Los Archivos Públicos, Su Organización y Conservación. Jorge Nacif

I BCA.
II BCA.
LOS ARCHIVOS PBLICOS:

SU ORGANIZACIN Y CONSERVACIN
IV BCA.
RAMN AGUILERA MURGUA

JORGE NACIF MINA

SU ORGANIZACIN
Y CONSERVACIN
EDITORIAL PORRA
AV. REPBLICA ARGENTINA 15
MXICO, 2006
Primera edicin, 2006
Copyright 2006
RAMN AGUILERA MURGUa
JORGE NACIF MINA
Esta edicin y sus caractersticas son propiedad de la
EDITORIAL PORRA, SA de CV ?
Av. Repblica Argentina 15 altos, col. Centro,
06020, Mxico, DF
www.porrua.com
Queda hecho el depsito que marca la ley
Derechos reservados
ISBN 97007?????
IMPRESO EN MXICO
PRINTED IN MEXICO
INTRODUCCIN
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental que entr en vigor el 11 de
junio de 2002 ha despertado un inters en la administracin pblica federal por el tema de la informacin y
de los archivos. El ritmo que ha impuesto la Ley mencionada ha marcado el 2004 y 2005 como los aos de
los archivos. Hemos podido constatar una acrecentada
conciencia y preocupacin por los archivos en muchas
dependencias y entidades. Esta realidad puede responder, segn creemos, a dos factores que pueden coincidir
o presentarse en forma separada. El primer factor es la
obligacin de cumplimiento que impone una norma;
ante la cual, los funcionarios de mandos superiores se
sienten comprometidos. El segundo factor, es el convencimiento de algunos servidores pblicos de que la informacin resguardada en los archivos es bsica para una
adecuada y eficiente administracin, y para una cabal
rendicin de cuentas. A lo largo de los dos ltimos aos
se han impartido muchos cursos sobre el tema de los
archivos, en particular, nosotros hemos capacitado cerca de siete mil servidores pblicos. De esta experiencia
se desprende que, por un lado, el primer contacto con
el tema no ha sido fcil para los nefitos en la materia
y, por otro, la inestabilidad del personal asignado para
los trabajos archivsticos no ha permitido tener en las
instituciones personas responsables y estables dedicadas al tema por la continua rotacin de sus cuadros.
Por esta razn, hemos credo conveniente realizar un
texto que brinde los conceptos bsicos y su aplicacin
en materia de archivos siguiendo muy de cerca los LiVII
VIII
INTRODUCCIN
neamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de
la administracin pblica federal publicados en el Diario Oficial de la Federacin el 20 de febrero del ao
pasado.
Es importante destacar que lo que en este texto se
expresa, en cada uno de sus lecciones, es el resultado de
25 aos de actividad archivstica, de capacitar y formar
a muchos trabajadores en los archivos, de la experiencia acumulada en los archivos histricos, los Comits
Tcnicos Internos de Administracin de Documentos,
congresos nacionales e internacionales, en los archivos
de trmite y en los de concentracin; ah, organizando,
clasificando, dando seguimiento a los expedientes que
se desmembraron o aquellos que no se generaron por
haber sido agrupados como consecutivos, estudiando
los tipos documentales dentro de las bodegas y almacenes con el fin de convertirlos en archivos, respirando el
polvo del tiempo y experimentando los microclimas diversos de los repositorios; ah y, no solo en trabajo de
gabinete, que no siempre tiene contacto con el papel,
hemos labrado un cmulo de experiencias que queremos compartir con la conviccin de que con la prctica
se fortalece la teora archivstica y, que sta ltima, da
sustento a la primera.
El texto esta dividido en nueve partes, la primera es
una reflexin sobre la situacin de los archivos y las
restantes ocho son lecciones que tienen la finalidad de
llevar al lector paso a paso, segn la lgica archivstica,
al conocimiento de lo fundamental en la materia.
La forma en que cada leccin se presenta permite
tener una primera visin global del contenido, luego se
expone el desarrollo del tema. Se termina con una recapitulacin de lo expuesto y se concluye con una
autoevaluacin.
Se pretende, pues, llevar al lector de la mano a travs
INTRODUCCIN
IX
de los principales temas que tienen que ver con las obligaciones establecidas por las normas citadas y con la
aplicacin de una disciplina que permitan cumplir con
los compromisos de Ley y tener los archivos organizados que, al final del camino, ofrecern de manera oportuna la informacin y el conocimiento apropiado para
las dependencias y entidades.
RAMN AGUILERA MURGUA
JORGE NACIF MINA
X BCA.
REFLEXIN ARCHIVSTICA
Realizar una evaluacin de la problemtica que los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal enfrentan para garantizar el libre acceso a la informacin, implica reconocer el hecho
de que, no existe accin alguna de la Administracin
Pblica, que no genere o no sea producto de un documento, de tal forma que se puede afirmar: el trabajo
de la Administracin Pblica y de todos los que la forman puede ser visto, en cierta manera, como un constante generar, recibir y revisar documentos.
La idea de ver a la Administracin Pblica como incontenible creadora de documentos, se confirma si se
retrocede en el tiempo para verificar que siempre que
ha existido organizacin gubernamental han prevalecido archivos producidos y usados por esa organizacin.
Veamos: una de las civilizaciones ms antiguas como la
Mesopotmica, que cre no slo Ciudades Estados y
centros urbanos, sino los archivos ms antiguos de la historia de la humanidad. Un ejemplo es el caso de la ciudad de Ebla con sus tablillas de arcilla cocida, donde se
registr informacin sobre las actividades de esa administracin, la que se consider fundamental para su
propia operacin y posterior memoria. De igual forma
podemos mencionar a los egipcios, fenicios, griegos, romanos, galos, germanos, chinos, mayas y mexicas (por
tomar slo algunas civilizaciones como muestra), ya
que organizaban sus archivos con el fin primario de satisfacer necesidades de informacin concreta e inmediata de sus instituciones y no con la idea de legar noticias suyas a las civilizaciones siguientes, aunque al
XI
XII
final de los das as ocurri, pues, gracias a los documentos de esos archivos se registr la historia documental de aquellas culturas.
Los documentos nacen para transmitir la informacin generada en el manejo de los asuntos oficiales, por
eso se deben conservar dentro del repositorio denominado archivo pblico, donde se consultarn como testimonio fiel del cumplimiento de las atribuciones de las
dependencias y entidades.
Lo anterior nos muestra que los archivos son parte
legtima y necesaria de la Administracin Pblica, sin
embargo, parecera que ni a sta, ni a sus estudiosos,
les ha interesado en lo ms mnimo, por lo que la problemtica que han presentado los archivos pblicos
para garantizar el libre acceso a la informacin, se engloba en primera instancia en: la ineficiencia, el estancamiento, la marginalidad y el escaso servicio que stos
brindan a las propias dependencias y entidades gubernamentales.
La Administracin Pblica ha considerado a los archivos como algo poco distinto a una bodega llena de
paquetes con papeles intiles, no importando que contengan informacin fundamental, tanto para el desempeo cotidiano de las actividades como para la eficiente
rendicin de cuentas.
En realidad, la lista de los aspectos que componen
la problemtica de los archivos podra ser ms detallada, pero los puntos mencionados nos dejan claro que
existe una crisis que ha abarcado todos los niveles que
se pueden considerar; as se ha constituido un desequilibrio cabal en la organizacin y estructura archivstica, que afecta a los servicios archivsticos de las dependencias y entidades en su conjunto, visin que ya haba
sido registrada, desde el ao de 1988, por Enrique
Ampudia Mello en su obra Institucionalidad y Gobier-
XIII
no: un ensayo sobre la dimensin archivstica de la

Administracin Pblica.
Si rastreamos los orgenes de esa crisis archivstica
en la Administracin Pblica Federal, encontraramos
que se gener a mediados del siglo XX, es decir alrededor del ao de 1948; hasta antes de esa fecha los archivos tuvieron dentro de la Administracin Pblica un
alto nivel institucional, jurdico y una reconocida capacidad tcnica y operativa en su condicin de generador
de servicios esenciales para los rganos de gobierno; en
la Administracin Pblica Federal se haba dado un nivel de prioridad a los servicios archivsticos, razn por
lo cual no cabe sino decir que los archivos son hoy, en
comparacin con lo que han sido en las etapas anteriores
de su historia, lo que es la noche respecto al da.
Pero, que fue lo que provoc dicha crisis? lo que se
sabe es que hace cincuenta y siete aos, aproximadamente, el pas y la Administracin Pblica cambiaron, y
a falta de una planeacin integral para es cambio, los
archivos se quedaron en un letargo y no pudieron adaptarse a las nuevas condiciones que se presentaron en
cada una de las dependencias y entidades; as fueron,
poco a poco, saturndose de papeles hasta convertirse
en bodegas o almacenes donde a falta de personal capacitado, tcnicas archivsticas de organizacin y valoracin y, por falta de presupuestos adecuados para su funcionamiento, se fren el servicio archivstico y se
generaron reas de resguardo de documentos conocidas
como archivos muertos.
Ese cambio, al que se le ha acreditado el retroceso
de los servicios archivsticos, se consign en el crecimiento de las estructuras orgnicas de las dependencias
y entidades, as como en la rpida introduccin y difusin que en ellas alcanzaron las modernas tecnologas
de produccin y reproduccin masiva de documentos,
provocando uno de los tantos problemas de los archi-
XIV
vos, la explosin documental, fenmeno imposible de

combatir sin armas propicias para tener xito.
Sin embargo, a partir del ao de 1976, como parte
del programa de Reforma Administrativa del Poder
Ejecutivo Federal, la Coordinacin General de Estudios Administrativos de la Presidencia de la Repblica
y el Archivo General de la Nacin de la Secretara de
Gobernacin, plantearon la necesidad de mejorar el
funcionamiento de los archivos de las diversas instituciones gubernamentales, con el objetivo de convertirlos
en rganos eficientes que pudieran coadyuvar al cumplimiento de las atribuciones asignadas a cada una de
ellas; para tal fin se dise el Sistema Nacional de
Archivos, con l se ponan las bases de coordinacin entre los diferentes organismos pblicos.
Ese momento fue un primer intento oficial de integrar los archivos pblicos a la archivstica moderna
proponiendo una organizacin de: Archivos de Trmite,
a los que llamaron Unidades de Documentacin en Trmite, Archivos de Concentracin, conocidos como Unidad de Documentacin en Concentracin y Archivos
Histricos, llamados Unidades de Documentacin Histrica, adems de determinar la creacin de una Unidad Central de Administracin de Documentos, encargada de coordinar el proceso archivstico en todas las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal.
Sin embargo, y no obstante de que el establecimiento
del Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal tuvo
el objeto de propiciar orden en la actividad archivstica,
por razones en verdad desconocidas, no se public dicha normatividad en el Diario Oficial de la Federacin
(quedando slo en convenios firmados entre dependencias y el Archivo General de la Nacin), por lo que no se
oficializ el sistema, dando cierta libertad ante su aplicacin. La prctica fue, entonces, que las dependencias
XV
y entidades se autorregularon, y en la mayora de los

casos, los archivos fueron considerados como un rea
no prioritaria, convirtindose ms, en una carga que en
un apoyo, para la misma administracin. Lo anterior
rompi con el ciclo vital de los documentos, columna
vertebral de la administracin de documentos y del sistema mismo, el cual, al ser mal aplicado en las dependencias y entidades, provoc la proliferacin de bodegas, esperando se autorizar su baja definitiva sin
realizar los procesos de organizacin y valoracin respectivos, no obstante la lucha entablada en aquellos
aos por el Archivo General de la Nacin para evitar
esa situacin.
La realidad es pues, que muchas dependencias y entidades tienen bodegas o espacios repletas de papel
amontonados en paquete sobre paquete amarrados y,
sin instrumentos de consulta y de control alguno, sobreviviendo al paso de los tiempos, al descuido, al olvido y
al deterioro consecuente, no obstante que los documentos lleguen a ser considerados por las normas vigentes
como bienes del dominio pblico y hasta monumentos
histricos.
As mismo, la administracin pblica, ha descuidado la verdadera administracin de documentos. Si
analizamos el proceso de produccin documental que
genera la gestin administrativa y el flujo de papeles
que van de un lado a otro por las oficinas, se confirmara que existe una tendencia de crecimiento geomtrico
del papel por la reproduccin irracional de documentos
que a la postre crean duplicidad de funciones de control
de gestin, saturacin en el almacenamiento de las oficinas, ineficiencia y gastos intiles. Tal situacin, se
ha dado por la falta de una planeacin en la generacin
de documentos, la que permita identificar el documento de archivo de acuerdo a la definicin legal del que
no lo es. Este problema, aunado a la falta de una valo-
XVI
racin documental integral ha provocado un hoyo negro que impide en una primera instancia, garantizar el
libre acceso a la informacin. Siendo la valoracin un
proceso lgico que tiene como objetivo el conservar los
expedientes que, pertenecen a una serie documental
como reflejo fiel de la dependencia o entidad pblica
que los gener, se convierte en un instrumento que
coadyuva a que el ciudadano pueda ejercer el derecho a
la informacin y a la rendicin de cuentas.
Este estatus de los archivos pblicos fue el que se encontr cuando se plantearon las primeras inquietudes
por preparar una ley sobre acceso a la informacin.
Aunque los estudios preliminares no visualizaron la importancia de los archivos, como lugar en donde se conserva la informacin, es importante destacar que para
los legisladores que elaboraron la Ley, fue clara la idea
de que sin una adecuada organizacin, clasificacin y
manejo de los documentos, difcilmente podra haber
acceso a la informacin. No debe por tanto, hacerse nugatorio el ejercicio de este derecho por la negligencia
de los servidores pblicos o por la falta de un marco regulatorio claro que no deje lugar a dudas, de cmo deben manejarse los archivos. Por ello, la redaccin del
artculo 32 de la Ley de Transparencia Y Acceso a la
Informacin Pblica Gubernamental, estableci que:
Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacin con el Instituto, los criterios para
la catalogacin, clasificacin y conservacin de los documentos administrativos, as como la organizacin de
archivos de las dependencias y entidades
La falta de normatividad en la materia ha tenido,
como hemos comentado, a la informacin soportada en
documentos pblicos, inmersa en paquetes, atados y cajas guardadas en galerones con techumbre de cartn,
plstico o asbesto; en lugares como estacionamientos
ocupando cajones destinados originalmente a vehculos
con separacin de tablaroca, stanos insalubres y has-
XVII
ta cuartos de azoteas de los inmuebles gubernamentales, esperando ser dados de baja o destruidos, ya fuera
porque los plazos de conservacin se vencieron, sin
que se revisaran sus contenidos, o por las malas condiciones que provoca la humedad, el calor excesivo y por
microorganismos que se generaron a causa del polvo y
la basura que comparten espacio con expedientes y
documentos.
El resultado del artculo 32 de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental son los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federacin
el 20 de febrero de 2004, despus de largas reuniones
de trabajo entre el Archivo General de la Nacin y el
Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica;
as se hizo oficial la primera normatividad para la organizacin y conservacin de archivos para las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal,
con la firme intencin de dar los primeros pasos para la
regulacin de esa actividad fundamental y prioritaria,
poniendo en la mesa los problemas archivsticos que se
deben resolver para garantizar el acceso a la informacin. El segundo prrafo del artculo 32 de la Ley manifiesta que los titulares de las dependencias y entidades,
de conformidad con las disposiciones aplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos y que debern elaborar y poner a disposicin del
pblico una gua simple de sus sistemas de clasificacin
y catalogacin, as como de la organizacin del archivo,
este es el primer contacto de los archivos pblicos con
la transparencia y acceso a la informacin pblica, y representa el reto inicial de los responsables de su funcionamiento en las dependencias y entidades.
Los lineamientos de referencia, establecen los criterios de organizacin y conservacin de la documentacin contenida en los archivos con el objeto de que se
XVIII
conserven ntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso a la informacin, as que, en las dependencias y entidades la organizacin de sus archivos deber asegurar la disponibilidad, localizacin expedita,
integridad y conservacin de los documentos de archivo
que poseen, ya fueran administrativos o histricos, tenindolos dispuestos para ser consultados y as, de alguna manera, garantizar el acceso a la informacin, lo
que se lograr con un sistema archivstico apegado a los
Lineamientos que se comentan.
Para que el sistema archivstico funcione garantizando el acceso a la informacin pblica, es necesario que
las dependencias y entidades, as como sus delegaciones
o equivalentes determinen el nmero de reas de Control de Gestin necesarias para recibir y distribuir la
documentacin de entrada; registrar y controlar la documentacin de entrada y de salida y recibir y despachar la documentacin de salida de sus reas administrativas. Es ah, en el control de gestin documental, en
donde inicia la construccin archivstica, ya que es el
vnculo que remite la documentacin a los archivos de
trmite para ser integrados a expedientes ya existentes
o abrir nuevos, respetando la clasificacin archivstica
oficial.
Los Lineamientos, son una gua oficial para la organizacin del sistema archivstico, ya que establece la
conformacin de los tres tipos de archivos: trmite,
concentracin e histrico, y sus funciones bsicas, mismas que permiten, ante su aplicacin, adoptar medidas
para administrar y conservar los documentos, integrados en expedientes, generados o recibidos cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo, asegurando la identidad e integridad de
su informacin y propiciando su acceso a la consulta
pblica.
Sin embargo, para poder organizar o establecer lo
que se ha llamado la reingeniera archivstica, se requiere que en las dependencias y entidades se cuente un
XIX
rea administrativa, que dedicndose de tiempo completo a los archivos, se convierta en la cabeza de ese sistema archivstico; que al mismo tiempo que estructure
la organizacin archivstica, apoye a los Comits de
Informacin (creados por el artculo 29 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental), en la elaboracin de criterios especficos en la materia as como en la elaboracin de los procedimientos archivsticos que faciliten el acceso a la informacin. Por eso en el numeral sexto de los Lineamientos se recomienda la creacin de un rea Coordinadora de Archivos, la que debe de funcionar como la
columna vertebral del sistema archivstico de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal.
Para que las dependencias y entidades propicien la
organizacin, conservacin y localizacin expedita de
los archivos administrativos, se requiere que los titulares se aseguren de la elaboracin de los instrumentos
de consulta y control archivstico bsicos, siendo stos:
el Cuadro General de Clasificacin Archivstica (instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo
con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad), Catlogo de Disposicin Documental
(registro general y sistemtico que establece los valores
documentales, los plazos de conservacin, la vigencia
documental, la clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino final de la documentacin), los Inventarios Documentales (instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localizacin inventario general, transferencia inventario de transferencia, o baja documental
inventario de baja documental) y el nuevo instrumento que incorpora el artculo 32 de la Ley, la Gua
Simple de Archivos (esquema general de descripcin de
las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus caractersticas funda-
XX
mentales conforme al cuadro general de clasificacin y

