Sunteți pe pagina 1din 21

!!!B I R O C R A I A!!!!

Curpins

1. Introducere
2. Birocraia ca raionalitate sau modelul lui Weber
3. Principalele caracteristici ale birocraiei
4. Disfuncionaliti
5. Rspunsurile umane asupra birocraiei
6. Forme practice ale birocraiei
7. Modelul birou n antitez cu modelul firm
8. Direcii de atenuare a birocraiei

Introducere
Conceptul de birocraie comport n literatura de specialitate cele mai
diferite abordri, n mod invariabil, conceptul de birocraie este corelat cu cel de
birou, n sensul operaiunii de birou. Varietatea tezelor n domeniul supus
ateniei poate fi redat prin urmtoarele aprecieri: Birocraii sunt capabili de un
nalt nivel de raionalitate sau eficien (Weber 1978); Comportamentul de birou
este caracterizat prin ineficient economic, la fel ca pierderile n administraie
(Tullock, 1965; Niskanen, 1971); Logica operaiunilor de birou este iraionalitatea
(March i Olsen, 1976; Hogwood i Peters, 1985). Birocraia face parte din limbajul
curent i avem cu toii idee la ce se refer. De exemplu, s ne gndim la primirea
rece pe care personalul de la ghieu ne-o face dese ori la pot, la banc, la metrou,
la serviciile de reclamaii. La prima vedere, birocraia reprezint indiferena
celorlali, reticiena lor de a lua n serios problemele cotidiene pe care fiecare dintre
noi le ntmpin n munca sa sau n situaia sa de client, utilizatori, pacient,
consumator, cetean sau contribuabil; indiferen, dar i ncetineal, pasivitate,
rigiditate, inumanitate i autoritatarism. Funcionarului refugiat n spatele statutului
su i se atribuie un spirit minuios, timorat i marcat de lene i limite, n timp ce
administraia ca entitate devine un big brother rufctor.
Cuvntul birocraie are astfel, n sens comun, mai multe reprezentri sociale
imprecise i difuze, dar care au toate un sens deplorabil i nefast. Ne putem atepta
din partea specialitilor n tiine publice la o definiie precis i clar. Dar nu am
gsit nimic despre acest domeniu. Chiar i specialitii au sporit confuzia propunnd
noi semnificaii.

Stri focalizate
Puterea birourilor. Aceast definiie este conform etimologiei cuvntului
birocraie. Se desemneaz prin aceast extindere a serviciilor orizontale care, n
teorie, nu exist dect pentru a furniza ncadrare i o asisten juridic, contabil i
de gestiune a serviciilor operaionale efectiv nsrcinate cu realizarea obiectivelor
organizaiilor publice sau private.
Organizaiile de mari dimensiuni. Firme tradiionale, mari
ntreprinderi industriale, comerciale, bancare sau de servicii, mari administraii sau
societi de stat. Birocraia reprezint, n acest sens, mari organizaii complexe i
moderne.
O organizaie bazat pe reguli de raionalitate. Impersonalitate, ierarhie,
diviziunea muncii, cu posturi legate de merite i de carier. Este modelul clasic de
birocraie, acela formulat de marele sociolog Max Weber.
Reglementarea. Are un sens asemntor cu precedentul. n manualele
de gestiune se utilizeaz adesea cuvntul birocraie pentru a desemna reguli
oficiale i scrise dup care sunt conduse organizaiile. Birocraia devine astfel un
termen juridic care nglobeaz tot ceea ce reprezint cadrul formal al unei
organizaii: organigrame, reglementri, statuturi.

Administraia public. Pentru numeroi specialiti, birocraia este pur i


simplu sinonim cu administraia public, fr ca aceast asimilare s aib conotaii.
Se poate spune de exemplu c scopul birocraiei este a aplica politica guvernului.
Puterea funcionarilor. Funcionarii ocup o poziie de autoritate
considerabil. Se vorbete adesea de birocraie pentru a caracteriza aceast putere.
Cnd este vorba de a caracteriza puterea nalilor funcionari ai marilor administratori
sau a experilor, conceptul de tehnocraie este adesea preferat celui de birocraie.
Creterea puterii statului. Birocraia este identificat uneori cu creterea
puterii statului, a bugetelor, a efectivelor i a ariei sale de intervenie. Birocraia
devine astfel sinonim cu intervenionismul etatic.
Dezumanizarea lumii. ntr-un sens larg i filozofic, birocraia se refer la
complexitatea nucitoare a societii moderne, l a individul distrus, strivit sub
greutatea aparatelor i uneltelor n dorina sa de a epata i de a participa.
Oligarhia. Se vorbete de oligarhie atunci cnd ntr-o societate sau
organizaie, puterea este concentrat n minilor unor conductori irevocabili. La
nceputul secolului, ntr-o lucrare devenit celebr mai trziu, Roberto Michels
(1914) a studiat procesul conform cruia oligarhia se dezvolt chiar i n
organizaiile democratice. Conform acestui autor, conductorii alei reuesc
s se sustrag controlului maselor i s formeze o oligarhie. n tradiia
nceput de Michels, birocraia desemneaz tendina oligarhic a
organizaiilor de orice fel; n organizaiile democratice aceasta se refer la
democraia aleilor asupra electoratului, a delegaiilor asupra celor care
deleag.
Regimul comunist. Dup Trotsky (1963), autorii utilizeaz conceptul
de birocraie pentru a analiza regimul comunist i stalinismul. Spaiul
birocraiei corespunde unei autoriti ferme i totalitare.
Iat n rezumat diferitele sensuri atribuite birocraiei. Ea reprezint, n
acelai timp, controlul abuziv ct i proasta gestiune. Acest concept este att
de imprecis nct anumii autori ne descurajeaz aproape de a-l mai utiliza .
Exist ns un element comun al majoritii acestor semnificaii. La ce facem
referin de obicei atunci cnd ne plngem de birocraie? La indiferena celorlali,
am spune noi, dar aceast indiferen nu este oare legat de aceeai justificare (sau
de acelai pretext), adic respectarea strict a unei reguli impresionante fcut spre a
fi aceeai pentru toi?
Se presupune, de exemplu, c un cetean se preuint la un ghieu de la pot
i c este ora 1700, regulamentul spune c este ora nchiderii. Ceteanul, care are un
colet urgent, insist, implor, se supr. Nu se intervine n nici un fel, funcionarul
nchide linitit ghieul. Se poate ghici care va fi rspunsul ceteanului dac l-am
ntreba atunci care este sensul cuvntului birocraie! Ct deste funcionar, el se va
putea apra spunnd c nu a fcut dect s respecte regulamentul.
Cu acest exemplu, ales dintre contradiciile cele mai banale ale vieii
cotidiene, noi am gsit elementul comun. Birocraia, ca principiu, este observarea
strict a reglementrilor formale, adic srise, prestabilite, luate n litera lor, ca
problem, ea este legat de rigiditatea indus de aceste reguli stabilite. Vom
presupune c o organizaie este birocratizat atunci cnd ea devine rigid prin

reglementrile sale pn la punctul de a fi ineficient i incapabil de a se adapta.


