APROB,
PREFECT
George Lazar
REGULAMENT
DE ORGANIZARE I FUNCIONARE A ARHIVEI
INSTITUIEI PREFECTULUI JUDEUL NEAM
(revizia 1)
- 2013 -
CUPRINS :
CAPITOLUL I . Dispoziii generale
CAPITOLUL II. Depunerea i evidena documentelor n arhiva Instituiei
Prefectului Judeul Neam
CAPITOLUL III. Pstrarea documentelor
CAPITOLUL IV. Folosirea documentelor
CAPITOLUL V. Expertiza valorii documentelor i casarea lor
CAPITOLUL VI. Dispoziii finale
I. DISPOZIII GENERALE
1.1. Arhiva Instituiei Prefectului Judeul Neam este n subordinea Prefectului
Judeului Neam;
1.2. Ca structur organizatoric este un compartiment distinct, denumit
Compartimentul informare, relaii cu publicul, secretariat i arhiv i face parte
din Biroul resurse umane, relaii cu publicul, secretariat i arhiv.
1.3. Prezentul regulament a fost elaborat n conformitate cu Legea nr. 16/ 1996 a
Arhivelor Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare, Legea nr.340/2004
privind prefectul i instituia prefectului, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare, Regulamentul de Organizare i Funcionare al Instituiei Prefectului
Judeul Neam, a Regulamentului Intern al instituiei i a Instruciunilor privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de
conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996;
1.4. Prin regulament este stabilit modul de eviden, depunere i pstrare a
documentelor primite i create de instituie, n arhiva Instituiei Prefectului
Judeul Neam i de eliberare a diferitelor copii dup unele documente,
adeverine, ordine ale prefectului, hotrri ale consiliilor locale i judeene dup
documentele originale arhivate;
1.5. Arhiva Instituiei Prefectului Judeul Neam este constituit din documente
elaborate/emise/aprobate/colectate
de
cancelaria,
serviciile,
birourile
i
compartimentele din cadrul Instituiei Prefectului Judeul Neam.
1.6. n activitatea sa, arhivarea documentelor, selectarea, consultarea, multiplicarea i
eliberarea de copii se face conform legislaiei n vigoare, a actelor administrative
emise de ordonatorul principal de credite, de ctre prefect, i de prezentul
Regulament.
1.7. Modalitatea de, depunere, ordonare, inventariere, selecionare i valorificarea i
pstrare n arhiva Instituiei Prefectului Judeul Neam a dosarelor este
reglementat de Legea Arhivelor nr.16/1996 i de Nomenclatorul Arhivistic al
Instituiei Prefectului Judeul Neam, aprobat de sucursala Arhivelor Naionale
Neam.
2.4. Dosarele care potrivit Nomenclatorului au termen de pstrare Permanent, sau mai
mare de 5 ani, se ndosariaz n coperi tari, iar filele dosarelor se numeroteaz n colul
din dreapta sus n ordine cresctoare. nscrierile pe coperile acestor dosare se fac cu
cerneal rezistent la lumin sau cu tu, clar i cite.
2.5. Dosarele perfectate cu documente se transmit n arhiva Instituiei Prefectului
Judeul Neam n modul i termenele stabilite de actele indicate la punctele 2.1 i 2.2 ale
prezentului Regulament.
2.6. Operaiuni (proceduri) n cadrul pregtirii i depunerii la arhiva Instituiei Prefectului
Judeul Neam a dosarelor cu documentele create de cancelarie, servicii, birouri i
compartimente din cadrul Instituiei Prefectului Judeul Neam.