sus datos generales).
Los titulares de los archivos pblicos, deben de comprender que con la Ley, el trabajo en los archivos se ha
modificado, ha cambiado positivamente, ya que ahora
se dirige con la perspectiva de tener expedientes ordenados para cumplir con el derecho a la informacin, y
sus instrumentos de consulta y control, que incluyen y
se vinculan con los expedientes reservados y confidenciales se convierten en documentos pblicos, apoyo fundamental para la consulta de los archivos, ya fueran de
trmite o de concentracin.
Ahora, los archivistas debemos vencer y olvidar
aquella regla no escrita, que gobern por ms de veinte
y ocho aos en la Administracin Pblica Federal, la
que estableca que los archivos slo los podan consultar aquellas reas administrativas que los haban generado y nadie ms, claro al menos que existiera una orden judicial! y como todo aquello que se archivaba ya
no serva, pues nadie los consultaba; lo que serva se encontraba guardado en la oficina generadora y no en un
archivo pblico. Hoy en da el sentido es trabajar para
ordenar el futuro desde los archivos.
Como conclusin de estas reflexiones podramos decir que la cultura de apertura a la informacin que el
derecho ha trado en Mxico conlleva inculcar una nueva cultura archivstica comenzando por replantear el
verbo archivar, entendido no como cerrar, olvidar, dar
carpetazo, aventar, arrumbar, apilar, encimar, etc., sino
como: guardar de manera organizada y sistematizada
los documentos de archivos que contienen la Informacin, con el fin de asegurar su disponibilidad, localizacin expedita, integridad y conservacin. Lo anterior
slo se logra con archivos organizados segn la disciplina archivstica.

SU ORGANIZACIN Y CONSERVACIN
XXII BCA.
LECCIN 1
LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIN
Y LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIN
La leccin 1 estudia los conceptos de informacin y
documentacin, y su relacin con los documentos y expedientes de un archivo.
Los temas que se exponen son los siguientes:
La informacin
Las ciencias de la documentacin
Las definiciones de documento
El expediente
La informacin
El tema de la informacin ha tomado un lugar preponderante en la reflexin de la sociedad actual. En
este sentido, la informacin es fundamental para el ser
humano y representa hoy en da un factor primordial en
las perspectivas econmicas de cualquier organizacin;
ya que el estar informado adecuadamente trae como resultado un mejor posicionamiento en el mercado por
las decisiones tomadas de manera oportuna. De acuerdo a lo antes dicho, la informacin es considerada
como un activo intangible que integra los llamados bancos de informacin y conduce al conocimiento que es la
base del capital intelectual con el cual debe contar cualquier institucin. As pues, la administracin de ese conocimiento presupone una buena estructura de informacin, que a su vez se sustenta en una estructura
1
LOR ARCHIVOS PBLICOS: SU ORGANIZACIN Y CONSERVACIN
documental lgica y bien definida por las reglas de la

archivstica.
Las ciencias de la informacin entienden la informacin como el conjunto compuesto por la comunicacin
de masas, las bibliotecas y los archivos. La informacin
es producto de un proceso, de una valoracin y de una
seleccin. El principio de la informacin es el deseo de
transmitir y la necesidad de conocer.
Informacin es conocimiento, es resultado de un proceso intelectual.
La informacin
es producto
de un proceso
Intelectual
La ciencia de la documentacin o las ciencias

de la documentacin
A mediados del siglo pasado surgi la ciencia de la
documentacin como una necesidad creada por el conflicto blico de la segunda guerra mundial. La documentacin trabaja con la informacin de los documentos, entendidos stos cmo cualquier soporte.
2
La ciencia de la documentacin es
el arte de explotar las informaciones contenidas en los documentos y
es el arte de establecer lazos entre
estos datos diferentes.
Ver concepto de
Docum entos
Ciencia de la
documentacin
La explotacin de la informacin debe entenderse

como una tcnica que permite extraer el mximo jugo a
los documentos primarios y exprimir todo lo que haya
de esencial en ellos. Su objetivo es lo sustancial con el
fin de poderse hacer cargo de su contenido sin verse
obligado a una lectura detallada, imposible en la mayora de los casos.
Uno de los problemas en nuestros das, es la sobreabundancia de datos, situacin resuelta en parte por las
computadoras con almacenamiento y espacio. Pero
queda el problema de la seleccin, clasificacin y condensacin de la informacin. Un almacenamiento que
no lleve consigo una previa e inteligente organizacin
del material almacenado, es de muy escasa utilidad.
Proceso del documentalismo
La ciencia de la documentacin se encarga pues, del
tratamiento y procesamiento de la informacin. Transformar los datos sueltos en una informacin coherente
y tambin presentarlos de tal suerte, que resulten ms
fcilmente inteligibles y asimilables.
Procesamiento de la informacin
Obtencin de la informacin tratada
El documento
La fuente primordial de la informacin, son los documentos. Y stos se encuentran en los archivos. Los
documentos son todos aquellos que las organizaciones o
los individuos crean o reciben en el curso de los trmites administrativos y ejecutivos; los documentos forman
parte o proporcionan evidencia de dichos trmites. Son
preservados por los que generan los trmites para su
propio uso futuro o para el uso de sus sucesores. Adems, proveen la memoria corporativa de la organizacin, un seguimiento contable en lo concerniente a sus
transacciones financieras, y evidencia aquellas actividades de las que son responsables desde el punto de vista
poltico.
En el contexto de una estrategia de desarrollo, los

documentos del sector pblico, constituyen informacin
que ha sido creada, procesada y conservada en el pas
y, por tanto, representa la memoria administrativa nacional, de forma independiente de los documentos paralelos de otros participantes en el proceso de desarrollo,
aunque complementaria a stos.
En su conjunto, los documentos son testimonios que
comprueban acciones pasadas, documentan los derechos colectivos e individuales de los ciudadanos. Son
evidencia de una responsabilidad social.
Qu es documento?
La palabra documento ha adquirido varias connotaciones segn el ngulo de estudio. Hoy en da el trmino en cuestin tiene un significado amplio, sobre
todo a partir de la aparicin de la ciencia de la documentacin y ha perdido su sentido real e histrico. Por
ello, conviene revisar algunas de las acepciones de documento en el contexto de la documentacin, de la diplomtica y de la archivstica.
Documento desde la ciencia de la documentacin
La ciencia de la documentacin y de la informacin
se han ocupado del concepto de documento.
El documento desde la perspectiva documentalista,
es el soporte tangible que transporta una idea y cuyo carcter es probatorio o informativo; y adems, con un
entorno histrico.
Por su parte, el francs Robert Escarpit define el documento a partir de una constatacin histrica: a finales del siglo XIX, el hombre logr tres conquistas, crear
documentos sonoros (1878), producir documentos visuales animados (1895), y difundir informacin sin soporte (1789).
La posibilidad de informarse a travs de iconos y fonemas fijados a soporte e incluso susceptibles de ser teletransmitidos revolucion el tradicional concepto de documento. Se puede afirmar que la mayor parte de nociones
de documento desde la perspectiva documentalista estn
acotadas por el concepto de informacin. El soporte no
importa tanto cuanto el contenido, la informacin.
Concepto Diplomtico
La diplomtica entiende al documento relacionado
con una accin jurdica; en sentido amplio, es cualquier
escritura de carcter legal, histrico y administrativo.
El trmino diplomtica
se explicar con ms
detalle en la leccin 3.
El documento es un testimonio escrito de un hecho de naturaleza jurdica, que observa ciertas formas Documento desde
determinadas, las cuales son desti- la diplomtica
nadas a procurarle fe y a darle fuerza de prueba.
Documento es un
escrito que
testimonia una
vinculacin jurdica
De esta nocin podemos deducir que la diplomtica

se ocupa de documentos escritos, no de cualquier tipo
de documento. El documento debe haber sido escrito
con la intencin, voluntaria o indirecta, de transmitir
un acto que puede comportar una relevancia jurdica.
El documento debe ser redactado respetando ciertas
normas fijas, si bien variables a travs del tiempo, tales

de conferir al documento credibilidad y por tanto, capacidad probatoria.
La diplomtica examina el documento desde el aspecto formal, su forma externa e interna; su coherencia
testimonial, su sinceridad. En este sentido, la diplomtica estudia cuatro aspectos del documento: 1) la autenticidad, 2) la proveniencia, 3) la originalidad, y 4) la
integridad.
Concepto Archivstico
La archivstica entiende el documento como un producto que nace de una accin administrativa y con una
funcin especfica: ser testimonio.
El documento es aquel que se recibe o se expide en una oficina; refleja las acciones y objetivos propios de
la misma. Son conservados como
testimonio, prueba y continuidad de
la gestin administrativa.
Documento desde
la Archivstica
La rentabilidad de un documento de archivo no se

mide por la amplitud de su difusin (concepto documentalista) como puede ocurrir con un libro, sino por
tenerlo en un momento dado accesible para instrumentalizar una actividad prctica, para tomar una decisin.
Michel Duchein advierte que cada documento de archivo es esencial, para la apreciacin (valoracin),
para saber con toda exactitud quin lo ha producido, en
qu circunstancias, en el esquema de qu procedimientos, con qu objeto, a quin se destina, cundo y cmo
ha sido recibido por su destinatario y por qu vas ha
llegado hasta nosotros. Tal conocimiento no es posible,
salvo que el conjunto de documentos se conserve intac-
to, perfectamente individualizado y sin confusin con

los documentos de otras procedencias, aunque sean relativos a un mismo objeto.
El documento
es testimonio
de la gestin
administrativa
La precisin del concepto de documento desde la archivstica est en descubrir su alma orgnica, por ser
vnculo con otros que pertenecen a un fondo, una serie
o a expedientes; por ser recibido o expedido en el ejercicio de una funcin administrativa, legal, acadmica o
comercial. Esto nos lleva a considerar que el documento de archivo no se concibe, so pena de alteracin
de su esencia, sino integrado en expedientes, series y
fondos.
El expediente es un conjunto inseparable de documentos generados en un rgano administrativo al ejercer una funcin determinada en una de sus oficinas o
mesas para la resolucin o informacin de un mismo
asunto.
El expediente
La palabra expediente proviene del verbo latino expedire, infinitivo que forma el participio presente expediens, expedientis, que significa el que resuelve. De
ah que el expediente est encaminado a resolver un determinado asunto. Se trata de un conjunto de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolucin administrativa, as como las
diligencias encaminadas a ejecutarla.
El expediente es la base de la organizacin docu-
mental. En los archivos se clasifican y ordenan expedientes no documentos sueltos.

Los expedientes son
la unidad de instalacin
que sirve de base al
proceso de organizacin
archivstica
As pues, el expediente es el primer nivel de vinculacin archivstica. Adems dentro del expediente tambin existe vnculo entre los documentos de un asunto.
El Consejo Internacional de Archivos ha definido al
expediente como:
El expediente es una unidad organizada
de documentos agrupados juntos para su
uso en la gestin del productor o en el
proceso de organizacin archivstica, debido a que se relacionan con un mismo
asunto, actividad o trmite.
Cf. Norma Internacional
General de Descripcin
Archivstica
Algunos autores sealan que la formacin del expediente puede ser discrecional o reglamentado en sus pasos o documentos. Si bien se admite lo discrecional,
siempre ser importante guardar ciertas formas, y
quiz, en ciertas prcticas, sobre todo de ndole legal,
deba respetarse un procedimiento rgido.
El expediente podr ser conformado de forma histrica, de manera progresiva segn la cronologa del trmite de forma descendente (el documento ms antiguo
arriba y as sucesivamente) o en forma ascendente (el
documentos mas reciente arriba y as sucesivamente).
10
Resumen de la leccin 1
En la leccin 1 se han presentado los temas:
la informacin,
la ciencia de la documentacin,
el documento y
el expediente
Se ha expuesto el tratamiento que la ciencia de la documentacin le da a la informacin.
Se ha planteado cul es el proceso del documentalismo.
Se ha estudiado al documento bajo tres ngulos: el documentalista, el diplomtico y el archivista.
Se ha definido al expediente como el conjunto de documentos que tratan el mismo asunto encaminados a
una resolucin administrativa.
Preguntas para evaluacin
1. Defina con sus propias palabras los siguientes
trminos:
Informacin
Ciencia de la documentacin.
2. Distinga las tres diferentes maneras de entender el
vocablo documento:
El documentalista
El diplomtico
El archivista.
3. Cul es la caracterstica principal que define a un
expediente?
LECCIN 2
DEFINICIN E IDENTIDAD
DEL ARCHIVO
La leccin 2 estudia el concepto de archivo y cul es
su identidad dentro de las disciplinas afines.
La definicin etimolgica
La definicin conceptual
La identidad del archivo
La clasificacin de los archivos
El contenido de los archivos
Los archivos dentro de la administracin pblica,
como fuente de informacin, deben tener un tratamiento de acuerdo con la ciencia archivstica. Su organizacin y conservacin son vitales para la institucin como
patrimonio nacional; son de suma importancia para el
funcionario pblico como sustento de sus acciones pblicas y de la tranquilidad personal.
Uno de los presupuestos importantes en materia archivstica es definir los trminos que se emplean o en
otras palabras, es sumamente necesario ponerse de
acuerdo sobre los conceptos que se aplicarn a lo largo
de este texto. Esta premisa es importante por las consecuencias prcticas que conlleva, ya que, el concepto determina la prctica y el uso que se le da al contenido del
mismo. Por esta razn, no es ocioso analizar la parte
conceptual y as llegar a comprender la naturaleza de
los archivos.
11
12
Definicin etimolgica.
A travs del tiempo se han usado distintos vocablos
para indicar o designar lo que hoy se llama archivo. En
el contexto romano se utilizaba el trmino tabularium
porque los documentos solemnes se escriban sobre
unas tablas de bronce, las cuales se colgaban en la entrada del templo para dar a conocer su contenido y luego se guardaban en l. Los romanos tambin usaron la
palabra sacrarium para sealar con ella al archivo
cuando extendan el concepto al lugar en donde guardaban los documentos importantes, en la mayora de los
casos fue el templo.
En la Edad Media se utilizaron diversos trminos
como scrinium, que significa caja fuerte, lugar seguro
en donde se custodiaban los documentos vitales de las
autoridades eclesisticas o civiles. Un poco ms adelante, se extendi el uso del vocablo chartarium como el sitio donde se depositaba el material sobre el que se escriba. Por ltimo, mencionaremos otra palabra de uso
comn en la poca medieval, esta fue armarium, mueble de madera en la que se guardaban los documentos.
No obstante el elenco mostrado anteriormente, la palabra que prevalece es archivo. El origen del trmino es
incierto y no existe acuerdo para establecer su procedencia. Sin embargo, se pueden traer a colacin tres
propuestas: la palabra se deriva de arx, arca, arcanum
que significa arca, casa, depsito donde se conservan
los documentos. Otra postura es la que hace derivar archivo de arxaios, arcaico o antiguo relacionado con los
documentos antiguos y el lugar de su conservacin. Una
tercera propuesta estima su procedencia de la palabra
arje, principio, magistrado, autoridad. De este trmino
se desprende arjeion, sede de la autoridad o palacio
donde se ejercitaba la autoridad y se conservaban los
13
DEFINICIN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO
documentos que tenan que ver con tal actividad. De arjeion se transfiere al latn con la palabra arcivum y luego, archivum.
Definicin de archivo
Llegar a un acuerdo sobre una definicin no es tarea
fcil y bsicamente en toda disciplina existen una serie
de opiniones a la hora de conceptualizar. No se pretende caer en el campo de la polmica en cuanto a posturas u opiniones sobre una definicin formal de archivo.
Sin embargo, no se puede soslayar el hecho de que al
presentar las definiciones que se juzguen pertinentes se
est tomando una postura. Desde esa perspectiva, las
propuestas que se presentarn son las que de alguna
manera cumplen con la naturaleza de los archivos. Por
otra parte, cabe recordar, como se mencion en prrafos anteriores, que es importante llegar a una definicin
de archivo porque sta tiene incidencia en la prctica.
A continuacin se propone una definicin, que contiene los elementos necesarios que describen la esencia
de un archivo. De hecho, las definiciones coinciden en
la parte sustancial, aunque difieren en algunos puntos,
como veremos enseguida.
El Consejo Internacional de Archivos, organismo
auspiciado por la ONU, que pretende regular de manera internacional en materia de archivos, sostiene que
Los archivos son un conjunto de escritos
recibidos o elaborados por una persona
fsica o moral, pblica o privada y destinados por su naturaleza a ser conservados por esa misma persona.
Definicin
de archivos
14
Tomando esta definicin tratemos de hacer algunas

