Sunteți pe pagina 1din 64

MISIUNE DE AUDIT INTERN

COMPARTIMENTUL DE MANAGEMENT
N CADRUL SC LIDL SRL

Student: Hodoroab Iuliana


Specializarea: CIG III, zi, grupa 1

Suceava, 2016

PREZENTAREA INSTITUIEI
Istoria Lidl ncepe n Germania n anii `30, odat cu nfiinarea companiei Lidl & Schwarz,
prin comercializarea de produse alimentare n regim en gros. Mai trziu, activitile companiei sunt
divizate prin dezvoltarea unui lan independent de magazine de tip discount sub denumirea de Lidl i,
respectiv, prin nfiinarea supermarket-urilor i a hipermarket-urilor Kaufland i Handelshof. Originea
magazinelor Lidl se afl n Germania. Ludwigshafen este locul unde n anul 1973 se deschide primul
magazin. Extinderii pe ntreg teritoriul Germaniei pe parcursul anilor `80 i urmeaz n anii `90
expansiunea internaional. Lidl dispune astzi de magazine n mai toate rile europene i este unul
dintre cele mai mari lanuri de magazine de tip discount din Europa. Cucerirea de noi piee, n care s
le oferim clienilor notri calitate maxim la cele mai avantajoase preuri, va rmne i n viitor
obiectivul nostru cel mai important.
n Romnia compania este prezent din 2005 prin divizia Kaufland. n anul 2009 cele dou
reele deinute de Lidl & Schwarz, Kaufland i Plus, au realizat vnzri de aproximativ 1,3 miliarde
de euro.
n anul 2010 a preluat de la grupul Tengelmann cele aproximativ 100 de magazine de discount
Plus.
n vara anului 2011, magazinele Plus au fost redenumite n Lidl iar n mai 2012 reeaua a
ajuns la 137 magazine i 3.300 de angjai
Potrivit estimrilor Ziarului Financiar, afacerile Lidl au trecut n 2012 de 500 de milioane de
euro.
n ianuarie 2013, reeaua de magazine Lidl a ajuns la 158 de uniti.
Numr de magazine:
2015: 192
2013: 159
2012: 137
Cifra de afaceri n 2011: 396 milioane euro
Numr de angajai:
2014: 3.500
2011: 3.300
Conform legii contabilitii, contabilitatea se ine n limba romn i n moned naional.

Procedura P01: Iniierea auditului


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
Nr. 6 /6.01.2016

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea
activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern
pentru anul 2013, se va efectua misiunea de audit intern privind Compartimentul de
management, n perioada 09.06.2015 20.07.2015.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii
financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivul acestuia are
n vedere:
Organizarea managementului societii
Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului
privind compartimentul de management.

Auditor,
Hodoroab Iuliana

Procedura P02: Iniierea auditului


3

SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Hodoroab Iuliana
Misiunea de audit: Compartimentul de management

Data:

6.01.2016

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat

DA

NU

Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v
limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de
audit n orice fel?

Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v
influeneze n misiunea de audit?

Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea
entitii/structurii ce va fi auditat?

Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de


Uniunea European?

Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce


urmeaz a fi auditat?

Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul


entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?

Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de
redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?

Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru


entitatea/structura ce va fi auditat?

Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi
auditat?

Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau
organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de
audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Auditor intern,
Hodoroab Iuliana

Procedura P03: Iniierea auditului


4

SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
Nr. 6 / 6.01.2016

NOTIFICAREA
PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Ctre:

SC LIDL SRL

De la:

Hodoroab Iuliana
Universitatea tefan cel Mare, Suceava

Referitor: Misiunea de audit intern: Compartimentul de management


Stimate: domnule Jitariuc Marius,
n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2013, urmeaz ca n perioada 09.06.2015 20.07.2015 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tem Compartimentul de
management.
Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n
ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i
formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia.
Perioada supus evalurii este 01.01.2013 31.12.2013.
V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul
derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere,
avnd pe ordinea de zi urmtoarele:
prezentarea auditorilor;
prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;
discutarea programului interveniei la faa locului;
stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate;
alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii.

Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei,
v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar:
cadrul legal i de reglementare aplicabil domeniului managementului;
organigrama SC LIDL SRL;
regulamentul de organizare i funcionare;
fiele posturilor aferente departamentului de managementului;
procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei;
rapoartele de audit intern anterioare;
alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem.
Pentru eventualele ntrebri privind aceast aciune, v rugm s-l contactai pe domnul Vasile Ilioi,
auditor intern, coordonatorul misiunii.

Cu deosebit consideraie,
Auditor,
Hodoroab Iuliana

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

COLECTAREA INFORMAIILOR

Misiunea de audit: Compartimentul de management


ntocmit: Hodoroab Iuliana

Data:

10.06.2015

COLECTAREA INFORMAIILOR
DA
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii
auditate
Obinerea organigramei departamentului de logistic
Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare
Obinerea fielor posturilor
Obinerea procedurilor de lucru
Identificarea personalului responsabil

Exist doar parial

Anterior nu au fost
realizate misiuni de audit
intern

X
X
X
X

OBSERVATII

Obinerea Raportului de audit intern anterior


Rapoarte elaborate de alte instituii

NU

Procedura P05: Analiza riscului


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Compartimentul de management


ntocmit: Hodoroab Iuliana
Obiectiv
Organizarea managementului
societii

Data: 11.06.2015
Obiecte auditabile
1. ntocmirea organigramei
2. Stabilirea funciilor i responsabilitilor
3. Stabilirea obiectivelor societii

Cadrul legislativ
- Legea contabilitii nr. 82/
1991 republicat;
- OMFP nr. 1850/2004;

Observaii

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor
i cuprinde 3 obiecte auditabile, structurate pe 1 singur obiectiv, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n
detaliu a misiunii de audit intern

Procedura P05: Analiza riscului


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2013.-31.12.2013
ntocmit:
Obiectiv

Hodoroab Iuliana
Obiecte auditabile

1. ntocmirea organigramei

Organizarea
managementului
societii

2. Stabilirea funciilor i
responsabilitilor

3. Stabilirea obiectivelor
societii

Data: 11.06.2015
Riscuri semnificative (identificate)
1. Nedefinirea clar a atribuiilor i activitilor.
2. Nedefinirea sarcinilor individuale.
3. Suprasolicitarea cu sarcini de lucru.
4. Depirea frecvent a programului.
5. Lipsa mijloacelor pentru desfurarea adecvat a activit ii.
6. Nendeplinirea prompt a sarcinilor.
7. Lipsa pregtirii adecvate a responsabililor.
8. Nedefinirea limitelor de competen.
9. Nestabilirea sarcinilor aferente fi ei postului.
10. Necunoaterea competenelor individuale.
11. Neprioritizarea atribuiunilor ntregului departament.
12. Autoritatea formal n realizarea activitilor este insuficient
stabilit postului.
13. Repartizarea eronat a sarcinilor.
14. Neadaptarea structurii la complexitatea activit ilor.
15. Negestionarea riscurilor privind securitatea informaiilor
16. ndeplinirea greit a obiectivelor din cauza neapelrii la
specialiti.