Ea nu mai poate s-i ating obiectivele i triete privindu-se doar pe sine.
2. Birocraia ca raionalitate sau modelul lui M. Weber
Birocraia este considerat o form de organizare structural n care exist
prescripii formale ale relaiilor, reguli i un set de proceduri.
Caracteristic primelor forme de guvernmnt i organizare industrial,
birocraia este analizat cu insisten n literatur, dup modelul propus de Max
Weber.
Elementele de baz ale birocraiei, potrivit concepiei lui Weber, sunt:
1.charisma;
2.tradiia;
3.autoritatea legal-raional.
1. Weber utilizeaz cuvntul charism pentru a caracteriza orice persoan, n
virtutea creia liderul este considerat ca fiind deosebit, nzestrat cu puteri supranaturale
sau, cel puin, ca avnd caliti excepionale, ieite din comun. Acesta este cazul
profetului, al liderului politic, ale cror organizaii constau dintr-o serie de discipoli
care joac rolul de intermediari ntre lideri i mase. Multe organizaii au avut
fondatori charismatici cum ar fi Henry Ford, iar baza autoritii au reprezentat-o
nsuirile unei singure persoane. Acest tip de organizaie estcaracterizat printr-o
mare instabilitate. n aceste organizaii apar probleme de succesiune, caz n care se
transfer i autoritatea unei alte persoane. n cadrul : organizaiilor politice micarea
este mprit ntre acei discipoli care pretind c ar fi adevraii urmai ai liderului.
Astfel, procesul este, de obicei, unul de sciziune. Chiar dac liderul numete un
succesor, acea persoan nu va fi neaprat acceptat. Este imposibil s apar un alt
lider charismatic i astfel organizaia i pierde forma charismatic. Dac
succesiunea devine ereditar, organizaia se transform ntr-una tradiional; dac
succesiunea este determinat de reguli, atunci se va dezvolta o organizaie
birocratic.
2. Bazele organizrii i autoritii n organizaiile de tip tradiional sunt
prezentate de precedente i de-obiceiuri. Drepturile i perspectivele diverselor
grupuri sunt stabilite, considerndu-se c ceea ce s-a ntmplat dintotdeauna este
sacru; marele arbitru ntr-un astfel de sistem este obiceiul. Managerii ntr-un astfel de
sistem posed autoritate pentru c sunt motenitori, iar msura autoritii este dat
de obiceiuri. Cnd charisma intr n tradiie prin transmitere ereditar, ea
devine o parte a rolului managerului n loc s rmn o parte a personalitii
fondatorului. n forma de organizare a unui sistem de autoritate de tip tradiional
se pot distinge dou modele, unul de tip patrimonial, n care demnitarii sunt
personal angajai, dependeni de lider prin remuneraie. n modelul feudal,
demnitarii au mai mult autonomie, prin sursele de venituri i prin relaia
tradiional de loialitate fa de lider. Aceast concepie a lui Weber poate fi
4

aplicat i organizaiei moderne. Deseori, condiia de manager a fost transferat de la


o generaie la alta, cnd acestea i-au stabilit propriile dinastii, bazate pe
transmitere ereditar. Selecia i angajarea se pot baza mai degrab pe nrudire
dect pe calificarea profesional. De asemenea, modul de lucru n multe
organizaii este justificat prin afirmaia c ntotdeauna s-a procedat astfel, ca un
motiv n sine, fr o analiz raional.
3. Sistemul de autoritate descris de Weber, cel legal raional, este o
form de organizare birocratic. Pe acesta Weber l consider forma organizatoric
dominant a societii modeme. Sistemul este denumit raional deoarece
metodele sunt special concepute pentru a conduce la atingerea unor obective
clare i specifice ca i cum organizaia ar fi o main bine proiectat pentru a
ndeplini o funcie; fiecare parte a mainii contribuie la atingerea maximei
performane n realizarea funciei. Este legal deoarece se exercit printr- un sistem
de reguli i proceduri, prin postul pe care un individ l ocup la un moment
dat. Pentru o astfel de organizaie Weber utilizeaz denumirea de birocraie.
n sensul cel mai larg, birocraia este sinonim cu ineficienta, cu accentul pus
pe probleme minore, cu formularistica i nregistrrile n exces. Mai concret, este
identificat cu administraia public ineficient. Dar, n termenii propriei
definiii, Weber afirm: c, din punct de vedere tehnic, organizaia birocratic
este cea mai eficient form de organizare posibil. Precizia, viteza, claritatea,
cunoaterea nregistrrilor, continuitatea, libertatea opiunilor, unitatea, stricta
subodonare, reducerea nenelegerilor, a costurilor materiale i de personal acestea sunt ridicate la nivelul optim ntr-o administraie strict birocratic .
Weber nsui utilizeaz analogia cu maina atunci cnd spune c birocraia
seamn cu o main modern, n timp ce alte forme de organizare seamn cu
metode manuale de producie.
Motivul eficienei birocraiei st n forma sa de organizare. Datorita
faptului c metodele utilizate sunt cele care conduc la rezultatele urmrite
birocraiile nu sunt afectate de dispoziia personal a administratorului.
Birocraiile reprezint stadiul final al depersonalizrii. n asemenea organizaii,
exist o serie de funcionari ale cror roluri sunt stabilite printr-o definire n scris a
autoritii pe care o au. Aceste posturi sunt aranjate ntr-o ierarhie, fiecare treapt
succesiv cuprinzndu-le pe toate celelalte de dedesubt. Exist un set de reguli i
proceduri de urmat, care acoper orice situaie posibil. Exist un departament
pentru pstrarea nregistrrilor, scrierea informaiei fiind o component important a
raiunii unui sistem birocratic.
ntr-un sistem birocratic se face o distincie clar, net, ntre problemele
personale i cele de serviciu, separaie susinut i de obligaia contractual de
angajare pe post, n funcie de calificarea necesar n activitile prevzute.
De asemenea, important este accentul pus pe angajarea de experi. Unul
din semnele unei birocraii n dezvoltare este ascensiunea managerilor,
administratorilor profesioniti i o cretere a numrului de specialiti experi n
departamentele proprii.
Potrivit lui Weber, toate acestea constituie un sistem de control i
coordonare de nalt eficien. Raionalitatea organizaiei se evideniaz n
abilitatea de a calcula cosecinele aciunilor sale. Datorit angajrii de experi care au