precisiones:
a) Cuando se habla de archivos se usa deliberadamente el trmino conjunto y se evita la palabra coleccin, la cual indica un origen artificial. Es decir, el coleccionista realiza una seleccin que depende de su
arbitrio, de su preferencia personal. Tampoco se relaciona el vocablo archivo con depsito porque, ste ltimo, indica una situacin esttica, amorfa, carente de
funcionalidad. Por el contrario, se habla de conjunto
para designar la pertenencia completa de toda la documentacin de una institucin.
b) Se habla de escritos en un sentido amplio. Podramos decir que nos referimos a todo tipo de soporte informativo; todas las variantes de escritos, papel, cintas
magnetofnicas, audiovisuales, fotografas, disquetes o
discos compactos. Cabe sealar que no hay inconveniente en usar el trmino documento en su acepcin
ms amplia.
c) Si se considera que un archivo es reflejo de la accin administrativa de cualquier institucin y que por
ello, el archivo comienza a existir en el momento en que
aquella nace, es necesario subrayar que su naturaleza
est ntimamente unida con su ente productor. Por eso,
los escritos de un archivo, en el sentido estricto del trmino, son los que se emiten y reciben como resultado de
un trmite. Las corporaciones culturales que aplican el
vocablo archivo para los materiales documentales, incluyendo libros y revistas, extienden el sentido del trmino. En este caso, los documentos, sobre todo, de corte histrico no forman parte de la institucin desde el
punto de vista administrativo, sino slo desde la perspectiva cultural y bajo el concepto de coleccin. As
pues, estos ltimos centros usan la palabra archivo
como sinnimo de conservacin y no en el sentido funcional y administrativo.
15
El archivo es reflejo
de una institucin
d) De la funcin de un archivo se derivan dos consecuencias importantes. La primera, es la pertenencia archivstica que debe ser respetada en cuanto a la procedencia y al orden natural de sus series. Esto constituye
el eje central de la organizacin documental de un archivo, puesto que no se puede admitir una organizacin
documental fuera de los principios archivsticos; es decir, personal y arbitraria, porque es ir contra natura. La
otra consecuencia, se refiere a la funcin misma de un
archivo. El objetivo de todo archivo es esencialmente
funcional; responde a la gestin administrativa de la
institucin. La tarea del archivo es custodiar, conservar
y dar servicio interno de informacin para la llamada
toma de decisiones. Un archivo tendr un objetivo cultural cuando el ciclo vital de sus documentos as lo dispongan, pero antes tuvo una misin esencialmente
administrativa.
La Identidad del Archivo
El archivo posee una identidad formal que lo diferencia de otros centros similares como una hemeroteca,
una biblioteca, un centro de documentacin o un museo.
Las llamadas ciencias de la informacin, en algunos de
sus exponentes, han llegado a identificar la naturaleza y
las funciones de los diversos acervos ponindolos en el
mismo plano y unificando el tratamiento en cuanto a su
organizacin. Lo anterior ha dado como resultado el
documentalismo mal entendido. Esta corriente aplicada
a los archivos ha generado una confusin. Por esta razn, se deben sealar una serie de distinciones entre los
16
tipos de acervos, an cuando se encuentren reunidos en

una sola entidad.
En principio cabe asentar que una biblioteca, un museo y un archivo tienen un origen diverso. El museo, la
biblioteca o cualquier acervo diferente a un archivo tienen su existencia a partir de una decisin externa que
no siempre tiene que ver con su esencia. En cambio, un
archivo comienza su vida desde que nace la institucin
que la genera.
El objeto primario de un archivo es administrativo y
el de un museo o una biblioteca ser siempre cultural.
Adems, la constitucin de los acervos de un museo o
de una biblioteca responde al criterio de coleccin, de
arbitrio y refieren a determinados argumentos que pueden ser heterogneos u homogneos.
El objetivo primario de
un archivo es administrativo
El desarrollo de un archivo, de una biblioteca o de

un museo tiene caminos distintos. Una biblioteca o un
museo dependen de condiciones externas, si existe un
presupuesto para su creacin, si se tiene el lugar adecuado, etc. En el caso del archivo, ste est limitado por
la actividad misma de la institucin; si sta crece, si se
reestructura, si se muere afectar directamente al archivo porque existe una dependencia gentica con el ente
administrativo.
Por ltimo, cada una de las anteriores diferencias
traen como consecuencia un tratamiento propio en
cuanto a su organizacin, ya que sta deber responder
a la propia naturaleza de los centros. En este sentido,
an en los casos en que convivan varios acervos en una
misma institucin tendrn que ser organizados respondiendo a su esencia.
17
Diversos tipos de Archivos

Los conceptos fundamentales de la archivstica valen
para todo archivo. Sin embargo, existen algunos elementos que no pueden aplicarse de manera general, ya
que son propios de cada clase especfica de archivo. Por
ello, conviene atender a la clasificacin de los archivos,
los cuales pueden considerarse con relacin a:
a) La existencia de la institucin. En este caso pueden ser activos y no activos.
b) A las funciones de la institucin: trmite, concentracin e histrico.
c) A la naturaleza de la institucin: pblicos y
privados.
Los archivos pblicos pueden ser federales, estatales
o municipales. Los privados se consideran los no gubernamentales; entre estos estn los eclesisticos, que se
subdividen en diocesanos, capitulares o de cabildo, parroquiales, de religiosos, etc.
Contenido de los Archivos
El contenido de un archivo puede ser comprendido
desde diversos ngulos dependiendo el aspecto que se
quiera resaltar. Desde el aspecto fsico, es decir en el
material sobre el se escribe el archivo contiene papiros,
pergaminos, libros, tarjetas, hojas, incluso, los nuevos
soportes como los videos, los disquetes y los discos
compactos. Si el anlisis se realiza desde el aspecto archivstico el material se agrupa con base en los fondos,
secciones, series y subseries, en este caso se habla de registros, correspondencia, libros de censos, libros de
cuentas, expedientes de personal, etc. Otro aspecto que
reclama la atencin es el diplomtico. Bajo este rubro
los archivos contienen documentos en el sentido estricto: actas, escrituras, reales rdenes, bulas, concordatos,
18
etc. En suma, en un archivo se puede encontrar un pergamino en el que se hallan escritos registros de actas de
algn consejo. Cada uno de los aspectos de anlisis llevar a considerar una parte del contenido resguardado
en un archivo.
19
En la leccin 2 se ha estudiado el concepto de archivo y
cul es su particularidad.
Se han revisado los siguientes temas centrales:
Los archivos
Identidad de los archivos
Cmo se clasifican los archivos segn su existencia, su funcin y su naturaleza.
Qu se guarda en los archivos.
Se ha propuesto la definicin etimolgica de archivo.
Se ha propuesto la definicin conceptual de archivo
1. Explique el significado de tres palabras relacionadas
con el origen del trmino archivo.
2. Explique los elementos esenciales de la definicin de
archivo.
3. Distinga entre archivo, museo y biblioteca.
4. Identifique en qu tipo de archivo trabaja Usted segn la clasificacin expuesta en este leccin.
5. Enuncie algunos contenidos fsicos, archivsticos y diplomticos que existen en el archivo donde Usted
trabaja.
20 BCA.
LECCIN 3
DISCIPLINAS AUXILIARES
La leccin 3 estudia las principales disciplinas auxiliares que auxilian la labor del archivista.
La paleografa.
La Diplomtica.
La historia.
El derecho.
La tecnologa informtica.
La archivstica no es una disciplina aislada, sino que
es parte de un grupo de disciplinas que adquieren un
desarrollo como tales, en el marco de una serie de preocupaciones que el ser humano tuvo frente a los papeles
que le servan como referencia jurdica y testimonial.
La archivstica junto con la diplomtica y la paleografa
tuvieron un importante impulso, como disciplinas, a
mediados del siglo XVII. A travs del tiempo el desarrollo de la archivstica exigi el auxilio de otras disciplinas como la historia, el derecho y actualmente, las ciencias de la administracin y la informtica.
Veamos de manera breve en qu consiste cada una
de las principales disciplinas que ayudan a la archivstica y qu le aportan en su labor.
La paleografa
La paleografa es el tratado de las
escrituras antiguas trazadas sobre
soportes materiales suaves.
21
Definicin de
Paleografa
22
Paleografa viene del trmino griego paleos (antiguo)

y grafa (escritura). Estudia las escrituras trazadas en
los materiales suaves (papel, papiro, pergamino) a diferencia de la epigrafa que estudia la escritura trazada
en los materiales duros (mrmol, bronce, etc.).
Los objetivos de la paleografa se pueden resumir en
tres aspectos:
Leer y descifrar los signos grficos de los correspondientes momentos escritos.
Hacer examen sistemtico de las escrituras y de
los monumentos escritos para tratar de situarlos
en el tiempo y en el espacio, a fin de sacar de ellos
materiales seguros en orden a la elaboracin y
construccin crtica de la historia.
Analizar la naturaleza de los signos grficos, no
tanto en orden a aprovechar los elementos que dicho anlisis suministre para el trabajo historiogrfico en general, sino, primero y antes que nada,
para conocer el desarrollo intrnseco de la propia
escritura, su origen, su evolucin, sus cambios y
variantes.
La diplomtica
La diplomtica es el tratado del documento que lo analiza crticamente en
todo su conjunto, pero especialmente en
su forma, gnesis, evolucin, tradicin y
conservacin, en orden a averiguar su
autenticidad.
Definicin de
diplomtica
El objeto de la diplomtica lo constituyen todos los

documentos desde los ms antiguos a los actuales, y no
slo los de origen medieval.
23
Los conocimientos de diplomtica sirven al archivero para:

Conocer la tradicin documental: si se trata de un
original o de una copia, y en este caso cual es su
clase.
Evaluar la autenticidad, analizando los elementos
formales a fin de saber si un documento es verdadero o falso y en qu grado.
Conocer la tipologa diplomtica, que est en funcin del nmero y de la disposicin de los elementos formales.
La historia.
Memoria de la evolucin de la
humanidad.
Definicin
de Historia
La historia ayuda al archivista para:

Comprender la forma y el orden en que se han
producido los documentos.
Conocer su estructura orgnica, las funciones y actividades desarrolladas.
Poder comprender el significado de los documentos y de las agrupaciones documentales para dotarlas de un organigrama objetivo y estable en ele
tiempo.
El Derecho
La importancia que tiene para la archivstica viene
dada por la propia naturaleza de los fondos documentales. Tanto los pblicos como una parte muy significativa
de los privados proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley. Es importante que el archivista conozca
algunos campos del derecho.
24
La legislacin bsica del Estado.

La legislacin rectora del sector al que este adscrita la entidad en donde da su servicio.
El marco jurdico de los archivos.
La legislacin sobre los procedimientos administrativos.
Las tecnologas de la informacin.
Se trata del conjunto de medios informticos que sirven para la captura, almacenamiento, tratamiento y difusin
de la informacin, as como las
telecomunicaciones.
Definicin de
tecnologa
de la informacin
El archivista debe conocer los avances en esta materia ya que muchas de las nuevas tecnologas son susceptibles de ser aplicadas en mltiples tareas archivsticas.
Por ejemplo, en el manejo de los archivos electrnicos,
los instrumentos de descripciones automatizados, la digitalizaciones, el Internet, el manejo de imgenes con
medios pticos, etc.
25
En la leccin 3 se han estudiado los conceptos de algunas de las ciencias auxiliares de la archivstica.
Se han revisado los siguientes definiciones:
La paleografa
La diplomtica.
La historia
El derecho.
Las tecnologas de la informacin.
1. Explique el significado del trmino paleografa.
2. Cuales seran algunas de aplicaciones de la diplomtica para el trabajo del archivista.
3. Qu aporta el conocimiento de la historia al trabajo
archivstico.
4. Enumere algunos ejemplos en donde las tecnologas
de la informacin pudieran ayudar a la archivstica.
26 BCA.
LECCIN 4
LA LEGISLACIN ARCHIVSTICA
La leccin 4 estudia los principios jurdicos que deben estar presentes en toda legislacin y el actual
marco jurdico mexicano.
Principios bsicos de la legislacin archivstica.
Marco jurdico mexicano.
En un informe ante la vigsima sesin plenaria de la
UNESCO, celebrada en Pars en 1978, se sealaba que
en trminos generales el mundo reconoce que los archivos son un componente fundamental del patrimonio
de un pas,-y que considerando que son absolutamente esenciales en el establecimiento de la conciencia nacional y en las caractersticas especiales de cada pas,
son un componente fundamental de la riqueza cultural
nacional. Ms adelante, el mismo informe aada que
los archivos desempeaban un servicio jurdico irremplazable: son la base fundamental para garantizar la
continuidad en la aplicacin de las funciones administrativas.
Por su parte la Comisin Jurdica Internacional de la
Asamblea General de las Naciones Unidas sostena que
aunque uno pueda imaginarse, por ejemplo, un Estado
sin ejrcito, es imposible imaginar un Estado sin moneda, sin erario pblico, sin fondos y sin archivos que
constituyen las formas de bienes del Estado ms fundamentales y generalizadas hasta el extremo que se
puede afirmar que se derivan de la propia existencia del
Estado.
27
28
La importancia de los archivos para un Estado o

para una sociedad nos lleva a considerarlos como un
patrimonio cultural que fundamenta la conciencia histrica y la pertenencia de un grupo humano. Ahora
bien, los archivos desde esta perspectiva, merecen ser
considerados por las leyes para ser protegidos y cerrar
as el crculo que permita conservar el patrimonio de
una sociedad.
Principios bsicos de la legislacin archivstica
La legislacin archivstica es un trabajo encaminado
al establecimiento y regulacin de las relaciones de los
archivos con la sociedad. La formulacin y promulgacin de leyes y reglamentos de archivos constituyen un
resumen y destilacin de la experiencia de la actividad
archivstica y son la cristalizacin de las polticas que
ha seguido sta. La legislacin archivstica refleja el
grado de desarrollo y madurez de la labor y de la profesin archivstica de una nacin.
La legislacin archivstica refleja
el grado de desarrollo y madurez
de la labor y de la profesin
archivstica de una nacin.
Si repasamos la historia de los archivos encontraremos que el tema de la legislacin archivstica es tan antiguo y universal como los propios archivos.
Ver sntesis del desarrollo

Histrico en Manual de
Archivstica Eclesistica,
pp. 21-28
29
El desarrollo de esta legislacin permite clasificar las

distintas categoras de leyes y reglamentos en cuanto a
su aplicacin. De este modo se pueden enumerar:
Las leyes de archivos, que se refieren a las normas
generales de gestin de todos os asuntos archivsticos del pas.
Las leyes ministeriales de archivos que se encaminan a las leyes y reglamentos que formula y promulga una determinada autoridad estatal en relacin con las condiciones particulares de una
determinada entidad o regin.
Las leyes archivsticas especializadas que se enfocan a las leyes y reglamentos relacionados con la
gestin de documentos especficos o en soportes
especiales.
Las leyes archivsticas puntuales que se abocan a
las leyes y reglamentos formulados y promulgados
para la aplicacin de ciertas disposiciones concretas de las leyes archivsticas.
Las leyes regionales de archivos que determinan
leyes y reglamentos para cada uno de los niveles
del gobierno local de acuerdo con las leyes y reglamentos nacionales en materia de archivos.
Principios y contenidos que deben servir de base a la
legislacin archivstica y que pueden orientar:
1. Direccin centralizada de archivos. En muchos
pases este principio ha servido para establecer una autoridad nacional que permita unificar los criterios y
programas de organizacin y conservacin archivstica.
2. Proteccin de la integridad y seguridad de los archivos. Se refiere a la prevencin de daos en el patrimonio documental por medio de normas y reglamentos
precisos.
3. Acceso a los archivos. Gracias al principio francs
de accesibilidad los archivos modernos posibilitan el ac-
30
ceso a los ciudadanos, es decir, se asegura y se garantiza el derecho de la sociedad a utilizar los archivos.
4. El concepto de archivos y la definicin de trminos tcnicos. En la legislacin es necesario definir los
trminos archivsticos porque muchos de ellos o han
perdido su significado primitivo, o han ampliado su
connotacin. Por ejemplo, las palabras documento,
fondo, serie, clasificacin, ordenacin, archivos de concentracin, etc.
5. Administracin de archivos. Tambin es fundamental considerar a los archivos como instituciones administrativas que deben tener normas para la organizacin interna de sus miembros, as como polticas y
reglas para el servicio al pblico.
Marco Jurdico Mexicano
La organizacin y conservacin de los archivos de
los Gobiernos Federal, Estatal y Municipal estn sustentadas en una serie de normas que velan por el buen desempeo de esta actividad. En este sentido, existen leyes generales que de alguna manera protegen a la
documentacin generada por las instancias pblicas y
la declaran patrimonio nacional. Sin embargo, no existe
una ley federal o general que trate del asunto de manera integral; de ah que se debe recurrir a varias leyes
que ni estn coordinadas entre s sobre la materia, ni
estn actualizadas a las exigencias del Mxico de hoy.
Por otro lado, conviene anotar que algunos Estados han
promulgados su ley o reglamento sobre archivos.
Hablar de leyes archivsticas en la legislacin mexicana es hacer converger distintas normas que se han
dado a lo largo del tiempo, y si bien, no estn articuladas en un solo instrumento legal, es el nico sostn jurdico que existe en la actualidad. Por tal motivo conviene hacer un recorrido por estas leyes.
31
Ley General de Bienes Nacionales declara en el Art.

