Sunteți pe pagina 1din 4

Intranet pentru toti

Sorinel Balan

Articolul, probabil unul dintre primele pe aceasta tema din Romania, a fost publicat în Computer World Romania (16) din 16 30 sept 1997 . CWRO este o publicatie a International Data Group, IDG, cel mai mare grup de presa si cel mai mare furnizor de servicii din domeniul tehnologiei informatiei. International Data Group publica 275 de magazine despre calculatoare si este prezent în peste 75 de tari. In fiecare luna 60 de milioane de oameni citesc una sau mai multe publicatii IDG.

Daca este adevarat ca in medicina se aplica principiul PRIMA NON NOCERE, mai intai sa nu faci rau, pentru o economie de piata in tranzitie ca a noastra ar trebui sa existe un principiu de genul "sa incepi mai intai cu costuri minime".

Vom incerca sa oferim o strategie intranet care poate fi realizata cu cheltuieli initiale minime. Sa revedem mai intai cateva din avantajele unei strategii intranet pentru a ne convinge ca merita sa facem efortul, de fapt unica investitie initiala.

S a scris mult in ultimul timp, in special in acest an, declarat anul Internetului, despre acest concept considerat a fi viitorul corporatiilor. Care este motivul?

Faptul ca accesul la informatie printr un browser este simplu si foarte rapid. Informatia este usor de gasit si usor de actualizat.

Intranetul creste productivitatea reducand timpul de lucru per operatie. Intr un site intranet bine organizat ar trebui sa fie necesare maximum trei clicuri de mouse pentru a ajunge instantaneu la orice informatie la care ne da dreptul sistemul de securitate.

Solutia intranet poate reduce costurile legate de consumul de hartie, consumabile ca toner, cartuse de imprimanta, suporturi magnetice de stocare reducerea cheltuielilor cu telefoanele prin folosirea email ului si de fax prin folosirea numeroaselor oferte fax via Internet. Se vor putea reduce cheltuielile cu telefoanele internationale prin sistemele call back. si, in viitor, chiar reducerea la 0 prin sistemele webphone.

Utilizarea email ului va reduce drastic cheltuielile cu telefonul si faxul. Ca sa trimitem faxuri la 100 de persoane trebuie sa trimitem 100 de faxuri folosind 100 de impulsuri, dar putem trimite acelasi email la 100 de persoane folosind un singur impuls. Un fax se trimite in 3 minute, dar in 3 minute putem trimite 30 de e mail uri diferite. Emailul permite sa atasezi fisiere .DOC, imagini, sunete, orice.

Dar cele mai mari avantaje ale intranetului nu sunt cele lineare, cele care pot fi calculate, ci cele care rezulta din faptul ca el schimba filosofia de lucru a intreprinderii cu una complet noua. John Naisibit in cartea Megatrends, in capitolul "De la ierarhii la retele", spune ca retelele ofera ceea ce birocratiile nu pot oferi niciodata si anume legatura pe orizontala. Din ppunct de vedere structural, lucrul cel mai important in legatura cu o retea este faptul ca fiecare individ se afla in centrul ei. Toate acestea se potrivesc tehnologiei intranet. Naisibit mai spune ca "In cadrul retelelor recompensele vin din puterea tuturor nu din puterea de a i da la o parte pe altii." El anticipeaza ca in viitor institutiile se vor organiza dupa un stil de conducere bazat pe modelul retelelor.

Pentru a realiza saltul calitativ, care se face prin trecerea la o filosofie de lucru in intranet, trebuie sa spunem ca intranetul favorizeaza si intareste conexiunile de feedback in sistem, conexiuni care reprezinta coeziunea unui sistem si a caror absenta il transforma intr un sistem cu o birocratie greoaie si o conducere totalitara capabila sa falimenteze orice intreprindere. Absenta feedbackului este un element de cultura negativa a intreprinderii.

Intranetul este o retea fiabila iar "retelele spune Adrian Restian, specialist roman in medicina cibernetica sunt mecanisme antientropice".

Dupa Kathryn Esplin (http://www.sunworldonline.com ) cele 8 lucruri cheie de care trebuie sa tinem cont cand construim un intranet sunt:

Stabilirea cerintelor infrastructurii;

Determinarea serverului web necesar;

Alegerea unui browser;

Modul in care va fi utilizat intranetul;

Softul necesar pentru dezvoltarea aplicatiilor;

Firewall ul;

Posibilele schimbari ale rolului webmasterului;

Instruirea personalului.

De obicei articolele despre intranet desfasoara un impresionant arsenal tehnic care pare a necesita o pregatire tehnica deosebita si cheltuieli cu superservere si firewalls de la 5.000 la 20.000 $. Si acest lucru este adevarat daca dorim ca intranetul nostru sa functioneze la intreaga lui capacitate. Totusi, cea mai buna solutie pentru trecerea la solutii intranet/Internet este sa se inceapa cu un minim de efort si cheltuieli. Oricine, cat de cat avizat, poate incepe crearea unui intranet pe LANul intreprinderii, fara protocol TCP/IP, server WEB si, mai ales, fara cheltuieli.

