Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Curpins
1. Introducere
2. Birocraia ca raionalitate sau modelul lui Weber
3. Principalele caracteristici ale birocraiei
4. Disfuncionaliti
5. Rspunsurile umane asupra birocraiei
6. Forme practice ale birocraiei
7. Modelul birou n antitez cu modelul firm
8. Direcii de atenuare a birocraiei
Introducere
Conceptul de birocraie comport n literatura de specialitate cele mai
diferite abordri, n mod invariabil, conceptul de birocraie este corelat cu cel de
birou, n sensul operaiunii de birou. Varietatea tezelor n domeniul supus
ateniei poate fi redat prin urmtoarele aprecieri: Birocraii sunt capabili de un
nalt nivel de raionalitate sau eficien (Weber 1978); Comportamentul de birou
este caracterizat prin ineficient economic, la fel ca pierderile n administraie
(Tullock, 1965; Niskanen, 1971); Logica operaiunilor de birou este iraionalitatea
(March i Olsen, 1976; Hogwood i Peters, 1985). Birocraia face parte din limbajul
curent i avem cu toii idee la ce se refer. De exemplu, s ne gndim la primirea
rece pe care personalul de la ghieu ne-o face dese ori la pot, la banc, la metrou,
la serviciile de reclamaii. La prima vedere, birocraia reprezint indiferena
celorlali, reticiena lor de a lua n serios problemele cotidiene pe care fiecare dintre
noi le ntmpin n munca sa sau n situaia sa de client, utilizatori, pacient,
consumator, cetean sau contribuabil; indiferen, dar i ncetineal, pasivitate,
rigiditate, inumanitate i autoritatarism. Funcionarului refugiat n spatele statutului
su i se atribuie un spirit minuios, timorat i marcat de lene i limite, n timp ce
administraia ca entitate devine un big brother rufctor.
Cuvntul birocraie are astfel, n sens comun, mai multe reprezentri sociale
imprecise i difuze, dar care au toate un sens deplorabil i nefast. Ne putem atepta
din partea specialitilor n tiine publice la o definiie precis i clar. Dar nu am
gsit nimic despre acest domeniu. Chiar i specialitii au sporit confuzia propunnd
noi semnificaii.
Stri focalizate
Puterea birourilor. Aceast definiie este conform etimologiei cuvntului
birocraie. Se desemneaz prin aceast extindere a serviciilor orizontale care, n
teorie, nu exist dect pentru a furniza ncadrare i o asisten juridic, contabil i
de gestiune a serviciilor operaionale efectiv nsrcinate cu realizarea obiectivelor
organizaiilor publice sau private.
Organizaiile de mari dimensiuni. Firme tradiionale, mari
ntreprinderi industriale, comerciale, bancare sau de servicii, mari administraii sau
societi de stat. Birocraia reprezint, n acest sens, mari organizaii complexe i
moderne.
O organizaie bazat pe reguli de raionalitate. Impersonalitate, ierarhie,
diviziunea muncii, cu posturi legate de merite i de carier. Este modelul clasic de
birocraie, acela formulat de marele sociolog Max Weber.
Reglementarea. Are un sens asemntor cu precedentul. n manualele
de gestiune se utilizeaz adesea cuvntul birocraie pentru a desemna reguli
oficiale i scrise dup care sunt conduse organizaiile. Birocraia devine astfel un
termen juridic care nglobeaz tot ceea ce reprezint cadrul formal al unei
organizaii: organigrame, reglementri, statuturi.
Mediu
Condiii limit
Observri
directe,
msurabile
Reguli/proceduri
Reguli/proceduri
Timpul de procesare
Timpul de procesare
ntrziere procedural
ntrziere procedural
Msuri
indirecte
Scop orientat
,,reguli rezonabile
Scop obstrucionat
Reguli ale ,,red tape
4. Disfuncionaliti
Schema modelului weberian poate fi startul unor noi investigaii
interiorul administraiei publice i sociologiei organizaionale.
10
Astfel, muli autori indic faptul c aceasta a fost un decalaj ntre teorie
realitate. Pe baza analizei mecanismului raional, ulterior s-a artat c birocraii pot
etala alte trsturi dect cele de raionalitate i eficien. A fost un risc a ceea ce s-a
chemat disfunciuni n operaiunile de birou.
Se impune o distincie clar, potrivit concepiei lui Robert K. Merton
(1957), ntre mijloace i scopuri, care, n condiiile modelului weberian, dispare n
operaiunile de birou. De la mijloc, biroul tinde s devin scopul operaiunilor
sale.
Philip Selznick (1949) are multe concluzii asemntoare. Aparatul
birocratic tinde s se dezvolte n organizaiile democratice.
