MANAGEMENTUL

COMUNICĂRII ÎN
PROIECTE

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
 Ce ne propunem la acest curs?
1. Formularea strategiei de comunicare în
cadrul proiectului;
2. Comunicarea cu finanţatorul;
3. Comunicarea în cadrul echipei de proiect;
4. Comunicarea cu grupurile ţintă.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
1. Formularea strategiei de comunicare

 Etapa 1: Identificarea grupurilor ţintă şi a obiectivelor

comunicării
 Etapa 2: Formularea mesajului
 Etapa 3: Stabilirea metodelor şi canalelor de
comunicare
 Etapa 4: Planificarea şi organizarea activităţilor de
comunicare
 Etapa 5: Stabilirea bugetului activităţilor de
comunicare
 Etapa 6: Evaluarea

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
2. Comunicarea cu finanţatorul

(a) În etapa de scriere a propunerii de proiect;

(b) Pe parcursul implementării.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
(a) În etapa de scriere a propunerii de proiect

Cele 10 porunci:

1. Fiţi convinşi că ştiţi ce aşteaptă finanţatorul de la Dvs. şi ce

aşteptaţi Dvs. de la finanţator;
2. Folosiţi un limbaj normal şi nu “jargonul” de specialitate pe
tematica proiectului;
3. Formulaţi fraze scurte;
4. Transpuneţi abstractul în concret;
5. Fiţi convinşi că transmiteţi un mesaj clar şi unitar;
6. Nu încercaţi să spuneţi totul în propunerea de proiect;
7. Elaboraţi o structură clară a ideilor;
8. Punctaţi conexiunile între idei;
9. Daţi o notă de entuziasm şi empatie proiectului;
10. Nu vă depărtaţi de “lumea” grupurilor ţintă.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Cum puteţi începe formularea unui proiect?
(Cum îi atrageţi atenţia evaluatorului)
 Prin prezentarea unor evenimente curente care au
legătura cu problema ce a stat la baza proiectului;
 Prin sublinirea interesului comun pe care proiectul îl
are cu politicile finanţatorului;
 Prin adresarea unei întrebări retorice;
 Prin sublinierea unor contraste faţă de alte
sectoare/alte ţări;
 Prin elaborarea unei viziuni pe termen mediu/lung la
care proiectul poate să contribuie;
 Prin prezentarea unor informaţii statistice şocante;
 Prin prezentarea unui context istoric.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Imaginaţi-vă proiectul ca pe un speech pe
care îl ţineţi în faţa finanţatorului
Speech-ul după modelul Clinton
Structura Speech Proiect

Tema Tema centrală a speech- Tema centrală a

ului proiectului
Atragerea atenţiei şi Afirmaţii şi statistici Diagrama Ishikawa
descrierea problemei Grupurile ţintă
Analiza SWOT
Planul Soluţionarea problemei Planul de activităţi al
prin intermediul unui plan proiectului

Vizualizarea Implicarea auditoriului în Matricea actorilor-cheie

planul de rezolvare a Diseminarea rezultatelor
problemei proiectului

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Exerciţiu
 Testarea capacităţii de adaptare la cerinţele finanţatorului
şi a vitezei de reacţie.
 Pe baza diagramei Ishikawa aţi identificat o idee de
proiect, pe care o puteţi descrie prin cuvintele: elevi
clasele I-IV, mediul urban, program reacreativ-educativ
după orele de şcoală.
 Raportorul începe să formuleze proiectul. Simultan,
Finanţatorul anunţă cuvinte care trebuie integrate rapid şi
logic în construcţia proiectului. Gradul de dificultate
creşte de la un cuvânt la altul.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Cuvintele finanţatorului
 Dezvoltare;
 ISJ şi CCD;
 Internet;
 Părinţii;
 Festivitate;
 Băsescu.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
(b) Pe parcursul implementării

 Contact telefonic/pe email cu ofiţerii de proiect;

 Rapoarte intermediare şi raportul final.

