MySMIS -Evaluare si

selectie
Flux de procesare a cererilor
de finantare

Etape principale

nregistrare
a cererii

Verificarea
conformiti
i
administrati
ve i a
eligibilitii

Evaluarea
tehnic i
financiar

Selecia

nregistrarea cererii

nregistrare
a cererii

Verificarea
conformiti
i
administrati
ve i a
eligibilitii

Evaluarea
tehnic i
financiar

Selecia

Verificarea conformitii
administrative i a eligibilitii

nregistrare
a cererii

Verificarea
conformiti
i
administrati
ve i a
eligibilitii

Evaluarea
tehnic i
financiar

Selecia

Verificarea conformitii
administrative i a eligibilitii
0

Creare list ofieri verificare(formare comisie de verificare)

Alocare ofieri (1 sau mai muli, dup caz) la proiect

Raport (sau rapoarte) de conformitate i eligibilitate de la

fiecare ofier

Reconciliere raport

Daca proiectul e neeligibil, stop

5
6
7

Dac e nevoie de clarificri, se cer clarificri (o dat) i se

revine la pasul 2
ntocmire raport final. Dac proiectul e eligibil, se trece la
etapa urmtoare
Contestaii

0 - list ofieri verificare(formare

comisie de verificare)
Lista va conine toi ofierii care pot
participa la verificarea conformitii
administrative i a eligibilitii,
precum i un preedinte de comisie
Aceast list poate fi sau nu aceeai
cu lista evaluatorilor (de la caz la
caz)
Este important ca lista s fie gata
nainte de nceperea verificrii cererii

1 Alocare ofieri de verificare

Alocarea se poate face random, din lista
definit, innd cont de ncrcrea ofierilor,
sau manual, de ctre preedintele comisiei
Se poate alege un singur ofier sau mai
muli, dup nevoi. n cazul alegerii unui
singur ofier, preedintele comisiei trebuie
s asigure principiul celor 4 ochi
De studiat posibilitatea ca un ofier s fie
responsabil de proiect pn la finalizarea
procedurii de selectie i evaluare

2 Raport de conformitate i
eligibilitate
Criterii

Conform

Criteriul 1

Criteriul 2

Criteriul 3

Clarificri

Criteriul 4
Criteriul 5

Neconform

Motiv

Motiv 1
x

explicatie

n cazul n care ofierul a marcat un criteriu ca fiind neconform,

obligatoriu trebuie completat i motivul
De asemenea, trebuie dat o explicaie pentru criteriul care are
nevoie de clarificri

3 Reconciliere rapoarte de
verificare
n cazul n care, pe unul sau mai multe criterii,
ofierii puncteaz diferit, se va trece la
reconciliere. Asta nseman c fiecare ofier va
vedea cum au punctat ceilali (sau cellalt, dac
e unul singur) i i poate modifica raportul
n cazul n care nici dup modificarea raportului
rapoartele ofierilor nu sunt identice,
preedintele comisiei va face reconcilierea.
n cazul n care nu exist dect un ofier de
verificare, preedintele comisiei va face direct
reconcilierea

4 Daca proiectul e neeligibil, stop

n cazul n care, dup reconciliere,
proiectul este gsit ca fiind neconform sau
neeligibil, presedintele comisiei va marca
statusul proiectului n respins, iar
beneficiarul va fi notificat prin intermediul
aplicaiei MySMIS de rezultatul verificrii
n cazul n care nici dup modificarea
raportului rapoartele ofierilor nu sunt
identice, preedintele comisiei va face
reconcilierea

5 Clarificri
n cazul n care proiectul are nevoie de clarificri (unul
sau mai muli dintre ofieri au considerat c mai sunt
necesare clarificri), sistemul va genera un document
de cerere de clarificri, n care va include observaiile
trecute de ofieri (avizate de ctre preedintele
comisiei)
Preedintele comisiei va trimite prin intermediul
MySMIS documentul de cerere de clarificri
Clarificrile vor fi introduse n proiect, urmnd ca, dup
rspunsul beneficiarului, s fie reluat verificarea
administrativ i de eligibilitate (pasul 2, dar fr
posibuilitatea, de data asta, de a cere clarificri)

6 ntocmire raport de eligibilitate

n cazul n care, n urma clarificrilor,
proiectul nu a fost marcat ca fiind
neeligibil sau neconform, preedintele
comisiei va marca (prin apsarea unui
buton) trecerea n urmtoarea etap
Odat cu trecerea n urmtoarea
etap, beneficiarul este notificat (de
ctre MySMIS)