zonele lor de responsabilitate, apare o combinaie ntre cunotinele disponibile i


comportarea trecut a organizaiei, care permite previziuni asupra
evenimentelor viitoare.
Majoritatea studiilor asupra caracteristicilor structurale formale ale
organizaiilor au ca punct de plecare concepia lui Weber, care a ncercat pentru prima
oar concepte sistematice necesare n analiza organizaional.
Weber simte c birocraia reprezint o tehnic a organizrii eficiente,
dar n guvernare aceasta nseamn s continui s conduci, s concentrezi puterea.
Aceast teorie, mpreun cu cercetrile n tiina managementului i cele de
raionalizare a unor procese, ntrete eliminarea pierderilor.
Aceste preocupri sunt asociate cu nume ca F. W. Taylor (1911), L.
Urwick (1921 ) sau H. Fayol (1916). Toate acestea au constituit, la nceputul
secolului, un suport pentru un sistem birocratic al organizrii, pentru eficien i
stabilitate. Toi autorii i practicienii enumerai trebuie premiai pentru sublinierea
corectitudinii i justiiei pentru salariai.
Dup aceste concepii urmeaz un nou val" impus de coala relaiilor
umane. Micarea relaiilor umane se constituie ca o concretizare critic a
managementului clasic i a birocraiei. Aceasta susine stiluri manageriale
participative i orientate spre nevoile salariaiilor. Critica birocraiei insist asupra
urmtoarelor aspecte:
- specializarea strict este incompatibil cu nevoile umane de cretere i
realizare; acest lucru poate conduce la alienarea salariailor fa de
organizaie i clieni;
- centralizarea puternic i dependena de autoritatea formal, adesea, nu
reuesc s utilizeze ideile creative i cunotinele membrilor
organizaiei de la nivelurile inferioare;
- regulile stricte, impersonale, determin membrii organizaiei s adopte
nivelul minim de performan specificat de norme;
specializarea puternic l mpiedic pe salariat s vad scopurile
organizaiei.
n prezent, instituiile de stat, n primul rnd, sunt etichetate ca birocratice.
Cuvntul birocratic are o conotaie negativ; de asemenea, funcionarii publici
contiincioi, inteligeni, aflai n posturi cheie, sunt etichetai, n mod nejustificat, ca
birocrai. Acelai termen este utilizat i pentru aparatul administrativ al marilor
organizaii private. Sindromul birocraiei, tot mai prezent n actualele organizaii, are
dou puncte nevralgice.
Primul este substituirea gndirii cu disciplina; disciplina este de
nenlturat, dar trebuie s existe o acceptare i o urmrire contient a unui scop.
Cea de-a doua trstur, legat de prima, comun tuturor sistemelor de
organizure, este o continu proliferare a personalului managerial i de alte
niveluri. Exist dorina fiecrui individ aflat ntr-o poziie ierarhic superioar i
avnd o oarecare responsabilitate de a se baza pe un staff suficient de numeros.

n literatura de specialitate din domeniul administraiei publice, elemente


ale birocraiei sunt prezentate prin conceptul ,,red tape.
Unul dintre efectele nefavorabile este ntrzierea aciunilor, care se poate
msura prin cantitatea de timp necesar unei organizaii pentru a pregti i lua o
decizie ntr-o aciune managerial comun, dar semnificativ. Spre exemplificare:
timpul dintre momentul apariiei unei nevoi de angajare a unei persoane norm
ntreag i angajarea efectiv a acesteia sau perioada pentru cumprarea unui
echipament de la nevoia de capacitate suplimentar i intrarea acestuia n
organizaie. O alternativ a msurrii red tape este: cult al procedurii
administrative (Waldo 1946).
Potrivit concepiei lui Baldwin (1990), red tape are dou dimensiuni,
una formal i una informal. Prima se poate reda sintetic prin povara
procedurilor executate de personal. Cea de-a doua se refer la constrngeri create de:
opinia public, partidele politice, organizaiile publice etc.
Potrivit unor studii, originile predominante ale red tape se afl n cadrul
mediului extern (exemplu: controlul exercitat de guvern n cadrul organizaiilor
publice i private).
Perfecionarea activitilor din cadrul unei organizaii poate conduce la un
optimal red tape i nu la eliminarea acesteia. Pentru a stpni fenomenul
analizat, se prezint, n mod rezumativ, un model predictiv pentru red tape.
Structur

Mediu

Condiii limit

Observri
directe,
msurabile

Reguli/proceduri
Reguli/proceduri
Timpul de procesare
Timpul de procesare
ntrziere procedural
ntrziere procedural

Msuri
indirecte
Scop orientat
,,reguli rezonabile

Scop obstrucionat
Reguli ale ,,red tape

Relaia dintre mediu, structur, ntrziere procedural i reguli red tape


Sursa: The enduring Challenges in Public Management

Din schema modelului prezentat rezult c ntrzierea procedural este o


funcie de structura organizaional, mediu i condiiile limit impuse.

3. Principalele caracteristici ale birocraiei


Birocraia n accepiunea lui Weber prezint urmtoarele caracteristici:
formalizarea regulilor, specializarea i ierarhia. Weber a insistat i pe alte trei
principii suplimenatre: cariera, codificarea raporturilor cu exteriorul i, n cazul
organizaiilor din sectorul public, distincia strict ntre administraie i politic.
Formalizarea regulilor. Organizaia birocratic presupune un ansamblu
de reguli scrise, impersonale i clar definite care acoper toate aspectele: definirea
rolurilor, raporturile de autoritate, planificarea carierei, modaliti de funcionare,
toate acestea trebuie codificate n reglementri i legi, conform principiului
supremaiei dreptului. Aceste reguli trebuie s fie formale, stabilite dinainte, i
nu informale sau improvizate dup circumstanele i dorinele executanilor.
Exist instruciuni specifice pentru fiecare eveniment care se produce. O bun
birocraie se presupune c poate s prevad totul, ceea ce implic clasificarea
problemelor i cauzelor individuale dup criterii definite.
Specializarea. O definiie strict i minuioas a sarcinilor ce trebuie s fie
realizate, cnd i cum, de ctre cine i n sfrit ceea ce nu trebuie fcut.
Specializarea ofer dou avantaje. Primul este complementaritatea angajailor:
trebuie ca atribuiile fiecruia s fie clare i s acopere ansamblul domeniilor de
aciune, astfel nct s nu existe domenii neacoperite, nici repetri inutile. Al
doilea avantaj este de a permite o utilizare eficient a controlului sepecialitilor:
cu ct o organizaie pune accent pe specializarea sarcinilor, cu att ea poate s
apeleze la calificarea nalt a experilor care cunosc bine munca lor, i n plus ea i
sporete eficacitatea.
Ierarhia. Organizaia birocratic presupune o strict dependen a fiecrui
nivel inferior de un nivel superior, conform unei ierarhii clare i bine definite.
Informarea i deciziile generale coboar pe nivelele ierarhice astfel nct fiecare
angajat s-i exercite competena fr s interfereze cu aceea a altor executani. Cu
ct o regul este mai general, cu att ea este elaborat de la un nivel ridicat, doar
nivelul superior poate avea o vedere de ansamblu a organizaiei i s in cont de
diferiii factori care intervin n procesul de luare a decizilor.
ntreaga ierarhie se supune legitimitii. Att superiorul ct i
subordonatul nu pot ncalc drepturile care sunt prevzute n regulament. Principiul
ierarhiei aplicat ntr-un mod strict cuprinde avantaje majore:
a) Permite punerea sub control a ansamblului activitilor, astfel nct
deciziile s fie clare pentru ntreg ealonul organizaiei i fiecare s
acioneaze n aria sa de competen.
b) Se evit astfel arbitrariul din cadrul relaiilor de autoritate i se
creeaz climatul de ncredere necesar muncii n comun.

