Lecţia 3 (Cu ce fel de date lucrează EXCEL-ul)

Scopul lecţiei
Ce fel de informaţii intră în EXCEL
Cum sunt înfăţişate (formatate) aceste date
Câteva comenzi uzuale
Facilităţi pentru introducerea datelor

1.1 Ce fel de date (informaţii) există în EXCEL

Valorile ce pot fi introduse într-o celulă sunt cele din tabelul de mai jos:

Combinaţie de litere, cifre şi

caractere tipăribile, pot fi şi
diacritice (ă, î, ş etc. ) Exemple:

Stoc, ianuarie, salariu,

den_produs, Nume_sal, etc
Text (Nume)
Numere Cifre şi caractere speciale

Pentru
semnul
+ şi - numărului

Semnul plus
se
(plus şi minus) subînţelege !
Pentru a
marca
numerele
negative în
versiuni mai
vechi ale
EXCEL-ului.
Tastăm -76
şi apare (76)

()
. punct Separator
pentru mii,
sute de mii
etc. Dacă şi
nu mai dacă
în Regional
Setting din
Control
Panel virgula
a fost stabilită
drept marcă
zecimală
 12.000.321
sau
12.435,56

Simbolul
împărţirii,
simbol pentru
fracţie.

=34/5
înseamnă 34
împărţit la 5
/ becsleş
(bacslach)
Semn
monetar, dar
în formule are
o altă
semnificaţie
(vezi C$4)

$
Semn
LEI monetar
Procent 14%
54,23 %
%
, virgula Marcă
zecimală
12,25 dacă şi
nu mai dacă,
virgula e
stabilită ca
marcă
zecimală.

Dacă
separatorul
este punct,
atunci virgula
este marcă
zecimală
12.345,43
(stil
european) şi
invers,
punctul este
marcă
zecimală, iar
virgula
separator ca
în exemplul
următor:
 12,345.43
(stil
american)
vezi Anexa D

Pentru
exponentul
din notaţiile
ştiinţifice Ex:
1,2E+5
E sau e

Dată calenda-
ristică Discuţie aparte Anexa D

Marcă de timp Discuţie aparte Anexa D

=SUM(), AVERAGE(), IF(),
Funcţii COUNT() etc.

=Foaie1!G5 (e vorba de o celulă

Referiri la alte din altă Foaie de lucru, în
celule sensul că nu ne găsim în Foaie1)
Formule #NAME?
Într-o celulă pot fi: Numere, Formule, Funcţii, Nume (adică texte), Date calendaristice, Referiri la alte celule din alte foi
sau registre, etc.

Cele mai multe probleme le pun numerele, pentru că EXCEL lucrează preponderent cu numere, dar şi fiindcă numerele
au cele mai multe forme de prezentare!

1.2 Un pic despre Formatare

Formatare înseamnă stabilirea formei în care o dată (informaţie) este afişată în celulă. Reţineţi că la numere, la date
calendaristice, este vorba de felul în care data respectivă este afişată, pentru că în memoria programului are o altă
formă mai simplă.

Toate manualele încep cu Formatarea Foii de lucru. Nu sunt de acord. Important este să fie formatate corect datele din
Foaie, nu Foaia ca atare. Culoarea unor celule, a unor linii sau a unor coloane nu oferă informaţii în plus. Eventual
atrage atenţia neavizaţiilor. Cei care ştiu ce trebuie să cuprindă tabelul au nevoie de informaţii corecte şi atât. Încercaţi
Autoformatarea din Anexa D Fig D.11. Să ne întoarcem la formatarea datelor din celule. Un mic exemplu în Fig 3.1
unde vedeţi câte forme de afişare poate avea unul şi acelaşi număr.
 Fig 3.1
În celula B9 apare Formatul ştiinţific 1,25E+04 care se "citeşte" aşa: 1,25 * 104 (1,25 înmulţit cu 10 la puterea 4) pentru
că semnul * asterisc înseamnă înmulţire. Observaţi că se face o aproximare, pentru că 1,25 * 104 = 12.500 ceea ce
este diferit de 12.547,45. Forma aceasta se foloseşte la numere foarte mari, unde asemenea aproximări nu viciază
rezultatul. (Estimarea volumului de apă dintr-un lac de acumulare).

