1.

MANAGEMENTUL COMUNICRII
Comunicarea trebuie s fie parte intrinsec din toate activitile unei organizaii.
O organizaie de succes trebuie s fie: o entitate unificat i coordonat, cu o structur i
o strategie de comunicare. Pentru atingerea acestui scop, o organizaie trebuie s
comunice la toate nivelurile, n plan intern pe vertical i orizontal i n plan extern,
utiliznd reele de comunicare interne i externe. La introducerea unei strategii de
comunicare ntr-o organizaie, primul obiectiv este acela de a crea lanuri de informare la
nivelul ntregii organizaii, astfel nct informaiile relevante s curg n cascad n
ambele direcii dinspre Conducere spre personalul din prima linie i de la acesta ctre
Conducerea organizaiei. Este nevoie ca la nivelul organizaiei i al structurilor acesteia
s existe personal special desemnat s se ocupe de procesul de comunicare. Organizaia
trebuie s numeasc un membru din cadrul echipei care s rspund de comunicarea
informaiilor i care sa raporteze organismelor de conducere. O informare intern
complet d posibilitatea organismelor implicate s comunice un mesaj unitar celor
interesai i publicului larg, respectiv posibilitatea de a difuza informaii pe un subiect
anume i n acelai fel tuturor auditorilor cu care interfereaz, n orice loc din ar i
pentru toate tipurile de auditoriu.
Capitolul 1 . MANAGEMENTUL COMUNICRII
1.1. Obiectivul : eficiena
Managementul comunicrii este o activitate orientat spre eficiena
organizatoric. Ea se concentreaz, n cea mai mare msur, pe comunicarea intern i
extern n cadrul organizaiei, pe analiza gradului de interaciune i a dialecticii relaiei
dintre acestea. Scopul de baz al managementului comunicrii este de a rezolva orice
problem care ar mpiedica organizaia s-i ndeplineasc sarcinile.
Brech definete managementul ca fiind un proces social care atrage dup sine
rspunderea pentru planificarea i reglementarea eficient i economic a activitilor
unei ntreprinderi n ndeplinirea scopurilor sau a sarcinilor stabilite, rspundere care
implic:
a) Discernmnt i capacitatea decizional n stabilirea planurilor i n utilizarea datelor
pentru verificarea performanelor i progreselor fa de planurile stabilite;
b) orientarea, integrarea, motivarea i supravegherea personalului organizaiei i a
modului n care acesta i execut activitile. nainte de toate, orice manager sau ef de
organizaie i, implicit Directorul de Comunicare, trebuie s rspund la ase ntrebri de
baz:
1. Care este problema?
2. Unde este problema?
3. Cnd este o problem?
4. Cine este cel implicat sau afectat?
5. Cum anume este acel cineva implicat sau afectat?
6. De ce este implicat sau afectat acel cineva?

Directorul (de comunicare) face acest lucru pentru a identifica cele patru elemente ale
managementului, care n opinia lui Brech sunt:
Planificarea
Controlul
Coordonarea
Motivarea
- Planificarea: Stabilirea liniilor generale de executare a operaiunilor, pregtirea
metodelor de realizare a acestora i stabilirea standardelor de performan.
-Controlul: Verificarea performanelor reale prin raportare la standarde, pentru a asigura
o evoluie i o performan satisfctoare i pentru a le nregistra astfel nct acestea s
serveasc drept ghid pentru alte posibile aciuni viitoare.
- Coordonarea: Meninerea echilibrului i a continuitii echipei, asigurnd o diviziune
adecvat a muncii i cutnd ca obiectivele s fie ndeplinite n deplin armonie.
- Motivarea: sau meninerea unei atmosfere bune de lucru.
Determin membrii echipei s lucreze eficient, s fie loiali grupului i sarcinii pe care
acesta o are de ndeplinit, s-i ndeplineasc ndatoririle proprii i s joace un rol eficient
n activitile organizaiei. Cel mai important principiu pentru ca aceast procedur s
poat fi aplicat este acela al meninerii unor relaii bune cu diversele tipuri de public.
Definiia publicului arat c acesta este reprezentat de grupuri de persoane care au
interese comune. n general se poate face afirmaia ca publicul unui minister este
reprezentat de ntreaga populaie.
Publicul se mparte, n principal, n dou categorii: intern i extern. n accepiunea lui
Seitel:
Publicul intern este cel din interiorul organizaiei: supervizorii, funcionarii, directorii,
acionarii i consiliul de conducere.
Publicul extern este publicul care nu are legtur direct cu organizaia: presa, guvernul,
educatorii, consumatorii, comunitatea i furnizorii. Aadar, personalul de comunicare
trebuie s se ocupe de comunicarea intern i extern.
1.2. Comunicarea intern
Comunicarea intern are scopul de a trimite ctre categoriile de public intern
mesajele potrivite pe care organizaia dorete s le difuzeze n societate. Printre
beneficiile programelor de comunicare intern trebuie meionat n primul rand
asigurarea eficienei. Stabilirea unui climat de lucru normal, deschis, bazat pe colaborare
i nelegere are efect direct asupra eficientizrii activitii. Prin comunicarea intern este
sprijinit mai buna performan a fiecrui angajat- care are att informaia necesar n
realizarea activitii ct i nelegerea asupra organizaiei, asupra direciei n care aceasta
se ndreapt, asupra standardelor la care trebuie s se raporteze. Angajaii organizaiei
sunt, de asemenea, membri ai societii i ai comunitilor locale, citesc zilnic presa, i
sunt n unele cazuri i clieni ai organizaiei. n ambele cazuri, acetia primesc i
transmit la rndul lor mesaje publicului larg. Opinia lor despre organizaie reprezint, n
majoritatea cazurilor, o oglindire a imaginii pe care o are organizaia n faa societii.
Comunicarea se realizeaz n cadrul organizaiei, indiferent dac managerii ncearc sau

nu s o controleze. Aa cum spune Harrison, ntr-o organizaie ierarhic tipic, cu

managementul situat la vrful piramidei:
(1) Comunicarea curge de sus n jos sub form de instruciuni i informaii i
(2) Poate exista i o comunicare de jos n sus, sub forma propunerilor de proiecte sau a
altor feluri de feedback adresat conducerii. Fiecare colectiv de munc are propriul su
sistem de comunicare:
(3) oamenii care lucreaz n acelai birou sau n acelai departament din organizaie
comunic ntre ei.
(4) Comunicarea are loc ntre grupuri de la acelai nivel
(5) i ntre niveluri ierarhice diferite
(6) n afar de aceste trasee ale informaiei din cadrul organizaiei, exist o mulime alte
ci informale de comunicare ntre acei indivizi care, ntmpltor, sunt n relaie de
prietenie sau de rudenie cu ali membri ai personalului.
(7) Discuiile informale (mica brf) care nflorete n toate organizaiile este o cale
sigur prin care informaia, exact sau nu, ajunge n toate avanposturile.
Un program de comunicare bun poate crea o echip bine nchegat. Oamenii se
cunosc ntre ei, tiu care este obiectivul organizaiei, cum s lucreze eficient i cum pot
participa activ n cadrul organizaiei fr a se limita doar la a-i face datoria, ceea ce i
face mai valoroi pentru organizaie. O comunicare bun d personalului posibilitatea de
a critica acele politici ale organizaiei care i-ar putea afecta n mare msur. Woolcott i
Unwin au constatat c proasta comunicare este unul din principalele motive pentru care
muli angajai sunt indifereni sau chiar ostili fa de angajatorii lor. Este, de asemenea, i
motivul pentru care angajaii se opun schimbrii: dac nu neleg scopul schimbrii, este
normal s cread c aceasta contravine intereselor lor. Cu excepia politicilor noi,
comunicarea intern poate include informaii despre noi produse, servicii, angajai,
pensionri, sarcini ndeplinite cu succes, oportuniti de dezvoltare, anunuri, bonusuri,
modificri salariale. Toate aceste informaii se comunic cu ocazia lansrilor i n edine
operative, seminare, prin anunuri la avizier, n buletinele informative, prin e-mail sau
fax. Un buletin informativ sptmnal, de o pagin, transmis prin e-mail sau pe hrtie n
cadrul unei organizaii ca, de exemplu, MIE sau ADR, ar putea constitui un instrument
eficient prin care organizaia reamintete, informeaz sau anun angajailor proiectele,
termenele limit, politicile, aciunile ncheiate, activitile consultanilor etc.
1.3. Comunicarea extern.
Comunicare extern se refer la strategia de gestionare a comunicrii, pe care
orice organizaie o aplic cu scopul de a comunica mesaje publicului larg. Orice fel de
informaie, consultare, anun, brour, scrisoare, ntlnire i orice form de contact ntre
persoanele sau lucrurile din organizaie i cei din afara acesteia face sau trebuie s fac
parte din strategia de comunicare extern. Un bun director de comunicare trebuie s
adopte toate tehnicile de management pentru ca mecanismul comunicrii externe s
funcioneze eficient.
Comunitile locale, grupurile de influen, guvernul, mijloacele de informare,
publicul financiar, clienii i asociaii sunt grupurile-int ale fiecrui comunicator
profesionist.
1.3.1. Identitatea companiei

Identitatea companiei este suma tuturor acelor indicii vizuale prin care
publicul recunoate compania i o difereniaz de celelalte Identitatea companiei este
cartea de vizit a organizaiei n faa publicului.
Ea arat cum este structurat organizaia, care sunt valorile i caracterul acesteia.
Identitatea companiei este elementul fundamental al strategiei organizaiei i d
posibilitatea acesteia s ntreasc impresiile pe care oamenii le au despre companie ca
atare, despre produsele sau serviciile acesteia, n interior sau n exterior.
Identitatea companiei variaz n funcie de circumstane, de politicile organizaiei,
precum i n funcie de categoriile de public crora compania dorete s se adreseze. Ea
const din cteva elemente de prezentare fizic a organizaiei, cum ar fi: plane, tiprituri,
scheme colorate, amenajri interioare, rapoarte anuale, brouri, manuale de instruciuni,
foi cu antet, cri de vizit, declaraii de pres, fluturai.
n plus, cldirile, firmele amplasate pe cldiri, ambalajul produselor, uniformele
lucrtorilor, autovehiculele i chiar plantele i birourile companiei sunt factori importani
pentru performana vizual a companiei. Vizitatorii, angajaii, asociaii, clienii poteniali,
toi recepioneaz mesaje din partea organizaiilor, aa cum orice om recepioneaz
mesaje din felul n care triesc sau se mbrac prietenii si. Cel mai cunoscut aspect al
strategiei de identitate corporativ este logotipul sau logoul. Aa cum subliniaz LEtang
i Pieczka, logotipul se refer la utilizarea numelui ntreg al unei organizaii, iar
monograma la utilizarea iniialelor acesteia, atunci cnd acestea servesc la identificarea
companiei. Tradiia arat c multe organizaii au reuit s supravieuiasc prin simpla
utilizare fie a unui logotip fie a monogramei numelui lor. Totui, unele companii au
introdus ntotdeauna un element pictografic n identitatea lor vizual. Aceste simboluri
pot avea o asemnare iconografic cu obiectele fizice pe care le ilustreaz sau, n alte
cazuri, pot fi absolut abstracte sau aparent arbitrare n relaia lor cu organizaia. n ambele
cazuri, simbolurile se aleg att pentru a ajuta la recunoatere (funcia lor denotativ) ct i
pentru a evoca asociaii pozitive (funcia lor conotativ).
1.3.2. Imaginea unei companii / organizaii
Termenul de imagine a companiei se folosete pentru a semnifica percepiile pe
care diversele categorii de public le au despre organizaie n ansamblu su. Strategia de
imagine a companiei const dintr-o serie de procese care urmresc s pun n eviden
reputaia i caracterul pozitiv al firmei. Este un proces complex dat fiind c aceast
imagine este perceput diferit de la individ la individ. Imaginea unei companii este suma
percepiilor pe care publicul le are despre ea, i poate diferi de realitate, atunci cnd
aceasta este necunoscut, neleas sau comunicat greit. Toate imaginile vizuale i
materialele tiprite, mesajele care se comunic (verbale sau vizuale) sunt factori care
afecteaz imaginea companiei. LEtang & Pieczka sunt de prere c exist i alte surse de
informare care pot juca un rol decisiv, cum ar fi prezentarea n mass-media a activitilor
i a subiectelor care afecteaz o organizaie, de pild, calitatea pregtirii n cadrul
acesteia, migrarea personalului sau acuzaiile de corupie. Comunicarea interpersonal,
presupunerile i brfa au i ele un potenial impact. Imaginea companiei este afectat, de
asemenea, de experiena personal legat de un produs sau serviciu i de sentimentul de
satisfacie (sau de insatisfacie) c ai pltit ceva care merit (sau nu merit) banii.
Identitatea de brand / marc La sfritul anilor 90, sintagma identitatea i
imaginea companiei (reflectarea identitii la nivelul publicului) a fost, uneori, nlocuit
cu un alt termen: Brand/Marc. Brandul/marca este esena unei organizaii, a unui produs

sau chiar a unei ri. Se spune c un brand bun (o marc bun) este suma simbolurilor i a
percepiilor pe care acesta le creeaz, o combinaie ntre identitatea fizic/vizual i o
reflectare, dup prerea publicului, a ceea ce fac, promit i realizeaz organizaiile /
companiile. Brandul (marca) este vzut ca o combinaie holistic de strategie
corporativ, inovaie i execuie. Aceti termeni de marketing - mai comerciali au fost
folosii, adesea, prin transfer, cu referire la anumite instituii sau chiar ri. Exist
conceptul de brand (marc) de ar, care a fost implementat cu succes n ultimii ani, i
multe ri europene se gndesc serios la imaginea mrcii lor i la comunicare. Strategia
de imagine de brand/marc. Sunt ri care au aplicat cu succes o strategie de imagine de
brand/marc.
Spania, de exemplu, a desfurat de mult vreme, cu succes, o strategie de
imagine. Maniera de prezentare n momentul integrrii n Uniunea European, cu ocazia
organizrii Jocurilor Olimpice de la Sevilla i a Expoziiei Universale, la nceputul anilor
90 a fost serios gndit. Aceast strategie a conferit Spaniei o imagine de brand
internaional, care a servit deosebit de bine produselor sale.
Germania a fcut cercetri amnunite pe acest subiect. Aceast strategie se
traduce printr-un logo nou. Culoarea neagr de pe steagul Germaniei a fost nlocuit cu
culoarea albastr a drapelului Uniunii Europene. Deutschland a pstrat ns simbolul DE.
ara nu era mulumit de imaginea sa n strintate, mai ales cea legat de rceala i
pragmatismul poporului german. Ca atare, Germania a dorit s elaboreze o strategie de
imagine a brandului/mrcii, mai bine controlat.
Marea Britanie este foarte avansat. Pe lng logoul care reprezint campania sa
de poziionare, strategia sa se dezvolt i se construiete continuu.
Hong Kong i-a lansat n mai 2002 strategia de imagine a mrcii i de identificare,
cu un nou logo. Faza logo-ului traduce voina de a se prezenta ntr-un fel anume i
reprezint o prim etap in procesul refleciei profunde asupra felului n care este
perceput o ar i n stabilirea unei strategii adecvate de imagine a brandului/mrcii.
Aceasta este o condiie obligatorie.
Urmtoarele etape constau n definirea valorilor care reprezint 15 brandul/marca
precum i a direciilor de dezvoltare iar apoi activiti de comunicare legate de brand
(marc) i din ndeplinirea cu consecven a promisiunilor asociate brandulu, lucru destul
de dificil de realizat chiar i pentru o organizaie, cu att mai mult pentru o ar ntreag.
10 sfaturi pentru construirea unei imagini de brand puternice. Unele teorii despre
imaginea brandului/mrcii susin c exist 10 puncte importante n construirea unei
imagini solide a brandului/mrcii.
A. Identitatea brandului/mrcii (identificarea esenei produsului),
B. Propunerea valorii ( nelegerea modului n care utilizarea brandului/mrcii va
constitui un atu n plus n ochii consumatorului),
C. Poziionarea brandului/mrcii (poziionarea brandului/mrcii este parte din
identitatea acestuia i faciliteaz elaborarea unui plan de comunicare),
D. Execuie (executarea planului de comunicare),
E. Consecvena n timp (identitatea, poziionarea, comunicarea pe parcursul unei
perioade lungi de timp),
F. Sistemul brandului/mrcii (dac sunt mai multe branduri, cunoaterea
particularitilor fiecruia),

G. Efectul de influenare al brandului/mrcii (dac sunt mai multe branduri,

cunoaterea sistemului n care acestea interacioneaz i utilizarea acestei cunoateri
pentru consolidarea fiecruia n parte,
H. Urmrirea valorii brandului/mrcii (cunoaterea pasivului unui brand pentru a
afla cum este recunoscut brandul, asocierea acestuia cu alte branduri, fidelitatea fa de
brand, calitatea n percepia publicului etc.),
I. Responsabilitatea fa de brand/marc (cineva trebuie s rspund de brand, de
coordonarea programelor i de coerena strategiei n ansamblul ei),
J. Investiia n branduri/mrci (trebuie s continum s investim n branduri)
1.3.4. Campanii integrate
Campaniile sunt tehnici planificate cu scopul de a promova identitatea i imaginea
organizaiei. Ele ofer informaii publicului despre produse i servicii i articuleaz
politicile organizaiei. Campaniile dureaz o perioad limitat de timp deoarece sunt, de
regul, proceduri extrem de costisitoare. ntre timp, directorul de campanie i / sau
consultanii si trebuie s evalueze rezultatele campaniei pentru a decide viitorul acesteia.
Obiective
O campanie de comunicare naional este utilizat pentru a anuna publicului o
nou politic, o reform, o schimbare a politicii, o schimbare legislativ i sporete
gradul de contientizare a publicului n legtur cu schimbrile care l vor afecta direct
sau indirect. n cazul unei schimbri treptate sau iminente a politicii de mediu, se poate
recurge la o campanie naional de informare a publicului, destinat s aduc la
cunotina publicului schimbrile viitoare i avantajele acestora. Prin componenta de
advertising/publicitate, o astfel de campanie are scopul de a familiariza publicul cu o idee
sau un concept, de a vinde ideea, i nu de a educa publicul prin prezentarea detaliilor
schimbrilor sau a propunerilor introduse.
Procesul
In cazul campaniilor de promovare a politicilor, cum ar fi programele de
dezvoltare regional, Campania trebuie s fie gestionat de Biroul de Relaii publice/
pres din cadrul organismului guvernamental interesat, n colaborare cu Biroul de
comunicare din cadrul guvernului. Principalii actori din echipa organizatoric sunt
membrii din conducerea organismului guvernamental care desfoar campania,
directorii din cadrul Biroului de relaii publice i al Biroului de pres care rspund de
organizarea de zi cu zi i de logistica campaniei, precum i cei desemnai s acioneze n
calitate de Purttori de cuvnt.
n majoritatea rilor, inclusiv n Romnia, televiziunea constituie sursa
principal de informaii pentru public iar spoturile publicitare sunt o cale foarte valoroas
de transmitere a mesajului, alturi de programele de tiri, reportajele i dezbaterile
televizate (talk show-uri).
De asemenea, pe msur ce companiile de publicitate continu s-i extind
domeniul de activitate, o campanie extins de panouri publicitare poate constitui parte
integrant a unei campanii.
Alte mijloace de realizare a unor campanii dedicate unui anumit scop pot fi:
inserarea de mariale informative n ziare, difuzarea de pliante prin pot, realizarea unor
puncte de informare, linii telefonice (hot-line), dezbateri publice, conferine, seminarii.
Cercetri premergtoare campaniei

La introducerea unui concept complet nou, reacia fa de acest concept trebuie s

fie testat cu ajutorul cercetrii calitative. Atitudinile evideniate de aceste studii
prealabile vor fi, ulterior, luate n considerare n alctuirea mesajelor - cheie ale
campaniei. Principalele partide politice din Occident merg ceva mai departe cu aceast
cercetare: ele elaboreaz politici pe baza rezultatelor acestei cercetri, pe principiul c
politicile pe care le propun vor fi, astfel, perfect acceptabile pentru oameni.
Definirea mesajelor-cheie constituie esena campaniei. O dat stabilit mesajul, se
vor alege imaginile i cuvintele care vor portretiza cel mai eficient mesajul respectiv. Este
esenial s se foloseasc imagini cu care fiecare individ din public se identific cel mai
bine, imagini care emoioneaz oamenii, imagini care s conving publicul campaniei de
beneficiile directe pentru ei i familiile lor.
Pe msur ce campania prinde contur cu fiecare etap parcurs, instrumentele
utilizate trebuie verificate pentru a vedea dac produsul finit este primit favorabil de
public, indiferent dac este vorba de un program de televiziune, afi, pliant, reclam.
Atunci cnd oferim mai multe informaii noi despre un concept deja introdus, este
nevoie de o cercetare suplimentar pentru a evalua ct de eficient a fost campania
introductiv. Ce mesaje au fost absorbite sau nu i care din canalele folosite au fost cele
mai eficiente. Descrierea i cteva sfaturi privind diversele tehnici de cercetare sunt
incluse n capitolul 4.
Strategia de campanie.
Obiectivul este acela de a concepe cea mai eficient strategie posibil, n limita
bugetului disponibil.
Utilizai cele mai populare medii de comunicare.
Numii i informai civa Purttori de cuvnt, care s promoveze campania i s
vorbeasc despre problematica n cauz.
Coordonai campania astfel nct s asigurai continuitatea activitii pe toat
durata acesteia.
Utilizai la maximum posibilitile de a v expune tema, asigurai-v c
reprezentanii dumneavoastr iau parte la programele de dezbateri de la radio i
televiziune.
Organizai lansri n pres, ori de cte ori avei ocazia (i informaia) n timpul
campaniei.
Redactai articole de prezentare destinate presei scrise.
Principii de bun-sim
1. Punei-v n locul celui care primete mesajul .Mesajul trebuie s ncerce
ntotdeauna s rspund la ntrebrile concrete puse de oameni. Dobndirea acestui reflex
este deosebit de important.
2. Fii simplu i concret. Tendina fireasc este de a ncerca s explicai totul,
inclusiv toate detaliile instituionale. Preul pe care l pltii pentru acest obicei este
imediat: mesajul nu va ajunge la receptor..
3. Mesaj difereniat. Informaia trebuie aleas n funcie de grupurile-int i de
ateptrile acestora. Adresarea trebuie s fie difereniat n funcie de diversele categorii
economice, sociale i culturale.

