Manual de Funciones Distribuidora Lap

MANUAL DE FUNCIONES
LAP DISTRIBUIDORA
Presentado Por:
Ana Betty Hoyos Martnez
Erika Andrea Ortega Guzmn
Yacqueline Adriana Ruiz Murillo
Grupo No. 5
Presentado A:
Magda Melissa Rodrguez Celis
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Especializacin Gestin De Talento Humano Por Competencia
08 de Junio de 2016
INTRODUCCION
Como parte del proceso de mejoramiento planteado, y en relacin con el

diagnostico realizar en la distribuidora LAP, se evidencia la necesidad de
establecer roles y responsabilidades, para que de esta forma se pueda reorganizar
las labores, asignar tareas encaminadas al cumplimiento de las metas y objetivos
de la empresa.
Como objetivo principal, de este manual es describir con claridad todas las
actividades de la empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los
cargos de la organizacin. De esta manera, ayuda a evitar funciones y
responsabilidades compartidas que no solo excede en prdidas de tiempo sino
tambin en la solucin de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa,
o peor an de una misma seccin.
LAP Distribuidora posee un manual de funciones pero es evidente que aunque ha
sido difundido no se ha aplicado, existe una percepcin inequvoca de los roles de
los funcionarios de la empresa, entorpeciendo la labor y an ms preocupante
generando retrocesos internos que redundan el a calidad del servicio al cliente.
Esta actividad sirve a la empresa para conocer mejor el funcionamiento interno por
lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y puestos
responsables de su ejecucin, permite auxiliar la induccin del puesto al
adiestramiento y la capacitacin del personal ya que se describen en forma
detallada las actividades de cada puesto, es importante tambin para el anlisis o
revisin de los procedimientos del sistema. Para establecer un sistema de
informacin o bien modificar el ya existente; para uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; para
determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores, como
tambin aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer
y cmo deben hacerlo.
MARCO TERICO
Como toda manual, debe buscar definir de manera lo ms sencilla, concreta y
concisa trminos, que dada su importancia merecen claridad en su concepto
unificado y apropiado, podramos listar los siguientes conceptos:
Manual: Es una recopilacin en forma de texto, que recopila de forma
minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar
una determinada actividad, destaca roles y responsabilidades, fijando limites a
cada labor.
Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si
al hablar del manual, decamos que recopilaba las instrucciones para realizar
una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una
recopilacin de procesos.
Procedimiento: Para definirlo tcnicamente, el procedimiento es la gestin
del proceso. Es como cuando hablamos de administracin y gestin
administrativa; la administracin es el conjunto de pasos y principios, y la
gestin es la ejecucin y utilizacin de esos principios.
Funcin: Actividad especfica que debe asumir un empelado implcita en su
cargo.
OBJETIVO GENERAL.
Elaborar el manual de funcin y procedimientos para la Distribuidora LAP, con
el fin de delimitar las funciones y asignar responsabilidades, para que de una
forma ordena y eficiente se trabaje en la consecucin de los objetivos y metas
de la empresa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
Delimitar roles e identificar las responsabilidades de los empleados de
una compaa.
Describir con claridad todas las actividades funcionales de la empresa.
Distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la
organizacin, de esta manera, se evitan labores duplicadas que implican
prdidas de tiempo, que muy seguramente se vern reflejadas en el
clima organizacional y en la imagen de la organizacin frente al cliente
final.
Definir las Funciones del rea comercial como eje fundamental dentro
de la organizacin.
Dar aplicabilidad a lo plasmado en el manual para dar una aplicacin
prctica en la empresa y combinada con una serie de elementos
fundamentales que hacen de su implementacin un proceso exitoso.
COMPLEMENTOS DEL MANUAL DE FUNCIONES.
Los elementos que complementan un manual de funciones para proceder a su

implementacin son los siguientes:
Manual de funciones y responsabilidades.

Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos.
Estructura orgnica de la Empresa.
Manual de normas administrativas.
Delineamientos o directrices de contratacin de Personal.
Reglamento laboral.
Es fundamental que todos estos elementos se combinen con un el compromiso

y apoyo racional en todos los niveles de la organizacin. Es de recordar que no
solo se requiere introducir en el proceso a todos los empleados de bajo nivel
sino tambin a los empleados de ms alto rango, llmese gerentes, jefes de
departamento,
dueos,
accionistas
administradores.
Todos
deben
involucrarse en el proceso, y se debe tomar conciencia de la importancia de

estos documentos y tambin lo deben aplicar sin restriccin alguna como
miembros activos de la compaa. Todo debe ser un conjunto de esfuerzo
encaminados a la consecucin de objetivos y metas de la empresa.
CARACTERSTICAS DEL MANUAL