În calcule se va lua de către EXCEL valoarea din bara de formule, nu ce apare pe ecran!

Există şi alte Formate pentru numere care nu sunt predefinite, ci le defineşte utilizatorul. Totul se face prin operaţia de
Formatare descrisă pe larg în Anexa D.

1.3 Formatarea numerelor

Urmăriţi meniul principal standard din Fig 3.2

Fig 3.2 (Meniul principal standard)

F
acem clic Format à Celule à sau faceţi combinaţia de taste CTRL + 1 (unu) şi aveţi Fig 3.3. Se
alege Număr din coloana Categorie. Dacă în celula A5 avem numărul 123658 . prin formatare va
deveni aşa cum ne arată Eşantionul adică 123.658,00 pentru că a fost formatat, ca număr cu
două zecimale şi separator[1]. Când se face clic pe OK atunci în celula A5 va apare
123.658,00.

F
 Fig 3.3 (Se obţine şi prin CTRL + 1)
Observaţi că în bara de formule este numărul aşa cum l-am tastat fără zecimale şi fără separator de mii; el aşa se
păstrează în memoria EXCEL, cum este în bara de formule (Fig 3.3)

Numai pe ecran apare sub forma 123.658,00. E normal să fie aşa pentru că din punct de vedere matematic numărul are
aceiaşi valoare. Dar un număr, când este vorba de o sumă de bani, poate să apară şi altfel, dacă stabilim o altă
formatare, în speţă aceea cu simbol monetar. Alegem ca simbol monetar LEI sau € (Euro) vezi Fig 3.4 şi Fig 3.5
(există mai multe simboluri monetare).

Fig 3.4 (Diferenţa dintre cum este afişat un număr şi cum este memorat)

În memoria EXCEL numărul este memorat în forma în care se găseşte în bara de formule. E bine să exersaţi această
operaţie de formatare. Folosiţi-vă de Fig 3.5 şi alegeţi altă categorie: Număr (cu zecimale, fără, cu separator, fără),
Simbol monetar, Contabil. Procentaj.
 Fig 3.5 (Număr cu formatare contabilă)
Mai mult de atât, valoarea negativă poate să apară:
cu semnul minus în faţă si culoarea cifrelor neagră
fără semn minus în faţă, dar culoarea cifrelor roşie
cu semn minus în faţă şi cu culoarea roşie a cifrelor

Din Fig 3.6, caseta Numere negative, alegeţi forma de prezentare a numerelor negative

Notă. Tot ce am vorbit până acum despre formatare se referă la o singură celulă. De obicei avem nevoie de stabilirea
aceleiaşi formatări pentru mai multe celule şi atunci selectăm în prealabil toate celulele (întreg domeniul) şi facem
formatarea ca mai sus.

1.4 Formatarea datelor calendaristice

EXCEL–ul memorează datele calendaristice sub forma unor numere, numere care reprezintă numărul de zile care s-
au scurs de la 1 ianuarie 1900 până la data respectiva.
 Numărul de zile
ce s-a scurs de
la 1 ianuarie
1900 până la
data din
coloana B îl
găsiţi în
coloana C. În
coloana C se
vede ce
memorează
EXCEL-ul? Nu
mai numere.
Datorită acestui
lucru, cu datele
calendaristice
se pot face
operaţii de
adunare şi
scădere. Vezi
Fig 3.9 şi
capitolul 3.5.

