Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II

Cuprins
2 INTRODUCERE N MICROSOFT ACCESS 2003 ...................................................... 12
2.1

Ce este Microsoft Access 2003? ...................................................................................................................... 12

2.2

Lansarea execuie i prsirea aplicaiei Microsoft Access 2003 ................................................................... 12

2.3

Gestiunea fiierelor n Microsoft Access 2003 ............................................................................................... 13

2.4 Conversii, compactri, reparaii i salvri ale unui fiier baz de date MS Access ............................................. 17
2.5

Utilizarea sistemului de help n MS Access ................................................................................................... 21

2.6

Teste de verificare ........................................................................................................................................... 23

11

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II
2 Introducere n Microsoft Access 2003
Obiective

lansarea n execuie i terminarea aplicaiei Microsoft Access;

crearea, deschiderea i nchiderea unei baze de date;

a bazei de date (conversii, compactri, reparaii i salvri);

programe de servisare
utilizarea sistemului

de help.

2.1 Ce este Microsoft Access 2003?

Microsoft Access 2003 este un sistem de gestiune a bazelor de date rela ionale, acesta permind
crearea i gestionarea att a aplicaiilor desktop, ct i a celor client-server.
Cu ajutorul Microsoft Access 2003 pot fi create, n principal, tabele (tables), n care s fie memorate
date, cereri (queries), care s returneze informaiile necesare din tabele, formulare (forms), care s
facilitaze o introducere rapid i eficient a datelor i rapoarte (reports), care s permit realizarea
unor situaii de ieire extrem de sugestive i uor de analizat.
n general, fiierele create cu Microsoft Access 2003 au extensia .mdb sau .adp. De asemenea,
Access 2003 poate importa sau exporta date dintr-o / ntr-o mare varietate de formate.

2.2

Lansarea execuie i prsirea aplicaiei Microsoft

Access 2003

Lansarea n execuie a aplicaiei Microsoft Access 2003

Clic pe iconia Start din bara de task-uri a Microsoft Windows XP.

Clic pe All Programs.

12

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II

Clic pe submeniul Microsoft Office.

Clic pe iconia Microsoft Office Access 2003 din cadrul submeniului deschis anterior
(Microsoft Office).

Prsirea aplicaiei Microsoft Access 2003

Clic pe iconia Close din colul dreapta-sus al ferestrei principale a aplicaiei. sau:
Apsarea combinaiei de taste ALT + F4.

2.3 Gestiunea fiierelor n Microsoft Access 2003

Microsoft Access 2003 permite crearea a dou tipuri de fiiere: fiiere baz de date (cu extensia
.mdb) i fiiere proiect (cu extensia .adp):

un fiier de tip baz de date Access stocheaz obiectele bazei de date i datele ntr-un fiier
.mdb.

un fiier de tip proiect reprezint un fiier care se conecteaz la o baz de date n scopul
realizrii unei aplicaii client-server. Un proiect poate conine formulare, rapoarte sau
module, dar nu poate include i tabele. Se poate afirma c un fiier de tip proiect este de fapt
o interfa pentru o baz de date. Aadar, un fiier proiect nu conine date i se utilizeaz
pentru conectarea la o baz de date Microsoft SQL Server.

13

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II
Crearea unui nou fiier de tip baz de date

Clic pe opiunea File a meniului principal, dup care se

va efectua un nou clic pe comanda New din noul
submeniu afiat.

sau:

Apsarea combinaiei de taste CTRL + N.

n urma acestei aciuni, din fereastra afi at se poate

opta pentru una dintre urmtoarele opiuni:

Blank database..., opiune care are ca efect crearea

unei noi baze de date goale.

Figura 2-1. Fereastra pentru crearea

From existing file..., opiune care are ca efect unui nou fiier duplicarea fiierului specificat
ca surs.

On my computer..., opiune care permite crearea unei noi baze de date a crei structur
este similar cu structura unui ablon existent, de exemplu Contact Management (Figura 21)

Figura 2-1 Fereastra Templates

14

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II
Dup ce a fost selectat tipul noului fiier de tip baz de date care urmeaz a fi creat, va fi afiat
fereastra File New Database (Figura 2-2), pentru a fi introdus numele noului fiier, precum i
locaia unde acesta urmeaz s fie salvat. Ulterior specificrii cele dou elemente, se va efectua clic
pe butonul Create.