Not:
10

Observaii
-

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea
riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe
riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n
situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau
pe total operaie/ obiect auditabil.
n acest studiu de caz au fost identificate 3 obiecte auditabile crora le-au fost ataate 16 riscuri.

11

Procedura P05: Analiza riscului


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL


RISCULUI

Misiunea de audit: Compartimentul de management


Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
ntocmit:

Hodoroab Iuliana

Factori de risc
(Fi)

Ponderea
factorilor de risc
(Pi)

Aprecierea
controlului
intern F1

Data: 07.11.2015

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)


N1

N2

N3

P1 50%

exist proceduri i se
aplic

exist proceduri, sunt


cunoscute, dar nu se
aplic

nu exist proceduri

Aprecierea
cantitativ - F2

P2 30%

impact financiar
sczut

impact financiar
normal/ mediu

impact financiar mare

Aprecierea
calitativ F3

P3 20%

vulnerabilitate mic

vulnerabilitate medie

vulnerabilitate mare

Not:
Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori
pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere
corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de
asemenea 100.
n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de
apreciere ale riscurilor.

12

SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC

Misiunea de audit: Compartimentul de management


Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
ntocmit:

Hodoroab Iuliana

Data: 07.11.2015

ACTIVITATEA DE AUDIT
Organizarea managementului societii
1. exist un sistem de proceduri care s reglementeze activitatea
departamentului de logistic?
2. procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate?
3. exist o strategie clar i obiective stabilite pentru acest departament?

DA

NU

X
X
X

4. angajaii contribuie la prioritile i la dezvoltarea n domeniul logisticii?

5. Planurile logisticii sunt aplicate n practic?

6. Utilizatorii au o bun percepie asupra capacitilor sau performanei


departamentului de logistic?

Exist un
sistem prin care
angajaii pot
formula
propuneri si
soluii, care
apoi sunt
analizate
Numai n caz
de necesitate
Gradul de
ocupare este de
95%.

7. Ocuparea posturilor este adecvat n cadrul departamentului?


8. Exist concordan ntre obiectivele i strategiile departamentului de
logistic?

9. Strategia definete principalele obiective ale entitii?

10. Atribuiile fiecrui angajat se gsesc n fiele posturilor?


11. Personalul a luat la cunotin de sarcinile posturilor?
12. Avei personal specializat responsabil cu Stabilirea obiectivelor
societii?
13. Obiectivele domeniului logistic ndeplinesc planurile entitii?

X
X

14. Competenele i funcionarea comitetului logistic sunt definite clar?


15. Funcia logistic este organizat adecvat n concordan cu strategia
logistic?

13

OBS

Definete
obiectivele
strategice

X
X
nu exist un
regulament de
organizare i
funcionare al
acestui comitet

ACTIVITATEA DE AUDIT
16. Personalul asigur calitatea serviciilor?
17. Personalul a luat la cunotin de responsabilitile i sarcinile
fiecruia, ct i de limitele de competen ?
18. Activitile ntregului departament de logistic sunt prioritizate?
19. Exist o politic de securitate a informaiei?

DA
X

X
X
X

21. Exist disponibile descrieri clare ale sarcinilor?


22. Responsabilitile sunt clar definite privind securitatea informaiei?

24. Politica de securitate interzice copierea sau scoaterea neautorizat din


sediu a informaiei fr autorizare?
25. Sunt efectuate verificri pentru detectarea posibilelor nregistrri
duble?

OBS

20. Politica de securitate a informaiei este cunoscut de utilizatori?

23. Securitatea informaiei asigur protejarea informaiei i raportarea


deficienelor?

NU

Doar n
legtur cu
obligaiile ce i
revin postului
respectiv
X
Raportarea
deficienelor se
face numai n
caz de
probleme

X
X

Not:
Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si
managementului de linie, n vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de
a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existena i funcionalitatea
controalelor interne din cadrul entitii.

14

Procedura P05: Analiza riscului


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Compartimentul de management


Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
ntocmit:

Hodoroab Iuliana
Data: 07.11.2015

Obiective

Obiecte auditabile

Organizarea
managementului
societii

1. ntocmirea
organigramei

2. Stabilirea
responsabilitilor

Riscuri semnificative

1. Nedefinirea clar a atribuiilor i activit ilor.


2. Nedefinirea sarcinilor individuale.
3. Suprasolicitarea cu sarcini de lucru.
4. Depirea frecvent a programului.
5. Lipsa mijloacelor pentru desfurarea adecvat a
activitii.
6. Nendeplinirea prompt a sarcinilor.
7. Lipsa pregtirii adecvate a responsabililor.
8. Nedefinirea limitelor de competen.
9. Nestabilirea sarcinilor aferente fiei postului.
10. Necunoaterea competenelor individuale.
11. Neprioritizarea atribuiunilor ntregului
departament.
12. Autoritatea formal n realizarea activitilor este
insuficient stabilit postului.

15

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%
2
2
1
2
1
1
1
1
1
1
1
1

Punctajul
total
1,80
1,50
1
1

2,40

1
3
1
2
3

2
1
3
1
1

1
3
1
1
1

1,30
2,40
1,60
1,50
2

1,60

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

3. Stabilirea
obiectivelor
societii

13. Repartizarea eronat a sarcinilor.


14. Neadaptarea structurii la complexitatea
activitilor.
15. Negestionarea riscurilor privind securitatea
informaiilor
16. ndeplinirea greit a sarcinilor i activitilor din
cauza neapelrii la specialiti.

