Sunteți pe pagina 1din 90

GHID PRACTIC DE MONITORIZARE

a proiectelor finanate prin schemele de finanri nerambursabile Phare 2004 i 2006


Servicii Sociale

CUPRINS
1. Introducere
2. Filozofia procesului de monitorizare
3. Modificarea contractelor de finanare nerambursabil
3.1.

Modalitatea de amendare a contractului de finanare nerambursabil

3.2.

Actul adiional

3.3.

Folosirea rezervei de contingen

3.4.

Notificarea

3.5.

Schimbri bugetare n limita de 15%

3.6.

Principiile generale care guverneaz amendarea contractelor de finanare


nerambursabil

4. Analiza bugetului i verificarea cheltuirii fondurilor n cadrul contractului de


finanare
4.1.

Baza legal

4.2.

Bugetul contractului de finanare

4.3.

Plile

4.4.

Obligaiile beneficiarului de finanare nerambursabil n raport cu auditorul n


cadrul raportrii financiare intermediare i finale

4.5.

Eligibilitatea costurilor

4.6.

Decontarea cheltuielilor eligibile

4.7.

Costuri neeligibile

4.8.

Rata de schimb

5. Monitorizarea proiectelor
5.1.

Monitorizarea contractului i comunicarea echipelor OIR cu beneficiarii de


finanare nerambursabil

5.2.

Raportare periodic

5.3.

Vizite pe teren

5.4.

Instrumentul electronic de monitorizare a proiectelor (web tool)

6. Achiziii n cadrul proiectului


6.1.

Introducere

6.2.

Principiile care stau la baza atribuirii contractului de achiziie public (aplicaie


internet)

6.3.

Procesul de achiziie public

6.4.

Procesul de monitorizare

7. Servicii sociale
7.1.

Introducere n sistemul serviciilor sociale

7.2.

Managementul serviciilor sociale

7.3.

Calitatea n serviciile sociale

7.4.

Standardele de calitate n serviciile sociale

8. Glosar
9. Bibliografie
10. Anexe

1 Introducere
Prezentul Ghid practic de monitorizare a proiectelor finanate prin schemele de
finanri nerambursabile Phare 2004 i 2006 Servicii sociale a fost elaborat de echipa de
experi n monitorizare a Proiectului Phare 2004/016-772.04.02.03.02.03 ntrirea capacitii
Ministerului Muncii, Familiei i Egalitii de anse n domeniul asistenei sociale. Asisten
tehnic pentru promovarea i implementarea schemelor de finanre nerambursabile pentru
servicii sociale.
Ghidul se dorete a fi un instrument util care se adreseaz personalului Organismelor
Intermediare Regionale (OIR) ale Autoritii de Management pentru Programul Operaional
Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane (AMPOSDRU) i celui al structurilor
intermediare de la nivel judeean, responsabile cu monitorizarea proiectelor finanate prin
schema de finanare nerambursabil Phare 2004 Servicii Sociale.
n cadrul procesului de implementare a proiectelor, monitorizarea este unul din
elementele de baz i presupune: colectarea, analiza i comunicarea informaiilor privind
stadiul tehnic i financiar al implementrii proiectelor.
Monitorizarea este un proces complex care trebuie s prezinte att punctele slabe ct
i pe cele tari ale proiectului i s faciliteze descoperirea problemelor, astfel nct personalul
responsabil cu implementarea proiectului s poat rspunde cu succes situaiilor noi. Pentru
aceasta, activitatea de monitorizare trebuie s colecteze i s analizeze informaii relevante
pentru persoanele responsabile de buna implementare a proiectelor, dar i s le furnizeze n
timp util pentru a se facilita luarea deciziilor corecte.

Monitorizarea se concentreaz pe colectarea i analiza informaiilor privind:


Progresul fizic al proiectului (input, activiti realizate i rezultate obinute) dar i
calitatea acestui proces;
Progresul financiar al proiectului (bugetul i cheltuielile);
Rspunsul grupului int la activitile proiectului (de exemplu, punerea n aplicare a
activitilor proiectului are un impact asupra beneficiarilor privind: cunotinele i
abilitile pe care acetia le capt, atitudinea dup debutul implementrii
activitilor);
Motive pentru orice rspuns neprevzut al grupului int i msurile care se impun
pentru a remedia situaia;

Evaluarea este o alt etap important a implementrii proiectului i, prin comparaie


cu monitorizarea, are urmtoarele caracteristici:
Scopul su este mai larg, concentrndu-se pe atingerea obiectivelor proiectului;
Este mai puin frecvent (fie la jumtatea i terminarea proiectului, fie doar la
sfritul acestuia);
Persoanele implicate n evaluare sunt de obicei evaluatori independeni, externi n
raport cu echipa proiectului;
Informaiile legate de evalurea proiectelor sunt folosite, de obicei, de ctre decidenii
politici i mai puin de coordonatorii/managerii de proiecte care sunt responsabili de
implementarea proiectelor.

2. Filozofia procesului de monitorizare


Autorii acestui Ghid consider binomul evaluare/monitorizare ca fiind o entitate
unitar. Monitorizarea este funcia folosit n permanen pentru a verifica dac proiectul se
realizeaz conform planului i ofer informaiile necesare pentru orientarea i evaluarea
proiectului. Monitorizarea poate fi definit, de asemenea, ca o serie de activiti de suport i
de consultan, care fac posibil mbuntirea implementrii proiectului. Prin urmare,
monitorizarea servete ca suport pentru implementare i, prin datele obinute, ca baz
pentru evaluare.
Prezentul Ghid pune accent pe monitorizare mai mult dect pe procesul de evaluare.
Totui, cele dou funcii sunt abordate mpreun, deoarece, n perspectiva autorilor,
monitorizarea este un instrument n serviciul evalurii. Evaluarea se alimenteaz cu datele
rezultate n urma monitorizrii, iar, dei monitorizarea este util i pentru managementul i
implementarea proiectului, se poate spune ca metodele de monitorizare sunt, n fapt,
versiuni similare dar simplificate ale metodelor de evaluare. Majoritatea aspectelor subliniate
aici sunt, prin urmare, aplicabile ambelor funcii, care sunt luate n considerare separat
numai cnd trebuie tratate diferit.
n privina evalurii, exist tot attea definiii ci autori, coli de gndire i manuale
referitoare la acest subiect. O definiie simpl ar ncadra-o ca: procesul prin care se obin
informaii asupra calitii unui proiect de combatere a excluziunii sociale, prin msurarea
rezultatelor n raport cu obiectivele stabilite, n vederea lurii deciziilor strategice.
Evaluarea este astfel un mijloc de formare a unei perspective asupra evenimentelor trecute i
prezente, pentru a susine implementarea i managementul proiectului i a facilita deciziile
asupra aciunilor viitoare.
Principiile unei bune practici n monitorizare
Cnd facem monitorizarea unui proiect este important s tim dou lucruri: CINE are
nevoie de informaii i CE informaii dorete s obin. Acest fapt este foarte important pe
scara ierarhic a managementului unde, de exemplu, cei care sunt la baz i implementeaz
proiectul (n cazul nostru, beneficiarii de finanare nerambursabil) au nevoie de date
detaliate comparativ cu cei de la nivelul regional sau de la nivel naional, care au nevoie de
date de evaluare a rezultatelor.
Ce informaii vor fi colectate

n primul rnd, acestea trebuie s fie bine selecionate i trebuie evitat crearea unei
baze de date fr utilizare;

Pentru monitorizarea proiectului trebuie s cutm informaii clare, care s asigure o


bun calitate a deciziilor ce vor fi luate ulterior;

Un sistem bun de monitorizare trebuie s colecteze informaii care s fie folositoare i


s aib impact asupra deciziilor ce se vor lua ulterior;

Pe de alt parte, aceste informaii, n cazul serviciilor sociale, n munca cu grupuri


vulnerabile, nu trebuie s vin doar de la o anumit surs: de exemplu, doar de la cei
care implementeaz proiectul. Sursele pentru aceeai informaie, de exemplu pentru

activitile n care sunt implicai beneficiarii, trebuie s fie multiple (beneficiari,


partenerii din proiect, cei care implementeaz proiectul).
Elemente cheie n dezvoltarea unui sistem de monitorizare pentru fiecare proiect

Clarificarea scopului, obiectivelor i resurselor fiecrui proiect;

Definirea (n cazul n care nu a fost fcut) a indicatorilor de urmrit;

nelegerea clar a managementului i a structurii organizaionale a organizaiei


beneficiare;
Evaluarea informaiilor existente i a procedurilor;
Elaborarea unui plan de monitorizare i a formularelor aferente;
Susinerea unui program de training pentru a sprijini implementarea sistemului de
monitorizare.

3. Modificarea contractelor de finanare nerambursabil


Modalitatea de amendare a contractului de finanare
n cazul n care circumstanele proiectului s-au modificat de la data semnrii contractului
de finanare, contractul i/sau anexele acestuia trebuie s fie modificate n conformitate cu
prevederile Anexei II - Condiii Generale.

n funcie de schimbrile aprute i de eventualele implicaii financiare, contractul


poate fi modificat prin ncheierea unui Act Adiional la contract sau prin transmiterea
unei Notificri. Indiferent de forma acestuia, orice amendament trebuie s se fac n
form scris.

Atenie: Schimbarea, fie i parial, a activitilor proiectului va fi cerut ntotdeauna prin


Act Adiional i nu prin Notificare.
Actul adiional
Potrivit art. 9 din Condiiile Generale, beneficiarul de finanare nerambursabil
nainteaz Autoritii Contractante o solicitare de modificare a contractului de finanare
nerambursabil cu 30 de zile nainte de data la care se intenioneaz ca modificarea s intre
n vigoare, dac nu exist circumstane speciale fundamentate de beneficiar i acceptate de
Autoritatea Contractant (AC).
n cazul n care exist parteneri, modificarea solicitat trebuie s fie convenit, n
prealabil, cu acetia conform acordulului de parteneriat.
n procesul de elaborare a amendamentului, OIR va acorda consultan beneficiarului de
finanare nerambursabil n stabilirea necesitii ntocmirii Actului Adiional i/sau a
Notificrii, va verifica acurateea documentelor pe baza listei de verificare i le va nainta la
AC.

Deoarece, n unele cazuri, procesul poate fi de durat, se recomand ca OIR i


beneficiarul de finanare nerambursabil s stabileasc un calendar precis pentru finalizarea
acestei solicitri i a tuturor documentelor necesare.
Beneficiarul de finanare nerambursabil trebuie s pun la dispoziia echipei OIR toate
datele i informaiile pe care aceasta le solicit i le consider necesare n pregtirea i
verificarea documentelor din dosar.
Responsabilitatea final pentru ntocmirea tuturor documentelor necesare pentru
realizarea unui act adiional i aparine beneficiarului de finanare nerambursabil.
n cazul n care, n procesul de asisten pentru realizarea dosarului, echipa OIR
identific aspecte care nu sunt prezentate corect n documentele naintate de beneficiarul de
finanare nerambursabil sau consider c aprobarea actului adiional solicitat are un impact
negativ asupra realizrii proiectului, va trebui s prezinte explicit i detaliat toate aceste
elemente ntr-un document scris transmis ctre AC.
Punctul de vedere al echipei OIR va trebui prezentat i discutat n prealabil cu
beneficiarul de finanare nerambursabil. AC are la dispoziie 30 zile de la data primirii
documentaiei complete pentru a semna actul adiional propus.
Dup aprobarea actului adiional de ctre AC, OIR va contacta beneficiarul de finanare
nerambursabil i i va transmite cele 4 exemplare pentru semnare; Beneficiarul de finanare
va retransmite 3 exemplare originale ctre OIR i AC.
AC i beneficiarul de finanare nerambursabil vor semna actul adiional n ordinea
stabilit: AC, respectiv beneficiarul. Data ultimei semnturi a beneficiarului este data de la
care actul adiional intra n vigoare.
Dosarul necesar realizrii unui act adiional va fi pregtit de beneficiarul de finanare
nerambursabil n colaborare cu echipa OIR.
Documentele necesare pentru aprobarea actului adiional se ntocmesc i nainteaz astfel:
Beneficiarul de finanare nerambursabil
Memoriu justificativ (n limba romn). Acesta cuprinde modificrile solicitate i
justificarea lor (vezi addendumul din Anexa 3);
Orice act adiional care modific bugetul trebuie s includ un buget revizuit
respectnd urmtoarele coloane (bugetul iniial, bugetele aprobate anterior i
modificrile curente);
Articol

Buget
contract
iniial

Act adiional Act adiional Buget


1
2
revizuit

Bugetul propus, datat, semnat i tampilat (acolo unde este cazul);


CV-ul managerului de proiect, unde este cazul;
Alte anexe revizuite care fac obiectului actului adiional;
Copie dup condiiile speciale ale contractului de finanare nerambursabil (inclusiv
Acte adiionale i notificri aprobate);

Autoritatea de Implementare
Va utiliza formatele standard de act adiional (Anexa A07 din Ghidul Practic de
proceduri contractuale pentru aciunile externe ale CE)
n completarea acestuia, se vor lua n considerare articolele i anexele iniiale;
Va utiliza i completa nota explicativ n limba englez pentru schema de finanri
nerambursabile Phare 2004/016 - 772.04.02.03.02.03 i n limba romn pentru schema
de finanri nerambursabile Phare 2006/018 - 147.04.02;
Actul adiional va fi naintat AC n 4 exemplare originale nsoite de anexele
revizuite, semnate n original de beneficiarul de finanare nerambursabil. Aceste
acte sunt: memoriu justificativ pentru propunerea de act aditional, scrisoare de
inaintare, bugetul in cazul in care sunt modificari bugetare si alte anexe. Se va utiliza
limba englez pentru schema de finanri nerambursabile Phare 2004/016 772.04.02.03.02.03 i limba romn pentru schema de finanri nerambursabile Phare
2006/018 - 147.04.02.
Atenie:
Dac bugetul se modific prin actul adiional, schema de pli poate fi, de asemenea,
modificat, lundu-se n calcul plile deja efectuate n derularea contractului de finanare
nerambursabil.
Schema de pli nu trebuie modificat daca bugetul nu se revizuiete sau contractul de
finanare nu se extinde1. Acest lucru nseamn c, atta timp ct durata de execuie a
contractului de finanare menionat n art 2 din condiiile speciale nu se extinde sau bugetul
contractului de finanare nu se revizuiete pe primul an, tranele de plat menionate n
articolul 4.3 din Conditiile Speciale vor rmne neschimbate.
Exemplul nr. 1- Actul adiional
ntruct contractul de lucrri construcii nu a fost acordat la prima licitaie
desfurat datorit neconformitii ofertelor primite, activitile precedente, care au relaii
de dependen fa de activitatea ntrziat, vor nregistra decalaje fa de planul de aciune
contractual.
Modalitatea prin care se propune corelarea activitilor proiectului cu situaia real o
reprezint Actul adiional prin care beneficiarul de finanare nerambursabil propune
actualizarea termenelor de implementare a activitilor, astfel nct contractul de finanare
nerambursabil s se poat finaliza n perioada meniona la art. 2 din condiiile speciale.
Exist situaia ca ntrzierile nregistrate s nu se poat recupera n perioada iniial a
contractului de finanare nerambursabil, fapt pentru care singura soluie pentru atingerea
obiectivului proiectului este extensia perioadei de implementare a contractului de finanare
nerambursabil. n aceast situaie, modificarea perioadei de execuie a contractului poate fi
fcut numai n msura n care implementarea proiectului i efectuarea plii finale se
realizeaz nainte de expirarea acordului financiar care st la baza finanrii contractului de
finanare nerambursabil.
1

Vezi Ghidul Practic de proceduri contractuale pentru aciunile externe ale CE, 6.7.2 Pregtirea actului adiional.

Atenie:
Memoriul justificativ trebuie s prezinte toate aciunile care au dus la ntrzierea
activitilor i s propun un grafic de implementare realist. O simpl solicitare de
ajustare a planului iniial sau de extensie a perioadei de implementare a contractului
de finanare nerambursabil, fr a fi fundamentat cu acte justificative i date reale,
nu face obiectul aprobrii unui act adiional.

Formalitile administrative pentru realizarea Actului Adiional sunt complexe i


necesit timp, fapt pentru care se recomand ca, la data propunerii acestuia, s se ia
n considerare toate schimbrile necesare indiferent de natura acestora (proiectul,
buget, planul de aciune etc.).

Exemplul nr. 2- Actul adiional


Prin proiect se vor nfiina dou locuine protejate pentru 10 persoane cu handicap
prin implementarea umtoarelor activiti: achiziie imobile, reabilitare imobile, dotare,
identificare grup int, selecie, angajare i instruire personal, activiti cu grupul int.
Probleme aprute n implementarea contractului:
ntrzieri n identificarea de imobile care s corespund standardelor n domeniu ;

Salariul pentru specialiti a sczut sub nivelul de remunerare al DGASPC datorit


modificrilor legislative care au aprut dup semnarea contractului de finanare
nerambursabil;

Aciunile necesare prin actul adiional sunt:


revizuirea planului de implementare prin alegerea uneia din situaiile prezentate la
exemplu 1;

creterea salariilor pentru a le aduce la nivelul de remunerare al instituiei.

Justificarea trebuie s fac referire la legislaia n vigoare (ex. OG 10/2007 care


prevede o cretere salarial de 18% ealonat astfel: ianuarie 5%, aprilie 2%, octombrie 11%).
Suma necesar poate fi transferat, de exemplu:
de la liniile bugetare unde s-au nregistrat economii n urma achiziiilor realizate;

de la liniile care prevd achiziia de bunuri/echipamente/alte articole bugetare care


pot fi puse la dispoziia serviciului de ctre beneficiarul de finanare nerambursabil,
n baza unui angajament scris, cu condiia ca acestea s respecte specificaiile i
standardele de calitate aa cum au fost menionate n proiect;

de la capitolul costuri de contingen, deoarece modificrile legislative au survenit


dicolo de voina beneficiarului de finanare nerambursabil.

Folosirea rezervei de contingen


Potrivit art 14.3 din Condiii Generale, rezerva de contingen, care reprezint 5% din
totalul costurilor eligibile, se poate folosi doar cu autorizarea prealabil a AC.
Aceasta poate avea forma unei solicitri care s prezinte situaia neprevzut i suma de
contingen solicitat.

Exemplul nr. 3 Rezerva de contingen


Solicitarea se refer la mrirea bugetului de achiziie de apartamente necesar pentru
implementarea proiectului aprobat prin contractul de finanare nerambursabil, datorit
creterii preurilor de achiziie de la data scrierii proiectului.
Justificarea trebuie s fac referire la imposibilitatea achiziionrii de apartamente
prezentnd dinamica preurilor pentru acest tip de achiziie cu documente justificative
(anunuri ziar, oferte agenii imobiliare) i suma estimativ necesar pentru cumprarea
acestor imobile. Studiul de pia se realizeaz pe baza unor criterii de selecie care corespund
cerinelor grupului int aprobate de beneficiar.
Articol bugetar

Contract
existent

Suma
propus Suma
pentru a fi utilizat
neutilizat

8 Rezerva de contingen

7646

6037

1609

O alt situaie de solicitare pentru folosirea rezervei de contingen este generat de


modificrile legislative care au aprut de la data depunerii aplicaiei i care nu in de voina
beneficiarului de finanare nerambursabil (vezi exemplul nr. 2 referitor la indexrile
salariale aprute dup semnarea contractului).
Atentie:
Cererea de folosire a rezervei de contingen va fi nsoit de actul adiional.
Actele adiionale ulterioare trebuie s ia n calcul modificrile solicitate prin scrisoarea de
folosire a rezervei de contingen.
3.4 Notificarea
Ca excepii de la necesitatea realizrii prealabile a unui act adiional la contractul de
finanare, urmtoarele modificri pot fi realizate prin notificri scrise transmise ctre AC de
ctre beneficiarul de finanare nerambursabil: schimbarea adresei, a contului bancar, a
auditorului sau nlocuirea unor persoane din echipa de implementare incluse n
documentaia anexat la contract (cu excepia responsabilului de proiect).
Nota bene: Schimbarea, fie i parial, a activitilor proiectului va fi cerut ntotdeauna prin
Act Aditional i nu prin Notificare.
3.5 Schimbri bugetare in limita de 15%
n situaia n care modificrea bugetului proiectului sau a descrierii aciunii nu afecteaz
scopul de baz al aciunii i impactul financiar, ci se limiteaz doar la un transfer ntre liniile
din cadrul aceluiai capitol bugetar sau la un transfer ntre capitole bugetare, n procent de
15% sau mai puin din capitolele bugetare afectate, beneficiarul informeaz AC n scris (acest
procent trebuie aplicat att n cazul liniei bugetare a crei valoare urmeaz a se reduce, ct i
n cazul liniei bugetare ce urmeaz a fi majorat).

Aceast metod nu poate fi utilizat pentru a modifica capitolul de buget pentru costuri
indirecte (de regie) sau pentru rezerva de contingen, pentru care este necesar aprobarea
prealabil a AC.
Notificrile se vor transmite imediat ce apar respectivele modificri ctre AC prin echipa
OIR.
Notificarea va fi trimis ctre OIR n 3 exemplare originale, la care beneficiarul va ataa
documentele justificative corespunztoare (CV-ul persoanei nominalizate s nlocuiasc
persoana care iese din proiect, decizia intern de numire, bugetul iniial i bugetul nou,
datate, semnate i tampilate etc.).
Exemplul nr. 4 - Notificare
Schimbarea contului bancar se face printr-o Notificare ctre AC prin OIR care va
conine pe lng justificarea respectiv i o nou Fi de Identificare Financiar.
Schimbare: Schimbarea contului dedicat contractului XXXXX din XXXX n XXXX.
Justificare: datorit procedurilor interne bancare contul proiectul s-a schimbat
ncepnd cu data de XXX. Facem aceast ntiinare pentru a asigura continuitatea
activitilor financiare pe perioada de implementare a contractului. Anexm noua Fi de
Identificare Financiar.
Exemplul nr. 5 - Notificare
Schimbarea unui membru din echipa de implementare (Atenie: nu se schimb prin
Notificare Coordonatorul proiectului) se face printr-o Notificare ctre AC prin OIR care va
conine pe lng justificarea respectiv CV-ul noului membru al echipei. (Atenie: noul
membru trebuie s corespund cerinelor postului respectiv).
Schimbare: Schimbarea Dnei XXX care ndeplinea funcia de contabil/manager financiar cu
dna YYY care va ndeplini aceeai funcie.
Justificare: datorit unor probleme de sntate Dna XX i-a ntrerupt contractul de angajare
ncepnd cu data de XXX, funcia de contabil/manager financiar va fi ocupat de ctre Dna
YY care corespunde cerinelor postului respectiv. Anexm CV.
n cazul n care persoana este din direcie/consiliul local se ataeaz i dispoziia
directorului/primarului de nominalizare a persoanei respective n echipa de implementare contract.
3.6 Principiile
nerambursabil

generale

care

guverneaz

amendarea

contractelor

de

finanare

Solicitarea de modificare a contractului de finanare nerambursabil nu trebuie, n


mod automat, acceptat de AC, dac nu este justificat corespunztor;

10

Modificrile nu trebuie s afecteze scopul proiectului sau decizia de acordare a


contractului i nu pot fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanilor;
Actul adiional nu va avea efecte retroactive de la data ultimei semnturi;
Valoarea aprobat a contractului de finanare nerambursabil nu poate fi mrit;
Modificarea perioadei de execuie a contractului poate fi fcut numai n msura n
care termenul final propus permite respectarea termenul limit pentru depunerea
raportului final specificat n contract;
Solicitarea unui act adiional trebuie s fie fundamentat cu nota explicativ,
memoriul beneficiarului i alte documente justificative;
Rata unitar din buget nu se modific.

4. Analiza bugetului i verificarea cheltuirii fondurilor n cadrul contractului de


finanare
4.1 Baza legal
Documentele care reglementeaz cheltuirea fondurilor i eligibilitatea costurilor sunt
reprezentate de totalitatea documentelor contractuale (condiiile speciale nsoite de Anexa I
- Descrierea aciunii, Anexa II - Condiiile Generale, Anexa III - Bugetul, Anexa IV Achiziiile beneficiarilor de grant n contextul aciunilor externe ale Comunitii Europene i
Anexa VII - Model de raport asupra constatrilor efective i termenii de referin pentru
verificarea cheltuielilor contractului de Finanare, finanat de CE n contextul aciunii
externe), legislaia naional referitoare la achiziii i procedurile interne ale Autoritii
Contactante.
4.2 Bugetul contractului de finanare
Bugetul contractului de finanare este alctuit din totalitatea costurile eligibile ale
aciunii i reprezint att contribuia Autoritii Contractante, ct i contribuia solicitantului/
partenerului n cadrul contractului de Finanare.
Articolele bugetare trebuie s fie detaliate suficient i defalcate n componente
individuale, iar numrul de uniti i costul pe unitate trebuie s fie specificat pentru fiecare
component, acolo unde se solicit (capitolul 1 Resurse Umane, capitolul 4 Costuri locale i
capitolul 5 Alte servicii).
Sursele de finanare sunt menionate n Anexa 3C ataat la buget i detaliaz
contribuia Autoritii Contractante, contribuia proprie i a partenerilor, att ca procent, ct
i ca sum fix. Spre deosebire de contribuiile financiare, contribuia n natur nu este
eligibil i trebuie evideniat distinct n contractul de finanare.
4.3 Plile
Procedurile de plat sunt stabilite n art. 4 din Condiiile Speciale i corespund uneia
din opiunile menionate n art. 15 din Condiiile Generale, Anexa II la contractul de
finanare dup cum urmeaz:

11

Perioada de implementare nu depete 12 luni SAU finanarea nu depeste 100,000


Eur = 2 PLI
Autoritatea Contractant va efectua
nerambursabil n condiiile menionate mai jos:
Tip

Sum

ctre

Cnd

Cerere de plat: dup


nceperea proiectului
Plata: n termen de 45 de
zile de la primirea
documentelor solicitate*
/ Diferena din
Cererea de plat: dup
contribuia AC finalizarea perioadei de
(20%)
implementare a
proiectului
Plata: n termen de 45 de
zile de la primirea
documentaiei complete
de ctre AC

Trana
iniial 80% din
de pre-finanare bugetul
estimativ
finanat de AC
Plata final
Decont

plata

beneficiarul

de

finanare

Documente solicitate*
Contractul semnat de prile
contractuale
Cererea de plat (Anexa V)
Notificarea de ncepere emis
de Autoritatea Contractant
Raport Final (RF) obligatoriu de
naintat n 30 de zile de la
finalizarea proiectului,
indiferent dac se solicit sau
nu plata final i const n:
Raport descriptiv i
financiar;
Raport de verificare a
cheltuielilor n
conformitate cu Anexa
VII;
Registru inventar
Copii dup documentele
justificative
Cererea de plat final
completat conform Anexei V

Perioada de implementare este mai mare de 12 luni I finanarea este mai mare de
100,000 Eur = 3 PLI

12

Tip

Sum

Trana iniial de 80% din bugetul


pre-finanare
estimativ finanat
de CE aferent
primelor 12 luni
de implementare
Urmtoarea
Maxim 90% din
tran de pre- contribuia AC:
finanare
suma este
precizat n
contract

Cnd

Documente solicitate*

Cerere de plat: dup


nceperea proiectului
Plata: n termen de 45 de
zile de la primirea
documentelor solicitate*
Cererea de plat: 70%
cheltuit eligibil din
trana iniial de prefinanare;
Plata: n termen de 45 de
zile de la aprobarea
raportului intermediar
(RI)

Contractul semnat de prile


contractuale
Cererea de plat (Anexa V)
Notificarea de ncepere emis de
Autoritatea Contractant
Raport Intermediar (RI) :
Raport descriptiv i financiar
Raport de verificare a
cheltuielilor n conformitate cu
Anexa VII
Copii dup documentele
justificative
Cerere de plat (Anexa V)

Plata final/
Decont

Diferena din
contribuia CE
(min. 10%)

Cererea de plat: dup


finalizarea perioadei de
implementare a
proiectului
Plata: n termen de 45 de
zile de la primirea
documentaiei complete
de ctre AC

Raport Final (RF) obligatoriu de


naintat n 30de zile de la
finalizarea proiectului,
indiferent dac se solicit sau nu
plata final i const n:
Raport descriptiv i financiar
Raport de verificare a
cheltuielilor n conformitate cu
Anexa VII
Registru inventar
Copii dup documentele
justificative
Cererea de plat final
completat conform Anexei V

Autoritatea Contractant va efectua


nerambursabil n condiiile menionate mai jos.

plata

ctre

beneficiarul

de

finanare

Prin derogare de la Condiiile Generale, condiiile speciale precizeaz la art. 7.2.2 c


beneficiarul de grant trebuie s nainteze toate rapoartele menionate mai sus ntr-un original
i 2 copii n limba romn cu un sumar n limba englez i o versiune electronic. De
asemenea, acelai articol menioneaz obligativitatea beneficiarului de finanare
nerambursabil de a nainta un raport trimestrial nu mai trziu de 15 zile de la data
finalizrii trimestrului folosind modelul de raport intermediar descriptiv i financiar (Anexa
VI la contractul de Finanare).

