Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece
n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i
asisten managerial adaptat la realitile romneti.
Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent
manager) i ale secretariatului.
Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de
ctre specialiti.
Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de
Administraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.
Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c
prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru
care va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a
secretariatelor i a secretarelor (asistent manager).
BIROTIC
Lector univ. dr. Ionel Enache
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
1. CONCEPTUL DE BIROTIC
n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,
producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n
ntreaga via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar
dar dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea,
obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele
mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a
informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i
electronic i n special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe
informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i
economice cu multiple efecte sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat
cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin
accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i
calitatea muncii administrative.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului
francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office
2.
3.
Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:
1.
Managementul documentelor.
2.
3.
Conducerea proiectelor.
4.
Coordonarea personalului.
5.
Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup
restul de 60% n mod egal.
Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu
celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de
dezvoltarea biroticii.
Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii
administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:
funcia de cercetare-dezvoltare;
b)
c)
funcia de producie;
d)
funcia financiar-contabil;
e)
funcia de personal.
cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de
multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea
tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.
un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba
romn/limba strin;
spaiul de lucru ;
obiecte de iluminat;
pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse
centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;
sistemul informaional ;
ntre sistemul operaional i cel decizional legtura se stabilete prin sistemul Informaional
(SI). Sistemul Informaional este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de
mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale de circulaie, proceduri i
mijloace de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea
obiectivelor organizaiei.
Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz emit sau transmit
informaii utile n cadrul sistemului organizaiei.
Informaia circul ntre emitor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.) i
poate fi sub form de : date, texte, imagini fixe, secvene audio sau video etc.
Cantitatea de informaii care se vehiculeaz ntre emitor i receptor constituie fluxul
informaional. Distingem un flux de intrare de informaii i un flux de ieire de informaii. De
exemplu, legtura cu alte organizaii aduce un flux de informaii din afar (o cerere de
ofert, o comand, etc.). n fluxul de ieire al informaiilor se pot ncadra diverse forme de
coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a informaiei care circul att n cadrul
organizaiei ct i ntre aceasta i exterior.
Comunicarea n cadrul unei organizaii sau n afar acesteia se desfoar n bune condiii
doar n cazul n care fluxul informaional cu elementele sale componente preluarea
prelucrarea i transmiterea informaiilor respect o serie de reguli referitoare la alegerea
sursei de informaii potrivite, la modificrile, transformrile, prelucrarea n vederea obinerii
obiectivelor stabilite (de consumatorul de informaii) prin respectiva informaie. De
asemenea, un rol important l are i forma de prezentare precum i alegerea canalului
adecvat pentru transmiterea informaiei. Este un lucru recunoscut c n acest proces
preluare prelucrare transmitere, secretarei (asistentei manager) i revin sarcini
importante.
O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate, cum s obin n timp
util i s le foloseasc eficient pentru fiecare situaie. Este cunoscut faptul c la angajare,
firmele solicit secretarei (asistentei manager) cunotine despre utilizarea Internetului, a
calculatorului i a altor mijloace moderne de informare.
Preluarea informaiei necesit cunoaterea surselor de informaii. Sursele de informaii pot fi
comenzile, minutele diverselor ntlniri de afaceri, cercetri de pia, baza proprie de date,
anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizaii, programe de activitate,
serviciul de informaii teletext, Internetul, reeaua Intranet, manuale, fie, biblioteca proprie
etc.
Dup preluarea unei informaii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor interne
de transmitere a informaiei) persoanelor competente la rndul lor, acestea pot pstra
informaia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel
extern, sub forma unei informaii rspuns adecvate.
Informaia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i n funcie de modul de
prezentare. Modalitatea de prezentare a informaiilor transmise constituie un element cheie
n dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent ns de modul de prezentare
trebuie avut n vedere c mesajul s fie foarte clar, s rspund intereselor celor care au
cerut s fie ntr-o form ct mai atractiv.
Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coerena informaiei i canalul
ales pentru transmitere. n caz contrar pot aprea distorsiuni n receptarea informaiei.
Astfel :
dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va alege
fax-ul, e-mail-ul ;
dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile (timp i bani)
se va alege videoconferina ;
dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explicaii suplimentare se
va alege discuia fa n fa sau telefonul ;
comunicri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anunarea unor
chemri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)
prezentarea unor situaii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor grafice;
transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le
execute;
note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, constituind decizii
asupra modului de rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretri
ulterioare care s genereze nendeplinirea sau ndeplinirea parial sau incorect a unor
sarcini.
A treia etap a circuitului informaional, n care secretariatului i revin sarcini importante
este din nou n sens ascendent n cursul executrii deciziei.
n aceast etap n afar informaiilor date de compartimentele operaionale, secretariatul
informeaz permanent conducerea asupra respectrii termenelor de execuie. Pentru
aceasta secretara (asistenta manager) i organizeaz un sistem de evidene operative,
(scadentarul de termene, agend, fiiere n care sunt incluse detaliat toate deciziile
conducerii) care i permit s urmreasc pentru informarea conducerii stadiului realizrii
acestora.
Schimbul de informaii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri
permanente. Permanentul schimb de informaii, dei util prin operativitate poate duce
uneori la frecvente ntreruperi n munca de concepie a conducerii dar i a secretariatului.
Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe
compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu i este
mprit n dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar cealalt parte de la
secretariat. Sunt exceptate informaiile foarte urgente care sunt transmise imediat.
2. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) N LUMEA
PROFESIONAL CONTEMPORAN
educaia (specific nivelului de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau
cursuri pregtitoare etc.) ;
multiplic materialele,
preiau mesaje,
nu au responsabiliti,
2) Tinere secretare
audio,
expediaz corespondena,
primete vizitatorii,
3) Secretare personale
primesc vizitatorii,
au cunotine de contabilitate,
4) Asistente personale
Statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii
argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o mnu
femeilor cci ele din natere au, o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre detaliu,
loialitate, abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen emoional.
In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul
punndu-se acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile de
anunuri care apar zilnic n ziare i reviste.
Dac acum 12-14 ani a fi secretar nsemna o via oarecum lipsit de griji, sub aripa
protectoare, de multe ori la propriu i la figurat a efului, o via n care principalele atribuii
erau cafeaua de diminea a efului, ziarele, ceva coresponden, telefonul, dar mai presus
de toate ocrotirea efului de prezena inoportun a diverilor solicitani, astzi lucrurile s-au
schimbat. Aceast imagine perceput de ochiul public ntr-un anumit clieu plasat undeva
n sfera derizoriului a disprut, aproape n ntregime, datorit gradului lor de profesionalism,
calitii serviciilor de comunicare i administraie pe care le pot oferi.
Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai multe
transformri dup 1989, odat cu apariia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i
informare. Secretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a
face cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de
management, marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n
limbi strine pe care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier
informaional, dactilografiaz pe calculator folosind metoda oarb. Ea ntocmete i
folosete sisteme sigure de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i
departamentele din ar i strintate cu persoanele lor cheie. Ea este cronicara
evenimentelor instituiei sale, autoare de anale nepublicate. E mai uor s gseti un expert
sau un strateg dect o secretar bun (Mircea Malia).
n prezent secretara deine o funcie indispensabil pentru bunul mers al organizaiei din
care face parte i care a devenit acum o ocupaie de un nalt profesionalism. O secretar
este o profesionist n adevratul sens al cuvntului. Existena a numeroase coli
postliceale, cursuri pentru secretare i chiar colegii care pregtesc tinerele secretare sau
asistentele manager, existena Asociaiei Europene a Secretarelor Profesioniste confirm
caracterul profesionist al acestei activiti.
Profesiunea de secretar, ca attea altele se practic i din vocaie, o vocaie care se poate
descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educaiei continue. Secretara modern este o
persoan educat i educabil care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau
scris, de a nelege psihologia lor, o persoan care posed pe lng un cod al eticii
profesionale, cunotine legate de profilul firmei i de operaiile tehnice specifice muncii de
secretariat, i calitii manageriale la fel de dezvoltat ca ale celor care conduc instituia din
care face parte. Secretarele sunt managerii propriilor lor firme secretariatele.
Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un
contabil manager, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un
anumit departament. Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul
principal al secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n
adevratul sens al cuvntului cu drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare din membrii
echipei. Este esenial ca eful i secretara s gndeasc, s planifice i s acioneze ca o
echip. Aa cum succesul juctorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a
anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa i sincroniza, tot aa eful i secretara
trebuie s munceasc din greu pentru a-i dezvolta strategia de echip. Munca unui director
i cea prestat de o secretar sunt greu de separat; aciunile directorului i cele ale
secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre acelai scop. De exemplu trebuie
scris un raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz, l stilizeaz. Deci sarcina unic a
fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuia celor dou persoane,
existena uneia depinznd de existena celeilalte. Este cunoscut faptul c atunci cnd eful
avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat cu el. (nu este mai puin adevrat c
pentru unele secretare exist riscul s rmn fr post atunci cnd eful este schimbat pe
criterii politice).
Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea
reprezint prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact (tim cu toi
c prima impresie conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de
important. Nu de puine ori am auzit s-au am gndit dac secretara arat aa sau se
comport aa ce s mai zicem de ef).
Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice de stat,
secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri i s ceri informaii i
asta pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe care o
afieaz de la prima ora a programului, aducnd astfel un mare deserviciu att efului ct i
instituiei unde lucreaz.
Rolul secretarei devine mai puin acela de servitoare a managerului i mai mult de manager
administrativ.
Schimbrile politice din ultimii ani, dispariia confruntrilor Est-Vest au modificat i pieele:
ntreprinderile se afl n lupt concurenial, ele trebuie s acioneze i s gndeasc global,
deoarece structurile tradiionale ale ntreprinderilor cu diviziunea lor strict a muncii,
orientat ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reaciona rapid i flexibil la cerinele
clienilor.
Toate aceste procese determin pentru secretare riscuri i noi anse [1] i anume:
restructurrile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se experimenteaz i
se testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit,
lucrul de la distan etc.
Din fericire, exist i reversul medaliei, iar ansele pentru secretare sunt foarte bune.
Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o ans
pentru secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic de termene
nseamn pentru secretare o degrevare de muncile de rutin, mari consumatoare de timp.
Biroul va deveni mai srac n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i gestiunea informaiilor se
vor accelera. Aceasta presupune, ns, cunoaterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora
prezint pentru secretare urmtorul avantaj: timpul ctigat pe care l poate folosi pentru a
obine sarcini mai atractive.
Pentru secretare apar i alte perspective [2] i anume:
1)
asistena managerial calificat: Dac pe viitor vor fi mai puini efi, acetia vor avea
mai mult de lucru, deci, crete domeniul de conducere; se vor schimba i sarcinile de
conducere. Conducerea subordonailor se va face mai ales prin comunicare, pentru care efii
au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional i talentate
psihologic.
n spatele efilor eficieni vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, nite administratoare
eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i totalitatea
fluxurilor organizatorice din secretariat, ci i pri din sarcinile lor, pe care le vor rezolva
independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate);
2)
prestrile de servicii n mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe firme
experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O astfel de
form o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei cruia clienii i comand
ntocmirea utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaz i se dirijeaz
video-conferinele, sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea edinelor,
congreselor.
3)
externalizarea unor funciuni din ntreprinderi: reprezint, poate, o nou ans pentru
secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se ntinde de la
tradiionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor, aranjamentele de cltorii,
traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea informaional sau coordonarea.
Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc
s se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i
posibilitatea acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile
salariatelor. Formarea profesional continu devine obligaie, prin aceasta nu se nelege
formarea tradiional, ci nvarea pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai
calificat competena profesional, cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i
cu att mai sigure sunt locurile lor de munc.
Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere mai
bun i la o percepie public apreciativ sporit a statutului profesional i social al
secretarei n societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb
strin i lucrul pe calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente
contacte variate;
Constrngeri :
program flexibil ;
raportri permanente ;
stagii de perfecionare.
i responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru
a-l degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul.
Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de
poziia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de activitatea
desfurat de aceasta. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului manager i se
cer mai multe cunotine i abiliti (cunotine de management, marketing, drept,
psihosociologie, informatic, relaii publice etc.) ; au mai multe responsabiliti.
Cele mai importante competene ale asistentei manager sunt :
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
delegarea responsabilitilor
raportarea activitii
comunicarea interpersonal
Aceste uniti de competen definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar
aa cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia
pe care o ocup (n subordinea directorului general, a unui director de departament etc.).
Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd cartea
de vizit a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i
indiferena acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, o bun asistent trebuie
s cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa
de clieni, s respecte timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod
plcut o conversaie.