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea Aprecierea Aprecierea
controlului cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%
2
1
1

Punctajul
total
1,50

1,90

1,90

2,80

NOT:
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul
evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la
Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei
personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele
alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/ activitii respective, n baza
formulei de calcul:
unde:
n

Pt N i Pi
i 1

Pt = punctajul total;

N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;


Pi = ponderea criteriilor de risc

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii:


16

Riscuri mici

1,0 - 1,7

Riscuri medii

1,8 - 2,2

Riscuri mari

2,3 - 3,0

Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri
acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le
colecteaz cu ocazia testrilor efectuate.
Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea
auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul,
riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative.

17

Procedura P05: Analiza riscului


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAIILOR) N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI


Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
ntocmit:

Hodoroab Iuliana

Obiective

Obiecte auditabile

Data: 07.11.2015

Riscuri semnificative

Punctaj total

1. Nedefinirea clar a atribuiilor i activit ilor.

1,80

Mediu

2. Nedefinirea sarcinilor individuale.

1,50

Mic

1. ntocmirea

3. Suprasolicitarea cu sarcini de lucru.

Mic

organigramei

4. Depirea frecvent a programului.

Mic

5. Lipsa mijloacelor pentru desfurarea adecvat a


activitii.

2,40

Mare

6. Nendeplinirea prompt a sarcinilor.

1,30

Mic

7. Lipsa pregtirii adecvate a responsabililor.

2,40

Mare

8. Nedefinirea limitelor de competen.

1,60

Mic

Organizarea
managementului
societii

2. Stabilirea
responsabilitilor

18

Clasare

OBS.

Obiective

Obiecte auditabile

3. Stabilirea obiectivelor
societii

Riscuri semnificative

Punctaj total

9. Nestabilirea sarcinilor aferente fiei postului.

1,50

Mic

10. Necunoaterea competenelor individuale.

Mediu

11. Neprioritizarea atribuiunilor ntregului departament.

Mediu

12. Autoritatea formal n realizarea activitilor este


insuficient stabilit postului.

1,60

Mic

13. Repartizarea eronat a sarcinilor.

1,50

Mic

14. Neadaptarea structurii la complexitatea activit ilor.

1,90

Mediu

1,90

Mediu

2,80

Mare

15. Negestionarea riscurilor privind securitatea


informaiilor
16. ndeplinirea greit a sarcinilor i activit ilor din
cauza neapelrii la specialiti.

Clasare

OBS.

Not:
n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 16 riscuri, grupate pe cele 3 obiecte
auditabile i 1 obiectiv, n 3 categorii de riscuri: mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor.
n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 8,
vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.

19

Procedura P05: Analiza riscului


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE
Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
ntocmit:

Hodoroab Iuliana

Obiectiv

Obiecte auditabile

1. ntocmirea
organigramei

Data: 07.11.2015

Riscuri semnificative

1. Nedefinirea clar a atribuiilor i


activitilor.
5. Lipsa mijloacelor pentru
desfurarea adecvat a activitii.
7. Lipsa pregtirii adecvate a
responsabililor.

Organizarea
managementului
societii

2. Stabilirea
responsabilitilor

3. Stabilirea
obiectivelor
societii

10. Necunoaterea competenelor


individuale.
11. Neprioritizarea atribuiunilor
ntregului departament.
14. Neadaptarea structurii la
complexitatea activitilor.
15. Negestionarea riscurilor privind
securitatea informaiilor
16. ndeplinirea greit a sarcinilor i
activitilor din cauza neapelrii la
specialiti.

20

Puncte
T/S

Consecina
funcionriinefuncionrii
controlului intern

Grad de
ncredere
al auditorului
intern n
controlul intern

OBS

Not:
n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul
Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 0 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate
din auditare, astfel c toate cele 3 obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rmne n continuare n auditare.
Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al
activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora. n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre
auditare n continuare obiectivele i obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, n documentul Tematica n detaliu a
misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate i ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit
intern

21

Procedura P05: Analiza riscului


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
ntocmit:

Hodoroab Iuliana

Data: 07.11.2015

Obiectiv
Obiecte auditabile selectate
1. ntocmirea organigramei
Organizarea
managementului
societii

2. Stabilirea responsabilitilor
3. Stabilirea obiectivelor societii

1. analiza definirii atribuiilor i responsabilitilor


2. analiza mijloacelor de desfurare a activit ii
3. analiza responsabilitilor
4. analiza competenelor individuale
5. analiza prioritizrii atribuiunilor departamentului
14. analiza adaptrii structurilor la complexitatea activit ilor
16. analiza ndeplinirii corecte a sarcinilor i activit ilor

Poziia
n RAI
II. 1.1.1.
II. 1.1.2.
II. 1.2.1.
II. 1.2.2.
II. 1.2.3.
II. 1.3.1.
II. 1.3.2.

Not:
Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 1 obiectiv structurat pe 3
obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 16 riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n
detaliu a misiunii de audit intern n urma creia a fost selectate n vederea auditrii 1 obiectiv, 3 obiecte auditabile i 7 riscuri asociate
acestora. n continuare, cele 7 riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe /
22

domenii) corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i
care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit
intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.

23

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
ntocmit:

Hodoroab Iuliana

OBIECTIVELE AUDITULUI

Data: 07.11.2015
DURATA
(H)
156
54
2
2

PERSOANELE
IMPLICATE

LOCUL
DESFURRII

Hodoroab Iuliana
Hodoroab Iuliana

SAI
SAI

Hodoroab Iuliana

SAI

4. colectarea i prelucrarea informaiilor

Hodoroab Iuliana

5. ntocmirea listei centralizatoare a obiectelor auditabile


6. elaborarea tabelului puncte T/ S
7. ntocmirea tematicii n detaliu i a programului de audit
intern
8. ntocmirea notei i a programului de intervenie la faa
locului
9. obinerea aprobrii notei i a anexelor (colectarea i
prelucrarea datelor, tabelul puncte T/ S, programul de
intervenie la faa locului)

8
8

Hodoroab Iuliana
Hodoroab Iuliana

SAI
AUDITAT
SAI
SAI

Hodoroab Iuliana

SAI

Hodoroab Iuliana

SAI

Hodoroab Iuliana

SAI

10. planificarea i organizarea edinei de deschidere

Hodoroab Iuliana

2
40

Hodoroab Iuliana

ACTIVITILE PROGRAMATE

Tema general: Compartimentul de management


1. Pregtirea misiunii de audit
1. redactarea ordinului de serviciu
2. redactarea declaraiilor de independen
3. redactarea i transmiterea notificrilor prin declan area
misiunii de audit intern

