Dap II 2016 - Mod 03 (GM)

Diplomado en Administracin y
Direccin de Proyectos
Mdulo 03: Gestin de la Comunicacin y
los Interesados en el Proyecto
EducacinProfesional
EscueladeIngenieraUC
Profesor:GuillermoMller
AcercadelProfesor
GUILLERMO MULLER J.
Ingeniero Comercial, Pontificia Universidad Catlica de Chile; Magster en Direccin de Empresas
MBA, Escuela de Negocios, Universidad Adolfo Ibez; Coach Ontolgico, Newfield Network.
Consultor de empresas; especialista en Desarrollo Organizacional y Gestin de Recursos
Humanos por Competencias.
Relator de programas de desarrollo de habilidades, tales como liderazgo, gestin del cambio,
formacin y desarrollo de equipos, gestin del desempeo, formacin de Instructores Internos,
manejo Interpersonal, gestin de la comunicacin en proyectos, presentaciones efectivas y
gestin por competencias.
Profesor del Departamento de Ingeniera en Gestin de la Construccin, Escuela de Ingeniera,
Pontificia Universidad Catlica de Chile.
Miembro del staff de relatores de Educacin Profesional de laEscuela de Ingeniera, Pontificia
Universidad Catlica de Chile.
Actualmente se desempea como Socio Gerente de MEG Consulting & Training, empresa
consultora en Desarrollo Organizacional y Gestin del Capital Humano.
gmuller@meg.cl 2224811150 / 9 4796680
2
Ladireccindeproyectossemueveentreunmundo
formalyunmundosutil
BasadoenMajluf N., PrlogoenInteligenciaemocionalenelliderazgo;AbarcaN.(2004)
ROL
MUNDOFORMAL
MUNDOSUTIL
Gestionadorde
recursos
Planificar,informar,organizar,controlar
Entusiasmar,generarconfianza,motivar,
generarcompromiso,hacerquelosmiembros
delequipoavancenensudesarrollo
profesionalypersonal.Otorgarfeedback
permanente.
Tomadorde
decisiones
Plantearelproblema,definiralternativas,
recogertodalainformacinpertinente,
ponderarcosto beneficio,tomarladecisin
msconveniente
Entenderlosinteresesdiversosdelosactores
quesevenafectados.Usarlaintuicin.Dar
espaciosdelibertadygeneraradhesinconla
decisin.
Estratega
EntenderlastendenciasdelaIndustria,
comprenderelcomportamientodelosclientes,
aprenderdeloscompetidores,desarrollar
alianzasconproveedores,
Entenderquelaestrategiaestambinun
procesosocial,polticoycomunicacional.El
xitoselogracuandoelgrupohumano
comparteelmismoproyecto.Guiarelproyecto
decambio.
Comunicador
Transmitirlosmensajesenformaefectivaa
todaslasaudienciasrelevantes,tantointernas
comoexternas.
Apelaralosafectosyemocionesdelagente;
nosloasurazn,sinotambinasucorazn.
Contarunahistoriaatractivaydesafiante.
Contexto:AnalogaconlaBicicleta
Manubrio:
Versatilidad y
flexibilidad
Pedales:
Automotivacin
Rueda trasera:
Conocimiento de productos
Evaluacin de Proyectos
Herramientas financieras
Utilizacin de software
Gestin de la calidad
Control de costos
Rueda delantera:
Comunicacin
Manejo interpersonal Efectivo
Empata
Liderazgo de grupos
Trabajo en equipo
Negociacin
Manejo de conflictos
4
ObjetivosdeAprendizajedelMdulo
1.
Comprender la importancia de la comunicacin y las habilidades sociales

en la gestin de proyectos y cmo pueden impactar en su efectividad.
2.
Identificar los distintos procesos relacionados con la gestin de la

comunicacin y los interesados en un proyecto.
3.
Ampliar el autoconocimiento del alumno, por medio de la aplicacin de

un instrumento de evaluacin de competencias en direccin de proyectos,
relativas a los temas del mdulo.
4.
Adquirir herramientas y mejores prcticas que les permitan gestionar de

manera ms profesional la comunicacin y los interesados en un proyecto.
5.
Aplicar las distintas herramientas adquiridas al proyecto integrador que

estn desarrollando.
5
MapadeRutadelMdulo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Apertura y generacin del contexto.

La comunicacin y su impacto en la efectividad de un proyecto. Un modelo de
comunicacin para coordinar acciones en el contexto de un proyecto.
La gestin de los interesados y la gestin de las comunicaciones en el proyecto.
Visin panormica de ambas reas del conocimiento.
Las competencias en direccin de proyectos. El ojo de las competencias en
direccin de proyectos. Autoevaluacin.
Herramientas para gestionar a los interesados del proyecto. La hoja de Registro de
Interesados y el Plan de Gestin de los Interesados.
Herramientas para gestionar las comunicaciones en el proyecto. El Plan de Gestin
de las Comunicaciones y la Matriz de Comunicaciones.
Herramientas complementarias para gestionar las comunicaciones en un proyecto.
La direccin de reuniones productivas. La preparacin y realizacin de
presentaciones efectivas.
Integracin y cierre.
6
FormadeevaluarelMdulo
Entrega de una tarea grupal que se realizar durante el
desarrollo de las clases (20%).
Entrega de una tarea individual (20%).
Entrega de un trabajo grupal que se realiza en casa (60%).
Se entregar una pauta con los trminos de referencia.
Evaluacin de 1 a 7, aprobando con una nota mnima de 4,0.
BibliografaComplementaria
1. Chamoun, Yamal; Administracin Profesional de Proyectos: La
Gua; Mc Graw Hill, 2002
2. Project Management Institute, Gua de los fundamentos de la
direccin de proyectos (PMBOK), 5 Edicin, 2013.
3. Gido, Jack y Clements, James, Administracin Exitosa de
Proyectos, International Thomson Editores, Segunda Edicin,
2003.
4. Lled P., Rivarola G.; Gestin de Proyectos, Pearson, 2007
5. NCB, Bases para la competencia de direccin de proyectos,
versin 3.0, 2006
6. Robbins, Stephen, Comportamiento Organizacional, 10
Edicin, Prentice Hall, Mxico, 2004
7. Undurraga, Jaime, La ingeniera blanda o el lado incierto de los
negocios, Baco Ediciones, 2009.
8
MapadeRutadelMdulo
1.
2.

La comunicacin y su impacto en la efectividad de un proyecto.
Un modelo de comunicacin para coordinar acciones en el
contexto de un proyecto.
Comunicacin
Transferencia y comprensin de significados,
con el propsito de satisfacer las expectativas
de conducta entre las personas involucradas.
Espacios:
Lenguaje
Corporalidad
Emocionalidad
CORPORALIDAD
EMOCIONALIDAD
LENGUAJE
10
Hablar
CORPORALIDAD
El Lenguaje tiene dos facetas

EMOCIONALIDAD
LENGUAJE
Escuchar
Hablamos para ser escuchados; el escuchar valida el

hablar.
El fenmeno de la comunicacin no depende de lo que
se entrega, sino de lo que le pasa al que lo recibe. Y
esto es muy distinto a transmitir informacin.
11
Decimos lo que decimos y los dems

escuchan lo que escuchan.
Decir y escuchar son fenmenos distintos
12
ModelodeComunicacinunidireccional
RUIDO
EMISOR
Codificacin
MENSAJE
MENSAJE
CANAL / MEDIO
RECEPTOR
Decodificacin
13
ComunicacinUnidireccional
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Rpidayeconmica
Cmodaparaelemisor
Bajoniveldeprecisin.Alto
riesgodemalinterpretacin
Frustracinenlosreceptores
14
ModelodeComunicacinbidireccional
RUIDO
Codificacin
MENSAJE
MENSAJE
CANAL / MEDIO
EMISOR
Decodificacin
RECEPTOR
Codificacin
Decodificacin
MENSAJE
MENSAJE
CANAL / MEDIO
FEEDBACK
FEEDBACK
RUIDO
15
Comunicacinbidireccional
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Msprecisa,menorriesgo
demalinterpretacin
Damsconfianza,tantoa
emisorcomoalreceptor
Mayorsatisfacciny
compromisodelos
receptores
Esmscostosaentiempoy
esfuerzo
Msexigente,tantopara
emisorescomoreceptores
16
ComunicacinEfectivaen3Niveles
Primer Nivel
La comprensin simultnea e idntica del contenido y
significado de un mensaje, tanto por el emisor como por
el receptor.
Al emisor le consta que su mensaje fue interpretado tal
como l lo quiso expresar.
El receptor est seguro que su interpretacin del
mensaje recibido corresponde a lo que el emisor
deseaba expresar.
17
Segundo Nivel
Grado en que se cumplen las expectativas de conducta,
tanto del emisor como del receptor.
Emisor y receptor constatan que las conductas de cada
uno son consistentes con lo esperado o comprometido
en la comunicacin.
18
Tercer Nivel
Calidad de la relacin. La medida en que las partes
quedan satisfechas por el tipo de relacin implcita en
la comunicacin.
Tipos de relacin: admiracin, respeto, desprecio,
indiferencia, dominio, sumisin, colaboracin,
asertividad, paternalismo, etc.
19
COMUNICACINEFECTIVA
Esimposiblenocomunicar
Resumen:
PuntosClaves
Unodiceloquediceyelotroescucha
loqueescucha.Deciryescucharson
fenmenosdistintos.
Nosotroselegimoscomunicarnosen
unaoendosdirecciones
Laretroalimentacinpermiteasegurar
alemisoryalreceptorloquequieren
comunicar;permiteverificarquela
comunicacinseaefectiva.
20
Unmodelodecomunicacinefectivapara
coordinaraccionesenunProyecto
21
AREA DE HABILIDADES
EXPRESIVAS
Cmo transmito a los
dems lo que siento, pienso
y necesito.
Capacidad de expresar,
pedir, ofrecer, prometer,
aclarar, resolver.
Nos vamos a focalizar en 3 actos lingsticos bsicos:
Peticiones
Ofertas
Promesas
Unidad de Capacitacin y Competencias Laborales - UCyC
22
LasPeticiones
Una Peticin es un acto lingstico en el cual una persona le solicita a la otra que
haga algo en el futuro.
Yo te pido que hagas tal cosa en un tiempo determinado.
Elementos constitutivos:
Iniciador / Orador
Receptor / Oyente
Accin futura
Elementos explcitos
Tiempo
Condiciones de satisfaccin
Presuncin de competencia del receptor / oyente
Trasfondo de obviedad
Elementos implcitos
Sinceridad / Credibilidad
23
LasOfertas
Una Oferta es un acto lingstico en el cual una persona le solicita a la otra
que acepte una promesa suya.
Yo te ofrezco hacer tal cosa en un tiempo determinado.
Iniciador / Orador
Receptor / Oyente
Accin futura
Elementos explcitos
Tiempo
Presuncin de competencia del iniciador / orador
Elementos implcitos
24
LasPromesas
Una Promesa es un acto lingstico en el cual una persona se compromete
ante la otra a ejecutar una accin en el futuro.
Yo te prometo a hacer tal cosa en un tiempo determinado.
Iniciador / Orador
Receptor / Oyente
Accin futura
Elementos explcitos
Tiempo
Presuncin de competencia
Elementos implcitos
25
Modelodecomunicacinparacoordinaracciones
CICLO DE LA PROMESA
CUANDO SE ABRE EL CICLO CON UNA PETICIN :
Peticin
Proceso de seduccin
Proceso de
articulacin de la
peticin
CREACIN DEL NEGOCIACIN