2.3. Calittile i aptitudinile secretarei (asistentei manager)
aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele
sau grafice.
ordine n idei;
ordine n acte;
Negativ
Pozitiv
bine renunm
De ce s achiziionm un alt
dispozitiv ?
19. Buna dispoziie i simul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o aib
orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a
sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului.
20. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante
caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de
eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i
dorete un subaltern loial pe care s poat baza oricnd.
21. Confidenialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci
cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe
confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor
fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune
exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai
ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o
poziie cheie ntr-o instituie.
22. Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ
scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc
corect prioritile pentru a fi eficient.
24. Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar la un
moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe
persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se
manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism
secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt
problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva.
In afar de aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur
general, justificat de faptul c ea intr n contact cu muli oameni, diferii ca stil, mai ales
atunci cnd este un reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s aib cunotine
din diverse domenii. Astzi exist multe mijloace de informare n mas (radio, televiziune,
ziare, Internet etc.) care i permit s fim la curent cu evenimentele din ar i din lume. O
bun secretar trebuie s fie interesat de acestea.
Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care le
ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin studiu permanent,
prin observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al organizaiei.
Cerinele profesionale se refer la:
tehnoredactare;
baze de date;
pota electronic;
2)
3)
1)
Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte
cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine.
In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine
interioar, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului profesional.
Intr-o organizaie pot fi civa directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei
manageriale i secretara are un rol important n funcionarea cu succes a acestei echipe.
Relaiile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara
trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de
lucru n funcie de acestea.
De asemenea, secretara trebuie :
s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai studia ;
s neleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n absena
acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce apar
n lipsa sa ;
s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd
trebuie ;
La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s
permit secretarei s aib iniiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s
aprecieze munca secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen
pozitiv asupra psihologiei secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea.
Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de
exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii urgente).
De bunele relaii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condiii a sarcinilor de
serviciu.
2)
secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se
prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr dac
problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac
vizitatorul nu dorete s spun scopul, eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu.
Nu este de competena secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe
motiv c acesta dorete s-i comunice personal efului scopul vizitei.
s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activitii
de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important);
vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de telefon
pentru a putea fi contactai;
2)
Dup un timp de ateptare n acest caz vizitatorul ateapt n biroul secretariatului
(secretara i propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de ateptare se
prelungete secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator.
3)
n cazul n care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara
cere scuze acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o not
scris conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemulumirea,
secretara trebuie s rmn calm, politicoas dar ferm.
De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd data i
ora.
In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil s
discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o limb strin de
circulaie internaional), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura
rii de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut c anumite
gesturi, pe care noi le considerm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare.
n general, vizitatorii strini i exprim n scris, cu mult timp nainte, intenia de a vizita
instituia respectiv.
4) Relaiile cu mass-media
Relaiile cu mass-media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu
reprezentanii radioului, televiziunii sau presei.
Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu publicul. Aadar,
este n interesul firmei s ofere presei informaii i imagini ntr-o form favorabil pentru ea.
n relaiile cu mass-media secretara trebuie:
Astzi, cnd automatizarea a devenit parte integrant din viaa noastr, cnd brbaii i
femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt n posturi de decizie), cnd muli tineri,
oameni de afaceri mnnc la fast-food aceste cerine de comportament pot prea
demodate, dar ar fi o mare greeal s nu le acordm atenia cuvenit.
Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vom fi
apreciate dac ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfaciile profesionale nu vor
ntrzia s apar.
4. CORESPONDENA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR
4.1. Noiuni introductive
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai
multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor
persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre persoane
juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre
ele.
ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:
scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad
scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.
majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre
persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n
comun;
devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd
stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii
diferite de activitate.
4.2. Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a)
corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul
diplomatic, minuta diplomatic, nota verbal etc.)
c)
d)
scrisoarea iniial;
de rspuns ;
de revenire;
f)
g)
documente tipizate ;
documente netipizate;
h)
originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i tampil,
nr. de nregistrare;
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are
tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.;
copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul
sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai
mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
4.3. Cerine actuale fa de coresponden oficial
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre
oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de
stricte: tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare
permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei,
dintre acestea amintim:
1)
Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac
obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la
o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o
facem despre persoana sau instituia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c
este eficient i c ne respect.
2)
Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea
subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul
manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp,
necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care
s ne scuzm;
s felicitm;
4)
Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere
ierarhice.
5)
Eficien i credibilitate.
pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora
major.
6) Corectitudinea i aspectul plcut:
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect
anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima
impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i
cu ce sentimente s o fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel
formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal
motivare i nu manipulare).
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv
sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a
asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia
prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea
trimiterii rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin
intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de politee,
consideraie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv
poate genera ncredere destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele.
Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul
negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite
poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile
pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data de/cecul dv. va fi
achitat la data de)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce
avem, nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l
admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm
atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
4.4. Stilul corespondenei oficiale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficialadministrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i
economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma
scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri,
n raporturile cetenilor cu autoritilor sau n aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un
cadru instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi,
decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal,
memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul, declaraia,
ntiinarea, notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal,
inventarul, factura, diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc).
In raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi
stilului publicistic.
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] : limbajul
juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis
apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe
domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar,
putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale.
Funciile dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul fiind avut
permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice).
Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale, sintactice
i stilistice.
Particulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care
lexicul este folosit n comunicare gndurilor.
Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles,
este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele
tratate.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un
termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratata i
poate exprima ideea unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata
pn la bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor
cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar.
Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca:
nesigurana, comoditate, lipsa de informaie precum i diferiilor factori de team (de a
omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte
pretenioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia
asociaz competena cu parada cuvintelor.
Particulariti gramaticale
se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin
utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de sigurana i nu de
eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de se va livra sau pentru
numirea n funcie se numete n funcia de n loc de se va numi n funcia de .
frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi
(rezolvare, soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare
etc.) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive
personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului
(nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul).
Particulariti de ordin sintactic
In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n
acest domeniu exist anumite particulariti:
folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul
i determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric.
construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la
confuzii, producnd greuti n nelegere;
Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune dispozitivul
este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, Acest
calculator este foarte performant n loc de acest calculator este de foarte buna calitate i
de aceea prezint performante foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie
complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu
trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a
unitilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de
cte ori este vorba de sume, cantiti, etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un
caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se
apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se
fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctura
afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al
politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oricrui om civilizat.
Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A spune mulumesc, va rog, apreciez,
sunt recunosctor, etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n
coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar i
atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri.
Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigura aceste cerine.
Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i trebuie
s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase.
Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact
i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care
prin calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului, produce reacia i
rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete
ele printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe
care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului).
Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de
percepia cititorului, percepie care este strict individual.
Abrevieri folosite n corespondena oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete
redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i
economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, maini de scris, cartu,
cerneal n cazul folosirii imprimantei.
Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al
scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz.
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i
forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de adresare,
greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care
pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o
reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o
expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc
unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o
putem face personal.
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena
ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile proiectarea i conceperea
scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, secretara va nota pe margine sau sub
textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile
altor scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct
i amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i
rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei telegrafului i a telefonului, a
telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continua s-i pstreze locul i importana lor.
In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare,
majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n
plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din
partea expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt incluse n tehnicile de redactare
a corespondenei n forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie deosebit, este
necesar o pregtire temeinica a acestor.
Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2) Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului;
informaiile se pot obine prin:
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac
obiectul mesajului respectiv;
Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie,
modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau
dezvoltat;
4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a
textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz
mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).
5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori
din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou
rnduri;
distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s
intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii.
prin liniue;
1.
prin cifre;
a)
textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor
(dac este cazul)
evitarea P.S. care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea
expeditorului;
n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:
pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia
pn la 100gr. De asemenea, Pota Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii.
Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult
dect necesar n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu
fereastr.
Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie
calitativ, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze
identificarea destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:
Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei)
imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa
destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:
adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar att din punct de vedere al
coninutului, ct i a firmei. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al
firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se
expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei
ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n atenia
adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele
firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic.
indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de
trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile, par-avion, prin curier,
recomandat, post-restant, etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile
potale, la cererea expeditorului).
4.7. Elementele componente ale scrisorii
Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
antet,
coninutul,
numrul i data,
formula de ncheiere,
referinele,
formula de salut,
adresa destinatarului,
semntura,
formula de salut,
referiri,
formula de adresare,
anexe.
obiectul scrisorii,
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n
partea superioar pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale
antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect
plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i
informare i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de
stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);
denumirea societii;
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);
codul fiscal;
numrul de fax;
e-mail-ul;
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n
dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia.
Denumirea lui se scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, data poate fi
scris diferit n corespondena n limba englez. Forma britanic este asemntoare celei
romneti mai nti ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie
mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002).
De asemenea, n cazul unor document, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora.
Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul.
Numele locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de
exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl
n alt ora. n aceste condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine
obligatorie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd din dat n partea
dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin
abrevierea Ref. i include inialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se
ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise
de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului, etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar
i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei
anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt
(pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
-
adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru
Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup
care nu se pune virgul).
Cele mai utilizate forme de adresare sunt:
1)
unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie ne adresm cu numele su
complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de
funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai
Popescu Director ASIROM S.A.
2)
unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei
instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi
scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n
atenia Directorului General / Serviciului Import Export;
3)
paragraful de introducere;
ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana
dintre rnduri la care este scris textul, obiectivul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de
exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui
rspuns la o scrisoare anterioar, etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie
lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1)
s v informm despre
s v anunm
s v avertizm de
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri,
anunarea promovrii)
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.)
Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine
elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o
solicitare sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea
destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana
care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se
folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect.
NCHEIEREA
Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea
se scriu sub numele destinatarului principal, n stnga.
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie
de fracie (bar).
FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN
Lector univ. drd Maria PARIZA
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Universitatea Ovidius Constana
Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar
Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut
brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile
ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase
nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o
egalitate de sexe. [4]
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de
femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n
domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. [5] Se contureaz, astfel, noi
cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin
tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele
informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia,
ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su
de baz, secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor
informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele
secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii
tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele
actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de
citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date;
utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea
principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2
limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti
de comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea
secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n
procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a
le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s
manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente
de opinie: [6]
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i
c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului
calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va
ajunge s suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este
n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional
actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s
impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele
tradiionale.
Funcia de documentare;
Funcia de reprezentare.
n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie
n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum
i tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice,
tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de
sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de
activiti pe care le vom trata distinct n exercitarea unei funcii, sunt necesare n ansamblul
exercitrii acestei profesiuni.
I. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI
primirea de informaii 23 %
dare de dispoziii 1%
schimb de informaii 4%
elaborare de informaii 4%
confirmare decizii 8 %
se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu
indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi
telefonice, etc.
circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control prin care
conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de
dri seama, rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza de retroaciune (feed-backul) n exercitarea funciei ce control i evaluare.
C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care intr
din mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie spre
mediul extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe financiare,
bancare, organizaii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agenii, sucursale), alte
organizaii i parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta prin
scrisori, chiar dac ntr-o faz iniial se poart eventuale comunicri verbale.
D) Circuit informaional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de
secretariat, n cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei permit
astfel de structuri.
Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea
direcionat a informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat.
Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni care
sunt n general:
de prezentare (nscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -administrative
(ndosarieri, setri, tampilri etc.).
In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i
automatizate.
Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este condiionata de
o serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi:
traducerea documentelor.
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai
multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane
fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane
juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic.
Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic, economic,
organizatoric, administrativ, diplomatic etc.
Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii:
evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin
contact personal sau telefonic;
promtitudinea rspunsurilor
scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota
electronic);
consum ridicat de energie uman n prelucrarea informaiei, cu implicaii asupra
multiplicrii posturilor din structura organizatoric;
costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie,
mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n
dosare i spaii special amenajate;
prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie
de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu.
1. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena
A) Operaiuni cu corespondena primit
Verificarea corespondenei este operaiunea necesar pentru a constata eventuale
greeli de expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de
expediie sau dac sunt n stare bun.
Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil.
In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan. Indiciile n
acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme de ulei sau de
grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de migdale sau o gaur
de ac n ambalaj.
Se recomand, ca n astfel de situaii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, ct mai
departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de ctre persoane
competente n astfel de situaii.
Deschiderea plicurilor se face, n general de ctre secretar, numai dac exist acordul
conducerii n acest sens.
