EDCOM

TRABAJO DE:
Técnica de Documentación e Investigación

PRESENTADO POR:
Yépez Montesinos Margarita Susana
Cabrera Diaz Chistian Adolfo
Cepeda Fernández Luis Alberto
Ramos Dávila Chistian Manolo
Rivas Bravo Juan Carlos
Tandazo Troya Oscar René

DIRIGIDO:
Lsi. Delia Carrión

TEMA:
La Propuesta

AÑO LECTIVO:
2008 – 2009
 Sistema SCI

Propuesta

Asesoramiento y Desarrollo del Sistema

Preparado Por:
Yépez Montesinos Margarita Susana
Cabrera Diaz Chistian Adolfo
Cepeda Fernández Luis Alberto
Ramos Dávila Chistian Manolo
Rivas Bravo Juan Carlos
Tandazo Troya Oscar René

Requerimiento de:
Ing. Carlos Larrea
Gerente General
LÁCTEOS S.A

Julio, 2008
 TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO I............................................................................................................... 5

Antecedentes ..................................................................................................................5

CAPITULO II.............................................................................................................. 6

Problemas Actuales ........................................................................................................6

Nivel Organizacional ............................................................................................6

Nivel Tecnológico .................................................................................................6

Nivel de Proceso ...................................................................................................7

CAPITULO III............................................................................................................. 8

Solución propuesta.........................................................................................................8

Nivel Organizacional ............................................................................................8

Nivel Tecnológico .................................................................................................8

Nivel de Proceso ...................................................................................................9

CAPITULO IV ...........................................................................................................10

Alcance del Sistema ......................................................................................................10

CAPITULO V ............................................................................................................12

Requerimientos Operacionales ..................................................................................12

Requerimientos de Hardware ..........................................................................12

Requerimientos de Software ............................................................................13

Recurso Humanos ..............................................................................................14

CAPITULO VI ...........................................................................................................15

Presupuestos y Costos .................................................................................................15

Costos de Hardware ...........................................................................................15

Costos de Software ............................................................................................15

Descripción del Sistema SCI ..............................................................................15

Costo de Operación...............................................¡Error! Marcador no definido.

Costo Total del Sistema .....................................................................................16

CAPITULO VII ..........................................................................................................17

Plan de Implementación ..............................................................................................17

CAPITULO VIII .........................................................................................................17

Beneficios.......................................................................................................................18

CAPITULO IX ...........................................................................................................19

Evaluación del Sistema ................................................................................................19

CAPITULO X ............................................................................................................20

Alternativas de Solución ..............................................................................................20

CAPITULO XI ...........................................................................................................21

Comparación entre Propuesta y Alternativas...........................................................21

CAPITULO XII ..........................................................................................................23

Recomendaciones ........................................................................................................23
System SCI®

CAPITULO I
Antecedentes
Lácteos S.A. es una compañía de venta de alimentos derivados de la leche (queso,
mantequilla, margarina, yogures, etc.) que opera en el país desde 1995. Fue
constituida por el Ing. Carlos Larrea y su esposa, iniciando sus actividades en el centro
de Guayaquil donde reside su oficina matriz. Debido al crecimiento del mercado,
actualmente mantiene dos sucursales en Quito y Cuenca, expandiendo sus actividades
hacia la venta de otros artículos de marcas como Nestlé, Toni, Chivería, Unilever, entre
otras.

La empresa tiene más de 95 empleados en las 3 ciudades. En la matriz se encuentra el

Gerente General (Ing. Larrea) y los departamentos de Recursos Humanos y Financiero,
los cuales son los únicos con los que cuenta la misma. El departamento de Recursos
Humanos está conformado por el jefe de personal y su asistente; y el Financiero, por
su jefe y dos asistentes. Además cuenta con dos administradores, uno para el control
de ventas y otro para el control de la bodega principal y frigoríficos. La bodega dispone
de 6 vendedores, de los cuales 4 se encargan de recibir, perchar y refrigerar los
productos que adquiere la compañía para la venta. Vale destacar que no se cuenta con
un departamento de Sistemas.

