BAZE DE DATE ACCESS

1. DESCHIDEREA APLICAIEI MICROSOFT ACCESS.

Aplicaia MICROSOFT ACCESS poate fi deschisa: din meniul START- Programs MICROSOFT ACCESS.
sau
Daca exista o pictograma pe ecran sub care scrie MICROSOFT ACCESS se poate
porni
aplicaia printr-un dublu clic pe aceast iconi.
2. DESCRIEREA INTERFETEI APLICATIEI ACCESS.
In momentul apsrii MICROSOFT ACCESS, pe ecranul monitorului apare imaginea specific
acestei aplicaii:

Interfaa aplicaiei Access conine: - bara de titlu;

- bara meniului principal;
- bara cu instrumente de lucru Database, specializata in
gestiunea bazelor de date;
- zona de lucru ( in momentul iniial este goala);
- bara de stare.

La crearea sau deschiderea unei baze de date se obine fereastra Database (baza de date):

aceasta fereastra este centrul de comanda al fiierului tip Access, deoarece poate crea si utiliza
orice obiect din baza de date.
Fereastra conine: - bara de titlu a ferestrei ( prezint numele i formatul de fiier al bazei de
date);
- bara de instrumente a ferestrei
unde: butonul Deschidere (Open) se utilizeaz
pentru lucrul cu obiecte existente; butonul Proiect
(Design) se utilizeaz pentru modificarea obiectelor existente; butonul Nou (New) se utilizeaz pentru
crearea de obiecte; butonul
tergere ( Delete ) elimin obiectul selectat; butoanele
reprezint diferite forme de vizualizare n fereastra baz de date: Pictograme mari, Pictograme mici,
Lista, Detalii.
- Obiecte ( Objects);
- Grupuri (Groups) - se pot adaug unui grup obiecte de diferite tipuri, care
conin comenzi rapide la obiectele bazei de date care aparin acestuia;
- Preferine (Favorites);
3. OBIECTELE FERESTREI BAZA DE DATE.
O baza de date conine urmtoarele categorii de obiecte:

Tabele - un tabel este format dintr-un numr de linii i dintr-un numr de coloane. Prima
linie este linia de antet a tabelului. Fiecare celula a liniei de antet conine un nume de
cmp. Celelalte linii ale tabelului sunt articolele ( nregistrrile) sale. Fiecrui nume de cmp i
este asociat un tip de date si o dimensiune. Structura tabelului poate fi modificata.
Interogri - servesc la selectarea, pe baza anumitor criterii a anumitor articole din tabele.
Articolele selectate pot fi afiate ntr-o ordine stabilit de utilizator.
Formulare ( Machete) - servesc pentru a facilita introducerea articolelor
(
nregistrrilor) unui tabel, cu ajutorul ecranului.
Rapoarte - servesc la extragerea datelor din tabele si interogri si la trimiterea lor la
imprimanta, n vederea tipririi. Articolele tiprite pot fi grupate i sortate. Rapoartele pot
conine antete si subsoluri de pagina, precum i un antet i un subsol de raport.
2

Macro-uri . Permit realizarea rapida a diferitelor sarcini, deoarece ele pot fi asociate i
evenimentelor. Prin macro se nelege o secven de comenzi care vor fi lansate n execuie
la solicitarea utilizatorului.
Module - sunt recipiente n care sunt memorate subrutine si funcii scrise de utilizator in
limbajul Visual Basic pentru aplicaii (VBA).
Pagini.

4. INCHIDEREA UNEI BAZE DE DATE SI A APLICATIEI MICROSOFT ACCESS.

Pentru a nchide o baza de date, fr a nchide si aplicaia Access ce este necesar
pentru utilizri ulterioare, se utilizeaz una din urmtoarele metode:
- comanda nchidere ( Close) din meniul Fiier (File) ;

sau
- se apas pe butonul

din coltul din dreapta sus a ferestrei baza de date;

- se acioneaz combinaia de taste Ctrl + F4

- se acioneaz combinaia de taste Ctrl + W
Pentru a prsi programul Access, se utilizeaz una din urmtoarele metode:
- se selecteaz comanda Ieire ( Exit) din meniul Fiier (File) sau
- se apas combinaia de taste ALT + F4 sau
- se apas pe butonul

din coltul din dreapta sus a ferestrei aplicaiei Access.

