcheaz caseta Structure.
3. Pentru a fixa dimensiunea i poziia ferestrelor se marcheaz Windows.
4. Pentru a preveni nlturarea proteciei se va stabili o parol.
Protecia pentru caiete partajate
Subiectul este tratat n seciunea urmtoare, dedicat lucrului n colaborare.

Lucrul n colaborare
Procedurile oferite de Microsoft Excel pentru lucrul n colaborare la un document permit
revizuirea i editarea simultan a unui acelai caiet, lucrul pe copii multiple ale unui caiet cu
posibilitatea de contopire a copiilor (incluznd i tratarea coliziunilor), pstrarea unui istoric al
schimbrilor efectuate de diveri membri ai echipei, securitate adecvat lucrului n echip.
Toate aceste aciuni sunt posibile prin declararea unui caiet partajat (shared workbook).

Crearea unui caiet partajat

Comanda principal este Share Workbook din meniul Tools utilizat dup prescripiile
urmtoare.
1. Se d comanda Share Workbook din meniul Tools. Este afiat dialogul Share Workbook.
2. n fia Editing se marcheaz caseta de control Allow changes by more than one user at the same time
i apoi OK.
3. Se deschide automat dialogul Save As i se salveaz fiierul ntr-un folder n care au acces i ceilali
membri ai echipei care pot colabora la revizuirea/crearea caietului.
Observaii
Fiierul nu poate fi salvat ntr-unul dintre folderele publice Microsoft Exchange.
La salvarea caietului ntr-un alt folder este posibil ca anumite legturi ctre alte documente s nu
mai fie valide. Coreciile necesare se efectueaz prin comanda Links din meniul Edit.
Prin declararea caietului ca fiind partajat se activeaz i meninerea istoricului schimbrilor.
Toi utilizatorii care au acces la folderul public unde s-a creat caietul partajat au acelai tip de
acces la fiier. Pentru impunerea unor restricii suplimentare se va utiliza procedura de protejare a
caietului partajat (prezentat ulterior n acest capitol).

58

Lucrul pe copii ale documentului

Atunci cnd este necesar ca un acelai document s fie revzut de mai multe persoane se poate
opta pentru procedura n care fiecare persoan lucreaz pe o copie a documentului. Dup terminarea
revizuirii, aceste copii pot fi revzute i unite ntr-un singur document. Procedeul poate fi repetat pn
la obinerea variantei definitive.
Copierea documentului pentru distribuire
Se parcurg urmtoarele etape.
1. Se declar caietul ca fiind partajat prin Share Workbook din meniul Tools i marcarea zonei
Allow changes by more than one user at the same time din fia Editing.
2. Se deschide fia Advanced din dialogul Share Workbook.
3. n grupul Track changes se marcheaz Keep change history for. n zona Days se introduce
numrul de zile ct se pstreaz istoricul modificrilor. Pentru gestionarea corect a fuziunii
documentelor duplicate este necesar ca fiecare copie s-i menin un istoric al modificrilor ncepnd
cu ziua de creare a copiei i pn n ziua fuziunii. Dac este depsit aceast ultim dat, unirea ntr-un
singur document nu mai este posibil n mod automat. Din acest motiv este necesar s se indice un
timp suficient de mare pentru pstrarea istoricului.
4. Se d OK i se salveaz fiierul.
5. Pentru efectuarea copiilor caietului se utilizeaz comanda Save As i se d cte un nume diferit
pentru fiecare copie a caietului.
Observaie. Pentru a evita ntreruperea meninerii istoricului de ctre un utilizator se va proteja
caietul n mod corespunztor.
Reunirea copiilor ntr-un singur document
Dup efectuarea modificrilor de ctre colaboratori (sau efi), fiecare pe copia lui de fiier
partajat, copiile pot fi reunite prin parcurgerea etapelor urmtoare.
1. Se deschide acea copie a fiierului partajat n care vor fuziona celelalte copii.
2. Se d comanda Merge Workbooks din meniul Tools (accesibil doar pentru fiiere partajate).
Dac se cere se va salva fiierul.
3. Se afieaz dialogul Select Files to Merge Into Current Workbook similar unui dialog de
deschidere a unui fiier.
4. n lista de fiiere se selecteaz una sau mai multe copii ale caietului care fuzioneaz.
5. Se d OK.
6. Paii 2 5 se pot repeta de cte ori este nevoie.
Observaie. Comentariile ataate unei aceleai celule sunt pstrate toate fiind nsoite de numele
autorului.
Reamintim c pentru a fi posibil fuziunea trebuie ca istoricul modificrilor s fie activ i fuziunea
s fie efectuat n intervalul de timp specificat la activarea istoricului.

Lucrul pe aceeai versiune a caietului partajat

Aceast procedur poate fi utilizat atunci cnd fiecare dintre membrii echipei trebuie s vad
modificrile i comentariile celorlali. n acest caz se primete o versiune cumulat de revizuiri i nu
cte o versiune de la fiecare colaborator (cum se obine n lucrul pe copii ale documentului). Sunt
posibile dou metode de lucru:
trimiterea documentului prin e-mail,
postarea lui ntr-un folder public.

