SET 1986

NBR 9578

Arquivos
ABNT-Associao
Brasileira de
Normas Tcnicas
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Rio de Janeiro
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Rio de Janeiro - RJ
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Endereo Telegrfico:
NORMATCNICA

Terminologia

Exemplar autorizado para uso exclusivo - PETROLEO BRASILEIRO - 33.000.167/0036-31

Copyright 1986,
ABNTAssociao Brasileira
de Normas Tcnicas
Printed in Brazil/
Impresso no Brasil
Todos os direitos reservados

Origem: ABNT - 14:004.01-001/1983

CB-14 - Comit Brasileiro de Finanas, Bancos, Seguros, Comrcio,
Administrao e Documentao
CE-14:004.01 - Comisso de Estudo de Teminologia Arquivstica
NBR 9578 - Documentation - File - Terminology
Descriptor: File
Palavra-chave: Arquivos

1 Objetivo
Esta Norma define os termos empregados nos arquivos
em geral.

2 Definies

4 pginas

2.5 Arquivamento
Operao que consiste na guarda de documentos nos
seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem
prprios e de acordo com um sistema de ordenao previamente estabelecido.
2.6 Arquivista

Para os efeitos desta Norma so adotados as definies

de 2.1 a 2.65.
2.1 Acervo

Profissional de arquivo, de nvel superior.

2.7 Arquivstica

Conjunto dos documentos de um arquivo.

Princpios e tcnicas a serem observados na constituio,

organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos.

2.2 Acesso

2.8 Arquivo

Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos,

as quais podero variar em funo de clusulas restritivas.
2.3 Administrao de arquivos
Direo, superviso e coordenao das atividades administrativas e tcnicas de uma instituio ou rgo arquivstico.
2.4 Administrao de documentos
Metodologia de programas para controlar a criao, o
uso, a normalizao, a manuteno, a guarda, a proteo,
e a destinao de documentos.

Impresso por: PETROBRAS

2.8.1 Designao genrica de um conjunto de documentos

produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica,

pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica
de sua acumulao e conservado por essas pessoas ou
por seus sucessores, para fins de prova ou informao.
De acordo com a natureza do suporte, o arquivo ter a
qualificao respectiva, como, por exemplo: arquivo audiovisual, fotogrfico, iconogrfico, de microformas, informtico.
2.8.2 O prdio ou uma de suas partes, onde so guardados
os conjuntos arquivsticos.
2.8.3 Unidade administrativa cuja funo a de reunir, or-

denar, guardar e dispor para o uso conjuntos de documentos, segundo os prncpios e tcnicas arquivsticas.

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2.8.4 Mvel destinado guarda de documentos.

2.17.2 Designao de documento manuscrito, do prprio

punho do autor, esteja assinado ou no.

2.9 Arquivologia
2.18 Avaliao
Estudo, cincia e arte dos arquivos.
2.10 Arquivos correntes

Processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus
valores probatrios e informativos.

Conjuntos de documentos em curso ou de uso freqente.

Tambm denominados arquivos de movimento.

2.19 Catlogo

2.11 Arquivos em depsito

Conjuntos de documentos colocados sob a guarda de
um arquivo permanente, embora no pertenam ao seu
acervo.

2.20 Classificao

2.12 Arquivos intermedirios

Ver 2.16.2.

Conjuntos de documentos procedentes de arquivos

correntes e que aguardam sua destinao final.

2.21 Coleo

2.13 Arquivos permanentes

Conjunto de documentos, sem relao orgnica, aleatoriamente acumulados.

Conjuntos de documentos que so preservados, respeitada a destinao estabelecida, em decorrncia de seu

valor probatrio e informativo.
Exemplar autorizado para uso exclusivo - PETROLEO BRASILEIRO - 33.000.167/0036-31

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio

temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais
fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada.

2.22 Cpia
2.22.1 Reproduo de um documento, obtida simultaneamente execuo do original.

2.14 Arquivos privados

2.22.2 Reproduo de um documento, obtida a partir do

Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por

instituies no-governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas, e
que possuam uma relao orgnica perceptvel atravs
do processo de acumulao.
2.15 Arquivos pblicos
2.15.1 Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos
por instituies governamentais de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes especficas administrativas, judicirias ou legislativas.
2.15.2 Instituies arquivsticas franqueadas ao pblico.

2.16 Arranjo
2.16.1 Processo que, na organizao de arquivos perma-

nentes, consiste na ordenao (estrutural ou funcional)

dos documentos em fundos, na ordenao das sries
dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais
dentro das sries.

original.
2.23 Copiador
2.23.1 Livro contendo pginas em papel liso ou pautado,

nas quais eram transcritas, em ordem cronolgica, pelos

prprios autores ou por copistas, cartas, ofcios e outros
tipos de correspondncia expedida.
2.23.2 Livro contendo folhas em papel de trapos, nas

quais se fazia a cpia de documentos expedidos, usandose processo de transferncia direta da tinta do original,
mediante umidade e presso(1).
2.24 Correspondncia
Comunicao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob vrias formas (cartas, cartes postais, ofcios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo
ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou
sigilosa.
2.25 Datas limites

2.16.2 Processo que, na organizao de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos
em uma seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica,
de acordo com o mtodo de arquivamento previamente
adotado. Tambm denominado classificao.

Elemento de identificao cronolgica de uma unidade

de arquivamento em que so indicadas as datas de incio
e trmino do perodo abrangido.