La empresa utiliza el sistema contable SysCon, el cual fue obsequiado al Ing. Larrea.
Este sistema permite llevar el control de las transacciones diarias (libro diario), emitir
reportes del estado de situación inicial y final de la empresa y conocer los ingresos y
egresos de la misma. Otro sistema realiza la facturación, pero no controla el stock real
de los productos existentes en bodegas y frigoríficos, por lo que este control se realiza
en hojas de cálculo de Excel. Además, la compañía cuenta con una pequeña red y un
servidor que mantiene tanto la base de datos del SysCon como la información de los
reportes manejados en Excel a través de una carpeta compartida.

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System SCI®

CAPITULO II
Problemas Actuales
Al realizar el respectivo estudio de la situación de la empresa Lácteos S.A, se
encontraron diversos factores que dificultan el control efectivo de la compañía en
relación a sus productos y utilidades, impidiendo de esta forma su crecimiento.

A continuación se presentan en detalle los puntos relevantes de la problemática:

CAUSA EFECTO

Nivel Organizacional
Inexistencia de una estructura El Gerente realiza toma de
organizacional decisiones desacertadas y con ello
las sucursales no logran abastecerse
a tiempo de los productos que
vende la empresa.

Falta de un centro de cómputo que Gastos en la contratación de un

lleve el control de los archivos y la Ingeniero en Sistemas cada vez que
base de datos de la empresa se presente un problema en la base
de datos o en los archivos.

Nivel Tecnológico
No existe integración de datos entre Demora en la realización de los
los departamentos de la empresa. controles de las cuentas por cobrar y
pagar.

No se obtienen los datos

inmediatos de los sueldos, lo cual
ocasiona problemas de confiabilidad
en la contabilidad.

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System SCI®

CAUSA EFECTO
Departamentos de Recursos Presentación de reportes con datos
Humanos y Financiero, no no exactos de la empresa que en
automatizados ocasiones cuenta con información
repetida.

No se lleva un control adecuado de

los productos en stock.

No se conoce la utilidad real ni

consolidada de los 3 locales.

Nivel de Proceso
Realizaciones de roles de pago, Pérdida de tiempo en la elaboración
control de permisos y vacaciones en de estos documentos.
hojas de calculo de Excel.

Sistema de facturación que emite No se tiene al día la información

facturas pero no controla el stock sobre cuanto ingresa y cuanto
real de las bodegas y frigoríficos en egresa de las bodegas, ocasionando
los demás puntos de ventas su desabastecimiento.

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System SCI®

CAPITULO III
Solución propuesta
Una vez realizado el análisis de los problemas, System SCI, desarrollara un sistema
acorde a las necesidades de la empresa, el mismo que será desarrollado en Visual
Studio bajo una plataforma de base de datos en SQL Server 2005 la cual permitirá una
solides en la manipulación de la información. A continuación se detalla la solución:

PROBLEMA SOLUCION

Nivel Organizacional
Falta de personal de ayuda a Contratación de un Vicepresidente para
Gerencia ayudar al manejo de la Empresa con
mejores tomas de decisiones, y así evitar
que las sucursales resulten afectadas.

Falta de un Departamento de Creación de un Departamento de Sistemas

Sistemas para llevar un correcto mantenimiento de
los archivos y de la base de datos de la
empresa cada vez que existan
inconvenientes.

Nivel Tecnológico
Falta de integración de los datos Creación de una red LAN en los
departamentos de Recursos Humanos,
financieros y de Gerencia para facilitar la
comunicación entre ellos y el acceso a la
información que se necesite en cada
departamento.

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System SCI®

PROBLEMA SOLUCION

Falta de integración de los datos Creación de un sitio web la cual estará

enlazada con la base de datos de cada local
para así tener una conexión de la empresa
en las distintas ciudades.

Departamentos de Recursos Con los módulos que se implementarán en

Humanos y Financiero, no el sistema no habrá pérdida de información
automatizados en ningún departamento y se obtendrán
reportes confiables con un mejor control
de los productos en stock.

Nivel de Proceso
Retraso en la elaboración de Se contará con un módulo de elaboración
roles de pago, control de de estos documentos dentro del sistema,
permisos y vacaciones. con lo que se logrará obtener un mejor
control de los empleados de la empresa.