CONTEXTO
Trasfondo
compartido de
inquietudes
Declaracin de
aceptacin de la
Peticin
=
Promesa
CONFIANZA
EVALUACIN
Declinar
Contra ofrecer
Posponer
REALIZACIN
Cancelar
Posponer
Otros ciclos
RECEPTOR
Lectura de
inquietudes /
declaracin de un
problema
......................
Declaracin de
satisfaccin
Reclamar
Declaracin de
cumplimiento
26
Modelodecomunicacinparacoordinaracciones
CICLO DE LA PROMESA
CUANDO SE ABRE EL CICLO CON UNA OFERTA :
Proceso de
articulacin de la
oferta
INICIADOR
Oferta
Proceso de seduccin
Lectura de
inquietudes /
declaracin de un
problema
Declaracin de
satisfaccin
CREACIN DEL NEGOCIACIN

CONTEXTO
Declaracin de
aceptacin de la
Oferta
=
Trasfondo
compartido de
inquietudes
Promesa
CONFIANZA
EVALUACIN
Declinar
Contra ofrecer
Posponer
REALIZACIN
Cancelar
Posponer
Reclamar
Declaracin de
cumplimiento
Otros ciclos
27
Resumen:
PuntosClaves
Lospedidos,lasofertasylaspromesassonactos
lingsticosqueutilizamosadiario.Porlomismoes
relevantetenerclaroestasdistincionesalmomentode
comunicarnosconotraspersonascuandocoordinamos
acciones.
Cuandonospidenhaceralgo,esimportante
estableceranteslascondicionesdesatisfaccinpara
queelprocesodecomunicacinseaefectivo.
Establecerunprocesodecomunicacinbasadoen
elciclodelapromesacreaunaculturadetrabajo
orientadaalcumplimientodecompromisos.
28
MapadeRutadelMdulo
1.
2.
3.

La gestin de los interesados y la gestin de las
comunicaciones en el proyecto. Visin panormica de ambas
reas del conocimiento.
29
N iv el d e A c tiv id a d
Lagestindeinteresadosylagestindelacomunicacin
atraviesantodaslasfasesdelproyecto
Ejecucin
Planificacin
Inicio
SeguimientoyControl
Cierre
Tiempo
30
GestindelosInteresadosenelProyecto
Se refiere a los procesos requeridos con el fin de identificar a las
personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o verse
afectadas por la ejecucin del proyecto, analizar sus expectativas e
impactos, y desarrollar las estrategias y acciones ms apropiadas para
lograr su compromiso y apoyo o bien para minimizar las posibles
resistencias y amenazas que pudieran provenir de ellos durante el ciclo
de vida de ste.
31
reasdeConocimientosegnel
PMBOK,PMI
GruposdeProcesosdeAdministracindeProyectos
reade
Conocimiento
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Monitoreoy
Control
11.6Monitoreoy
Controlde
Riesgos
11.Gestinde
Riesgosdel
Proyecto
11.1Planificargestin
delRiesgo
11.2Identificacinde
Riesgos
11.3Anlisis
Cualitativo
11.4Anlisis
Cuantitativo
11.5Plande
Respuestaal
Riesgo
12.Gestinde
Adquisicionesdel
Proyecto
12.1Plande
Adquisicionesdel
Proyecto
12.2Conduccin
adquisicione
s
12.3Adm.de
Adquis.del
Proyecto
13.1
13.2Planificargestin
13.Gestinde
Identificar
degruposde
GruposdeInters
losgrupos
intersdel
delProyecto
13.3Administrar
expectativas
degruposde
inters
13.4Controlde
gestinde
gruposde
inters
deinters
Proyecto
Cierre
12.4Cierrede
Adquis.y
Contratos
32
GestindelosInteresadosenel
Proyecto:Overview
(PMBOK,5ta.Edicin,2013)
Identificaralosinteresados
Inputs:
ProjectCharter
Documentosdeadquisiciones
Factoresambientalesdela
empresa
Activosdelosprocesosdela
organizacin
Desarrollarelplandegestinde
losinteresados
Gestionarelcompromisoyla
involucracindelosinteresados
Controlarelcompromisoyla
involucracindelosinteresados
Inputs:
Inputs:
Inputs:
PlandegestindelProyecto
Hojaderegistrodelos
interesados
empresa
organizacin
Plandegestindelos
interesados
Plandegestindelas
comunicaciones
organizacin
Tcnicasyherramientas:
Anlisisdelosinteresados
Juiciodeexpertos
Reuniones
Outputs:
Hojaderegistrodelos
interesados
Juiciodeexpertos
Reuniones
Tcnicasdeanlisis
Outputs:
Plandegestindelos
interesados
Mtodosdecomunicacin
Habilidadesinterpersonales
Habilidadesdemanagement
Outputs:
Situacionesresueltas
Requerimientosdecambios
Actualizacionesalplande
gestindelproyecto
Actualizacionesalosactivos
delosprocesosdela
organizacin
Plandegestindelproyecto
Datosdeldesempeodel
trabajo
Documentosdelproyecto
Sistemasdegestindela
informacin
Juiciodeexpertos
Reuniones
Outputs:
Informacindeldesempeo
deltrabajo
Requerimientosdecambios
Actualizacionesalplande
gestindelproyecto
Actualizacionesalosactivos
delosprocesosdela
organizacin
33
GestindelaComunicacinenProyectos
Se refiere a los procesos requeridos con el fin de lograr una
comunicacin efectiva con todos los interesados y asegurar la
oportuna y apropiada generacin, recopilacin, distribucin, archivo
y disposicin final de la informacin requerida durante todo el ciclo
de vida del proyecto.
34
reasdeConocimientosegnel
PMBOK,PMI
reade
Conocimiento
GruposdeProcesosdeAdministracindeProyectos
Inicio
Planificacin
Ejecucin
7. GestindelCosto
delProyecto
7.1 Planificar
gestincostos
7.2 Estimacinde
Costos
7.3Elaboracinde
Presupuesto
8. Gestindela
Calidaddel
Proyecto
8.1Planificarla
Calidaddel
Proyecto
8.2Desarrollodel
Aseguramiento
deCalidad
9. Gestindelos
RR.HH.del
Proyecto
9.1Planificar
gestinde
RR.HHdel
Proyecto
9.2Contratacindel
Equipodel
Proyecto
9.3Desarrollodel
Equipo
9.4Adm.del
Equipo
10.Gestindelas
Comunicaciones
delProyecto
10.1Planificarla
gestinde
Comunicaciones
delProyecto
10.2Administrarlas
comunicaciones
Monitoreo
yControl
Cierre
7.4Controlde
Costos
8.3Controlde
Calidad
10.3Controlde
lasComuni
caciones
35
GestindelasComunicaciones delProyecto:Overview
(PMBOK,5ta.Edicin,2013)
DesarrollarelPlandeGestin
delasComunicaciones
Inputs:
PlandeGestindelproyecto
Registrodeinteresados
PlandeGestindelos
interesados
empresa
organizacin
Anlisisdelosrequerimientosde
informacin
Tecnologasdecomunicacin
Habilidadesdecomunicacin
Mtodosdecomunicacin
Reuniones
Outputs:
PlandeGestindelas
comunicaciones
MatrizdeComunicaciones
Actualizacionesdelos
documentosdelProyecto
GestionarlasComunicaciones
Inputs:
PlandeGestindelas
comunicaciones
Reportesdedesempeodel
Proyecto
organizacin
organizacin
Tecnologasdecomunicacin
Modelosdecomunicacin
Habilidadesdecomunicacin
SistemasdeInformacin
Reportesdedesempeo
Outputs:
ComunicacionesdelProyecto
ActualizacionesdelPlande
GestindelProyecto
documentosdelProyecto
Actualizacionesdelosactivosde
losprocesosdelaorganizacin
ControlarlasComunicaciones
Inputs:
PlandeGestindelProyecto
Comunicacionesdelproyecto
Datosyregistrosdelproyecto
organizacin
SistemasdeGestindela
Informacin
Juiciodeexpertos
Reuniones
Outputs:
Informacindeldesempeodel
proyecto
Solicitudesdecambios
ActualizacionesdelPlande
Gestindelproyecto
documentosdelproyecto
Actualizacionesdelosactivosde
losprocesosdelaorganizacin
36
MapadeRutadelMdulo
1.
2.
3.
4.

La gestin de los interesados y la gestin de las
comunicaciones en el proyecto. Visin panormica de ambas
reas del conocimiento.
Las competencias en direccin de proyectos. El ojo de las
competencias en direccin de proyectos. Autoevaluacin.
37
Qusonlascompetencias?
1.
Con distintos matices, se tiende a coincidir en que las competencias son

aquellos conocimientos, destrezas y actitudes visibles que las personas
utilizan en un mbito especfico de actividad para desempearse de manera
eficaz y satisfactoria.
2.
El concepto de competencia laboral se refiere a las actitudes,

conocimientos y destrezas necesarias para cumplir exitosamente las
actividades que componen una funcin laboral, segn estndares definidos
por el sector productivo (Sence).
3.
Las competencias consisten en la capacidad de vincular los conocimientos

tericos de las personas (Saber) con ciertas destrezas prcticas (Hacer)
y actitudes (Ser), en un Saber Hacer.
38
Unapersonaescompetentecuando
Es capaz de realizar su funcin laboral de acuerdo al estndar definido
por la empresa o bien por el sector productivo, de manera que los
comportamientos esperados, el estilo, los procedimientos, los aspectos
normativos y los objetivos del quehacer son claramente demostrados.
39
39
Sercompetente Actuarconcompetencia
SABERACTUAR
ACTUARCON
COMPETENCIA
40
QUERERACTUAR
PODERACTUAR
40
41
42
43
44
1. Gestionar a los interesados del proyecto
Es la capacidad para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o verse
afectadas por la ejecucin del proyecto, analizar sus expectativas e impactos, y desarrollar las estrategias y
acciones ms apropiadas para lograr su compromiso y apoyo o bien para minimizar las posibles
resistencias y amenazas que pudieran provenir de ellos durante el ciclo de vida de ste.
Elementos de la Competencia
1.1 Identificar a los interesados
Recopilar, analizar y registrar de

manera sistemtica la informacin
cuantitativa y cualitativa de cada
uno de los interesados, con el fin
de determinar sus expectativas e
inters en el proyecto, grado de
poder e influencia que tienen,
cmo se ven afectados, posibles
reacciones, nivel de compromiso y
apoyo, entre otros.
1.2 Planificar la gestin de los

interesados
1.3 Gestionar el compromiso

de los interesados
Planear las estrategias y

acciones ms apropiadas que
permitan
comprometer
e
involucrar de manera efectiva a
los interesados durante las
distintas fases del ciclo de vida
del proyecto, basado en el
anlisis de sus expectativas,
poder, intereses, potenciales
impactos en el xito del
proyecto y necesidades de
informacin.
Involucrar y lograr el apoyo de

los distintos interesados durante
todo el ciclo de vida del
proyecto, por medio de una
comunicacin
efectiva
y
permanente con ellos, de modo
de
poder
satisfacer
sus
requisitos y expectativas,
y
manejar adecuadamente las
necesidades
y
cambios
emergentes que ocurren.
45
1.1 Identificar a los interesados