4. Utilizai diverse canale. Exemplu: o reclam TV va strni curiozitatea. Ea

poate fi urmat, cu succes, de comunicate de pres i chiar de un extra s personalizat
trimis prin pot. .
5. Transmitei mesajul pn la capt. Comunicarea nu trebuie s fie sporadic., s
dispari s reapar . Aciunile trebuie repetate iar eforturile trebuie s fie continue. . Este
nevoie de un efort susinut pentru a obine rezultate pe termen lung. .
Componente
Campaniile integrate conin diferite componente de comunicare, care se
completeaz reciproc.
Publicitatea corporativ
Difuzarea informaiilor
Relaiile cu presa:
Conferine de pres
Evenimente mediatice
1.3.4.1. Publicitatea corporativ
Acest tip de publicitate este destinat mai puin sporirii bunurilor sau a
portofoliului de aciuni ale unei companii ct mai degrab realizrii sau prezervrii unui
mediu n care compania s i poat desfura afacerile ei legitime. Mijlocul mediatic
pltit de companie asigur un canal de comunicare consecvent, exact i controlabil pentru
liderii de opinie i pentru public n general. Compania recurge la acest gen de publicitate
axat pe imaginea de companie pentru a influena opinia publicului n legtur cu o
chestiune privind politicile, funciile, facilitile i obiectivele organizaiei. Publicitatea
corporativ este mai strns legat de informarea publicului dect de vnzri i mai
aproape de comunicarea corporativ dect de marketing. Televiziunea, presa scris,
editorialele, revistele, radioul, afiele, cinematograful i Internetul sunt cteva din
tehnicile pe care le utilizeaz publicitatea corporativ pentru a comunica informaii
despre brandul su/ marca sa i pentru a transmite mesajele companiei (valorile,
misiunea, viziunea, modul n care privete propria activitate). Dac reclama este
eficient, ea va aduga o dimensiune pozitiv, superioar, produsului i va spori reputaia
organizaiei.
1.3.4.2. Difuzarea informaiei
n cadrul campaniilor de comunicare integrate, informaia se poate difuza prin
diverse canale ca, de exemplu: publicaii (buletine informative, brouri, pliante), afie i
panouri publicitare, ateliere i seminare, turnee, centre i reele de informare.
Diverse mijloace de campanie:
Televiziunea
Emisiuni de informare public realizate de un organism guvernamental,
destinate difuzrii informaiilor despre noua legislaie sau despre obligaiile prevzute de
lege. De regul, emisiunea dureaz maximum cinci minute i anun c va reveni cu noi
informaii pe aceeai tem.
Documentare TV Atunci cnd ofer informaii relevante i nu au tente
propagandistice, documentarele constituie un beneficiu de importan public.
Programe de dezbateri curente Este util participarea purttorului de cuvnt al
campaniei la diferite programe TV, talk-show-uri, n care publicul are posibilitatea de a
pune ntrebri, fie direct din studio, fie la telefon. Este vital ns ca purttorul de cuvnt
s fie foarte bine informat

Spoturile publicitare Acestea sunt, adeseori, cea mai bun cale de a atinge cel
mai mare grad de audien, dar sunt, n majoritatea cazurilor, descurajant de costisitoare.
Este un domeniu foarte specializat i este recomandabil s se recurg la o companie de
advertising profesionist pentru realizarea, producerea i plasarea spoturilor.
Radioul
Telefonul asculttorilor i dezbateri n direct (talk-shows) n Occident aceste
programe sunt din ce n ce mai des difuzate, mai ales de staiile de radio locale. Formatul
acestor programe d posibilitatea publicului s telefoneze i s fac comentarii sau s
pun ntrebri n direct; de aceea, acest tip de programe se bucur de popularitate n
rndul asculttorilor i poate atrage audien mare.
Programe de dezbateri i interviuri Responsabilul pentru relaiile cu massmedia
trebuie s se asigure c purttorii de cuvnt ai campaniei particip la cele mai potrivite
emisiuni. Spoturi publicitare radio pot fi foarte eficiente n emiterea unui mesaj
percutant potrivit pentru meninerea ateniei asupra subiectului campaniei .
Presa
Conferine i lansri Organizai o conferin de pres numai dac informaia are
consisten i relevan pentru publicul interesat. Lansarea unui nou poster, de exemplu,
poate fi o ocazie legitim de organizare a unei reuniuni foto cu participarea presei i ea
trebuie anunat public.
Interviuri Responsabilii pentru relaia cu mass-media trebuie s creeze ocazii
pentru intervievarea purttorilor lor de cuvnt. Informaii Articolele informative trebuie
pregtite i distribuite publicaiilor sptmnale i periodice.
Publicitate n pres Pe ct posibil i n limita bugetului, pentru a menine atenia
asupra subiectului campaniei.
Publicitatea stradal
Campanie de afiaj Transmiterea de informaii publicului prin intermediul
afielor amplasate n diverse locuri care asigur vizibilitate (circa financiar, birourile
administraiei locale, sediile de bnci, biblioteci, oficii potale, autobuze, staii de cale
ferat etc.) Vizibilitatea este elementul cheie.
Afiele i panourile trebuie s aib un design unitar iar culoarea de fundal s fie
vizibil.
Aspectul atractiv al afielor asigura o mai bun vizibilitate. Cnd alegei locul de
amplasare a afiului nu v gndii doar din ce punct este vizibil acesta, ci i la numrul
celor care vor trece pe lng afiul publicitar.
Turnee de promovare
Acestea sunt cele mai eficiente ci de rspndire a informaiilor suplimentare
despre mesajele transmise prin campania de pres. Un turneu de promovare const dintr-o
serie de sesiuni de informare seminare, avnd un coninut comun i o recuzit i
materiale audio-vizuale comune. Turneele au loc n ase pn la zece (n funcie de
dimensiunea geografic) orae diferite din diverse regiuni ale rii - iar participarea este
liber pentru toi cei interesai. Aceste ntlniri sunt, de obicei, bine susinute n rile
democratice, deoarece membrii comunitii locale apreciaz realmente efortul
organizatorilor de a se deplasa n regiunea lor pentru a le oferi informaii i a rspunde la
ntrebri.
Sfaturi utile pentru proiectarea i desfurarea unui turneu.

Este nevoie de mult efort din partea organizatorilor i de mult druire din partea
conducerii ministerelor ca s petreac dou sptmni departe de locul n care i
desfoar activitatea.
Un turneu trebuie proiectat astfel nct specialitii s aib posibilitatea de a face
prezentri vizuale privitoare la aspectele principale care fac obiectul campaniei. Trebuie
desemnai cel puin doi specialiti, buni vorbitori, pentru fiecare sesiune. Se va aloca timp
pentru ntrebri i rspunsuri din partea audienei, dup fiecare sesiune.
Este nevoie de mult efort pentru a invita, pe ct posibil, ct mai multe grupuri la
sesiunile turneului, i acestea trebuie anunate n presa i radiourile locale. Coordonarea
(responsabilitate a directorului de turneu) si asistena tehnic sunt indispensabile. Un
turneu presupune o serie de echipamente (banere de fundal i alte obiecte de recuzit,
laptop, proiectoare etc.) Pentru mai multe detalii despre cum s organizai i s
desfurai activiti aferente tehnicilor de campanie prezentate mai sus, consultai
capitolul 2 .
1.3.4.3 Relaiile cu presa
1.3.4.3.1 Conferinele de pres
Conferinele de pres sunt conferinele inute n prezena presei, cu ocazia unei
ntruniri anuale sau a unui anun, a unui eveniment sau a unei prezentri. Scopul principal
al acesteia este de a informa presa i de a rspunde la ntrebrile ziaritilor. Succesul
acesteia depinde de msura n care ea reuete s ofere informaii relevante pentru a capta
interesul jurnalitilor. Un exemplu de conferin de pres este atunci cnd Ministerul
Integrrii Europene i Ageniile de Dezvoltare Regional, adesea n colaborare cu unul
din ministerele de resort i / sau cu Delegaia Uniunii Europene n Romnia, se prezint
n faa presei i, astfel, a ntregii ri. Este, prin urmare, esenial ca pregtirea s fie
impecabil. Conferinele de pres trebuie inute doar atunci cnd Ministerul sau Agenia
au ntr-adevr ceva nou de comunicat.
Locaia O atenie special trebuie acordat dimensiunii locaiei. Facei o
estimare realist a numrului potenial al ziaritilor care vor participa.
Sala nu trebuie s fie prea mare, ci suficient de ncptoare pentru a gzdui
ziaritii i cameramanii, tribuna i un spaiu de primire.
Sala
-Dac exist o estrad sau scen i nu este prea nalt, o putei folosi, ns, n
general, este de preferat ca vorbitorii i ziaritii s fie dispui la acelai nivel.
-n spatele mesei prezidiului se va plasa un afi pe care sunt inscripionate logoul
i sloganul.
- Masa prezidiului trebuie acoperit cu o fa de mas, prevzut cu un pupitru i
cu microfoane, ap i pahare pentru fiecare vorbitor. n spatele mesei prezidiului se vor
dispune numrul necesar de scaune, de nlime potrivit cu nlimea mesei.
- Scaunele destinate ziaritilor trebuie s fie dispuse ca ntr-o sal de teatru
( ntotdeauna mai puine, i nu mai multe dect este cazul sala trebuie s par
ntotdeauna aglomerat cu reprezentani ai presei), cu cte un interval larg pe mijlocul
slii i pe ambele laturi ale acesteia, pentru montarea reflectoarelor i a camerelor de luat
vederi.
- Se va amenaja un spaiu de recepie, cu dou mese acoperite, la intrarea n sal,
una pentru registrul de participare i materialele destinate presei, i cealalt pentru cafea
i prjituri.

Pregtirea
- Participanii Moderatorul conferinei de pres, vorbitorii (de regul 2 sau 3),
specialitii n domeniul care face obiectul conferinei de pres, din partea ministerului sau
a guvernului, sau ali specialiti. Schia de comunicat de pres trebuie finalizat i
trimis spre multiplicare.
- Coninutul discursurilor trebuie s fie stabilit i existena suporturilor vizuale
(prezentri power-point, etc.) trebuie confirmat.
- Ordinea de zi trebuie stabilit i comunicat persoanei care va prezida
conferina. ntrebrile previzibile din partea presei se discut n prealabil i se stabilete
care dintre vorbitori va rspunde i pe ce domeniu. Dac exist vreun punct vulnerabil,
constatat cu ocazia unor evenimente anterioare sau care ar putea s fie pus n discuie n
viitor, se va decide cine i cum anume va trata aspectul respectiv, n cazul n care este
adus n discuie.
- Agenda persoanei care va prezida conferina se ntocmete i fiecare vorbitor
primete un exemplar din aceasta.
n ziua conferinei
- Organizatorul i ntmpin pe jurnaliti la sosire. Nu uitai c operatorii TV
ajung adesea cu cel puin o jumtate de or nainte de conferin, pentru a-i monta
aparatura.
- Cerei-le ziaritilor s se semneze n cartea de nregistrare i oferii-le mapa de
pres coninnd comunicatul de pres i alte materiale relevante. Pentru a asigura trecerea
plcut a timpului pn la nceperea conferinei de pres putei pune la dispoziie cafea,
suc, ap, etc.
- Moderatorul conferinei de pres i vorbitorii trebuie s intre la ora stabilit i s
nceap imediat.
- Conferina de pres nu trebuie s dureze mai mult de o jumtate de or.
1.3.4.3.2 Evenimente de pres
Aceste evenimente sunt organizate de companii/organizaii i sunt destinate
presei. Este vorba de nc un proces de prezentare a argumentelor, informaiilor,
punctelor de vedere ctre opinia public. Aceste evenimente asociaz un produs sau un
serviciu cu o activitate recreativ. Evenimente mediatice de acest gen sunt sponsorizrile,
expoziiile de art, aciunile de caritate, evenimente locale, naionale sau internaionale.
1.3.5 Gestionarea problemelor / crizei
n opinia lui Simon Moore, gestionarea problemelor are n vedere acele teme de
interes public care, dac sunt lsate s escaladeze, ar putea ntrzia eficiena unei
organizaii.
Managementul crizei const din procesele la care organizaia recurge cu scopul
de a minimiza riscurile de deteriorare a percepiei pe care publicul o are despre
organizaie. Un exemplu clasic, n cazul organizaiilor de stat, cum ar fi ministerele, l
constituie acuzaiile de corupie sau de deturnare de fonduri, acuzaii care, uneori, ating
un grad important de mediatizare.
O organizaie de succes trebuie s aib un sistem de gestionare a problemelor
foarte bine pus la punct, pentru a evita i a anticipa o situaie de criz. Acest lucru
presupune identificarea problemelor care prezint interes, analizarea principalilor factori,
formularea unor propuneri realizabile, aciune i, evident, evaluare.

Conform unei observaii a lui Stocker, gestionarea crizei este, prin definiie,
pregtirea i aplicarea unor strategii i tactici capabile s previn sau s modifice
impactul evenimentelor majore asupra unei companii sau organizaii. n cazul cel mai
fericit, gestionarea crizei este felul n care cineva gndete i acioneaz atunci cnd toate
lucrurile o iau razna. n caz de criz, organizaia trebuie s se reorganizeze pentru a
preveni un dezastru. Scandalurile de corupie, zvonurile, incidentele soldate cu poluarea
mediului, accidentele de amploare sunt cteva din problemele care cauzeaz crize iar
nfruntarea acestora depinde de aciunile organizaiei. Echipa managerial trebuie s
stabileasc tipurile adecvate de comunicare cu publicul, s fie informat nainte ca
evenimentele s devin criz i s aib un punct central de informare.
Crizele sunt, se tie, greu de definit. Care este, de exemplu, diferena dintre o
criz i o problem grav? Crizele sunt relative. Ceea ce pentru o organizaie este o criz,
pentru o alta nu este dect o provocare minor.
Cu toate acestea, crizele nu se pot evita. Dar cu anticipare i cu planificare,
efectele negative ale acesteia pot fi reduse la minimum.
Indiferent de natura lor, toate crizele au urmtoarele trsturi comune:
1. Sunt imprevizibile
2. Afecteaz reputaia
3. Implic oameni
4. Sunt grave
5. Genereaz atenia publicului
n caz de criz, consultantul pe probleme de comunicare trebuie s fie capabil s
contribuie la strategia de aciune i s cunoasc tot ce se ntmpl. Informarea constant,
obiectiv, deschiderea pentru rezolvarea problemelor sunt de importan vital n criz.
ntrebri-cheie pentru evaluarea unei crize
1. Despre ce criz este vorba? Ce s-a ntmplat mai exact?
2. Exist o problem de fond? Este criza doar vrful iceberg-ului?
3. Este posibil ca lucrurile s se nruteasc? Ce se poate ntmpla n cel mai ru
caz?
4. Care va fi reacia publicului organizaiei noastre?
5. Ct va dura pn la stingerea crizei?
6. Ce mize sunt n joc? Ce putem pierde?
7. Ne facem griji degeaba?
8. Putem cere sprijinul cuiva?
9. Cine altcineva mai este implicat?
10. Care este cauza?
11. Care este efectul financiar al crizei?
Msuri care se pot lua pentru ca organizaia s fie pregtit s fac fa unui
eventual incident.
- Numii o echip de gestionare a incidentului (sun mai bine dect criz).
- Echipa trebuie s includ: Conducerea si efii departamentelor n care se manifest
criza i ai celor conexe, un reprezentant al serviciului de securitate al operaiunii, doi
secretari experimentai, administratorul cldirii i operatorul centralei telefonice.

