Sunteți pe pagina 1din 24

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE BUCURESTI

FACULTATEA DE CIBERNETICA, STATISTICA SI


INFORMATICA ECONOMICA
SPECIALIZAREA INFORMATICA ECONOMICA

PROIECT SISTEME
INFORMATIONALE ECONOMICE
STUDIU DE CAZ URGENT
CARGUS
Studenti:
Stefan DASCALU
Andrei DOBRESCU
Vlad Alexandru DRAGHICI
Alin Mihai DRAGUSIN

2016

B1 - Cunoasterea mediului economic


Prezentarea unitatii economice
Compania Urgent Cargus (fostul sau nume fiind Urgent Curier) este o
companie romaneasca de curierat, situandu-se in topul celor mai bune
companii de acest gen din Romania. Aceasta are sediul pe Strada Cap.
Ivan Anghelache 5B, Sectorul 5, Bucuresti.

Ca obiect de activitate, Urgent Cargus se ocupa de servicii de curierat


pentru persoane fizice si/sau juridice. Compania foloseste urmatoarele
proceduri, pentru a isi exercita obiectivul: determinarea cerinelor
clientului referitoare la servicii, analiza cerinelor referitoare la servicii,
comunicarea cu clientul, preluarea corespondenei, depozitarea n condiii
optime, transportul ctre destinaie, livrarea ctre destinatar. S.C Urgent
Curier urmeza un trend ascendent atat din punct de vedere al calitii
serviciilor oferite, a numrului de clieni activi, a nivelului de dezvoltare pe
plan naional, a mbuntirii continue a dotrilor logistice, ct i a
numrului de angajai la nivel de centre i pe plan teritorial, reuind s
surclaseze n scurt timp concurentii.

In anul 2014, compania a avut o cifra de afaceri de 163 milioane de lei. In


acel an, compania avea peste 2500 de angajati, cu aproximativ 2100 de
curieri si 110 angajati in Customer Service. Compania are 15 centre
nationale de sortare in principalele orase ale tarii, 92 centre operationale,
38 agentii Urgent Cargus Ship&GO in intreaga tara. Compania ofera
clientilor care apeleaza la serviciile aceseia mai mult de 8 milioane de
expedieri pe an, numarul mediu de clienti servici pe luna fiind de 3500.

Compania a fost infiintata in 1991, ca urmare a unei initiative a unui grup


de antreprenori de pe piata locala. Sub denumirea Cargus, la acel
moment, aceasta firma a devenit prima companie de curierat din
Romania. Deja in anul 1993 aceasta a avut o arie de acoperire de 100%
din teritoriul Romaniei. In 1998, Cargus devine principalul curier rapid din

tara, iar compania se modernizeaza tehnologic. In 2004 este infiintata o


alta companie de curierat: Urgent Curier. In 2006, dupa 15 ani de
experienta pe piata din Romania, serviciile companiei sunt certificate
conform noului sistem de management ISO 9001:2001. Tot in 2006, Urgent
Curier lanseaza platforma Urgent Online. In 2008, Cargus a fost
achizitionata de catre Deutsche Post DHL. In 2012, Cargus face un pas
inainte prin achizitia sa de catre fondul de investitii Abris Capital Partners.
Incepand cu 2013, Cargus beneficiaza de cea mai mare investitie din
istoria sa: extinderea flotei cu 900 de vehicule de curierat. In 2014 Cargus
si Urgent Curier devin parteneri egali intr-un proces de fuziune care
creeaza una dintre cele mai importante companii de pe piata de curierat
din Romnia: Urgent Cargus.

Misiunea Urgent Cargus: Sa tinem Romania conectata!. De 25 de ani


compania tine Romania conectata, prin transportul coletelor clientilor pe
intregul teritoriu al tarii, cu ajutorului sistemului logistic, a personalului IT
si a celor mai noi solutii IT. Viziunea Urgent Cargus: Sa devenim
compania preferata de servicii de curierat intern prin professionalism,
inovatie si servicii de inalta calitate.. Valorile companiei sunt
Pomptitudinea, Flexibilitatea si Responsabilitatea.

Compania dispune de un portofoliu de peste 3000 de clienti din diferite


ramuri ale economiei. Principalii sai clienti sunt: companii de telefonie
mobila (Vodafone), instituii bancare (Banca Comercil Roman, Banca
Transilvania), societi de asigurri (ALLIANZ Tiriac).

Principalii furnizori sunt SC Parmen Impex SRL si SC Aleximi-Thim SRL


furnizeaz cutii de carton
pentru ambalarea mrfii si OMW Petrom SA i cu Lukoil SA care asigura
alimentarea cu combustibili.