Recopilar, analizar y registrar de manera sistemtica la informacin cuantitativa y cualitativa de cada
uno de los interesados, con el fin de determinar sus expectativas e inters en el proyecto, grado de
poder e influencia que tienen, cmo se ven afectados, posibles reacciones, nivel de compromiso y
apoyo, entre otros.
Criterios de Desempeo:
1.1.1.- Identificar a todos los interesados y determinar la importancia e influencia de ellos en el
proyecto.
1.1.2.- Identificar los requisitos, los intereses y las expectativas de todos los interesados en el proyecto.
1.1.3.- Determinar los impactos potenciales que el proyecto ocasiona en los distintos interesados.
1.1.4.- Comunicar a los distintos interesados qu parte de sus requisitos y expectativas quedarn
satisfechos por el proyecto y qu partes no.
1.1.5.- Identificar y evaluar la manera en que los distintos interesados podran reaccionar frente al
proyecto a lo largo del ciclo de vida de ste.
1.1.6.- Elaborar un documento formal u hoja de registro que incorpore todos los anlisis y las
evaluaciones que se hayan hecho para identificar a los distintos interesados.
46
1.2 Planificar la gestin de los interesados

Planear las estrategias y acciones ms apropiadas que permitan comprometer e involucrar de manera
efectiva a los interesados durante las distintas fases del ciclo de vida del proyecto, basado en el anlisis
de sus expectativas, poder, intereses, potenciales impactos en el xito del proyecto y necesidades de
informacin.
Criterios de desempeo:
1.2.1.- Incluir los intereses y expectativas de los distintos interesados en los requisitos, objetivos, alcance
y entregables del proyecto.
1.2.2.- Identificar el nivel de compromiso y apoyo de los distintos interesados a lo largo de todo el ciclo
de vida del proyecto.
1.2.3.- Determinar las necesidades de informacin e instancias de comunicacin con los distintos
interesados para asegurar permanentemente su apoyo y colaboracin con el proyecto.
1.2.4.- Identificar el proceso de escalamiento de decisiones entre el equipo de proyecto y los
interesados.
1.2.5.- Desarrollar estrategias y acciones para relacionase con los distintos interesados, de modo de
lograr su apoyo durante todo el ciclo de vida del proyecto.
1.2.6.- Elaborar un Plan formal de Gestin de Interesados que permita lograr el apoyo de ellos y
asegurar la satisfaccin de sus requisitos y expectativas.
47
1.3 Gestionar el compromiso de los interesados

Involucrar y lograr el apoyo de los distintos interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto, por
medio de una comunicacin efectiva y permanente con ellos, de modo de poder satisfacer sus requisitos
y expectativas, y manejar adecuadamente las necesidades y cambios emergentes que ocurren.
1.3.1.- Ejecutar el Plan de Gestin de Interesados del proyecto y cumplirlo a cabalidad.
1.3.2.- Involucrar, hacer partcipes de las decisiones y lograr acuerdos con los distintos interesados para
obtener su apoyo durante todo el ciclo de vida del proyecto.
1.3.3.- Comunicar oportunamente a los distintos interesados los cambios que ocurren durante la
ejecucin del proyecto.
1.3.4.- Realizar una actualizacin permanente y sistemtica del Plan de Gestin de Interesados del
proyecto.
1.3.5.- Asegurarse que los distintos interesados queden satisfechos en cada fase del proyecto y en el
cierre de ste.
1.3.6.- Documentar las lecciones aprendidas en relacin a la gestin de los interesados para aplicarlas a
futuros proyectos.
48
49
2. Gestionar las comunicaciones en el proyecto

Es la capacidad para lograr una comunicacin efectiva con todos los interesados y asegurar la oportuna y
apropiada generacin, recopilacin, distribucin, archivo y disposicin final de la informacin requerida
durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Elementos de la Competencia
2.1 Planificar las comunicaciones
2.2 Gestionar las comunicaciones
Determinar el enfoque, las estrategias y el plan

ms adecuado para abordar las
comunicaciones durante todo el desarrollo del
proyecto, basado en las necesidades de
informacin de los distintos interesados y
considerando las caractersticas del proyecto.
Generar, recopilar, distribuir, controlar y archivar

la informacin relativa al proyecto, de acuerdo a
lo establecido en el plan de gestin de las
comunicaciones, as como interactuar y
comunicarse con los distintos interesados para
mantenerlos al tanto del status, los cambios y
desempeo del proyecto, de modo de facilitar el
apoyo de ellos y satisfacer sus expectativas.
50
2.1 Planificar las comunicaciones

Determinar el enfoque, las estrategias y el plan ms adecuado para abordar las comunicaciones
durante todo el desarrollo del proyecto, basado en las necesidades de informacin de los distintos
interesados y considerando las caractersticas del proyecto.
2.1.1.- Determinar los requerimientos de informacin y la documentacin necesaria que debern ser
considerados en las distintas fases del proyecto para mantener una comunicacin fluida y oportuna con
los interesados.
2.1.2.- Identificar las estrategias y los medios ms apropiados para recopilar, elaborar y distribuir
oportunamente la informacin a los distintos interesados, en funcin de sus requerimientos.
2.1.3.- Definir la periodicidad y las fechas de entrega de la informacin requerida (informes,
presentaciones, comunicaciones verbales), segn las estrategias establecidas y las caractersticas del
proyecto.
2.1.4.- Establecer el programa de reuniones con los distintos interesados, de acuerdo a los
requerimientos de comunicacin y las caractersticas del proyecto.
2.1.5.- Elaborar un plan formal para gestionar las comunicaciones del proyecto, incorporando por lo
menos aspectos tales como qu, a quin, por quin, cmo y cundo deber ser comunicada la
informacin requerida.
2.1.6.- Programar las actividades para ejecutar el plan de gestin de las comunicaciones del proyecto.
51
2.2 Gestionar las comunicaciones

Generar, recopilar, distribuir, controlar y archivar la informacin relativa al proyecto, de acuerdo a lo
establecido en el plan de gestin de las comunicaciones, as como interactuar y comunicarse con los
distintos interesados para mantenerlos al tanto del status, los cambios y desempeo del proyecto, de
modo de facilitar el apoyo de ellos y satisfacer sus expectativas.
2.2.1.- Ejecutar y mantener actualizado el Plan de Gestin de las Comunicaciones del proyecto.
2.2.2.- Recopilar los datos y registros para llevar a cabo una actualizacin permanente acerca del status y
desempeo del proyecto, considerando las distintas disciplinas y variables relevantes.
2.2.3.- Comunicarse oportunamente con los distintos interesados para informar y gestionar los cambios
emergentes que suceden a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
2.2.4.- Presentar informes de avance, de cierre de etapas, registros, tendencias y planes de accin del
proyecto para mantener comunicados e involucrados a los distintos interesados.
2.2.5.- Asegurarse de recibir feedback de parte de los distintos interesados al trmino de cada fase para
saber si el proyecto est cumpliendo con sus requerimientos y expectativas.
2.2.6.- Documentar las lecciones aprendidas en materia de gestin de las comunicaciones para aplicarlas
a futuros proyectos.
52
CuestionariodeAutoevaluacin
InterpretacindelosResultados
Promedio de cada elemento
1,0 1,59
1,6 2,19
2,2 2,79
2,8 3,39
3,4 4,0
Nivel de Desarrollo
Nada
Bsico
En desarrollo
Desarrollado
Avanzado
1,0
2,8
Umbral
de aceptacin
4,0
53
PlandeDesarrolloIndividualdeCompetencias
Competencia
Elemento de la
competencia
Desempeo que
quiero mejorar
Acciones que
implementar
Fecha de
realizacin
Apoyo y/o
recursos que
necesitar
Seguimiento y evaluacin
del Plan
Seguimiento
al:
Resultado
final
Gestionar a los
interesados del
proyecto
Gestionar las
comunicaciones
en el proyecto
54
MapadeRutadelMdulo
1.
2.
3.
4.
5.

La comunicacin y su impacto en la efectividad de un proyecto. Un modelo
de comunicacin para coordinar acciones en el contexto de un proyecto.
La gestin de los interesados y la gestin de las comunicaciones en el
proyecto. Visin panormica de ambas reas del conocimiento.
Las competencias en direccin de proyectos. El ojo de las competencias
en direccin de proyectos. Autoevaluacin.
Herramientas para gestionar a los interesados del proyecto. La hoja de
Registro de Interesados y el Plan de Gestin de los Interesados.
55
LosinteresadosenelProyecto
Son personas u organizaciones (clientes, patrocinadores, la

organizacin ejecutante, la comunidad, el pblico, etc.) que estn
activamente involucradas en el proyecto o cuyos intereses pueden
verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecucin o
terminacin del mismo.
Tambin pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.
Pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de la

organizacin y poseer diferentes niveles de autoridad, o bien
pueden ser externos a la organizacin ejecutante.
56
Identificaralosinteresadosdelproyecto
(AdaptadodelPMBOK,5ta.Edicin,2013)
PlandeGestin
delaCalidad
Organizacin
Factoresambientales
delaempresa
PlandeGestin
delasadquisiciones
Activosdelosprocesos
delaorganizacin
Desarrollarel
Charterdel
proyecto
Registrodelos
interesados
Charterdel
Proyecto
Documentosde
Adquisiciones
DesarrollarelPlande
Adquisicionesdel
proyecto
Identificaralos
interesados
Registrodelosinteresados
DesarrollarelPlande
Gestindelos
Interesados
PlandeGestinde
lascomunicaciones
Identificacinde
Riesgos
PlandeGestinde
losriesgos
57
Identificaralosinteresados
Es el proceso de recopilar, analizar y registrar de manera sistemtica la
informacin cuantitativa y cualitativa de cada uno de los interesados, con el fin de
determinar sus expectativas e inters en el proyecto, grado de poder e influencia
que tienen, cmo se ven afectados, posibles reacciones, nivel de compromiso y
apoyo, entre otros.
En general, se debe determinar:

Roles en relacin al proyecto
Intereses que tiene en el proyecto
Niveles de conocimiento del proyecto
Expectativas con respecto al proyecto
Niveles de poder en el proyecto
Cmo impactar el proyecto en ellos
Cmo reaccionarn ellos
58
Output:HojadeRegistrodelosinteresados
Es un documento / matriz que contiene:
La informacin de identificacin de cada interesado:
nombre, puesto en la organizacin, ubicacin, rol en el
proyecto, informacin de contacto.
La informacin de evaluacin de cada interesado:
principales expectativas, influencia en el proyecto, fase
en el ciclo de vida donde el inters es mayor, clasificacin
(partidario / neutral / opositor)
59
Output:HojadeRegistrodelos
interesados
Interesado
Nombre
Informacinde
contacto
Rolenel
Proyecto
Expectativas
Poder/
Intersenel
Proyecto
Fasedelciclode
vidadel
proyectoenla
quesuinters
esmayor
Clasificacin
(partidario/
neutral/
opositor)
60
HojadeRegistrodelosinteresados
INTERESADO
MINERA HOYO
GRANDE
JULIO LPEZ
EQUIPO DE
PROYECTO
MUNICIPIPALIDAD
DE HOYO GRANDE
COMUNIDAD
NOMBRE
JOS CARMONA
JULIO LPEZ
BERNARDO ARAYA
JUAN SOTO
JULIO MEZA
ANGIE MATUS
CARLOS CATALN
ALCALDE
SR. ANGEL TRJILLO
DIRECTOR DE
OBRAS
SR. JUAN CABRERA
Junta deVecinos#1
(Juan Crcamo)
Junta deVecinos#2
(RobertoFandez)
INFLUENCIA
PODER
QUE
EN EL
TIENE
EN EL
PROYECTO
NIVEL DE
INTERES
FASE DEL CICLO

DE VIDA DONDE
SU INTERES ES
MAYOR
CLASIFICACION
(PARTIDARIO
NEUTRAL
OPOSITOR)
Proyecto exitoso en
trminos de calidad,
tiempo y costos.
Adelantar puesta en
marcha de la Planta
para aprovechar
poca de bonanza.
ALTA
ALTO
TODO EL
PROYECTO
PARTIDARIO
Julio Lpez
Gerente General
Julio.lopez@ingeniera.cl
F: 9-8876543
Vicua Mackenna4860
Macul Stgo.
Proyecto exitoso.
Retorno acorde a las
expectativas de los
dueos..
ALTA
ALTO
TODO EL
PROYECTO
PARTIDARIO
EQUIPO DE
PROYECTO
Vicua Mackenna4860
Macul Stgo.
F:3356789
Proyecto exitoso en
trminos de alcance,
calidad, tiempo y
costos.
Aprendizaje de la
experiencia.
Mayor empleabilidad
ALTA
ALTO
TODAS LAS FASES
PARTIDARIO
AUTORIDAD
COMUNAL
PARTICIPANTE
FISCALIZADOR
I.Municipalidadde Hoyo
Grande
Direccin de Obras de la
Municipalidad
CALLE OHIGGINS234
HOYO GRANDE
Mayores ingresos por

patentes. Generacin
de mayor empleo
dentro de la comuna.
El proyecto debe estar
dentro de las normas
Municipales.
BAJA
ALTO
EJECUCIN DE LA
OBRA Y
OPERACIN DEL
PROYECTO
PARTIDARIO
Cumplimiento de las
normas establecidas,
uso de mano de obra
local; que los trabajos
no afecten el
desarrollo de las
actividades normales
de turismo y conexin.
BAJA
MEDIO
EJECUCIN DE LA
CONSTRUCCIN
NEUTRAL
ROL EN EL
PROYECTO
INFORMACION DE
CONTACTO
CLIENTE
Jos Carmona
Gerente de Planta
jcarmona@hoyogrande.cl
F: 9 2345678
Julio Covarrubiass/n
HoyoGrande
SPONSOR
Junta deVecinos#1
Esperanza433
COMUNIDAD
ALEDAA
Junta deVecinos#2
Calle5 667
Hoyo Grande
EXPECTATIVAS
61
Clasificacin
Fase del ciclo de
Interesado
reas Usuarias de
Mantenimiento
Informacin de
Contacto
Carlos Chvez
cchavez@cpc.cl
F: 222496534
Rol en el
proyecto
Key User
Expectativas
reas Usuarias de
Abastecimiento
Rubn Crdenas
rcardenas@cpc.cl
F:222496598
Key User
Disminuir los tiempos de

proceso para la recoleccin
de informacin.
Disminuir las multas
cursadas por la Autoridad
por no disponer de la
documentacin requerida.
Disminuir papelera y migrar
toda la informacin a
digital.
Tener disponible toda la
informacin del rea en un
solo lugar.
Poder/Inters
que tiene en el
proyecto
Alto / Alto
Administrar las versiones de Alto / Alto

los contratos.
Relacionar los contratos con
cualquier documento
asociado a los servicios.
Integrar los contratos con los
procesos de compras
realizados en SAP.
Disminuir papelera y migrar
toda la informacin a
digital.
Tener disponible toda la
informacin del rea en un
solo lugar.
vida del proyecto

en la que su
inters es mayor
Todo el proyecto
(partidario/
neutral/
opositor)
Partidario
Todo el proyecto
Partidario
62
Interesado
Informacin de
Contacto
pcampos@cpc.cl
Patricio Campos
(Responsable ante F:222496510
la SEC).
Usuario Interno
Clasificacin
Fase del ciclo de
Poder/Inters
Rol en el
proyecto
Usuario final
de la
plataforma interno
Expectativas
Contratistas
(externo a la
compaa).
Juan Riquelme
jr@primaria.cl
Usuario final
de la
plataforma externo
que tiene en el
proyecto
Bajo /Alto
Disminuir los tiempos de
proceso para la recoleccin
de informacin.
Disminuir la papelera y
migrar toda la informacin
a digital.
Administrar las versiones de
los contratos.
Asegurar el cumplimiento
de la gestin documental
asociado a la SEC.
Relacionar toda la
Documentacin Generada
en un Oficio.
Centralizar y Disponibilizar
toda la informacin del
rea en un solo lugar.
Continuar trabajando de la
misma manera.
No le interesa cambiar la
metodologa de trabajo;
piensa que ser ms
engorroso.
Indican que no estn
preparados digitalmente
para el uso de la nueva
herramienta.
Bajo / Bajo
vida del proyecto

en la que su
inters es mayor
Factibilidad y
ejecucin
(partidario/
neutral/
opositor)
Partidario
Factibilidad y
ejecucin
Neutral
63
Herramientascomplementarias:Matriz
Poder/Inters
Alto
Mantener
satisfecho
Gestionar
decerca
Poder: grado en que

el interesado puede
influir en el desarrollo
del proyecto alterar
el orden de las cosas
Poder
G
Monitorear
Inters: grado en que

el interesado le pone
foco al desarrollo del
proyecto
Mantener
informado
D
E
Bajo
Bajo
Inters
Alto
64
Poder/Inters
Cuadrante
Poder Inters
Estrategia
Inferior
Izquierdo
Bajo
Bajo
Se debe monitorear a estos interesados,

destinando una energa relativamente menor
en ello
Inferior
derecho
Bajo
Alto
Se debe mantener informados, para no perder

su apoyo.
Superior
Izquierdo
Alto
Bajo
Se debe satisfacer sus necesidades y

expectativas y trasladar su nivel de
compromiso actual y llevarlo al compromiso
deseado del proyecto.
Superior
Derecho
Alto
Alto
Incrementar su apoyo a favor del proyecto y

manejarlos de manera muy cercana.
65
Poder/Inters
Alto
Areas Usuarias
de Mantenimiento
Mantener
satisfecho
H
Gestionar
decerca
Areas Usuarias
de Abastecimiento
Poder
Monitorear
Contratistas
Mantener
informado
Patricio Campos
Bajo
Bajo
Inters
Alto
66
Herramientascomplementarias:JuiciodeExpertos
Pueden ser:
Gerentes Senior
Gerentes de Proyecto que hayan pasado por experiencias
similares
Miembros del equipo de Proyecto
Otras unidades de la organizacin
Otros interesados claves identificados
Expertos en la materia
Consultores
Otros
67
DesarrollarelPlandeGestindelosinteresados
Organizacin
Identificaralos
Interesados
Factoresambientales
delaempresa
delaorganizacin
Desarrollarel
PlandeGestin
delProyecto
PlandeGestin
delProyecto
HojadeRegistrode
losInteresados
Desarrollarel
PlandeGestinde
losinteresados
Documentos
delProyecto
Actualizaciones
delos
documentos
delProyecto
DesarrollarelPlande
Gestindelas
Comunicaciones
PlandeGestin
delosinteresados
PlandeGestinde
losinteresados
Recoleccindelos
requerimientos
Gestionarel
compromiso
delosinteresados
68
Es el proceso que consiste en Planear las estrategias y acciones ms apropiadas
que permitan comprometer e involucrar de manera efectiva a los interesados
durante las distintas fases del ciclo de vida del proyecto, basado en el anlisis de
sus expectativas, poder, intereses, potenciales impactos en el xito del proyecto
y necesidades de informacin.
69
En general, se debe determinar:
Alcance del impacto del proyecto en el interesado
Niveles de compromiso e involucramiento actual y deseado de los
interesados
Estrategias para potenciar los niveles de apoyo, compromiso e
involucramiento de los interesados
Estrategias para mitigar y/o reducir potenciales obstculos
Requerimientos de informacin de los interesados en cada una
de las fases del proyecto
Mtodo para actualizar y redefinir la estrategia de gestin de los
interesados a medida que el proyecto se desarrolla.
70
Output:PlandeGestindelosinteresados
Interesado
Impactoque
tendrel
proyectoenel
interesado
Nivelde
compromisoe
involucramiento
actual
Nivelde
compromisoe
involucramiento
deseado
Accionespara
potenciarsuapoyo
ycompromisoy/o
reducirobstculos
Frecuencia
(cundodeber
realizarsela
actividad)
Responsable
Interesado
N1
Interesado
N2
Interesado
N3
71
INTERESADO
NIVEL DE
COMPROMISO
ACTUAL
NIVEL DE
COMPROMISO
DESEADO
IMPACTO QUE TENDR EL PROYECTO

EN EL INTERESADO
-
INTERESADO
MINERA HOYO
GRANDE
AC
AC
Incorporacin de tecnologa de
punta
Pone a la empresa como referente
en el Industria
Bono por puesta en marcha
Prestigio profesional
ACCIONES PARA POTENCIAR SU APOYO Y COMPROMISO

Y/O REDUCIR OBSTCULOS
-
JULIO LPEZ
AC
AC
Prestigio profesional
Posibilidad de profundizar la cuenta
hacia otros contratos
Posibilidad de captar otros clientes
en el rubro
Retorno del proyecto
AC
EQUIPO DE
PROYECTO
Evaluacin
de
desempeo
professional
Mayor empleabilidad
Capacitacin y aprendizaje
Bonos por cumplimiento
MUNICIPIPALIDAD DE
HOYO GRANDE
Aumento de ingresos municipales