Clarificai rolurile i instruii membrii echipei n aplicarea procedurii interne de

gestionare a crizei.
- Efectuai o simulare anual sub coordonarea efului organizaiei.
- Concepei un PLAN DE CONSTITUIRE A ECHIPEI n 24 de ore. Instruii-v
operatorii telefonici. ntocmii o list cu numerele de telefon ale TUTUROR
ANGAJAILOR.
- Meninei contacte regulate cu organizaiile partenere, instituiile de monitorizare i
mass-media.
Reacia la survenirea incidentului
1. Convocai echipa de gestionare a incidentului
2. Adunai date i fapte
3. Cerei ajutorul efilor departamentelor interesate i al altor persoane.
4. Confirmai i anunai purttorul de cuvnt oficial. Acesta poate fi unul din Directorii
companiei, ns se poate recurge la orice alt persoan capabil s se exprime clar,
instruit, care a contribuit la planificarea aciunilor i care confer un sentiment de
ncredere i de autoritate.
5. Evaluai informaiile disponibile.
6. Planificai aciunea de remediere:
-ngrijire de urgen, n cazul vtmrilor corporale contactai rudele celor
accidentai,
- Corectai greeala
- Prevenii repetarea incidentului
- Stabilii paii urmtori.
7. Demarai o anchet amnunit
8. Convenii asupra declaraiei de pres (prin purttorul de cuvnt).
9. Dai dovad de atenie, compasiune i preocupare.
10. Explicai aciunile de remediere
11. Recunoatei greelile. Nu ncercai s le justificai.
12. Decidei dac este cazul s convocai o conferin de pres
Relaia cu presa i publicul n timpul unui incident.
- Primii presa ntr-un spaiu adecvat utilat pentru transmieterea operativ a
informaiilor (telefon, fax, internet, etc.)
- Toate contactele se fac prin Purttorul de cuvnt
- Evitai presiunile din partea presei, anunnd o or pentru o sesiune de informare.
Publicai un orar al ntrevederilor, dac problema continu s existe. Dac un ziarist
v surprinde, totui, nepregtit, nu v prefacei c tii ce se ntmpl. Spunei c vei
reveni imediat ce v vei informa asupra faptelor petrecute i facei ntocmai.
- Dac decidei s inei o conferin de pres: folosii o sal spaioas pregtit cu toate
cele necesare bunei desfurri.
- Avei n vedere sigurana cminelor i a familiilor celor implicai.
- Gndii-v la sigurana cldirii dvs. este nevoie de personal de paz i protecie
suplimentar.
- Incidentul impune constituirea unei echipe care s rspund unei eventuale anchete
publice? Dac da, unde vei gsi oamenii necesari?
- Alte lucruri demne de luat n consideraie
Avei grij de personalul dvs.

 Dac incidentul survine n afara orelor de program ( i cam aa se ntmpl de obicei),

contactai-i pe toi cei care pot contribui cu ceva i punei-i la lucru.
Informai-v, n primul rnd, personalul. inei ntlniri regulate de informare, dac este
cazul din or n or, astfel nct angajaii s nu ajung s afle din pres ce anume se
ntmpl.
Instruii n detaliu operatorii telefonici. Alocai numere de telefon interne speciale
pentru ntrebri i asigurai-v c exist personal care s rspund la numerele respective.
nregistrai toate mesajele, pentru a reveni ulterior asupra lor.
CAPITOLUL 2
2. RELAII PUBLICE
2.1. O practic n evoluie
Dei relaiile publice (RP) sunt un fenomen global al secolului prezent, rdcinile
lor dateaz din antichitate. Aproape toate civilizaiile antice au practicat relaiile publice.
Grecii antici, n special, depindeau de RP la alegerea politicienilor. Mai exact, ei foloseau
aa-numita metod retoric, o practic profesionist prin care ineau discursuri publice
pentru a decide cine era cel mai potrivit s le fie conductor. Pericle i Demostene sunt
dou exemple de astfel de vorbitori, care au devenit exceleni oratori i conductori. Mai
mult, grecii antici credeau n metoda dialectic i cutau n ea adevrul cu ajutorul
comunicrii verbale. Aceasta nsemna folosirea dialogului argumentativ, cu scopul de a
convinge auditoriul s le accepte ideile i crezurile. Socrate i sofitii au fost practicanii
celebri ai acestei metode. n America, oamenii au utilizat relaiile publice ncepnd cu
revoluia american. Discursurile, corespondena, comunicatele de pres i diverse alte
forme de publicitate pot fi recunoscute n viaa public a secolului 19 n Europa i n
lume. n timpul primului rzboi mondial, politicienii au recurs la relaiile publice pentru a
mobiliza opinia public s sprijine rzboiul, iar n cel de-al doilea rzboi mondial,
americanii au nfiinat Biroul de informaii de rzboi, care controla mesajele ce se
transmiteau naiunilor. Principalul motiv al dezvoltrii acestei industrii l-a constituit
responsabilitatea companiilor sau a organizaiilor de a-i informa publicul. n cartea sa
Principiile i Practicile Relaiilor Publice , Kitchen definete acest termen ca fiind arta
i tiina social de a analiza tendine, de a prezice consecinele acestora, de a consilia
conducerea organizaiei i de a implementa programele de aciune planificate care vor
servi deopotriv interesele organizaiei i ale publicului. Practica relaiilor publice este
efortul deliberat, planificat i susinut de a stabili i menine un climat de nelegere ntre
o organizaie i diversele categorii de public ale acesteia. Aceasta nu este unica definiie.
De fapt, nu exist o definiie universal valabil a acestei noiuni, pentru c, probabil, ea
este att de vast nct poate fi definit n mai multe feluri. Deoarece de-a lungul anilor
oamenii au practicat RP fr s le defineasc foarte clar, termenul a fost neclar i greit
neles. Din cauza ctorva neprofesionii care au lucrat n domeniu, RP nu au dobndit o
reputaie prea grozav. Chiar i astzi, sunt persoane care cred c RP sunt o modalitate de
a mistifica adevrul, de a monologa i de a manipula n scopuri necinstite situaiile
conflictuale.
Scopul real al relaiilor publice este de a sprijini informarea publicului,
constituind astfel baza unei opiuni/alegeri n cunotin de cauz.

Dup cum arat Seitel, exist patru factori de baz care au contribuit la
dezvoltarea i clarificarea acestui termen:
(1) dezvoltarea marilor instituii i creterea sentimentului de responsabilitate a
acestora fa de public;
(2) intensificarea schimbrilor, conflictelor i confruntrilor dintre diverse
grupuri de interese din societate;
(3) creterea gradului de contientizare a oamenilor ca urmare a rspndirii
masive a tehnologiilor de comunicare tot mai sofisticate;
(4) rspndirea democraiei mondiale.
Activitatea de relaii publice include: consilierea managementului n stabilirea
politicilor i a relaiilor, cercetarea destinat nelegerii comportamentului publicului,
relaiile cu presa i comunitatea financiar, publicitatea, relaiile cu angajaii i
comunitatea local, implicarea n probleme de interes public i de stat, gestionarea
situaiilor speciale, relaiile cu acionarii, crearea evenimentelor.
Este clar c ntreaga activitate de RP se bazeaz pe comunicare. Comunicarea este
o caracteristic uman nnscut, ceea ce face ca muli oameni s se simt capabili,
instinctiv, s se ocupe de relaii publice. Adevrul este ns c aceast prere este mult
prea simplist. Un practicant de RP trebuie s fie specializat n gestionarea fiecrei
situaii speciale de care se ocup. Pe scurt, un bun practicant trebuie s fie capabil s
comunice cu oameni provenind din diverse medii culturale, educaionale i economice, s
cunoasc tehnicile specifice meseriei ca, de exemplu, mijloacele de comunicare verbal,
scris, audiovizual, s aib o reputaie sau o imagine larg acceptat, s fie imaginativi i
creativi, s tie cum s cerceteze i s exploateze datele, s aib acces la informaie i
putere de previziune.
Harrison, n cartea sa intitulat Relaii publice, include o foarte interesant
comparaie pe care o fcea Sam Black, ntre cei care practic medicina i cei care practic
relaiile publice i n care observa c att medicul, ct i specialistul n relaii publice,
trebuie mai nti s pun un diagnostic i apoi s trateze. De obicei, i unul i altul sunt
solicitai s intervin dup ce rul s-a produs. Relaiile publice preventive sunt tot att de
importante ca i medicina preventiv i, ca i aceasta din urm, sunt la fel de rar aplicate.
Doctorii au doi numitori comuni: toi au un minimum de cunotine de baz de medicin
i chirurgie i subscriu jurmntului lui Hipocrate. Lucrurile se ntmpl cam la fel i n
cazul celor care se ocup de RP. Toi practicanii de RP trebuie s aib cunotine de baz
despre aceast meserie i experien n metodele i mijloacele acestei arte i toi trebuie
s respecte un cod de conduit profesional.
n toate fazele activitii lui, cel care se ocup de RP trimite i primete mesaje.
Desigur, o astfel de activitate include i codificarea i decodificarea mesajelor iar aceasta
se realizeaz prin intermediul dialogului (sau al altor forme de comunicare).
2.2. Modele de comunicare Exist, n esen, patru modele de comunicare,
definite astfel:
Propaganda/ Press Agentry
Este o activitate care are scopul de a promova organizaia n pres, de a-i face
publicitate. Este o practica lipsit de credibilitate care recurge la comunicarea
dezechilibrat, ntr-un singur sens, a unei informaii selectate n sens pozitiv. Mesajele
sunt construite pe o realitate perceput de ctre organizaie i nu n mod necesar pe

informii corecte. Procedura este utilizat n sisteme nedemocratice, este unilateral i nu

se bazeaz pe date concrete.
Aa cum arta Kitchen, acum douzeci i cinci de ani, termenul press agentry i
descria, n realitate, pe practicanii de RP ca fiind oamenii de legtur ntre client i
pres, care ncearc s ajung la public. Pe scurt, sarcina consta n a promova numele
clientului n pres i a contribui la recunoaterea numelui i la atragerea unei largi
audiene; ca atare, practica se aplica, mai cu seam, pentru a atrage atenia publicului i
nu pentru a-l face s neleag.
Comunicarea asimetric ntr-un singur sens
Informarea public este similar agenturrii de pres, deoarece este o comunicare
ntr-un singur sens. Spre deosebire de agenturarea de pres, acest tip de comunicare se
bazeaz pe furnizarea unor informaii obiective. Comunicarea asimetric ntr-un singur
sens nu permite ns obinerea unui feed-back.
Comunicarea asimetric n ambele sensuri
Este vorba de persuasiunea tiinific, care utilizeaz planificarea strategic postcercetare, cu scopul de a determina publicul s reacioneze conform dorinelor
organizaiei. Cu alte cuvinte, ea urmrete s obin un feed-back controlat. Liderii de
opinie dau informaii publicului, iar publicul se bazeaz pe aceste informaii la dezbaterea
subiectului n cauz, rmnnd ns n afara opiniei - a procesului formativ.
Este adevrat, emitenii informaiilor primesc un rspuns--reacie (feed-back), dar
acesta nu presupune dialogul cu receptorii informaiilor.
Comunicarea simetric n ambele sensuri
Se bazeaz pe cercetare i folosete comunicarea cu scopul de a trimite i de a
primi mesaje care contribuie la o mai bun nelegere ntre organizaie i public. Ea
creeaz fluxuri de comunicare echilibrate. Opinia public const din prerile cu care
rmn oamenii dup transmiterea i evaluarea informaiei i pe care le comunic, n
continuare, altora. Seitel este de prere ca n acest model dialogul este esenial att din
partea emitentului ct i al receptorului. n acest model, att emitenii ct i receptorii au
ansa egal de a convinge i de a fi convini.
Acest ultim model este, dup prerea celor care l practic, cel mai eficient
deoarece implic dialogul i este menionat n teoriile pozitive. Celelalte trei sunt
asimetrice, ceea ce nseamn c ele ncearc s modifice doar comportamentul publicului,
nu i pe cel al organizaiei. Grunig & Grunig noteaz, de asemenea, c dei noi credem c
organizaia ar trebui s practice comunicarea simetric n ambele sensuri, cnd climatul
este complex i tulbure, multe organizaii care se confrunt cu un astfel de climat nu
practic relaiile publice dup teoria noastr. Putem concluziona, aadar, c relaia
teoretic ntre modelele de relaii publice i climatul i structura unei organizaii este mai
mult normativ dect pozitiv.
2.3. Componentele Relaiilor Publice J. Marston, n cartea sa Natura relaiilor
publice vorbete despre ceea ce, n acronim, se numete R.A.C.E.
n esen, RACE nseamn c activitatea de Relaii Publice const din patru
elemente-cheie: Cercetare, Aciune i planificare, Comunicare, Evaluare (Research,
Action and planning, Communication, Evaluation). Cercetarea nainte de a pune n
practic un program de RP, fiecare practicant trebuie s fac studii de cercetare pentru a
identifica elementele de baz ale problematicii i ale situaiilor cu care se va confrunta.
Cercetarea prin culegerea de informaii poate descrie un fenomen, poate explica cauza

apariiei acestuia i poate prevedea posibilele rezultate ale aciunilor care se vor
ntreprinde. Cercetarea poate fi intern sau extern organizaiei, teoretic sau aplicat,
formal sau informal.
Aa cum menioneaz Wilcox, Ault i Agee, trebuie s ne punem multe ntrebri
nainte de a formula un plan de cercetare, ca, de exemplu: Care este problema? De ce fel
de informaii este nevoie? Cum se vor utiliza rezultatele cercetrii? Ce public va face
obiectul cercetrii? Organizaia ar trebui s fac cercetarea pe plan intern, sau s angajeze
un consultant extern? Cum se vor analiza, raporta sau aplica datele cercetrii? Ct de
repede trebuie obinute rezultatele? Ct va costa cercetarea?
Rezultatele cercetrii confer credibilitate managementului, contribuie la definirea
audienei, a strategiilor i mesajelor necesare, la prevenirea situaiilor de criz, la
controlarea i monitorizarea concurenei i a opiniei publice. Metodele de cercetare sunt
sondajele, interviurile, chestionarele, analiza coninutului, grupurile-int, analiza datelor.
Pe lng acestea, una dintre cele mai eficiente tehnici de cercetare se numete
auditul comunicrii. Auditul este un raport elaborat de un cercettor care analizeaz
sistemele de comunicare existente n cadrul organizaiei i recomand cile de
comunicare eficient a strategiei i a identitii organizaiei. n acest caz, toate formulele
de comunicare, tiprite sau vizuale, sunt monitorizate i evaluate.
Auditul comunicrii se ocup de comunicarea extern cu instrumente cum ar fi:
rapoarte anuale, relatri, brouri, hrtii cu antet, publicitatea corporativ, dar i de
comunicarea intern cu mijloace cum ar fi circularele, anunurile, seminarele, avizierele,
publicaiile destinate angajailor, evenimentele din organizaie, atitudinea i reaciile
angajailor. Auditul poate fi efectuat fie de un membru al organizaiei, fie de un
consultant extern. Dup culegerea informaiilor, practicantul RP trebuie s evalueze
posibilele soluii la problemele n cauz, astfel ca activitatea s poat avansa la etapa
urmtoare, cea de aciune i planificare.
Aciune i planificare
Aciunea i planificarea constituie cea de-a doua etap a activitii de Relaii
Publice. Ea const din formularea unor aciuni specifice, care vor constitui planul prin
care organizaia i va atinge elurile i obiectivele. Aciunea i planificarea presupun
utilizarea informaiilor culese n procesul de cercetare i care constituie elementele pe
baza crora se va formula strategia adecvat. n aceast faz, practicanii de RP trebuie s
identifice obiectivele clienilor i ale angajatorului, categoriile de public crora li se
adreseaz mesajele, interesele publice de care trebuie s se in cont, mijlocul de
informare care trebuie s fie abordat, strategiile de comunicare aplicabile, sensul
mesajului pe care urmeaz s-l transmit, bugetul de care au nevoie. Dup stabilirea
obiectivelor i a politicii organizaiei, activitatea de relaii publice trece la etapa a treia,
aceea a comunicrii ntre organizaie i grupurile interesate.
Comunicarea
Dup cum arat Wilcox, Ault i Agee, cea de-a treia etap a procesului de relaii
publice, dup cercetare i planificare, este etapa de comunicare. Aceast etap se mai
numete i etapa de execuie i este partea cea mai vizibil a muncii de relaii publice.
Scopurile procesului de comunicare sunt informarea, convingerea, motivarea i
nelegerea reciproc. Pentru a fi un comunicator eficient, o persoan trebuie, n mod
obligatoriu, s cunoasc bine n ce anume const comunicarea i cum recepioneaz

oamenii mesajele. Trebuie, de asemenea, s neleag modul n care oamenii proceseaz

informaia i ajung, eventual, s-i modifice atitudinile, opiniile i aciunile.
Comunicatorul are nevoie, de asemenea, s primeasc ntrebri i s rspund la
ele , pentru a decide care este mesajul potrivit i ce metode va folosi pentru a-l transmite.
n aceast etap el trebuie s se ntrebe: Cum neleg mesajul emitentul i receptorul? Este
mesajul potrivit? i va reaminti receptorul acest mesaj? l nelege? Crede n el?
Comunicarea n ambele sensuri este foarte util n aceast etap specific. Totui, dup ce
comunicatorul obine toate aceste rspunsuri recurgnd la oricare din modelele de
comunicare, el trebuie s se decid asupra celui mai potrivit mijloc de comunicare. Presa,
radioul, televiziunea, expoziiile, sponsorizrile, pota sunt cteva din cile de transmitere
a mesajelor prin care organizaia sper s-i fac cunoscute obiectivele.
Evaluarea
Aceasta este ultima etap a activitii de relaii publice , n care practicanii
cuantific rezultatele programului pentru a-l evalua i a decide dac s-l continue sau nu,
sau pentru a-l modifica, dac este cazul. Profesorul Frank Wylie concluzioneaz: este
vorba despre o evaluare ordonat a progresului pe care l facem n atingerea obiectivelor
specifice ale planului nostru de relaii publice. nelegem ce anume am fcut bine, ce am
fcut greit, ct am progresat i, cel mai important, cum s facem mai bine data viitoare.
Programul este evaluat ca eficient atunci cnd activitatea a fost corect planificat,
receptorii au neles, programul a ajuns la grupurile-int primare i secundare,
participarea publicului la evenimente a fost satisfctoare, reaciile presei au fost pozitive
i, n fine, scopurile au fost atinse.
2.4. Metode de comunicare
n etapa de comunicare, practicantul RP trebuie s decid - aa cum am mai spus cum anume va informa publicul. O modalitate este de a aplica tactici scrise. Acestea
includ comunicate de pres, buletine informative, periodice editate de organizaie,
brouri, ghiduri, rapoarte anuale, reclama corporativ, fie de date, cri, facsimile,
panouri electronice de informare. Aa cum arat Thill i Bovee, mesajele scrise sunt cele
mai potrivite atunci cnd nu atepi un rspuns imediat, cnd mesajul tu scris este
detaliat i complex i trebuie atent planificat, cnd ai nevoie de o eviden permanent i
verificabil, trebuie s te adresezi unei audiene largi i dispersat geografic i doreti s
reduci riscul distorsionrii care apare atunci cnd mesajul se transmite pe cale oral, din
om n om. Mesajele scrise au un mare avantaj: i dau posibilitatea s planifici i s
controlezi mesajul.
Exist, de asemenea, i tactici verbale . Discuiile fa-n-fa, conferinele de
pres, ntlnirile, prezentrile, casetele audio, atelierele, tirile difuzate la radio i
discursurile, sunt cteva din aceste tactici . Dup cum arat Thill i Bovee, mesajele orale
sunt cele mai potrivite dac vrei un rspuns imediat din partea auditorilor, dac mesajul
este simplu i uor de acceptat, dac nu ai nevoie de o eviden permanent, dac poi s
aduni rapid i fr cheltuial mare auditorii i dac vrei s ncurajezi interaciunea pentru
a rezolva o problem sau a ajunge la o decizie. Tacticile verbale se aplic cnd o
organizaie are nevoie s dialogheze direct cu auditoriul.
A treia metod este cea a tacticilor vizuale. Acestea includ anunurile i apariiile
televizate, casetele video, filmele, diapozitivele i rolfilmele, planele transparente,

fotografiile, graficele, panourile, comunicatele video. Avantajul este c mesajele se

