ENUNTUL SI ETAPELE PROIECTULUI

ENUNT: Sa se relizeze documentatia de management pentru proiectul ............. Suma alocata proiectului este 4 500 000 lei.
Durata de realizare 36 luni.
ETAPA I.
A. Studiul stadiului actual.
1. Identificarea problemei
-Descrierea succinta a produselor similare existente. Tipuri, variante ale produselor existente, performante.
-Institutii cu preocupari in domeniu
2. Analiza problemei.
3. Identificarea solutiilor posibile
4. Selectarea celei mai bune solutii si descrierea succinta a solutiei.
5. Analiza comparativa (critica) a solutiilor din stadiul actual cu solutia propusa.
6. Potentiali urilizatori (beneficiari ai produsului propus) directi si indirecti. Grupul tinta.
7. Alegerea membrilor iniiali care vor face parte din echipa de proiect;
B. Definirea obiectivului si a scopului.
1. Obiectivul - un rezultat scontat ce trebuie obinut n efortul de atingere a scopului proiectului i, implicit, a rezolvrii problemei.
Este necesar ca obiectivele s fie cuantificabile i s se stabileasc limite de timp pentru atingerea lorEste masurabil si are limita
de timp.
Un obiectiv se definete complet prin patru componente obligatorii:
atributul, coninutul obiectivului: pre, calitate, fiabilitate etc.;
scar de msur: obiectivul trebuie s fie raportat unui palier de valori cunoscut i utilizat.;
norm: valoarea exact care trebuie obinut pe scara definit anterior;
un orizont de timp: obiectivul trebuie realizat ntr-o perioad de timp precizata.
Pentru a fi viabil, un obiectiv va avea urmtoarele caracteristici SMART:
1

Specific: claritatea obiectivului ce, cine, cum, pentru cine, cnd, unde facem?
Msurabil: n orice moment este bine s tim nivelul la care am ajuns;
Abordabil / aprobat: se refer la posibilitatea de realizare a unui obiectiv, obiectivul trebuie sa fie realizabil nu utopic;
Realist: proiectul poate fi realizat cu resursele de care dispunem i cu cele care vor fi acceptate din partea finanatorului.
Proiectul este necesar ntr-un anumit context, ofera o soluie la o problem care trebuie rezolvat;
Timp proiectul are o anumit limit de timp pentru realizarea lui.
2. Scopul rezultatul favorabil ce se ateapt de la un proiect, nefiind necesar ca acesta s fie cuantificabil
Exemple:
- Cresterea competitivitatii intreprinderii...... si a industriei romanesti;
- Crearea de locuri de munca;
- Dezvoltarea economica a localitatii, zonei, judetului, regiunii etc.
- Crestera nivelului de trai al locuitorilor din localitatea... sau judetul......
C. Institutia sau consortiul implicat in proiect. Se vor prezenta institutia sau institutiile care se vor implica in realizarea
proiectului, descriind succint resursele materiale si umane de care dispun. Se va preciza in procente contributia fiecarui partener la
realizarea proiectului.

