Sunteți pe pagina 1din 242

INTRODUCERE

n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i


comunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa
tiinific, economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent:
birotica termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz
automatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor
administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat
cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice
secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea
muncii administrative.
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i
de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.
Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i
roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt
valabile i n cazul societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea
informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru
solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent
manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul
pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere
important ntr-o organizaie.
n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i
sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un
complex de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden,
protocol, arhivare de documente .a.).
Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i
practice, referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.
Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic,
managementul i marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial.
Totodat lucrarea cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de
secretariat: tehnici de secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i
prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme romneti de drept
administrativ i comercial.

Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece
n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i
asisten managerial adaptat la realitile romneti.
Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent
manager) i ale secretariatului.
Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de
ctre specialiti.
Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de
Administraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.
Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c
prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru
care va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a
secretariatelor i a secretarelor (asistent manager).
BIROTIC
Lector univ. dr. Ionel Enache
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
1. CONCEPTUL DE BIROTIC
n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,
producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n
ntreaga via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar
dar dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea,
obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele
mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a
informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i
electronic i n special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe
informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i
economice cu multiple efecte sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat
cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin
accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i
calitatea muncii administrative.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului
francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office

automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup


Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc,
sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia
AUTOMATIZAREA BIROULUI.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie
de specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i
de mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de
comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.
n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i
de exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui
disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.
Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii
administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor,
urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.
ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre
care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la
cel mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele
birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a
oricrei activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:
1.

Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.

2.

Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.

3.

Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:
1.

Managementul documentelor.

2.

Introducerea informaiilor n fiiere.

3.

Conducerea proiectelor.

4.

Coordonarea personalului.

5.

Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup
restul de 60% n mod egal.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i


tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.
Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i
decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei
manageriale n orice sistem i organizaie economico-social.
O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii
i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.
n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen
poate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:

Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a


dus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea
profesional a calculatoarelor personale (PC).

Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie


prin creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte
echipamente informatice.

Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul,


consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]
n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:

Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare


(telefoane, radio, TV).

Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip


reea.
n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se
intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul
reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.
n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,
echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea
consumului uria de hrtie din biroul clasic.
Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de
birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la
introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea
contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.

Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu
celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de
dezvoltarea biroticii.
Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii
administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:

Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.

Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.

Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite


sau expediate.

Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n


activitatea administrativ.

Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei


de regsire a informaiei.

Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se


fundamenteaz.
Principiile biroticii [3] :
1.
Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint
obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul
ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur
comun: lucrul cu documente i cu informaii.
2.
Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete
numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin
simplificare, prin automatizare i prin integrare.
3.
Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap analizate,
simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.
4.
Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite
automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator.
5.
Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor
i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic
optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este
inevitabil.
TEHNICI DE SECRETARIAT
Lector univ. Nina VRGOLICI

Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat


Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII


1.1. Organizaia i structura ei organizatoric
Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii:
economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea,
orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur
pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde
unei nevoi. Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i
obiective, ca un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese
generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost
creat. n vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai
multe funcii:
a)

funcia de cercetare-dezvoltare;

b)

funcia comercial i de marketing;

c)

funcia de producie;

d)

funcia financiar-contabil;

e)

funcia de personal.

Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i


compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care
sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.
O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii
normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea
riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea
de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de
organigram.
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric
este alctuit din urmtoarele elemente:
1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie)
2. Postul
3. Ponderea ierarhic

4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale)


5. Nivelurile ierarhice
6. Relaiile organizatorice
7. Activitile
La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care
este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este
un act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete
competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este
adoptat de forul de conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul
de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n
relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de
dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent
actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a
departamentelor.
Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF),
unitile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la
structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de
activitate.
Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de
Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment,
gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare
necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1.
La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui
angajat n parte.
Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la
adoptarea ROF i a Statului de Funcii.
1.2. Activitatea de secretariat
Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este
i activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl
generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii,
consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite
(academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma

de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o


organizaie la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor
publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i
firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu
persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a
direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel
secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de
relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin
degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii
principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control.
Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul
esenial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i
respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest
grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate,
efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care
are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de
secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.
1)
Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor,
nregistrarea corespondenei).
2)
Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului
(documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)
3)
Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a
secretarelor din subordine),
4)
Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu
parteneri de afaceri, etc.)
Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de
competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment
presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din
aceste activiti.
1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz


sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i
domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de
secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele
atribuii i sarcini :

executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea,


distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.

lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei


primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii
corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile,
dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz;
pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea
direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor.

atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea


materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc.,
clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.

scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de


afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.

multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau


calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea
mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a
materialelor pentru editorial.

traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare,


cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.

probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru


desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea
vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete
regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea
corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.

evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara


ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine
evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a
evenimentelor profesionale.

pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de


hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile
de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea
programului.


cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de
multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea
tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.

organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea


informaiilor.

ntocmirea contabilitii primare a firmei

primirea i transmiterea comunicrilor telefonice

organizarea edinelor i a materialelor necesare.

difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara


(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de
responsabiliti persoanelor din subordine.

perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia,


evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a


prerogativelor dar i competena n a le realiza.
Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:

un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;

un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;

un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;

un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor,


capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;

un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile


reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice
acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;

un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s


prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i
celelalte compartimente ale unitii;


un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba
romn/limba strin;

un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s


nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc
rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun
cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;

un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din


interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de
edin i s redacteze procese-verbale;

un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze


i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;

un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou


(calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);

un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de


secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele;

un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s


filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i
ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.

un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor


directive generale i a materialului documentar;

un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a


materialelor n curs de multiplicare.
1.4. Organizarea secretariatelor
In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i
materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat
(persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din
domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ.
Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de
munca n acest domeniu, i anume:

spaiul de lucru ;

obiecte de iluminat;

obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat,


aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)

In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat


poate fi organizata astfel:

n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este


centralizat;

n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial


centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii
conductorilor).
Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:

concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la


capacitate maxima;

pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse
centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;

posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii


metodelor de operare n munca de birou;

costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al


ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.
1.5. Rolul secretariatului n sistemul informaional al organizaiei
Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaii, de forma sa organizatoric, de
mrimea ei, succesul depinde n mare parte de corectitudinea deciziilor, iar n procesul
decizional, pe lng cunotine, experien, intuiie, o mare valoare o are informaia.
Informaia corect i obinut n scurt timp, st la baza adoptrii unei strategii adecvate n
ceea ce privete activitatea unei firme.
Organizaia este privit ca un sistem n care prile componente contribuie la ndeplinirea
activitii acesteia. Sistemul organizaional este alctuit din :

sistemul decizional sau de conducere ;

sistemul operaional sau de execuie ;

sistemul informaional ;

ntre sistemul operaional i cel decizional legtura se stabilete prin sistemul Informaional
(SI). Sistemul Informaional este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de
mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale de circulaie, proceduri i
mijloace de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea
obiectivelor organizaiei.
Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz emit sau transmit
informaii utile n cadrul sistemului organizaiei.

Mijloacele materiale se refer la maini i echipamente de birou (calculator, maina de scris,


de copiat, telefonul, faxul etc.).
Informaia poate fi definit ca un mesaj, o tire, un semnal, un grup de imagini ce reflect
starea unui sistem sau a modului n care aceasta funcioneaz i care aduce receptorului
date noi, un plus de cunoatere.
Fiecrei activiti umane desfurate n forma de organizare i structur specifice i
corespund informaii specifice. Sursele de informaie se regsesc att pe plan decizional ct
i operaional. Informaia este util cuiva dac este cerut de un consumator de informaie,
indiferent dac acesta este decedent sau executant. Indiferent de complexitatea sistemului,
comunicarea necesit cteva elemente eseniale :

Informaia circul ntre emitor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.) i
poate fi sub form de : date, texte, imagini fixe, secvene audio sau video etc.
Cantitatea de informaii care se vehiculeaz ntre emitor i receptor constituie fluxul
informaional. Distingem un flux de intrare de informaii i un flux de ieire de informaii. De
exemplu, legtura cu alte organizaii aduce un flux de informaii din afar (o cerere de
ofert, o comand, etc.). n fluxul de ieire al informaiilor se pot ncadra diverse forme de
coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a informaiei care circul att n cadrul
organizaiei ct i ntre aceasta i exterior.
Comunicarea n cadrul unei organizaii sau n afar acesteia se desfoar n bune condiii
doar n cazul n care fluxul informaional cu elementele sale componente preluarea
prelucrarea i transmiterea informaiilor respect o serie de reguli referitoare la alegerea
sursei de informaii potrivite, la modificrile, transformrile, prelucrarea n vederea obinerii
obiectivelor stabilite (de consumatorul de informaii) prin respectiva informaie. De
asemenea, un rol important l are i forma de prezentare precum i alegerea canalului
adecvat pentru transmiterea informaiei. Este un lucru recunoscut c n acest proces
preluare prelucrare transmitere, secretarei (asistentei manager) i revin sarcini
importante.
O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate, cum s obin n timp
util i s le foloseasc eficient pentru fiecare situaie. Este cunoscut faptul c la angajare,
firmele solicit secretarei (asistentei manager) cunotine despre utilizarea Internetului, a
calculatorului i a altor mijloace moderne de informare.
Preluarea informaiei necesit cunoaterea surselor de informaii. Sursele de informaii pot fi
comenzile, minutele diverselor ntlniri de afaceri, cercetri de pia, baza proprie de date,
anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizaii, programe de activitate,
serviciul de informaii teletext, Internetul, reeaua Intranet, manuale, fie, biblioteca proprie
etc.

Dup preluarea unei informaii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor interne
de transmitere a informaiei) persoanelor competente la rndul lor, acestea pot pstra
informaia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel
extern, sub forma unei informaii rspuns adecvate.
Informaia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i n funcie de modul de
prezentare. Modalitatea de prezentare a informaiilor transmise constituie un element cheie
n dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent ns de modul de prezentare
trebuie avut n vedere c mesajul s fie foarte clar, s rspund intereselor celor care au
cerut s fie ntr-o form ct mai atractiv.
Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coerena informaiei i canalul
ales pentru transmitere. n caz contrar pot aprea distorsiuni n receptarea informaiei.
Astfel :

dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va alege
fax-ul, e-mail-ul ;

dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile (timp i bani)
se va alege videoconferina ;

dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explicaii suplimentare se
va alege discuia fa n fa sau telefonul ;

dac informaiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.

In concluzie, putem spune c informaia, pe lng caracterul de unitate i utilitate, trebuie :

s fie exact i complet ;

s fie furnizat la timp ;

s corespund att cantitativ ct i calitativ ;

s fie transmis pe canalul cel mai scurt ;

s fie prezentat ntr-o form adecvat i accesibil.

Secretariatul reprezint un important canal informaional, un releu intermediar i n anume


condiii un emitor de informaii. El acioneaz n ambele sensuri ale circulaiei informaiei
(ascendent i descendent). Secretariatul este o staie att n circuitul ascendent (de la
sistemul operaional la cel decizional) ct i n circuitul descendent (de la sistemul decizional
la cel operaional).
n sens ascendent al informaiei secretariatul furnizeaz conducerii informaii, unele
selectate prin mijloace directe, altele obinute pe baza delegrii de autoritate de la alte
compartimente sau uniti subordonate.
Acestei etape i sunt specifice informaii furnizate de secretariat ca:

prevederi din acte cu caracter normativ;

prezentarea notelor de comunicri telefonice;

comunicri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anunarea unor
chemri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)

prezentarea programelor, a unor materiale documentare;

extrase din acte i corespondena clasat sau arhivat;

prezentarea corespondenei primite;

prezentarea rapoartelor referatelor, informrilor cu privire la situaii existente sau


trecute;

prezentarea unor situaii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor grafice;

Astfel de informaii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.


n sens descendent al circulaiei informaiei, secretariatul transmite deciziile conducerii care
se concretizeaz n:

activitatea de redactare de ordine, dispoziii circulare, redactate uneori de


secretariate;

transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le
execute;

note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, constituind decizii
asupra modului de rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretri
ulterioare care s genereze nendeplinirea sau ndeplinirea parial sau incorect a unor
sarcini.
A treia etap a circuitului informaional, n care secretariatului i revin sarcini importante
este din nou n sens ascendent n cursul executrii deciziei.
n aceast etap n afar informaiilor date de compartimentele operaionale, secretariatul
informeaz permanent conducerea asupra respectrii termenelor de execuie. Pentru
aceasta secretara (asistenta manager) i organizeaz un sistem de evidene operative,
(scadentarul de termene, agend, fiiere n care sunt incluse detaliat toate deciziile
conducerii) care i permit s urmreasc pentru informarea conducerii stadiului realizrii
acestora.
Schimbul de informaii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri
permanente. Permanentul schimb de informaii, dei util prin operativitate poate duce
uneori la frecvente ntreruperi n munca de concepie a conducerii dar i a secretariatului.

Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe
compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu i este
mprit n dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar cealalt parte de la
secretariat. Sunt exceptate informaiile foarte urgente care sunt transmise imediat.
2. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) N LUMEA
PROFESIONAL CONTEMPORAN

2.1. Funcia de secretar


Funcia (postul) unui lucrtor ntr-o organizaie constituie participarea sa permanent la
desfurarea diferitelor activiti ce permit realizarea obiectivelor firmei.
Multe funcii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun. (activitile
care trebuie ndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea persoanei care le
ndeplinete). Totui pentru a avea o imagine clar a unei funcii trebuiesc luate n
considerare urmtoarele elemente :

educaia (specific nivelului de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau
cursuri pregtitoare etc.) ;

experien profesional (unele funii se pot ncredina imediat dup terminarea


colii, altele necesit o anumit experien) ;

poziia n structura organizaional sau n structura ierarhic superioar. n aceast


etap se va descrie poziia pe care o ocup funcia de secretar (asistent manager) n
ansamblul structurii, locul pe care l ocup n organigrama organizaiei.

atribuii i sarcini impuse funciei respective ;

caliti personale cerute pentru ocuparea funciei ;

un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de secretare


sau luarea de decizii n numele efului prin delegare de autoritate).
Funcia de secretar este definit n fia postului, iar pentru evaluarea acesteia se stabilete
un sistem de punctaj n funcie de : gradul de pregtire de baz i de specialitate
experiena acumulat i manifestat, gradul de dificultate i de risc pe care le presupune
executarea funciei, priceperea de a lucra cu aparatura modern din dotare (calculator,
copiatoare, telefax, etc.) ; cunoaterea i practicarea curent a unei limbi de circulaie
internaional.
Funcia de secretar presupune omniprezena ei la diferite activiti organizate de
conducere, consemnarea lucrrilor respective, preluarea, plasarea i arhivarea documentelor
rezultate, etc.
Pentru funcia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar definirea funciei
presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente : scopul i rolul secretariatelor n
sistemul general al activitii economico-sociale i n organizaia respectiv, poziia pe care

activitatea de secretariat o deine, responsabilitile, gradul de autoritate primit de la


manager, relaiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii.
Manualele de specialitate dau urmtoarea clasificare a funciilor de secretare:
1) Secretare ucenice

dactilografiaz scrisori, diverse materiale,

multiplic materialele,

preiau mesaje,

ajut la expedierea corespondenei prin fax, pot,

nu au responsabiliti,

2) Tinere secretare

audio,

dactilografiaz corespondena pornind de la notie stenodactilografiate, casete

editeaz texte pe computer,

preiau i transmit mesaje,

redacteaz corespondena simpl,

expediaz corespondena,

primete vizitatorii,

organizeaz edine, conferine,

stenografiaz la diferite edine,

au responsabiliti multiple dar limitate.

3) Secretare personale

aparin de obicei unui director executiv, a crui activitate o organizeaz,

redacteaz i claseaz corespondena,

cunosc bine stenografia i lucrul pe calculator,

redacteaz singur rapoarte, referate, brouri,

ntocmesc dri de seam,

primesc vizitatorii,

organizeaz cltorii de afaceri,

organizeaz agenda efului,

au cunotine de contabilitate,

particip la ntlnirile de afaceri,

traduc din i n limbi strine

organizeaz edine, conferine,

au responsabiliti care le permit s participe la actul de conducere,

4) Asistente personale

reprezint funcia secretarial cea mai important,

lucreaz n sfera conducerii,

aparin unui director general (manager) sau preedinte,

supravegheaz activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare,

supravegheaz personalul administrativ, curieri, oferi, personalul de serviciu,

traduc din i n limbi strine,

organizeaz protocolul la edine, conferine, ntlniri de afaceri,

organizeaz cursuri de perfecionare,

analizeaz i evalueaz activitatea de secretariat,

iau anumite decizii n numele efului (prin delegare de autoritate),

au cunotine de contabilitate, drept, management, etc.,

se ocup de recrutarea personalului din secretariat

pot avansa pe scara ierarhic.

Desigur, coninutul noiunii de secretar nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci i altele:


secretar ef, ef de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de nvmnt
etc.

Statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii
argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o mnu
femeilor cci ele din natere au, o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre detaliu,
loialitate, abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen emoional.
In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul
punndu-se acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile de
anunuri care apar zilnic n ziare i reviste.
Dac acum 12-14 ani a fi secretar nsemna o via oarecum lipsit de griji, sub aripa
protectoare, de multe ori la propriu i la figurat a efului, o via n care principalele atribuii
erau cafeaua de diminea a efului, ziarele, ceva coresponden, telefonul, dar mai presus
de toate ocrotirea efului de prezena inoportun a diverilor solicitani, astzi lucrurile s-au
schimbat. Aceast imagine perceput de ochiul public ntr-un anumit clieu plasat undeva
n sfera derizoriului a disprut, aproape n ntregime, datorit gradului lor de profesionalism,
calitii serviciilor de comunicare i administraie pe care le pot oferi.
Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai multe
transformri dup 1989, odat cu apariia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i
informare. Secretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a
face cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de
management, marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n
limbi strine pe care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier
informaional, dactilografiaz pe calculator folosind metoda oarb. Ea ntocmete i
folosete sisteme sigure de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i
departamentele din ar i strintate cu persoanele lor cheie. Ea este cronicara
evenimentelor instituiei sale, autoare de anale nepublicate. E mai uor s gseti un expert
sau un strateg dect o secretar bun (Mircea Malia).
n prezent secretara deine o funcie indispensabil pentru bunul mers al organizaiei din
care face parte i care a devenit acum o ocupaie de un nalt profesionalism. O secretar
este o profesionist n adevratul sens al cuvntului. Existena a numeroase coli
postliceale, cursuri pentru secretare i chiar colegii care pregtesc tinerele secretare sau
asistentele manager, existena Asociaiei Europene a Secretarelor Profesioniste confirm
caracterul profesionist al acestei activiti.
Profesiunea de secretar, ca attea altele se practic i din vocaie, o vocaie care se poate
descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educaiei continue. Secretara modern este o
persoan educat i educabil care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau
scris, de a nelege psihologia lor, o persoan care posed pe lng un cod al eticii
profesionale, cunotine legate de profilul firmei i de operaiile tehnice specifice muncii de
secretariat, i calitii manageriale la fel de dezvoltat ca ale celor care conduc instituia din
care face parte. Secretarele sunt managerii propriilor lor firme secretariatele.
Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un
contabil manager, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un
anumit departament. Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul
principal al secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n
adevratul sens al cuvntului cu drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare din membrii
echipei. Este esenial ca eful i secretara s gndeasc, s planifice i s acioneze ca o
echip. Aa cum succesul juctorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a
anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa i sincroniza, tot aa eful i secretara

trebuie s munceasc din greu pentru a-i dezvolta strategia de echip. Munca unui director
i cea prestat de o secretar sunt greu de separat; aciunile directorului i cele ale
secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre acelai scop. De exemplu trebuie
scris un raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz, l stilizeaz. Deci sarcina unic a
fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuia celor dou persoane,
existena uneia depinznd de existena celeilalte. Este cunoscut faptul c atunci cnd eful
avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat cu el. (nu este mai puin adevrat c
pentru unele secretare exist riscul s rmn fr post atunci cnd eful este schimbat pe
criterii politice).
Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea
reprezint prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact (tim cu toi
c prima impresie conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de
important. Nu de puine ori am auzit s-au am gndit dac secretara arat aa sau se
comport aa ce s mai zicem de ef).
Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice de stat,
secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri i s ceri informaii i
asta pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe care o
afieaz de la prima ora a programului, aducnd astfel un mare deserviciu att efului ct i
instituiei unde lucreaz.
Rolul secretarei devine mai puin acela de servitoare a managerului i mai mult de manager
administrativ.
Schimbrile politice din ultimii ani, dispariia confruntrilor Est-Vest au modificat i pieele:
ntreprinderile se afl n lupt concurenial, ele trebuie s acioneze i s gndeasc global,
deoarece structurile tradiionale ale ntreprinderilor cu diviziunea lor strict a muncii,
orientat ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reaciona rapid i flexibil la cerinele
clienilor.
Toate aceste procese determin pentru secretare riscuri i noi anse [1] i anume:

n cadrul restructurrii conducerii, n multe uniti se desfiineaz niveluri ierarhice


ntregi sau se desprind din ntreprindere domenii complete. Sunt mai puini efi, automat
exist mai puine secretare;

presiunea crete asupra secretarelor rmase, pentru c eliminarea unor niveluri


ierarhice nu nseamn i dispariia tuturor sarcinilor. De regul, sarcinile sunt redistribuite i
mresc spectrul de sarcini al celor rmai.

progresul tehnologic oblig la nvarea continu, timpul necesar fiind adesea


suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, i va pierde mai devreme sau mai trziu
slujba;

apariia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu numai


pentru a-i rezolva problemele proprii, dar i pentru scrierea, uneori, a corespondenei.
Aceasta poate fi considerat fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concuren. De
regul, este mai puin economic i eficient ca efii s-i scrie singuri corespondena. Ei sunt
prea costisitori i prea lipsii de experien pe post de scribi. (Ci dintre ei pot scrie repede
dup metoda oarb, cu zece degete?)


restructurrile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se experimenteaz i
se testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit,
lucrul de la distan etc.
Din fericire, exist i reversul medaliei, iar ansele pentru secretare sunt foarte bune.
Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o ans
pentru secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic de termene
nseamn pentru secretare o degrevare de muncile de rutin, mari consumatoare de timp.
Biroul va deveni mai srac n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i gestiunea informaiilor se
vor accelera. Aceasta presupune, ns, cunoaterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora
prezint pentru secretare urmtorul avantaj: timpul ctigat pe care l poate folosi pentru a
obine sarcini mai atractive.
Pentru secretare apar i alte perspective [2] i anume:
1)
asistena managerial calificat: Dac pe viitor vor fi mai puini efi, acetia vor avea
mai mult de lucru, deci, crete domeniul de conducere; se vor schimba i sarcinile de
conducere. Conducerea subordonailor se va face mai ales prin comunicare, pentru care efii
au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional i talentate
psihologic.
n spatele efilor eficieni vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, nite administratoare
eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i totalitatea
fluxurilor organizatorice din secretariat, ci i pri din sarcinile lor, pe care le vor rezolva
independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate);
2)
prestrile de servicii n mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe firme
experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O astfel de
form o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei cruia clienii i comand
ntocmirea utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaz i se dirijeaz
video-conferinele, sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea edinelor,
congreselor.
3)
externalizarea unor funciuni din ntreprinderi: reprezint, poate, o nou ans pentru
secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se ntinde de la
tradiionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor, aranjamentele de cltorii,
traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea informaional sau coordonarea.
Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc
s se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i
posibilitatea acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile
salariatelor. Formarea profesional continu devine obligaie, prin aceasta nu se nelege
formarea tradiional, ci nvarea pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai
calificat competena profesional, cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i
cu att mai sigure sunt locurile lor de munc.
Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere mai
bun i la o percepie public apreciativ sporit a statutului profesional i social al
secretarei n societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb
strin i lucrul pe calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente

importante, ns departe de a suplini cei apte ani de acas, permanenta preocupare de a


nva, de a se autodepi, precum i grija constant de a pstra proporiile dictate de bunul
sim i de respectul pentru ceilali.
Competente i contiente de sine aa le dorim pe secretarele i asistentele manageriale de
mine. Sperm ca i n contiina concetenilor notri s se formeze acea imagine pe care o
merit secretarele de mult vreme.
n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a
instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reui s
nlocuiasc niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu.
2.2. Funcia de asistent manager
Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n
acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul
manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac
la rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate,
asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc.
Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale, dar i
o serie de constrngeri:
Avantaje:

un salariu mai mare;

condiii de munc mai bune;

contacte variate;

mai multe responsabiliti;

mai mult putere de influen;

Constrngeri :

deplasri frecvente n provincie i/sau strintate ;

program flexibil ;

raportri permanente ;

obligaii sociale sau mondene : o mai mare disponibilitate ;

stagii de perfecionare.

Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l


contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea

i responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru
a-l degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul.
Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de
poziia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de activitatea
desfurat de aceasta. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului manager i se
cer mai multe cunotine i abiliti (cunotine de management, marketing, drept,
psihosociologie, informatic, relaii publice etc.) ; au mai multe responsabiliti.
Cele mai importante competene ale asistentei manager sunt :

administrarea gestionarea documentelor

corespondena cu partenerii de afaceri

motivare-stimulare

rezolvare a conflictelor

luarea deciziilor

negocierea

controlul

delegarea responsabilitilor

raportarea activitii

optimizarea forei de munc

coordonarea perfecionrii forei de munc

comunicarea interpersonal

Aceste uniti de competen definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar
aa cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia
pe care o ocup (n subordinea directorului general, a unui director de departament etc.).
Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd cartea
de vizit a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i
indiferena acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, o bun asistent trebuie
s cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa
de clieni, s respecte timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod
plcut o conversaie.
2.3. Calittile i aptitudinile secretarei (asistentei manager)

n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea


personalului din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de
cunotinele de cultur general, dar i de anumite caliti i aptitudini.
Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate
cerinele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai
multe din aceste caliti, pe care, printr-o educaie permanent le poate dobndi sau
dezvolta.
1. Inteligena n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune:

raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real;

capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii;

capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara


trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe
msura noilor situaii. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune ntreruperea
unor lucrri n favoarea altora mai urgente i mai importante.

bun sim i nelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i


complicate care apar obiectiv n procesul muncii;

perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care urmeaz a


lucra n secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de inteligent este
deosebit de important;

spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor i


din necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii
de activitate, scadentarul de termene etc.);
2. Discernmnt pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i alegerea celei
mai bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n
situaia de a alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect
poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii
respective.
3. Memorie face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor
unei secretare; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date
statistice i alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de
instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.).
Este adevrat c memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii
mai puin dotai obin rezultate performante prin exerciiu de memorie.
4. Atenia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, nregistrnd i
transmind datele fr erori.
5. Iniiativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite.
Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de
multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este
cazul). n strns legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea,

responsabilitatea celui care o ia. Iniiativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n


prerogativele conducerii i nici n iniiativele celorlalte compartimente;
6. Spirit creativ este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea
continu de soluii care ar putea mbuntii activitatea firmei.
7. Simul estetic se concretizeaz n:

preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n


spaiul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii;

preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie ct


mai adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al
tuturor materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere etc.).

aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele
sau grafice.

preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu


mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta
unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Nu de puine
ori, n instituiile publice sau la locul de munc suntem agresai vizual de culorile stridente
ale vestimentaiei, ale prului sau machiajului unor secretare i nu numai. Este tiut faptul
c secretara (asistenta manager) este reprezentativ pentru instituia din care face parte i
de aceea se impune o preocupare permanent pentru felul cum arat.

prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n


pagin;
8. Caliti de organizator i spiritul de ordine sunt necesare att la nivelul
conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i
presupune:

ordine n idei;

ordine n acte;

ordine n pstrarea materialelor de referin;

ordine n aranjarea obiectelor.

9. Caliti de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei.


Modul n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane
care reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s
vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu i
pe cel al interlocutorului su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i
corect din punct de vedere literar i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu
respectarea formelor i formulelor de politee.
10. Politeea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar poate
aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru toate

persoanele cu care intr n contact. Este politicos i eficient s rspund la ntrebrile ce li


se pun chiar i prin da sau nu, dect s rspund nu tiu, venii mine, nu este
program cu publicul, etc. Este un act de impolitee s mesteci gum n timp ce vorbeti cu
cineva (chiar i la telefon).
11. Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea
trebuie s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei
probleme, astfel nct tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de
ntlniri a efului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge
nu numai controlnd i verificnd informaiile pe care secretara le folosete dar i
documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz atent
nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar s se ptrund n esena
problematicii, astfel nct informaiile prezentate conducerii s fie ct mai exacte.
12. Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfacie
tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ.
Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer
secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente.
Cu tact i diplomaie secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le
are i a necesitii rezolvrii lor, dndu-le de neles c problemele lor nu pot fi prioritare.
De multe ori apare urmtoarea situaie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate de or
orice s-ar ntmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el.
Secretara tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte
important. n aceast situaie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu strictee
indicaia efului. l va ruga pe client s atepte puin i l va informa pe ef de situaia
aprut. Cu tact i diplomaie l asigur pe ef c a neles instruciunea lui, dar c mesajul
clientului i s-a prut suficient de important. eful va fi recunosctor c a neles situaia i c
l-a ntrerupt cu tact.
13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar
i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice.
14. Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert
i deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie autocontrolul
este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i
alte forme: n relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca
secretara s se autocontroleze n vorbire, gestic, comportare.
15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea
secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari
progresele tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s
calmeze, s laude i s ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat
comunica ct mai eficient cu angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu ct capacitatea
de a comunica este mai mare cu att va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care
lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompensri prin avansri i
mriri de salariu sunt cele cu abiliti de comunicare.
16. Independena. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s
lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza
activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu
trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii.

17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii, pentru


realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la
dispoziie toate informaiile necesare.
18. Atitudinea pozitiv fa de munc. n mod evident duce la productivitatea de
ansamblu a biroului. Iat cteva atitudini :

Negativ

Pozitiv

Nu este destul de practic, mai

S analizm toate posibilitile.

bine renunm

Poate achiziionarea unui nou


dispozitiv va duce la eficientizarea
lucrului.

De ce s achiziionm un alt
dispozitiv ?

19. Buna dispoziie i simul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o aib
orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a
sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului.
20. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante
caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de
eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i
dorete un subaltern loial pe care s poat baza oricnd.
21. Confidenialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci
cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe
confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor
fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune
exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai
ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o
poziie cheie ntr-o instituie.
22. Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ
scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc
corect prioritile pentru a fi eficient.
24. Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar la un
moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe
persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se
manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism
secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt
problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva.
In afar de aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur
general, justificat de faptul c ea intr n contact cu muli oameni, diferii ca stil, mai ales
atunci cnd este un reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s aib cunotine
din diverse domenii. Astzi exist multe mijloace de informare n mas (radio, televiziune,

ziare, Internet etc.) care i permit s fim la curent cu evenimentele din ar i din lume. O
bun secretar trebuie s fie interesat de acestea.
Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care le
ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin studiu permanent,
prin observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al organizaiei.
Cerinele profesionale se refer la:

cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatica,


vocabular);

cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza


profesiunii sale:

procedee de scriere i citire rapid;

procedee de codificare i clasare;

cunoaterea a una, dou limbi strine;

cunoaterea lucrului pe calculator:

tehnoredactare;

baze de date;

pota electronic;

noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor.

cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul


(secretara trebuie s fie un bun psiholog, reuind s descopere ce fel de om are n fa i ce
poziie trebuie s adopte fa de comportamentul acestuia).

cunoaterea unor principii de organizare i conducere; n acest sens, ea trebuie s


aib cunotine de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc.

cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden;

dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studierea


literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil.
3. Rolul secretariatului n stabilirea relaiilor interpersonale
Secretara prin atribuiile specifice, se afl n contact permanent nu doar cu lucrtorii din
unitate, ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii (delegaii, clieni vizitatori,
persoane ce se prezint n audien sau cer diferite relaii). Un element important pentru o
secretar const n abilitatea de a lucra i de a comunica cu oamenii.