59

La primirea copiilor revizuite se pot revedea i incorpora modificrile n toate copiile sau acestea
pot fi reunite ntr-o singur copie.

Utilizarea potei electronice

Se va utiliza pota electronic pentru trimiterea caietului simultan la toi colaboratorii sau se
poate ruta documentul ctre colaboratori, eventual ntr-o ordine prestabilit.
Pentru aceste proceduri este nevoie de
Microsoft Exchange (sau alt sistem de pot compatibil cu Messaging Application Programming
Interface [MAPI]).
Lotus cc:Mail (sau alt sistem de pot compatibil cu Vendor Independent Messaging [VIM]).
Observaie. Trimiterea i rutarea nu funcioneaz prin sistemul de pori (gateways) ale potei
electronice.

Trimiterea prin e-mail

1. Se deschide caietul partajat.

2. Dac acesta nu are ataat o foaie de parcurs (routing slip) cazul cnd caietul nu este provenit
din alt parte prin rutare, atunci se d comanda Send To din meniul File i apoi Mail Recipient. n
continuare se fixeaz adresele unde se trimite caietul.
Dac documentul este primit din alt parte ntr-un proces de rutare se d comanda Send To din
meniul File i apoi Next Routing Recipient pentru trimiterea ctre urmtorul recipient.

Rutarea documentului

Util mai ales atunci cnd documentul trebuie s treac pe un traseu prestabilit pe la cei care l
revizuiesc, procedura se realizeaz prin etapele urmtoare.
Cel care iniiaz rutarea documentului trebuie s creeze un routing slip. Pentru procedur se va
studia intrarea Microsoft Excel Help corespunztoare.
n cazul cnd utilizatorul este un recipient de pe traseul de rutare:
1. Se deschide documentul care se ruteaz.
2. Pentru trimiterea la urmtoarea person din lista de rutare se d comanda Send To din meniul
File i apoi Next Routing Recipient. Se acioneaz Route workbook ctre numele recipientului.
Pentru rutarea ctre o persoan care nu este n list se d comanda Send To din meniul File i apoi
Other Routing Recipient.
Observaie. Un caiet rutat este o ataare la un mesaj e-mail. Pentru deschiderea documentului se
urmeaz instruciunile proprii programului utilizat de pot electronic n Microsoft Exchange este
suficient un click dublu pe icoana caietului rutat. Prin rutarea documentului fiecare utilizator vede
modificrile efectuate n opririle anterioare. Dup parcurgerea tuturor recipientelor documentul se
ntoarce la cel care a iniiat rutarea. Pentru informaii suplimentare se vor studia intrrile
corespunztoare din Help.

Postarea ntr-un folder public

Se poate posta un document ntr-un folder public Microsoft Exchange sau Microsoft Outlook
atunci cnd documentul trebuie s fie accesibil tuturor colaboratorilor dar nu se dorete trimiterea lui
prin e-mail.
Aceast procedur necesit Microsoft Exchange Server i se realizeaz prin
1. Se deschide caietul care se transmite.

60

2. Se d comanda Send To din meniul File i apoi se selecteaz Exchange Folder.

3. Se selecteaz folderul din lista de foldere afiat.
Este de remarcat c procedura nu este specific fiierelor partajate, mai mult un caiet partajat
devine nepartajat dup postarea ntr-un folder Exchange i pierde istoricul modificrilor.

Revederea i ncorporarea modificrilor

Dialogul principal este iniiat de comanda Track Changes. Operaiunea parcurge urmtoarele
etape.
1. Se d comanda Track Changes din meniul Tools i apoi se alege Accept sau Reject Changes.
2. Dac apare interogarea de salvare a caietului se rspunde cu OK.
3. Se aleg modificrile care se proceseaz:
modificrile efectuate de alt utilizator prin marcarea zonei Who i selectarea utilizatorului n lista
ascuns alturat;
modificrile efectuate de oricine prin demarcarea zonei de control Who;
modificrile efectuate doar ntr-o regiune a foii de calcul prin marcarea zonei Where i
completarea referinei la zona alturat (se poate selecta dinamic); dac zona de control este nemarcat,
atunci se revd modificrile din ntregul caiet.
4. Se d OK i se citete informaia despre prima modificare n dialogul Accept sau Reject
Changes. Informaia descrie de asemenea i modificrile care depind de cea curent.
5. Pentru acceptarea modificrii se acioneaz Accept. n acest caz modificarea nu mai este
evideniat. Pentru a anula modificarea se d Reject. Dac apare o interogare privind selectarea valorii
pentru o celul atunci se alege valoarea dorit i se d Accept.
6. Se repet paii 4 i 5 pentru fiecare modificare sau se d Accept All sau Reject All pentru o
aciune global. Parcurgerea modificrilor este secvenial: nu se avanseaz la urmtoarea modificare
pn cnd cea curent nu este admis sau respins.
Observaie. Informaia despre modificrile respinse, inclusiv datele care au fost terse pot fi
regsite n foaia History vezi seciunea urmtoare.