Cariera. Birocraia este organizaia n care recrutarea, promovarea, sanciunile


depind de criterii meritocratice i impersonale. La angajare, criteriul merit
presupune ca alegerea candidatului s fie fcut n funcie de califiacarea i competena
cerute de post. Calificarea este determinat de aptitudini recunoscute public i
verificate dup o procedur impersonal (concurs, examene, diplome).
ntr-o birocraie, remunerarea se face prin salariu. Cunoscut dinainte, salariul
variaz n funcie de nivelul ierarhic: cu ct se urc n ierarhie, cu att crete
responsabilitatea i nivelul salariului.
Cariera se deruleaz dup reguli impersonale, n interiorul fiecrei categorii de
munc, avansarea depinde de vechime. Accelerarea avansrii de la un grad la altul este
posibila doar trecnd concursurile. Aceste reguli de promovare sunt garantate pentru
fiecare nc de la intrarea n organizaie. Ea formeaz planul carierei.
Conform principiului carierei, salariatul (birocratul) nu este ,,proprietarul
postului pe care-l ocup nici a instrumentelor de care se folosete (materiale de birou,
rechizite). Acesta este liber i nu este supus autoritii organizaiei dect pentru
ndeplinirea sarcinilor sale profesionale.
Cariera ofer garanii care au ca efect maximizarea securitii profesionale:
securitatea muncii, promovare i salariu. Avantejele presupun patru elemente
importante:
a. Teoretic, se elimin arbitraritatea i orice favoritism din cadrul evalurii
muncii fiecruia.
b. tiind c este interesant a face carier n organizaie, aceasta atrage cei mai
buni candidai, cei mai bine formai i cei mai calificai.
c. Avnd spiritul eliberat de orice preocupare privind viitorul profesional,
participanii pot s se concentreze pe munca lor de fiecare zi.
d. Principiul carierei confer stabilitate i l leag pe funcionar pentru un timp
ndelungat de organizaie, permimd astfel continuitatea n aciune.
Participantul se identific mai uor cu organizaia i i interiorizeaz
normele i valorile legate de postul su.
Codificarea relaiilor cu exteriorul. Orice ar produce, bunuri, servicii sau
reglementri, organizaia birocratic acioneaz cu exteriorul conform acelorai
norme de impersonalitate. Birocratul nu i trateaz clienii ca pe nite prieteni sau
inamici, nici ca pe nite aliai sau adversari, ci el acioneaz neutru, fr ur sau
pasiune. n relaia sa cu publicul, el nu introduce alte criterii dect pe acelea
prestabilite n regulament. n principiu, aceast codificare a raporturilor cu
exteriorul prezint patru avantaje:
a. Echitatea n relaionarea cu persoanele. Cererile fiecruia sunt
analizate n funcie de regulile recunoscute public. Nimeni nu se bucur
de favoruri, nici nu sufer discriminri ilegale.
b. Onestitatea. Condus de regulament n relaia sa cu publicul, birocratul este
mai bine protejat mpotriva negocierii i presiunii exterioare care ar putea
s-l corup sau s-l expun la practici
c. Continuitatea. Regula este separat de birocraii nsrcinai s o aplice i
nu este tributar schimbrii personalului.

d. Eficiena. Clasificarea n funcie de criterii arbitrare autorizeaz luarea n


considerare a unui mare numr de situaii diferite i permite evitarea
tratrii diferite a cazurilor asemntoare.
Distincia dintre administraie i politic. Acest principiu vrea ca
administraia s fie subordonat decidentului ultim, politic, al crei instrument este.
Puterea politic ia asupra sa responsabilitatea deciziilor i, n schimb, administraia
vegheaz la executarea fidel acordnd avize obiective, private i confideniale.
Conform modelului birocratic, administraia nu poate s fie obiectiv i eficient
dect atunci cnd ea este un instrument pentru a elabora i executa obiective care-i
sunt exterioare; i reciproc, politicul nu-i exercit n mod convenabil roulul su de
decident dect atunci cnd el nu perturb sarcinile adminitraiei.
Problemele carierei i principiul ierarhiei sunt protejate de orice ingerin
politic. Aleii evit politizarea administraiei, adic recrutarea personalului
dup criterii de alian politic dect dup merit sau competen. Alesul are o atenie
deosebit nevoile personalului administrativ fr a scurtcircuita ierarhia sau a
interveni direct n munca serviciilor. n schimb, funcionarul se dovedete un
administrator loial i discret, oricare ar fi partidul sau puterea, atta timp ct el este
protejat mpotriva politizrii funciei sale i ct cariera sa depinde numai de
competena tehnic. Pe funcionar trebuie s-l intereseze zelul, performana i
loialitatea i nu ideologiile i programele partidelor la putere. El accept s execute
decizii pe care nu le nelege deoarece acestea reprezint competene exclusive ale
parlamentarilor i guvernanilor.
Conform lui Weber, diferena dintre adminitraie i politic a devenit un
element esenial pentru buna funcioanre a statelor. Birocraia este
complementul necesar autoritii puterii politice. Acesta ar fi incapabil de a aciona
dac nu ar conta pe o administraie public condus dup principii birocratice.
Deciziile definitive pe plan politic sunt aplicate unui corp de executani
competeni, eficieni i supui, organizai dup un sistem precis i ierarhizat. Puterea
politic se nzestreaz astfel cu un instrument eficient care i asigur o execuie fidel
i rapid eliminnd ntru-totul sarcinile care pot mpiedica luarea decizilor.
Weber a crezut n superioritatea tehnic incontestabil a birocraiei asupra
oricrei alte forme de organizare, att n ceea ce privete precizia, rapiditatea i
controlul ct i n ceea ce privete continuitatea n aciune. El a prezis ca principiile
birocraiei vor penetra n toate organizaiile (ntreprinderi, biseric, armat,
administraie public, sindicate, partide) i c aceasta va deveni indispensabil
funcionrii lumii moderne, oricare ar fi modalitatea de producie a sistemului
economic. Aceast predicie s-a realizat parial: principiile organizrii birocratice sau rspndit pe scar larg de-a lungul secolului XX, sub forme i n grade diferite.

4. Disfuncionaliti
Schema modelului weberian poate fi startul unor noi investigaii
interiorul administraiei publice i sociologiei organizaionale.