transmit rapid i ajung la auditoriu personal.
Ultima metod, de dat mai recent, este comunicarea prin Internet i prin
celelalte tehnologii de comunicaii moderne. Internetul, calculatoarele, satelitul,
teleconferina, sunt cteva din aceste metode. Autostrada informaional (information
highway) ajut mii de companii i organizaii s fac schimb de mesaje i s-i
promoveze ideile. Thill i Bovee sunt de prere c mesajele electronice sunt cea mai bun
metod dac nu ai nevoie de o reacie imediat, dar ai nevoie de vitez, dac nu ai nevoie
de o eviden permanent, dar vrei s depeti barierele de fus orar (csu vocal, fax),
dac vrei s reduci riscul distorsionrii specific mesajelor orale, dar eti grbit i te afli
undeva la mare distan (e-mail). Avantajul acestor tactici este c ele ajut organizaia s
ajung imediat la un auditoriu larg.
2.4.1. Comunicatele de pres
Principiile de baz ale redactrii unui comunicat de pres
- Cine, ce, cnd, unde i de ce: comunicatul trebuie s includ toate aceste
informaii
-Primul paragraf al comunicatului trebuie s conin toate informaiile importante:
formulai mesajul pe care ncercai s l transmitei o dat cu partea cea mai important a
relatrii i includei textul n primul paragraf, astfel ca acesta s devin un sumar al
ntregului comunicat;
- Folosii citate n cuprinsul comunicatului i asigurai-v c este clar cine anume
este autorul lor : ncercai s folosii un citat n primul sau al doilea paragraf al articolului,
pentru a aga cititorul;
- Folosii un limbaj simplu: evitai jargonul i acronimele;
- Comunicatele de pres trebuie dactilografiate la dou rnduri i cu margini late:
aceasta permite editorului s fac corecturi sau tersturi pe text, dac este cazul. Uurnd
munca jurnalistului, avei mai multe anse s-l determinai s foloseasc articolul dvs.
- Marcai sfritul relatrii, pentru a fi foarte clar unde se termin comunicatul i
ncep alte informaii;
- Este posibil s fie nevoie s includei i alte informaii generale la sfritul
comunicatului, i acestea trebuie s ia forma Notelor ctre editor: Aceste note se
dactilografiaz utiliznd spaierea standard la un rnd;
- Scriei ntotdeauna data i ora emiterii pe comunicatul de pres, iar dac
comunicatul nu se public imediat, instituii un embargo n acest sens;
- Pe comunicat trebuie s apar, n toate cazurile, un nume i un numr de contact,
pentru eventualitatea n care jurnalistul care se ocup de cazul respectiv are nevoie de
informaii suplimentare;
- Dai un titlu interesant comunicatului de pres: dei ziarul va alege probabil un
alt titlu, un titlu bine formulat convinge cititorul s citeasc articolul;
- Ideal, comunicatul ar trebui distribuit pe hrtie destinat special comunicatelor
de pres;
- Distribuii comunicatul att prin fax ct i prin email;
- Respectai aceste reguli i vei face viaa mai uoar celui care primete
comunicatul: jurnalitii primesc zeci de comunicate de pres n fiecare zi, iar dac al

dumneavoastr este clar, concis i interesant, atunci v putei atepta ca acesta s fie
preluat.
- Respectai instruciunile referitoare la identitatea vizual impuse de subiectul pe
care l tratai, (ex. Proiecte )
Fotografii cteva sfaturi de baz
Zicala O fotografie face ct o mie de cuvinte red pe scurt importana
fotografiei.
Ideal ar fi ca fiecare comunicat de pres s fie nsoit de o fotografie, sau s dea
presei ocazia potrivit de a insera fotografii.
Ocaziile de a face fotografii pot lua multe forme: vizita unui vorbitor cunoscut sau
o ocazie aranjat de a face fotografii, cum ar fi curarea gunoiului dintr-un parc. Dac
facei o fotografie pentru a o include n comunicat, inei cont de urmtoarele lucruri:
Examinai fundalul care va aprea n fotografie. Contribuie acesta la mesajul din
comunicatul de pres? O fotografie n care purttorul dvs. de cuvnt apare cu o plant
care pare s-i creasc din cap, sau alturi de un indicator pe care scrie ieire de urgen,
nu este tocmai potrivit.
Cutai ca subiectul fotografiei s fie interesant: (faptele sunt ntotdeauna mai
gritoare dect vorbele).
Fotografiile trebuie s fie fcute n aer liber, dac este posibil: lumina natural
sporete calitatea imaginii.
Nu lsai producerea fotografiei pe mna oricui.
Folosii prim-planul: fotografiile clare, cu unul sau dou chipuri zmbitoare, sunt
mai eficiente dect cele care nfieaz o aglomerare de puncte ndeprtate.
Fotografiile trebuie s fie furnizate la rezoluia corespunztoare pentru o tiprire
de calitate.
Trimitei un set de fotografii, aceasta permite receptorului s aleag imaginea
care, n opinia sa, ilustreaz cel mai bine ceea ce se relateaz i care se ncadreaz n
spaiul alocat.
Ataai ntotdeauna la fotografie o scurt explicaie i o list cu numele i funciile
tuturor celor care apar n imagine.
Dac presa local a trimis un fotograf s se ocupe de eveniment, asigurai-i tot
sprijinul de care au nevoie.
2.4.2. Buletine informative i publicaii periodice
Buletinele informative i publicaiile pot fi editate pe plan local i sunt autofinanate. Ageniile de Dezvoltare Regional, de exemplu, ar putea produce buletine
informative periodice destinate clienilor lor poteniali, n diversele stadii ale proiectelor
de finanare nerambursabil UE, care se desfoar n prezent n zonele lor. Difuzarea
unor astfel de informaii va arta publicului local, uneori, sceptic, c sistemele aplicate la
alocarea fondurilor sunt transparente.
Sfaturi utile de redactare a unui buletin informativ
Alegei bine titlul principal i scriei-l cu litere ngroate, dac intenionai s
editai o serie de buletine informative, deoarece titlul principal va fi acelai de fiecare
dat. Acesta va crea o impresie puternic de consecven.

 Scriei n colul din dreapta sus "Nr...", astfel ca cititorul s vad c intenionai
s continuai editarea. Chiar i dac este vorba de prima ediie, acest lucru v va fi de
folos n viitor.
Stabilii apoi cte articole vei aeza n pagin. Aezai textele n pagin astfel
nct acestea s nu se amestece i s deruteze cititorul. Lsai spaiu suficient pentru
articolul principal, de regul n colul din stnga sus, pentru c acolo se uit cititorul cnd
privete prima oar o publicaie.
Dac v hotri s nu separai articolele ntre ele printr-o linie, le putei ncadra
ntr-o caset sau, dac publicaia are forma unei gazete propriu-zise, plasai articolele n
coloane, cu subtitluri ngroate.
Concepei titluri interesante i scriei-le ct mai vizibil posibil. Dac titlul este
neatrgtor, cititorul nu se mai deranjeaz s citeasc restul textului. Titlurile nu trebuie
s fie neaprat scrise cu majuscule.
Titlurile nu trebuie s fie ntotdeauna la nceputul articolului, ci pot fi aliniate la
stnga sau la dreapta, cu textul aezat pe centru. Astfel de abateri de la norm fac
publicaia mai interesant i-i confer personalitate.
ncercai s nu folosii prea multe tipuri de scriere. Pentru a obine efecte
diferite, nu trebuie s schimbai caracterele. Folosii un singur caracter (maximum dou!)
i, pentru diversitate, folosii scrierea ngroat, italic, ngroat-italic. Chiar i literele
normale dar mai mari arat bine.
Grafica nu este vorba de vreo tehnic sofisticat. Grafica poate consta din linii
simple, desene, fotografii, caricaturi sau logouri. Un desen 'haios' inserat ntr-un articol
despre o problem local nu vulgarizeaz problema n sine, ci pur i simplu determin
(sperm!) cititorul s continue s citeasc.
Fii ateni cu fotografiile. Verificai ca acestea s fie fcute n locaia potrivit,
pentru c nu vei dori s risipii un spaiu preios insernd imagini care nu au legtur
direct cu ceea ce relatai. Editorul v poate sftui n acest sens. Pentru mai mult
diversitate, putei imprima cu cerneal neagr, dar pe hrtie colorat.
Nu folosii o grafic supradimensionat ea nu trebuie s domine publicaia.
Numai dup realizarea machetei grafice putei scrie i aduga textul. n aceast
faz tii deja cam ce articole vei folosi, dar acestea trebuie scrise astfel nct s ncap n
spaiul alocat i nu nghesuite sau lrgite ca s se ncadreze n spaiul respectiv. Textele
trebuie s fie scurte i la obiect, oferind cititorului ct mai mult informaie n ct mai
puine cuvinte.
Uneori, n loc de paragrafe, folosii o propoziie introductiv urmat de
subpuncte scriei propoziii scurte, cizelate, care subliniaz clar fiecare punct. Putei
apoi ncheia cu o concluzie concis eventual cu o ntrebare, pentru a lsa cititorul s
reflecteze asupra chestiunii.
Nu micorai literele prea mult. Literele cu care se tipresc buletinele
informative obinuite sunt att de mici ct s poat fi citite.
Coninutul
Stabilii cte subiecte/ntmplri/mesaje dorii s comunicai auditoriului-int.
Realizai un tipar n care s ncap numrul respectiv de relatri n formatul de buletin
informativ pe care l vei folosi. De exemplu, 4 articole pe o foaie A4. Folosii toate
sursele de informaie disponibile Ministerul Integrrii Europene, alte ministere
implicate n dezvoltarea regional i programe finanate de UE, Delegaia UE i Punctele

de Informare ale acesteia, personalul care implementeaz i monitorizeaz programele de

finanare, din cadrul Ageniei de Dezvoltare Regional, organizaiile care au primit
finanare i care sunt n curs de implementare a proiectelor. O simpl informare pe plan
local v va oferi suficiente tiri pentru un singur buletin informativ, iar tirile astfel
obinute vor fi interesante pentru cetenii din zon, deoarece vor reflecta opiniile i
preocuprile acestora.
FEEDBACK
Invitai ntotdeauna cititorii s v comunice prerile lor, fie ntr-o chestiune
anume, fie n general. Specificai ntr-o caset separat unde anume putei fi contactai de
cei care doresc s-i transmit punctul de vedere (fax, e-mail, web site, etc). Tiprire i
distribuie Una din cele mai uoare ci de distribuire a buletinului informativ este pota
electronic. Desigur, n acest caz nu este nevoie s tiprii publicaia, dar se presupune c
avei o baz de date cu adrese de e-mail, ceea ce implic un efort, efort care merit, ns,
s fie fcut. Distribuia prin e-mail este o cale rapid prin care autoritile locale i pot
contacta cei mai importani parteneri cum ar fi instituiile de nvmnt, de sntate,
ONGuri, companiile care presteaz servicii calificate de evaluare a mediului etc. Dac
este necesar tiprirea, atunci se va folosi o singur culoare negrul pentru a avea
costuri reduse, iar tiprirea se va face fa-verso, pe hrtie de imprimant, de 80 de g,
colorat, astfel ca scrisul s ias n eviden. Pentru distribuia buletinului exist o serie
de posibiliti precum transmiterea prin pot, inserii n ziare, plasarea la punctele de
informare ale unei autoriti locale, la bnci, oficii potale, biblioteci i n alte locuri
publice adecvate.
2.4.3. Foi volante i pliante
Foi volante (Fact-sheets) - Acestea aleg un subiect anume i explic, ntr-o serie
de subpuncte sau ntr-o serie de ntrebri i rspunsuri, ntr-un limbaj simplu, detaliile
subiectului respectiv. Foile volante trebuie s fie produse simplu i ieftin, tiprite cu
culoare neagr pe hrtie de imprimant de culoare diferit pentru fiecare subiect n parte.
Pliante (Leaflets) - i acestea trebuie s trateze doar un subiect i spaiul va fi exploatat la
maximum pentru a insera desene i fotografii care s ilustreze mesajulcheie. Dac
pliantul se produce ntr-un tiraj de mas, exist oferte avantajoase de tiprire color pe
hrtie lucioas . Fluturai (Flyers) Sunt foi simple, coninnd un singur mesaj, care pot
fi reproduse la fel ca i foile volante. Stilul casei Uniunea European are un stil propriu
de editare, ilustrat de instruciunile privind vizibilitatea, care trebuie respectate la
promovarea activitilor legate de UE. Acest stil trebuie utilizat n asociere cu logoul
organismelor guvernamentale. Organismele guvernamentale trebuie s-i creeze propriul
stil, utiliznd logoul propriu, pentru a-i promova identitatea. n acest scop, ele vor folosi
acelai tip de scriere i acelai format pentru toate formele de comunicare. Contractorii
romni i ageniile de implementare, care beneficiaz de finanate din partea Uniunii
Europene, pot afla detalii despre identitatea vizual n Manualul de identitate vizual
(VISUAL IDENTITY GUIDELINES) elaborat de Delegaia UE n Romnia.
2.4.4. Discursuri i prezentri
Secretul unui discurs reuit const n pregtirea, exersarea, analizarea i din nou
exersarea acestuia.
Sfaturi pentru reuita discursului

-Gndii-v la auditoriu, la mesajele pe care ncercai s le transmitei acestuia i

la ct va fi de receptiv. Ce obiectiv urmrii s-l informai/ s-l convingei/ s-l inspirai
sau s-l distrai?
- Cunoatei-v subiectul i coninutul acestuia. Modul de prezentare este foarte
important..
- Cunoatei-v mesajul i poziia. Avei ncredere n ele!
- Stabilii care vor fi atitudinea/ tonul dumneavoastr. Om de stat sau agent de
vnzri? Autoritate sau catalizator?
- Stabilii ce rspuns dorii s obinei unul general sau unul la obiect:
- Folosii un limbaj simplu i familiar.
- Dac 10% din ceea ce ai spus s-a reinut, ai reuit!
- Fii pregtii s v vedei i s v ascultai vorbind aa cum face auditoriul!
- Fii politicos i prietenos privii din cnd n cnd n ochi auditoriul.
- Concentrai-v atunci cnd ali membri din echipa sau comitetul dvs. iau
cuvntul.
- Susinei-v membrii echipei prin cuvinte i atitudine.
Pregtirea iniial
1. Examinai coninutul; facei ca acesta s fie interesant i relevant pentru
auditoriul respectiv.
2. Gndii mesajul pentru a fi rostit, nu pentru a fi scris.
3. Introducerea este important, deschide comunicarea ntre dvs., auditori i
subiect.
4. Informaia-cheie mesajul dvs. trebuie s se refere la maximum trei puncte.
5. Concluzia conduce auditoriul spre reacia pe care o ateptai.
6. Cnd scriei ciorna, schiai mai nti discursul, dup care completai coninutul.
Gndii-v ct de lung va fi discursul i dac vor exista eventuale ntrebri. Gsii
anecdote, citate i maxime.
7. Editai discursul cu mult atenie.
Cercetare
n faza de cercetare, adunai toate informaiile disponibile despre subiectul
respectiv.
- Faptele, opiniile, documentaia, cauzele i efectele. Toate datele pe care le
folosii trebuie s fie exacte i s provin din surse sigure.
- Folosii informaii interesante i artai ambele fee ale argumentaiei. Gsii
nota de umor potrivit, sub forma anecdotelor, citatelor , povestirilor.
- Cutai exemple de reuit, studii de caz, i gndii-v care din acestea sunt mai
eficiente n cazul auditoriului n spe.
Structura discursului
- Schia o niruire de gnduri principale sau teme logice, ordonate i corelate.
Introducerea/ Deschiderea prezint relaia vorbitorului cu auditoriul, subiectul,
obiectul i coninutul pe scurt.
- Fundamentarea istoric, motivele discursului, parametri i ipoteze i, dac este cazul,
referine despre vorbitor.
- Esena 2 sau 3 puncte-cheie elaborate i susinute colocvial.
Subliniai punctele forte; referii-v la contra-argumente pentru a asigura
credibilitatea.

Concluzia Concluzionai i conducei auditoriul spre reaciile emoionale i

specifice dorite.
Discursul trebuie s se desfoare natural i logic, pentru a putea fi uor urmrit.
Segmentele discursului trebuie s fie legate ntre ele. ntrerupei prezentarea la fiecare
dou-trei minute cu o replic prin care s strnii o reacie (sau aplauze) din partea
auditoriului. Folosii materiale audiovizuale numai dac acestea clarific sau susin
discursul.
Pregtiri la faa locului

1. Stabilii micrile pe care le vei face (aezat la pupitru + ntrebri?) Observai dac
exist ceva care poate distrage atenia sunt oameni care stau n spatele dvs. pe podium?
2. Dac este posibil, folosii un pupitru cu microfon. Verificai nlimea i distana fa
de microfon.
3. Repetai cu voce tare, n picioare, la pupitru, cel puin o dat, la faa locului!
4. Asigurai-v c avei aparatura pentru a v adresa publicului, dac este posibil - pentru
"prezen" nu pentru volum. Verificai aparatura respectiv v auzii bine?
5. Atenie la luminile n care vei privi!
6. Bei ap! Nu prea rece, nici prea acidulat.
7. Verificai dac presa va fi prezent reinei unde sunt amplasate camerele de luat
vederi i presa.
8. nregistrai fiecare discurs audio i video.
9. Aflai din timp unde se afl toaleta!
Textul
1. Folosii foi de hrtie sau carneele pentru notie. Dac este nevoie de textul
complet, folosii jumtatea superioar a colii de format A4 i caractere de 16 sau 17.
Punctuaia va fi cea pentru textul rostit, cu marcarea pauzelor, a accenturilor, a vitezei i
a inflexiunilor vocii.
2. Dac se folosete prompterul, exersai cu operatorul pn ajungei s stpnii
perfect tehnica.
3. Fii pregtii s intrai n dialog cu ceilali vorbitori, dac este cazul.
4. Cronometrai-v - scurtai imprimai textul, dac este nevoie.
5. Ce anume trebuie s evitai n text:
- Sa v plngei: "n timpul scurt pe care l-am avut la dispoziie"/ abia ieri
am fost solicitat..."
- Scuzele: "Nu sunt tocmai n msur", 'Mi-au cerut s iau cuvntul ns,
vedei...'
- Falsa modestie/atitudinea defensiv: "Consider", "Cred ", "n opinia mea" ,
"Sper c vei...", "Credem c am ncercat...", "tiu c muli m vor contrazice, dar..."
- Banaliti: "Sper c suntei n asentimentul...... ", "O zi bun", "Este o onoare
s m adresez unui auditori att de distins".
-Clieele: Pn la urm", "n acest moment", "n concluzie", "exact aa",
"Adevrul este c."
- Ticuri verbale:"eu atta spun; nelegi?".
- DUMNEAVOASTR SUNTEI AUTORITATEA de aceea v-au invitat!
- Cuvinte / expresii redundante; "foarte"; "mare"; "enorm";

- Cuvinte urte: nu impresioneaz.

43 6. Repetiia la faa locului
- Repetai n mod real! Cu voce tare, cu gesticulaie i cu aplomb.
- Repetai nti fr mijloacele audio-video apoi cu acestea
- Vorbii tare la pupitru ctre "auditoriu" n condiii ct mai aproape de cele
reale.
-

Rostirea discursului
Privii auditoriul -i reacionai la reacia acestuia. Cucerii mai nti oamenii - apoi
argumentai.
Atitudinea dvs. influeneaz modul n care auditoriul v va recepiona - nainte de a
ncepe s vorbii.
Rostii cuvintele n direcia microfonului.
Alternai viteza i tonul. Rostii propoziiile cu claritate pn la capt.
Folosii pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee.
Folosii limbajul trupului, dar controlai-l. Gesticulai natural.
inei capul sus i privii auditoriul n ochi.
Nu v simii jenat s v citii notiele.
Folosii ocazional auto-ironia.
Artai c v bucurai de ocazia pe care o avei de a vorbi auditoriului!