Sistema Contable que no Nuestro sistema System SCI permitirá ver

cumple con todos los reportes sobre los procesos que se realizan
requerimientos que necesita la en la contabilidad de la empresa; estos
empresa reportes podrán ser visualizados por
pantalla o impresos, a su vez pueden ser
exportados en múltiples formatos,
facilitando tareas de análisis y toma de
decisiones.

Sistema de facturación El sistema incluye un módulo que permitirá

ineficiente la emisión de facturas con el control del
stock real de las bodegas y frigoríficos en la
Matriz y demás puntos de ventas para
llevar un mejor control de este proceso.

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System SCI®

CAPITULO IV
Alcance del Sistema
El sistema incluirá los módulos de inventario, contabilidad, facturación y roles de
pagos. Dispondrá de una interfaz gráfica moderna que facilitará al usuario en el
manejo de la aplicación, obteniendo así un eficiente manejo de los datos con la
emisión de reportes.

A continuación detallamos sus principales requerimientos:

 Sistema de Gestión de Inventarios

Controlar y analizar el Stock de cada Producto
 Reportes (Ingresos, egresos de productos y utilidad real)
 Manejo de Stock por sucursales (bodegas y frigoríficos)

 Sistema de Contabilidad General

Se obtendrá los siguientes reportes:
 Estado de situación inicial.
 Mayor general.
 Mayor de Cuentas.
 Balance de Comprobación.
 Balances de Sumas y Saldos.

 Sistema de Facturación
Controlará las transacciones diarias de compra y venta de los productos.
 Emisión de facturas.
 Reportes varios (Facturas anuladas)

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System SCI®

 Sistema de rol de pagos

Generar los comprobantes de rol de pago a los empleados y así llevar un control
de los mismos.
Permitirá ingresar información acerca de:
 Datos generales del empleado
 Ingresos, egresos, beneficios, prestamos, utilidades, vacaciones

 Sistema de red
Comunicación directa y en tiempo real con todos los departamentos y sucursales
que conforman la empresa.
 Obtención de Consultas y Reportes inmediatos.

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System SCI®

CAPITULO V
Requerimientos Operacionales
Se presenta a continuación los requerimientos necesarios para nuestra propuesta.

Requerimientos de Hardware
CANTIDAD DESCRIPCION UBICACIÓN

CPU Intel DUAL CORE 3.0 Ghz

Mainboard ECS chip INTEL 945 bus 1333
Disco Duro de 250 GB
DVD - Writer 1 Dpto. De
Memoria RAM DDR2 de 1 GB PC 667. Gerencia
Sonido, Video
Red 10/100 MBPS 1 Dpto. De
Fax Módem Recursos Humanos
Floppy 1.44 Mb
Teclado multimedia 1 Dpto. Financiero
Mouse óptico
Parlantes conexión USB

Máximo del disco soportado: 4 TB

Capacidad de Disco Duro: 500 GB SATA II
Tipos de Puerto:
Ethernet - RJ45 Twisted - Pair (XBaseT)
Serial ATA - 7 pin
USB: Universal Serial Bus 2.0
Conectores: SCSI External - 50 pin High-Density
(MD-50) – Conectores RJ45
Interface: Fast SCSI
Flash ROM/Firmware: 256 MB
1 Dpto. Centro de
RAID Levels: RAID 5
Memoria Principal Instalada: 512MB computo
Backplane Features: LED Power Indicator(s)
Soporte de Redes: Gigabit Ethernet (1000 Mbps)
Componentes Incluidos:
- Cabling (Interface)
- Mounting Brackets
- Power Suplí
Tarjeta de Red 1000mbps
Rack de Piso
Cable UTP Categoría 6A
Switch (12 puertos)

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System SCI®

Requerimientos de Software

LICENCIAS DESCRIPCION

Marca: Corporation
Nombre: System SCI
Versión: 1.0 PROFESIONAL 2008
Idioma: Español
Tipo de licencia: Paquete Completo Profesional

Marca: Microsoft
Nombre: WINDOWS Servipack 2
Versión: PROFESIONAL 2003
Idioma: Español
Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios

Marca: Microsoft
Nombre: OFFICE
Versión: PROFESIONAL 2007
Idioma: Español
Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios

Marca: Microsoft
Nombre: OSERVER
Versión: STANDARD 2003
Idioma: Español
Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios

Marca: Microsoft
Nombre: SQL Server
Versión: 2005
Idioma: Español
Tipo de licencia: Paquete Completo

Marca: Microsoft
Nombre: Visual Studio
Versión: 2005
Idioma: Ingles
Tipo de licencia: Paquete Completo

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System SCI®

Recurso Humano

FASES DETALLE

Fases de Análisis 1 Analista de Sistemas

1 Analista de Sistemas
Fase de Diseño
1 Programador de Sistemas

1 Analista de Sistemas
Fase de Desarrollo
2 Programador de Sistemas

1 Analista de Sistemas

Fases de Implementación 1 Programador de Sistemas

1 Técnico en Redes

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System SCI®

CAPITULO VI
Presupuestos y Costos
A continuación se especifican los presupuestos y costos para los equipos requeridos:
Costos de Hardware
VALOR
CANTIDAD DESCRIPCION VALOR TOTAL
UNITARIO
3 Computadora Intel DUAL CORE 3.0 Ghz US$ 550.00 US$ 1,650.00
Memoria RAM DDR2 de 1 GB PC 667.
1 Servidor US$ 2,000.00 US$ 2,000.00
1 Tarjeta de red 1000mbps US$ 15.00 US$ 15.00
1 Rack de Piso US$ 150.00 US$ 150.00
2 Caja (305m) Cable UTP Categoría 6A US$ 40.00 US$ 80.00
48 Conector RJ45 US$ 0,40 US$ 19.20
1 Switch (12 puertos) US$ 120,00 US$ 120.00
TOTAL US$ 4,034.20

Costos de Software
VALOR
CANTIDAD DESCRIPCION VALOR TOTAL
UNITARIO
3 Microsoft XP WINDOWS PROFESIONAL US$ 119.00 US$ 357.00
2003
3 Microsoft OFFICE PROFESIONAL 2007 US$ 290.00 US$ 870.00
1 Microsoft OSERVER ESTÁNDAR 2003 US$ 307.00 US$ 307.00
1 Microsoft SQL 2005 US$ 1,169.00 US$ 1,169.00
1 Microsoft Visual Studio 2005 US$ 800.00 US$ 800.00
TOTAL US$ 3,503.00

Descripción del Sistema SCI

PRODUCTO DETALLES

ES UN PRODUCTO DISEÑADO PARA RESOLVER

LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA EN SU AREA
ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE RECURSOS
HUMANOS,
INTEGRADO EN TODOS SUS DEPARTAMENTOS.
System SCI
Costo $7700.00

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System SCI®

Costo Total del Sistema

DESCRIPCIÓN VALOR

Costo de Hardware (C/local) US$ 4,034.20

Costo de Software US$ 3,503.00

Costo de Operación US$ 7.700.00

VALOR TOTAL DEL SISTEMA US$ 15,237.20

Forma de Pago

System SCI tiene la siguiente política de pago:

El 50% del valor total del proyecto debe ser cancelado al momento de la
aprobación de la misma.

El 50% restante será cancelado una vez implementado el proyecto en la

Organización

NOTA: Los pagos deben ser en efectivo o cheque certificado a nombre de System SCI

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System SCI®

CAPITULO VII
Plan de Implementación

Aquí pegar el diagrama de Gantt

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System SCI®

CAPITULO VIII
Beneficios
Los beneficios del nuevo sistema serían tan numerosos y variados que se mencionan a
continuación:

1. Actualmente con el Sistema SysCon se encuentra centralizada en la matriz, con el

Sistema propuesto System SCI tendrá una extensión a las sucursales lo cual se
podrá acceder de manera más rápida e informarse lo acontecido en los otros
locales.

2. Los reportes no eran correctos, existía redundancia en los datos, con el Sistema
System SCI obtendrá reportes con los datos reales que maneja su empresa así
dando un mejor control.

3. Existe un mal control de inventario de los productos en bodega y frigoríficos, con

el Sistema System SCI que se esta proponiendo se procederá a llevar el control de
bodegas y frigoríficos lo cual mejorará el abastecimiento de las demás sucursales.

4. Con el Sistema Actual existe una manipulación de los datos de la Empresa por
parte de persona que no están autorizadas para dicho manejo, con nuestro
Sistema propuesto System SCI habrá un control para que las personas no puedan
manipular datos que no deben.