ETAPA II
A. Prezentarea tiinific si tehnico-economica a proiectului:
- Descrierea tehnica detaliata a produsului. Performante.Noutatea.
- Durata pregatirii de fabricatie (durata proiectului)
- Valoarea totala prognozata a liniei de credit pentru sustinerea tuturor activitatilor
- Analiz preliminar cost/beneficiu;
- Cota de piata prognozata.
B. Justificarea economic
1. Contribuia la creterea competitivitii agentului economic beneficiar,
2. Existena unor conjuncturi de pia favorabile produsului / tehnologiei / serviciului rezultate din studii de marketing,
3. Durata de recuperare a investiiei,
4. Cota de piata ce trebuie atinsa pentru ca proiectul sa fie oportun (eficient economic)
C. Definirea intereselor celor implicati sau afectati de proiect
1. Beneficiarii proiectului sau grupul int (target group)
Beneficiarii reprezint un grup de persoane bine definit. Din el fac parte cei care vor beneficia (n mod direct sau indirect) de
rezultatele pe care proiectul i le-a propus. Beneficiarii direci reprezint grupul int respectiv, iar beneficiarii indireci se refer
la comunitatea sau comunitile crora le aparin. Cu ct un proiect reuete s ofere soluii/alternative unui numr ct mai
mare de beneficiari, cu att ansele de a fi realizat i de a atrage resurse rambursabile sau nerambursabile vor fi mai mari.
2. Sponsorii / finanatorii. Reprezint susintorii financiari ai unui proiect / programului din care face parte proiectul respectiv. Pot
fi instituii (Uniunea European, Banca Mondial, Guvernul, diverse ONG-uri), banci sau persoane fizice. Sponsorul poate fi
chiar beneficiarul sau realizatorul proiectului.
3. Stakeholder-ii [s t e i k h o l d e r ]. Persoanele care au rol n realizarea proiectului sunt denumii stakeholder-i. Acetia pot fi:
a. Interni: angajaii instituiei care realizeaz proiectul, angajaii firmelor aflate n parteneriat cu instituia respectiv, acionarii.
b. Externi: organisme de interes public (ex. sindicatele, grupuri de protecia mediului),organisme guvernamentale.
Persoanele care au rol n realizarea proiectului sunt denumii stakeholder-i. Acetia pot fi:
4. Realizatorul proiectului.

Realizatorul proiectului este cel care concepe proiectul, putnd fi o persoan fizic sau juridic, un grup de persoane din
interiorul sau exteriorul organizaiei. Se poate apela la organizaii specializate n conceperea proiectelor, cum ar fi centrele de
consultan.
Uneori, numrul organizaiilor implicate n conceperea unui proiect este mare, dintre acestea doar una avnd rolul de
coordonator al proiectului. Participarea acestora presupune i ncheierea de contracte ntre organizaii, cu stabilirea clar a
rolului i obligaiilor pe care fiecare organizaie le vor avea.
5. Comitetul (grupa) de coordonare a proiectului
Comitetul de coordonare decide asupra structurii organizatorice, a personalului, supervizeaz ndeplinirea obiectivelor i planul
propus. Este reprezentat de toi factorii implicai n proiect: stakeholder-i, conducerea organizaiei care realizeaz proiectul,
beneficiari, toi cu putere decizional.
D. Echipa de lucru (Componenta, atributii, beneficii)
Directorul / Managerul de proiect.
Coordonatorul de proiect este persoana care rspunde de modul de derulare a proiectului, de ndeplinirea obiectivelor, calitii
cerute i a termenelor de realizare. De personalitatea acestuia, de calificrile si capacitatea de a coordona n mod eficient membrii
echipei, va depinde n mare parte succesul unui proiect. De cele mai multe ori el este cel care concepe proiectul. Acesta trebuie s
planifice proiectul, s-l organizeze, s-l coordoneze i s-l controleze. Lui i revine funcia de moderator i de motivator al echipei
de proiect i trebuie s asigure, n plus, o comunicare eficient ntre toi membrii. Stilul de conducere pe care i-l va alege va
depinde de caracteristicile sale i de procesele sociale care au loc n cadrul echipei de proiect
Principalele Competenele necesare coordonatorului de proiecte sunt:
competene de specialitate (n domeniul proiectului),
competene n managementul proiectelor si cunotine de management general,
competene metodice (aptitudini organizatorice, gndire structurata, experien n activitatea pe baz de proiecte, capacitate
de urmarire (atingere) a obiectivelor,
competene sociale (capaciti de conducere, de motivare, de delegare de competene)
competene comunicaionale (aptitudini de comunicare i negociere, siguran n exprimare, soluionarea conflictelor)
competene ale personalitii (autocontrol, creativitate, rezisten la stres, iniiativ i rspundere, adaptabilitate, disciplin,
integritate, atitudine pozitiv fa de oameni, capacitate de gestionare a risculrilor, leadership).
Responsabilitile unui manager de proiect sunt:
a) La nceputul proiectului:
4

 definirea scopului i a obiectivelor;

