Facturarea n 2016: Tot ce trebuie s tii despre emiterea facturilor n acest an

Unul dintre cele mai utilizate documente contabile, indiferent de forma de organizare a contribuabilului,
este factura. Prevederile referitoare la emiterea facturilor i regulile de facturare aplicabile n prezent sunt
reglementate de noul Cod fiscal, ale crui prevederi au intrat n vigoare la nceputul anului. n articolul de
fa vom sintetiza cele mai importante prevederi legale n ceea ce privete ntocmirea corect a unei
facturi.
Factura este, foarte probabil, cel mai des ntalnit document contabil, fie c vorbim de persoane fizice
autorizate (PFA), ntreprinderi mici i mijlocii sau mari contribuabili.
Noul Cod fiscal, n vigoare de la 1 ianuarie, stabilete la art. 319, c sunt considerate facturi acele
documente sau mesaje, pe suport hrtie sau n format electronic, care ndeplinesc condiiile stabilite
de actul normativ citat i care cuprind, n mod obligatoriu, urmtoarele informaii:

numrul de ordine, n baza uneia sau a mai multor serii, care identific factura n mod unic;

data emiterii facturii;

data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data ncasrii unui avans, n msura n
care aceast dat este anterioar datei emiterii facturii;

denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare n scopuri de TVA sau, dup caz, codul de
identificare fiscal ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit n Romnia i care i-a desemnat

un reprezentant fiscal, precum i denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare n scopuri de
TVA, ale reprezentantului fiscal;

denumirea/numele i adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum i codul de nregistrare

n scopuri de TVA sau codul de identificare fiscal al beneficiarului, dac acesta este o persoan
impozabil ori o persoan juridic neimpozabil;

denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit n Romnia i care i-a desemnat un

reprezentant fiscal, precum i denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare prevzut la art.
316 ale reprezentantului fiscal;

denumirea i cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum i particularitile

prevzute n definirea bunurilor, n cazul livrrii intracomunitare de mijloace de transport noi;

baza de impozitare a bunurilor i serviciilor ori, dup caz, avansurile facturate, pentru fiecare cot,
scutire sau operaiune netaxabil, preul unitar, exclusiv taxa, precum i rabaturile, remizele,
risturnele i alte reduceri de pre, n cazul n care acestea nu sunt incluse n preul unitar;

indicarea cotei de tax aplicate i a sumei taxei colectate, exprimate n lei, n funcie de cotele
taxei;

n cazul n care factura este emis de beneficiar n numele i n contul furnizorului, meniunea
"autofactur";

n cazul n care este aplicabil o scutire de tax, trimiterea la dispoziiile aplicabile din prezentul
titlu ori din Directiva 112 sau orice alt meniune din care s rezulte c livrarea de bunuri ori
prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;

n cazul n care clientul este persoana obligat la plata TVA, meniunea "taxare invers";

n cazul n care se aplic regimul special pentru ageniile de turism, meniunea "regimul marjei agenii de turism";

dac se aplic unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de art, obiecte de
colecie i antichiti, una dintre meniunile "regimul marjei - bunuri second-hand", "regimul marjei
- opere de art" sau "regimul marjei - obiecte de colecie i antichiti", dup caz;

n cazul n care exigibilitatea TVA intervine la data ncasrii contravalorii integrale sau pariale a
livrrii de bunuri ori a prestrii de servicii, meniunea "TVA la ncasare";

o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cnd se emit mai multe facturi ori
documente pentru aceeai operaiune.