6, frac. VIII, XV, XVIII, como bienes del dominio pblico, es decir propiedad federal, entre otros: los documentos y expedientes de las oficinas (pblicas). (DOF
20-03-2004)
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos determina que son monumentos histricos los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de
la Federacin (cap. 36, frac. II). (DOF 06-05-1972 y reformado DOF 31-01-1986)
Por medio del Acuerdo Presidencial del 14 de julio de
1980 el Archivo General de la Nacin fue ratificado
como la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de archivos administrativos e histricos de la administracin Pblica Federal. Entre las atribuciones del Archivos General de la Nacin estn el
emitir las normas, polticas y lineamientos conforme a
los cuales se fijen las relaciones operativas internas y
externas entre las unidades que ejerzan las funciones de
correspondencia y archivos administrativos. (DOF
14-07-1980, art. 2, frac. II). La aplicacin de las normas
anteriores se instrumentaron mediante el Sistema Red
de Archivos del Gobierno Federal, diseado y publicado
en 1984 para modernizar y homogeneizar la organizacin y la conservacin de los archivos.
Nota: Este acuerdo fue abrogado por el artculo segundo transitorio del Reglamento Interior de la Secretara de Gobernacin de 1998, que a la letra dice:
Segundo: se abrogan
V. El acuerdo por el que se dispone que el Archivo
General de la Nacin ser la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos
administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 14 de julio de 1980.
32
El Manual de Polticas del sistema red de Archivos seala que su objetivo es establecer las normas a que se
sujetarn las Dependencias del Gobierno Federal para
la organizacin y funcionamiento del Sistema Red de
Archivos institucional y de sus componentes internos,
considerados como parte del sistema de administracin
de documentos del Gobierno Federal. El mencionado
manual integra una serie de elementos constitutivos de
los archivos administrativos del gobierno federal que se
pueden resumir en los siguientes puntos, se establecen:
Los tres niveles de archivos,
La unidad de instalacin,
El principio de procedencia como base de la organizacin documental,
Los lineamientos de conservacin de los archivos,
Los principales pasos de la administracin de
documentos.
El Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal, no
se public en el Diario Oficial de la Federacin, lo que
propici que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal se autorregularan y por ende
no se aplic el sistema adecuadamente.
En materia contable, el Acuerdo Presidencial del 17
de agosto 1998, establece que archivo contable gubernamental lo constituyen los libros de contabilidad, registros contables y documentacin probatoria y justificatoria del ingreso y del gasto pblico de las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal, el cual
deber guardarse, conservarse y custodiarse adecuadamente. Se estipula como tiempo mnimo de guarda para
estos documentos por lo menos 12 aos para la documentacin que ampara inversiones en activos fijos y en
obras pblicas, as como aquella que sirva para fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales. Y
para los dems casos 5 aos, despus de los cuales se
33
podrn estudiar para establecer su valor histrico o su

baja definitiva. (DOF 25-08-1998).
La Ley Federal de Responsabilidades Administrativas
de los Servidores Pblicos en el captulo referente a los
sujetos y obligaciones del servidor pblico seala entre
otras obligaciones: custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o
comisin, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustraccin indebida de aquellas (Art. 8 frac. IV y V). (DOF 13-032002). Este tema es retomado por el Cdigo Penal para
el Distrito Federal en materia del fuero comn y para
toda la Repblica en materia del fuero federal en los siguientes trminos, comete el delito de ejercicio indebido de servicio pblico el servidor pblico que por s o
por interpsita persona sustraiga, destruya, oculte, utilice ilcitamente informacin o documentacin que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de
la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin. (Art. 214, frac. IV) y al infractor de las
fracciones III, IV, o V se le impondrn dos aos a siete
aos de prisin, multa de treinta a trescientas veces el
salario mnimo diario vigente en el Distrito Federal en
el momento de cometerse el delito y destitucin e inhabilitacin de dos aos a siete aos para desempear
otro empelo, cargo o comisin pblicos. (Reformado
DOF 17-11-1986)
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental que entr en vigor el 11
de junio del 2002, trata el tema de los archivos en cuanto a su funcionamiento, conservacin, custodia y organizacin con una serie de obligaciones. En dicha Ley, se
establece como uno de los objetivos, mejorar la organizacin y el funcionamiento de los archivos administrativos ( Art. 4); Asimismo, la Ley dispone que una de las
34
atribuciones de los Comits de Informacin es la de establecer y supervisar la aplicacin de criterios especficos en materia de clasificacin y conservacin de los
documentos administrativos, as como la organizacin
de archivos de las dependencia y entidades mediante lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN, as como a
travs de un programa de archivos que permita la obtencin expedita de la informacin, la organizacin y el
buen funcionamiento de los mismos (Art. 29, frac. V y
VI, Reglamento Art. 46); Tambin se mandata que los titulares de las dependencias debern asegurar el buen
funcionamiento de los archivos y publicar una gua simple del sistema de archivos de su dependencia (Art. 32,
Reglamento Art. 44); Por su parte, el Instituto de Acceso
a la Informacin Pblica en coordinacin con el AGN
deber establecer los criterios y lineamientos para la organizacin de los archivos (Art. 32 y 37 frac. IV, Reglamento Art. 42). Por ltimo, el artculo transitorio dcimo se pone de plazo el 1 de enero del 2005 para tener
todo el sistema de archivos funcionando (DOF
11-06-2002)).
Si bien la Ley de Transparencia tom en cuenta a los
archivos, el planteamiento para la apertura de la informacin pblica tuvo que haber sido al revs, es decir,
primero una Ley o reglamento que hubiera dispuesto la
organizacin de los archivos administrativos y, luego, la
Ley que permitiera el acceso a la informacin. No obstante, la Ley, el Reglamento y los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos
de la Administracin Pblica Federal cubren los elementos bsicos para poner en orden de una vez por todas a
los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal. El punto central de estas normas y, en particular de los Lineamientos Generales,
gira alrededor de la organizacin y conservacin de los
archivos, dado que la base de una confiable y oportuna
35
informacin se fundamenta en la adecuada organizacin de los archivos teniendo como resultado el asegurar la disponibilidad, localizacin expedita, integridad y
conservacin de los documentos y expedientes de archivo. (DOF 20-02-2004).
Los Lineamientos Generales para la organizacin y
conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de Administracin Pblica Federal son la base de
una futura reglamentacin de mayor nivel que permita
ampliar el horizonte legal de los archivos.
36
En la leccin 4 se han estudiado principios bsicos para
la formulacin una legislacin archivstica. Los temas centrales fueron:
Principios bsicos de una legislacin archivstica
Marco jurdico mexicano
Se han propuesto algunos principios que deben tener en
cuenta al redactar una ley.
Se han enunciado algunas leyes mexicanas que tratan
sobre el tema de los archivos.
1. Enumere tres principios bsicos para elaborar una
ley archivstica.
2. Explique con sus propias palabras la importancia de
tener una ley de archivos.
3. Qu carcter tienen los archivos segn la Ley General de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e
Histricos.
4. Existe alguna obligacin jurdica para los servidores
pblicos de conservar los archivos de las oficinas en
donde trabajan?
5. Cules son los principales obligaciones que establece la Ley Federal de Transparencia y acceso a la
Informacin Pblica Gubernamental en materia de
archivos?
6. Explique en dnde se fundamenta la poltica archivstica mexicana encabezada por el AGN.
LECCIN 5
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
La leccin 5 estudia los principios bsicos de la organizacin documental. Define la clasificacin y la ordenacin. Explica en que consiste el principio de procedencia.
La clasificacin de los archivos
La ordenacin de los archivos
Principios de la organizacin documental
Los archivos son centros de servicio interno y externo de una institucin. No son depsitos de una masa inservible de papeles. Ahora bien, para que un archivo
cumpla eficazmente su propsito necesita de una adecuada clasificacin y de una buena ordenacin. Sin estas operaciones, los documentos se convierten, como seala Aurelio Tanodi, en masas amorfas de papales u
otros materiales, que dificultan hasta hacer casi imposible saber lo que hay y encontrar lo que se necesita. En
realidad, si un archivo no est organizado es como si no
existiera. La clasificacin y la ordenacin son operaciones fundamentales, el ncleo de la archivstica, el punto
neurlgico. Sin embargo, al hablar de clasificacin y ordenacin como operaciones archivsticas, surge una
cuestin que no debemos soslayar: La definicin de los
trminos. Qu se entiende por clasificar y por ordenar?
En no pocos autores se utilizan indistintamente estos
vocablos. Se llega, como hace notar oportunamente Heredia, a identificar los trminos sin realizar una diferenciacin. En este sentido, se propone que ordenar es cla37
38
sificar el material o a la inversa, clasificar es la accin

de ordenar. De hecho, la separacin de ambas operaciones ya haba sido planteada por Schellemberg desde
1956. La ambigedad en el uso de estos vocablos en los
manuales o estudios sobre el tema ha influido en la
prctica archivstica, pues en el momento de efectuar
un trabajo en algn archivo la aplicacin de los conceptos ha generado, en vez de organizacin, verdaderos desordenes, en el mejor de los casos.
La organizacin documental
se compone de dos
operaciones: la clasificacin
y la ordenacin
El tema de la clasificacin y ordenacin archivstica,

plantea concebir estas operaciones como dos acciones
distintas, relacionadas entre s y jerarquizadas. Se pudiera decir, que es una sola tarea que engloba ambas operaciones, inicindose con el proceso de clasificacin y
terminndose con el de la ordenacin. Una exposicin
amplia sobre el uso de los trminos en cuestin, la encontramos en el libro, antes referido, de Antonia Heredia. Sin embargo, conviene presentar algunas ideas de
los tericos conocidos en el ambiente archivstico para
tener un panorama del problema. Marcelo Nuez en su
Manual terico-prctico, escribe que las dos operaciones fundamentales que se deben practicar en los archivos para que sus fondos estn bien ordenados son la
clasificacin y la catalogacin. No habla de ordenacin
como actividad indistinta con caractersticas y mtodos
propios, sino que se refiere a ella como una consecuencia de la clasificacin. Por su parte, Simeone della Sacra Familia, en sus apuntes de archivstica, texto de la
Escuela de Archivstica del Vaticano, siguiendo la tradi-
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cin archivstica italiana, usa la palabra ordenacin

para definir las dos operaciones sin distinguirlas, sobreentendiendo, que la clasificacin o titolario, es parte
del ordinamento. Uno de los estudiosos de la archivstica latinoamericana, el ya citado Aurelio Tanodi, sostiene que el mtodo principal, fundamental, de ordenar los
documentos es su buena clasificacin; luego, define la
clasificacin como la accin de ordenar por clases.
Pero, en otra parte de su texto, hace la aclaracin de
que clasificar es agrupar clases documentales, fondos y
series; y ordenar poner uno tras otro los documentos
singulares que estn en un expediente. Tanodi distingue
los trminos, ms vuelve a insistir que el concepto de
ordenacin lo aplica a todo el proceso de poner en orden los documentos, en todo su proceso vital.
Otra observacin pertinente en cuanto al uso de los
vocablos que estamos analizando, y, que tomamos de la
misma Heredia, es el relacionado con la confusin de
las acciones cuando se afirma, por ejemplo: se clasifica
por materias. La clasificacin, sostiene Heredia, se identifica con la accin de ordenar por materias y es claro
que no se ordena por asuntos, sino alfabticamente por
materias. Esta confusin, quiz se deba, segn apunta
Heredia ms adelante, al empeo de los archivistas por
huir de la similitud con la terminologa bibliotecaria.
Tambin, solemos escuchar frecuentemente: se catalogar el archivo, para sealar las operaciones de clasificacin y ordenacin; aplican el trmino catalogar para
todo el proceso, siendo que la catalogacin, es un medio de descripcin que presupone una organizacin
documental.
La clasificacin y la ordenacin archivstica, a diferencia de la clasificacin u ordenacin en otros campos,
se sustentan en el principio de orden natural o principio
gentico. En efecto, los documentos se producen como
resultado de las funciones que realiza una institucin.
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En un archivo administrativo, la clasificacin se va dando de una manera natural. Los expedientes nacen orgnicamente porque su produccin responde a las funciones de la entidad generadora; esta organizacin documental le es impuesta por la actividad de la institucin.
La clasificacin, es reflejo de las acciones de una institucin. En el caso de los archivos histricos, si estos no
fueron organizados por cualquier circunstancia, la organizacin de los mismos deber efectuarse de acuerdo
a un estudio crtico que precise las actividades y funciones de la institucin para re-crear su organizacin.
En suma, la clasificacin y la ordenacin son dos
operaciones que forman parte de la organizacin documental. Son dos acciones distintas, con su propia metodologa, pero complementarias; van de la mano y en algunos casos se realizan casi simultneamente. Decimos
casi simultneamente, porque otra de las caractersticas
de estas acciones es su jerarquizacin. Primero se clasifica y luego se ordena. No se pueden ordenar documentos ni series si no estn debidamente clasificadas.
La clasificacin
Nocin de clasificacin.
La primera operacin de la organizacin documental
es la clasificacin. Esta actividad responde a un trabajo
profundo e intelectual. Antonio Ma. Arag, afirma en un
artculo, que en la clasificacin el archivista pone a
prueba y demuestra su capacidad profesional, sus dotes
estratgicas, su mentalidad lgica y su sensibilidad
para elegir el mtodo ms adecuado La clasificacin
requiere del archivista una preparacin multidisciplinaria en donde intervengan principalmente, conocimientos de archivstica, aunque parezca redundante; de administracin; de derecho; de diplomtica y de historia.
Veamos brevemente porque se seala la necesidad del
conocimiento archivstico. La formacin archivstica en
41
Mxico es deficiente; la prctica comn en la mayora

de archivos administrativos e histricos, es contar con
archivistas habilitados que se han forjado en el tiempo,
en las tareas cotidianas, en los lugares inhspitos y llenos de polvo. Estos archivistas habilitados son los que
han tenido en sus manos la labor de conservar los acervos, en el mejor de los casos, en un sitio donde se ubican cientos de papeles sin organizar. La mayora de estos archivistas no han tenido una adecuada formacin,
por esta razn, llamamos la atencin sobre esta necesidad. Las dems disciplinas son auxiliares indispensables que coadyuvan a desarrollar las cualidades que expone Arag.
La lgica define a la clasificacin, como una operacin que tiene por objeto mostrar los gneros en los que
estn contenidas las especies; consiste en agrupar los objetos por sus semejantes y en separarlos por sus diferencias. Desde este ngulo, la clasificacin se efecta atendiendo a lo que tengan de comn los objetos que se van
a clasificar. La clasificacin archivstica parte del presupuesto anterior, es decir, del agrupamiento de semejanzas y de la separacin de diferencias. En este caso,
se habla de clasificacin de un fondo, de secciones de
un fondo, de series de una seccin, de expedientes de
una serie.
La clasificacin archivstica, es una
operacin que agrupa los expedientes Definicin de
semejantes y al mismo tiempo, los se- Clasificacin
para en sus diferencias.
Ahora bien, el criterio de este agrupamiento est determinado por la misma actividad del organismo que
produjo la documentacin y no por una decisin arbitraria. Est fundamentado en un principio gentico.
Ms adelante veremos el principio sobre los que se sustenta la clasificacin.
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Clasificar es agrupar
Series homogneas
Humberto Pernia en su Diccionario de Archivologa,

seala que, clasificar y archivar sinnimo de ordenar son acciones que posibilitan de manera ptima la
puesta en prctica de la regla de oro: un lugar para cada
cosa y cada cosa en su lugar. Con la clasificacin se establece el lugar para cada cosa, mientras que archivar (ordenar), significa colocar cada cosa en su lugar. Concretando, clasificar, desde el punto de vista archivstico, es
dividir un conjunto orgnico formando grupos (clases)
homogneos en fondos, secciones y series como partes
de la estructura de un todo y como reflejo fiel del funcionamiento y organizacin de la misma.
Regla de oro: un lugar
para cada cosa y cada
cosa en su lugar
Hacia una metodologa de la clasificacin.

