DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO
ELABORACION PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES
GAD PD 005
CONTROL DE VERSIONES
Versin

Fecha (DD/MM/AAAA)

Descripcin

1
2

14/06/2009
27/04/2010

30/10/2012

23/09/2013

12/11/2014

Creacin
Actualizacin
Actualizacin de acuerdo con Decreto Ley
019 de 2012.
Actualizacin del procedimiento de acuerdo con
el Decreto 1510 de 2013.
Se modific el procedimiento en el Captulo 3.
Condiciones Generales; numeral 8. FormatoModelo Plan Anual de Adquisiciones; Captulo
4. Desarrollo, se modific el flujograma en las
actividades
Declaracin
Estratgica
y
Seguimiento y Ejecucin del Plan de Compras;
y Capitulo 5. Documentos Relacionados,
incluyeron normas que se aplican en el
procedimiento.

Elabor: Profesional de Apoyo Seguridad y Defensa

__________________________________________________
Gloria Anglica Riveros Vega

Revis: Subdirector del Sector Defensa

__________________________________________________
TC. Flix Gabriel Aponte Castro

Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana

_______________________________________________
Mayor General (r) Miguel Ernesto Prez Guarnizo

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TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETIVO ..................................................................................................... 2

2.

ALCANCE ...................................................................................................... 2

3.

CONDICIONES GENERALES ....................................................................... 2

4.

DESARROLLO .............................................................................................. 7

5.

DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................................................... 9

1. OBJETIVO
Disear una herramienta de planeacin y gestin en el cual se plasma la programacin
con anticipacin de la gestin de las adquisiciones de bienes, servicios u obras que la
Entidad realizara para su funcionamiento durante un periodo fiscal determinado, el cual
debe estar acorde con la visin de la Entidad y los recursos presupuestales asignados
haciendo uso racional y estratgico de los recursos de la Defensa Civil Colombiana.

2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento est comprendido desde el requerimiento de las
dependencias que conforman la Entidad, hasta la elaboracin y ejecucin de lo descrito en
dicho Plan de Adquisiciones.

3. CONDICIONES GENERALES
Se debe tener presente que el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico anualmente
liquida el presupuesto para la vigencia fiscal detallando las apropiaciones, clasificando y
definiendo los gastos.
En dicho decreto, establece que,La adquisicin de bienes que necesiten los rganos que hacen parte del
Presupuesto General de la Nacin para su funcionamiento y organizacin requieren de un Plan de Compras. Este plan
deber aprobarse por cada rgano acorde con las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General de la Nacin y se
modificar cuando las apropiaciones que las respaldan sean modificadas

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Para la elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones la Entidad deber tener en cuenta las
directrices emitidas por COLOMBIA COMPRA EFICIENTE, ente rector del sistema de
compras y contratacin pblica, de conformidad con lo consagrado en el decreto 1510 de
2013, las cuales se encuentran consignadas en circulares publicadas en la pagina del
portal de contratacin http://www.colombiacompra.gov.co/.
La lista de verificacin para elaborar o actualizar el Plan Anual de Adquisiciones, de
acuerdo con las guas emitidas para tal fin por COLOMBIA COMPRA EFICIENTE, son las
siguientes:
1. Preparacin del Equipo:
La entidad estatal debe conformar un equipo de apoyo y organizar un cronograma para la
elaboracin y actualizacin del Plan Anual de Adquisiciones, designando a un funcionario
encargado del Plan Anual de Adquisiciones que por lo general es del Grupo
Administrativo, as mismo conformar un equipo de apoyo compuesto por los dueos de
los procesos; y organizar un cronograma para la elaboracin y actualizacin del Plan
Anual de Adquisiciones.
El funcionario encargado de la elaboracin y actualizacin del Plan Anual de
Adquisiciones es responsable de:

Obtener la informacin necesaria para estructurar el Plan Anual de Adquisiciones de

acuerdo con los requerimientos de los dueos de los procesos que a su vez son los
integrantes del Equipo de Apoyo.
Diligenciar el documento final consolidado.
Solicitar la aprobacin del Plan Anual de Adquisiciones.
Publicar el Plan Anual de Adquisiciones.
Revisar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones.

El Plan Anual de Adquisiciones requiere del conocimiento y experiencia de las personas

que trabajan en las distintas reas de la entidad estatal, por lo cual COLOMBIA COMPRA
EFICIENTE recomiendo la conformacin de un equipo multidisciplinario que apoye al
funcionario a cargo de la elaboracin y actualizacin del Plan Anual de Adquisiciones,
estas personas que conforman dicho equipo sern los dueos de los procesos y son
quienes formularan las necesidades de la Entidad.
COLOMBIA COMPRA EFICIENTE, recomienda la elaboracin de un cronograma de
actividades que muestre en detalle las etapas de planeacin y diligenciamiento del Plan
Anual de Adquisiciones al interior de la entidad estatal, especificando las actividades
coordinadas por el funcionario encargado y sealando el tiempo requerido para cada una
de ellas.
2. Declaracin Estratgica:

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La declaracin estratgica sirve para que los potenciales proveedores conozcan el

contexto de la entidad y se concluye en la siguiente informacin:

3. Detalle de los bienes, obras o servicios:

La entidad estatal debe separar los bienes, obras y servicios que ha identificado
plenamente contratar; y las necesidades que ha identificado pero que desconoce el
producto preciso que las satisface, caso en el cual debe incluir la descripcin de la
necesidad y los posibles cdigos de los bienes y servicios que podran suplir la
necesidad.
El funcionario encargado debe trabajar de cerca con las personas que mejor conocen las
necesidades para describir la necesidad y especificar los resultados que busca, y/o para
identificar el bien, obra o servicio especfico.
Los bienes, obras y servicios identificados plenamente deben ser enumerados utilizando
el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas con el mximo nivel posible de
descripcin de este clasificador.
Para
acceder
al
Clasificador
de
Bienes
http://www.colombiacompra.gov.co/es/ compradores.

Servicios

ingrese

Para
consultar
la
gua
para
clasificar
ingrese
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf.

4. Informacin para los proveedores

Es recomendable que ponga a disposicin los datos de contacto del funcionario
encargado de la adquisicin de los bienes, obras y servicios identificados en el Plan Anual
de Adquisiciones para que los interesados puedan obtener informacin adicional.

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5. Principales Objetivos

El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la entidad estatal
aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a travs de la
participacin de un mayor nmero de operadores econmicos interesados en los
procesos de seleccin que se van a adelantar durante el ao fiscal, y que el Estado
cuente con informacin suficiente para realizar compras coordinadas.
6. Advertencia:
El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es un documento de naturaleza informativa y las
adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas.
Esta informacin no representa compromiso u obligacin alguna por parte de la entidad
estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en l sealados.
7. Actualizacin y Publicacin:
El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse en el portal de contratacin pblica y en
la pgina web de la Entidad antes del 31 de enero de cada ao y actualizarse por lo
menos una vez al ao. La Entidad debe hacerse las siguientes preguntas para determinar
si es necesario realizar actualizaciones adicionales en el transcurso del ao:
La Entidad ha modificado alguno de sus objetivos estratgicos?
La Entidad ha incrementado el nmero de empleados?
La Entidad ha adquirido nuevas funciones?
La Entidad planea cambiar la ubicacin de su sede?
La Entidad requiere de adquisiciones estratgicas no reflejadas originalmente en el
Plan Anual de Adquisiciones?
El funcionario encargado de la publicacin tendr en cuenta las guas e instructivos
emitidos por COLOMBIA COMPRA EFICIENTE para poder cargar el archivo en la pgina
del portal de contratacin pblica.
8. Formato Modelo Plan Anual de Adquisiciones:
El formato contiene:
a. Informacin general de la Entidad
b. Adquisiciones planeadas
c. Necesidades adicionales
En el ltimo trimestre de la vigencia inmediatamente anterior el Grupo Administrativo de la
Entidad a travs del encargado delegado para tal fin, emitir lineamientos y enviar el
formato previsto por Colombia Compra Eficiente, para su diligenciamiento, previa
existencia de conformacin del equipo de apoyo, seguidamente basado en los
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requerimientos consolidar la informacin, la cual ser presentada al Director General,

Subdirector Administrativo y Financiero y dems personas que dispongan los ordenadores
de gasto y que estimen conveniente deban asistir, en reunin general se establecern
prioridades y aprobarn por unanimidad el Plan de Adquisiciones a ejecutar en la
siguiente anualidad.
Es de aclarar que dicha reunin no se podr realizar sin la existencia del anteproyecto de
presupuesto aprobado por el Ministerio de hacienda y Crdito Pblico, el cual es
entregado por la Oficina de Planeacin y/o Grupo Financiero.
Durante la ejecucin del Plan de Adquisiciones, se pueden realizar modificaciones a las
compras inicialmente previstas, las cuales deben ser autorizadas por cualquier ordenador
de gasto y se entendern aprobadas con la firma del comunicado de aceptacin y/o
contrato, lo anterior teniendo en cuenta el Plan de Eficiencia Administrativa y poltica cero
papel.
El plan de Adquisiciones deber actualizarse y publicarse en la pgina web de la Entidad,
as como el la pgina del portal nico de contratacin pblica de acuerdo con las
disposiciones legales para tal fin.
Para la estructuracin del plan anual de adquisiciones se deber tener en cuenta
existencia de bienes en bodega del Almacn General por parte de cada uno de los
dueos de los procesos que integran el Equipo de Apoyo Multidisciplinario, plan
estratgico institucional, normas de estricto cumplimiento y que obligan a la Entidad a su
cumplimiento y presupuesto asignado por parte del Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico.
Teniendo en cuenta que el Plan Anual de Adquisiciones, es una herramienta de
planeacin que es sujeta a variaciones en los precios registrados para adquirir bienes,
servicios u obras, se podrn utilizar los saldos a favor en requerimientos que surjan dentro
de las actividades normales de la Entidad.
PUNTOS DE CONTROL
Proyecto Plan Anual De Adquisiciones: En esta actividad, los directivos de la
entidad con las personas que estimen conveniente, se renen y verifican las
necesidades de Institucin priorizando las mismas, logrando as que el presupuesto
sea invertido correctamente, sin que exista detrimento del patrimonio pblico.
Ejecucin del Plan Anual de Adquisiciones: En esta actividad se actualiza el plan
anual de adquisiciones con los cambios aprobados por los ordenadores de gasto y se
verifica la ejecucin de las compras programadas, as mismo mensualmente se harn
reuniones sobre el avance de ejecucin del Plan Anual de Adquisiciones de la
Entidad.