5. PROIECTAREA UNEI BAZE DE DATE.

Pentru proiectarea bazei de date, se respect paii urmtori:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Stabilirea scopului bazei de date i a modului de utilizare;

Stabilirea cmpurilor de care avem nevoie n baza de date;
Stabilirea de tabele necesare n baza de date;
Stabilirea tabelului cruia i aparine fiecare cmp;
Identificarea cmpului sau cmpurilor cu valori unice n fiecare nregistrare;
Stabilirea relaiilor dintre tabele;
mbuntirea proiectului;
Introducerea datelor i crearea altor obiecte ale bazei de date ( interogri, formulare, rapoarte,
pagini de acces la date, macrocomenzi i module);

6. CREAREA UNEI BAZE DE DATE VIDE.

3

Prima operaie pe care o face un utilizator cnd deschide aplicaia Access este s deschid o
baz de date dac exist1 sau s creeze una nou.
Crearea unei baze de date se face selectnd din meniul FILE ( Fiier), comanda NEW
BLANK DATABASE ( Baz de date necompletat ) .

( Nou )

Se va deschide fereastra de mai jos, n care se stabilete unitatea de disc sau directorul unde se
dorete salvarea fiierului baz de date i n dreptul etichetei File name se va introduce de la
tastatur un nume fiierului.

Se execut clic pe butonul CREATE ( Creare ) i rezult fereastra baz de date, din figura de mai
jos:

Deschiderea unei baze de date se face din meniul principal, selectnd FILE OPEN.

Dup ce a fost creat sau deschis baza de date pentru care se dorete s se creeze un tabel,
se execut clic pe opiunea Tables de pe bara Objects din fereastra bazei de date. n fereastr se
obin modurile de creare tabel:
Create table n Design view ( n modul Vizualizare proiect), aceast metod este utilizat cel
mai frecvent, deoarece utilizatorul are mn liber n proiectarea i stabilirea diferitelor
opiuni ale tabelului.
Create table by using wizard ( utiliznd Expertul ), aceast metod permite selectarea
cmpurilor tabelului care urmeaz s fie creat dintr-un mare numr de tabele predefinite ( ex.
comerciale, medicale, de inventar i altele).
Create table by entering data ( prin introducere de date ). n momentul salvrii foii de date,
programul Access va analiza datele introduse i va determina automat tipul i formatarea
diferitelor cmpuri ale tabelului.
Obs. Indiferent de metoda utilizat, tabelul creat ntotdeauna poate fi modificat, folosind modul
de vizualizare de tip proiect Design View. n acest mod de vizualizare, n tabelul creat pot fi
inserate cmpuri noi, pot fi terse cmpuri inutile, pot fi stabilite valori implicite, mti de
introducere i altele.
7. CREAREA
PROIECT) .

TABELELOR

MODUL

DESIGN

VIEW (N MODUL

VIZUALIZARE

n fereastra baz de date, parcurgei etapele:

1. Executai dublu clic pe opiunea Create table n Design view
2. n fereastra Design se deschide un tabel gol, coninnd coloanele Field Name (nume cmp ),
Data Type ( tip de date ) i Description (descriere). n coloana Field Name, tastai un nume
pentru primul cmp, dup care apsai tasta Tab.

3. Pentru a schimba tipul de date prestabilit, cu altul, executai clic pe sgeat n jos din
cmpul Data Type i selectai un nou tip de date de pe lista care apare pe ecran . Dup
aceea, apsai tasta Tab.
Datele care corespund unui cmp pot fi de mai multe tipuri :
5

- Text - iruri de caractere alfanumerice sau numere nefolosite n calcule;

-

Zona de scris ( Memo ) ofer utilizatorului posibilitatea de a scrie comentarii descriptive de

cel mult 64000 de caractere;

Numeric ( Number )- date numerice folosite n calcule matematice ( ntregi: Byte, Integer,
LongInteger sau reale: Single, Double);

Date / Time - ofer date calendaristic / ora;

Currency - valoare monetar;