Potrivit Codului Fiscal, orice persoan nregistrat n scopuri de TVA, care efectueaz o livrare sau o
prestare de servicii pentru care se deduce TVA, trebuie s emit o factur ctre fiecare beneficiar, cel
trziu pn n cea de-a 15-a zi a lunii urmtoare celei n care ia natere faptul generator al taxei.
De asemenea, persoana impozabil este obligat s emit o factur ctre fiecare beneficiar i pentru
suma avansurilor ncasate n legtur cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel trziu pn n
cea de-a 15-a zi a lunii urmtoare celei n care a ncasat avansurile.
Dac beneficiarul nu este stabilit n Romnia i i-a desemnat un reprezentant fiscal, factura trebuie s
mai conin, pe lng numele beneficiarului, i datele de identificare ale reprezentantului fiscal (numele,
adresa i codul de nregistrare fiscal).
Normele metologice de aplicare a Codului Fiscal precizeaz c, n cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul
activitii economice n Romnia, care au sedii secundare fr personalitate juridic pe teritoriul Romniei,
pe facturile emise se va nscrie adresa sediului activitii economice a persoanei juridice i, opional, se
poate nscrie i adresa sediului secundar prin care au fost livrate bunurile i/sau au fost prestate serviciile.
n cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activitii economice n afara Romniei, care au sedii fixe pe
teritoriul Romniei, pe facturile emise se va nscrie adresa sediului fix din Romnia care a realizat livrarea
de bunuri i/sau prestarea de servicii.
De asemenea, potrivit Legii societilor nr. 31/1990, pe orice factur ntocmit de o societate trebuie s se
menioneze i denumirea, forma juridic, sediul social, numrul din registrul comerului i codul unic de
nregistrare. n cazul societilor cu rspundere limitat, facturile vor conine i capitalul social, iar pe
facturile emise de societile pe aciuni trebuie menionate capitalul social subscris, dar i cel vrsat
plus, dac facturile sunt emise de o sucursal, acestea trebuie s menioneze i oficiul registrului
comerului la care a fost nregistrat sucursala i numrul ei de nregistrare.
Potrivit normelor legale n vigoare, facturile pot fi ntocmite n orice limb oficial a statelor membre UE,
ns la solicitarea organelor de inspecie fiscal trebuie asigurat traducerea n limba romn. De
asemenea, potrivit Codului Fiscal, semnarea i stampilarea facturilor nu sunt obligatorii.
Factura n format electronic
Pe lng emiterea facturilor pe suport hrtie, persoanele impozabile au posibilitatea s opteze pentru
emiterea acestora n format electronic, cu condiia ndeplinirii unui cumul de trei condiii.
Mai exact, legislaia fiscal stabilete c facturile electronice au trei elemente specifice, dup cum
urmeaz:

autenticitatea originii respectiv identitatea furnizorului sau a emitentului facturii;

integritatea continutului respectiv faptul c elementele obligatorii din coninutul facturii nu au

suferit modificri din momentul n care factura a plecat de la furnizor i pn la expirarea celor
zece ani n care trebuie pstrat factura;

lizibilitatea facturii respectiv formatul facturii asigur citirea acesteia de ctre om; astfel, n
cazul n care avem o factur criptat, exist i o cheie de decriptare pe toat perioada n care
trebuie pstrat factura.

De altfel, elementele prezentate anterior, fie c vorbim despre factur pe suport hrtie sau n format
electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii pn la sfritul perioadei de stocare a facturii.

Conform dispoziiilor din Codul fiscal, asigurarea autenticitii originii i integritii coninutului facturii
electronice reprezint o obligaie att a furnizorului/prestatorului, ct i a beneficiarului/persoanei
impozabile. Aceste elemente pot fi asigurate de urmtoarele tehnologii:

o semntura avansat electronic;

un schimb electronic de date.

