Sunteți pe pagina 1din 12

INSTITUIA PREFECTULUI JUDEUL NEAM

BIROUL RESURSE UMANE, RELAII CU PUBLICUL,


SECRETARIAT I ARHIV
Compartimentul informare, relaii cu publicul, secretariat i arhiv

APROB,
PREFECT
George Lazar

REGULAMENT
DE ORGANIZARE I FUNCIONARE A ARHIVEI
INSTITUIEI PREFECTULUI JUDEUL NEAM
(revizia 1)

- 2013 -

CUPRINS :
CAPITOLUL I . Dispoziii generale
CAPITOLUL II. Depunerea i evidena documentelor n arhiva Instituiei
Prefectului Judeul Neam
CAPITOLUL III. Pstrarea documentelor
CAPITOLUL IV. Folosirea documentelor
CAPITOLUL V. Expertiza valorii documentelor i casarea lor
CAPITOLUL VI. Dispoziii finale

I. DISPOZIII GENERALE
1.1. Arhiva Instituiei Prefectului Judeul Neam este n subordinea Prefectului
Judeului Neam;
1.2. Ca structur organizatoric este un compartiment distinct, denumit
Compartimentul informare, relaii cu publicul, secretariat i arhiv i face parte
din Biroul resurse umane, relaii cu publicul, secretariat i arhiv.
1.3. Prezentul regulament a fost elaborat n conformitate cu Legea nr. 16/ 1996 a
Arhivelor Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare, Legea nr.340/2004
privind prefectul i instituia prefectului, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare, Regulamentul de Organizare i Funcionare al Instituiei Prefectului
Judeul Neam, a Regulamentului Intern al instituiei i a Instruciunilor privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de
conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996;
1.4. Prin regulament este stabilit modul de eviden, depunere i pstrare a
documentelor primite i create de instituie, n arhiva Instituiei Prefectului
Judeul Neam i de eliberare a diferitelor copii dup unele documente,
adeverine, ordine ale prefectului, hotrri ale consiliilor locale i judeene dup
documentele originale arhivate;
1.5. Arhiva Instituiei Prefectului Judeul Neam este constituit din documente
elaborate/emise/aprobate/colectate
de
cancelaria,
serviciile,
birourile
i
compartimentele din cadrul Instituiei Prefectului Judeul Neam.
1.6. n activitatea sa, arhivarea documentelor, selectarea, consultarea, multiplicarea i
eliberarea de copii se face conform legislaiei n vigoare, a actelor administrative
emise de ordonatorul principal de credite, de ctre prefect, i de prezentul
Regulament.
1.7. Modalitatea de, depunere, ordonare, inventariere, selecionare i valorificarea i
pstrare n arhiva Instituiei Prefectului Judeul Neam a dosarelor este
reglementat de Legea Arhivelor nr.16/1996 i de Nomenclatorul Arhivistic al
Instituiei Prefectului Judeul Neam, aprobat de sucursala Arhivelor Naionale
Neam.

II. DEPUNEREA I EVIDENA DOCUMENTELOR N ARHIVA


INSTITUIEI PREFECTLUI JUDEUL NEAM
2.1. Pregtirea documentelor pentru depunerea lor la arhiva Instituiei Prefectului
Judeul Neam se efectueaz n baza Nomenclatorului Arhivistic al Instituiei Prefectului
Judeul Neam, aprobat de Prefect prin Ordin.
2.2 . Depunerea i inerea evidenei documentelor n arhiva instituiei se va realiza n
conformitate cu Legea Arhivelor Naionale nr.16/1996 cap.III seciunea I.
2.3. Documentele se depun la arhiva Instituiei Prefectului Judeul Neam n al doilea
an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire.