Auto Number - numr cu incrementare automat, pe care aplicaia l completeaz automat

pentru fiecare nregistrare adugat ntr-o tabel;

Yes / No - valori logice : Adevrat sau Fals;

Ole Object - destinat pstrrii datelor provenite de la alte programe ( grafic, fiier cu sunete,
etc. ) ;

Hyperlink - text sau combinaie de text folosit ca adres a unei pagini web;

Lookup

Wizard ( Informaii legate ) creeaz cmpuri care permit utilizatorului s aleag

valori din cadrul altor tabele sau dintr-o list de valori;

-

Tipul de date implicit este Text. Pentru a selecta un alt tip se execut clic pe butonul cu
sgeat descedent din coloana Data Type.

4. Opional, tastai o descriere de cmp n coloana Description. Acest text apare pe bara de
stare a ferestrei Table atunci cnd introducei date i acest cmp este selectat.
5. Repetai paii de la 2 la 4, n funcie de necesiti, pentru a continua s adugai cmpuri.
Pentru fiecare cmp exist o list de proprieti, conform reprezentri de mai jos:

- Field Size ( dimensiunia cmpului ) este zona unde se specific dimensiunea alocat pentru
introducerea datelor: pentru tipul de date Text, implicit, lungimea este de 50 de caractere, dar se
pot da valori pn la 255 de caractere. Tipul de date Number are opiunile : Byte ( octet ), cu valori
cuprinse ntre 0 255, Integer, cu valori cuprinse ntre - 32768 i + 32768. Tipul de date Memo are
o lungime rezervat de 64 KB, tipul Date / Time este stocat sub forma unor numere n virgul
mobil de 8 octei, tipul Currency este stocat cu pn la 15 cifre n stnga i pn la 4 cifre n
6

dreapta punctului zecimal, tipul Auto Number poate avea valori ntregi ordonate secvenial sau n
mod aleatoriu.
- Format - se stabilete modul de afiare a datelor pe ecran pentru tipurile de date numeric
(Number ), dat calendaristic ( Data / Time) , dat logic ( Yes / No ).
- Decimal places ( Numrul de zecimale ) se stabilete numrul de zecimale ce pot fi atribuite
cmpului.
- Input Mask ( Formatul de introducere ) ofer posibilitatea introducerii unui ablon pentru datele
corespunztoare unui cmp. Ex. pt. introducerea unor numere cu trei zecimale i care pot fi i
negative, se poate scrie : # 999.999
-Caption ( Etichet ) - determin afiarea titlurilor numelor de cmp.
- Default Value ( Valoarea iniial ) determin valoarea ce trebuie salvat n cmpul unei
nregistrri, dac nu este introdus nici o valoare.
- Validation Rule ( Regula de validare ) se stabilete regula care trebuie respectat nainte de
salvarea valorii introduse n cmp.
- Validation Text ( Textul de validare ) reprezint textul care se va afia pe ecran dac nu este
respectat criteriul impus de regula de validare.
- Required ( Cerut ) se stabilete dac completarea unui cmp este obligatorie (Yes ) sau nu ( No)
- Allow Zero Length ( Permite lungime zero ) - dac este selectat opiunea No, cmpul poate s
rmn necompletat.
- Indexed ( Indexat ) se specific dac acel cmp este folosit sau nu ca un cmp de index.
6. Pentru a salva tabelul, deschidei meniul File i selectai Save ( salveaz ) sau executai clic pe
butonul

din fereastra activ.

7. Executai clic pe butonul Yes.

8. Se deschide caseta de dialog Save As ( salveaz ca).

9. Tastai un nume pentru tabel i executai clic pe OK.

10. Aplicaia Access v solicit s stabilii o cheie principal.

11. Executai clic pe NO ( nu) pentru a nu stabili cheie principal.

Stabilirea cheii primare.
Cheia primar va trebui s identifice n mod unic nregistrrile din tabel. Un tabel trebuie s
aib o cheie primar, deoarece valoarea acesteia este utilizat n definirea unei relaii, care se va
stabili ntre tabelul actual i celelalte tabele ale bazei de date. Aplicaia Access nu admite valori
duplicate sau nule n acest cmp.
Pentru stabilirea cheii primare:
Se deschide tabelul n modul Design ( dac nu este deja deschis );
7

 Se selecteaz cmpul sau cmpurile care vor furniza cheie primar;

Se acioneaz butonul Primary Key din bara de instrumente standard
Sau se alege din meniul Edit opiunea Primary Key .
ndeprtarea cheii primare.