Totodat, autenticitatea originii i integritatea coninutului pot fi garantate i prin controale de gestiune
care stabilesc piste fiabile de audit ntre factura i livrare/prestare.
n legislaia n vigoare se menioneaz c prin control de gestiune se nelege procesul prin care o
persoan impozabil garanteaz n mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii,
integritatea coninutului facturii i lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii pn la sfritul
perioadei de stocare.
Totodat, pista fiabil de audit trebuie s ofere o legtur verificabil ntre factura i livrarea de bunuri
sau prestarea de servicii.
Important! Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptrii de catre destinatar, prin urmare, daca
acesta din urm nu accept primirea unei facturi pe suport electronic emitentul trebuie s transmit
facturi n format convenional, dup cum specialitii contactai de redacia noastr au explicat n acest
articol. De asemenea, facturile pot fi stocate pe suport hrtie sau n format electronic, indiferent de forma
original n care au fost trimise ori puse la dispoziie.
Elementele cheie ale facturii electronice, asigurate printr-o procedur intern a emitentului
Pentru asigurarea autenticitii originii i a integritii coninutului unei facturi electronice emitentul poate
folosi o semntur electronica sau poate s utilizeze o procedur intern.
Mai exact, potrivit Mihaela Mitroi, Partner PricewaterhouseCoopers (PwC), emitentul poate dezvolta o
procedur intern prin care s stabileasc cine i cum colecteaz informaiile referitoare la facturi, cine le
introduce n baza de date, cine le transmite etc.
Pe lng aceste lucruri, pentru ca o factur s fie considerat electronic, firma emitent trebuie s
utilizeze un canal securizat de transmitere a acesteia. Conform specialitilor, avantajele facturii
electronice sunt eliminarea etapelor consumatoare de timp i de bani i transferul facturii de la emitent la
destinatar pe un canal securizat.
"Prin utilizarea facturii electronice, implementarea costurilor cu arhivarea i transmiterea pot fi reduse cu
50%, banii circul rapid, astfel c destinatarul poate procesa repede plata i totodat sunt eliminate
erorile de procesare", explica n acest articol publicat n 2014 Cristina Cremer, account manager
Transfond.
Factura electronic vs. factura emis prin mijloace electronice
Conform prevederilor legislative, pentru ca o factur s fie considerat factur electronic, aceasta trebuie
s fie emis i primit n format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind opiunea
persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip "xml", "pdf".
Anca Grigore, consultant fiscal n cadrul casei de avocatur Dobrinescu Dobrev, a precizat, la o solicitare
mai veche a noastr, c facturile create pe suport hrtie care sunt scanate, trimise i primite n format
electronic sunt considerate de asemenea facturi electronice. Totui, trebuie fcut distincia ntre o factur
electronic i o factur emis prin mijloace electronice.
"Facturile emise n format electronic, trimise i primite pe suport hrtie NU sunt considerate facturi
electronice. Astfel, o factur emis n Word, Excel ori ntr-un program integrat, de exemplu SAP sau
Oracle, tiparit din sistem i trimis n format fizic NU va fi o factur electronic", a atenionat Anca
Grigore.
Dac autenticitatea originii, integritatea coninutului i lizibilitatea facturii nu pot fi garantate i mai mult,
simpla conversie a unui document Word n Pdf nu va asigura nici autenticitatea, nici integritatea, atunci
factura respectiv NU se va ncadra n categoria facturilor electronice.

"Tehnologiile menionate de Codul fiscal, precum i de Normele metodologice, respectiv semntura

electronic avansat i schimbul electronic de date, dei sunt prezentate aparent doar cu titlu de
exemplu, sunt n general singurele care pot asigura elementele prevzute de legislaia fiscal
pentru factura electronic. i trebuie s avem n vedere c aceste elemente despre care vorbim,
autenticitate, integritate, lizibilitate trebuie probate ntr-o perioad extins de timp, respectiv
aproximativ zece ani, ct trebuie pstrate facturile", a subliniat aceeai surs.
Specialistul a adugat c simpla trimitere a unei facturi pe e-mail, NU face din respectiva factur n mod
automat o factur electronic.
Cum numerotm facturile?
Indicaiile privind numerotarea facturilor i a celorlalte documente financiar-contabile sunt cuprinse n
prezent n Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, act normativ publicat n
Monitorul Oficial, Partea I, nr. 910 din 9 decembrie 2015 i ale crui prevederi au intrat n vigoare n prima
zi a lui 2016.
Concret, potrivit documentului, persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii ntr-o
societate trebuie s desemneze, prin decizie intern scris, o persoan sau mai multe (dac este cazul),
care s aib atribuii privind alocarea i gestionarea numerelor aferente facturilor emise de respectiva
societate.
Factura va avea un numr de ordine, n baza uneia sau mai multor serii, numr ce trebuie s fie secvenial,
stabilit de societate, astfel nct s se asigure necesarul n funcie de numrul de facturi emis. n alocarea
numerelor se va ine cont de structura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale.
Atenie! Persoanele juridice emit proceduri proprii de stabilire i/sau alocare de numere ori serii pentru
documentele financiar-contabile, dup caz, prin care se va meniona, pentru fiecare exerciiu financiar,
care este numrul sau seria de la care se emite primul document.
Cnd nu eti obligat s emii factur?
Potrivit reglementrilor din Codul fiscal, o persoan impozabil este scutit de obligaia emiterii facturii,
pentru urmtoarele operaiuni, cu excepia cazului n care beneficiarul solicit factura:

livrrile de bunuri prin magazinele de comer cu amnuntul i prestrile de servicii ctre populaie,
pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale;

livrrile de bunuri i prestrile de servicii, furnizate ctre beneficiari persoane neimpozabile, altele
dect persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal
aprobate, fr nominalizarea cumprtorului. Ca exemple de asemenea activiti, Codul fiscal
nominalizez:

transportul persoanelor pe baza biletelor de cltorie sau abonamentelor;

accesul pe baz de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, trguri,
expoziii.