10

Astfel, muli autori indic faptul c aceasta a fost un decalaj ntre teorie
realitate. Pe baza analizei mecanismului raional, ulterior s-a artat c birocraii pot
etala alte trsturi dect cele de raionalitate i eficien. A fost un risc a ceea ce s-a
chemat disfunciuni n operaiunile de birou.
Se impune o distincie clar, potrivit concepiei lui Robert K. Merton
(1957), ntre mijloace i scopuri, care, n condiiile modelului weberian, dispare n
operaiunile de birou. De la mijloc, biroul tinde s devin scopul operaiunilor
sale.
Philip Selznick (1949) are multe concluzii asemntoare. Aparatul
birocratic tinde s se dezvolte n organizaiile democratice.
Este necesar s se introduc o distincie ntre dou categorii de personal din
interiorul biroului: personalul administrativ i profesioniti. ntre profesioniti, care
posed monopolul cunotinelor, expertizei, i personalul administrativ, care conduce
biroul n baza autoritii lui, exist un conflict inerent, care produce
disfuncionalitile. De asemenea, n organizaii se constituie grupuri de indivizi cu
interese i scopuri variate, uneori diferite, ceea ce amplific disfuncionalitile.
n acelai sens, acioneaz i organizarea informal din organizaii, care
compenseaz mecanismul inuman i mecanismul dezvoltat n multe birouri.
Stresul cotidian este un factor presant, adesea destabilizator n asumarea
unor decizii juste, cu precdere n mediul de afaceri. Dei suntem obinuii s
asociem birocraia doar serviciilor prestate de instituiile sectorului
public, ea este cvasiprezent i n interiorul firmelor private. Tempo-ul unei
instituii, eficiena acesteia deriv din fluiditatea proceselor interne i este
msurabil, n cea mai mare msur, n calitatea relaiilor pe care le dezvolt cu
parteneri i colaboratori, n modul n care este receptat de acetia. Analiznd n
detaliu aceste considerente, elementul comun este constituit de informaie. n
fapt, de controlul informaiei. Cu siguran ca uneori ne-am dori ca pur i simplu
s avem acel timp, att de preios de altfel, pentru a ndeplini cu succes tot ce neam propus. Lipsa timpului fizic este considerentul pentru care s-au cutat soluii
fiabile destinate managementului de documente i al fluxului de informaii.
Majoritatea sistemelor software existente pe pia abordeaz aceast arie strict
din punct de vedere al trecerii de la sistemul clasic al stocrii i organizrii
documentelor la formatul electronic de clasificare i arhivare a acestora n baze
de date. Rezultatul imediat este evident n eficientizarea utilizrii efective a
resurselor. ns noile sisteme operaionale ce realizeaz managementul informaiei
aduc un plus de siguran, prin integrarea mecanismelor de semntur digital.
Procesarea informaiilor prin intermediul aplicaiilor de software are un
aport decisiv n deplasarea polului de greutate de la nivelul operaional la nivel
strategic, impulsionnd utilizarea potenialului integral al resurselor n
transformarea acestuia n avantaj competitiv imediat.
Birocraia este cea mai mare problem de care se lovesc circa trei sferturi
dintre managerii firmelor din Romnia n domeniul administrrii personalului.
Persoanele care conduc diverse firme se plng de timpul pierdut cu statul
la cozi i formalitile excesive pentru obinerea unui certificat de bonitate.
Managerii companiilor mici se confrunt ntr-o mai mare msur cu acest tip
de probleme dect managerii firmelor de dimensiuni medii i mari. Mai mult de

11

jumtate dintre persoanele aflate n posturi de conducere ntmpin dificulti


importante n relaia cu autoritile n ceea ce privete administrarea
resurselor umane.
Viziunea tradiional negativ a birocraiei se ntrete, pe msur ce
serviciile publice sunt denigrate, reduse, privatizate i restructurate (se
avanseaz ideea c administraia are prea mult personal i c interveniile acesteia
sunt prea frecvente). S-a ncercat a se demonstra c precizia, regularitatea,
eficacitatea birocratic, care dup Max Weber erau funcii ale organizaiei
birocratice pot produce simultan rezultate exact contrarii celor urmrite i
anume efecte disfuncionale, astfel c se ajunge la formalism i ritualism
pretenios, care sunt dincolo de respectarea regulilor, hiperconformism, care este
consecina disciplinei, comportamente stereotipe rezultnd din depersonalizarea
relaiilor caracteristice birocraiei.
Muli susin c, de la inventarea hrtiei ncoace, lumea a nceput, ncet dar
sigur, s se transforme ntr-un munte de hrtie i c oamenii nii au devenit robii
hrtiilor, nite fiine pierdute printre hrtii, ntr-un sistem care ii strnge ca o
menghin i-i strivete fr cruare i fr nici o ans de scpare.
n afaceri hrtiile macin nu numai nervii ntreprinztorilor, dar i
timpul clienilor. Cine i-a nchipuit c mai multe legi nseamn mai putin
corupie, i-a fcut iluzii. Pentru c n materie de hoie, nimeni nu-i mai inventiv
ca romnul! A aprut o lege care-i ngrdete calea spre furt? Nici o problem,
romnul gsete imediat soluia care s-i anihileze efectul curativ.
Nu de azi de ieri, oamenii de afaceri se plng de avalana de legi i, n
consecin, de hrtiile care le fac viaa amar. Un recent studiu trage, dac mai era
nevoie, un nou semnal de alarm. Aproape trei sferturi dintre managerii
companiilor din ara noastr afirm c cele mai dificile probleme n administrarea
personalului angajat sunt legate de birocraie, de timpul pierdut cu statul la cozi,
de formalitile pentru obinerea unui certificat de bonitate. Cele mai mari
probleme le au firmele mici, adic tocmai acei manageri care i-au nfiripat, de
bine de ru. o afacere i se zbat cum pot s o scoat la liman. Managerii firmelor
mari nu par s se ncurce n hrtii.

5. Rspunsurile umane asupra birocraiei


Adepii sistemelor birocratice, cnd analizeaz relaiile umane i stabilesc
efectele acestora n domeniul coordonrii, motivaiei etc., sunt mult mai reinui, sunt
mai puin entuziati.
ncepnd din anii '50 - '60 se declaneaz un lan de antipatii fa de
birocraia formal.
Comentariile lui Merton despre personalitatea birocratic sugereaz, ca o
cerin a ncrederii, originalitatea n comportament. Aceasta este o caracteristic a
oamenilor din administraie, care, dus la cote nalte, poate nsemna-propriul sfrit.
De asemenea, scopurile reale ale organizaiei pot fi uitate. Spre exemplificare,
contabilii pot fi extrem de riguroi cu operaiunile lor, dar mai puin cu