Principalii concurenti sunt TNT Romnia SRL, DPD Courier (fostul Pegasus
Courier), UPS Romnia, Sprint Curier, , Nemo Courier, Alo Courier.

Cadrul organizatoric
Societate Urgent Curier este o Societate cu Raspundere Limita( S.R.L). In
Iunie 2013, societate a fost cumparata de Abris Capital Partners, iar in
urma fuziunii a rezultat Urgent Cargus, o societate cu o flota de 1800 de

vehicule, si o retea logistica de 142 de depozite devenind o Societate pe


Actiuni, modul de organizare fiind bazat pe actionari, actionarul majoritar
fiind Abris Capital Partners, deciziile fiind luate in cadrul Adunarii Generale
a Actionarilor (A.G.A).

B2 - Descrierea mediului informational


actual
Analiza structurii organizatorice
Organigrama:

Primul nivel de organizare al firmei este alcatuit din urmatoarele


departamente:

Departamentul resurse umane


Obiectivul principal al acestui departament este maximizarea performantei
angajatilor din serviciul companiei. In acest scop, se ocupa de recrutarea
acelor angajati noi care ar aduce beneficii cat mai mari companiei,
mediaza conflicte dintre angajati, evalueaza performanta angajatilor,
acordand prime si beneficii celor care isi indeplinesc cu success atributiile

de munca. De asemenea, acest departament rezolva orice dispute legale


ce apar intre companie si angajati.

Departamentul vanzari
Acest departament se ocupa de relatia cu clientii, oferind acestora mai
multe tipuri de servicii. Firma asigura atat curierat national, cat si
international. Departamentul asigura comunicarea cu clientii, informandu-i
de sosirea coletelor si rezolvand orice problema aparuta cu marfa.

Departamentul logistica
Fiind cel mai important departament in orice firma de curierat, acesta se
ocupa de functionarea corecta a retelei de curieri a firmei, asigurand
mutarea coletelor clientilor prin diferitele puncte intermediare ale
companiei pana la destinatie.

Departamentul administrativ
Un departament divers, cu diverse roluri si atribute, de la asigurarea
aprovizionarii diferitelor echipamente si mijloace de transport pana la
administrarea financiara a intregii companii. Scopul principal al acestor
activitati este buna functionare si administrare a companiei.

Activitatea departamentului analizat


Am ales sa analizam Departamentul Stocuri din cadrul Departamentului
Financiar ce se afla in subordinea Departamentului Administrativ. In cadrul
acestui departament se foloseste ca si soft in care sunt inregistrate toate
actiunile si toate documentele Oracle JD Edwards Enterprise One. De altfel
acest ERP este folosit la nivelul intregii companii.

In acest departament lucreaza un supervisor de stocuri si mai multi


operatori de stocuri. Superviorul de stocuri are urmatoarele atributii:

Verifica lunar magaziile personale si raporteaza superiorului direct


magaziile cu stoc mare sau/si fara rulaje
Verifica prin sondaj corectitudinea intocmirii ordienelor de lucru, NIRurilor, bonurilor de transfer

Efectueaza analiza lunara a stocurilor fara rulaj, prezinta superiorului


direct si propune metode de optimizare a volumului stocurilor cu
miscare lenta/fara miscare
Supervizeaza buna desfasurare a inventarierii anuale si a
inventarierilor periodice, conform procedurilor companiei
Intocmeste rapoarte de analiza a stocurilor la cererea sefului direct
Verifica, centralizeaza si coordoneaza in sistemul de gestiune
consumurile finale si consumurile lunare pe zone
Urmareste respectarea legislatiei de gestiune a stocurilor

Operatorul de stocuri are urmatoarele atributii:

Asigura gestiunea fizica a stocului de marfa


Introduce marfa in stoc in baza documentelor de intrare
Asigura miscarea stocurilor
Expedieaza marfa catre clienti

B3 - Descrierea mediului informational


actual
Modelele documentelor
In cadrul departamentului se folosesc urmatoarele documente:
Nume document

Codificare
document

Nomenclator articole

M1

Nota intrare receptie

M2

Bon de consum

M3

Transferuri

M4

Ajustare Stocuri

M5

Fisa de magazie

M6

Bon de retur

M7

Factura fiscala

M8

In functie de provenienta documentelor acestea se impart in doua


categorii:
1. Documente proprii, realizate in cadrul departamentului
a. M1, M2, M3, M4, M5, M6
2. Documente externe, realizate de catre alte departamente sau de
catre terti si al caror direct beneficiar este Departamentul Stocuri:
a. M7, M8
M1 - Nomenclator articole

Nr. Articol Descrie


re

Clasa
G/L

U.M.