Abilitatea secretarei n relaiile interpersonale const n :

stabilirea i meninerea relaiilor de lucru ;

depistarea i rezolvarea problemelor folosind raiunea i spiritul de iniiativ ;

influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sfrit a negocierilor ; sprijinirea i


supervizarea personalului din subordine ;

comunicarea efectiv cu alte persoane ;

Fcnd o grupare a relaiilor ce se stabilesc ntre secretariat i alte persoane avem


urmtoarele categorii :
1)

relaiile secretariat conducere (executiv) ;

2)

relaiile secretariat alte compartimente ;

3)

relaiile secretariat persoane din afar unitii.

1)

Relaiile secretariat conducere (executiv)

Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte
cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine.
In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine
interioar, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului profesional.
Intr-o organizaie pot fi civa directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei
manageriale i secretara are un rol important n funcionarea cu succes a acestei echipe.
Relaiile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara
trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de
lucru n funcie de acestea.
De asemenea, secretara trebuie :

s se asigure c toate informaiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel nct


personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ;

s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice, iar executivul


trebuie s aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod
confidenial ;

s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai studia ;


s neleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n absena
acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce apar
n lipsa sa ;

s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd
trebuie ;

s menin un climat de bun dispoziie ;

La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s
permit secretarei s aib iniiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s
aprecieze munca secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen
pozitiv asupra psihologiei secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea.
Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de
exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii urgente).
De bunele relaii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condiii a sarcinilor de
serviciu.
2)

Relaiile secretariat alte compartimente

Secretarele au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent i n forme variate.


Corespondena primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat de
secretar cu rezoluiile conducerii, lucrrile executate n comun, dactilografierea materialelor
elaborate de specialitii din compartimente.
Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali angajai, secretara trebuie s-i ndeplineasc
sarcinile de serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le transmit imediat i
cu precizie hotrrile, dispoziiile conducerii, s le dea lmuriri), respectnd n acelai timp
i alte condiii de ordin comportamental.
Secretara trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine i politee fa de
colegii de munc diferit fa de cei n vrst, politee i amabilitate n general. Manifestrile
de arogan i ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari prejudicii relaiilor
interpersonale.
O bun relaie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul din
subordinea sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se exprime clar
cnd mparte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul pentru fiecare sarcin
[1] . Ea trebuie s fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din secretariat.
Secretara trebuie s ncurajeze personalul din subordine, s laude munca acestora cnd este
bun, iar pe de alt parte dac sarcinile nu sunt ndeplinite la nivelul ateptat, cu tact i
diplomaie, ea va arta acest lucru persoanei n cauz i o va ajuta s-i mbunteasc
munca. Comunicarea permanent cu personalul din subordine iat cheia multor satisfacii
personale.
3) Relaiile secretariat persoane din afara unitii

Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe care o


reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori
parteneri de afaceri.
Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea relaiilor ntre cei care sunt viitori
colaboratori n afaceri.
Se impun cteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc :

secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se
prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr dac
problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac
vizitatorul nu dorete s spun scopul, eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu.
Nu este de competena secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe
motiv c acesta dorete s-i comunice personal efului scopul vizitei.

s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activitii
de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important);

s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele, indiferent n ce calitate i


cu ce problem se prezint la secretariat;

s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n msura n care aceasta este


posibil);

s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i supravegheze


convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana strin;

s-l prezinte pe vizitator cu numele i funcia acesta nseamn respect;

vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de telefon
pentru a putea fi contactai;

n nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admiraie, surpriz,


nemulumire; nu trebuie s discute probleme personale;

s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care


doresc s vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s fie ct
mai plcut;

autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint n


secretariat.
Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel:
1)
Imediat caz n care secretara l roag pe vizitator s o urmeze n biroul conducerii, l
prezint apoi se retrage.

2)
Dup un timp de ateptare n acest caz vizitatorul ateapt n biroul secretariatului
(secretara i propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de ateptare se
prelungete secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator.
3)
n cazul n care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara
cere scuze acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o not
scris conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemulumirea,
secretara trebuie s rmn calm, politicoas dar ferm.
De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd data i
ora.
In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil s
discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o limb strin de
circulaie internaional), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura
rii de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut c anumite
gesturi, pe care noi le considerm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare.
n general, vizitatorii strini i exprim n scris, cu mult timp nainte, intenia de a vizita
instituia respectiv.
4) Relaiile cu mass-media
Relaiile cu mass-media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu
reprezentanii radioului, televiziunii sau presei.
Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu publicul. Aadar,
este n interesul firmei s ofere presei informaii i imagini ntr-o form favorabil pentru ea.
n relaiile cu mass-media secretara trebuie:

s fie amabil i cooperant;

s aib grij s nu divulge informaii secrete sau confideniale;

s noteze numele redactorului respectiv, numrul de telefon, numele ziarului, postul


de radio sau televiziune i detalii asupra subiectului care intereseaz;

dac este necesar, secretara va fixa o ntrevedere cu o persoan din conducere,


lsndu-i acesteia timp s-i pregteasc rspunsul.
n contextul relaiilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare civilizat contribuie
la desfurarea normal i fructuoas a acestor relaii.
Printre ndatoririle secretarei, obligat prin natura funciei s contribuie la stabilirea unor
relaii interpersonale, se numr cunoaterea i respectarea unor reguli de protocol la care
se adaug cele de comportament i conduit uzual.
Cunoaterea i respectarea regulilor n privina manierelor, a obiceiurilor i a modelelor de
comportament care se aplic n anumite situaii le va scuti de greeli i gafe.

Astzi, cnd automatizarea a devenit parte integrant din viaa noastr, cnd brbaii i
femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt n posturi de decizie), cnd muli tineri,
oameni de afaceri mnnc la fast-food aceste cerine de comportament pot prea
demodate, dar ar fi o mare greeal s nu le acordm atenia cuvenit.
Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vom fi
apreciate dac ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfaciile profesionale nu vor
ntrzia s apar.
4. CORESPONDENA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR
4.1. Noiuni introductive
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai
multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor
persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre persoane
juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre
ele.
ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:

scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad
scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.

actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;

actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea;

majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;

scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de


ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de intrare-ieire
sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor);

scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent;


actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie expres
a unui act normativ cu aceste drepturi;

actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete


scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de
semntur;
Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut economic,
juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele care
apar, ulterior ncheierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul
corespondenei oficiale.

De remarcat c predominant este coninutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei


economii diversificate i n continu dezvoltare.
Importana activitii de coresponden const n faptul c:

este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre
persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n
comun;

ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;

constituie un element de nregistrri contabile;

servete ca prob n justiie;

permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui


ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre
persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice.

devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd
stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii
diferite de activitate.
4.2. Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a)

dup criteriul de circumscriere:


corespondena intern (ntre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii);

corespondena externa (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt


instituie sau persoan) ;
b)

dup domeniul de activitate:

corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de


chemare n judecat etc.);

corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul verbal,


decizia, ordinul, dispoziia);

corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena


tehnica a departamentelor de protocol etc.);

corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia


economic, avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);


corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul
diplomatic, minuta diplomatic, nota verbal etc.)
c)

dup scopul ei:

corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc.);

corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam, etc.);

corespondena de constatare (procesul verbal, etc.)

corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);

corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);

corespondena nsoitoare de acte;

d)

dup criteriul accesibilitii:

coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate; folosit n


sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);

corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i poate lua toate formele


materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)
e)

dup iniiativa trimiterii scrisorii:

scrisoarea iniial;

de rspuns ;

de revenire;

f)

dup criteriul suportului:

corespondena clasic scrisoarea;

corespondena telegrafic telegrama, telexul;

corespondena electronic e-mail-ul;

g)

dup modul de ntocmire:

documente tipizate ;

documente netipizate;

h)

dup natura i destinaia exemplarelor:


originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i tampil,
nr. de nregistrare;

copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are
tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.;

duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii


originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i
originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului;

copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul
sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :

copia certificat are configurarea c este valabila; se folosete pentru pstrarea


originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul.
Dup colaionare se scrie conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu, copia
poart semntura i tampila ;

copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a


coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i ncheierea de
legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se
nscriu ntru-un registru special la notariat;

fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;

extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai
mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
4.3. Cerine actuale fa de coresponden oficial
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre
oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de
stricte: tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare
permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei,
dintre acestea amintim:
1)
Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac
obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la
o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o
facem despre persoana sau instituia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c
este eficient i c ne respect.
2)
Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea
subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul
manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp,
necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care

scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte


de toate trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte
mijloace mai puin costisitoare. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie
s inem seama de urmtoarele aspecte.

propoziii scurte i clare;

folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri


fiind mult uurate de calculator;

redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i


implicit revenirile.
3)
Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce
dorim, deoarece n funcie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei
scrisori poate fi:

s informm sau s aflm ceva;

s motivm sau s influenm;

s ne scuzm;

s solicitm sau s oferim ceva;

s acceptm sau s refuzm;

s felicitm;

4)
Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere
ierarhice.
5)

Eficien i credibilitate.

Eficiena corespondenei se refer la:

promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);

precizia i caracterul complet al informaiilor;

informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor ce pot fi


furnizate de firma respectiv;
Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n ncheierea unui
parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la
reclamaii sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea
destinatarului, de exemplu:

reclama strident promisiunile exagerate;

informaiile nefondate i neverificabile;

pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora
major.
6) Corectitudinea i aspectul plcut:

mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de


ortografie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie.

alegerea stilului corespunztor;

asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect
anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima
impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i
cu ce sentimente s o fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel
formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal
motivare i nu manipulare).
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv
sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a
asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia
prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea
trimiterii rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin
intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de politee,
consideraie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv
poate genera ncredere destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele.
Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul
negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite
poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile
pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data de/cecul dv. va fi
achitat la data de)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce
avem, nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l
admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm
atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
4.4. Stilul corespondenei oficiale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficialadministrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i

economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma
scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri,
n raporturile cetenilor cu autoritilor sau n aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un
cadru instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi,
decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal,
memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul, declaraia,
ntiinarea, notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal,
inventarul, factura, diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc).
In raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi
stilului publicistic.
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] : limbajul
juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis
apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe
domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar,
putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale.
Funciile dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul fiind avut
permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice).
Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale, sintactice
i stilistice.
Particulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care
lexicul este folosit n comunicare gndurilor.
Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles,
este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele
tratate.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un
termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratata i
poate exprima ideea unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata
pn la bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor
cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar.
Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca:
nesigurana, comoditate, lipsa de informaie precum i diferiilor factori de team (de a
omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte
pretenioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia
asociaz competena cu parada cuvintelor.
Particulariti gramaticale

In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de


gramatica limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor
particulariti, i anume:

se folosete pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordana ntre numrul real i


cel gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm primirea
ofertei dv. ...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se utilizeaz
formele de politee ale pronumelui personal dumneavoastr, care se acord cu predicatul
la plural : Dv. vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar
cu numele predicativ la singular: dv. suntei reprezentantul firmei.

se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin
utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de sigurana i nu de
eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de se va livra sau pentru
numirea n funcie se numete n funcia de n loc de se va numi n funcia de .

se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: expoziia s-a deschis nu


expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: se certific
vechimea n funcie..., se aplic regulamentul.... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau
actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal.

gerunziul folosit la nceput de fraz; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz


ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea: Mulumindu-v pentru
scrisoare, primii, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune este greit.
Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz
destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula: Mulumindu-v
pentru scrisoarea dv., v rog s primii ..

se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare


i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: a se urmri ndeplinirea
formalitilor i viitorul cu valoare de imperativ Serviciul Personal va aduce la
ndeplinire..., Vor fi sancionai

abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condiiile


legii, conform deciziei, n scopul obinerii).

frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi
(rezolvare, soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare
etc.) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive
personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului
(nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul).
Particulariti de ordin sintactic
In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n
acest domeniu exist anumite particulariti:


folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul
i determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric.

construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la
confuzii, producnd greuti n nelegere;

nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest mod de


construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de Marfa comandat de dv.,
pe care am livrat-o la data de vom spune Marfa din comanda dv. nr., livrat la data de

introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (din


cauz...) sau consecina (de unde rezult c...), a unor expresii precum Drept pentru
care am ncheiat procesul-verbal, n mod nemijlocit..., n mod obligatoriu.. (n loc de
nemijlocit, obligatoriu.
Particulariti stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea,
concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i
simplitatea.
Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor
gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului
este urmrit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare
msur respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n
corespondena contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s
le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a
schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i
de Punctuaie, a altor manuale nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere
i dorina de perfecionare.
Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i
aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii, etc.); scrisoarea
poate fi folosit adesea ca documente n relaiile dintre parteneri.
Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n corespondena, n scrierea
documentelor este urmrit cu mult grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii,
drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor.
Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale
care nu au circulaie general sau care exprim aproximaii, nesigurana, nelesuri
alternative.
Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea, multiplicarea,
lectura, etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se poate
realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea
obligatorie a terminologiei de specialitate.

Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune dispozitivul
este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, Acest
calculator este foarte performant n loc de acest calculator este de foarte buna calitate i
de aceea prezint performante foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie
complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu
trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a
unitilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de
cte ori este vorba de sume, cantiti, etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un
caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se
apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se
fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctura
afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al
politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oricrui om civilizat.
Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A spune mulumesc, va rog, apreciez,
sunt recunosctor, etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n
coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar i
atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri.
Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigura aceste cerine.
Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i trebuie
s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase.
Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact
i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care
prin calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului, produce reacia i
rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete
ele printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe
care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului).
Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de
percepia cititorului, percepie care este strict individual.
Abrevieri folosite n corespondena oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete
redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i
economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, maini de scris, cartu,
cerneal n cazul folosirii imprimantei.
Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al
scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz.

Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri n


text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe
care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar.
In corespondena oficial se admit, n general, numai:
abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i
expresii din vocabularul obinuit.
abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate
specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.)
abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara
noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn.
Abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate
partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director;
Ordinul nr. i nu Ord. nr.)
4.5. Elaborarea mesajului scris
Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene
ndelungate. Cei ce scriu trebuie:

s in seama de termenii de specialitate adecvai;

s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;

s aib un stil agreabil;

s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i
forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de adresare,
greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care
pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o
reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o
expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc
unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o
putem face personal.
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena
ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile proiectarea i conceperea
scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, secretara va nota pe margine sau sub

textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile
altor scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct
i amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i
rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei telegrafului i a telefonului, a
telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continua s-i pstreze locul i importana lor.
In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare,
majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n
plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din
partea expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt incluse n tehnicile de redactare
a corespondenei n forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie deosebit, este
necesar o pregtire temeinica a acestor.
Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2) Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului;
informaiile se pot obine prin:

studiul corespondenei deja existente;

folosirea documentaiei interne i externe;

consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac
obiectul mesajului respectiv;

folosirea jurnalului sau a agendei.

Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie,
modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau
dezvoltat;
4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a
textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz
mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).
5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori
din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea

textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd greelile


gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.
6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi
formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).
Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s
predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a
prezenta opere de art n loc de simple scrisori.
4.6. Forma de prezentare a scrisorilor
n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele
cerine:

plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta;

pstrarea unei margini fixe n partea stnga a colii de hrtie (3-3,5);

alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil


(2-2,5cm);
Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic
mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim
hrtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri
sau pentru ndosariere.

evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului;

dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de


rndurile din text, dac scriem la un rnd;

continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou
rnduri;

distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s
intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii.

alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii.

Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14 puncte pentru o


mai bun lizibilitate.

scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniate pentru scoaterea n eviden a


unor cuvinte sau poriuni de text;

structurarea enumerrilor n mod diferit:

prin liniue;

prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul)

1.

prin cifre;

a)

prin litere mici;

textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor
(dac este cazul)

eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de preuri,


brouri, etc.) cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea
stng jos);

evitarea P.S. care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea
expeditorului;
n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:

forma bloc preferat de firmele americane;

forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca form derivat a


formei bloc este forma semi-bloc;
Este indicat folosirea unui singur model de aranjare n pagin (cel folosit n firm).
n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe
se las spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate.
n forma dantelat (numit i forma indentat), unele elemente (expeditorul, formula de
introducere, etc.) sunt poziionate n marginea din stnga, iar n dreapta (nr. i dat, adresa
destinatar, semntura expeditorului, formula de ncheiere).
Primul rnd al fiecrui paragraf mare al mesajului propriu-zis este retras cu 8-10 intervale
de la linia marginal stnga.
Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat,
rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i
semntura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc.
Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare
firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.
De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul.
Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai
des este folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru
copii i numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia
simpl, reciclabil pn la hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La alegerea
hrtiei trebuie s inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de
multe aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze n aparat, acelai lucru este valabil i

pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia
pn la 100gr. De asemenea, Pota Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii.
Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult
dect necesar n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu
fereastr.
Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie
calitativ, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze
identificarea destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:

plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n


dou;

plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;

plicuri dosar pentru coli A4 nempturite;

Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei)
imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa
destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:

adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar att din punct de vedere al
coninutului, ct i a firmei. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al
firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se
expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei
ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n atenia

adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele
firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic.

indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal,


confidenial, urgent, etc. care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa
expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos.

indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de
trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile, par-avion, prin curier,
recomandat, post-restant, etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile
potale, la cererea expeditorului).
4.7. Elementele componente ale scrisorii
Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:

antet,

coninutul,

numrul i data,

formula de ncheiere,

referinele,

formula de salut,

adresa destinatarului,

semntura,

formula de salut,

referiri,

formula de adresare,

anexe.

obiectul scrisorii,

ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n
partea superioar pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale
antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect
plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i
informare i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:

elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de
stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);

denumirea societii;

forma sa juridic;

adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);

numrul de nregistrare la Registrul Comerului;

codul fiscal;

contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;

numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul


corespondenei cu partenerii strini);

numrul de fax;

e-mail-ul;

O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar


nu este indicat n orice situaie. De exemplu pentru corespondena protocolar pe invitaii
la dineuri i recepii, la felicitri se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele
firmei i eventual numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb
englez) adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din
punct de vedere potal (este important ca potaul s neleag unde s duc
corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean
care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind
autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt; nu
trebuie s ne dm noi nine un titlu de politee: Domnul sau Doamna
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1
Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro
Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000
ROMNIA
Telephone: (00401) 6477340
Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin
identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a
executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin, etc.) i st la baza clasrii numerice i
cronologice.

Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n
dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia.
Denumirea lui se scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, data poate fi
scris diferit n corespondena n limba englez. Forma britanic este asemntoare celei
romneti mai nti ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie
mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002).
De asemenea, n cazul unor document, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora.
Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul.
Numele locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de
exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl
n alt ora. n aceste condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine
obligatorie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd din dat n partea
dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin
abrevierea Ref. i include inialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se
ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise
de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului, etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar
i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei
anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt
(pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
-

denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);

adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru
Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup
care nu se pune virgul).
Cele mai utilizate forme de adresare sunt:
1)
unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie ne adresm cu numele su
complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de
funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai
Popescu Director ASIROM S.A.

2)
unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei
instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi
scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n
atenia Directorului General / Serviciului Import Export;
3)

unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.

Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:


Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DISING SRL
os. Mihai Bravu 45
Bucureti, Romnia
Sau
S.C. DISING SRL
os. Mihai Bravu 45, sector 3
Bucureti, Romnia
n atenia Directorului General sau
n atenia Serviciului Export
FORMULA DE SALUT (DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea creia i
este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhiei, cu att aceast inscripie va fi
mai evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune
virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o
exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.
Forma cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o
responsabilitate vom aduga: Domnul primar, Domnule director, Domnule Ministru etc.
Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui
ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate
acumula mai multe responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite
grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific
scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie
de finanare pentru un organism de ntrajutorare i corespondena se refer la aceast

campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege


natura textului pe care l va citi .
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se
cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i
stimate coleg).
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor,
fie de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna
Ministru, Doamna Judector etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o
scrisoare n Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s
respectm opiunea fiecruia.
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni,
Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei).
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor
urmat de :.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele
Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea
respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea
obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n
scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.
Cuprinde:

paragraful de introducere;

mesajul (sau cuprinsul);

ncheierea;

Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana
dintre rnduri la care este scris textul, obiectivul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de
exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui
rspuns la o scrisoare anterioar, etc.

n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie
lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1)

Pentru scrisorile iniiale

Prin prezenta v informm c


v aducem la cunotin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c
Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ne folosim de acest prilej pentru
Obiectul scrisorii noastre este:

s v informm despre

s v anunm

s v avertizm de

s v atragem atenia n legtur cu

2) Pentru scrisorile de rspuns


Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de
Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din
Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data
de
3) Pentru scrisorile de revenire
Revenim la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .
MESAJUL (CUPRINSUL)

Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile


mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular
adecvat i un ton corespunztor. Este recomandabil folosirea frazelor scurte, fiecare idee
distinct, fcnd obiectul unui paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu
necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia
acestuia.
Exemplu:
Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea fondului de marf pe
semestrul II 2002 i concilierea restanelor n livrri.
n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:

metoda direct motivare concluzie

ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona

metoda indirect concluzie motivare

Nu putem recepiona mrfurile, ntruct nu corespund calitativ


Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n
aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s
analizeze n timpul citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare).
De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al
stilului (ton i impact):

pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de


instruciuni i explicaii),

pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri,
anunarea promovrii)

pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.)

Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine
elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o
solicitare sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea
destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana
care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se
folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect.
NCHEIEREA

ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n


mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de
continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul
n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori, etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat
V rugm s primii/acceptai scuzele noastre
Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus i
sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare.
De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se
anexeaz:
Anexm acestei scrisori
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente
V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor
mai bune sentimente ale mele.
De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de
ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
V rog s primii, Domnule Procuror cele mai respectuoase sentimente.
V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect.
V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea ntregii noastre
stime.
Alte formule folosite:
Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut.
Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o
scar ierarhic superioar.

Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron.


Cu sinceritate
Al dumneavoastr
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi
omise.
n corespondena protocolar, diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula
final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele
de apreciere sau de deferen ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate
scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia autorului,
urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se
dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat
cu iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:

Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea
se scriu sub numele destinatarului principal, n stnga.

Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie
de fracie (bar).
FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN
Lector univ. drd Maria PARIZA
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Universitatea Ovidius Constana
Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar

O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei


istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n
practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat
funcionarea pn astzi:

meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie


ai vieii economico- sociale;

tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,

confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din


latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale.
Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile
administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega
apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima
celul a birocraiei, n Orientul antic [1] .
n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori
specializai n comunicarea scrisa.
Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem
de rare persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de
pstrarea secretului profesional.
Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi
considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu
nceputurile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de
comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3]
In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin
apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca
de secretariat capt contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena
monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a
sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere
dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de
imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu
aceea de dactilograf.

Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut
brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile
ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase
nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o
egalitate de sexe. [4]
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de
femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n
domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. [5] Se contureaz, astfel, noi
cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin
tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele
informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia,
ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su
de baz, secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor
informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele
secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii
tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele
actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de
citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date;
utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea
principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2
limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti
de comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea
secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n
procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a
le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s
manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente
de opinie: [6]
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i
c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului
calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va
ajunge s suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este
n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional
actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s
impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele
tradiionale.

Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine


i oricum.
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii,
echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.
1. Funciile secretariatului modern
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme,
indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe
lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de
rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o
sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe
un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate
operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor
prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea
structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire
al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a
secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii
manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe
elemente:

degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative,


contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;

creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte


operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;

asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu


deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;

contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior


din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:

Funcia de tratare a informaiilor;

Funcia de documentare;

Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;

Funcia de asistare direct a managerului;

Funcia de reprezentare.

n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie
n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum
i tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice,
tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de
sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de
activiti pe care le vom trata distinct n exercitarea unei funcii, sunt necesare n ansamblul
exercitrii acestei profesiuni.
I. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI

1.1. Rolul secretariatul n sistemul informaional al organizaiilor


Noiunea de informaie, n activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea de
informaie tiinifica, care constituie baza unei cercetri.
La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o
cerere, un raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. De asemenea, un
termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care
tiprete rezultatul unui calcul, emit informaii. Se poate observa, deci, c informaiile n
sensul pe care l-am menionat, pot fi generate de un emitor uman dar i de ctre un
dispozitiv programat de om. Valorificarea informaiei pentru desfurarea activitilor
administrative se face n urmtoarele etape succesive:

Culegerea informaiilor adic recepionarea planificat, urmrind un anumit scop;

Prelucrarea informaiilor presupunnd totalitatea transformrilor la care sunt


supuse mesajele recepionate, n aa fel nct, s rezulte informaii distincte de cele
recepionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va ntocmi
documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informaii noi, fa de datele
recepionate; prelucrri de informaii sunt i diversele calcule matematice pe care le
efectueaz calculatorii umani sau mainile de calcul. n general, prelucrarea informaiilor
constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesului informaional.

Stocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de


informaii este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informaie
poate fi recepionat de mai multe ori, fiind conservat, n funcie de necesiti sau
importan, pentru perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp.
Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale.
Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii n interiorul
organizaiilor sau ntre organizaii este denumit comunicaie. Procesele comunicaionale
cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor.
In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci sunt
strns intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii.

Orice angajat, implicat n activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena informaiilor


pe care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor
de prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor n sistem.
Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu
informaiile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei. Gradul
de complexitate, al activitilor specifice procesului informaional, variaz n funcie de
complexitatea activitii de management, a deciziilor i aciunilor ntreprinse de managerul
cruia i este subordonat secretariatul.
Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de ctre
specialiti n domeniu, se consum astfel:

primirea de informaii 23 %

luarea de decizii 41%

dare de dispoziii 1%

schimb de informaii 4%

elaborare de informaii 4%

executare de lucrri 5%_

confirmare decizii 8 %

explicaii, ndrumri 14%

In aceste condiii, se poate afirma c informaia constituie o resurs fundamental a


procesului de management pentru atingerea obiectivelor organizaiei.
Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere.
Informaia circul pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializate de
structura organizatoric a unitii. Din sistemul informaional face parte i sistemul de
comunicaii prin care se pun n contact sursele de informaii prin intermediul reelelor.
1.2. Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului
In sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie ca
adevrate centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate prile
ntreprinderii i din exterior.
O structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, s-ar
prezenta astfel [1] :
A) n secretariate se constituie un important canal informaional n relaiile ierarhice directe
cu conducerea, n sensurile:

de la conducere spre secretariat

circuit informaional linear i descendent;

se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu
indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi
telefonice, etc.

de la secretariat spre conducere

circuit informaional ascendent i linear;

se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru


stabilirea contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere,
prezentarea corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc.
B)
Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informaiei ce se
desfoar ntre conductor i subsistemul condus:

circuit ascendent n etapa premergtoare deciziilor, furniznd conducerii informaiile


obinute de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectate prin tehnici
specifice.

circuit descendent prin care conducerea organizaiei, n exercitarea funciei de


comand, emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemul condus;
acestea se concretizeaz prin ordine, dispoziii, circulare, redactate i transmise de ctre
secretariat.

circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control prin care
conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de
dri seama, rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza de retroaciune (feed-backul) n exercitarea funciei ce control i evaluare.
C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care intr
din mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie spre
mediul extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe financiare,
bancare, organizaii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agenii, sucursale), alte
organizaii i parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta prin
scrisori, chiar dac ntr-o faz iniial se poart eventuale comunicri verbale.
D) Circuit informaional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de
secretariat, n cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei permit
astfel de structuri.
Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea
direcionat a informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat.
Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni care
sunt n general:

logice (sortare, clasare, grupare);,

intelectuale (redactare de texte, traduceri);


de prezentare (nscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -administrative
(ndosarieri, setri, tampilri etc.).
In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i
automatizate.
Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este condiionata de
o serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi:

gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor de


lucru;

gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul;

gradul de stpnire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei;

gradul de adaptare la ritmuri variate de munc.

Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate


economic, administrativ social, cultural sau tiinific, apare nti ca idee, apoi se
concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte.
Documentele scrise sunt utilizate, n proporie ridicat, i pentru comunicarea cu persoane
din interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile n care comunicarea scris este
absolut necesar, n practic se nregistreaz aa numitul mit al hrtiei. Sistemele de
computere genereaz o mulime de hrtii iar copiatoarele omniprezente ncurajeaz
reproducerea documentelor ntr-o larg distribuie, avnd n vedere uurina cu care acestea
pot fi obinute. Conform unor investigaii, n acest sens, n economia german [2] prin anii
1997, mai mult de 80 % din totalitatea informaiilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi
accesate dect manual, iar 20% se gseau sub form structurat, memorat electronic.
Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiile de pe
hrtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste
procedee sunt ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile
care au baze de date structurate, referitoare la clieni i la modalitile de facturare
corespunztoare i care nlocuiesc formularele de hrtie cu documente electronice. n acest
sens, putem meniona bncile, societile de asigurri generale i de sntate, societi de
telefoane etc.
In principal, tratarea informaiei n secretariate presupune:

activiti cu corespondena organizaiei;

reproducerea de texte sau scrierea dup dictare;

traducerea documentelor.

Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul corespondenei.


1.3. Activitatea cu corespondena

Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai
multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane
fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane
juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic.
Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic, economic,
organizatoric, administrativ, diplomatic etc.
Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii:

evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin
contact personal sau telefonic;

promtitudinea rspunsurilor

operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei.

In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaia prin


coresponden clasic predomin n viaa organizaiilor.
Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel:

consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate (tampile,


isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai mare n relaiile
oficiale ale organizaiilor;

constituie o baza de nregistrri contabile;

expeditorul i destinatarul au n fata texte identice;

elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i


structurarea ideilor ;

comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor;

scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota
electronic);

permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui


ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau stingerea unor relaii ntre
persoane juridice i persoane fizice;

prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs de


documentare.
In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera:

depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe ntre participani;


consum ridicat de energie uman n prelucrarea informaiei, cu implicaii asupra
multiplicrii posturilor din structura organizatoric;

costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie,
mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n
dosare i spaii special amenajate;

prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie
de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu.
1. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena
A) Operaiuni cu corespondena primit
Verificarea corespondenei este operaiunea necesar pentru a constata eventuale
greeli de expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de
expediie sau dac sunt n stare bun.
Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil.
In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan. Indiciile n
acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme de ulei sau de
grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de migdale sau o gaur
de ac n ambalaj.
Se recomand, ca n astfel de situaii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, ct mai
departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de ctre persoane
competente n astfel de situaii.
Deschiderea plicurilor se face, n general de ctre secretar, numai dac exist acordul
conducerii n acest sens.
Recomandri:
nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se
semneaz de primire), private (confideniale, personale), cele marcate Urgent, alte scrisori
adresate firmei i, eventual, scrisori

Adresate greit.