SFATURI:
- Personalizaţi-vă comunicarea cu ofiţerul de proiect
(ofiţerul de proiect este şi el un om);
- Cereţi-i sfaturi, dar nu abuzaţi de timpul acestuia;
- Stabiliţi şi vizite face to face; comunicarea pe email este
operativă, dar nu suficientă;
- Fiţi în permanenţă dispuşi să includeţi feedback-ul primit
de la ofiţerul de proiect în activităţile pe care le
desfăşuraţi în cadrul proiectului.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
3. Comunicarea în cadrul echipei de proiect

 Caracteristici ale proiectelor care pot

influenţa procesul de comunicare în cadrul
echipei:
 în multe proiecte, echipa de implementare
lucrează pentru prima dată împreună;
 există foarte puţin timp pentru a se dezvolta
relaţii interpersonale;
 caracterul temporar al proiectelor.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
 Cel mai important rol în comunicarea în
cadrul echipei: managerul de proiect
 Primeşte şi realizează/trimite rapoarte, e-
mail-uri, apeluri telefonice, ţinând astfel
echipa proiectului la curent cu privire la
stadiul proiectului
 Organizează întâlniri periodice cu membrii
echipei

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
 Managerii de proiect:
 Au contacte cu multe persoane, atât din interiorul, cât şi din
exteriorul organizaţiei;
 Oferă indicaţii şi sfaturi membrilor echipei
 Acţionează ca intermediari între membrii echipei din diferite
grupuri funcţionale
 Au rol de legătură în cadrul structurii organizaţionale
 Succesul se bazează pe:
 Expertiză şi experienţă
 Competenţe în relaţiile interpersonale
=> COMUNICARE !!

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
 Cel mai important instrument utilizat pentru
comunicarea în cadrul echipei: întâlnirile
 În cadrul acestor întâlniri se realizează:
 analiza stadiului activităţilor faţă de planificarea existentă;
 evaluarea rezultatelor activităţilor;
 evaluarea jaloanelor;
 adoptarea deciziilor cu privire la eventuale
adaptări/modificări ale planificării iniţiale, pentru întreg
proiectul sau pentru una sau mai multe activităţi.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
 ale membrilor echipei, pe tipuri de
activităţi derulate şi domenii de interes

Întâlniri

între managerul proiectului şi ceilalţi

membri ai echipei
Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea
26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
 Pentru îmbunătăţirea comunicării în cadrul întâlnirilor:
 Stabiliţi clar motivul întâlnirii
 Alegeţi persoanele potrivite pentru a participa
 Realizaţi şi trimiteţi din timp agenda întâlnirii
 Comunicaţi scopul, locul şi ora întâlnirii
 Începeţi şi finalizaţi întalnirea conform planificării,
respectând astfel programul celorlalţi
 Respectaţi agenda întâlnirii, minimizând întreruperile
 Faceţi întâlnirea cât mai “vizuală”: flip chart, tablă,
videoproiector
 Realizaţi rezumate ale întâlnirilor şi distribuiţi-le
participanţilor în maxim 24 de ore

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
4. Comunicarea cu grupurile ţintă
 Cui ne adresăm? – Segmentarea
grupurilor ţintă
 Care este mesajul-cheie (core
message) şi care sunt mesajele
pentru fiecare grup?
 Ce canale folosim şi cum le folosim?

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
4.1. Segmentarea grupurilor ţintă
cuantificare
clasificaredupă caracteristici
generală socio-economice
localizare geografică

specifică

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Segmentarea grupurilor ţintă

generală

grad de implicare
specifică
valori
cunoştinţe, atitudine,
comportament

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Atenţie la segmentare!!!
Definirea grupurilor ţintă să fie cât mai clară şi
specifică, altfel apar confuzii

Bărbat
Cu vârsta peste
50 de ani
Trăieşte în SUA
Lucrează în
industria filmului

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Care este ţara în care…?

 Cea mai populară băutură este: Coca Cola

 Peste 50% din studenţi sunt femei

 Există cel mai mare procent de operaţii estetice din lume

 Cei mai populari artişti sunt Eminem şi Jennifer Lopez

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
 Răspunsul:

Republica Islamică
IRAN

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
4.2. Mesajul-cheie
 Are maxim 5-10 rânduri;
 Atenţie la cuvintele şi metaforele pe care le
folosiţi (să fie adecvate grupurilor ţintă);
 Sunt de evitat negaţiile sau cuvintele cu
conotaţie negativă;
 Sunt utile exprimările de tip “slogan”.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Structura mesajului-cheie
Oferirea unei analize de
perspectivă asupra 20%
beneficiilor pe care le Viziune
aduce integrarea.

formularea de argumente 60%

şi explicarea acestora Argumente bazate pe
experienţă şi cunoştinţe

“O zi mare pentru ţara

noastră şi o sărbătoare 20%
pentru Europa. Care Exprimarea opiniei
sunt motivele?”