Cost
Inventar

Zile viata
raft

I0

I1

I2

I3

Subunit
ate

M2 Nota intrare receptie

Nr. Articol Descrie


re

U.M.

Cant.

Pret
intrare

Valoare

I4

I5

I6

I7

M3 Bon de consum

Nr.
Doc.

Subunit
ate

Data
tr.

Data
G/L

Expl.

Nr.
Art.

Cant.

I8

Echipam
ent

Locati
e

I9

M4 Transferuri

Nr.
Doc.

Data
G/L

Data
tr.

Expl.
I10

M5 Ajustare stocuri

Din
Sub.
I11

In
Sub.
I12

Nr.
Art.

Cant.
I13

Din
Loc.
I14

In
Loc.
I15

Nr.
Doc.

Subunit
ate

Data
tr.

Data
G/L

Expl.

Nr.
Art.

I16

Cant.

Locati
e

Cost
Invent
ar

I17

I18

I19

M6 Fisa de magazie
Societate

Identificator
Magazie

Cod fisa

Unitatea
de masura

I1

Pret

I20

Intrari

Iesiri

Stoc

I5

I9

I21

Document
D
at
a

Nu
ma
r

F
e
l

Data si
Semnatura
Control

M7 Factura fiscala
M8 Bon de retur

Fisele documentelor
M1 Nomenclator articole
Beneficiar

Departamentul Stocuri

Periodicitate

De fiecare data cand un nou tip de


produs apare in stocul companiei

Numar de exemplare

Modul de obtinere al indicatorilor:


1. I0 Clasa G/L este folosit pentru a face legatura intre tipul de articol si
Cartea Mare din Contabilitate, este un indicator preluat din Cartea
Marea si poate avea urmatoarele valori:
a. Q021 Materiale auxiliare
b. Q022 Combustibili
c. Q023 Materiale pentru ambalat
d. Q024 Piese de schimb

e. Q028 Alte materiale consumabile


2. I1 U.M. (Unitatea de masura) este un indicator primar
3. I2 Cost inventar este un indicator primar
4. I3 Zile viata raft este un indicator primar
M2 Nota intrare receptie
Beneficiar

Departamentul Stocuri

Periodicitate

De fiecare data cand un nou produs


este introdus in stoc

Numar de exemplare

Modul de obtinere al indicatorilor

1. I4 U.M. (Unitatea de masura) este un indicator primar


2. I5 Cantitatea este un indicator preluat din factura fiscala primita
de la furnizor
3. I6 Pret intrare este un indicator preluat din facture fiscala primita
de la furnizor
4. I7 Valoare este un indicator preluat din facture fiscala sau poate fi
un indicator calculat pe baza pretului de intrare si a cantitatii

M3 Bon de consum
Beneficiar

Departamentul
Departamentul
Departamentul Logistica

Stocuri,
Vanzari,

Periodicitate

De fiecare data cand se cere un nou


produs din stoc

Numar de exemplare

Modul de obtinere al indicatorilor:

1. I8 Explicatii este un indicator primar care ne arata motivul pentru


care produsul a fost scos din stoc
2. I9 Cantitate este un indicator primar
M4 Transferuri
Beneficiar

Departamentul Stocuri

Periodicitate

De fiecare data cand apar transferuri

intre diferite depozite


Numar exemplare

Modul de obtinere al indicatorilor:

1. I10 Explicatii este un indicator primar care ne arata motivul pentru


care articolul a fost mutat dintr-un stoc in altul
2. I11 Din Subunitatea este un indicator primar
3. I12 In Subunitatea este un indicator primar
4. I13 Cantitatea este un indicator primar
5. I14 Din Locatia este un indicator primar
6. I15 In Locatia este un indicator primar

M5 Ajustare stocuri
Beneficiar

Departamentul Stocuri

Periodicitate

De fiecare data cand un articol are


nevoie de ajustare

Numar exemplare

Modul de obtinere al indicatorilor:

1.
2.
3.
4.

I16 Explicatii este un indicator primar


I17 Cantitate este un indicator primar
I18 Locatie este un indicator primar
I19 Cost inventar este un indicator primar in cazul in care se
schimba costul de inventariere al articolului si este un indicator
preluat in cazul in care nu se schimba acest cost.