Istoricul modificrilor
Pstrarea unei istorii a modificrilor efectuate ntr-un caiet este util att n cazul lucrului n
echip, ct i n cursul operaiunii de dezvoltare a unui caiet Excel de ctre un singur utilizator. Totui,
Microsoft Excel trece caietul n starea de caiet partajat atunci cnd se cere activarea procesului de
memorare a istoriei schimbrilor.
Istoricul modificrilor poate fi gndit ca un jurnal n care sunt memorate, pentru fiecare modificare
efectuat, informaii despre cine i cnd a efectuat modificarea, despre datele care au fost modificate.
Acest istoric poate fi vizualizat n dou moduri:
prin evidenierea (highlighting) modificrilor pe foaia de calcul prin culori i marcaje (este
evident c nu toate informaiile pot fi artate astfel),
prin crearea unei foi speciale a caietului, history worksheet, n care sunt listate informaiile sub
form de nregistrri ntr-o list Excel dotat cu filtre.
Utilizatorul are i posibilitatea de a impune durata de meninere a informaiilor n istoric, orice
informaie fiind eliminat la data expirrii, fr posibilitatea de a fi recuperat.
Deoarece informaiile din change history pot fi utilizate la tratarea modificrilor n sensul
acceptrii sau respingerii, istoricul modificrilor poate fi gndit i ca o list Undo mai general
(pstrat de la o sesiune la alta, de la un utilizator la altul).

61

Activarea scrierii istoricului

Chiar dac documentul nu este partajat, activarea istoricului este nsoit i de stabilirea
partajrii caietului.
1. Se d comanda Share Workbook din meniul Tools.
2. Pe fia Editing a dialogului Share Workbook se marcheaz caseta Allow changes by more than
one user at the same time.
3. Se activeaz fia Advanced a dialogului Share Workbook .
4. n grupul Track changes se marcheaz Keep change history for i se indic numrul de zile de
reinere a istoricului n zona Days.
5. Se d OK i se salveaz fiierul dac apare o interogare n acest sens.
Observaii.
Jurnalul include i informaii despre rezolvarea unor conflicte aprute ca urmare a modificrilor,
inclusiv datele care au fost eliminate.
La fiecare nchidere a caietului se elimin din jurnal intrrile mai vechi dect numrul de zile
specificat n pasul 4.
Evidenierea modificrilor (change highlighting) n foaia de calcul nu este activat automat la
iniierea scrierii jurnalului.

Oprirea pstrrii istoricului

Dac documentul este protejat cu parol pentru partajare i istoria schimbrilor, Microsoft
Excel oprete meninerea istoricului atunci cnd se nltur protecia. n aceast situaie sunt acceptate
toate modificrile i se terge istoria memorat o dat cu urmtoarea nchidere a caietului.
1. Se d comanda Share Workbook din meniul Tools i se activeaz fia Advanced.
2. Se marcheaz Don't keep change history i se d OK.
Observaie. Istoricul memorat este ters la prima salvare a caietului partajat. Totui, dac se reface
opiunea de pstrare a jurnalului, ultimul set de modificri salvate sunt incluse n noul jurnal.

Vizualizarea modificrilor n foaia de calcul

1. Se d comanda Track Changes din meniul Tools i apoi Highlight Changes din submeniul afiat.
2. Pentru ascunderea evidenierii se anuleaz marcajul casetei Highlight changes on screen. Pentru
vizualizare se marcheaz Track changes while editing i OK.
3. Se salveaz caietul dac este o interogare n acest sens.
Observaii. Detaliile privind modificarea unei celule este afiat ntr-o caset de comentarii atunci
cnd este pointat celula respectiv. n acea caset sunt listate i comentariile scrise de utilizatori.
Evidenierile apar i la tiprirea foii de calcul care are activat procesul de evideniere a
modificrilor.
Sunt evideniate prin comenzile menionate:

Schimbarea coninutului celulelor

Liniile/coloanele inserate sau eliminate.

Nu sunt evideniate modificrile:

De formate

Ascunderea/artarea liniilor/coloanelor

De denumiri ale foilor (informaie disponibil n foaia History)

Inserarea/eliminarea foilor

Adugarea/editarea comentariilor acestea apar totui n forma curent.

Valorilor celulelor care se modific datorit dependenei de alte celule. Aceste modificri
pot fi vzute utiliznd bara de unelte Auditing.

62

Vizualizarea modificrilor ntr-o foaie separat

Toate informaiile din jurnalul de modificri pot fi vizualizate ntr-o foaie separat, History,
creat automat de Excel.
1. Se d comanda Track Changes din meniul Tools i apoi Highlight Changes din submeniul afiat.
2. Se asigur marcarea casetei de control Track changes while editing. Aceasta activeaz partajarea
i tinerea jurnalului de modificri.
3. Se marcheaz caseta When i se alege n lista asociat intrarea All (pentru toate modificrile).
4. Se selecteaz butonul radio, situat n partea inferioar a dialogului, List changes on a new sheet.
5. Se d OK si se rspunde afirmativ la o cerere de salvare a caietului.
Observaii.
Opiunea List changes on a new sheet este accesibil doar dac s-a salvat caietul cu opiunea
Track changes while editing activat.
Foaia History este eliminat la salvare. Procedura prezentat trebuie refcut pentru vizualizarea
jurnalului.
Informaiile sunt prezentate n foaia History sub form de list prevzut cu filtre. Prin selectarea
combinat a diferitelor opiuni de filtrare se pot selecta doar anumite tipuri de modificri. Denumirile
cmpurilor sunt suficient de sugestive pentru a mai necesita explicaii suplimentare.
Foaia History nu este actualizat n mod automat. Pentru o versiune actualizat se salveaz
documentul i se reia procedura de afiare a jurnalului.