7 Contestaii
n cazul verificrii administrative i
de eligibilitate, este nevoie de
comisie de contestaii? V rog
detaliai

Evaluarea tehnic i
financiar

nregistrare
a cererii

Verificarea
conformiti
i
administrati
ve i a
eligibilitii

Evaluarea
tehnic i
financiar

Selecia

Evaluarea tehnic i financiar

0

Creare list evaluatori

Alocare evaluatori(1 sau mai muli, dup caz) la proiect

Raport (sau rapoarte) de evaluare de la fiecare evaluator

Reconciliere raport

Daca proiectul e neconform datorit criteriilor de punctaj, stop

5
6
7

Dac e nevoie de clarificri, se cer clarificri i se revine la

pasul 2
ntocmire raport final. Dac proiectul e eligibil, se trece la
etapa urmtoare
Contestaii

0 - list evaluatori (formare comisie

de evaluare)
Lista va conine toi evaluatorii care pot participa la
evaluarea tehnico-financiar, precum i un
preedinte de comisie
Aceast list poate fi sau nu aceeai cu lista
verificatorilor (de la caz la caz)
Este important ca lista s fie gata nainte de
nceperea verificrii cererii
Sistemul nu va permite, n faza iniial, i
confirmarea disponibilitii de ctre evaluatori.
Va permite, n schimb, marcarea unui evaluator ca
fiind retras (de exemplu, n cazul unei recuzri sau
stare de incompatibilitate)

1 - Alocare evaluatori
Procesul de alocare de evaluatori va
fi foarte similar cu cel de alocare de
verificatori. Acesta va putea fi fcut
manual sau automat de ctre sistem

2 Rapoartele de evaluare
Rapoartele de evaluare vor fi fcute pe
baza grilelor introduse pentru fiecare apel
n parte
Grilele vor avea criterii cu punctaje care
vor fi setate la nivel de apel
Pentru fiecare criteriu, n cazul n care nu
d punctajul maxim, evaluatorul va trebui
s explice decizia. De asemenea, pentru
fiecare criteriu, evaluatorul va putea cere
clarificri

3 Reconciliere rapoarte
n cazul n care rapoartele evaluatorilor nu coincid, se
va trece la reconcilierea rapoartelor
Primul pas la reconcilierea rapoartelor este notificarea
evaluatorilor c raportul lor a intrat la reconciliere,
Fiecare evaluator va putea vedea raportul
colegului/colegilor, precum i obbservaiile acestora
Evaluatorii vor putea, n acest pas, s i modifice
punctajele i observaiile
La finalizarea acestei proceduri, dac rapoartele lor n
continuare nu coincid, preedintele comisiei va face
arbitraj i va decide punctajul reconcilierii, precum i
clarificrile necesare

4 Daca proiectul e neconform,

stop
Dac, n urma reconcilierii, se
constat c proiectul este neconform
datorit criteriilor de punctaj,
preedintele comisiei i va seta
statusul ca atare.
Sistemul va genera un document
ctre beneficiar, care va fi transmis la
apsarea unui buton de ctre
preedintele comisiei

5 Clarificri
Dac, n urma reconcilierii, se constat c proiectul
nu este neconform, dar necesit clarificri, sistemul
va genera un document ctre beneficiar, care va fi
transmis la apsarea unui buton de ctre
preedintele comisiei
La clarificri, se poate cere beneficiarului s modifice
cererea de finanare.
Beneficiarul nu va putea modifica, n cererea de
finanare, dect acele cmpuri pe care le va indica
preedintele comisiei de evaluare (la recomandarea
evaluatorilor)
Dup integrarea clarificrilor, se va reveni la pasul 2

6 Raport final
Raportul final va fi generat de sistem,
dar preedintele comisiei va putea
face ultimele modificri, nainte de a
fi salvat i s se treac la urmtoarea
etap

7 Contestaii
Se vor forma comisii de contestaie?

Selecia

nregistrare
a cererii

Verificarea
conformiti
i
administrati
ve i a
eligibilitii

Evaluarea
tehnic i
financiar

Selecia

Selecia
1
2
3

Creare list ctigtori

Creare list de rezerv (punctaj suficient)

pentru competitive
n cazul n care vreunul din ctigtori renun
la contractare, promovarea unuia sau mai
multor proiecte din lista de rezerv pentru
competitive

1 Lista ctigtori
n cazul apelurilor competitive, se va
genera lista ctigtorilor, n limita
bugetului, innd cont de criteriile
definite la nivel de apel.
Preedintele comisiei va putea
confirma lista, nainte de a trimite
notificri ctre ctigtori

2 Lista de rezerv
n cazul apelurilor competitive, se va
genera i lista de rezerv, a
proiectelor cu punctaj suficient, dar
pentru care nu mai exist buget
Preedintele comisiei va putea
confirma lista, nainte de a trimite
notificri ctre lista de rezerv

3 Promovarea
n cazul n care, din lista de proiecte
ctigtoare, din diverse motive, un
proiect este retras sau descalificat
(dup anunarea listei de ctigtori),
unul sau mai multe proiecte din lista
de rezerv pot fi declarate ctigtoare
Notificarea va fi generat de sistem i
confirmat/trimis prin intermediul
MySMIS de ctre preedintele comisiei