Scrisorile marcate urgent vor fi deschise cu prioritate;

Nu se deschid scrisorile care poart meniunea Personal strict secret, Strict personal

Verificarea coninutului scrisorii dup deschidere

Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii;

Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de
distribuire;

Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat
expeditorului aceast problem;

Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea;

Plicul se prinde de scrisoare n urmtoarele situaii: a) dac scrisoarea nu are adresa


expeditorului; b) dac adresa menionat n interior nu este identic cu cea de pe plic; c)
dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata
cauza ntrzierii prin verificarea tampilei potei;
Sortarea corespondenei primite
Dup deschiderea plicurilor, corespondena se sorteaz n trei grupe: a) cele care necesit
atenia conducerii; b) cele care necesit atenia altor persoane din organizaie; c) cele care
necesita atenia secretariatului.
Pentru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei, de o deosebit utilitate s-au
dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu.
Datarea i aplicarea tampilelor de nregistrare
Menionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive:

constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza
primirii cu ntrziere a documentului;

data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare a


scrisorii;
Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acelai loc, adic sub data de origine a
expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin, pentru corespondena ieit
ca rspuns sau din oficiu.
nregistrarea corespondenei n Registrul de Intrare-Ieire
Aceast operaiune se efectueaz conform instruciunilor de aplicare a Legii Arhivelor
Naionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidena documentelor (nota de trimitere la
Arhivistic).
Repartizarea corespondenei pe compartimente
In prealabil, se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz n ordinea
importantei.
Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei scrisori se procedeaz
astfel:

se face un duplicat al scrisorii

se ntocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data


tabelul se transmite fiecrei persoane nsoit de scrisoare, fiecare semnnd de
primire.
Avantajele sistemului:
-

scrisoarea original rmne la secretariat, evitndu-se pierderea sau deteriorarea;

- prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate
mai uor compartimentele n care a fost reinut mai mult timp.
Alte posibiliti:

secretariatul trimite cte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup


aplicarea rezoluiei de ctre conductor;

secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit


compartiment.
B) Operaiuni cu corespondena expediat
Scrisorile expediate de organizaii pot fi:
-

rspunsuri la scrisori primite

- scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea de coresponden


din oficiu.
Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei.
Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai ndelungat de
timp, organizaia expeditoare trebuie anunata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se
explica motivul ntrzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv.
Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti:

s anune termenul la care trebuie s rspund;

s vegheze asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentru dactilografiere.

Redactarea corespondenei
Situaii:
a) Scrisoarea este conceput de manager.
In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea primit i
alte date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate.
b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente


secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n numrul de
exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor greeli de formulare sau de
ortografie, gramatic sau punctuaie;

va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare;

c) Scrisoarea este conceput de secretariat

n cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziia primit, se


consult corespondena anterioar i documentaia la care se refer;

n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden,
se adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema
ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informaii de la serviciile de specialitate i de la cei n
drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi de compartimente).

se ntocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre avizare


personalului de specialitate.

se dactilografiaz sau proceseaz corespondena; se verifica identitatea ciornei cu


materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sau omisiuni.
- Introducerea corespondenei n mapa managerului i prezentarea la semnat.
Corespondena de rspuns se prezint n mapa nsoit de corespondena de baz.
- tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei n drept i numai
de ctre persoana nsrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pe semnturile
autorizate.
nregistrarea corespondenei n Registrul de eviden la rubrica Ieiri i aplicarea datei i
numrului de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata.
- Scrierea adresei pe plic
Distribuirea rapid a corespondenei depinde de scrierea corect a adresei care trebuie s
cuprind elementele: numele destinatarului; numele strzii; i numrul; numele localitii;
oraul cu oficiul potal; numele judeului/ districtului; codul potal; ara.

Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat;

Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de
taxe sau stampila potei ;

Se scrie codul potal n partea de jos a adresei;

Se scrie orice meniune special, ca de exemplu: Personal, Secret, In atenia ,


separat de adresa, de obicei la dou spaii albe de numele destinatarului; meniunea Urgent
se va scrie pe plic n dreapta i dedesuptul adresei;

Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei

Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de mpturire.

- mpturirea i introducerea scrisorilor n plic

Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n
partea de sus;

Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic.

- Introducerea anexelor n plicuri

Anexele de mrimea scrisorii se mpturesc simplu, mpreun cu scrisorile;

Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de
scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce anexa n ultima
mpturire a scrisorii;

Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz
n plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care
poate fi sigilat sau nu, n funcie de cerine, i introdus n plicul mare;

Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n colul de sus, stnga.
Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra.

Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu adrese


n aceeai direcie; b) recomandate; c) strintate
- Expedierea corespondenei prin pot
In organizaiile mari, se ocupa de primirea i expedierea corespondenei, serviciul de
registratura.
Modalitile de expediere a corespondenei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul
curierilor.
Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face n funcie de distana pn la destinatar,
de importana scrisorii, de costul expedierii .a.
Pentru expediere se ntocmesc borderouri de expediere, dup urmtorul model (vezi model).
Borderou de expediie nr.

Nr. Nr.
Data
crt. nregistrare

Destinatar

Localitatea Greutatea Taxa


(lei)

Nr.
recipis

Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urmtoarele situaii:

scrisori simple loco;

scrisori recomandate loco;

scrisori simple alte localiti;

scrisori recomandate alte localiti;

scrisori simple pentru strintate;

scrisori recomandate pentru strintate.

Pot fi stabilite i alte categorii n funcie de specificul activitii organizaiei.


Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea funcionarului
responsabil cu aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost ncredinate.
Borderoul se ntocmete zilnic cnd exist coresponden de expediat prin pot.
Toate scrisorile primite i expediate de o instituie ntr-o zi, se numesc pota zilei.
In cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete Condica de expediie cu
urmtoarele rubrici (vezi tabel).

Nr.
crt.

Data

Nr. de
nregistrare

Destinatar

Nume i
penume

Semntura

Expediia prin curier se practic n aceeai localitate.


Condica de expediie este un instrument de eviden i control asupra micrii
corespondenei i actelor. Poate fi folosit n acelai scop pentru distribuirea i circulaia
actelor i n cadrul organizaiei, ntre compartimente.
Dup expedierea corespondenei se sorteaz copiile i sunt transmise compartimentelor de
resort, iar corespondena secretariatului se ordoneaz n dosare.
1.4. Reproducerea documentelor
Tratarea informaiei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de
secretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea
documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice.

Pe lng coresponden, n secretariate se reproduc o serie de documente, cu coninut i


frecven variabil. Unele intr numai n sfera de atribuii a managementului sau a altor
compartimente iar secretariatul se implica numai n reproducere, nu i n conceperea
textelor. Altele sunt ntocmite i de secretariat, eventual dup modele, n funcie de gradul
de responsabilitate pe carel implic.
Putem enumera, astfel:

adresele cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula, 23


fraze i se folosesc pentru nsoirea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat;

notele interne adresate personalului din cadrul organizaiei sunt ntocmite redactate
i difuzate de secretariat;

instruciunile sunt reproduse de secretariatul;

drile de seama sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau


compartimente i reproduse de secretariat;

procesele verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de


secretariat;

informrile sunt ntocmite de diferii angajai i reproduse de secretariat;

rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd nu


privesc problemele acestuia.
Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifestrilor colective:
invitaii, programe, afie, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc.
De asemenea, secretariatul are sarcina de ai prezenta conductorului rezumatele diferitelor
materiale care sunt prea vaste, n scopul degrevrii managerului de lectura. Managerul
poate mai eficient dac secretariatul ii examineaz minuios documentele nainte de a intra
n posesia acestora spre a nltur problemele care nu sunt presante n lista de prioriti. Un
astfel de demers presupune cunoaterea unor tehnici de lectur i capacitate de sintez.
1.5. Traducerea documentelor
Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat
constituie o atribuie a secretariatului. n mod curent, n organizaiile care au relaii de
colaborare cu parteneri strini, una dintre cerinele obligatorii, privind ocuparea funciei de
secretara o constituie i cunoaterea a 12 limbi de circulaie internaionala. Sarcinile sale,
n acest sens, sunt limitate la traducerea corespondenei, la participarea n cazul unor
negocieri sau ncheierea unor contracte sau n cazul unor comunicri directe.
In cazul unor reuniuni internaionale care implic responsabiliti mari, de natur
protocolar, economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.

1.6. Tratarea automatizat a informaiilor


Partea sistemului informaional, n care informaiile sunt tratate cu mijloace automatizate,
se numete sistem informaie de birou sau sistem birotic [1] .
Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare a informaiei
din perspectiva muncii de birou.
Aplicaiile biroticii se ncadreaz n trei categorii:

Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea


i arhivarea acestora;

Birotica de transmisie care permite schimbul de informaii de la un post la altul, dar


fr ca postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit, pentru a o
transforma dup interesul sau.
Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice.
Birotica de comunicaie pe care o vom aborda n subcapitolul urmtor.
Mijloacele de tratare automatizat a informaiei iau gsit ecou larg n activitile birourilor
de secretariat, unde predomina activitile de rutin, mari consumatoare de timp.
Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel :

modul simplu de prelucrare i ntreinere a informaiilor pentru toate tipurile de


informaii (documente, date structurate, termene etc.);

mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor informaiilor


necesare i existente;

scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i


ateptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare;

accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru


cutare direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibiliti de
accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora, posibilitatea cutrii n hiper
text);

reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactarea de


scrisori n serie);

calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin


asigurarea actualitii documentelor sau datelor folosite.

1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor


Prelucrarea textelor, dup cum am menionat, ocup n continuare o mare parte din timpul
secretariatului.
Evoluia merge univoc de la maina de scris spre computer, n special, n prelucrarea
textelor, datorit posibilitilor extinse de concepie.
Astfel:

toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid;

se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga


ntreprindere, aceasta constituind o contribuie importanta pentru Identitatea organizaiei;

textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminnduse rescrierile;

se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text n alte locuri;

textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd


astfel s fie memorate i regsite;

salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;

datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapid greelile


de ortografie i cele de tastare;

programele de separare n silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la sfritul


rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta
acestuia);

existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor, oferind


alternative;

ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice,


imagini, calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual.
Avnd n vedere faptul c, reproducerea textelor rmne n continuare o sarcin important
a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste birouri.
1.7. Comunicaia birotic
O alt categorie de aplicaie a biroticii o constituie i Birotica de comunicaie sau
comunicaia birotic.
In acest form de comunicaie, receptorul poate asigura toate funciile emitorului, adic:
poate recupera automat informaiile primite; le poate transforma dup interesul su.

Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin care tehnologii
odat separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea a comunicaiilor,
au putut fi interconectate odat cu apariia calculatoarelor multimedia [2] .
Cuprinde: mesageria electronic, Intranetul i Internetul.
Conectarea Internetului n reelele locale i publice deschide alte posibiliti de informare de
o nsemntate deosebita i n birourile secretariatelor.
Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate n
secretariate, oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe, a
prelucrrii, si distribuirii direcionate a informaiilor.
In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important l are infrastructura
tehnica informatica i conlucrarea componentelor tehnice.
In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client server, clienii reprezentnd
computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau
locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzaciile de
afaceri i procesele de comunicaie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt
are, desigur, consecine enorme i asupra cerinelor profesionale ale angajailor.
Internetul este o reea de computere, cu ramificaii mondiale, n care sunt interconectate
circa 60 000 de reele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai
cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz
integrarea diferitelor servicii la acelai nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a
utiliza documente hipermedia.
Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse aa
numitele Intraneturi.
La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informaiile generale, precum:
rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentru prezentare, listele de
telefoane, descrierile de proiecte, informaii despre concurenta, ofertele interne de posturi
etc.
Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organizaii. Pentru
birourile care desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri de munc, au
fost create pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans
real pentru comunicaia eficient, avnd n vedere faptul c, mai multe persoane, participa
la ndeplinirea unei sarcini.
Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup funcioneaz pe principiul
potei electronice (Electronic Mail).
Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie potal electronic (Mailbox,
Telebox) pentru primirea textelor.

Funciile principale ale acestui sistem sunt:

primirea corespondenei;

trimiterea de mesaje;

confirmarea automat a primirii corespondenei;

memorarea de documente i de mesaje;

compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;

distribuirea corespondenei electronice.

In aceste codiii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n
comun a unor sarcini intelectuale comune.
1.7.1. Aplicaiile potei electronice n secretariate
Secvenele de activiti n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi:

pregtirea edinelor sau a altor manifestri de grup ;

punerea de acord n informri curente;

difuzarea informaiilor generale pentru angajai (Avizier electronic);

planificarea i coordonarea unor proiecte comune;

coordonarea unor termene;

In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitilor de aplicaie a comunicaiei birotice


n cazul exercitrii funciei de tratare a informaiei. Asupra altor posibiliti de comunicaie
birotic n exercitarea altor funcii ale secretariatului, vom reveni n capitolele respective
1.7.2 Internetul n secretariate. Poteniale de aplicare
Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaii i comunicare global. n
scop orientativ, pentru secretariate, sar putea recomanda:

procurri de informaii (informaii hipermediu prin WWW, transfer de baze de date,


citirea de tiri);

afaceri online (rezervri calatorii, cumprturi electronice, operaiuni bancare


electronice);

publicare (marketing de produse, relaii publice, oferte de locuri de munca),


comunicare (EMail, E Fax, telefon, conferine).

1.7.3 Utilitatea comunicaiei birotice moderne


Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate creste eficienta
economica n birouri i n administraie.
Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important la creterea
capacitii de prestaie, n cazul muncii de birou (n special n cel al secretariatului).
In general, prin utilizarea telecomunicaiilor, n activitatea birourilor se urmrete: sporirea
eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea relaiilor cu clienii. mplinirea
unor astfel de deziderate, n viaa birourilor este foarte important, pentru orice
ntreprindere, pentru a asigura pstrarea competitivitii i succese economice remarcabile.
II. FUNCIA DE DOCUMENTARE

2.1. Noiuni generale privind tiina documentrii


Materia prim a acestei activiti o constituie documentul. Etimologic, termenul document
provine din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce servete la a nva, a se
instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-lea. A fost preluat ca
neologism n limba romn, circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea,
cnd s-a fixat i impus terminologia tiinei documentarii.
In accepie larg, noiunea de document este definit ca: orice baz de cunoatere fixata
material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob.
Iniial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul
documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta.
O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul modern al termenului
s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe alii,
caracteristica care predomin n organizarea modern a acestui domeniu.
In accepiune curent, a documenta nseamn a depista, a coleciona, conserva i pune la
dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobndite anterior asupra
problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen.
Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n
general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie,
ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai
din termenul document. Informaia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau
recepionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd, documentarea
presupune numai forma materializat. ntre cele dou posibiliti de cunoatere, exist,
ns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare.
Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie, presupus de
o astfel de transmisie.

Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria vizual a


fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai important.
Valoarea informaiei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea
poate fi transmis n spaiu dar i n timp.
Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de
cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de informaii.
Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast contientizare a omului
asupra necesitii nregistrrii informaiilor pe suport material rezistent.
Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate att de mare, nct,
posibilitile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur
schematic (vezi schema 1)
O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a termenului,
conform trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne convenionale de
transmitere a mesajului.
Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie sau mediu
de nregistrare) sunt :
a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament,
tblie de lemn, pnza etc.).
b) documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material
plastic etc.)
c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula
fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice,
discurile compacte audio);
Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.
Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport)
a) documente obinute prin metode clasice de nregistrare: documente manuscrise;
documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu
ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat); documente
xilografiate (texte gravate n lemn); documente litografiate (texte gravate n piatra).
b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare:
- nregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice etc.)
documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de
calculator);
- nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i
software-urile de aplicaie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice
alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar)

Dup semnele convenionale folosite;


a) documente scrise (avnd la baza litera)
b) documente grafice (n care predomina imaginea)
-

schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii);

- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele
menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii.
Vom reda, n acest sens, cteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe suportul
modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de
interes a muncii administrative.
A)

Documentele imprimate

Dup natura mesajului:

texte

date (numerice, alfanumerice)

Dup form:

foi volante

brouri

cri

Dup gradul de implicare intelectuala:

documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii)

documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc.


obinute din prelucrarea documentelor primare)
B) Documentele manuscrise:

documente istorice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-a lungul


timpului de ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscute sub denumirea
de arhivalii

documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii publice


s-au private.
In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt:

documente vizuale

documente sonore

iar dup forma de receptare, vor fi respectiv:

vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate,
documentele grafice (schematice i iconografice)

auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament


pentru audiere.

audio-vizuale: film sonor, televiziune

tactile alfabetul Braille pentru nevztori.

Organizaiile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n


funcie de sfera de activitate.
Putem meniona, astfel:

dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii,


dispoziii, hotrri judectoreti etc.

dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de


seama etc.), documente care intra i ies din organizaie (corespondena);

dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc.

Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apariia altor definiii, cu sens


mai restrns, n funcie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.
Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informaie
nregistrat care poate fi tratata ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa
materiala i de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789).
In sens juridic, unele dicionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau
particular prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se
recunoate o obligaie.
In Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei [1] termenul document este definit n sens
generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscripii,
urme de civilizaie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supori
friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a
altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea istoric.
Funcia general a documentarii tiinifice este aceea de a sprijini cercetarea i creaia.
Astfel, personalul care are atribuii de documentare mediaz informaia ntre productorii i
consumatorii de informaii. Desigur, problemele acestei tiine la nivel de instituii
specializate sunt mult mai vaste n ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile de
specialitate i funciile sale.

Ceea ce am intenionat s evideniem este faptul c, n proporii restrnse, metodele i


tehnicile acestei tiine au ptruns i n activitatea organizaiilor economico-sociale,
indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel sa dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiinei documentarii, presupunnd totalitatea
metodelor i tehnicilor de colecionare, ordonare, evideniere a documentelor constituite
ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizaiilor, pn la etapa de
depunere n arhiva de depozit.
2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor
Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n msura n
care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i
informaiei n scopul regsirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la
documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de
documente nainte ca problemele s fie tratate.
Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut n
acestea, att la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi
cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuiile sale fundamentale n
exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoatere a tipologiei
documentelor pe care le manevreaz sub multiple aspecte (forma, coninut, destinaie,
etc.), precum i o bun stpnire a metodelor i tehnicilor de evident, sistematizare
clasare i arhivare.
ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii, fiecare
presupunnd particulariti de aciune.
a)
Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-au ale
altor compartimente din organizaie, n cazul n care funcioneaz centralizat, i gestioneaz
informaiile coninute n acestea. n aceasta situaie are rol pasiv atunci cnd le primete i
activ cnd le prelucreaz i transmite .
b)
Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de
specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. n aceasta situaie are rol activ
n depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, aciunile
avnd tangenta cu domeniul documentarii tiinifice.
2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n cadrul
organizaiei
Spre deosebire de alte birouri care au funcii specializate, informaiile fiind mai omogene i
mai uor de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i
de diverse informaii.
Acestea difer att n privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare.
n plus, aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice
(dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM).
De asemenea, cele tradiionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante,
care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, brouri, pliante,
plane, etc.

Aceste documente se pstreaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur


organizat, n scopul valorificrii practice.
Cerine generale, n asigurarea condiiilor de stocare a documentelor:

Posibilitatea de operare simpl i rapid;

S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr-un loc convenabil iar
dosarele din interior s fie uor de localizat;

Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul,
mrimea, i natura corespondenei;

Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar;

Folosirea spaiului numai pentru documente folosite n mod curent;

Existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale.

Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul
secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft
i apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unitilor
arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc o strategie zilnica de repartizare a
documentelor.
n continuare, vom reda n ordinea prioritii, cteva strategii de operare, n acest sens.
A. Organizarea locurilor de staionare
Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare ngreuiaz regsirea rapid
a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot gsi
documentele.
ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spaiu a documentelor, dup
criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situaie, problema este
foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i
suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.
Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a
organizaiei i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de
domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc.
Probleme deosebite, n privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante,
reprezentnd documentaia specifica activitii administrative.
Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor documente,
ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu:

n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate n ziua


respectiva;

pe supori proprii ateptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii;

n vrafurile de documente de pe birourile efilor;

n teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare;

n arhiva curenta a compartimentului.

In afara de acestea, informaiile se pot gsi i n sistemul de prelucrare automat a datelor.


Se pot evita astfel de situaii, aplicndu-se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia
contact cu un document pentru prima oar:
1. Se verific dac acesta este important pentru alii, sau pentru secretariat. Aciune: a)
dac este important pentru alte persoane din organizaie va fi transmis imediat, notndu-se
unde a fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2.
1.
documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint
interes i poate fi deja distrus. Aciune: cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz
direct n arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3;
2.
va fi analizat sub aspectul urgentei i prioriti execuiei. Aciune: cel care suporta
o planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare iar celelalte vor rmne
la dispoziie pe birou.
Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei locuri:
a)
n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care au
nevoie de tratri ulterioare, fie sub forma de rspuns, fie c genereaz obligaii ulterioare
periodice, deci documente asupra crora trebuie s revenim pentru urmrirea unor
probleme. Astfel de documente sunt: corespondena, rapoartele de activitate, planurile. n
vederea pstrrii lor s-au conceput o serie de sisteme.
b)

n arhiva, unde va fi introdus n unitile clasate;

c)

n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei.

n cazul corespondenei, aceasta situaie se rezolv prin consultarea Registrului de IntrareIeire.


B)

Reducerea volumului de documente staionate n birou

Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dup


operaiunile menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie de a
mai diminua din hrtiile rmase. Sunt situaii n care, prin experiena practic, este uor de
luat decizii n acest sens.
Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri care nu
prezint interes pentru organizaie.

Selecia devine ns dificil n cazul informaiilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru
o operare corespunztor n astfel de situaii, se recomand consultarea cu consilierul juridic
al organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane
abilitate care trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers
se poate ntocmi o list orientativ n care se vor scrie motivaiile pentru care trebuie
pstrate documentele, i care va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privina
distrugerii anumitor documente, astfel:

aa cer forurile legislative

pot constitui dovezi, demonstraii sau fundamentri n anumite situaii ulterioare

sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau
informare proprie

concepe noi soluii sau idei creatoare

poate fi util n oferirea de servicii clienilor interni i externi

asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organizaie de documentul n


cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui.
n vederea pstrrii documentelor aciunile de organizare presupun doua etape:
C) Clasarea documentelor operaiune prin care toate documentele, indiferent de forma, de
frecventa utilizrii se aranjeaz ntr-un sistem raional n condiii de accesibilitate i
sigurana, formnd arhiva activa.
D) Arhivarea operaie prin care, n momentul ieirii din uz documentele grupate n uniti
arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a organizaiei. * (nota de
trimitere la arhivistic).
2.2.2. Clasarea documentelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi
volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte
documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i
subcriterii specifice tipurilor de documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii
ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o
metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul
documentelor manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau
altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul,
dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:

Numele organizaiei emitente

Nume de persoane i funcii responsabile

Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi

Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar)

Localitatea (emitentului sau destinatarului)

Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.)

Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.

dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare


cronologica;

dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane


evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete
dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine
practice, specifice unui compartiment.
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a
dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronologic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce
intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche.
Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul
s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.
Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen
precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind
grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i
expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i
Constituirea dosarelor*)
Clasarea alfabetic
Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum
ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au
relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc.

De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu
comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de
pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente
comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul,
nume de persoane sau denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului
director pentru ordonare.
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde
internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636
70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri
i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n
cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina
posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de
complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci
cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie
aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor
directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al
formei, ponderea documentelor din birouri.
a)
Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de
persoane

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna
cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;

Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice
se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a.
Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.

Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru


patronimic.

n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor


prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.

n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele


tatlui va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a

persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu


Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc.

Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala;

Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine.


Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.

Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se


ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior
cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.

n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec,
ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate
internaionale adoptate ca standarde romane *.

Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n


considerare;

Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre


nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru
orientare rapida n ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de
ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe
document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S.
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:

de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele


persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale,
fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n
documentele ordonate (de la A la Z) sau

de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi,


dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la
societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.
b)

Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii

Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind
termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie
autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de
activitate (Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume
reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de
activitate.

n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a


fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume
de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele
organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea
comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n
scopul regsirii rapide.
n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea
reprezentativ a organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul
director a fost cel subliniat.
Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul
documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale,
Societatea de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director
va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca
acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect
urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele
sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E.
Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i
documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS
SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.
- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat
cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz
localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM)
cuvntul director il va constitui primul cuvnt;
- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor
cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G.
PERPETUUM; ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea
documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;

- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n


ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n
mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei
litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape
distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru
Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune
aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau
n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar
repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o
coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii
-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane
-

10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui


compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i
ordoneaz numeric.
Avantajele sistemului:
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la
vederea numrului de nregistrare.
-

Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe
compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea zecimal
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n
activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice
n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal
Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu
precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le
trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta
subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n
zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este
universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n
privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror
nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema
claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel:

0.

Generaliti

5.

tiine naturale

1.

Filozofie

6.

Tehnic

2.

Religie

7.

Arte

3.

tiine sociale

8.

Literatur

4.

Filologie

9.

Istorie

Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina
ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare
trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie

331.2. Rolul muncii


331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de
activitate cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de
clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2
aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1
aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un
indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform
Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare
cu coninut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale
privind pstrarea lor ulterioar n arhive.
2.2.3. Asigurarea documentrii managerului
Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub
aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la
permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul
ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific,
organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta economicosocial, n contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti factori. De aceea,
managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s
valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului.
n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de
documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului
printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i
prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid
i uor.

n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi
plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului.
n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce
se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile
profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de
cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de
aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata.
n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse
externe de informare.
Surse interne documentare
n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc
din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de
lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:

Principalele acte legislative normative care reglementeaz funcionarea


organizaiei;

Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii


organizatorice;

Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;

Tabloul de bord zilnic ;

Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente:


referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente
ale organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct,
s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.
Surse externe de documentare
Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea
informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune
cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de
referin, informaii pe suport tehnic etc.

Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra


instituiilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii
managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de
documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental
a secretariatului.
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat
ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic
etc.
n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente
legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai,
legi i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei.
Publicaiile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic,
cu urmtoarele pari:

Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente


normative elaborate de forurile legislative naionale;

Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;

Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)

Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente,


bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s
cuprind:

Constituia Romniei

Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice

Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;

Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale


autoritilor locale;

Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;

Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin


intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind
aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin
intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau
nregistrri pe medii electronice.
Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot
achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul
Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia
publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale.
n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al
managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz
funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub forma
fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale
organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de
ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
Publicaiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de
informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document
tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric,
pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente
cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale
manifestrilor tiinifice.
Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii
venind n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea
revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul
de specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.
Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale
Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de
Statistica sau publicaia Standarde Romane.

Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i
folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca
instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal,
protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n
calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre
specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman
de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din
subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n
producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete
tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate,
funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind
membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel
de stat, de ramura de ntreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS,
numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper
orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de
Editura Tehnic.
Lucrri de referin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din
domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici
(volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor,
autobuzelor, tramvaielor; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i
autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de fus orar, i alte
informaii geografice.
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic,
dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve,
ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de
coresponden n limba romn i n limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de
specialitate, precum cele menionate n bibliografie.
Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate,
innd cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei
difuzate.
Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu
denumirile news, nouvelle, novosti.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a
secretariatului, ct i n aceea a managerului.

Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de


lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.
De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din
aceste publicaii, prin xerografiere.
Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului
cu informaii inutile.
Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod
special, spre materiale ce conin informaii despre:

probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei

servicii potale i telecomunicaii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai


domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:

produse de birotic

centre de pregtire profesional

servicii de traduceri

servicii de informare comunitar

semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului;

manifestri colective, trguri, expoziii etc.

Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s
cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de
sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile
coninute n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi
de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul
de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate,
schimb valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri)
grupate pe diferite domenii de activitate:

locuri de munc

finane

servicii publice

telecomunicaii

cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate
conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori
care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde
urmtoarele elemente:

Numele autorului

Titlul crii, articolului

Numele editurii sau numele revistei, ziarului

Data apariiei

Numrul paginilor pentru cri .

2.3. Gestionarea documentelor secrete


Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea
acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera.
Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat
deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni.
n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de
explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme
similare, din considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea
dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc.
Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu
caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.
n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea
unitii, precum:

Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;

Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la


cunotina efului ierarhic;


Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd
contextul legal permite acest lucru;

In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de


orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe
baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de
nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu ,
dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii.
Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente
sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare.
2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative

In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite


cnd intr o ter persoan n birou;

Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier
atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n
cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;

Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a


indigoului i sugativei dac e cazul;

Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea
se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar
utilizarea lor;

Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;

n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate


numai acestora;

Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor


discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci
cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);

Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i


obiectul audientei;

Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor


din afara organizaiei;


La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape,
indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor
sigila;

Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i
aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a
aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate
electronic.
2.2.2. Clasarea documentelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi
volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte
documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i
subcriterii specifice tipurilor de documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii
ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o
metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul
documentelor manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau
altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul,
dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:

Numele organizaiei emitente

Nume de persoane i funcii responsabile

Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi

Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar)

Localitatea (emitentului sau destinatarului)

Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.)

Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.
Exemple:


dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare
cronologica;

dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane


evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete
dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine
practice, specifice unui compartiment.
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a
dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronologic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce
intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche.
Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul
s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.
Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen
precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind
grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i
expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i
Constituirea dosarelor*)
Clasarea alfabetic
Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum
ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au
relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu
comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de
pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente
comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul,
nume de persoane sau denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului
director pentru ordonare.

Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde
internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636
70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri
i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n
cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina
posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de
complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci
cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie
aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor
directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al
formei, ponderea documentelor din birouri.
a)
Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de
persoane

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna
cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;

Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice
se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a.
Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.

Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru


patronimic.

n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor


prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.

n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele


tatlui va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a
persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu
Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc.

Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala;

Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine.


Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.


Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se
ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior
cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.

n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec,
ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate
internaionale adoptate ca standarde romane *.

Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n


considerare;

Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre


nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru
orientare rapida n ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de
ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe
document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S.
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:

de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele


persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale,
fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n
documentele ordonate (de la A la Z) sau

de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi,


dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la
societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.
b)

Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii

Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind
termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie
autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de
activitate (Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume
reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de
activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a
fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume
de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele
organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea
comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n
scopul regsirii rapide.

n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea


reprezentativ a organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul
director a fost cel subliniat.
Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul
documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale,
Societatea de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director
va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca
acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect
urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele
sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E.
Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i
documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS
SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.
- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat
cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz
localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM)
cuvntul director il va constitui primul cuvnt;
- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor
cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G.
PERPETUUM; ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea
documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;
- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n
ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n
mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc.

In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei
litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape
distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru
Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune
aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau
n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar
repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o
coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii
-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane
-

10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui


compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i
ordoneaz numeric.
Avantajele sistemului:
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la
vederea numrului de nregistrare.
-

Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe
compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea zecimal

Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n


activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice
n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal
Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu
precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le
trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta
subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n
zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este
universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n
privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror
nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema
claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel:

0.

Generaliti

5.

tiine naturale

1.

Filozofie

6.

Tehnic

2.

Religie

7.

Arte

3.

tiine sociale

8.

Literatur

4.

Filologie

9.

Istorie

Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina
ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare
trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de
activitate cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de
clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.

Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2
aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1
aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un
indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform
Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare
cu coninut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale
privind pstrarea lor ulterioar n arhive.
2.2.3. Asigurarea documentrii managerului
Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub
aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la
permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul
ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific,
organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta economicosocial, n contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti factori. De aceea,
managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s
valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului.
n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de
documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului
printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i
prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid
i uor.
n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi
plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului.

n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce


se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile
profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de
cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de
aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata.
n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse
externe de informare.
Surse interne documentare
n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc
din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de
lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:

Principalele
organizaiei;

acte

legislative

normative

care

reglementeaz

funcionarea

Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii


organizatorice;

Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;

Tabloul de bord zilnic ;

Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente:


referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente
ale organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct,
s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.
Surse externe de documentare
Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea
informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune
cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de
referin, informaii pe suport tehnic etc.
Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra
instituiilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii
managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de
documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental
a secretariatului.

Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat
ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic
etc.
n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente
legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai,
legi i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei.
Publicaiile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic,
cu urmtoarele pari:

Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente


normative elaborate de forurile legislative naionale;

Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;

Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)

Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente,


bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s
cuprind:

Constituia Romniei

Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice

Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;

Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale


autoritilor locale;

Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;

Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin


intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind
aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin
intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau
nregistrri pe medii electronice.
Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot
achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul

Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia
publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale.
n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al
managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz
funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub forma
fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale
organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de
ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
Publicaiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de
informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document
tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric,
pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente
cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale
manifestrilor tiinifice.
Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii
venind n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea
revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul
de specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.
Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale
Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de
Statistica sau publicaia Standarde Romane.
Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i
folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca
instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal,
protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n
calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre
specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman
de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din
subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n
producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete

tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate,


funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind
membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel
de stat, de ramura de ntreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS,
numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper
orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de
Editura Tehnic.
Lucrri de referin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din
domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici
(volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor,
autobuzelor, tramvaielor; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i
autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de fus orar, i alte
informaii geografice.
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic,
dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve,
ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de
coresponden n limba romn i n limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de
specialitate, precum cele menionate n bibliografie.
Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate,
innd cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei
difuzate.
Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu
denumirile news, nouvelle, novosti.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a
secretariatului, ct i n aceea a managerului.
Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de
lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.
De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din
aceste publicaii, prin xerografiere.
Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului
cu informaii inutile.

Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod


special, spre materiale ce conin informaii despre:

probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei

servicii potale i telecomunicaii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai


domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:

produse de birotic

centre de pregtire profesional

servicii de traduceri

servicii de informare comunitar

semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului;

manifestri colective, trguri, expoziii etc.

Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s
cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de
sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile
coninute n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi
de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul
de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate,
schimb valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri)
grupate pe diferite domenii de activitate:

locuri de munc

finane

servicii publice

telecomunicaii

cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate
conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori
care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde
urmtoarele elemente:

Numele autorului

Titlul crii, articolului

Numele editurii sau numele revistei, ziarului

Data apariiei

Numrul paginilor pentru cri .

2.3. Gestionarea documentelor secrete


Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea
acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera.
Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat
deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni.
n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de
explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme
similare, din considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea
dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc.
Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu
caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.
n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea
unitii, precum:

Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;

Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la


cunotina efului ierarhic;

Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd


contextul legal permite acest lucru;

In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de


orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe
baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de

nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu ,


dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii.
Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente
sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare.
2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative

In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite


cnd intr o ter persoan n birou;

Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier
atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n
cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;

Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a


indigoului i sugativei dac e cazul;

Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea
se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar
utilizarea lor;

Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;

n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate


numai acestora;

Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor


discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci
cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);

Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i


obiectul audientei;

Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor


din afara organizaiei;

La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape,


indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor
sigila;

Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.

O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i


aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a
aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate
electronic.
III. Funcia secretariatului de legtur i filtru n contactele conducerii

Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni din
mediul economicosocial extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz
frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influennd
negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale
cadrelor de conducere.
Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de
specialitii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigaii, 40%
din timpul de lucru al directorilor se desfoar cu secvene mai scurte de 10 minute de
lucru nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai puin de 20%.
Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea funciei de
legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte directe.
3.1. Comunicrile telefonice
Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie
echipamentul esenial de birou n ceea ce privete rapiditatea comunicaiei.
n general, informaiile care circul n interiorul sau n afara organizaiilor se transmit iniial
telefonic.
n exercitarea funciei de legtur i filtru secretariatul se poate afla n situaii diferite.
3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i n
afara organizaiei
Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s ntocmeasc
Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urmtoarele rubrici:
numele i adresa organizaiei; numele persoanei i funcia; codul rii; codul zonei; numrul
de interior.
n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se
consemneaz, n ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera de
interes a organizaiei.
n cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are
legturi, Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia cu numele
fiecrui agent economic sau persoan. Fiierul prezint avantajul ca poate permite o
actualizare permanent, fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de persoan sau

organizaie care apare pe parcurs poate fi uor intercalat n ordine alfabetic iar pentru
numele frecvent solicitate (zilnic, sptmnal) se poate ntocmi o fi care se va aeza n
faa celorlalte n fiier. De asemenea, fiele pot permite i notarea altor informaii ce intr n
sfera de interes a secretariatului, pe lng cele menionate anterior, pentru list.

Numele i adresa

Nume
persoane

Numrul de telefon

Companiei
Funcia

CORES IND SRL

Petrescu Ion

Hotel Aurora,
ap.1012.

director

Cod
ar

Cod Zon

Telefon

numr
exemp

0241

8700

623145

0241

8600

688841

Secretariat

0722197422

Direct

vnzri
Constana

comp paper sa

Ion Mirela

Str. Celulozei nr.6

Director
general

Constana

Agenda cu adrese i numere de telefon


Satisfaciile deosebite le poate oferi, ns, Agenda electronic, care permite regsirea
rapid a informaiilor precum i ordonarea automat a numelor introduse n programul
calculatorului.
Profesionalism la telefon

nainte de a apela, se noteaz informaiile care vor fi solicitate; se recomand ca o


convorbire telefonica s fie la fel de bine pregtit ca i o scrisoare, de ceea va fi pus la
indemna orice document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunztoare;

La semnalarea rspunsului, secretara i rostete clar numele precum i numele


persoanei cu care dorete s ntre n contact;

n cazul n care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cu o


persoan ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura este secretara
celui cu grad ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s gseasc la aparat eful, nu
secretara;


ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente ale
celor doi conductori;

ntre conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutarea de ctre


secretara a celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu conducerea;

n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul a fost
bine neles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet
ntotdeauna;

n cazul cuvintelor mai greu de neles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul:

A de la ANA
B de la BARBU
C de la COSTICA etc.
3.1.2 Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii
Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una dintre sarcinile
cele mai complexe, constituind o adevrat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea
pozitiv a situaiilor depinde de mputernicirea pe care conductorul o acord secretariatului
dar i de abilitatea secretariatului de a transforma aceste nelegeri n principii i tehnici,
fr a intra n conflict cu solicitanii.
n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi:

ntlnirea, la nceputul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuirea agendei de


birou, privind ntlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor de aciune pentru cele
mai importante i urgente chestiuni care necesit atenie;

ntocmirea unei liste de accesibiliti cu persoanele care au acces nelimitat, a celor


pentru care conductorul este disponibil n limite restrictive i a celor care trebuie evitai n
totalitate; acest procedeu presupune confidenialitate, iar aplicarea lui fr a se face simit
de cei ce solicit accesul, depinde de inspiraia secretarei. Imaginaia este nelimitat n
astfel de situaii.

n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va culege mai
nti toate informaiile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul
conductorului, l va informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena contactului sau o
programare ntro perioad de timp viitoare.
Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe
aptitudini de comunicare eficient:

secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;

telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att
pentru conducere ct i pentru cei care apeleaz;


la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele
organizaiei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agenia EFICIENT, Buna
ziua !; se vor evita, astfel ntrebri i discuii inutile pentru stabilirea legturii;

o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este pe lista
de persoane restricionate sau evitate;

legtura telefonic cu conductorul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul se


prezint i n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate;

n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara va


refuza, la rndul ei, cu tact i politee, s fac legtura, sugerndui si exprime n scris
comunicarea, eventual cu meniunea confidenial urgent

atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din


organizaie, convorbirile vor fi direcionate ctre acestea;

dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin da i
nu sunt indicate pentru a o descuraja.

n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informaii,


secretara va ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea
problemei; ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor;

dac se ntrerupe ntmpltor legtura, se pune telefonul n furc i se ateapt un alt


apel;

eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun capt
convorbirii;

este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru notaii curente,


care vor fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii;

dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie
imediat informate asupra coninutului;

n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informaii ce presupun


actualizarea unor documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul i sub
ndrumarea conductorului.
Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se
recunoate numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unui rspuns nainte de
a ridica receptorul mai ales cnd se cunoate motivul contactului. De asemenea, ntrun
birou n care se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori
concomitent, exist ansa de a opera selectiv, conform urgenelor i prioritilor.
Preluarea mesajelor n absena conductorului i informarea operativ a acestuia.
n astfel de situaii, exist cteva reguli:

mesajele vor fi ntotdeauna notate;


nota pentru preluarea mesajelor poate fi parial imprimat, cuprinznd urmtoarele
elemente: data i ora la care sa primit mesajul; numele persoanei creia ia fost adresat
mesajul; numele solicitantului i adresa; numrul de telefon; detalii precise despre mesajul
primit.
MODEL A

Not telefonic nr. din.


Pentru ..
Numele solicitantului ..
Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei
A telefonat .va reveni dorete s vad
V rog s sunai ..va trece pe aici problema urgent.

Coninutul mesajului .

Dataora..

Cine transmite

Cine primete

MODEL B

Dl. Mihai Stnescu


n timp ce erai plecat
Dl. George Ivnescu
De la S.C. MARVIMEX SRL
Nr.telefon 041/ 691423

A telefonat

A trecut pe aici

Rugm sunai

Va reveni

Dorete s v vad

Urgent

Mesajul: Dl. George Ivnescu va fi n ora sptmna viitoare vnd ar dori


s v ntlnii pentru a discuta problema ridicat de dvs. n scrisoarea din
data de 3 ianuarie. V roag s l sunai n cursul zilei de azi.
Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30
Mesaj primit de: Laura Panait

De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele soluii:


dac dorete s vorbeasc cu altcineva;
dac va reveni;
dac dorete s lase un mesaj.
Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n linite, dup
un crochiu luat pe hrtie.
Notele telefonice se nregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz.
Transmiterea unui mesaj. Recomandri:

innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se


transmite, se va face pauz dup fiecare fraz;

atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre
sau litere;

se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;

nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefon pentru c nu


exist sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie
rugat s fac o cerere scris iar dac o problem este urgent, secretariatul va insista
pentru revenirea cu un telefon, avnd rgazul s se consulte cu conductorul.
Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente
sosesc la orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas.
Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul
prenregistrat care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele organizaiei,
un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat
mesajul. n cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se

specific acest lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora
la care la care au sunat.
Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost cutate.
3.2. Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea
Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr
legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste solicitri de
contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele s creasc.
n astfel de situaii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i neeseniale.
Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situaii, se pot exprima abilitile
personale ale secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete spontan n
tandemul conductorsecretar.
Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situaii, de
politica managementului privind contactele cu vizitatorii.
Conform unor studii de management[1] n practic, managerii opereaz prin sintagmele
ua nchis i ua deschis care trebuie nelese n mod metaforic n sensul introducerii
sau eliminrii unor bariere precum:
a)
pentru ua nchis: stabilirea unui sistem al orelor interzise prin plcue
indicatoare sau printrun sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i
tranant n comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlali; constituirea unui munte de
hrtii n faetc.
b) pentru ua deschis: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este practic
nchis, aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputaii care invit la
ntreruperi frecvente.
Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivitii superficiale duce la
propria distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii.
n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai
poate controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ua nchis devine la fel
de incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce msur poate
nlesni sau mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai
eficient.
Pentru secretara aflat ntruna din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o bun
cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai
potrivite momente pentru a stabili legturile.
i n aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau
interzis.
Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea
acestei funcii depinde n mod special de spiritul de echip n relaia managersecretar.

IV. FUNCIA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI

Exercitarea acestei funcii presupune:


participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la organizarea
manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentru degrevarea de o
serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea documentelor
elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formaliti financiare,
organizarea cltoriilor ntocmirea delegaiilor, confirmarea delegaiilor i a deconturilor
pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor sarcini administrative etc.
programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin ntocmirea
unor instrumente de eviden.
A) Comunicrile de grup sau de echip n cadrul organizaiilor
4.1. edinele. Consftuirile. ntlnirile de lucru
edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup, practicate n
procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale i de grup, n
luarea deciziilor.
edina este cea mai utilizat metod de management.
La edin pot participa de la civa colaboratori ai managementului sau un numr destul de
numeros al angajailor n funcie de scopul urmrit.
Caracteristici specifice:
Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n general,
edinele coordonate de managerul general;
Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organizaiei;
Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabiliti;
Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative;
Particip persoane concrete, nominalizate;
Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore;
Se comunic direct unilateral i bilateral;
Ponderea participrii este proporional i cu dimensiunile organizaiei.
innd cont de apartenena participanilor la organizaie sau mediu extern, edinele pot fi:

a) edine organizate numai cu participarea personalului angajat: edine la nivel de


conducere (edinele Consiliului de administraie, edine A.G.A.), edine cu diferite
compartimente, adunri generale, edine de negociere cu organizaia sindical, conferine
cu asociaii profesionale interne, consftuiri, conferine de pres, ntlniri de lucru.
n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit (edinele A.G.A.) pot
participa i reprezentani ai autoritilor de stat centrale sau locale.
b) edine organizate i cu participarea unor reprezentani din mediul economico-social
extern; precum: parteneri de afaceri, asociai, clieni, colaboratori, reprezentani ai
autoritilor de stat.
edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se:

culege informaii;

schimba preri i analiza situaiei periodice;

informa participanii despre obiective, servicii, produse, achiziii;

prezenta proiectele i deciziile luate;

soluiona problemele mpreun;

face schimb de interese;

stimula contracte;

ncheia contracte;

rezolva probleme de resurse umane.

Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai puin, sunt
delimitate urmtoarele tipuri de edine:
edine decizionale organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i
strategic, unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor
obiective;
edine de informare prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de informaii,
edina fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed backului. n funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura conform unui calendar
prestabilit (sptmnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situaii speciale,
urgene i/sau complexe;
edine de exploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor situaii
speciale previzibile n viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de exploatare.
Putem spune c exploateaz zona viitorului.

n general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului de


creativitate al personalului;
edine de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului din
compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De
regul sunt edine operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau
programe de o complexitate mai deosebit;
edinele eterogene ntrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuri de
edine prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul managementului
superior i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investigaiilor
de specialitate, aceasta explicndu-se prin criza de timp a participanilor sau prin ignorarea
utilizrii edinei ca pe o metod cu specific i cerine proprii.
edinele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun i
rezolvare urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonane care
implic schimbri.
4.1.1. Proceduri organizatorice
Rezultatele unei edine depind, n primul rnd, de coninutul acesteia i de hotrrile luate.
ntr-o mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire i desfurare a ntlnirii
precum i de urmrirea respectrii hotrrilor ce se iau n cadrul acestuia.
Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa direct
la toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe secretare n
pregtirea reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind
organizarea acestora.
Pregtirea edinelor
Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei edine
este foarte important pentru desfurarea ei cu succes.
Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7-14 zile, precum:
stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi;
stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor
edinei;
stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare informrii i a
datei limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte);
stabilirea locului, datei, orei de ncepere.
Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr-o not cunoscut sub diferite
denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Coninutul agendei este
stabilit, n principal, de managerul care organizeaz edina. Agenda de lucru este, de
obicei, dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informa membrii participani
asupra subiectelor ce vor fi discutate.

Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consftuire,
pentru ca membrii participani s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi
discutate i s poat pregti, eventual, documentele necesare.
De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa timpul
sau de a anuna eventuala absen motivat.
Ordinea de zi poate fi nsoit i de documente necesare pentru desfurarea discuiilor.
Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sau tabele
nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele participanilor la edin.
Dac exist situaii n care, n edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora
dezbaterile nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi menionat n not la punctul:
Probleme ale ultimei edine.
De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare.
De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot cere
includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin.
Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine:
1)

Antetul organizaiei;

2)
Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de
departamente etc.);
3)

Data (ziua, luna, anul) edinei, ora de ncepere i de ncheiere, locul;

4)

Scuze pentru absen;

5)
Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a
problemelor de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru conformitate).
Exist i situaii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de nregistrarea
discuiilor.
ANTET
NOT DE CONVOCARE
cu privire la edina (Consiliului de Administraie)
organizata la . n ziua de .
cu ncepere de la ora pn la ora
Puncte ale Agendei

1. Scuze pentru absen -----------------------2. Probleme ale ultimei edine ---------------3. Ordinea de zi:
1.
2.
Dac avei puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specificai n
spaiul de mai jos i s napoiai aceast not la secretariat, la data de . Putei ataa
Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care dorii s-o includei.

....
Data DIRECTOR/PREEDINTE,
Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora.
Sunt situaii, n care, edinele pot fi programate s se desfoare sptmnal, decadal sau
lunar, n aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de informare, pentru care, participanii
sunt, n general, pregtii.
Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru
constatarea eventualelor absene.
n cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul
de administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale
menionate.
n cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se public n
ziare locale sau centrale, de larg circulaie, n conformitate cu actele normative care impun
aceasta.
Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conine informaii
suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care i ofer conductorului
detaliile necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se
lase un spaiu liber unde conductorul i noteaz propriile observaii.
Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va
consulta cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra
eventualelor termene limita de rezolvare.
Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape:

se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare pentru


ordinea de zi;


se consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualiza problemele a
cror dezbatere trebuie continuat;

se verific calendarului anual al organizaiei, pentru ca problemele edinei curente s


nu se suprapun cu problemele prevzute n edinele periodice;

se introduc punctele agendei n ordine logic;

se aduc informaii suplimentare pentru ca participanii la edin s neleag fiecare


punct din ordinea de zi;

se indic persoanele care vor prezenta punctele edinei;

se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de


decizii sau alt scop;

se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam, oferte


de preuri etc.) i indic anexarea lor;

se include punctul Diverse i se specific dac exist participani care mai trebuie
anunai despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edinei;

se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni;

se menioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz, cine ntocmete procesul verbal i


dac aceste funcii se exercit prin rotaie;

se depune schia agendei pentru dactilografiat;

se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discuii, tuturor


persoanelor ce trebuie s participe la edina.
Desfurarea edinelor
Rolul decisiv, n reuita dezbaterilor, i aparine conductorului. Acesta va deschide edina,
prezentnd ordinea de zi n 1-2 minute.
n orice edin, n care s-au luat decizii, se va consemna n scris, cum s-a luat decizia
final, argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a ajuns, pentru
fiecare punct din ordinea de zi i cine este responsabil de aciune.
Cele mai multe edine, indiferent de scop, beneficiaz de nregistrri n procese verbale sau
minute.
Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel i exact a unei comunicri
verbale, de unde i vine i numele.
Orice ntlnire de grup, n cadrul organizaiei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie
nregistrat, nscris, pentru a servi drept baza pentru aciunile ulterioare. Deci, oricare ar fi
scopul unei ntlniri, nregistrarea scris, sub forma proceselor verbale, este extrem de utila

i necesara. Aceste consemnri, furnizeaz referiri utile, privind evoluia problemelor,


reducnd, astfel, posibilitatea nenelegerii hotrrilor luate, problemelor ascultate. De
aceea, se impune ca procesele verbale s fie pstrate, putnd constitui singurele dovezi
probatorii n cazul unor nenelegeri ce pot afecta organizaia.
Procesul verbal este autentificat prin semntura participanilor, care se realizeaz la sfritul
edinei.
nainte de a fi semnat, se citete cu voce tare n faa participanilor la reuniune de ctre o
alt persoan dect cea care a scris.
Redactarea proceselor verbale intr, de obicei, n responsabilitatea secretariatului.
n vederea pregtirii, n acest sens, se recomand ca nainte de edin, secretara s se
informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare, verificnd
i proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil propriu al organizaiei
n acest sens, i dac trebuie respectat.
Elementele procesului verbal de consemnare sunt:
1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participanilor, numrul
persoanelor absente i ordinea de zi;
2) coninutul rezumat al informaiilor, al problemelor discutate, soluiile adoptate, i
persoanele responsabile, termene de execuie dac e cazul. Se noteaz numele fiecrui
vorbitor, prezentndu-se n rezumat intervenia sa. Procesul verbal se scrie la persoana a
III-a, timpul trecut.
3) partea final, n care se prezint, dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic n ordine
ierarhic numele participanilor pentru semntur.
Model:
Proces verbal
ntocmit cu ocazia edinei din (data, ziua, luna, anul)
edina s-a inut n prezena: (nume, funcii) i a celor .
(nr.) de membri, n total (nr.) de persoane.
S-au constatat(nr.) absene: (nr.) motivai i(nr.) nemotivai.
edina a nceput la ora; Dl. . anun ordinea de zi:
1.
2.

Ordinea de zi a fost epuizat la ora. drept pentru care s-a ncheiat prezentul proces
verbal.
Numele participanilor pentru semntur.
(Se respect ordinea ierarhic a funciilor)
Minutele edinei au acelai rol ca i procesele verbale, diferena dintre ele, fiind doar de
procedura:
Procesul verbal, ntocmit n timpul edinei sub forma manuscris, reprezint forma final a
documentului, fiind citit i semnat la sfritul edinei. Procesele verbale se consemneaz de
obicei ntr-un registru rezervat special acestui scop;
Minutele, elaborate n timpul edinei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau
procesate dup edin, dup care sunt verificate de conductor i distribuite participanilor
pentru semnare i pentru reluarea discuiilor n timpul ntlnirilor viitoare. Deoarece,
elementele cuprinse n minute reprezint doar situaia discuiilor la un moment dat, acestea
au un caracter intermediar, de trecere de la o etap la alta; pn la finalizarea obiectivului
urmrit.
Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca form
preliminar de nregistrare a discuiilor i nelegerilor ntre delegaii anumitor uniti, atunci
cnd se urmrete ncheierea unui contract economic.
Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discuiile, ci doar noteaz argumentele pro i contra
pentru decizii importante.
Etape de ntocmire, n timpul edinei:

se nregistreaz data, ora i locul unde are loc edina;

se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru


absen;

se identific subiectele discuiei; se folosete agenda ca ghid;

urmeaz, conform unei ordini convenionale, tratarea mai nti a problemelor de


rutin: minutele ultimei edine, citite i semnate, problemele aprute din minute,
corespondena primit;

se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un
scurt rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine i pn cnd;

se d fiecrei minute un numr de referin, consecutiv;

se ine pasul cu evoluia edinei;

se clasific punctele nerezolvate sau ambigue nainte s fie prea trziu;


se nregistreaz sub form de not i, pe ct posibil, se evit nregistrarea cuvnt cu
cuvnt;

se folosesc propoziii i paragrafe scurte i clare.

Dup edin:

se schieaz minutele clar;

se face verificarea cu o alt persoan preferabil cu lidearul oficial al edinei;

se dactilografiaz, folosind o aezare n pagin clar;

se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin, precum
i celorlalte persoane care trebuie s fie informate;

se ndosariaz minutele cu grij: organizaiile pot avea reguli n privina ndosarierii


minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate.

se verific dac aciunile ntreprinse sunt monitorizate i continuate.

Observaii:
n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele:

strecurarea propriului punct de vedere n interpretarea celor spuse;

introducerea prea multor nume de persoane;

introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ;

amnarea redactrii, n cazul minutelor; informaiile nu vor mai fi la fel de proaspete


n memorie;

faptul de a fi influenai de statutul membrilor;

neglijarea datelor de desfurare a urmtoarei edine, secretara asigurndu-se ca


locul, data, ora au fost stabilite.
In cazul minutelor, exist i posibilitatea elaborrii din timp a unor formulare tip, parial
imprimate, care vor fi completate n timpul edinei, eliminndu-se, astfel o serie de
operaiuni care sustrag atenia [1] .
MINUTA EDINEI

Participani

Distribuie adiional

Subiect:

Dl.Barbu

Dl.Cristea

Vnzare i nchiriere maini i


utilaje

Dl.Panait

Dl.Furtun

Dra Moise

Dl.Costea

Data

Ora

Dl.Petre

Dl.Popescu

23.04.2002

10,00

Dl.Cristea

- cri tehnice de calitate

D.Furtun

- certificare de garanie

Locul

Condus de

D.Costea

- condiii de
vnzare/nchiriere

S.C. ERCO SA

Dl.Barbu

Organizat de:

Telefon

S.C. ERCO SA

041/689.351

Dl.Popescu

- caracteristici tehnice

Subiect

Sumar/Aciuni

Creterea vnzrilor

Actelor necesare

Responsabil

Dl.Costea

Termen

30.04.2002

Dra Moise

nchirierea
autobasculant

Proces verbal de

--

27.04.202

__

02.05.2002

nchiriere

Vnzare excavator

Asistena i controlul secretariatului se exercit, n astfel de manifestri, printr-o


planificare a aciunilor, astfel:
Cu trei sptmni nainte de edin:

se stabilete proiectul listei participanilor;


se ntocmete lista materialelor ce vor fi prezentate n edina pe baza indicaiilor
conducerii;

se alege o sal corespunztoare;

se anun raportorii s depun n timp toate materialele spre multiplicare

Cu zece zile nainte de edina:

se verific primirea invitaiilor sau a notelor de convocare i se noteaz confirmrile de


participare la edina;

se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea;

se obin toate documentele sau informaiile necesare de la persoanele care nu pot


participa la edina;

se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta n edina i se iau msuri pentru


multiplicare;

se difuzeaz materialele participanilor;

Cu ase zile nainte de edin:

se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate n


edina;

se pregtesc dosare pentru toi participanii;

se asigur aparatura de proiecie (cnd este cazul), aparatura de nregistrare i


amplificare i se verifica funcionarea acesteia;

se stabilesc stenografele care vor lucra n edina;

Cu dou zile nainte de edin:

se va pregti rechizita necesar desfurrii edinei, inclusiv exemplare n plus ale


agendei de lucru;

se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru


dotarea slii cu suficiente scaune, sau mese, condiii de aerisire i iluminat, decoraiuni, etc.

se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura menionat;

se va asigura de existena indicatoarelor spre sala de edine, dac e cazul;

In ajunul edinei:

se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;


se verific funcionarea aparaturii n sala de edine, poziia prizelor i a altor aspecte
legate de funcionarea acestora;

se va asigura de existena produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor,


erveelelor etc. n sala de edina;

va pregti un anun, care va fi atrnat pe ua slii, spre a atrage atenia trectorilor


s nu deranjeze;

va verifica cu suficient timp nainte de edin, lista acestor probleme, s se asigure


de rezolvarea lor;
In ziua edinei

se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un nlocuitor sau de punerea n


funciune a robotului telefonic;

va ndeplini rolul de gazd, avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup
ntlnire;

va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea slii cu toate cele menionate anterior

va verifica semnarea convocatorului notnd persoanele care anun n ultimul moment


c nu vor participa la edin;

va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i
corespondena indicata de conductor;

l va ajuta pe conductorul edinei, nmnndu-i documentele necesare, aflate n


discuie;

va ntocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta;

n timpul redactrii procesului se va asigura c a neles corect problemele ridicate,


cernd explicaii dac este cazul;

va discuta cu conductorul edinei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va


consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotrrile adoptate i aciunile
de stabilit;

dac se ntmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l ntrerup
politicos pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s-au
ntmplat;

noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor;

are grij ca toi participanii la edin s semneze procesul verbal.

Dup edin

strnge toate hrtiile rmase n sal;

dac se practic metoda consemnrii discuiilor prin minute, dup edin secretara
dactilografiaz procesul verbal n forma final, pentru a fi trimis participanilor pentru citire
i semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru prezentare);

ndosariaz documentele folosite n edina;

consemneaz n agend data urmtoarei edine;

va verifica procesul-verbal pentru a trece n instrumentele de eviden, eventuale


termene de scaden sau alte aciuni ce trebuiesc planificate i controlate de secretariat
pentru ndeplinirea lor la timp.
Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai uor ndatoririle participanilor la
edin [2] .
4.1.2 ntlnirile de lucru
Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edinele. Se desfoar de obicei cu participarea
unui numr redus de persoane, din rndul angajailor sau al partenerilor de afaceri.
Constituind modaliti concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme aprute n
dinamica procesului de coordonare a organizaiei, ntlnirile de lucru presupun o pregtire
din timp pentru ntrunirea participanilor, chiar dac se desfoar n condiii mai reduse de
timp.
Dificulti de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un numr mai mare de
persoane. Iat, cteva aspecte ce trebuie avute n vedere:

Atunci cnd ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta va fi


contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat.

Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi
stabilite de comun acord.

Dac ntlnirea va avea loc cu o persoan cu funcie ierarhic superioar, se va solicita


n numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit.

Secretara trebuie s includ n agend i s comunice conducerii cu precizie ora ziua i


locul ntlnirii.

Secretara va pregti materialele necesare ntlnirii: proiecte, situaii financiare,


scheme etc.
ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor persoane.
O problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date i
ore care s convin tuturor persoanelor implicate.

n practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee:

se contacteaz succesiv, fiecare persoan, i se stabilete data i ora n funcie de cea


stabilit de primul interlocutor;

se ntocmete un tabel n care se menioneaz data i ora la care este disponibil


fiecare participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea persoanelor sunt
disponibile. Data i ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor.
4.1.3 Teleconferinele
Teleconferinele reprezint metode de desfurare a edinelor i altor tipuri de ntlniri, fr
a fi necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficient prezena lor n faa
unui telefon sau ntr-un studio.
Tipuri de teleconferine:
Videoconferinele
Videoconferina se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care leag
persoane din diferite localiti. Fiecare camer de conferine este echipat cu camere de luat
vederi, monitoare i un microfon. Multe organizaii mari, naionale i internaionale, au
propriile lor studiouri. n timpul conferinei se pot folosi hrtii desene, schie, imagini video.
Avantaje:
Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau douzeci de ori
mai puin dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe toi participanii la o edin.
Urgena demarrii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaiuni, precum cele
menionate, pentru pregtire i desfurare.
Dezavantaje:
Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel al perceperii
mesajului nonverbal sau al posibilitii unor negocieri prin comunicrile neoficiale realizate n
pauze.
De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificri a ideilor prin participare nelimitat la
discuie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd pentru a permite camerei de
luat vederi s focalizeze.
Audioconferina
Conferinele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a participanilor
aflai la distan. Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei companii dac are
facilitile necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi suplimentat cu materiale
obinute cu ajutorul scanerelor i faxurilor. Pentru a facilita discuia cu persoane din
strintate poate fi angajat un translator. De asemenea, discuiile pot fi nregistrate i
ascultate.

Avantaje:
Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferinelor dar costurile sunt
mai ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edine scurte ntr-o sptmn
dect una lung pe lun.
4.1.4. Teleconferina pe computer
Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice.
Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spatii
cuprinztoare.
Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt:

Conferinele on-line pe cale electronica

Sprijinirea proceselor de decizie n grup

Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinirea pregtirii, desfurrii i a


evalurii edinelor i a conferinelor. n acest scop se pun la dispoziie instrumente care
permit desfurarea structurat a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibil att
coordonarea fluxurilor, ct i generarea i distribuirea direcionat a mesajelor.
B) Reuniunile sau manifestrile colective temporare
Expresia manifestri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care participa de
cele mai multe ori persoane care lucreaz n acelai domeniu de activitate, n diferite
organizaii, chiar concurente.
n funcie de coninutul dezbaterilor, aceste manifestri pot fi tiinifice, profesionale,
culturale, inaugurale sau aniversare.
Organizarea lor are loc, deopotriv, la nivel macro i microeconomic, n instituii de
nvmnt, cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate n a-i pune de acord
activitatea practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de activitate n care
fiineaz.
n cadrul acestor manifestri pot participa persoane sau organisme autorizate ntr-un
domeniu de activitate, din mediul extern.
Cele mai multe manifestri colective se concretizeaz sub form de simpozioane,
consftuiri, sesiuni de comunicri, seminarii mese rotunde colocvii etc.
O delimitare clar ntre aceste noiuni nu este univoc clarificat de literatura de specialitate.
Indiferent de denumirea sub care se desfoar, simpozion, congres, conferin etc. aceste
manifestri prezint cteva caracteristici comune ce pot fi clar delimitate, astfel:

Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organizaionale cu mediul economicosocial. Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul n care-si desfoar activitatea ea

fiind nsi produsul mediului respectiv. De aceea ele capt o amploare deosebit n viaa
economico-social, constituind una dintre aciunile eseniale pentru afirmarea identitii i
imaginii unei organizaii.

Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existena unui auditoriu;

Obiectivul ntlnirii este comun i bine precizat;

Desfurarea este temporar, variind de la cteva ore la la cteva zile n funcie de


amploarea manifestrii;

Cadrul de desfurare este special amenajat

In practica organizaiilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este
gndit n funcie de civa factori, precum:

proporiile participrii

gradul de oficializare

procedurile organizatorice
Astfel, se pot distinge:

4.2.
Manifestri de proporii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n
simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ;
4.3.
Manifestri de proporii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese
rotunde i dezbateri, consftuiri;
4.4.
Manifestri cu caracter mai puin oficial, precum mesele de lucru (masa bufet,
cocktailurile, recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri (aniversari,
Crciun, pensionari, excursii organizate de firm etc).
Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni de
comunicri scrise ntre specialiti, n faa unui auditoriu interesat de tematica abordata.
Dup proporiile manifestrii pot fi:

Simpozioane internaionale cu participarea specialitilor din diferite colturi ale


lumii care s-au constituit n asociaii profesionale sau tiinifice sau care desfoar activiti
n diferite organisme de cercetare, nvmnt sau producie. Se organizeaz pe o anumit
tematic din paleta de preocupri a specialitilor. Uneori simpozioanele internaionale sunt
numite i congrese internaionale sau n alte cazuri conferine.

Simpozioanele naionale sunt reuniuni ale specialitilor dintr-un anumit domeniu


de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care aparin unor asociaii
naionale. Pot participa i alte organisme interesate de tematica dezbtut.

Colocviile tiinifice sunt convorbiri, discuii dezbateri organizate pe o anumit tema


dinainte stabilita, ntr-un anumit domeniu al tiinei.
Conferinele se pot desfura sub mai multe forme, precum:

expuneri fcute n faa unui public, asupra unei teme tiinifice, literare, politice,
economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului.

ntruniri culturale, tiinifice, economice etc. cu reprezentani autorizai cu scopul de a


dezbate probleme de specialitate i de a hotr asupra activitii curente sau de perspectiv.

conferine-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg n situaiile de


formare i perfecionare profesional n domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu
participare naional sau internaional.
Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare cu un
numr mai restrns de invitai. Abordeaz n general, teme teoretice i practice cu
aplicabilitate imediat ct i de perspectiv.
4.2.1 Gestionarea manifestrilor colective
Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc eseniali urmtorii factori: a)
temeinicia pregtirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile.
Pentru coordonarea unor astfel de activiti se nsrcineaz, de obicei, o echipa
responsabila, compusa din salariai dac organizaia nu dispune de un serviciu specializat de
Protocol sau Relaii Publice. Este important s se stabileasc competentele tuturor
membrilor acesteia, ntocmindu-se lista sarcinilor concrete, prevzut cu termenele de
ndeplinire ale acestora.
In gestionarea acestor manifestri, conductorii se bizuie, de obicei, pe secretare in special
n planificarea aciunilor i urmrirea ndeplinirii lor, n elaborarea materialelor imprimate, n
aciuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat.
Gestionarea manifestrilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa de
specializare pe aceast direcie, innd cont de faptul c aceste manifestri reprezint parte
a comunicaiei i Relaiilor Publice.
De aceea vom ncerca s redm n continuare cteva detalii de organizare pentru fiecare
etap a manifestrilor, insistnd asupra aspectelor ce implic secretariatul.
Aceste recomandri, care pot asigura succesul manifestrilor, decurg din experiena
organizaiilor, de aceea sunt tratate tipic n literatura de specialitate. De aceea ele trebuie
abordate ca o list de verificare care poate fi, bineneles actualizat i lrgit n funcie de
noi tehnici i idei
Indicaii generale
Gestiunea manifestrilor se compune din urmtoarele faze:

definirea obiectivelor;

planificarea

execuia

evaluarea

verificarea succesului

Definirea obiectivelor i planificarea manifestrii sunt faze care sunt coordonate de


conductorul manifestrii. Secretariatul poate veni n sprijinul acestuia pregtind o list
cuprinztoare, n care s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifestrii respective.
Planificarea presupune clarificarea urmtoarelor probleme:
1)

Tipul manifestrii i tema;

2)

Cercul participanilor;

3)

Momentul manifestrii;

4)

Durata manifestrii;

5)

Locul desfurrii

6)

Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfurrii).

ntreaga desfurare a manifestrilor depinde de buna organizare care presupune


urmtoarele operaiuni:

scrierea invitaiilor

stabilirea locurilor de cazare, conveniile cu hotelurile dac e cazul i locurile de


parcare;

alegerea i angajarea referenilor;

stabilirea i organizarea manifestrilor auxiliare

echiparea slilor;

rezervarea cazrilor la hotel;

In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lng munca lor cotidian
normal, efectuarea multiplelor pregtiri.
Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie nlocuitor, mai
ales n toiul evenimentelor.
Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s fie
uitate lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative n derularea aciunilor. n general

lista trebuie s cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesul organizrii i
conducerii unei reuniuni pentru a evita situaii stnjenitoare.
Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe list sunt
universal valabile.
Iat, n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control:
- Publicitate promovare-anunare: afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii, cum
se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentanii presei, copii
ale interveniilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier, contacte personale
diverse.
- Amenajarea localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize
microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica, ui, grupuri sanitare,
acces la telefon, scri, ascensoare, instalaii de termoreglare, instalaii de ventilare, parcare,
(capacitate de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea slii,
spatii de expunere, panouri / aviziere, impactul emoional (design, estetica), diverse.
- Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr), microfoane,
casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied
pentru afiare de avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle,
cni i pahare cu ap, instalaii i ceti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta,
burete, maini de scris, couri de hrtii, table de afiat buletine, mas pentru retroproiector,
aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare,
diverse.
Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor, pixuri
cu mine groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca,
ace, foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul
manifestrii, publicaiile organizaiei, materiale de expoziie, flori sau aranjamente florale,
decoraiuni, postere, afie, foi cu instruciuni, menionarea n scris a persoanelor utile,
semne indicatoare spre locul manifestrii, mape, diverse.
- Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiria pentru
dotare tehnic, chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tiprire buletine, hrtie,
inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participanilor, bar, cafea, rcoritoare,
multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiecii, operator microfoane,
traductori, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse.
- Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor mprumutate;
sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea protocolului; evaluarea
notielor, memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de
fotografii invitailor de onoare, referenilor i eventual participanilor; decontarea
numerarului; decontarea onorariilor i a cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor
hoteliere; verificarea facturilor sosite i dispunerea plii acestora; calcularea cheltuielilor
totale, compararea cu ante-calculul i tragerea concluziilor pentru viitoarele manifestri;
rezolvarea eventualei corespondene, notarea i memorarea modificrilor de adrese.

Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n acest
scop o banc proprie de date n care poate ncrca i din care poate apela pentru culegerea
datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc.
Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hrtii rutiere,
mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe
CD-Rom (compact discuri).
De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferine, precum cele
menionate n capitolul Comunicaia birotic. Pota electronic poate fi de un real folos
pentru comunicare cu participanii, dac exist posibiliti de acces la Internet, evitndu-se
multe costuri de comunicare.
V. FUNCIA DE REPREZENTARE
Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, n mod special, n relaiile interpersonale
ale managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern.
Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului de management,
asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea rspunsului ce o caracterizeaz.
Cercetrile specialitilor n domeniul managementului evideniaz faptul c, peste 70% din
timpul de lucru al managerului se consum n comunicri interpersonale i comunicri de
grup sau de echip [1] . n general, se insist asupra persuadrii interlocutorilor, ca
obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul organizaiilor, n scopul declanrii de aciuni
care conduc la atingerea obiectivelor
n aceste condiii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al
managementului, au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competenelor sociale.
Dincolo de provocrile profesionale n faa tehnologiei informaionale i comunicaionale,
competenele sociale constituie o nou provocare n exercitarea acestei profesiuni.
Conducerea organizaiilor care se desfoar mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai
mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice i s se
comporte conform noilor cerine.
Situaii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit funcia de reprezentare, la nivelul
organizaiilor, le reprezint: primirea vizitatorilor, audientele, relaiile cu reprezentanii
presei, negocierile.
Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condiiile preliminare pentru
desfurarea eficient i n bune condiiuni a acestor contacte.
Exercitarea funciei de reprezentare nu poate fi, ns, raportat numai la aceste aciuni
specifice procesului de management. Posibilitile de reprezentare depesc aceast sfer,
dac ne raportm la fluxurile comunicaionale gestionate la acest nivel al organizaiei,
menionate n capitolele anterioare.

Dincolo de relaiile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre cele mai
diverse, de la simple informaii sau eliberri de nscrisuri pn la situaii complexe de
comunicare oficial n absena managerului.
Funcia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de
organizaie, secretarele fiind adesea numite cartea de vizit a unei organizaii, n sensul
c, ele sunt primele persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii, putnd
influena pozitiv sau negativ imaginea organizaiei. n lipsa unui serviciu de Relaii Publice,
secretariatul poate suplini cu succes o serie de aciuni de imagine, mai ales n cazul
comunicrii n interior i exterior. De pild, felul n care-l trateaz la telefon pe partenerii de
afaceri sau cum vin n ntmpinarea colegilor influeneaz puternic imaginea firmei n
viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat i inspirat, consecvent i
ponderat poate crea adevrate puni ntre oamenii cu care comunic organizaia.
Posibilitile lor de influenare direct i indirect depind de: treapta ierarhic a efilor, de
domeniile de sarcini ale efilor precum i de propria iniiativ i iradiere personala.
Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz n
perfecionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se nglobeaz n
competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar
trebuie s plac, s tie s se fac plcut. n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului
care place, care tie s se fac plcut, s comunice pe plan individual i profesional.
Deoarece aceste aspecte in de alte domenii ale cercetrii, precum psihologia social, n
contextul acestui manual am ncercat doar s exprimm cteva idei care s releve idealul.
n acest sens, reproduce un adevr verificat n orice profesiune: Cunoaterea este arma cu
care se nvinge n orice profesiune.
Bibliografie
1.
AIFTINCA, Marin. Babilonul informaiei: Ctre o noua ordine informaionala n
domeniul comunicrii i informaiei. Bucureti: Editura politica, 1987;
2.

ALEXANDRU, Ioan. Administraie public. Bucureti: Lumina Lex, 999 ;

3.

AMOS, Julie Ann. Managing your time.- London, 1998;

4.
BALDRIGE, Letiia. Codul manierelor n afaceri. Bucureti: Business Tech
Internaional Press, 1997.
5.
BERCIU DRAGHICESCU, Adina. Arhivistica i documentaristica, Bucureti:
Universitatea Bucureti, 2001;
6.

BOTEZ, Victor. Informaie: Cunoatere: Actiune, Bucureti: Editura politica, 1983;

7.
BRATESCU, Gheorghe. De la desenele rupestre la sateliii de comunicaie: Povestiri
din lumea crii. Bucuresti: Albatros, 1987;

8.
CANDEA, Rodica; CANDEA Dan. Comunicarea managerial aplicat, Bucureti:
Expert;
9.

COX, Desiree. An introduction to the Office management for secretaires.

10.
DEVERS, Thomas. Secretaires, apprivoisez, la bureautique, Paris: Les editions d
organisation, 1987;
11.
DICIONAR al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti: Editura tiinific i
enciclopedic, 1982;
12.

DICIONAR de drept al muncii, Bucureti: Lumina Lex, 1997;

13.

DICIONAR de informatica, Bucureti: Editura tiinific i enciclopedic, 1981;

14.

DUSSAULT, Louis. Protocolul instrument de comunicare, Bucureti: Galaxia, 1996;

15.
GATJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia. Manual de secretariat i asistenta
manageriala, Bucureti: Editura tehnica, 1999;
16.
GEORGESCU, Toma. Tehnici de comer exterior: Negocierea afacerilor i uzane de
protocol, Bucureti: Sylvi, 1997;
17.

GIBLIN, Les. Arta dezvoltrii relaiilor interumane. Bucureti: Curtea Veche, 2000;

18.

GULEA, Michaela. Scrisoarea comercial.- Bucureti: Oscar Print, 1999;

19.
GUU, Stelian. Sisteme informatice n administraie, Bucureti: Editura tiinific i
enciclopedic, 1984;
20.

HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucureti: ALL, 1996;

21.
HASCAL, Abela; PREOTESIU, Lucreia. Corespondena i tehnici de secretariat,
Bucureti: Editura didactic i pedagogic, 1992;
22.

HINDLE, Tim. Cum s gestionam timpul, Bucureti: RAO, 2000;

23.
IZDRAILA, Vasile. Buna-cuviin i comportamentul civilizat. Timioara: Facla,
1998;
24.

JALOBEANU, Mihai. Internet Informare i instruire. Cluj: Promedia Plus, 1995;

25.

JOHNS, Ted. Organizarea perfecta a timpului, Bucureti: Naional, 1998;

26.

JOHNSON, Richard. Manipularea subalternilor, Bucureti: Antet XX Press, 2001;

27.
LEFTER, V.; MANOLESCU, A. Managementul resurselor umane, Bucureti: Editura
didactica i pedagogica, 1995;

28.

MANOLESCU, Adrian. Putere i informaie, Craiova: Certi, 1996;

29.
MARIN, George. Uzane diplomatice i de protocol: Caiet de seminar, Bucureti:
Academia de studii Economice, 1996;
30.
NAFTANIL, Ion; COLESCA, Sofia. Birotica i secretariat, Bucureti: Editura ASE,
1999;
31.

NECROPONTE, Nicholas. Era digitala, Bucureti: ALL, 1999;

32.

NICOLESCU, Ov.; VERBONCU, I. Management, Bucureti: Editura economic, 1996;

33.
NICORESCU, Elisabeta. Elemente de modernitate ntr-un birou, Bucureti: Editura
didactica i pedagogica, 1998;
34.

OKITA, Saburo. Cu fata spre secolul 21, Bucureti: RAI, 1992;

35.
POPESCU, Maria. Management pentru tinere secretare, Bucureti: Universitatea Marii
Negre, 1995;
36.
POPOVICI, M.; ROMAN, E. Lucrri de birou i secretariat, Bucureti: Editura didactica
i pedagogica, 1971;
37.

ROSCA, D.; VARZARU, M. Craiova: Certi, 1994;

38.

RUSU, Costache; VOICU, Monica. ABC-UL managerului, Iasi: Gh. Asachi, 1993;

39.

SITTERLEI, Connie. Femeia manager, Bucureti: Codex, 1993;

40.

SOCOBEANU, Iordana. Manual de secretariat, Bucureti: Eficient, 2002

41.

STANCU, Serb. Relaii publice i comunicare, Bucureti: Teora, 2001;

42.

STANTON, Niki. Comunicarea, Iai: Societatea tiina i Tehnica, 1997;

43.
STEUEART, R.; MORAN, B. Management pentru biblioteci i centre de informare,
Bucureti: ABBPR. 1998;
44.
SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Stefan. Word perfect pentru
secretariat i corespondena de afaceri, Bucureti: Calipso 2000, 1995;
45.
SINCAI, Ana. Informaie i comunicare: Informarea documentara o disciplina n
expansiune, Piteti, 2002;
46.
TABARCEA, Petrea; GHIAUR, Gheorghe. Tehnologii noi de telecomunicaii, Bucureti:
Editura tiinific, 1991;

47.
TAYLOR, Judith. Succesfull tehnique how to improve your organizaion s image,
London: Kogan page, 1994;
48.
UDROIU, Neagu. Gutenberg sau Marconi ?: Momente din evolutia comunicatiilor de
masa, Bucureti: Albatros, 1981;
49.

VEDINAS, Virginia. Elemente de protocol, Bucureti: Lumina Lex, 2000;

50.
VIVIEN, Georges; ARNE, Veronique. Secretara perfect, Bucureti: Sigma Primex,
1995;
ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE
Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu
Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
Prof. Maria Petre
Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili
(uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n
vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i
valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care
studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de
cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere
a lor ct mai bine la beneficiar.
Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala
surs de informare documentar.
Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz)
un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale
documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informaie sau o
informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n:
informaii, nregistrarea lor, suportul.
Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel
n Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca
fiind orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor
sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea
istoric[1].
Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care
servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form
clar i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din
1996 menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se

nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise,


proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea
mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n
ar sau de ctre creatori romani n strintate[2].
Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul
informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive
naionale, departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n
fonduri i colecii.
Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele
de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de
rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic,
tiinific, cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei,
a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a rii[3].
In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc
Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre
organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase,
militare, precum i de ctre persoanele fizice[4].
Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut
prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o
familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic,
particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai
muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale
de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare.
S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar
teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte,
care nu mai ndeplineau acest oficiu.
Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe
criterii de clasificare:
A.

Dup deinerea arhivelor:

arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;

arhive ale Arhivelor Naionale;

arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.

B.

Dup etapele procesului de formare a arhivelor:

arhive curente (de registratur);

arhive de depozit;

arhive istorice (permanente).

C.

Dup ornduirea social:

arhive feudale;

arhive moderne;

arhive capitaliste;

arhive socialiste.

D.

Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era
destinat i care beneficia de coninutul lui);

arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);

arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i
eviden); copierea se fcea n registru;

E.

arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).


Dup creatorii arhivelor:

arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;

arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;

arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale,
curi cu juri etc.;

arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n


sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;

arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale
economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;

arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin
nfiinarea oficiilor statistice (1859);

arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele


Stat Major;

arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de
leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;

arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de ai pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii);


arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn,
biblioteci, muzee;

arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng


mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de
coli, licee, universiti;

arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu
documentele cele mai vechi;

arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i


totodat conservate contient de ctre o persoan;

arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de


familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor
s-au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.
F.

Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din
tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris
obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.
G.

Dup modul de percepere de ctre om:

arhive vizuale;

arhive sonore;

arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor.


Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt
necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente
teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare.
Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se
putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea
arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea
nr.40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei nr.769/1991.
Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea
sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi
arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret
de Preedintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i
protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele
Naionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne.
Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente
la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea
la Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea

constituie cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti,


dovad c legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat.
Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar,
Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt
deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2
aprilie 1996.
Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc
documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c
administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele
Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de
arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena
compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de
arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului
compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile,
Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n
activitatea instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv;
Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de
documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea
documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce
se aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii.
Evidena documentelor
Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate
documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un
singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr
unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.
nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de
natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur,
asigurarea pstrrii lor.
Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit
organizarea precis a circuitului lor.
Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea
acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se
numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se
repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8]
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1
ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.
n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare;
data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor
documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt;
compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul;

numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup


nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document
nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare,
numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i
documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate.
n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al
documentului la care se rspunde.
Gruparea documentelor n dosare
Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor
spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar.
Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit
problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a
documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu
documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se
aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este
prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a
lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor.
Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros
discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai
problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care
nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o instituie.[9]
Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub
forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente
grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la
registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru
rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare
n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat
i perfectat.
Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea
constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost
prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora
dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor
la arhiv pe aceeai baz.
Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n
ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup
alfabet.

Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente


nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile
ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare,
constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor
documentare etc.
O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui
reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea
documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp,
operativ.[11]
Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura
schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci
.a.) concepute pe probleme i termene de pstrare.
El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n
ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre
romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu
litere majuscule.
n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare
dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc.
n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A).
Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din
cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc
fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc.
La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la
rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.).
Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru
activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a
informaiilor pe care le conin documentele.
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul
permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care
reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor
grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii
nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi,
informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare
temporar se menioneaz C.S. (comisie de selecionare). La expirarea termenului de
pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz, pot fi
propuse pentru eliminare sau reinute permanent.

ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de


pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i,
respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale,
anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel,
documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai
multe exemplare, se pstreaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte
exemplare se pstreaz ntr-un dosar separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen
temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de
lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i
care se pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele
se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu
semnturile, aprobrile i avizele respective.
Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare
difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n
dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile
corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi
termene temporare de pstrare.
Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s
nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de
documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri
de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i
imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.[13]
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n
structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau
subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou
create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt
activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se
completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente,
schimbri de atribuii etc, se ntocmete un nomenclator nou.
De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile
pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai
reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de
pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea
fondului.[14]
Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. eful
fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru
documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful
compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i
confirmare.
Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la
nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor
Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n
vederea aplicrii lui.

Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea


corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrareieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.
Constituirea dosarelor
i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de
dela care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni de
organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate
creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme,
iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de
rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul
administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita
grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm.
n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la
sfritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele
dintr-un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din
aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a
fost acel al numrului de baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune
ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc,
n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de
tranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc
terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15]
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se
predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii
dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni.
Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale,
dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete
ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La
efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura
gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.
Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri
personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu
problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost
puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar
documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin.
nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n
cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i
constituie factori de asigurare a integritii fondului.
Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv
Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia
rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct
i metoda indirect sau pe fie.

Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe


coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente:
necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic
majoritii creatorilor de arhiv.
Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite
nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea
repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic
sau cronologic; trecerea pe calculator.[16]
Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz
de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate
dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment
de munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt
prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar
fiecare dosar va primi un numr direct, distinct.
Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4
exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la
compartimentul de arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc
la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea
nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea
lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va meniona acest lucru.
Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze,
rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute
i perioada la care se refer.
Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul
dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu
denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se
va reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a
problemelor importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte
din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar anii
extremi.
Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin
eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un
document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de
probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului
pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18]
Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor
creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe
baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar,
urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul
acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la
cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19]
Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de
eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic.[20]

Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden


curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.
Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor
preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar
se noteaz:

Numrul de ordine al inventarului

Data prelurii documentelor din inventarul respectiv

Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

Datele extreme ale documentelor

Totalul dosarelor din inventar

Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv

Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ieiri se trec:

Data ieirii documentelor din eviden

Unde s-a predat

Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden

Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii,
transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de
evenimente neprevzute.[21]
Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe
baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:

Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22]

Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a


lipsei acestora
Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de
selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de
Arhivele Naionale.

Selecionarea documentelor
Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct
n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se
hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad,
responsabilitatea creatorilor de arhiv.
Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentaristoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n
circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.
Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an
spaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor.
Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea
practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20
etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru
activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac
documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata
retribuiei .a).[24]
Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de
documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul
conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr
impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele
compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul
comisiei de selecionare.[25]
Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien
care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul
respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n
documente.
Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i
experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea
inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent
dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient
de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc.
De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a
documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se
crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le
cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate.
Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de
documente.[26]
Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul
prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie
deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea C.S. (comisa de selecionare). Dac
comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau
stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele
corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv.

La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din
Legislaia arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt
selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte uniti
i pstrate n depozitul acesteia.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu
procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente
create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz,
cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale,
sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.[28]
Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare,
chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este
evitat astfel pierderea unor informaii importante.
Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de
organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.
Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte
materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29] Selecionarea
matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de
proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea
Arhivelor Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i
denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul
din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn,
ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea
laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei,
monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este
cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii.
Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea
intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se
ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s
judece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului
dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei
trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32]
Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate
de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art.
37: Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz
potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33]
Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza
nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i
informaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele
nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu
documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor
intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor
secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul
urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe

baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la


compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete.
Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de
pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de
selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete
de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special.
Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva
general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn
la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru
altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret.
Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz
caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint
valoare documentar-tiinific.[34]
Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare
n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit
dezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul
plan, n paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt
numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele
40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de
pstrare.
Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond
(fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare,
rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului
dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului
pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.);
dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi,
fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face
ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.[35]
n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se
grupeaz pe probleme n dosare.
Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent
de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie,
stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana
tiinific i practic.
n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu
termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n
vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare.
Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent,
categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice),
poziia n nomenclator i termenul de pstrare.[36]

Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare,


inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n
circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i
culturale ale poporului romn.
Folosirea documentelor
Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi
documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea
tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru
eliberarea unor copii, extrase, certificate.
Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni
i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest
termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau
deintoare. Legea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n
original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37]
Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze
la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar
dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc
pe solicitant cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va
cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai
datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele
necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun
n ordine cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i
datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i
cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar).
Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau
deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou
certificat, menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei
de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate
datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va
primi alt numr de nregistrare.
n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se
comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor,
cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest
lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri,
rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau
extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului
ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot.
Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de
stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur,
reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.
Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite
pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului,

numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite,
va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i
actelor eliberate.[39]
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea
ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul
curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului
din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii
arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat
scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi
rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare;
urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura
solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura
arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii.
n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i
anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos
pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde:
denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea
compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele
solicitantului i data.
Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un
depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de
control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice,
asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic
Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce
mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de
alte tipuri de arhiv.
Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de
informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici,
fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura
informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor,
dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe
calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o
registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a
documentelor n circulaia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un
grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se
refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice
constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la
arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru
care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr.
3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i
ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)
[44].
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea
principiilor generale:


Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate,
instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau
persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i
prelucrare.

Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor


arhivistice n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator.

Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor


arhivistice din zona geografic n care au fost create.

Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori


diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii),
este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea
sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor).[45]
Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau
pot constitui fonduri i colecii integrale.
Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe,
se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt
ncorporate.
Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice
incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului
cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg
prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de
nregistrare la articolele 59-80.[46]
Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv
Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru
asigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a
documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47]
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze
documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii,
sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite
special sau n ncperi amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii
solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie,
pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi
sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr
emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere
dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii,
containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i
posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate.
Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul
artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se
asigur un spaiu liber de 0,70,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv

mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior
care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s
fie evitat deteriorarea.
Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i
dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar.
Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi
magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii.
Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu
temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de
materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre
14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control
(termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi
consemnate ntr-un caiet de depozit.
Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc
sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de
climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire
mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani.
Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor
defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de
carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu
sau cu instalaii de stingere automat a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele
de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene.
n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i
termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe
termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta
iar rafturile i poliele se numeroteaz.[48]
Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile,
poliele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv.
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale
Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:

Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;

Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

lor;

Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea

Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere,


dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest
caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein,
al Arhivele Naionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor
Naionale, urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe.
Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz,
alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, Academia Romn.[49]
Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie
continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n
prezena reprezentatului Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului
arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este
semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de membrii comisiei
de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Naionale.
Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare
practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale.
Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz
prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau
i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un procesverbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50]
Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare,
numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor
predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la
unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional,
crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor
sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente.
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a
documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se
pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea
sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor Naionale iar plngerea mpotriva procesuluiverbal de constatare a contraveniei se face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii,
la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate
n spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul
registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului
de arhiv prin coala Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii
activiti arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.

[1] Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti, Ed. St. Enciclopedic, 1982, p. 103104; vezi i Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare,
conservare i restaurare a arhivelor n Arhiva Romaneasc, tom I, 1995, p. 26-39.

[2] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996.


[3] Dicionarul, p. 121-122.
[4] Monitorul Oficial, nr. 71/9 aprilie 1996
[5] Dicionarul, p.7 4; vezi i Lexicograf Archive Terminology, cf. Florea Oprea, p. 33.
[6] Ibidem, p.33-34; Florea Oprea, op. cit., p.34-37, mparte arhivele n arhive clasice i
arhive tehnice, fiecare dintre acestea n clasificri i subclasificri proprii.
[7] Marin Radu Mocanu, Arhivele Naionale n competiie cu timpul, Arhiva romneasc, tom
II, 1996, p.13, idem, Arhivele Naionale i Societatea romneasc, Bucureti, Edit. M.I.,
1997, p.15.
[8] Legislaie arhivistic, Bucureti 2001, p. 26.
[9] Cristiana Dinu, Vasile Nicula, Constituirea dosarelor pe termene de pstrare, n Revista
Arhivelor, an LV, vol.X2, nr.4/1978, p. 444
[10] Emilia Cohn, Nomenclatorul de dosare i indicatorul de termene de pstrare
instrumente de baz n activitatea arhivistic, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.
1/1979, p.17.
[11] Voica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n Revista
Arhivelor, an LXI, vol. XLVI, nr.4/1984, p. 414.
[12] Legislaie arhivistic, p. 52.
[13] Voica Coman, op. cit., p. 415.
[14] Elena Ciuc, Din experiena Filialelor Arhivelor Statului Municipiului Bucureti pe linia
activitii de ndrumare i control la arhivele B.D.S., n Revista Arhivelor, an LXII, vol.
XLVII, nr. 4/1985, p. 399.
[15] Cristina Dinu, Vasile Nicula, op. cit., p.16.
[16] Marcel Dumitru Ciuc, Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele
arhivelor statului, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p. 300.
[17] Legislaie arhivistic, f. 53.
[18] Ion Cozac, Consideraii asupra ordonrii i inventarierii documentelor din epoca
contemporan, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23.
[19] Legislaie arhivistic, p. 54.
[20] Ibidem, p. 55.
[21] Ibidem, p. 31.

[22] Ibidem, p. 56.


[23] Ibidem, p..57.
[24] Voica Coman, Selecionarea documentelor la organizaii, n Revista Arhivelor, an LIX,
vol. XLIV, nr.4/1982, p.370.
[25] Legislaie arhivistic, p. 32.
[26] Voica Coman, Selecionarea documentelor , p. 373.
[27] Legislaie arhivistic, p. 56.
[28] Ibidem, p. 32.
[29] Maria Dogaru, Instrumentele de eviden i informare tiinific pentru izvoarele
sigilare, n Revista Arhivelor, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154.
[30] Legislaie arhivistic, p.57.
[31] ibidem, f.58.
[32] Vasile Cplnean, Consideraii privind selecionarea arhivelor la creator, n Revista
Arhivelor, editat de Asociaia Arhivitilor David Prodan, Cluj-Napoca, seria a III-a, vol.I,
1995, nr.1-2, p. 77.
[33] Legislaie arhivistic, p. 33.
[34] Elena Ciuc, op. cit., p. 399.
[35] Legislaie arhivistic, p. 34.
[36] Ibidem, p. 35.
[37] Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie
1996, p. 4.
[38] Legislaie arhivistic, p. 36.
[39] Ibidem, p. 37.
[40] Ibidem, p. 59.
[41] Ibidem, p. 60.
[42] Ibidem, p. 54.
[43] Ibidem, p. 53.

[44] Ibidem, p. 55.


[45] Ibidem, p. 39.
[46] Ibidem, p. 40-45.
[47] Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare
i restaurare a arhivelor, n Arhiva Romneasc, tom I, fasc.2/1995, p. 31.
[48] Legislaie arhivistic, p.49.
[49] Legea Arhivelor Naionale, n Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71, din 9 aprilie
1996, p.3.
[50] Legislaia arhivistic, p. 57.
Legea Arhivelor Naionale 1996
Parlamentul Romniei adopt prezenta lege.
Capitolul I
Dispoziii generale
Art. 1 Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei
documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau
private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele
fizice. Acestor documente statul le asigur protecie special, n condiiile prezentei legi.
Art. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n sensul
prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii,
manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i
alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i
informatice, cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate.
Art. 3 Administrare, supravegherea i protecia special a Fondul Arhivistic Naional al
Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului
de Interne.
Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i prin
direciile judeene ale Arhivelor Naionale.
Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n condiii de pace,
potrivit prevederilor legii, iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctre creatori,
cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de
specialitate a Arhivelor Naionale.
Art. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente care
fac parte din Fondului Arhivistic Naional al Romniei, denumite n continuare creatori i

deintori de documente, rspund de evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i


folosirea documentelor n condiiile prevederilor prezentei legi.
Capitolul II
Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia
special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei
Art. 5 Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a
operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente,
ndeplinind urmtoarele atribuii:
a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru
pentru organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i
includerea n Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care
se dau publicitii, dup caz;
b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i
stabilete msurile ce se impun potrivit legii;
c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n prezenta lege;
d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le
deine;
e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate;
f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reeaua automatizat de
informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnic i
metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a
compartimentelor similare din cadrul Sistemului naional de informare i documentare;
g) elaboreaz i editeaz Revista Arhivelor i alte publicaii de specialitate, destinate
informrii i sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care
fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei;
h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare Arhivistic
pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor arhivistice;
i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei;
j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor
manifestri tiinifice sau culturale internaionale
k) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n vederea
informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de

pe acestea; asigur aplicarea conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul


arhivistic i particip la congrese, conferine, reuniuni i consftuiri arhivistice
internaionale;
l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor
care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de
stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau
rzboi.
Art. 6 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din specialiti
ai Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele
interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i
metodologiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii
activiti arhivistice.
Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific se stabilesc
prin regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul general al Arhivelor
Naionale.
Capitolul III
Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
Seciunea I
Evidena documentelor
Art. 7 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena
tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite,
potrivit legii.
Art. 8 Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i
termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se
ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii.
Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Naionale,
iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale Arhivelor Naionale, potrivit
anexei nr. 1.
Art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an
de la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, ntocmite potrivit
anexelor nr. 2 i 3.
Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui
registru, potrivit anexei nr. 4.
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii
creatorilor sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, n funcie de creatorii de nivel central sau local,
n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii
provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat.