13

4.4 Obligaiile beneficiarului de finanare nerambursabil n raport cu auditorul n


cadrul raportrii financiare intermediare i finale
a. Beneficiarul de finanare nerambursabil: beneficiarul este responsabil de
ntocmirea unui raport financiar pentru aciunea finanat prin contractul de grant i este
obligat s se asigure c acest Raport Financiar este compatibil cu sistemul su de nregistrri
i cu cel contabil, dar i cu conturile i nregistrrile convenite.
Beneficiarul are obligaia s trimit ctre Autoritatea Contractant un raport de
verificare a cheltuielilor, realizat de ctre un auditor extern, pentru a sprijini plata solicitat,
n condiiile Articolului 15 din Condiiile Generale ale contractului de finanare. n funcie de
concluziile acestui raport, Autoritatea Contractant va efectua plile ctre beneficiar pentru
cheltuielile realizate.
Beneficiarul accept faptul c abilitatea Auditorului de a derula procedurile cerute
prin angajamentul de audit depinde efectiv de permisiunea beneficiarului i, dup caz, a
partenerilor acestuia, de a facilita accesul total i liber la personalul, contabilitatea i alte
nregistri relevante ale acestora.
Dat fiind c acest angajament nu reprezint un angajament de garantare, Auditorul
nu i exprim opinia de audit i nu ofer garanii. Autoritatea Contractant i obine
garanii prin tragerea de concluzii proprii din situaia raportat de ctre Auditor asupra
raportului financiar i din solicitarea de plat fcut de ctre beneficiar.
b.Auditorul este persoana responsabil de ndeplinirea procedurilor prevzute n
Termenii de Referin, din Anexa VII la contractul de finanare referitoare la verificarea
cheltuielilor efectuate i de transmiterea ctre beneficiarul de finanare nerambursabil, la
momentul raportrii intermediare i finale, a unui raport coninnd concluziile sale cu
privire la procedurile convenite i executate.
Obiectivul angajamentului auditorului este s verifice dac cheltuielile raportate de
ctre Beneficiar n raportul finaciar al aciunii finanate prin contractul de finanare au avut
loc (existena), sunt corecte (corectitudinea) i sunt eligibile.
Auditorul i conduce verificarea n acord cu Anexa I Descrierea Aciunii, Anexa II
Condiiile Generale i Anexa IV referitoare la achiziiile realizate de ctre beneficiarii de
finanare nerambursabil n contextul aciunilor externe ale CE. ntruct condiiile generale
au fost amendate prin condiiile speciale n ceea ce privete aplicarea procedurii de achiziie,
auditorul va face referire, n verificarea sa, la aplicarea OG 34/2006 i a modificrilor
ulterioare precum i la legislaia aplicabil beneficiarului de finanare nerambursabil i
partenerului acestuia, dac Ghidul Phare, ISPA, Sapard nu specific altfel.
De asemenea, auditorul i conduce programul de verificare n conformitate cu
obiectivul i scopul acestui angajament i conform procedurilor convenite (Standardele
Internaionale ale Serviciilor Conexe (ISRS) 4400 Angajamente de ndeplinire a Procedurilor
convenite cu privire la Informaii Financiare aa cum au fost aprobate de ctre IFAC i Codul
de Etic al Experilor Contabili emis de ctre IFAC).

14

Auditorul:

verific dac raportul financiar este n concordan cu condiiile contractului de


finanare i anume cu Articolul 2 din Condiiile Generale (incluznd formatul i limba).

verific dac beneficiarul a respectat regulile cu privire la contabilitatea i nregistrarea


evidenelor n cadrul contractului de finanare, n special cele prevazute la Articolul 16 din
Condiiile Generale.
Scopul este:
de a analiza dac este posibil o verificare eficient i eficace a cheltuielilor din raportul
financiar; i
de a raporta excepiile importante i punctele slabe cu privire la contabilitatea,
nregistrarea evidenelor i cerinele referitoare la documente, astfel nct beneficiarul s
ia msurile necesare n vederea corectrii i mbuntirii acestora n perioada rmas de
implementare a aciunii.

se asigur c informaiile din raportul financiar sunt compatibile cu sistemul su de


nregistrri i cu sistemul contabil (de exemplu, bilanuri, balane etc.).

verific dac ratele de schimb pentru schimburile valutare au fost aplicate corect
(dac este cazul) i dac sunt conforme cu condiiile din Contractul de Finanare, n special
cu prevederile Articolului 15.9 din Condiiile Generale.
Auditorul va ntreprinde i o revizuire analitic a capitolelor de cheltuieli din raportul
financiar i:
verific dac bugetul din raportul financiar corespunde cu bugetul din contractul de
finanare (autenticitatea i aprobarea bugetului iniial) i dac cheltuielile efectuate au
fost prevzute n bugetul contractului de finanare;
verific dac suma solicitat spre plat de ctre beneficiar nu depete suma maxim
prevazut la Articolul 3.2 din Condiiile Speciale din contractul de finanare;
verific dac amendamentele la bugetul contractului de finanare corespund condiiilor
aplicabile n astfel de cazuri (conform prevederilor Articolului 9 din Condiiile Generale);
verific dac condiiile referitoare la profit, prevzute la Articolul 17.3 din Condiiile
Generale, sunt respectate.
4.5 Eligibilitatea costurilor
Conform art. 7.2.2 din condiiile speciale, fondurile proiectului trebuie s fie cheltuite
doar n acord cu activitile menionate n Descrierea aciunii i n articolele specificate n
bugetul aciunii. Corobornd acest articol cu prevederile anexei VII din contractul de
finanare, sunt considerate eligibile cheltuielile care au fost efectuate din fondurile furnizate
prin contractul de finanare i care au fost cheltuite n concordan cu termenii i condiiile
contractului de finanare (Condiiile speciale, Anexa 1 Descrirea Aciunii, Anexa III Bugetul
proiectului, Anexa IV Achiziiile beneficiarilor de finanare nerambursabil n contextul
aciunilor externe ale Comunitii Europene, Anexa VII - Evidena cheltuielilor fondurilor).
Plile angajate i efectuate fr a se respecta aceste prevederi sunt declarate
neeligibile.

15

Conform art. 14.1 din Anexa II Condiii Generale, pentru a fi considerate eligibile,
costurile trebuie s fie:
necesare pentru realizarea proiectului. Altfel spus, cheltuiala efectuat pentru o
tranzacie sau o aciune a fost efectuat n scopul prevzut al aciunii i a fost necesar
pentru activitile i pentru ndeplinirea obiectivelor aciunii (prevzute n bugetul
contractului). Sumele cheltuite trebuie s se regseasc n buget la momentul angajrii
plii;
n conformitate cu principiile unei gestiuni financiare sntoase (cheltuielile efectuate
corespund principiilor de management financiar eficient, ndeosebi cel de raport
calitate/pre si de eficacitate a costurilor);
angajate, de ctre beneficiar sau partenerii si, numai pe parcursul duratei de execuie a
proiectului, aa cum este aceasta definit n articolul 2 din Condiiile Speciale, oricare ar
fi momentul plii efective de ctre beneficiar sau partenerii si, fr a prejudicia
eligibilitatea costurilor la auditul final;
nregistrate n contabilitatea beneficiarului i a partenerilor, dup caz;
identificabile i verificabile i s fie susinute de documente justificative, n original.
Beneficiarul contractului de finanare nerambursabil va pstra nregistrrile financiare
ale proiectului utiliznd sistemul de contabilitate n partid dubl. Acest sistem dedicat
proiectului va funciona n conformitate cu procedurile de contabilitate ale rii, in acelasi
timp prevede si decontarea cheltuielilor n limita capitolului bugetar corespunztor i
evidenierea clar a veniturilor i cheltuielilor din fondurile CE.
Acest sistem va permite CE, Oficiului European Antifraud i Curii Europene a
Auditorilor s verifice, prin sondaj, corectitudinea nregistrrilor i eligibilitatea costurilor
declarate. Aceste verificri se pot face n decurs de 7 ani de la data finalizrii proiectului.
Din acest motiv, documentele trebuie s fie uor accesibile i corect ndosariate, astfel
nct s permit o examinare eficient. Documentele sunt reprezentate de: procedura de
achiziie lucrri, bunuri i servicii, contractele ncheiate n urma procedurii efectuate, facturi
i dovada plilor, registrul consumului de combustibil, costul combustibilului i costurile de
ntreinere etc. n ceea ce privete personalul, beneficiarul de finanare nerambursabil
trebuie s pstreze dovada plii personalului n baza contractelor ncheiate i evidenierea
clar a salariului net, a taxelor i asigurrilor de sntate precum i a celorlalte contribuii
sociale.
Potrivit art. 17 din Condiiile Generale, suma total de plat ctre beneficiarul de
finanare nerambursabil nu poate depi bugetul maxim stipulat n contractul de finanare
chiar dac totalul cheltuielilor depete valoarea din buget.
n condiiile n care costurile eligible la sfritul proiectului sunt mai mici dect costul
total al proiectului, contribuia Autoritii Contractante se calculeaz prin aplicarea
procentului de finanare de la Autoritatea Contractant menionat la art. 3.2 din Condiiile
Speciale, la suma total cheltuit n mod eligibil i verificat de auditorul desemnat.

16

Potrivit aceluiai articol, beneficiarul de finanare nerambursabil nu va obine niciodat


profit n urma implementrii activitilor proiectului, iar veniturile obinute n urma
capitalizrii dobnzilor se vor restitui la CE.
Plata final = suma eligibil de la AC minus trana iniial de prefinanare minus trana
secundar de prefinanare minus dobnda
4.6. Decontarea cheltuielilor eligibile
Documentaia pentru decontarea cheltuielilor trebuie s fie n conformitate cu
legislaia rii i sistemul contabil al beneficiarului de finanare nerambursabil.
Toate plile trebuie efectuate din contul proiectului i trebuie s fie nsoite de
documente justificative n original care s ateste:

efectuarea plii (chitane, bonuri, registrul de cas, ordine de plat, extrase de cont
vizate de banc sau trezorerie);

livrarea serviciilor/lucrrilor/bunurilor: rapoarte, fie de pontaj, bilete de transport


(tichete de mbarcare la avion), lista participanilor la seminare/conferine/cursuri, note de
recepie, cerficatul de acceptan pentru lucrri, state de salarii etc.;
Dac se respect condiiile de mai sus, urmtoarele cheltuieli efectuate de beneficiarul de
finanare nerambursabil i partenerii si vor fi considerate eligibile.
Capitolul bugetar 1 Resurse umane
Costurile cu personalul care ia parte la proiect nu trebuie s depeasc nivelul normal
practicat de beneficiar sau de partenerii si, n cazul n care nu se justific c este necesar
o sum mai mare pentru implementarea proiectului;
Plata salariului, care include salariul net i toate taxele aferente, se efectueaz din
conturile speciale ale proiectului.
Documentele justificative aferente plii salariilor beneficiarului sunt urmtoarele:
a) decizia/dispoziia de numire a personalului implicat n proiect;
b) contracte de munc vizate de Inspectoratul Teritorial de Munc (dac este
cazul) sau acte adiionale la contractele de munc (n cazul n care persoanele din
proiect sunt angajate la beneficiar anterior datei de ncepere a implementrii
proiectului). Se va avea n vedere faptul c perioada de lucru menionat n
contractul de munc / actul adiional, trebuie s acopere perioada de implementare
a proiectului, iar numrul de ore/zi desfurate s coincid cu specificaiile din
proiect, cu respectarea prevederilor Codului Muncii privind timpul legal de lucru;
c) fia postului cu atribuiile specifice realizrii activitilor din proiect;
d) state de salarii, vizate de Inspectoratul Teritorial de Munc (dac este cazul);
e) time-sheet-uri (pontaje);
f) declaraii ale personalului implicat n proiect, cu timpul lucrat efectiv pentru
proiect i cu activitile desfurate de acetia, avizate de managerul de proiect;
g) registrul de cas (dac plata salariilor se face n numerar) sau extrasul de cont
(n cazul n care plata salariilor se face prin cont bancar);

17

h)
i)
j)

dispoziia de plat ctre casierie;


ordine de plata;
extrase de cont;

Documentele justificative aferente plii salariilor angajailor partenerului decontate din


bugetul proiectului sunt urmtoarele:
dac partenerul are angajate persoane implicate n proiect, la sfritul fiecrei luni va
transmite beneficiarului o cerere de plat privind decontarea de ctre beneficiar a
salariilor angajailor si desemnai n proiect. Aceast cerere va fi nsoit de urmtoarele
documente justificative :
a) state de salarii, vizate de Inspectoratul Teritorial de Munc (dac este cazul);
b) time-sheet-uri (pontaje);
c) declaraii ale personalului implicat n proiect, cu timpul lucrat efectiv pentru proiect i cu
activitile desfurate de acetia, vizate de partener i avizate de managerul de
proiect;
d) urmtoarele documente, n cazul n care partenerul a efectuat plata salariilor aferente din
contribuia proprie a acestuia;
d1) registrul de cas (dac plata salariilor se face n numerar) sau extrasul de cont (n cazul n
care plata salariilor se face prin cont bancar);
d2) dispoziia de plat ctre casierie;
d3) ordine de plat;
d4) extrase de cont.

dac salariile persoanelor angajate de partener n proiect nu sunt pltite de ctre acesta,
beneficiarul va primi de la partener o cerere privind decontarea acestor salarii.
Aceast cerere va fi nsoit de urmtoarele documente justificative:
e) state de salarii, vizate de Inspectoratul Teritorial de Munc (dac este cazul);
f) time-sheet-uri (pontaje);
g) declaraii ale personalului implicat n proiect, cu timpul lucrat efectiv pentru proiect i cu
activitile desfurate de acetia, vizate de partener i avizate de managerul de proiect.

Diurna (linia bugetar 1.3) pentru deplasri/cltorii acoper costurile cu cazarea, masa,
transportul personalului i cheltuieli diverse i se refer la diurna personalului angajat,
precum i la diurna participanilor la seminare i conferine. Diurna trebuie acordat n
strict corelare cu activitile din proiect.
Costurile de diurn aferente personalului care ia parte la proiect nu trebuie s depeasc
nivelul normal practicat de beneficiar sau partenerii si, dac nu se justific necesitatea
unei sume mai mare pentru implementarea proiectului i trebuie s respecte plafoanelor
stabilite n Anexa D din Ghidul Solicitantului de finanare nerambursabil. Diurna
trebuie acordat n strict corelare cu activitile din proiect.
Decontul se face pe baza ordinului de deplasare la care se anexeaz documentele
justificative:

un tabel coninnd datele de identificare i de contact ale persoanelor care au efectuat


deplasrile i sumele ncasate, precum i semntura persoanelor ce au ncasat diurna;

18

registrul de cas din care s reias plile;


extrasul de cont prin care s-a efectuat transferul de numerar n casierie;
Diurna trebuie acordata in stricta corelare cu activitatile din proiect.
Capitolul bugetar 2 Transport
Att pentru transportul internaional ct i pentru cel local, sumele vor fi cheltuite numai de
beneficiar i numai din contul special al proiectului;
De la acest capitol se vor deconta:
nuu ssee vvaa ddeeccoonnttaa benzina/motorina!);
bilete de avion, tren i alte mijloace de transport (n
serviciile de transport pe baz de contract ncheiat cu o firm specializat de transport,
pentru transportul personalului propriu sau al participanilor, cu respectarea
procedurilor de achiziie, dac este cazul;
de la linia de buget 2.1 Transport internaional sunt eligibile numai cheltuielile pentru
experii internaionali i numai dac au legtur cu participarea la activitile proiectului
n Romnia;
de la linia de buget 2.2 Transport local vor fi prezentate ca documente justificative
ordine de deplasare, bilete de transport local i transport la locul misiunii, facturi - n
cazul subcontractrii serviciilor de transport - i registrul de cas, ordine de plat, extrase
de cont;
Capitolul bugetar 3 Echipamente i bunuri
Echipamentele i bunurile achiziionate trebuie s conduc la realizarea activitilor
proiectului i achiziia lor trebuie s respecte principiul cost-beneficiu.
Cheltuielile cu echipamente i bunuri trebuie s fie prevzute n buget i n Anexele
contractului, acolo unde detalierea nu se regsete n buget.
Pentru cumprarea sau nchirierea de vehicule, valoarea nu poate depi 20% din
linia bugetar 7.
Potrivit art 7.1 din Condiiile Generale, dreptul de proprietate industrial i
intelectual asupra rezultatelor proiectului i alte documente referitoare la acesta aparin
beneficiarului de finanare nerambursabil.
Justificarea cheltuielilor se va face pe baza contractului ncheiat cu furnizorul, dac
este cazul, i a documentelor justificative, conform sistemului contabil din Romnia (ordine
de plat, facturi, extrase de cont).
Capitolul bugetar 4 Costuri birou local proiect
Linia bugetar 4.1: Costuri vehicule
Se va deconta de la aceast linie achiziia de combustibil n baza urmtoarelor
documente justificative: bonuri de consum, bon fiscal combustibil, factur nsoit de
documentele de plat, foi de parcurs corecte i complete, ordinele de deplasare aferente.

19

Beneficiarul va ine o list recapitulativ coninnd numrul de kilometri parcuri i


consumul mediu (combustibil/100km???) al vehiculelor utilizate.
Sunt decontate la aceast linie, n conformitate cu detalierea bugetului i Anexa III la
contractul de finanare, i cheltuieli pentru verificri tehnice, reparaii autovehicule,
asigurarea mainii utilizate pentru implementarea proiectului.
Linia bugetar 4.2: Chirie birou
Este eligibil numai cheltuiala aferent chiriei pentru spaiul alocat serviciului creat
prin proiect (procentul se stabilete n raport cu spaiul utilizat pentru proiect), numai dac
titularul contractului de nchiriere este beneficiarul sau partenerul. Sunt eligibile i costurile
cu nchirierea slilor de training, conferine, seminare.
Rata unitar trebuie respectat, acolo unde se prevede.
Documentele justificative sunt:

Contractul de nchiriere al spaiului alocat serviciului creat prin proiect, al crui


titular este beneficiarul de finanare nerambursabil sau partenerul;

Documente justificative conform sistemului contabil din Romnia (factur, ordin de


plat, extras de cont, registrul de cas);
Linia bugetar 4.3: Consumabile
Consumabilele vor fi achiziionate pe baz de contract cu executare succesiv, n
funcie de necesitile proiectului.
Plata se face din contul special al proiectului, la livrarea tuturor articolelor, iar
distribuirea lor se face pe baz de not de consum n cuantumul lunar prevzut lunar
n buget.
Justificarea cheltuielilor se va face pe baza facturilor, a ordinelor de plat, a extraselor
de cont i a registrului de cas.
Sunt eligibile cheluielile pentru consumabilele alocate funcionrii serviciului creat prin
proiect. n cazul n care bugetul nu prevede costuri administrative, sunt eligibile i
cheltuielile pentru achiziia de consumabile pentru desfurarea activitilor proiectului,
dac exist sume prevzute explicit n buget n acest sens.
Linia bugetar 4.4: Alte servicii (tel/fax, electricitate/nclzire, ntreinere)
Sunt eligibile cheluielile aferente locului de implementare a proiectului. n cazul n
care bugetul nu prevede costuri administrative, sunt eligibile i cheltuielile cu serviciile de
telefon/fax, electricitate/nclzire pentru sediul social al proiectului, dac exist sume
prevzute n buget n acest sens.
NB: Rata unitar trebuie respectat.
Capitolul bugetar 5 Alte costuri, servicii
Cheltuielile vor fi efectuate numai de beneficiar, pentru consumul lui sau al
partenerilor, numai din contul special al proiectului, cu respectarea procedurilor de achiziie.
Costurile cu publicaiile, organizarea de evenimente i audit se subcontracteaz n totalitate.
Cheluielile de la aceast linie se refer la urmtoarele articole bugetare:
Publicaii, studii/cercetare i conferine/seminare;

20

Diseminarea informaiilor, evaluarea specific a proiectului, audit, traduceri, copiere,


asigurri, audit etc.), inclusiv costurile serviciilor financiare (n particular costul
transferurilor i al garaniilor financiare);
Costurile pentru auditul proiectului nu pot depi 1% din linia de buget 7 Subtotal
costuri directe proiect;
Servicii financiare.

La linia de buget 5.6 Servicii financiare se vor raporta numai comisioanale bancare, n
cazul n care au fost stipulate n buget.
NB: n cazul n care bugetul de finanare nerambursabil nu prevede costuri pentru plata
comisioanelor bancare, toate comisioanele nregistrate la plile efectuate din contul n euro
i, respectiv, n lei aferente tranelor primite de la AC sunt considerate neeligibile.
Capitolul bugetar 6 Altele
Cheltuielile vor fi efectuate numai de beneficiar, pentru consumul lui sau al partenerilor,
numai din contul special al proiectului, cu respectarea procedurilor de achiziie;
Cheltuielile cu reparaiile, renovrile sunt eligibile dac sunt aferente spaiului alocat
servciului creat prin proiect i cu respectarea proporiei de 10% din linia de buget 7,
subtotal costuri eligibile;
Achiziia de licene software se poate face simultan cu achiziia echipamentelor pe care
vor fi instalate aceste softuri, iar oferta i factura se vor ntocmi detaliat pe cele dou
componente, astfel nct s poat fi justificate sumele corespunztoare la liniile de buget
respective;
Achiziia de materiale de instruire i de resurse de dezvoltare se va face pe baz de
factur.
Alte costuri legate de proiect se vor justifica pe baz de factur i, unde este cazul, pe baz de
contract. Documentele justificative trebuie s fie conforme cu sistemul contabil din Romnia.