ntocmirea planului proiectului;
selectarea personalului.
b) In timpul proiectului
identificarea i soluionarea problemelor aprute;
monitorizarea activitilor;
luarea deciziilor;
comunicarea cu ceilali participani la proiect;
efectuarea analizelor de buget, timp i resurse.
c) La sfritul proiectului
analiza final a bugetului i a situaiei efective;
consemnarea si comunicarea concluziilor (invatamintelor) acumulate in timpul proiectului
plasarea membrilor echipei n noi proiecte.
Managerul intuitiv pune accent att pe scopul i obiectivele urmrite, ct i pe atitudinea sa interioar, pe calitatea raporturilor
cu ceilali membri. Stilul de conducere pe care i-l alege este cel participativ, ncercnd s evidenieze calitile fiecrui membru
i s creeze o viziune de ansamblu comun, necesar reuitei unui proiect. El va provoca n jurul su dorina de progrese, tiind
n acelai timp s controleze modul de derulare a activitilor.
Calitile managerului intuitiv sunt:
intuiie: perceperea viitorului, a riscurilor, accentuarea unei atitudini deschise fa de membri, adoptarea unei viziuni de
ansamblu;
creativitate: stimularea creativitii membrilor, idei proprii inovatoare;
aciune: implicare, coordonarea echipei;
viziune: anticipare permanent a obstacolelor, viziune strategic;
formare: dezvoltarea competenelor proprii, nvarea celorlali membri din experienele sale;
comunicare: capacitatea de ascultare, motivare, promovarea unui climat de ncredere;
rigoare: metode i structuri specifice, urmrirea rezultatelor obinute
Echipa de proiect. Membrii echipei de proiect vor fi selecionai n funcie de sarcinile cerute de proiect, iar numrul acestora va
depinde de mrimea i complexitatea proiectului. Pe lng competenele de specialitate, este important ca acetia s aib
5

aptitudini pentru munca n echip, pentru o bun comunicare, s fie creativi. Fiecare membru trebuie s cunoasc care sunt
atribuiile i s-i asume responsabilitatea. ntrebrile la care membrii trebuie s cunoasc rspunsurile sunt:
Ce se ateapt de la mine?
Care este rolul meu n cadrul echipei?
Care este nivelul de autoritate? Dar cel de responsabilitate?
Cine va face evaluarea?
Care sunt colegii mei?
La ce mi va folosi participarea la acest proiect?
Care sunt obiectivele pentru atingerea crora rspund direct?
Cum m voi descurca? (Avnd n vedere c nu am mai fcut niciodat aceast munc).

ETAPA III
A. Planul de realizare
1. Stabilirea activitatilor, jaloanelor si obiectivele fiecarei activitati. Structura descompunerii activitilor - SDA (Work Breakdone
Structure - WBS) conine prezentarea jaloanelor principale, a activitilor i subactivitilor.
Activitile reprezint mijloace prin care se atinge un obiectiv. Fiecare activitate are alocate resurse financiara, umane si o
anumit durat de desfurare (zile/sptmni/luni/trimestre/ani, n funcie de complexitatea proiectului
Se consider c este bine ca orice proiect, indiferent de mrimea lui, s conin cel mult 20 30 de activiti. n cazul
proiectelor de dimensiuni mari, activitile vor fi descompuse n subactiviti.
Activitile pot fi dependente ntre ele sau independente - adica au o anumit dat de nceput indiferent de derularea altor
activiti. Conform Institutului de Managementul Proiectelor, relaiile dintre activiti sunt clasificate astfel:
a)
b)
c)
d)

de la final la start: o activitate trebuie finalizat nainte ca a doua s nceap,

de la final la final: o activitate trebuie finalizat nainte ca a doua s se termine,
de la start la start: o activitate trebuie nceput nainte celei de-a doua,
de la start la final: o activitate trebuie nceput nainte ca a doua s se fi ncheiat.
Atunci cnd se stabilesc activitile unui proiect, trebuie s avem n vedere urmtoarele:

Formularea numelui pentru fiecare activitate treduie sa fie ct mai simpl, semnificativa si exacta (fara dubii, fara posibilitati de
interpretare). Nu se dau nume identice pentru 2 activitati separate.
Incadrarea fiecrei activiti ntr-un interval de execuie (de la pana la), chiar i pentru activiti foarte simple sau foarte
complexe.
Numerotarea activitilor ntr-un format general, sintetic si clar (A1, A2, A3,...)
Numerotarea subactivitilor trebuie sa permita identificarea activitatii din care acestea fac parte (A1.1, A1.2, A1.3.).
Activitatile trebuie gandite intr-o succesiune logica, (tehnologica) astfel incat acestea sa poata fi realizate fara intreruperi,
strangulari sau timpi morti.
Precizarea resurselor financiare si umane necesare.
Jaloanele arat elementele obinute sau produsele finite realizate pe parcursul proiectului. Ele nu reprezint sarcini, ci indic
realizarea cu succes a unei etape din viaa proiectului.