2.4. Dosarele care potrivit Nomenclatorului au termen de pstrare Permanent, sau mai
mare de 5 ani, se ndosariaz n coperi tari, iar filele dosarelor se numeroteaz n colul
din dreapta sus n ordine cresctoare. nscrierile pe coperile acestor dosare se fac cu
cerneal rezistent la lumin sau cu tu, clar i cite.
2.5. Dosarele perfectate cu documente se transmit n arhiva Instituiei Prefectului
Judeul Neam n modul i termenele stabilite de actele indicate la punctele 2.1 i 2.2 ale
prezentului Regulament.
2.6. Operaiuni (proceduri) n cadrul pregtirii i depunerii la arhiva Instituiei Prefectului
Judeul Neam a dosarelor cu documentele create de cancelarie, servicii, birouri i
compartimente din cadrul Instituiei Prefectului Judeul Neam.
- documentele se cos sau se leag n coperi de carton de ctre persoana care le-a
ntocmit conform fiei postului, arhivarul neavnd sarcini n acest sens ;
- documentele cuprinse n dosare se ordoneaz cronologic sau n cazuri speciale dup
alte criterii (ex.alfebetic, geografic,etc.);
- odat cu ordonarea documentelor n cadrul dosarului, se nltur acele, capsele,
clamele, ciornele, notele i nsemnrile personale, actele care nu au legtur cu
problemele din dosar ;
- documentele din fiecare dosar se cos sau se leag n aa fel nct s se asigure
citirea complet a textului, a datelor i rezoluiilor ;
- nu se vor ndosaria mpreun documente care potrivit Nomenclatorului nu au acelai
termen de pstrare ;
- n cazul dosarelor cuprinse n mai multe volume, se numeroteaz fiecare volum
separat ncepnd cu numrul 1 ;
- dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 - 300 file, n cazul depirii acestui
numr se formeaz mai multe volume ale aceluiai dosar ;
- pe coperta dosarului se nscriu : denumirea instituiei i a cancelariei, serviciului,
biroului sau compartimentului creator, indicativul unitii arhivistice din nomenclator, anul
crerii documentelor, cuprinsul unitii arhivistice, data nceperii (z/l), data ncheierii (z/l),
numrul filelor, numrul volumului, termenul de pstrare i numrul de inventar care se
va completa odat cu inventarierea documentelor ;
- certificarea unitilor arhivistice (dosare, registre ) se face pe o foaie nescris, pus
la sfritul dosarului sau pe interiorul copertei din spate, prin formula prezentul dosar
conine ..file , n cifre i ntre paranteze, n litere.
- n cazul n care arhivarul, n cadrul procesului de predare-primire a dosarelor, a
constatat nerespectarea cerinelor prevzute n prezentul Regulament, acesta va restitui
dosarul/dosarele executantului pentru definitivare ;
- depunerea dosarelor se face n urma verificrii ntocmirii inventarelor i a dosarelor
la cancelaria, serviciul, biroul sau compartimentul care le creeaz.

III. PSTRAREA DOCUMENTELOR


3.1. Termenul de pstrare a documentelor n arhiva Instituiei Prefectului
Judeul
Neam este cel prevzut n Nomenclatorul Arhivistic al Instituiei Prefectului Judeul
Neam.
3.2. Dosarele predate la arhiva Instituiei Prefectului Judeul Neam se pstreaz n
ncperi special amenajate pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragerea
4

documentelor, precum i pentru a le proteja de incendii, inundaii, praf i razele solare i


a asigura integritatea lor.
3.3. Pentru dosarele predate n arhiva Instituiei Prefectului
Judeul Neam se
ntocmesc inventare, care cuprind indicativul dosarului dup nomenclator, cuprinsul pe
scurt al dosarului, termenul de pstrare i care reprezint documente de eviden a
tuturor documentelor.
3.4. Dac n cazul activitii curente angajaii Instituiei Prefectului Judeul Neam au
nevoie i solicit unele dosare din arhiva instituiei, arhivarul elibereaz dosarele.
Meniunea despre eliberarea dosarului, pentru utilizare temporar, se face n registrul de
depozit.
3.5. Persoana responsabil de arhiva Instituiei Prefectului Judeul Neam este obligat
s in permanent evidena dosarelor ce se pstreaz n arhiv i s asigure integritatea
documentelor.

