Base System: Tech Doc

Owner: Martin Medeiros

Date: July 22nd 2009

Circular Informativa #1

Objetivo

Definir Roles y Responsabilidades del sistema de documentación técnica.

Definir el alcance del sistema de documentación técnica.
Describir el procedimiento de manejo de planos.

Roles y Responsabilidades

Dueño Regional del Sistema de Documentación Técnica: A definir

Dueño Local del Sistema de Documentación Técnica: Martin Medeiros
Dueño de la Biblioteca Técnica: Alfredo González
Responsable de Provisión de Insumos de Biblioteca Técnica: Leonardo Palau
Responsables de Entrega de Documentación Técnica al Sistema: Project Managers
Usuarios de Consulta del Sistema de Documentación Técnica: Sectores de Planta

Alcance del Sistema de Documentación Técnica

La documentación de referencia de todos los proyectos de ingeniería debe ser almacenada en la

biblioteca técnica.
Se definirán en una próxima circular los documentos alcanzados por el sistema de documentación
técnica,
A efectos prácticos se define por adelantado el procedimiento de manejo de planos.

Procedimiento de Manejo de Planos

1. Al inicio del proyecto el project manager deberá solicitar al dueño del sistema de
documentación técnica un código de nomenclatura. Este es un código de 4 letras que
identificara al proyecto.
2. Luego, se deberá reunir con el dueño de la biblioteca técnica para conocer las pautas de
nomenclatura de planos. Dichas pautas incluyen la definición de los siguientes atributos para
la base de datos de proyecto: Planta, Áreas, Proyecto, Sistema, Descripción, Tipo de
Documento, Especialidad, Prefijos, Numeración y Revisionado.
3. Como resultado de la reunión se asignaran los rangos de numeración que el project
manager podrá usar durante el desarrollo del proyecto.
4. El project manager es responsable del manejo y de la integridad de la documentación
durante el desarrollo del proyecto; pudiendo asignar partes del rango de numeración a
distintos contratistas que desarrollen planos.
5. El project manager es responsable llevar un índice de planos durante la duración del
proyecto utilizando el formato que entregara el dueño de biblioteca técnica.
6. Al finalizar el proyecto, los planos deben ser entregados en formato digital al dueño de
biblioteca técnica junto con el índice. NOTA: El formato de archivo es AutoCAD 14 o superior.
Excepciones deberán ser aprobadas por el dueño local del sistema de documentación técnica.
7. Los planos deberán entregarse en los rótulos de P&G y de acuerdo a los templates pre-
definidos. Aquellos planos que no utilicen el formato de P&G deben llevar el prefijo VP
(Vendor Print).
8. El dueño de la biblioteca técnica revisara la entrega de documentos. Si los mismos no
cumplieran con los lineamientos podrán ser rechazados.
9. El dueño del sistema de documentación aprobara la entrega de documentos. Si los mismos
no cumplieran con los lineamientos podrán ser rechazados.
10. Antes de realizar cualquier modificación a un plano de la biblioteca, se deberá
consultar al dueño de biblioteca técnica. El informara si el mismo esta bloqueado
por algún project manager para modificación o esta disponible.
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Nomenclatura de Planos

La nomenclatura para planos es la siguiente:

Prefijo: Indica el tipo de plano de acuerdo al siguiente criterio:

C Normal: Se utiliza para la mayoría de los planos que no contengan información sensible.
CN Confidencial: Se utiliza para planos con información confidencial ya sea de proceso, layouts,
etc.
XN Extra Confidencial: Se utiliza para planos con información altamente confidencial o procesos
propietarios.
VP Plano Externo: Se utiliza para planos de contratistas o proveedores que no tengan el rotulo
de P&G.
BM Lista de Materiales: Se utiliza para planos exclusivamente de lista de materiales.
DL Lista de Planos: Se utiliza para listas de planos.

La aplicación de prefijo es a criterio del project manager de acuerdo a los lineamientos arriba
mencionados.

Proyecto: Es un código de cuatro letras que indica el proyecto al que pertenece la documentación.
En caso de que el plano no pertenezca a un proyecto especifico, se utiliza el código GENR. Este
código es asignado por el dueño de sistema de documentación técnica y por pedido del project
manager.

Numero (#): Es el número de plano en formato de 3 dígitos. Los planos se numeran desde 001 a
999 dentro de cada código de proyecto. El rango de numeración disponible es asignado por el
dueño de biblioteca técnica.

Revisión: Es el numero de revisión de plano. Se utilizan las letras a, b, c, d…cuando esta en

pendiente de aprobación, y los números 1, 2, 3 cuando el plano ya esta aprobado. Las revisiones son
llevadas por el project manager durante la ejecución del proyecto.

IMPORTANTE: Los planos se entregan a la biblioteca técnica solamente

luego de haber finalizado el proyecto, cuando todos los planos son
revisiones finales y cumplen con todos los lineamientos de formato y
nomenclatura.
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Rotulo de Planos

Se muestran a continuación rótulos tipo para los planos con la nomenclatura:

Planos con Nomenclatura Existente

Aquellos planos con nomenclatura existente conservaran la misma salvo acuerdo contrario con el
dueño de sistema de documentación técnica. En los casos donde se asigne una nomenclatura nueva,
ambas nomenclaturas deberán consignarse en el plano y en la base de datos. En el primer caso,
utilizando la casilla “SUPERSEDES”, en el segundo, utilizando la columna “CODIGO ANTIGUO” del
índice de planos y base de datos.