Protectia pentru documentele partajate

Comanda principal pentru protejarea unui caiet partajat este Protect Shared Workbook sau
Protect and Share Workbook la care se ajunge prin meniul Tools, comanda Protection.
Se observ caseta de control Sharing with Track Changes care asigur pstrarea istoricului de
modificri. n zona Password se poate introduce o parol care s limiteze accesul celorlali utilizatori la
opiunile de protejare.
Explicaii suplimentare privind interaciunea dintre securitate i alte opiuni privind partajarea
sunt date n continuarea seciunii. Anumite aciuni cerute sunt efectuate potrivit reetelor prezentate n
seciunile dedicate.
1. Dac documentul este deja partajat i se dorete stabilirea unei parole pentru partajare sau
protejarea altor aspecte ale caietului sau foilor sale, se ncepe prin a scoate caietul din partajare.
2. Dac se dorete impunerea unei parole pentru deschiderea caietului partajat se va stabili aceast
parol.
3. Dac se dorete impunerea unei parole pentru modificarea i salvarea caietului se va stabili
aceast parol.
4. Se ascund liniile/coloanele care nu vor fi vzute de utilizatori i se vor debloca zonele care pot fi
modificate de utilizatori. Se protejeaz foile dorite.
5. Se ascund foile de calcul care nu vor fi vzute de utilizatori. Se protejeaz caietul prin selectarea
opiunii Structure.
6. Se fixeaz numrul de zile utilizat la meninerea istoricului schimbrilor prin partajarea caietului
i iniierea jurnalului.
7. Se d comanda Protection din meniul Tools i Protect Shared Workbook, sau Protect and Share
Workbook, din submeniul afiat.
8. Se selecteaz n dialogul Protect Shared Workbook opiunea Sharing with track changes.
9. Se fixeaz o parol, n zona Password a dialogului Protect Shared Workbook dac se interzice
altor utilizatori s anuleze meninerea jurnalului sau s declare caietul nepartajat. Se reintroduce parola
n dialogul de confirmare i se d OK.
10. La interogare se salveaz caietul, ceea ce termin operaiunea. Prin aceasta caietul este partajat
i este activat meninerea jurnalului de modificri.
Observaii.
Pentru un caiet protejat utilizatorii nu pot anula partajarea sau opri jurnalul de modificri.

63

 Pentru a stabili o parol pentru partajare, caietul trebuie s fie mai nti scos din utilizarea
partajat.

Validarea datelor i expertiza foii de calcul

Prin validarea datelor nelegem procedurile activate astfel nct n anumite celule s nu se
poat introduce dect date care ndeplinesc condiii impuse. Procesul este local pentru fiecare celul i
poate asigura att afiarea unui mesaj de ajutor la activarea celulei, ct i afiarea unui mesaj de eroare
dac s-a completat o valoare neacceptabil.
Prin expertiza (auditing) foii de calcul nelegem procedurile care permit vizualizarea
structurilor de dependen de tip funciiargumente, localizarea valorilor de tip eroare etc.

Validarea datelor
Restriciile care pot fi impuse pentru coninutul unei celule se refer la
tipul datei (ntreg, zecimal, text etc.);
limite ntre care pot fi valorile numerice sau de tip dat calendaristic;
lungimea unui text;
formule de validare (utilizate mai ales atunci cnd celula constituie argument pentru un alt calcul,
care trebuie s produc un rezultat de o anumit magnitudine).
Dup introducerea datelor i efectuarea calculelor, se poate efectua o expertiz a foii pentru a
localiza i corecta datele eronate.
Observaie. Dac documentul este partajat nu se pot modifica restriciile existente sau aduga noi
restricii.
Restricii pentru datele numerice
Acestea pot fi impuse pentru valori numerice sau de tip calendaristic.
1. Se selecteaz celule pentru care se definesc restriciile.
2. Se d comanda Validation din meniul Data si se activeaz fia Settings a dialogului afiat.
3. n lista Allow se selecteaz tipul de dat numeric impus: Whole number numr ntreg,
Decimal numr zecimal, Date dat calendaristic, Time dat orar.
4. n lista Data se alege operatorul utilizat la validare (numere ntre anumite limite, mai mici dect,
mai mari dect etc.). n funcie de operatorul selectat se completeaz zonele care urmeaz (n figur
Minimum si Maximum deoarece s-a ales operatorul between). Aceste zone pot s conin valori,
referine de celule care conin valorile, formule.
Dac se permite ca n celula procesat s poat aprea blancuri sau se indic limite care fac
referin la celule iniial goale, atunci se va marca zona Ignore blank. Dac se dorete ca restriciile
impuse unei celule goale s o trateze ca i cum ar conine zero, atunci se anuleaz marcajul din Ignore
blank.
5. Pentru afiarea unui mesaj de ajutor/atenionare la activarea unei celule pentru care se definesc restriciile se
activeaz fia Input Message a dialogului Data Validation. Marcarea controlului Show input message when cell is
selected produce afiarea mesajului nscris n zona Input message. Acesta este afiat fie ca caset de tip