Fig 3.6

Data calendaristică poate să aibă multe forme. Fig 3.7

Fig 3.7 (Formatări diferite pentru data calendaristică)

Acordaţi mare atenţie formatului datei calendaristice! Încurcăturile sunt frecvente. De exemplu: Ce zi reprezintă? 06-04-
06?

Eu la prima vedere spun: Nu ştiu ! pentru că:

• Pentru americani înseamnă 4 iunie 2006
• Pentru europeni înseamnă 6 aprilie 2006
Depinde de felul în care este setat calculatorul. (Amănunte în Anexa C). Prin setare a fost stabilită forma de
reprezentare a datei calendaristice. Optaţi pentru: zi-lună-an (zz-ll-aaaa sau dd-mm-yyyy cum spun americanii). Dacă
este făcută setarea zi-lună-an ne vom descurca mai uşor.

În consecinţă, ca să nu aveţi confuzii stabiliţi prin Formatare luna în clar aşa ca în Fig 3.7. Încercaţi si dumneavoastră
cât mai multe astfel de formatări. Nu veţi învăţa nu mai privind.!

Din 24-04-06 şi
până în 05-01-
07 sunt 256
zile.

Aşa se face
calculul prin
formula din C2
De fapt s-au
adunat 2
numere

38.881 + 256 =
39.087 şi dacă
formatarea este
de numere în
celule apar
numere.

Fig 3.8 (Cum se pretează la calcule datele calendaristice)

Dacă unei date calendaristice i se adaugă un număr rezultatul este tot un număr, dar dacă celula în care este rezultatul
va fi formatată ca dată calendaristică, în acea celulă va apare o dată calendaristică.

Pentru început cât ştim despre Formatare este suficient pentru ca să lucram în EXCEL.

Mai mult în Anexa D.

1.5 O mică problemă de calcul (Câte zile am trăit până astăzi)

D
orim să afişăm câte zile am trăit. Vom anticipa puţin făcând apel la o funcţie =TODAY() (dacă
scriem această funcţie într-o celulă şi apăsăm ENTER în acea celulă apare data zilei curente,
dată luată din calculator[2])

Fig 3.9 (Ce se scrie în fiecare celulă)

Fig 3.10 (Ce apare după ce am tastat ENTER)

Reamintiţi-vă că orice dată calendaristică este un număr. Scăderea este simplă! Anticipăm puţin cele din Lecţia 4.
Formula =B2-A2 înseamnă "din conţinutul celulei B2 se scade conţinutul celulei A2". (O formula începe cu semnul = sau
+)

De fapt în celulele A2, B2 şi C2 avem următoarele numere:

A B C
14.303 38.840 24.537
Adică:
În coloana A Nr. de zile din
01.01.1900
până în 27 feb.
1939

D
În coloana B Nr. de zile din
01.01.1900
până în 3 mai
2006

În coloana C Diferenţa dintre

B şi A

Ce înseamnă 25.000 zile trăite? Când persoana născută în 27 februarie 1939 va împlini 25.000 zile. Facem calculul de
mai jos.

Fig 3.11
Mai are un pic de aşteptat! În Anexa D găsişi şi alte calcule cu date calendaristice.

1.6 Despre Comenzi

Comenzile se mai numesc şi acţiuni, zic unii autori. Nu! Comenzile declanşează acţiuni sau operaţii

Comandă înseamnă declanşarea unei operaţii de:

Copiere
Decupare (Mutare)
Lipire
Ştergeri de tot felul
Fig 3.12

Deschide un Registru

Salvează
Salvează ca….
Tipăreşte o foaie
Centralizează date din diferite foi
Creează o Tabelă Pivot
C
reează Subtotaluri pe diferite coloane etc.[3]

Fig 3.13
Comenzile se găsesc în meniurile verticale ale opţiunilor din Meniul principal standard sau din Bara meniu foaie de
lucru cum se mai numeşte.

