AUDITORIA ADMINISTRATIVA

MARIA ANGELICA MURILLO JIMENEZ

DIANA MILENA MENDOZA PEA
JAQUELINE TRUJILLO VASQUEZ

Docente
ANA ROCIO DIAZ BOCANEGRA

TALLER

INSTITUTO TOLIMENSE DE FORMACIN TECNICA PROFESIONAL

ITFIP
ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA
GESTION EMPRESARIAL
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ESPINAL TOLIMA
2016

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Una auditoria administrativa es la revisin analtica total o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y perfilar
oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva
sustentable.
Proceso en el que se busca examinar detalladamente las actividades que realiza
cada departamento dentro de la organizacin, buscando mantener un control
dentro de ella y conocer la efectividad en la forma de operar.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos
los siguientes:

De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar

el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.
De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de
los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la
organizacin.
De organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura,
competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin
de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la
organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la

organizacin en todos sus Contenidos y mbitos, para que produzca bienes y
servicios altamente competitivos.
De cambio: La transforman en un instrumento que hace ms permeable y
receptiva a la organizacin.

De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje

institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las
capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones: Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido

instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

PRINCIPIOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias
administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por
tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:
Sentido de la evaluacin: La auditora administrativa no intenta evaluar la
capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la
ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar cabo un
examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes,
es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y
ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles
administrativos adecuados, que asegure que la calidad del trabajo sea de acuerdo
con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los
recursos se apliquen en forma econmica.
Importancia del proceso de verificacin: Una responsabilidad de la auditoria
administrativa es determinar qu es lo que s est haciendo realmente en los
niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica nos indica que ello no
siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor
piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa
respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin
de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son
necesarios e imprescindibles.
Habilidad para pensar en trminos administrativos: El auditor administrativo,
deber ubicarse en la posicin de una administrador a quien se le responsabilice
de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s,
se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante
para el auditor administrativo.

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE VERIFICACIN

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qu es lo que s
est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la
prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable
del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de
auditoria administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la
observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y
confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Habilidad para pensar en trminos administrativos: El auditor administrativo,

deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de
una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se
trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante
para el auditor administrativo.
ALCANCE
La auditora administrativa puede abarcar desde un rea o departamento hasta la
totalidad de la empresa, en el que se tendr que descubrir y analizar todo su
funcionamiento administrativo. Adems, incluye: aspectos de su estructura
organizacional, niveles jerrquicos, relaciones interpersonales, operaciones,
estndares de desempeo, desarrollo tecnolgico, entre otros.
Para puntualizar, podemos decir que el alcance define la amplitud y profundidad
con que se aplicar la auditora administrativa, esto significa delimitar el nmero
de reas o departamentos y los tipos de procesos; as como si se desea slo la
deteccin de necesidades o problemas, o hasta su correccin.
La auditora administrativa es aplicable a cualquier tipo de organizacin ya que, sin
importar el estilo de administracin, los procesos o lineamientos que se sigan son
sujetos a una revisin. La auditora administrativa se puede aplicar principalmente
a organizaciones privadas, pblicas o sociales.

TCNICAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Para la obtencin de informacin relacionada a una operacin, funcin o tema que
se examina, es necesario considerar que se esta ante una investigacin que lleva
una metodologa definida, misma que se ha abordado al hablar de la planeacin y

requerir de la utilizacin de tcnicas de auditoria para este fin, siendo las mas
comunes las siguientes:
Entrevista: en un sentido general, representa el proceso de entablar una
conversacin con la finalidad de obtener informacin de una actividad, cubriendo
as su objetivo y la realiza en forma directa con el personal idneo
preferentemente de nivel directivo e inclusive del director o gerente y en su caso
con personal de niveles de supervisor y operativo.
Este es un medio importante de obtener informacin para la Auditoria. Se deben
preparar las preguntas con anterioridad, de tal forma que se nos d la informacin
que requerimos. Las personas que van a ser entrevistadas deben seleccionarse
con cuidado y se les debe avisar previamente para que preparen la
documentacin que se requerir. En la entrevista el auditor comenzar por
establecer el propsito de la misma y la importancia del acopio de hechos para la
revisin de las reas funcionales bajo estudio. El ambiente debe ser amistoso y
abierto, el auditor debe actuar con tacto y diplomacia todo el tiempo. Al final de la
entrevista es aconsejable verificar la exactitud de la informacin, solicitando a la
persona entrevistada que lea las notas del auditor y ponga sus iniciales
Observacin directa: realmente la observacin representa la tcnica ms natural
y se relaciona con la habilidad y predisposicin para fijarse en los acontecimientos
que acontecen en la organizacin y relacionados con el tema de evaluacin, as
como el clima de trabajo imperante.
Cuestionario: Representa un formulario prediseado o elaborado al momento de
su utilizacin para recoger informacin no teniendo lmites para ello, en tal forma
que comprende las diferentes reas de la organizacin y sus operaciones,
desprendindose de ello que no solo obtiene informacin del tema a evaluar sino
que tambin permite conocer aspectos generales de la organizacin.
El cuestionario debe de estar elaborado en forma clara que permita contestar en el
momento en forma diligente teniendo en ocasiones dos opciones, es decir, un S o
No, o bien varias opciones, en el primer caso se denominara de pregunta cerrada
simple y en el segundo caso con respuestas mltiples, tambin existen de
preguntas abiertas.
Dentro de las ventajas de utilizar cuestionarios estn las siguientes:
Agilidad en la obtencin de informacin.
Optimizacin de actividades derivadas de la auditoria.

Confirmacin de hechos y sucesos heterogneos.