Este necesar s se introduc o distincie ntre dou categorii de personal din
interiorul biroului: personalul administrativ i profesioniti. ntre profesioniti, care
posed monopolul cunotinelor, expertizei, i personalul administrativ, care conduce
biroul n baza autoritii lui, exist un conflict inerent, care produce
disfuncionalitile. De asemenea, n organizaii se constituie grupuri de indivizi cu
interese i scopuri variate, uneori diferite, ceea ce amplific disfuncionalitile.
n acelai sens, acioneaz i organizarea informal din organizaii, care
compenseaz mecanismul inuman i mecanismul dezvoltat n multe birouri.
Stresul cotidian este un factor presant, adesea destabilizator n asumarea
unor decizii juste, cu precdere n mediul de afaceri. Dei suntem obinuii s
asociem birocraia doar serviciilor prestate de instituiile sectorului
public, ea este cvasiprezent i n interiorul firmelor private. Tempo-ul unei
instituii, eficiena acesteia deriv din fluiditatea proceselor interne i este
msurabil, n cea mai mare msur, n calitatea relaiilor pe care le dezvolt cu
parteneri i colaboratori, n modul n care este receptat de acetia. Analiznd n
detaliu aceste considerente, elementul comun este constituit de informaie. n
fapt, de controlul informaiei. Cu siguran ca uneori ne-am dori ca pur i simplu
s avem acel timp, att de preios de altfel, pentru a ndeplini cu succes tot ce neam propus. Lipsa timpului fizic este considerentul pentru care s-au cutat soluii
fiabile destinate managementului de documente i al fluxului de informaii.
Majoritatea sistemelor software existente pe pia abordeaz aceast arie strict
din punct de vedere al trecerii de la sistemul clasic al stocrii i organizrii
documentelor la formatul electronic de clasificare i arhivare a acestora n baze
de date. Rezultatul imediat este evident n eficientizarea utilizrii efective a
resurselor. ns noile sisteme operaionale ce realizeaz managementul informaiei
aduc un plus de siguran, prin integrarea mecanismelor de semntur digital.
Procesarea informaiilor prin intermediul aplicaiilor de software are un
aport decisiv n deplasarea polului de greutate de la nivelul operaional la nivel
strategic, impulsionnd utilizarea potenialului integral al resurselor n
transformarea acestuia n avantaj competitiv imediat.
Birocraia este cea mai mare problem de care se lovesc circa trei sferturi
dintre managerii firmelor din Romnia n domeniul administrrii personalului.
Persoanele care conduc diverse firme se plng de timpul pierdut cu statul
la cozi i formalitile excesive pentru obinerea unui certificat de bonitate.
Managerii companiilor mici se confrunt ntr-o mai mare msur cu acest tip
de probleme dect managerii firmelor de dimensiuni medii i mari. Mai mult de
11
12
13
B ir o c r a ia d e
p e rs o n a l
n a lt
C O NC ENTR AR E
A
A U T O R IT II
E x e m p lu :
O r g a n iz a ii p e n t r u
s e r v ic ii p u b lic e a le
a d m in is t r a ie i lo c a le i
c e n t r a le
B ir o c r a ie
d e p lin
E x e m p lu :
O r g a n iz a ii p r iv a t e s a u
p u b lic e , d e m ic i
d im e n s iu n i
B ir o c r a ia d e
f lu x
N o n b ir o c r a ia
jo a s
E x e m p lu :
O r g a n iz a ii p r iv a t e
d e m ic i d im e n s iu n i
E x e m p lu :
O r g a n iz a ii m a r i
jo a s
n a lt
S T R U C T U R A A C T IV IT IL O R
14
Control
structurat
(line)
o
Control
ntr
Co
impersonal
Birocraia de
personal
Autoritate
concentrat
Birocraie
avansat
full B.
Munca
birocratic
Naterea
birocraiei
avansate
Apariia
muncii
birocratice
Premunca
birocratic
Dispersarea
autoritii
Nestructurat
Structurat
Structurare
15
16
nivel, sunt fixate ntr-o plaj, unde minimul costului marginal realizat este mult mai
mare dect valoarea marginal a sponsorului.
Concluzia este c comportamentul birocratic este fundamental ineficient,
mrimea operaiunilor biroului nefiind determinat de beneficiile marginale egale cu
costul marginal.