Disminucin de tasa de desempleo
Buen posicionamiento en la
comunidad para posible re-eleccin
Mantenerla al tanto del avance del proyecto y gestionar

oportunamente los cambios importantes de alcance,
calidad, tiempo y costos.
Informar oportunamente los riesgos.
Informar oportunamente las actividades excluidas de los
alcances del proyecto.
Mantenerlo al tanto del avance del proyecto y de los
eventos que pudieran provocar cambios importantes en
los alcances, calidad, tiempo y costos.
Presentarle sistemticamente los informes de estado de
satisfaccin del cliente.
Presentarle sistemticamente el estado de motivacin del
equipo de proyecto.
Informar oportunamente la estrategia de control de
cambios, para mantener las actividades dentro del
alcance y cobrar cualquier actividad no incluida, de modo
de maximizar el retorno.
Llevar a cabo proceso de formacin de equipo a la
brevedad(team building)
Informar del estado global del proyecto en forma
peridica
Asegurar continuidad laboral
Cpacitacin continua
Incentivos a travs de bonos de cumplimiento
Reconocimiento por logros y avances importantes
Influir para que el Alcande mantenga informada a la
comunidad de los beneficios del proyecto (fuente laboral)
Proponer iniciativas que puedan ser incluidas dentro del
Plan de Desarrollo Comunal
Sugerir a la Autoridad que publicite el proyecto a travs
de medios radiales y escritos
72
Interesado
Impacto del
Proyecto en el
Interesado
Nivel de
Compromiso e
Involucramiento
Actual
Nivel de
Compromiso e
Involucramiento
Deseado
Acciones para Potenciar

su Apoyo y Compromiso
y/o Minimizar su
Resistencia
Nueva Tecnologa
para su Gestin
Documental.
Apoyador
Activamente
Comprometido
Envo de Informes de
Avances
reas Usuarias
Abastecimiento
__
Disminucin de HH
para Administrar
Documentos.
Jefe de
Proyecto
Quincenal y
Contra Evento
Jefe de
Proyecto
Envo de Minutas de Todas

las Reuniones del Proyecto
Disminucin de HH
para Administrar
Documentos.
Mejoramiento en el
Proceso.
Quincenal y
Contra Evento
__
__
__
Responsable
Participar en Reuniones de
Definiciones
Mejoramiento en el
Proceso.
Nueva Tecnologa
para su Gestin
Documental.
(Cuando deber
realizarse la
Accin)
__
__
reas Usuarias
Mantenimiento
Frecuencia
Apoyador
Activamente
Comprometido
Envo de Informes de
Avances
__
Participar en Reuniones de
Definiciones
__
Envo de Minutas de Todas
las Reuniones del Proyecto
73
Impacto del
Proyecto en el
Interesado
Interesado
Modificacin en la
Forma de Operar
Patricio Campos
(Responsable ante
la SEC).
Nivel de
Compromiso e
Involucramiento
Actual
Nivel de
Compromiso e
Involucramiento
Deseado
Acciones para Potenciar

su Apoyo y Compromiso
y/o Minimizar su
Resistencia
Apoyador
Apoyador
Realizar Capacitacin para

Enfrentar Nuevo Modelo de
Operacin
__
__
Mejor Oportunidad
de la Informacin
Enviar Informes de Avances
Frecuencia
(Cuando deber
realizarse la
Accin)
Responsable
rea
Al finalizar la
Puesta en Marcha Capacitacion
__
/
Jefe de
__
Proyectos
Quincenal
Usuario Interno
Modificacin en la
Forma de Operar
__
Cambio Cultural
Contratistas (son
externos a la
compaa).
__
No Consciente
Apoyador
Realizar Capacitacin para

Enfrentar Nuevo Modelo de
Operacin
__
Enviar dptico explicativo
rea
Al finalizar la
Puesta en Marcha Capacitacion
__
___
Cuando se difunda Jefe de
el proyecto
Proyectos
Alfabetizacin
Digital
74
Herramientascomplementarias:
Clasificacindelniveldecompromisoeinvolucramientodelos
interesados
Los niveles de compromiso e involucramiento de los interesados
pueden ser clasificados de la siguiente forma:
No consiente (NC): desconoce el proyecto y sus potenciales
impactos
Resistente (R): conciente del proyecto y de sus potenciales
impactos y resistente al cambio
Neutral (N): conciente del proyecto e indiferente; ni apoyador ni
resistente
Apoyador (A): conciente del proyecto y de sus potenciales
impactos y colaborador con el cambio
Activamente comprometido (AC): conciente del proyecto y de
sus potenciales impactos y activamente involucrado en asegurar
su xito.
75
Matrizdecompromisoeinvolucramientodelos
interesados
Evaluacinal16112015
Interesado
Noconciente
Interesado1
Interesado2
Interesado3
Resistente
Neutral
Apoyador
Activamente
comprometido
D
AD
A:nivelactual
D:niveldeseado
76
MapadeRutadelMdulo
1.
2.
3.
4.
5.
6.

77
DesarrollarelPlandeGestindelasComunicaciones
DesarrollarelPlan
deGestindelos
Interesados
Organizacin
Factoresambientales
delaempresa
delaorganizacin
Desarrollarel
PlandeGestin
delProyecto
PlandeGestin
delProyecto
HojadeRegistrode
losInteresados
PlandeGestin
delosInteresados
Desarrollarel
PlandeGestinde
lasComunicaciones
PlandeGestinde
lascomunicaciones
MatrizdeComunicaciones
Identificaralos
Interesados
Documentos
delProyecto
Gestionarel
compromisoe
involucramientode
losinteresados
Gestionarlas
comunicaciones
78
DesarrollarelPlandeGestindelasComunicaciones
Es el proceso que se utiliza para determinar el enfoque, las estrategias y el
plan ms adecuado para abordar las comunicaciones durante todo el
desarrollo del proyecto, basado en las necesidades de informacin de los
distintos interesados y considerando las caractersticas del proyecto.
En general, se debe definir por lo menos:

Quin necesita qu informacin?
Con qu nivel de detalle?
Cundo la necesitar?
Cmo le ser proporcionada?
Por quin?
Cmo se actualizar la informacin?
Con qu recursos se contar?
79
Output1:PlandeGestindelascomunicaciones(1)
El Plan de Gestin de las comunicaciones proporciona orientaciones en
cuanto a:
Requerimientos de comunicacin de los participantes.

Informacin a ser comunicada (idioma, formato, contenido y
nivel de detalle).
Persona responsable de comunicar la informacin.
Personas o grupos que recibirn la informacin.
La persona responsable de autorizar la divulgacin de
informacin confidencial.
Mtodos o tecnologas a usar para transmitir la informacin.
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin
requerida.
80
Output1:PlandeGestindelascomunicaciones(2)
ElPlandeGestindelascomunicacionesproporcionaorientacionesen
cuantoa:
La secuencia de autorizaciones requeridas para los reportes, tanto de avance
como finales.
Pautas para la realizacin de reuniones del equipo de proyecto, tele / video
conferencias y el uso de correo electrnico / sitio WEB del proyecto.
El proceso de escalamiento para aquellos incidentes que no pueden
resolverse a un nivel inferior
Mtodo para actualizar y afinar el plan a lo largo del proyecto.
Los recursos asignados
Eventuales restricciones en materia de comunicacin, derivadas de polticas
de la organizacin, uso de alguna tecnologa especfica o normativa interna.
Glosario de terminologa comn
81
Output2:MatrizdeComunicaciones
Interesado
(A quin)
Rol en el
proyecto
Informacin a
entregar (Que)
Responsable de entregar la
informacin
(Quin)
Medios o
tecnologas
(Cmo)
Frecuencia
(Cundo)
82
Ejemplos:Matrizdecomunicaciones
INTERESADO
ROLENEL
PROYECTO
INFORMACIONAENTREGAR
(QUE)
-
MINERAHOYO
GRANDE
Cliente
JULIOLPEZ
Sponsor
-
EQUIPODE
PROYECTO
Equipo de
proyecto
InformedeAvance
Informede
desviacionesenty$
Solicitudesdecambio
Documentacin
tcnicauotra
informacin
relacionada
Minutasdereunin
Requerimientosde
informacin/accin
Informe financiero
Informe de Avance
Informe
de
desviaciones en T,$ y
Q
Solicitud de recursos
Solicitudes de cambio
(para validacin)
Visinglobaldel
proyecto
RESPONSABLEDE
ENTREGARLA
INFORMACION
(QUIN)
METODOSO
TECNOLOGIA(COMO)
-
PROJECT
MANAGER
FORMATO
Documento
Word
Mensual
Mensual
Sujeto a evento
Sujeto
a
solicitud
del
cliente
Semanal
Sujeto a evento
Informeimpreso
+reuninde
presentacin+
minutade
reunin
Memorando
Solicitudde
cambio
Quincenal
Sujeto a evento
Documento
Word
PPT
Reunincon
minuta
Informeimpreso
Aliniciodel
proyecto
Semanal
PPT
Documento
word
PROJECT
MANAGER
-
PROJECT
MANAGER
JEFATURAS
FRECUENCIA
(CUANDO)
Informeimpreso
Informeimpreso
Solicitudde
cambio
Carta+memode
recepcin
Actadereunin
Memorando
Reportedeavance
83
Nombre
Administracin
SuperiorCelulosa
ChileS.A.
Directorio
Comitde
Inversiones
Presidente
Ejecutivo
Ejecutivos
Funcin
Informacina
entregar
que
Responsablede
entregade
informacin
quien
Mtodoso
tecnologas
Como
Frecuencia
Cuando
Informecada
15das
Reunin
Mensual
Maximizaragregacin
devalorPlanificacin
delNegocio
Mximos
responsablesdela
gestindelcapital
Informefinanciero,
evolucindel
proyecto,avance
fsico,desvosen
tiempoycosto
Gerentede
Proyecto
Informeenviado
porcorreo
electrnico
Reuninexpositiva
Equipodetrabajo
delproyecto
Implementary
desarrollarel
proyecto
Avancefsico,desvos
entiempoycosto,
divisindelos
trabajosy
responsabilidades,
resolucinde
problemasdereunin
anterior
JefedeProyecto
Reuninperidica
Correoelectrnico
Telfono
Reunin
semanal
Trabajadores
CelulosaChileS.A.
Profesionales
Tcnicos
Trabajadores
Contratistas
Proveerservicios
eficientesyseguros
Cumplircontareas
encomendadascon
excelencia
operacional
Licitaciones
Tareasespecificas,
lineamientos,entrega
yseguimientode
plazos,licitaciones,
ordenesdecambio
Publicadas
licitacionesen
concursopublico,
Reunionesde
seguimiento
Correoelectrnico
Telfono
Licitacionesal
comienzodel
proyecto
Reunin
seguimiento
semanal
Gerentede
Contratos
Equipodetrabajo
delproyecto
84
Responsable
Informacina
transmitir
Comitde
Proyecto
Validacin
etapasproyecto
Representante
decadarea
Validaciny
avancesetapas
proyecto
Jefede
Proyecto
Principales
avances
proyecto
(aspectos
generales)
Ingeniera
Avancesde
Implementacin
Frecuencia
reasReceptoras
Medio
Finalidad
Trimestral
1Representante
decadarea
involucrada.
Reuniones
Validacinporpartedela
altaGerencia.
Mensual
Trimestral
Elrepresentante
informaasu
equipodetrabajo.
Reuniones
Transmitiratodoslos
miembrosdelosequiposla
informacindeavanceque
fuecomunicadaaljefede
grupo.
Mensual
1Representante
decadarea
involucrada.
Audio
conferenci
a
Enfocareltrabajoyreforzar
lorealizado.
Mensual
1Representante
decadarea
involucrada.
Mail
Conoceravancedela
implementaciny
cuantificarposiblesretrasos
85
PlandeGestindeComunicaciones
Proyecto:
Informacinasercomunicada
Contenido
Formato
Nivelde
Detalle
AccionesCorrectivasy
preventivasgatilladasporel
sistemadeControlde
Riesgosdelproyecto
Presentacin
formatopower
point
Alto
ResultadosdelaEvaluacin
deDesempeodelequipo
detrabajo
Documento
Word:
Evaluacinde
Desempeo
Desviacionescriticascon
respectoalneabaseenlas
distintasreasde
conocimiento
Documento
Word:Informe
de
desviaciones
ResultadosdelasAuditoras
deCalidad
Documento
Word:Informe
deAuditoria
Medio
Responsablede
Comunicar
Analistade
Calidad
JefedeProyecto
Alto
Patrocinador
Alto
JefeDepto
Aseguramiento
deProcesos
Grupoque
recibirla
Informacin
Mtodootecnologa
autilizar
Frecuenciadela
comunicacin
Comitde
Proyecto
Presencialenreunin
deseguimiento.
Mensual
Comitde
proyecto
Presencialenreunin
deseguimientoy
distribucinvacorreo
electrnico
Mensual
Comitde
proyecto
Sediscuteenreunin
deSesin
extraordinariade
comitdeproyectoy
sedistribuyeva
correoelectrnico
Inmediato
Equipode
Proyecto.
Integrantesde
Comitde
proyecto
CorreoElectrnico
Deacuerdoa
programade
Auditorias
internasde
Calidad[1]
86
Participante
ROL EN EL
PROYECTO
Status
semanal
Reporte
mensual
Minuta de reuniones
del equipo
Minuta de
reuniones c/
contratistas
Ordenes de
cambio
Ordenes de
pago
Control
presupuestario
Status de
compras
Evaluacin de
proveedores
Plan del
Proyecto
Semanal
Mensual
Semanal
Semanal
c / vez
Quincena
Mensual
Mensual
Otro
Mensual
Comit
Directivo
Cliente
e-mail
Impreso
e-mail
Impreso
Impreso
Impreso
Rubn
Gonzlez
Patrocinador
e-mail
Impreso
e-mail
Impreso
Impreso
Impreso
e-mail
e-mail
Impreso
Marco
Gutirrez
Gerente del
Proyecto
e-mail
Genera
Genera
e-mail
e-mail
Impreso
Impreso
Impreso
e-mail
e-mail
Genera
Impreso
Genera
Equipo interno
Staff interno
e-mail
Impreso
e-mail
Genera
e-mail
Genera
Genera
Genera
Genera
e-mail
Genera
e-mail
Impreso
Gloria Ros
Responsable de
la mudanza
e-mail
e-mail
Claudia Silva
Responsable de
los sistemas
e-mail
e-mail
Mal Rivas
Responsable de
eventos / cambio
de imagen
e-mail
e-mail
Arquitecto
Diseo
e-mail
Impreso
Contratistas y
proveedores
Implementacin
e-mail
Impreso
Impreso
e-mail
Impreso
Impreso
87
MapadeRutadelMdulo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Herramientas complementarias para gestionar las comunicaciones en un proyecto.
La direccin de reuniones productivas. La preparacin y realizacin de
presentaciones efectivas.
88
Pautasparaplanearyrealizarreunionesproductivas
89
TiposdeReunionesdeProyecto
Reuniones de constitucin del proyecto
Reuniones para revisar el estado de avance / situacin del
proyecto
Reuniones para solucionar problemas
Reuniones de revisin y validacin de etapas
Reuniones de cierre del Proyecto
90
Elciclodelasreuniones
Disear y preparar la reunin