Exemplu de activitati pentru un proiect ce se refera la realizarea unui produs tehnic.

A.1. Studiul stadiului actual
A.2. Proiectarea, realizarea si experimentarea modelului functional al produsului ...............
A. 2.1 Proiectarea modelului functional al produsului ...............
A. 2.2 Realizarea modelului functional al produsului ...............
A,. 2.3 Experimentarea modelului functional al produsului ................ Concluzii.
A.3. Proiectarea, realizarea si experimentarea prototipului produsului ...............
A. 3.1 Proiectarea prototipului produsului...............
A. 3.2 Realizarea prototipului produsului...............
A. 3.3 Experimentarea prototipului produsului................ Concluzii.
A.4. Proiectarea si realizarea produsului final ...............
A. 4.1 Proiectarea produsului final...............
A. 4.2 Realizarea produsului final ...............
A.5. Pregatirea de fabricatie.
A.6. Fabricarea seriei zero.

B. Prezentarea sintetica a planului de realizare

Se completeaza tabelul de mai jos
PLANUL DE REALIZARE A PROIECTULUI
Denumirea proiectului: .................................................................................................
Etapa/Activitate/Institutia care o realizeaza
(cand sunt mai multi parteneri)
Anul

Termene

Rezultate/
Documente de
prezentare
a
rezultatelor

Necesar
resurse
umane
(omluna)

Necesar resurse financiar

Manopera
Materiale
Total

A.1.
A.1.1. / C
A.1.2. / P1
A.1.3 / P2

A.2.
A.2.1. / C
A.2.2. / P1
A.2.3 / P1

Director de proiect
..............................................................................
Observatie
C - Coordonatorul partenerul cu participarea cea mai importanta
P1 - Partenerul 1
P2 Partenerul 2

C.

Reprezentarea grafica a planului de realizare (diagrama Gantt sau PERT)

diagrama GANT a unui proiect

Denumirea proiectului: ----------------------------------------------------------------------------------------------V. 2008

IV. 2008

III. 2008

II. 2008

I. 2008

XII.
2007

XI. 2007

X. 2007

IX. 2007

VIII.
2007

VII.
2007

VI. 2007

V. 2007

IV. 2007

III. 2007

II. 2007

I. 2007

XII.
2006

XI. 2006

X. 2006

IX. 2006

VIII. 2006

VII.
2006

ACTIVI
TATEA

VI. 2006

LUNA

V. 2006

Exemplu de

A1
A2
A3
A4
A5
A6
Durata proiectului 24 luni (01.06.2006 30.05. 2008)
30.05. 2009

A7
A. 1 -----------------------------------------------------------------------------------A.1.1. ---------------------------------------------------------------------------------.
A.1.2. -----------------------------------------------------------------------------------.
A.2. ---------------------------------------------------------------------------------------.
A.2.1. -------------------------------------------------------------------------A.2.2. -------------------------------------------------------------------------------A.2.3 -----------------------------------------------------------------------.
A.3. ------------------------------------------------------------------------------------A.3.1. --------------------------------------------------------------------A.3.2. --------------------------------------------------------------------A.3.3. -------------------------------------------------------------------

A.4. ----------------------------------------------------------------------A.4.1. ----------------------------------------------------------------------.

A.4.2. ----------------------------------------------------------------------.
A.4.3. ------------------------------------------------------------------------A.5. ------------------------------------------------------------------------------.
A.51. ....
A.5.2. ----------------------------------------------------------------------.
A.5.3. -----------------------------------------------------------------.

Director de proiect
..........................................................................

10