Capitolul bugetar 8 Provizioane pentru rezerva de contingen (maximum 5% din linia 7,


subtotal costuri directe, eligibile ale proiectului). Rezerva de contingen poate fi utilizat
doar dup primirea unei autorizri prealabile n scris din partea Autoritii Contractante.
Capitolul bugetar 10 Costuri administrative se refer la cheltuielile pentru utiliti,
consumabile i alte costuri de regie, altele dect cele de la Linia 4. Acestea vor fi cheltuite
prin respectarea procentului alocat n contract.
Atentie:

Nu includ cheltuieli cu resurse umane, echipamente i alte articole necesare funcionrii


noului serviciu;
Nu se pot realoca la alte linii bugetare;
Costurile indirecte nu sunt eligibile dac beneficiarul primete fonduri printr-o alt
schem de finanare nerambursabil de la Comisia European;
4.7 Costuri neeligibile

21

Conform art. 14.6 din Condiiile generale, sunt considerate neeligibile urmtoarele cheltuieli:
Datorii i provizioane pentru pierderi sau datorii;
Dobnzi datorate;
Articole deja finanate printr-o alt finanare;
Cumprri de terenuri sau cldiri cu excepia cazurilor n care sunt necesare pentru
implementarea direct a proiectului;
Construcii noi;
Pierderi datorate diferenelor ratei de schimb valutar;
Taxe, inclusiv TVA, numai dac beneficiarul (sau partenerii beneficiarului) nu le poate
recupera i dispoziiile aplicabile nu interzic acoperirea acestora;
Credite la tere pri;
n plus, se pot meniona ca neeligibile urmtoarele cheltuieli:
Depiri de rat unitar i respectiv linie bugetar;
Efectuarea unor cheltuieli n afara obiectivelor proiectului;
Bonuri i chitane nensoite de factura fiscal sau nsoite de factur fiscal necompletat
conform legislaiei n vigoare etc.;
Achiziii care nu respect procedura prevazut de OG 34/2006;
Cheltuieli care nu sunt prevzute n bugetul contractului de finanare.
4.8 Rata de schimb valutar
INFOREURO este un curs lunar publicat de Banca European pe urmtoarele pagini de
internet :
http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.cfm?language=en
http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.cfm?language=fr
Art 15.9 din Condiiile Generale stipuleaz c toate cheltuielile efectuate n moneda naional
vor fi transformate, dup cursul InforEuro, prin aplicarea mediei aritmetice a ratelor de
schimb pentru perioada respectiv, raportat la totalul cheltuielilor angajate n lei. Conform
Condiiilor Speciale, transformarea la inforeuro se face la raportarea trimestrial,
intermediar i final.
Diferenele de schimb valutar trebuie nregistrate i pierderile sau ctigurile datorate
schimbului valutar aparin beneficiarului i nu sunt eligibile n cadrul contractului de
finanare.
5. Monitorizarea contractului
5.1 Monitorizarea contractului i comunicarea echipelor OIR cu beneficiarii de finanare
nerambursabil
Comunicarea ntre beneficiarul de finanare nerambursabil i AC n ceea ce privete
implementarea contractelor de finanare nerambursabil se face prin intermediului OIR/CIP,
aa cum se menioneaz n art. 5 din contractul de finanare nerambursabil. Pentru
facilitarea procesului de comunicare, este recomandat ca din partea beneficiarului,

22

comunicarea s fie asigurat de responsabilul de proiect sau, n caz de indisponibilitate


temporar, de ctre un membru al echipei manageriale. Prile vor comunica n scris, n cel
mai scurt timp, orice schimbare intervenit la nivelul acestora.
Comunicarea se va face respectnd urmtoarele principii de baz:
Orice comunicare referitoare la implementarea proiectului va avea o form scris (de
preferin prin fax sau nmnat direct, cu semntura de primire). Corespondena din partea
beneficiarului va conine n mod obligatoriu antetul, semntura responsabilului de proiect
sau a reprezentantului autorizat (semnatarul contractului de finanare), tampila, data i
numrul de nregistrare. n mod similar, corespondena din partea echipei OIR va avea dou
semnturi, a persoanei desemnate drept responsabil pentru proiectul n cauz i a coordonatorului
echipei OIR, cu precizarea datei i a numrului de nregistrare.
Vizitele efectuate de reprezentanii echipei regionale/judeene se vor anuna cu
minimum 7 zile nainte de data efecturii. Beneficiarul de finanare nerambursabil poate
propune o alt dat dect aceea precizat de ctre echipa OIR, aceast schimbare trebuie ns
argumentat i bazat pe motive importante. Stabilirea datei i a participanilor la ntlnire
are scopul de a i oferi beneficiarului de finanare nerambursabil posibilitatea de a pregti
toate informaiile i documentele care urmeaz a fi prezentate i discutate, precum i de a
asigura prezena persoanelor relevante la discuiile cu reprezentanii echipei OIR. Acest
lucru nu se refer ns la documentele i persoanele care n mod normal ar trebui s se afle la
locul ntlnirilor la data organizrii acestora (de exemplu, dac vizita are loc la sediul
beneficiarului de finanare nerambursabil, nu este necesar s se precizeze n adres
existena documentelor financiare deoarece acestea ar trebui nregistrate i pstrate n
documentaia general a proiectului i a beneficiarului de finanare nerambursabil. n mod
similar, dac vizita este organizat unde se desfoar serviciul social, nu este necesar s se
solicite explicit prezena cursanilor i a trainerilor etc.).
La finalul fiecrei vizite se va ncheia o minut semnat de ambele pri, care
sintetizeaz aspectele observate pe parcursul vizitei i aciunile care se planific pentru
perioada urmtoare.
5.2 Raportare periodic
5.2.1. Condiii generale pentru ntocmirea rapoartelor
Pe parcursul realizrii proiectului, beneficiarul de finanare nerambursabil trebuie s
prezinte rapoarte tehnice i financiare trimestriale, intermediare i un raport final. De
asemenea, i se pot solicita completri/ clarificri la rapoartele prezentate.
Raportul tehnic i financiar trimestrial/intermediar este documentul care prezint
stadiul realizrii proiectului la data la care este realizat, precum i planificarea activitilor
pentru perioada urmtoare, respectiv utilizarea resurselor financiare. Raportul tehnic trebuie
s prezinte o comparaie ntre metodele anticipate i cele folosite i ntre rezultatele
preconizate i cele obinute.
Raportul final include att activitile i rezultatele finale obinute de proiect pn la
finalizarea acestuia, ct i cheltuielile angajate pn la sfritul perioadei de implementare i
efectuate pn la data naintrii raportului final. Raportul final (RF) trebuie naintat n

23

termen de 30 de zile de la finalizarea proiectului, indiferent dac se solicit sau nu plata


final.
Raportul intermediar nsoete, n mod obligatoriu, solicitarea tranei urmtoare de
finanare. Aceast solicitare poate s aib loc doar n situaia n care beneficiarul de finanare
nerambursabil a cheltuit n mod eligibil 70% din trana iniial de prefinanare.
Rapoartele tehnice i financiare vor fi elaborate i tiprite n formatul stabilit, n limba
romn, ntr-un original i 2 copii i vor fi nsoite de un sumar n limba englez i de
versiunea electronic. Raportul va trebui semnat de reprezentantul legal al beneficiarului de
finanare nerambursabil i tampilat. Nu se accept nici un fel de tersturi sau adugiri de
mn n textul rapoartelor, acest lucru ducnd la respingerea lor.
Rapoartele trimestriale/intermediare i finale vor fi ntocmite de beneficiar i vor fi verificate
si avizate de expertul OIR responsabil de proiect. Pentru a putea verifica datele nscrise n
rapoartele tehnice, expertul OIR va efectua vizite n teren la locul de implementare a
proiectului.
5.2.2. ntocmirea rapoartelor tehnic
Raportarea tehnic trimestrial/intermediar i final trebuie fcut de beneficiar
folosind formularul din PRAG, respectiv anexa VI din contractul de finanare.
Informaiile care trebuie furnizate vor fi ct mai detaliate i vor trebui s rspund cel
puin la ntrebrile din formatul standard al raportului. Beneficiarii de finanare
nerambursabil pot include i alte elemente pe care le consider importante. n mod
obligatoriu, n rapoarte se va meniona i se va descrie ce activiti s-au subcontractat,
precum i modalitile n care au fost realizate achiziiile de bunuri, servicii sau lucrri.
Ca element de baz, raportarea tehnic va trebui s plece de la activitile i
rezultatele preconizate a fi realizate prin contract. De asemenea, se vor prezenta modificrile
aprute n procesul propriu-zis de implementare, precum i cauzele care le-au determinat.
Este obligatoriu ca n rapoartele tehnice s se prezinte gradul calitativ, cantitativ i
procentual n care au fost realizai indicatorii precizai n proiect. n realizarea rapoartelor
se vor lua n considerare aspectele discutate i sugestiile fcute de ctre echipa OIR cu ocazia
diverselor ntlniri i vizite de monitorizare. Aciunile de ntreprins, modalitile de punere a
lor n practic i rezultatele preconizate ce vor fi stabilite cu ocazia acestor ntlniri i vizite se
vor specifica n raport cu menionarea faptului c au fost convenite cu echipa de
monitorizare.
Trebuie s existe o corelare ntre activitile ndeplinite n perioada raportat, descris
n raportul tehnic i resursele utilizate a cror exprimare bneasc se va regsi n raportul
financiar.
Pe prima pagin rapoartele vor fi semnate de ctre persoana desemnat ca
reprezentant oficial al beneficiarului de finanare nerambursabil i de ctre responsabilul de
proiect de la OIR. Suplimentar, raportul financiar trebuie semnat i de persoana fizic sau
juridic responsabil cu ntocmirea documentelor contabile.
Pe lng cele specificate la raportarea financiar, la raportul tehnic (trimestrial/ final)
se vor mai anexa urmtoarele documente justificative:
- tematica cursurilor/seminarelor prevzute n proiect pentru perioada raportat;

24

documente aferente, publicaii realizate n cadul proiectului;


documente suport pentru raportarea tehnic a activitilor acesta este un
document coninnd un opis ce se va ataa n funcie de specificul proiectului;
tabel cu identificarea beneficiarilor serviciului social din perioada raportat.

5.2.3. ntocmirea rapoartelor financiare


Anexa VI la contractul de finanare conine formatul raportului financiar. Toate
cheltuielile efectuate n cadrul proiectului trebuie s se regseasc ntr-una din liniile
bugetului de finanare nerambursabil, astfel nct la finalizarea proiectului s se poat
verifica eligibilitatea cheltuielilor efectuate n raport cu bugetul contractului de finanare
nerambursabil (sau modificrile ulterioare).
Deoarece bugetul proiectului nu detaliaz cheltuielile efectuate, el reprezentnd doar
un centralizator, este necesar utilizarea unor formate suplimentare de nregistrare i de
raportare care:
centralizeaz fiecare document (contabil) justificativ pentru cheltuielile efectuate, cu
detaliile necesare;
detaliaz cheltuielile efectuate n cadrul fiecrei linii bugetare;
permite identificarea contribuiei proprii a beneficiarului, a finanrii nerambursabile
acordate prin contractul de finanare i repartiia pe diversele tipuri de cheltuieli a celor
dou tipuri de finanri;
prezint explicit cursul de schimb utilizat pentru calcule;
permite analiza altor aspecte care trebuie s se ncadreze n condiiile prezentate n
contractul de finanare i anexele sale, de exemplu, eligibilitatea cheltuielilor, respectarea
costurilor unitare etc..
Condiiile care trebuie ndeplinite pentru a considera cheltuielile realizate drept eligibile i
implicit finanabile din bugetul proiectului (finanarea nerambursabil plus contribuia
proprie) pentru a putea fi aprobate de Autoritatea Contractant sunt urmtoarele:

cheltuielile trebuie s fie strict necesare pentru realizarea proiectului;


cheltuielile au fost angajate i efectuate n cursul perioadei de execuie a proiectului;
cheltuielile trebuie s fie certificate n mod corespunztor i s aib ataate documentele
justificative;
cheltuielile trebuie s fie n conformitate cu bugetul contactului de finanare
nerambursabil i modificrile ulterioare, precum i cu prevederile din Anexa 2 la
contract, Condiiile generale, referitoare la eligibilitatea costurilor. n nici un caz nu este
posibil creterea valorii i a procentului finanrii nerambursabile fa de valorile
specificate n articolul 3(2) din Condiiile speciale;
fiecare cheltuial trebuie s fie n mod clar asociat i ncadrabil uneia din liniile/subliniile bugetare;
n cazul n care contribuia proprie a beneficiarului este mai mic dect cea declarat n
bugetul proiectului, finanarea nerambursabil se va reduce proporional;
dac la sfritul proiectului costurile eligibile sunt mai mici dect costurile totale
estimate, specificate n Articolul 3(1) din Condiii Speciale, contribuia Autoritii
Contractante va fi limitat la valoarea care va rezulta prin aplicarea procentului specificat
n Articolul 3(2) la valoarea costurilor eligibile totale la sfritul proiectului, n condiiile

25

n care s-a asigurat contribuia proprie necesar pentru realizarea proiectului i cu


respectarea procentului angajat iniial.
Rapoartele financiare vor trebui, de asemenea, s includ, n anexe, copii ale tuturor
documentelor prin care se justific efectuarea plilor, n principal facturi, ordine de plat,
chitane, state de plat pentru salarii, ordine de deplasare, copii dup registrul de cas
pentru evidenierea nregistrrii unor pli fcute prin cas etc. Copiile tuturor documentelor
justificative vor fi semnate, tampilate i vor avea meniunea Conform cu originalul.
5.3 Vizite pe teren
5.3.1 Pregtirea vizitei
Pe parcursul realizrii proiectului, reprezentani ai echipei OIR vor efectua mai multe
vizite i ntlniri cu beneficiarul de finanare nerambursabil n scopul de a contribui la o ct
mai bun i mai eficient implementare a proiectului i la atingerea obiectivelor i
rezultatelor convenite prin contractul de finanare. Aceste ntlniri constituie o modalitate de
monitorizare a modului de desfurare a activitilor i a utilizrii finanrii nerambursabile
precum i a contribuiei proprii. Cu aceast ocazie reprezentanii OIR vor ntocmi rapoarte
de monitorizare (conform formatului din Anex).
5.3.2 Implementarea vizitei
n prezentul capitol sunt detaliate cteva aspecte i principii ale modului de
desfurare a procesului de comunicare ntre echipa OIR i beneficiarul de finanare
nerambursabil, de monitorizare a activitilor i rezultatelor proiectului.
n principal, ntlnirile i vizitele de monitorizare se vor desfura n urmtoarele momente:
-

trimestrial fiecare proiect, dup depunerea rapoartelor trimestriale;


intermediar dup depunerea rapoartului interimar, unde este cazul;
final - dupa depunerea raportului final;
vizite speciale (OIR i MMFES), n cazul sesizrii de nereguli sau ori de cte ori
Autoritatea Contractant / Autoritatea de Implementare consider c este necesar, chiar
i fr notificarea prealabil a beneficiarului;
la cererea beneficiarului de finanare nerambursabil.

n cazul vizitelor trimestriale/intermediare beneficiarul va fi ntiinat n scris cu 7 zile


nainte de ctre OIR despre intenia de a efectua o vizita n teren, la locul de implementare a
proiectului. Scrisoarea prin care se vor comunica data i ora la care urmeaz s aib loc vizita
va fi nsoit de lista de verificare i formatul de raport precum i de lista documentelor care
urmeaz a fi verificate.
n cadrul vizitei se va verifica situaia implementrii proiectului la faa locului
mpreun cu beneficiarul sau reprezentanii acestuia, se va verifica exactitatea datelor
cuprinse n raportul tehnic al beneficiarului. Dac se constat diferene ntre raportare i
situaia de pe teren, acestea se vor consemna n raportul de vizit pe teren.
5.3.3 Raportarea

26

n urma vizitei de monitorizare echipele de monitorizare vor ntocmi raportul de


vizit conform anexei. Rapoartele de vizit se vor completa n dou exemplare, care vor fi
semnate n original att de ctre beneficiar, ct i de ctre Autoritatea de implementare.
5.4 Instrumentul electronic de monitorizare a proiectelor (aplicaie internet)
5.4.1 Prezentare general
n vederea asigurrii transparenei procesului de monitorizare, dar mai ales pentru
prevenirea problemelor care pot aprea pe perioada derulrii unui contract de finanare
nerambursabil a fost dezvoltat un instrument electronic de monitorizare i raportare. Pe
lng informaiile pe care le ofer actorilor implicai n monitorizarea schemei de finanare
nerambursabil Phare 2004 Servicii sociale, acest instrument electronic vine i n ajutorul
beneficiarilor de finanare nerambursabil n sensul de atenionare permanent a stadiului
de implementare, a planificrilor activitilor astfel nct resursele umane i financiare s fie
disponibile dar mai ales pentru asigurarea raportrilor necesare.
Instrument este o aplicaie pe internet la adresa http://2004.phare-social.ro. Fiind o
aplicaie pe internet, nu necesit instalarea sau configurarea pe calculatorul utilizatorului,
toate informaiile fiind stocate pe un server, asigurnd n acelai timp i securitatea
sistemului. Avantajele folosirii unui sistem web sunt multiple. Raportarea noilor date,
introduse de utilizatori se face n timp real, accesul la ele fiind extrem de rapid. De asemenea,
nu exist nici o cerin minima de hardware sau software pentru funcionarea corect a
aplicaiei, aceasta rulnd pe orice sistem de operare, accesul multiplatform fiind garantat.
Costurile de gestiune i de conectivitate sunt diminuate, aplicaia fiind flexibil, putnd fi
dezvoltat cu uurin pentru a face fa noilor exigene sau cerine ale utilizatorilor.
Aplicaia se ocup n principal de monitorizarea financiar, de monitorizarea
activitilor i a achiziiilor i a informaiilor bancare legate de conturile proiectului. Pe lng
aceste module de monitorizare, aplicaia asigur i un suport de comunicaii, facilitnd
schimbul de documente ntre utilizatorii aplicaiei i administratori.
Aceast aplicaie vine n completarea sistemelor informatice curente, asigurnd fluxul
de informaii provenind de la nivelul beneficiarilor spre organismele intermediare regionale
i ctre organizaiile de implementare.
Utilizarea aplicaiei se face prin nregistrarea la adresa indicat mai sus, dup care n
funcie de specificul administratorului/ administratorului regional/ utilizatorului,
monitorizai/ completai baza de date. n interiorul instrumentului electronic vei gsi
manualul de utilizare pentru fiecare component a acestuia.
5.4.2 Utilizatori si drepturi
Din punctul de vedere al utilizatorilor aplicaiei i a drepturilor acestora, aplicaia se
poate structura astfel:

27

Exist 3 niveluri de acces la informaii:


1. Administratorul sistemului are acces la toate informaiile privitoare la proiectele
introduse n aplicaie.
2. Administratorii regionali au drept de acces la informaiile referitoare la proiectele din
regiunea desemnat.
3. Utilizatorii sistemului au acces la informaiile referitoare la proiectul din care fac
parte. De asemenea, mai muli utilizatori pot accesa aceleai informaii.
5.4.3.Structura aplicaiei
Din punct de vedere structural, informaia se relaioneaz la ceea ce noi numim Proiect, ce
reprezint contractul de finanare i la el se relaioneaz urmatoarele:

28

Aceste date vor trebui definite de administratorii sistemului, astfel nct utilizatorii s
gseasc aceste informaii n sistem pentru a le putea completa cu informaiile financiare,
bancare i cele legate de achiziii i activiti.
5.4.4. Monitorizare financiar
Din punct de vedere financiar, bugetul proiectului este elementul central deoarece
informaiile financiare sunt direct legate de informaiile din buget, mai exact la liniile de
buget. Majoritatea informaiilor financiare sunt raportate la liniile de buget, rezultnd astfel
raportri referitoare la cheltuieli pe liniile de buget, informaii despre cheltuielile neeligibile
precum i atenionri n cazul depirilor de buget.

29

Aplicaia genereaz n timp real raportri referitoare la cheltuielile neeligibile, de asemenea,


evideniaz cu rou n lista de cheltuieli eventualele depiri, identificndu-se imediat sursa
depirilor.
Din punctul de vedere al raportrilor pe care aplicaia le genereaz,schema urmtoare
evideniaz sursa informaiilor pentru fiecare raport:

Din plile fcute pentru facturi rezult lista de cheltuieli neeligibile. Aceste pli sunt
raportate la sursele de finanare ale proiectului. Din aceste date rezult raportrile de

30

cheltuieli pe surse de finanare. Lista facturilor poate conine evideniat cu rou o factur care
a depit bugetul alocat total sau bugetul alocat pe uniti.
De asemenea, aplicaia produce raportri financiare pe o perioad dat. n acest fel se pot
genera raportrile lunare, trimestriale i cele finale.
5.4.5 Monitorizarea activitilor i a achizitiilor
Aplicaia culege date despre planurile de activiti i achiziii precum: data de nceput i de
sfrit planificat, data de sfrit i, de asemenea, comentariile utilizatorilor. Planul
achiziiilor sau al activitilor poate fi foarte uor urmrit folosind reprezentarea grafic
ncorporat n aplicaie, care este generat automat n urma introducerii datelor.
Reprezentarea afieaz grafic termenele pentru diferitele etape ale planului, evideniaz
depirile n cazul n care acestea exist, i menioneaz numrul de zile de depire.
Reprezentarea grafic este extrem de util, oferind utilizatorului ntr-un termen foarte scurt
toate informaiile de care ar putea avea nevoie.

5.4.6. Monitorizare bancar


Prin colectarea de informaii despre tranzaciile bancare, aplicaia evideniaz eventualele
pierderi provenite din comisioanele bancare ct i din diferenele de schimb valutar. De
asemenea prezint o situaie a tuturor tranzaciilor bancare
5.4.7 Comunicaii
Aplicaia permite schimbul de documente ntre administratori i utilizatori. Exist dou zone
de comunicaii: o zona public destinat documentelor cu caracter general pe care
administratorii pot s le pun la dispoziia tuturor utilizatorilor, i o zon destinat
schimburilor de documente ntre utilizatorii unui proiect i administratori. n cele dou zone
administratorii pot defini categorii de documente, astfel nct acestea vor putea fi gsite mai
uor de ctre utilizatorii aplicaiei.

31

32

6. Achiziii n cadrul proiectului


6.1. Introducere
Prezenta metodologie de monitorizare a aplicrii procedurilor de achiziie public a
fost elaborat pe baza prevederilor legislaiei n vigoare cu scopul de a servi ca un
instrument de lucru pentru Unitile de Implementare a Programelor (OIR) regionale care
au responsabilitatea monitorizrii modului de aplicare a procedurilor de achiziii publice
derulate de ctre beneficiarii de finanri nerambursabile, care efectueaz achiziii publice
n cadrul proiectelor pe care le implementeaz
Prezenta metodologie de monitorizare a procesului de achiziii publice derulate de
ctre beneficiarii de finanri nerambursabile nu substituie n nici o privin i sub nici o
form prevederile legislaiei aplicabile, prevederile prezentei metodologii de monitorizare
nu vor prevala n nici un caz fa de dispoziiile legislaiei n vigoare.
Activitatea de achiziii este una din cele mai importante n cadrul implementrii
proiectului. Beneficiarii de finanri nerambursabile trebuie s se conformeze acestor
proceduri, fiind singurii responsabili pentru achiziiile fcute n cadrul proiectului.
Beneficiarii finanrii nerambursabile vor utiliza modelele i formularele din Ghidul pentru
atribuirea contractelor de achiziie Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 894bis din
02/11/2006
1. Scopul aplicrii procedurilor constituie cheltuirea fondurilor prin respectarea;

promovrii concurenei ntre operatorii economici;

garantrii tratamentului egal i nediscriminarea operatorilor economici;

asigurrii transparenei i integritii procesului de achiziie public;

asigurrii utilizrii eficiente a fondurilor publice, prin aplicarea procedurilor de atribuire


de ctre autoritile contractante.

2. Tipuri de contracte de achiziie public


Contractele de achiziie public sunt:
a) contracte de lucrri, descrise conform art.4 din Ordonana de urgen a
Guvernului nr. 34/2006;
b) contracte de furnizare, descrise conform art.5 din Ordonana de urgen a
Guvernului nr. 34/2006;
c) contracte de servicii, descrise conform art.6 din Ordonana de urgen a
Guvernului nr. 34/2006;

33

3. Cadru Legislativ:
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de
achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de
concesiune de servicii, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 337/2006.
Rectificarea nr. 337/2006 la Legea nr. 337/2006 pentru aprobarea Ordonanei de urgen a
Guvernului nr. 34/2006;
Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a
Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor
de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu
modificrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 1337/2006 privind completarea Hotrrii Guvernului nr.
925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea
contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006
privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de
lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii;
Hotrrea Guvernului nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de
aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin
mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006;
Ordinul nr. 155/2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de
achiziie public.
6.2 . Principiile care stau la baza atribuirii contractului de achiziie public sunt:

nediscriminarea - nseamn asigurarea condiiilor de manifestare a concurenei reale


pentru ca orice operator economic indiferent de naionalitate, s poat participa la
procedura de atribuire fr nici o discriminare i s aib ansa de a deveni contractant.
De exemplu, autoritatea contractant nu are dreptul de a furniza informaii ntr-o
manier discriminatoare, care ar putea crea unuia/unora dintre participani un avantaj
suplimentar n raport cu ceilali.

tratamentul egal - nseamn stabilirea i aplicarea de reguli, cerine i criterii identice


pentru toi operatorii economici, astfel nct acetia s beneficieze de anse egale de a
deveni contractani.
De exemplu, n procesul de evaluare a ofertelor prin acceptarea completrii ofertei cu un
document care s creeze un avantaj evident n raport cu ceilali ofertani/candidai, poate
aduce o atingere grav principiului tratamentului egal.

recunoaterea reciproc - nseamn recunoaterea reciproc a produselor, serviciilor,


lucrrilor, oferite n mod licit pe piaa Uniunii Europene.
De exemplu, n conformitate cu principiul recunoaterii reciproce, autoritatea
contractant are obligaia de a accepta certificate echivalente emise de organisme stabilite
n alte state ale Uniunii Europene.

34

transparen nseamn, aducerea la cunotina publicului a tuturor informaiilor


referitoare la aplicarea procedurii de atribuire.
Exemplu de nclcare a principiului transparenei: aplicarea incorect de ctre autoritatea
contractant a regulilor de comunicare i transmitere a datelor, avnd ca efect
restricionarea accesului operatorilor economici la procedura de atribuire.

proporionalitatea - nsemn asigurarea corelaiei ntre necesitatea cumprtorului i


obiectul contractului de achiziie public.
De exemplu: autoritatea contractant are obligaia de a respecta principiul
proporionalitii atunci cnd stabilete criteriile de calificare i selecie, precum i nivelul
cerinelor minime solicitate, lund n considerare exigenele specifice impuse de natura i
complexitatea contractului care urmeaz s fie atribuit.

eficiena utilizrii fondurilor publice - nsemn aplicarea procedurilor de atribuire


competiionale i utilizarea de criterii care s reflecte avantajele de natur economic a
ofertelor n vederea obinerii raportului optim ntre calitate i pre.
De exemplu: prin aplicarea unor factori de evaluare care nu reflect avantaje de natur
economic n beneficiul autoritii contractante sau a cror pondere n punctajul total este
vdit disproporionat n raport cu avantajele economice cuantificate, se nclc
principiul utilizrii eficiente a fondurilor.

asumarea rspunderii - nsemn asumarea responsabilitilor persoanelor implicate n


procesul de achiziie public i a deciziilor adoptate pe parcursul derulrii acestui proces.
De exemplu, n conformitate cu principiul asumrii rspunderii, stabilirea circumstanelor de
ncadrare prevzute de ordonana de urgen pentru aplicarea fiecrei proceduri sau pentru
cumprarea direct, intr n responsabilitatea exclusiv a autoritii contractante.

De reinut:
Cunoaterea i aplicarea principiilor este foarte important deoarece n procesul de
aplicare a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public, orice situaie pentru
care nu exist o reglementare explicit se interpreteaz prin prisma principiilor.
(Hotrrea Guvernului nr. 925/2006, Art. 2. aliniatul 1).
Autoritatea contractant are obligaia de a respecta principiile care stau la baza
atribuirii contractului de achiziie public n relaia cu operatorii economici interesai s
participe la procedura de atribuire. (Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, Art.
17).
6.3. Procesul de achiziie public
1. Responsabiliti
Responsabilitatea organizrii i derulrii procedurii de achiziie public cade n
sarcina Echipei de implementare i a Compartimentului intern specializat n atribuirea
contractelor de achiziii ale autoritii contractante (instituia public, DGASPC, Consilii
Judeene, Consilii Locale, etc.).

35

Echipa de implementare a proiectului (conform acordului de finanare


nerambursabil) este direct responsabil pentru achiziionarea bunurilor, serviciilor i
lucrrilor planificate, prevzute n bugetul proiectului i are urmtoarele responsabiliti:
a. Elaborarea planului de achiziii;
b. naintarea documentaiei necesare elaborrii i planificrii procedurilor de achiziie
public a proiectului, proiectelor (n cazul n care sunt implementate mai multe proiecte
n aceeai perioad);
c. Elaborarea sub coordonarea compartimentului intern specializat n atribuirea
contractelor de achiziii sau monitorizarea dup caz a activitii de elaborare a
documentaiei de atribuire sau, n cazul organizrii unui concurs de soluii, a
documentaiei de concurs;
d. Monitorizarea ndeplinirii obligaiilor referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea
prevzute de ordonana de urgen 34/2006;
e. Monitorizarea modului de aplicare i finalizare a procedurilor de atribuire;
f. Monitorizarea modului de constituire i pstrare a dosarului de achiziie public.
Compartimentului intern al autoritii contractante, specializat n atribuirea
contractelor de achiziii (conform Art.3 a Hotrrea Guvernului nr. 925/2006), are
urmtoarele atribuii principale:
a) elaborarea programului anual al achiziiilor publice, pe baza necesitilor i prioritilor
comunicate de celelalte compartimente din cadrul autoritii contractante;
b) elaborarea sau, dup caz, coordonarea activitii de elaborare a documentaiei de atribuire
sau, n cazul organizrii unui concurs de soluii, a documentaiei de concurs;
c) ndeplinirea obligaiilor referitoare la publicitate, cum sunt acestea prevzute de
ordonana de urgen;
d) aplicarea i finalizarea procedurilor de atribuire;
e) constituirea i pstrarea dosarului achiziiei publice.
Derularea eficient a procedurii de achiziii n cadrul proiectelor se poate realiza numai
printr-o colaborare permanent ntre echipa de implementare a proiectului i
compartimentul intern specializat n atribuirea contractelor de achiziii.
O colaborare eficient ntre cele dou echipe se poate realiza numai dac au fost ndeplinite
urmtoarele condiii:
Exist o planificare (nelegere) scris ntre cele dou echipe cu privire la activitile care
vor fi desfurate (activitile includ i edine de lucru la care particip persoanele cheie
din cele dou echipe);
A fost numit o persoan responsabil cu coordonarea activitii de achiziii;
Activitile au fost planificate n aa fel nct pentru fiecare activitate a fost desemnat un
responsabil, pentru fiecare activitate exist o surs de verificare i un termen de realizare.
2. Etape
Etapele care trebuie parcurse i activitile care trebuie efectuate pentru realizarea unui
proces de achiziie public sunt urmtoarele:

36

Etapa
1

Programarea
achiziiilor publice
secundare

Activitate
- Punerea n coresponden cu
CPV
- Ierarhizare
- Alegere procedur
- Dac este cazul, elaborarea i
transmiterea anunului de
intenie

Elaborarea
documentaiei de
atribuire/ de selectare

Termene de referin
pentru servicii.
Proiect tehnic, lista
cantitilor de lucrri,
pentru lucrri.