Recomandri:
nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se
semneaz de primire), private (confideniale, personale), cele marcate Urgent, alte scrisori
adresate firmei i, eventual, scrisori
Adresate greit.
Nu se deschid scrisorile care poart meniunea Personal strict secret, Strict personal
Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de
distribuire;
Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat
expeditorului aceast problem;
constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza
primirii cu ntrziere a documentului;
tabelul se transmite fiecrei persoane nsoit de scrisoare, fiecare semnnd de
primire.
Avantajele sistemului:
-
- prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate
mai uor compartimentele n care a fost reinut mai mult timp.
Alte posibiliti:
Redactarea corespondenei
Situaii:
a) Scrisoarea este conceput de manager.
In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea primit i
alte date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate.
b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente
secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n numrul de
exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor greeli de formulare sau de
ortografie, gramatic sau punctuaie;
n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden,
se adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema
ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informaii de la serviciile de specialitate i de la cei n
drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi de compartimente).
Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de
taxe sau stampila potei ;
Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n
partea de sus;
Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic.
Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de
scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce anexa n ultima
mpturire a scrisorii;
Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz
n plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care
poate fi sigilat sau nu, n funcie de cerine, i introdus n plicul mare;
Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n colul de sus, stnga.
Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra.
Nr. Nr.
Data
crt. nregistrare
Destinatar
Nr.
recipis
Nr.
crt.
Data
Nr. de
nregistrare
Destinatar
Nume i
penume
Semntura
notele interne adresate personalului din cadrul organizaiei sunt ntocmite redactate
i difuzate de secretariat;
se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text n alte locuri;
Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin care tehnologii
odat separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea a comunicaiilor,
au putut fi interconectate odat cu apariia calculatoarelor multimedia [2] .
Cuprinde: mesageria electronic, Intranetul i Internetul.
Conectarea Internetului n reelele locale i publice deschide alte posibiliti de informare de
o nsemntate deosebita i n birourile secretariatelor.
Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate n
secretariate, oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe, a
prelucrrii, si distribuirii direcionate a informaiilor.
In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important l are infrastructura
tehnica informatica i conlucrarea componentelor tehnice.
In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client server, clienii reprezentnd
computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau
locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzaciile de
afaceri i procesele de comunicaie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt
are, desigur, consecine enorme i asupra cerinelor profesionale ale angajailor.
Internetul este o reea de computere, cu ramificaii mondiale, n care sunt interconectate
circa 60 000 de reele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai
cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz
integrarea diferitelor servicii la acelai nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a
utiliza documente hipermedia.
Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse aa
numitele Intraneturi.
La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informaiile generale, precum:
rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentru prezentare, listele de
telefoane, descrierile de proiecte, informaii despre concurenta, ofertele interne de posturi
etc.
Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organizaii. Pentru
birourile care desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri de munc, au
fost create pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans
real pentru comunicaia eficient, avnd n vedere faptul c, mai multe persoane, participa
la ndeplinirea unei sarcini.
Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup funcioneaz pe principiul
potei electronice (Electronic Mail).
Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie potal electronic (Mailbox,
Telebox) pentru primirea textelor.
primirea corespondenei;
trimiterea de mesaje;
In aceste codiii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n
comun a unor sarcini intelectuale comune.
1.7.1. Aplicaiile potei electronice n secretariate
Secvenele de activiti n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi:
- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele
menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii.
Vom reda, n acest sens, cteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe suportul
modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de
interes a muncii administrative.
A)
Documentele imprimate
texte
Dup form:
foi volante
brouri
cri
documente vizuale
documente sonore
vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate,
documentele grafice (schematice i iconografice)
S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr-un loc convenabil iar
dosarele din interior s fie uor de localizat;
Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul,
mrimea, i natura corespondenei;
Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul
secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft
i apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unitilor
arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc o strategie zilnica de repartizare a
documentelor.
n continuare, vom reda n ordinea prioritii, cteva strategii de operare, n acest sens.
A. Organizarea locurilor de staionare
Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare ngreuiaz regsirea rapid
a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot gsi
documentele.
ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spaiu a documentelor, dup
criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situaie, problema este
foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i
suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.
Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a
organizaiei i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de
domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc.
Probleme deosebite, n privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante,
reprezentnd documentaia specifica activitii administrative.
Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor documente,
ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu:
c)
Selecia devine ns dificil n cazul informaiilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru
o operare corespunztor n astfel de situaii, se recomand consultarea cu consilierul juridic
al organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane
abilitate care trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers
se poate ntocmi o list orientativ n care se vor scrie motivaiile pentru care trebuie
pstrate documentele, i care va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privina
distrugerii anumitor documente, astfel:
sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau
informare proprie
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu
comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de
pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente
comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul,
nume de persoane sau denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului
director pentru ordonare.
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde
internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636
70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri
i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n
cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina
posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de
complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci
cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie
aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor
directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al
formei, ponderea documentelor din birouri.
a)
Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de
persoane
Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna
cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;
Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice
se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a.
Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec,
ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate
internaionale adoptate ca standarde romane *.
Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind
termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie
autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de
activitate (Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume
reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de
activitate.
Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.
Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe
compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea zecimal
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n
activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice
n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal
Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu
precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le
trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta
subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n
zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este
universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n
privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror
nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema
claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel:
0.
Generaliti
5.
tiine naturale
1.
Filozofie
6.
Tehnic
2.
Religie
7.
Arte
3.
tiine sociale
8.
Literatur
4.
Filologie
9.
Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina
ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare
trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi
plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului.
n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce
se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile
profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de
cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de
aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata.
n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse
externe de informare.
Surse interne documentare
n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc
din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de
lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:
Constituia Romniei
Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i
folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca
instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal,
protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n
calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre
specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman
de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din
subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n
producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete
tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate,
funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind
membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel
de stat, de ramura de ntreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS,
numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper
orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de
Editura Tehnic.
Lucrri de referin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din
domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici
(volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor,
autobuzelor, tramvaielor; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i
autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de fus orar, i alte
informaii geografice.
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic,
dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve,
ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de
coresponden n limba romn i n limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de
specialitate, precum cele menionate n bibliografie.
Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate,
innd cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei
difuzate.
Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu
denumirile news, nouvelle, novosti.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a
secretariatului, ct i n aceea a managerului.
produse de birotic
servicii de traduceri
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s
cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de
sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile
coninute n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi
de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul
de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate,
schimb valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri)
grupate pe diferite domenii de activitate:
locuri de munc
finane
servicii publice
telecomunicaii
cltorii etc.
Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate
conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori
care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde
urmtoarele elemente:
Numele autorului
Data apariiei
Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd
contextul legal permite acest lucru;
Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier
atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n
cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;
Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea
se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar
utilizarea lor;
Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;
La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape,
indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor
sigila;
Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i
aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a
aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate
electronic.
2.2.2. Clasarea documentelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi
volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte
documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i
subcriterii specifice tipurilor de documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii
ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o
metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul
documentelor manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau
altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul,
dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.
Exemple:
dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare
cronologica;
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde
internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636
70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri
i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n
cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina
posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de
complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci
cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie
aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor
directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al
formei, ponderea documentelor din birouri.
a)
Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de
persoane
Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna
cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;
Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice
se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a.
Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se
ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior
cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.
n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec,
ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate
internaionale adoptate ca standarde romane *.
Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind
termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie
autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de
activitate (Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume
reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de
activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a
fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume
de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele
organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea
comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n
scopul regsirii rapide.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei
litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape
distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru
Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune
aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau
n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar
repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o
coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii
-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane
-
Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.
Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe
compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea zecimal
0.
Generaliti
5.
tiine naturale
1.
Filozofie
6.
Tehnic
2.
Religie
7.
Arte
3.
tiine sociale
8.
Literatur
4.
Filologie
9.
Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina
ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare
trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de
activitate cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de
clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2
aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1
aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un
indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform
Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare
cu coninut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale
privind pstrarea lor ulterioar n arhive.
2.2.3. Asigurarea documentrii managerului
Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub
aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la
permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul
ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific,
organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta economicosocial, n contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti factori. De aceea,
managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s
valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului.
n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de
documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului
printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i
prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid
i uor.
n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi
plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului.
Principalele
organizaiei;
acte
legislative
normative
care
reglementeaz
funcionarea
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat
ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic
etc.
n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente
legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai,
legi i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei.
Publicaiile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic,
cu urmtoarele pari:
Constituia Romniei
Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia
publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale.
n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al
managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz
funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub forma
fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale
organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de
ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
Publicaiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de
informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document
tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric,
pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente
cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale
manifestrilor tiinifice.
Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii
venind n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea
revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul
de specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.
Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale
Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de
Statistica sau publicaia Standarde Romane.
Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i
folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca
instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal,
protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n
calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre
specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman
de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din
subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n
producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete
produse de birotic
servicii de traduceri
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s
cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de
sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile
coninute n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi
de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul
de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate,
schimb valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri)
grupate pe diferite domenii de activitate:
locuri de munc
finane
servicii publice
telecomunicaii
cltorii etc.
Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate
conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori
care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde
urmtoarele elemente:
Numele autorului
Data apariiei
Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier
atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n
cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;
Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea
se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar
utilizarea lor;
Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;
Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.
Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni din
mediul economicosocial extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz
frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influennd
negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale
cadrelor de conducere.
Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de
specialitii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigaii, 40%
din timpul de lucru al directorilor se desfoar cu secvene mai scurte de 10 minute de
lucru nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai puin de 20%.
Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea funciei de
legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte directe.
3.1. Comunicrile telefonice
Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie
echipamentul esenial de birou n ceea ce privete rapiditatea comunicaiei.
n general, informaiile care circul n interiorul sau n afara organizaiilor se transmit iniial
telefonic.
n exercitarea funciei de legtur i filtru secretariatul se poate afla n situaii diferite.
3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i n
afara organizaiei
Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s ntocmeasc
Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urmtoarele rubrici:
numele i adresa organizaiei; numele persoanei i funcia; codul rii; codul zonei; numrul
de interior.
n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se
consemneaz, n ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera de
interes a organizaiei.
n cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are
legturi, Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia cu numele
fiecrui agent economic sau persoan. Fiierul prezint avantajul ca poate permite o
actualizare permanent, fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de persoan sau
organizaie care apare pe parcurs poate fi uor intercalat n ordine alfabetic iar pentru
numele frecvent solicitate (zilnic, sptmnal) se poate ntocmi o fi care se va aeza n
faa celorlalte n fiier. De asemenea, fiele pot permite i notarea altor informaii ce intr n
sfera de interes a secretariatului, pe lng cele menionate anterior, pentru list.
Numele i adresa
Nume
persoane
Numrul de telefon
Companiei
Funcia
Petrescu Ion
Hotel Aurora,
ap.1012.
director
Cod
ar
Cod Zon
Telefon
numr
exemp
0241
8700
623145
0241
8600
688841
Secretariat
0722197422
Direct
vnzri
Constana
comp paper sa
Ion Mirela
Director
general
Constana
ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente ale
celor doi conductori;
n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul a fost
bine neles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet
ntotdeauna;
n cazul cuvintelor mai greu de neles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul:
A de la ANA
B de la BARBU
C de la COSTICA etc.
3.1.2 Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii
Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una dintre sarcinile
cele mai complexe, constituind o adevrat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea
pozitiv a situaiilor depinde de mputernicirea pe care conductorul o acord secretariatului
dar i de abilitatea secretariatului de a transforma aceste nelegeri n principii i tehnici,
fr a intra n conflict cu solicitanii.
n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi:
n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va culege mai
nti toate informaiile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul
conductorului, l va informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena contactului sau o
programare ntro perioad de timp viitoare.
Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe
aptitudini de comunicare eficient:
telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att
pentru conducere ct i pentru cei care apeleaz;
la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele
organizaiei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agenia EFICIENT, Buna
ziua !; se vor evita, astfel ntrebri i discuii inutile pentru stabilirea legturii;
o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este pe lista
de persoane restricionate sau evitate;
dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin da i
nu sunt indicate pentru a o descuraja.
eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun capt
convorbirii;
dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie
imediat informate asupra coninutului;
nota pentru preluarea mesajelor poate fi parial imprimat, cuprinznd urmtoarele
elemente: data i ora la care sa primit mesajul; numele persoanei creia ia fost adresat
mesajul; numele solicitantului i adresa; numrul de telefon; detalii precise despre mesajul
primit.
MODEL A
Coninutul mesajului .
Dataora..