balon lng Office Assistant, fie ca o caset alturat celulei, doar cnd aceasta este activ. Titlul dat n
zona Title identific mesajul i este afiat o dat cu textul acestuia.
6. Pentru afiarea unui mesaj de eroare, n cazul cnd n celul s-a introdus o valoare care nu
respect restricia impus, se activeaz fia Error Alert a dialogului Data Validation. Controlul Show
error alert se marcheaz dac se dorete afiarea mesajului n cazul existentei unei erori;

64

n lista Style se alege iconia dorit (Stop etc.), imaginea selectat fiind artat sub list. Efectul
unei alegeri este explicat n continuare. Prin selectarea stilului Stop se afieaz un mesaj cu butoanele
Retry, care permite ntoarcerea la editarea celulei, i Cancel.
Pentru afiarea unui mesaj de informare, care are butoanele OK i Cancel se alege Information.
Pentru afiarea unui mesaj de atenionare cu textul "Continue?" urmat de butoanele Yes, No i
Cancel se alege Warning.
Butoanele OK i Yes accept data introdus, butonul No nu accept data i las celula n starea de
editare iar Cancel reface starea precedent a celulei.
Se pare c mesajul de eroare nu este afiat dac o dat eronat este produs printr-o formul sau
este plasat de un macro.
n zona Title se trece titlul mesajului de eroare, textul acestuia introducndu-se n zona editabil
Error message.
Observaii.
Specificarea restriciilor nu afecteaz formatarea celulelor.
Formulele specificate pentru limitele valorilor pot evalua doar date din celule ale aceleiai foi de
calcul. Pentru a utiliza date din alte foi sau caiete se vor introduce n foaia activ referine la aceste date
(prin crearea unei formule simple de genul = referina) sau se creeaz n foaia activ un nume pentru
datele externe utilizate.
Formulele definite nu pot utiliza constante tablouri.
Limitarea intrrilor doar la elementele unei liste
Se poate impune restrictia ca valorile dintr-o celul s apartin unei liste predefinite prin:
1. Pe aceeasi foaie de calcul se creeaz lista cu intrrile permise, lista fiind organizat pe linie sau
pe coloan, fr elemente
vide.
2. Se selecteaz celulele pentru care se defineste restrictia.
3. Se d comanda uzual Validation din meniul Data si se activeaz fisa Settings.
4. n lista derulant Allow se alege List.
5. n zona Source se introduce o referint la lista cu intrrile permise. Pentru ca la activarea unei
celule s se activeze o list
derulant din care se alege valoarea, se va marca zona de control In-cell dropdown (care va aprea n
dialog sub zona Ignore blank)
6. Pentru mesajele de ajutor si de eroare se vor efectua etapele 5 si 6 expuse n sectiunea Restrictii
privind datele numerice.
Observatii. Dac lista are putine intrri, acestea pot fi introduse direct n caseta Source,
desprtind intrrile prin caracterul
recunoscut de Windows drept separator de list (de regul ",").
Dac lista de intrri valabile se poate modifica, atunci se recomand denumirea ei si trecerea
numelui listei n zona Source.
Dac lista de intrri se afl n alt foaie de calcul sau n alt caiet, atunci se defineste n foaia
curent un nume pentru lista
extern si se utilizeaz acest nume n zona Source.
Limitarea numrului de caractere
Desi este caracteristic datelor de tip text, limitarea numrului de caractere poate fi utilizat si pentru
alte tipuri de date.
1. Se selecteaz celule pentru care se definesc restrictiile.
2. Se d comanda Validation din meniul Data si se activeaz fisa Settings a dialogului afisat.
3. n lista Allow se selecteaz Text Length.
4. n lista Data se alege operatorul dorit si se completeaz apoi numrul minim de caractere,
numrul maxim de caractere,