Fig 3.14

Fig 3.15 (Diferite meniuri verticale ale opţiunilor

Fişier, Editare şi Date)
Selectarea (alegerea) diferitelor comenzi se realizează printr-un clic pe o opţiune de pe meniul principal standard şi
va apare meniul vertical corespunzător, care conţine o serie de comenzi.

Comenzile se pot selecta şi cu ajutorul tastaturii folosind aşa numitele Taste rapide adică o combinaţie de taste cum
vedeţi în Fig 3.15 în partea dreaptă a fiecărui meniu vertical. O listă a acestor Taste rapide în Anexa G.

Comenzile se pot selectaţi din bara de instrumente standard unde au câte o iconiţă.

C
 Până vă
obişnuiţi u
semnificaţia
iconiţelor,
puneţi vârful
săgeţii
mausului pe
iconiţă şi
apare
acţiunea ei.
Iconiţele din
bara de
instrumente
standard se
gasesc şi în
partea stângă
a meniurilor
verticale.
Fig 3.16
1.7 Mutarea şi copierea datelor[4]
1.7.1 Copierea
Cum se face o copiere a unei celule sau a unui domeniu.

Selectam celula sau domeniul apoi facem comanda Copiere vezi Fig 3.16 (există 3 moduri)

Editare  Copiere sau clic pe iconiţa

(Copiere) sau CTRL + C

Clic în zona unde facem copia (zona de destinaţie)

Editare  Lipire sau clic pe iconiţa

(Lipire) sau CTRL + V

1.7.2 Mutarea
Mutarea se face aproape la fel ca şi Copierea
Selectăm celula sau domeniul apoi facem comanda Decupare

Editare  Decupare sau clic pe iconiţa

(Decupare) sau CTRL + X

Clic în zona de destinaţie

Editare  Lipire sau clic pe iconiţa

(Lipire) sau CTRL + V

1.7.3 Ştergerea datelor
Problema ştergerilor este mai complicată. Întâi să stabilim ce dorim să ştergem:

• conţinutul unei celule,

• a unui domeniu, (mai multe celule adiacente sau nu)

• a un rând,
• a unei coloane sau
• a mai multe rânduri ori a mai multor coloane.
 Fig 3.18
Observaţi prima comandă din Fig 3.16 mijloc, meniul vertical al comenzii Edit. Acolo este înscrisă posibilitatea
anulării ultimei comenzi. Are şi o combinaţie de Taste rapide CTRL + Z. Mai există şi o iconiţă, un buton

care permite anularea ultimei comenzi, adică

revenirea, cum i se mai spune. Reţineţi faptul că de
multe ori în EXCEL nu se poate reveni decât 2 – 3
paşi înapoi, nu o sumedenie de paşi ca la WORD.

Urmăriţi câteva exemplificări de ştergeri. Exersaţi şi dumneavoastră, pentru că se greşeşte des. Dorim să ştergem numai
conţinutul celulelor C3, D3, E3, …C5, D5, E5.
 Fig 3.19 (Ştergerea unei coloane)

Fig 3.20 (Ştergerea unei linii cu mag 2 – calculele s-au refăcut)

1.7.4 Diferenţa dintre ştergere şi golire

Ştergerea este mai radicală de cât golirea. Se şterg linii, coloane, foi întregi. Golirea se petrece ca în Fig 3.21:
 Totală Goleşte o
celulă sau un
domeniu şi de
date şi de
formatare

Formate Se renunţă la
un format
prestabilit

Cuprins Goleşte
conţinutul
celulei,
păstrează
formatarea

Comentarii Şterge
comentariul
Fig 3.21 (Ce înseamnă golire)
Notă: Când într-un meniu vertical, ca cel din Fig 3.18, în dreptul unei comenzi (opţiuni) apare semnul ►, ca la Golire
înseamnă că acea comandă are la rândul ei, propriul meniu vertical, ca în Fig 3.21.