Cine transmite
Cine primete
MODEL B
A telefonat
A trecut pe aici
Rugm sunai
Va reveni
Dorete s v vad
Urgent
atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre
sau litere;
specific acest lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora
la care la care au sunat.
Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost cutate.
3.2. Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea
Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr
legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste solicitri de
contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele s creasc.
n astfel de situaii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i neeseniale.
Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situaii, se pot exprima abilitile
personale ale secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete spontan n
tandemul conductorsecretar.
Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situaii, de
politica managementului privind contactele cu vizitatorii.
Conform unor studii de management[1] n practic, managerii opereaz prin sintagmele
ua nchis i ua deschis care trebuie nelese n mod metaforic n sensul introducerii
sau eliminrii unor bariere precum:
a)
pentru ua nchis: stabilirea unui sistem al orelor interzise prin plcue
indicatoare sau printrun sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i
tranant n comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlali; constituirea unui munte de
hrtii n faetc.
b) pentru ua deschis: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este practic
nchis, aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputaii care invit la
ntreruperi frecvente.
Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivitii superficiale duce la
propria distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii.
n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai
poate controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ua nchis devine la fel
de incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce msur poate
nlesni sau mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai
eficient.
Pentru secretara aflat ntruna din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o bun
cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai
potrivite momente pentru a stabili legturile.
i n aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau
interzis.
Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea
acestei funcii depinde n mod special de spiritul de echip n relaia managersecretar.
culege informaii;
stimula contracte;
ncheia contracte;
Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai puin, sunt
delimitate urmtoarele tipuri de edine:
edine decizionale organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i
strategic, unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor
obiective;
edine de informare prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de informaii,
edina fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed backului. n funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura conform unui calendar
prestabilit (sptmnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situaii speciale,
urgene i/sau complexe;
edine de exploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor situaii
speciale previzibile n viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de exploatare.
Putem spune c exploateaz zona viitorului.
Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consftuire,
pentru ca membrii participani s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi
discutate i s poat pregti, eventual, documentele necesare.
De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa timpul
sau de a anuna eventuala absen motivat.
Ordinea de zi poate fi nsoit i de documente necesare pentru desfurarea discuiilor.
Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sau tabele
nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele participanilor la edin.
Dac exist situaii n care, n edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora
dezbaterile nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi menionat n not la punctul:
Probleme ale ultimei edine.
De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare.
De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot cere
includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin.
Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine:
1)
Antetul organizaiei;
2)
Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de
departamente etc.);
3)
4)
5)
Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a
problemelor de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru conformitate).
Exist i situaii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de nregistrarea
discuiilor.
ANTET
NOT DE CONVOCARE
cu privire la edina (Consiliului de Administraie)
organizata la . n ziua de .
cu ncepere de la ora pn la ora
Puncte ale Agendei
1. Scuze pentru absen -----------------------2. Probleme ale ultimei edine ---------------3. Ordinea de zi:
1.
2.
Dac avei puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specificai n
spaiul de mai jos i s napoiai aceast not la secretariat, la data de . Putei ataa
Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care dorii s-o includei.
....
Data DIRECTOR/PREEDINTE,
Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora.
Sunt situaii, n care, edinele pot fi programate s se desfoare sptmnal, decadal sau
lunar, n aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de informare, pentru care, participanii
sunt, n general, pregtii.
Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru
constatarea eventualelor absene.
n cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul
de administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale
menionate.
n cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se public n
ziare locale sau centrale, de larg circulaie, n conformitate cu actele normative care impun
aceasta.
Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conine informaii
suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care i ofer conductorului
detaliile necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se
lase un spaiu liber unde conductorul i noteaz propriile observaii.
Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va
consulta cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra
eventualelor termene limita de rezolvare.
Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape:
se consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualiza problemele a
cror dezbatere trebuie continuat;
se include punctul Diverse i se specific dac exist participani care mai trebuie
anunai despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edinei;
se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni;
Ordinea de zi a fost epuizat la ora. drept pentru care s-a ncheiat prezentul proces
verbal.
Numele participanilor pentru semntur.
(Se respect ordinea ierarhic a funciilor)
Minutele edinei au acelai rol ca i procesele verbale, diferena dintre ele, fiind doar de
procedura:
Procesul verbal, ntocmit n timpul edinei sub forma manuscris, reprezint forma final a
documentului, fiind citit i semnat la sfritul edinei. Procesele verbale se consemneaz de
obicei ntr-un registru rezervat special acestui scop;
Minutele, elaborate n timpul edinei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau
procesate dup edin, dup care sunt verificate de conductor i distribuite participanilor
pentru semnare i pentru reluarea discuiilor n timpul ntlnirilor viitoare. Deoarece,
elementele cuprinse n minute reprezint doar situaia discuiilor la un moment dat, acestea
au un caracter intermediar, de trecere de la o etap la alta; pn la finalizarea obiectivului
urmrit.
Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca form
preliminar de nregistrare a discuiilor i nelegerilor ntre delegaii anumitor uniti, atunci
cnd se urmrete ncheierea unui contract economic.
Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discuiile, ci doar noteaz argumentele pro i contra
pentru decizii importante.
Etape de ntocmire, n timpul edinei:
se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un
scurt rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine i pn cnd;
se nregistreaz sub form de not i, pe ct posibil, se evit nregistrarea cuvnt cu
cuvnt;
Dup edin:
se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin, precum
i celorlalte persoane care trebuie s fie informate;
Observaii:
n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele:
Participani
Distribuie adiional
Subiect:
Dl.Barbu
Dl.Cristea
Dl.Panait
Dl.Furtun
Dra Moise
Dl.Costea
Data
Ora
Dl.Petre
Dl.Popescu
23.04.2002
10,00
Dl.Cristea
D.Furtun
- certificare de garanie
Locul
Condus de
D.Costea
- condiii de
vnzare/nchiriere
S.C. ERCO SA
Dl.Barbu
Organizat de:
Telefon
S.C. ERCO SA
041/689.351
Dl.Popescu
- caracteristici tehnice
Subiect
Sumar/Aciuni
Creterea vnzrilor
Actelor necesare
Responsabil
Dl.Costea
Termen
30.04.2002
Dra Moise
nchirierea
autobasculant
Proces verbal de
--
27.04.202
__
02.05.2002
nchiriere
Vnzare excavator
se ntocmete lista materialelor ce vor fi prezentate n edina pe baza indicaiilor
conducerii;
In ajunul edinei:
se verific funcionarea aparaturii n sala de edine, poziia prizelor i a altor aspecte
legate de funcionarea acestora;
va ndeplini rolul de gazd, avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup
ntlnire;
va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea slii cu toate cele menionate anterior
va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i
corespondena indicata de conductor;
dac se ntmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l ntrerup
politicos pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s-au
ntmplat;
Dup edin
dac se practic metoda consemnrii discuiilor prin minute, dup edin secretara
dactilografiaz procesul verbal n forma final, pentru a fi trimis participanilor pentru citire
i semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru prezentare);
Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi
stabilite de comun acord.
Avantaje:
Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferinelor dar costurile sunt
mai ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edine scurte ntr-o sptmn
dect una lung pe lun.
4.1.4. Teleconferina pe computer
Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice.
Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spatii
cuprinztoare.
Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt:
Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organizaionale cu mediul economicosocial. Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul n care-si desfoar activitatea ea
fiind nsi produsul mediului respectiv. De aceea ele capt o amploare deosebit n viaa
economico-social, constituind una dintre aciunile eseniale pentru afirmarea identitii i
imaginii unei organizaii.
In practica organizaiilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este
gndit n funcie de civa factori, precum:
proporiile participrii
gradul de oficializare
procedurile organizatorice
Astfel, se pot distinge:
4.2.
Manifestri de proporii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n
simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ;
4.3.
Manifestri de proporii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese
rotunde i dezbateri, consftuiri;
4.4.
Manifestri cu caracter mai puin oficial, precum mesele de lucru (masa bufet,
cocktailurile, recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri (aniversari,
Crciun, pensionari, excursii organizate de firm etc).
Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni de
comunicri scrise ntre specialiti, n faa unui auditoriu interesat de tematica abordata.
Dup proporiile manifestrii pot fi:
expuneri fcute n faa unui public, asupra unei teme tiinifice, literare, politice,
economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului.
definirea obiectivelor;
planificarea
execuia
evaluarea
verificarea succesului
2)
Cercul participanilor;
3)
Momentul manifestrii;
4)
Durata manifestrii;
5)
Locul desfurrii
6)
scrierea invitaiilor
echiparea slilor;
In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lng munca lor cotidian
normal, efectuarea multiplelor pregtiri.
Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie nlocuitor, mai
ales n toiul evenimentelor.
Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s fie
uitate lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative n derularea aciunilor. n general
lista trebuie s cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesul organizrii i
conducerii unei reuniuni pentru a evita situaii stnjenitoare.
Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe list sunt
universal valabile.
Iat, n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control:
- Publicitate promovare-anunare: afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii, cum
se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentanii presei, copii
ale interveniilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier, contacte personale
diverse.
- Amenajarea localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize
microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica, ui, grupuri sanitare,
acces la telefon, scri, ascensoare, instalaii de termoreglare, instalaii de ventilare, parcare,
(capacitate de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea slii,
spatii de expunere, panouri / aviziere, impactul emoional (design, estetica), diverse.
- Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr), microfoane,
casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied
pentru afiare de avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle,
cni i pahare cu ap, instalaii i ceti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta,
burete, maini de scris, couri de hrtii, table de afiat buletine, mas pentru retroproiector,
aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare,
diverse.
Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor, pixuri
cu mine groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca,
ace, foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul
manifestrii, publicaiile organizaiei, materiale de expoziie, flori sau aranjamente florale,
decoraiuni, postere, afie, foi cu instruciuni, menionarea n scris a persoanelor utile,
semne indicatoare spre locul manifestrii, mape, diverse.
- Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiria pentru
dotare tehnic, chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tiprire buletine, hrtie,
inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participanilor, bar, cafea, rcoritoare,
multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiecii, operator microfoane,
traductori, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse.
- Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor mprumutate;
sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea protocolului; evaluarea
notielor, memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de
fotografii invitailor de onoare, referenilor i eventual participanilor; decontarea
numerarului; decontarea onorariilor i a cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor
hoteliere; verificarea facturilor sosite i dispunerea plii acestora; calcularea cheltuielilor
totale, compararea cu ante-calculul i tragerea concluziilor pentru viitoarele manifestri;
rezolvarea eventualei corespondene, notarea i memorarea modificrilor de adrese.
Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n acest
scop o banc proprie de date n care poate ncrca i din care poate apela pentru culegerea
datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc.
Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hrtii rutiere,
mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe
CD-Rom (compact discuri).
De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferine, precum cele
menionate n capitolul Comunicaia birotic. Pota electronic poate fi de un real folos
pentru comunicare cu participanii, dac exist posibiliti de acces la Internet, evitndu-se
multe costuri de comunicare.
V. FUNCIA DE REPREZENTARE
Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, n mod special, n relaiile interpersonale
ale managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern.
Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului de management,
asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea rspunsului ce o caracterizeaz.
Cercetrile specialitilor n domeniul managementului evideniaz faptul c, peste 70% din
timpul de lucru al managerului se consum n comunicri interpersonale i comunicri de
grup sau de echip [1] . n general, se insist asupra persuadrii interlocutorilor, ca
obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul organizaiilor, n scopul declanrii de aciuni
care conduc la atingerea obiectivelor
n aceste condiii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al
managementului, au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competenelor sociale.
Dincolo de provocrile profesionale n faa tehnologiei informaionale i comunicaionale,
competenele sociale constituie o nou provocare n exercitarea acestei profesiuni.
Conducerea organizaiilor care se desfoar mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai
mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice i s se
comporte conform noilor cerine.
Situaii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit funcia de reprezentare, la nivelul
organizaiilor, le reprezint: primirea vizitatorilor, audientele, relaiile cu reprezentanii
presei, negocierile.
Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condiiile preliminare pentru
desfurarea eficient i n bune condiiuni a acestor contacte.
Exercitarea funciei de reprezentare nu poate fi, ns, raportat numai la aceste aciuni
specifice procesului de management. Posibilitile de reprezentare depesc aceast sfer,
dac ne raportm la fluxurile comunicaionale gestionate la acest nivel al organizaiei,
menionate n capitolele anterioare.
Dincolo de relaiile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre cele mai
diverse, de la simple informaii sau eliberri de nscrisuri pn la situaii complexe de
comunicare oficial n absena managerului.