Materiale vizuale
Exist o diferen clar ntre un discurs inut ntr-un cadru oficial i o prezentare
informativ. n al doilea caz, trebuie s recurgei la ct mai multe materiale vizuale, sau
cel puin la o prezentare redactat n power point. n primul caz, trebuie s vedei care
sunt circumstanele , dac este vorba de un discurs la nceputul sau la sfritul conferinei,
un discurs dup cin etc. i s stabilii dac este sau nu nevoie de materiale vizuale i
dac acestea servesc discursului. Pregtii-v discursul fr materiale vizuale, dup care
hotri ce este de fcut.
Dac vei folosi materiale vizuale, grafica pe calculator este de preferat. Este mai
comod i de cele mai multe ori mai eficient dac nu trebuie s manevrai aparatura
personal.
Dup discurs
-Discursul este menit pentru a v spune punctul de vedere fr emfaz!
- Cnd ai terminat, reluai-v locul, dac nu suntei anunat s rmnei la pupitru.
- Rmnei i discutai amical cu auditoriul artai-v interesul fa de acesta - dup
sesiune.
- Punei ntrebri subtile, ca s vedei dac auditoriul i amintete ce ai spus.
2.4.5. Ateliere i sesiuni informative
Atelierele se organizeaz regulat pentru potenialii solicitani de fonduri din
subprogramul de finanare CES de obicei de ctre experii locali pui la dispoziie de
diversele Proiecte de Informare a Publicului. Seminarele i sesiunile de informare sunt i
ele modaliti de transmitere a informaiei unor grupuri largi de oameni i de a primi
reacii din partea acestora. Atelierele trebuie s fie interactive, s utilizeze tehnici de
instruire potrivite (grupe de lucru, sesiuni de ntrebri-rspunsuri, prezentri fcute de

participani etc.) i mijloace moderne (retroproiectoare, video-proiectoare, plane,

prezentri video etc), adecvate metodelor didactice destinate adulilor. Astfel,
comunicarea devine mai uoar, iar folosirea simultan a 3 canale de comunicare i
implicarea direct a participanilor n proces fac ca impactul s fie mai mare, participanii
avnd posibilitatea de a nelege mai bine conceptele i aplicarea acestora.
Pregtiri prealabile
- Interactivitatea este caracteristica general a atelierelor;
- Dezbaterea i stabilirea tematicii de pe agenda seminarului;
- Definirea i pregtirea studiilor de caz;
- Pregtirea aplicaiilor;
- Redactarea exemplelor i a materialelor pentru participanii la seminar;
- Pregtirea chestionarelor
Dotri
- Slile trebuie s fie bine echipate logistic i acustic;
- Retroproiectoare, ecrane;
- Transparente;
- Plane;
- Documentaie (materiale tiprite);
- Cte un exemplar din documentaie pentru fiecare participant
Alte materiale informative
Pregtii un program care menioneaz data, ora i locul precum i subiectele
seminarului i trimitei-l o dat cu invitaia de participare. Dac seminarul este pentru
poteniali solicitani de fonduri UE, folosii bazele de date ale ADR i pe cele ale
companiilor, ONG-urilor, instituiilor de nvmnt etc. locale. Anunai seminarul n
presa local i radioul local.
Power Point i Prezentri Vizuale
Indiferent cine ar fi participanii la seminar, este important ca prezentrile s fie
ct mai clare, cu ajutorul materialelor vizuale. Este mult mai uor s explici cum se
completeaz un formular, proiectndu-l pe un ecran, de exemplu, n faa celor prezeni.
Putei face aceasta utiliznd diapozitive sau plane. Dup ce v-ai definitivat notiele pe
marginea subiectelor din program, apoi capitolele i subcapitolele, redactai-le n Power
Point, sub form de diapozitive (slides).
n funcie de tipul de proiector existent la locul unde se ine seminarul, pregtii
materialul fie sub forma diapozitivelor pe hrtie transparent, dac folosii un
retroproiector, fie pe o dischet, n cazul n care proiecia se va face de pe laptop. Putei
pregti din timp i ilustraii, folosind creioanele cu tu (markers) i un stativ cu plane
(flipchart), urmnd s scriei pe planele respective cuvinte cheie, pe parcursul
seminarului.
De asemenea, cnd facei prezentarea n Power Point, ncercai s evitai tabelele
cu multe date. n schimb, folosii grafice atrgtoare, bazate pe aceleai date. Efectul va fi
mai bun. Puini dintre cei prezeni vor recunoate mesajul dvs. din tabele, dar aproape toi
l vor recunoate dac l transmitei sub form de grafice.
Documentaie
Este important ca participanii s poat avea acces la ntreaga documentaie
(handouts prezentare, informaie suplimentar, etc.),,pentru a avea un rezumat al

seminarului, la care s recurg n viitor. Putei oferi participanilor i alte materiale ca, de
exemplu, pliante sau brouri.
Locaia i sala
Ar fi de preferat s alegei o locaie central, accesibil pentru toi participanii.
Dac exist o sal special de curs, este, evident, i mai bine. Slile trebuie s fie dotate
cu mese, hrtie i creioane de scris pentru participani. Slile din cldirile municipale, cu
scaunele fixe sau cu mese mari, n care, indiferent de unde ai sta, nu vei putea fi vzut
de toat lumea, nu sunt recomandabile. Sala trebuie s aib aerisire i nclzire
rezonabile. Dac sala este prea rece, participanii se vor mica ncontinuu, dac este
supranclzit i neaerisit, exist riscul ca participanii s adoarm! Este bine ca sala s
fie personalizat prin montarea unui banner de fundal, pe care s fie inscripionat
mesajul-cheie pe care l promovai. Asigurai-v c toi invitaii beneficiaz de condiii
optime de urmrire a seminarului. Pauzele de cafea i de mas se iau, dac este posibil,
ntr-o alt ncpere dect sala de seminar.
Studii de caz
Aceste exerciii sunt concepute astfel ca toi participanii la seminar s se implice
activ i s gndeasc cum anume ar rezolva ei nii problema. Instructorul trebuie s
conceap un scenariu veridic i s explice cadrul i circumstanele n care trebuie
ntreprins o anumit aciune pentru a ndeplini sau a rezolva o problem. Participanii la
seminar se mpart pe grupe, maximum cinci persoane n fiecare grup, i se numete cte
un lider de grup. Fiecare grup/ sau mai multe grupe la un loc primete/ primesc cte un
scenariu, dup care merg ntr-o alt sal separat s discute asupra aciunilor pe care le
vor ntreprinde, pe baza scenariului respectiv (dai-le cel puin 20 de minute de gndire).
Apoi ntregul grup se reunete iar eful fiecrei grupe relateaz scenariul respectiv i
aciunile pe care ar urma s le ntreprind. Dac seminarul dureaz mai multe zile,
pregtii un studiu de caz mai elaborat pentru sfritul primei zile, la care participanii se
vor putea gndi pn a doua zi de diminea. Aceasta sporete competiia ntre grupe i
conduce la gsirea soluiei optime.
Inventar echipamente
- Documentaie pentru participani - Flori pentru masa central
- Stativ plane (flipchart)
- Ap mineral
- Plane
- Pahare
- Diapozitive
- Gustri
- Retroproiector
- Hrtie
- Laptop
- Creioane
- Proiector LCD
- Foarfece
- Microfoane
- Sellotape
- Pupitru
-Capsator
Fa de mas
- Ecusoane
- Sesiuni informative (briefing-uri)
Dac trebuie s transmitei informaii despre un singur sau un anumit subiect, unui
auditoriu-int, atunci sesiunea informativ este de preferat seminarului. Astfel, ntrun
timp scurt v putei adresa unui numr mai mare de oameni. Materialele vizuale se
pregtesc la fel ca i n cazul seminarului. Informarea este i ea interactiv, cu timp
suficient pentru ntrebri i rspunsuri dar, de regul, nu i pentru studii de caz. Dac sunt

muli participani, este de preferat ca acetia s fie aezai ca ntr-o sal de teatru, nu de
curs.
2.4.6. Seminarii i conferine
Sunt informri care dureaz, de obicei, una sau mai multe zile. Ele se in fie
pentru un auditoriu invitat, fie cu participarea liber a publicului, i trateaz, de regul,
mai multe domenii ale unui subiect general. Sala trebuie pregtit pentru seminar.
Amplasai un banner cu mesajul-cheie pe care l promovai, n spatele vorbitorului.
Acoperii masa cu o fa de mas lung (picioarele vorbitorilor pot distrage foarte mult
atenia auditoriului) iar la mijloc, aezai un aranjament floral. Dac ai pregtit afie, le
putei expune de jur mprejurul slii, pentru a ilustra mai bine mesajul-cheie. Presa poate
participa la seminar. Dac particip, trebuie s stabilii unde se va ine conferina de
pres. Dac informaia se adreseaz unui auditoriu mai larg, i dac cel puin unul dintre
vorbitori este o personalitate, atunci trebuie s organizai o conferin de pres. Dac
presa este invitat doar ca participant la seminar, atunci trebuie s redactai un
comunicat de pres i s-l ataai la documentaia special pregtit pentru pres. Numii
pe cineva care s se ocupe de pres pe parcursul seminarului (pentru mai multe detalii,
vezi Conferina de pres). Seminarul se va ine, probabil, ntr-un centru de conferine ,
ntr-un hotel sau ntr-o cldire public, iar logistica i celelalte servicii trebuie pregtite
din timp.
Cnd organizai un seminar sau o conferin, unul din lucrurile importante
de care trebuie s inei cont, este s nu v zgrcii cu personalul.
Avei nevoie de:
- o persoan care s organizeze conferina i s gestioneze bugetul i logistica
conferinei, inclusiv programul, s procure vorbitorii i s le satisfac cerinele, s
produc i s imprime documentaia pregtit de fiecare vorbitor, s fac toate
aranjamentele n legtur cu sala de conferin i echipamentele necesare. n ziua
conferinei, aceast persoan va fi coordonatorul general;
O persoan care s se ocupe de vorbitori, n ziua conferinei. Trebuie s pregtii o
mic sal separat, pentru vorbitori, cu rcoritoare, n care acetia s-i poat lsa
lucrurile i s revin cnd este cazul;
- Un tehnician, care s pregteasc echipamentul cu o zi nainte i s fie prezent pentru
eventuale intervenii, n ziua conferinei;
- O persoan care s se ocupe de reprezentanii presei;
- Cel puin o persoan care s primeasc participanii, s-i invite s se nscrie n
registru i s le nmneze documentaia i ecusoanele;
- Civa oameni care s transmit mesaje i s conduc participanii n slile de
consftuire, cnd este nevoie.
2.4.7. Interviuri de pres
- Repetai toate ntrebrile i rspunsurile posibile nainte de a v ntlni cu
intervievatorul.
- Rspundei la ntrebare dup aceea orientai discuia spre ceea ce avei dv. de spus.
- Fii concis - uneori vei avea la dispoziie doar cteva secunde pentru a transmite
mesajul corect; spunei acelai lucru n diverse feluri, i nu multe lucruri n acelai fel.
- Atitudinea, nu ceea ce spunei, creeaz impactul. Trebuie s fii sincer, relaxat, deschis
ntrebrilor, agreabil, competent i cooperant.

- Mimica s fie natural! Chipul dvs. trebuie s arate c intervievatorul este important
pentru dvs. Artai c v face plcere conversaia!
-Dac trebuie s evitai un rspuns direct, dai de neles intervievatorului c vrei s
rspundei la ntrebare dar c, fie nu putei (negocierile sunt confideniale, nu exist un
rspuns direct etc.), fie ai fi mai util dac ai aduga la discuie un punct de vedere
diferit!
- Reflectai nainte de a vorbi! Folosii pauze pentru a v concentra asupra punctului
urmtor. Decidei cnd s "aprai/corectai/atacai" sau " s ignorai" anumite poriuni
din comentariile intervievatorului.
- Stabilii care sunt punctele-cheie pe care vrei s le transmitei. Vorbii simplu i
anunai ceea ce urmeaz s spunei.
Adoptai o atitudine pozitiv, ntr-o manier subtil i discret nu v situai n
defensiv.
- Vorbii clar i rar.
2.4.8. Interviul televizat
Pregtire nainte de a accepta invitaia de a aprea ntr-un interviu televizat, aflai:
1. Care este subiectul?
2. Cunoatei subiectul?
3. De ce v-au invitat?
4. Care este programul?
5. Cine este intervievatorul? Cine mai particip?
6. Care este formatul emisiunii?
7. Este n direct sau nregistrat? Poate fi editat?
8. Unde, cnd i ct timp va fi nevoie de prezena dv.?
9. Ct de lung va fi intervenia dv. direct?
10. Ce audien va avea programul (naional, regional, specialiti)?
Dac acceptai interviul:
1. Studiai subiectul alegei unul sau dou puncte pe care dorii s le subliniai.
2. Gndii-v cum s aducei punctele alese n discuie conducnd rspunsurile dv.
nspre aceste puncte .
3. Pregtii cteva rspunsuri scurte i concise (scurte concluzii/ titluri).
4. Exersai eventualele ntrebri dure.
5. Fii : Convins, Clar, Credibil, Curajos, Carismatic
nfiarea dvs. n timpul interviului:
1. ngrijit.
2. Pr curat.
3. mbrcminte cu o croial simpl.
4. Bijuterii simple.
5. Evitai contrastele, dungile, carourile, combinaia alb-negru. Alegei un costum n
tonuri de albastru, gri, sau n culori pastel, fr model strident.
nainte i dup interviu:
- Dac trebuie s comentai cri, articole, lucrri, interviuri sau filme, punei-v la
curent cu acestea, nainte de a aprea la televizor.
- Bei cafea, ceai sau rcoritoare nainte de interviu, niciodat alcool!

Dac este posibil, cerei intervievatorului s v spun care crede c va fi prima

ntrebare.
- Privii luminile din studio cteva minute nainte de emisiune , ca s nu v orbeasc
cnd vei ncepe.
- Cnd suntei n platou, este posibil ca microfoanele i camerele de luat vederi s
continue s mearg i dup interviu! Chiar dac credei c nu mai suntei n direct,
purtai-v ca i cnd suntei vzut i auzit.
- Cnd suntei n direct la un interviu televizat:
- Stai cu spatele drept i rezemat de sptarul scaunului. Nu dai capul pe spate.
- Privii la cel cu care vorbii. Numai atunci cnd cineva vi se adreseaz prin telefon
sau n casc i nu vedei persoana respectiv - vorbii privind la camera de luat vederi.
- Faa i vocea dv trebuie s exprime sinceritate dar nu mimai.
- Rspundei la ntrebri. Rezumai mai nti, apoi dezvoltai scurt pentru a sublinia
punctual de vedere. n mod normal, jurnalitii nu i propun s v vin de hac".
- Reflectai!- acordai-v timp de gndire. Pauzele sunt eficiente, dac sunt deliberate.
- Atitudinea dvs. este cea care creeaz impresie rareori, cuvintele.
- Nu fii niciodat defensiv. Folosii-v de intervievator. Nu-l lsai s v fac s aprei
ca "inamic".
- Relaxai-v dar rmnei concentrat. Vorbii simplu. Discutai normal cu
intervievatorul - nu v "dai n spectacol"!
- Cerei o copie a casetei cu interviul dvs., pentru a o studia i a vedea cum s procedai
mai bine data viitoare.
Alegei frazele introductive pentru ntrebrile dificile
- "Nu am un rspuns direct/clar/complex la aceast ntrebare, dar permitei-mi s v
prezint cteva din punctele relevante".
- Ca s rspund corect la aceast ntrebare, trebuie s precizez mai nainte
urmtoarele" (conducei discuia spre punctele pozitive).
- "(Credibilitatea i transparena) ... sunt importante, ns problema/chestiunea cea mai
grav este....." (Cnd intervievatorul face o afirmaie incorect ), replicai n mod
politicos "Nu, eu nu am spus acest lucru! Am spus....."
"n lumea de astzi, nu ar fi nelept s ncerci s fixezi un orar precis pentru acest
program, dar a anticipa c......"
- Sunt, de fapt trei ntrebri, aici, aa c s le lum pe rnd, i a ncepe cu....."
(ncepei cu partea cu impactul cel mai direct, iar pentru celelalte, limitai-v la scurte
rezumate).
- "De fapt, situaia/poziia la care v referii s-a schimbat dramatic! Cifrele din ... sunt
minunate/pn acum, mai bune/considerabil mai bune."
- "Este adevrat, dar cel mai important punct /aspect/punct este......"
- "Acesta este un aspect, dar este mult mai important s reamintesc aici c.....
- 2.4.9. Interviuri la radio
- Pregtire
1. Stabilii un obiectiv concret pentru interviul dv la Radio.
2. Asculttorii "trag cu urechea" la ce vorbii cu interlocutorul dv sau cu asculttorul aflat
n direct la telefon.
3. Aflai dac emisiunea se transmite n direct sau se nregistreaz, i dac va fi editat.

4. Pregtii-v subiectul, titlurile i punctelecheie, ca i pentru interviul televizat.

5. Aflai domeniile generale la care se refer ntrebrile sau discuia.
6. Planificai timpul de program interviu, telefonul asculttorului, dezbateri.
7. Fii ateni la auditoriul-int, ex. naional sau regional, gospodine, tineri. ncercai s
v vedei prin ochii acestuia.
8. Cnd suntei n direct, la un interviu radiofonic:
9. Nu uitai c vorbii unei persoane, nu la o edin! Vorbii cu intervievatorul, nu cu
microfonul fr ns s v ndeprtai de microfon!
10. Animai conversaia nu tragei de timp vorbii n stil colocvial.
11. Rspundei la ntrebri. Rezumai, apoi dezvoltai subiectul clar i concis.
12. Dac trebuie s ntrerupei un vorbitor, ateptai ca acesta s termine fraza i
intervenii ferm, cu un comentariu pertinent, scurt i la obiect.
13. Pentru a sublinia un anumit punct, vorbii mai rar i puin mai ncet.
14. Alternai tonul i volumul vocii, precum i viteza cu care vorbii. Acestea sunt
singurele mijloace care ajut asculttorul s recepioneze mesajul dvs.
2.4.10. Consultri publice (edine publice)
O nou practic menit s implice publicul n formularea sau promovarea politicilor, sau
s dea populaiei sentimentul proprietii fa de un proiect, este aceea a Exerciiilor de
Consultare public (ECP). Un exemplu tipic de ECP este implementarea unui Proiect vast
de infrastructur, ca parte dintr-un Studiu de impact asupra mediului (EIA).
Exist de regul un program de informare a publicului de ctre autoritatea
competent, cu privire la exerciiul de consultare public. Acest program trebuie s dea
publicului posibilitatea de a face comentarii.
n funcie de dimensiunea i natura proiectului, exist diverse proceduri de
comunicare destinate consultrii publice.
Instrumentele de comunicare includ
Proceduri de comunicare utilizate prin intermediul presei
Contactarea direct a tuturor factorilor interesai de proiectul propus.
Aranjarea unui spaiu pentru toat durata consultrii publice, n care toi cei
interesai s aib acces la planurile proiectului.
Pregtirea edinelor Publice n care cei interesai s poat primi informaii i
comenta pe tema proiectului propus.
Diverse moduri de a anuna i de a contacta publicul sau factorii interesai n zona
de demarare a Proiectului avut n vedere:
- Publicarea unui anun, cu detalii despre proiect i despre viitoarea sesiune de
consultare public, nainte de exerciiul propriu-zis. Anunul se public cel puin ntrunul din ziarele locale, sau n mai multe ziare, pentru mai multe apariii la rnd. Se
poate recurge i la anunuri radio, n funcie de dimensiunea proiectului i de bugetul
investitorului.
- Redactarea de anunuri sau scrisori, cu detalii despre proiect, invitarea participanilor
la locul unde sunt expuse planurile proiectului i la edinele publice care vor avea
loc. Anunurile trebuie s menioneze data limit pn la care se primesc comentarii.
- Anunurile se distribuie:

 La domiciliul persoanelor i firmelor din zona n care va demara proiectul.