- Planear la agenda
Recopilar la informacin
necesaria para preparar la
prxima reunin
Conducir la reunin
- Revisar la agenda
- Discutir los puntos
- Acuerdos y actividades futuras
- Evaluar la reunin
Llevar a cabo las tareas

asignadas entre reuniones
91
Consideracionesimportantesparaunareuninefectiva
Usar agendas (Puntos de la agenda, personas que presentan los
temas, tiempos para cada punto)
Asistencia, puntualidad, hora y lugar de la reunin
Tener un moderador
Mantener la discusin enfocada en el punto
Intervenir si la discusin se convierte en mltiples dilogos
Impedir que alguien sea dominante o pase inadvertido
Concluir las discusiones y resumir los acuerdos
Controlar el tiempo asignado a cada punto
Evaluar la reunin
Hacer la minuta de la reunin: decisiones y acuerdos tomados
92
Antesdelareunin
Determine si la reunin es realmente necesaria
Defina y establezca los objetivos de la reunin
Prepare el temario, tabla o agenda
Dimensione adecuadamente el tiempo para cada punto
Determine quines necesitan participar. Invite a personas que requiera
el grupo para cumplir su temario; personas con capacidad de
contribuir o aprobar decisiones
Cite a los participantes con anticipacin, especifique el temario,
duracin y lugar
Prepare el material que va a requerir
Asegrese que todo est dispuesto
93
Durantelareunin
Comience la reunin a tiempo
Haga una breve introduccin (el objetivo y temario de la reunin)
Motive permanentemente la participacin
Mantenga la discusin en el tema
Evite transformarse en un participante ms
Est atento a la comunicacin no verbal
Haga que la discusin avance y progrese
Resuma los acuerdos y prximos pasos
Termine a la hora fijada
94
Responsabilidadesdelosasistentesala
reunin
Prepararse para la reunin
Llegar a la hora fijada
Participar de modo activo
Hablar y escuchar correctamente
Respetar las opiniones de los dems
No salirse del tema
Estar preparado para aceptar crticas
Cooperar y estar preparado para aceptar un compromiso
95
Despusdelareunin
Evale la reunin
Su desempeo
La participacin
Los acuerdos
Qu hacer distinto para la prxima vez
Redacte la minuta (acta) y consigne los acuerdos por escrito
Enve el acta a los asistentes
96
Ejemplo:
LasreglasdeljuegoparahacernuestrasreunionesdeProyecto(1)
P. Scholtes
La asistencia a las reuniones no es opcional. Estas reuniones son la

prioridad, debido a su importancia para el desarrollo y la mantencin
del equipo de Proyecto.
Puntualidad. Si no comenzamos y terminamos puntualmente
desperdiciamos un gran recurso: nuestro tiempo.
Nuestras reuniones no se deben improvisar. Debemos planear la
agenda y citar a los participantes con la debida anticipacin.
Nuestra reunin resultar ms eficaz si existe un moderador. Su rol es
el de facilitar el correcto desarrollo de sta.
Todos debemos participar en la reunin. Si los miembros fueron
invitados es porque se requiere el aporte de todos y cada uno de
ellos.
97
Ejemplo:
LasreglasdeljuegoparahacernuestrasreunionesdeProyecto(2)
P. Scholtes
Nos escuchamos activamente, no nos interrumpimos ni llevamos varias

conversaciones a la vez.
Los desacuerdos entre nosotros son constructivos para el equipo de
Proyecto, estn permitidos.
Las decisiones las tomamos por consenso, esto es, discutiremos el tema
hasta que haya un acuerdo, una decisin con la cual estemos
comprometidos y la apoyemos.
Mantenemos minutas que reflejen los acuerdos tomados y las tareas que
se compromete llevar a cabo cada uno de los miembros. Slo de esta forma
podremos hacer un seguimiento de las actividades y los compromisos
asumidos en nuestras prximas reuniones.
Nos damos el tiempo para evaluar nuestra reunin. Esta es una actividad
de vital importancia para mejorar la efectividad de nuestras reuniones y
desarrollarnos como equipo.
98
TcnicasparaprepararyrealizarPresentacionesefectivas
99
UnaPresentacinpuedehacerseparacumplir
mltiplesobjetivos...
Convencer
100
...Sinembargo,todosestosobjetivosapuntana
unpropsitocomn,queesquelaaudiencia
Recuerde,
Aprenda,
Compre
una idea y/o contenido
101
ParaquelaAudienciarecuerde,aprendaocompre
unaidea/contenido,nobastaconquestasea
buena
50%estenerunabuenaidea
50%essaberpresentarla
102
Peromuchaspresentacionesson
deficientesdebidoaproblemasdeforma
El
material
exponer
lminas,
Cuadros,
Papelgrafos, etc.) no contienen la informacin

adecuada.
Las lminas estn sobrecargadas de informacin
Mala Presentacin
El cdigo de la Presentacin
es muy tcnico o
complejo y la secuencia temtica no moviliza a tomar

decisiones o acciones
La manera de realizar la presentacin es confusa y

poco amena
103
Otrastienenserias
deficienciasdefondo
No hay claridad respecto
a la idea que se quiere
transmitir.
Los mensajes no se
adecuan a la audiencia.
La presentacin no sigue
un camino lgico hacia la
conclusin deseada
No logran transmitir un
mensaje convincente
104
Unabuenapresentacinseconstruyecon
tcnica,creatividadyhabilidadessociales
TCNICA
Conocimiento del tema