- documentele se cos sau se leag n coperi de carton de ctre persoana care le-a
ntocmit conform fiei postului, arhivarul neavnd sarcini n acest sens ;
- documentele cuprinse n dosare se ordoneaz cronologic sau n cazuri speciale dup
alte criterii (ex.alfebetic, geografic,etc.);
- odat cu ordonarea documentelor n cadrul dosarului, se nltur acele, capsele,
clamele, ciornele, notele i nsemnrile personale, actele care nu au legtur cu
problemele din dosar ;
- documentele din fiecare dosar se cos sau se leag n aa fel nct s se asigure
citirea complet a textului, a datelor i rezoluiilor ;
- nu se vor ndosaria mpreun documente care potrivit Nomenclatorului nu au acelai
termen de pstrare ;
- n cazul dosarelor cuprinse n mai multe volume, se numeroteaz fiecare volum
separat ncepnd cu numrul 1 ;
- dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 - 300 file, n cazul depirii acestui
numr se formeaz mai multe volume ale aceluiai dosar ;
- pe coperta dosarului se nscriu : denumirea instituiei i a cancelariei, serviciului,
biroului sau compartimentului creator, indicativul unitii arhivistice din nomenclator, anul
crerii documentelor, cuprinsul unitii arhivistice, data nceperii (z/l), data ncheierii (z/l),
numrul filelor, numrul volumului, termenul de pstrare i numrul de inventar care se
va completa odat cu inventarierea documentelor ;
- certificarea unitilor arhivistice (dosare, registre ) se face pe o foaie nescris, pus
la sfritul dosarului sau pe interiorul copertei din spate, prin formula prezentul dosar
conine ..file , n cifre i ntre paranteze, n litere.
- n cazul n care arhivarul, n cadrul procesului de predare-primire a dosarelor, a
constatat nerespectarea cerinelor prevzute n prezentul Regulament, acesta va restitui
dosarul/dosarele executantului pentru definitivare ;
- depunerea dosarelor se face n urma verificrii ntocmirii inventarelor i a dosarelor
la cancelaria, serviciul, biroul sau compartimentul care le creeaz.
Consilier superior
Constantin ATUDOSIEI
Str. Alexandru cel Bun nr. 27, cod . 610004 - Piatra Neam Tel: 0233/211568, 0233/218500, Fax: 0233/218089, 0233/215599
E-mail: office@prefecturaneamt.ro www.prefecturaneamt.ro
ROMNIA
ANEXA 1
Aprob,
PREFECT
Se confirm
directorul Direciei judeene a Arhivelor
Naionale
ROMNIA
ANEXA 2
INVENTARUL PE ANUL _____________
(pentru documentele care se pstreaz permanent sau temporar)
(denumirea creatorului) _________________________________________
(denumirea compartimentului) ____________________________________
Nr.
Crt.
Indicativul dosarului
dup nomenclator
Coninutul pe scurt
al dosarului
Datele
extreme
Nr.
filelor
Observaii
Prezentul inventar format din _________ file conine _______ dosare, registre, condici,
cartoteci etc.
Numerele __________ au fost lsate la ______________, nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. _________ la nr. ______________
Astzi______________________ s-au preluat _____________ dosare.
Am predat,
Am primit,
ROMNIA
ANEXA 3
Instituia _______________________
PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
Astzi, _________________, subsemnaii _________________________ delegai ai
compartimentului _________________, i ___________________, arhivarul instituiei
________________________, am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea
documentelor create n perioada ________ de ctre serviciul menionat, n cantitate de
_______________ dosare.
Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd _____ pagini
dactilografiate, conform dispoziiilor legale.
Am predat,
Am primit,
ROMNIA
ANEXA 4
REGISTRUL DE EVIDEN
a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice
Nr.
crt.
Preluri
data
Denumirea
Compartim.
Datele extreme
ale documentelor
4
Nr. de dosare
dup
inventar
Primite
efectiv
Ieiri din
arhiv
7
ROMNIA
ANEXA 5
____________________________
(denumirea creatorului)
___________________________
___________________________
(sediul)
Semntura
Membri,
(numele i prenumele)
Semntura
*) Anii extremi.
Secretar,
(numele i prenumele)
Semntura
ROMNIA
ANEXA 6
LISTA
termenelor dup care pot fi date n cercetare documentele privind interesele
naionale, drepturile i libertile cetenilor
- documentele medicale, dup 100 de ani de la crearea lor;
- registrele de stare civil, dup 100 de ani de la crearea lor;
- dosarele personale, dup 75 de ani de la crearea lor;
- documentele privind viaa privat a unei persoane, dup 40 de ani de la
moartea acesteia;
- documentele referitoare la sigurana i integritatea naional, dup 100 de ani
de la crearea lor;
- documentele privind afacerile criminale, dup 90 de ani de la crearea lor;
- documentele privind politica extern, dup 50 de ani de la crearea lor;
- documente ale societilor comerciale cu capital privat, dup 50 de ani de la
crearea lor;
- documentele fiscale, dup 50 de ani de la creare;
- documentele notariale i judiciare, dup 90 de ani de la crearea lor.