Seciunea a II-a
Selecionarea documentelor
Art. 10 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a
documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i
deinute de creatori la nivel central, iar n cadrul direciunilor judeene ale Arhivelor
Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz
activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori.
Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prin norme
privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor Naionale.
Art. 11 n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte
o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorul unitii respective,
fiind compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din
rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este
necesar, pentru analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau
istoric; hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr.
5.
Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare
ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz
permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul
creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul celorlali creatori i deintori de documente.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselorverbale ale comisiilor prevzute la alin. 2.
n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea
documentelor ce urmeaz a fi arhivate.
Seciunea a III-a
Pstrarea documentelor
Art. 12 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create
sau deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii,
sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cel prevzute de lege.
Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le pstreze n
spaii special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor i deintorilor de
arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, dup caz, unele numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor.
Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungi termenul de
pstrare a documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor.

Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul documentelor, cu


mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i
sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.
Seciunea a IV-a
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale
Art. 13 Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare
permanent la Arhivele Naionale i la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum
urmeaz:
a)
documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la
crearea lor;
b)
documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice,
dup 30 de ani de la crearea lor;
c)

documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

d)

actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

e)
matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i
denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.
Art. 14 Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt
necesare n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor
Naionale, n cazul creatorilor i deintorilor la nivel central i a directorilor direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile respectrii
prevederilor prezentei legi.
Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii,
Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, ale organe cu atribuii n
domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele
proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13.
Art. 15 Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie
sau donaie, scutite de taxe i impozite.
Deintorul care dorete s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care au prioritate la
cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i
care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii.
Art. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i
extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i
deintorii de documente.

Art. 17 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, sunt obligai s


depun la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz,
cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea
termenelor de depunere a acestora.
Art. 18 n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan
juridic, fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare
istoric, n sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de ctre Arhivele Naionale sau de
direciile judeene ale Arhivelor Naionale, iar cele cu valoare practic, n baza crora se
elibereaz copii certificare i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor vor fi
depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale sau la direciile judeene ale acestuia.
Art. 19 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei o dat
intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale direciilor judeene ale
Arhivelor Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor
predate n custodie.
Capitolul IV
Folosirea documentelor care fac parte
din Fondul Arhivistic Naional al Romniei
Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi
folosite pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, aciuni
educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la
cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru
documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu
aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de
reproduceri.
Art. 21 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la
cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe
care le creeaz i dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la
art. 13, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant.
Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor
fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de lege.
Art. 22 Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i
libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate
fizic este n pericol nu se dau n cercetare.
Fac parte din aceast categorie documentele care:
a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit
prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare;

b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;


c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de
specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal;
d) nu sunt prelucrate arhivistic.
Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit
anexei nr. 6.
Capitolul V
Personalul arhivelor
Art. 23 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 2, persoane juridice, au
obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu
probleme de arhiv, n funcie de valoarea i calitatea acestora.
Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena
acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitii creatoare i
deintoare de documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz, al direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale.
Art. 24 Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate din Arhivele
Naionale, ct i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente de arhiv se
realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic.
Art. 25 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat n funcie
de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din
categoria funcionarilor publici.
Capitolul VI
Rspunderi i sanciuni
Art. 26 Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspundere
contravenional, civil sau penal.
Art. 27 Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei constituie infraciune
i se pedepsete conform prevederilor Codului penal.
Art. 28 Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane juridice
strine fr autorizarea Arhivelor Naionale, constituie infraciune i se pedepsete cu
nchisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie o infraciune mai grav.
Tentativa se pedepsete.

Art. 29 Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu


sunt svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni:
a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de ctre creatorii acestora, persoane
juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2;
b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiv, a documentelor cu
termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire,
conform prevederilor art. 9;
c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice, la termenele
prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a documentelor, n
condiiile prevzute la art. 11;
d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create
i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv, persoane juridice sau persoane fizice,
potrivit art. 12;
e) nepredare, la Arhivele Naionale i, dup caz, la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre
creatorii i deintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13;
f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
al Romniei de ctre persoane fizice sau persoane juridice, fr respectarea prioritii
Arhivelor Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2;
g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup
caz, de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le dein
la expirarea termenelor de depunere, n condiiile prevzute la art. 17.
Art. 30 Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz dup cum urmeaz:
a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f);
b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prevzute la lit. b), c), e) i g).
Amenda se aplic i persoanelor juridice.
n cazul contraveniilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naionale pot solicita instanei
judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescripie
a rspunderii contravenionale, n condiiile legii civile.
Art. 31 Constatarea contraveniilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanciunilor se fac de
ctre mputerniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale.
Art. 32 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate face plngere,
n termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a crei raz teritorial a fost
svrit contravenia.

Art. 33 Contraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Legii nr.
32/1968 privind stabilirea i sancionarea contravenienilor.
Capitolul VII
Dispoziii finale i tranzitorii
Art. 34 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n termen
de 30 de zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor judeene ale Arhivelor Naionale,
documentele care le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile legii.
Art. 35 Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n
actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale.
Art. 36. Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale se aplic, n mod corespunztor i Direciei Municipiului Bucureti a Arhivelor
Naionale.
Art. 37 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege.
Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste
Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor
prezentei legi se abrog.
Aceast lege a fost adoptat de Senat n edina din 4 martie 1996, cu respectarea
prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.
Preedintele Senatului
prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN
Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputailor n edina din 12 martie 1996, cu
respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.
Preedintele Camerei Deputailor
ADRIAN NSTASE
Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16
(Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996)

Aprob

PRESEDINTELE CONSILIULUI DE

ADMINISTRATIE

Formular nr. 1

(DIRECTOR)

Se confirm

DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NOTIONALE
(DIRECTORUL DIRECTIEI JUDEENE
A ARHIVELOR NAIONALE)

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............

Direcia

Direcia
secretariat i
administrativ

Serviciile

A. Serviciul
secretariat

B. Serviciul
administrativ

Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt al
problemelor la care se
refer)

Termenul de
pstrare

1). .............................

2). .............................

10

3). .............................

1). .............................

2). .............................

10

Obs

3). .............................

........................................

Formular nr. 2

Denumirea creatorului
Inventarul pe anul...........

........................................

pentru documentele care

Denumirea compartimentului
se pstreaz ..an

(permanent)

NR.
CRT.

INDICATIVUL
DOSARULUI
DUP
NOMENCLATOR

CONINUTUL PE
DATELE
SCURT AL
EXTERNE
DOSARULUI,
REGISTRULUI, ETC.

NUMRUL
FILELOR

OBS.

Prezentul inventar format din ...... file conine ... dosare, registre,
condici, cartoteci, etc.
Dosarele
de
la
nr. crt.
..................
.....................nefiind ncheiate.

au

fost

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................


Astzi, ................, s-au predat..............dosarele

Am predat,

Am primit,

lsate

la

Formular nr. 3

Instituia

(Regie autonom,
Societate.)

PROCES VERBAL
de predare primire a documentelor
Astzi, ...........................subsemnaii .............................................. delegai ai
compartimentului ..................................................., i ............................ arhivarul
instituiei ......................................am procedat primul la predarea i al doilea la
preluarea documentelor create n perioada ....................................... de serviciul
menionat, n cantitate de .................dosare.
Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............... pagini
dactilografiate.

Am predat,

Am primit,

Formular nr. 4
REGISTRU DE EVIDEN
A INTRRILOR IEIRILOR UNITILOR ARHIVISTICE

INTRRI

Nr.
crt

IEIRI

Data

Denumirea
Datele
Nr.dosar
Nr.
Nr.
Dat
compartimentului extreme ale
dup dosare dosare ieiri
documentului inventar primite rmase
intrrii
efectiv
efectiv

1.

numrul de ordine al inventarului

2.

data prelurii dosarelor din inventarul respectiv

1.

numrul total al dosarelor cuprinse n inventar

Unde s- Denumirea
au
actului de
predat predare, nr.
i data

10

8. data scoaterii dosarelor din eviden


9. denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Naionale etc.)
10. denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din
eviden (confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, proces-verbal de predarepreluare)

Formular nr. 5

..................................
(denumirea creatorului)

Se aprob
(conducerea unitii)
L. S., s.s.

.......................................

Total
dosare
ieire

11

.......................................
(sediul)

PROCES VERBAL Nr. .....................


Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din .......................,
selecionnd n edinele din ..................... documentele din anii*) ................, avizeaz
ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le
termenele de pstrare prevzute n Nomenclatorul unitii.
Preedintele, Membrii, Secretar,
Formular nr. 6
PROCES VERBAL

Predare preluare din

(anul, luna, ziua)

Subsemnaii .. din partea i .. din


partea .. am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea
. anii extremi nsumnd .. u. a. i m. l.
Totodat, s-au predat i preluat . .
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele . u. a.
Prezentul proces verbal cuprinde ... file i s-au ncheiat n dou exemplare.
Am predat, Am preluat,

Formular nr. 7
INVENTAR
al coleciei de matrice sigilare

Nr. Data prelurii Materialul Forma Dimensiunile


de organizaiei
inv. sau numele
persoanei de
la care s-a
preluat
matricea

Descrierea
cmpului

Legenda

Anul
confecionrii

Observaii

Formular nr. 8
REGISTRU DE DEPOZIT

Nr.
crt.

Denumirea
fondului,
compartimentului

Cota
u.a.

Scopul
Numele
Data scoaterii Data restituirii Observaii
scoaterii din solicitantului; u.a. semntura
u.a.:
depozit
funcia
solicitantului
semntura
solicitantului

Formular nr. 9
FIA DE CONTROL
FONDUL .
COLECIA
COMPARTIMENTUL ..
NR. INVENTAR. ..
ANUL
NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ...

DATA

*) Anii extremi
MANAGEMENT I MARKETING
Prof. univ. dr. Magdalena Platis
Directorul Departamentului de Administraie Public
Universitatea din Bucureti
1. Management
Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: activitate, grup de oameni care
conduc o ntreprindere i tiin.
Termenul de management este preluat din limba englez, dar izvorul su este cuvntul
manus din latin care nseamn mn i implic aciunea de manevrare. n italian, s-a
format apoi cuvntul mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a aprut
termenul francez mange cu semnificaia de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut
n limba englez cuvntul manage care exprim activitatea de administrare, de conducere
i are substantivul management, care nseamn conductor.
n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai nti n sfera
sportiv. Ulterior, a fost adoptat n tiina militar, n politic, ziaristic, administraie

public. Termenul de management s-a impus n activitatea economic prin rspndirea


lucrrii The Managerial Revolution a lui James Burnham, n anul 1941.
Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a
activitii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii
muncii.
Coninutul activitii de management poate fi neles dac se ncearc o analiz comparativ
ntre aceasta i activiti cu care se confund: organizare, ndrumare, dirijare, administrare,
leadership. Prin urmare:

managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un sistem


economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens, dar
pentru a beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare corespunztoare;

managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv


supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condiiile n
care munca este perceput ca aciune uman necesar pentru existen dar lipsit de
contiin i devotament profesional;

managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune


orientarea unui sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i reprezint
un segment al activitii manageriale;

managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta


presupune o abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n
timp ce activitatea de management urmrete capacitatea ntreprinderii de a se adapta la
schimbri;
Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (o direcie, un
departament, o secie, o ntreprindere, un minister etc.) se difereniaz cel puin dup dou
criterii i anume:

domeniul de activitate n care lucreaz managerul;

nivelul ierarhic din cadrul organizaiei n care activeaz.

Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i
nici n acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dac se situeaz pe
trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desfoar aceeai activitate cu un
rector sau un director de spital sau un preedinte de banc. n plus, rectorul nu desfoar
o activitate identic cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucrri. Cu ct managerul se
situeaz pe o treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea funciilor tehnice,
de execuie scade i crete ponderea funciilor manageriale.
Ca tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca i marketingul. Locul
su n cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, dar coninutul su se dezvolt
prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiine economice pe care le interpreteaz
ntr-o manier proprie i la rndul su, ofer idei, teorii i principii care pot fi preluate de
alte tiine ale sistemului.

Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu al tiinei


managementului l reprezint relaiile de conducere adic totalitatea raporturilor dintre
elementele implicate ntr-o organizaie i dintre acetia i factorii exteriori. n acest fel,
managementul privete att firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i
procesele care se deruleaz n interiorul unei organizaii, ct i conjunctura n care
acioneaz firma, respectiv factorii extrinseci care nseamn elementele de micro i
macromediu ale ntreprinderii.
n concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activiti desfurate cu scopul
de a se asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor economice de ctre unul sau
mai muli indivizi i care fac obiectul unei tiine.
2. Procesul de management
n orice ntreprindere procesul muncii n sens larg cunoate dou laturi:
-

de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelor materiale;

de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupra celeilalte pri
de factor uman.
Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de aciuni prin care
managerul individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia decizii i
controleaz activitatea salariailor n vederea realizrii obiectivelor ntreprinderii.
Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere:
a)
etape:

sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea urmtoarelor

definirea scopului, adic a strii dorite sistemului

analiza situaiei actuale, adic nelegerea strii sistemului n prezent

determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual i scopul


propus

adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradiciei

b)
din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care
vizeaz corelaia nevoi-resurse i anume:

determinarea necesitilor ntreprinderii

analiza resurselor disponibile

repartizarea resurselor

folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor

c)
din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n
toate segmentele activitii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i
administrare a resurselor;
d)
din punct de vedere informaional, procesul de management vizeaz parcurgerea
urmtoarelor etape:

cercetarea informaiilor disponibile

completarea informaiilor utile

prelucrarea informaiilor

transmiterea informaiilor

e)
sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatea regulilor
de funcionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer raionalitate
aciunilor omului i anume:

ansamblul reglementrilor i normelor

totalitatea metodelor de instruire

principiile de stabilire a rspunderii

ansamblul relaiilor de cooperare ntre diverse verigi ale organizaiei

f)

din punct de vedere funcional, procesul de management include:

previziunea

organizarea

coordonarea

decizia

controlul

n practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificat distinct,
dintr-un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un
caracter complex care se manifest prin multiple ntreptrunderi ale zonei economicului cu
socialul, juridicul, informaionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se
manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau
mai puin eficient. Aceast diversitate se explic pe de o parte n funcie de factorii obiectivi
care influeneaz ntreprinderea (resursele disponibile, informaia cunoscut, calitatea
factorului uman etc.) iar pe de alt parte n funcie de abilitatea ntreprinztorului de a face
fa conjuncturii, respectiv schimbrilor din mediul de afaceri al ntreprinderii.

Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte trsturi


ale sale i anume:

dinamism;

stabilitate;

continuitate;

consecven;

ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii, relaiile de


conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acelai timp i
stabil deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informaiilor i
adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea
activitilor de producie, reparaii, schimb i consum. Totodat, procesul de management se
caracterizeaz prin consecven, n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin
ciclicitate, deoarece n urma unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua situaie
fa de care se stabilesc noi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management.
H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare: prevedere,
organizare, coordonare, comand, control.
n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar
comanda nlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor.
A. Previziunea
Previziunea nseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea de anticipare
a viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la cunoaterea resurselor
disponibile, a rezultatelor activitii trecute, situaia actual i obiectivele urmrite.
Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente:

diagnoz;

prognoz;

planificare i

programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei ntreprinderii n


vederea cunoaterii strii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date
statistice i informaionale din evidena contabil.

Prognoza reprezint totalitatea operaiunilor de investigare n timp a activitii


ntreprinderii n vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentrii deciziilor
strategice.
Planificarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activitii
curente a ntreprinderii n tendinele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general.
Componentele planificrii sunt:

planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc obiective,


direcii de aciune i se asigur coordonarea activitilor din ntreprindere folosindu-se
factorii de producie disponibili;

timpul este o variabil important a planificrii n funcie de care se asigur:

previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte eseniale cum
ar fi retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing;

previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puin ample, care
deriv din cele strategice;

previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an);

procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele
care urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organizaiei. Schematic,
etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3.
n faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea
ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri.
Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt,
mediu i lung, respectndu-se corelaiile dintre acestea.
n cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategie de
rezerv la care ar putea s apeleze n cazul unor schimbri de mediu care nu i mai permit
aciunile lansate potrivit planurilor iniiale.
Faza implementrii se refer la declanarea activitii n conformitate cu planurile elaborate.
Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i
reluarea unui nou proces de planificare.
Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i
intercondiionarea activitilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (sptmni,
mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.).
n practic, se ntlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei, prefernd s
lase piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sau produs. Iat cteva motive
pentru care nu se face planificare microeconomic n cadrul unor ntreprinderi:

este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc;

managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea;

viitorul intuit de manager este prea nesigur;

decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent;

exist teama de eec n ceea ce privete relaia efort-efect al procesului de


previziune.
B. Organizarea
Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteaz procesele de
munc pe componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaii de lucru i
compartimente de munc.
Organizarea este considerat cea mai vizibil funcie a managemen-tului. Ea se manifest
prin folosirea urmtoarelor instrumente manageriale:

autoritatea;

responsabilitatea;

rspunderea;

delegarea.

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunile


subordonailor si.
n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns legtur cu puterea pe care
o exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conductorului de a
convinge sau influena aciunile salariailor, adic de a-i determina pe alii s fac ceea ce
vrei tu. n schimb, autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a da
dispoziii pentru manifestarea unei aciuni, adic de a decide.
Autoritatea se poate clasifica astfel:
a)

dup relaiile care o genereaz, exist:

autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de poziia n


societate a indivizilor);

autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de caliti


deosebite, aproape mistice);

autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit poziie sau
rang oficial, ntr-o ntreprindere).

b)

dup natura ei exist:

autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor i rezultatelor


nregistrate de un individ, nu neaprat manager);

autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru


unor subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executarea obligaiilor lor);

autoritate funcional (ce apare n cadrul funciunilor ntreprinderii, adic la nivelul


unor activiti omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager).
Responsabilitatea const n obligaia membrilor unei organizaii de a realiza n cele mai
bune condiii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie s
fac eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru
executarea acestei obligaii.
Rspunderea const n obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sau
nendeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n faa superiorilor si de
stadiul lucrrii respective.
Delegarea este un instrument al organizrii procesului de management prin care se
permite trecerea temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea autoritii
conduce automat i la delegarea responsabilitii, n timp ce rspunderea revine ambilor
subieci, adic i managerului iniial i delegatului su. Delegarea reprezint o necesitate la
o firm complex deoarece permite ncrcarea echilibrat cu sarcini a managerului i
executanilor, printr-o distribuie raional a sarcinilor de lucru.
n procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structurii organizatorice a
ntreprinderii, de creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un flux de
informaii rapide i complete, de identificare a atribuiilor i responsabilitilor salariailor
care vor fi incluse n regulamentul de organizare i funcionare a ntreprinderii, de
coordonare ntre activitatea de conducere i cea de execuie.
C. Coordonarea
Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr-o ntreprindere
prin adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri.
Desigur, complexitatea vieii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturbri ale
funcionrii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recepia unor
materiale necorespunztoare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte
etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la dinamismul economic i confer ntreprinderii
un caracter flexibil n ceea ce privete organizarea subsistemelor sale.
De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri n funcionarea
firmei. Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multe modaliti, ntre care:

coordonarea prin politica de personal;

coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate;

coordonarea prin instruciuni;

coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.

D. Antrenarea
Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asupra factorului
uman n scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor
care i revin.
Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea.
Comanda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i capt forma
deciziei n managementul democratic.
Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar:

managerul cu autoritatea sa;

executantul cu pregtirea i calificarea sa;

sarcinile i obiectivele de ndeplinit.

Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerine ale sale:

ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune;

ordinele s nu depeasc competena salariailor;

ordinele s nu contravin principiilor managementului.

Motivarea reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru


realizarea obiectivelor cu maxim de eficien.
Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este
ntotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea urmtoare:

nevoi fiziologice;

nevoi de securitate;

nevoia de contacte umane i afiliere la grup;

nevoia de stim i respect;

nevoia de autorealizare.

Desigur c n lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a


responsabilitii, o nstrinare a indivizilor de procesul muncii.

Motivaiile pot fi:

intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei sau plcerii
de a muncii;

extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneaz randamentul i


interesul muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor,
prestigiului, laudelor, promovrilor etc., sau negativi sub forma sanciunilor, penalizrilor,
retrogradrilor, criticilor etc.
E. Controlul
Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se compar performanele nregistrate
de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse i se
acioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite.
Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise i clare, s
foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici.
n situaia n care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul de
management se reia, dar dac exist o contradicie ntre acestea, se impune o intervenie
ntr-una din variantele urmtoare:

fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile propuse;

fie se mbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt inferioare


scopurilor.
Controlul poate fi:
a)

n funcie de momentul realizrii:

preventiv (se ncearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei);

feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice):

autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat);

non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului);

b)

n funcie de natura lui:

ierarhic (se realizeaz de sus n jos);

financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti);

bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate anticipate);

tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor);

c)

n funcie de subiectul care l lanseaz:

direct (iniiat de manager);

indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute);

autocontrol (realizat de executant).

Controlul ndeplinete urmtoarele funcii:

funcia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca punct


de plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoaterea performanelor sale
cantitative i calitative;

funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor din activitatea


firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile;

funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se intervine


naintea producerii unor evenimente;

funcia informativ care evideniaz rolul controlului n adoptarea deciziilor


ulterioare;

funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru


ameliorarea activitii i rezultatelor sale n scopul obinerii unor concluzii favorabile n urma
controlului.
Scheme i corelaii

Trsturile muncii manageriale eficiente

Procesul de planificare
Realizarea activitii de control poate fi reflectat schematic astfel:

Activitatea de control

Managementul i stilul de conducere


Conf. univ. dr. Rodica Maria Tanu
Academia de Studii Economice Bucureti

Aceast problem a preocupat i preocup att pe patroni, directori de organizaii,


manageri, ct i pe colaboratorii i muncitorii dintr-o ntreprindere. Desigur c un rol
important l joac faptul dac cel interesat poate s dovedeasc dac are excelente
capaciti de lucru.
In momentul de fata cercettori cunoscui au propus diferite caracterizri, diferite profile ale
unui bun funcionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din aceste caracterizari. Profilul

unui bun funcionar prezint urmtoarele cerine: (Bosetzky/ Heinrich, Der gute Beamte,
Berlin,1998,p3)

s fie silitor i rapid n ndeplinirea activitilor sale,

politicos i prietenos n raporturile cu cetenii i colegii,

contient i cinstit n munca sa,

nelegtor pentru interesele clienilor si, gata s le dea ajutor i prevenitor,

cel mai bine informat cu privire la legi i reglementari,

interesat n problemele legate de politic i societate,

loial statului i guvernului,

reprezentativ i cultivat n manifestrile sale,

angajat s apere interesele celor neprivilegiai,

s poat fi neles n modul de exprimare scris i vorbit,

interesat mereu n cunoaterea ultimelor probleme legate de domeniul su de


activitate.
Ca rezultat al unui chestionar cu privire la responsabilitate au fost alese caracteristicile de la
3,4,7, ca reprezentative.
In aceasta enumerare sunt prezentate comportamente de valoare, de care oamenii sunt
legai, conform idealurilor proprii. Unele din aceste determinante le gsim i n
caracterizarea profilului carieristului, pe care ncercm s-l conturam mai jos.
In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel care avanseaz
drept conformist. Un cercettor german (Robert Presthus, Individuum und Organization,
Typologie der Anpassung, Frankfurt 1966) deosebete trei tipuri de adaptare, de acomodare
care prezint respective reacii i valori diferite i anume: carieristul, indiferentul i
ambivalentul. Tipologia sa de adaptare prezint tipul ideal, de la care cel care avanseaz
reprezint prototipul carieristului (sforarului de cariera)
Cel care avanseaz/carieristul trebuie sa manifeste:

o moral a muncii ridicat,

rezolvarea activitilor legate de serviciu s-i produc o mulumire personal,

s se identifice n larga msura cu organizaia i s o asigure de loialitatea i de


angajarea plenara a tuturor forelor sale

s accepte scopul organizaiei,

s prezinte zilnic comportamentul cerut,

s se poat lesne subordona,

s opereze bucuros cu simplificri i idealizri i sa cread n mituri cu rspndire n


mod oficial,

s aib valori internalizate n organizaia sa,

s se conformeze unei politei bine definite, conturate (imprimate) i s dea


rspunsuri nesovaielnice,

s posede o puternic sete de avansare,

s aprecieze oamenii dup puncte de vedere instrumentale (aceasta nseamn cum


se potrivesc ei pentru scopurile sale proprii)

s aib nzuine i aspiraii pentru respective organizaie pe care s le fixeze i s nu


aib la dispoziie (sa nu dispun) de un orizont conturat mult tensionat i nici de o contiina
civic ridicat,

s prezinte aptitudini pentru capaciti de administraie i valori care sunt potrivite


pentru garantarea funcionarii organizaiei,

s fie nendurtor fa de acei care pot s observe n mod critic i s reprezinte preri
deviate,

s idealizeze aciuni hotrte cu simplificri peste msur,

s aib permanent teama fa de statutul su i s manifeste n acest sens interes


fa de ordinea ierarhic i simbolul statului,

s potriveasc traiul (viaa) sa din societate cu cea a sefului (superiorul lui),

s lucreze mult cu o propagand proprie direcionat unui scop,

s-i atribuie realizrile subalternilor,

s-i concentreze problemele de experien i dac nu are nici un interes propriu n


privina unei activiti, s nu se angajeze,

s accentueze performana, severitatea, auto-stpnirea i puterea,

s manifeste un adnc respect fa de autoriti.

Din examinarea acestei prezentri se pot observa paralele cu tipul de caracter autoritar.

Interesant este faptul ca unii cercettori subliniaz n studiile lor izolarea carieritilor dup
avansare (Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976)
carieristul este un individ care nzuiete putere, fr s fie capabil de solidaritate care
dup atingerea poziiei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire n faa celor
de aceeai poziie cu el i se gsete dup avansare izolat.
Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condiiile sociale ale organizaiei,
astfel ca individul carierist n strduina sa de a-i apar rolul su de dominaie se ngrijete
automat de o reproducie a sistemului cu un caracter coruptibil
Structura personal nscut astfel (prin aceasta) rmne fr un impuls de baz
(fundamental) ntrete izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corupia ntre oameni
i grupe
Urmtorul exemplu (chestionar) urmrit de noi, prin interogarea unui numr de studeni i
n acelai timp funcionar la diverse ntreprinderi din ar, prezint noi elemente ale
procesului de avansare care dup prerea noastr poate s vin n ajutorul celor care sunt
interesai n aceast problem.
Am prezentat urmtorul chestionar unui numr de subieci cu urmtorul coninut; la tema
Cum avansezi?
1. Demonstrezi c ai excelente capaciti de lucru?
2. Identifici i realizezi n primul rnd prioritile patronului.
3. Reprezini cu succes imaginea firmei?
4. Dezvoli o reea de cunotine n domeniul tu profesional?
5. Arai c ai o atitudine deschis i receptive?
Identifici urmtoarea poziie n care vrei s ajungi i i stabileti o strategie?
6. ncerci s demonstrezi c ai cunotinele de baz necesare viitoarei poziii
7. Pregteti pe cineva s-i ia locul?
8. Faci n aa fel ca patronul sau angajatul s tie c vrei acea poziie?
Din cele dou grupe chestionate, n dou centre diferite din ar a reieit urmtoarea
situaie: La grupa A (50 subieci) au rspuns pozitiv la ntrebarea nr.1
Etica n contextul aplicrii conflictelor
n fiecare ntreprindere apar situaii de conflict, care se detaeaz de cadrul problemelor de
conducere obinuite. Principiile eticii permit aplanarea situaiilor conflictuale, iar normele

etice ale ntreprinderii corespund unor obligaii, pe care i le asum n mod voluntar fiecare
persoan din cadrul organizaiei i care sunt cuprinse n Codul ntreprinderii.
Pentru clarificarea situaiei prezentate, s trecem la analiza conflictual.
Prin noiunea de conflict se nelege un proces de disput, prezent n toate societile, care
se refer la interesele diferite ale gruprilor sociale i care este instituionalizat i rspndit
n mod diferit. Conflictele pot lua forma disputelor, rivalitii, opoziiei ntre indivizi, ntre
indivizi i grupe, ntre diferite grupe, ntre uniuni, societi, ntre state i ntre toate
asociaiile cu caracter social.
Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt aciunile umane distructive, care pot
s fie direcionate numai printr-o ordine social. Dup Karl Marx, motivele conflictelor
sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Pareto vede posibil o
rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vedere social; deci, putem
conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate. Dup prerea noastr,
aceasta este problema care ne intereseaz, respectiv care poate fi considerat ca teorie de
baz a managementului conflictului, al crui obiectiv const n obinerea unui acord echitabil
ntre prile care se gsesc n conflict. Aceasta presupune ca prile n conflict s accepte c
ele sunt rspunztoare pentru faptele lor. Rspunderea se raporteaz, att la participarea
proprie la conflict, ct i la influenarea acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze
relaia cu adversarul, ci chiar s o mbunteasc. Putem vorbi de izbnd numai dac
modul de comportament este astfel controlat, nct nici unul dintre participani s nu-i
piard capul, respectiv, prile n conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui la
rezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorine s fie n aa fel formulate, nct partea
advers s le neleag i s nu se simt atacat. Unde este necesar, trebuie s se
negocieze serios.
Plecnd de la observaiile menionate, ne putem da seama c numeroi indivizi au neles n
decursul vieii lor c remedierea conflictelor este binevenit, dar c exist, desigur,
numeroase motive, pe care un om nu le poate depi pentru a-i mbuntii capacitatea sa
conflictual. Desigur c este important, pentru a se remedia aceste neajunsuri, s clarificm
problema capacitii de conflict.
Capacitatea de conflict const n aptitudinea:

meninerii unei atitudini realiste, chiar n condiiile vitrege care au condus la conflict,
pentru a nu pierde din vedere obiectul problemei;

de a aprecia corect urmrile aciunilor proprii;

de a evalua propria persoan, precum i adversarii, aciunile i slbiciunile lor, modul


de comportament, prin care ambelor pri li se poate face dreptate;

de a deosebi esenialul de neesenial;

de a schimba propria atitudine, n loc s o schimbe pe a altora;

de a prelua responsabilitatea pentru propria sa participare la conflict;

de a cuta o cale corect de aplanare a conflictului;

de a-i menine sau a rectiga capacitatea de aciune n situaiile, care par fr


rezolvare;

de a utiliza procedee, care dau posibilitatea de a susine propriile dorine sau


punctele de vedere contrarii, fr a ataca adversarul.
Considerm c n cazul conflictului, aspectele, care le vom comenta, prezint o importan
deosebit, ntruct ele pot declana reacii emoionale puternice, care, nu rareori, determin
nceputul unei dispute.
Suprarea, mnia i agresivitatea pot s apar:

cnd un obiectiv ascuns este interferat din afar,

n cazul acuzaiei de lips de ajutor,

n cazul incapacitii de aciune,

n cazul mbolnvirii,

n cazul unei puteri spirituale, verbale sau trupeti.