Funcia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de
organizaie, secretarele fiind adesea numite cartea de vizit a unei organizaii, n sensul
c, ele sunt primele persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii, putnd
influena pozitiv sau negativ imaginea organizaiei. n lipsa unui serviciu de Relaii Publice,
secretariatul poate suplini cu succes o serie de aciuni de imagine, mai ales n cazul
comunicrii n interior i exterior. De pild, felul n care-l trateaz la telefon pe partenerii de
afaceri sau cum vin n ntmpinarea colegilor influeneaz puternic imaginea firmei n
viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat i inspirat, consecvent i
ponderat poate crea adevrate puni ntre oamenii cu care comunic organizaia.
Posibilitile lor de influenare direct i indirect depind de: treapta ierarhic a efilor, de
domeniile de sarcini ale efilor precum i de propria iniiativ i iradiere personala.
Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz n
perfecionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se nglobeaz n
competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar
trebuie s plac, s tie s se fac plcut. n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului
care place, care tie s se fac plcut, s comunice pe plan individual i profesional.
Deoarece aceste aspecte in de alte domenii ale cercetrii, precum psihologia social, n
contextul acestui manual am ncercat doar s exprimm cteva idei care s releve idealul.
n acest sens, reproduce un adevr verificat n orice profesiune: Cunoaterea este arma cu
care se nvinge n orice profesiune.
Bibliografie
1.
AIFTINCA, Marin. Babilonul informaiei: Ctre o noua ordine informaionala n
domeniul comunicrii i informaiei. Bucureti: Editura politica, 1987;
2.
3.
4.
BALDRIGE, Letiia. Codul manierelor n afaceri. Bucureti: Business Tech
Internaional Press, 1997.
5.
BERCIU DRAGHICESCU, Adina. Arhivistica i documentaristica, Bucureti:
Universitatea Bucureti, 2001;
6.
7.
BRATESCU, Gheorghe. De la desenele rupestre la sateliii de comunicaie: Povestiri
din lumea crii. Bucuresti: Albatros, 1987;
8.
CANDEA, Rodica; CANDEA Dan. Comunicarea managerial aplicat, Bucureti:
Expert;
9.
10.
DEVERS, Thomas. Secretaires, apprivoisez, la bureautique, Paris: Les editions d
organisation, 1987;
11.
DICIONAR al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti: Editura tiinific i
enciclopedic, 1982;
12.
13.
14.
15.
GATJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia. Manual de secretariat i asistenta
manageriala, Bucureti: Editura tehnica, 1999;
16.
GEORGESCU, Toma. Tehnici de comer exterior: Negocierea afacerilor i uzane de
protocol, Bucureti: Sylvi, 1997;
17.
GIBLIN, Les. Arta dezvoltrii relaiilor interumane. Bucureti: Curtea Veche, 2000;
18.
19.
GUU, Stelian. Sisteme informatice n administraie, Bucureti: Editura tiinific i
enciclopedic, 1984;
20.
21.
HASCAL, Abela; PREOTESIU, Lucreia. Corespondena i tehnici de secretariat,
Bucureti: Editura didactic i pedagogic, 1992;
22.
23.
IZDRAILA, Vasile. Buna-cuviin i comportamentul civilizat. Timioara: Facla,
1998;
24.
25.
26.
27.
LEFTER, V.; MANOLESCU, A. Managementul resurselor umane, Bucureti: Editura
didactica i pedagogica, 1995;
28.
29.
MARIN, George. Uzane diplomatice i de protocol: Caiet de seminar, Bucureti:
Academia de studii Economice, 1996;
30.
NAFTANIL, Ion; COLESCA, Sofia. Birotica i secretariat, Bucureti: Editura ASE,
1999;
31.
32.
33.
NICORESCU, Elisabeta. Elemente de modernitate ntr-un birou, Bucureti: Editura
didactica i pedagogica, 1998;
34.
35.
POPESCU, Maria. Management pentru tinere secretare, Bucureti: Universitatea Marii
Negre, 1995;
36.
POPOVICI, M.; ROMAN, E. Lucrri de birou i secretariat, Bucureti: Editura didactica
i pedagogica, 1971;
37.
38.
RUSU, Costache; VOICU, Monica. ABC-UL managerului, Iasi: Gh. Asachi, 1993;
39.
40.
41.
42.
43.
STEUEART, R.; MORAN, B. Management pentru biblioteci i centre de informare,
Bucureti: ABBPR. 1998;
44.
SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Stefan. Word perfect pentru
secretariat i corespondena de afaceri, Bucureti: Calipso 2000, 1995;
45.
SINCAI, Ana. Informaie i comunicare: Informarea documentara o disciplina n
expansiune, Piteti, 2002;
46.
TABARCEA, Petrea; GHIAUR, Gheorghe. Tehnologii noi de telecomunicaii, Bucureti:
Editura tiinific, 1991;
47.
TAYLOR, Judith. Succesfull tehnique how to improve your organizaion s image,
London: Kogan page, 1994;
48.
UDROIU, Neagu. Gutenberg sau Marconi ?: Momente din evolutia comunicatiilor de
masa, Bucureti: Albatros, 1981;
49.
50.
VIVIEN, Georges; ARNE, Veronique. Secretara perfect, Bucureti: Sigma Primex,
1995;
ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE
Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu
Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
Prof. Maria Petre
Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili
(uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n
vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i
valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care
studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de
cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere
a lor ct mai bine la beneficiar.
Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala
surs de informare documentar.
Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz)
un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale
documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informaie sau o
informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n:
informaii, nregistrarea lor, suportul.
Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel
n Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca
fiind orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor
sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea
istoric[1].
Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care
servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form
clar i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din
1996 menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se
B.
arhive de depozit;
C.
arhive feudale;
arhive moderne;
arhive capitaliste;
arhive socialiste.
D.
arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era
destinat i care beneficia de coninutul lui);
arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i
eviden); copierea se fcea n registru;
E.
arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale,
curi cu juri etc.;
arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale
economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;
arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin
nfiinarea oficiilor statistice (1859);
arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de
leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;
arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de ai pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii);
arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn,
biblioteci, muzee;
arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu
documentele cele mai vechi;
hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din
tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris
obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.
G.
arhive vizuale;
arhive sonore;
arhive audio-vizuale.
Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii,
transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de
evenimente neprevzute.[21]
Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe
baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:
Selecionarea documentelor
Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct
n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se
hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad,
responsabilitatea creatorilor de arhiv.
Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentaristoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n
circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.
Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an
spaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor.
Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea
practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20
etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru
activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac
documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata
retribuiei .a).[24]
Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de
documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul
conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr
impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele
compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul
comisiei de selecionare.[25]
Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien
care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul
respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n
documente.
Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i
experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea
inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent
dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient
de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc.
De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a
documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se
crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le
cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate.
Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de
documente.[26]
Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul
prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie
deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea C.S. (comisa de selecionare). Dac
comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau
stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele
corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv.
La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din
Legislaia arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt
selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte uniti
i pstrate n depozitul acesteia.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu
procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente
create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz,
cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale,
sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.[28]
Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare,
chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este
evitat astfel pierderea unor informaii importante.
Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de
organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.
Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte
materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29] Selecionarea
matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de
proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea
Arhivelor Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i
denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul
din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn,
ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea
laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei,
monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este
cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii.
Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea
intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se
ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s
judece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului
dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei
trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32]
Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate
de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art.
37: Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz
potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33]
Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza
nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i
informaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele
nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu
documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor
intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor
secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul
urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe
numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite,
va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i
actelor eliberate.[39]
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea
ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul
curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului
din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii
arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat
scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi
rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare;
urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura
solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura
arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii.
n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i
anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos
pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde:
denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea
compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele
solicitantului i data.
Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un
depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de
control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice,
asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic
Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce
mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de
alte tipuri de arhiv.
Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de
informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici,
fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura
informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor,
dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe
calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o
registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a
documentelor n circulaia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un
grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se
refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice
constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la
arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru
care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr.
3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i
ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)
[44].
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea
principiilor generale:
Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate,
instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau
persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i
prelucrare.
mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior
care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s
fie evitat deteriorarea.
Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i
dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar.
Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi
magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii.
Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu
temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de
materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre
14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control
(termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi
consemnate ntr-un caiet de depozit.
Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc
sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de
climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire
mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani.
Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor
defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de
carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu
sau cu instalaii de stingere automat a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele
de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene.
n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i
termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe
termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta
iar rafturile i poliele se numeroteaz.[48]
Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile,
poliele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv.
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale
Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:
lor;
[1] Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, Bucureti, Ed. St. Enciclopedic, 1982, p. 103104; vezi i Florea Oprea, Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare,
conservare i restaurare a arhivelor n Arhiva Romaneasc, tom I, 1995, p. 26-39.
Seciunea a II-a
Selecionarea documentelor
Art. 10 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a
documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i
deinute de creatori la nivel central, iar n cadrul direciunilor judeene ale Arhivelor
Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz
activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori.
Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prin norme
privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor Naionale.
Art. 11 n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte
o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorul unitii respective,
fiind compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din
rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este
necesar, pentru analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau
istoric; hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr.
5.
Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare
ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz
permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul
creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul celorlali creatori i deintori de documente.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselorverbale ale comisiilor prevzute la alin. 2.
n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea
documentelor ce urmeaz a fi arhivate.
Seciunea a III-a
Pstrarea documentelor
Art. 12 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create
sau deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii,
sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cel prevzute de lege.
Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le pstreze n
spaii special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor i deintorilor de
arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, dup caz, unele numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor.
Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungi termenul de
pstrare a documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor.
d)
e)
matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i
denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.
Art. 14 Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt
necesare n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor
Naionale, n cazul creatorilor i deintorilor la nivel central i a directorilor direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile respectrii
prevederilor prezentei legi.
Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii,
Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, ale organe cu atribuii n
domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele
proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13.
Art. 15 Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie
sau donaie, scutite de taxe i impozite.
Deintorul care dorete s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care au prioritate la
cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i
care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii.
Art. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i
extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i
deintorii de documente.
Art. 33 Contraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Legii nr.
32/1968 privind stabilirea i sancionarea contravenienilor.
Capitolul VII
Dispoziii finale i tranzitorii
Art. 34 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n termen
de 30 de zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor judeene ale Arhivelor Naionale,
documentele care le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile legii.
Art. 35 Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n
actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale.
Art. 36. Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale se aplic, n mod corespunztor i Direciei Municipiului Bucureti a Arhivelor
Naionale.
Art. 37 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege.
Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste
Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor
prezentei legi se abrog.
Aceast lege a fost adoptat de Senat n edina din 4 martie 1996, cu respectarea
prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.
Preedintele Senatului
prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN
Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputailor n edina din 12 martie 1996, cu
respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.
Preedintele Camerei Deputailor
ADRIAN NSTASE
Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16
(Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996)
Aprob
PRESEDINTELE CONSILIULUI DE
ADMINISTRATIE
Formular nr. 1
(DIRECTOR)
Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NOTIONALE
(DIRECTORUL DIRECTIEI JUDEENE
A ARHIVELOR NAIONALE)
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............
Direcia
Direcia
secretariat i
administrativ
Serviciile
A. Serviciul
secretariat
B. Serviciul
administrativ
Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt al
problemelor la care se
refer)
Termenul de
pstrare
1). .............................
2). .............................
10
3). .............................
1). .............................
2). .............................
10
Obs
3). .............................
........................................
Formular nr. 2
Denumirea creatorului
Inventarul pe anul...........
........................................
Denumirea compartimentului
se pstreaz ..an
(permanent)
NR.
CRT.
INDICATIVUL
DOSARULUI
DUP
NOMENCLATOR
CONINUTUL PE
DATELE
SCURT AL
EXTERNE
DOSARULUI,
REGISTRULUI, ETC.
NUMRUL
FILELOR
OBS.
Prezentul inventar format din ...... file conine ... dosare, registre,
condici, cartoteci, etc.
Dosarele
de
la
nr. crt.
..................
.....................nefiind ncheiate.
au
fost
Am predat,
Am primit,
lsate
la
Formular nr. 3
Instituia
(Regie autonom,
Societate.)
PROCES VERBAL
de predare primire a documentelor
Astzi, ...........................subsemnaii .............................................. delegai ai
compartimentului ..................................................., i ............................ arhivarul
instituiei ......................................am procedat primul la predarea i al doilea la
preluarea documentelor create n perioada ....................................... de serviciul
menionat, n cantitate de .................dosare.
Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............... pagini
dactilografiate.
Am predat,
Am primit,
Formular nr. 4
REGISTRU DE EVIDEN
A INTRRILOR IEIRILOR UNITILOR ARHIVISTICE
INTRRI
Nr.
crt
IEIRI
Data
Denumirea
Datele
Nr.dosar
Nr.