La clasificacin correcta es la que se aplica despus
de un anlisis y conocimiento del fondo y que nos viene
dada por las funciones propias del organismo. La clasificacin no es creada por el archivista, sino que le viene
impuesta por la propia documentacin; a l slo toca
respetarla, reconstruirla y re-crearla. Y esto es mantener el principio de origen.
El primer paso fundamental en la clasificacin de archivos, sean de trmite, de concentracin o histricos, es
conocer la institucin que los gener. Se hace indispensable analizar la historia del organismo, sus funciones,
sus estructuras, sus reglamentos, sus normas o leyes. En
ningn modo la clasificacin podr hacerse a priori,
sino sobre la base del conocimiento de la institucin.
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La siguiente accin corresponde a identificar lo que

Schellenberg ha llamado los elementos de la clasificacin. Estos son: a) las funciones; b) la estructura orgnica; y c) los asuntos de materias.
a) Las funciones son acciones atribuidas o encomendadas a una institucin. Estas funciones se plasman en
trmites o asuntos. Las series documentales son acciones que los documentos refieren en su contenido.
b) En cuanto a la estructura orgnica, los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organizacin, la divisin de dependencias que producen los documentos.
c) Los asuntos de materia se refieren a los contenidos de los documentos expedientados.
De estos tres elementos es recomendable tomar en
cuenta los dos primeros para una acertada clasificacin. El reflejo fiel de la institucin lo dan las funciones
y la estructura en cuanto a sus atribuciones. La tercera
opcin, es raramente usada, pues al agrupar los documentos segn la materia, se corre el riesgo de romper el
orden natural e imponer una clasificacin temtica, artificial. Ahora bien, es conveniente considerar que al
tratarse de la clasificacin de una institucin viva o activa, lo ms recomendable es guiarse a travs de las funciones, porque stas son generalmente sustantivas, o en
ciertos casos, las funciones se alargan o completan sin
perder su sustancia; la estructura de un organismo activo es dinmico y cambiante, por eso tiene mayor seguridad tomar como base de clasificacin la funcin, aunque sta, puede estar auxiliada por la composicin
estructural del organismo, pero como simple medio de
referencia a posteriori. Las instituciones no activas pueden ser re-creadas por medio de las estructuras, es decir, a travs del organigrama que refleja la organizacin
de sus oficinas, pero aqu tambin, las funciones que tuvieron no dejan de tener un papel preponderante. En
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suma, las funciones de un organismo nos sealan las

actividades primordiales y aunque cambien de nombre
las oficinas generadoras de esas acciones, no pierden,
generalmente, su sustancia de acuerdo a la ndole de la
institucin.
Reglas de la clasificacin.
Tomando en consideracin la propuesta de Schellemberg presentamos las reglas que deben regir a la
clasificacin.
a) La clasificacin es anterior en jerarqua, a la ordenacin, aunque sta se realice en la prctica casi simultneamente.
b) La clasificacin se establece sobre una base a posteriori y no a priori. Esto debido a que la clasificacin es
fruto de un estudio, de una reflexin, de una experiencia y de un anlisis. Las funciones y las estructuras de
la institucin son las que dictan los trminos de una
clasificacin.
c) No es conveniente realizar clasificaciones complicadas. Las cualidades de una clasificacin son la sencillez, lo funcional y lo efectivo.
d) La clasificacin debe tener consistencia y no partir de un criterio subjetivo que el da de maana cambie
por gusto o moda.
El principio archivstico de la organizacin documental.
La organizacin documental se realiza y se sustenta
bajo una metodologa establecida y que ha probado ser
la ms idnea para la naturaleza de los archivos. Este
principio fue desarrollndose a travs del tiempo hasta
lograr dar un sistema propio al archivista, distinto al de
las normas bibliotecarias que en un momento dado se
utilizaban. As, naci el principio de orden original, o
principio gentico, tambin llamado por los italianos y
la misma escuela vaticana, mtodo histrico, como el
ms acorde, el ms archivstico para clasificar y ordenar los fondos documentales. El mencionado mtodo se
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fundament sobre el principio de procedencia archivstica: integridad de los fondos y respeto al orden original.
El principio de procedencia postula
que cada documento debe estar puesto dentro del fondo del archivo de
donde proviene y, dentro de este fondo, en el lugar que originariamente
tena.
Definicin
del principio
de procedencia
El principio archivstico, conocido por algunos como

de procedencia, exige, precisamente, el respeto y el reflejo de la organizacin documental de acuerdo a la
produccin natural de los papeles y no a la implantacin de un criterio arbitrario y antinatural. De aqu se
concluye, que una documentacin que haya sido desprovista de su articulacin originaria, de su vinculacin
interna, ha perdido su razn de ser y su valor archivstico. El principio de procedencia no debe ser entendido
de modo literal, sino en sentido archivstico, ya que los
documentos de todo archivo nacen como resultado de
una funcin administrativa; y esto es, lo que hay que reflejar, o en su caso re-crear, en la organizacin del
mismo. Elio Lodolini seala, que solamente la reconstitucin incondicionada del orden originario satisface a
toda exigencia cientfica. La metodologa que exige la
organizacin documental, est fundamentada en un
anlisis serio, en un estudio profundo de la institucin
generadora, lo cual trae como consecuencia lgica, que
el trabajo archivstico sea diferente de cualquier otro y
constituya una experiencia irrepetible.
Cualquier clasificacin y ordenacin archivstica
debe contemplar el respeto de la naturaleza del archivo
y no confundir los elementos propios de la clasificacin
(funciones y estructuras) con el principio universal de
toda organizacin archivstica.
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El principio de procedencia seala que cada documento debe estar dentro

del fondo de donde de
proviene y dentro, este
fondo, en el lugar que originariamente tena.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
LA VINCULACIN ARCHIVSTICA
Documentos
Agrupacin por asuntos = VINCULACIN
4444
Clasificacin por series = VINCULACIN
46
47
En conclusin podemos afirmar:

a) El principio de procedencia archivstica acompaa invariablemente a la organizacin documental.
Segn lo dicho anteriormente, el principio establece
que los documentos deben conservarse en el archivo al
que naturalmente pertenecen y en el orden que tenan
cuando se produjeron.
b) El principio de procedencia archivstica protege la
integridad de las series documentales en el sentido de
que, sus orgenes y los procedimientos por los que resultaron se reflejan en su ordenacin.
c) El principio de procedencia archivstico sirve para
revelar el significado de los documentos; pues, el asunto
o materia de los mismos documentos individuales, slo
pueden entenderse completamente en el contexto del
conjunto al que pertenecen.
d) El principio archivstico proporciona una gua de
trabajo econmico para la organizacin, descripcin y
servicio de los documentos.
e) El empleo del principio de procedencia archivstico no debe ser confundido con la procedencia literal,
pues esta confusin podra ser fatal en la organizacin
documental.
Cuadro General de Clasificacin
La elaboracin del cuadro general de clasificacin es
la primera accin que se debe realizar para obtener el
mapa documental de la institucin. El cuadro es un
concentrador que permite conocimiento y gestin de los
expedientes agrupados en series documentales con una
referencia estructural relacionadas con las atribuciones
de las unidades administrativas. De esta forma, cada expediente obtiene una liga de pertenencia a un generador y a una funcin, lo cual permite el respeto del principio del orden original y de la procedencia.
A partir de la integracin del mapa documental y
una vez que se establecen los conceptos que pudieran
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ser llamados tambin catlogos de referencia podran

ser codificados por medio de claves institucionales o
convencionales. La codificacin es una repeticin, por
medio de claves alfanumricas, de la parte conceptual
de los catlogos o conceptos que se manejan en los niveles jerrquicos de fondo, seccin y serie. Estos tres niveles, que adems son los requeridos por el numeral decimocuarto de los multicitados Lineamientos Generales,
son la base del cuadro general de clasificacin.
Se entiende por fondo el conjunto de documentos
producidos orgnicamente por una persona fsica o moral en el ejercicio de las actividades y funciones.
Las secciones son las partes de un fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que corresponden a las subdivisiones administrativas que originaron los documentos identificadas a travs de sus
atribuciones.
Las series son los expedientes organizados de acuerdo con el procedimiento administrativo o conservados
como una unidad, por que son el resultado de la misma gestin o procedimiento, o de la misma actividad,
que tienen una misma tipologa o debido a cualquier
otra relacin derivada de su creacin, recepcin o
utilizacin.
Los niveles anteriores pueden ser subdivididos, a su
vez, de acuerdo a las necesidades de la institucin, pero
sin llegar a los extremos de mltiples divisiones, con
una subdivisin por nivel creemos que es suficiente.
Las definiciones anteriores se encuentran en
la Norma Internacional
General de Descripcin
Archivstica
ISAD (G)
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Sin embargo es conveniente destacar que los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin
de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal, nico ordenamiento
oficial en la materia, establece de igual manera definiciones sobre los niveles de la organizacin archivstica:
Fondo: Conjunto de documentos producido orgnicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica.
Seccin: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad,
de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Serie: Divisin de una seccin que corresponde al
conjunto de documentos producidos en el desarrollo de
una misma atribucin general y que versan sobre una
materia o asunto especfico.
En suma,
El todo se divide para su mejor
control por origen, segn las atribuciones, para dominar y clasificar la
produccin documental por series.
El cuadro general de clasificacin permite entre otras

cosas:
la seleccin programada y racional de los documentos organizados por grupos de expedientes homogneos;
la conservacin calificada;
asegurar calidad a las actividades de bsqueda;
agrupar los documentos de tal modo de satisfacer
las exigencias de trabajo de quien produce y desarrolla las actividades administrativas;
centralidad de la correcta formacin de los expedientes;
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la recuperacin de los documentos de forma funcional respecto a las decisiones asumidas o por
asumir;
ser una gua para los usuarios internos y externos
al sujeto productor.
La ordenacin
Nocin de ordenacin.
La ordenacin es la segunda operacin de la organizacin documental. La esencia de la ordenacin est en
la unidad.
Ordenar es unir los elementos o
unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros de acuerdo
a una unidad-orden.
Definicin de
ordenar
Esta operacin se aplica a cada serie, a cada expediente, a los documentos dentro de los expedientes. Hablamos de los expedientes y su contenido; documentos
de un mismo asunto. Por lo tanto, no se puede estrictamente hablar de la ordenacin de un fondo o de un archivo, a menos que la palabra se tome como sinnimo
de organizacin documental.
Ordenar es unir elementos de un conjunto relacionndolos unos con
otros.
Tipos de ordenacin.
Antonia Heredia propone tres tipos de ordenacin:
a) La ordenacin cronolgica. Heredia parte de la
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premisa de que no hay ms elemento estable que la fecha

de un documento cuando sta est expresa. Los tres elementos fundamentales de este tipo de ordenacin es el
ao, el mes y el da.
b) La ordenacin alfabtica. En sta se sigue el orden
del abecedario de las iniciales de las voces escogidas
como representativas. Estos nombres pueden ser de la
materia objeto del contenido documental, o de la persona a que ste se refiera.
c) La ordenacin numrica para unidades de instalacin. En este sentido Heredia seala que la ordenacin
numrica atae a las unidades de instalacin, es decir a
los expedientes que llegan a un archivo administrativo
en momentos diferentes. El nmero que se le da a cada
expediente es relativo a su ingreso y al fichero-registro
del fondo que referir al nmero de los estantes del archivo. Se trata de una identificacin numrica que topogrficamente nos ubique los expedientes.
Operaciones relacionadas con la ordenacin.
La ordenacin suele ir acompaada de una serie de
acciones de tipo mecnico que ayudan a darle forma y
presentacin a los expedientes, y a los documentos propiamente dichos. Estas operaciones son:
a) Una accin importante que tiene ver con los documentos de los expedientes es la de alejar los clips, grapas, alfileres, broches, polvo, etc.
b) La conservacin del documento requiere del control y existen algunas operaciones como la famosa titulacin, foliacin o numeracin y sellado. Debido a los
qumicos de las tintas, que existen hoy en da, algunos
archivos se abstienen de efectuar esta labor. Sin embargo, con anlisis y cuidado es conveniente establecer la
manera de dejar testimonio de la pertenencia archivstica y jurdica de un documento o de un expediente. Se
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recomienda para la foliacin y el sello los ngulos de

los documentos.
c) Tambin en esta fase se coloca la fecha extrema de
los asuntos en las guardas. As mismo, se acostumbra
poner la numeracin que ubica de cada guarda o flder
en referencia a la caja, al estante y al lugar dentro de
cada caja o contenedor.
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En esta leccin se expusieron los siguientes temas
centrales:
El principio de procedencia
Se definieron los siguientes conceptos:
La clasificacin
Cuadro general de clasificacin
La ordenacin
El principio de procedencia
1. Explique en qu consiste la organizacin documental.
2. Distinga entre catalogacin, clasificacin y ordenacin.
3. Enumere tres principios bsicos de la clasificacin.
4. Explique la diferencia entre la clasificacin de una
biblioteca y la de un archivo.
5. Defina qu es un cuadro general de clasificacin.
6. Exprese con sus propias palabras en qu consiste el
principio de procedencia.
54 BCA.
LECCIN 6
LOS MEDIOS DE DESCRIPCIN
La leccin 6 estudia los elementos bsicos de la descripcin archivstica.
La norma internacional de descripcin archivstica
ISAD (G)
La gua general
El inventario
El catlogo
La tarea archivstica que sigue a la organizacin documental es la descripcin. En esta etapa se generan los
instrumentos para el control y la consulta de los archivos. Conviene recordar que no es posible realizar instrumentos de descripcin sin antes, tener organizados
los acervos. La descripcin es pues, reflejo de la organizacin documental.
Los instrumentos de descripcin fundamentalmente
ayudan a ofrecer un servicio preciso y expedito a la institucin o al investigador dependiendo del nivel de archivo que se trate. La descripcin archivstica depender de la parte del archivo que se quiera dar a conocer.
Dentro de la amplia gama de modelos de descripcin
afines a esta disciplina, el Consejo Internacional de
Archivos ha venido desarrollando desde 1989 una normatividad que permita estandarizar a nivel mundial los
principales elementos que describen los archivos. En
esta lnea en el ao de 1993 se adopt el proyecto ISAD
(G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica y en 1995 la Norma Internacional sobre los
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56
Encabezamientos Autorizados Archivsticos Relativos a

Entidades, Personas y Familias.
La norma internacional de descripcin ISAD (G)
La norma ISAD (G) tiene por objeto:
a) Asegurar la creacin de descripciones coherentes
apropiadas e inteligibles por s mismas.
b) Facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre la documentacin de archivo.
c) Hacer posibles los encabezamientos autorizados; y
d) Posibilitar la integridad de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de informacin.
La norma considera la descripcin multinivel, que
abarca el fondo y sus partes como se muestra en el siguiente esquema.
Fondo
Seccin
Series
Se aplican cuatro reglas generales a esta descripcin
multinivel, que a continuacin se enumeran:
1 Descripcin de lo general a lo especfico
Objetivo: representar el contexto y la estructura jerrquica del fondo y sus partes.
Regla: en el primer nivel la descripcin debe dar
informacin del fondo como un todo. En los siguientes niveles se debe dar informacin de las
partes descritas. Las descripciones se mostrarn
en una relacin jerrquica desde la parte al todo,
yendo desde el nivel ms amplio (fondo) al ms
especfico.
2 Informacin pertinente segn el nivel de descripcin
Objetivo: representar de forma precisa el contexto
y contenido de la unidad de descripcin.
Regla: proporcionar, solamente, la informacin
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que sea adecuada al nivel que se est describiendo.