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4. DESARROLLO
ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Director General o
Subdirector
Administrativo y
Financiero

Formato, guas e
Instructivos emitidos
por COLOMBIA
COMPRA
EFICIENTE

Dueos de Procesos
(Jefes,
ResponsablesCoordinadores) y
Jefe y/o Coordinador
Grupo
Administrativo) y
Jefe y/o Coordinador
Grupo Administrativo

Formato, guas e
Instructivos emitidos
por COLOMBIA
COMPRA
EFICIENTE

Jefe y/o Coordinador

Grupo Administrativo

Formato, guas e
Instructivos emitidos
por COLOMBIA
COMPRA
EFICIENTE

Dueos de Procesos
(Jefes, ResponsablesCoordinadores) y Jefe
y/o Coordinador Grupo
Administrativo) y Jefe
y/o Coordinador Grupo
Administrativo

Formato, guas e
Instructivos emitidos
por COLOMBIA
COMPRA
EFICIENTE

Inicio

Preparacin de Equipo
de trabajo para
elaborar Plan Anual de
Adquisiciones

Identificacin de las
necesidades reales
con el fin de
identificar los bienes
o servicios

Designar
funcionario
encargado del Plan Anual de
Adquisiciones, conformar un
equipo de apoyo compuesto
por los dueos de los
procesos; y organizar una
reunin para la elaboracin
del
Plan
Anual
de
Adquisiciones.
Los dueos de los procesos
quienes conforman el equipo
de apoyo deben identificar las
necesidades reales de la
Entidad teniendo en cuenta
existencia de bienes, plan
estratgico,
normas
de
estricto
cumplimiento
y
presupuesto,
as
mismo
identificar el Clasificador de
Bienes y Servicios UNSPSC

Declaracin
Estratgica

Diligenciar en el formato
establecido por la Agencia
Nacional
de
Colombia
Compra Eficiente los datos
relacionados a Declaracin
Estratgica
los
cuales
contienen el contexto de la
Entidad e Informacin de la
misma para conocimiento de
los potenciales proveedores.

Detalle de los
bienes, obras o
servicios

Describir los bienes, obras o

servicios a contratar de
acuerdo con el Clasificador de
Bienes y Servicios UNSPSC

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ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Informacin para los

proveedores.
Principales Objetivos
y Advertencia

Informar a travs del portal de

contratacin
pblico
el
funcionario responsable de las
compras
y
procesos
contractuales.

Jefe y/o Coordinador

Grupo
Administrativo) y
Jefe y/o Coordinador
Grupo Administrativo

Formato, guas e
Instructivos emitidos
por COLOMBIA
COMPRA
EFICIENTE

Diligenciar, actualizar,
y Publicar el Formato

Diligenciar
el
formato
autorizado por COLOMBIA
COMPRA EFICIENTE, as
como publicar y actualizar el
mismo de acuerdo con las
modificaciones que tenga el
mismo.

Jefe y/o Coordinador

Grupo
Administrativo) y
Jefe y/o Coordinador
Grupo Administrativo

Formato, guas e
Instructivos emitidos
por COLOMBIA
COMPRA
EFICIENTE

Mensualmente se elaborara
informe
de
avance
de
ejecucin del Plan Anual de
Adquisiciones al Subdirector
Administrativo y Financiero, el
mismo
debe
contener
informacin relacionada con
procesos
contractuales
iniciados,
procesos
adjudicados
y
contratos
realizados.

Grupo Administrativo

Informe de Ejecucin

Seguimiento y
Ejecucin del Plan de
Compras

Fin

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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Ley de Presupuesto Anual de Presupuesto y sus
Decretos Reglamentarios.
Decreto 1510 de 2013
Circular Externa No 2 de 16 de agosto de 2013
Agencia Nacional de Colombia Compra Eficiente.

CDIGO

Formato Plan de Compras en el portal de

Colombia Compra Eficiente en la ruta
colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normati
vas/formatopaa.xls.
Gua para elaborar el Plan Anual de
Adquisiciones
en
la
ruta
colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manual
es/manualpaa.pdf.
Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC en la
ruta
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/fil
es/manuales/manualclasificador.pdf; y
www.colombiacompra.gov.co/compradores

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