Figura 2-2 Fereastra File New Database

Deschiderea unei fiier de tip baz de date existent

Clic pe opiunea File a meniului principal, dup care se va efectua un nou clic pe comanda Open
din noul submeniu afiat.
sau: Apsarea combinaiei de taste CTRL + O.

Cu ajutorul ferestrei Open se va realiza deschiderea bazei de date dorite (Figura 2-3).

15

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II

Figura 2-3 Fereastra Open

Salvarea unei fiier de tip baz de date existent

Clic pe opiunea File a meniului principal, dup care se va efectua un nou clic pe comanda
BackUp Database... din noul submeniu afiat.

Cu ajutorul ferestrei Save Backup As se va realiza salvarea bazei de date n locaia dorit (Figura
2-4).

Figura 2-4 Fereastra Save Backup As

16

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II
nchiderea unui fiier de tip baz de date
Clic pe opiunea File a meniului principal, dup care se va efectua un nou clic pe comanda Close
din submeniul afiat.
sau: Apsarea combinaiei de taste CTRL + F4 (dac nu mai este nici o alt fereastr deschis n
cadrul bazei de date).

2.4 Conversii, compactri, reparaii i salvri ale unui fiier

baz de date MS Access

2.4.1

Conversia fiierelor baz de date

n situaia se dorete realizarea unei compatibiliti n jos cu celelalte versiuni de MS Access este
necesar utilizarea meniului Convert Database din submeniul Database Utilities al meniului
principal Tools. Dup cum se poate observa i din Figura 2-5 acesta permite salvarea n formatul
recunoscut de ctre MS Access 97 sau MS Access 2000.

Figura 2-5 Meniul Convert Database

Dac se dorete convertirea unui fiier baz de date realizat ntr-o versiune anterioar (MS Access
97 sau MS Access 2000) este necesar s nu fie deschis nici un fiier, situaie n care opiunea To
Access 2002-2003 File Format devine activ.

Figura 2-6 Convert Database

17

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II
Dup ce a fost selectat opiunea dorit va fi afiat fereastra Convert Database Into (Figura 2-7)
n care va fi specificat noul nume al fiierul baz de date (cel convertit), precum i locaia unde
acesta va fi salvat.

Figura 2-7 Fereastra Convert Database Into

2.4.2

Compactarea i repararea fiierelor baz de date

Datorit faptului ca n decursul timpului ntr-o baz de date sunt efectuate o serie de operaiuni de
actualizare (adugarea i tergerea de nregistrri) spaiul ocupat de fiierul baz de date se mrete
considerabil. Pentru a elimina acest inconvenient se apeleaz la opiunea Comact and repair
database din submeniul Database Utilities al meniului principal Tools (Figura 2-8). Aceast
opiune este extrem de folositoare i n situaia n care fiierul baz de date este corupt MS Access
neputnd s l deschid.

18

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II

Figura 2-8 - Meniul Database Utilities

2.4.3

Realizarea de copii de siguran pentru fiierele baz de date

Dac se dorete realizarea unor copii de siguran a fiierului baz de date este recomandabil
utilizarea opiunii BackUp Database din submeniul Database Utilities al meniului principal Tools
(Figura 2-8).
Dup ce a fost selectat opiunea dorit va fi afiat fereastra Save Backup As (Figura 2-9) n care
va fi specificat numele sub care va fi salvat fiierul baz de date precum i locaia acestuia. Dup
cum se poate observa numele sugerat de ctre MS Access este numele fiierului la care se adaug
data curent (n formatul an lun - zi), precum i numrul salvrii din data respectiv (1, 2, 3, ).

19

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II

Figura 2-9 Fereastra Save Backup As

20

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II

2.5 Utilizarea sistemului de help n MS Access

n timpul lucrului n MS
Access se poate apela la ajutor
(help) n mai multe moduri.
O posibilitate const n

cutarea cuvntului cheie cu

ajutorul rubricii Searh for: din
panoul Access Help - Ajutor
Access (Figura 2-12); se tasteaz
cuvntul cheie cutat, cum ar fi
SQL, n caseta de text intitulat
Searh for: - Cutare din panou,
dup care se poate vizualiza un set
de subiecte referitoare la SQL.
Pentru a accesa aceast fereastr,
se activeaz clasica tast F1, sau se

selecteaz submeniul

din

meniul principal Access (eventual, cu combina ia de taste ALT +

H) i de acolo, opiunea

Alt modalitate apeleaz la cuprins Table of Contents. Un clic pe aceast opiune va avea ca

efect afiarea mai multor foldere, ca n Figura 2-12.