IV. FOLOSIREA DOCUMENTELOR


4.1. Deintorii i creatorii de documente sunt obligai s elibereze , potrivit legii, la
cererea persoanelor fizice sau juridice, adeverine sau copii dup documentele pe care le
creeaz i le dein. Adeverina este un document prin care se atest un drept sau un fapt.
4.2. Solicitrile pentru eliberarea unei adeverine se fac numai n baza unei cereri scrise,
cereri care se primesc i se nregistreaz la Registratura instituiei.
4.3. Adeverinele se elibereaz n termen de cel mult 30 de zile lucrtoare de la data
depunerii cererii, personal solicitantului, persoanelor mputernicite de acesta sau se pot
expedia prin pot.

V. EXPERTIZA VALORII DOCUMENTELOR I CASAREA LOR

5.1. Operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a


documentelor se numete selecionare. Prin operaiunea de selecionare se hotrte
soarta documentelor : pstrarea sau eliminarea documentelor.
5.2. Criterii de apreciere a valorii documentelor :
- termenele de pstrare prevzute n Nomenclatorul Arhivistic ;
- coninutul informaional-documentar, valoarea de mrturie a informaiilor cuprinse n
document ;
- evenimentele i mprejurrile ;
- creatorul fondului sau emitentul documentului ;
- vechimea documentului, valoarea practic i valoarea juridic ;
- regsirea informaiilor n documente nsumative .
5.3. Expertiza valorii documentelor, casarea i distrugerea lor n cazurile stabilite, se
efectueaz de ctre comisia de selecionare a crei componen este aprobat de ctre

conducerea Instituiei Prefectului


Judeul Neam n conformitate cu legislaia n
vigoare.
5.4. Documentele necesare selecionrii :
- adresa ctre Direcia Judeean a Arhivelor Naionale, care se trimite pentru verificarea
i confirmarea proceselor-verbale ;
- procesul-verbal sau procesele-verbale de selecionare;
- inventarul sau inventarele documentelor propuse pentru selecionare;
- inventarul sau inventarele documentelor permanente ale compartimentelor de la care se
selecioneaz documente i din perioada pentru care se face selecionarea .
5.5. Documentele pot fi scoase din evidenele arhivei n dou cazuri :
- n urma procesului de selecionare, caz n care documentele se predau centrelor de
colectare a deeurilor de hrtie nsoite de o copie dup confirmarea Direciei Judeene a
Arhivelor Naionale ;
- n urma depunerii acestora la Direcia Judeean a Arhivelor Naionale n acest caz se
depun documente permanente, cu valoare istoric.

VI. DISPOZIII FINALE

6.1. Personalul care se ocup de arhiv trebuie s cunoasc i s respecte Normele de


Securitate i Sntate n Munc , participnd periodic la instruire.
6.2. Prezentul Regulament de organizare i funcionare a arhivei intr n vigoare la data
aprobrii lui de ctre Prefectul Judeului Neam.
6.3. Anexele nr. 1, 2,3,4,5 i 6, fac parte din prezentul regulament.
6.4. Ordinul prefectului nr. 76 din 11.03.2013 cu data aprobrii prezentului regulament,
se abrog.
ef birou,
Dana Cristina MUNGIU

Consilier superior
Constantin ATUDOSIEI

Str. Alexandru cel Bun nr. 27, cod . 610004 - Piatra Neam Tel: 0233/211568, 0233/218500, Fax: 0233/218089, 0233/215599
E-mail: office@prefecturaneamt.ro www.prefecturaneamt.ro