Como caractersticas fundamentales en la redaccin y consolidacin de un manual
de funciones debes tener en cuenta, que debe ser escrito en lenguaje sencillo,
5
preciso y racional que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones

del trabajador.
Deben estar elaborados mediante una metodologa conocida que permita
flexibilidad para su modificacin y/o actualizacin mediante hojas intercambiables,
de acuerdo con las polticas que emita la organizacin.
Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una
metodologa para su fcil actualizacin y aplicacin. El esquema de hojas
intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del
documento. Cuando el proceso de actualizacin se hace en forma automatizada,
se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripcin del
cambio, versin, el funcionario que lo aprob, y el del que lo administra, entre
otros aspectos.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados
con el proceso, para su apropiacin, uso y operacin. Las dependencias de la
organizacin deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusin.
Los manuales deben cumplir con la funcin para la cual fueron creados; y se debe
evaluar su aplicacin, permitiendo as posibles cambios o ajustes. Cuando se
evale su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales
en las dependencias de la organizacin.
POLTICAS, NORMAS E INSTRUMENTOS DE MEDICIN.
POLTICAS.
Las polticas son reglas que se establecen para dirigir funciones y asegurar que
estas se desempeen de acuerdo con los objetivos deseados, son guas para la
accin y sirven para dar respuestas a las interrogantes o problemas que se
pueden presentar con frecuencia, se refieren a la manera como las organizaciones
aspiran a trabajar con sus miembros para alcanzar por intermedio de ellos los
objetivos organizacionales, a la vez que cada uno logra sus objetivos individuales.
Cada Organizacin pone en prctica las polticas de Gestin de Talento Humano
que ms le convenga a su filosofa y a sus necesidades; por tanto, una poltica
debe abarcar lo que la organizacin pretenda en aspectos como provisin de
recurso humano, polticas de aplicacin de recursos humanos (en lo que concierne
en la determinacin de los requisitos para el desempeo de tareas), criterios de
remuneracin de los empleados, criterios de higiene y seguridad relativos a las
condiciones fsicas, ambientales en que se desempean las tareas y funciones del
conjunto de cargos de la organizacin y el desempeo de las operaciones y
actividades,
teniendo
en
cuenta
los
objetivos
de
la
organizacin.
Las polticas tambin establecen el cdigo de valores ticos de la organizacin,

que rigen las relaciones con los empleados, accionistas, clientes, proveedores,
etc.; a partir de las polticas, pueden definirse los procedimientos que se
implantarn, los cuales son caminos de accin predeterminados para orientar.
NORMAS
Son la expresin estandarizada de una descripcin de competencias laborales
identificadas previamente. Es importante considerar la norma en su acepcin de
estndar, de patrn de comparacin, ms que de instrumento jurdicode obligatorio
cumplimiento. La norma est conformada por los conocimientos, habilidades,
destrezas, comprensin y actitudes, que se identificaron en la etapa de anlisis
funcional, para un desempeo competente en una determinada funcin productiva.
En este sentido, es un instrumento que permite la identificacin de la competencia
laboral requerida en una cierta funcin productiva.
Una
norma
tcnica
de
competencia
laboral
usualmente
incluye:
Lo que una persona debe ser capaz de hacer, La forma en que puede juzgarse si
lo que hizo est bien hecho, Las condiciones en que la persona debe demostrar su
competencia
Los tipos de evidencia necesarios y suficientes para asegurar que lo que hizo se
realiz de manera consistente, con base en un conocimiento efectivo.
La capacidad para obtener resultados de calidad con el desempeo eficiente y
seguro de una actividad. La capacidad para resolver los problemas emergentes en
el ejercicio de la funcin productiva. La capacidad para transferir los
conocimientos, habilidades y destrezas que ya posee, a otros contextos laborales.
INSTRUMENTOS DE MEDICIN.
En los sistemas normalizados de competencia laboral, la evaluacin es el proceso
mediante el cual se recogen evidencias sobre el desempeo laboral de un
individuo, con el fin de determinar si es competente o an no, para realizar una
funcin laboral determinada.
Es un derecho del supervisado saber cmo se ha desempeado en un plazo
determinado, conociendo tanto sus aciertos y contribuciones como sus
limitaciones y necesidades de mejora, con vistas al desarrollo de su carrera
laboral.
Los sistemas tradicionales de evaluacin suelen presentar todas o algunas de las

siguientes caractersticas:
Evaluacin asociada a un curso o programa.
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Partes del programa se evalan a partir de las materias.

Partes del programa se incluyen en el examen final.
Aprobacin basada en escalas de puntos.
No se conocen las preguntas.
Se realiza en tiempos definidos.
Utiliza comparaciones estadsticas.
La evaluacin de competencias se caracteriza por:
Se centra en los resultados del desempeo laboral (definidos en la
norma).
Tiempo no determinado.
Individualizada.
No asociada a un curso o programa de estudio.
No compara a diferentes individuos.
No utiliza escalas de puntuacin.
Su resultado es competente o an no competente.
Para lo anterior se utilizan las siguientes tcnicas:
Entrevistas
Observacin
DEFINICIN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIN DE CARGOS

MANUAL
DE
FUNCIONES.
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que

desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas y ser elaborado
tcnicamente basados en los procedimientos, sistemas y normas que resumen el
establecimiento de guas y orientaciones para desarrollar las labores cotidianas,
sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonoma propia e
independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios
de una empresa ya que estos podrn tomar las decisiones ms acertadas
apoyados por las directrices de los superiores y estableciendo con claridad la
responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus
requisitos, perfiles.
Los manuales debern ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes
para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestin.
El manual de funciones indica que hacer y cmo hacer el trabajo en funcin de
cumplir con la planeacin, aplicable al Recurso Humano, es decir misin, visin,
objetivos, procedimientos para que stos se cumplan con eficiencia y eficacia,
Para su desarrollo se tendr en cuenta los manuales de procedimientos,
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reglamento de trabajo, manuales de operaciones y mantenimiento, anlisis de

