10/19/2010

COMUNICAREA
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Dan NICULA

dan.nicula@etc.unitbv.ro
http://etc.unitbv.ro/~nicula

Inginerul ca un cine

Procesul de comunicare

Poate fi educat.
i face treaba pe mai
nimic.
Este inteligent, dar
nu tie s se exprime.

Mesaj

Mesaj
zgomot

Emitor

Receptor

zgomot

Comunicarea

Deschidere pentru comunicare

Ascult mai mult dect vorbeti.
Privete din perspectiva partenerului.
Transmite-i partenerului c te gndeti la
problemele lui, nu la ale tale.

Format
Dac este un mesaj personal, individual sau sensibil, se
recomand ntlniri unu-la-unu.

Nu se vor grupa n aceeai ntlnire scopuri diferite.

Formatul comunicrii este adecvat scopului
comunicrii.
Metod
telefon, email, voicemail, instant messenger, scrrisoare, fax,
ntlnire direct, video conferin, audio conferin, desktop
sharing, SMS, blogs, wiki
Confirmare sumar discuie printr-o metod scris.

Sursa bibliografic [12] cap. 4

10/19/2010

Comunicarea
Coninut
Scopul: de ce se comunic?
Structura: cum se comunic?
Rezultate: ce ar trebui s fac oamenii care primesc
informaiile odat ce le au?

Obinerea de feed-back

Email Etiquette
Subiect relevant.
- Descriptiv i specific.
- De exemplu, "Aprobare
ProjectABC: Aprobare final
solicitat pn la 10/01/10,
5PM" n loc de "V rugm
aprobai."
Subiect din care s rezulte
aciunea necesar.
- FYI (pentru informarea
dumneavoastra) sau este
nevoie de "aprobare",
"aciune", "prere.
Structura invers a
comunicrii.
- Rezumatul i apoi detaliile.

Stabilire termen limit.

- Termenul include zi i or.
Mesaj pe puncte.
Statuarea responsabilitilor.
- Nu se lanseaz mesaje de genul
"se ateapt voluntari
pentru..."
Mesaje scurte.
Transmiterea mesajelor
focalizat.
- Doar la cei interesai.
- Liste de email specifice.
Evitarea discuilor n
contradictoriu prin email.

Organizarea edinelor

Colaborarea
Transformarea unui grup ntr-o echip

formare
asalt
normalitate
performan
suspendare

Organizarea edinelor
Ordinea de zi trebuie comunicat n avans.
Toi participanii trebuie s tie ce se discut.
Dac apar probleme noi, se programeaz o alt
ntlnire.

Distincie ntre "prezena obligatorie" i

"prezena opional".
Asigurarea logistici potrivite pentru ntlnire.
Durata scurt a edinei sau mprirea ordinii
de zi n mai multe ntlniri.
Loc pentru "stocarea" subiectelor care apar
dar nu sunt tratate la ntlnirea curent.
Managerul de proiect le va memora i va asigura
s le trateze la o ntlnire ulterioar.

Comunicarea la edine
Pregtirea edinei
Enunarea obiectivului edinei.
Identificarea persoanelor ce trebuie invitate.
Stabilirea unui loc i a unui interval de timp pentru derularea edinei.
Anunarea participanilor. Confirmarea acestora.
Stabilirea unui moderator.
Derularea edinei
Primirea participanilor.
Enunarea ordinii de zi, a timpului alocat fiecrei chestiuni i a regulilor
edinei.

Rezolvarea punctelor de pe ordinea de zi i ntocmirea unui sumar al

discuiilor.
Enunarea concluziei. Distribuirea sumarului edinei.

10/19/2010

Raportul despre starea proiectului

Starea proiectului (la nivel nalt)
Rezumat al realizrilor actuale i problemele
Detalii, depindente de natura proiectului
Documente ataate
planul de proiect actualizat
o list de probleme curente
documentul iniial al proiectului

Dicionar de comunicare (1)

Versiunea 1
Absolut nu!
Absolut da!
F-o i f-o acum!
F-o bine, altfel eti concediat!
Respect specificaiile!
Iei din biroul meu!
El este un subordonat.
Ignor-l, este nou.
Ne ntlnim n parcare...
Cine a fcut prostia asta?

Dicionar de comunicare (2)

Versiunea 1
Ce ntrebare stupid!
Ce prostie!
Taci un pic!
E total incompetent.
omer.
Sunt gata.
Care e problema ta?
Propunerea ta e proast.
Nu ai dreptate.

Versiunea 2
O ntrebare interesant.
Mulumesc c mi-ai atras atenia.
Permite-mi s-i mprtesc ceva.
S-i spun ceva despre el.
Consultant.
Ce zici de asta?
Fii convins c i neleg sentimentele.
i-a spune prerea mea despre plan.
Mulumesc c ai citit documentul.

Versiunea 2
Poate.
Poate.
Poi participa la acest proiect?
Sunt sigur c o poi face.
Exist specificaii?
Hai s ajungem la un consens.
El este un om de echip.
l aduc eu la viteza dorit.
Hai s discutm numai ntre noi.
A putea sugera o mbuntire.

Alternative la a spune NU!

Cum rspundei cnd eful v propune o
nou sarcin pe care nu ai vrea s o
acceptai?
n
n
n
n

Poate.
Ar trebui s-o fac cineva.
Ct de urgent este?
Nu.