65

potrivit operatorului selectat. Prin selectarea casetei de control Ignore blank nu se verific restrictia
pentru celulele goale sau dac
asemenea celule sunt referite n definirea limitelor.
5. Pentru mesajele de ajutor si de eroare se vor efectua etapele 5 si 6 expuse n sectiunea Restrictii
privind datele numerice.
Observatii. Pentru a permite ca o celul s contin texte de orice lungime se poate selecta
operatorul greather than or equal
n Data si specifica 0 n Minimum.
Prin impunerea unei restrictii asupra numrului de caractere nu se afecteaz formatarea celulei.
Dac ntr-o celul cu restrictie asupra numrului de caractere se introduce o formul, verificarea
are loc pentru rezultatul
formulei si nu pentru lungimea formulei.
Pentru utilizarea n stabilirea limitelor a unor informatii externe foii curente se va vedea
observatia corespunztoare din
sectiunea Restrictii privind datele numerice.
Nu se pot utiliza constante tablou n formulele care dau limitele numrului de caractere.
Restrictii introduse printr-o formul
Pentru cazurile complexe n care intrarea dintr-o celul trebuie s fie n concordant cu alte valori din
foaia de calcul se poate defini o
restrictie prin stabilirea unei formule, care s produc valoarea logic TRUE atunci cnd valoarea
introdus satisface cerintele globale
ale foii de calcul.
1. Se selecteaz celule pentru care se definesc restrictiile.
2. Se d comanda Validation din meniul Data si se activeaz fisa Settings a dialogului afisat.
3. n lista Allow se selecteaz Custom.
4. n zona editabil Formula se introduce formula care produce o valoare logic (TRUE sau
FALSE). Intrrile din celule cu
aceast restrictie nu sunt acceptate n cazul obtinerii valorii FALSE.
5. Se marcheaz zona Ignore blank atunci cnd verificarea nu se efectueaz pentru celulele goale
sau cnd formula face
referint la o celul goal.
6. Pentru mesajele de ajutor si de eroare se vor efectua etapele 5 si 6 expuse n sectiunea Restrictii
privind datele numerice.
Observatii. Formulele se introduc n mod uzual (cu caracterul =).
Microsoft Excel recalculeaz foaia nainte de evaluarea formulei.
Pentru utilizarea n stabilirea limitelor a unor informatii externe foii curente se va vedea
observatia corespunztoare din
sectiunea Restrictii privind datele numerice.
Nu se pot utiliza constante tablou.
Exemplu. Dac n foaia de calcul exist dou celule denumite data_init si data_sfir (reprezentnd
data de nceput si data
desfrsit a unei lucrri), atunci completarea unei celule denumite data_ex (reprezentnd data de
executie a unei faze) poate fi supus
restrictiei prin formula "=AND(data_ex>=data_init,data_ex<=data_sfir)", acceptndu-se doar date
cuprinse ntre limitele impuse.
Modificarea parametrilor de validare
Dup stabilirea restrictiilor si a mesajelor pentru o celul, acestea pot fi modificate prin parcurgerea
etapelor urmtoare (similare de fapt
repetrii procesului, noile valori nlocuindu-le pe cele existente).
1. Se ridic partajarea caietului (dac este cazul).
2. Se selecteaz celula pentru care se modific validarea.
66

3. Se d comanda Validation din meniul Data.

4. Se modific, pe toate fisele, optiunile dorite.
5. Dac se doreste ca aceeasi modificare s fie efectuat pentru toate celulele care au aceleasi
restrictii si mesaje ca si celula
curent, se va marca zona de control Apply these changes to all other cells with the same settings de pe
fisa Settings.
Observatie. ntr-un caiet protejat, chiar dac se deblocheaz anumite celule, restrictiile si mesajele
definite pentru acestea nu
pot fi modificate.
Copierea restrictiilor si mesajelor
Dac validarea efectuat pentru o celul trebuie repetat pentru alte celule (de mentionat c o selectie
multipl de celule permite
stabilirea conditiilor de validare pentru ntreaga selectie), operatiunea se poate realiza prin procedeul de
alipire special.
1. Se activeaz celula care are restrictiile si mesajele necesare si se d comanda Copy din meniul
Edit.
2. Se selecteaz celule destinatie.
3. Se d comanda Paste Special din meniul Edit.
4. Se selecteaz n grupul Paste optiunea Validation.
Observatie. Prin copierea total (optiunea de copiere All sau All except borders) se copie de
asemenea si restrictiile. Datele
deja existente n celulele destinatie nu sunt verificate automat cu noile restrictii.
Localizarea celulelor care au restrictii sau mesaje
Pentru localizarea celulelor care au atasate restrictii sau mesaje de validare se utilizeaz mecanismul
Go To din meniul Edit.
1. Pentru localizarea celulelor cu un anumit tip de validare se selecteaz o celul care are tipul
respectiv de validare. Dac se
doreste localizarea tuturor celulelor cu restrictii indiferent de tipul acestora se activeaz doar foaia
respectiv.
2. Se d comanda Go To din meniul Edit.
3. Se actioneaz butonul Special si se marcheaz Data Validation.
4. n subgrupul de optiuni care devine activ, pentru localizarea oricrei restrictii sau mesaj de
validare se alege All iar pentru
localizarea celulelor care au aceeasi validare cu celula activ se alege Same.
Expertizarea unei foi de calcul
Prin expertizarea foii de calcul ntelegem operatiunile efectuate pentru
identificarea intrrilor incorecte si evidentierea structurilor de dependent
(celule care depind de valorile altor celule sau celule care furnizeaz
argumente pentru functii din alte celule). Comanda principal este Auditing
din meniul Tools care produce afisarea submeniului prezentat n figura
alturat.
Comenzile submeniului sunt ex-pli-ca-te n sectiunile urmtoare, o
dat cu operatiunile asociate.
Bara de unelte Auditing
Activarea barei de unelte Auditing se efectueaz prin comanda Show Auditing Toolbar din submeniul
afisat la comanda Auditing din
67

meniul Tools. Instrumentele Auditing sunt prezentate n figura urmtoare, operatiunile efectuate fiind
explicate si n sectiunile
corespun-z-toare.