cargos, valuacin de cargos, anlisis de carga laboral.
DESCRIPCIN DE CARGOS.
La descripcin y anlisis de cargos son una fuente de informacin bsica para
toda la planeacin de recursos humanos, ya que es necesario para el proceso de
seleccin de nuevo personal, para la programacin de planes de capacitacin,
determinar la carga de trabajo e incentivos y la administracin de remuneraciones.
La descripcin del cargo se refiere a las tareas, deberes y responsabilidades del
cargo, en tanto que el anlisis del cargo se ocupa de los requisitos que el
aspirante necesita cumplir.
La descripcin del cargo considera la informacin detallada de las atribuciones o
tareas del cargo qu hace el ocupante la periodicidad de la ejecucin cundo lo
hace, los mtodos aplicados para la ejecucin de las atribuciones o tareas cmo
lo hace y los objetivos del cargo por qu lo hace. Bsicamente es hacer un
inventario de los aspectos significativos del cargo, de los deberes y
responsabilidades que comprende.
Es importante observar que a descripcin se basa en la naturaleza del trabajo, y
no
en
el
individuo
que
lo
desempea
en
la
actualidad.
Las descripciones de puestos pueden confeccionarse de diferentes maneras que

se explican a continuacin:
LAS DESCRIPCIONES GENRICAS
Se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia especficas.
Proporcionan una visin general de una categora de puestos mediante los
denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categora.
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DESCRIPCIONES DE PUESTOS ESPECFICAS

Las descripciones de puesto especficas estipulan los deberes y tareas precisas
de un puesto. Indican su relacin con otros puestos especficas dentro de las ms
pequeas unidades organizacionales; stas tambin tienen otros propsitos tales
como: Anlisis precisos de puestos, evaluacin de puestos (para la gestin de
sueldos y salarios), Organigrama, elementos que componen las descripciones de
puesto, designacin del puesto, unidad organizacional y relacin de dependencia.
Estos puntos identifican el puesto y le dan sus caractersticas propias. Diferencian
a cada puesto de los dems.
BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS
BENEFICIOS.
Los Manuales de Funciones por Competencias Laborales son un soporte tcnico,
el cual le da el fundamento y sentido a la existencia de los cargos de las entidades
u organizaciones. As mismo facilita la organizacin, coordinacin y control de
algunos de los procesos administrativos comunes a todas las organizaciones,
tales como la seleccin de personal, la induccin de nuevos funcionarios, la
capacitacin y entrenamiento en los puestos de trabajo establecidos y el desarrollo
de la evaluacin del desempeo.
Genera la competitividad fundamentada en el desempeo para el desarrollo de los
colaboradores de la organizacin, oportunidades de desarrollo de las personas.
La distribuidora LAP, se enfrenta diariamente a diversos desafos competitivos lo
cual la obliga a mejorar la calidad de sus servicios y a sentir la necesidad de
mejoramiento de su gestin, procesos productivos y productos y es por tanto una
prioridad de la distribuidora disponer de personal competente que supla la
demanda de esas necesidades.
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Un modelo de gestin por competencias brinda muchos beneficios a la

organizacin:
Facilidad en los procesos de reclutamiento, seleccin, contratacin, y
evaluacin tanto de empleados nuevos como antiguos
Un manual de funciones por competencia le permitir a la distribuidora LAP
contar con una herramienta para evaluar el personal nuevo y antiguo.
Identificacin de aquellos requerimientos de capacitacin que refuercen los
conocimientos del capital humano aportando beneficio tanto para ellos
como para la organizacin misma.
Optimizacin en los niveles de satisfaccin laboral y el clima organizacional,
un modelo de gestin por competencias les permite a sus colaboradores
contar con herramientas para evaluar los conocimientos adquiridos as
como sus habilidades y actitudes desarrolladas en su vida laboral y
profesional mejorando de esta manera sus posibilidades futuras de
aplicabilidad a nuevos cargos.
El manual de funciones por competencias permitir a los colaboradores de
la organizacin identificar a plenitud cual es el alcance del cargo, entienda y
conozca sus deberes y obligaciones con la compaa.
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PERIODICIDAD DEL MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS.

Es importante realizar una revisin cada seis (6) meses donde se verificar la
funcionalidad del mismo con el fin de establecer si se requieren ajustes o
actualizaciones, el reajuste, de cada manual se realizar cuando se operen
cambios en la nomenclatura o estructura orgnica ya sea por modificacin,
crecimiento o compactacin; distinta distribucin de funciones entre las reas
que integran a la unidad administrativa; as como por modificaciones al
reglamento interior.
PARTICIPANTES.
Participan
en
Especializacin
el
desarrollo
Tecnolgica
el
presente
manual,
de
Gestin
del
aprendices
Talento
de
Humano
la
por
Competencias; partiendo del diagnstico organizacional donde se evidencio la

necesidad de la redaccin del manual de funciones del departamento
comercial.
14
PROCESOS A DESARROLLAR EN EL MANUAL
El rea de Gestin humana primero, establece los criterios y la obligatoriedad