Se deschide tabelul n modul de afiare tip proiect;

Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cheii primare curente apoi din meniul Edit se
d comanda Primary Key sau clic pe simbolul
.
n stnga numelui cmpului va disprea simbolul de forma unei chei.
Obs: Dac am salvat tabela fr s fixm cheia primar, aplicaia Access ne va avertiza n legtur
cu acest lucru i ne va da posibilitatea de a reveni n modul Design sau va ataa automat un cmp
de tip AutoNumber, cu rol de cheie, numindu-l ID.
Stabilirea unui index.
Cmpuri indexate, se creeaz pentru a accelera sortarea i
cmpurilor ncetinete actualizrile, se recomand indexarea doar
efectueaz frecvent cutri i sortri. Etape :
Dup ce a fost deschis tabelul pe care dorim s-l modificm
clic n cadrul cmpului pe care dorim s-l indexm;
n foaia de proprieti, se execut clic n cmpul Indexed.
sgeat n jos;

cutarea. Deoarece indexarea

a cmpurilor dup care se
n fereastra Design, se execut
La dreapta cmpului apare o

Se execut clic pe sgeat i n lista care apare pe ecran se execut clic pe Yes
(
Duplicates OK ) ( da se accept dubluri) sau No ( No duplicates ) ( Nu nu se accept
dubluri), n funcie de cerine;
Acest cmp va fi acum indexat i poate necesita o intrare unic, n funcie de ceea ce ai
selectat.
Tipuri de indeci:
Index ( Duplicates OK) este folosit pentru selectarea ordinii de parcurgere din
cmpurile non cheie, ale cror valori nu trebuie s fie neaprat unice;
Unique Index este folosit pentru selectarea ordinii de parcurgere bazat pe prima
apariie a valorii n cmpul specificat;
Index ( No duplicates ) este folosit n tabelele incluse ntr-o baz de date care au deja
fixat indexul primar, dar care doresc verificarea unicitii.
Primary Index este folosit n contextul unei tabele incluse ntr-o baz de date i
asigur introducerea valorilor unice pentru cheia articolelor. O tabel are un singur
index primar.
tergerea unui index se face fie prin fereastra Design View asociat tabelei, fie prin fereastra
Indexes, deschis prin clic pe butonul

OPERAII N TABELE
1. Adugarea nregistrrilor ntr-un table;
8

O nregistrare este un rnd dintr-un tabel. Ea conine informaii despre o anumit persoan, un anumit
loc, eveniment etc. Pentru fiecare nregistrare se introduce cte o valoare n cmpurile (coloanele) din tabel.
Mai nti, trebuie deschis tabelul. Pentru a deschide un tabel se execut dublu clic pe el n fereastra
Database, sau se execut clic pe el o dat, apoi pe Open. Dup aceea, pentru a introduce o nregistrare, se
efectueaz paii urmtori:
Se execut clic pe prima celul goal din prima coloan goal.
Se scrie valoarea n cmpul respectiv.
Se apas tasta Tab pentru a trece la cmpul urmtor, apoi se introduce valoarea
corespunztoare.
Se continu, folosind tasta Tab pn se ajunge la ultimul cmp. Cnd se apas tasta Tab n
ultimul cmp, punctul de inserare se mut n primul cmp de pe rndul urmtor, unde se
ncepe o nou nregistrare.
Se continu introducerea nregistrrilor pn cnd se completeaz toate cmpurile.
Datele pot fi introduse toate folosind numai tasta Tab i scriindu-le. Dar exist i cteva combinaii
utile de taste, care pot uura munca:
Pentru a insera data curent, se apas Ctrl+;. Pentru a insera ora curent, se apas Ctrl+:.
Dac s-a definit o valoare pentru un cmp (n modul de afiare Table Design), se poate insera
apsnd Ctrl+Alt+Bara de spaiu.
Pentru a repeta valoarea din acelai cmp al nregistrrii anterioare, se apas Ctrl+.