Nr.
Dat
compartimentului extreme ale
dup dosare dosare ieiri
documentului inventar primite rmase
intrrii
efectiv
efectiv
1.
2.
1.
Unde s- Denumirea
au
actului de
predat predare, nr.
i data
10
Formular nr. 5
..................................
(denumirea creatorului)
Se aprob
(conducerea unitii)
L. S., s.s.
.......................................
Total
dosare
ieire
11
.......................................
(sediul)
Formular nr. 7
INVENTAR
al coleciei de matrice sigilare
Descrierea
cmpului
Legenda
Anul
confecionrii
Observaii
Formular nr. 8
REGISTRU DE DEPOZIT
Nr.
crt.
Denumirea
fondului,
compartimentului
Cota
u.a.
Scopul
Numele
Data scoaterii Data restituirii Observaii
scoaterii din solicitantului; u.a. semntura
u.a.:
depozit
funcia
solicitantului
semntura
solicitantului
Formular nr. 9
FIA DE CONTROL
FONDUL .
COLECIA
COMPARTIMENTUL ..
NR. INVENTAR. ..
ANUL
NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ...
DATA
*) Anii extremi
MANAGEMENT I MARKETING
Prof. univ. dr. Magdalena Platis
Directorul Departamentului de Administraie Public
Universitatea din Bucureti
1. Management
Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: activitate, grup de oameni care
conduc o ntreprindere i tiin.
Termenul de management este preluat din limba englez, dar izvorul su este cuvntul
manus din latin care nseamn mn i implic aciunea de manevrare. n italian, s-a
format apoi cuvntul mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a aprut
termenul francez mange cu semnificaia de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut
n limba englez cuvntul manage care exprim activitatea de administrare, de conducere
i are substantivul management, care nseamn conductor.
n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai nti n sfera
sportiv. Ulterior, a fost adoptat n tiina militar, n politic, ziaristic, administraie
Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i
nici n acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dac se situeaz pe
trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desfoar aceeai activitate cu un
rector sau un director de spital sau un preedinte de banc. n plus, rectorul nu desfoar
o activitate identic cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucrri. Cu ct managerul se
situeaz pe o treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea funciilor tehnice,
de execuie scade i crete ponderea funciilor manageriale.
Ca tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca i marketingul. Locul
su n cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, dar coninutul su se dezvolt
prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiine economice pe care le interpreteaz
ntr-o manier proprie i la rndul su, ofer idei, teorii i principii care pot fi preluate de
alte tiine ale sistemului.
de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupra celeilalte pri
de factor uman.
Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de aciuni prin care
managerul individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia decizii i
controleaz activitatea salariailor n vederea realizrii obiectivelor ntreprinderii.
Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere:
a)
etape:
b)
din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care
vizeaz corelaia nevoi-resurse i anume:
repartizarea resurselor
c)
din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n
toate segmentele activitii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i
administrare a resurselor;
d)
din punct de vedere informaional, procesul de management vizeaz parcurgerea
urmtoarelor etape:
prelucrarea informaiilor
transmiterea informaiilor
e)
sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatea regulilor
de funcionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer raionalitate
aciunilor omului i anume:
f)
previziunea
organizarea
coordonarea
decizia
controlul
n practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificat distinct,
dintr-un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un
caracter complex care se manifest prin multiple ntreptrunderi ale zonei economicului cu
socialul, juridicul, informaionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se
manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau
mai puin eficient. Aceast diversitate se explic pe de o parte n funcie de factorii obiectivi
care influeneaz ntreprinderea (resursele disponibile, informaia cunoscut, calitatea
factorului uman etc.) iar pe de alt parte n funcie de abilitatea ntreprinztorului de a face
fa conjuncturii, respectiv schimbrilor din mediul de afaceri al ntreprinderii.
dinamism;
stabilitate;
continuitate;
consecven;
ciclicitate.
diagnoz;
prognoz;
planificare i
programare.
previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte eseniale cum
ar fi retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing;
previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puin ample, care
deriv din cele strategice;
procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele
care urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organizaiei. Schematic,
etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3.
n faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea
ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri.
Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt,
mediu i lung, respectndu-se corelaiile dintre acestea.
n cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategie de
rezerv la care ar putea s apeleze n cazul unor schimbri de mediu care nu i mai permit
aciunile lansate potrivit planurilor iniiale.
Faza implementrii se refer la declanarea activitii n conformitate cu planurile elaborate.
Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i
reluarea unui nou proces de planificare.
Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i
intercondiionarea activitilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (sptmni,
mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.).
n practic, se ntlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei, prefernd s
lase piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sau produs. Iat cteva motive
pentru care nu se face planificare microeconomic n cadrul unor ntreprinderi:
este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc;
autoritatea;
responsabilitatea;
rspunderea;
delegarea.
autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit poziie sau
rang oficial, ntr-o ntreprindere).
b)
D. Antrenarea
Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asupra factorului
uman n scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor
care i revin.
Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea.
Comanda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i capt forma
deciziei n managementul democratic.
Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar:
Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerine ale sale:
nevoi fiziologice;
nevoi de securitate;
nevoia de autorealizare.
intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei sau plcerii
de a muncii;
b)
c)
Procesul de planificare
Realizarea activitii de control poate fi reflectat schematic astfel:
Activitatea de control
unui bun funcionar prezint urmtoarele cerine: (Bosetzky/ Heinrich, Der gute Beamte,
Berlin,1998,p3)
s fie nendurtor fa de acei care pot s observe n mod critic i s reprezinte preri
deviate,
Din examinarea acestei prezentri se pot observa paralele cu tipul de caracter autoritar.
Interesant este faptul ca unii cercettori subliniaz n studiile lor izolarea carieritilor dup
avansare (Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976)
carieristul este un individ care nzuiete putere, fr s fie capabil de solidaritate care
dup atingerea poziiei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire n faa celor
de aceeai poziie cu el i se gsete dup avansare izolat.
Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condiiile sociale ale organizaiei,
astfel ca individul carierist n strduina sa de a-i apar rolul su de dominaie se ngrijete
automat de o reproducie a sistemului cu un caracter coruptibil
Structura personal nscut astfel (prin aceasta) rmne fr un impuls de baz
(fundamental) ntrete izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corupia ntre oameni
i grupe
Urmtorul exemplu (chestionar) urmrit de noi, prin interogarea unui numr de studeni i
n acelai timp funcionar la diverse ntreprinderi din ar, prezint noi elemente ale
procesului de avansare care dup prerea noastr poate s vin n ajutorul celor care sunt
interesai n aceast problem.
Am prezentat urmtorul chestionar unui numr de subieci cu urmtorul coninut; la tema
Cum avansezi?
1. Demonstrezi c ai excelente capaciti de lucru?
2. Identifici i realizezi n primul rnd prioritile patronului.
3. Reprezini cu succes imaginea firmei?
4. Dezvoli o reea de cunotine n domeniul tu profesional?
5. Arai c ai o atitudine deschis i receptive?
Identifici urmtoarea poziie n care vrei s ajungi i i stabileti o strategie?
6. ncerci s demonstrezi c ai cunotinele de baz necesare viitoarei poziii
7. Pregteti pe cineva s-i ia locul?
8. Faci n aa fel ca patronul sau angajatul s tie c vrei acea poziie?
Din cele dou grupe chestionate, n dou centre diferite din ar a reieit urmtoarea
situaie: La grupa A (50 subieci) au rspuns pozitiv la ntrebarea nr.1
Etica n contextul aplicrii conflictelor
n fiecare ntreprindere apar situaii de conflict, care se detaeaz de cadrul problemelor de
conducere obinuite. Principiile eticii permit aplanarea situaiilor conflictuale, iar normele
etice ale ntreprinderii corespund unor obligaii, pe care i le asum n mod voluntar fiecare
persoan din cadrul organizaiei i care sunt cuprinse n Codul ntreprinderii.
Pentru clarificarea situaiei prezentate, s trecem la analiza conflictual.
Prin noiunea de conflict se nelege un proces de disput, prezent n toate societile, care
se refer la interesele diferite ale gruprilor sociale i care este instituionalizat i rspndit
n mod diferit. Conflictele pot lua forma disputelor, rivalitii, opoziiei ntre indivizi, ntre
indivizi i grupe, ntre diferite grupe, ntre uniuni, societi, ntre state i ntre toate
asociaiile cu caracter social.
Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt aciunile umane distructive, care pot
s fie direcionate numai printr-o ordine social. Dup Karl Marx, motivele conflictelor
sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Pareto vede posibil o
rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vedere social; deci, putem
conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate. Dup prerea noastr,
aceasta este problema care ne intereseaz, respectiv care poate fi considerat ca teorie de
baz a managementului conflictului, al crui obiectiv const n obinerea unui acord echitabil
ntre prile care se gsesc n conflict. Aceasta presupune ca prile n conflict s accepte c
ele sunt rspunztoare pentru faptele lor. Rspunderea se raporteaz, att la participarea
proprie la conflict, ct i la influenarea acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze
relaia cu adversarul, ci chiar s o mbunteasc. Putem vorbi de izbnd numai dac
modul de comportament este astfel controlat, nct nici unul dintre participani s nu-i
piard capul, respectiv, prile n conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui la
rezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorine s fie n aa fel formulate, nct partea
advers s le neleag i s nu se simt atacat. Unde este necesar, trebuie s se
negocieze serios.
Plecnd de la observaiile menionate, ne putem da seama c numeroi indivizi au neles n
decursul vieii lor c remedierea conflictelor este binevenit, dar c exist, desigur,
numeroase motive, pe care un om nu le poate depi pentru a-i mbuntii capacitatea sa
conflictual. Desigur c este important, pentru a se remedia aceste neajunsuri, s clarificm
problema capacitii de conflict.
Capacitatea de conflict const n aptitudinea:
meninerii unei atitudini realiste, chiar n condiiile vitrege care au condus la conflict,
pentru a nu pierde din vedere obiectul problemei;
n cazul mbolnvirii,
Din aceast prezentare, ne dm seama c ambele pri vor s fie victorioase din conflict.
Motivele conflictelor sunt cercetate n diferite moduri. Un cercettor german, Regnet E., le-a
analizat n cazul a 108 angajai ai unei mari ntreprinderi de produse alimentare, identificnd
14, din care enumerm:
comunicare insuficient,
dependen reciproc,
nenelegeri,
suprare, susceptibilitate,
Privind mai atent, aceste situaii pot fi provocate, att de procesul de munc n sine, ct i
de angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare, neloialitate,
mobbing, denun, alcool la locul de munc.
Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc, vom aborda un fenomen
psihologic, mobbing sau hruire moral la locul de munc. Aceast noiune descrie aciuni
comunicative, care sunt ndreptate mpotriva unei persoane. Foarte muli salariai au avut
cndva n viaa lor profesional o experien neplcut, aceea de a fi fost terorizai.
Mobbingul se dezvolt ntotdeauna dintr-un conflict. Se pun ntrebrile : Ce tip de
comportament st la baza procesului de mobbing? Care sunt elementele care i confer
acestui comportament o asemenea vigoare, astfel c oamenii se mbolnvesc din cauza lui,
nutresc gnduri sinucigae sau chiar i iau viaa ?
Vom enumera cteva aciuni de tip mobbing:
1. Limitarea posibilitilor de aciune
ntreruperi permanente
teroare telefonic
ameninri verbale
ameninri scrise
vorbirea de ru pe la spate
rspndirea zvonurilor
sine
i se dau teme de lucru absurde, jignitoare care l mbolnvesc sau care i depesc
calificarea pentru a fi discreditat
5. Atacuri la sntate
maltratare corporal.
Urmrind cele de mai sus, rezult c victima mobbingului este un om care lupt pentru
drepturile sale ceteneti, garantate prin lege, dar care au fost vtmate n mod brutal. El
a devenit o victim, pentru c procesul distrugtor la nivelul conducerii nu a fost ngrdit la
timp. Probabil c nsui eful a participat la aceasta.
Exemplul de teroare la locul de munc, pe lng celelalte probleme prezentate, ne
ndreptete s subliniem rolul, pe care l are etica ntreprinderii n contextul aplanrii
conflictelor, s vedem care este legtura ntre managementul conflictului i etica
ntreprinderii.