M6 Fisa de magazie
Beneficiar

Departamentul stocuri, Departamentul


Financiar

Periodicitate

La sfarsitul fiecarei luni

Numar exemplare

Modul de obtinere al indicatorilor:

1. I1 Unitatea de masura un indicator preluat din Nomenclator


2. I5 Pret este un indicator calculat ca fiind Pret/Unitate * Numarul de
Unitati, numarul de unitati este preluat din documentele de intrare
3. I6 Intrari este un indicator preluat din Nota de intrare receptie
4. I9 Iesiri este un indicator preluat din Bonul de consum

5. I21 Stoc este un indicator calculat ca fiind Stocul din Fisa de


Magazie de pe luna anterioara + Intrari - Iesiri

B4 Matricea informationala a
documentelor
Statii
externe

Statii interne
Statii
informationa
le

Departame
ntul Stocuri
(S1)

Departame
ntul Stocuri
(S1)

M1, M2,
M4, M5

Departame
ntul Vanzari
(S2)

M8

Departame
ntul logistic
(S3)

M8

Departame
ntul de
vanzari
(S2)

Departame
ntul logistic
(S3)

Departame
ntul
financiar
(S4)

M3

M3

M6

Furnizo
ri (E1)

Departame
ntul
Financiar
(S4)
Furnizori
(E1)