12

interpretarea acestora. Merton descrie aceast stare ca incapacitate instruit, ca


un revers al modelului lui Weber.
Un alt domeniu, potrivit concepiei lui Selznick (1949), delegarea
autoritii unor grupuri specializate de funcionari, conduce la realizarea propriilor
interese secionale, n detrimentul sau neglijarea celor ale ntregii organizaii.
Exemplele pot continua cu regulile aplicate perioadelor ndelungate fr a fi
revizuite ca legitimitate i controlul restrictiv, care toate pot declana crize
(Gouldner 1985).
Deci, modelul lui Weber poate fi nedorit de categorii nsemnate de oameni i
poate genera unele vicii. n acelai timp, n aceste condiii se genereaz structuri
informale, care se dezvolt n aciuni specifice indivizilor sau grupurilor.
n cazurile prezentate mai sus apare reversul ierarhiilor i regulilor stricte.
Concepia cu drept de concluzii se poate contura prin poziia lui Bennis (1966):
Birocraia a fost o monumental descoperire pentru a nhma puterea
muscular la revoluia industrial.
n filosofia managementului, aceasta a sugerat o concepie mai complex asupra
oamenilor, care nu sunt uor de manipulat i un nou concept al puterii cu sublinierea
colaborrii, consultanei i a democraiei.
O prim abordare a birocraiei n contextul managerial al anilor '50 se face prin
intermediul a dou dimensiuni, structurarea activitilor i concentrarea autoritii,
folosind tabelul tip 2/2 (Fig.5.1.) Aceste abordri au fost dezvoltate de Derek Pugh i
Grupul Aston

13

B ir o c r a ia d e
p e rs o n a l

n a lt

C O NC ENTR AR E
A
A U T O R IT II

E x e m p lu :
O r g a n iz a ii p e n t r u
s e r v ic ii p u b lic e a le
a d m in is t r a ie i lo c a le i
c e n t r a le

B ir o c r a ie
d e p lin
E x e m p lu :
O r g a n iz a ii p r iv a t e s a u
p u b lic e , d e m ic i
d im e n s iu n i

B ir o c r a ia d e
f lu x

N o n b ir o c r a ia

jo a s

E x e m p lu :
O r g a n iz a ii p r iv a t e
d e m ic i d im e n s iu n i

E x e m p lu :
O r g a n iz a ii m a r i

jo a s

n a lt

S T R U C T U R A A C T IV IT IL O R

Fig. 5.1 Tipologia birocraiei


Din cele prezentate rezult variaii ale formei de birocraie. Pugh i echipa sa au
identificat aceste variaii ale birocraiei, n funcie de trei dimensiuni, care sunt
prezentate n figura 5.2.
Prima stabilete nivelul controlului asupra muncii, activitilor; acesta poate fi
exercitat ntr-o modalitate personal sau impersonal prin proceduri administrative sau
tehnologii de control.
Cea de-a doua dimensiune se refer la modul de structurare a
activitilor; aceasta se desfoar de la un nivel standardizat, formalizat,
specializat, la unul nestructurat.
Ultima dimensiune se refer la nivelul autoritii care ia decizii, ceea ce
exprim maxima concentrare i centralizare i dispersarea i fragmentarea acesteia (figura
5.1).
Pentru exemplificarea folosirii figurii prezentate sugerm modul de stabilire
a zonelor de birocraie. Structurarea nalt a activitilor, controlul impersonal al
acestora i autoritatea concentrat desemneaz cea mai avansat zon de birocraie,
tipic modelului weberian. Sau, nestructurarea activitilor, controlul structurat i
autoritatea concentrat desemneaz zona birocraiei personale etc.

14

Control
structurat
(line)

o
Control
ntr
Co
impersonal

Birocraia de
personal

Autoritate
concentrat

Birocraie
avansat
full B.

Munca
birocratic

Naterea
birocraiei
avansate

Apariia
muncii
birocratice

Premunca
birocratic

Dispersarea
autoritii

Nestructurat

Structurat
Structurare

Fig. 5.2. Structurarea birocraiei

6. Formele practice ale birocraiei


Rigiditatea constituie o prim form n practica birocraiei, care se
caracterizeaz prin inflexibilitate, birocraii reducnd munca lor la aplicarea unui set
de reguli rigide, bazate pe rutin, care, n unele cazuri, refuz asumarea rspunderii
i a experimentului.
Rigiditatea are dou forme, una de birou, considerat normal, i una
peste aceasta, considerat anormal. Ambele forme reunite conduc la ceea ce
definim ca elementul de conservatorism al biroului, care poate avea efecte
nefavorabile acestuia.
Maximizarea este o alt form practic a birocraiei. Creterea i mrimea
sunt proprii tuturor organizaiilor, dar birocraii maximizeaz utilitatea lor, i
propria lor utilitate este o funcie strict n cadrul biroului.

15

Unele spaii necesare muncii de birou sporesc extensiv, fr limite,


dimensiunea acestora fiind o apreciere a nivelului birocraiei. Astfel, Biometrics este
primul pas n aprecierea .empiric a birocraiei.
Necontrolul
Ierarhia (structurat) fr limite i centralizarea puterii declaneaz n
multe organizaii, n special administrative, un proces al birocraiei libere, cu o
comunicare redus i imposibilitatea unui control real. Comportamentul birocratic este
ineficient, n multe cazuri, deoarece nu poate fi controlat i nici nu se instituie
autocontrolul.
Obiective private rezult din interese i stimulente proprii celor ce
desfoar activiti de birou. Aceast form a practicrii birocraiei este
alimentat de dificultatea n difereniere a scopurilor private i a celor comune
organizaiei, n cadrul aciunilor de birou.

7. Modelul birou n antitez cu modelul firm


Organizaiile private i cele publice i desfoar activitile dup dou
modele diferite.
Organizaia privat folosete modelul firm, care are ca raiune de
existen obinerea de profit, dup acoperirea costurilor prin satisfacerea
clienilor.
Raiunea de a fi a biroului trebuie s fie satisfacerea ceteanului , prin
intermediul serviciului public, care este o funcie de politici, structurate prin
sistemul de drept.
n teoria economic a organizaiei, biroul public este o soluie superioar
pentru schimburile dintre guvern i cei care produc servicii publice, cnd costul de
msurare al acestora este ridicat.
n esen, biroul este suportul implementrii politicilor, n concordan cu
vrerea celor alei, care fac politica.
Modelul birou este corelat direct cu procesul birocraiei, care, potrivit
American College Dictionary, nseamn:
a) guvernare prin birouri;
b) structura oficialilor care administreaz birourile;
a) excesiva multiplicare i concentrare a puterii n birouri administrative;
c) excesiva guvernare, band roie a rutinei.
Pentru aceast activitate biroul primete alocaii guvernamentale din
cadrul bugetului, care constituie principala surs de venit.
n modelul birou, guvernul ca sponsor reprezint cererea, iar activitatea
biroului, producia.
Echilibrul dintre cerere i producie se realizeaz prin procesul de
bugetare. Constrngerile bugetului se caracterizeaz prin acoperirea costului
ieirilor din cadrul biroului, prin alocaiile bugetului.
Potrivit modelului lui William Nickonen (1971), costul ieirilor din cadrul
birourilor este mai rnare dect cel eficient. Costul ieirilor biroului, potrivit aceluiai