Por ejemplo, si la unidad de descripcin es un fondo, no se proporcionar informacin detallada sobre el contenido de un expediente, ni sobre la historia administrativa de todo un organismo si el
productor de la unidad de descripcin es una divisin del mismo.
3 Interconexin de las descripciones
Objetivo: dejar clara la posicin que ocupa en la
estructura jerrquica la unidad de descripcin.
Regla: relacionar cada descripcin con la unidad
de descripcin inmediatamente superior y, en su
caso, identificar el nivel de descripcin.
4 No repetir la informacin
Objetivo: evitar la redundancia de la informacin
en las descripciones archivsticas relacionadas jerrquicamente.
Regla: incluir, en el nivel superior que sea ms
adecuado, la informacin comn a todas las partes
que los componen. No repetir en el nivel de descripcin la informacin que se haya dado en un nivel superior.
La norma establece veintisis elementos que pueden
ser combinados para constituir la descripcin de cualquier unidad. De stos, slo cinco son considerados
como esenciales a toda descripcin.
1. El cdigo de referencia o como otros llaman,
signatura.
2. Ttulo
3. Fechas de creacin de la unidad de descripcin
4. Nivel de descripcin
5. Volumen de la unidad de descripcin
Cada elemento tiene un objetivo y una regla. De
acuerdo a lo anterior, los elementos de descripcin estn agrupados en cinco reas de informacin. Slo en-
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listaremos los elementos de acuerdo a su rea respectiva

y se detallar el rea que abarcan los cinco elementos
imprescindibles, sealados anteriormente, ya que la
presencia del resto depender de los objetivos perseguidos por la descripcin.
rea de Identificacin.
1. Cdigo de referencia.
Objetivo: identificar el archivo y proporcionar un
nexo de unin entre los documentos y la descripcin que los representa.
Regla: usar la ltima versin de la norma ISO 3166
de cdigos para la representacin de los nombres
de los pases, seguido por el cdigo del archivo, e
acuerdo con el cdigo normalizado de archivos del
pas, seguido del cdigo especfico del archivo local,
la signatura u otro identificador nico. El ISAD (G)
trae como ejemplo el caso de un documento de los
archivos Nacionales de Canad. CA NAC ANC
C2358, CA es el cdigo del pas, NAC ANC el del archivo y C2358 la signatura de depsito.
2. Ttulo
Objetivo: dar nombre a la unidad de descripcin.
Regla: Cuando la unidad de descripcin tenga un
ttulo formal, ste deber transcribirse textualmente palabra por palabra, con su orden y ortografa
original, pero no necesariamente ni la puntuacin
ni las maysculas. En caso de no existir un ttulo,
se sugiere redactar uno conciso. En el nivel de fondo deber ser incluido el nombre del productor.
En los niveles ms bajos se establece sealar el
nombre del productor y el trmino que nos hable
de la tipologa de los documentos que comprenda
la unidad de descripcin, y si fuere apropiado, una
frase reflejando funcin, actividad, materia, localizacin o asunto.
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Fondo: Dependencia o Entidad

Seccin: La atribucin de la Unidad Administrativa
Series: Las funciones y acciones con las que se llega a cumplir la atribucin y generan expedientes.
3. Fechas de creacin de la unidad de descripcin
Objetivo: identificar las fechas de creacin de la
unidad de descripcin.
Regla: las fechas se establecern tanto en el caso
de una nica data como en el de un periodo cronolgico. Se debern incluir las fechas de creacin si
es un periodo cronolgico, excepto si la unidad de
descripcin es un fondo en el que se recibirn nuevas transferencias. Ejemplo:
4 octubre de 1749
Circa 1810
1855
Antes de 1864
1877-1910
191403/04/1920 23/12/1930
Opcionalmente se pueden incluir fechas dominantes. En tal caso se establece no incluir las fechas
predominantes sin las fechas extremas:
1810-1821 (predomina 1815-1818)
1910-1940 (predomina 1914-1917)
4. Nivel de descripcin
Objetivo: identificar el nivel de descripcin.
Regla: se debe identificar el nivel de descripcin:
fondo, serie, subserie, expediente, documento.
5. Volumen de la unidad de descripcin
Objetivo: especificar el volumen fsico y el soporte
de la unidad de descripcin.
Regla: se debe describir el volumen de la unidad
de descripcin dando el nmero de unidades fsi-
60
cas en cifras arbigas y la denominacin ms

apropiada del tipo de soportes. Ejemplos:
2 rollo de pelculas
20 expedientes
10 volmenes
rea de Contexto
6. Nombre del productor.
7. Historia institucional/biografa.
8. Fechas extremas en que el productor ha generado los documentos de la unidad de descripcin.
9. Historia de la custodia de los documentos.
10. Forma de ingreso.
rea de Contenido y Estructura
11. Valoracin, Seleccin y Eliminacin.
12. Nuevos ingresos.
13. Organizacin.
rea de Condiciones de Acceso y Utilizacin
14. Situacin jurdica.
15. Condiciones de acceso.
16. Derechos de autor/normas sobre reproduccin.
17. Lengua de los documentos.
18. Caractersticas fsicas.
19. Instrumentos de descripcin.
rea de Documentacin Asociada
20. Localizacin de los documentos originales.
21. Existencia de copias.
22. Unidades de descripcin relacionadas en el
Archivo.
23. Documentos complementarios en otros archivos.
24. Biografa.
rea de Notas
25. Notas.
Los instrumentos o medios de descripcin

Los instrumentos de descripcin generalizados son:
la gua general, el inventario y el catlogo. Brevemente
veamos cul es el significado de cada uno de ellos.
61
La gua general
La gua general orienta de manera global y destaca
lo ms importante de un archivo. Pueden ser los fondos
de un archivo, como la gua del Archivo General de la
Nacin, los de un solo fondo, como la gua del archivo
histrico del obispado de Michoacn de la Casa de Morelos; la gua, contiene informacin sobre el archivo y
su contenido. Se dan noticias del origen y creacin del
archivo, de la historia de la institucin generadora, de
los problemas por los que el acervo ha pasado, de la historia del edificio, de la ubicacin, si es el caso, de fondos que no estuvieran en la sede a describir, o de aquellos fondos que hayan llegado de otro lugar, de las
modificaciones en la organizacin de los fondos, de la
bibliografa relacionada con el material documental, de
la relacin completa de los instrumentos de descripcin
sobre los fondos, del tipo de servicio que se da al pblico. La gua general comnmente corresponde a la descripcin de un archivo histrico.
Qu es un inventario archivstico?
El inventario archivstico es un instrumento que describe la clasificacin de un fondo de manera global sin
descender a las particularidades de las piezas o unidades archivsticas. Por tanto, el inventario no puede confundirse con el catlogo ni con el ndice. El inventario
archivstico no es un enlistado o relacin de objetos
como los inventarios de bienes muebles que realizan las
dependencias pblicas y privadas que necesitan controlar la existencia de todos los enseres de oficinas o de los
lugares en donde los empleados prestan su servicio.
Existen reglas especficas para realizar un inventario
archivstico. En l, se describen las series generadas orgnica o funcionalmente en el curso de la gestin de
una institucin cuando hablamos de archivos de trmite
62
o de concentracin, o bien, es resultado de la descripcin de las series que integran las secciones o un fondo
documental de un archivo histrico. El campo de accin de un inventario archivstico es un fondo o secciones completas. Sus funciones son de control, de orientacin y de informacin para la institucin generadora, o
para el investigador, cuando se trata de un archivo histrico. Para lograr un inventario es necesario haber
realizado la clasificacin. Los elementos de un inventario archivstico deben describir el fondo completo clasificado refiriendo la localizacin topogrfica; el inventario archivstico nos dice: qu es lo que hay y en dnde
est ubicado.
A continuacin presentamos, a manera de ejemplo,
un formato de inventario de archivo de trmite:
62
Clave
Expediente
Serie
Documental
Subseccin (slo en caso de existir)
Seccin
Perodo
de Trmite
Concluido
Pendiente
Estado de Trmite
Hoja:
Asunto
De: _
63
64
El catlogo
El catlogo archivstico es un enlistado de documentos que implica una descripcin de los datos precisos de
cada uno de ellos y de su ubicacin topogrfica. El catlogo archivstico difiere del bibliotecario o de cualquier
otro, en cuanto se ocupa de la pieza documental o de la
unidad archivstica de una parte o de la totalidad de
una serie. El catlogo est soportado por la ordenacin,
as como el inventario por la clasificacin; es pues, un
reflejo de esa operacin de la organizacin documental.
La descripcin del catlogo puede ser tan amplia y detallada cuanto se crea conveniente ofrecer datos al investigador. Los elementos que conforman los catlogos
archivsticos son: la fecha completa; el tipo de documento; el autor; el destinatario; el asunto o materia; datos externos como medidas, conservacin, materia sobre la que est escrito; fondo, seccin, expediente,
nmero de orden; y topografa. Un ejemplo de ficha de
catlogo pudiera ser el siguiente:
Catlogo de pieza documental

2 nov. 1551.
Real Cdulas.
Prado.
Real Cdula sobre la fundacin de la Real
y Pontificia Universidad de Mxico firmada
en el Prado el 2 de noviembre de 1551, por
el Prncipe de Espaa, Felipe II.
Archivo General de la Nacin, Universidad,

vol. 7, exp. 1, f. 5, documento en papel 30 x 20 cm,
en buenas condiciones, en castellano, letra humanstica.
65
En la leccin 6 se estudi la norma para la descripcin
de archivos propuesta por el Consejo Internacional
de Archivos y tres de los medios descriptivos ms
usados por los archivistas.
Los temas que se desarrollaron fueron:
La Norma General Internacional de Descripcin
Archivstica.
La Gua General
El Inventario
El Catlogo
1. Enumere las cinco reas propuesta por la Norma
ISAD (G).
2. Explique con sus palabras en qu consiste la descripcin multinivel.
3. Cul es el papel de una gua general.
4. Qu describe el inventario.
5. Cul es la caracterstica esencial del catlogo.
6. Establezca la diferencia entre inventario y catlogo.
66 BCA.
LECCIN 7
LA VALORACIN DE LOS ARCHIVOS
La leccin 7 estudia el concepto de valor y los principales criterios de la valoracin archivstica.
La definiciones de valoracin
Los valores primarios
Los valores secundarios
La taxonoma de series documentales
El catlogo de disposicin documental
El tema de valoracin hoy en da ha adquirido una
importancia vital para los archivos. La valoracin no es
un proceso que se realiza en la ltima fase del proceso
archivstico, sino que abarca todo el ciclo vital de los
documentos y se realiza de manera integral.
El Valor desde el punto de vista de la filosofa
La filosofa a travs de la tica, estudia lo concerniente a los valores y seala que el valor debe ser considerado como expresin integral del ser: es lo que hace
alguna persona o cosa digna de aprecio. La persona
convierte al ente en valor y al mismo tiempo interacta
con aquello que valora al intercambiar el aprecio con
las bondades que se encuentran en el objeto valorado.
Con este concepto de valor rico en contenido aplicado a
la archivstica, se pretende aprovechar la riqueza del
concepto, es decir, en cuanto que el acto de valorar significa alimentar el espritu; en la valoracin archivstica,
no slo intervienen las manos como smbolo de identifi67
68
cacin con la tcnica, sino toda la persona. Valorar es

algo ms pleno que involucra a todo el ser humano.
La Valoracin Archivstica
Trminos usados y conveniencia de la palabra valor.
Theodoro Schellenberg afirmaba que en un programa
de valoracin no poda existir substituto alguno para un
trabajo analtico y minucioso; ya que no se podan inventar tcnicas que redujeran el trabajo de tomar una
decisin sobre los valores. La toma de decisin, es decir, el juicio de valor, es resultado, segn se dijo anteriormente, de un proceso que implica el acopio de informacin; en el caso de los archivos, la informacin o
el conocimiento es de carcter administrativo, fiscal, jurdico, tcnico, histrico, diplomtico, etc. Se trata de
analizar de manera crtica e integral estos factores relacionados con las series documentales en vista a una seleccin para su destino final. O dicho de otro modo, es
un proceso realizado con un sentido holstico para garantizar el sistema de la memoria institucional teniendo
en cuenta el gran problema de la explosin contempornea de documentos escritos en las administraciones
pblicas y privadas.
Sobre esta base cabe preguntarse cul es el trmino
ms apropiado para definir la accin que se relaciona
con la responsabilidad de conservar y de dar de baja las
series documentales de un organismo? El tema que
abordamos ha sido denominado de diversas formas por
los autores que se han ocupado de l, por ejemplo le
han llamado: seleccin, tra o trilla, descarte, expurgo,
retencin, depuracin, disposicin, etc. Sin embargo, si
consideramos que este proceso, ante todo, es una operacin intelectual y necesariamente previa, que gua a
otra operacin de carcter material, debemos utilizar
un trmino cuya significacin sustente la accin que
realizamos y que, al mismo tiempo, englobe o incluya,
69
como una derivacin lgica, otras acciones que culminen el proceso antes mencionado. La operacin intelectual que ilumina este trabajo, segn nuestro modo de
entender, es la valoracin. Y dentro de ella, la operacin material se enfoca a la eleccin de las series documentales para su conservacin o su eliminacin fsica.
En otras palabras, este juicio de valor es el que nos ayudar a expurgar, depurar, seleccionar y a disponer las
series documentales de una organizacin.
La valoracin es el trmino que engloba las acciones y actitudes de anlisis
integral en vista a la conservacin
cualitativa de los documental producidos en una institucin.
Valoracin
documentos
Ahora bien, el emitir un juicio de valor no solo implica conocimientos, ni tampoco significa lanzar una opinin para determinar framente algo como bueno o
como malo. Valorar, como vimos, exige un compromiso
personal. Es decir, compromete a la persona porque al
realizar un juicio de aprecio, de algn modo, se hace
extensiva la persona hacia el ser o la cosa a quien se dirige el juicio y en correspondencia, la apreciacin o valoracin enriquece a la persona al entregarle las virtudes encontradas del objeto valorado.
La valoracin exige un
compromiso personal e
institucional
Si trasladamos estas nociones al campo archivstico,

debemos considerar que la valoracin archivstica ofrece la posibilidad de desarrollar la capacidad de asombro, capacidad constitutiva del ser humano. Por ejem-
70
plo, la apreciacin musical enaltece al espritu, existe

una correspondencia entre escuchar la msica y lo que
sta ofrece al odo del escucha. Los documentos son
parte de los bienes culturales de un grupo humano; forman el patrimonio de una sociedad, es decir, la herencia que los padres dejan a sus hijos. Estos bienes o este
patrimonio son la posibilidad de extender el conocimiento, de potenciar la memoria, la identidad de una
persona o de un pueblo. Bajo esta perspectiva el valor
adquiere una dimensin humana; no se trata, en el mbito archivstico, de determinar qu papeles se tiran o
qu papales se quedan. Valorar una documentacin implica un compromiso, una actitud de respeto, de admiracin porque el documento que est frente a m es parte de mi ser, de mi tradicin familiar, de mi identidad
nacional, en suma, de la humanidad entera.
La valoracin Archivstica supone un juicio de valor
resultado de un proceso que implica el acopio de informacin de carcter administrativo, fiscal, jurdico, tcnico, histrico, diplomtico, etc. Se trata de analizar de
manera crtica e integral estos factores relacionados
con las series documentales en vista a una seleccin
para su destino final.
La valoracin archivstica es un juicio sustentado en un profundo anlisis en vistas a determinar el destino final de los documentos.
Valoracin
archivstica
El Valor Primario
El documento nace con un propsito que puede ser
administrativo, fiscal, legal, contable, etc. Mientras ese
propsito establezca una fuerza en el cumplimiento de
lo que expresa su texto, es decir defender derechos, exi-
71
gir obligaciones, certificar, comunicar, etc., el documento est activo, vigente.

El valor primario, inmediato o continuo se establece
tomando como medida el tiempo, que abarca un periodo de uso activo, llamado vigencia y un plazo o periodo de guarda precautorio.
Entendemos la vigencia como el uso continuo que
tienen los documentos en las oficinas para cualquier
propsito. Durante esta vigencia se mantiene la fuerza
de obligatoriedad, ya sea administrativa, jurdica, fiscal
o tcnica en los trmites a travs de los documentos
Los valores primarios, inmediatos o continuos del
expediente tambin estn determinados por un periodo
de conservacin o plazo precautorio que se le asigna al
mismo. Este plazo abarca un tiempo durante el cual se
concede al otorgante y al destinatario la posibilidad de
revisar algn aspecto que parezca impugnable; es decir,
se retienen los expedientes con el fin de responder a posibles reclamaciones administrativas o jurdicas.
Administrativo
Este valor es el asignado a los documentos que sirven para realizar operaciones administrativas propias
del organismo y las relacionadas con los destinatarios
de un trmite. El expediente tiene valor administrativo
mientras el contenido tenga uso para el organismo.
Legal
Entendido ste, como aquel que contienen los documentos dispositivos del Estado que afectan al orden
general. Por ejemplo, los documentos que sustentan
derechos como los libros del Registro Pblico de la Propiedad y del Comercio.
Tcnico
El uso que pueden tener algunos documentos de este
grupo, estn marcados por reglamentos o normas que
72
deben ser atendidas para la vigencia, la retencin o

guarda precautoria, y para la disposicin final.
El Valor Secundario
Se aplican a los expedientes que han terminado su
vigencia operativa, su uso continuo y su plazo de retencin precautoria porque han concluido su trmite, han
caducado o por otra razn determinada por los actores
del trmite.
El texto no tiene fuerza obligatoria desde el punto de
vista administrativo, fiscal o legal, aunque sigue siendo
testimonio de una accin administrativa.
Secundario, mediato o duradero va a significar permanencia definitiva, conservacin para siempre. Una
vigencia con un contexto ms amplio que el operativo,
en el cual el carcter de cientfico o cultural ser la
nota constitutiva del expediente. Por ello podemos hablar de una vigencia cultural o cientfica.
La macrovaloracin
La valoracin hoy en da ha sido replanteada para
aplicarse de manera integral en todo el ciclo de vida del
documento privilegiando el anlisis de las series documentales en vez de los documentos sueltos. La gran
cantidad de papeles generados por la administracin
pblica contempornea, aunado a la ausencia del mtodo archivstico en el trabajo cotidiano de las oficinas y
del propio archivo de concentracin, han trado como
consecuencia la creacin de bodegas con papel desorganizado y sin control alguno; de tal modo que es muy difcil valorar sin tener una visin de conjunto partiendo
de un eje manejable y archivstico como son las series.
73
Series documentales
Con valor secundario,
mediato o duradero
pero que tienen vigencia de larga duracin o uso continuo
(coexisten con el valor primario, inmediato o continuo)
Ejemplos
Destino final
Registro de predios Predeterminado

del Registro pblico para conservacin
de la propiedad y del
Comercio, actas del
Registro Civil, expedientes de pensionados...
Con valor secundario, Programa anual, estu- Predeterminado

mediato o duradero, dios, investigaciones, para conservacin
pero que tienen vi- programas.
gencia operativa de
mediana y corta duracin.
Con valor primario,
inmediato o continuo
y sin valor secundario, mediato o duradero.
La mayor parte de la Predeterminado

documentacin
de para baja
apoyo administrativo:
plizas de egresos,
No predecibles y
Con valor primario, *Juicios laborales,
inmediato o continuo *expedientes de per- analizar para destino final.
que por sus caracte- sonal,
rsticas propias tengan que ser valoradas *expedientes clnicos.
al finalizar su periodo
de guarda precautoria para establecer su
destino final.
El Catlogo o Tabla de disposicin documental