Cineva spunea ca intranetul e genul de lucru pe care nu il poti descrie pana cand nu il arati. Odata ce aratati catorva persoane cu rol decizional o versiune demo a intranetului ele vor

deveni foarte interesate si vor dori un browser pentru acces. De obicei pasul urmator este o demonstratie pentru personal si, astfel, interesul devine contagios.

Pentru inceput e suficient daca reusiti sa obtineti o conexiune fie si pe linie comutata. Este suficient pentru a cauta si a salva local fisiere care sunt importante pentru domeniul de activitate al intreprinderii, sa spunem cele pe care ati vrea sa le poata accesa toata lumea.

Apoi, este bine sa vizitati unul din site urile care ofera programe freeware, cum ar fi http://www.ensta.fr/internet/goodies.html si sa luati cateva programe utile companiei pregatind bineinteles o nota cu cheltuielile economisite. Vizitati apoi http://www.microsoft.com/ie/, unde puteti incarca un Internet Explorer pe care il puteti chiar si inregistra pentru fiecare statie legata la reteaua intreprinderii. Dupa ce veti avea un browser pe fiecare calculator trebuie sa creati home page ul intranetului.

Intr un FAQ al unei companii care ofera solutii intranet (http://www.intrack.com) se arata ca oricine poate avea un intranet fara un sever web si fara protocol TCP/IP, singurul dezavantaj constand in faptul ca nu veti putea avea java script, formulare care utilizeaza CGI, e mail etc.

Ce informatii este bine sa puneti pe site ul intranet?

Una din cele mai interesante si mai populare carti de management, "Eficenta in 7 pasi" de Stephan Covey, spune ca unul din pasii spre eficienta unei intreprinderi este buna cunoastere a regulamentelor interioare si accesibilitatea lor, mergand pana la afisarea acestora. Ele circula de obicei tiparite, producand un consum mare de hartie, si nimeni nu le citeste dar le semneaza. Solutia? Publicarea in intranet, pentru maxima accesibilitate. Veti pune deci regulamentele interioare (ROI) si orice alte documente de maxima generalitate, cum ar fi telefoanele angajatilor, anunturi importante, documentatia, specificatiile de produse, pagina web pentru Internet etc.

Daca in viitor doriti ca intreprinderea dvs. sa aiba o prezenta pe Internet, va trebui sa familiarizati personalul cu cateva elemente de baza ale Net culturii. Va trebui deci sa puneti in intranet cateva manuale de HTML si cateva FAQ uri despre publicarea si promovarea paginilor web, masini de cautare, ghidul email al lui Bob Rankin si, in general, ceea ce gasiti valoros si de interes general pentru salariatii intreprinderii. Publicarea acestor pagini pe intranetul intreprinderii va avea avantajul familiarizarii treptate a angajatilor cu concepte care pot avea in viitorul corporatiilor o pondere mare. In plus, in momentul cand conducerea va decide crearea unui intranet complet, salariatii vor fi deja familiarizati si intranetul va merge la intreaga sa capacitate din prima zi. Altfel, din momentul realizarii cheltuielilor cu intranetul pana la inceperea amortizarii cheltuielilor vor mai trece cateva luni necesare instruirii personalului. Puteti, de asemenea, sa puneti cateva standarde de calitate. ISO 9000 nu ar trebui sa lipseasca de pe nici un intranet, deoarece acesta este primul pas spre TQM (Total Quality Management),

un stil de management de succes dar si un posibil pasaport al firmelor noastre spre pietele occidentale. Daca ati realizat un intranet, intreprinderea dvs. a facut deja un pas important spre

TQM si a realizat foarte mult pentru cultura intreprinderii. Daca aveti un sistem de calitate, el va

fi potentat daca puneti procedurile si manualul calitatii pe intranet si elemente de TQM. Nu

uitati ca acest sistem de management este eficient cand e construit din interior si numai la limita prin apelul la experti.

De pe paginile principale nu trebuie sa lipseasca enutarea misiunii organizatiei si logoul companiei. Sunt mijloace simple dar eficiente de a construi o cultura a intreprinderii, element esential in TQM.

Acelasi pas spre eficienta, specificat in cartea lui Covey, spune ca pentru ca salariatii sa adopte regulamentele de tip ROI ei trebuie sa fie consultati la elaborarea acestora sau macar sa li se ofere posibilitatea unui feedback. Numai intranetul poate oferi cu cel mai mic efort posibil acest feedback, prin inserarea unui formular de raspuns si/sau o adresa de mail la subsolul paginii.

Chiar daca initial, pentru o mare parte a utilizatorilor, accesul la INTRANET va insemna doar accesul la informatii cu caracter general, cum ar fi regulamentul de ordine interioara sau telefoanele firmei, acest acces va constitui o modalitate de invatare participativa. Pentru a stimula participarea si implicarea oferiti fiecarui salariat posibilitatea de a avea o pagina web personala, asa cum au salariatii de la PROTV de exemplu. Fiecare va invata sa manevreze un editor web. O transformare a limbajului de la expresii de genul: "ai vazut ce masina are tipa de

la proiectare" in: "are o pagina de web traznet" pare a fi un lucru banal dar in realitatea poate fi

o mutatie de la barfa la miturile si cultura intreprinderii moderne.