Pentru organizaie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situaie
conflictual. n acest caz, ntreprinderea poate adopta mai multe strategii. O strategie
const n schimbarea comportamentului propriu organizaiei. O alt strategie urmrete
posibilitatea schimbrii comportamentului concurenilor. Astfel, se poate urmri o
coordonare comun a tuturor competenelor. Primul tip cuprinde aciuni economice n cadrul
schemei existente. Aici este luat n consideraie acel comportament economic, care pe
msura competitivitii economice, este dirijat direct spre realizarea de ctig. Cu un astfel
de comportament se conformeaz ntreprinderile recomandrilor clasice de aciune n cadrul
economiei de pia. Cel de al doilea tip se contureaz prin schimbarea cadrului existent de
aciune al ntreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a ntreprinderii, mai exact,
influena politic asupra ipotezelor n legtur cu realizarea profitului economic. Ambele
tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral n procesul economic prin
aciuni de ntreprindere.
Conflictul aprut poate fi biruit numai prin angajare colectiv, adic prin stabilirea regulilor
de joc adecvate. n cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al ntreprinderilor,
n primul rnd prin contribuia politic a angajailor la dezvoltarea cadrului de ordine adecvat
tuturor.
Se pune ntrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale ntreprinderilor.
Aici noi nelegem c o ntreprindere, care ntr-un timp mai mult sau mai puin apropiat
poate s ndeplineasc nu numai cerine economice de ntreprindere, ci i morale, ar putea fi
ndeprtat de pia. ntr-o astfel de situaie este necesar a se oferi nu numai o strategie
competitiv, ci i una de ordine politic. ntreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de
lupt cu piaa. Aceasta se poate nelege teoretic drept o variant negativ a strategiei
competitivitii. Fundamentul teoretic al acestei recomandri se ncadreaz nu numai n
etica ntreprinderii, ci i n etica economic.
Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic n legtur cu
problemele ntreprinderilor n funcie de moral. n concluzie: promovarea unei rigori etice
pentru aciunile economice ale organizaiei ar fi uor de realizat, dac etica ar putea fi
ntotdeauna cuantificat. Astfel, multe organizaii nu iau n considerare msuri pe termen
lung n deciziile lor. De pild, principiul ctigului i etica se afl n cazul ntreprinderii, n
mod principial, ntr-un conflict de obiective.
Aadar: 1) etica ntreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor
(naintea reaciei pieei), chiar n cadrul procesului decizional din ntreprindere, conform
reprezentrilor morale; 2) etica organizaiei se refer la acele norme ideale, care s asigure
libertatea de aciune a ntreprinderii n economia de pia; 3) etica ntreprinderii trebuie
neleas ca un ghid de procedur pentru procesele de dialog, utilizat n cazul n care
coordonarea activitii concrete de ntreprindere se face conform regulilor principiului
profitului, generndu-se apariia situaiilor conflictuale ntre grupurile de interese externe i
interne ale ntreprinderii; 4) etica ntreprinderii trebuie neleas ca etic raional. Pretenia
la raiune trebuie respectat n cadrul unei nelegeri fr constrngere ntre toi cei afectai.
Obiectivul const n obinerea unui consens liber, ca baz pentru o rezolvare panic, de
durat a conflictului. 5) Etica ntreprinderii considerm c trebuie axat pe o anumit
strategie de tip produs-pia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare
pentru rezolvarea conflictelor din societate. 6) Pentru ca organizaiile s fie sensibilizate,
este necesar ca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organizaiei s
fie direcionate mai puternic spre aciuni autonome.
Metodele instituionalizate de aplanare a conflictului servesc respectrii intereselor personale
ale colaboratorilor, care sunt tratai uneori incorect de efi sau colegi, din punct de vedere
profesional sau personal. O exemplificare a acestei situaii o reprezint problema
mobbingului.
Ca o concluzie general, considerm c: 1) managerii trebuie s stabileasc politici ale
organizaiei n domeniul situaiilor conflictuale, aa cum fac n cteva din domeniile, n
general, mai convenionale, cum ar fi: angajarea, promovarea i absenteismul; 2) managerii
sunt persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele i de aceea, trebuie s fie competente,
iar aciunile lor s fie juste i etice; 3) managerii pot fi convini c o aciune este
considerat etic de ctre publicul larg, dac se respect principiul acioneaz n acelai
mod n care ai vrea ca ceilali s te trateze pe tine.
NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV
2.
3.
4.
5.
6.
Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul
unei ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaii internaionale.
Executarea legii cuvntul lege fiind neles n accepiunea lato sensu, de act
normativ cu fora obligatorie i nu n accepiunea stricto sensu, de act juridic al
Parlamentului.
Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie n
prestarea serviciilor publice (serviciul public de nvmnt prestat ntr-o instituie privat).
Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se
nelege un minimum de condiii necesare pentru o via social acceptabil. Ordinea
public este ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror nclcare nu
antreneaz dect ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii
evoc principiul de drept potrivit cruia totul este permis, dac nu este interzis de lege.
Subliniem, ns, c activitatea administraiei este guvernat de principiul legalitii, care
este nscris n mai multe texte din Constituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este
mai presus de lege; art. 51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a
supremaiei sale i a legilor).
Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz, concret
sau cu valoare de principiu, relaiile sociale din sfera administraiei publice, precum i pe
cele de natur conflictual dintre autoritile publice sau structuri private, investite cu
autoritate public, pe de o parte i cei vtmai n drepturile lor prin actele administrative
ale acestor autoriti, pe de alt parte.
In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de relaii
sociale:
Relaii de administrare activ administraie n lucru, care se caracterizeaz prin
punerea n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii.
De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret,
liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial.
Dac n regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de stat erau
sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administraia nsi,
inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoriti statale, ci i unele de natura
autonoma care funcioneaz n unitile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i
unele autoriti ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul
rnd i cu precdere, o autoritate autonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot
dintr-o comuna (ora, municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribuii de
stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ).
Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem ntre :
autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constituie :
subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele i vicepreedintele consiliului
judeean etc..
In actualul sistem constituional i legal, administraia public este nfptuit de dou mari
categorii de autoriti:
1. Autoriti de natur statal:
subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidena normei;
Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevznd numai
facultatea de a aciona sau nu, lsnd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu
anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocate prin verbul a putea,
introdus n expresii ca autoritatea administrativ poate, ceteanul poate.
La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i
relativ determinat.
3.
Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar n momentul n care dispoziia
normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de drept administrativ nu ar
avea sanciune n sensul existenei unor situaii n care nu sunt prevzute urmrile juridice
ale nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la
ndeplinire nu numai datorit consecinelor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci
nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n
ansamblul sau avnd i un caracter educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie ntre
sanciune ca element structural al normei juridice i sanciunea ca modalitate de
concretizare a uneia din formele de rspundere specifice dreptului administrativ. Din punct
de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanciuni:
Constituia Romaniei
Codul Civil
1991
1998
Drganu, T., Drept constituional i instituii politice, Editura Lumina Lex, Bucureti,
Muraru, I., Drept constituional i instituii politice, Editura Actami, Bucureti, 1998
1993
Negoi, A., Drept administrativ i tiina administraiei, Editura Atlas Lex SRL,
Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile
comerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte de
comer, indiferent de persoana care le svrete. Acest sistem a constituit fundamentul
Codului comercial francez de la 1807.
Codul comercial romn are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv.
1.2. Definiia dreptului comercial
Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile
raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i operaiunile considerate de lege ca
fapte de comer, precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea
de comerciant.
Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comerului si, implicit a dezvoltrii
societii omeneti.
La nceputurile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale,
fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe alte meleaguri.
n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i astzi n vigoare. La elaborarea
acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial
francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradiiei, dar i a tot ce era
nou n doctrina francez, belgian i german, n anul 1882 s-a reuit adoptarea Codului
comercial italian.
1.3. Izvoarele dreptului comercial
Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune se aplic
Codul civil.. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale
Codul comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare ale dreptului comercial sunt
i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea
reglementarii legale l au obiceiurile, jurisprudena i doctrina dreptului comercial.
1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial
Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice
care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer,
comercianii, obligaiile comerciale i falimentul.
Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu
modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privind combaterea
concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc.
Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile
generale (specialia generalibus derogant).
Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult din
dispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privind
materia obligaiilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor, precum i
cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul de vnzarecumprare, contractul de mandat etc.).
2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu
exist uzuri legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative (convenionale).
Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De asemenea,
dispoziiile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul.
3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n
interpretarea legilor comerciale.
2. FAPTELE DE COMER
Codul comercial romn stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care le clasific
fapte de comer. Prin svrirea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi
juridice care sunt reglementate de legile comerciale.
Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer:
1)
cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie n natur, fie dup
ce se vor fi lucrat sau pus n lucru,
2)
3)
4)
5)
6)
ntreprinderile de construcii,
7)
8)
9)
10)
11)
12)
Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer, iar nu
actele de comer.
Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din
actele juridice (manifestrile de voin svrite n scopul de a produce efecte juridice), ci i
raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub incidena
legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbogirea fr justa
cauz, plata nedatorat) i faptele ilicite svrite de comerciani n legtura cu activitatea
lor comerciala.
Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ, exemplificativ i
nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i
operaiuni care constituiau baza activitii comerciale la data adoptrii reglementarii.
Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer prevzute expres de lege se pot aduga i
alte fapte de comer, adic alte acte i operaiuni, cu condiia ca acestea s aib
caracteristicile faptelor de comer expres recunoscute de lege.
Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list a actelor
juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. n absena unei definiii legale a
faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze o definiie general a
faptei de comer. Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte:
a)
ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios
necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile,
b)
enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nu
limitativ, astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul crora
judectorul s poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer, chiar dac ele
nu sunt expres prevzute de lege;
c)
o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la
determinarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil.
Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i operaiunile
economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea de lucrri ori prestarea
de servicii sau o interpunere n circulaia mrfurilor, cu scopul de a obine profit.
Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de
comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte.
2.1. Faptele de comer obiective
Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute n principal de
art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat
comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber
s svreasc ori s nu svreasc asemenea acte sau operaiuni. n aceast situaie,
persoana n cauz intr sub incidena legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi
mprite n trei mari grupe:
2.1.1. Operaiunile de interpunere n schimb sau circulaie
Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, n sensul de activitate de
vnzare cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator.
a. Cumprarea i vnzarea comercial
Cumprarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte,
mrfuri, titluri de credit.
Productele sunt produsele naturale ale pmntului care se obin prin cultura sau exploatare
direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele).
Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele).
Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza crora titularii lor pot s exercite drepturile
specificate n cuprinsul lor.
Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar face pentru uzul
sau pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale.
b. Operaiunile de banc i schimb:
Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banc i
schimb.
Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i
titlurilor negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare de pli, de acordare de
credite, operaiuni asupra titlurilor de credit.
Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de banc
naionale sau strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduri prin
evitarea transferului de numerar.
2.1.2. Intreprinderile:
b)
asumarea de ctre ntreprinztor a coordonrii ntregii activiti i implicit a riscului
acestei activiti;
c)
scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea
obinerii unui ctig;
2.1.3. Faptele de comer conexe:
Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau operaiuni care dobndesc comercialitate
datorit strnsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuni considerate de lege fapte de
comer.
Din categoria faptelor de comer conexe fac parte:
a)
b)
cumprrile sau vnzrile de pri sociale sau aciuni ale societilor comerciale;
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute n art. 3 nota
n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant, dac nu sunt
de natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsui actul.
Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este independent
de calitatea persoanei care le svrete, Codul comercial reglementeaz i faptele de
comer subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei
care le svrete.
2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte:
Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care
proprietarul sau cultivatorul le are dup pmntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci,
vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act
civil pentru agricultor.
Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul
comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru asigurtor.
Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt fapte de
comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau
mixte.
Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele
pari, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).
3. COMERCIANII
3.1. Noiunea de comerciant:
Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att
comercianii, ct i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane care
svrete fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le
svrete are sau nu calitatea de comerciant.
Dac svrirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine
comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele
juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com).
Dac ns, svrirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter
accidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale, totui,
persoana care le-a svrit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com).
In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c sunt
comerciani aceia care fac fapte de comer, avnd comerul ca profesiune obinuit, i
societile comerciale. (art. 7 C.com)
2.
3.
1. Statul i unitile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c: Statul, judeul
i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a codului comercial era
justificata la data adoptrii sale, cnd activitatea statului i a unitilor sale administrativ
teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul svrete pe lng
actele de autoritate necesare funcionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n
doctrina s-a considerat ca el este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are
calitatea de comerciant, statul poate svri anumite fapte de comer.
2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine statutului
sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n
condiiile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori instituiilor publice sau pot
fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i
funcioneaz n ramurile strategice ale economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei
autonome se dobndete din momentul nfiinrii sale, dup caz, prin hotrre a guvernului
sau prin decizia organului administraiei publice locale.
3. Organizaiile cooperatiste: ntruct prin desfurarea unor activiti de producere i
desfacere de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit, aceast
activitate are caracter comercial. n consecin organizaiile cooperatiste au calitatea de
comerciant.