para definir e incorporar en los manuales especficos de funciones y de
requisitos las competencias laborales mnimas para los diferentes cargos de la
organizacin. El segundo, establece las competencias laborales generales
para los cargos de los distintos niveles jerrquicos de la entidad.
La elaboracin del manual de funciones debe buscar concretar esfuerzos en
lograr elaborar un modelo, en el cual se consignen de manera dinmica las
competencias requeridas en cada uno de los niveles y cargos de la entidad, y
que el mismo se constituya en un instrumento funcional para la gestin del
recurso humano, para la concertacin de objetivos, estmulo a sus empleados
y no contine simplemente reposando en los anaqueles de la oficina de
recursos humanos como un instrumento ms que el Estado pide sin ninguna
utilidad ni respeto.
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Con el objetivo de identificar las responsabilidades y competencias exigidas

por gerencia se tendrn en cuenta los siguientes aspectos evidencias:
Identificacin del propsito principal del cargo
Identificacin del rea
Definicin de propsitos principales
Funciones especficas para el cargo
Definicin de los criterios de desempeo
Campo de aplicacin
Definicin de conocimientos para el rea
Requisitos de experiencia
Competencias organizacionales
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL.
El rea de Gestin humana, deber a travs de induccin a todos los empleados y

miembros de la Organizacin, hacer conocer este instructivo de una manera
eficaz; y por ende entregar a cada empleado el manual de funciones y descripcin
de cargos que le compete segn su cargo; dicha induccin debe quedar registrada
en el formato correspondiente, con el fin de consignar las evidencias de
conocimiento y comprensin, tanto de este instructivo como del manual de
funciones y descripcin de cargos.
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Qu es un Manual de Funciones?
Es un elemento del Sistema de Control Interno, que se convierte en un documento
instrumental de informacin detallado e integral. Contiene, en forma ordenada y
sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas,
sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben
realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas,
secciones, departamentos y servicios. Requiere identificar y sealar el Quin?,
Cundo?, Dnde?, Con quin? y Para qu? de cada uno de los cargos.
En l se registra el conjunto de actividades (funciones) dentro de la Organizacin
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL.

Quines deben Usar el Manual de Funciones?
Todos los empleados de la Organizacin debern consultar permanentemente
este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su
resultado y ejerciendo apropiadamente el autocontrol; adems de presentar
sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.
Los jefes de las diferentes reas, porque podrn evaluar objetivamente el
desempeo de sus subalternos y proponer medidas para la adecuacin de
procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y
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externo de la empresa, para analizar resultados en las distintas operaciones.

Los organismos de control a nivel interno y externo, que facilitan la medicin del
nivel de cumplimiento de las funciones establecidas para prevenir prdidas o
desvos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en
el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases slidas para la
evaluacin de la gestin en cada una de sus reas y operaciones.
Para qu una descripcin de Perfiles de cargo? (DPC)
El Manual que contiene las DPC le permite a los miembros de la organizacin
conocer y comprender la estructura de las distintas reas, los niveles establecidos
para cada una de ellas, el alcance general de su trabajo en la estructura de la
organizacin, los requisitos definidos para el ejercicio de cada cargo en el rea,
las asignadas por cargo de esta estructura, las relaciones de cada cargo en la
organizacin tanto internas como externas, as como las competencias
organizacionales, funcionales y especficas establecidas por cargo, con su
respectiva
valoracin
por
indicadores
comportamentales.
Los procesos y las responsabilidades, gracias al manual son divididos, clasificados

y distribuidos entre los puestos de trabajo y deben estar definidos de forma clara y
precisa para el logro del cumplimiento de los objetivos asignados a cada uno de
los cargos contenidos en el manual; por tanto, el manual de DPC contiene la
descripcin de las funciones y actividades (conjunto de tareas homogneas, afines
e interrelacionadas cuya realizacin contribuye al cumplimiento de determinada
funcin.)
El manual de DPC se aplica una vez emitido, siempre que se garantice su difusin
y conocimiento al personal que compone la empresa.
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MISION.
Somos una compaa lder en la comercializacin de productos de consumo
masivo, con altos estndares de calidad; lo que logramos a travs de una cadena
privada de distribucin, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la
comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos.
Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia
actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros
proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.
Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para
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ello buenas prcticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos
rodea
VISIN.
Ser una compaa lder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y
eficiencia en la distribucin de productos de consumo Masivo, garantizando a
nuestros clientes altos estndares de calidad, oportunidad y satisfaccin tanto en
sus necesidades como en sus expectativas.
MANUAL DE FUNCIONES.
DISTRIBUIDORA LAP.
DEPARTAMENTO COMERCIAL
I. IDENTIFICACIN DEL CARGO

Denominacin Del Cargo:
rea:
Cargo Al Cual Reporta:
Nmero De Cargos:
Director Comercial Ventas

Directiva
Gerente General
1
II. DESCRIPCIN DEL CARGO
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OBJETIVO.
Encargado de Cumplir con los presupuestos y metas de venta, establecidas por la
compaa, a travs de la eficiente administracin del departamento y su fuerza de
ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando
nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelizacin de clientes y un servicio
de venta y post venta de excelencia
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS:
Profesional en mercadeo y ventas
Formacin en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de TICS
Formacin en servicio al cliente
DE DESEMPEO:
Certificar Cinco (5) aos de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:
Certificacin de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el
cargo.
III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