11. redactarea minutei edinei de deschidere


2. Intervenia la faa locului

24

SAI
AUDITAT
AUDITAT

OBIECTIVELE AUDITULUI

PERSOANELE
IMPLICATE

LOCUL
DESFURRII

Hodoroab Iuliana

AUDITAT
SAI

58
16

Hodoroab Iuliana

SAI

2. revizuirea RAI

Hodoroab Iuliana

SAI

3. obinerea aprobrii proiectului de R AI


4. transmiterea proiectului de RAI la entitatea auditat i
solicitarea unui rspuns n termen de 15 zile
5. reuniunea de conciliere (planificare i organizare) dup
cele 15 zile, dac este cazul
6. includerea n RAI a aspectelor reinute dpdv al
auditatului
7. finalizarea RAI
8. aprobarea RAI de ctre eful departamentului de audit
intern
9. transmiterea RAI final entitii auditate

Hodoroab Iuliana

SAI

Hodoroab Iuliana

SAI

Hodoroab Iuliana

AUDITAT

Hodoroab Iuliana

SAI

Hodoroab Iuliana

SAI

Hodoroab Iuliana

SAI

Hodoroab Iuliana

SAI

ntocmirea fiei de urmrire a recomandrilor

Hodoroab Iuliana

SAI

ACTIVITILE PROGRAMATE
1. efectuarea testelor
2. discutarea constatrilor cu managerul/ directorul
societii
3. elaborarea FIAP-urilor (fi de identificare i analiz a
problemelor)
4. colectarea dovezilor
5. revizuirea documentelor de lucru dpdv al coninutului i
al formei i ntocmirea notei centralizatoare a
documentelor de lucru
3. Raportul de audit intern
1. redactarea proiectului de raport de audit intern

4. Urmrirea recomandrilor

DURATA
(H)
22
2
8
4
4

Not:
Programul de audit intern este documentul prin care repartizm resursele de audit respectiv, mprim ntre membri echipei de
auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii i repartizm timpul pentru parcurgerea etapelor i procedurilor
specifice n vederea ncadrrii n perioadele afectate prin Planul de audit intern.

25

SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI

Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil


Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
ntocmit:

Hodoroab Iuliana

Nr.
crt.

OBIECTE AUDITABILE

1.

ntocmirea organigramei

2.

Stabilirea
responsabilitilor

3.

Stabilirea obiectivelor
societii

Data: 07.11.2015

Obiectiv - Organizarea managementului societii


Durata
TIPUL TESTRII
Locul
Nr. test
(h)
Analiza definirii
SC
Interviu nr. 1.1.1
atribuiilor i
LIDL
15
Test 1.2.1
activitilor
SRL
SC
Analiza stabilirii
Interviu nr. 1.1.1
LIDL
15
responsabilitilor
Test 1.3.1
SRL
Analiza stabilirii
SC
structurii
LIDL
10
Interviu nr. 1.1.1
organizatorice
SRL

Nr. lista
verificare

Auditori

LV 1

Mironescu Alex

LV 1

Mironescu Alex

LV 1

Mironescu Alex

Auditor intern
Hodoroab Iuliana

26

Procedura P07: edina de deschidere


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE


Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
ntocmit:

Hodoroab Iuliana

Data: 07.11.2015

A. Lista participanilor:
Numele

Funcia

Patrick Cioat
Hodoroab Iuliana

coordonator
auditor
eful
departamentului
de logistic
secretar
director
administrator

Iustin Grivici
Maria Popovici
Mircea tefnescu
Marian Dabca

Direcia/
Serviciul
CAPI
SAPI

Nr.
telefon
-

SC LIDL SRL
SC LIDL SRL
SC LIDL SRL
SC LIDL SRL

E-mail

Semntura

B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;
- Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai
timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea
n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea
activitii Direciei De Logistici neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti;
- Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a
obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat;
- Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor,
efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul
ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

27

- Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de
audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.);
- Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n
cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a.
- Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta;
- Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit);
- Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a
eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i
Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile.

28

Procedura P08: Chestionar


LISTA DE VERIFICARE NR. 1
Obiectiv - Organizarea i funcionarea departamentului de logistic
Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT
ntocmirea organigramei
1.1. Verificarea definirii atribuiilor de realizat n cadrul
departamentului logistic
1.2. Verificarea definirii activitilor de realizat n cadrul
departamentului logistic
1.3. Analiza criteriilor ce stau la baza crerii compartimentelor
funcionale
1.4. Verificarea mijloacelor de desfurare a activitii

Stabilirea responsabilitilor
2.1. Verificarea definirii ariei de competen
2.2. Verificai dac aria de competen asigur realizarea activitilor i
aciunilor stabilite
2.3. Analizai dac aciunile efectuate pentru realizarea activitilor se
regsesc n sarcinile specificate n cadrul fi elor posturilor
2.4. Verificai dac personalul are calificarea adecvat pentru realizarea
activitilor
2.5. Verificarea fiei postului n vederea definirii corecte a
cunotinelor necesare ocuprii postului
2.6. Verificai dac atribuiile definite n fia postului au caracter
individual
2.7. Verificarea definirii sarcinilor n conformitate cu activitile
derulate
Stabilirea obiectivelor societii
3.1. Verificarea repartizrii sarcinilor de lucru
3.2. Verificarea complexitii activitilor
3.3. Verificarea modului de elaborare i funcionalitii organigramei
departamentului logistic
a) definirea raporturilor de subordonare n cadrul organigramei
b) definirea numrului de posturi prin intermediul organigramei
3.4. Examinarea organigramei departamentului logistic
3.5. Evaluarea preocuprii conducerii de ocupare a posturilor de
execuie
3.6. Verificarea organigramei n sensul stabilirii responsabililor
structurilor funcionale corespunztor fiecrui nivel ierarhic

Data:
25.11.2015

DA

NU

OBS.

Interviu 1.1

X
X

Observare
direct

Test nr. 2.1


FIAP nr. 2.1

X
X
X
X
X
X
X
X

Test nr 3.1
FIAP nr. 3.1

X
X
X

Auditor intern,
Hodoroab Iuliana

29

Procedura P09: Colectarea dovezilor


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

INTERVIU NR. 1.1


privind procedurile specifice pentru activitatea Organizarea i funcionarea departamentului de
logistic, adresat
domnului Grivici Iustin, eful departamentului de logistic
Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

ntrebare

DA

Atribuiile de realizat sunt clar definite?


Activitile de realizat sunt definite clar?
Exist responsabili desemnai pentru informarea despre
atribuiile i activitile fiecruia?