-Dac este cazul, solicitare


garanie de participare

Not justificativ privind


stabilirea criteriului de
atribuire.

- Completarea Fiei de date a


achiziiei

Fia de date a achiziiei

- Stabilire formulare i modele

Formulare i modele
pregtite.

-Definitivare documentaie de
atribuire

Instruciuni pentru
ofertani.

- Publicarea anunului/invitaiei
de participare

Anun publicat

- Rspuns la solicitrile de
clarificri
- Reguli de participare i de
evitare a conflictului de interese
Derularea procedurii
de atribuire

Anunul de intenie, dac


este cazul

- Stabilire clauze contractuale

- Punerea la dispoziie a
documentaiei de atribuire

4.

Not justificativ privind


alegerea procedurii

Specificaiile tehnice pt.


bunuri.

- Stabilire criteriul de atribuire

Chemarea la competiie

Planul de achiziii

- Stabilire specificaii tehnice sau


documentaia descriptiv.
- Stabilire cerine minime de
calificare, daca este cazul, criterii
de selectare

Documente de verificare

- Dac este cazul, primire


candidatur i selectare candidai
- Dac este cazul, derularea
rundelor de discuii
- Termen pentru elaborare oferte
- Primire oferte
- Deschidere
- Examinare si evaluare oferte
- Stabilire oferta ctigtoare
- Anulare procedur, dac este

37

Invitaiile de participare
Documentaia de
atribuire
Declaraiile de
confidenialitate i
imparialitate
Note justificative
Procese verbale
Oferte tehnice i
financiare.
Registrul de oferte.
Proces verbal de
deschidere a ofertelor
Proces verbal de
evaluare.

cazul
5.

Atribuirea contractului
de achiziie public sau
ncheierea acordului
cadru

- Notificare rezultat

Notificri

- Perioada de ateptare

Contestaii

-Daca este cazul, soluionare


contestaii

Procese verbale

- Semnare contract/ncheiere
acord-cadru
- Transmitere spre publicare anun
de atribuire

Contract de furnizare,
prestare servicii, de
execuie lucrri, dup
caz

6.

Constituirea dosarului
achiziiei publice
secundare

- Definitivare dosar de achiziie


public

Dosar de achiziie

7.

Derularea
contractului/acordului
cadru

- Dac este cazul, constituirea


garaniei de bun execuie

Documente justificative
i documente de plat.

- Intrare n efectivitate

Situaie de lucrri.

- ndeplinirea obligaiilor asumate


i recepii pariale

Procese verbale de
recepii intermediare.

- Recepie final

Documente justificative
i documente de plat.

8.

Finalizarea contractului

- Dac este cazul, eliberare


garanie de bun execuie

Situaie de lucrri.
Procese verbale de
recepie final.

9.

Analiza procesului

- Concluzii

Concluzii

- Msuri de mbuntire

Rapoarte
Propuneri

6.4. Procesul de monitorizare


n procesul de monitorizare a aplicrii i respectrii procedurilor de achiziii derulate
de ctre beneficiarii de finanri nerambursabile sunt trei etape foarte importante din punctul
de vedere al monitorizrii i al verificrii modului de derulare a procedurii i anume:

1)

nainte de lansarea procedurii de achiziie

2)

nainte de semnarea contractului de achiziie

3)

La finalizarea contractului de achiziie

38

Etapa 1 monitorizare
VERIFICAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE
NAINTE DE LANSAREA PROCEDURII

Procesul de achiziie poate fi lansat n cazul n care sunt ndeplinite urmtoarele


cerine obligatorii:
A. Achiziia a fost planificat
B. Procedura de atribuire a fost aleas
C. Documentaia de atribuire a fost finalizat
D. Fia de date a achiziiei este completat corespunztor
A. Achiziia a fost planificat
Beneficiarul de finanare nerambursabil prin compartimentul specializat a elaborat
programul anual al achiziiilor publice, pe baza necesitilor i prioritilor, din care face
parte i Planul de achiziii a proiectului contractat.
Responsabilitatea elaborrii Planului de achiziii a proiectului revine n exclusivitate echipei
de implementare a proiectului.
Calendarul procedurii de achiziie public este gata elaborat i se ataeaz la documentaia
de atribuire.
Calendarul procedurii de achiziie este elaborat de ctre persoanele desemnate din echipa
de implementare a proiectului i compartimentul intern specializat n atribuirea contractelor
de achiziii.
La elaborarea calendarului s-a inut seama de:
calendarul de implementare a proiectului Phare;
termenele prevzute n Ordonana pentru publicarea anunurilor;
termenele prevzute n Ordonana pentru depunerea candidaturilor/ofertelor;
durata previzionat pentru examinarea i evaluarea candidaturilor/ ofertelor;
perioada de ateptare;
orice alte termene ce pot influena procedura.
B. Procedura de atribuire a fost aleas
Autoritatea Contractant va decide selectarea unei anumite proceduri de achiziie
publica, avnd n vedere:
complexitatea contractului de achiziie public;
costurile implicate de atribuirea contractului;

39

concurena i nivelul de dezvoltare a pieei pentru a se putea alege ntre licitaie deschis
i licitaie restrns;
constrngerile, cum ar fi urgena, compatibilitatea cu produsele; servicii deja existente n
cadrul autoritii respective, existena unui singur furnizor, prestator sau executant.

Procedurile de atribuire a contractului de achiziie public sunt:


a) licitaia deschis, respectiv procedura la care orice operator economic interesat are
dreptul de a depune oferta;
b) licitaia restrns, respectiv procedura la care orice operator economic are dreptul de a-i
depune candidatura, urmnd ca numai candidaii selectai s aib dreptul de a depune
oferta;
c) dialogul competitiv, respectiv procedura la care orice operator economic are dreptul de
a-i depune candidatura i prin care autoritatea contractant conduce un dialog cu
candidaii admii, n scopul identificrii uneia sau mai multor soluii apte s rspund
necesitilor sale, urmnd ca, pe baza soluiei/soluiilor, candidaii selectai s elaboreze
oferta final;
d) negocierea, respectiv procedura prin care autoritatea contractant deruleaz consultri cu
candidaii selectai i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu unul sau mai
muli dintre acetia. Negocierea poate fi cu sau fr publicarea prealabil a unui anun de
participare;
e) cererea de oferte, respectiv procedura simplificat prin care autoritatea contractant
solicit oferte de la mai muli operatori economici.
Excepii de la regula de atribuire sunt: dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte,
care se pot utiliza numai n condiiile prevzute de Ordonan.
De reinut:
Alegerea procedurii de atribuire se face pe baza unei note justificative.
Nota justificativ se elaboreaz de ctre autoritatea contractant (compartimentul intern
specializat n atribuirea contractelor de achiziii), este aprobat de ctre conductorul
acesteia i se ataeaz la dosarului achiziiei publice.
C. Documentaia de atribuire a fost finalizat
Responsabilitatea elaborrii documentaiei de atribuire aparine autoritii
contractante, prin intermediul compartimentului intern specializat sau prin intermediul
responsabilului desemnat prin decizie intern de ctre conductorul instituiei beneficiare de
finanare nerambursabil.
Documentaia de atribuire trebuie sa cuprind, cel puin:
informaii generale privind autoritatea contractant, n special cu privire la adres,
telefon, fax, e-mail, persoane de contact, mijloace de comunicare etc.;
instruciuni privind date limit care trebuie respectate i formaliti care trebuie
ndeplinite n legtur cu participarea la procedura de atribuire;
dac sunt solicitate, cerinele minime de calificare, precum i documentele care
urmeaz s fie prezentate de ofertani/candidai pentru dovedirea ndeplinirii
criteriilor de calificare i selecie;

40

caietul de sarcini sau documentaia descriptiv, aceasta din urm fiind utilizat n
cazul aplicrii procedurii de dialog competitiv sau de negociere;
instruciuni privind modul de elaborare i de prezentare a propunerii tehnice i
financiare;
informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea
ofertei ctigtoare;
instruciuni privind modul de utilizare a cilor de atac;
informaii referitoare la clauzele contractuale obligatorii;
calendarul procedurii de achiziie public.

Documentaia de atribuire trebuie sa conin urmtoarele formulare:


Fia de date a achiziiei;
Caietul de sarcini sau Documentaia descriptiv, dup caz;
Formularul de ofert;
Formularul de contract;
Formularul de scrisoare de garanie, dac se solicit;
Formularele privind declaraiile.
Autoritatea contractant are dreptul de a concepe i alte modele pe care s le ataeze
documentaiei de atribuire.
1. Caietul de sarcini reprezint punctul de pornire al elaborrii documentaiei de atribuire.
Caietul de sarcini se ntocmete de ctre autoritatea contractant, pentru urmtoarele
proceduri de atribuire:
licitaia deschis;
licitaia restrns;
cererea de oferte.
Caietul de sarcini reprezint descrierea obiectiv a produselor, serviciilor sau lucrrilor
necesare autoritii contractante.
Caietul de sarcini trebuie s conin, n mod obligatoriu:
a) specificaii tehnice;
b) criteriile de calificare i selecie;
c) criteriul de atribuire.
a) Specificaiile tehnice sunt, n general, acele cerine, prescripii, caracteristici tehnice cu
ajutorul crora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrrile.
b) Criteriile de calificare i selecie, atunci cnd sunt prevzute, trebuie s se refere numai
la:

situaia personal a candidatului sau ofertantului;


capacitatea de exercitare a activitii profesionale;
situaia economic i financiar;
capacitatea tehnic i/sau profesional;
standarde de asigurare a calitii;

41

standarde de protecie a mediului, dac este cazul.

Criteriile de calificare si selecie odat stabilite nu mai pot fi schimbate pe parcursul


aplicrii procedurii.
c) Criteriul de atribuire a contractului de achiziie public, poate fi:
preul cel mai sczut,
sau
oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic.
Criteriul de atribuire a contractului de achiziie public se precizeaz n mod obligatoriu n
anunul de participare i n cadrul documentaiei de atribuire.
Criteriul de atribuire odat stabilit nu poate fi schimbat pe toat durata de aplicare a
procedurii de atribuire.
De reinut:
Cnd se stabilete criteriul de atribuire se elaboreaz o not justificativ prin care se
motiveaz modul n care a fost stabilit ponderea factorilor de evaluare.
2. Documentaia descriptiv ine loc de caiet de sarcini n cazul aplicrii procedurilor de
negociere i dialog competitiv.
Documentaia descriptiv trebuie s conin:
descrierea necesitailor, obiectivelor si constrngerilor autoritii contractante,
orice alte informaii pe baza crora se va derula dialogul pentru identificarea soluiilor
viabile,
n cazul dialogului competitiv, dac s-a hotrt astfel, primele care vor fi acordate
participanilor la dialog,
posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea n runde succesive, cu scopul de a
reduce numrul de soluii discutate sau propuneri de oferte.
D. Fia de date a achiziiei este completat corespunztor
Fia de date a achiziiei trebuie s cuprind informaii i instruciuni privind:
autoritatea contractant, adres, telefon, fax, e-mail, persoane de contact;
adresa de unde se poate ridica, descrca documentaia de atribuire;
activitatea autoritii contractante;
modul de obinere a clarificrilor si a altor informaii;
soluionarea litigiilor;
Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor, adresa, telefon, fax, e-mail;
obiectul contractului de achiziie public i durata acestuia;
modul n care se va finaliza procedura;
dup caz, acordul-cadru, durata acestuia, numrul de operatori, valoarea minim i
maxim a unui contract subsecvent;
existena loturilor i modul de abordare;
acceptarea/ neacceptarea de oferte alternative;

42

codul CPV;
cantitatea produselor;
despre garanii;
termene de valabilitate a ofertei;
procedura aplicat i dac aceasta are ca etap final licitaia electronic;
cerinele minime de calificare precum i documentele care urmeaz s fie prezentate
pentru dovedirea ndeplinirii criteriilor de calificare i selecie, dac sunt solicitate;
data limit de depunere (or/zi/lun/an), locul de depunere i ce alte formaliti trebuie
ndeplinite n legtur cu participarea la procedura de atribuire;
informaii privind modul de elaborare i prezentare a propunerii tehnice i financiare;
informaii privind modul de elaborare i prezentare a ofertei;
informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire.

43

Etapa 2 monitorizare
VERIFICAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE
NAINTE DE SEMNAREA CONTRACTULUI.
Contractul de achiziii poate fi ncheiat numai n cazul n care sunt ndeplinite
urmtoarele cerine obligatorii:
A. Anunul de participare a fost publicat
B. Ofertele au fost nregistrate
C. Comisia de evaluare a fost numit
D. Declaraiile de imparialitate i confidenialitate au fost semnate de membrii comisiei
E. Procesul verbal de deschidere a ofertelor a fost ntocmit corespunztor
F. Raportul procedurii de atribuire a fost ntocmit corespunztor
G. Notificrile privind rezultatul procedurii de atribuire au fost trimise ctre ofertani
H. Anunul de atribuire a fost publicat
I. Clauzele contractuale au fost stabilite corespunztor
J. Termenul minim nainte de ncheierea contractului de achiziie a fost respectat.
A. Anunul de participare a fost publicat
n vederea asigurrii transparenei atribuirii contractelor de achiziie public,
autoritatea contractant, ori de cte ori dorete s atribuie un contract de achiziie public
sau s ncheie un acord-cadru are obligaia de a publica documentaia de chemare la
competiie n SEAP.
Anunul de participare trebuie s conin cel puin informaiile prevzute de anexa
nr. 1 la Norme dar, de regul, nu mai mult de 650 de cuvinte.
Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit
depete pragurile2 pentru care este obligatorie publicarea anunului de participare n
Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile
cuprinse n anexa nr. 3A din Ordonan, prin utilizarea formularelor standard adoptate de
Comisia European.
Invitaia de participare, se transmite dup publicarea n SEAP, atunci cnd se iniiaz
procedura de cerere de oferte.
2

Valoarea estimat a contractului/acordului-cadru de furnizare sau de servicii care urmeaz s fie


atribuit/ncheiat este mai mare dect echivalentul n lei a 125.000 euro; valoarea estimat a
contractului/acordului-cadru de lucrri care urmeaz s fie atribuit/ncheiat este mai mare dect echivalentul n
lei a 5.000.000 euro.

44

Invitaia de participare trebuie s cuprind cel puin urmtoarele informaii:


data limit stabilit pentru primirea ofertelor;
adresa la care se transmit ofertele;
limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta;
dac se solicit ndeplinirea unor criterii minime de calificare, menionarea acestora;
scurt descriere a obiectului contractului de achiziie public ce urmeaz s fie atribuit;
modul de obinere a documentaiei de atribuire.
n cazul n care documentaia de atribuire este accesibil direct prin mijloace electronice,
autoritatea contractant are obligaia de a include n invitaia de participare informaii
privind modul de accesare a documentaiei respective.
De reinut:
Obligaia publicrii n SEAP a Anunului de participare se realizeaz numai prin
mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.elicitaie.ro.
B. Ofertele au fost nregistrate
a. Ofertele au fost nregistrate cronologic aa cum au fost primite.
b. Integritatea Plicurilor n care au fost depuse Ofertele au fost verificate
C. Comisia de evaluare a fost numit

Autoritatea contractant a emis Actul administrativ de numire a comisiei de evaluare;


Exist o Not justificativ privind cooptarea de experi externi, dac este cazul (n situaii
n care obiectul achiziiei este un bun, un serviciu sau o lucrare de o complexitate care
necesit cooptarea de experi n vederea evalurii corecte a ofertelor).
D. Declaraiile de imparialitate i confidenialitate au fost semnate de membrii
comisiei

n scopul asigurrii confidenialitii i imparialitii n cursul procesului de


achiziii publice, precum i n vederea evitrii conflictului de interese, toi membrii comisiei
de evaluare trebuie s dea o declaraie de confidenialitate i imparialitate.
De reinut:
Declaraia se completeaz n ziua deschiderii ofertelor/candidaturilor.
n cazul n care un membru al comisiei se afl n una dintre situaiile de
incompatibilitate, atunci acesta se va auto-sesiza n scris, autoritatea contractant avnd
obligaia s l nlocuiasc de ndat.
E. Procesul verbal de deschidere a ofertelor a fost ntocmit corespunztor
Plicurile coninnd ofertele au fost deschise de ctre preedintele comisiei de evaluare
care a anunat urmtoarele informaii:

45

denumirea (numele) ofertanilor;


modificrile i retragerile de oferte;
existena garaniilor de participare;
elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preul;
cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea ofertelor
prezentate ntr-o alt moned;
propuneri de oferte alternative (dac este cazul);
orice alte detalii i precizri pe care comisia de evaluare le consider necesare.

De reinut:
Nici o ofert nu poate fi respins n cadrul edinei de deschidere, cu excepia ofertelor
ntrziate i a celor care nu fac dovada constituirii garaniei pentru participare.
Orice decizie cu privire la calificarea ofertanilor, respectiv candidailor sau, dup
caz, cu privire la evaluarea ofertelor, va fi luat de ctre comisia de evaluare n cadrul unor
edine ulterioare edinei de deschidere a ofertelor.
Comisia de evaluare a ntocmit un proces-verbal de deschidere care include
informaiile anunate de ctre preedintele comisiei.
De reinut:
Procesul verbal privind edina de deschidere a ofertelor a fost semnat de ctre membrii
comisiei i de ctre reprezentanii ofertanilor care au fost prezeni la deschiderea
ofertelor.
F. Raportul procedurii de atribuire a fost ntocmit corespunztor
Raportul procedurii de atribuire cuprinde:

denumirea i sediul autoritii contractante;


obiectul contractului de achiziie public/acordului-cadru sau sistemului de achiziie
dinamic;
daca este cazul, denumirea/numele candidailor participani la procedur;
dac este cazul, denumirea/numele candidailor selectai i neselectai, precum i
motivele care au stat la baza selectrii sau neselectrii respectivilor candidai;
denumirea/numele ofertanilor participani la procedur;
denumirea/numele ofertanilor respini i motivele care au stat la baza acestei decizii;
dac este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost
respinse ca urmare a considerrii preurilor prezentate ca fiind neobinuit de sczute;
denumirea/numele ofertantului/ofertanilor a crui/cror ofert a fost declarat
ctigtoare i motivele care au stat la baza acestei decizii;
n cazul ofertantului/ofertanilor ctigtori, partea din contract pe care acesta/acetia au
declarat c o subcontracteaz mpreun cu denumirea/numele subcontractanilor;
dac este cazul, justificarea hotrrii de anulare a procedurii de atribuire.

46

De reinut:
Raportul procedurii de atribuire trebuie aprobat de ctre conductorul autoritii
contractante care a efectuat achiziia public.
G. Notificrile privind rezultatul procedurii de atribuire au fost trimise ctre ofertani.
Autoritatea contractant a informat candidaii/ofertanii despre deciziile referitoare la:
atribuirea contractului de achiziie public;
ncheierea acordurilor-cadru;
admiterea ntr-un sistem de achiziie dinamic;
dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi
proceduri.
Comunicarea s-a realizat n scris i nu mai trziu de 3 zile lucrtoare de la emiterea deciziilor
respective.
Comunicarea s-a transmis i prin fax sau prin mijloace electronice. Dac aceast nu sa realizat i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de ateptare naintea semnrii
contractului se majoreaz cu 3 zile lucrtoare.
Ofertanii ctigtori au fost informai cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.
Ofertanii/candidaii care au fost respini sau a cror ofert nu a fost declarat ctigtoare
au fost informai asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, dup cum
urmeaz:
fiecrui candidat respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a
candidaturii sale;
pentru fiecare ofert respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de
respingere.
H. Anunul de atribuire a fost publicat
Anunul de atribuire a fost transmis spre publicare n cel mult 48 de zile dup ce:
s-a finalizat procedura de licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv, negociere,
prin atribuirea contractului de achiziie public sau ncheierea acordului-cadru;
s-a finalizat un concurs de soluii prin stabilirea concurentului ctigtor;
s-a atribuit un contract de achiziie public printr-un sistem dinamic de achiziii.
Anunul de atribuire conine cel puin informaiile prevzute de anexa nr. 1 la Norme, dar de
regul, nu mai mult de 650 de cuvinte.
Anunul de atribuire se public n: SEAP
I. Clauzele contractuale au fost stabilite corespunztor
nainte de stabilirea clauzelor contractuale trebuie s se stabileasc tipul contractului.

47

Contractele de achiziie public pot fi:


contracte de furnizare;
contracte de servicii;
contracte de lucrri.
Calificarea naturii juridice a contractului de achiziie public este dat de obiectul
preponderent ca valoare.
Contractul de achiziie public care are ca obiect att furnizarea de produse, ct i prestarea
de servicii este considerat:
a) contract de furnizare, dac valoarea estimat a produselor este mai mare dect valoarea
estimat a serviciilor prevzute n contractul respectiv;
b) contract de servicii, dac valoarea estimat a serviciilor este mai mare dect valoarea
estimat a produselor prevzute n contractul respectiv.
Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice
contract de achiziie public trebuie s conin referitor la:
obiectul principal al contractului;
preul contractului;
durata contractului;
sanciuni ale neexecutrii culpabile a obligaiilor;
documentele contractului;
obligaiile principale ale prilor.
Clauze contractuale specifice sunt acele prevederi contractuale specifice fiecrui
contract de achiziie public care se stabilesc, de regul, prin acordul prilor n funcie de
necesitile obiective ale autoritaii contractante i de coninutul ofertei declarat
ctigtoare.
Clauze contractuale specifice pot fi propuse att de autoritatea contractant
secundar ct i de ctre operatorul economic ofertant, dac este permis acest lucru prin
documentaia de atribuire.
Clauzele specifice nu trebuie s anihileze clauzele obligatorii.
Clauzele specifice care afecteaz clauzele obligatorii nu produc nici un efect.
De reinut:
Contractul de achiziie public se ncheie n form scris, n cel puin dou exemplare.
Dac ofertantul declarat ctigtor refuz ncheierea contractului, procedura de atribuire
va fi anulat, iar autoritatea contractant va relua procedura.
Contractul de achiziie public nceteaz de drept la expirarea perioadei pentru care a fost
ncheiat.
J. Termenul minim nainte de ncheierea contractului de achiziie a fost respectat.

48

Autoritatea contractant (conform Art. 205 din Ordonana de urgen a Guvernului


nr. 34/2006) are dreptul de a ncheia contractul de achiziie public numai dup mplinirea
termenului de:
15 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, n cazul
n care valoarea contractului de achiziie public este mai mare dect pragurile valorice
prevzute la art. 124;
7 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, n cazul
n care valoarea contractului de achiziie public este mai mic sau egal cu pragurile
valorice prevzute la art. 124.
Art. 124 din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006
Autoritatea contractant are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai n cazul n care
valoarea estimat, fr TVA, a contractului de achiziie public este mai mic dect echivalentul n lei
al urmtoarelor praguri:
a) pentru contractul de furnizare: 40.000 euro;
b) pentru contractul de servicii: 40.000 euro;
c) pentru contractul de lucrri: 250.000 euro.
De reinut:
Contractul de achiziie public ncheiat nainte de mplinirea termenelor prevzute mai
sus este lovit de nulitate absolut.

49

Etapa 3 - monitorizare
VERIFICAREA NDEPLINIRII PROCEDURII DE ACHIZIII
LA FINALIZAREA CONTRACTULUI
Contractul de achiziii se consider finalizat numai n cazul n care sunt
ndeplinite urmtoarele cerine obligatorii:
A. Dosarul de achiziie este complet
B. Condiiile contractuale au fost respectate
A. Dosarul de achiziie este complet dac cuprinde urmtoarele documente:
1. Informaii generale: denumirea contractului, procedura aplicat, data lansrii procedurii,
persoana responsabil de actualizarea elementelor dosarului;
2. Opis al documentelor;
3. Copia filei de buget sau orice alt document care dovedete existena fondurilor;
4. Nota justificativ privind determinarea valorii estimate, fr TVA;
5. nregistrrile care dovedesc transmiterea anunului de intenie;
6. nregistrrile care dovedesc transmiterea anunului de participare i Invitaia de
participare;
7. Documentaia de atribuire;
8. Nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire, n cazul n care procedura de
atribuire a fost alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns;
9. Nota justificativ privind alegerea criteriilor de selecie;
10. Nota justificativ privind alegerea criteriului de atribuire;
11. Nota justificativ privind accelerarea procedurii de atribuire, dac este cazul;
12. Procesul verbal de deschidere a ofertelor;
13. Raportul procedurii de atribuire;
14. Oferta ctigtoare n original;
15. Contractul de achiziie public, semnat;
16. nregistrrile care dovedesc transmiterea anunului de atribuire;
17. Garania de bun execuie i nregistrrile care dovedesc pstrarea acesteia;
18. Documentele constatatoare privind ndeplinirea obligaiilor contractuale;
19. Dovada ndeplinirii obiectului contractului procese verbale de recepie preliminare i
finale;
20. Dovada efecturii plailor;
21. Dovada nregistrrii n contabilitate a rezultatului derulrii contractului.
Dosarul de achiziie public
Dosarul achiziiei publice are caracter de document public i cuprinde toate
activitile desfurate n cadrul unei proceduri de atribuire, respectiv toate documentele
necesare pentru derularea procedurii.
se ntocmete i se pstreaz de ctre autoritatea contractant prin compartimentul
intern specializat de achiziii publice;

50

se ntocmete pentru fiecare:


o contract de achiziie public atribuit,
o acord-cadru ncheiat,
o contract de concesiune atribuit,
o lansare a unui sistem de achiziie dinamic.
se pstreaz att timp ct contractul de achiziie public sau acordul cadru produce
efecte juridice, cel puin 5 ani de la data finalizrii acestuia;
dac este solicitat poate fi pus la dispoziia:
o oricrei autoriti publice interesate spre consultare, cu condiia ca nici o
informaie s nu fie dezvluit dac dezvluirea ei ar fi contrar legii, ar
mpiedica aplicarea legii, ar afecta interesul public, ar prejudicia interesul
comercial legitim al prilor sau ar afecta libera concuren;
o organelor abilitate de a ridica documente care pot servi la dovedirea
fraudelor, contraveniilor sau infraciunilor;
Ori de cte ori dosarul de achiziie public este solicitat, se nmneaz o copie a
acestuia, iar originalul rmne la autoritatea contractant.
n cazul n care este solicitat originalul dosarului de achiziie public, autoritatea
contractant realizeaz o copie a acestuia.
Dosarul de achiziie public se pune la dispoziia celor interesai pe baz de proces-verbal de
predare primire, care trebuie s cuprind lista documentelor coninute, precum i numrul
de file al fiecrui document.
Accesul persoanelor la aceste informaii se realizeaz cu respectarea termenelor i
procedurilor prevzute de reglementrile legale privind liberul acces la informaiile de
interes public.
Accesul nu poate fi restricionat dect n msura n care aceste informaii sunt clasificate sau
protejate de un drept de proprietate intelectual, potrivit legii.
B. Condiiile contractuale au fost respectate
Respectarea condiiile contractuale privind ndeplinirea obligaiilor asumate n
contract sunt dovedite prin urmtoarele documente:
a) Documente care dovedesc ndeplinirea obiectului contractului;
b) Documente care dovedesc efectuarea plilor;
c) Documente care dovedesc nregistrarea n contabilitate a rezultatului derulrii
contractului.
a) Documentele care dovedesc ndeplinirea obiectului contractului sunt, de regul:
Pentru contracte de furnizare bunuri:
Comand pentru cantitile de bunuri, stabilite n documentaia de atribuire;
Factur fiscal (documentul financiar justificativ) cu cantitile i costurile unitare conform
ofertei ctigtoare;
Aviz de nsoire a mrfii, dac este cazul;
Not de recepie a bunurilor;

51

Proces verbal de predare-primire, Proces-verbal de punere n funciune, Proces verbal de


efectuare de probe dup caz;
Certificat de garanie.
Pentru contracte de servicii:
Proces-verbal de recepie, dup caz pentru cantitatea i calitatea serviciilor furnizate;
Proces verbal de recepie a proiectului tehnic n cazul serviciilor de proiectare;
Raport de evaluare, pontaje pentru orele de consultan, consiliere n cazul serviciilor de
consultan, consiliere i formare.
Pentru contracte de execuie lucrri
Procese-verbale de recepie parial, preliminar - la terminarea lucrrilor i final;
Caietul tehnic al lucrrilor executate;
Graficul de execuie a lucrrilor;
Documentele legate de garania de bun execuie.
b) Documentele care dovedesc efectuarea plailor sunt:
Ordinul de plat;
Extrasul bancar;
Chitan, Chitan fiscal.
c) Documentele care dovedesc nregistrarea n contabilitate a rezultatului derulrii
contractului
Note de recepie;
Lista obiectelor de inventar;
Lista mijloacelor fixe.