CARGO
LIDERAZGO.
Capacidad para emprender, desarrollar y dirigir proyectos importantes con
resultados satisfactorios; estableciendo y manteniendo cohesin de grupo
para alcanzar los objetivos Organizacionales.
Capacidad de identificar objetivos y establecer organismos de ejecucin,
que paso a paso con la debida organizacin y control le permitan su debido
cumplimiento e implementacin efectiva.
Capacidad para elegir entre una o varias alternativas para solucionar un
problema o atender una situacin, comprometindose con acciones
correctivas y consecuentes con la decisin.
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Capacidad para llegar a acuerdos ventajosos a travs del intercambio de

informacin, debate de ideas y utilizacin de estrategias efectivas, con
personas o grupos que puedan representar un inters de negocio o un
conflicto.
Disposicin para Gestin no voluntaria e incondicionalmente actividades
que contribuyan al fortalecimiento de sus componentes profesionales y
personales.
Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos destrezas y
habilidades con el fin de mantener altos Estndares de eficacia
organizacional.
Capacidad para trabajar con otros de forma conjunta y de manera
participativa, integrando esfuerzos para la consecuencia de metas y
actuando con eficacia en situaciones de presin de tiempo.
Establecer y mantener relaciones amistosas y positivas, basadas en la
comunicacin abierta y fluida en el respeto por los dems.
Manejar con respeto y confidencialidad la informacin empresarial de la que
disponga.
IV. FUNCIONES DEL CARGO.

Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los establecimientos
y el departamento comerciales comprometidas con las Ventas, Mercadeo,
Publicidad y Relaciones Pblicas.
Coordinar la accin de ventas segn comportamientos del mercado y
estrategia comercial de la organizacin.
Desarrollar estrategias de promocin de ventas segn plan estratgico y
objetivos de mercadeo y ventas de la empresa
Implementar acciones estratgicas de mercadeo
de
acuerdo
con
segmentos y escenarios del mercado.

Organizar el equipo de ventas de acuerdo con los objetivos y metas
comerciales
Estructurar estrategias de promocin de ventas segn direccionamiento
estratgico y objetivos de mercadeo y ventas.
22
Definir los recursos necesarios para la produccin segn plan de ventas o

pedido y caractersticas del mercado.
Preparar informes presupuestales,
estadsticos
cronogramas
Analizar comportamiento y demanda.

Elaborar el plan general de produccin, segn plan de ventas, niveles de
inventario y capacidad de produccin.
Evaluar resultados de acciones de mercadeo con base en objetivos
organizacionales.
Definir perfiles de personal a su cargo

rea:
Nmero De Cargos:
Jefe de Centro de Distribucin

Comercial
Director Comercial Ventas
1

OBJETIVO
Liderar, Planear y controlar la operacin del centro de distribucin, dirigir los
equipos encargados de desarrollar todas las operaciones logsticas, desde la
recepcin de los pedidos hasta la entrega, coordinando el movimiento de los
productos, su almacenaje y transporte de acuerdo con los procedimientos
establecidos por la compaa.
REQUISITOS.
23
ACADEMICOS:
Profesional
en
Ingeniera
Industrial
Ingeniera
Logstica
Formacin en Nivel Avanzado Excel y Sistemas de Informacin y CEDIS

DE DESEMPEO:
Cuatro (4) aos de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:
cargo.

CARGO
Capacidad de coordinar y organizar eficazmente su(s) equipos de trabajo,
propiciando un adecuado ambiente de trabajo, orientando y dirigiendo a los
dems para motivarlos e inducirlos a que se llegue a las metas y objetivos
planteados.
Capacidad de evaluar alternativas y seleccionar aquella que sea objetiva,
lgica y acorde a la situacin presentada.
Habilidad para utilizar las herramientas verbales para convencer y/o
persuadir con el fin de materializar los objetivos del departamento.
24
Capacidad de interpretacin de datos cualitativos y cuantitativos con el fin

de establecer estrategias tiles a los objetivos del departamento y de la
organizacin.
Capacidad
para
mantener
relaciones
positivas
con
los
clientes,
escuchndolos, asesorndolos y/o solucionando sus dificultades, entiende

sus necesidades y requerimientos con el objetivo de satisfacer o superar
sus expectativas.
Capacidad para desarrollar actividades en conjunto hacia un objetivo
comn donde se suman los conocimientos y habilidades de todo el grupo.

25
Controlar el desarrollo de las actividades segn indicadores de

gestin, metas y polticas de calidad.
Orientar la solucin de los procesos segn, requerimientos del
cliente y polticas de la organizacin.
Aplicar controles de inventarios segn mtodos o tcnicas
establecidas.
Determinar, monitorear y controlar los costos de operacin segn las
necesidades y requerimientos de los clientes.
Definir las metas y planes de accin que lleven a cumplir los
objetivos del rea a cargo.
Promover y liderar proyectos de optimizacin de las instalaciones,
red de distribucin y sistemas operativos.
Promover proyectos de mejora que propendan por aumentar el nivel
de satisfaccin del servicio a los clientes.
Supervisar la flota de transporte para garantizar que las entregas a
los clientes sean eficientes y puntuales.
Velar por la buena conservacin y operacin de todos los activos a
su cargo.
Procesar la informacin de acuerdo con las requisiciones y
procedimientos establecidos por la empresa.
Definir polticas de inventarios y mtodos de almacenamiento segn
estrategias de logstica y objetivos de la organizacin.
26
Coordinar la recepcin y despacho de objetos segn estrategias de

la compaa y medios de transporte
Elaborar el plan operativo segn requerimientos de los clientes,
objetivos y estrategias de la operacin.