X
X

S-a realizat vreo revizie pentru actualizarea procedurilor


operaionale de lucru?
Considerai c procedurile folosite sunt corespunztoare
i suficiente?
Exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Mai avei ceva de adugat referitor la cele menionate
mai sus?

NU

Responsabilul a
fost numit recent
Anumite
proceduri au fost
actualizate de 2
ori

X
X
X
X
X

Data:
02.10.2015
Auditor intern,
Hodoroab Iuliana

Intervievat,
Grivici Iustin

30

Obs.

Procedura P09: Colectarea dovezilor


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
TESTUL NR. 2.1
Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
OBIECTUL TESTULUI: Organizarea i funcionarea departamentului de logistic
OBIECTIVUL TESTULUI:

Evaluarea i urmrirea dac responsabilitie prestabilite personalului

definesc aria de competen necesar realizrii activitilor


DESCRIEREA TESTULUI:

Eantionul s-a stabilit prin selectarea de posturi din cadrul fiecrui compartiment
funcional al departamentului de logistic. n cazul acestora se vor evalua atribuiile i
relaiile funcionale definite cu privire la:
a) definirea atribuiilor i a ariei de competen a acestora;
b) urmrirea dac aria de competen asigur realizarea activitilor i aciunilor
stabilite.

Testarea a urmrit stabilirea responsabilitilor din cadrul departamentului de logistic


i s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.1. privind n care pe vertical sunt
elementele eantionului iar pe orizontal elementele testate.

CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 2.1. s-a constatat c atribuiile definite n fiele posturilor
aferente salariailor nu sunt ntotdeauna conforme i nu asigur competena de realizare a
responsabilitilor, acestea fiind definite n multe cazuri la modul general, adic nu indic, prin modul
de formulare o aciune i nu asigur un coninut clar, fiind definite sub forma unei relaii funcionale
sau avnd caracter de activitate.
CONCLUZII:
31

Atribuiile stabilite salariailor nu asigur ntotdeauna aria de competen necesar pentru


realizarea activitilor, iar n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.1.

Data:

Auditor intern,

05.10.2015

Hodoroab Iuliana

32

SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 2.1.
Obiectiv - Organizarea i funcionarea departamentului de logistic
Eantionul s-a stabilit prin selectarea de posturi din cadrul fiecrui compartiment
funcional al departamentului de logistic.
Eantionul astfel constituit va fi verificat integral.
Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 2.1.

Data:
05.10.2015

Auditor intern,
Hodoroab Iuliana

33

n prezena,
Grivici Iustin

??? LISTA DE CONTROL NR. 2.1.


privind
stabilirea responsabilitilor

Elemente
testate
definirea atribuiilor
i a ariei de
competen a acestora

Elemente
eantionate
Stabilirea responsabilitilor

Data:
05.10.2015

urmrirea dac aria de competen


asigur realizarea activitilor i
aciunilor stabilite.

FIAP

Auditor intern,
Hodoroab Iuliana

34

n prezena,
Grivici Iustin

SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.1.
Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014 31.12.2014
PROBLEM:
Atribuiile stabilite salariailor nu asigur ntotdeauna aria de competen necesar pentru
realizarea activitilor.
CONSTATARE:
Din analiza Listei de control nr. 2.1. s-a constatat c atribuiile definite n fiele posturilor
aferente salariailor nu sunt ntotdeauna conforme i nu asigur competena de realizare a
responsabilitilor, acestea fiind definite n multe cazuri la modul general, adic nu indic, prin modul
de formulare o aciune i nu asigur un coninut clar, fiind definite sub forma unei relaii funcionale
sau avnd caracter de activitate.
CAUZE:
- definirea atribuiilor specifice postului s-a realizat de ctre fiecare ef de compartiment, fr a
mai fi analizate i evaluate de ctre persoanele responsabile de la nivelul departamentului;
- persoanele din cadrul compartimentelor funcionale nu au dispus de cunotinele necesare
astfel nct s poat defini corect o atribuie i n acelai timp s urmreasc daca acestea asigur aria
de competen a realizrii activitilor repartizate postului.
CONSECIN:
- nu se asigur o arie de competen necesar i suficient pentru realizarea activitilor i
aciunilor.
RECOMANDARE:
- contientizarea managementului care se ocup cu definirea atribuiilor prin consilieri i
informri pentru a se clarifica modaliile practice de definire a unei atribuii sau a unui set de atribu ii
35

astfel nct s se asigure aria de competen necesar realizrii activitilor.

Data:

Auditor intern,

05.10.2015

Hodoroab Iuliana

36

Procedura P09: Colectarea dovezilor


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

TESTUL NR. 3.1

Misiunea de audit: Compartimentul de management


Perioada auditat: 01.012014 31.12.2014
OBIECTUL TESTULUI: Organizarea i funcionarea departamentului de logistic
OBIECTIVUL TESTULUI: Examinarea dac structura organizatoric (organigrama) reprezint un
instrument la ndemna conducerii prin care se permite vizualizarea de raporturilor de subordonare
aferente departamentului de logistic.
DESCRIEREA TESTULUI:

Analiza modului de elaborare a organigramei se realizeaz n conformitate cu actul


normativ de organizare i funcionare a organizaiei i cu modul efectiv de organizare i
funcionare a structurilor funcionale din cadrul organizaiei, punndu-se accent pe
urmtoarele:
a) definirea raporturilor de subordonare n cadrul organigramei;
b) definirea numrului de posturi prin intermediul organigramei.

Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c


acestea reprezint un volum redus de documente i lucrarea este anual.

Testarea a urmrit analiza stabilirii structurii organizatorice i

s-a concretizat n

elaborarea Listei de control nr. 3.1.


