Utilizarea modelelor de date multidimensionale pentru previzionarea, calculul şi analiza

costurilor

     
   
   
       
 


   
ADINA TOFAN

Colectarea datelor referitoare la soldurile conturilor pentru firme se realizează prin

intermediul procedurilor de extragere în formatul anterior specificat şi este însoţită permanent
de completarea datei de înregistrare în depozitul de date. Schema următoare rezumă succint
procesele de transformare a datelor ce preced analiza OLAP

Figura 1. - Procese premergătoare analizei OLAP

În elaborarea soluţiilor predefinite propuse pentru analiza datelor se va urmări a se

respecta modularizarea sistemului şi exploatarea tabelei de fapte din depozitul de
     


date care a fost concepută special pentru o mai rapidă dezvoltare a soluţiilor OLAP.
Trebuie să subliniem că în condiţiile utilizării sistemului la nivel de întreprindere, fără
a necesita facilităţi de analiză comparativă cu alte firme, analizele OLAP se vor limita doar la
exploatarea dimensiunii şi eventual a dimensiunii pentru efectuarea de
        

 

agregări de solduri. Deci în mare parte sistemul va utiliza tabele bidimensionale pentru
analiză (tabele pivot) şi mai puţin cuburi OLAP autentice.
 Utilizarea mai multor dimensiuni poate fi necesară în cazul analizelor comparative
între rezultatele mai multor organizaţii cum ar fi de exemplu analiza comparativă a
cheltuielilor efectuate sau veniturilor realizate de firme.
Figura următoare prezintă o modalitate de agregare a soldurilor conturilor pe grupe de
cheltuieli şi proiecţia acestora atât pe dimensiunea timp cât şi pe dimensiunea firme, utilizând
ierarhia geografică a acesteia.

Figura 2. Soluţie OLAP pentru analiza cheltuielilor pe grupe de cheltuieli

O soluţie similară poate fi proiectată şi pentru analiza veniturilor. Exemplul următor

utilizează pentru dimensiunea ierarhia specializată pe obiecte de activitate şi ramuri

 

economice în locul ierarhiei geografice.

Figura 3. Soluţie OLAP pentru analiza veniturilor obţinute de firme pe categorii de venituri
şi domenii de activitate

Utilizarea uneia sau alteia dintre ierarhiile alternative ale dimensiunii firme ar conduce
la o reorientare a analizei în perspectiva spaţiului geografic sau a filialelor întreprinderii.
 După cum s-a precizat anterior, modul de calcul al indicatorilor de analiză financiar
patrimonială este descris în depozitul de date utilizând o soluţie asemănătoare celei de
agregare a posturilor bilanţiere.
Analiza rezultatelor întreprinderilor poate fi tratată în mod similar, modelul propus
permiţând reprezentarea multidimensională pentru analiza comparativă a indicatorilor descrişi
în paragrafele anterioare.
Se pot adăuga şi dimensiuni suplimentare pentru valorile bugetate ori previzionate.

Revenind la setul de indicatori de analiză propuşi pentru a fi precalculat în tabela de

fapte, putem sublinia că, pe baza compunerii acestora, se pot realize soluţii OLAP care să
urmărească analiza unor alţi indicatori derivaţi ori a unor rate de analiză obţinute prin
raportarea acestora.

     
 
          
 
   

    
 
        
            

Realizarea unei aplicaţii suport pentru analiza datelor care să beneficieze de

funcţionalităţile extinse privind instrumentele de previziune şi asistare a deciziei sau
modalităţile de reprezentare grafică oferite de un procesor de calcul tabelar şi, în acelaşi timp,
să exploateze un volum mare de date stocate în baze de date relaţionale sau în depozite de
date poate fi considerată o soluţie viabilă pentru asistarea deciziei în activitatea financiar-
contabilă.
Ideea realizării unei astfel de aplicaţii suport pentru analiza financiară a provenit din
iniţiativa de a utiliza Microsoft Excel ca o componentă de interfaţă şi instrument de analiză în
cazul depozitului de date anterior prezentat. Această alternativă va conferi avantajul utilizării
facilităţilor specifice Excel pe de o parte şi, de cealaltă parte, posibilitatea exploatării datelor
prin intermediul unui system de gestiune a bazelor de date performant.
Întrucât, în cazul firmelor mici, iniţiativa de a dezvolta un proiect data warehouse ar
putea întâmpina unele dificultăţi în special datorită costurilor de implementare, dar şi datorită
faptului că volumul mic de date nu impune adoptarea unei astfel de soluţii am propus
realizarea aplicaţiei suport pentru analiza datelor astfel încât să poată fi utilizată şi pe baza
preluării datelor din depozitul de date, dar şi ca instrument independent de analiză a date.
Poziţionarea aplicaţiei în contextul utilizării ca o componentă de interfaţă a sistemului
data warehouse şi pe de altă parte ca instrument independent de analiză e prezentată în figura
următoare:

Fig. 4. Modul de interogare a aplicaţiei ca instrument independent de analiză cu

facilităţi de conectare la depozitul de date
Acest instrument se doreşte a se concretiza el însuşi într-un sistem informatic de
asistare a deciziei chiar şi în condiţiile utilizării sale fără facilităţile specifice data warehouse
(pentru aceste cazuri propunem arhivarea datelor necesare analizei fie în foi de calcul tabelar,
fie în baze de date relaţionale cum ara fi, de exemplu, Microsoft Access).
Arhitectura sistemului propus este prezentată în figura următoare:
 Figura 5. Arhitectura SIAD

O reprezentare mai concisă a modului de organizare şi de achiziţie a datelor este

prezentată în figura următoare:

Figura 6. Fluxurile de date în contextul realizării aplicaţiei suport pentru analiza datelor cu
acces la depozitul de date

Pe baza schemelor anterior prezentate putem face următoarele observaţii:

Datele supuse analizei într-un sistem informatic de asistare a deciziei elaborat în
mediul Microsoft Excel vor fi structurate sub formă de foi de calcul (tabele bidimensionale)
 În contextul utilizării aplicaţiei cu acces direct la depozitul de date fluxurile de
preluare a datelor se pot referi atât la datele de detaliu (soldurile de conturi) cât şi la cele
aggregate sub formă de indicatori de analiză. Importul unor indicatori precalculaţi din cadrul
data warehouse precum şi a datelor consolidate va spori în mare măsură eficienţa aplicaţiei
proiectate.
În cazul în care aplicaţia nu va fi utilizată ca instrument integrat într-un sistem data
warehouse, propunem opţional ca soluţie de memorare a datelor istorice o bază de date
gestionată de un SGBD relaţional (de exemplu Microsoft Access sau SQL Server).
Aplicaţia va trebui să incorporeze o interfaţă adecvată pentru preluarea datelor din
alte surse existente în cadrul organizaţiei, cum ar fi baze de date sau documente în format
electronic (de exemplu Word sau Excel)
În ce priveşte baza de modele a aplicaţiei aceasta va urmări exploatarea la maxim a
facilităţilor prezentate de instrumentul de dezvoltarea utilizat (Microsoft Excel):
Reprezentarea de modelelor analogice, ţinând cont de facilităţile extinse privind
realizarea de grafice de care dispun aplicaţiile de acest tip.
Implementarea metodelor de previziune pe baza funcţiilor predefinite.
Stabilirea unor modele de optimizare pe baza facilităţilor Excel.
Sintetizarea informaţiilor pe baza unor instrumente specifice precum tabelele pivot
sau tabelele de ipoteze.
În dezvoltarea sistemelor informatice pentru asistarea deciziei, în special în condiţiile
utilizării depozitelor de date, sunt cel mai des utilizate strategiile iterative şi mai puţin
metodele clasice de proiectare a sistemelor informatice.
Strategia de dezvoltare a unui sistem informatic de asistare a deciziei ce include
tehnologii data warehouse va presupune: realizarea unui plan preliminar al depozitului de date
şi definirea unei arhitecturi adecvate, iar apoi selectarea instrumentelor şi mediilor de
dezvoltare ce urmează a fi utilizate
Realizarea unui plan preliminar al sistemului are rolul de a sublinia priorităţile
diferiţilor viitori utilizatori şi a incorpora aceste cerinţe în modulele sistemului proiectat. O
astfel de strategie de tip iterativ va permite extinderea ulterioară a funcţionalităţilor
depozitului de date conferind flexibilitate sistemului.
Stabilirea mediilor de dezvoltare selectate pentru realizarea sistemului de asistare a
deciziei presupune alegerea unui set standard de instrumente şi au rolul de a diminua
posibilitatea apariţiei unor probleme ulterioare de integrare a aplicaţiilor.