M7

B5 Lista documentelor proprii economice

Cod
docum
ent

Denumire document

M1

Nomenclator articole

M2

Nota intrare receptie

Furnizor

Documente care
participa la
formare

Departamentul Stocuri

S1
Departamentul Stocuri

S1

M7

M3

Bon de consum

M4

Transferuri

M5

Ajustare stocuri

M6

Fisa de magazie

Departamentul Stocuri

S1

Departamentul Stocuri

S1

Departamentul Stocuri

M1

S1

Departamentul Stocuri

M2, M3

S1

B6 Lista documentelor externe


Cod
docum
ent

Denumire document

Furnizor

M7

Factura fiscala

Terti / Alte departamente

M8

Bon de retur

Terti / Alte departamente

B7 Lista spatiului informational


Tip
Cod
statie

Denumire

Beneficiar

Furnizor

S1

Departamentul stocuri

S2

Departamentul de vanzari

S3

Departamentul logistic

S4

Departamentul financiar

E1

Furnizori

Matrice Document Document


CD
P

M1

M2

M3

M1

M4

M5

M6

S1

S2

S3

-1

M2

-1

M3

-1

M4

-1

M5

-1

M6

-1

CD
E
M7

M8

Fluxuri formare

S4

1
1

-1

-1

E1

Lista indicatori
Indicat
or

I0

Clasa G/L

Categoriz
are

I1

Unitatea
de
masura

Claritate
date

I2

Cost
inventar

I3

Zile viata
raft

Cod
doc.
In
care
apar
e

Mod
formare

Cand
apare
produs
nou

Simbol
ic

M1

Preluat
Cartea
mare

Cand
apare
produs
nou

M1,
M6

Primar

Bani

Cand
apare
produs
nou

Lei

M1

Primar

Cand
apare
produs

Numar
zile

M1

Primar

nou
I4

Unitatea
de
masura

Claritate
date

Cand un
produs
e
introdus
in stoc

M2

Primar

I5

Cantitate
a

Num
ar
bunur
i

Calcul

Cand un
produs
e
introdus
in stoc

Bucati

M2,
M7,
M6

Preluat
M7

I6

Pret
intrare

Bani

Calcul

Cand un
produs
e
introdus
in stoc

Lei

M2,
M7

Preluat
M7

I7

Valoare

Bani

Evidenta

Cand un
produs
e
introdus
in stoc

Lei

M2,
M7

Preluat
M7 sau
calculat
I5*I6

I8

Explicatii

Claritate
date

Cand se
cere un
nou
produs
din stoc

M3

Primar

I9

Cantitate

Num
ar
bunur
i

Calcul

Cand se
cere un
nou
produs
din stoc

Bucati

M3,
M6

Primar

I10

Explicatii

Claritate
date

Cand
apar
transfer
uri intre
depozite

M4

Primar

I11

Din
subunitat
ea

Locat
ie

Tinere
evidenta
locatie

Cand
apar
transfer
uri intre
depozite

M4

Primar

I12

In
subunitat
ea

Locat
ie

Tinere
evidenta
locatie

Cand
apar
transfer
uri intre

M4

Primar

depozite
I13

Cantitate
a

Num
ar
bunur
i

Calcul

Cand
apar
transfer
uri intre
depozite

Bucati

M4

Primar

I14

Din
locatia

Locat
ie

Tinere
evidenta
locatie

Cand
apar
transfer
uri intre
depozite

M4

Primar

I15

In locatia

Locat
ie

Tinere
evidenta
locatie

Cand
apar
transfer
uri intre
depozite

M4

Primar

I16

Explicatii

Claritate
date

Cand un
articol
trebuie
ajustat

M5

Primar

I17

Cantitate

Num
ar
bunur
i

Calcul

Cand un
articol
trebuie
ajustat

Bucati

M5

Primar

I18

Locatie

Locat
ie

Tinere
evidenta
locatie

Cand un
articol
trebuie
ajustat

M5

Primar

I19

Cost
inventar

Bani

Calcul

Cand un
articol
trebuie
ajustat

Lei

M5,
M1

Primar,
sau
preluat
M1

I20

Pret

Bani

Calcul

La
sfarsitul
fiecarei
luni

Lei

M6

Calculat

I21

Stoc

Num
ar
bunur
i

Evidenta
stocului

La
sfarsitul
fiecarei
luni

Bucati

M6

Calculat
I20 luna
precede
nta + I5 I9

Matricea Indicator Document


Indicat
or

M1

I0

I1

I2

I3

I4

M2

M3

M4

M5

M6

Extern
e

I8

I9

I10

I11

I12

I13

I14

I15

I16

I17

I18

I19

I20

I21

Externi
I5

I6

I7

M7

M8

Matricea indicator decizie


Indicat
or

D1

D2

D3

D4

D5

I0

I1

I2

I3

D6

I4
I5

I6

I7

I8
I9

I10
I11

I12

I13

I14

I15

I16
I17

I18

I19

I20
I21
(Stocu
ri)

D1 Decizia de a aproviziona cu un anumit produs.


D2 Decizia de a transfera un anumit produs din stocul unei alte subunitati
D3 Decizia de a lua produse din stoc pentru consum

D4 Decizia de a ajusta stocurile in cazul deprecierii lor


D5 Decizia de a adauga un nou produs in nomenclatorul de articole
D6 Decizia de a accepta un bon de retur

Matricea indicator indicator


Indicat
or

I
0

I
1

I
2

I
3

I
4

I
8

I
9

I1
0

I1
1

I1
2

I1
3

I1
4

I1
5

I1
6

I1
7

I1
8

I1
9

I2
0

I2
1

I0
I1
I2
I3
I4

I8
I9

I10
I11
I12
I13

1
1
1

I14
I15
I16
I17

I18
I19
I20
I21
Indicat
ori
Externi
I5
I6
I7

1
1

Matricea cerintei externe de informatii


Indicatori proprii

S1

I0

S2

S4

E1

-1

I1

I2

I3

I4

I8

I9

I10

I11

I12

I13

I14

I15

I16

I17

I18

I19

I20

S3

Indicatori externi
I5

-1

I6

-1

I7

-1

Matricea modului de utilizare a indicatorilor

Indicatori

Sistem de
prelucrare
(SP)

Sistem de
conducere
(SC)

Cerinta
externa (CE)

Tip indicator

I0

I1

I2

I3

VC

I4

I8
I9

I
*

I10

O
I

I11

I12

I13

I14

VC

I15

VC

I16

I17

I18

I19

O
*

I20

O
C

I21

Indicatori
externi
I5

I6

I7

Din matricea modului de utilizare a indicatorilor putem vedea ca indicatorii I 8, I10,


I16 sunt inutili si pot fi eliminate. Acesti indicatorii semnifica Explicatii asociate
documentelor M3, M4 respectiv M5 si sunt folositi pentru Claritatea datelor. In
concluzie ei pot fi pastrati in documente doar pentru claritatea datelor, dar nu
aduc plus valoare informatiilor legate de stocuri.

Structura studiului de caz


Cod
eleme

Cod element care


participa la

nt

Denumire element

formare

Organigrama

Modelele documentelor

Fisele documentelor

Matricea informationala a documentelor

2,3

Lista documentelor proprii

2,3

Lista documentelor externe

Lista beneficiarilor

1,3

Lista furnizorilor

1,3

Lista spatiului informational

7,8

10

Matricea document-document

5,6,9

11

Schema fluxurilor de formare a documentelor


proprii

3,6,9

12

Lista indicatorilor

2,3

13

Matricea indicator-document

4,5,12

14

Matricea indicator-indicator

12

15

Matricea indicator-decizii

2,3,12

16

Matricea cerintei externe

3,7,12

17

Matricea modului de utilizare a indicatorilor

14,15,16

Matricea studiului de caz


1 2 3 4 5 6 7 8 9 1
0

1
1

1
2

1
3

1
4

1
5

1
6

1
7

1 1

1 1

1 1

1 1

1
1
1

1
0
1
1
1
2

1
3
1
4

1
5

1
6

1
7