CONSTATRI:
Atunci cnd se proiecteaz o structur organizatoric se pleac de la inventarierea activit ilor
existente/ necesare realizrii obiectivelor. Analiza modului de definire a activitilor necesare pentru
37

realizarea fiecrui obiectiv specific a pus n eviden urmtoarele caracteristici:


unele activiti sunt neclar definite;
nu sunt identificate toate activitile care contribuie la realizarea obiectivelor specifice i care asigur
conformitate cu reglementrile legale;
- pentru realizarea unor anumite activiti nu se respect principiul convergenei n definirea
coninutului activitilor care este necesar pentru realizarea unui obiectiv.
CONCLUZII:
Activitile nu sunt corect definite n cadrul compartimentelor, astfel nct s se contribuie la
realizarea obiectivelor, iar n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.1.
Data:

Auditor intern,

06.10.2015

Hodoroab Iuliana

38

LISTA DE CONTROL NR. 3.1


privind
Stabilirea obiectivelor societii

Elemente
testate

definirea raporturilor de
subordonare n cadrul

definirea numrului de posturi prin


intermediul organigramei.

organigramei;
Populaia
Stabilirea obiectivelor societii

Data,

Auditor intern,

06.10.2015

Hodoroab Iuliana

39

FIAP
Intervievat,
Grivici Iustin

SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.1

Misiunea de audit: Compartimentul de management


Perioada auditat: 01.01.2014- 31,12.2014
PROBLEM:
Activitile nu sunt corect definite n cadrul compartimentelor, astfel nct s se contribuie la
realizarea obiectivelor.
CONSTATARE:
Atunci cnd se proiecteaz o structur organizatoric se pleac de la inventarierea
activitilor existente/ necesare realizrii obiectivelor. Analiza modului de definire a activitilor
necesare pentru realizarea fiecrui obiectiv specific a pus n eviden urmtoarele caracteristici:
unele activiti sunt neclar definite;
nu sunt identificate toate activitile care contribuie la realizarea obiectivelor specifice i care
asigur conformitate cu reglementrile legale;
- pentru realizarea unor anumite activiti nu se respect principiul convergenei n definirea
coninutului activitilor care este necesar pentru realizarea unui obiectiv.
CAUZ:
- nu exist, la nivelul societii, reglementri procedurale care s defineasc i s stabileasc
o form-cadru de elaborare a organigramei.
CONSECINE:
- nu se asigur o nelegere corespunztoare a modului de organizare i funcionare a
departamentului, a nivelului ierarhic i a relaiilor existente ntre compartimente, iar organigrama
actual nu conine informaii referitoare la nivelurile de subordonare.
RECOMANDRI:
-

analiza actului normativ de organizare i funcionare a organizaiei;


40

restabilirea relaiilor i subordonrilor dintre compartimente, astfel nct s fie clare i


corecte.

Data:

Auditor intern,

06.10.2015

Hodoroab Iuliana

41

NOT DE RELAII !!!

42

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU


Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014-31.12.2014
ntocmit:

Hodoroab Iuliana

Data
25.11.2015

Ob
.
nr.
1

Exist
Constatarea

Document justificativ

............................................
- atribuiile definite n fiele posturilor aferente
salariailor nu sunt ntotdeauna conforme i nu asigur
competena de realizare a responsabilitilor, acestea
- fiele posturilor pentru
fiind definite n multe cazuri la modul general, adic nu
eantionul constituit
indic, prin modul de formulare o aciune i nu asigur
un coninut clar, fiind definite sub forma unei relaii
funcionale sau avnd caracter de activitate
- unele activiti sunt neclar definite
- nu sunt identificate toate activitile care contribuie
la realizarea obiectivelor specifice i care asigur
conformitatea cu reglemntrile legale
- organigrama societii
- pentru realizarea unor anumite activiti nu se
respect principiul convergenei n definirea
coninutului activitilor care este necesar pentru
realizarea unui obiectiv

Auditor intern,
Hodoroab Iuliana

43

Da

Nu

Procedura P11: edina de nchidere


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE
A. Meniuni generale:
Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014-31.12.2014
ntocmit:

Hodoroab Iuliana

Data
29.11.2015

A. Lista participanilor:
Numele

Funcia

Patrick Cioat
Hodoroab Iuliana

coordonator
auditor
eful
departamentului
de logistic
secretar
director
administrator

Iustin Grivici
Maria Popovici
Mircea tefnescu
Marian Dabca

Direcia/
Serviciul
CAPI
SAI

Nr.
telefon
-

SC LIDL SRL
SC LIDL SRL
SC LIDL SRL
SC LIDL SRL

E-mail

Semntura

B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i obiectele auditabile aparinnd
fiecrui obiectiv n parte. De asemenea, au fost discutate constatrile obiectelor auditate, au fost
analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au
fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora.
n cadrul edinei de nchidere structura auditat i-a nsuit n totalitate constatrile i
recomandrile formulate de echipa de auditori.
n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care
va fi pregtit pentru aprobare i difuzare a structurii auditate.
Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i
recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru compartimentul de
management auditat.

44

Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii


recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe
care le vor discuta cu echipa de auditori interni.
Not:
Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de
auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

45

Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

PLANUL DE ACIUNE
I
CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR
OBIECTE
AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

Obiectiv - Organizarea i funcionarea departamentului de logistic


Definirea
atribuiilor i
activitilor

1. contientizarea managementului care se ocup cu


definirea atribuiilor prin consilieri i informri pentru a
Stabilirea
responsabilitilor

se clarifica modaliile practice de definire a unei atribuii

sau a unui set de atribuii astfel nct s se asigure aria de


Stabilirea
obiectivelor

competen necesar realizrii activitilor


2. analiza actului normativ de organizare i

funcionare a organizaiei

46

TERMENE

RESPONSABILI

OBIECTE
AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

3. restabilirea relaiilor i subordonrilor


societii

dintre compartimente, astfel nct s fie clare

i corecte

47

TERMENE

RESPONSABILI

Procedura P15: Raport de audit


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
RAPORT DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost constituit din:
Patrick Cioat - coordonator
Hodoroab Iuliana auditor
Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 7 din 6.01.2016.
Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat:
- Planul de audit intern pe anul 2014, aprobat de conducerea SC LIDL SRL;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
- OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de
aplicare a Legii nr. 672/2002
Durata misiunii de audit: 17.09.2015-25.11.2015
Perioada auditat: 01.01.2014 31.12.2014
Scopul aciunii de auditare const n:
-

asigurarea definirii corecte a atribuiilor i activitilor fiecrui salariat n fia postului;

asigurarea stabilirii clare a responsabilitilor;

asigurarea aplicrii structurii organizatorice.

Obiectivul aciunii de auditare a urmrit:


Organizarea i funcionarea departamentului de logistic
Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate.
Tehnicile de audit intern utilizate:
48

verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei


nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i
regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele
tehnici de verificare:
a) comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea
lor din dou sau mai multe surse diferite;
b) examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
c) recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
d) punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii
diferite de nregistrri;
e) confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse
independente cu scopul validrii acestora;
f) garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de
la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative;
g) urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative
spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n
totalitate a tranzaciilor.

observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i
emitere a documentelor;

interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea


persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie
susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re
relaii scrise.

analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate,


identificate, cuantificate i msurate distinct.