7. Servicii sociale
7.1 Introducere n sistemul serviciilor sociale
Noul model al Europei sociale s-a impus ca urmare a schimbrilor profunde n
politica social, realitatea demonstrnd c pentru a pune bazele unui stat modern al
bunstrii, cu o economie eficient i prosper, nu sunt suficiente numai msurile financiare,
fiind necesar, n paralel, dezvoltarea msurilor de suport i de intervenie social destinate
prevenirii i combaterii excluziunii sociale.
Primii pai importani n consolidarea instrumentelor legale privind politicile sociale
n domeniu au fost realizai odat cu semnarea Memorandumului Comun privind
Incluziunea Social. De atunci, Romnia, prin toate aciunile pe care le-a realizat, a ncercat
s adopte Metoda Deschis de Coordonare, pentru c numai astfel ceea ce se realizeaz poate
avea sustenabilitate i poate s rspund nevoilor sociale reale.
Politica social actual se axeaz pe reducerea inegalitilor i a dezechilibrelor,
promovnd coeziunea social i, mpreun cu politicile economice, de ocupare, creeaz
mecanismul necesar pentru combaterea srciei, pentru mbuntirea condiiilor de via i
de munc i contribuie la creterea calitii vieii.

52

Obiectivul general al Planului Naional de Dezvoltare 2004-2006 n domeniul


dezvoltrii resurselor umane vizeaz adaptabilitatea i ocuparea forei de munc, precum i
promovarea incluziunii sociale a grupurilor sociale cu risc mare de excludere de pe piaa
muncii.
Un loc important printre msurile prevzute n politica regional a Romniei l
reprezint domeniul dezvoltrii resurselor umane. n acest sens, prioritatea a treia a Planului
Naional de Dezvoltare 2004-2006 se refer la dezvoltarea resurselor umane, creterea
gradului de ocupare i combaterea excluziunii sociale.
7.1.1 Definirea i tipologiile de servicii sociale
n sensul Ordonanei nr. 68 din 28 august 2003 privind serviciile sociale, aprobat
prin Legea nr. 515 / 2003 i modificat prin Ordonana de Guvern nr. 86 / 2004, serviciile
sociale reprezint ansamblul complex de msuri i aciuni realizate pentru a rspunde
nevoilor sociale individuale, familiale sau de grup, n vederea prevenirii i depirii unor
situaii de dificultate, vulnerabilitate sau dependen pentru prezervarea autonomiei i
proteciei persoanei, pentru prevenirea marginalizrii i excluziunii sociale, pentru
promovarea
incluziunii
sociale
i
n
scopul
creterii
calitii
vieii.
Serviciile sociale sunt asigurate de ctre autoritile administraiei publice locale,
precum i de persoane fizice sau persoane juridice publice ori private, n condiiile prevzute
de legislaia n vigoare. n funcie de complexitatea situaiei, serviciile sociale pot s fie
furnizate n sistem integrat, prin asocierea serviciilor medicale, educaionale, de locuire i de
ocupare n munc, la serviciile sociale.
Tipologia serviciilor sociale
Serviciile sociale pot fi servicii sociale cu caracter primar i servicii sociale
specializate, ambele categorii avnd caracter proactiv.
- Serviciile sociale cu caracter primar sunt serviciile sociale care au drept scop prevenirea
sau limitarea unor situaii de dificultate ori vulnerabilitate care pot duce la marginalizare sau
excluziune social.
- Serviciile sociale specializate sunt serviciile sociale care au drept scop meninerea,
refacerea sau dezvoltarea capacitilor individuale pentru depirea unei situaii de nevoie
social.
7.1.2.Principiile i valorile care stau la baza furnizrii serviciilor sociale
a) solidaritatea social;
b) unicitatea persoanei;
c) libertatea de a alege serviciul social n funcie de nevoia social;
d) egalitatea de anse i nediscriminarea n accesul la servicii sociale i n furnizarea
serviciilor sociale;
e) participarea beneficiarilor la ntregul proces de furnizare a serviciilor sociale;
f) transparen i responsabilitate public n acordarea serviciilor sociale;
g) proximitate n furnizarea serviciilor sociale;
h) complementaritate i abordare integrat n furnizarea serviciilor sociale;

53

j) concurena i competitivitate n furnizarea serviciilor sociale;


i) confidenialitate;
k) parteneriat ntre prile implicate n procesul de furnizare a serviciilor sociale i
beneficiarii acestora.
Etape n coordonarea serviciilor de ngrijire

Luarea n
eviden

1
Evaluarea
nevoilor
2
Plan de ngrijire

5
Bilan

4
Monitorizarea
serviciilor

3
Implementarea
planului de ngrijire

7.2. Managementul serviciilor sociale


Nevoi i servicii
Un principiu fundamental n furnizarea serviciilor sociale este acela de a pune beneficiarul
n centrul sistemului care i ofer serviciile. Modul n care se poate traduce n practic acest
principiu este aparent simplu: evalueaz nevoile beneficiarilor i ofer-le serviciile n funcie
de nevoile identificate (i nu n funcie de ceea ce tu, ca furnizor de servicii sociale, poi s
oferi).
Serviciile sociale sunt adesea criticate ca fiind centrate pe furnizor i nu pe nevoile
beneficiarilor. Acest lucru nseamn c serviciile pe care le primesc beneficiarii sunt un
amestec compus din ceea ce furnizorii pot organiza mai uor i se refer la ceea ce cred
furnizorii c le-ar trebui acestora.
Uneori, din raiuni politice sau din necunoaterea situaiei sunt create servicii care nu
corespund nevoilor oamenilor (ale grupurilor vulnerabile) ncercndu-se apoi s se
adapteze nevoile oamenilor la serviciile create.

54

Nu este uor s defineti nevoile unei persoane sau ale unei categorii de populaie. Pentru a
crea un serviciu centrat pe nevoile populaiei, furnizorul de servicii i beneficiarii serviciilor
trebuie s abordeze trei probleme:
1. Organizarea serviciului s fie fcut astfel nct nevoia, aa cum este ea resimit
de beneficiar, s fie pe primul plan, iar serviciul s se ghideze dup o evaluare a
nevoilor;
2. Coordonarea diferitelor tipuri de servicii oferite s fie fcut astfel nct o
populaie sau un client s primeasc exact combinaia de servicii de care are
nevoie, fr timpi mori sau duplicri, oferind astfel premisele unei continuiti
n furnizarea serviciilor;
3. Realizarea unei legturi ntre niveluri diferite privind oferta de servicii:
individual, de grup i de populaie.
Procesul de furnizare a serviciilor sociale cuprinde n general urmtoarele etape:
Coordonarea / managementul ngrijirilor este procesul prin care serviciile sunt
organizate i furnizate dup nevoile fiecrui individ.
n cadrul procesului de furnizare de servicii, toate persoanele dependente au dreptul
s beneficieze de:
evaluarea gradului de dependen, ceea ce nseamn, din punctul de vedere al
beneficiarului, s primeasc servicii adecvate nevoilor identificate i din perspectiva
furnizorului, s proiecteze servicii eficiente din punctul de vedere al costurilor (o bun
alocare a resurselor umane, financiare pentru a obine rezultatele dorite);
asisten i ajutor / ngrijire pentru a-i conduce i continua viaa n conformitate cu
potenialul i capacitile proprii i, n consecin, pentru a avea acces la servicii de
calitate adecvate nevoilor;
respectarea demnitii i autonomiei proprii, prin crearea unui sistem de ngrijire
adecvat nevoilor socio-medicale complexe ale beneficiarilor, de care acetia s fie
informai i la care s poat avea acces indiferent dac sunt persoane imobilizate la pat n
propriul domiciliu sau sunt persoane active social.
Etape n coordonarea / managementul servciiilor sociale
Cele 7 etape ale procesului de coordonare a ngrijirilor sunt:
1. Informarea populaiei (a beneficiarilor) despre gama de servicii oferite, n ct timp se
poate primi serviciul i care este procedeul prin care se poate obine;
2. Luarea n eviden: procedeul prin care se face o luare n eviden a nevoilor i, astfel, s
se poat aprecia care ar trebui s fie nivelul de evaluare pentru a se potrivi cu nevoile
fiecrui client;
3. Evaluarea nevoilor: a nelege nevoile fiecrui individ care solicit servicii i a le oferi, n
funcie de prioriti i de resursele pe care le are organizaia;
4. Planul de ngrijire: pe baza nevoilor identificate, elaborarea planului de ngrijire
individual;
5. Implementarea planului de ngrijire: asigurarea de resurse pe toat durata stabilit pn
la atingerea obiectivelor din planul de ngrijire;

55

6. Contractarea i monitorizarea serviciilor: controlul i asigurarea de resurse astfel ca


serviciile s fie furnizate;
7. Examenele de bilan: reanalizarea periodic a nevoilor i, astfel, reajustarea planului de
ngrijire.
1. INFORMAREA POPULAIEI
Primul pas n managementul serviciilor sociale este acela de a informa populaia
despre gama de servicii oferite care pot s rspund anumitor nevoi.
Cu alte cuvinte, o organizaie care ofer servicii trebuie s-i informeze potenialii beneficiari
despre:
ce tipuri de servicii sunt furnizate;
n ct timp pot fi acestea oferite;
care sunt criteriile prin care beneficiarii pot fi eligibili pentru un serviciu sau nu;
dac sunt eligibili, care sunt informaiile detaliate despre celelalte etape ale ngrijirilor
(evaluare complex, plan de ngrijire etc);
dac serviciile sunt pltite sau nu;
care sunt procedurile de plngeri i sesizri, n cazul n care, din punctul de vedere al
beneficiarului sau al furnizorului de servicii, apar probleme;
cine este responsabil de caz din partea organizaiei furnizoare i care este modalitatea
prin care se poate ajunge la serviciile complementare ale unei alte organizaii;
contractul n care se vor specifica drepturile i responsabilitile fiecrei pri.
Informarea se face nu numai pentru ca beneficiarii s poat alege ntre un serviciu sau
altul, ci, mai ales, pentru a putea da un cuvnt de spus celui care l primete i, n acest fel,
beneficiarul (clientul) s fie tratat ca un adevrat partener de-a lungul ntregului proces.
Informarea se va face de o manier coerent n care aceleai informaii vor fi furnizate n toate
locurile sau prin mass-media.
Din experiena derulrii de proiecte sociale s-a constatat c, pentru a face publice
serviciile oferite prin aciuni de diseminare de informaii, un element central este nsi
descrierea lor. Informaiile trebuie prezentate ntr-o form clar i coerent i pe un suport
accesibil att pentru populaie, ct i pentru viitorii profesioniti. Folosirea unui limbaj
adecvat pentru populaie n general i chiar adaptat special pentru categoriile de populaie
vizate este, de cele mai multe ori, cheia succesului la debutul furnizrii serviciilor. Un alt
aspect important este cel al echilibrului ntre ceea ce organizaia spune c ofer i ceea ce
poate s ofere cu adevrat.
Uneori, etapa de informare este fie srit, fie desfurat incomplet, i atunci ne putem
confrunta, de exemplu, cu situaia n care s avem o avalan de cereri (cele neeligibile
predominnd) pe care organizaia trebuie s le rezolve n timp scurt i crora personalul nu
le poate face fa. De aceea, este important ca, de la bun nceput, informaiile despre servicii
s includ att criteriile de eligibilitate a beneficiarilor, ct i criteriile de prioritizare a
cererilor. Respectnd aceste standarde, managerii de servicii respect de fapt principiul
alocrii transparente a resurselor, care trebuie s se constituie ntr-o baz comun de oferire a
serviciilor pentru toat lumea.
Criterii de eligibilitate a beneficiarilor

56

Beneficiarii de servicii sociale sunt:


a) persoane i familii aflate n dificultate sau ntr-o situaie de risc;
b) grupuri sociale n situaii de dificultate sau risc, generatoare de marginalizare sau
excluziune social;
c) comunitati care au nevoie de sensibilizare, prevenire i combatere a situaiilor de
dificultate sau risc."
Beneficiarii de servicii sociale pot fi: copii, persoane vrstnice, persoane cu handicap,
persoane dependente de consumul de droguri, alcool sau alte substane toxice, persoane care
au prsit penitenciarele, familii monoparentale, persoane afectate de violena n familie,
victime ale traficului de fiine umane, persoane infectate sau bolnave HIV/SIDA, fr
venituri sau cu venituri mici, imigrani, persoane fr adpost, bolnavi cronici, persoane care
sufer de boli incurabile, precum i alte persoane aflate n situaii de nevoie social."
2. EVALUAREA INIIAL
Beneficiarii sau potenialii beneficiari pot fi trimii ctre o gam mai larg de servicii.
Evaluarea este un proces costisitor; a face o evaluare standard complex pentru toat
lumea, chiar dac e necesar, ar nsemna o cheltuial suplimentar i, deci, o utilizare
ineficient a resurselor disponibile.
Pentru a putea estima nivelul de complexitate a evalurii, primul contact ntre
furnizorul de servicii sociale i cel care solicit serviciul este crucial, mai ales n aceast
perioad, cnd serviciile nu sunt suficient rspndite. Furnizorul trebuie s angajeze, la
recepia biroului, o persoan capabil s ofere toate informaiile cerute i care, n acelai
timp, s tie s pun ntrebri i s descopere adevratele nevoi ale beneficiarilor nc de la
primul apel telefonic. Dup ce s-a asigurat c cel care solicit ajutorul a neles ce face
organizaia (ce servicii furnizeaz) recepionerul va completa rapid o fi de luare n
eviden. Fia trebuie s fie simpl, uor de completat, dar s conin datele eseniale pentru
a le putea discuta ulterior n echip i, cnd cazul este clasificat drept eligibil, una sau mai
multe persoane din echip vor merge s fac o evaluare a nevoilor. De multe ori, se ntmpl
ca persoana care a preluat apelul s fie aglomerat i timpul alocat fiecrui beneficiar s fie
sczut sau chiar fia de evaluare iniial s nu poat cuprinde totul. De aceea, ar trebui ca
autorul evalurii iniiale s aib experien profesional, s se orienteze rapid i s pun o
serie de ntrebri care s descopere nevoile reale. Persoana desemnat s fac aceast
evaluare va fi o persoan antrenat, care s stimuleze conversaia i s ncerce s descopere
alte nevoi semnificative, uneori evitate de cel care cere sprijin, dar care sunt uneori
adevratele nevoi. Graba i superficialitatea sunt adesea cauzele erorilor de diagnostic n
evaluarea iniial sau n cea complex.
De multe ori, furnizorul nu poate asigura toat gama de servicii de ngrijire de care e
nevoie; de aceea, va trebui s v informai de la nceput cu privire la serviciile furnizate de
alte organizaii publice sau private. Chiar dac suntei solicitai pentru un serviciu simplu iar
la domiciliu descoperii un caz mult mai complex (persoana este singur, cu mari probleme
sociale) avei datoria s ncercai s rezolvai cazul ntr-o manier profesionist, abordnd
att la evaluare, ct i rezolvnd cazul mai departe att din punct de vedere social, ct i
medical. Este important s gestionai ateptrile celor care solicit servicii nc de la primul
contact cu acetia.
Cnd facei estimarea iniial a nevoilor potenialilor beneficiari, completnd fia de
luare n eviden, este important s determinai nivelul resurselor ce vor fi angajate pentru

57

evaluarea ulterioar pe teren. Pentru unii beneficiari va fi nevoie ulterior de o evaluare


simpl, pentru alii, cu nevoi complexe, se impune o evaluare complex.
Un aspect important al acestei etape este clarificarea tuturor nelmuririlor pentru
persoana aflat n nevoie i, n special, identificarea unei posibile situaii de urgen. n
acelai timp, managerul de caz trebuie s aib n vedere o marj de flexibilitate pentru a
putea acorda, atunci cnd ar putea fi nevoie, evaluri mai amnunite i mai cuprinztoare.
3. EVALUAREA INTEGRAT A NEVOILOR
Este procesul prin care nelegem nevoile fiecrui beneficiar i, n funcie de acestea i
de prioriti, oferim serviciile conform unui plan de ngrijire. Evaluarea, care este primul
serviciu acordat efectiv, va fi fcut n termen de maximum 48 - 72 de ore de la solicitare.
Locul n care se va desfura evaluarea poate influena uneori n mod decisiv
acordarea ulterioar de servicii. Prin urmare evaluarea nu se face numai la birou i nici
exclsuiv la telefon, ci acolo unde se afl beneficiarul i/sau unde vor fi furnizate serviciile
sociale. De exemplu, procesul de evaluare a nevoilor e bine s aib loc la domiciliul
beneficiarilor n cazul ngrijirilor la domiciliu pentru a avea o imagine complet asupra
mediului n care triesc acetia i a descoperi alte nevoi, sau la centru, n cazul serviciilor
specializate. Dac evaluarea se face acas, putem s aflm mai multe date despre viitorul
nostru beneficiar. Dac ai fcut evaluarea i observai c ar mai fi multe de discutat, putei
s revenii pentru o nou evaluare, ncercnd, pe ct posibil, s gsii un spaiu n care
beneficiarul s poat comunica liber.
Evaluarea este un proces cheie de care depinde oferirea serviciilor pe viitor; o
evaluare corect va avea ca rezultat un plan de ngrijire corespunztor. Evaluarea se face n
echipa interdisciplinar, asistent medical i asistent social, psiholog, psihoterapeut, medic.
Este de preferat ca la evaluare s participe cel mult dou persoane (din domeniul social i
medical), pentru ca aceasta s nu devin un proces greoi i obositor att pentru profesioniti,
ct i pentru beneficiar.
Fia de evaluare socio-medical cuprinde:
1. Date personale (persoana evaluat, reprezentant legal, persoana de contact n caz de
urgen);
2. Evaluare social (date despre condiiile de locuit, date despre reeaua de familie, date
despre reeaua de prieteni, vecini, date privind situaia socio-economic);
3. Evaluarea strii de sntate (diagnostic prezent, stare de sntate - pe aparate,
investigaii paraclinice relevante, recomandri de tratament i recuperare);
4. Evaluarea gradului de dependen (gril):
Activiti de baz ale vieii zilnice;
Activiti instrumentale;
Evaluarea statusului senzorial i psihoafectiv.
5. Rezultatele evalurii cu ncadrarea n grade de dependen;
6. Serviciile sociale i socio-medicale recomandate, n funcie de nevoile identificate;
7. Oferta local de servicii care pot acoperi nevoile identificate;
8. Concluzii - recomandri finale;
9. Componena echipei de evaluare.
Toate datele trebuie scrise, datate i semnate de ctre profesionistul care a fcut evaluarea.

58

Rezultatele procesului de evaluare:


La sfritul evalurii, beneficiarul trebuie s tie:
cnd va fi informat asupra deciziei organizaiei cu privire la planul lui de ngrijire;
dac este sau nu eligibil;
pentru ce tipuri de nevoi organizaia / furnizorul poate s furnizeze servicii sau care alt
furnizor poate s rspund la nevoile identificate;
dac nu sunt furnizate anumite servicii, cine le furnizeaz, unde i cum poate fi contactat;
cnd poate s solicite o nou evaluare;
care este procedura de reclamaie / contestaie i cui i se adreseaz n cazul n care este
nemulumit de procesul de evaluare sau, mai trziu, de serviciile de care beneficiaz.
n concluzie:
evaluarea trebuie s fie un proces simplu i rapid;
evaluarea este un proces individualizat;
dac nevoile sunt complexe i nu pot fi acoperite de serviciile unei singure organizaii,
facei aranjamentele necesare cu alte organizaii;
nu promitei c vei face mai mult i mai repede dect putei ntr-adevr s facei;
ncercai s nelegei, pe ct posibil, din prima evaluare, care sunt adevratele nevoi i
cum se ntreptrund aceste nevoi;
pentru nevoia pe care o descoperii n timpul evalurii ca fiind cea mai important (care
poate fi diferit de cea pentru care suntei solicitai) alocai resursele: uneori, acesta este
un subiect de negociere cu beneficiarul dvs.;
alegei locul potrivit pentru evaluare;
clarificai mpreun cu beneficiarul serviciile care vor fi furnizate (cnd ncep, cine le
ofer, cte ore) de ctre organizaia dvs. i care vor fi oferite de alte organizaii;
ncercai s avei o echip mixt (social i medical) antrenat de evaluatori care s fie apt
s fac evalurile complexe;
dac observai diferene mari n modul de a evalua al membrilor echipei, un nou curs de
instruire pentru evaluatori poate fi luat n considerare;
nu uitai c evaluarea este deja primul serviciu pe care l oferii, iar acesta, ca i celelalte,
va fi oferit astfel nct s respecte principiile ngrijirilor i drepturile fiecrui beneficiar.
4. PLANUL DE SERVICII
A face un plan de servicii nseamn a identifica cele mai bune ci pentru a atinge
obiectivele stabilite n urma evalurii nevoilor i prezentarea lor sub forma unui plan
individual de ngrijire. Acest plan variaz n funcie de complexitatea nevoilor fiecrei
persoane.
Dup ce am identificat nevoile, planul de ngrijiri nseamn s defineti exact ce
servicii sunt necesare pentru a rezolva aceste nevoi. Scopul planului de ngrijire este de a
promova independena beneficiarilor notri.
De EXEMPLU -serviciile de ngrijire furnizate persoanelor aflate n situaia de
dependen socio-medical cuprind:
a) servicii de ngrijire de baz socio-medical;
b) servicii de asisten social;
c) servicii medicale;

59

d)
e)
f)
g)
h)

servicii de recuperare i reabilitare fizic i psihic;


servicii de ngrijiri paliative;
servicii de consiliere;
servicii de adaptare i amenajare a ambientului;
servicii educaionale.

a) Serviciile de ngrijire de baz socio-medical:


servicii de ngrijire personal:
- igiena corporal (toaleta parial, total, toaleta bucal, ngrijirea minilor i a
picioarelor, pieptnat, brbierit);
- mbrcat / dezbrcat;
- alimentaia;
- igiena eliminrilor;
- mobilizare (schimbarea poziiei n pat, transfer pat-scaun i invers, culcat);
- deplasare n interior (n cas, la toalet, nsoit, cu sau fr mijloace ajuttoare);
- deplasare n exterior (coborre scri, plimbare n jurul casei, nsoire n afara
locuinei fr mijloace de transport);
- comunicare (utilizare telefon, sonerie);
- supravegherea administrrii medicaiei prescrise per os;
servicii menajere i gospodreti:
- pregtirea i prepararea hranei;
- igiena patului;
- splatul i clcatul hainelor, splatul vaselor;
- ntreinerea casei, mic gospodrie;
- efectuarea cumprturilor;
- plata unor servicii sau obligaii curente.
b) Servicii de asisten social:
- management de caz;
- servicii de informare;
- evaluarea nevoilor sociale i elaborarea unui plan social de intervenie;
- consiliere;
- asigurarea legturii cu alte servicii, instituii;
- coordonarea i supravegherea activitii voluntarilor.
c) Servicii medicale:
ngrijire medical direct, conform recomandrilor medicului
- monitorizarea parametrilor fiziologici;
- administrarea medicamentelor injectabile;
- alimentaie enteral i parenteral;
- ngrijirea plgilor, escarelor;
- alte manevre terapeutice (msurarea glicemiei cu glucometrul, clism etc.);
- schimbarea i ngrijirea cateterelor urinare permanente;
- ngrijirea stomelor;
- efectuarea tratamentului durerii.
d) Servicii de recuperare i reabilitare fizic i psihic:

60

kinetoterapie;
logopedie;
consiliere psihologic i psihoterapie;
terapie ocupaional;
masaj;
podologie.

e) Servicii de adaptare i amenajare a ambientului


- adaptarea i amenajarea camerei;
- adaptarea i amenajarea buctriei;
- adaptarea bii, a toaletei.
Este foarte important ca n momentul furnizrii serviciilor de ngrijire, s existe un
echilibru ntre ce poate furnizorul s ofere, ntre nevoile persoanei i ceea ce aceasta solicit,
astfel nct:
- S fie respectate i dorinele beneficiarului i ale familiei;
- Serviciul oferit s fie eficient din punctul de vedere al costurilor;
- S nu se creeze dependena persoanei ngrijite de un anumit serviciu;
- S se ncerce oferirea de servicii care s sprijine familia n procesul de ngrijire;
- S se urmreasc recuperarea persoanei ngrijite;
- Resursele umane i financiare din cadrul organizaiei s fie alocate astfel nct s
existe o continuitate a ngrijirilor i serviciilor att pentru persoana care primete
servicii ct i pentru ali poteniali beneficiari.
Este util pentru practicieni s aib n vedere cnd ntocmesc planul de ngrijiri
urmtoarele activiti:
- s defineasc serviciile ce vor fi furnizate i s stabileasc prioritile;
- s discute opiunile i s le aleag pe cele mai bune;
- s stabileasc ct cost aceste servicii;
- s stabileasc o coordonare a planului ;
- s fixeze data primei reevaluri;
- s aib n vedere nevoile care nu pot fi rezolvate de organizaie;
- s scrie planul de ngrijire.
Cnd am optat pentru un serviciu, acesta trebuie discutat cu beneficiarul i, eventual,
persoana care l mai ngrijete (soie, vecin).
Ce trebuie s conin planul de ngrijiri?
- obiectivele planului;
- problemele specifice ale beneficiarilor i ale ngrijitorilor (dac exist);
- cine din echip furnizeaz serviciul;
- nevoi care nu pot fi rezolvate de serviciul nostru;
- costurile ngrijirilor;
- numele persoanei responsabile de implementarea i reevaluarea planului;
- data cnd se face prima reevaluare a planului (bilan).