Este de remarcat c ntr-o foaie protejat nu sunt disponibile comenzile de audit.

Trace Precedents Traseaz sgeti de la celulele care furnizeaz valori ctre formula din celula activ.
Pentru vizualizarea tuturor
nivelelor de precedent se actioneaz butonul Trace Precedents de dou ori. Celula activ contine
formula care se examineaz.
Remove Precedent Arrows Elimin sgetile de precedent create prin Trace Precedents.
Trace Dependents Traseaz sgeti de la celula activ la celulele care contin formule care depind de
celula activ. Pentru trasarea
tuturor nivelelor de dependent se actioneaz Trace Dependents de dou ori.
Remove Dependent Arrows Elimin sgetile de dependent create prin Trace Dependents.
Remove All Arrows Elimin toate sgetile de precedent/dependent trasate n foaia de calcul.
Trace Error n cazul cnd celula activ contine o valoare de eroare #VALUE sau #DIV/0 traseaz
sgeti la celula activ din celulele
care cauzeaz eroarea.
New Comment Insereaz un nou comentariu n celula activ.
Circle Invalid Data Identific si marcheaz prin ncercuire celulele care contin valori n afara
limitelor stabilite la validarea datelor
(comanda Validation din meniul Data).
Clear Validation Circles Elimin marcajele de celule create prin Circle Invalid Data.
Observatie. Butoanele barei de unelte Auditing sunt inaccesibile dac este activ optiunea Hide all
aflat pe fisa View a
dialogului Options (meniul Tools). Sgetile trasate sunt obiecte grafice si nu pot fi afisate dac
obiectele grafice sunt ascunse. Pentru
afisare trebuie s fie selectat optiunea Show All sau Show Placeholders de pe fisa amintit.
Identificarea valorilor incorecte
Cnd se analizeaz o foaie de calcul pentru determinarea intrrilor incorecte, Microsoft Excel identific
valorile care nu satisfac
restrictiile definite pentru celule prin comanda Validation (meniul Data). Sunt identificate astfel
valorile tastate direct de utilizator sau
introduse prin program (de ctre macro-uri) si valorile care devin incorecte datorit calculelelor unor
formule.
Pentru identificarea automat a valorilor incorecte se parcurg etapele urmtoare.
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing prin ToolsAuditingShow Auditing Toolbar.
2. Se actioneaz butonul Circle Invalid Data.
Pe foaia de calcul, celulele care contin valori neconforme restrictiilor impuse apar ncercuite, dup
cum
este artat n figura alturat.
Observatii. Sunt marcate concomitent cel mult 255 de celule cu date incorecte. Dac foaia de
calcul
contine mai mult de 255 de astfel de celule, dup o prim marcare si corectare se repet procesul.
n cazul unor restrictii care implic formule de calcul ale limitelor, este nevoie s se recalculeze
foaia nainte de localizarea
celulelor incorecte. Recalcularea nu este cerut dac este selectat optiunea de recalculare automat.
Pentru a vedea restrictiile si mesajele de eroare ale unei celule se activeaz celula si se d
comanda Validation (meniul
Data).

68

Vizualizarea dependentelor dintre celule

n cazul existentei unor formule n celulele foii de calcul, Microsoft Excel poate s semnaleze grafic
legturile dintre celulele care contin
formule si celulele care furnizeaz argumente pentru functii. Utiliznd uneltele barei Auditing se pot
localiza celulele care contin
argumentele functiei din celula activ sau celulele care depind de celula activ. Dac formula afiseaz
o valoare de eroare (cum ar fi
#VALUE), se poate localiza celula care este cauza erorii.
Observatie. nainte de utilizarea uneltelor Auditing se va asigura c foaia de calcul afiseaz
obiectele grafice (n fisa View a
dialogului Options, meniul Tools, este selectat n grupul Object optiunea Show all sau Show
placeholders.
Localizarea formulelor care utilizeaz valoarea din celula activ
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing (prin Auditing din meniul Tools si comanda Show Auditing
Toolbar).
2. Se activeaz celula pentru care se studiaz dependentele.
3. Prin actionarea uneltei Trace Dependents se traseaz automat sgeti la celulele care se refer la
celula activ. Actionnd din nou Trace Dependents se vor trasa toate nivelele de dependent
ascendent pornind de la celula activ.
Configuratia obtinut este similar celei ilustrate n figura alturat.
Observatii. Sgetile albastre arat celulele dependente de cea activ, sgetile rosii indic
acele celule care produc erori.
Pentru selectarea celulei de la cellalt capt al sgetii se poate efectua un dublu click pe
sgeata respectiv.
n cazul modificrii formulelor, inserrii de celule, linii/coloane etc. sgetile trasate sunt
eliminate automat de pe foaia de
calcul. Refacerea lor implic reluarea ntregului proces de vizualizare a dependentelor.
Localizarea celulelor care contin argumentele unei formule
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.
2. Se activeaz celula care contine formula analizat.
3. Prin actionarea uneltei Trace Precedents se traseaz automat sgeti de la celulele cu argumente la
celula cu formula. Pentru
vizualizarea tuturor nivelelor de precedent se actioneaz de dou ori Trace Precedents.
Observatie. Pentru semnificatia culorilor sgetilor si navigarea ntre celulele dependente se vor citi
observatiile din sectiunea
precedent.
Localizarea celulelor situate n alt foaie de calcul si
care contin argumentele unei formule
Dac argumentele functiei analizate se afl n celule dintr-o alt foaie de calcul, mai nti se va
deschide foaia respectiv.
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.
2. Se activeaz celula care contine formula analizat.
3. Prin actionarea uneltei Trace Precedents se traseaz automat sgeti de la celulele cu argumente la
celula cu formula. Pentru
vizualizarea tuturor nivelelor de precedent se actioneaz de dou ori Trace Precedents. Referintele la
celulele altei foi au la extremitate
o pictogram reprezentnd o foaie de calcul.