Objetivos de la presentacin
Estructura
Secuencia lgica
Mensajes coherentes
Lminas adecuadas
+
CREATIVIDAD
HABILIDADES SOCIALES
Claridad en la exposicin
Capacidad de Persuasin
Manejo corporal
Manejo de las emociones
Manejo de la Audiencia
Formato de la presentacin
Diseo de las lminas
105
Elobjetivodeestaseccinesorientaralos
alumnosparaque:
1.
Puedan organizar y estructurar una presentacin

atractiva y efectiva.
2.
Puedan realizar una presentacin generando un alto

impacto en la audiencia.
3.
Puedan preparar la presentacin de su proyecto del

Diplomado de acuerdo a mejores prcticas.
106
CmoprepararyestructurarunaPresentacin?
107
Primero,determineelpropsitodelaPresentacin
Ququierelograr?
Esparainformaroconvencer?
Paraensearcontenidosodesarrollar
habilidades?
Ejemplo:Quierequelaaudienciacomprenda
lospasosdeundeterminadoprocesooque
modifiquelasconductasparaaplicardicho
proceso?
Convencer
108
Aveceseltemaencuestinnoesnecesariamente
elobjetivodelapresentacin
OBJETIVO DE LA PRESENTACIN:
TEMA EN CUESTIN:
Estamos con ndices de
prdida por sobre lo
tolerable
Convencer a la
Gerencia de cambiar
la poltica de Control Total
de Prdidas
109
Tambindebeconocerlaaudiencia
ASPECTOS
OBSERVABLES DE LA
AUDIENCIA
ASPECTOS Y MOTIVOS
SUBYACENTES
DE LA AUDIENCIA
110
Aspectosobservablesenunaaudiencia
Culsersutamao?
Cmosecomponelaaudiencia?
Nivel(Profesional,Operario)
Edad
Sexo
Estnfamiliarizadosconeltemayellenguaje?
Cuntotiempopodrndedicarasu
presentacin?
LA PRESENTACIN
Quinessonlosquetomanlasdecisiones?
DEBE ADECUARSE
Lderesdeopinin?Influenciadores?
A LAS CARCTERSTICAS
OBSERVABLES DE LA AUDIENCIA
111
Aspectossubyacentesdelaaudiencia
Ququerrescucharlaaudiencia?
Cmoreaccionarnantelapresentacin?
Quimagentienendem?
Quexpectativatendrelquetomala
decisin?Yelinfluenciador?
Habralgunaagendaoculta?
Cmolegustarquelepresentenla
informacin?
LA PRESENTACIN
DEBE ADECUARSE
TAMBIN A LOS ASPECTOS
SUBYACENTES
DE LA AUDIENCIA
Conqusesentirnagusto?
112
Ahorarecinpienseenlaestructuraquele
quieredaralapresentacin
Unabuenaestructuraesfundamentalparadarunabuenapresentacin:
Ubicaalaaudiencia
Permitellegaralasconclusionesenformaordenada
Disminuyelasdistracciones
Permiteacortarlostiemposdeunapresentacin
Laestructuradeunapresentacinnodebiera
tenermsde56secciones
Secciones
CMO
CMO
CMO
ARMAR
PREPARAR
DAR
UNA
APOYOS
UNA
PRESEN-
VISUALES
PRESEN-
TACIN
EFECTIVOS
TACIN
113
Sepuedeestructurarlapresentacinatravsdeun
VISINGENERAL:
bosquejotipondicedelibro
INTRODUCCIN
Paraqusirveunapresentacin
Deficienciashabitualesdelaspresentaciones
ObjetivodelManual
COMOPREPARARLOSAPOYOSVISUALES
Definicindeltipodepresentacin
UsodeSoftwares
DefinicindeTransparencias
Usodemensajes
PRINCIPALESTIPOSDELAMINAS
Textos
Grficos
Ilustraciones
Diagrmas
CMOESTRUCTURARUNAPRESENTACIN
Cuandocomenzaratrabajar
Definicindeobjetivosyaudiencia
Definicindelcontenido
Estructura
Mtododelahistorieta
Secciones
CMO
ARMAR
UNA
PRESENTACIN
CMO
PREPARAR
APOYOS
VISUALES
EFECTIVOS
CMO
DAR
UNA
PRESENTACIN
COMODARUNAPRESENTACIN
Razonesdelfracaso
Distraccinyatencin
Cmoleerloscontenidos
Cmousarlminasconmuchotexto
114
HacerunMapaMentaltambinpuedeayudaraestructurarla
Presentacin(*)
(*) Tony Buzan
Si / No
No interrumpa
EVITAR
PREGUNTAS Y
RESPUESTAS
Informativo
Informe sobre progresos
Formacin
Ventas
Solucin de problemas
Toma de decisiones
Realzar
Forzapreparacin
Preguntar
Responder
Grupos pequeos
Informacin ??
Lmite de tiempo
Capta la ??
Opinin
?? Antecedentes
Expandir
Implicar
Centrarlaatencin
Timing
Posponer
Tangentes
Sentimientosnegativos
TIPOS
BENEFICIOS
Suplementar
Contenido / intencin
General a especfico
Reconocimiento
Resumen
Parafrasear
Grupo Individual
Claridad
Respuestar
Verificar
Crearimagen
ORGANIZACIN
Establecerautoridad
Faltaderespuesta
PRESENTACIONES
Escribirnotas
Fluirlibremente
EVITAR
Explosionescreativas
Organizardespus
Ancdota
Como el principio
Retrico?
Recapitulacin
Minisumario
MATERIALES
Impresos
Diagrmas
Impresosevaluaciones
Matrices
Visualparcial
Hojasdediscusin
Interpretacindepapeles
Rempresiones
Ideassobreacciones
Glosarios
Agrupar
Mensajes
Sustentar mensajes
Resumir
Esquemas
Cuadros
Movimiento
Historia
CIERRE
Transiciones
DURANTE
Hacerasociaciones
Ocasin
Halago
Promesa
Estadstica
Afirmacin
Unaherramienta
INCICIO
115
RESUMIENDO
Primero debe pensar en el objetivo que quiere lograr y en el
tipo de audiencia a la cual le va a hacer la presentacin.
Organizar la presentacin en base a una estructura lgica y
coherente es vital para su xito.
Para estructurar una presentacin se puede utilizar el
mtodo de los Mapas Mentales o el ndice tipo libro.
116
Alprepararlaslminastengaencuentaqueestas
podranreemplazaraldocumentooinformeescrito
PORCONSIGUIENTE:
Lapresentacindebeincluirtodalainformacinrelevante
Losgrficosdebenacompaarseconexplicacinymensajes
Lasconclusionesdebenserexplcitasyclaras
EL DESAFIO ES PRODUCIR
LMINAS COMPLETAS
QUE NO ESTN SOBRECARGADAS
117
Alhacerunalminanoolvidequeelobjetivoes
hacerentendiblelodifcil
90
7/3 x 89
97 - 23
80
=X
70
60
50
40
30
20
10
0
1er trim.
2do trim.
3er trim.
4to trim.
118
Siquierepersuadir,esdeseablequecada
lminatengaunmensaje:
Obligan al presentador a tomar una posicin
Ayudan a la audiencia a interpretar ms claramente
las ideas del orador
Provocan inters y expectacin
Quedan grabados en al mente de la audiencia
119
Tengacuidado,losttulosy
datosnosonmensajes
TTULOS
- Participacin
- Contribucin
DATOS
MENSAJES
Tenemos un 10%
de participacin
Tenemos una muy

baja participacin
de mercado
Nuestra contribucin
marginal es de 10%
Tenemos una baja

contribucin
marginal
120
Losttulosydatosnoayudan
necesariamenteadespertarelinters
EJEMPLO
PARTICIPACIONES DE MERCADO
20,4
RESULTADOS 2009
20,4
100
27,4
1er trim.
2do trim.
3er trim.
4to trim.
50
Este
0
1er
trim.
4to
trim.
Este
Oeste
Norte
90
121
Losmensajestienenunmayorimpacto
comunicacional
EJEMPLO
Y ES LIDER DE MERCADO CON EL 90 %
20,4
ESTAMOS PERDIENDO PLATA
20,4
100
27,4
1er trim.
2do trim.
3er trim.
4to trim.
50
Este
0
1er
trim.
4to
trim.
Este
Oeste
Norte
90
122
Elcontenidodeunalminadebesustentarel
mensajedelamisma
LMINA INCORRECTA
La estructura
Organizacional genera
problemas:
LMINA CORRECTA
La estructura Organizacional
genera problemas:
Hay duplicidad de funciones
Demos cambiarla
Un enfoque divisional
parece el adecuado
Las responsabilidades se
traslapan
No hay claridad de jerarquas
123
Lostextosdebenserconcisos
EN LUGAR DE ...
DEBILIDADES:
- Poca imagen de marca
- Un nombre difcil de pronunciar, situacin que
crea incomodidad al consumidor en el momento
de solicitar el producto
- Una mala poltica de precios, que genera prdida
de atractividad para la venta del producto por
parte del mayorista, quien no obtiene el margen
generado por la marca lder. As mismo crea
conflicto entre los distribuidores quienes compran
a precios diferentes.
- No llega directamente a ningn tipo de
consumidor final
- Dependemos en aproximadamente un 95% de los
distribuidores
- Poco nfasis en el servicio de Post-Venta.
- Desarrollo de estrategias de Marketing de poco
impacto
ES MEJOR...
NUESTRO MARKETING ES DBIL

No tenemos Imagen
Marca poco conocida
Nombre difcil de pronunciar
Tenemos una alta dependencia de los
distribuidores
95% son ventas indirectas
Tenemos una pobre relacin con el comercio
Margen inferior al de la competencia
Disparidad de precios genera conflictos
en el Canal
Servicio Post - Venta inadecuado
124
Concisonoimplicaescribirttulos
EN LUGAR DE TTULOS ...

IMPACTO DEL APOYO VISUAL
ESCRIBA MENSAJES...
EL APOYO VISUAL INCREMENTA EL
IMPACTO COMUNICACIONAL
ENTRETENIMIENTO
RECORDACIN
LA AUDIENCIA PRESTA MS
ATENCIN
PERFORMANCE DEL ORADOR
LA RECORDACIN ES 5 VECES MAYOR
CONSENSO
EL ORADOR ES MS CONVINCETE
DURACIN DE LAS REUNIONES
ES MS FACIL INFLUIR EN LA
AUDIENCIA
LAS REUNIONES SE ACORTAN EN 33%
125
Limteseapocasideasporpgina
SI NO PUEDE CONVENCER A SU AUDIENCIA
CON 3 IDEAS, TAMPOCO LO HAR CON 7
Sustente sus mensajes con los principales argumentos:
Seleccione los mejores
No llene la lamina con muchos mensajes e ideas: Un
mensaje clave por lmina, sustentado por 4 6 argumentos.
126
Losgrficosmejoranelentendimiento
ylarecordacin
EN LUGAR DE UNA TABLA....
Las ventas de la Ca. C han
subido ms que el resto
Ca 2004 2005 2006
PREFIERA UN GRFICO....
Las ventas de la Ca. C han
subido ms que el resto
150
70
100
120
100
100
130
100
50
20
30
150
A
B
C
2004
2005
2006
127
Identifiqueelmensajequequieretransmitiryluego
elijaelgrficocorrecto
XEROX IMPORT EL 30 % DE
LAS UNIDADES EN 2009
EL MERCADO CRECIO
UN 50% EN 3 AOS
XEROX
OTROS
3.600
33%
35%
2.430
RICOH
2006
2009
UNIDADES IMPORTADAS
3%
3M
CANON
16%
13%
UNIDADES IMPORTADAS EN 2009

128
SIPRESENTAUNAMATRIZ,TAMBINPUEDEUTILIZARSMBOLOSEN
LUGARDELETRASONMEROS
...TAMBIN PUEDE UTILIZAR SIMBOLOS
EN LUGAR DE USAR LETRAS...