Prin pot
n locuri publice (punctele de informare ale autoritilor locale, oficii potale, bnci,
biblioteci etc.).
edinele publice se pot anuna n pres sau la radiourile locale.
Pregtirea edinei publice
- Pregtirile sunt similare cu cele pentru seminare sau ateliere. Trebuie s estimai n
mod realist numrul participanilor i s rezervai o sal corespunztoare.
Spre deosebire de alte edine, nu conteaz dac sala este prea mare, dar ar fi un dezastru
s fie prea mic.
- Proprietarul proiectului va dori, probabil, s expun planurile acestuia. Este posibil s
existe i o machet a proiectului, aa c trebuie s existe spaiul necesar pentru ca
publicul s se roteasc n jurul ei. Va fi nevoie, aproape sigur, de echipamente de
proiecie, iar investitorul va dori, probabil, s aduc un banner sau chiar afie.
- Agenda trebuie s fie agreat n comun de autoritatea competent i de proprietarul
proiectului. Reprezentanii ambelor pri vor lua cuvntul n edin.
- Este necesar un registru de nscriere (nume, adrese, numere de telefon), pentru ca
participanii s poat fi contactai ulterior.
- Dac proiectul este mare sau controversat, poliia trebuie anunat cu privire la
edina public. Dac anticipai c vor ava loc demonstraii publice, trebuie s luai
msurile adecvate.
- n ziua respectiv, asigurai-v din timp c locul de adunare este pregtit. Publicul
trebuie s fie aezat ca la teatru, cu intervale de trecere, ca i la conferina de pres.
- La edin poate participa i presa. Se va pregti un loc special, lng irul principal
de scaune, destinat presei i marcat ca atare, i se va pregti o not informativ.
- Eventualele note informative pe care proprietarul proiectului dorete s le distribuie
publicului trebuie reproduse i oferite fiecrui participant, dup ce membrii asistenei
sau nregistrat la intrare.
- Se vor lua msuri pentru redactarea procesului verbal al edinei. n plus, edina se
va nregistra pe caset video sau audio, pentru viitoare referiri la aceasta.
- Se va monta n sal i o cutie de carton sau o urn, n care participanii s-i poat
introduce comentariile pe care le consider demne de reinut.
- Dup edin:
1. Procesul verbal al edinei va fi pus la dispoziia publicului, mpreun cu planurile
proiectului.
2. Toate comentariile scrise primite la edin se proceseaz conform procedurilor.
2.4.11. Site-ul Internet
2.4.11.1. Crearea unui site internet Website-ul a devenit un instrument esenial. Iat
cteva reguli simple pentru ca acesta s fie eficient:
1. S rspund nevoii de informare Mai nti de toate, un site trebuie s ncerce s
satisfac nevoia de informaii a grupurilor-int care l utilizeaz. n principiu, toat
lumea are acces la Internet, dar n realitate, doar o mic parte din populaie l folosete.
Concluzie: Internetul nu este nc un instrument pentru publicul larg. Beneficiarii
poteniali, pe de alt parte, i, n special, asociaiile care i reprezint folosesc tot mai
des Internetul, att ca utilizatori ct i ca productori i distribuitori de informaii.

2. Concepei un coninut bine structurat Structura site-ului trebuie s permit celor care l
acceseaz s obin rapid informaiile pe care le caut. Este, deci, crucial s inei cont de
profilul i de ateptrile acestora. Toi productorii de informaii care folosesc aceeai
reea trebuie s-i coordoneze eforturile i s creeze un produs bine structurat i uor de
folosit. Pentru a economisi timp, acetia pot studia exemplele de site-uri deja create.
3. Dezvoltai site-ul Spre deosebire de o publicaie, un website ofer ocazii nelimitate de
a i se mbunti coninutul.
Succesul lui depinde de:
- Frecvena cu care este actualizat,
- ntreinerea permanent a acestuia,
- Accesibilitatea lui, mai ales pentru utilizatorii cu echipamente uzate moral.
Website-ul este instrumentul ideal de furnizare a detaliilor despre modul n care se
folosesc fondurile unui program, o situaie care se schimb continuu. Website-ul poate
oferi exemple de proiecte, oferind avantajul major c promotorii proiectului pot s
includ ei nii pe site informaiile respective. n acest caz ns, administratorul site-ului
trebuie s controleze cu atenie i permanent calitatea coninutului adugat.
4. Scriei ca pentru novici Internetul faciliteaz accesul la texte oficiale aprobate
de proprietarul site-ului. Totui, n majoritatea cazurilor, aceste documente sunt nelese
doar de specialiti, adic de funcionari ai administraiei publice, obinuii cu limbajul
specific n care sunt redactate textele. Pentru a strni i interesul celor nespecializai n
domeniu, scriei rezumate ale documentelor oficiale, ntr-un limbaj cu care acetia sunt
familiari. nainte de a prezenta un text on-line, un test adresat posibililor cititori v poate
ajuta s verificai reacia acestora i s aflai astfel dac textul le va comunica efectiv
ceva. Cteva imagini bine alese pot facilita nelegerea, n timp ce animaia decorativ
ncetinete conectarea utilizatorului i descurajeaz navigarea pe Internet.
5. Complementaritatea Website-urile trebuie s fac parte integrant din strategia
de comunicare. Un exemplu simplu: Un pliant informativ, coninnd mai multe detalii, se
poate comanda de pe un website.
2.4.11.2. "Zona presei" pe site-ul Internet Presa dorete informaii "personalizate".
Este, de aceea, recomandabil s creeai un spaiu pe site-ul Internet, rezervat jurnalitilor,
accesibil direct de pe prima pagin, printr-un simplu "click". Abordare personalizat
Jurnalitii sunt extrem de importani.
Ei caut informaii concrete, adic:
- Rapide: s poat gsi foarte rapid informaia cutat.
- Actualizate: informaia datat este deja veche
- Clare: avnd att de puin timp la dispoziie, jurnalistul va da prioritate
informaiei pe care o poate folosi fr s mai lucreze prea mult la ea.
- La obiect: jurnalistul public informaia dac aceasta corespunde intereselor sale
i ale cititorului, asculttorului sau spectatorilor si.
- Concrete: jurnalistul caut fapte, declaraii personale i ntmplri care
emoioneaz publicul.
Coninut
Aceast "zon a presei" trebuie s ofere un minimum de materiale de baz: Comunicate de pres, aranjate n ordinea apariiei, ncepnd cu cel mai recent i
terminnd cu cel mai vechi.

- O descriere a bunelor practici n domeniul managementului de programe,

precum i proiecte reuite.
- Fotografii cu proiectele respective.
- Documente care explic clar n ce constau diversele programe, ex. Programul
Phare ESC, implicarea autoritilor naionale, regionale i locale n gestionarea
fondurilor.
- Legturi ctre alte site-uri.
- Persoane de contact, pentru informaii suplimentare
2.5. Lucrul cu presa
2.5.1. Principii generale
Pstrarea relaiilor este baza unei bune colaborri cu presa.
Facei n aa fel nct s-i cunoatei pe jurnaliti.
inei minte: Nu avei nici un fel de drept la spaiu n pres sau la mediatizare, ci
depinde de dv. s demonstrai c avei un mesaj care merit atenia presei.
Cunoatei-v partenerul de dialog, dac este vorba de un jurnalist din presa
local sau din presa naional, ce anume caut s afle i pentru ce public scrie publicaii
de larg circulaie, ziare de scandal, presa audiovizual.
Fii deschis, pozitiv, nu vorbii de sus cu jurnalitii i nu v artai dezaprobarea
fa de ceea ce fac, indiferent de ce scriu i indiferent de ce anume credei despre prerile
lor altfel, vei avea ntotdeauna de pierdut.
Mesajul pe care ncercai s-l transmitei trebuie s aib substan. Trebuie s
cunoatei bine subiectul i modul n care s-a stabilit c se va aborda acesta.
Spunei ceva care este de interes uman, o ntmplare care s capteze interesul
oamenilor.
Fii informat fii atent la tot ce are legtur cu subiectul pe care urmeaz s-l
tratai.
Ajutai-i pe jurnaliti cu informaii de care au nevoie, chiar cnd nu dorii nimic
n schimb.
Uurai sarcina jurnalitilor, punctai i rezumai comunicatele de pres. Scriei
textul i rspunsurile clar i simplu.
Furnizai-le fotografii pertinente despre diverse evenimente i nu uitai c o
fotografie bun face ct o mie de cuvinte.
Asigurai-v c tii care sunt termenele limit i respectai-le ntotdeauna!
Terminologie.
1. Cu titlu oficial: rspunderea v revine n exclusivitate
2. Cu titlu neoficial: nu avei nici o rspundere, ns gndii-v bine nainte de a
spune ceva cu titlu neoficial unui jurnalist, iar, dac avei dubii, nu facei afirmaii!
3. Scurt concluzie o propoziie sau fraz, care rezum mesajul dvs. n cteva
cuvinte uor de neles i care capteaz atenia audienei creia i se adreseaz.
4. n pragul uii este situaia cnd un jurnalist v surprinde undeva, fr a v
anuna, i v pune, de regul, ntrebri la care nu suntei pregtit s rspundei.
2.5.2. Instruciuni pentru responsabilii pentru relaia cu mass-media Avei grij ca
jurnalitii s v poat contacta, fie pe dv personal fie pe un alt membru al echipei de la
biroul de pres, n orice moment al zilei, i rspundei ntotdeauna la mesajele lor, chiar i
cnd nu avei prea multe de spus.

Jurnalitii lucreaz cu termene precise i trebuie s tie exact dac le putei sau nu
oferi un subiect.
1. Fii receptiv i ndatoritor. Spunei att ct putei spune. Astfel, vei crea
impresia de credibilitate i acesta constituie atuul dv cel mai puternic.
2. Nu evitai niciodat o ntrebare i nu refuzai s rspundei. Dac nu avei un
rspuns direct, spunei-o i motivai afirmaia. Dac nu tii rspunsul, recunoatei
deschis acest lucru.
3. Nu minii! Minciuna v distruge credibilitatea pe viitor. Dac facei o
greeal, corectai-o ct mai repede cu putin.
4. Nu v artai preferinele. Acesta este modul cel mai rapid de a v face
dumani.
5. nelegei jurnalitii i problemele acestora, mai ales nevoia lor de a gsi
subiecte.
6. Amintii-v mereu c informaia nu este totuna cu tirea. Aadar, producerea
tirilor este singura speran pe care o avei de a transmite informaii.
7. Nu dai vina pe jurnaliti cnd distorsioneaz povestea. Numai n cazul
minciunilor spuse deliberat merit s facei vlv. 8. Nu uitai c tot ce spunei se va afla,
ntr-un fel sau altul.
2.5.3. Cteva principii de baz n relaia cu presa
1. Identificai caracteristicile presei pe care o avei n vedere, nregistrai-o i
monitorizai continuu evoluiile din punctul de vedere al structurii audienei, (vrst,
educaie, funcie social, apartenen politic sau social etc.)
2. Monitorizai, de asemenea, subiectele de interes i specializare ale jurnalitilor.
3. Unghiul de abordare al presei trebuie clar neles.
4. Cnd furnizai informaii presei trebuie s inei cont de valorile i de unghiul
de abordare a acesteia.
5. Trebuie s cunoatei durata i termenele de producie ale presei individuale.
6. Identificai procesul decizional din cadrul presei i fii ateni la portari.
7. Nu uitai s furnizai jurnalitilor i presei pe care o alegei informaii sau acces
la informare pentru a-i ajuta s neleag sau s trateze mai bine un subiect.
8. Creai un sistem prin care s reacionai adecvat la rapoartele false, care s
includ i opiunea de a nu reaciona n nici un fel.
9. Creai un sistem de instruire n intervievarea de pres, pentru acei membri ai
conducerii organizaiei dv care considerai c au nevoie de o astfel de pregtire.
10. Stabilii un sistem de instruire i reinstruire tehnic a personalului care se
ocup cu comunicarea, plus un plan de avansare n carier a acestora.
3. ECHIPA DE COMUNICARE
nfiinai un Departament de Comunicare specializat, care s deserveasc toate
organizaiile care au legtur cu Integrarea n UE i Finanarea UE din Romnia, de
preferin la nivel central. Acest departament va rspunde de coordonarea comunicrii
interne i externe i de informarea publicului la toate nivelurile. Numii un purttor de
cuvnt oficial , o persoan pe care presa o respect i n care are ncredere. Acesta va
deveni imaginea public a organizaiei, prin care se vor canaliza toate rspunsurile la
ntrebrile presei.

3.1. Personalul departamentului de comunicare Directorul de comunicare:

rspunde n general de Comunicarea Organizaiei cu publicul. Gestioneaz comunicarea
informaiei i fluxul informaional. Purttorul de cuvnt: este mandatat s vorbeasc n
numele organizaiei pe care o reprezint. Este primul punct de contact cu presa i
rspunde de furnizarea acelor informaii care pot fi difuzate ulterior de pres. Ofierul de
comunicare: membru al conducerii, care rspunde de comunicarea i/sau coordonarea
informaiilor. Un astfel de ofier trebuie s existe n toate birourile administraiilor,
autoritilor i ageniilor locale. Responsabilii pentru comunicarea cu mass-media: au
datoria de a se ocupa de problemele curente legate de pres i de a ine legtura cu ofierii
de comunicare de la toate nivelurile. Consultani pe probleme de comunicare: sunt acele
persoane care i consiliaz pe anumii membri ai Guvernului i ai Parlamentului, pe o
tem anume, cum ar fi integrarea n UE i Finanarea acordat de UE. Aceti consilieri
cunosc foarte bine subiectul i provin, n multe cazuri, din comunitatea tiinific, sunt
capabili s creeze reele la nivel nalt i s discute cu autoritile. Multe guverne
occidentale angajeaz astfel de Consilieri speciali. Acetia au un fler deosebit n a
prezenta politicile de o manier usor de asimilat i n a convinge opinia public s susin
cauza pe care ei o promoveaz. Ca atare, aceti consultani la nivel nalt sunt numii,
adeseori, Doctori cosmeticieni. 2.
3.2. Comunicarea n echip Managementul de la toate nivelurile trebuie s
lucreze ca o echip.
Membrii conducerii organizaiei (reprezentat de birourile executive, consiliile de
administraie, etc.) obinuiesc s se ntlneasc i s comunice regulat. ns, adeseori,
calitatea comunicrii n ambele direcii las de dorit la anumite niveluri i pe msur ce
coborm la nivelurile ierarhice inferioare. Dac fluxul informaiei nu curge constant,
atunci unii oameni nu vor fi informai complet, iar dac un departament dintr-o
organizaie nu comunic cu celelalte departamente, aceasta poate provoca confuzii sau
pierderi de resurse. Sunt necesare o serie de edine de comunicare regulate, organizate de
ofierii de comunicare de la toate nivelurile, pentru a monitoriza progresele nregistrate n
fiecare departament al autoritii sau ageniei n cauz, pe o perioad dat (de obicei, o
dat sau de dou ori pe sptmn).
Departamentul de Comunicare trebuie s acioneze ca pion de legtur ntre
diversele niveluri, comunicnd informaiile-cheie din cadrul edinei, n sus i n jos, la
toate nivelurile ierarhice.
Aceste edine:
Trebuie s fie scurte.
Fiecare participant trebuie s prezinte n 2-3 minute activitile departamentului
su n sptmna care a trecut i pe cele din sptmna urmtoare.
Se va aloca timp pentru discutarea eventualelor probleme constatate cu ocazia
edinei.
Ofierul de comunicare va prezenta pe scurt punctele importante raportate i
stabilite la edin.
Ofierul de comunicare va prezenta n edin i rapoartele primite de
Departamentul de Comunicare, de la edinele similare inute la alte niveluri ale
organizaiei. Adeseori, Departamentul de comunicare trimite prin e-mail, tuturor ofierilor
de comunicare, toate informaiile relevante pe care le-a centralizat, la o or i o dat
prestabilite, iar autoritile locale i ageniile asociate trimit informaia napoi, la centru,

respectnd aceleai coordonate temporale. Aceast practic devine, foarte repede, rutin.
Departamentul de comunicare se va dezvolta cu timpul i se va putea diviza n cel puin
dou, eventual n trei, patru echipe conduse, fiecare, de un ef. Prima subdiviziune este de
Comunicare general i se va ocupa de comunicarea intern i comunicarea extern. A
doua subdiviziune este Serviciul de pres, i se va ocupa de comunicarea cu presa.
Celelalte echipe pot fi echipa de investigaie alctuit din cei care culeg informaii
pentru Comunicatori, i echipa de Comunicare extern, care va organiza evenimentele
mai importante ale organizaiei.
3.3. Principiile de baz ale conducerii echipei
- A te ocupa de oamenii cu care lucrezi i a-i coordona este o abilitate de pre.
Dac credei c o avei sau c o putei dobndi folosii-o.
- Punctul de plecare n comunicarea cu echipa dvs. este s v cunoatei oamenii
i aceasta presupune efort.
- Cunoatei-va efectiv oamenii; plimbai-v printre ei!
- Trebuie s punei pre pe oameni. ntrebai-v : sunt oare eficieni? sunt ncadrai
n funcia potrivit? le sunt satisfcute ambiiile? sunt fericii la serviciu? se neleg cu
ceilali?
- Conducei echipa prin puterea exemplului!
- Suportul oferit echipei (oricare ar fi activitatea care trebuie dus la bun sfrit)
este foarte important.
- Motivai-v echipa! Cerei oamenilor s ndeplineasc pe rnd sarcini simple,
mulumii-le dac le ndeplinesc cum trebuie i asigurai-i c s-au descurcat bine.
3.4. Informare
- Informai bine, ntotdeauna, pe toat lumea. Nu putei acuza pe cineva c nu i-a
fcut treaba cum trebuie, dac nu l-ai informat corect i nu ai verificat c a neles
- A informa i a mulumi oamenilor dup ce acetia i-au ndeplinit sarcinile, sunt
dou condiii la fel de importante.
3.5. Gestionarea timpului
Gestionarea timpului este o abilitate esenial de care ar trebui s dea dovad
ofierii de pres, ofierii de informare i consultanii n comunicare. Nici un alt talent sau
instrument nu v poate ajuta s v gestionai timpul mai bine, ns dac vei ncerca s v
perfecionai n acest sens, pe diverse ci, vei avea mai multe satisfacii i un mai mare
succes n carier.
Stabilirea prioritilor n tot ceea ce ntreprindei i identificarea celor mai
importante activiti i a sarcinilor-cheie aferente acestora constituie baza de pornire. n
gestionarea eficient a timpului dv, ncepei astfel :
1. Clarificai-v ce avei de fcut i ce rol avei de ndeplinit:
- Care v sunt obiectivele i prioritile?
- Rolul dv se suprapune cu rolul altcuiva?
- Care este scopul misiunii dv?
- Ce se ateapt de la dv?
- ncercai s descriei, ntr-o singur propoziie, ceea ce avei de fcut dup care
identificai principalele domenii n care avei de acionat i activitile-cheie pe care le
implic fiecare domeniu.
2. Stabilii-v prioritile:
- n ce ordine vei ndeplini sarcinile?

- Ct timp v ia fiecare sarcin?