21

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II
Figura 2-11. Foldere de help
Figura 2-10. Fereastra de help
Access

Dac, de exemplu, se selecteaz, dintre folderele de mai jos, cel intitulat Creating and
Working with Databases and Objects i mai departe, Create an Access database, se va afia o
fereastr cu informaiile cerute, ca n Figura 2-13.

Figura 2-12. Informaii despre diferite modaliti de creare a unei BD Access

Se mai poate obine surplus de informaie selectnd un anumit cuvnt cheie i activnd apoi tasta
F1.

22

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II
2.6 Teste de verificare
1. Care dintre urmtoarele extensii este asociat, n general, unui fiier de tip baz de date Microsoft
Access: a. .doc;
b. .msa;
c. .mdb;
d. .dbf.
2. Afirmaia: combinaia de taste CTRL + O are ca efect afiarea ferestre de dialog Open este
adevrat: a. Corect.
b. Incorect.

3.

Care dintre urmtoarele afirmaii privind crearea unui nou fiier de tip baz de date nu este

fals:
a. Selectarea opiunii Exit a meniului principal File.
b. Apsarea combinaiei de taste CTRL + N.
c. Selectarea opiunii Close a meniului principal File.
d. Clic pe iconia Close din colul dreapta-sus al ferestrei principale a aplicaiei.
4. Afirmaia selectarea opiunii Blank database din ferestra New File permite crearea unei noi
baze de date a crei structur este similar cu structura unui ablon existent este adevrat: a.
Corect.
b. Incorect.

5. Care dintre urmtoarele afirmaii privind deschiderea unui fiier de tip baz de date existent este
fals:
a. Clic pe opiunea Open a meniului principal, dup care se va efectua un nou clic pe comanda
Open an existing database din noul submeniu afiat.
b. Apsarea combinaiei de taste CTRL + O.
23

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II
c. Clic pe opiunea File a meniului principal, dup care se va efectua un nou clic pe comanda
Open din noul submeniu afiat.
6. Afirmaia cu ajutorul ferestrei Save Backup Asse deschide un fiier baz de date salvat
anterior este adevrat: a. Corect.
b. Incorect.

7. Care dintre urmtoarele afirmaii referitoare la modalitile de prsire a aplicaiei MS Access

este fals:
a. Apsarea combinaiei de taste ALT + F4.
b. Apsarea combinaiei de taste DEL + F4.
c. Apsarea combinaiei de taste ESC + F4.
d. Apsarea combinaiei de taste CTRL + ALT + DEL.
8. Afirmaia n fereastra Relationship pot fi vizualizate, modificate i adugate noi relaii ntre
tabelele bazei de date este adevrat: a. Corect.
b. Incorect.
9. Care dintre urmtoarele afirmaii privind compactarea i repararea unui fiier de tip baz de date
existent este adevrat:
a. Selectarea opiunii Compact and save database din submeniul Tools database al meniului
principal Tools.
b. Selectarea opiunii Backup database din submeniul Database Utilities al meniului principal
Tools.
c. Selectarea opiunii Compact and repair database din submeniul Database Utilities al
meniului principal Tools.
d. Selectarea opiunii Backup database din submeniul Options al meniului principal Tools.

24

Ionu Anica-Popa, Liana Anica-Popa Baze de date,

Office 2010
Unitatea de nvare II
10.

Care dintre urmtoarele afirmaii privind realizarea unor copii de siguran ale unui fiier de

tip baz de date existent este adevrat:

a. Selectarea opiunii Save database a meniului principal File.
b. Selectarea opiunii Database Properties a meniului principal File.
c. Selectarea opiunii Compact and repair database din submeniul Database Utilities al
meniului principal Tools.
d. Selectarea opiunii BackUp database din submeniul Database Utilities al meniului principal
Tools.

11.

Care dintre urmtoarele afirmaii privind realizarea conversiei (la o versiune anterioar a MS

Access) a unui fiier de tip baz de date existent este adevrat:

a. Selectarea opiunii corespunztoare a submeniului Convert Database din submeniul Database
Utilities al meniului principal Tools.
b. Selectarea opiunii Database Properties a meniului principal File.
c. Selectarea opiunii corespunztoare a submeniului Convert Database din submeniul Options
al meniului principal Tools.

25