4. Asociaiile i fundaiile: potrivit legii, scopul nfiinrii asociaiilor i fundaiilor este
desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deci asociaiile i
fundaiile nu au calitatea de comerciant.
3.2.2. Dovada calitii de comerciant:
In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobndete prin svrirea
faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate
proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a
svrit efectiv una sau mai multe fapte de comer prevzute de art. 3 C.com. ca o
profesiune obinuit i n nume propriu.
In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobndete prin nsi constituirea
societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poate proba prin dovedirea
constituirii societii n condiiile prevzute de lege. Un mijloc de dovada care ar putea fi
folosit este copia certificat de pe nmatriculare n registrul comerului a societii
comerciale.
3.2.3 ncetarea calitii de comerciant
In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul
n care nu mai svrete fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i
din ea s rezulte intenia de a renuna la calitatea de comerciant.
In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care
societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz
existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea
termenului stabilit pentru durata societii, imposibilitatea realizrii obiectului societii sau
realizarea acestuia, hotrrea adunrii generale, faliment. Dizolvarea societii nu atrage
dup sine pierderea automat a personalitii juridice a societii. n aceasta situaie,
societatea nu mai poate face operaiuni comerciale, dar poate face operaiunile necesare
lichidrii.
4. SOCIETILE COMERCIALE
4.1. Noiunea i caracterele juridice ale societii civile:
Din dispoziiile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n temeiul cruia
dou sau mai multe persoane (asociai) se neleg s pun n comun anumite bunuri pentru
a desfura mpreun o anumit activitate, n vederea realizrii i mpririi beneficiilor care
vor rezulta.
Contractul de societate are urmtoarele elemente eseniale care l deosebesc de alte
contracte :
a)
b)
asociaii se oblig s desfoare mpreun o activitate care constituie obiectul
societii;
c)
b)
contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urmrete realizarea unui folos
patrimonial, adic obinerea de beneficii;
c)
contractul este comutativ; ntinderea obligaiilor fiecrui asociat este cunoscut n
momentul ncheierii contractului;
d)
contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord de
voina al prilor; forma scris este cerut ad probationem.
4.2. Definiia societii comerciale:
Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza unui
contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic, n care asociaii se neleg s
pun n comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer, n scopul realizrii
i mpririi beneficiilor rezultate
4.3. Societatea civil i societatea comercial:
Asemnri: au aceeai esen; fiecare reprezint o grupare de persoane i de bunuri
(capitaluri) n scop economic i lucrativ;
att societatea civil, ct i cea comercial iau natere printr-un contact de societate;
ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condiiile n care
acestea se constituie i funcioneaz.
4.4. Elemente specifice ale contractului de societate care st la baza societii
comerciale
4.4.1. Aporturile asociailor
Sub aspect juridic, prin aport se nelege obligaia pe care i-o asum fiecare asociat de a
aduce n societate un anumit bun, o valoare patrimonial. n limita aportului, asociatul
devine debitor al societii cu toate consecinele care decurg din aceast calitate.
Obiectul aportului l poate constitui:
aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig s o
transmit societii;
aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri mobile(cldiri,
instalaii), bunuri mobile corporale (materiale, mrfuri) sau incorporale (creane, fond de
comer);
aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul promite
s o efectueze n societate, avnd n vedere competena i calificarea sa.
4.4.2. Capitalul social i patrimoniul societii
Prin capitalul social al unei societi comerciale se nelege expresia valoric a totalitii
aporturilor asociailor care particip la constituirea societii. Capitalul social mai este
denumit i capital nominal.
Capitalul social are o dubl semnificaie: contabil i juridic. El constituie gajul general al
creditorilor societii. De aceea, este fix pe toat durata societii.
Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asociaii s-au obligat
s contribuie la constituirea societii. Capitalul subscris coincide cu capitalul social.
Capitalul vrsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n patrimoniul
societii.
Capitalul social al societii este divizat n anumite fraciuni, denumite diferit dup forma
juridic a societii : pri de interes, pri sociale, aciuni.
Patrimoniul societii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i
obligaiilor cu valoare economic aparinnd societii.
Intre capitalul social i patrimoniul societii exist anumite deosebiri. Astfel, n timp ce
capitalul social este expresia valoric a aportului asociailor, patrimoniul societii este o
universalitate juridic, n care sunt cuprinse toate drepturile i obligaiile, precum i bunurile
societii.
4.4.3. Intenia asociailor de a colabora n desfurarea activitilor comerciale
Affectio societatis presupune intenia de colaborare voluntar a asociailor, de a lucra n
comun, suportnd toate riscurile activitii comerciale.
Participarea la activitatea societii trebuie s fie efectiv i interesat. Aceast participare
este diferit, n funcie de forma juridic a societii.
4.4.4.
Scopul societii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial desfurat i de
ale mpri ntre asociai sub forma de dividende. Acest scop constituie criteriul de distincie
ntre societatea comercial i asociaie.
In general, prin beneficiu se nelege un ctig evaluabil n bani. Realizarea sau nerealizarea
de beneficii poate fi stabilita numai la sfritul exerciiului financiar, prin ntocmirea bilanului
i a contului de profit i pierderi.
Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea nr.31/1990).
Aceasta nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o sum de bani care s
fie mai mare dect capitalul social, deoarece nu pot fi distribuite beneficii din capitalul social.
Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmase dup
ntregirea capitalului social, cnd acesta s-a micorat n cursul exerciiului financiar.
4.4.5.
aciunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar certificatele de pri
sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare.
4.6.5. Societi cu capital romnesc i societi cu participare strin
Societile cu capital romnesc sunt societile n care asociaii sunt ceteni romni ori
persoane juridice de naionalitate romn.
Societile cu capital strin sunt societile care se constituie cu capital integral strin sau n
asociere cu persoane fizice sau juridice romane.
BIBLIOGRAFIE:
Codul Comercial
Crpenaru, S., Drept comercial roman, Editura Atles SRL, Bucuresti, 1992
Cpn, O., Instituii ale noului drept comercial, societile comerciale, Editura
Lumina Lex, Bucuresti, 1991
Georgescu, I., L., Drept comercial romn, Editura Socec, Bucuresti, 1948
ELEMENTE DE PROTOCOL
1. Rolul protocolului
fie puin aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n
mod normal ducerea mncrii la gur se execut cu antebraul i minile fr a
antrena micarea braului i a umerilor.
La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n
rscroiala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod
ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge
i se pune lng farfurie. Nu se mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine
degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i
cuitul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculia se ine ns cu mna stng
cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea
poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe
msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se
mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus
sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau
unul lng altul, cuitul n partea dreapt iar furculia cu dinii n sus. Dup
terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i cuitul se pun n prealabil pe farfurie,
n aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos. Este nepoliticos
s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune
pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i
dizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor,
scobirea n dini etc.
De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de
bun cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie.
La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre
osptar din partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din
partea stng.
Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat,
ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul
care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul
de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul
gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut la
semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c toi invitaii au terminat de
mncat.
Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la
nceputul mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic
s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care
se toasteaz se ridic pn la nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic
de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial,
mpreun cu brbaii.
Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist
interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile
(bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului.
Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare,
caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine
farfuria i se va mnca cu mna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte anevoioas.
Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese
alturate special amenajate n acest scop.
Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie
de osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin
instalarea unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se
singuri, sau cu ajutorul ctorva osptari.
G. Fumatul
n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie
stingherii de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea
unei femei, un tnr lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng
superiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de igar. n asemenea
mprejurri, ntrebarea mi permitei s fumez?, mai ales cnd este nsoit de
gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat, deoarece
interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea de a fuma, n asemenea
situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte
cteva reguli eseniale:
nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul
superiorilor n grad.
Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul
pe nas. n societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie
poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea
scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este
inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va
ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor si; invitaii nu vor fuma nainte
de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul
cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a se trece la felul
principal de mncare, respectiv la friptur.
H. inuta vestimentar
n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan.
Regula de etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu
conformaia corpului i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i
adevrata elegan. A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul
i preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci
preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial
corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se
demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma
curat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la
culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei
trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect
s-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi.
O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi
dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va purta o
rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei
note de mai mult elegan, ci dimpotriv.
inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza)
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele
sugestii:
Pentru femei:
rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite
sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel);
accesorii discrete;
Unele precizri:
rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de
lungime obinuit sau dac moda impune, mai lung;
mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la
rochie fr mneci);
poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete,
mrgele etc.), de culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori
asortate cu mbrcmintea;
cma alb;
ciorapi negri;
poet neagr;
pantofi negri;
Pentru brbai
La nmormntri:
cma alb;
dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul
zilei), partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui;
Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai
mare n grad (cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i
importante pentru interlocutori).
Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st
pe bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.
3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti
Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s
existe un echilibru ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al
reprezentanilor gazdei, astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuie de
interes comun.
La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre
ei ntr-o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu
cunoate nici o limb de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n
mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su.
c) Trimiterea invitaiilor
Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei
cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu
la reuita aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele
care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii de
participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaia este un
semn de respect i consideraie fa de cel invitat.
Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat
persoanei i nu funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe
invitaii va fi indicat i inuta dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se
folosete, n special, inuta de ora, la dejun i haina de culoare nchis, pentru
dineu. n funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina nchis poate fi
folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gen de aciuni:
Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare
(damasc). nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect
curat i recent clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul
cnd sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura
posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin
perceptibil. Sub faa de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o
mai bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete.
Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper,
mutar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se
servete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor,
respectiv a smburilor, se obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s se pun cte un
bol cu ap, n care oaspeii i vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de
flori, felii de lmie etc.
f) Meniul
Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei
trebuie s-o constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele
prea ncrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool.
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai
mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un
meniu mai uor. n general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne.
Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n
funcie de restul meniului: un desert mai uor (salat de fructe, ngheat), dac
celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort,
plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot,
salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat.
Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de
dou feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat.
Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima,
invitnd oaspeii n salonul respectiv.
Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate
n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei,
este bine ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la
primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest
colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de
plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei confecionat din
piele sau material plastic, n care se introduc buci mici de carton, pe care se scrie
numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n
mijlocul plcii;
Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd
n vedere c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de
alt parte, pentru a evita ca ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru
prentmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora
indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej
inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la mas.
inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare
nu exist, n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum
corespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de
culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii mbrac ns
cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, de
asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de
prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n
privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de
mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai
lung, dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul
este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de
strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se obinuiete s se poarte
mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul
personal.
Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui
principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre
n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazdafemeie se ridic i iese prima din sufragerie.
nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii
care nu se cunosc.
Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a
acestora i continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima
dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre brbai.
Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de
aceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor
fi servii oaspeii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu
serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple
paharele etc.).
Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda
altfel nseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng
altul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul
tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se
uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute.
Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul
cnd igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul
fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens.
Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei,
n mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast
privin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte
elemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care se poart, anumite
interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au
obligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsi
locuina, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd.
B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor
Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional,
prezena n ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz
n ocazii mai puin oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile
au un caracter mai oficial, n cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc
mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei,
ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la
sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori.
O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei, urmrindu-se
ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu personalitile mai
marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le
abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume
dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai
persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferii membri ai instituiei.
C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti
Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a
se crea o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie
dimineaa ntre orele 10.30-11.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la
orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n
ncheiere diferite sucuri.
n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul
de stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul
Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o
convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor
externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de
rechemare a predecesorului su, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare.
Dac n aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori n acelai
avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi
stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sori.
n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal
Ministerului Afacerilor Externe Direcia Protocol indicnd numele colaboratorului
care l nlocuiete pe timpul absenei sale, n calitate de nsrcinat cu afaceri a.i.
n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui nsrcinat cu afaceri
a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt nsrcinat cu afaceri a.i. se face printr-o
scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de ctre
ministrul afacerilor externe al rii respective.
efii de misiune care prsesc definitiv Romnia sunt salutai la plecare, la gar sau
la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul
acestuia.
Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau
duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele
22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei
Protocol.
Varianta 1
G = gazda
O = oaspetele de
onoare
Varianta 2
G = gazda
O = oaspetele de
onoare
G = gazda
SG = soia gazdei
Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd numrul
femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta de plasament:
G = gazda
SG = soia gazdei
G = gazda
SG = soia gazdei
Varianta 2
G = gazda
SG = soia gazdei
Masa rotund
Numrul invitailor este mic.
G = gazda
SG = soia gazdei
Nota:
BIBLIOGRAFIE
Baldrige, Letitia, Codul manierelor n afaceri, Ediia IV, Business Tech Internaional i
Amerocart SRL, Bucureti, 1996;