5. IMPLEMENTAREA PLANULUI DE SERVICII

61

Este procesul prin care planul de servicii este pus n practic de ctre unul sau mai
muli profesioniti i sunt furnizate efectiv serviciile de ngrijire. Coparticiparea
beneficiarului planului de servicii la implementarea planului, alturi de profesionistul care i
ofer ngrijirile joac un rol esenial pentru succesul demersului de ngrijire.
Ritmul n care se face implementarea planului reprezint un subiect delicat i va fi
negociat cu beneficiarul i membrii de familie care l ajut; uneori, cel mai adesea la nceput,
este dificil de lucrat i beneficiarul are nevoie de o perioad de adaptare. Cteodat ns, mai
ales cnd sunt probleme medicale deosebite, situaia reclam o prezen imediat i
constant de la nceput a echipei furnizoare de servicii de ngrijire. Serviciile oferite dup
evaluarea nevoilor i definirea unui plan de ngrijire vor fi alocate de o manier prin care s
ofere un suport minim necesar pentru a asigura oamenilor o maxim independen.
Scopul serviciilor oferite este de a asigura independena celor care le primesc i nu
de a crea o dependen fa de serviciul furnizat.
Componena echipei trebuie s corespund combinaiei de servicii de ngrijiri sociale
i medicale specifice fiecrei situaii individuale. O asemenea echip va fi una
interdisciplinar, n care practicienii au obiective comune i lucreaz mpreun pentru a-i
atinge obiectivele. n cadrul unei echipe interdisciplinare profesionitii comunic ntre ei,
lucreaz mpreun pentru a rezolva un caz (spre deosebire de echipele multidisciplinare
unde profesionitii i ofer serviciile prin intervenii individuale, la solicitarea
coordonatorului de caz, fr a comunica unii cu ceilali.)
Echipa care implementeaz planul de ngrijire pentru cazurile complexe sociomedicale trebuie s fie o echip interdisciplinar, pentru ca persoana s poat fi recuperat i
ngrijit corespunztor.
Coordonatorul de echip este cel care rspunde de fiecare profesionist din echip i i va
delega explicit fiecruia serviciul pe care l va furniza. Aceste servicii vor fi scrise detaliat i
semnate de ctre coordonator, cel ce furnizeaz serviciul i beneficiar.
Pentru echipele numeroase, pentru o mai bun coordonare a cazurilor i pentru a asigura o
bun calitate a serviciilor de ngrijire vom ntlni alte dou categorii de profesioniti:
coordonatorul de caz i coordonatorul de ngrijiri.
Coordonatorul de caz este profesionistul care coordoneaz membrii echipei care deservesc
acelai beneficiar fiind n acelai timp profesionistul care intervine direct i ofer cele mai
multe servicii, implicndu-se direct n procesul de furnizare de servicii. Coordonatorul de
caz este stabilit n urma procesului de evaluare i a stabilirii planului de ngrijire. Dac un
beneficiar are, de exemplu, probleme predominant sociale, atunci coordonatorul acelui caz
va fi un profesionist din domeniul social asistent social, psiholog. Dac beneficiarul are
probleme predominant medicale, atunci coordonatorul acelui caz va fi un profesionist din
domeniul medical asistent medical, medic.
Coordonatorul de ngrijiri este profesionistul care face legtura cu alte servicii i
coordoneaz interveniile acestora n vederea evalurii, tratrii i ngrijirii unui beneficiar
fr ns a fi implicat n furnizarea direct a serviciilor.
Profesionistul (de regul asistentul social) este cel care negociaz i cu alte organizaii
(spitale, autoriti locale, centre de zi, cmine), astfel nct, persoana aflat n nevoie /
beneficiarul, s primeasc un pachet adecvat de servicii potrivit nevoilor identificate. Acest
tip de profesionist are un rol cheie n situaia n care resursele furnizorului de servicii de
ngrijiri sunt limitate, iar cazurile sunt grave.

62

6. CONTRACTUL de PRESTRI SERVICII i MONITORIZAREA


Contractul de servicii se realizeaz conform modelului prevzut de legislaia n
vigoare (n acord cu standardele de calitate specifice pentru fiecare serviciu social n parte).
Acesta va putea fi modificat ulterior, conform unor clauze prestabilite. Contractul stabilete,
atunci cnd este cazul, condiiile de reprezentare a beneficiarului n relaia cu furnizorul de
servicii. Beneficiarul/reprezentantul legal primete o copie a contractului de servicii.
Monitorizarea este o form de supraveghere proactiv a implementrii i const din
asigurarea implementrii obiectivelor propuse i adaptarea planului de ngrijiri la nevoile
beneficiarilor, aflate mereu n schimbare.
Monitorizarea se realizeaz practic prin:
vizite la domiciliu;
telefoane / scrisori,
consultaii ntre agenii / organizaii.
Pe ct posibil, cel care este responsabil de evaluare, de planul de ngrijiri i implementare ar trebui s
fie i cel care rspunde de monitorizare.
Monitorizarea va urmri dac:
obiectivele propuse n planul de ngrijiri sunt ndeplinite eficient din punctul de vedere
al costurilor;
exist o coordonare ntre ngrijitorii oficiali i neoficiali, pentru a asigura o continuitate n
ngrijiri;
se asigur calitatea ngrijirilor (asigurarea calitii este un proces continuu);
se produce orice modificare, chiar minor, n starea clienilor sau a celor care pot
contribui la planul de ngrijiri (modificrile vor fi luate n considerare la bilan.

7. BILANUL
Frecvena cu care se face bilanul depinde de complexitatea nevoilor i de nivelul
investiiilor. De obicei, se face cu att mai frecvent cu ct dinamica nevoilor este mai mare.
Ca i evaluarea, bilanul se bazeaz pe analiza nevoilor, iar aceasta va fi fcut nu pe
serviciile oferite, ci pe nevoile, preferinele i eficacitatea serviciilor de a rezolva aceste nevoi.
Cei care au fost implicai n definirea planului iniial de ngrijiri vor fi invitai s participe la
aceast etap.
Ce se analizeaz la un bilan ?
Dac obiectivele iniiale de ndeplinit au fost realiste i dac mai sunt relevante n
continuare;
Punctul de plecare pentru o evaluare de etap este percepia att a furnizorului, ct i a
beneficiarului despre servicii, despre progresele fcute privind starea beneficiarului din
momentul furnizrii serviciilor.

Dac am avut succes sau nu i din ce cauz, analiza rezultatelor, mai ales a nerealizrilor,
din care putem nva pentru mbuntirea calitii serviciilor;

63

Dac persoana ngrijit devine independent i va trebui s reducem programul,


s i explicm beneficiarului de ce; nevoile sunt n continu schimbare, iar noi, n
aceast etap, va trebui s ne concentrm pe nevoile actuale i nu pe cele iniiale i,
drept urmare, va trebui s adaptm i serviciul la nevoile noi ale beneficiarilor
notri, dezvoltnd un nou plan de ngrijire;

Analiza costului i a calitii serviciilor; alocarea de noi resurse va fi fcut de o


manier prin care s se asigure cost-eficiena serviciilor noastre;

Data urmtoarei vizite pentru o nou evaluare de etap.

7.3 CALITATEA N SERVICIILE SOCIALE


Calitatea serviciilor a constituit un obiectiv nc de la nceputul organizrii lor, dar abordarea
sistematic de evaluare, meninere i mbuntire a calitii este relativ nou. Domeniul social
reprezint o zon n care calitatea serviciului este de maxim importan. Furnizarea serviciilor
pentru oamenii cu nevoi speciale implic responsabiliti bine definite n identificarea i meninerea
calitii serviciilor oferite.
Preocuparea pentru asigurarea calitii a fost determinat de schimbrile politice, economice
i organizaionale, dar, n cea mai mare parte, de cererile i ateptrile beneficiarilor acestor
servicii. Nevoia de servicii croite pe nevoile beneficiarilor, nsoit de o schimbare de cultur
i de atitudine a personalului, dar i a managementului acestor servicii au fost unanim
recunoscute. n consecin, preocuparea pentru asigurarea calitii a cunoscut o dezvoltare
semnificativ, furnizorii contientiznd nevoia de a beneficia de o abordare disciplinat i
sistematic a calitii n serviciile sociale.
CE ESTE CALITATEA?
Definiii ale calitii
Noiunea de calitate, n termenii definirii i msurrii ei, pare s fie simpl i
complex n acelai timp. Iat una dintre definiiile acestui concept, conform Standardului
britanic nr. 4778:
Calitate nseamn totalitatea trsturilor i caracteristicilor unui produs sau serviciu
care are capacitatea de a satisface nevoile exprimate sau implicite.
Fraza indic foarte clar faptul c definirea calitii este de asemenea judecat din perspectiva
clientului, referindu-se la modul n care serviciul sau produsul i satisface nevoile. Specialitii
n managementul calitii gsesc diverse alte modaliti de definire a termenului. Spre
exemplu, calitatea nseamn:
- conformarea serviciilor la standardele stabilite n prealabil;
- satisfacerea clientului;
- servicii impecabile;
- a face totul perfect de la prima ncercare;
- mbuntirea continu a serviciului;
- a rspunde nevoilor clientului.

64

n orice caz, exist o mulime de definiii ale calitii, ea continund s fie i n prezent
subiect de discuii pentru diverse grupuri de lucru.
Serviciul de calitate aa cum este perceput de beneficiar
Fiecare serviciu n domeniul social are clienii/beneficiarii si. Pentru a defini i
monitoriza calitatea serviciilor, furnizorii trebuie s neleag importana primordial a
dorinelor, nevoilor i aspiraiilor beneficiarilor acestor servicii. Prerile profesionitilor, ale
managerilor i ale celor care contracteaz serviciile sunt importante, ns un punct de plecare
n definirea calitii ar trebui s fie perspectiva clienilor; ei vor fi n final cei care vor judeca
ce constituie calitate n servicii, iar managerii care ignor aceste opinii compromit de fapt
calitatea serviciilor.
Calitatea este un termen relativ. Spunem produsul A este de o mai bun calitate dect
produsul B. Dar ce ne face s afirmm acest lucru? Ce factori sunt luai n considerare cnd
elaborm o astfel de judecat? n urma cercetrilor efectuate n diverse servicii, s-a ajuns la
concluzia c exist civa factori care contribuie la influenarea percepiei clientului despre
calitate. Cei mai muli dintre ei nu implic costuri semnificative pentru implementare.
Acetia sunt:
- ncrederea (consecvena performanei; a-i ine promisiunile);
- capacitatea de reacie (a rspunde repede i creativ la nevoia clientului);
- accesul (a fi abordabil, convenabil i uor de contactat; durata ateptrii s fie scurt);
- competena (a avea cunotinele i abilitile necesare pentru ndeplinirea serviciului
respectiv);
- curtoazia (a fi politicos, prietenos mai ales la primul contact personal);
- comunicarea (limbaj adecvat, lipsit de termeni n jargon; ascultare adecvat);
- securitatea (riscurile s fie controlabile; asigurarea confidenialitii);
- credibilitatea (a fi onest, demn de ncredere, a aciona n interesul clientului);
- nelegerea (a nelege nevoile specifice ale clientului i a le trata individual).
n concluzie:
Calitatea este judecat n funcie de modul n care experiena anterioar a clientului este
n concordan cu ateptrile sale;
Calitatea implic att rezultatul, ct i procesul; clientul poate s nu fie de acord cu
rezultatul interaciunii sale cu lucrtorul social, dar, dac e primit cu nelegere, curtoazie
etc., poate avea o amintire plcut, va face o evaluare pozitiv a experienei sale i va
apela i cu alt ocazie la serviciul respectiv;
Calitatea e judecat n funcie de modul n care sunt abordate i rezolvate problemele.
Spre exemplu, modul n care se rezolv plngerile clienilor este extrem de important. Dac
ei consider c nu au fost tratai corect i servii cu promptitudine, nu vor mai apela la
serviciile noastre.
Serviciu de calitate nseamn:
- furnizarea serviciilor n conformitate cu cererea i pentru un scop stabilit de comun
acord;
- cererile sunt o sintez a mai multor preri (familie, profesioniti etc.), dar ceea ce
dorete clientul este cel mai important;
- servicii de calitate sunt cele care sunt bune de prima dat;
- serviciile de calitate cuprind activiti proactive i de prevenie; calitate nu nseamn
doar s inspectezi i s verifici munca.

65

ASIGURAREA CALITII SERVICIILOR


Asigurarea calitii include identificarea sistematic a scopului serviciului, a ceea ce
nseamn calitate n acest serviciu i cum va fi ea recunoscut i monitorizat. n plus,
cuprinde standardele care se aplic i toate instrumentele care pot fi folosite pentru
planificarea i implementarea procesului continuu i dinamic de cretere a calitii.
Asemenea sarcini ar putea fi considerate caracteristici ale unei bune organizri, ns
responsabilitatea asigurrii calitii serviciului nu revine n exclusivitate managerilor. Acest lucru
trebuie recunoscut de toi membrii echipei, fiecare avnd rolul sau n asigurarea calitii
serviciilor pe care o organizaie le ofer.
Stabilirea unei politici de asigurare a calitii este o dovad a implicrii organizaiei n
procesul de asigurare a calitii. Ea trebuie s conin o definiie general a calitii, comun
din punctul de vedere al personalului, al managerilor i al clienilor. Un set de documente
privind standardele, obiectivele, misiunea organizaiei i planul strategic de ndeplinire a lor va
oferi bazele pentru o monitorizare continu i mbuntire a calitii.
Pentru a furniza servicii de calitate este nevoie de stabilirea prealabil a standardelor de
calitate. Ele trebuie s fie stabilite n concordan cu misiunea i obiectivele organizaiei. n
plus, e bine s existe un document scris referitor la accesibilitatea serviciilor.
Asigurarea calitii implic schimbri de cultur organizaional. Fiecare membru al
organizaiei, de la manager i pn la cei care furnizeaz efectiv servicii, trebuie implicat n
acest proces.
Un aspect important al asigurrii calitii este valorizarea i dezvoltarea personalului.
Politicile de recrutare a personalului adecvat i care s previn pierderea oamenilor de
calitate ar trebui promovate prin sisteme de recompense i training, care s asigure
personalului satisfacie n munc i activitate la potenial maxim.
Diferene ntre serviciile furnizate de organizaii obinuite i cele care ofer servicii de
calitate

66

Organizaii obinuite

Organizaii care ofer servicii de calitate

Centrare pe furnizor

Centrare pe client

Centrare pe detectarea problemelor

Centrare pe prevenirea problemelor

Valorizeaz cifre

Valorizeaz oameni

Cheltuieli reduse
personalului

pentru

training-ul Cheltuieli mari pentru training

Valori privind scopul/rolul/standardele Valori


explicite
privind
pentru fiecare nivel
rolul/standardele la toate nivelurile

scopul/

Plngerile sunt tratate ca ceva nedorit

Plngerile sunt tratate ca o oportunitate de a


nva

Condus de sisteme

Condus de oameni care lucreaz cu oameni

Oamenii nu tiu care este rolul lor n Implicarea tuturor n procesul de asigurare a
asigurarea calitii serviciilor
calitii serviciilor
Pentru a da o definiie, asigurarea calitii serviciilor este un proces continuu de
dezvoltare i mbuntire organizaional, cldit pe punctele tari ale organizaiei i o bun practic,
implementarea unor noi tehnici i metode de dezvoltare a muncii, mai sistematic i mai disciplinat.
(Ovretveit 1990).
Putem observa din aceast definiie c:
- asigurarea calitii este un proces continuu;
- asigurarea calitii se construiete pe punctele tari existente n organizaie (fiecare
organizaie are deja metodele proprii de planificare, monitorizare, evaluare, ns ele
trebuie, probabil, s fie mai bine organizate);
- asigurarea calitii este parte integrant a unui bun management;
- asigurarea calitii nseamn implementarea unor noi metode i tehnici de lucru.
Implementarea strategiilor de asigurare a calitii serviciilor
Orice organizaie trebuie s aib stabilit o strategie clar de implementare a calitii
stabilit n funcie de stilul managerial, cultura organizaional etc. ns paii principali
rmn aceiai pentru toate organizaiile hotrte s implementeze schimbarea:
1. Implicarea organizaional
Experiena de pn acum n asigurarea calitii serviciilor arat c implicarea
conducerii organizaiei este esenial pentru reuit, managerilor revenindu-le rolul de a
elabora strategia i metodologia implementrii procesului. Dar asigurarea calitii nu se
oprete la acest nivel. Calitatea trebuie s constituie o preocupare a tuturor membrilor
organizaiei, de la toate nivelurile. Cu toii vor contribui, n timp, la mbuntirea calitii.

67

2. Revizuirea practicilor curente n organizaie, nelegnd prin acestea cile prin care
organizaia:
i determin valorile;
i stabilete scopurile;
i fixeaz standarde de performan;
i monitorizeaz i msoar performanele;
i face bilanurile i evalurile;
transmite informaia;
i schimb i mbuntete funcionarea.
Dei aceste elemente se regsesc n cele mai multe organizaii, ele pot s nu fie
dezvoltate la cel mai nalt nivel sau nu sunt sistematic legate ntre ele aa cum ar trebui.
Prezena lor ns indic un teren fertil pentru dezvoltarea pe mai departe a unui sistem de
calitate.
3. Adoptarea unui model de abordare a calitii
Organizaia realizeaz c practicile folosite pentru asigurarea calitii ar trebui s aib
o baz sistemic mai solid, ncearc s le mbunteasc ntr-un mod coerent i caut s
adopte un anumit model stabilit de comun acord. Aici trebuie menionat c nsei conceptele
de calitate i de asigurare a calitii sunt n continu dezvoltare i schimbare. De aceea, la
nceput, va fi vorba numai de o abordare de baz pe care s se construiasc mai departe.
4. Clarificarea rolurilor i responsabilitilor n echip
Indiferent de modelul ales, este esenial precizarea clar a rolurilor fiecrui
profesionist n asigurarea calitii.
5. Creterea preocuprii pentru procesul de asigurare a calitii
n acest stadiu, organizaia i-a decis modul de abordare a calitii, i-a clarificat
practicile curente, rolurile i responsabilitile n echip. Strategia implic publicitate
(pliante, de exemplu) i contacte directe cu personalul, organizarea unor seminare,
workshop-uri etc.
6. Stabilirea unui sistem deschis de comunicare
Este important crearea unui mediu de comunicare deschis, att intra-, ct i
interorganizaional.
7. Sistemul de calitate
Al aptelea pas n implementarea procesului de asigurare a calitii ar trebui s fie
crearea unui sistem de calitate, folosind elementele existente n organizaie, schimbndu-le,
dezvoltndu-le i mbuntindu-le. Sistemul de calitate implic tot personalul de la toate
nivelurile n organizarea alocrii resurselor, managementul, supravegherea, controlul i
practica ce afecteaz calitatea rezultatelor. Acesta are mai multe componente aflate n
interdependen. Cnd ne hotrm s facem o sistematizare, vom ajunge la a lucra cu
elementele componente ale sistemului. Componentele cheie ale unui sistem de calitate sunt:
a. Definirea misiunii organizaiei
Organizaia i va defini n scris misiunea, motivul fundamental pentru care exist, i
definete credinele, convingerile i responsabilitile. i formuleaz scopul general al

68

activitilor sale i grupul de beneficiari cruia i se adreseaz. Formularea misiunii este


crucial pentru c ea exprim sinteza valorilor i scopurilor organizaiei.
Avnd n vedere ca ea este influenat de diveri factori (resurse, decizii politice etc.), trebuie
permanent revizuit i ajustat, ceea ce necesit o mare flexibilitate a organizaiei pentru a-i
schimba modul de abordare n funcie de condiii, resurse i prioriti.
b. Definirea obiectivelor strategice i a prioritilor
Organizaia trebuie s-i listeze activitile care le va desfura pentru ndeplinirea
misiunii sale. Obiectivele strategice vor fi concretizate n activiti care pot fi evaluate.
Trebuie s i clarifice deciziile strategice i prioritile bazate pe valorile exprimate n
misiunea stabilit. Activitile menite s concretizeze misiunea sunt stratetegiile organizaiei
(definite n mod simplist, acestea reprezint ceea ce decide o organizaie s fac). Designul
serviciului, planificarea strategic i formularea procedurilor sunt componentele cheie ale
sistemului de calitate nu numai pentru c ele trebuie s corespund activitilor, prioritilor
i misiunii stabilite, dar i pentru c ele trebuie s inteasc obinerea unor servicii adecvate
de la prima ncercare.
c. Stabilirea standardelor de lucru
Organizaia trebuie s aib criterii dup care performana s fie judecat. Acestea
sunt standardele i descriu nivelul pe care ar trebui s-l ating serviciile.
Exemplu: O organizaie enun ca valoare: persoanele n vrst trebuie valorizate i respectate.
Aceasta va fi incorporat n misiunea stabilit. Obiectivul strategic care deriv din acest enun ar
putea fi: persoanele internate n casele de btrni ar trebui s dispun de un spaiu personal i de
intimitate. Un standard legat de asta ar putea fi: 80% ocupare single a camerelor este un criteriu
dup care performana poate fi judecat. Indicatorul de performan este: % de camere ocupate
single.
Indicatorii de performan sunt modaliti prin care un observator tie dac standardul a fost
atins sunt msuri prin care este evaluat conformitatea la standardele cerute. Ali indicatori
de performan pot include timpul de ateptare, nivelul de satisfacie a clientului, numrul
de activiti zilnice oferite etc.
d. Stabilirea metodelor de monitorizare.
Metodele de monitorizare sunt modurile n care un observator cunoate nivelul
performanei. Metodologia folosit pentru a evalua nivelurile de atingere a performanei este
divers: chestionare, observare, verificri etc.
A avea standarde i indicatori nu are sens dac nu colectai informaii despre performana
organizaiei, nu o nregistrai i nu o raportai.
e. Modul de raportare
Este important ca informaia despre ndeplinirea standardelor (i felul n care sunt
rezolvate problemele) s fie comunicate ntr-o formul adecvat organizaiei. Aceasta este
cheia managementului informaiei.
f. Bilan

69

n serviciile sociale, a avea un plan individual de ngrijire care formuleaz obiectivele,


performana cerut i metode de monitorizare i care este permanent evaluat poate
reprezenta el nsui o paradigm pentru un bun sistem de calitate.
g. Evaluare
Evaluarea este pasul imediat urmtor bilanului. Dac bilanul rspunde la
ntrebarea: Am ndeplinit ceea ce ne-am propus?, la evaluare ne ntrebm: Obiectivul
nostru iniial a fost corect ales? Am ales inta corect sau am adoptat cel mai potrivit plan?.
Ambele sunt pri eseniale ale sistemului de calitate.
Bilanul i evaluarea sunt adesea vzute ca nite evenimente ocazionale n loc s fie privite ca
un proces continuu aa cum sunt de fapt.

Valorile organizaiei
Misiune
Obiective strategice
Designul serviciului
Standarde
monitorizarea performanei
Furnizarea serviciilor
Bilan
Evaluare
Feedback

Figura 1. Sistemul de calitate


Sgeile orizontale din stnga indic reducerea gradului impactului evlurii pe msur ce urcm de la
nivelul furnizrii serviciilor. Evaluarea pare s aib un impact mai mare asupra standardelor n
comparaie cu misiunea organizaiei.
h. Tehnici de mbuntire a calitii.
ntr-un sistem de calitate, trebuie s existe ocazii pentru ca personalul i clienii s
participe la identificarea i rezolvarea problemelor care privesc calitatea serviciilor.

70

O tehnic, spre exemplu, poate fi organizarea unor cercuri ale calitii, a unor grupuri de
lucru care se ntlnesc periodic pentru mbuntirea calitii serviciilor i s propun soluii
la problemele viznd calitatea. Alte tehnici cum ar fi s te pui n pielea clientului, desenarea
profilului clientului ar putea fi de asemenea folositoare.
Numrul tehnicilor este mare, ns ideea este c personalul i beneficiarii tiu adesea cum se
poate mbunti calitatea. Trebuie doar s o fac printr-o abordare sistematic a calitii i
vei vedea cum moralul i implicarea personalului vor crete simitor.
COSTUL CALITII
Una din problemele manageriale de baz o constituie pstrarea unui echilibru ntre costuri i
valoarea procesului de asigurare a calitii.
Feigenbaum (1983) identific trei categorii majore de costuri ale calitii:
- costuri de evaluare (inspecie, supraveghere i control, bilan i evaluare);
- costuri de prevenie (designul serviciului, elaborarea procedurilor de lucru, a
schemelor de implementare a procesului de mbuntire a calitii);
- costuri de eec (timp pierdut cu cutarea informaiilor, timp pierdut fcnd o munc
de care nu este nevoie, a nu ti ce i trebuie clientului, oferindu-i astfel servicii de care
nu are nevoie, erori i greeli, duplicarea serviciilor, un numr mare de plngeri i
reclamaii, costuri pentru repararea greelilor, reputaie proast, moral sczut,
absenteism i rulaj mare n rndul personalului).
Investind n asigurarea calitii, pierderile vor fi reduse iar serviciile vor deveni mai eficiente.
Ciclul calitii
Elementele componente ale ciclului calitii sunt:
- definirea calitii;
- evaluarea practicii;
- implementarea schimbrii.
Definirea calitii nseamn stabilirea standardelor; se refer mai puin la asigurarea calitii
i mai mult la reasigurarea calitii.

71

Ciclul calitii

Definire

Definirea

Evaluare
Definirea
Schimbare

Evaluarea
Schimbarea

TIMPUL
mbuntirea calitii serviciilor
Una din cele mai importante modaliti de evideniere a unui furnizor de servicii o
constituie mbuntirea continu a serviciilor proprii.
Asupra calitii serviciului acioneaz 5 factori determinani:
corectitudinea: capacitatea de a presta n mod fidel i atent serviciul promis;
receptivitatea: dorina de a veni n ajutorul clienilor i de a le furniza cu
promptitudine serviciul;
sigurana: competena i amabilitatea angajailor, ct i capacitatea lor de a inspira
ncredere clienilor;
individualizarea: dispoziia de a trata cu atenia cuvenit fiecare client n parte;
elemente tangibile: prezena facilitilor materiale, a echipamentului, personalului i
a materialelor publicitare.
Cum se asigur n practic mbuntirea calitii serviciilor?
este o activitate fundamentat strategic, de aceea trebuie s existe o strategie
difereniat n scopul satisfacerii acelor nevoi care atrag clienii/beneficiarii pe termen
lung;
exist o preocupare a conducerii pentru calitatea serviciilor, prin msurarea
permanent a rezultatelor;
stabilirea unor standarde ridicate: prestatorii unor servicii de cea mai bun calitate i
propun atingerea unor standarde nalte ale prestaiilor proprii (ex.: rspuns la telefon
n mai puin de 10 secunde).
sistemele de supraveghere a execuiei serviciilor: de regul, cele mai bune firme n
domeniu urmresc cu atenie prestarea propriilor servicii, dar i pe cele ale

72

concurenei. Procedee: sondaje, formulare de propuneri/reclamaii, echipe de


supraveghere etc..
sistemele destinate rezolvrii reclamaiilor venite din partea cumprtorilor: firmele
care desfoar o activitate bun rspund rapid i eficient la nemulumirile
manifestate de clieni.
satisfacerea, n egal msur, a angajailor i a clienilor: organizaiile care reuesc s
presteze servicii de calitate superioar i bazeaz activitatea proprie pe convingerea
c relaiile lor cu angajaii se reflect nemijlocit n relaiile ntreinute cu clienii. De
obicei, se msoar satisfacia angajailor prin intermediul verificrii proporiei de
realizare a sarcinilor ce le revin acestora.