rea:
Nmero
De Cargos:
Coordinador de Alimentos
Comercial
1

OBJETIVO.
Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeacin, formulacin y puesta
en prctica de polticas de comercializacin y mercadeo establecidas por la
empresa.
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS:
Tcnico o tecnlogo en las carreras de: Gestin logstica, Gestin
Empresarial, de alimentos.
Formacin en Sistemas nivel medio (Word, Excel) y manejo de TICS.
Formacin en servicio al cliente
DE DESEMPEO:
Certificar dos (2) aos de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:
cargo.
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CARGO.
Adaptarse a las polticas Institucionales y buscar informacin de los
cambios en la autoridad competente; perseverar en un asunto o problema
hasta que este quede resuelto.
Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar
los cambios positivos y constructivamente.
disponga.
Disposicin para Gestin no voluntaria e incondicionalmente a actividades
que contribuyan al fortalecimiento de su conocimiento de sus componentes
profesionales y personales.
comunicacin abierta y fluda y en el respeto por los dems.
Capacidad para actuar con eficacia en situaciones de presin de tiempo, de
desacuerdo, oposicin y/o diversidad. Es la capacidad para responder y
trabajar con alto desempeo en situaciones de mucha exigencia.
28
Ingresar productos e insumos segn procedimiento establecido y ficha

tcnica.
Disponer los productos alimenticios en almacn segn naturaleza del
producto y tcnicas de almacenamiento.
Entregar productos alimenticios al cliente bajo condiciones de seguridad
alimentaria cumpliendo normatividad legal vigente.
Adecuada administracin de los recursos disponibles.
Supervisin y seguimiento de las rutas de Despacho diarias.
Supervisar y controlar que la carga de los transportes sean dentro de los
tiempos indicados.
Realizar seguimiento a los inconvenientes durante la ruta de distribucin de
la mercanca.
29
Asegurar y garantizar que la mercanca despachada en puerta sea

chequeada por el cliente.
Revisar y procesar devoluciones de mercanca, en buen estado y mal
estado.
Llevar indicadores de Gestin del rea.
Organizacin del departamento logstico
Adecuada administracin del personal a su cargo, Supervisin, formacin,
apoyo y evaluacin tcnica del personal logstico en las bases
Induccin del personal, logista que ingresa (organizacin de tareas,
descripcin de puesto )
Proyeccin
de
las
necesidades
de
personal
en
el
rea
Efectuar inventario segn procedimiento establecido por la empresa.

Garantizar condiciones de seguridad alimentaria durante el transporte de
productos alimenticios segn naturaleza del mismo y normativa.

rea:
Nmero
De Cargos:
Coordinador de Aseo
Comercial
1

OBJETIVO.
30
Supervisar las actividades tcnicas y administrativas referentes a proveedura,

compras, custodia de materiales y/o equipos, de aseo y dems bienes de
consumo, controlando y ejecutando las solicitudes de mantenimiento y
reparaciones, a fin de satisfacer los requerimientos de los usuarios y garantizar las
ptimas condiciones de las instalaciones de las oficinas.
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS:
Tcnico en conocimientos administrativos y sistemas.
DE DESEMPEO:
Un (1) ao de experiencia progresiva, de carcter operativo y supervisora en el
rea de servicios generales de una dependencia y/o unidad.
PREFERIBLE:
cargo.

CARGO
disponga.
31

Colaborar con los dems con el fin de alcanzar los objetivos institucionales;
acatar rdenes y tener compromiso con la empresa.
Capacidad para ejecutar las tareas dentro de los parmetros de tiempo
establecidos; orientando sus acciones al cumplimiento de las normas,
polticas
procedimientos
institucionales,
establecidos
para
la
operacionalizacin de los procesos en los que participo.

Capacidad para optimizar o rentabilizar los Recursos Humanos, tcnicos
y/o econmicos de que dispone para la ejecucin de sus labores,
invirtindolos y/o utilizndolos de manera adecuada y necesaria en torno al
logro de resultados.
Procesar la informacin de acuerdo con las requisiciones y procedimientos

establecidos por la empresa.
Recolectar la informacin y datos teniendo en cuenta los procedimientos y
requerimientos de la organizacin.
32
Elaborar informes y reportes segn requerimientos de la organizacin y

metodologas.
Definir polticas de inventarios y mtodos de almacenamiento segn
estrategias de logstica y objetivos de la organizacin.
Establecer mtodos de almacenamiento y manejo de inventarios segn
polticas y estrategias de logstica.
Definir los embalajes y empaques para la carga, segn normatividad y
medios de transporte.
Controlar el desarrollo de las actividades segn indicadores de gestin,
metas y polticas de calidad.
Coordinacin de los procesos logsticos en el almacn, bodegas o centros
de distribucin.
Realizar el seguimiento de las actividades teniendo en cuenta los
indicadores, polticas de calidad y controles establecidos.
Analizar los resultados de la ejecucin segn las estrategias de la
operacin e indicadores de gestin.
Controlar los inventarios segn indicadores de rotacin y mtodos de
manejo.
Valorar los inventarios, segn mtodo y tcnica establecida por la
organizacin.
Aplicar controles de inventarios segn mtodos o tcnicas establecidas.
Manipular alimentos de acuerdo
33
Tramitar ante el depsito de materiales, pedidos de material de limpieza,