69

4. Prin dublu click pe o sgeat care punctez la alt foaie se deschide un dialog Go to prin
intermediul cruia se poate naviga
ctre celulele referite.
Eliminarea sgetilor care arat dependentele dintre celule
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.
2. Pentru eliminarea unui nivel de sgeti ncepnd cu celula dependent cea mai deprtat de celula
activ, se activeaz
Remove Dependent Arrows. Actionarea din nou a uneltei elimin urmtoarele nivele de sgeti.
3. Pentru eliminarea unui nivel de sgeti ncepnd cu celula precedent cea mai deprtat de celula
activ, se activeaz
Remove Precedent Arrows. Actionarea din nou a uneltei elimin urmtoarele nivele de sgeti.
4. Pentru eliminarea tuturor sgetilor din foaia de calcul se actioneaz unealta Remove All Arrows.
Localizarea sau schimbarea referintelor dintr-o formul
Microsoft Excel dispune si de un instrument direct, Range Finder, de localizare a referintelor dintr-o
formul.
1. Se activeaz celula care contine formula analizat.
2. Prin dublu click pe celul se coloreaz, n mod automat si cu culori diferite, chenarele celulelor
care contin argumentele
functiei.
3. Prin dragarea chenarelor colorate se poate modifica referinta ctre o alt celul sau zon de
celule. Utiliznd mnerul de
dragare din coltul dreapta jos se poate extinde sau restrnge domeniul argumentului respectiv.
4. Se termin n mod uzual cu ENTER (pentru formule simple) sau CTRL+SHIFT+ENTER (pentru
formule tablou).
Localizarea erorilor din functii
Valorile de eroare apar afisate ntr-o celul atunci cnd formula din acea celul nu poate fi evaluat n
mod corect. Microsoft Excel
dispune de un mecanism prin care se pot localiza celulele care provoac eroare n evaluarea unei
functii. Valorile de eroare afisate sunt
enumerate n sectiunea urmtoare.
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.
2. Se activeaz celula care afiseaz eroarea.
3. Se actioneaz unealta Trace Error.
Observatie. Dac exist mai mult de un drum ctre o celul care provoac eroarea, pentru
vizualizarea acestora se va actiona
de dou ori Trace Error.
Valori de eroare
Valoare de eroare
Semnificatie
Observatii
#####
Valoarea care se afiseaz necesit
mai multe caractere dect permite
ltimea celulei.
Se redimensioneaz celula sau se
modific formatul de afisare.
70

#VALUE!
Este utilizat un tip eronat de
argument sau operand (care nu
poate fi eventual corectat de
instrumentul de autocorectare a
formulelor, prin conversii uzuale de
tipuri de date).
#DIV/0!
Se ncearc o mprtire prin zero.
#NAME?
Un text dintr-o formul nu este
recunoscut ca referint.
n afar de greselile de scriere a
denumirilor este posibil ca un nume
definit anterior s nu mai existe.
#N/A
O valoare nu este disponibil pentru
o functie sau o formul.
Apare de obicei atunci cnd se omit
argumente obligatorii pentru o functie,
cnd formule tablou se refer la
argumente cu dimensiuni mai mari sau
cnd o functie definit de utilizator nu
este gsit.
#REF!
O referint nu este valid.
Prin eliminarea unor celule este posibil
ca referintele s se deprecieze.
#NUM!
Sunt probleme cu un numr dintr-o
functie sau formul.
Apare de obicei atunci cnd se trece o
valoare nenumeric pentru un
argument numeric sau cnd o functie
iterativ nu poate ajunge la un rezultat.
#NULL!
Intersectia a dou domenii este vid.
Apare frecvent atunci cnd se omite
virgula la specificarea unei reuniuni de
domenii.
Observatie. Pentru o discutie mai ampl a cazurilor de aparitie a valorilor de eroare se vor studia
intrrile corespunztoare din
Microsoft Excel Help.

71