Instrumentele de audit intern care s-au utilizat:

Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare


la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate;

Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de


identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora;

List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care


trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce
trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n
49

proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea


testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti.

Fia de identificare i analiz a problemelor FIAP: ntocmit pentru fiecare


disfuncionalitate constatat;

Formularul de constatare i raportare a iregularitilor FCRI: ntocmit cu scopul de


a informa conducerea direciei cu privire la iregularitatea constat.

Documentele examinate n cadrul SC LIDL SRL privind compartimentul de management


au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv:
Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii de logistic, n principal sunt:
-

analiza riscurilor;

tabelele punctelor tari i slabe;

tematica n detaliu a misiunii de audit;

programul de audit intern;

programul interveniei la faa locului;

liste de verificare structurate pe obiective;

foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor;

chestionare de control intern;

teste;

liste de control;

fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri;

formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri;

raportul preliminar de audit intern;

minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere;

raportul final de audit intern;

planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor;

fia de urmrire a implementrilor recomandrilor.

Organizarea Direciei de logistic : Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un


numr de x salariai, din care y au reprezentat posturi de conducere n conformitate cu atribuiile de
serviciu, organigrama i Regulamentul de organizare i funcionare.
Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu,
relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente.
50

II. CONSTATRI SI RECOMANDARI


n acest capitol, prezentm principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele,
consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n
FIAP-urile i FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii
disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare
a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente
i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate,
cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general.
Obiectiv - Organizarea i funcionarea departamentului de logistic
1. Definirea atribuiilor i responsabilitilor
2. Stabilirea responsabilitilor
CONSTATARE:
Atribuiile definite n fiele posturilor aferente salariailor nu sunt ntotdeauna conforme i
nu asigur competena de realizare a responsabilitilor, acestea fiind definite n multe cazuri la
modul general, adic nu indic, prin modul de formulare o aciune i nu asigur un coninut clar,
fiind definite sub forma unei relaii funcionale sau avnd caracter de activitate.
CAUZE:
- definirea atribuiilor specifice postului s-a realizat de ctre fiecare ef de compartiment,
fr a mai fi analizate i evaluate de ctre persoanele responsabile de la nivelul departamentului;
- persoanele din cadrul compartimentelor funcionale nu au dispus de cunotinele necesare
astfel nct s poat defini corect o atribuie i n acelai timp s urmreasc daca acestea asigur
aria de competen a realizrii activitilor repartizate postului
CONSECIN:
- nu se asigur o arie de competen necesar i suficient pentru realizarea activitilor i
aciunilor.
RECOMANDARE:
- contientizarea managementului care se ocup cu definirea atribuiilor prin consilieri i
informri pentru a se clarifica modaliile practice de definire a unei atribuii sau a unui set de
atribuii astfel nct s se asigure aria de competen necesar realizrii activitilor.

51

3. Stabilirea obiectivelor societii


CONSTATARE:
- unele activiti sunt neclar definite;
- nu sunt identificate toate activitile care contribuie la realizarea obiectivelor specifice i
care asigur conformitatea cu reglemntrile legale;
- pentru realizarea unor anumite activiti nu se respect principiul convergenei n definirea
coninutului activitilor care este necesar pentru realizarea unui obiectiv.
CAUZ:
- nu exist, la nivelul societii, reglementri procedurale care s defineasc i s stabileasc
o form-cadru de elaborare a organigramei.
CONSECIN:
- nu se asigur o nelegere corespunztoare a modului de organizare i funcionare a
departamentului, a nivelului ierarhic i a relaiilor existente ntre compartimente, iar organigrama
actual nu conine informaii referitoare la nivelurile de subordonare.
RECOMANDRI:
-

analiza actului normativ de organizare i funcionare a organizaiei;

restabilirea relaiilor i subordonrilor dintre compartimente, astfel nct s fie clare i


corecte.

52

III. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a
misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa
de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile
efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note
de relaii i n urma analizei i interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au
condus la recomandrile i concluziile cuprinse n Raportul de audit intern.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune i Calendarul
implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii
acestora.
Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate, apreciaz
Compartimentul de management, conform grilei prezentate n continuare.
APRECIERE
FUNCIONAL
DE MBUNTIT
Organizarea i funcionarea departamentului de logistic
Definirea atribuiilor i
X
responsabilitilor

OBIECTE AUDITABILE

Stabilirea responsabilitilor

Stabilirea structurii organiztorice

CRITIC

Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor
interni, n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii de audit intern, apreciate de ctre
participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic.
De

asemenea,

considerm

rezultatele

evalurii

auditorilor

interni

privind

Compartimentul de management se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de


implementare a funciei de audit intern n entitile publice.
Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de
implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s
raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.
Data: 25.11.2015

Auditor,
Hodoroab Iuliana

Not:
Proiectul de raport de audit intern concretizeaz activitatea auditorilor interni prin
prezentarea cadrului general de desfurare a activitii entitii, obiectivelor, constatrilor,
53

concluziilor i recomandrilor obinute n urma misiunii realizate, ct i aria i metodologia de


audit, tehnicile de colectare i de analiz a dovezilor de audit utilizate. La elaborarea Proiectului de
raport de audit intern, auditorul folosete dovezile de audit raportate n Fiele de Identificare i
Analiz a Problemelor i n Formularul de Constatare i Raportare a Iregularitilor i n celelalte
documente de lucru. Precizm c, n practic Raportul de audit intern este semnat pe fiecare
pagin de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de
supervizorul misiunii.