El catlogo de disposicin documental o tabla de retencin establece el plazo de conservacin de las series
documentales, a partir de que en el expediente se ingres el ltimo acto administrativo, legal o contable, en los
archivos de trmite, es decir a partir de que se cierra el
expediente, y su resguardo precautorio en el archivo de
concentracin, determinando la valoracin preliminar
del posible destino final de los documentos, es decir
causa baja o se transfiere a un archivo histrico.
El objetivo es unificar los criterios en toda la institu-
74
cin sobre los tiempos de retencin en las oficinas y en

el archivo de concentracin para una mejor circulacin
de los documentos a nivel institucional, evitando la saturacin documental, el procedimiento de elaboracin
se encuentra ligado a la valoracin documental.
Adems, sirve de instrumento jurdico-administrativo
para tener un marco de referencia sobre la retencin de
los documentos y el posible destino final a nivel institucional.
De tal manera es necesario destacar que la definicin oficial de catlogo de disposicin documental, para
la Administracin Pblica Federal, y que se podra tomar en cuenta en la Estatal y Municipal as como en los
Poderes Legislativo y Judicial, se public el 20 de febrero de 2004 en los Lineamientos Generales para la
organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal.
Clasificacin
Series
Admvo.
Legal
Contable
Tipo de documento
Reservada
Confidencial
Clasificacin
de la informacin
Archivo de
concentracin
Tiempo de guarda
(aos)
Archivo
de trmite
Baja
Archivo
histrico
Destino
final
75
76
la valoracin,
los valores primarios y valores secundarios.
La macrovaloracin, y
Se ha expuesto el concepto de valor desde la perspectiva de la filosofa y su aplicacin al campo de la
archivstica.
Se ha estudiado el significado de los valores primarios y
secundarios.
Se ha definido el papel de la macrovaloracin como un
proceso integral de anlisis de series documentales.
Se ha subrayado la importancia del catlogo de disposicin documental como un instrumento jurdico-administrativo que unifica el criterio de una institucin
en cuanto que define los tiempos de conservacin o
retencin de expedientes en las oficinas y en el archivo de concentracin, y realiza la prevaloracin de los
mismos para su destino final.
1. Defina con sus propias palabras los siguientes trminos:
Valoracin archivstica
macrovaloracin.
2. Cul es la diferencia entre valor primario y valor secundario?
3. Para qu sirve el catlogo de disposicin documental?
4. Por qu es importante la valoracin en una institucin?
LECCIN 8
LA CONSERVACIN DE LOS ARCHIVOS
La leccin 8 estudia lo que corresponde a la conservacin de los soportes materiales de la informacin, es
decir el papel, y en los casos de los documentos electrnicos, los requerimientos mnimos de preservacin de
la informacin.
Los procesos de conservacin
La preservacin o prevencin
La conservacin del papel
La conservacin de la informacin electrnica
La conservacin de documentos se fundamenta en el
principio de que todo documento posee una naturaleza
corprea o fsica, y es portadora de un mensaje o
contenido.
Esto determina la bsqueda de un necesario equilibrio entre la funcin conservadora, forzosamente restrictiva como protectora de la materialidad del documento, y la funcin difusora, que debe ser magnnima
por conocedora de los valores que el documento encierra. De aqu se establece que la conservacin documental debe orientarse, tanto hacia la integridad fsica del
documento (el soporte) como a su integridad funcional
(el material sustentado).
Integridad fsica: hace referencia a su permanencia,
es decir, al mantenimiento de todos los elementos que
constituyen su naturaleza corprea o fsica.
77
78
Integridad funcional: hace referencia a su durabilidad, es decir, al mantenimiento de todos los elementos
que conforman el mensaje o contenido original; devolvindole la capacidad de transmitirlo.
La conservacin de documentos contempla, de modo
general, tres fases de intervencin a las que puede ser
sometido un documento dependiendo de su estado: la
preservacin que evita, la conservacin que detiene y la
restauracin que repara el deterioro.
La preservacin
La primera fase corresponde a la preservacin o prevencin. Est dirigida a evitar de manera global el deterioro producido por agentes externos mediante un control de todos los elementos que lo rodean. El control se
realiza a travs del anlisis de los siguientes aspectos:
Control del Medio
Ambiente
El lugar
Agentes
de deterioro
Edificacin
Causas
de deterioro
Local
Acervo
79
El lugar
El lugar corresponde a la ubicacin fsica del acervo,
en relacin a su entorno.
Aspectos de anlisis:
Orientacin: se trata de establecer la incidencia directa o indirecta de la luz natural y la direccin de los
vientos predominantes.
Fuentes de contaminacin: se trata de examinar la incidencia directa de agentes contaminantes (gases, polucin, etc.).
Edificacin
Anlisis de los diferentes elementos considerados
como potenciales agentes de deterioro del edificio en el
que se alberga el acervo. Entre ellos tenemos:
Materiales constructivos
Instalaciones de aguas
Instalaciones elctricas
Ventanas y accesos
Otras instalaciones
Local
Anlisis de las condiciones del local en que se encuentra el acervo (archivo, biblioteca, depsito, etc.).
Aspectos que deben analizarse:
Distribucin espacial
Distribucin funcional
Niveles ambientales
Humedad relativa
Temperatura
Iluminacin
Contaminacin
Mobiliario
Estanteras
Acervo
Anlisis del estado de conservacin en que se encuentran los documentos. Este puede ser realizado me-
80
diante un muestreo de todo el acervo. Estos anlisis deben contemplar:

Alteraciones fsicas, reacciones qumicas y contaminacin biolgica
Es importante determinar las diferentes causas que
originan el deterioro en los documentos; operacin que
debe ser realizada a partir el anlisis de los deterioros.
Procedimiento a seguir:
Luego de realizados todos estos anlisis, es posible
establecer, a partir de los resultados obtenidos, el procedimiento adecuado a seguir; basndose en las siguientes consideraciones:
Recursos econmicos existentes
Disponibilidad de personal
Equipo existente
Espacio fsico
Agentes de deterioro
Los agentes de deterioro son aquellos que ocasionan
algn tipo de alteracin o dao a los documentos. Estos
pueden provenir tanto del exterior, como estar inmersos en el propio documento. Desde el da en que un documento es creado sufre un constante proceso de deterioro o envejecimiento, y por su naturaleza orgnica es
potencialmente perecible.
Los agentes de deterioro generalmente causan daos
especficos en los documentos.
81
Causas de deterioro
Intrnsecas
Por su
naturaleza
Por su
Estructura
Extrnsecas
Ambientales
Fsicas
Luz
Biolgicas
Fsico mecnicas
Circunstanciales
Bacterias
Manipulacin
Incendios
Hongos
Negligencia
Inundaciones
Humedad
Insectos
Vandalismo
Terremotos
Temperatura
Roedores
Robos
Guerras
Intervenciones
anteriores
Qumicas
Polucin
atmosfrica
Causas de deterioro
Intrnsecas
Son las que se encuentran en la propia naturaleza de
los elementos utilizados en la manufactura o produccin de los papeles, as como tambin en la naturaleza
de los materiales sustentados utilizados en la impresin
de los mismos, ya que es imposible disociar al material
82
sustentado del propio soporte. Estas pueden ser clasificadas de la siguiente manera:
Por su naturaleza: pueden ser congnitas o por predisposicin. Estas son provocadas principalmente por
los siguientes agentes:
Aguas impuras
Materiales cidas
Impurezas metlicas
Manufactura defectuosa
Pasta de madera
Papel reciclado
Por su estructura: pueden ser por incompatibilidad o
inestabilidad de los materiales. Estas pueden ser provocados por:
Componentes de la pasta
Productos clorados
Colas orgnicas
Desengrasantes
Aditivos
Estos deterioros en los papeles pueden producir las
siguientes alteraciones:
Papeles quebradizos
Amarillamiento
Fragilidad
Oxidacin
Manchas
Deformaciones
Acidez
Exfoliaciones
Extrnsecas
Son las que se encuentran fuera de los documentos y
estn relacionadas directamente con el medio ambiente.
Causas ambientales: Fsicas
Luz: este elemento no es inconveniente para la buena
conservacin de los documentos, siempre y cuando se
83
mantenga un estricto control sobre su intensidad, ya

que cumple una importante accin germicida sobre determinados microorganismos.
Luz natural: corresponde a la luz solar. Esta luz generadora de calor posee un elevado porcentaje de radiaciones ultravioletas.
Luz artificial: corresponde a las lmparas:
Incandescentes: las cuales general calor y emiten
mayor cantidad de radiaciones infrarrojas que
ultravioletas.
Fluorescentes: denominada tambin luz fra, la
cual emite mayor cantidad de radiaciones ultravioletas que infrarrojas.
Los mayores problemas que genera la exposicin de
un documento a la luz, estn ocasionados por los rayos
no visibles al ojo humano, es decir, las radiaciones ultravioletas y las radiaciones infrarrojas, las cuales continan su accin deteriorante an despus de retirada la
fuente luminosa. Las radiaciones ultravioletas provocan
reacciones qumicas en los papeles, ocasionando daos
no visibles a los documentos. Estos pueden ser:
Ruptura de las cadenas moleculares
Prdida de la estabilidad estructural
Las radiaciones infrarrojas, provocan alteraciones fsicas en los papeles, ocasionando daos no visibles a los
documentos:
Amarillamiento
Contracciones
Oxidacin
Fragilidad
Deformaciones
Instrumentos de medicin:
Luxmetros: permiten medir la iluminacin en cada
punto del ambiente, es decir, el nmero de lux.
84
Ultraviolmetros: permiten medir la intensidad de las

radiaciones ultravioletas expresadas en microwatts por
lumen de la proporcin de U.V., en cualquier fuente de
luz.
Instrumentos de control:
Filtros U.V.: reducen las radiaciones ultravioletas de
la luz solar como la de las lmparas fluorescentes. Las
lmparas incandescentes de tungsteno no necesitan filtro de U.V. Las lmparas de halgeno requieren de un
filtro ordinario, ya que poseen una cantidad no despreciable de radiaciones ultravioletas. Estas se encuentran
disponibles tanto en forma de lminas como en lquido,
los cuales se aplican directamente en las superficies de
los vidrios.
Recomendaciones generales:
Luz ambiental 50 lux para depsitos.
Luz ambiental 100 lux para bibliotecas.
Luz ambiental 70 mw/lumen U.V.
Iluminacin puntual para lectura 500-700 lux.
Evitar la incidencia directa de los rayos solares.
Reducir la cantidad de radiaciones infrarrojas.
Reducir la cantidad de radiaciones ultravioletas.
Evitar las instalaciones elctricas inadecuadas.
Restringir el uso de copias xerox, fotografas,
films. En estos casos se puede sacar copias a partir
de copias o a partir de microfilm.
Utilizar filtros U.V. en ventanas y lmparas fluorescentes. En casos extremos se puede utilizar cortinas o persianas.
Realizar un monitoreo peridico de las instalaciones elctricas, niveles de iluminacin y del estado
de filtros.
En caso de exposicin:
Las lmparas incandescentes deben ser instaladas
lejos de los documentos, para evitar las radiacio-
85
nes calorficas. Nunca deben ser colocadas dentro

de las vitrinas de exhibicin.
Establecer un equilibrio entre la intensidad de iluminacin y el tiempo de exposicin.
Realizar una constante rotacin de las obras.
Utilizar un facsmile en lugar del documento original, indicando siempre su procedencia.
Es importante, en casos extremos, tener presente
la posibilidad de utilizar los recursos propios para
proteger de mejor manera los documentos.
Humedad relativa: es la cantidad de vapor de agua

que contiene un ambiente determinado, expresado en
porcentaje.
Humedad absoluta
HR = _____________________ x 100
Humedad de saturacin
Humedad absoluta: es la cantidad de vapor de agua
en un volumen de aire dado, a una determinada temperatura.
Humedad de saturacin: es la cantidad mxima de
vapor de agua que el mismo volumen de aire podra
contener a la misma temperatura. La humedad relativa
de un ambiente puede variar a causa de muchos factores, entre ellos tenemos: la lluvia, la presencia de ros,
lagos, el mar, terrenos hmedos, por goteras o tuberas
deterioradas, por capilaridad, por la presencia de personas, por condensacin, etc.
Temperatura: referida al estado atmosfrico del aire.
Est relacionado directamente con la humedad relativa,
ya que la alteracin de una provoca la alteracin de la
otra. El deterioro de los documentos es ocasionado
principalmente por las elevadas fluctuaciones entre los
niveles de humedad relativa y temperatura.
86
Fluctuaciones en la Humedad relativa:

Son provocadas por las fluctuaciones en la temperatura.
Particularmente dainas con variaciones de 5%
en una hora, no s en variaciones anuales.
Producen debilitamiento de las fibras provocadas
por las sucesivas contracciones y dilataciones del
soporte.
Inestabilidad dimensional.
Prdida del material sustentado debido a la diferencia en los rangos de dilatacin y contraccin.
Posibilidad de condensacin de agua provocada
por cadas bruscas de temperatura, ocasionando:
manchas, disolucin de tintas, disolucin de colas,
oxidacin de apliques metlicos, etc.
Alta Humedad relativa (>70%):
Propicia el ataque de microorganismos.
Aumento de volumen.
Aumento de peso.
Posible disolucin de tintas y colas.
Manchas de agua.
Disolucin de las cargas (papel couch).
Oxidacin (tintas ferroglicas).
Hidrlisis.
Aceleracin de la acidez.
Conjuntamente con una alta temperatura aceleran
las reacciones de degradacin.
Baja Humedad relativa (<35%):
Prdida de flexibilidad.
Resecamiento por prdida de agua.
Endurecimiento de las colas y prdida de sus
propiedades.
Agrietamiento de las cargas.
Inestabilidad dimensional.
87
Instrumentos de medicin:
Fijos o de aplique: los cuales se mantienen de forma
permanente en el local; para realizar un monitoreo peridico de los niveles ambientales. Entre ellos tenemos:
Termmetros que permiten medir la temperatura del
aire en recintos interiores.
Actualmente existe una diversidad de modelos que
cumplen con esta funcin: electrnicos, digitales, de
alta precisin por infrarrojos, a distancia, etiquetas autoadhesivas, lpices, etc.
Higrmetros permiten medir la humedad relativa del
aire al momento de la lectura. Entre los modelos actuales tenemos: los de cabello y las tiras de papel.
Termohigrmetros son una mezcla de los dos anteriores, ya que permiten medir al mismo tiempo la humedad relativa, la temperatura y el punto de roco.
Actualmente existe un termohigrmetro para papeles, el cual trabaja mediante una sonda de medicin en
forma de sable, pudiendo insertarse entre las pilas de
papeles o en el interior de un libro sin causar ningn
tipo de deterioro. Tambin puede ser utilizado para medir la superficie plana de un papel.
Alternos: stos permiten realizar un control ms preciso de los niveles existentes. Adems sirven para calibrar los instrumentos fijos o de aplique. Entre ellos
tenemos:
Psicomtros instrumento utilizado para la medicin
de la HR y la temperatura del aire. Consta de un termmetro seco y de un termmetro llamado hmedo, suyo
bulbo est rodeado de una mecha de algodn empapado
en agua. La diferencia de temperatura entre ambos, obtenida con la ayuda de una tabla de conversin determina
la humedad relativa. Estos instrumentos sirven adems
para calibrar los higrmetros, los termohigrmetros y
los termohigrgrafos.
88
Termohigrgrafos instrumentos utilizados para registrar la temperatura y la humedad relativa de modo continuo. Para ello se utiliza un tambor giratorio sobre el
que se enrolla un papel grfico con dos agujas que registran simultneamente la temperatura y la HR. Estos
mecanismos pueden ser de relojera o de cuarzo. Los
registros grficos permiten realizar un anlisis preciso
sobre las fluctuaciones existentes en el local.
Humidificadores son aparatos destinados a la regulacin de la humedad ambiental aportando al aire la cantidad necesaria de vapor de agua segn sean las necesidades higromtricas del local.
Entre los tipos ms conocidos tenemos: los humidificadores de vapor, los cuales emiten al ambiente una
mezcla de aire y vapor de agua obtenido a partir del calentamiento del agua.
Deshumidificadores son aparatos de regulacin ambiental. Estos aparatos pueden trabajar mediante refrigeracin o a partir de un agente deshidratante como el
gel de slice o el fluoruro de litio, los cuales absorben la
cantidad necesaria de vapor de agua segn las necesidades higromtricas del ambiente.
Gel de slice es un material slido poroso que consiste en slice fabricada en bolitas de diversos tamaos. Se
obtiene por tratamiento de silicato sdico con cido sulfrico. Tiene alto poder de absorcin de la humedad
atmosfrica.
Este producto absorbe gran cantidad de humedad e
indica con el cambio de color (azul a rosa), su nivel de
saturacin. Adems tiene la ventaja de poder ser reactivado posteriormente con la ayuda de una estufa de desecacin. Debido a su tamao es muy recomendable
para utilizarlo en espacios reducidos; como vitrinas de
exhibicin.
89
Humedad relativa entre el 45%-55%.
Temperatura 18-22 grados C.
Determinar los niveles ambientales existentes.
Determinar las posibles causas de las fluctuaciones.
Establecer los niveles adecuados de conservacin.
Estos niveles varan de acuerdo al tipo de material
existente en el acervo, y estn determinados en relacin
a las personas que laboren en estos ambientes.
Causas ambientales:
Qumicas
Polucin atmosfrica: la polucin atmosfrica est
constituida por todos los elementos contaminantes que
se encuentren en el ambiente.
Este tipo de contaminacin, que se encuentra principalmente en zonas urbanas e industriales, es uno de los
que ofrece mayores dificultades de erradicacin, ya que
esto requiere de equipos especiales generalmente de
elevado costo.
Estos contaminantes pueden dividirse:
En partculas slidas: son las que provocan principalmente alteraciones fsicas, ya que actan como sustancias abrasivas sobre la superficie de los documentos,
como por ejemplo:
Polvo
Fragmentos metlicos
Carbn
Esporas de microorganismo
En vapores o gases: provocan reacciones qumicas en
los documentos.
Dixido de azufre que junto al aire y al agua, forman el cido sulfrico.
Dixido de nitrgeno originado de la quema de to-
90
dos los derivados del petrleo, as como de la combustin de varios productos qumicos. Junto al aire
y al agua se forma el cido ntrico.
Ozono que se origina por la interaccin de la luz
solar y el dixido de nitrgeno expelido por la
combustin de la gasolina de los automotores.
Aerosoles que actan generalmente como catalizadores de las reacciones qumicas.
Estas sustancias producen en los papeles en las siguientes alteraciones:
Acidez superficial
Amarillamiento
Decoloracin
Resecamiento
Desgaste superficial
Oxidacin de la celulosa
Microorganismos
Purificadores de aire compuestos de un filtro mecnico el cual retiene las partculas mayores de polvo,
despus un filtro electrosttico que atrae y retiene como
un imn las partculas ms pequeas, y finalmente un
filtro de carbono que absorbe la contaminacin qumica
del aire. Mediante este equipo es posible retener el 95%
de la suciedad contenida en el aire.
Evitar la ventilacin proveniente de reas de contaminacin o de calles con elevado trfico vehicular.
Es posible utilizar filtros de tela o pelln para disminuir el ingreso de partculas mayores.
Realizar una limpieza peridica del local.
Realizar un cambio o limpieza peridica de los
filtros.
Mantener los niveles adecuados de HR y temperatura.
91
Causas biolgicas
Bacterias: son consideradas la escala inferior del
reino animal. Estos microorganismos se multiplican rpidamente y su forma esporulada les permite sobrevivir
incluso en condiciones ambientales adversas. Al igual
que algunas clases de hongos, existen bacterias anaerbicas, es decir, que pueden sobrevivir sin oxgeno. Una
de las enterobacterias ms comunes en nuestro medio
es la Chaetomium.
Estos microorganismos pueden producir en los documentos, las siguientes alteraciones:
Oxidan el azufre transformndolo en cido sulfrico.
Reducen el sulfato transformndolo en sulfuro de
hidrgeno.
Degradan el amonio transformndolo en nitritos.
Foxn o moteado producido por los cidos orgnicos que reaccionan qumicamente con las impurezas de origen metlico.
Hongos: de aspecto algodonoso, constituyen la escala
menor de los vegetales, no poseen clorofila y su sustrato
vegetativo lo componen filamentos multicelulares denominados hifas, las cuales forman el micelo. Su crecimiento se realiza por germinacin por medio de las esporas. Estos microorganismos obtienen el carbohidrato
de la glucosa. Los hongos que atacan a los documentos
generalmente se encuentran latentes en el medio ambiente, en un perfecto equilibrio de las condiciones ambientales, es decir: HR, temperatura, ventilacin, iluminacin, etc. Cuando este equilibrio se rompe, ya sea por
la alteracin de uno o varios de los niveles requeridos,
inmediatamente los hongos se activan e inician el proceso de deterioro. En nuestro medio, los hongos ambientales que atacan a los documentos son principalmente:
92
Penicilium y Aspergillius.
Estos microorganismos pueden producir en los documentos las siguientes alteraciones:
Reblandecimiento en la zona afectada.
En casos extremos provocan la desintegracin del
soporte.
Manchas.
Degradacin de la celulosa.
Insectos: los libros y documentos a ms de la celulosa, contienen protenas y carbohidratos en forma de:
colas, cuero, apresto y otras sustancias orgnicas que
son atacadas por los insectos.
Los insectos ocasionan principalmente deterioros
ms o menos graves, dependiendo del grado de contaminacin. Este deterioro es de carcter puntual ya que
el material no afectado mantendr sus caractersticas
fsicas.
En los depsitos y bibliotecas de nuestro medio encontramos principalmente los siguientes:
Pececillo de plata: insectos de cuerpo suave recubierto de minsculas escamas finas de color ceniza y brillo
plateado. Se esconden principalmente en papeles viejos
enrollados, mapas, archivos de documentos o sobre la
superficie de papeles encolados. Se encuentran generalmente en lugares clidos y hmedos; en bibliotecas y
archivos se les considera como roedores de superficie.
Atacan principalmente a las colas y a los papeles a base
de pasta de madera, alterando la superficie por capas
en formas concntricas de contornos irregulares.
Piojo del libro: insectos muy pequeos de cabeza relativamente grande y mandbula dentada. En algunas
especies sus alas presentan una coloracin amarillenta,
ceniza o castao rojizo; ejercen adems un control biolgico, ya que atacan a los hongos.
Su presencia altera la superficie de los papeles de
93
forma similar que los pececillos de plata, pero en menor