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Exemple de slogan
Clinton: “Este timpul pentru o schimbare”
Reagan: “Este din nou dimineaţă în
America”
Campania iniţiată de Biserica catolică
împotriva avortului: “Pro-viaţă”

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Exemple de mesaje-cheie
 Educaţie:

Dreptul la educaţie este un drept fundamental.

Educaţia este o cale spre asigurarea dezvoltării
durabile a indivizilor şi a societăţii în ansamblu.
Este motivul pentru care luptăm să asigurăm
acces egal la educaţie pentru femei şi bărbaţi,
precum şi creşterea calităţii acestui proces.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Proiect de sprijinire a diversităţii culturale
 Secolul 21 ne aduce imaginea unei lumi din ce în
ce mai interdependente.
Evoluţiile din ultimii ani au arătat că acest proces
nu a contribuit la transformarea graduală a
culturilor naţionale într-un ansamblu uniform.
Dimpotrivă, a arătat că există diversitate,
diferenţe, specificităţi.
Omogenitatea lumii în viitor este o iluzie. Este
motivul pentru care proiectul nostru va arăta cum
diferenţele culturale pot fi acceptate şi, totodată,
integrate într-o lume în continuă schimbare.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Exerciţiu în echipe de lucru
 Formulaţi un mesaj-cheie şi alegeţi un slogan pentru:

(a) Un proiect pentru dezvoltarea unei reţele de centre de

orientare şi consiliere în liceele dintr-un anumit judeţ;
(b) Un proiect pentru dezvoltarea abilităţilor
antreprenoriale în rândul elevilor de gimnaziu;
(c) Un proiect de susţinere a parteneriatului şcoală-
comunitate;
(d) Un proiect pentru dezvoltarea competenţelor digitale
ale cadrelor didactice din judeţul X;
(e) Un proiect pentru predarea limbii engleze la un grup de
100 de părinţi ai elevilor din Şcoala X.
Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea
26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
4.3. Canalele de comunicare
Posibilităţi:
 materiale informative (broşuri,
postere, pliante, cărţi,
manuale);
 marketing şi publicitate;
 publicitate gratuită;
 instruire - educare;
 consultări periodice cu
reprezentanţi ai grupurilor
ţintă;
 website, forum.

De regulă se foloseşte o combinaţie a acestor canale

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Criterii pentru alegerea celor mai potrivite
canale de comunicare cu grupurile ţintă
Grad de
acoperire

Impact

Costuri Frecvenţă

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Gradul de acoperire
 Mesajul ajunge la grupurile ţintă/alte grupuri.
Evitarea risipei
 Ridicat vs. redus
 Termen scurt vs. termen lung

Costuri
 Costuri per unitatea de măsură
 Costuri de producţie
 Costuri de difuzare

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Frecvenţă
 De câte ori?
 Eficienţa marginală a mesajelor

Impact
 nu se cumpără
 punctele tari şi punctele slabe ale diferitelor canale de
comunicare
 modul de “consum” al diferitelor canale de comunicare
(tehnica “o zi din viaţa...”)

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Tehnica “O zi din viaţa...”
O zi din viaţa unui elev de liceu
La şcoală –
panouri, mape
Oriunde - SMS

Acasă – TV,
internet, radio,
reviste
Pe drum spre
şcoală – ziare,
reviste, panouri
Seara în oraş –
panouri
publicitare,
Dimineaţa –
broşuri
radio, TV, mobil

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Exerciţiu în echipe de lucru
 Pe temele anterioare, alegeţi cele mai
potrivite canale prin care să transmiteţi
mesajul la grupurile ţintă;
 Faceţi o estimare de costuri pentru
activitatea de comunicare timp de un an.

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara
Vă mulţumesc pentru atenţie!

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD – ISJ Hunedoara