Asigurarea satisfaciei clientului


Un client i formeaz o opinie proprie asupra valorii i acioneaz pe baza ei.
Satisfacia sau insatisfacia lui depinde de raportul n care performanele ofertei corespund
ateptrilor sale. Satisfacia reprezint sentimentul unei persoane, rezultat din comparaia
performanelor (rezultatelor) percepute ale unui produs cu ateptrile respectivei persoane.
Deci nivelul satisfaciei este o funcie determinat de diferena ntre ateptri i
performanele percepute. Un cumprtor poate avea unul din urmtoarele 3 niveluri de
satisfacie: dac performanele sunt departe de ateptri, este nesatisfcut; cnd corespund
ateptrilor, este satisfcut; dac depesc ateptrile, este foarte satisfcut sau ncntat.
Cum iau natere ateptrile consumatorului?
Pe baza experienei anterioare, a afirmaiilor fcute de diferii prieteni i a
informaiilor i promisiunilor venite din partea firmei furnizoare i a concurenei. n cazul n
care o firm ridic ateptrile la un nivel prea nalt, este foarte posibil ca acetia s fie
dezamgii, n cele din urm. Pe de alt parte, dac nivelul ateptrilor este prea sczut,
firma nu va reui s atrag o clientel destul de numeroas.
Metode de analiz i de msurare a satisfaciei clienilor
Sisteme de primire a reclamaiilor i sugestiilor
O organizaie orientat ctre client trebuie s i faciliteze clientului posibilitatea de a
face sugestii i reclamaii. n cazul unui centru social, de exemplu, se pot amplasa pe
coridoare cutii speciale, se poate solicita beneficiarilor care se externeaz s completeze un
formular de observaii sau se poate recurge la serviciile unei persoane cu rol de moderator,
care s afle motivele de nemulumire ale beneficiarilor.
Dar organizaia nu trebuie s se limiteze la acest lucru. Studiile arat c, dei un client
este nesatisfcut de fiecare al patrulea produs, mai puin de 5 % reclam acest lucru.
Majoritatea vor cumpra mai puin sau din alt parte. Deci, numrul reclamaiilor nu este un
element de msurare a satisfaciei clienilor.
O metod direct de apreciere a satisfaciei clienilor o reprezint sondajul periodic
(telefonic, chestionar n mod aleator).
Managementul calitii
Dimensiuni:
accesibilitate (uurina cu care pacienii pot obine ngrijirea de care au nevoie, atunci
cnd au nevoie);

73

specificitatea (gradul pn la care se asigur ngrijire corect, dat de starea curent a


activitii);
continuitatea (gradul pn la care ngrijirea necesitat de pacieni este coordonat
ntre practicieni i ntre organizaii, n timp);
eficacitatea (gradul pn la care ngrijirea este abordat ntr-o manier corect, fr
erori, n funcie de starea curent a activitii);
efectivitatea ngrijirii (gradul pn la care un serviciu are potenialul s satisfac
nevoile pentru care este folosit);
eficiena (gradul pn la care ngrijirea primit are efectul dorit cu un minim de efort,
cheltuieli sau risip);
orientarea spre pacient (gradul pn la care pacienii i familiile lor sunt implicai n
procesul de luare a deciziilor n problemele ce in de sntatea lor i gradul n care ei
sunt satisfcui de ngrijirea primit);
sigurana mediului de ngrijire (gradul pn la care mediul este lipsit de hazard sau
pericol);
orarul ngrijiri (gradul pn la care ngrijirea este acordat atunci cnd este necesar).

7.4. STANDARDE N SERVICIILE SOCIALE


Stabilirea standardelor n serviciile sociale
Cum deosebeti o organizaie care ofer servicii de calitate fa de alta care nu ofer servicii de acelai
nivel?
Care sunt criteriile prin care un finanator va prefera un anumit furnizor n faa altui furnizor de
servicii?
Cum vor ti furnizorii care este nivelul la care se afl i care este nivelul la care trebuie s ajung
pentru a avea acces la fondurile publice ?
Una din prghiile prin care asigurm calitatea serviciilor este folosirea standardelor de calitate.
Standardele de calitate sunt n acelai timp o condiie, un pas necesar pentru o finanare public.
Odat stabilite, de comun acord cu toi partenerii implicai, standardele pot fi incluse ca elemente
componente ale contractului ntre finanator i un furnizor de servicii. Odat puse n practic ele vor
putea fi revzute i mbuntite la anumite intervale de timp.
CE SUNT STANDARDELE
n cadrul serviciilor sociale si de sntate, standardele se clasific n cel puin dou categorii:
standarde profesionale i standarde de calitate.
Standardele de lucru, profesionale, ghidurile de practic sunt o responsabilitate a asociaiilor
profesionale i a colegiilor de specialitate.
Un aspect esenial al furnizrii serviciilor sociale este asigurarea calitii acestora.
Astfel, un pas important n evaluarea nivelului calitativ al serviciilor i n asigurarea calitii este
elaborarea i utilizarea unor criterii msurabile ale calitii.
Standardele de calitate sunt puncte de referin, cerinele minime stabilite care trebuie
respectate de ctre furnizorul de servicii sociale.
Stabilirea standardelor de calitate are ca scop asigurarea unui nivel de performan al serviciilor
furnizate i st la baza unei bune funcionri a procesului de furnizare de servicii.
Evaluarea standardelor de calitate a unui serviciu constituie o etap important n procesul de
evaluare a serviciilor de ctre finanator i de autoevaluare de ctre furnizorul de servicii.

74

FUNCIILE STANDARDELOR
n cadrul serviciilor sociale standardele au trei funcii primare:
1. Asigur compatibilitatea i comparabilitatea ntre produse/servicii.
Compararea serviciilor sociale reprezint un aspect important. Standardele trebuie s fie
ndeajuns de generale, dar n acelai timp cuprinztoare pentru a permite compararea unui serviciu
oferit de mai multe organizaii.
Pentru cei care contracareaz serviciile, standardele ofer un cadru public pentru compararea acestor
servicii. Acestea i ajut s direcioneze n mod eficient resursele, dei aceasta depinde de tipurile de
standarde adoptate i felul n care sunt folosite.
Compatibilitatea serviciilor furnizate n cadrul organizaiilor i ofer beneficiarului sigurana i
sentimentul de ncredere n ceea ce privete serviciile de care beneficiaz.
Standardele vor crea reperul prin care aceste servicii s se poat dezvolta uniform la nivelul ntregii
ri bazndu-se pe norme comune de calitate pe tot cuprinsul rii.

2. Asigur clientul c produsul sau serviciul e adecvat nevoilor sale.


Pentru client, standardele ofer sigurana c un produs sau serviciu este adecvat sau un punct
de plecare n a lua o decizie n alegerea ntre produse/servicii diferite. A ti c un serviciu ndeplinete
anumite standarde este un factor important n a lua decizia de a-l folosi.
Standardele reprezint un fel de contract colectiv cu beneficiarii i exprim ceea ce sunt ei ndreptii
s atepte de la noi.
3. Crete performana individual i organizaional.
Adoptarea unui standard ofer echipei un punct asupra cruia s se concentreze,
acesta fiind important pentru performana organizaional. mbuntirea performanei
organizaionale se poate face n mai multe feluri:
Standardele stabilesc ceea ce este de ateptat (de ex., personalul bate la u nainte de a
intra n camer).
Standardele ofer un ghid al muncii de zi cu zi; drept consecin, a avea standarde
nseamn s ai mai puin nevoie de supraveghere direct.
Personalul tie ce ar trebui s se ntmple ntr-o anumit situaie, deci va putea gsi o
rezolvare proprie a unei situaii, ajungnd la acelai rezultat.
Standardele ofer un cadru pentru mbuntirea performanei; distana ntre standard i
practic sugereaz ceea ce trebuie fcut pentru realizarea schimbrii. La fel, standardele
care au devenit rutin vor fi schimbate astfel nct s constituie o nou provocare.
Apartenena la o organizaie care are standarde nalte duce la creterea moralului
personalului; dimpotriv, standardele sczute percepute de lucrtor nu pot s-l motiveze
ndeajuns.
MONITORIZAREA
Cu ct personalul din prima linie e mai implicat n monitorizarea performanei, cu
att aceste standarde vor fi mai bine nelese i asumate.
De aceea formarea personalului de prim linie este esenial n implementarea cu succes a
unor servicii care s respecte standardele de calitate. Designul unor procese organizaionale
care s promoveze ajustarea mutual a diferitelor tipuri de profesioniti din echipele
interdisciplinare poate de asemenea susine asigurarea unui proces de ameliorare a calitii

75

serviciilor pornind de la iniiativa profesionitilor implicai n furnizarea serviciilor.


Controalele periodice formale se vor face i ele pentru verificarea felului n care sunt aplicate
standardele i pentru a constata dac standardele existente sunt nc relevante.
Standardele pot fi modificate n momentul n care nu mai sunt relevante. Pentru aceasta,
reevaluarea lor este esenial n procesul de asigurare a calitii.
Reevaluarea poate fi fcut pe toat perioada furnizrii serviciilor, de ctre evaluatori
pregtii n acest scop.
Elaborarea standardelor este un proces care se desfoar n cadrul unui larg parteneriat finanatori, furnizori de servicii i beneficiari.

EXEMPLE STUDII DE CAZ


SERVICII DE TIP INGRIJIRI LA DOMICILIU PENTRU PERSOANE IN VARSTA
Studiu de caz 1 evaluarea i aplicarea planului de intervenie unui beneficiar n cadrul
serviciului de ngrijiri comunitare
n februarie 2002 fiul d-lui A.P. ne-a solicitat telefonic, pentru acordarea de servicii de ngrijire la
domiciliu pentru tatl su n vrst de 67 de ani care fusese externat la cerere din spital, n urma unei
amputaii 1/3 inferior coaps stng.
La externare, starea d-lui A.P. era dificil: nu se putea deplasa, necesita pansament zilnic la nivelul
bontului de amputaie, avea dureri mari i prezenta tulburri psihice (insomnii, anxietate,
irascibilitate, alternnd cu stri depresive i tendine de suicid).
Secretara organizaiei a nregistrat cererea n fia de luare n eviden i l-a anunat pe fiul d-lui
asupra faptului c o echip format din doi profesioniti se va deplasa la domiciliul acestuia n cel mult
48 ore. O echip format din medic generalist i asistent social s-a deplasat la domiciliu pentru
evaluarea complex medico-social a d-lui A.P..
A.P. locuia la 4 km de Spitalul Judeean, ntr-o cas veche compus din 2 camere, nclzite cu lemne,
cu ap procurat din afara curii, de la fntn i fr alte faciliti. Venitul familiei era de 1.267.683
lei provenit din pensia de asigurri sociale a d-lui A.P., soia acestuia nebeneficiind de nici un venit.
Dl. A.P. este recstorit i locuiete cu soia n vrst de 61 de ani, care are o hemiplegie stng dup
un accident vascular cerebral, i care se descurc greu cu treburile zilnice. De asemenea soia nu-i
administreaz tratamentul medicamentos necesar pentru sechelele de accident vascular; familia nu are
bani suficieni pentru ca ea s-i cumpere medicamentele, chiar n sistem compensat. Nu sunt ajutai
de fiul d-lui A.P. deoarece i acesta are o situaie social precar.
Din punct de vedere medical, la momentul evalurii, plaga de la piciorul amputat a d-lui A.P., nu era
nc vindecat. Pentru efectuarea activitilor de baz ale vieii de zi cu zi, A.P. necesit ajutor i
supraveghere permanent.
Dup evaluarea nevoilor, echipa care s-a deplasat la domiciliul d-lui A.P. a ntocmit fia de evaluare
medico-social i a completat grila naional de evaluare a gradului de dependen.
Serviciile care au fost stabilite pentru a fi incluse n planul individualizat de ngrijire n urma
discuiei cu beneficiarul i cu familia acestuia, includeau servicii de: ngrijire medical, ngrijiri de tip

76

infirmier, asisten social, consiliere psihologic. Asistentul medical a preluat coordonarea acestui
caz, avnd n vedere c ngrijirea de tip medical a plgii se va face zilnic, urmnd ca edinele
asistentului social i ale psihologului s alterneze pn la ctigarea ncrederii de sine a d-lui A.P.
Echipa de ngrijire a fost astfel format din asistent social, ngrijitor la domiciliu, asistent medical,
kinetoterapeut i psiholog.
Plecnd de la starea de dependen a beneficiarului echipa a urmrit recuperarea medical, creterea
ncrederii de sine, acceptarea realitii i diminuarea strii nervoase.
Planul de ngrijire a pacientului cuprindea:
servicii de asisten medical (toaleta plgii, pansament zilnic, apoi la 2 zile, creterea
rezistenei organismului prin administrarea de vitamine, antibiotice, prevenirea infeciilor
locale, urmrirea strii generale);
ngrijirile de tip infirmier acordate bisptmnal;
recuperare prin tehnici de kinetoterapie;
servicii de tip social: procurarea de hran, medicamente, mbrcminte, cru pentru invalizi,
cadru, ntocmirea dosarului i depunerea acestuia la Direcia de Stat Teritorial pentru
Persoane cu Handicap precum i ntocmirea unui alt dosar pentru procurarea unei proteze
prin Casa Judeean de Asigurri de Sntate.
Dup 4 sptmni de ngrijire dl. A.P. se deplasa prin cas cu cruciorul. Dup 6 sptmni acesta se
deplasa n afara locuinei cu cadrul metalic. Starea d-lui A.P. din punct de vedere fizic ct i psihic s-a
mbuntit considerabil, dovad fiind recuperarea acestuia n 5 luni.
Examenele de bilan periodice au dus la diminuarea interveniei echipei. Dup 5 luni vizitele sunt
mult mai rare, mai ales pentru procurarea reetelor medicale i intermedierea relaiilor cu serviciile
sociale din instituiile publice.

SERVICII DE TIP CENTRU DE ZI


Obiectivul major al unui centru de zi, indiferent crei categorii sociale aflate n
dificultate se adreseaz, const n facilitarea procesului de luare autonom a deciziilor
(atitudini, motivaii, sentimente, gndire, carier, etc), asigurnd sprijin pentru identificarea
i utilizarea potenialului necesar atingerii scopurilor personale ale fiecrui beneficiar.
Programul unui centru de zi const n organizarea i desfurarea unor activiti specifice cu
durata de 6 pn la 8 ore pe zi, timp de 5 sau 6 zile pe sptmn si cuprinde: educaie,
evaluare pentru beneficiar i familia acestuia, conceperea unui plan individualizat de
intervenie, managementul crizei, terapie individual i de grup, grupuri tematice pentru
dezvoltarea abilitailor, grupuri de suport (grupuri de egali).
Beneficiarii se pot ntoarce acas dup terminarea programului zilnic.
Centrul de zi poate funciona n conjuncie cu un sistem de locuine protejate, sau oricare alt
tip de serviciu de protecie social, atunci cnd este necesar.
Prezentare i studiu de caz 2
Centrul de Zi pentru Vrstnici Cluj
n cadrul proiectelor Fundaiei pentru ngrijirea Vrstnicului din Cluj-Napoca, la data de 8
martie 1998 am deschis primul Centru de Zi pentru Vrstnici n municipiul nostru.

77

Centrul de Zi pentru Vrstnici este un proiect-model de servicii de ngrijiri alternative comunitare i


este situat (pe o suprafa de 200 mp) n cartierul Mntur, str. Mehedini nr. 15 (parterul Creei nr.
9), n centrul unei comuniti care cuprinde cteva zeci de mii de locuitori.
Centrul a fost nfiinat datorit sprijinului generos al Open Society Institute New York, al Fundaiei
pentru o Societate Deschis Romnia i al altor organizaii i persoane fizice din ar i strintate.
Centrul de Zi a dorit s fie un loc al vrstnicilor unde acetia s poat veni s gseasc o mare familie
iubitoare, s se relaxeze prin activitile de socializare, s primeasc informaii utile despre modul n
care s i ngrijeasc sntatea sau diverse alte informaii de natur economic, juridic sau de relaii
cu alte instituii.
Numrul vrstnicilor, membri cotizani, aflai n evidena Centrului de Zi este de 470 persoane.
Numrul mediu de persoane care particip zilnic la activitile centrului este de 45-50 persoane.
Fiecare membru pltete o cotizaie anual de 10 RON, sum simbolic ce menine sentimentul lor de
apartenen.
Serviciile oferite sunt gratuite i cuprind urmtoarele:
activiti de socializare (jocuri de societate, acces la presa zilnic i la cri de beletristic,
vizionare TV, videocasete, audiii muzicale);
activiti de consiliere, psihoterapie;
activiti de suport n grup (grup de sprijin reciproc, de auto-ajutorare);
activiti cultural artistice;
activiti de ngrijire a sntii (msurarea tensiunii arteriale, educaie pentru sntate);
exerciii de gimnastic de ntreinere i recuperare;
organizare de excursii;
donaii de alimente, mbrcminte, medicamente.
Centrul de Zi pentru Vrstnici are un Comitet al Vrstnicilor, format din 5 membri. Un
asistent social i Comitetul Vrstnicilor coordoneaz activitile Centrului. Fiecare membru al
Comitetului are n responsabilitate coordonarea unui tip de activitate.
Centrul de Zi pentru Vrstnici are un Regulament de funcionare interioar stabilit de comun acord
cu membrii i afiat la loc vizibil. Centrul funcioneaz de luni pn vineri ntre orele 9,00 15,00 i
are afiat un Orar al activitilor zilnice.
O dat la dou luni se organizeaz adunarea general a membrilor Centrului n prezena preedintelui
Fundaiei. La aceast adunare vrstnicii i exprim doleanele, propunerile pentru noi activiti
pentru perioada urmtoare i i prezint observaiile sau problemele. mpreun cu vrstnicii,
conducerea Fundaiei propune soluii de rezolvare a problemelor identificate.
SERVICII PENTRU COPII STRZII
Prezentare i studiu de caz 3
Direcia General pentru Protecia Copilului Bacu
Serviciul a fost nfiinat n noiembrie 2001 i a avut la baz dou motivaii clare:
necesitatea constituirii unui sistem de monitorizare eficient n ceea ce privete nr. de copii ai strzii,
estimarea fiind singura modalitate prin care se puteau contura dimensiunile acestui fenomen;
ineficacitatea laturii rezideniale, conform creia copiii strzii identificai de poliie sau alte instituii
abilitate erau ocrotii n centre de urgen i apoi n sistem rezidenial, fr rezultate pozitive, dat
fiind imposibilitatea adaptrii acestora, cumulat cu diferite tulburri de comportament.
Populaia int

78

copii pe strad, nu frecventeaz coala i aparin familiilor din care provin: ziua pe
strad seara acas, vrste: 5-14 ani
copii n strad, au o legtur ocazional cu familia de origine: copii din alte localiti,
judee: devin treptat o parte integranta a sub-culturii de strad, vrste 9-16 ani
copiii strzii, au pierdut orice contact cu membrii familiei sau instituii de protecie:
triesc n strad, vrste 14-16 ani
tineri ai strzii, cazuri nerezolvate de copii ai strzii pentru care nu s-a reuit reintegrarea
familial sau reinserie social, vrste 16-25 ani
familii cu copii n/pe strad, cazuri care ceresc sau chiar locuiesc pe strad, urmare a
evacurilor din apartamente.

Din populaia int menionat mai sus, exist un segment difereniat, format din copii i tineri
ai strzii, consumatori de substane psihotrope (n special aurolac), care nu frecventeaz nici o
form de nvmnt, cu vrste ntre 9-25 ani.
n toate categoriile prezentate, familia este principalul mediu de provenien n ceea ce privete
fenomenul copiii strzii, aceasta fiind responsabil n 85% din cazuri de prezena copiilor n
mediul stradal. Aproximativ 5% din copiii i tinerii ntlnii n strad provin din instituii de
protecie, restul de 10% devenind copii ai strzii, urmare a propriilor opiuni (dorina de
libertate / independen) sau a presiunii grupului.
Cauzele apariiei copiilor n mediul stradal sunt: srcia, asociat cu violena domestic i
alcoolismul, lipsa de implicare a prinilor n creterea i educaia copiilor, situaia marital a
prinilor, cei mai muli dintre copii provenind din familii destructurate/dezorganizate i, cea
mai frecvent cauz, din nefericire, evacurile din apartamente, care au ca i consecin grav
apariia ntregii familii n mediul stradal.
1. Cum realizm identificarea copiilor ?
Identificarea cazurilor de copii ai strzii se face de ctre Echipa de Intervenie Stradal,
format din reprezentani ai Direciei Generale pentru Protecia Copilului, ai Asociaiei
Betania i ai Fundaiei de Sprijin Comunitar prin aciuni stradale zilnice, conform
programului stabilit. Aceste aciuni se desfoar pe parcursul a 5 ore/zi, din care 3 ore
evaluarea i monitorizarea cazurilor/familiilor aflate n eviden i 2 ore lucrul stradal
propriu-zis (monitorizarea mediului stradal). Lucrtorii sociali stradali lucreaz n
schimburi pentru a acoperi intervalul de timp 08.00-22.00.
Identificarea cazurilor de copii ai strzii se poate face i n urma sesizrilor primite de la
alte compartimente ale DGPC Bacu, din partea organelor de ordine (Poliie, Gardieni
Publici, Jandarmerie), a altor instituii (Corpul de Control al Primriei, Direcia Social,
coal etc.), a unor persoane fizice sau ONG-uri, prin telefonul de urgen 983 sau prin massmedia.
2. Care este metodologia folosit?

Activiti:
instrumentarea fiecrui caz identificat, n parteneriat cu familia natural i/sau lrgit i implicarea
activ a acestora n actul de rezolvare a situaiei de criz;
integrarea/reintegrarea colar a copiilor prin orientarea ctre coli de mas, sau alternative la abandon
(centre educaionale de zi);

79

integrarea/reintegrarea social a familiilor copiilor strzii, prin orientarea ctre un loc de munc,
cursuri de calificare/recalificare, funcie de nevoi;
gsirea unor locuri de munc pentru tinerii strzii, prin colaborare cu Agenia Judeean de Ocupare a
Forei de Munc, n cadrul programului;
monitorizarea fiecrui caz, pe o perioad de la 3 la 12 luni, dup stabilirea unei alternative pentru
copil, familie;
plasament n regim de urgen pentru copii ai strzii cu domiciliul n alte judee, pn la soluionarea
cazului;
plasament n regim de urgen pentru copilul strzii exploatat, grav neglijat, abuzat fizic, emoional,
sexual i gsirea unor alternative pe termen mediu i lung, ca de ex: asisteni maternali profesioniti,
centre specializate;
asigurarea unei permanente continuiti a serviciilor oferite beneficiarilor: sociale, profesionale,
financiare, prin crearea de alternative la viaa n strad (centre de urgen, adposturi temporare,
cluburi de zi);
consolidarea continu a unei baze de date complexe pentru beneficiari i furnizarea lunar a acesteia
partenerilor n program, precum i altor colaboratori;
implicarea activ a comunitii locale n scopul sensibilizrii opiniei publice de a sprijini aciunile
stradale i de a contribui la eradicarea actelor de ceretorie i exploatare prin munc a minorilor;
colaborare permanent cu autoritile locale i judeene n scopul rezolvrii situaiilor de criz a
beneficiarilor, precum i a familiilor acestora.

Colaboratori:
Constituirea programului judeean de monitorizare i evaluare a fenomenului copiii
strzii a avut la baz parteneriatul cu toate instituiile sociale care pot oferi alternative
viabile pentru copil i familie, ncepnd cu cele 2 organizaii nonguvernamentale: Asociaia
Betania i Fundaia de Sprijin Comunitar - partenerii principali n program i toi colaboratorii
interesai de rezolvarea acestui fenomen: Inspectoratul Judeean de Poliie, Direcia de Sntate
Public, Inspectoratul colar Judeean, Parchetul de pe lng Judectoria Bacu, Corpul
Gardienilor Publici, Comandamentul Teritorial de Jandarmi, Poliia Transport Feroviar,
Primria Bacu. Succesul acestui program se datoreaz i mass mediei locale i chiar omului de
pe strad care ne sprijin zilnic n demersurile noastre comune de schimbare a mentalitii
opiniei publice asupra donaiilor stradale. Suntem nsoii n permanen n munca cu copilul
strzii de principiul conform cruia ceritul nu poate fi un mijloc de subzisten, mai ales cnd
sunt folosii copiii.
Modaliti de integrare/reintegrare a copiilor n familie
n cazul n care copilul identificat are familie i pstreaz legtura cu aceasta, lucrtorul
social stradal va nsoi copilul la domiciliul su nc de la primul contact n strad.
Lucrtorul social stradal aduce la cunotin prinilor necesitatea respectrii obligaiilor
i ndatoririlor de printe, pe baza unui Proces verbal ncheiat ntre asistentul social i
familie. Totodat, se contacteaz organele de poliie (agentul care rspunde de zona
respectiv), pentru a i se aduce la cunotin situaia, urmnd a se stabili msurile care se
impun. Dac copilul frecventeaz o form de nvmnt, este contactat i coala n scopul
soluionrii cazului.
Lucrtorul social este responsabil de monitorizarea cazului, mpreun cu referenii sociali
din cadrul Direciei Sociale a Primriei efectund anchet psiho-social i Consiliul de
Familie.

80

Copilul reintegrat n familie va fi monitorizat pe o perioad de 3 pn la 6 luni de la data


reintegrrii.
n cazul n care, n urma evalurii efectuate, lucrtorul social / asistentul social constat
existena unor situaii de neglijare, abuz sau exploatare a copilului de ctre familie i exist
indicii privind svrirea unei infraciuni se va consulta cu juristul D.G.P.C. n vederea
sesizrii cazului la Parchetul de pe lng Judectoria Bacu.