ROMNIA

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE


INSTITUIA PREFECTULUI JUDEUL NEAM

ANEXA 1
Aprob,
PREFECT

Se confirm
directorul Direciei judeene a Arhivelor

Naionale

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC al INSTITUIEI PREFECTULUI JUDEUL


NEAM
aprobat prin Ordinul prefectului nr. _________ din _____________
_________________________________________________________________
Denumirea dosarului
Termenul
Observaii
Direcia
Serviciile
(coninutul pe scurt de pstrare
al problemelor la
care se refer)
_____________________________________________________________________
___________
Direcia
A. Serviciul
1. ................. Permanent
secretariat i
secretariat
2. ................. 10 ani
administrativ
3. .................
5 ani
B. Serviciul
1. ................. Permanent
administrativ 2. ................. 10 ani
3. .................
5 ani

ROMNIA

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE


INSTITUIA PREFECTULUI JUDEUL NEAM

ANEXA 2
INVENTARUL PE ANUL _____________
(pentru documentele care se pstreaz permanent sau temporar)
(denumirea creatorului) _________________________________________
(denumirea compartimentului) ____________________________________
Nr.
Crt.

Indicativul dosarului
dup nomenclator

Coninutul pe scurt
al dosarului

Datele
extreme

Nr.
filelor

Observaii

Prezentul inventar format din _________ file conine _______ dosare, registre, condici,
cartoteci etc.
Numerele __________ au fost lsate la ______________, nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. _________ la nr. ______________
Astzi______________________ s-au preluat _____________ dosare.
Am predat,

Am primit,

ROMNIA

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE


INSTITUIA PREFECTULUI JUDEUL NEAM

ANEXA 3
Instituia _______________________

PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
Astzi, _________________, subsemnaii _________________________ delegai ai
compartimentului _________________, i ___________________, arhivarul instituiei
________________________, am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea
documentelor create n perioada ________ de ctre serviciul menionat, n cantitate de
_______________ dosare.
Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd _____ pagini
dactilografiate, conform dispoziiilor legale.
Am predat,

Am primit,

ROMNIA

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE


INSTITUIA PREFECTULUI JUDEUL NEAM

ANEXA 4
REGISTRUL DE EVIDEN
a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice

Nr.
crt.

Preluri
data

Denumirea
Compartim.

Datele extreme
ale documentelor
4

Nr. de dosare
dup
inventar

Primite
efectiv

Ieiri din
arhiv
7

ROMNIA

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE


INSTITUIA PREFECTULUI JUDEUL NEAM

ANEXA 5
____________________________
(denumirea creatorului)
___________________________
___________________________
(sediul)

PROCES-VERBAL Nr. __________


Comisia de selecionare, numit prin Ordinul nr. _______ din _________________,
selecionnd n edinele din _________________________ documentele din anii*)
_________________ avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate
ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul
unitii
Preedinte,
(numele i prenumele)

Semntura

Membri,
(numele i prenumele)

Semntura

*) Anii extremi.

Secretar,
(numele i prenumele)

Semntura

ROMNIA

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE


INSTITUIA PREFECTULUI JUDEUL NEAM

ANEXA 6
LISTA
termenelor dup care pot fi date n cercetare documentele privind interesele
naionale, drepturile i libertile cetenilor
- documentele medicale, dup 100 de ani de la crearea lor;
- registrele de stare civil, dup 100 de ani de la crearea lor;
- dosarele personale, dup 75 de ani de la crearea lor;
- documentele privind viaa privat a unei persoane, dup 40 de ani de la
moartea acesteia;
- documentele referitoare la sigurana i integritatea naional, dup 100 de ani
de la crearea lor;
- documentele privind afacerile criminale, dup 90 de ani de la crearea lor;
- documentele privind politica extern, dup 50 de ani de la crearea lor;
- documente ale societilor comerciale cu capital privat, dup 50 de ani de la
crearea lor;
- documentele fiscale, dup 50 de ani de la creare;
- documentele notariale i judiciare, dup 90 de ani de la crearea lor.