El primer punto es obvio su resultado, es decir, abrevia el proceso de obtencin de
informacin, en el segundo se detectan los efectos colaterales en el sentido que
de diversos temas relacionados se obtiene referencia y finalmente en el tercero se
aprovecha el diseo y contenido del cuestionario para ampliar su cobertura en
aspectos interrelacionados aunque no sean propiamente del mismo tema en forma
directa.
El anlisis del funcionamiento actual se logra utilizando cuestionarios o secciones
del mismo que sean pertinentes segn el alcance de la Auditoria, adems, el
cuestionario permite al auditor sintetizar los elementos que causan dificultades y
deficiencias a la organizacin. El sondeo que se lleva a cabo por el cuestionario,
depende de la metodologa que se aplique, pero generalmente se relaciona con
los principios administrativos: planeacin, organizacin, direccin, Integracin de
personal y control. Una vez que se han diagnosticado los problemas reales, el
auditor debe estar preparado para apreciar el nivel de desempeo del rea
investigada, indicando si es excelente, bueno, adecuado pobre y hacer las
recomendaciones necesarias para mejorar el desempeo.

MARCO METODOLOGICO
La metodologa de la auditora administrativa pretende servir como marco de
actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se
conduzcan en forma programada y sistemtica.
Las fases que integran la metodologa de la auditora administrativa son: 1)
planeacin, 2)
instrumentacin, 3) examen y diagnstico, 4) informe e
implementacin de las propuestas de mejoramiento y 5) seguimiento.
Fases de la Metodologa de la Auditora Administrativa
Para el caso practico
La Auditora Administrativa es una tcnica que utiliza varios procedimientos
especializados y se apoya en el mtodo cientfico para la investigacin. El proceso
de investigacin supone una actuacin sistemticamente, organizada y
estandarizada, para obtener un diagnstico al menor costo y con la mayor
confiabilidad. . Para ello, debe emplear tcnicas para minimizar el error, reducir el
costo y establecer mtodos de trabajo aplicados al caso de estudio con un mximo
de eficiencia y administracin de recursos.

PLANEACIN: Son lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de

la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura sea suficiente,
pertinente y relevante.
Se determinan los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo que requerir, los
criterios a seguir, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que
sern necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades ms
importantes de la empresa, los sistemas y sus correspondientes controles
gerenciales
Objetivo: Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar o
llevar a cabo la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las
condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos
establecidos.

INSTRUMENTACION: se aplica la programacin definida en la planeacin con la

recopilacin de la informacin, la puesta en marcha del cronograma y presupuesto

definido.
Requiere la aplicacin de cdulas de trabajo para efectuar el
seguimiento al cumplimiento del proyecto de auditora, a fin de establecer
avances, atrasos y tomar los correctivos del caso.

EXAMEN Y DIAGNSTICO: En esta etapa se inicia la ejecucin de los programas

para obtener la informacin necesaria del rea sujeta a revisin.
Es de seleccin y aplicacin de las tcnicas de recoleccin que se estimen viables
de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, seleccin de
instrumentos de medicin que se emplearan, manejo de papeles de trabajo y
evidencia, as como supervisin para una coordinacin eficaz.

INFORME: Es la narracin escrita sobre los resultados que se obtienen de una

revisin. Es la prueba de sugerencias y acuerdos tomado; sealando los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones de la auditoria; debiendo contener
informacin respecto de la magnitud de los hallazgos, y la frecuencia con que se
presentan en relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en
funcin de las operaciones realizadas, sustentadas por evidencia competente,
relevante y debidamente documentada, debiendo reunir:
- Objetividad: Visin imparcial de los hechos
- Oportunidad: Disposicin de la informacin en tiempo y lugar
- Claridad: Fcil comprensin del contenido
- Calidad: Apego a las Normas de calidad
- Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas
La Auditora Administrativa como tcnica de diagnstico administrativo, presenta
un reporte que recoge la metodologa que permiti determinar previamente los
puntos vulnerables y plantea medidas que permitan implementar medidas de
mejoramiento que aseguren la correccin de la desviacin en el modelo de la
organizacin.

SEGUIMIENTO: se dedica a hacer una evaluacin de las medidas propuestas por

el equipo auditor y que la organizacin decidi implementar a fin de diagnosticar si
estn contribuyendo al objetivo planteados, si hay errores en su puesta en prctica

por parte de la organizacin, o bien, si requieren ser ajustadas. Ello hace parte del
proceso cclico de la auditora que busca mejorar el modelo organizativo, y si este
contina presentando deficiencias reiniciar el proceso a partir de la planeacin
como fase inicial de un nuevo proyecto de auditora.

Objetivo General: Comprobar los resultados de las medidas implantadas y en su

caso sugerir las medidas correctivas necesarias para su mejor efectividad.

Lineamientos Generales
La responsabilidad de seguimiento debe ser definida por escrito dentro del
informe o por medio de un manual
Las actividades de seguimiento debern ser incluidas en el plan de trabajo
del grupo de auditoria
Disear los programas especficos de seguimiento a fin de asegurar la
cobertura de todo el proceso
La administracin es responsable de tomar las acciones correctivas sobre
los hallazgos u observaciones de auditora reportados
Acciones Especficas
Enfocarse a cierta rea o funcin, definiendo por escrito, las acciones a seguir en
cuanto a:

Personal
Actividades
Papeles de trabajo
Tiempo
Programas o proceso
Avances y resultados

Criterios Para La Ejecucin De Auditoras De Seguimiento.

Hacer una revisin peridica del sistema para evitar la obsolescencia del mismo,
lo cual afectara en forma directa la eficiencia de la organizacin.