Din aceast prezentare, ne dm seama c ambele pri vor s fie victorioase din conflict.
Motivele conflictelor sunt cercetate n diferite moduri. Un cercettor german, Regnet E., le-a
analizat n cazul a 108 angajai ai unei mari ntreprinderi de produse alimentare, identificnd
14, din care enumerm:

comunicare insuficient,

dependen reciproc,

sentimentul de a nu fi tratat corect,

nenelegeri,

personalitate i atitudine inconciliabil,

lupte pentru putere i influen,

suprare, susceptibilitate,

dispute cu privire la competen,

ambiguitate din cauza lipsei rspunderii.

Privind mai atent, aceste situaii pot fi provocate, att de procesul de munc n sine, ct i
de angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare, neloialitate,
mobbing, denun, alcool la locul de munc.
Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc, vom aborda un fenomen
psihologic, mobbing sau hruire moral la locul de munc. Aceast noiune descrie aciuni
comunicative, care sunt ndreptate mpotriva unei persoane. Foarte muli salariai au avut
cndva n viaa lor profesional o experien neplcut, aceea de a fi fost terorizai.
Mobbingul se dezvolt ntotdeauna dintr-un conflict. Se pun ntrebrile : Ce tip de
comportament st la baza procesului de mobbing? Care sunt elementele care i confer
acestui comportament o asemenea vigoare, astfel c oamenii se mbolnvesc din cauza lui,
nutresc gnduri sinucigae sau chiar i iau viaa ?
Vom enumera cteva aciuni de tip mobbing:
1. Limitarea posibilitilor de aciune

eful limiteaz posibilitile de manifestare

ntreruperi permanente

critica permanent la serviciu

teroare telefonic

ameninri verbale

ameninri scrise

2. Degradarea relaiilor sociale

nu se mai vorbete cu respectivul

izolarea individului departe de colegi

respectivul este tratat ca inexistent

3. Diminuarea prestigiului social

vorbirea de ru pe la spate

rspndirea zvonurilor

atacarea ideilor politice sau religioase ale celui vizat


sine

constrngerea respectivului de a ndeplini activiti care i vtmeaz contiina de

4. Atacuri la calitatea serviciului

nu i se repartizeaz nici o sarcin serioas de munc

i se dau teme de lucru absurde, jignitoare care l mbolnvesc sau care i depesc
calificarea pentru a fi discreditat
5. Atacuri la sntate

constrngere la activiti duntoare sntii

ameninarea cu agresiune fizic

maltratare corporal.

Urmrind cele de mai sus, rezult c victima mobbingului este un om care lupt pentru
drepturile sale ceteneti, garantate prin lege, dar care au fost vtmate n mod brutal. El
a devenit o victim, pentru c procesul distrugtor la nivelul conducerii nu a fost ngrdit la
timp. Probabil c nsui eful a participat la aceasta.
Exemplul de teroare la locul de munc, pe lng celelalte probleme prezentate, ne
ndreptete s subliniem rolul, pe care l are etica ntreprinderii n contextul aplanrii
conflictelor, s vedem care este legtura ntre managementul conflictului i etica
ntreprinderii.
Pentru organizaie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situaie
conflictual. n acest caz, ntreprinderea poate adopta mai multe strategii. O strategie
const n schimbarea comportamentului propriu organizaiei. O alt strategie urmrete
posibilitatea schimbrii comportamentului concurenilor. Astfel, se poate urmri o
coordonare comun a tuturor competenelor. Primul tip cuprinde aciuni economice n cadrul
schemei existente. Aici este luat n consideraie acel comportament economic, care pe
msura competitivitii economice, este dirijat direct spre realizarea de ctig. Cu un astfel
de comportament se conformeaz ntreprinderile recomandrilor clasice de aciune n cadrul
economiei de pia. Cel de al doilea tip se contureaz prin schimbarea cadrului existent de
aciune al ntreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a ntreprinderii, mai exact,
influena politic asupra ipotezelor n legtur cu realizarea profitului economic. Ambele
tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral n procesul economic prin
aciuni de ntreprindere.
Conflictul aprut poate fi biruit numai prin angajare colectiv, adic prin stabilirea regulilor
de joc adecvate. n cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al ntreprinderilor,
n primul rnd prin contribuia politic a angajailor la dezvoltarea cadrului de ordine adecvat
tuturor.

Se pune ntrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale ntreprinderilor.
Aici noi nelegem c o ntreprindere, care ntr-un timp mai mult sau mai puin apropiat
poate s ndeplineasc nu numai cerine economice de ntreprindere, ci i morale, ar putea fi
ndeprtat de pia. ntr-o astfel de situaie este necesar a se oferi nu numai o strategie
competitiv, ci i una de ordine politic. ntreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de
lupt cu piaa. Aceasta se poate nelege teoretic drept o variant negativ a strategiei
competitivitii. Fundamentul teoretic al acestei recomandri se ncadreaz nu numai n
etica ntreprinderii, ci i n etica economic.
Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic n legtur cu
problemele ntreprinderilor n funcie de moral. n concluzie: promovarea unei rigori etice
pentru aciunile economice ale organizaiei ar fi uor de realizat, dac etica ar putea fi
ntotdeauna cuantificat. Astfel, multe organizaii nu iau n considerare msuri pe termen
lung n deciziile lor. De pild, principiul ctigului i etica se afl n cazul ntreprinderii, n
mod principial, ntr-un conflict de obiective.
Aadar: 1) etica ntreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor
(naintea reaciei pieei), chiar n cadrul procesului decizional din ntreprindere, conform
reprezentrilor morale; 2) etica organizaiei se refer la acele norme ideale, care s asigure
libertatea de aciune a ntreprinderii n economia de pia; 3) etica ntreprinderii trebuie
neleas ca un ghid de procedur pentru procesele de dialog, utilizat n cazul n care
coordonarea activitii concrete de ntreprindere se face conform regulilor principiului
profitului, generndu-se apariia situaiilor conflictuale ntre grupurile de interese externe i
interne ale ntreprinderii; 4) etica ntreprinderii trebuie neleas ca etic raional. Pretenia
la raiune trebuie respectat n cadrul unei nelegeri fr constrngere ntre toi cei afectai.
Obiectivul const n obinerea unui consens liber, ca baz pentru o rezolvare panic, de
durat a conflictului. 5) Etica ntreprinderii considerm c trebuie axat pe o anumit
strategie de tip produs-pia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare
pentru rezolvarea conflictelor din societate. 6) Pentru ca organizaiile s fie sensibilizate,
este necesar ca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organizaiei s
fie direcionate mai puternic spre aciuni autonome.
Metodele instituionalizate de aplanare a conflictului servesc respectrii intereselor personale
ale colaboratorilor, care sunt tratai uneori incorect de efi sau colegi, din punct de vedere
profesional sau personal. O exemplificare a acestei situaii o reprezint problema
mobbingului.
Ca o concluzie general, considerm c: 1) managerii trebuie s stabileasc politici ale
organizaiei n domeniul situaiilor conflictuale, aa cum fac n cteva din domeniile, n
general, mai convenionale, cum ar fi: angajarea, promovarea i absenteismul; 2) managerii
sunt persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele i de aceea, trebuie s fie competente,
iar aciunile lor s fie juste i etice; 3) managerii pot fi convini c o aciune este
considerat etic de ctre publicul larg, dac se respect principiul acioneaz n acelai
mod n care ai vrea ca ceilali s te trateze pe tine.
NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV

Utilizate n activitatea managerial a unei instituii


Lector univ. dr. Oana IUCU
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 1991
1.1. Noiunea de Constituie
Termenul de constituie deriv din latinescul constitutio, care nseamn aezare cu
temei. Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mprat
numindu-se constituii imperiale.
Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale. Poziia
dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex, dar i
nsemnate efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acestei poziii dominante,
Constituia este izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i
juridic.
1.2. Analiza Titlului III din Constituie din perspectiva principiului separaiei i
echilibrului puterilor
Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data,
mai metodic i ntr-o lumin nou, principiul separaiei puterilor. n lucrarea sa, Essay on
civil guvernment, Locke susinea existena a trei puteri : legislativ trebuie s aparin
parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general
obligatorii, executiv limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu
puteau fi prevzute i determinate prin lege, urma s fie ncredinat monarhului, federativ
era ncredinat tot regelui i avea n competena sa dreptul de a declara rzboi, de a face
pace i de a ncheia tratate.
Elaborarea acestei teorii aparine, ns, lui Montesquieu, care n lucrarea Despre spiritul
legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt
independente. Atunci cnd n minile aceleiai persoane sau aceluiai corp de dregtori,
puterea legislativ este ntrunit cu puterea executiv, nu exist libertate, deoarece se
poate nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s fac legi tiranice pe care sa le
aplice n mod tiranic.
In Constituia Romniei, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are o structura
care determina concluzia c, dei Constituia nu consacra expresis verbis principiul
separaiei puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substana reglementarilor
sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urmtoarele
capitole:
1.

Parlamentul puterea legiuitoare

2.

Preedintele puterea executiv

3.

Guvernul puterea executiv

4.

Raporturile Parlamentului cu Guvernul

5.

Administraia public puterea executiv

6.

Autoritatea judectoreasc puterea judectoreasc

Important n organizarea statal este independena autoritilor statale, independena care


nu poate fi total, dar poate fi foarte larg. Organele de stat trebuie s depind unele de
altele numai att ct este necesar formrii sau desemnrilor i eventual exercitrii unor
atribuii.
Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului n accepiunea ei ancestral
tradiional, utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceeai realitate
politico-juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n
accepiunea sa tradiional este art.80, care consacra funcia de mediere a Preedintelui
ntre puterile statului i ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca
regsim un capitol de sine stttor intitulat Administraia public. Se pune astfel problema,
dac autoritile pe care le consacr acest capitol sunt singurele care nfptuiesc
administraie public. Rspunsul este negativ, n sensul c i alte autoriti publice care sunt
plasate n alte pri ale Constituiei au sarcini de natura administrativa. Ins, autoritile
grupate n capitolul 5 nfptuiesc exclusiv administraie publica rupta de jocul politic, cu
excepia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere).
n ceea ce privete regimul politic pe care l consacra actuala Constituie, acesta
este semiprezidenial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribuiile ce i incumb
preedintelui ntr-un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament n
calitatea lui de organ suprem reprezentativ al populaiei.
Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale
sale astfel:
a)
puterea legislativ, nfptuit de ctre Parlament cu cele dou camere: Senatul i
Camera Deputailor;
b)
puterea executiv, exercitat de Preedinte, Guvern, ministere, organe de
specialitate ale administraiei publice centrale i organele administraiei publice locale;
c) puterea judectoreasc, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii,
tribunale, curi de apel, Curtea Suprem de Justiie.
2. DEFINIIA i TRSTURILE ADMINISTRAIEI PUBLICE
Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, alturi de dreptul constituional,
dreptul internaional public i altele*.
Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie cuvnt care
deriv din limba latin, respectiv prepoziia ad care nseamn la, ctre i minister
care nseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administraie a evocat o
activitate n supuenie, executat la comand, activitatea n sine aprnd atunci cnd

societatea s-a mprit n comandani i comandai. Administraia public este o dimensiune


a executivului, fr a fi ns singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou
componente de baz, respectiv :

Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul
unei ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaii internaionale.

Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administraia public, n mod tradiional, presupune dou elemente de baz:

Executarea legii cuvntul lege fiind neles n accepiunea lato sensu, de act
normativ cu fora obligatorie i nu n accepiunea stricto sensu, de act juridic al
Parlamentului.

Prestarea de servicii publice n limitele legii.

Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat noiunea cheie a dreptului


administrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public
se nelege activitatea organizat sau desfurat de o autoritate a administraiei publice
pentru a satisface nevoi sociale n interes public. Nu orice nevoie social reprezint
n acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru a cpta un asemenea statut, ea trebuie
s fie valorizat de clasa politic i transpus ntr-o norm de drept.
Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate
realiza pe dou ci:

Printr-un organ public (o universitate de stat).

Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie n
prestarea serviciilor publice (serviciul public de nvmnt prestat ntr-o instituie privat).
Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se
nelege un minimum de condiii necesare pentru o via social acceptabil. Ordinea
public este ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror nclcare nu
antreneaz dect ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii
evoc principiul de drept potrivit cruia totul este permis, dac nu este interzis de lege.
Subliniem, ns, c activitatea administraiei este guvernat de principiul legalitii, care
este nscris n mai multe texte din Constituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este
mai presus de lege; art. 51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a
supremaiei sale i a legilor).
Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz, concret
sau cu valoare de principiu, relaiile sociale din sfera administraiei publice, precum i pe
cele de natur conflictual dintre autoritile publice sau structuri private, investite cu
autoritate public, pe de o parte i cei vtmai n drepturile lor prin actele administrative
ale acestor autoriti, pe de alt parte.
In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de relaii
sociale:


Relaii de administrare activ administraie n lucru, care se caracterizeaz prin
punerea n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii.

Relaii de administraie conflictual care vizeaz litigiile aprute ntre administraie


i administrai.
Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta nsemnnd clauzele
(prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite
autoritile administrative publice i prin intermediul crora fac s prevaleze interesul public
(general), atunci cnd vine n contradicie cu interesul particularilor.
Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de Preedintele
Romniei, Guvern, autoritile administrative autonome centrale, autoritile administrative
autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de
putere public, se duc la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice.
Rezult din definiie urmtoarele trsturi ale administraiei publice:

Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare


de servicii publice, n limitele legii.

Activitate desfurat n regim de putere publica, concretizat prin investirea


autoritilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i
prin intermediul crora ele reuesc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n
contradicie cu cel particular.

Activitate desfurata de anumite autoriti executive i administrative, denumite


generic autoriti de administraie publice.
Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de dou categorii:

De natur statal (etatica)

De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret,
liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial.
Dac n regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de stat erau
sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administraia nsi,
inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoriti statale, ci i unele de natura
autonoma care funcioneaz n unitile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i
unele autoriti ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul
rnd i cu precdere, o autoritate autonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot
dintr-o comuna (ora, municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribuii de
stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ).
Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem ntre :

autoriti consacrate de Constituie : Preedinte, Guvern, consiliul judeean, local i


primar


autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constituie :
subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele i vicepreedintele consiliului
judeean etc..
In actualul sistem constituional i legal, administraia public este nfptuit de dou mari
categorii de autoriti:
1. Autoriti de natur statal:

Preedintele i Guvernul reprezint cei doi efi ai executivului n actualul sistem


constituional i legal.

Ministerele i alte organe reprezint centrele de specialitate subordonate


Guvernului.

Autoriti centrale nesubordonate Guvernului numite generic autoriti centrale


autonome.

Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unitile


administrative teritoriale.

Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu.

2. Autoriti autonome locale:

Consiliul local autoritate autonom local cu caracter deliberativ.

Primarul ca autoritate autonom executiv.

Consiliul judeean care este autoritate administrativ public judeean cu caracter


deliberativ.
Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organ
unipersonal (Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de natur
administrativ ale Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Preedintelui. Potrivit
art. 101 din Constituie, Guvernul exercit conducerea general a administraiei publice.
Potrivit art.110 din Constituie, este calificat expres ca un organ al administraiei publice de
rang central. n exercitarea rolului de conductor al administraiei publice, Guvernul intr n
urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalte autoriti administrative:

Raporturi de subordonare n ceea ce privete ministerele i celelalte autoriti


centrale subordonate lui.

Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centrale autonome.

Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale. Acestea se


exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea
pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalitii activitii autoritilor
autonome locale.

3. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV


Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter
obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin
forta coercitiva a statului.
Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura
trihotomic ( trei pri), fiind format din:
1.

Ipoteza : norma de drept administrativ poate arta (cuprinde):

Imprejurarile, condiiile, situaiile n care se aplic norma juridic,

subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidena normei;

explicaia semnificaiei unor termeni;

definiii, principii, scopul activitii unui organ.

Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o


complexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie
absolut determinat sau relativ determinat dup modul n care sunt reglementate
mprejurarile n care ea se aplic.
Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se
va aplica dispoziia, situaie n care autoritatea administraiei publice nu poate dect s
verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aa numita competen legat
(autoritatea administrativ este inuta de norm juridic).
Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general,
mprejurarile n care se aplic norma, existena lor concret urmnd a fi stabilit de organul
care o aplic. Este vorba de compena de apreciere.
2.
Dispozitia : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manier
imperativ, categoric, determinat de regimul de putere public specific administraiei. Un
act normativ cuprinde, de regul, mai multe categorii de dispoziii.
Dispoziia este, n general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care fac obiectul
reglementrii dreptului administrativ se desfoar n procesul de realizare a puterii. Astfel
principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracter onerativ, prin care
subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit, la o
anumit prestaie.
O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv, cuprinznd
reguli de interzicere a unor aciuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter
contravenional.

Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevznd numai
facultatea de a aciona sau nu, lsnd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu
anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocate prin verbul a putea,
introdus n expresii ca autoritatea administrativ poate, ceteanul poate.
La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i
relativ determinat.
3.
Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar n momentul n care dispoziia
normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de drept administrativ nu ar
avea sanciune n sensul existenei unor situaii n care nu sunt prevzute urmrile juridice
ale nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la
ndeplinire nu numai datorit consecinelor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci
nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n
ansamblul sau avnd i un caracter educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie ntre
sanciune ca element structural al normei juridice i sanciunea ca modalitate de
concretizare a uneia din formele de rspundere specifice dreptului administrativ. Din punct
de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanciuni:

Sanciuni specifice primei forme de rspundere pe care o cunoate dreptul


administrativ: rspunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din funcie, revocarea
alegerii, mutarea disciplinara etc.)

Sanctiuni specifice rspunderii administrativ contraventionale (ex. amenda,


avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.)

Sanciuni specifice rspunderii administrativ patrimoniale care vizeaz repararea


prejudiciilor produse prin actele administrative.
4. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATIV
Raportul juridic n general este o relaie social reglementat prin norma de drept.
Raportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fost reglementat
direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin intervenia unui fapt juridic. n
doctrin s-au exprimat urmtoarele preri cu privire la categoriile de rapoarte de drept
administrativ:
1.
Opinia potrivit creia ele nu pot mbrac dect forma raportului de subordonare
fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul
unul administrativ.
2.
Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot mbrca pe lng prima form i forma
raportului de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subieci aflai pe aceeai poziie
juridic.
3.
Recunoaterea, pe lng celelalte dou, a nc unei categorii raportul de
participare recunoscut a fi prezent n situaiile existenei unui organ colegial i privind
membrii acelui organ. n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine
stttoare pentru ca membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia
ca subiecte distincte de drept, ci ca membri ai autoritii respective.

In concluzie, n mod tradiional se recunoate existena raportului de drept administrativ sub


forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constituia actual mai permite
i identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se
stabilete ntre Guvern i autoritile autonome locale din unitile administrativ teritoriale).
Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constituionale pe care le exercit n baza
programului su de guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume:

Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.

De a exercita conducerea general a administraiei publice. n aceast ultim calitate


el vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publice alese n
unitile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul
ei sunt denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect,
reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n faa instanelor de contencios actele pe
care le considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept.
Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al
Consiliului Judeean asupra Consiliului Local n vederea realizrii serviciilor publice de interes
judeean.
Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, le sunt
caracteristice urmtoarele trsturi:
1)
Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n mod
obligatoriu un purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei ar putea fi: statul, prin
organele sale, unitile administrativ teritoriale, un organ al administraiei publice, dar poate
fi i o alt autoritate public, potrivit art.48 din Constituie.
2)
Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept
administrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor care particip
la procesul de nfptuire a administraiei, respectiv executarea legii i prestarea de servicii
publice n limitele legii, precum i emiterea de acte normative cu fora juridic inferioar
legii.
3)
Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma obiectului lor
este aceea c aciunea sau inaciunea lor, n general conduita prilor, se realizeaz ntr-un
regim de putere public, raporturile de drept administrativ fiind raporturi de putere.
BIBLIOGRAFIE:

Constituia Romaniei

Codul Civil

Legea Nr.215/1991 a Administraiei publice locale

1991

Deleanu, Drept constituional i instituii politice, Editura Lumina Lex, Bucureti,

1998

Drganu, T., Drept constituional i instituii politice, Editura Lumina Lex, Bucureti,

Iorgovan, A., Tratat de drept administrativ, Editura Nemira, 1996

Muraru, I., Drept constituional i instituii politice, Editura Actami, Bucureti, 1998

1993

Negoi, A., Drept administrativ i tiina administraiei, Editura Atlas Lex SRL,

Popa, N., Teoria generala a dreptului, Bucureti, Editura Actami 1994

Vedina, V., Tipisca, M., Noiuni de drept administrativ, Editura Departamentului de


nvmnt Deschis la Distan, Bucureti
NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL
Utilizate n activitatea managerial a unei instituii
1. NOIUNEA DE DREPT COMERCIAL
Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o
reglementare juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privete comerul.
n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care la rndul
sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce nseamn cu marfa.
Deci, comerul ar consta n operaiuni cu mrfuri.
n sens economic, comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin
aceasta, circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect, comerul ar
consta n operaiunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii mrfurilor i intrrii
lor n circulaie, pn n momentul ajungerii acestora la consumatori.
n sens juridic, noiunea de comer are un coninut mai larg dect cel al noiunii definite n
sens economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere i circulaia mrfurilor, pe
care le realizeaz negustorii, ci i operaiunile de producere a mrfurilor, prin transformarea
materiilor prime, materialelor, etc. i obinerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe
care le realizeaz fabricanii sau, n general, ntreprinztorii.
Avnd n vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are o sfer mai
cuprinztoare, acesta reglementnd activitatea comercial, definit ca o activitate de
producere i circulaie a mrfurilor.
1.1. Obiectul dreptului comercial
Potrivit concepiei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit
determinarea sferei dreptului comercial.
n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supui
comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor
care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale
activitii comerciale, anterioare marii codificri franceze de la nceputul secolului al XIXlea.

Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile
comerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte de
comer, indiferent de persoana care le svrete. Acest sistem a constituit fundamentul
Codului comercial francez de la 1807.
Codul comercial romn are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv.
1.2. Definiia dreptului comercial
Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile
raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i operaiunile considerate de lege ca
fapte de comer, precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea
de comerciant.
Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comerului si, implicit a dezvoltrii
societii omeneti.
La nceputurile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale,
fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe alte meleaguri.
n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i astzi n vigoare. La elaborarea
acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial
francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradiiei, dar i a tot ce era
nou n doctrina francez, belgian i german, n anul 1882 s-a reuit adoptarea Codului
comercial italian.
1.3. Izvoarele dreptului comercial
Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune se aplic
Codul civil.. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale
Codul comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare ale dreptului comercial sunt
i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea
reglementarii legale l au obiceiurile, jurisprudena i doctrina dreptului comercial.
1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial
Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice
care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer,
comercianii, obligaiile comerciale i falimentul.
Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu
modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privind combaterea
concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc.
Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile
generale (specialia generalibus derogant).
Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult din
dispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privind
materia obligaiilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor, precum i

cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul de vnzarecumprare, contractul de mandat etc.).
2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu
exist uzuri legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative (convenionale).
Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De asemenea,
dispoziiile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul.
3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n
interpretarea legilor comerciale.
2. FAPTELE DE COMER
Codul comercial romn stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care le clasific
fapte de comer. Prin svrirea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi
juridice care sunt reglementate de legile comerciale.
Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer:
1)
cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie n natur, fie dup
ce se vor fi lucrat sau pus n lucru,
2)

vnzrile de producte, vnzrile i nchirierile de mrfuri n natur sau lucrate,

3)

cumprrile sau vnzrile de pri sau de aciuni ale societilor comerciale,

4)

orice ntreprindere de furnituri,

5)

ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agenii i oficii de afaceri,

6)

ntreprinderile de construcii,

7)

ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie,

8)

ntreprinderile de editur, librrie i obiecte de art,

9)

operaiunile de banc i schimb,

10)

operaiunile de mijlocire n afaceri comerciale,

11)

ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat,

12)

cambiile i ordinele de producte sau mrfuri . pct. 20.

Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer, iar nu
actele de comer.
Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din
actele juridice (manifestrile de voin svrite n scopul de a produce efecte juridice), ci i

raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub incidena
legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbogirea fr justa
cauz, plata nedatorat) i faptele ilicite svrite de comerciani n legtura cu activitatea
lor comerciala.
Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ, exemplificativ i
nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i
operaiuni care constituiau baza activitii comerciale la data adoptrii reglementarii.
Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer prevzute expres de lege se pot aduga i
alte fapte de comer, adic alte acte i operaiuni, cu condiia ca acestea s aib
caracteristicile faptelor de comer expres recunoscute de lege.
Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list a actelor
juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. n absena unei definiii legale a
faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze o definiie general a
faptei de comer. Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte:
a)
ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios
necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile,
b)
enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nu
limitativ, astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul crora
judectorul s poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer, chiar dac ele
nu sunt expres prevzute de lege;
c)
o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la
determinarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil.
Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i operaiunile
economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea de lucrri ori prestarea
de servicii sau o interpunere n circulaia mrfurilor, cu scopul de a obine profit.
Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de
comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte.
2.1. Faptele de comer obiective
Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute n principal de
art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat
comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber
s svreasc ori s nu svreasc asemenea acte sau operaiuni. n aceast situaie,
persoana n cauz intr sub incidena legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi
mprite n trei mari grupe:
2.1.1. Operaiunile de interpunere n schimb sau circulaie
Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, n sensul de activitate de
vnzare cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator.
a. Cumprarea i vnzarea comercial

Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cumprarea comercial este asemntoare vnzrii


cumprrii civile. Este vorba de un contract n temeiul cruia o parte (vnztorul) se oblig
s transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre
(art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebete vnzarea-cumprarea comercial de cea civil este
funcia economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd
contractul ndeplinete aceasta funcie, vnzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci
supus legilor comerciale.
Trstura caracteristic a cumprrii i vnzrii comerciale o constituie intenia de
revnzare; cumprarea este fcut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este
precedat de o cumprare fcut n scop de revnzare.
Intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condiii:

intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cumprrii;

intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cumprtor, adic s


fie cunoscut contractantului;

intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cumprat.

Cumprarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte,
mrfuri, titluri de credit.
Productele sunt produsele naturale ale pmntului care se obin prin cultura sau exploatare
direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele).
Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele).
Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza crora titularii lor pot s exercite drepturile
specificate n cuprinsul lor.
Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar face pentru uzul
sau pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale.
b. Operaiunile de banc i schimb:
Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banc i
schimb.
Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i
titlurilor negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare de pli, de acordare de
credite, operaiuni asupra titlurilor de credit.
Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de banc
naionale sau strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduri prin
evitarea transferului de numerar.
2.1.2. Intreprinderile:

In concepia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei


activiti (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept.
ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorul factorilor de
producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre ntreprinztor i pe riscul su, n
scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea obinerii unui profit.
Aceast definiie privete numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci,
pentru a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect operaiunile
prevzute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer.
Din definiia dat rezult urmtoarele caracteristici ale ntreprinderii:
a)

existena unei organizri autonome a unei activiti cu ajutorul factorilor de producie;

b)
asumarea de ctre ntreprinztor a coordonrii ntregii activiti i implicit a riscului
acestei activiti;
c)
scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea
obinerii unui ctig;
2.1.3. Faptele de comer conexe:
Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau operaiuni care dobndesc comercialitate
datorit strnsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuni considerate de lege fapte de
comer.
Din categoria faptelor de comer conexe fac parte:
a)

contractele de report asupra titlurilor de credit;

b)

cumprrile sau vnzrile de pri sociale sau aciuni ale societilor comerciale;

c)

operaiunile de mijlocire n afaceri;

d)

cambia sau ordinele n producte sau mrfuri;

e)

operaiunile cu privire la navigai;

f)

depozitele pentru cauza de comer;

g)

contul curent i cecul;

h)

contractele de mandat, comision i consignaie;

i)

Contractele de gaj i fidejusiune.

2.2. Faptele de comer subiective:

Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute n art. 3 nota
n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant, dac nu sunt
de natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsui actul.
Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este independent
de calitatea persoanei care le svrete, Codul comercial reglementeaz i faptele de
comer subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei
care le svrete.
2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte:
Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care
proprietarul sau cultivatorul le are dup pmntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci,
vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act
civil pentru agricultor.
Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul
comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru asigurtor.
Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt fapte de
comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau
mixte.
Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele
pari, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

3. COMERCIANII
3.1. Noiunea de comerciant:
Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att
comercianii, ct i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane care
svrete fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le
svrete are sau nu calitatea de comerciant.
Dac svrirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine
comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele
juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com).
Dac ns, svrirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter
accidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale, totui,
persoana care le-a svrit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com).
In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c sunt
comerciani aceia care fac fapte de comer, avnd comerul ca profesiune obinuit, i
societile comerciale. (art. 7 C.com)

Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de comerciant


implic un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecine deosebite asupra
raporturilor juridice la care particip:
a.
legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii comerciale,
astfel, nainte de nceperea comerului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n
registrul comerului, iar n cursul exercitrii i la ncetarea comerului s cear nscrierea n
registru a meniunilor privind actele i faptele a cror nregistrare este prevzut de lege;
orice comerciant are obligaia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de
asemenea s desfoare activitate comerciala n condiiile unei concurente loiale;
b.
legea instituie o prezumie de comercialitate; toate actele i operaiunile svrite de
comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4
C.com);
c.
actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale,
derogatorii de la regimul actelor juridice civile;
d.
n cazul ncetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi
declarat n faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercianilor ea nu se
aplic necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale;
e.
comercianii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca
organizaii autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor;
f.

comercianii sunt supui impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial;

Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comerciale nu se


aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sau acelor al
cror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale.
3.2. Calitatea de comerciant:
In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobndete n mod diferit, dup
cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic.
3.2.1. Dobndirea calitii de comerciant:
a.
Dobndirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: sunt comerciani aceia
care fac fapte de comer avnd comerul ca profesiune obinuita, potrivit art. 7 C. com.
Pentru dobndirea calitii de comerciant sunt necesare trei condiii:
1.

s svreasc anumite fapte de comer obiective;

2.

s svreasc fapte de comer ca profesiune;

3.

s svreasc fapte de comer n nume propriu;

Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe


care le exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseriai, pe cei care exercit profesii
liberale i pe agricultori. Meseriaul este considerat comerciant n cazurile n care cumpr
mrfuri n vederea prelucrrii i revnzrii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind fora de
munc strin, i organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care
exercit profesii liberale nu au calitatea de comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii
publici). n cazul n care pentru exercitarea activitii, cel care ndeplinete o profesiune
liberal (dentistul) cumpr i folosete anumite materiale se consider c aceste acte sunt
accesorii i deci persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct vnzarea produselor pe
care proprietarul sau cultivatorul le are de pe pmntul sau ori pe care le-a cultivat nu este
fapta de comer, ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de comerciani.
b.
Dobndirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art. 7 C.
com. pe lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societile comerciale. Sunt
avute n vedere societile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n
nume colectiv, societatea n comandita simpla, societatea pe aciuni, societatea n
comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitata. Societatea comerciala are o unica
finalitate; ea se constituie n scopul de a desfura o activitate comercial; societatea este
comercial numai dac obiectul ei, prevzut obligatoriu n actul constitutiv consta n
svrirea uneia sau mai multor fapte de comer obiective. Exercitarea activitii comerciale
este raiunea de a fi a societii comerciale. n consecin, pentru a dobndi calitatea de
comerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectarea condiiilor
prevzute de lege n acest sens.
c.

Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:

1. Statul i unitile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c: Statul, judeul
i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a codului comercial era
justificata la data adoptrii sale, cnd activitatea statului i a unitilor sale administrativ
teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul svrete pe lng
actele de autoritate necesare funcionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n
doctrina s-a considerat ca el este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are
calitatea de comerciant, statul poate svri anumite fapte de comer.
2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine statutului
sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n
condiiile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori instituiilor publice sau pot
fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i
funcioneaz n ramurile strategice ale economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei
autonome se dobndete din momentul nfiinrii sale, dup caz, prin hotrre a guvernului
sau prin decizia organului administraiei publice locale.
3. Organizaiile cooperatiste: ntruct prin desfurarea unor activiti de producere i
desfacere de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit, aceast
activitate are caracter comercial. n consecin organizaiile cooperatiste au calitatea de
comerciant.
4. Asociaiile i fundaiile: potrivit legii, scopul nfiinrii asociaiilor i fundaiilor este
desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deci asociaiile i
fundaiile nu au calitatea de comerciant.
3.2.2. Dovada calitii de comerciant:

In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobndete prin svrirea
faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate
proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a
svrit efectiv una sau mai multe fapte de comer prevzute de art. 3 C.com. ca o
profesiune obinuit i n nume propriu.
In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobndete prin nsi constituirea
societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poate proba prin dovedirea
constituirii societii n condiiile prevzute de lege. Un mijloc de dovada care ar putea fi
folosit este copia certificat de pe nmatriculare n registrul comerului a societii
comerciale.
3.2.3 ncetarea calitii de comerciant
In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul
n care nu mai svrete fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i
din ea s rezulte intenia de a renuna la calitatea de comerciant.
In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care
societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz
existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea
termenului stabilit pentru durata societii, imposibilitatea realizrii obiectului societii sau
realizarea acestuia, hotrrea adunrii generale, faliment. Dizolvarea societii nu atrage
dup sine pierderea automat a personalitii juridice a societii. n aceasta situaie,
societatea nu mai poate face operaiuni comerciale, dar poate face operaiunile necesare
lichidrii.
4. SOCIETILE COMERCIALE
4.1. Noiunea i caracterele juridice ale societii civile:
Din dispoziiile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n temeiul cruia
dou sau mai multe persoane (asociai) se neleg s pun n comun anumite bunuri pentru
a desfura mpreun o anumit activitate, n vederea realizrii i mpririi beneficiilor care
vor rezulta.
Contractul de societate are urmtoarele elemente eseniale care l deosebesc de alte
contracte :
a)

fiecare asociat se oblig s pun n comun o valoare patrimonial (aport);

b)
asociaii se oblig s desfoare mpreun o activitate care constituie obiectul
societii;
c)

toi asociaii particip la realizarea i mprirea beneficiilor.

Din definiia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate:


a)
contractul este plurilateral, n sensul c la ncheierea sa particip dou sau mai multe
persoane, fiecare asumndu-i anumite obligaii;

b)
contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urmrete realizarea unui folos
patrimonial, adic obinerea de beneficii;
c)
contractul este comutativ; ntinderea obligaiilor fiecrui asociat este cunoscut n
momentul ncheierii contractului;
d)
contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord de
voina al prilor; forma scris este cerut ad probationem.
4.2. Definiia societii comerciale:
Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza unui
contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic, n care asociaii se neleg s
pun n comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer, n scopul realizrii
i mpririi beneficiilor rezultate
4.3. Societatea civil i societatea comercial:
Asemnri: au aceeai esen; fiecare reprezint o grupare de persoane i de bunuri
(capitaluri) n scop economic i lucrativ;

att societatea civil, ct i cea comercial iau natere printr-un contact de societate;

ambele societi au un scop lucrativ; asociaii urmresc realizarea i mprirea unor


beneficii.
Deosebiri: obiectul sau natura operaiunilor pe care le realizeaz societatea;

societatea comercial este investit cu personalitate juridic, n timp ce societatea


civil rmne un simplu contract, fr a fi subiect de drept de sine stttor;

ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condiiile n care
acestea se constituie i funcioneaz.
4.4. Elemente specifice ale contractului de societate care st la baza societii
comerciale
4.4.1. Aporturile asociailor
Sub aspect juridic, prin aport se nelege obligaia pe care i-o asum fiecare asociat de a
aduce n societate un anumit bun, o valoare patrimonial. n limita aportului, asociatul
devine debitor al societii cu toate consecinele care decurg din aceast calitate.
Obiectul aportului l poate constitui:
aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig s o
transmit societii;

aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri mobile(cldiri,
instalaii), bunuri mobile corporale (materiale, mrfuri) sau incorporale (creane, fond de
comer);
aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul promite
s o efectueze n societate, avnd n vedere competena i calificarea sa.
4.4.2. Capitalul social i patrimoniul societii
Prin capitalul social al unei societi comerciale se nelege expresia valoric a totalitii
aporturilor asociailor care particip la constituirea societii. Capitalul social mai este
denumit i capital nominal.
Capitalul social are o dubl semnificaie: contabil i juridic. El constituie gajul general al
creditorilor societii. De aceea, este fix pe toat durata societii.
Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asociaii s-au obligat
s contribuie la constituirea societii. Capitalul subscris coincide cu capitalul social.
Capitalul vrsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n patrimoniul
societii.
Capitalul social al societii este divizat n anumite fraciuni, denumite diferit dup forma
juridic a societii : pri de interes, pri sociale, aciuni.
Patrimoniul societii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i
obligaiilor cu valoare economic aparinnd societii.
Intre capitalul social i patrimoniul societii exist anumite deosebiri. Astfel, n timp ce
capitalul social este expresia valoric a aportului asociailor, patrimoniul societii este o
universalitate juridic, n care sunt cuprinse toate drepturile i obligaiile, precum i bunurile
societii.
4.4.3. Intenia asociailor de a colabora n desfurarea activitilor comerciale
Affectio societatis presupune intenia de colaborare voluntar a asociailor, de a lucra n
comun, suportnd toate riscurile activitii comerciale.
Participarea la activitatea societii trebuie s fie efectiv i interesat. Aceast participare
este diferit, n funcie de forma juridic a societii.
4.4.4.

Realizarea i mprirea beneficiilor

Scopul societii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial desfurat i de
ale mpri ntre asociai sub forma de dividende. Acest scop constituie criteriul de distincie
ntre societatea comercial i asociaie.
In general, prin beneficiu se nelege un ctig evaluabil n bani. Realizarea sau nerealizarea
de beneficii poate fi stabilita numai la sfritul exerciiului financiar, prin ntocmirea bilanului
i a contului de profit i pierderi.

Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea nr.31/1990).
Aceasta nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o sum de bani care s
fie mai mare dect capitalul social, deoarece nu pot fi distribuite beneficii din capitalul social.
Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmase dup
ntregirea capitalului social, cnd acesta s-a micorat n cursul exerciiului financiar.
4.4.5.

Criterii de mprire a beneficiilor

Potrivit legii, n contractul de societate trebuie s se prevad partea fiecrui asociat la


beneficii i la pierderi (art. 3) sau modul de distribuire a beneficiilor (art. 8).
Toi asociaii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor. Cum este
i firesc, criteriul care este avut n vedere este contribuia asociailor la formarea capitalului
social al societii.
4.5. Formele societii comerciale:
Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial mbrac una din urmtoarele
forme juridice:
a)
societatea n nume colectiv este aceea societate ale crei obligaii sociale sunt
garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a tuturor asociailor;
b)
societatea n comandita simpla este societatea ale crei obligaii sociale sunt
garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitata i solidara a asociailor
comanditai; asociaii comanditari rspund numai pn la concurenta aportului lor;
c)
societatea pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n aciuni, iar
obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; acionarii rspund numai n limita
aportului lor;
d)
societatea n comandita pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit
n aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea
nelimitat i solidar a asociailor comanditati; asociaii comanditati rspund numai pn la
concurenta aportului lor;
e)
societatea cu rspundere limitata este societatea ale crui obligaii sociale sunt
garantate cu patrimoniul social; asociaii rspund numai n limita aportului lor.
4.6. Clasificarea societilor comerciale:
4.6.1. Societi de persoane i societi de capitaluri
Societile de persoane se constituie dintr-un numr mic de persoane, pe baza cunoaterii i
ncrederii reciproce a calitilor personale ale asociailor. Fac parte din aceast categorie :
societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla.
Societile de capitaluri se constituie dintr-un numr mare de asociai, impus de nevoile
acoperirii capitalului social, fr s prezinte interes calitile personale ale asociailor.

Elementul esenial l reprezint cota de capital investita de asociat. Intr n aceast


categorie: societatea pe aciuni i societatea n comandita pe aciuni.
Societatea cu rspundere limitat nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii. Aceast
form de societate mprumut unele caractere, att de la societile de persoane, ct i de la
societile de capitaluri.
Ca i n cazul societilor de persoane, constituirea societii cu rspundere limitat se
bazeaz pe ncrederea i calitile asociailor. Acest fapt reclam limitarea numrului
asociailor (maximum 50 de asociai), precum i condiii restrictive privind transmiterea
prilor sociale. n ce privete rspunderea asociailor pentru obligaiile societii, asociaii
rspund numai n limita aportului lor, ca i n cazul societilor de capitaluri.
4.6.2. Societi n care asociaii au o rspundere nelimitat i societi n care asociaii au o
rspundere limitat
Rspunderea asociailor pentru obligaiile sociale este diferit n raport de forma juridic a
societii.
In societatea n nume colectiv, asociaii rspund nelimitat i solidar pentru obligaiile societii.
In societatea pe aciuni i societatea cu rspundere limitat, asociaii rspund pn la
concurenta aportului lor.
In privina societii n comandita simpl sau pe aciuni rspunderea asociailor este diferit:
asociaii comanditati rspund nelimitat i solidar, iar asociaii comanditari numai n limita
aportului lor.
4.6.3. Societi cu pri de interes i societi pe aciuni
Dup structura capitalului social i modul de mprire a acestuia, societile comerciale se
clasific n dou categorii: societi n care capitalul social se divide n pri de interes i
societi n care capitalul social se mparte n aciuni.
Capitalul social se divide n pri de interes n cazul societii n nume colectiv i societii n
comandita simpl, precum i cazul societii cu rspundere limitat (pri sociale).
Capitalul social este mprit n aciuni n cazul societii pe aciuni i societii n comandita pe
aciuni.
4.6.4. Societi care emit titluri de valoare i societi care nu pot emite asemenea
titluri
Societi care emit titluri de valoare pot fi societatea pe aciuni, societatea n comandita pe
aciuni i societatea cu rspundere limitat.
In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea n nume colectiv i societatea n
comandita simpla.
Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asociailor asupra unei
fraciuni din capitalul social. ntre aceste titluri de valoare exista o deosebire esenial:

aciunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar certificatele de pri
sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare.
4.6.5. Societi cu capital romnesc i societi cu participare strin
Societile cu capital romnesc sunt societile n care asociaii sunt ceteni romni ori
persoane juridice de naionalitate romn.
Societile cu capital strin sunt societile care se constituie cu capital integral strin sau n
asociere cu persoane fizice sau juridice romane.
BIBLIOGRAFIE:

Codul Comercial

Legea Nr.31 / 1990 pricind Societatile comerciale, republicata cu modificrile


ulterioare

Crpenaru, S., Drept comercial roman, Editura Atles SRL, Bucuresti, 1992

Cpn, O., Instituii ale noului drept comercial, societile comerciale, Editura
Lumina Lex, Bucuresti, 1991

Georgescu, I., L., Drept comercial romn, Editura Socec, Bucuresti, 1948

ELEMENTE DE PROTOCOL

Necesare activitii de secretariat

1. Rolul protocolului

Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare


raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz
ceremonialul, al crui obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele,
privilegiile i imunitile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz
egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit
n mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care trebuie s guverneze
raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i protocolul guverneaz, de
asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte
specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri.
Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre
parteneri.
2. Eticheta
Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta
contribuie la buna desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare
normal a activitii in afaceri n special. Este foarte important cunoaterea i
aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau
ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complicaii relaionale care
depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot concepe relaii
ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr
respectarea unor reguli de etichet.

Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de


competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri
pe planul relaiilor specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de
eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional.
A. inuta fizic (pe strad i n societate)
Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze
permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de
sptarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu
bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt
persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau
canapea trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau
satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitat
strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetele
pe braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime trebuie, de
asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scaun
i cum i ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n
timpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor
pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l aprobi btndu-l pe
umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un
rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)
B. Salutul
Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de
persoane. El comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i
modifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl
obligaie formal. Cteva reguli de baza n legtur cu salutul:

brbaii salut primii femeile;

persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst;

subalternii salut pe superiorii in grad.

Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de


politee. Este recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot,
nclinnd uor capul i privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se
accept salutul printr-o simpl nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face
printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-o uoar
nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan
cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact.
Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat,
este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele
persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana
cunoscut este mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se
salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun dimineaa, bun
ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun
ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#.
Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc
pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor.
n cazul strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde
prima mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior
celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, cele dou persoane se privesc n
ochi n momentul strngerii minii.

n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului;


femeile, n schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult
mai n vrst sau pe care dorete s-o onoreze n mod special.
Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind
considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau
cstorite, de soii de nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form
politicoas, prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s
se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este greit s se srute mna
nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai pentru unele
dintre femeile care se afl mpreun.
C. Prezentrile
n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este
felul n care se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele
reguli:

brbatul este prezentat femeii;

persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst;

persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint


pe. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel
mai mare. La prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul
meu sau soia mea. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna
Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu soul. Formule
ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent.
Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea
este cunoscut n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii
trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative
domnul sau doamna , adugndu-se, eventual, funcia sau calitatea. n unele
situaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul crilor de vizit.
Unele excepii de la regulile de prezentare:

fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va


pronuna numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc.
D. Conversaia
Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin
plictisitoare n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei
atmosfere plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct
ntre acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n
aceleai domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin
formaia lor intelectual.
Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin
instrumente de munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o
component principal a muncii de informare i de relaii.
Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea
unei conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire
politic i profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee
i alte asemenea nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fi
obinute printr-o munc struitoare, permanent de pregtire multilateral.

n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu


este frumos s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n
timpul unei conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat,
s fie plcut n conversaie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz.
Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele
interlocutorului su. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar
recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas, dar ferm, n explicarea
poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie
fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere contrarie s nu se
fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate
ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc.
Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor,
acestea fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul
ntors ntr-o parte fa de interlocutor.
La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta
i din stnga sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La
recepii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite
conversaia cu strinii, iar reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade
s nu se adune n grupuri.
E. Convorbirea telefonic
Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor
profesionale curente, ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni.
De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care
este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd
necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul
secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac
indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i
instituia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia.
n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s
atepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin
secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s
procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear
asentimentul celui chemat, ntruct anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau
alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat.
n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se
identifice persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota
telefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a
recepionat comunicarea. n cazul transmiterii unei comunicri de o deosebit
importan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul
exactitii, a notei transmise.
F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor aciuni protocolare
(mese, recepii, cocktailuri).
inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare
menionate prezint o deosebit importan.
inuta i comportarea n timpul unei mese
inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea
precizare nu exist, se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective.
inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu
incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s

fie puin aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n
mod normal ducerea mncrii la gur se execut cu antebraul i minile fr a
antrena micarea braului i a umerilor.
La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n
rscroiala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod
ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge
i se pune lng farfurie. Nu se mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine
degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i
cuitul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculia se ine ns cu mna stng
cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea
poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe
msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se
mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus
sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau
unul lng altul, cuitul n partea dreapt iar furculia cu dinii n sus. Dup
terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i cuitul se pun n prealabil pe farfurie,
n aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos. Este nepoliticos
s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune
pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i
dizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor,
scobirea n dini etc.
De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de
bun cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie.
La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre
osptar din partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din
partea stng.
Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat,
ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul
care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul
de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul
gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut la
semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c toi invitaii au terminat de
mncat.
Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la
nceputul mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic
s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care
se toasteaz se ridic pn la nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic
de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial,
mpreun cu brbaii.
Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist
interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile
(bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului.
Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare,
caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine
farfuria i se va mnca cu mna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte anevoioas.
Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese
alturate special amenajate n acest scop.
Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie
de osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin
instalarea unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se
singuri, sau cu ajutorul ctorva osptari.

G. Fumatul
n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie
stingherii de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea
unei femei, un tnr lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng
superiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de igar. n asemenea
mprejurri, ntrebarea mi permitei s fumez?, mai ales cnd este nsoit de
gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat, deoarece
interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea de a fuma, n asemenea
situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte
cteva reguli eseniale:

nu se salut cu igara n gur;

nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent


n gur pufind din ea;

nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul
superiorilor n grad.
Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul
pe nas. n societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie
poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea
scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este
inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va
ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor si; invitaii nu vor fuma nainte
de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul
cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a se trece la felul
principal de mncare, respectiv la friptur.
H. inuta vestimentar
n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan.
Regula de etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu
conformaia corpului i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i
adevrata elegan. A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul
i preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci
preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial
corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se
demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma
curat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la
culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei
trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect
s-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi.
O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi
dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va purta o
rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei
note de mai mult elegan, ci dimpotriv.
inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza)
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele
sugestii:
Pentru femei:

rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite
sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel);

mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea;

accesorii discrete;

poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea;

pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se


recomand pantofi din piele lucioas);

palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.


Pentru brbai:

costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial


obinuit;

cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;

cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului;

mnui numai cnd se poart i plrie;

palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.

Unele precizri:

costumul uni se poart cu cma uni i cravat cu dungi discrete;


la cma n dungi se poart i cravat uni;

cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie


aleas cu mult grij;

culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei;

nu se poart cravat la cma cu mnec scurt;

toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele


care impun elegan.
inuta de sear sau inuta de culoare nchis
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand:
Pentru femei

rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de
lungime obinuit sau dac moda impune, mai lung;

mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la
rochie fr mneci);

bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus;

poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete,
mrgele etc.), de culoare asortat cu mbrcmintea;

pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori
asortate cu mbrcmintea;

n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis.

Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale,


mese, recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu
deplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confecionat din materiale de bun
calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la
inuta cu pantaloni.
Pentru brbai

costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare


(stof uni sau cu dungi discrete din acelai fir);

cma alb;

cravat argintie sau asortat la culoarea costumului;

ciorapi negri;

mnui, cnd se poart i plrie;

pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui).

inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar


La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar:
Pentru femei

mbrcminte de sezon, de culoare neagr;

ciorapi negri subiri;

poet neagr;

pantofi negri;

batist alb, ndoliat;

plrie i mnui de culoare neagr;

palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp.

Pentru brbai
La nmormntri:

costum de culoare neagr;

cma alb;

cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr;

palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de


anotimp);

fular alb, de mtase.


b) La prezentarea de condoleane hain neagr sau inut de culoare nchis. La
prezentarea de condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie.
c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de
culoare nchis.
inuta de ceremonie sau inuta special
n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendina
de renunare la mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking,
jachet i frac. n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete
costumul negru sau nchis.
De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe
invitaie. n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea
corespunztoare practicii locale pentru toate aciunile prevzute n programul acestor
vizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practicii locale n vederea
confecionrii din timp a vetmintelor necesare.
De reinut:

dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr


mneci, fr plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se
indic rochie lung);

dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul
zilei), partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui;

dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr


mneci i cu mnui lungi.
Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese,
recepii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau

pe cartea de invitaie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de


urmtoarele recomandri:
Portul mnuilor
Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate
mnua din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac
ntlnirea este fixat dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n
mnu. Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot
n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru
condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc n
interior, brbaii i vor scoate mnuile, n timp ce femeile dac doresc pot s le
pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu mnuile n mn. Cnd
se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii.
Alte reguli de etichet:

Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea


brbatului, cel mai n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui
inferior.

Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai
mare n grad (cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i
importante pentru interlocutori).

La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor,


persoanelor mai n vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers:
brbatul sau persoana mai tnr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai
in vrst.

n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta


banchetei, dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n
cazul cnd dou femei i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun,
locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a
brbailor n fa.

Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st
pe bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.
3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti

A. Organizarea meselor (dejun, dineu)


Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti

locale, a ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o


modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n
care se desfoar, poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre
participani, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc.
Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea
aciunii i de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit,
primete i se ocup de invitai.
a) Oportunitatea organizrii meselor
n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv
precis, s constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i
dezvoltarea activitii organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu
persoanele invitate.
b) Alegerea invitailor
Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:

importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa;

scopul care se urmrete;

nivelul la care are loc aciunea respectiv.

Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s
existe un echilibru ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al
reprezentanilor gazdei, astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuie de
interes comun.
La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre
ei ntr-o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu
cunoate nici o limb de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n
mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su.
c) Trimiterea invitaiilor
Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei
cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu
la reuita aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele
care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii de
participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaia este un
semn de respect i consideraie fa de cel invitat.
Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat
persoanei i nu funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe
invitaii va fi indicat i inuta dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se
folosete, n special, inuta de ora, la dejun i haina de culoare nchis, pentru
dineu. n funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina nchis poate fi
folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gen de aciuni:

tenue de ville informal dress costum de ora

habit fonc dark suit costum de culoare nchis

cravate noire black tie smoking.

Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul


din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui
invitat vor purta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait).
De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n
caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie
dat printr-o formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va
putea sau nu onora invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt
persoan, fr ncunotiinarea i asentimentul prealabil al gazdei.
Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea
aciunii.
d) Plasamentul la mas
Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere,
privirii ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul
n care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.
Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a
brbailor ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La
nivel de reprezentare egal, vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt
elemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau
divorate au precdere n principiu asupra celor necstorite, atunci cnd nu au
funcie.
Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae
dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor

este mare, pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea


plasamentului la mas, se folosete al doilea rnd de cartonae pe care este schiat
planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n funcie de numrul
participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu plasamentul general,
care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se pot avea n vedere i
soluii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau
dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. n
situaia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei,
aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul
mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un
celibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s
fie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde
oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit,
locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz
fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n funcie
de nivelul la care are loc aciunea, n situaia n care exist, locul translatorului poate
fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei.
Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane.
Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii
se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n
acelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe care
se aeaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament.
e) Aranjarea mesei
Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att
serviciul osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1].

Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru


ca vecinii s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate
nct discuiile s fie stnjenite.

Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare
(damasc). nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect
curat i recent clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul
cnd sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura
posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin
perceptibil. Sub faa de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o
mai bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete.

n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale,


fcute dintr-o pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori.
Feele de mas individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din
lemn de calitate superioar i perfect lustruit.

erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau


triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este
aranjarea lui n form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct
s mascheze feliile de pine sau chifle.

Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de


preferin din argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea
fiecrei mese, spre a se ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai
neplcut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu,
mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mncare se

mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii


meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu:

la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne;

la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne;

n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert.

lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.

Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul


lor depinznd de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar
separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie
se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete
direct la mas, se pune n plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei,
se umple nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se
pun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai nainte.

Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de


tacmuri. Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu
tijele tiate scurt, puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s
se poat vedea cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se
aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate
superioar. Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din
jur.

Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper,
mutar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se
servete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor,
respectiv a smburilor, se obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s se pun cte un
bol cu ap, n care oaspeii i vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de
flori, felii de lmie etc.
f) Meniul
Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei
trebuie s-o constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele
prea ncrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool.
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai
mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un
meniu mai uor. n general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne.
Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n
funcie de restul meniului: un desert mai uor (salat de fructe, ngheat), dac
celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort,
plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot,
salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat.
Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de
dou feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat.
Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima,
invitnd oaspeii n salonul respectiv.
Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate
n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei,
este bine ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la
primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest
colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de
plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei confecionat din

piele sau material plastic, n care se introduc buci mici de carton, pe care se scrie
numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n
mijlocul plcii;
Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd
n vedere c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de
alt parte, pentru a evita ca ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru
prentmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora
indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej
inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la mas.
inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare
nu exist, n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum
corespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de
culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii mbrac ns
cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, de
asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de
prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n
privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de
mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai
lung, dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul
este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de
strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se obinuiete s se poarte
mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul
personal.
Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui
principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre
n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazdafemeie se ridic i iese prima din sufragerie.
nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii
care nu se cunosc.
Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a
acestora i continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima
dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre brbai.
Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de
aceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor
fi servii oaspeii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu
serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple
paharele etc.).
Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda
altfel nseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng
altul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul
tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se
uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute.
Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul
cnd igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul
fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens.
Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei,
n mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast
privin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte
elemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care se poart, anumite
interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au

obligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsi
locuina, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd.
B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor
Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional,
prezena n ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz
n ocazii mai puin oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile
au un caracter mai oficial, n cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc
mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei,
ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la
sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori.
O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei, urmrindu-se
ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu personalitile mai
marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le
abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume
dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai
persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferii membri ai instituiei.
C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti
Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a
se crea o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie
dimineaa ntre orele 10.30-11.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la
orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n
ncheiere diferite sucuri.

4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia

Primirea efilor de misiune

Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp


util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de
misiune pentru a fi ntmpinat conform uzanelor diplomatice. La sosirea la post, efii
de misiune sunt salutai n Bucureti, la gar sau aeroport, n numele ministrului
afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea
sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori
sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de
orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol.

Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post

Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului


Ministerului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzanelor locale privind
ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care
trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice n Romnia.

Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien, n legtur cu


prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n
lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz
pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe
sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare.

nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de


cabinet prin care este numit n aceast funcie i a celei de rechemare a
predecesorului, n cazul c acesta nu a depus-o la plecare.

n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul
de stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul
Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o
convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor
externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de
rechemare a predecesorului su, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare.

Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru


audiena la preedintele Romniei n vederea prezentrii scrisorilor de acreditare.
eful de misiune comunic n prealabil directorului Protocolului numele
colaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s-l nsoeasc la ceremonia
depunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3 persoane.

Numirea unui nsrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe


al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul afacerilor
externe al rii acreditante.

Ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare

n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei Protocol


din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la
reedin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul
Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispoziie de Protocolul Preediniei.
Colaboratorii care l nsoesc (1-3) se deplaseaz cu maini ale ambasadei.

La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i este


salutat de eful Protocolului Preediniei, care l invit s treac n revist garda
militar de onoare. Aceasta ceremonie se desfoar n acordurile Marului de
ntmpinare. Ambasadorul se oprete n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o
uoar nclinare a capului, dup care continu trecerea n revist a grzii. Dup
trecerea n revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n main,
unde l ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat
ajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui ntr-un salon de
ateptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei.

Ambasadorul, nsoit de directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe,


urmai de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pai n
faa preedintelui Romniei. Sunt prezeni ministrul afacerilor externe sau un
secretar de stat i un consilier prezidenial sau de stat. Directorul Protocolului din
Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz preedintelui Romniei cu formula
Domnule preedinte, am onoarea s v prezint pe Excelena Sa, domnul ..,
ambasadorul extraordinar i plenipoteniar al .. n Romnia.

Ambasadorul l salut pe preedintele Romniei printr-o uoar nclinare a capului i


se adreseaza cu urmtoarele cuvinte: Domnule preedinte, permitei-mi s v
nmnez scrisorile prin care preedintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate
de ambasador extraordinar i plenipoteniar al .. n Romnia, precum i scrisorile
de rechemare a predecesorului meu.

Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare,


precum i scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul. nmnarea
se face cu ambele mini de la o distan de circa un metru.

Dup primirea scrisorilor, preedintele i strnge mna ambasadorului.

Preedintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la


ceremonie. La rndul su, ambasadorul prezint preedintelui pe colaboratorii si.
Preedintele l invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul
Romniei.

Preedintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul


ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat,
consilierul prezidenial sau de stat, eful Protocolului Preediniei i colaboratorii
ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntrun salon alturat n ateptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute.

Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie,


preedintele i ia rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si ies
din palat i se ndreapt spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial n care se
afl ambasadorul are arborat fanionul naional al rii respective (pe aripa din fa
dreapta).

Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce


pe ambasador pn la reedina sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup
de ampanie sau cocktail restrns.

inuta la ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare este costum de culoare


nchis, uniform diplomatic sau costum naional.

Ordinea de precdere a efilor de misiune

Ordinea de precdere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat, pentru


ambasadori, de ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare preedintelui
Romniei, iar pentru nsrcinaii cu afaceri a.i. de data notificrii la MAE a asumrii
conducerii misiunii diplomatice;

Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite n


funcie de ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul
afacerilor externe sau secretarul de stat;

Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n funcie de ziua


i ora sosirii la Bucureti;

Dac n aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori n acelai
avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi
stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sori.

Absena efului de misiune

n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal
Ministerului Afacerilor Externe Direcia Protocol indicnd numele colaboratorului
care l nlocuiete pe timpul absenei sale, n calitate de nsrcinat cu afaceri a.i.

De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direcia


Protocol ntoarcerea i reluarea funciilor sale;

n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui nsrcinat cu afaceri
a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt nsrcinat cu afaceri a.i. se face printr-o
scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de ctre
ministrul afacerilor externe al rii respective.

Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune

La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la


Preedintele Romniei fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesorii
acestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare;

Scrisorile de rechemare ale nsrcinailor cu afaceri titulari se depun ministrului


afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de
cabinet.

efii de misiune care prsesc definitiv Romnia sunt salutai la plecare, la gar sau
la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul
acestuia.

Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau
duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele
22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei
Protocol.

Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prin


Nota Verbal n care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturii unor
vizite de rmas bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor
externe) de a cror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direcia
Protocol.

La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii


Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un
dejun sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune.

Obligaiile protocolare ale soiilor efilor de misiune

Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuia


poate solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilor externe.
Soiile efilor de misiune trimit cri de vizit soiilor personalitilor romne crora
soii lor le-au fcut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis cri de vizit.

Prezentarea scrisorilor de cabinet de ctre nsrcinaii cu afaceri titulari la


ministrul afacerilor externe

n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, nsrcinatul cu afaceri


titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului
cruia i nmneaz, ntr-o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat
dup aceast ntrevedere, directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului
sau secretarului de stat.

nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau


secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de
rechemare a predecesorului su, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare.
Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire.

inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a


nsrcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum
de culoare nchis.

Prezentarea colaboratorilor efului de misiune

eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe


care o face directorului Protocolului i directorului de relaii din Ministerul Afacerilor
Externe.

Ceilali membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentai, la sosireala post,


directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcii

Ataaii militari i ataaii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Aprrii


Naionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comerului, conform uzanelor
respectate n aceste ministere.

Decanul Corpului Diplomatic

Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador


extraordinar i plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al

Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nuniul


Apostolic.

Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod


automat, fr nici o ceremonie. n absena acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic
devine ambasadorul aflat imediat dup Nuniul Apostolic, n ordinea de precdere.
Notificarea acestei situaii la Ministerul Afacerilor Externe Direcia Protocol intr
n practic diplomatic.
ANEXA
Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urmtoarele:
Masa la care particip numai brbai

Varianta 1

G = gazda
O = oaspetele de
onoare

Varianta 2

G = gazda
O = oaspetele de
onoare

Masa la care particip i femei


Varianta 1 (cifrele subliniate femei)

G = gazda
SG = soia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd numrul
femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta de plasament:

G = gazda
SG = soia gazdei

Masa n form de potcoav


Varianta 1

G = gazda
SG = soia gazdei

Varianta 2

G = gazda
SG = soia gazdei

Masa rotund
Numrul invitailor este mic.

G = gazda
SG = soia gazdei

Nota:

Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situaii ce pot aprea n


cadrul unor asemenea aciuni.

BIBLIOGRAFIE

Baldrige, Letitia, Codul manierelor n afaceri, Ediia IV, Business Tech Internaional i
Amerocart SRL, Bucureti, 1996;

Bonciog, Aurel, Drept diplomatic, Editura Fundaiei Romnia de mine,2000;

Dessault, Louis, Protocol, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucureti,


1996

Malia, Mircea, Diplomaia, coli i instituii, Ediia a II-a, Editura Didactic i


pedagogic, Bucureti, 1975;

Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi, Editura Humanitas , Bucuresti,


1995 ;

Vedina,Verginia, Elemente de protocol, Editura Luminalex, Bucureti, 2000;

ndreptar de protocol, Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf


/All/Indreptar.