Familia i rolul lucrtorului social stradal


Rolul lucrtorului social stradal const n medierea conflictului copil prini,
identificarea cauzelor pentru care copilul a ajuns n mediul stradal i nlturarea lor,
identificarea nevoilor familiei i oferirea de alternative.
Medierea se realizeaz la sediul Serviciului dac minorul beneficiaz de o form de ocrotire
(plasament n regim de urgen) sau la domiciliul prinilor dac reintegrarea se face direct din
mediul stradal. La discuii particip toi membrii familiei nucleare i/sau lrgite (acolo unde
este posibil). Se insist pe identificarea motivelor pentru care minorul a ajuns n mediul stradal
i nlturarea lor, prin oferirea de alternative familiei i copilului.
Alternativele oferite se axeaz pe problematica specific fiecrei familii i se adreseaz nevoilor
individuale i comune ale membrilor familiei:
sociale: pentru prini: centre de consiliere, programul Gata, Dispus i Capabil, n scopul
pregtirii mamelor pentru un loc de munc, locuri de munc prin Agenia Judeean de
Ocupare a Forei de Munc;
educaionale: pentru copii: alfabetizare, educaie colar, cluburi de zi, n funcie de aptitudini;

medicale: asisten medical primar, examene medicale de specialitate,


acompaniere n rezolvarea problemelor de sntate, educaie contraceptiv i planificare
familial pentru membrii familiilor, ore de educaie sexual;

psihologice: evaluare psihologic primar, programe de consiliere individual


i de grup, ergoterapie, ludoterapie: desenul, modelajul, teatrul, dansul, comunicarea
terapeutic, meloterapie, terapie de suport.

juridice: clarificarea situaiei juridice, identificarea prinilor, sprijin n


ntocmirea actelor de identitate i stare civil, reprezentarea n faa autoritilor n situaii
de neglijare grav, exploatare, sesizarea organelor judiciare n legtur cu cazurile n care
exploatarea i neglijarea sunt svrite astfel nct constituie infraciuni, colaborare
permanent cu organele judiciare, consiliere juridic.
Psihologul i rolul su
Rolul psihologului n cadrul acestui serviciu const att n realizarea evalurilor
iniiale ale copiilor (n mediul stradal sau n cadrul centrului) ct i n derularea programelor de
consiliere i psihoterapeutice, la nivel individual i de grup, pornind de la nevoile identificate
(copil, prini). Astfel:
programul de consiliere cuprinde:
- edine zilnice de consiliere psihologic cu copilul. Pe baza interviurilor non-directive, a ghidului de
observare a comportamentului verbal/nonverbal al copilului, a aplicrii de teste, psihologul
nregistreaz reaciile, problemele emoionale i comportamentale cu care se confrunt copilul,
problemele de sntate mental i stabilete modalitile de intervenie imediat (lucrul personal cu
copilul pe anumite dominante).
- edine de consiliere cu membrii familiei, n scopul formrii i consolidrii unei relaii prini-copii;

81

colaborare permanent cu consilierii din cadrul programului Gata, Dispus i Capabil, n scopul
urmririi evoluiei situaiei familiilor / copiilor aflai n evidenele serviciului;
programul de psihoterapie cuprinde:
- terapie ocupaional, ergoterapie, terapie ludic, meloterapie, terapie de suport. Acestea se desfoar
zilnic, individual i n grup pe baza unui program stabilit de comun acord cu psihologul, medicul,
lucrtorul social cheie.
Sptmnal se evalueaz rezultatele pentru fiecare copil n parte, prin ntrunirea echipei
pluridisciplinare.
-

Integrarea n familie i comunitate


Integrarea n familie i comunitate au ca finalitate eliminarea cauzelor care au dus la
gsirea minorului n mediul stradal, nlturarea problemelor cu care se confrunt familia,
medierea ntre copil i familie astfel nct aceasta din urm s-i ndeplineasc rolul su de
factor stabilizator i protector pentru copil.
Integrarea n comunitate se realizeaz prin alternativele oferite copilului i familiei acestuia:
reintegrarea colar a celor care au abandonat coala sau colarizarea celor care nu au mers
niciodat la coal sau sunt depii de vrst i ntmpin dificulti n nscrierea ntr-o
form de nvmnt. Copiii sunt orientai i ctre activiti extra-colare (centre de zi, cluburi
colare) n scopul (re)socializrii i deprinderii activitilor de baz, acolo unde se constat c
exist deficiene n aceasta privin.
Integrarea n comunitate i n special, n familie este o prioritate a Serviciului. Contieni de
avantajele, dar mai ales de dezavantajele ocrotirii pe durat lung a copilului n mediul
rezidenial, lucrtorii Serviciului privesc reintegrarea n familie ca prim opiune. Reintegrarea
n familie presupune identificarea, evaluarea, consilierea, oferirea de alternative i
monitorizarea familiei i a minorului pentru o perioad de 3-6 luni.
Care sunt rezultatele primare ale acestui serviciu? Care snut rezultatele secundare?
Rezultate primare:
integrare/ reintegrare familial: 65% din cazurile identificate;
integrare / reintegrare colar: 45% din copiii identificai au fost orientai ctre coli de mas
(nvmnt de zi sau cu frecven redus) i 55% au fost nscrii la centre educaionale de zi;
orientarea mamelor copiilor identificai n mediul stradal ctre programul Gata, Dispus i
Capabil i pregtirea lor pentru un loc de munc, n procent de 32%;
gsirea de locuri de munc, printr-un parteneriat cu Agenia Judeean de Ocupare a Forei de
Munc, pentru prini i tineri ai strzii, n procent de 12% din cazuri;
medierea relaiei prini copii i orientarea familiilor ctre centre de consiliere, n proporie de
87% din cazurile identificate;
orientarea copiilor dependeni de substane psihoactive (aurolac) ctre Centrul de Consiliere
Antidrog, n scopul oferirii de suport psihologic i medical, funcie de nevoi.
monitorizarea tuturor cazurilor aflate n eviden, de la deschiderea programului;
educarea comunitii prin cooptarea bisericii, a mass mediei locale i chiar a omului de pe
strad, n scopul asigurrii de suport social beneficiarilor i schimbrii opiunilor cu privire la
donaiile stradale. S-a reuit astfel o implicare comunitar larg, cu rezultate pozitive asupra
beneficiarilor.
Rezultate secundare:
extinderea programului la nivel judeean, prin acoperirea zonelor de risc al oraelor;

82

atragerea de noi resurse financiare pentru continuarea programului i diversificarea serviciilor n


cadrul proiectelor:
- Animatori sociali stradali scop: implicarea comunitii n sprijinul acordat copiilor care triesc n
strad;
- Centrul de urgen pentru copilul strzii scop: asisten medical de urgen, integrare social i
profesional pentru copilul strzii;
- Centrul de zi Morcovea - scop: integrare/reintegrare colar pentru copiii strzii, oferirea de
alternative de tip familial pentru copil/familia acestuia, propuse spre finanare;
constituirea unui adpost temporar pentru copii i aduli care triesc n strad, avnd ca parteneri:
Asociaia Betania i Primria municipiului Bacu;
crearea unui centru de dezintoxicare i a unei comuniti terapeutice pentru consumatorii de drog,
inclusiv copii ai strzii, dependeni de aurolac. Aceste centre vor fi deschise de Asociaia Betania i
susinute prin finanare extern.
Care sunt punctele cheie ale Serviciului, leciile nvate?
nfiinarea unui serviciu n care toi actorii sociali sunt implicai n mod direct n desfurarea
activitilor poate da natere unei relaii de strns colaborare i conlucrare ntre acetia, indiferent
dac sunt instituii ale administraiei publice locale, organisme guvernamentale sau
neguvernamentale. Din aceast colaborare a rezultat un numr mare de alternative care vin n
sprijinul copilului i familiei, ca sistem integrat de suport psiho-social.
Unul din elementele de noutate i de mare importan al funcionrii acestui serviciu este abordarea de
tip out-reach work(lucrul stradal), astfel c descoperirea cazurilor de copii ai strzii se face n mod
activ, iar munca social n strad este dinamic i mult mai eficient (implic copilul aflat n mediul
lui, cu nevoile i dorinele sale, familia acestuia, comunitatea prezent );
Nu am transformat prevenirea abuzului, neglijrii, exploatrii copilului strzii ntr-un domeniu strict
de intervenie a poliie. Acesta este i motivul pentru care lucrtorii sociali stradali realizeaz
activitile stradale prin fundamentarea relaiilor cu copilul pe ncredere, afeciune i reciprocitate.
Opiniile i dorinele copilului sunt respectate n stabilirea deciziilor care-l privesc.
coala i mass media local, comunitatea sunt parteneri fideli ai programului, ceea ce duce la succesul
reintegrrii colare i sociale a copiilor;
Serviciul este un program pilot n Romnia, fiind primul serviciu deschis n anul 2001 destinat
copiilor strzii, n care prevenirea abandonului colar, a exploatrii copilului prin munc, meninerea
acestuia n familia de origine sau lrgit i sprijinirea familiilor n situaie de risc au nlocuit
necesitatea satisfacerii nevoilor copilului n instituii de tip rezidenial.
Prezentare i Studiu de caz 4
Un alt model de lucru pentru copii strzii n cadrul programelor Fundaiei PARADA
Fundaia PARADA este o organizaie romn neguvernamental, apolitic, nonprofit, cu
caracter civic, avnd ca scop sprijinirea copiilor i tinerilor n dificultate, precum i a altor categorii de
persoane defavorizate, prin intermediul programelor i proiectelor de asisten social pe care le
promoveaz. Utiliznd mijloacele artistice i n special circul, Fundaia Parada vrea s strneasc n
sufletul acestor copii i tineri aflai n situaii de risc i marginalizare social dorina de a se reintegra.
Fundaia Parada deruleaz activiti pentru copiii strzii i tinerii defavorizai prin intermediul
programelor sale: programul de asisten social, desfurat pe timp de zi, Caravana- serviciu mobil
de asisten socio-medical pe timpul nopii, Centrul Social, Apartamentele Sociale, programul de
Animaie, Gazde i Susinere n Familie. Urmrim ca prin intermediul unei prezene cotidiene a

83

echipei alturi de grupurile de copii i tineri fr adpost s stimulm interesul acestora de a participa
la activiti organizate, motivndu-i s prseasc strada i s se reintegreze n societate.
Beneficiari
Beneficiarii proiectului sunt copii i tineri fr adpost, aflai n prezent pe strad sau n
situaii de risc. Ei fac parte n special din categoria de copii i tineri aflai n permanen n strad,
care au ntrerupt relaiile cu familiile de origine sau au legturi sporadice cu acestea.
Caravana
Prin intermediul serviciului Caravana Fundaia Parada contacteaz grupurile de copii i
tineri fr adpost din Bucureti, acord servicii de asisten primar, social i medical, i orienteaz
ctre Centrul Social al fundaiei i ctre alte instituii destinate lor.
Faptul ca muli dintre acetia sunt deja de foarte mult vreme pe strad sporete dificultile de
integrare, pune probleme legate de consumul ndelungat de droguri - n unele cazuri s-a trecut de la
consumul de solveni la cel al drogurilor injectabile. Caravana abordeaz n general grupurile stabile
de copii i tineri ai strzii, orientndu-se n funcie de vrsta acestora, de motivaia lor, de specificul
grupurilor. Exist o mare mobilitate n grupurile de strad iar activitatea Caravanei reflect aceast
caracteristic.
Centrul Social
Unul dintre proiectele importante ale Fundaiei Parada l reprezint Centrul Social, nucleul
activitilor desfurate cu copiii i tinerii n dificultate i destinate reintegrrii socio-profesionale a
acestora.
El constituie un spaiu n care copiii i tinerii din strad pot desfura diverse activiti ntr-un mediu
structurat dar suficient de flexibil. Aici ei se pot relaiona ntre ei i cu adulii implicai ntr-un mod
constructiv i nonviolent.
Scopul activitilor desfurate n aceast etap este motivarea copiilor pentru schimbare i renunarea
la via n strad, atragerea lor ntr-un program de reintegrare coerent i de perspectiv.
Centrul este deschis ntre orele 9.oo 20.oo i este frecventat lunar de 40-50 de beneficiari, avnd
aproximativ 25-30 de beneficiari zilnic. Ei sunt ndrumai ctre diversele activiti organizate, n
funcie de vrst i de obiectivele stabilite mpreun cu referentul de caz.
Asistena social
Centrul de zi este locul unde poate ncepe construirea unui parcurs de reintegrare,
individualizat n funcie de caracteristicile fiecrui beneficiar, sub ndrumarea unui referent social.
Acesta poate cuprinde reluarea relaiilor cu familia de origine, n cazurile n care acest lucru este
posibil, rezolvarea problemelor legate de actele de identitate, recomandarea ctre programele de
alfabetizare, reintegrare colar sau ctre serviciul Apel de formare i integrare profesional,
recomandarea ctre diversele activiti din cadrul centrului sau ctre consiliere, toate avnd ca scop
cutarea unei alternative la viaa n strad.
Igienizare
Dimineaa, copiii i tinerii se spal, de asemenea exist o spltorie unde pot s-i spele
mbrcmintea; astfel pot s nceap alte demersuri, la diferite instituii crora li se adreseaz, fr s
fie etichetai ca i copii ai strzii datorit faptului c sunt murdari.
Alfabetizare i activiti colare
Abandonul colar este o problem comun copiilor i tinerilor care triesc pe strad;
unii dintre ei sunt necolarizai, alii au ntrerupt coala o perioad ndelungat, ceea ce
face dificil reintegrarea lor n sistemul de nvmnt normal. De aceea este necesar fie
alfabetizarea, n cazul beneficiarilor necolarizai, fie pregtirea pentru reintegrarea

84

colar, n cazul celor cu abandon, i susinerea lor ulterioar pentru depirea dificultilor
provocate de ntreruperea studiilor.
Atelierele artistice activitile de animaie (artistice, de circ, sportive)
Atelierul de activiti artistice
n cadrul acestui atelier copiii pot s deseneze, s realizeze colaje, picturi, diverse obiecte ornamentale,
n scopul dezvoltrii simului estetic, a capacitii de exprimare n moduri noi, mbuntirea imaginii
de sine prin valorizarea muncii proprii, mbuntirea relaiilor de grup, dezvoltarea spiritului de
echip.
Consiliere
La recomandarea referentului de caz se realizeaz evaluarea psihologic i consilierea,
individual sau de grup necesar datorit dificultilor pe care cei mai muli dintre beneficiari le
ntmpin ca urmare a traumelor afective, abuzurilor fizice sau emoionale pe care le-au suferit n
familii i pe strad. Adaptarea la modelul vieii de strad face dificil reintegrarea n societate, muli
dintre beneficiari au probleme legate de autocontrol, imaturitate afectiv i cognitiv, dependen.
Evenimentele jocuri i concursuri, Ziua Parada
Rezultatele participrii la atelierele artistice sunt concretizate n spectacole i evenimente
organizate pentru a pune n eviden munca depus de ctre copii. Participarea la spectacole aduce o
mare satisfacie copiilor, graie aplauzelor i a recunoaterii publice a muncii lor, contribuind la
crearea unei imagini de sine pozitive, precum i la motivarea copiilor de a-i nsui noi cunotine i de
a se perfeciona.
Clubul multimedia
Copiii au acces la o bibliotec, videotec cu filme, spectacole, computere cu acces la Internet.
Copiii i tinerii au o mare nevoie s recupereze lipsurile educaionale datorate timpului petrecut pe
strad. n acest scop este foarte util s fie stimulai n moduri ct mai atractive, variate, ntr-o
atmosfer relaxat, flexibil.
n unele cazuri copiii i tinerii din strad nu sunt pregtii s se integreze ntr-un program mai strict
de activiti sau ntr-un parcurs de reintegrare. ncercm s rspundem nevoilor copiilor aflai n
aceast etap prin crearea un spaiu mai liber pentru discuii, relaionare, ntr-o atmosfer prietenoas
i familiar.
Apartamente sociale
Conceput ca o etap n continuarea programului de asisten social stradal i a
Centrului Social, proiectul Apartamente Sociale intenioneaz s ofere o alternativ la
viaa n strad unora dintre copiii pentru care s-a dovedit c reintegrarea n familia de
origine nu este posibil.
Apartamentele de minori: n prezent Fundaia Parada gestioneaz dou apartamente sociale
pentru biei minori, cu vrste cuprinse ntre 10 i 18 ani, fiecare avnd o capacitate de 6
locuri.
Proiect de lung durat, acesta implic motivaie din partea copiilor, iar condiia de baz este
integrarea ntr-un parcurs colar precum i acceptarea unor reguli de baz impuse de traiul ntr-un
apartament social. El ofer un cadru adecvat dezvoltrii aptitudinilor i nsuirii cunotinelor
necesare pentru ca beneficiarii asistai s dobndeasc abilitile necesare unei viei independente.
Echipa de lucru este format dintr-un responsabil de apartament, un educator i un supraveghetor de
noapte.
Apartamente sociale pentru tineri
Proiectul cuprinde dou apartamente sociale pentru tineri cu vrste cuprinse ntre 18-26 de
ani. Constituie o ultim etap n pregtirea pentru autonomie. Gradul de independen este ridicat,
tinerii care au un loc de munc particip parial la costurile pentru apartament, se autogospodresc; n

85

multe cazuri, aceast soluie rspunde la problema concret a costului ridicat pentru chiria unei
locuine.
Un criteriu pentru selectarea tinerilor din aceste apartamente l constituie continuarea studiilor i
gsirea unui loc de munc. Perioada standard este de ase luni, cu posibilitatea prelungirii n funcie
de caz.
Serviciul de formare-integrare profesional APEL acioneaz n direcia sprijinirii i asistrii
tinerilor n dificultate cu scopul integrrii lor socio-profesionale i se adreseaz tinerilor
ntre 16-29 de ani aflai n cutarea unui loc de munc, dar cu un nivel sczut de colarizare
sau n situaia de abandon colar fr finalizarea studiilor obligatorii, cu un nivel redus sau
inexistent de calificare, tineri cu anse reduse de inserie pe piaa muncii actuale, silii la
inactivitate prelungit, aflai astfel n situaie de risc social, de dificultate material,
confruntai cu marginalizarea sau excluderea social.

SERVICII DE TIP CENTRU DE URGEN


PENTRU CAZURI DE VIOLEN DOMESTIC
Prezentare i Studiu de caz 5
Centru social de urgen - Piatra Neam
Mariana A, n vrst de 32 ani a venit la centrul Columna, nsoit de fiul ei Nataniel de 3
ani i ne-a spus c se afl ntr-o situaie disperat.
I s-a completat fia de luare n eviden, i-au fost prezentate serviciile pe care le ofer centrul nostru i
a fost de acord s rmn pentru o perioad n centru.
Mariana a fost micu la o mnstire din Suceava. Familia ei nu a fost de acord cu dorina Marianei
de a deveni micu, dar cu timpul i-au respectat dorina. A urmat o coal postliceal sanitar i
ngrijea bolnavii care se aflau n grija mnstirii. Dintr-o relaie pasager, despre care nu dorete s
vorbeasc a rmas nsrcinat. A fost obligat s plece de la aceast mnstire deoarece tatl copilului
era cstorit i Mariana nu dorea s afecteze relaia de familie i nici cea profesional a acestuia. De
cnd era nsrcinata n 4 luni i pn acum a stat la o mnstire n Trgu Neam. A fost mulumit
ct a stat la mnstire, a ajutat ct a putut la treburile gospodreti dar din momentul n care a nscut
nu i-a mai fost uor deoarece trebuia s aib grij de copil iar cantitatea de sarcini, pe care trebuia s le
ndeplineasc era aceeai. De aproximativ un an i s-a dat de neles c nu mai poate sta acolo i c ar fi
bine s-i caute altceva. Mariana nu vedea nici o soluie. Ar fi plecat la alt mnstire dar se gndea
mereu c va fi greu primit nsoit de copil i c are obligaia s-i ofere i altceva. A venit n Piatra
Neam s ngrijeasc o btrn, care i-a oferit o camer n care s locuiasc mpreun cu fiul ei. Nu a
fost uor, pentru ca Nataniel este la vrsta ntrebrilor, fcea mult zgomot, iar pentru d-na n
vrst era foarte greu de suportat. La familia ei nu s-a putut ntoarce deoarece acetia cred c ea este n
continuare micu i nu tiu de existena lui Nataniel.
n timp ce era cu copilul n parc, stnd de vorb cu o femeie a aflat de existena centrului nostru la
care a i apelat.
Centrul social Columna se adreseaz femeilor i copiilor victime ale violenei domestice:
Activitile principale pe care le ofer centrul sunt:
acordarea de adpost temporar i mas;
servicii de asisten social;
asistenta medical;

86

consiliere juridic;
consiliere psihologic;
ndrumarea spre instituii educaionale a copiilor;
aciuni recreativ-formative i de orientare profesional pentru femeile care doresc s obin o
calificare;
asisten religioas.
Totodat, Centrul social ncearc, prin serviciile de specialitate, s creasc ansele de ocupare a
femeilor aflate n cutarea unui loc de munc, acestea realizndu-se prin:
informare i consiliere profesional;
medierea muncii;
ndrumare profesional;
sprijin pentru elaborarea memoriilor de activitate personal (CV, scrisoare de intenie) i
pregtirea pentru interviu.
n momentul n care Mariana a apelat la noi se simea foarte obosit, dezorientat,
dezamgit, i era foarte team s nu piard controlul asupra sa, se simea neajutorat, n nesiguran,
i era foarte fric de ce se va ntmpla cu ea i cu Nataniel, dezvolta sentimente de izolare i de rejecie.
Mariana a beneficiat de toate serviciile oferite de fundaia noastr. Am susinut-o i am ndrumat-o n
vederea obinerii de ajutor social i alocaie monoparental. A staionat n adpostul temporar 10
sptmni. Cu ajutorul serviciilor de mediere i consiliere a muncii a participat la trei concursuri
pentru ocuparea unui post vacant la Spitalul Judeean, reuind astfel s se angajeze ca infirmier n
Secia de Oncologie. Pe Nataniel l-a nscris la grdini. Acum locuiete la o doamn n vrst,
singur, pe care o i ngrijete.
Mariana vine n continuare la centrul nostru, n vizit, a devenit mult mai ncreztoare n propriile
fore, prin consilierea social i psihologic am reuit s o ajutm s se reintegreze n societate, s-i
rectige stima de sine, a securitii psihosociale, s aib o viziune optimist asupra viitorului.
La serviciile Centrului social de urgen Columna apeleaz persoane cu motivaii diferite i din medii
diferite. Am luat termenul violen n sensul larg i real al cuvntului, neinnd cont de forma
acestuia.
Ursula chiopu a definit violena ca fiind conduita i atitudinea care constau n constrngerea
fizic sau psihic exercitat de unele persoane asupra altora pentru a le impune voina, opresndu-le.
i totui, srcia i-a dus pe muli dintre oameni n pragul disperrii, muli dintre ei alegnd calea
consumului de alcool. Atunci cnd nu sunt de nici unele iar aburii alcoolului le nceoeaz mintea,
brbaii gsesc imediat vinovaii pentru toate relele: femeile i copiii. Acetia sunt agresai fizic i
verbal, dai afar din locuin i obligai s doarm, zile la rnd pe strzi. Tot srcia determin s
triasc ntr-un apartament de dou camere cte trei generaii: bunicii, prinii i copiii. Mediu
nefavorabil pentru toi, crend stri de tensiune i neajunsuri ceea ce duce tot la violen.
Aceste aspecte conduc la abuzul de sine, la subestimare, la deteriorare fizic i emoional,
pierderea simului proprietii i independenei; persoanele supuse la acte de violen sufer de
supunere pasiv (supunere pasiv la for, acceptarea destinului, recunoaterea propriei
inferioriti), lipsa resurselor materiale i neinformarea determinndu-le astfel s accepte violena.
Singura instituie la care aceste persoane pot apela este poliia, care aplic o sanciune minor
(legislaia nepermindu-i mai mult) fr a ndeprta factorul violent, determinndu-l astfel s aplice
alte acte violente asupra membrilor familiei. Sunt i situaii n care femeia pleac mpreun cu copiii,
indiferent unde, iar soul violent rmne n cas pn la separarea legal care poate dura cteva
luni.
Violena fizic i sexual afecteaz reaciile i comportamentele, datorit tensiunii i situaiei
umilitoare n care este plasat, iar cele mai frecvente manifestri psihopatologice sunt: izolarea,

87

inadaptabilitatea de a coopera i comunica; tentativele de suicid, depresia, reacii post traumatice,


atacuri de panic; abuzul de alcool i droguri aprut la femei ca o consecin direct a violenei, n
timp ce apariia acestora la brbai reprezint una din cauzele cele mai frecvente de abuz asupra femeii.
Violena psihologic este identificat de ctre psihiatri i psihologi ca fiind cea mai frecvent dar i mai
puin observabil i mrturisit, aa nct s se poat stabili o legtur direct ntre cauzele
simptomelor i consecinele acestora.

88

8. Glosar de termeni
AC

Autoritatea Contractant Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse

AuI

Autoritatea de Implementare Organism Intermediar Regional POS DRU


(inclusiv birourile judeene).
Organizatia care primete finanarea i care a semnat cu Autoritatea
Contractant Contractul de Finanare
O plat direct de natur non-comercial fcut de Autoritatea Contractant ctre
o anumit organizaie, pentru implementarea unei operaii (sau n unele cazuri
pentru finanarea unei pri a bugetului su) n vederea promovrii unei politici a
Uniunii Europene

Beneficiar
Grant

Contract de grant

Contractul de finanare nerambursabil ncheiat ntre AC i Beneficiar, n baza


proiectului depus i aprobat de Autoritatea Contractant

Implementare

Totalitatea activitilor care duc la finalizarea proiectului, n contextul


ndeplinirii tuturor obligaiilor contractuale, n conformitate cu prevederile
contractului de grant

Monitorizare

Procesul prin care AC i AI, urmresc implementarea proiectului de ctre


beneficiar, cu respectarea prevederilor contractului de finanare

CES

Coeziune Economic i Social subprogram al Programului Naional


Phare 2004

DRU

Dezvoltarea Resurselor Umane componenta a CES

89

9. Bibliografie
Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziie Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr.
894bis din 02/11/2006
Ordinul nr. 155/2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziie
public, publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 894 din 02 noiembrie 2006;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie
public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de
servicii, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 337/2006. publicat n Monitorul

Oficial al Romniei, Partea I, nr. 625 din 20 iulie 2006


Rectificarea nr. 337/2006 la Legea nr. 337/2006 pentru aprobarea Ordonanei de urgen a
Guvernului nr. 34/2006, publicat n Monitorul Oficial nr 662 din 1 august 2006;
Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a
Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile
ulterioare, publicat n monitorul Oficial, Partea I nr 625 din 20 iulie 2006;
Hotrrea Guvernului nr. 1337/2006 privind completarea Hotrrii Guvernului nr. 925/2006
pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de
achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea
contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a
contractelor de concesiune de servicii, publicat n Monitorul Oficial, Partea ! nr. 625 din 20
iulie 2006;
Hotrrea Guvernului nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de
aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace
electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, publicat n Monitorul
Oficial, Partea I nr 978 din 07 decembrie 2006 ;
Ordonana de urgen a guvernului nr. 68/2006 privind msuri pentru dezvoltarea activitii
n domeniul construciilor de locuine prin programe la nivel naional, aprobat prin Legea
nr. 515/2006 privind msuri pentru dezvoltarea activitii n domeniul construciilor de
locuine prin programe la nivel naional, publicat n Monitorul Oficial nr. 14 din 9 ianuarie
2007.

90