equipos de oficina y bienes de consumo que se requieran en la
dependencia.
Comprar materiales de limpieza y de oficina que se requieran en la
dependencia.
Controlar la existencia y suministro de materiales y equipos de trabajo.
Llevar el control del registro de entrada y salida de material de limpieza y
equipos de oficina, al almacn.
Elaborar requisiciones de compra de materiales y equipos de trabajo.
Custodia el depsito de materiales y equipos de la dependencia.
Realizar inventario de equipos y materiales de trabajo y de limpieza.
Presentar a su superior inmediato las solicitudes y/o requisiciones de
compra de materiales y equipos para su respectiva aprobacin.
Recibir reportes de necesidades de mantenimiento y reparaciones de las
diferentes unidades de la dependencia y verifica daos para ejecutar la
tramitacin correspondiente.
Tramitar solicitudes de mantenimiento y reparaciones ante la unidad
competente.
Inspeccionar las instalaciones y/o equipos y diagnostica las necesidades de
mantenimiento.
Prestar asistencia tcnica en el rea de su competencia.
Recibir y atender a los proveedores.
34
Coordinar con las unidades solicitantes todo lo relacionado con el trabajo a

ejecutar.
Controlar y verificar la ejecucin de los trabajos asignados.
Calcular y llevar control de los montos correspondientes a horas extras del
personal.
Contactar con proveedores de servicios, para la reparacin de mquinas de
escribir, fotocopiadoras, archivos mecnicos y otros segn se requieran.
Gestionar y supervisar la reparacin de equipos y mobiliarios de la
dependencia y/o unidad.
Supervisar los servicios de limpieza, mensajera, correo, etc. dentro de la
dependencia.
Solicitar transporte para el traslado de personal, de materiales y equipos.
Autorizar la reproduccin de material.
Llevar el control del material reproducido en la dependencia y/o unidad.
Elaborar correspondencia, memorndum, informes, oficios o cualquier otro
documento de la unidad.
Coordinar y supervisar las actividades del personal a su cargo.
Controlar y evaluar el personal.
Instruir al personal en el trabajo a realizar.
Ordenar cheques de nmina de personal y efecta la entrega de los
mismos.
35
Reportar a su superior inmediato sobre la ejecucin de los trabajos o

anomalas presentadas.
Transcribir y registrar informacin, operando un microcomputador.
Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organizacin.
Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elaborar informes peridicos de las actividades realizadas.
Realizar cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
36

rea:
Nmero
De Cargos:
Coordinador Logstico
Comercial
1

OBJETIVO.
Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el ingreso,

almacenamiento, clasificacin, codificacin y entrega de los bienes adquiridos y
desarrollar, mantener y ajustar procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y
generando eficiencia, eficacia y optimizacin de los recursos de acuerdo a la
normatividad vigente.
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS.
Tcnico en logstica.
Conocimiento bsico de internet, Excel, legislacin en servicios pblicos
domiciliarios y dems normas de aplicacin para atencin al cliente
DE DESEMPEO:
Experiencia (1) un ao.
PREFERIBLE:
cargo
37

CARGO

disponga.
38
Controlar los productos en la cadena en fro de acuerdo con los criterios y

normatividad.
Recoger y entregar la carga segn el plan de rutas y normatividad.
Operar los equipos los objetos segn las normas seguridad de y
herramientas de manipulacin de carga segn el manual del fabricante y
normas de seguridad.
metodologas.
Realizar el almacenamiento de los objetos segn tcnicas, normas de
seguridad industrial e higiene establecidas.
Ubicar los objetos segn los espacios asignados y tcnicas de
almacenamiento.
Efectuar la toma fsica de inventarios, segn mtodos o tcnicas
establecidas por la organizacin.
39
Revisar las condiciones fsicas de los objetos segn procedimientos de la

organizacin y buenas prcticas de almacenamiento.
Presentar informes de gestin cuando su jefe inmediato lo requiera.
Clasificar y organizar la mercanca en el almacn con el fin de garantizar su
rpida localizacin para las respectivas entregas o salidas del almacn.
Recibir y revisar las requisiciones internas para el despacho de la
mercanca y as asegurar los insumos necesarios para la operacin de la
empresa.
Elaborar las guas de despacho y rdenes de entrega para ejercer control
de la mercanca entregada.
Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo a las normas, el archivo
de los documentos.
Custodiar los bienes que se encuentren en bodega.
Tener constante comunicacin con los proveedores para asegurar que la
mercanca ingrese oportunamente al almacn.
Recibir clasificar, organizar, y distribuir los pedidos y materiales, para su
distribucin y recogida de la carga de los clientes de diferentes sectores.
40

rea:
Nmero De Cargos:
Asesores Comerciales Junior

Comercial
Coordinador de Alimentos y Coordinador de Aseo
1

OBJETIVO.
Asesorar al cliente de acuerdo con el proceso de planeacin, formulacin y puesta
en prctica de polticas de comercializacin y mercadeo establecidas por la
empresa.
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS:
41
Ttulo universitario en Economa, Administracin pblico o de Empresas,

Contadura, Ingeniera Industrial, Financiera, o disciplinas acadmicas afines.
Tecnlogo en gestin administrativa, Financiera o disciplinas afines.
DE DESEMPEO:
Certificar Dos (2) aos de experiencia en cargos afines.
PREFERIBLE:

CARGO.
disponga.
42

Colaborar con los dems con el fin de alcanzar los objetivos institucionales;
acatar rdenes y tener compromiso con la empresa.
Capacidad para ejecutar las tareas dentro de los parmetros de tiempo
establecidos; orientando sus acciones al cumplimiento de las normas,
polticas
procedimientos
institucionales,
establecidos
para
la
operacionalizacin de los procesos en los que participo.