54

SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN


I. INTRODUCERE
Misiunea de audit intern privind Compartimentul de management din cadrul SC LIDL SRL
s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, cu
modificrile i completrile ulterioare, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit
public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea
entitii.
Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2014, aprobat de
conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2014 31.12.2014 i a fost efectuat, n perioada
17.09.2015 25.11.2015 de ctre auditorul intern Hodoroab Iuliana
Echipa de auditori interni, n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a
evalurilor realizate privind Compartimentul de management, structurat pe obiectivul stabilit
pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum
urmeaz:
OBIECTIVUL

FUNCIONAL

Organizarea i funcionarea
departamentului de logistic

APRECIERE
DE MBUNTIT

CRITIC

II. CONSTATRI I RECOMANDRI


1. Definirea atribuiilor i responsabilitilor
2. Stabilirea responsabilitilor
CONSTATARE:
Atribuiile definite n fiele posturilor aferente salariailor nu sunt ntotdeauna conforme i
nu asigur competena de realizare a responsabilitilor, acestea fiind definite n multe cazuri la
modul general, adic nu indic, prin modul de formulare o aciune i nu asigur un coninut clar,
fiind definite sub forma unei relaii funcionale sau avnd caracter de activitate.
RECOMANDARE:
- contientizarea managementului care se ocup cu definirea atribuiilor prin consilieri i
informri pentru a se clarifica modaliile practice de definire a unei atribuii sau a unui set de
atribuii astfel nct s se asigure aria de competen necesar realizrii activitilor.
55

3. Stabilirea obiectivelor societii


CONSTATARE:
- unele activiti sunt neclar definite;
- nu sunt identificate toate activitile care contribuie la realizarea obiectivelor specifice i
care asigur conformitatea cu reglemntrile legale;
- pentru realizarea unor anumite activiti nu se respect principiul convergenei n definirea
coninutului activitilor care este necesar pentru realizarea unui obiectiv.
RECOMANDRI:
-

analiza actului normativ de organizare i funcionare a organizaiei;

restabilirea relaiilor i subordonrilor dintre compartimente, astfel nct s fie clare i


corecte.
III. CONCLUZII

Evaluarea ACTIVITII DE LOGISTIC din cadrul Direciei de Logistic, n baza


testelor i analizelor efectuate, permite auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil
managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate,
nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia.
Echipa de auditori interni, prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa
de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 3 de recomandri, aferente obiectivului
misiunii de audit intern.
Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint
elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru
ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe
gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor
care reprezint setul de recomandri majore.

Data

Auditor intern,

25.11.2015

Hodoroab Iuliana

56

Procedura P17: Urmrirea recomandrilor


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

Nr.
crt.

1.

2.

3.

ENTITATEA PUBLIC

AUDIT INTERN SAPI

SC LIDL SRL

Misiunea de audit public intern:


COMPARTIMENTUL DE MANAGEMENT

Recomandarea

Implementat

Parial
Neimplementat
implementat

Organizarea i funcionarea departamentului de logistic


contientizarea managementului
care se ocup cu definirea
atribuiilor prin consilieri i
informri pentru a se clarifica
modaliile practice de definire a
X
unei atribuii sau a unui set de
atribuii astfel nct s se asigure
aria de competen necesar
realizrii activitilor.
analiza actului
normativ de
organizare i
X
funcionare a
organizaiei
restabilirea relaiilor
i subordonrilor
dintre compartimente,
X
astfel nct s fie clare
i corecte

57

Data:
Raport de
audit nr.
7/06.01.2016
Data
planificat /
Data
implementrii

31.12.2015

31.12.2015

31.12.2015

Instruciuni

Entitatea/ structura auditat

1. Introducei recomandrile de audit dup cum


sunt prezentate n raportul de audit
2. Verificai coloana corespunztoare:
implementat, parial implementat,
neimplementat
3. Introducei data planificat pentru
implementare n Raportul de audit i data
implementrii

58

SC LIDL SRL
Data i semntura conductorului/ directorului:
Mircea tefnescu
Data i semntura auditorilor interni:
Hodoroab Iuliana

Programul de asigurare i mbuntire a calitii

eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire


a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita
etic a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii
interni.
Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin
adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate.
Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de
controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz
eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit
sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern.
Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i
va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea
perfecionrii profesionale a auditorilor.
Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin
ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

59

Procedura P18: Supervizarea


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014 - 31.12.2014
Auditor evaluat:

Hodoroab Iuliana

Bugetul de timp planificat: 156 ore


1
2 3 4 5
Observaii

Bugetul de timp efectiv: 156 ore


n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i
controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit
i a estimat corespunztor riscurile activitii

Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii


obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat
Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost
reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a
resurselor de audit
A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i
conducerea structurii de audit intern;
A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de
audit intern
Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n
procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp
Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile
cnd au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate
Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii,
respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme
identificate
Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte
Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,
competente, relevante i folositoare
Documentele au fost completate n mod corespunztor i n
conformitate cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat
Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

60

A fost
necesar s
se lucreze
peste orele
de program

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

EVALUAREA EXTERN
Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate
creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra
desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii.
Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de
evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.

61

Procedura P19: Programul de asigurare a calitii


SC LIDL SRL
Serviciul Audit Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Compartimentul de management
Perioada auditat: 01.01.2014.-31.12.2014
ntocmit:

tefnescu Mircea, director SC LIDL SRL

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN


DE CTRE STRUCTURA AUDITAT
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

Obiectiv auditat

Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul


misiunii
Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de
efectuat
Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la
mbuntirea unora deja existente
Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind
modul de desfurare
Obiectivele de audit stabilite au fost n concordan cu
activitile desfurate
Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic,
structurat, dinamic i interesant
S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de
misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea
de concluzii relevante
Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fa a
locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate
A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta
a fost util n gsirea de soluii la probleme
Cum evaluai n general misiunea de audit
Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit
activitile cu riscuri majore
In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate
constatrile i recomandrile cnd au fost identificate
probleme
A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat
Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional

62

Note
3

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Obs.

15.

16.
17.
18.
19.

Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut
cel mai mult
- claritatea recomandrilor
- conduita auditorilor interni
- calitatea discuiilor
Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au
plcut cel mai puin
ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului.
Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate
Nu sunt comentarii.
Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit
Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandrilor.
Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:

1 pentru nesatisfctor;

2 pentru slab;

3 pentru satisfctor;

4 pentru bine;

5 pentru foarte bine.

Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.
Evaluarea extern a funcionalitii activitii de audit intern se realizeaz i de
U.C.A.A.P.I. i de organul ierarhic superior pentru structurile din subordine prin verificarea
respectrii normelor metodologice generale i specifice, a Standardelor de audit intern, a bunei
practici recunoscute n domeniu i a Codului etic al profesiei. Activitatea de evaluare extern a
activitii de audit intern, n Romnia, conform cadrului normativ general, se realizeaz o dat la 5
ani, ocazie cu care, n funcie de necesiti, se iniiaz msuri corective n colaborare cu
conductorul entitii evaluate n cauz. Documentele de evaluare intern i extern se arhiveaz n
Dosarul permanent, Seciunea - Supervizarea.

Director SC LIDL SRL,


Mircea tefnescu
Data: 25.11.2015
Luat la cunotin, auditori interni:
Hodoroab Iuliana
Data: 25.11.2015
63

64