16

nivel, sunt fixate ntr-o plaj, unde minimul costului marginal realizat este mult mai
mare dect valoarea marginal a sponsorului.
Concluzia este c comportamentul birocratic este fundamental ineficient,
mrimea operaiunilor biroului nefiind determinat de beneficiile marginale egale cu
costul marginal.
Din analizele efectuate modelului birou rezult c eficiena nu constituie
principala form de motivare n cadrul unui sistem birocratic. n acelai cadru,
stimulentele sunt limitate, pentru a spori eficiena. Astfel, un nivel orientativ al
profitului n modelul birou ar fi diferena dintre bugetul alocat i costul de
acoperire a serviciului public; n cele mai multe cazuri, reducerea costului nu este n
interesul public.
ntrebarea, pus n mod frecvent, este:
Sunt organizaiile publice mai puin eficiente? Toate statisticile oficiale dau
un singur rspuns, afirmativ. Mai importante sunt cauzele acestei stri.
Dac se pornete de la sistemul stimulentelor organizaionale, un rspuns l
poate da lipsa competiiei i, de ce nu, a falimentului.
Posibilitatea falimentului produce o limitare a magnitudinii pierderilor, ceea
ce acioneaz frecvent n organizaiile private, dar nu i n cele publice.
Competiia creeaz oportunitatea de a alege calea cea mai eficient de
aciune, situaie tipic pentru organizaiile private.
n privina stimulentelor individuale, acestea sunt mult restrictive n
organizaiile publice, de la sistemul de salarizare la posibilitile de concediere a
angajailor.
Cauzele ineficientei se pot explica i prin diferenele dintre activitile
administrative i alte activiti de producie, care se refer la: dificultile n
msurarea performanelor, multiplicarea obiectivelor, tehnologia ambigu etc. De
asemenea, reducerea costului nu este n interesul public.

8. Direcii de atenuare a birocraiei


nainte de a formula direciile de reformare a birocraiei, pentru a
amplifica unele stri favorabile ale acesteia, prezentm, schematic, analiza critic a
raportului oficial, ntocmit de Fulton (1968), asupra birocraiei:
a) dominana amatorilor, a generalitilor;
a) limitarea muncii de mprirea sistemului n clase (n domeniul serviciilor se
identific dou clase: rutinieri, mecaniciti i intelectuali);
b) lipsa specialitilor de valoare n cadrul top departamentelor;
c) lipsa priceperii, ndemnrilor manageriale;
d) izolarea serviciilor n cadrul comunitilor;
e) lipsa personalului cu pregtire managerial.
Aceste deficiene sunt actuale i astzi n cadrul multor servicii publice, ceea
ce conduce la formularea unor recomandri.
Prima recomandare se refer la formele de recrutare, mai ales n
condiiile unui sistem aflat n tranziie i ale apariiei unui nou etos. Aceste forme pot
fi:
17

a) absolveni de cursuri universitare i postuniversitare;


b) specialiti n business, profesioniti, care pot aduce experiena lor la
serviciu;
c) promovarea din sistemul propriu pe baz social i educaional.
Cea de-a doua form const n unele extensii ale modelului firm, care sunt
potrivite sistemului birou. Acest lucru se refer la metodologia de elaborare a
strategiilor, politicilor, metodologiilor de coordonare i organizare, forme de
control descentralizat etc.
Cea de-a treia msur se refer la eliminarea sau diminuarea structurrii n
clase a administraiei publice i implementarea imparial a politicilor publice.
Toate aceste recomandri se pot lua n considerare pe fundalul unui proces de
schimbare n administraia public, de introducere a unei noi culturi
organizaionale, bazat pe valori, norme etc. autentice.

Soluii IT destinate reducerii responsabilitilor administrative


Recurgerea la inovaiile oferite de tehnologia informaiei (IT) a fost una dintre
forele motrice ale programelor de simplificare a administraiei n cea mai mare parte a
rilor OCDE. Studiile de ar confirm c exploatarea IT-ului n cadrul operaiilor n
interiorul organelor administrative i ntre acestea, precum i ntre administraie i
administrai, este probabil principalul elementul favorabil al punerii n practic a
procedurilor de simplificare administrativ i aceasta n trei domeni fundamentale:
- exploatarea unor sisteme complexe n cadrul organismelor administrative, n
legtur cu protecia social, fiscalitatea sau eliberarea autorizaiilor;
- conexiunea ntre organismele administrative; ameliorarea legturii intre
administraie i administrai.
Strategiile de simplificare administrativ bazat pe instrumentele IT sunt
numeroase. Majoritatea progreselor nregistrate datorit introducerii i dezvoltrii unor
astfel de strategii pot fi constatate pe site-urile Web ale organismelor administrative,
site-uri care s-au multiplicat n ultimii ani. Iat cteva dintre utilizrile cele mai
importante oferite de tehnologia informaiei care au fost dezvoltate pe suport electronic:
- stocare, compilare i furnizare de informaii;
- acces la reglementri codificate;
- comunicare n interiorul ministerelor i ntre acestea, precum i ntre
diferitele circumscripii administrative (Intranetul);
- compilarea i publicarea de statistici;
- atribuirea de numere de identificare ntreprinderilor;
- colectarea datoriilor ntreprinderilor ctre stat, fr implicarea activ a
ntreprinderilor;
- relaii cu pieele publice, etc
Se pare c din ce n ce mai mult soluiile IT sunt mijloace eseniale ale
majoritii reformelor care vizeaz reducerea responsabilitilor i simplificarea
administrativ
Progresele nregistreate n domeniul IT-ului fac posibil transferul electronic din
ce n ce mai complicat al unei palete de informaii n cretere ntre organismele

18

administrative, ntre diferite nivele ale administraiei, ntre administraie i ceteni