Din analizele efectuate modelului birou rezult c eficiena nu constituie
principala form de motivare n cadrul unui sistem birocratic. n acelai cadru,
stimulentele sunt limitate, pentru a spori eficiena. Astfel, un nivel orientativ al
profitului n modelul birou ar fi diferena dintre bugetul alocat i costul de
acoperire a serviciului public; n cele mai multe cazuri, reducerea costului nu este n
interesul public.
ntrebarea, pus n mod frecvent, este:
Sunt organizaiile publice mai puin eficiente? Toate statisticile oficiale dau
un singur rspuns, afirmativ. Mai importante sunt cauzele acestei stri.
Dac se pornete de la sistemul stimulentelor organizaionale, un rspuns l
poate da lipsa competiiei i, de ce nu, a falimentului.
Posibilitatea falimentului produce o limitare a magnitudinii pierderilor, ceea
ce acioneaz frecvent n organizaiile private, dar nu i n cele publice.
Competiia creeaz oportunitatea de a alege calea cea mai eficient de
aciune, situaie tipic pentru organizaiile private.
n privina stimulentelor individuale, acestea sunt mult restrictive n
organizaiile publice, de la sistemul de salarizare la posibilitile de concediere a
angajailor.
Cauzele ineficientei se pot explica i prin diferenele dintre activitile
administrative i alte activiti de producie, care se refer la: dificultile n
msurarea performanelor, multiplicarea obiectivelor, tehnologia ambigu etc. De
asemenea, reducerea costului nu este n interesul public.
18
19
De altfel, este din ce n ce mai mult admis ideea c utilizarea IT-ului necesit
sau favorizeaz adesea profunde schimbri n reorganizarea administraiei i n
modul de lucru al acestora. Aadar, introducerea serviciilor on-line integrate va impune
reevaluarea proceselor i modurilor de lucru n cadrul tuturor organismelor
administrative implicate. Pe de o parte, aceasta nseamn c, angajndu-se n aciuni
bazate pe IT risc s aib consecine foarte mari pentru activitile administraiilor
publice; aceste programe genereaz frecvent sarcini mult prea vaste i prea ambiioase
dect le pot suporta obiectivele fixate la nceput. Pe de alt parte, implementarea
iniiativelor IT implic n mod absolut un studiu minuios al proceselor i
procedurilor n vigoare.
Determinarea nevoilor este o condiie fundamental pentru a putea face
accesibile noile canale. Redundana i suprancrcarea vor fi cel mai probabil
identificate. Astfel reorganizarea administrativ ar trebui n egal msur s
rspund mai bine nevoilor cetenilor i ntreprinderilor. Metodele IT destinate
reducerii responsabilitilor administrative nu pot fi considerate numai ca un
instrument de diminuare a responsabilitilor n cadrul dispozitivelor existente, ci i ca
un veritabil motor de simplificare a reglementrilor administrative.
n final, punerea la dispoziie a formularelor i a procedurilor pe internet a
avut n numeroase ri un efect secundar interesant i adesea neprevzut. Posibilitatea
consultrii imediat pe Internet a formularelor exagerat de birocratice cernd
informaii ntr-o manier mai puin clar sau redundant a determinat adesea reacii
negative din partea utilizatorilor i presei, oblignd autoritile emitente s simplifice
formularele n cauz. Contiente de aceste fenomene, organizaiile iniiatoare de
programe de simplificare administrativ au utilizat adesea strategii jignitoare
difuznd pe Internet formulare proaste i proceduri proaste, cu scopul de a fora mna
reformatorilor prea exigeni.
De asemenea, utilizarea crescnd a IT-ului nu garanteaz, c schimbrile
pozitive ale organizrii i reglementrii administrative evocat anterior se va produce.
Efectele depind mai ales de vigoarea politicilor aplicate pentru realizarea unei
administraii electronice. Rmne nc a se confirma n mod practic cum instrumentele
IT i programele administraiei electronice pot contribui la o reform legislativ i cum
pot stabili faptul c aceste reforme nu vor fi nici izolate de mediul juridic existent, nici
n contradicie cu acesta.
Concepte cheie
birocraie, birou, modelul weberian, charism, tradiie, autoritate legalraional, red tape", disfuncionaliti, rspuns uman asupra birocraiei, form
practic a birocraiei, modelul birou", modelul firm", cale de atenuare a
birocraiei.
20
n ce const separarea ntre ofertantul de servicii i furnizorul acestora, cine reprezint fiecare
parte?
Care sunt fundamentele politicilor pentru valorificarea spiritului ntreprinztor?
not:
pentru punctul 2. al ntrebrilor analizai formularea misiunii, problema SMART a obiectivelor,
eficacitatea/eecul obiectivelor, oportunitatea/ameninarea, toate n domeniul serviciilor publice.
Situaie adoptat dup Peter F. Drucker Inovaie i spirit ntreprinztor, Ed. Teora Bucureti 2002.
21