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System SCI®

CAPITULO IX
Evaluación del Sistema

OBJETIVO:
Acreditar el funcionamiento correcto y eficaz del sistema, a fin de dar respuestas
acertadas a las necesidades de la Empresa.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA CONTABLE:

Para dar cumplimiento a esta fase utilizaremos, una prueba piloto cuya duración es de
una semana, el cual persigue la verificación de desempeño del sistema.

VERIFICACIÓN DE LA RED.
La revisión de conexión en red es otra evaluación a realizar para de esta manera
comprobar, el intercambio de información entre departamentos de la Empresa de
manera precisa y verificable.

ASESORAMIENTO DE SELECCIÒN DE PERSONAL.

Se brindará orientación al momento de elegir personal calificado que labore
oportunamente en áreas de su competencia.

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System SCI®

CAPITULO X
Alternativas de Solución

Alternativa N° 1
Modificar el Sistema SysCon
Ventaja
Se mejoraría en parte, al problema que tiene con dicho Sistema y menor costo
para la Empresa.
Desventaja
Se corre el riesgo de no llenar las expectativas de la mejora y podría seguir
existiendo fallos en el sistema provocando la pérdida de tiempo.

Alternativa N° 2
Adquirir Sistema System SCI®
Ventajas
Los reportes, informes, facturaciones y demás se podrán realizar de una
manera más rápida y segura, y será de fácil operación ya que se capacitará para
dicho manejo.
Desventaja
Para la instalación del sistema System SCI® se requiere de ciertos equipos tales
como: Computadores, impresoras y personal que este capacitado para
interactuar con el sistema y con la Empresa.

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System SCI®

CAPITULO XI
Comparación entre Propuesta y Alternativas

Demostramos a continuación la comparación entre las alternativas y la propuesta que

ofrecemos.

Escala de Comparación:
Alto
Medio
Bajo
Promedio

BENEFICIOS SISTEMA ACTUAL SYSTEM SCI

Costos Bajo Promedio

Fácil Operación Alto Alto

Seguridad Bajo Alto

Eficiencia Bajo Alto

Rentabilidad Bajo Alto

Ahorro de Tiempo Medio Alto

Capacidad de almacenamiento Bajo Alto

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System SCI®

BENEFICIOS ALTERNATIVA 1 ALTERNATIVA 2

Costos Medio Promedio

Fácil Operación Alto Alto

Seguridad Medio Alto

Eficiencia Medio Alto

Rentabilidad Medio Alto

Ahorro de Tiempo Medio Alto

Capacidad de almacenamiento Bajo Alto

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System SCI®

CAPITULO XII
Recomendaciones
Nuestra propuesta de implementación, propone la adquisición de un sistema que
agilite todos los procesos dentro de su Empresa, así como el incremento de personal
capacitado e idóneo que cubra las necesidades de la Organización.

La experiencia y trayectoria de nuestra Empresa nos hace acreedora a la confianza y

credibilidad sustentable, de las respuestas tecnológicas que damos al alcance de sus
manos.

La elección de nuestra propuesta nos compromete ha prestar asistencia; dando

seguimiento y atención personalizada, así como también dentro de nuestros servicios
damos asesoramiento para la selección del personal, altamente calificado abalizado
por la Escuela Superior Politécnica del Litoral.

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System SCI®

ANEXOS
Presupuesto Interno
COSTO DE
ACTIVIDAD RECURSOS TIEMPO TOTAL
SEMANA
Fase de Análisis 1 Analista 2 semanas US$ 400.00 US$ 800.00

1 Analista 2 semanas US$ 400.00 US$ 800.00

Fase de Diseño 1 Programador 2 semanas US$ 250.00 US$ 500.00
1 Analista 4 semanas US$ 400.00 US$ 1,600.00
Fase de Desarrollo 2 Programadores 4 semanas US$ 250.00 US$ 2,000.00
1 Analista 2 semana US$ 400.00 US$ 800.00
Fase de 1 Programador 2 semana US$ 250.00 US$ 500.00
Implementación 1 Técnico de Red 2 semana US$ 350.00 US$ 700.00

TOTAL US$ 7,700.00

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