Procédure

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MAITRISE DES DOCUMENTS Date Création :
Date Révision :
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SOMMAIRE

1. OBJET

2. DEFINITIONS

3. DOMAINE D’APPLICATION

4. PROCEDURE ET ROLE DE CHACUN

5. DOCUMENTS DE REFERENCE

6. ENREGISTREMENTS ASSOCIES
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OBJET
La présente procédure définit les règles d’élaboration et de gestion des documents
relatifs au Système de Management de la Qualité au sein de l’agence HYSACAM
Yaoundé

DÉFINITIONS
Document : Support d’information et l’information qu’il contient.
Manuel Qualité : Document spécifiant le système de management de la qualité d'un
organisme.
Procédure : Document décrivant la manière d’effectuer une activité.
Enregistrement : Document destiné à apporter la preuve de la réalisation d’une
action ou faisant état des résultats obtenus.
Fiche de description de poste : Document écrit permettant de décrire les
modalités d’exécution d’une tache

DOMAINE D’APPLICATION
Cette procédure s’applique à l’ensemble des documents entrant dans le SMQ, dit
"document qualité", c'est-à-dire tout document nécessaire à la planification, la
réalisation, l'amélioration voir la maitrise des activités. La documentation qualité
comprend en particulier :
 Le manuel Qualité,
 Cartographie des processus, fiches processus, description de poste
 Les procédures,
 Les documents opérationnels (instruction, fiches pratiques)
 Les enregistrements renseignés

PROCÉDURE ET RÔLE DE CHACUN

L’application effective du présent document est sous la charge du Responsable

Qualité qui gère la conception et l’intégration des documents du système, comme
l’illustre le logigramme ci-dessous.
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1. Création et Modification des documents

QUI ? QUOI ? COMMENT ?
Demande de
création/modification du
document
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En utilisant l’enregistrement << GEN
Initiateur EFQ 04>> ‘demande de création
modification des documents’.
l’enregistrement doit être accompagné
d’un modèle du document.
Pilote du
processus Avis Le pilote donne son avis sur la création du
concerné document et ensuite envoi la fiche au RD

Non
Représentant Valider le Motif
de la direction besoin du
En fonction des exigences normatives,
Oui refus
réglementaires et de l’existant
documentaire
Représentant
de la direction
Codifier le document
Suivant la présente procédure

Initiateur
Pilote processus
Représentant Valider le document
de la direction
Faire signer la page de garde dans le cas
des procédures

Représentant Mettre à jour le suivi système

de la direction documentaire
Le répertoire des codes des documents du
SMQ
Modification
Création

Diffuser le Annuler et Retirer

Représentant nouveau la version
de la direction document périmée

1
Archiver Archiver une copie
l’original de la version
périmée
1
un cachet ‘ORIGINAL’ doit être marqué
sur la copie archivée.
Détruire la
2
un cachet ‘PERIME’ doit être marqué sur
la copie de la version périmée archivée
version
périmée

Appliquer le
Utilisateurs
document
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1- Identification des documents qualité

Chaque document qualité, est identifié par : un en-tête comportant :

Type de
document

Enregistrement
Réf : ENR PU 01
Date Création : 20/08/08
TITRE DU DOCUMENT Date Révision :
HYSACAM Version : 1
Page :
1/1

document Caractéristiqu
Lo du es du
g
document en
o Référence
vigueur

Une référence unique nommée « Réf », constituée comme suit :

Exemple :
PRO PU 01
Activité concernée N° d’ordre
Type de document

Type de document :
MAQ : Manuel Qualité
DP : Description de Poste
PRO : Procédure
ENR : Enregistrement
FI : Fiche d’instruction
FP : Fiche Pratique
FS : Fiche de sécurité

Abréviatio Services Associés

Département Concerné Abréviation
n
Sécurité DA SEC
Direction D’agence DA
Contrôle Qualité DA CQ
Propreté Urbaine PU
Administration et Ressources Humaines ARH Infirmerie ARH IN
Magasin MAI MAG
Maintenance MAI
Achats et Approvisionnement MAI AA
Centre de Stockage des Déchets CSD
Service Clientèle QUA SC
Qualité QUA
Informatique QUA INF
Communication COM
Contrôle de Base EFQ CB
Etude, Formation, Hygiène et Sécurité au
EFHST Hygiène et Sécurité au Travail EFQ HST
Travail
Formation EFQ FO
Finances FIN
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2- Présentation des documents

2.1 Procédures :
La présentation à adopter pour la rédaction des procédures est celle du présent
document.
Les procédures sont rédigées en suivant l’ordre des chapitres suivants, cette liste
n’étant pas exhaustive :

1. OBJECT
2. DOMAINE D'APPLICATION.
3. DEFINITIONS - ABREVIATIONS
4. CONTENU DE LA PROCEDURE ET ROLE DE CHACUN
5. DOCUMENT DE REFERENCE
6. ENREGISTREMENTS ASSOCIES

2.2 Manuel Qualité

Le manuel qualité comprend les éléments suivants
a) le domaine d'application du système de management de la qualité, y compris
le détail et la justification des exclusions
b) les procédures documentées établies pour le système de management de la
qualité ou la référence à celles-ci;
c) une description des interactions entre les processus du système de
management de la qualité.

2.3 Cartographie des processus

La cartographie des processus comprend les éléments suivants :
a) les processus de management
b) les processus de réalisation
c) les processus support
et tous les activités associés.

2.4 Carte d’identité des processus

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La carte d’identité des processus comprend les éléments suivants :

a) Pilote
b) Finalité du processus
c) Activités
d) Acteurs
e) Données d’entrée
f) Données de sortie
g) Documents associés
h) Eléments de mesure et de surveillance
2.5 Description de Poste
La description de poste comprend les éléments suivants :
a) Le poste
b) Objectifs du poste
c) Moyens
d) Organigramme
e) Liste des taches
f) Autorités
g) Profil
h) Signature

3- Les documents d’origine Externe

Les documents suivants sont considérés comme document d’origine externe

a) Tout document venant du client ayant une incidence sur la planification et
le fonctionnement du système de management de la qualité sont identifiés
b) Manuel d’utilisation des équipements ayant une incidence sur la réalisation
de la prestation.
c) La norme ISO 9001 :2008
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4- Transmission des documents

La transmission des documents est faite par le biais des registres de transmission. Ce
registre démontre la disponibilité sur les lieux d'utilisation des versions pertinentes
des documents applicables.

5- Mise à jour

Seules les personnes ayant une compétence par rapport au sujet traité par un
document sont habilitées à demander sa modification.

6- Destruction

Tout document périmé sera conservé au moins deux ans avant destruction afin de
constituer la mémoire de l'Entreprise

DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

• Référentiel ISO 9001 Version 2008

• Manuel qualité d’HYSACAM

ENREGISTREMENTS ASSOCIES

Annexe 1 : <<GEN EFQ 04>> ‘demande de création modification des documents’

Annexe 2 : répertoire des codes des documents.
Annexe 3 :.