-Care sunt sarcinile mai importante?
3. Ealonai-v/structurai-v timpul.
Folosii:
- Liste
- Jurnale
- Programe de calculator
- Grafice de perete
- Agende personale
Sfaturi utile pentru gestionarea eficient a timpului
- Graficele de planificare sptmnal, cu liste cuprinznd activitile pe fiecare
zi, s-au dovedit deosebit de utile n gestionarea timpului. Se poate folosi i un sistem A D
minus. Acesta este un sistem foarte simplu de folosit. Luai o foaie de hrtie pe care
trecei zilele, sptmnile i lunile anului, n ordine descresctoare, scznd zilele,
sptmnile i lunile din obiectivele dv finale. Facei acest plan pe calculator, imprimai-l
i atrnai-l pe perete, astfel nct s vedei, dintr-o privire, n ce stadiu v aflai exact.
- Concentrai-v pe activitile de pe urma crora vei avea de beneficiat, nu pe
cele urgente.
- Unul dintre cele mai grele lucruri este s estimai durata activitilor. ncercai s
inei un jurnal, s vedei ct timp v ia n realitate s facei ceva. Fii realist cnd estimai
timpul necesar unei activiti, iar dac cineva vine la dv cu o problem, ajutai-l, dar nu
spunei las, c m ocup eu.
- Delegarea sarcinilor este un element crucial al gestionrii timpului. Nu putei
face totul singur. Identificai-v prioritile. Recunoatei meritele celorlali.
Entuziasmai-i pe ceilali de importana sarcinii la care lucrai. Recurgei la ajutoare din
afar, dac este cazul. Mulumii ntotdeauna tuturor pentru contribuia lor, fie ea mare
sau mic.
- De ce este delegarea important? Pentru c v permite s v concentrai pe
activitile importante; pentru c i ajut pe nceptori s se perfecioneze; i pentru c,
uneori, alii se descurc mai bine dect dv.
- De ce nu deleag oamenii sarcinile? Deoarece nu sunt capabili/ nu doresc s o
fac; pentru c le place s fac anumite lucruri; sau pentru c sunt convini c este mai
sigur s faci totul cu mna ta.
- Ce sarcini se deleg? Sarcinile de rutin, munci complete/integrale, lucruri pe
care alii le fac mai bine sau mai ieftin.
- Cnd delegai o sarcin, explicai rezultatele pe care le ateptai. Fixai un
termen de execuie. Investii timp n explicaiile premergtoare procesului. Acceptai
numai sarcinile care au fost ndeplinite n totalitate.
- Una din barierele cele mai mari n gestionarea eficient a timpul este amnarea.
Oamenii amn s fac un lucru pentru c: nu-l gsesc interesant, l consider prea dificil,
nu tiu de unde s nceap. O modalitate de a rezolva aceast problem este de a v uita
pe lista cu activitile zilnice ( to do list) i a ncepe cu cea mai dificil.
3.6. Rolul de Instructor
Cteva indicaii utile:
Oamenii nva numai dac vor s nvee.
nva cel mai bine exersnd i discutnd despre cele nvate.

 nva cel mai bine ntr-un climat informal i destins.

Oamenii au nevoie de stimuli noi la fiecare 10 minute aa c diversificai
frecvent metodele de predare.
i - MAI ALES oamenii nva lucrurile prin repetare studiile arat c, dac o
persoan aude ceva o singur dat, exist anse de 10% s i-l reaminteasc un an mai
trziu, dar dac l aude de 5 ori, ansa de a i-l reaminti este de 90%.
Unele persoane nva anumite lucruri mai repede dect alii.
Ne amintim primul lucru pe care ni-l spune cineva. Ne amintim lucruri pe care
le repetm sau recapitulm.
Ne amintim lucrurile neobinuite, extraordinare sau uimitoare.
Ne amintim lucruri care au legtur ntre ele.
Ne amintim ultimul lucru pe care ni l-a spus cineva.
Pentru diversificarea predrii, trebuie s apelm la diferii stimuli:
- Vizuali imagini, diagrame, grafice, hri.
- Auditivi cuvinte, muzic, discuii.
- Emoionali inclusiv reacii emoionale ca durere, mnie etc.
Condiiile ideale de predare includ:
- Echipament audivizual corespunztor
O sal suficient de mare
Confort scaune, mese etc.
Condiii bune de scris
Temperatura camerei de aprox. 18C
Aerisire corespunztoare
Cafea i gustri
Lumin natural
Structura standard a predrii:
- Explicaie
Demonstraie
Exerciii
ndrumare i corectare
- La fiecare etap, alocai timp suficient pentru ntrebri i rspunsuri. n plus,
dac timpul nu v permite, rugai participanii s-i noteze ntrebrile pe care le mai au,
pentru a le discuta dup curs sau n etapa de evaluare.
ncepei prin a sparge gheaa. De exemplu, ntrebai cursanii cu ce se ocup i
ce anume sper s nvee din curs.
- Vocea dvs. este instrumentul didactic cel mai important:
-Vorbii ca s fii auzii de cei din fundul slii de curs
- Schimbai tonalitatea vocii
- Vorbii cu emfaz i teatral
- Repetai frazele-cheie
- Modificai pe parcurs viteza discursului (repede, atunci cnd vrei s animai
cursanii, rar, cnd vrei s subliniai o idee i s inei auditoriul sub control)
-Evitai manierismele ca- Jocul cu diverse obiecte (pix, monede, etc. ).
- Mersul agitat, de colo-colo,
- Ticurile verbale.

-nchidei telefonul mobil i cerei acelai lucru i cursanilor

- Atragei toi cursanii n discuie.
10 sfaturi practice pentru instructori
1. Nu v limitai doar la a spune .demonstrai!
2. Folosii-v notiele ca pe nite notie, nu ca pe un scenariu
3. Ca instructor, trebuie s oferii un spectacol
4. Folosii limbajul trupului, pentru a sublinia punctele-cheie
5. Folosii-v de tonul vocii pentru a aduga importan celor spuse
6. Facei pauze teatrale, pentru mai mult efect
7. Facei glume, dac putei
8. Pstrai-v n permanen entuziasmul
9. Facei lecia ct de simpl posibil
10. Privii n ochii persoanelor cu care vorbii
3.7. edine eficiente
Sunt multe feluri de edine, ns toate au un scop, presupun comunicarea ntre
oameni i au un conductor, cunoscut cu numele de Preedinte.
Organizatorul, care este, n cele mai dese cazuri, secretarul edinei, trebuie s
colaboreze strns cu Preedintele pe parcursul ntregului proces. Dac un grup de oameni
se ntrunete pentru prima dat, edina va ncepe cu numirea Preedintelui.
nainte de planificarea unei edine, se va stabili scopul acesteia i se va decide
dac scopul va putea fi atins sau nu prin organizarea edinei. Instruciuni pas-cu-pas
pentru o edin reuit:
1. Stabilii data. Dac edina este una dintr-un ir de edine periodice, atunci
data acesteia va fi fost fixat cu ocazia edinei anterioare.
2. Rezervai o sal confortabil, convenabil i fr aparate care ntrerup
dezbaterile (telefoane, de exemplu). Participanii vor fi aezai astfel ca toat lumea s se
vad i s aud. Dac sunt puini participani, se recomand mesele rotunde, dac nu, este
de preferat dispunerea participanilor ca n sala de teatru.
3. mpreun cu Preedintele, se va decide asupra punctelor de pe Ordinea de zi.
4. Se ntocmete Ordinea de zi i se trimite participanilor, cu suficient timp
nainte. Model tip de convocare la edin
Subiectul : edina ageniilor de implementare a proiectelor mari de infrastructur
regional
Stimate XXXXX,
V invitm prin prezenta s participai la edina Comitetului Organizatoric al
Proiectelor de infrastructur regional, care va avea loc n Sala 403 a Ministerului
Integrrii Europene joi, 8 iunie, orele 14:00.
n cazul n care nu putei participa, v rugm s facei comentarii pe marginea
punctelor de pe ordine de zi a edinei, inclus mai jos.
Ordinea de zi
1. Cuvntul de deschidere al Preedintelui
2. Procesul verbal al ultimei edine
3. Probleme decurgnd din procesul verbal
4. EIAs Implementarea Exerciiilor de consultare public
5. Monitorizarea fondurilor proiectelor
6. Legislaia romn care trebuie respectat i coroborat cu Liniile Directoare

7. Alte probleme
8. Data, ora i locul edinei urmtoare
Cu stim, Maria Popescu Secretar
3.8. Gestionarea schimbrii
Schimbarea implic micarea din poziia actual, trecnd printr-o perioad de
tranziie, nspre poziia ctre care se tinde. Multe lucruri antreneaz schimbarea:
dezvoltarea, tehnologia, concurena, presiunea exercitat de costuri, schimbarea
conducerii, evenimentele politice, sociale, privatizarea etc. Dac schimbarea trebuie
introdus treptat, ea va implica modificri micarea oamenilor, modificarea culturii
organizaiei i mutaii n devotamentul membrilor acesteia. Aceasta nseamn c anumite
lucruri care permit organizaiei s funcioneze, precum i comportamentul acesteia, vor
trebui s se schimbe.
Gestionarea schimbrilor organizatorice majore se poate face n mai multe feluri.
Modalitile tradiionale sunt:
- Reactiv reacionnd n ultimul moment, de regul prea trziu
- Proactiv recunoscnd nevoia de schimbare i posibilitatea ca schimbarea s
devin constant.
Gestionarea schimbrii poate implica o mulime de aspecte: modul de munc,
stilul cldirilor i birourilor, codul vestimentar, felul de a fi al angajailor, atitudinile lor,
istoricul organizaiei, misiunea acesteia, stilul managementului.
Decalogul schimbrii
1. Analizai dac schimbarea este necesar
2. Ajungei la o viziune comun
3. Facei o analiz critic a trecutului
4. Invocai urgena
5. Numii un lider puternic
6. Asigurai-v c proiectul are finanarea necesar
7. ntocmii un plan
8. Creai structurile necesare
9. Comunicai i implicai pe toat lumea
10. Acionai!
11. Crucial pentru succesul iniiativei dvs. este s avei o persoan cu experien,
care s v susin cauza i s contracareze rezistena distructiv.
Exist cteva secrete ale reuitei gestionrii/introducerii schimbrii:
- Recunoatei c schimbarea este foarte dificil
- Cu ct vei dori s schimbai mai multe, cu att va fi mai greu
- Formai-v o viziune clar pentru viitor
- Fii realist
- ntocmii-v o foaie clar de parcurs
- Construii un curent de opinie favorabil noului
- Ctigai adeziunea ctorva oameni-cheie
- Comunicai, comunicai i iar comunicai.
Barierele n calea schimbrii includ:
1. Opoziia angajailor

2. Marile schimbri n cultura organizaiei

3. Comunicarea insuficient
4. Lipsa de implicare din partea conducerii
5. Scderea entuziasmului
6. Nepriceperea n a face schimbri
Oamenii reacioneaz negativ la schimbare deoarece:
1. Sunt ameninai de schimbare
2.Se simt ameninai de schimbare
3.Pur i simplu nu-i vd rostul
4.Consider c lucrurile merg bine aa cum sunt
Oamenii reacioneaz, adeseori, la schimbare, n 3 etape:
1. sfideaz
2. se supun
3. se raliaz
3.9. Consultana i rolul consultantului
Firmele de consultan ofer servicii de consiliere organizaiilor. Ele stabilesc i
implementeaz in acord cu clientul strategia de comunicare a organizaiei cu publicul
su.. Firmele de consultan cu experien i portofoliu important de clieni au un ochi
obiectiv asupra aciunilor organizaiei. n majoritatea cazurilor, ele sunt specializate n
domenii ca : identitatea companiei, relaia pres-media, relaii financiare sau industriale.
Consultantul poate fi intern sau extern, n funcie de necesiti i de bugetul organizaiei
care l angajeaz. Marele avantaj al consultantului extern este c, nefcnd parte din
organizaie, nu poate fi influenat. El este un specialist, astfel c se simte confortabil n
prezena presei, a clienilor, a publicului. El poate ctiga ncrederea clienilor, prin avizul
pe care l d n calitate de ter parte. Pentru c este bine instruit i calificat, se bucur de
respectul managerilor i al departamentelor. Pe de alt parte ns, un consultant intern
cunoate mai bine organizaia, are experien n domeniul de activitate al acesteia i poate
obine rapid informaii sigure. Cooperarea ntre consultantul intern i cel extern este o
baz important pentru realizarea uei comunicri reuite.
4. SERVICIUL DE RELAII CU CLIENII
4.1. Importana unui bun serviciu de relaii cu clienii Industriile din sectorul privat, care
aveau contact imediat cu clienii care plteau, ca, de exemplu, cele din sectorul
comercial, hotelier, transport, divertisment, au fost primele care au realizat ct de
important este s ai un serviciu eficient de relaii cu clienii. Astzi, n multe ri, n
majoritatea domeniilor din sectorul public exist programe de deservire a clienilor i
personal instruit n acest scop. Organizaiile publice au datoria de a-i mbunti
performanele n ceea ce privete serviciul de relaii cu clienii. n cazul MIE i al ADRurilor, Clientul este definit ca publicul intern i extern al MIE i al ADR, respectiv toi cei
care beneficiaz de serviciile acestor instituii. n practic, Client nseamn fiecare
cetean din Romnia. Ideea c cetenii sunt clieni care trebuie atent servii, se regsete
n toate Reformele Sectorului Public contemporane. Clientul st la baza modernizrii
managementului n Sectorul Public. n Occident, a existat o cerere mare din partea
publicului de a avea Instituii Publice de ncredere i uor accesibile. Furnizorii de
servicii din domeniul public sunt obligai s satisfac nevoile i ateptrile clienilor, care
- la rndul lor - pot exercita aceeai influen ca i angajaii ntr-o societate comercial.

Multe instituii publice obinuiesc s afieze, n spaiile publice, panouri care vorbesc
despre dorina lor de a fi n slujba ceteanului.
4.2. C.A.R.E. (GRIJ)
CARE este un cuvnt important pentru serviciul de relaii cu clienii. Dac
organizaia se ngrijete de bunstarea angajailor si, pune pre pe aportul acestora n
organizaie i le asigur instruire i instrumentele de care au nevoie, acetia au resursele i
stimulentele de a se ngriji ct mai bine de clieni i nu numai de a-i face pur i simplu
treaba. Dac toi angajaii neleg obiectivele i misiunea organizaiei pentru care
muncesc, aceasta i va ajuta s comunice mai ndeaproape cu clientul.
CARE este i un acronim pentru acele componente care permit personalului s
ofere un serviciu eficient de relaii cu clienii, respectiv:
Competen
Atitudine
Resurse
Empatie Competena
Clientul trebuie s cread n competena organizaiei i a angajailor ei - i place s tie
c se afl pe mini sigure. Toi cei care lucreaz pentru organizaie trebuie s aib un
minimum de cunotine despre cum funcioneaz organizaia i despre serviciile pe care
le ofer aceasta. Aceste cunotine trebuie folosite cu discreie, pentru a dovedi clientului
competena real a angajatului i nu pentru a-l face s se simt inferior.
Atitudine Atitudinea potrivit este aceea de a recunoate importana clientului pentru
bunul mers al organizaiei.
Resurse Personalul trebuie s aib acces la informaii generale, care pot fi transmise
clienilor, i la informaiile despre contribuabili, la care au acces prin intermediul
tehnologiei de care dispun. Timpul este, de asemenea, o resurs preioas. Managementul
trebuie s aloce personalului timp suficient pentru a putea acorda atenie fiecrui client n
parte.
Empatie nseamn nelegere O bun relaie se formeaz atunci cnd angajaii se pun n
situaia clientului i neleg cum se simte acesta. Angajaii trebuie s identifice nevoile,
aspiraiile i frustrrile clientului.
4.3. Sfaturi pentru ca relaiile cu clienii s fie eficiente
Un bun serviciu de relaii cu clienii ine, n proporie de 50%, de bunul sim, ns
organizaia i personalul trebuie s fac un efort special dac vor s ofere acest serviciu.
i nu trebuie s uite niciodat acest lucru.
- Ascultai-v clienii i aflai ce doresc.
- Clienii nu au dreptate ntotdeauna, dar modul n care le spunei c greesc, conteaz
foarte mult.
- Tratai clienii interni ca i pe cei externi.
- Primii cu interes reclamaiile.
Clienii nemulumii tind s vorbeasc mai multor persoane despre experiena lor
dect cei mulumii.
n cazul instituiilor publice din Romnia: Ministerele, consiliile i municipalitile
trebuie s se asigure c personalul din linia nti, adic cei care se ocup de beneficiari i
de public n fiecare zi, dispun de toate instrumentele de care au nevoie pentru a putea
presta un serviciu de relaii cu clienii de calitate:

1. Un sistem eficient de comunicare intern, care asigur informarea permanent a

tuturor angajailor, astfel ca acetia s fie la curent cu toate aciunile i schimbrile
survenite, nainte de a fi interogai de client.
2. O tehnologie care permite angajailor s rspund rapid ntrebrilor clientului.
3. Instruire n exploatarea la maximum a tehnologiei pe care o au la dispoziie.
4. Ghiduri de informare pe probleme specifice legate de Finanarea UE, de exemplu, fie
informative despre modul de a obine finanarea unor proiecte de care urmeaz s
beneficieze cetenii din zona respectiv, cum ar fi proiecte de consolidare a coeziunii
sociale sau de infrastructur; informaii pe care clienii poteniali s le poat lua cu ei,
spre a se documenta n viitor.
5. Organizarea unui seminar despre Tehnica Relaiilor cu Clienii.
6. Dorina sincer a autoritii de stat de face ca limbajul trupului organizaiei, adic
mediul n care este deservit clientul, s fie ct mai agreabil posibil.
Detalii care conteaz n deservirea clienilor:
- Limbajul trupului Un angajat constat, de obicei, destul de repede, n ce dispoziie se
afl clientul, observnd limbajul trupului acestuia. Clientul, i el, simte imediat dac
angajatul respectiv este interesat sau nu de ntrebarea lui.
- Limbajul trupului organizaiei se refer la ntreaga atmosfer pe care o creeaz
organizaia, n spe aspectul i dotrile existente n zonele destinate accesului public:
scaunele din sala de ateptare, materialele informative disponibile pentru a fi consultate,
etc. Exist lucruri care pot crea o atmosfer ostil, i care, uneori, pot fi remediate cu un
minimum de efort organizatoric, de exemplu:
Exist personal la ghieu, dar este coad i nu exist o sal de ateptare dotat cu
scaune
Nu rspunde nimeni la telefon
Exist un angajat n spatele ghieului, dar acesta nu acord nici o atenie clienilor.
Timpul lung care trece pn cnd clientul primete rspuns la ntrebarea sa
Personalul nu tie cum i unde s afle rspunsurile la ntrebrile clienilor.
5. PROCESUL DE CERCETARE
5.1. Importana cercetrii
Dac vrem s avem o comunicare eficient, atunci mesajele-cheie trebuie definite
difereniat, pentru diversele tipuri de audien crora ne adresm. Dac vrem ca mesajele
s fie personalizate, atunci trebuie s facem cercetri ca s vedem care anume aspecte ale
unui subiect dat are nevoie de mai multe informaii. Dup ce am stabilit mesajele-cheie,
acestea trebuie repetate continuu, n toate mediile posibile. Exist diverse tipuri de
cercetare, n funcie de obiectivul studiului i de natura informaiei de care avem nevoie.
Dac obiectivul este acela de a obine date statistice pentru a evalua n ce msur
o propunere se bucur de susinerea publicului, n cazul unei organizaii apolitice, de
exemplu, atunci vom recurge la cercetarea cantitativ i, eventual, la un sondaj de opinie.
Pentru a obine informaii de calitate i a afla prerea exact a subiecilor studiului, se
recurge adesea la cercetarea calitativ, care se bazeaz n principal pe focus-grup-uri
( focus-groups). Acesta este tipul de cercetare cel mai uzitat pentru evaluarea gradului n
care este neles un anumit subiect. Ea se poate asocia cu interviuri detaliate, care sunt
utile mai ales atunci cnd sunt implicate dou pri, de exemplu, stat i ceteni,
conducere i angajai, sau angajai i clieni.
Cele 3 lucruri potrivite n procesului de cercetare:

- 1. ntrebrile potrivite
2. Eantionul potrivit
3. Aciunea potrivit dup analiz
5.2. Cercetarea calitativ
Este, pur i simplu, calea cea mai eficient de a obine o radiografie a opiniilor
reale ale oamenilor i informaii amnunite despre un anume subiect. Cele dou metode
principale de a efectua o astfel de cercetare sunt interviurile detaliate i focus-grup-urile
(focus-groups). Interviurile detaliate sunt interviuri fa-n-fa, realizate pe un eantion
de participani, n baza unui set stabilit de chestionare. Interviurile sunt relativ uor de
efectuat i ofer o fotografie foarte util a situaiei de fapt. Aceste interviuri se fac,
adesea, n combinaie cu focus-grup-urile. Focus-grup-urile sunt discuii pe grupuri
alctuite din 10-12 persoane, a cror componen i locaie se stabilesc de ctre
organizaia care a comandat studiul de cercetare. Dac studiul este comandat de un
minister sau de o organizaie guvernamental afiliat, cercetarea pe focus-grup-uri se
face, de regul, de ctre o companie independent. Pentru a modera (conduce) eficient un
astfel de focusgrup, i trebuie pricepere. Identitatea participanilor este confidenial.
Moderatorul redacteaz un Raport Iniial, la scurt timp dup efectuarea focusgrup-urilor,
i un Raport Complet, dou sptmni mai trziu.
5.3. Cercetarea cantitativ
Sondaje de opinie. Acestea se efectueaz de ctre companii specializate, cu reele
de intervievatori calificai, rspndite n toat ara, i sunt scumpe. Cu ct eantionul este
mai reprezentativ, cu att datele sunt mai precise .Exist, de asemenea, o legtur ntre
mrimea eantionului i corectitudinea datelor. Interviurile fa-n-fa dau, se pare,
rezultate mai bune. Multe companii din rile CSI i din Europa de Est fac cu succes
sondaje de opinie prin telefon. Aceasta deoarece cei intervievai sunt nc surprini s
vad c cineva este interesat de opiniile lor i, ca atare, sunt ncntai s i le spun. n
plus, n aceste ri, cetenii nu au ajuns nc s fie sunai de o mie de ori pe noapte de
diverse companii care vnd tot felul de lucruri, de la geamuri termopan la polie de
asigurri, aa cum se ntmpl n Occident, aa c oamenii nu sunt nc refractari la
sondajele prin telefon. n general, sondajele prin telefon sunt recunoscute pentru
inexactitatea lor, pentru c, se pare, cei care se hotrsc s recurg la aceast metod au,
de regul, un interes anume. Sondajele de opinie sunt astfel concepute nct s obin
multe informaii statistice, care s ilustreze o gam larg de reacii la fiecare ntrebare. De
exemplu, respondentul poate fi ntrebat care este opinia sa despre calitatea unui anumit
serviciu i are posibilitatea s opteze pentru unul din urmtoarele rspunsuri: excelent,
foarte bun, bun, satisfctoare, proast, foarte proast. Sondaje simple i rapide, pe
baz de rspunsuri la un chestionar scris. Ele folosesc att pentru cercetarea intern ct i
pentru cea extern i se pot face n diverse feluri: de exemplu, chestionarea angajailor
aflai ntr-un spaiu comun al organizaiei n care lucreaz ; prin pot, trimind
chestionarul unui eantion din populaia unei zone geografice a rii ; oprind trectorii pe
strad; prin telefon; sau adresndu-se unei anumit categorii de respondeni poteniali, cum
ar fi angajatorii cu mai mult de 20 de angajai. Chestionarul va conine minimum cinci i
maximum zece ntrebri i se va trimite respondenilor mpreun cu un plic interior,
timbrat, pentru rspunsuri, n cazul n care chestionarele nu se ridic personal. Sondaje
simple i rapide Aceste sunt utile mai ales n cazul iniiativelor de informare local,

rezultatele lor putnd fi oferite presei locale pentru a satisface astfel interesul acesteia, de
exemplu n legtur cu informaiile pe care ncercai s le difuzai beneficiarilor.
5.4. Feed back
Dac dorii s comunicai eficient cu un segment al publicului, cum ar fi, s
spunem, cu beneficiarii, atunci suntei obligai s oferii publicului toate ocaziile posibile
de a pune ntrebri despre organizaia interesat, i s transmitei organizaiei
comentariile publicului, sub forma cea mai convenabil acesteia:
FEED BACK-ul. Orice comunicare iniiat de autoritile competente, la toate
nivelurile, trebuie s fie prevzut cu un mijloc de nregistrare a reaciei . Comunicarea
trebuie s includ i detalii despre cile prin care receptorii pot rspunde: fax, adres de
mail, adres de internet, linie verde, central telefonic. Trebuie specificat, ntr-o manier
prietenoas, c ntrebrile i comentariile sunt ateptate cu interes de exemplu Spuneine ce dorii s aflai i ce v preocup. La ntrebri se rspunde personal. Dac este
vorba de informaii generale, care sunt deja disponibile, acestea pot fi trimise de ctre
responsabilul cu comunicarea informaiilor. Dac este vorba de informaii specializate,
atunci ntrebarea se repartizeaz unui specialist pe problema respectiv. Comentariile se
centralizeaz i se analizeaz de ctre Ofierul de Comunicare i se folosesc la redactarea
viitoarelor materiale informative.
5.5. ntrebri la care s-a rspuns
ntrebrile primite de la diversele categorii de public sunt un instrument util de a
fi n contact cu nevoile acestora. n acelai timp, ntrebrile la care se rspunde sunt un
foarte bun mijloc de publicitate, deoarece ele sunt reale, iar dac cineva dorete s afle
rspunsul la o anume ntrebare, exist anse ca i alii s fie interesai acelai lucru.
Oamenii gsesc c este mult mai interesant s citeasc despre ntrebrile i experiene
altor semeni de-ai lor, dect un document informativ elaborat de un organ de stat. CA
ATARE, NTREBRILE CELE MAI FRECVENTE TREBUIE S FIE:
-Afiate pe site-ul Internet
- Publicate n pliante i buletine informative
- Publicate n inseriile din ziare
- Utilizate la documentarea n vederea campaniilor DE PRESA
6. MANAGEMENTUL COMUNICRII I RELAIILE PUBLICE: RAPORTURI CU
I DEOSEBIRI FA DE ALTE CONCEPTE
6.1. Managementul comunicrii i Relaiile Publice : raporturi i deosebiri
Am artat n capitolele anterioare ce nseamn managementul comunicrii i
relaiile publice (RP) i cum funcioneaz acestea. n capitolul de fa, vom arta legtura
care exist ntre managementul comunicrii i relaiile publice, i deosebirea dintre
acestea i marketing, advertising, propagand, promovarea vnzrilor i publicitate.
Istoricul, crezurile i ideile, personalitatea, oamenii, valorile, strategiile, misiunea,
viziunea, produsele i serviciile unei organizaii sunt promovate prin managementul
comunicrii i prin relaiile publice. Amndou aceste servicii contribuie la eficiena
acestei promovri, astfel ca organizaia s i ating scopurile. Hunt i Grunig consider
c relaiile publice pot fi definite ca managementul relaiei dintre organizaie i publicul
acesteia. Aceast definiie pune n ecuaie relaiile publice i managementul comunicrii.
n continuare, Hunt i Grunig observ cum domeniul RP/managementului comunicrii
este mai larg dect tehnica comunicrii i dect programele de relaii publice specializate,

cum ar fi relaia cu mijloacele de informare sau publicitatea. Relaiile publice i

managementul comunicrii descriu planificarea, executarea i evaluarea n ansamblu a
comunicrii dintre organizaie i publicul su intern i extern.
Nici aceast ecuaie ns nu este larg acceptat. Interaciunea ntre cele dou
industrii o constatm atunci cnd analizm contribuia relaiilor publice la managementul
comunicrii. n primul rnd, scopul principal al relaiilor publice este de a reprezenta cu
succes sarcinile organizaiei, aa cum au fost stabilite de conducerea acesteia. n al doilea
rnd, ofierii de relaii publice iau parte activ la formularea strategiei i luarea deciziilor
la nivelul conducerii, i, n al treilea rnd, ajut colectivele s-i neleag misiunea,
strategiile i obiectivele.
Relaiile publice se mai numesc i funcii de grani, tocmai pentru faptul c iau
parte la procesele menionate mai sus. Funcia de grani a relaiilor publice este definit
de Cutlip i alii ca un sistem stabilit de entiti care interacioneaz, care rezist n timp
ntre graniele stabilite, prin faptul c reacioneaz i se pliaz la schimbrile impuse de
mediu, pentru a-i atinge i menine obiectivul.
Funcia de grani nseamn, cu alte cuvinte, culegerea informaiilor i
transferarea acestora ctre conducere, prin intermediul specialitilor RP. Faptul c relaiile
publice intervin ntre organizaii i diverse medii i joac un rol strategic important n
gestionarea acestor relaii i a relaiilor cu alte departamente ale organizaiei, explic de
ce relaiile publice trebuie privite ca o disciplin care ine de management. Analiza
informaiei este considerat ca o activitate cu precdere tehnic, numit i radiografierea
mediului, pe care Kitchen o definete n cartea sa Principiile i Practicile Relaiilor
Publice ca fiind o varietate de activiti de culegere, analizare i difuzare a informaiei,
pe care organizaiile le desfoar pentru a se menine la curent cu schimbrile din mediul
de afaceri.
Aciunea de radiografiere a mediului, n care se angreneaz practicanii RP,
sporete participarea acestora la procesele decizionale ale managementului.
Radiografierea poate diminua incertitudinile legate de unul sau altul din programele
organizaiei, ceea ce face ca munca pe care o desfoar practicantul RP s fie
recunoscut de conducere, i poate aduga calitate deciziilor care se iau. n concluzie,
este destul de dificil s separi cele dou domenii, s nelegi i s stabileti exact unde, n
ansamblul activitii unei organizaii, se sfrete unul i ncepe cellalt. Nici chiar
managerii, practicanii i teoreticienii n domeniu nu au ajuns la un consens n aceast
privin, dar sunt cu toii de acord c cele dou domenii se ntreptrund n mare msur i
c se ajut i se completeaz reciproc.
6.2. Managementul comunicrii & Relaiile Publice versus marketing Jefkins i
Yadin definesc Marketingul ca fiind un proces managerial prin care se identific, se
anticipeaz i se satisfac cerinele clientului, n scop lucrativ.
Este clar din aceast definiie c practicanii marketingului se ocup cu altceva
dect cu managementul comunicrii i relaii publice. Practicanii marketingului planific
programe de comunicare cu pieele, spre deosebire de practicanii relaiilor publice, care
aa cum am explicat deja - planific programele de comunicare cu diversele categorii
de public. Marketingul era cndva asociat cu publicitatea, advertising-ul sau promovarea
vnzrilor. ns, aa cum observ Seitel, aceste noiuni tradiionale au nceput s se
schimbe, din mai multe motive:

Protestul consumatorilor n legtur cu valoarea i sigurana produselor i

investigaiile legate de cererea real de pia au nceput s clatine prerile tradiionale
despre marketing
- Retragerea de pe pia a unor produse a fcut n repetate rnduri vlv n pres.
- Frica de ingredientele produselor a crescut.
Departamentele/ageniile de advertising au nceput s fie interpelate despre cum
anume rspund produsele lor nevoilor sociale i responsabilitilor civice .
- Zvonurile despre anumite campanii s-au rspndit foarte rapid.
- Problemele generale de imagine ale diverselor companii i industrii au fost
deconspirate prin atacuri critice susinute n pres. Ca urmare, dei produsele unei
companii au rmas importante, clienii au nceput s se uite i la politicile i practicile
acesteia n toate domeniile.
Rezultatul acestor cauze este ceea ce se cheam astzi relaii publice de marketing.
Termenul nseamn utilizarea tehnicilor de relaii publice de ctre personalul de
marketing, pentru a crea imaginea necesar vnzrii produselor. Deoarece practicanii
marketingului au puin experien n tehnicile respective, departamentele de relaii
publice sunt cele care se ocup, de obicei, de aceste situaii. Chiar i aa, cele trei
discipline continu s funcioneze ca departamente distincte, cu programe diferite, aa
nct ele nu trebuie puse n aceeai ecuaie. Ele coopereaz ntre ele, sunt
interconectate, fiecare depinznd, n unele cazuri, de celelalte pentru a atinge
obiectivele companiei, ns ele sunt activiti diferite ale organizaiei.
6.3. Managementul comunicrii & Relaii Publice versus advertising
Relaiile publice de marketing i utilizarea advertising-ului corporativ n relaiile
publice au creat falsa impresie despre ecuaia ntre aceste dou discipline. Advertising-ul
vinde produsele i creeaz structuri cu semnificaii. n sensul su mai larg, el are legtur
cu marketingul produselor, dei, n societatea modern este descris ca un discurs cu
ajutorul obiectelor i despre obiecte. Reclamele trebuie s in cont nu numai de calitile
i atributele inerente ale produselor pe care ncearc s le vnd, ci i de felul n care pot
face ca proprietile respective s nsemne ceva pentru noi. Cu alte cuvinte, prin
advertising trebuie transmise mesaje din lumea obiectelor, ntr-o form care are sens
pentru oameni. Reclamele au form vizual i verbal, pentru a crea interseciile de
comunicare menite s creasc vnzrile de produse. n acest proces, reclama trebuie s fie
susinut de relaiile publice iar relaiile publice se pot folosi, n alte cazuri, de reclam,
ca de un instrument. ns indiferent de aceast cooperare, publicul trebuie s neleag
clar c relaiile publice nu trebuie privite ca advertising, i nici invers. n practic,
advertising-ul este doar o form de RP. Relaiile publice sunt o activitate mai extins. RP
se refer la toate sistemele de comunicare care folosesc un numr mai mare de
instrumente dect advertising-ul, iar advertising-ul se refer la sisteme de comunicare
legate exclusiv de marketing i mass media. Reclamele generate de advertising se
adreseaz audienei externe i publicului larg, n timp ce relaiile publice se adreseaz
unei audiene interne i externe i unui public clasificat dup anumite criterii. Mai mult,
relaiile publice au o sfer mai larg, cuprinznd politicile i performana ntregii
organizaii, de la morala angajailor i pn la felul n care centralista rspunde la telefon.
Pe lng aceasta, advertising-ul este o tehnic pe care organizaia poate decide s o
foloseasc sau nu, n timp ce relaiile publice au n vedere absolut toate activitile i
funciile unei organizaii i existena lor are o importana vital. Advertising-ul nu mai

este astzi o simpl chestiune de a concepe un afi atrgtor i de a atepta ca clienii s

se nghesuie s cumpere produsul. Clientul trebuie s fie informat i convins, i aceasta
presupune comunicare. n spe, este nevoie de comunicare n ambele sensuri i de relaii
publice, pentru a atinge acest deziderat. Aa cum spune Jefkins, advertisingul prezint
mesajul cel mai convingtor posibil pentru a vinde un produs, folosind, n acest scop,
creatorii de reclame, ilustraii, panouri, tiprituri, scenariti i productori de film, pe
baza unei teme sau a unui concept-platform. n advertising accentul se pune pe vnzare,
spre deosebire de RP care au rolul de a informa, educa i genera nelegerea prin
cunoatere. O legtur major ntre advertising i relaiile publice este aceea c
advertising-ul are mai multe anse s reueasc atunci cnd relaiile publice fac, n
prealabil, ca produsul sau serviciul care se promoveaz s fie cunoscut i neles.
6.4. Managementul comunicrii & RP versus propaganda
Propaganda este ncercarea deliberat i sistematic de a inocula preri, de a
manipula realitatea i de a orienta comportamentele pentru a obine o reacie care
corespunde inteniei propagandistului.
Aceast definiie se refer la toate tipurile de propagand, la tehnicile pozitive
sau negative - ale acesteia i la toate informaiile, adevrate sau false, pe care ea le
vehiculeaz. n practic, termenul de propagand conoteaz toate tehnicile negative pe
care aceasta le utilizeaz i, de aceea, guvernele occidentale prefer s numeasc aceste
tehnici programe de informare. Dup prerea multora, propaganda este neleas ca
relaii publice sau ca managementul comunicrii, din cauza faptului c e folosit de
propaganditi pentru a construi imagini sau pentru a promova-vinde idei. Jefkins este de
prere c cele dou sunt cum nu se poate mai diferite, fie i numai pentru simplul fapt c,
pentru a avea succes, RP trebuie s fie credibile, n timp ce propaganda este pasibil s
genereze suspiciune sau, cel puin, dezacord. Uneori este, ns, greu s faci distincie ntre
ct este propagand i ct RP n informaiile emise, z zicem, de departamentele
guvernului. Dac propaganda urmrete s menin guvernul la putere, RP vor pur i
simplu ca serviciile acestuia s fie nelese i utilizate cum trebuie.
n politic, mai cu seam, contribuia Relaiilor Publice este att de extins i de
important, nct politicienii au reuit deja cu ajutorul RP s-i vnd ideile i
programele, n form de artefacte destinate divertismentului i consumului. Majoritatea
lor cred c aceasta se datoreaz propagandei reuite pe care au fcut-o. n realitate,
rezultatele sunt, probabil, legate de propagand, n msura n care tim care este diferena
ntre a reui s convingi i a manipula. Convingerea se realizeaz prin relaii publice,
manipularea prin propagand. Aa cum observ Newsom, Scott & Turk, strategia
propagandei este de a genera reflexe condiionate, care s nlocuiasc aciunile gndite.
Relaiile publice sunt o strategie a ncrederii, care ea nsi confer credibilitate
mesajului.
6.5. Managementul comunicrii & Relaiile Publice versus promovarea vnzrilor
Multe organizaii sunt de prere c departamentele de relaii publice sunt obligate s
organizeze campanii de promovare a vnzrilor. i de data asta lucrurile sunt nelese
greit, probabil pentru c exist unele similitudini ntre aceste dou activiti. Dup
Jefkins, promovarea vnzrilor const din evenimente de scurt durat organizate la nivel
de puncte de vnzare dar i ca rspuns direct la cererea departamentului de marketing de
a lansa produse sau de a revigora sau crete vnzrile. Prin definiie, promovarea
vnzrilor nu este nici reclam, nici relaii publice, ci este, probabil, o form de

marketing. n multe cazuri, relaiile publice pot oferi un sprijin valoros promovrii
vnzrilor, de exemplu, prin radiografiile de mediu. n plus, ele pot contribui la
apropierea productorilor de clieni, prin toate metodele pe care le-am explicat deja. Mai
mult, cnd organizaiile se confrunt cu situaii n care planurile lor de promovare au
creat nemulumiri i dezamgire n rndul clienilor, relaiile publice, instinctiv, trebuie s
clarifice situaia, pentru a proteja imaginea companiei.
6.6. Managementul comunicrii & Relaiile Publice versus publicitate
Cnd menionezi practica relaiilor publice, majoritatea oamenilor, fie ei
politicieni, funcionari, cadre medicale, directori comerciali, maitri sau directori
generali, se gndesc instinctiv la pres i publicitate. Dac cei care studiaz sau practic
relaii publice tiu c acestea nseamn nu doar s reueti s faci reclam n pres, pentru
cei mai muli oameni, relaiile publice nseamn publicitate. Mijloacele de informare i
practica relaiilor publice sunt inexorabil legate ntre ele. Publicitatea este rezultatul
informaiilor oferite publicului. Publicitatea pozitiv sau negativ este ceea ce obii, dup
ce activitatea de relaii publice s-a ncheiat.