Capacidad para optimizar o rentabilizar los Recursos Humanos, tcnicos
y/o econmicos de que dispone para la ejecucin de sus labores,
invirtindolos y/o utilizndolos de manera adecuada y necesaria en torno al
logro de resultados.
Asesorar al cliente sobre sus necesidades de proteccin, con sujecin a las

polticas de suscripcin y la normatividad vigente.
Asesorar al cliente en el portafolio de productos y servicios de acuerdo a la
poltica interna y normatividad vigente.
43
Asesorar al cliente y/o asociado en productos y servicios micro financieros

de acuerdo a la normatividad y a las polticas organizacionales vigentes.
Hacer despliegue de objetivos estratgicos y operacionales de las metas
mensuales y anuales institucionales, comprometiendo a todos los
colaboradores, seleccionado y diseando indicadores de gestin que
permitan hacer seguimiento.
Concurrir en el desempeo de sus funciones con todas las dependencias
afines, integrando equipos interdisciplinarios que garanticen una gestin
con calidad, cumplimiento oportuno de los objetivos y metas.
Participar activamente en los programas de induccin, re induccin,
entrenamiento, capacitacin y mejoramiento de la cultura organizacional,
Mantener en el desempeo de su cargo excelentes relaciones humanas,
capacidad de coordinar el trabajo en equipo, receptividad al cambio,
mejoramiento continuo, calidad en la gestin, orientacin y servicio integral
al cliente.
Elaborar, presentar y sustentar informes de gestin oportunos al superior
inmediato y ejercer el control interno del rea comercial.

rea:
Nmero De Cargos:
Auxiliar de Transporte
Comercial
Coordinador de Logstico
1
44

OBJETIVO.
Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el Ingreso el ingreso,
almacenamiento, clasificacin, codificacin y entrega de los bienes adquiridos y
desarrollar, mantener y ajustar procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y
generando eficiencia, eficacia y optimizacin de los recursos de acuerdo a la
normatividad vigente.
REQUISITOS MINIMOS.
ACADEMICOS.
Tcnico en logstica
Conocimiento bsico de internet, Excel, legislacin en servicios pblicos
domiciliarios y dems normas de aplicacin para atencin al cliente
DE DESEMPEO:
Experiencia (1) un ao.
PREFERIBLE:
cargo
III.COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

CARGO.
45

disponga


46
Controlar los productos en la cadena en fro de acuerdo con los criterios y

normatividad.
Recoger y entregar la carga segn el plan de rutas y normatividad
Operar los equipos los objetos segn las normas seguridad de y
herramientas de manipulacin de carga segn el manual del fabricante y
normas de seguridad
metodologas.
Realizar el almacenamiento de los objetos segn tcnicas, normas de
seguridad industrial e higiene establecidas.
Ubicar los objetos segn los espacios asignados y tcnicas de
almacenamiento.
Efectuar la toma fsica de inventarios, segn mtodos o tcnicas
establecidas por la organizacin.
Revisar las condiciones fsicas de los objetos segn procedimientos de la
organizacin y buenas prcticas de almacenamiento.
47
Presentar informes de gestin cuando su jefe inmediato lo requiera.

Clasificar y organizar la mercanca en el almacn con el fin de garantizar su
rpida localizacin para las respectivas entregas o salidas del almacn.
Recibir y revisar las requisiciones internas para el despacho de la
mercanca y as asegurar los insumos necesarios para la operacin de la
empresa.
Elaborar las guas de despacho y rdenes de entrega para ejercer control
de la mercanca entregada.
Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo a las normas, el archivo
de los documentos.
Custodiar los bienes que se encuentren en bodega.
Tener constante comunicacin con los proveedores para asegurar que la
mercanca ingrese oportunamente al almacn.
Recibir clasificar, organizar, y distribuir los pedidos y materiales, para su
distribucin y recogida de la carga de los clientes de diferentes sectores.
48

Manual de Funciones Distribuidora Lap

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INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL.

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IV. FUNCIONES DEL CARGO.

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I. IDENTIFICACIN DEL CARGO

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III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

Capacidad de interpretacin de datos cualitativos y cuantitativos con el fin

escuchndolos, asesorndolos y/o solucionando sus dificultades, entiende

IV. FUNCIONES DEL CARGO.

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Coordinar la recepcin y despacho de objetos segn estrategias de

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO

II. DESCRIPCIN DEL CARGO

III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

IV. FUNCIONES DEL CARGO.

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Asegurar y garantizar que la mercanca despachada en puerta sea

Efectuar inventario segn procedimiento establecido por la empresa.

I. IDENTIFICACIN DEL CARGO

II. DESCRIPCIN DEL CARGO

Supervisar las actividades tcnicas y administrativas referentes a proveedura,

III. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

Disposicin para Gestin no voluntaria e incondicionalmente a actividades

operacionalizacin de los procesos en los que participo.