grado.
Termitas: insectos sociales que se organizan en colonias de hasta millares de individuos segn la especie. Se
los encuentra en muebles, forros, batientes, puertas, estanteras, en general en todo tipo de maderas. Atacan
principalmente a las encadenaciones con tapas de madera, as como, a los papeles a base de esta pasta, perforando en forma casi perfecta todo el libro. Estos insectos forman galeras irregulares desde el exterior
(generalmente por los cortes) hacia el interior del libro,
pudiendo destruirlo completamente.
Cucarachas: se las encuentra generalmente en sitios
oscuros, donde no penetra la luz del sol. Atacan principalmente la superficie de los papeles, las colas, las encuadernaciones de tejido (lino, algodn, seda, entre
otras) e inclusive las de cuero muy delgado; dejando
una especie de araazos o rasguos superficiales.
Anobium: colepteros de gran variedad que se alimentan no solo de celulosa sino tambin de cueros de
superficie spera y flexible. Los orificios con cerca de
2mm. de dimetro recorren todo el libro, pudiendo
atravesarlo completamente y continuar con el siguiente.
Generalmente es posible encontrar material pulverulento, as como restos de larvas en los tneles dejados por
estos insectos. Estos insectos pueden producir en los
documentos las siguientes alteraciones:
Disminucin de la resistencia
Perforaciones
Faltantes
Roedores: estos animales ejercen una accin mecnica destructiva sobre el papel que roen. Se alimentan entre muchas cosas: de papel y del material orgnico utilizado en las encuadernaciones. Al igual que las
94
cucarachas atacan generalmente los extremos de los libros y documentos hasta destruirlos completamente.
Estos animales se encuentran principalmente en lugares oscuros y hmedos donde exista una acumulacin
de basura o papeles. Pueden llegar a producir la destruccin total de libros o documentos.
Limpieza peridica referida a todo el local, incluyendo el mobiliario. Este podra ser trimestralmente.
Limpieza peridica superficial de todo el acervo.
La cual podra ser anualmente, dependiendo del
volumen de documentos existentes.
Control de los niveles ambientales del local: humedad relativa, temperatura, iluminacin, contaminacin.
Control de la ventilacin del local.
Control microbiolgico peridico.
De ser necesario realizar una desinfestacin o una
desinfectacin, dependiendo del caso.
Causas fsico/mecnicas
Manipulacin: la manipulacin o el uso inadecuado
de los documentos, es una de las principales causas de
deterioro.
Negligencia: referida a la falta de cuidado en el trato
de los documentos.
Vandalismo: se da principalmente en casos especiales en los que se provoca un dao deliberado. Tales
como:
Robos
Guerras
Intervenciones anteriores: en esta categora se considera toda actividad, ya sea: adecuacin, alteracin, correccin, etc., realizada en una obra con fecha posterior
a su confeccin original.
95
Toda esta serie de hechos fsicos pueden causar de

manera general, las siguientes alteraciones fsicas:
Roturas
Manchas
Faltantes
Suciedad
Perforaciones
Deformaciones
Cortes
Quemaduras
No usar clips metlicos porque provocan manchas
de xido, es mejor usar clips plsticos
No usar ligas elsticas porque se derriten y se adhieren, se recomienda usar cintas de algodn
No usar adhesivos plsticos o en barra porque son
irreversibles y degradan el papel, es preferible usar
metil celulosa
No usar cintas adhesivas o engomadas porque provocan manchas y son de difcil eliminacin, es
conveniente usar papel japons con metil celulosa
No guardar mapas en rollo, ni colocarlos en cajas
pequeas porque provocan dobleces, arrugas y roturas, se recomienda colocarlos en posicin horizontal
No ingerir alimentos, ni bebidas, ni fumar dentro
del local porque causan manchas, quemaduras, insectos, roedores, se debe disponer de un local independiente
No usar saliva para pasar las hojas porque producen bacterias y general acidez, se deben usar las
manos limpias, o la punta de un borrador
No apoyarse sobre los documentos para escribir
porque provocan manchas, dobleces, roturas, marcas, es mejor utilizar el material adecuado
No marcar las pginas con cartones, clips o bol95
96
grafos porque provocan manchas, xidos, acidez,

se recomienda usar papel neutro
No sacar copias xerox en exceso porque degradan
el papel y lo amarillan, sera recomendable sacar
copias a partir de copias o de microfilm
No manipular los documentos con las manos sucias porque provocan manchas, acidez, bacterias,
se deben usar las manos limpias o guantes de algodn
No mezclar el material bueno con el material contaminado porque puede provocarse una contaminacin general, sera deseable utilizar reas independientes
Causas impredecibles
Incendios: en caso de incendio los daos del material
documental iran desde una destruccin parcial a una
destruccin total de los mismos. A esto debe sumrsele
la accin producida por el elemento extintor utilizado,
que en la mayora de los casos acta como agente de
deterioro.
Inundaciones: en caso de inundaciones el principal
elemento de degradacin es el agua, al crear las condiciones adecuadas para la proliferacin de los microorganismos.
Terremotos: en este caso impredecible pueden presentarse simultneamente una mezcla de todos los problemas posibles.
Como se puede observar estas causas de deterioro
circunstanciales revisten una mayor gravedad y espectacularidad que las anteriores, ya que suponen la destruccin masiva de los documentos.
Al ser impredecibles estas catstrofes nicamente es
posible mantener un control preventivo de los materiales documentales. Para esto se recomienda establecer
97
un plan de emergencia que debe ser acondicionado

para cada caso especfico:
Plan de emergencia
Determinar las caractersticas del local: cosiste en
analizar las caractersticas fsicas del local estableciendo en un diagrama los accesos, ventanas, salidas de
emergencia, etc.
Determinar los problemas potenciales: en este caso es
necesario determinar mediante los planos arquitectnicos del edificio, los elementos que podran causar este
tipo de problemas, entre ellos:
Instalaciones elctricas
Instalaciones de aguas
Agentes contaminantes
Agentes inflamables
Instalar un sistema de seguridad: consiste en implementar al local de una serie de equipos de emergencia,
como:
Extintores propios para combatir fuego en papel
Bombas de agua
Telfonos de emergencia
Detectores de humo
Sealizacin
Alarmas
Determinar el nmero de personal que labora en el
local: mediante esta lista se designarn fundaciones a
desarrollar en casos de emergencia, entre ellos:
Grupos de escape
Guas de los grupos
Manejo del telfono
Manejo de los extintores
Manejo de alarmas
Grupos de rescate de los documentos
Determinar el material documental de mayor importancia: esto es necesario ya que en caso de catstrofe,
98
seran aquellos los documentos a salvar en primera

instancia.
Revisin peridica de los equipos de emergencia: relacionado con el control y mantenimiento de todos los
equipos de emergencia.
Realizar simulacros de emergencia: los cuales deben
ser realizados por lo menos dos veces al ao para mantener presentes las actividades a desarrollar por cada
persona en caso de emergencia.
Prever un presupuesto: es importante prever una asignacin econmica; ya que en estos casos, el tiempo es
un factor muy importante para poder salvar el material
documental afectado.
La conservacin de los documentos electrnicos
El tema relacionado con los documentos electrnicos
no puede ser dejado aparte en este documento. En este
sentido, aunque sea de manera breve, se platear lo que
entiende por conservacin de documentos electrnicos
de acuerdo a la tecnologa de la informacin aplicada a
los archivos.
La conservacin de archivos electrnicos se inscribe
en primero lugar, dentro de la preocupacin por no
perder la informacin guardada en los formatos virtuales. Es decir en el lenguaje mquina que necesita una
descodificacin para que pueda ser leda por el lenguaje
humano. El problema radica en que dicha informacin
conserve la confiabilidad y la autenticidad de la informacin. Dado que la informacin soportada en estos
formatos debe ser migrada constantemente para su actualizacin en cuanto a su acceso y lectura por los constantes cambios de los software (programas) y de los
hardware (versiones de computadoras), es indispensable considerar que dicha informacin no pierda su contenido aunque cambien de formatos.
99
Por otra parte, la conservacin tambin incluye la

preservacin de los materiales como las cintas magnticas, los disquetes, los discos compactos, etc. La buena
disposicin de estos materiales, hacen suponer repositorios pensados con zonas especiales para su resguardo
porque son ms delicados a las condiciones ambientales
como el polvo, temperatura, humedad, luz solar, y a la
manipulacin y tratamiento por su fragilidad material.
100
La preservacin o prevencin
La conservacin del papel
Se ha expuesto el concepto de conservacin y preservacin de los materiales que soportan a la informacin.
Se ha estudiado cada una de las causas que deterioran
los soportes de la informacin como son las intrnsecas por su naturaleza y estructura y las extrnsecas:
ambientales, biolgicas, fsico mecnicas y circunstanciales, y se han planteado una serie de recomendaciones para su preservacin.
Tambin se consideraron las condiciones indispensables
para conservar los documentos electrnicos dado su
condicin particular diferente al documento papel.
1. Distinga los siguientes trminos:
Conservacin
preservacin.
2. Enumere y explique las causas de deterioro intrnsecos
3. Enumere tres causas de deterioro extrnsecos y explique una de ellas.
4. Seale algunas recomendaciones para salvaguardar
los materiales de archivo.
5. Cules son las condiciones fundamentales para la
conservacin de documentos electrnicos?
BIBLIOGRAFA BSICA
Aguilera Murgua R-Garibay lvarez J.: Manual de Archivstica Eclesistica, (Col. Subsidios didcticos: 8), Mxico,
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101
102
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Biblioteca archivstica: 3), Carmona, ediciones S &
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NDICE
INTRODUCCIN
. . . . . . . . . . . . . . . . .
VII
REFLEXIN ARCHIVSTICA . . . . . . . . . . . . .
XI
LECCIN 1
Y LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIN
La informacin . . . . . . . . . . . . . . .
La ciencia de la documentacin o las ciencias de
documentacin . . . . . . . . . . . . . .
Proceso del documentalismo. . . . . . . . . .
El documento . . . . . . . . . . . . . . . .
Qu es documento? . . . . . . . . . . . . .
Documento desde la ciencia de la documentacin .
Concepto Diplomtico . . . . . . . . . . . .
Concepto Archivstico . . . . . . . . . . . .
El expediente . . . . . . . . . . . . . . . .
Resumen de la leccin 1 . . . . . . . . . . .
Preguntas para evaluacin . . . . . . . . . .
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la
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17
19
19
LECCIN 2
Definicin etimolgica. . .
Definicin de archivo . . .
La Identidad del Archivo .
Diversos tipos de Archivos.
Contenido de los Archivos .
Resumen de la leccin 2 .
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NDICE
LECCIN 3
La paleografa . . . . . .
La diplomtica . . . . .
La historia. . . . . . . .
El Derecho . . . . . . .
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El Valor desde el punto de vista de la filosofa . . . .
67
LECCIN 4
Principios bsicos de la legislacin archivstica .
Marco Jurdico Mexicano . . . . . . . . . .
Resumen de la leccin 4 . . . . . . . . . .
Preguntas para evaluacin . . . . . . . . .
LECCIN 5
La clasificacin . . . . .
La ordenacin . . . . . .
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LECCIN 6
La norma internacional de descripcin ISAD (G)
Los instrumentos o medios de descripcin . . .
La gua general . . . . . . . . . . . . . .
Qu es un inventario archivstico? . . . . . .
LECCIN 7
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NDICE
La Valoracin Archivstica
El Valor Secundario . . .
La macrovaloracin . . .
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LECCIN 8
Los procesos de conservacin . . . . . . . .
La preservacin . . . . . . . . . . . . . .
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Esta obra se termin de imprimir

el da 28 de marzo de 2006, en los talleres de
CASTELLANOS IMPRESIN
Ganaderos 251, col. Granjas Esmeralda
Iztapalapa, Mxico, DF

Los Archivos Públicos, Su Organización y Conservación. Jorge Nacif

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no: un ensayo sobre la dimensin archivstica de la

vos, la explosin documental, fenmeno imposible de

y entidades se autorregularon, y en la mayora de los

mentales conforme al cuadro general de clasificacin y

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El objeto de la diplomtica lo constituyen todos los

Los conocimientos de diplomtica sirven al archivero para:

La historia ayuda al archivista para:

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La legislacin bsica del Estado.

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La importancia de los archivos para un Estado o

Ver sntesis del desarrollo

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podrn estudiar para establecer su valor histrico o su

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sificar el material o a la inversa, clasificar es la accin

El tema de la clasificacin y ordenacin archivstica,

cin archivstica italiana, usa la palabra ordenacin

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Mxico es deficiente; la prctica comn en la mayora