Factor
Crtico
Del xito
Empresas
Factor
Crtico
Del xito
Mala
Regular
Buena
Buena
Buena
Regular
Mala
Mala
Buena
Regular
Mala
Buena
Situacin
de Costos
Buena
Buena
Mala
Mala
Situacin
de Costos
Imagen
Buena
Buena
Mala
Mala
Imagen
Tecnologa
Capacidad
Financiera
Empresas
A
Tecnologa
Capacidad
Financiera
Distribucin
Distribucin
129
Unailustracinayudaaimpactaralaaudiencia
LOS COREANOS Y CHINOS ESTN DESTRUYENDO
LA INDUSTRIA TEXTIL
130
Algunasvecesconvieneagregaruna
cuotadehumor
En nuestra empresa se pelean
las distintas reas.....
En lugar de trabajar en EQUIPO
131
Paramostrarlaestructuradelapresentacin,
puedeusarunailustracinobienunndice
Ilustracin (secuencia)
Resultados y
Objetivos
Metodologa
Conclusiones
Indice
Prximos
Pasos
1.
2.
3.
4.
Objetivos
Metodologa
Resultados y conclusiones
Prximos pasos
132
Finalicecadaseccinconunresumen
RESUMEN
La estructura
Organizacional actual
es la causante de
nuestra lentitud
HAY 2 MANERAS
DE FINALIZAR
UNA SECCIN
CARACTERSTICAS
Las tiendas aplican un
Margen de 50%
IMPLICANCIAS
Hay un buen margen
Para entrar
El Fabricante no permite
que un mayorista se agrande
Difcil que el negocio

Mayorista se concentre
en unos pocos
133
Cuandoarmelapresentacin,tengaencuentaquealas
conclusionessedebearribarenformalgica
ERROR TIPICO...
LA INDUSTRIA
ESTA MADURA
Desarrolle la conclusin a travs

de una secuencia de argumentos
No hay nueva tecnologa
Es un mercado....
Conclusiones no
pueden aparecer por
arte de magia
De los argumentos
orales no quedan
rastros
Las ventas
No crecen
EN VARIAS
LAMINAS
O EN UNA SOLA
LAMINA
La industria est
madura
Las ventas no crecen
Es un mercado de
reposicin
No hay nuevas
Tecnologas
134
Asegurelalogsticaquerequerir
parasupresentacin
Revisar antes el saln donde se har la presentacin.
Asegrese que los apoyos audiovisuales se puedan leer desde
el asiento ms lejano del la sala.
Solicitar y revisar el equipo audiovisual con anticipacin.
Hacer copias de los materiales que se entregar a la
audiencia.
135
Practiquesupresentacinantes,msde
loquepiensaquedebehacer
Piense cmo va a iniciar y cerrar su presentacin.
Ensaye la presentacin.
Pida retroalimentacin y solicite sugerencias sobre cmo podra
mejorar su presentacin.
136
RESUMIENDO
Mostrar la estructura ayuda a ubicar a la audiencia
Escriba textos concisos, claros y completos, que se autoexpliquen
Limtese a pocas ideas por lmina
Los grficos deben ir acompaados por una conclusin
Utilice resmenes de vez en cuando
A las conclusiones hay que llegar de manera lgica
137
CmorealizarlaPresentacin?
138
Hayvariasrazonesqueexplicanalfrecuente
fracasodeunorador
MUCHASVECESELORADOR....
Sevaporlasramasynologra
transmitirelmensaje
Nosabeevitarladistraccindela
audiencia
NousabienlosApoyosVisuales.
Noenfrentaadecuadamenteasu
Audiencia
NoPracticalaPresentacin
SeolvidaqueMURPHYexiste
139
Cuandosedaunapresentacin,suestructuratienequeser
simpleyclara
Declaracin introductoria
INTRODUCCIN
Objetivo de la presentacin
Visin general
Beneficio para la audiencia
ESTRUCTURA
2
DESARROLLO
SECCIN 1
DESARROLLO
RESUMEN
SECCIN 2
DESARROLLO
RESUMEN
SECCIN 3
DESARROLLO
RESUMEN
DESENLACE
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CIERRE
140
Antesdedarunapresentacin,practquela
Verifique que las lminas y los mensajes tengan una
secuencia lgica
Ensaye ejemplos y argumentos que sustenten / resalten
las lminas
Practique la conexin entre una lmina y la siguiente
Verifique si el tiempo utilizado es similar al asignado
141
Enfrenteasuaudienciaenformaapropiada
Cuando lea los textos, mire a la pantalla. Su proceder guiar a la
audiencia hacia donde debe mirar.
Cuando deje de leer la lmina y quiera profundizar una idea, hable
mirando a los ojos de la audiencia
Fije su mirada en TODA la audiencia, y no en unas pocas personas.
Pero ponga mayor atencin en el lder de opinin o en la persona
que toma las decisiones.
Adapte el lenguaje a la audiencia: No es lo mismo dar una
presentacin a un directorio, a una comisin examinadora o a
operarios
142
Enfrenteasuaudienciaenformaapropiada
Useeltonoacordeconloquedice.
Sitransmiteinformacin,seaneutral.
Sisumensajeesunarecomendacin,seafuerte,convincente
ypositivo.
Tratedenoseraburridoymontono
Pongavidaasupresentacin
143
Paraatraeralosquesehandistradorecalque
cadatantodondeest
Ejemplo:
SiguiendoconelanlisisdeIndustria
ahoraveremos...
Acabamosdeverquelosclientesson
difciles,ahoraveremosaloscompetidores
Hastaaqu,tienenalgunapregunta?
144
Ycadavezqueterminaunaseccinresumaeindiquelo
quevaamostrar
La empresa
acta en un
mercado que
requiere
mucha
agilidad
La estructura
funcional
actual hace
lenta a la
empresa
Estructura
Propuesta
Como es
Pro y Contra
PLAN DE
ACCIN
Hemos visto hasta ahora....

Ahora veremos la Estructura
Propuesta como es...
145
Esporelloqueenpresentacioneshayuna
regladeoro...
Digaloquevaadecir...
Dgalo...
Yrepitaloqueacabadedecir
146
Paraprovocaracciones,finalicelapresentacin
conrecomendaciones
Defina claramente su recomendacin
Especifique los temas que deben ser resueltos para llevar adelante
su recomendacin
Proponga una agenda para discutir estos temas
De ser necesario, presente una Carta Gantt con acciones, plazos y
responsables
147
Ascomoelinicioimpactaenelxitodela
presentacin,laformadefinalizarlaesclave
Las personas, por lo general, recuerdan ms el principio y el final de
una presentacin, no lo que pas entremedio.
Haga un resumen final.
Recapitule con los temas ms relevantes tratados en la presentacin.
Termine como ha empezado.
Agradezca a la audiencia
148
RecuerdequelaLeydeMurphysiguemsvigenteque
nunca
Verifiqueconantelacinlasala
Iluminacin
UbicacindelaAudiencia
Distanciaentrepantallayaudiencia
VerifiqueconantelacinelEquipo
Funciona?
HayLmparaderepuesto?
Elcablellegaalenchufe?Tengounaextensin?
Hayequipoderepuesto?
149
Ynoolvidequelacapacidadartsticayde
improvisacinsiempreayuda,pero....
en
presentaciones es
solo el 20%
150
RESUMIENDO
Unapresentacindebetenerunaintroduccin,un
desarrolloyuncierre
Elinicioyelcierredeunapresentacinsonclaves
Enfrentelaaudienciademaneraapropiada
Mirealapantallacuandolea
Mirealosojoscuandocomente
Adapteellenguajealaaudiencia
Practiquelapresentacin
NoolvidequeMURPHY existe
151
Integracinycierre
152
Vimos
El mundo formal y el mundo sutil de las organizaciones. El modelo de la

bicicleta.
La comunicacin y las habilidades sociales para interactuar con otros en
un proyecto. Un modelo para comunicarnos en forma efectiva con otras
personas. El ciclo de la promesa.
Las competencias en direccin de proyectos, especficamente en lo que
se refiere a la Gestin de los Interesados y Gestin de la Comunicacin.
La gestin de los interesados del proyecto. La hoja de registro de los
interesados. El Plan de Gestin de los Interesados.
La gestin de la comunicacin en el proyecto. El Plan de Gestin de las
comunicaciones. La Matriz de Comunicaciones.
Herramientas para dirigir reuniones productivas y para preparar y
realizar presentaciones efectivas.
153
GRACIAS!
GuillermoMller
gmuller@meg.cl
94796680
Educacin Profesional Escuela de Ingeniera UC

Dap II 2016 - Mod 03 (GM)

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Diplomado en Administracin y

Comprender la importancia de la comunicacin y las habilidades sociales

Identificar los distintos procesos relacionados con la gestin de la

Ampliar el autoconocimiento del alumno, por medio de la aplicacin de

Adquirir herramientas y mejores prcticas que les permitan gestionar de

Aplicar las distintas herramientas adquiridas al proyecto integrador que

Apertura y generacin del contexto.

Apertura y generacin del contexto.

El Lenguaje tiene dos facetas

Hablamos para ser escuchados; el escuchar valida el

Decimos lo que decimos y los dems

Nos vamos a focalizar en 3 actos lingsticos bsicos:

Unidad de Capacitacin y Competencias Laborales - UCyC

CREACIN DEL NEGOCIACIN

CREACIN DEL NEGOCIACIN

Apertura y generacin del contexto.

Apertura y generacin del contexto.

Con distintos matices, se tiende a coincidir en que las competencias son

El concepto de competencia laboral se refiere a las actitudes,

Las competencias consisten en la capacidad de vincular los conocimientos

1. Gestionar a los interesados del proyecto

Recopilar, analizar y registrar de

1.2 Planificar la gestin de los

1.3 Gestionar el compromiso

Planear las estrategias y

Involucrar y lograr el apoyo de

1.1 Identificar a los interesados

1.2 Planificar la gestin de los interesados

1.3 Gestionar el compromiso de los interesados

2. Gestionar las comunicaciones en el proyecto

2.1 Planificar las comunicaciones

2.2 Gestionar las comunicaciones

Determinar el enfoque, las estrategias y el plan

Generar, recopilar, distribuir, controlar y archivar

2.1 Planificar las comunicaciones

2.2 Gestionar las comunicaciones

Apertura y generacin del contexto.

Son personas u organizaciones (clientes, patrocinadores, la

Tambin pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.

Pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de la

En general, se debe determinar:

FASE DEL CICLO

TODAS LAS FASES

Mayores ingresos por

Disminuir los tiempos de

Administrar las versiones de Alto / Alto

vida del proyecto

vida del proyecto

Poder: grado en que

Inters: grado en que

Se debe monitorear a estos interesados,

Se debe mantener informados, para no perder

Se debe satisfacer sus necesidades y

Incrementar su apoyo a favor del proyecto y

IMPACTO QUE TENDR EL PROYECTO

ACCIONES PARA POTENCIAR SU APOYO Y COMPROMISO

Aumento de ingresos municipales

Mantenerla al tanto del avance del proyecto y gestionar

Acciones para Potenciar

Envo de Minutas de Todas

Acciones para Potenciar

Realizar Capacitacin para

Enviar Informes de Avances