i ntre administraie i ntreprinderi. Programele analizate anterior privesc n acelai
timp difuzarea de informaii i realizarea operaiunilor. Comunicarea i editarea on-line
a informaiilor eseniale privind organizaiile, ermit reducerea costurilor ntreprinderilor
i ale administraiei. n concluzie, IT-ul ofer administraiei un mijloc de reducere a
responsabilitilor administrative facilitnd accesul ntreprinderilor i particularilor la
informaii pertinente i ameliornd eficiena i eficacitatea procedurilor administrative.
Utilizarea IT-ului a contribuit la avansarea puternic a conceptului de ghieu
unuic. Justificarea ofertei de servicii on-line, prin intermediul portalurilor generale sau
specializate, nu ndeplinesc doar un rol de simplificare administrativ; rspunde n
aceiai msur imperativelor de transparen i responsabilitate, principii fundamentale
n opticabunei guvernri. Portalurile pot conduce la economii substaniale la costurile
determinate de curtarea informaiilor, att pentru ceteni ct i pentru ntreprinderi, n
cadrul paletei largi de operaiuni cu administraia.
De asemenea, prelucrarea electronic a anumitor operaii de exemplu
rennoirea certificatului de nmatriculare a unui vehicul sau autoturism de serviciu al
unei organizaii poate contribui la reducerea costurilor tranzaciilor reglemetate
pentru toate prile implicate. Aceste portaluri pot fi considerate n mare msur
drept iniiative de reducere a responsabilitilor, informaiile i dispoziiile fiind mai
eficace i mai puin costisitoare datorit noilor tehnologii. n acelai timp, dezvoltarea
sistemului fcnd posibile operaiile on-line, poate constitui un mijloc de rennoire i
simplificare a procedurilor nsei.
Trebuie ns luate n considerare o serie de ntrebri cu privire la utilizarea ITului n scopul simplificrii administrative. Este fundamental a se coserva o
perspectiv costuri -avantaje. Ceea ce semnific c plusurile identificate, nelegnd
prin acestea ctigurile realizate prin folosirea acestor servicii, trebuie s fie comparate
cu costurile de dezvoltare i mai ales de ntreinere ale soluiilor utilizate pentru a
implementa iniiativele fondate pe tehnologia informaiei n aceast privin,
necesitatea unei evaluri i a unei actualizri permanente a mijloacelor tehnice
utilizate i chiar a coninutului soluiilor este adesea neglijat, n aceast privin,
programele trebuie axate pe client. Astfel se poate recurge la buclele retroactive,
pentru a se asigura c programele IT vor fi evaluate i modificate n aa fel nct s
rspund cel mai bine necesitilor utilizatorilor. Un puternic impuls este necesar pentru
a obine ancorarea strategic indispensabil i pentru a ncuraja adoptarea
mijlocirilor coerente n snul administraiei, provenind dintr-o operativitate maxim
a dispozitivelor create. Care sunt modalitile unui astfel de impuls? Aceast
ntrebare este controversat, n final, confidenialitatea, securitatea i arhivarea
evolueaz rapid i necesit mult atenie.
Pe de alt parte, utilizarea crescnd i rolul din ce n ce mai important al ITului n relaia administraie - organizaiii administraie - ceteni risc s creeze
probleme de factur numerica. Anumite organizaii(de exemplu IMM-urile) sau
anumii ceteni pot ntlni multe dificult n privina accesului la serviciile
administrative electronice, fiind n imposibilitatea de a avea acces la acestea. n
aceast privin, este probabil ca administraia bazat pe IT s intensifice diferenele
economice i sociale dintre ntreprinderi i dintre ceteni.

19

De altfel, este din ce n ce mai mult admis ideea c utilizarea IT-ului necesit
sau favorizeaz adesea profunde schimbri n reorganizarea administraiei i n
modul de lucru al acestora. Aadar, introducerea serviciilor on-line integrate va impune
reevaluarea proceselor i modurilor de lucru n cadrul tuturor organismelor
administrative implicate. Pe de o parte, aceasta nseamn c, angajndu-se n aciuni
bazate pe IT risc s aib consecine foarte mari pentru activitile administraiilor
publice; aceste programe genereaz frecvent sarcini mult prea vaste i prea ambiioase
dect le pot suporta obiectivele fixate la nceput. Pe de alt parte, implementarea
iniiativelor IT implic n mod absolut un studiu minuios al proceselor i
procedurilor n vigoare.
Determinarea nevoilor este o condiie fundamental pentru a putea face
accesibile noile canale. Redundana i suprancrcarea vor fi cel mai probabil
identificate. Astfel reorganizarea administrativ ar trebui n egal msur s
rspund mai bine nevoilor cetenilor i ntreprinderilor. Metodele IT destinate
reducerii responsabilitilor administrative nu pot fi considerate numai ca un
instrument de diminuare a responsabilitilor n cadrul dispozitivelor existente, ci i ca
un veritabil motor de simplificare a reglementrilor administrative.
n final, punerea la dispoziie a formularelor i a procedurilor pe internet a
avut n numeroase ri un efect secundar interesant i adesea neprevzut. Posibilitatea
consultrii imediat pe Internet a formularelor exagerat de birocratice cernd
informaii ntr-o manier mai puin clar sau redundant a determinat adesea reacii
negative din partea utilizatorilor i presei, oblignd autoritile emitente s simplifice
formularele n cauz. Contiente de aceste fenomene, organizaiile iniiatoare de
programe de simplificare administrativ au utilizat adesea strategii jignitoare
difuznd pe Internet formulare proaste i proceduri proaste, cu scopul de a fora mna
reformatorilor prea exigeni.
De asemenea, utilizarea crescnd a IT-ului nu garanteaz, c schimbrile
pozitive ale organizrii i reglementrii administrative evocat anterior se va produce.
Efectele depind mai ales de vigoarea politicilor aplicate pentru realizarea unei
administraii electronice. Rmne nc a se confirma n mod practic cum instrumentele
IT i programele administraiei electronice pot contribui la o reform legislativ i cum
pot stabili faptul c aceste reforme nu vor fi nici izolate de mediul juridic existent, nici
n contradicie cu acesta.

Concepte cheie
birocraie, birou, modelul weberian, charism, tradiie, autoritate legalraional, red tape", disfuncionaliti, rspuns uman asupra birocraiei, form
practic a birocraiei, modelul birou", modelul firm", cale de atenuare a
birocraiei.

20

ntrebri pentru autoevaluare


1. Analizai, n mod corelativ, urmtoarele concepte: raionalitate,
birocraie, eficien.
2. Care sunt elementele de baz ale modelului lui Weber?
3. Ce nelegei prin red tape ntr-un sistem birocratic? Cum putei msura
nivelul birocraiei ntr-un astfel de sistem?
4. Ce disfuncionaliti prezint un sistem birocratic?
5. Enumerai formele practice ale birocraiei; ce nelegei prin fiecare dintre
acestea?
6. Facei o analiz comparativ a modelului firm cu cel de birou.
7. Poate fi eliminat birocraia?
Caz pentru dezbatere

Spirit ntreprinztor n administraia public?


Oraul Lincoln din statul Nebraska era acum o sut treizeci de ani primul ora din Vest care a trecut
n proprietatea municipalitii serviciile publice: transportul public, electricitatea, gazul, apa .a.m.d. n
ultimii douzeci de ani, avnd o femeie pe postul de primar, pe Helen Boosalis, s-a nceput privatizarea unor
servicii precum colectarea gunoiului, transportul elevilor i o mulime de alte servicii. Municipalitatea
asigura finanarea, firmele private licitnd pentru ctigarea contractelor, realizndu-se astfel premize pentru
reducerea substanial a costurilor i mbuntirii calitii serviciilor.
ntrebri
1.
2.

n ce const separarea ntre ofertantul de servicii i furnizorul acestora, cine reprezint fiecare
parte?
Care sunt fundamentele politicilor pentru valorificarea spiritului ntreprinztor?

not:
pentru punctul 2. al ntrebrilor analizai formularea misiunii, problema SMART a obiectivelor,
eficacitatea/eecul obiectivelor, oportunitatea/ameninarea, toate n domeniul serviciilor publice.
Situaie adoptat dup Peter F. Drucker Inovaie i spirit ntreprinztor, Ed. Teora Bucureti 2002.

21