2.17 Autgrafo

Ato pelo qual arquivos ou colees so colocados, fisicamente, sob custdia de terceiros, sem que haja transferncia da posse ou propriedade.

2.17.1 Assinatura ou rubrica.

(1)

Esse processo foi muito usado no sculo XIX e comeos de XX.

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2.26 Depsito

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2.27 Descarte

2.39 Espcie de documentos

Ver 2.38.

Designao dos diversos tipos de documentos segundo

seu aspecto formal: ata, carta, certido, decreto, despacho,
edital, ofcio, relatrio, requerimento, etc.

2.28 Desclassificao
Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta
documentos anteriormente caracterizados como sigilosos.

2.40 Fundo
2.40.1 A principal unidade de arranjo estrutural nos arqui-

2.29 Descrio
Processo intelectual de sintetizar elementos formais e
contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em
vista produzir (inventrio sumrio ou analtico, guia, etc.).
2.30 Destinao
Conjunto de operaes que se seguem fase de avaliao de documentos, destinadas a determinar a sua guarda temporria ou permanente, a sua eliminao ou a sua
microfilmagem.

vos permanentes, constituda pelos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
2.40.2 A principal unidade de arranjo funcional nos arqui-

vos permanentes, constituda pelos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidas pela semelhana de suas atividades, mantido o
princpio da provenincia.
2.41 Gnero de documentos
Designao dos tipos de documentos segundo o aspecto
de sua representao nos diferentes suportes: textuais,
audiovisuais, iconogrficos e cartogrficos.

2.31 Doao

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2.42 Guia
Ato pelo qual uma pessoa fsica ou jurdica transfere a
terceiros, de livre vontade, com carter irrevogvel, sem
retribuio pecuniria, atravs de instrumento jurdico
adequado no qual devem constar as condies da cesso, a documentao que lhe pertence.

Instrumento de pesquisa destinado orientao dos usurios no conhecimento e utilizao dos fundos que integram
o acervo de um arquivo permanente.
2.43 ndice

2.32 Documento
Registro de uma informao independentemente da natureza do suporte que a contm.

Lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua
localizao do texto.

2.33 Documento de arquivo

2.44 Instrumento de pesquisa
Aquele que, produzido ou recebido por uma instituio
pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao.
2.34 Documento oficial

Meio de disseminao e recuperao da informao

utilizado pelos arquivos. So instrumentos de pesquisa,
entre outros, catlogos, guias, ndices, inventrios, repertrios e tabelas de equivalncia.

Aquele que, possuindo ou no valor legal, produz efeitos

de ordem jurdica na comprovao de um fato.

2.45 Inventrio analtico

2.35 Documento pblico

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so

identificadas e pormenorizadamente descritas.

Aquele produzido e recebido pelos rgos do poder pblico, no desempenho de suas atividades.
2.36 Documento sigiloso
Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo,
determina medidas especiais de proteo quanto sua
guarda e acesso ao pblico.

2.46 Inventrio sumrio

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so
identificadas e brevemente descritas.
2.47 Item documental

2.37 Dossi

A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.

Unidade de arquivamento formada por documentos

diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.

2.48 Legado

2.38 Eliminao

2.49 Lista de eliminao

Destruio de documentos julgados destitudos de valor

para guarda permanente.

Relao de documentos especficos a serem eliminados,

devidamente aprovada pela autoridade competente.

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Doao feita por declarao de ltima vontade.

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2.50 Natao

2.57 Seleo

Elemento de identificao das unidades de arquivamento,

constitudo por nmeros, letras ou combinao de nmeros e letras, que permite sua localizao.

Ver 2.18.

2.51 Processo
Termo geralmente usado na administrao pblica para
designar o conjunto de documentos reunidos em capa
especial e que vo sendo organicamente acumulados
no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. O
nmero de protocolo que registra o primeiro documento
com o qual o processo aberto, repetido externamente
na capa, o elemento de controle e arquivamento do
processo.
2.52 Protocolo
2.52.1 Denominao geralmente atribuda a setores en-

carregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso.

2.58 Srie
Designao dada s subdivises de um fundo que refletem a natureza de sua composio, seja ela estrutural,
funcional ou por espcie documental. As sries podem
ser subdivididas em subsries.
2.59 Smbolo
Ver 2.50.
2.60 Tabela de equivalncia
Instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia
de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo
de um arquivo.

2.52.2 Denominao atribuda ao prprio nmero de re-

gistro dado ao documento.

2.61 Tabela de temporabilidade

2.52.3 Livro de registro de documentos recebidos e/ou

Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade

competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios ou recolhidos aos arquivos permanentes,
estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao.

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expedidos.
2.53 Provenincia
Princpio segundo o qual devem ser mantidos reunidos,
em um mesmo fundo, todos os documentos provenientes
de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde
expresso francesa respect des fonds e inglesa
provenance.

2.62 Tcnico de arquivo

Profissional de arquivo de nvel mdio.

2.54 Recolhimento

2.63 Transferncia

Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os permanentes.

Passagem dos documentos dos arquivos correntes para

os intermedirios.

2.55 Repertrio

2.64 Triagem

Instrumento de pesquisa no qual so descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados

e pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico.
2.56 Respect des fonds darchives
Ver 2.53.

Impresso por: PETROBRAS

Ver 2.18.
2.65 Unidade de arquivamento
O menor conjunto de documentos, reunido de acordo
com um critrio de arranjo preestabelecido. Estes conjuntos, em geral, so denominados pastas, maos ou pacotilhas.