livrrile de bunuri i prestrile de servicii, furnizate ctre beneficiari, persoane neimpozabile, altele
dect persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului
identificarea beneficiarului, cum sunt:
o

livrrile de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcri auto a cror
contravaloare se ncaseaz prin automate;

servicii de rencrcare electronic a cartelelor telefonice prepltite.

Chiar dac emiterea facturilor nu este obligatorie pentru situaiile descrise, acestea trebuie totui emise,
daca beneficiarul le solicit.
Mai mult dect att, Codul fiscal precizeaz la art. 319 alin. (10) c furnizorii/prestatorii vor fi nevoii s
ntocmeasc anumite documente n vederea determinrii corecte a bazei de impozitare i a taxei colectate
pentru astfel de operaiuni.

Normele de aplicare a Codului fiscal, publicate recent n Monitorul Oficial, prevd ca, n cazul operaiunilor
realizate ctre persoane neimpozabile, care prin natura lor nu permit identificarea beneficiarului,
furnizorii/prestatorii pot ntocmi facturi simplificate, care conin cel puin urmtoarele informaii:

data emiterii;

identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;

suma taxei colectate sau informaiile necesare pentru calcularea acesteia;

n cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factur, o referire specific i clar la factura
iniial i la detaliile specifice care se modific.

Normele de aplicare a Codului fiscal mai reglementeaz i un alt document ce poate fi ntocmit n loc de
facturile simplificate n cazul operaiunilor realizate ctre persoane neimpozabile, care prin natura lor nu
permit identificarea beneficiarului. Mai exact, este vorba despre un document centralizator pentru
fiecare perioad fiscala care s cuprinda cel puin urmtoarele informaii:

un numr de ordine;

data la care a intervenit exigibilitatea taxei pentru livrarea de bunuri i/sau prestarea de servicii;

denumirea bunurilor livrate i/sau a serviciilor prestate;

cantitatea bunurilor livrate;

baza de impozitare a livrrilor de bunurilor/prestrilor de servicii ori, dup caz, avansurile ncasate,
pentru fiecare cot, scutire sau operaiune netaxabil, preul unitar, exclusiv taxa, precum i
rabaturile, remizele, risturnele i alte reduceri de pre, n cazul n care acestea nu sunt incluse n
preul unitar;

indicarea cotei de tax aplicate i a sumei taxei colectate, exprimate n lei, n funcie de cotele
taxei

valoarea total a bazei de impozitare i a taxei colectate.

Procedura distinct pentru emiterea de facturi simplificate

Codul fiscal reglementeaz i procedura pe care contribuabilii trebuie s o urmeze pentru a putea emite
facturi n regim simplificat.
Astfel, potrivit actului normativ, facturile simplificate pot fi emise, printre altele, i dac valoarea facturii,
inclusiv TVA, este mai mare de 100 euro, dar mai mic de 400 euro, sau atunci cnd practica
administrativ ori comercial din sectorul de activitate implicat sau condiiile tehnice de emitere a
facturilor face/fac ca respectarea tuturor obligaiilor necesare s fie extrem de dificil.
Pentru a emite asemenea facturi, contribuabilii trebuie s solicite acest lucru Direciei de legislaie n
domeniul TVA din cadrul Ministerului Finanelor Publice i s prezinte acestei instituii motivaia solicitrii
emiterii de facturi simplificate, din care trebuie s reias motivele obiective pentru care nu este posibil
emiterea facturilor care conin toate elementele obligatorii ale unei facturi. Direcia de legislaie analizeaz
cererea i motivele care stau la baza ei i decid dac solicitarea este jusificat sau nu.