Dup introducerea nregistrrilor n tabel, schimbarea unui tip de cmp cu altul se poate
realiza numai dac cele dou tipuri sunt compatibile.
2. tergerea nregistrrilor : - selectai nregistrrile care urmeaz s fie terse iar din meniul
FILE alegei opiunea DELETE Record rezult caseta de dialog n care selectai Yes.
3. Mutarea nregistrrilor : - selectai nregistrarea pe care dorii s o mutai iar din meniul Edit
sau bara de butoana alegei opiunea Cut, pe urm poziionai cursorul n noua poziie i alegei
comanda Paste din bara de butoane sau din meniul Edit.
4. tergerea unui cmp / nregistrri : - Selectai coloana corespunztoare cmpului, pe urm din
meniul Edit sau de pe bara de instrumente selectai DELETE COLUMN / DELETE
RECORD.
5. Inserarea unui cmp : - selectai cmpul naintea cruia vei insera un cmp nou , pe urm
alegei Lookup field din meniul Insert i definii noul cmp.
6. Tiprirea tabelei de date : - activai tabela de date i selectai Print din meniul File sau din
bara de butoane.
7. Importarea datelor sau copierea unui tabel dintr-o alt baz de date ( Word; Excel; Fox
Pro, etc.) se realizeaz parcurgndu-se urmtorii pai :
9

asigurai v c baza de date unde dorii s importai fiierul este deschis.

alegei opiunea File Get External Data Import

din caseta de dialog Import selectai n caseta Files of Type opiunea tipului de fiier dorit
i cutai fiierul dorit

selectai opiunea Import

din caseta de dialog Import Spredsheet Wizard selectai opiunile pe care le dorii.

8. CREAREA LEGATURILOR INTRE TABELE

Vom realiza o eviden informatizat a elevilor din liceu.

Rezolvare:
Vom crea tabelele avnd structurile de mai jos. Cheile primare sunt boldate. Stabilii legtura
Clase1,nElevi.
Tabela Clase
Denumire cmp
Clasa
Diriginte
Sala
profil
Tabela Elevi
Denumire cmp
Nr matricol
Nume elev
Media
Data nasterii
Caminist
Clasa

Tip de dat

Dimensiune cmp

Text
Text
Text
Text

3
20
10
35

Tip de dat
Numar
Text
Numar
Data/Ora
Da/Nu
Text

Dimensiune cmp
Intreg
20
Simpla precizie, 2 zecimale
Data medie

10

1.
2.
3.
4.

Deschidem n modul Design View i creem cele dou tabele.

Tabela Clase are ca i index primar cmpul Clasa.
Tabela Elevi se indexeaz neunic Da (Cu dubluri) dup cmpul cu acelai nume.
Introducem valori, ca n imaginea de mai jos:

Observaie:
Tabela Clase conine dou clase, 12D i 12E, crora nu le-au fost alocate elevi. Tabela Elevi conine
elevi n clasa 12F care nu a fost nc definit n tabela Clase.
5. Stabilirea relaiei se face astfel:
o Selectm tabelul Clase i activm fila Foaie de date.
o Din Grupul Relaii alegem comanda Relaii

o Din fila Proiectare care se activeaz alegem Afiare tabel.

11

o n fereastra de dialog care se deschide selectm tabelele Clase i Elevi prin dublu-click pe
numele lor dup care dm click pe butonul nchidere.

o Poziionm mouse-ul pe cmpul (cheia) de legtur a tabelei printe i glism(tragem) peste

cmpul (cheia) din tabela fiu. Automat se deschide fereastra de editare a legturii unde vom
apsa pe primul buton cu numele Creare.
o Aceast fereastr conine informaii despre tabelele relaionate, tipul legturii precum i despre
cmpurile participante la relaie. Tipul relaiei o putem stabili dnd click pe butonul Tip
asociere.., poziia tabelelor relaionate cu ajutorul celui de-al doilea buton cu numele
Creare...

Tabelele ntre care exist o relaie vor arta astfel:

12

6. Prin faptul c s-a ales primul tip de asociere, vor fi afiai numai elevii care au clase asociate n
tabela printe, ca n figura de mai jos:

13