Nu vă grăbiţi cu ştergerile. "Abia după ce ai aruncat un lucru, ai nevoie de el" spune un înţelept.

1.8 Înşiruirea (Autofill)

Mai există un
fel de copiere
care se
numeşte
înşiruire. Avem
Fig 3.22 stânga
şi dorim o
numerotare.
Scriem 1 şi 2,
selectam
ambele celule şi
apoi cu mausul
tragem de
mâner în jos şi
se obţine în
coloana A un
şir asemănător
cu şirul din
dreapta, din
coloana B.
 Dacă nu avem
două celule
selectate,
înşiruirea nu se
poate face.
EXCEL-ul face
diferenţa dintre
cele două
celule (asta
este raţia
pentru o
progresie
aritmetică, dacă
vă mai amintiţi)
şi păstrează
această
diferenţă (raţie)
în continuare.
Raţia poate fi
pozitivă,
negativă sau
mai mare decât
unu

Fig 3.22
. Nu întotdeauna este necesară o simplă numerotare, ci este nevoie de şiruri calenda-ristice, sau de şiruri de numere
pare, de numere impare etc.

În Fig 3.23 aveţi multe exemple de "înşiruiri" pe care le sintetizăm în acest tabel.

În coloana Am avut: şi a rezultat:

Numai 23 în A1 23 (fiindcă raţia = 0) s-a copiat 23 de sus până jos.

A
Rândul 1 = 34

Rândul 2 = 27
B Raţia este -7 A rezultat un şir descrescător cu raţia -7
 luni luni, marţi, etc
C
ianuarie ianuarie, februarie, etc

D
ian (forma prescurtată din 3 ian, feb, etc
E litere)
28-mar-06 28-mar-06, 29-mar-06 etc adică o înşiruire corectă a zilelor. Se
va ţine seama automat şi de anii bisecţi. Atenţie la Formatare

am selectat doar o celulă F1

F şi am tras în jos
Am selectat două celule G1 şi
G2
A rezultat o înşiruire cu raţia 4,
şi am tras în jos
G adică din 4 în 4 zile.
Faptul că
apare numai
luna şi anul
permite o
înşiruire din
lună în lună,
cu toate că
de data
aceasta raţia
nu este
egală.

Fig 3.23 (Exemple de înşiruiri)

Orice şir de caractere care se termină cu un număr poate face obiectul unei înşiruiri, ca în Fig 3.24 şi Fig 3.25.

Urmăriţi şi Fig 3.24 unde iniţial am scris numai ce este îngroşat (luni) şi secţia 1 apoi am "tras de mâner" la dreapta
pe orizontală şi a apărut în capul coloanelor zilele săptămânii.

În A2 am scris secţia 1 şi am tras în jos şi s-au înşiruit secţiile.

Fig 3.24 (Înşiruiri )

Alte înşiruiri posibile:
 Fig 3.25
Înşiruirile din Fig 3.24 şi Fig 3.25 sunt de două feluri:

• Provin din liste specifice EXCEL-ului. Fig 3.26

• Provin din liste particulare introduse de utilizator. Luni, marţi, miercuri, joi, vineri) au fost posibile pentru că EXCEL
are nişte liste particularizate vezi Fig 3.27 de care ne folosim şi pe care le-am introdus în prealabil.

Putem adăuga şi alte liste proprii vezi Fig 3.27. La Intrări listă înşiruim viitoarea listă. Nu trebuie să fie ordonată
alfabetic, dar în ordinea pe care o introducem în aceiaşi ordine va fi listată. După ce am scris lista facem clic pe butonul
de Adăugare şi OK.

Introducem liste cu elemente de care avem nevoie:

Zilele săptămânii în româneşte, formă scurtă sau denumirea complectă

Denumirea lunilor anului în româneşte, formă scurtă sau denumirea complectă

Numele persoanelor unei echipe

Numele compartimentelor dintr-o instituţie
Numele furnizorilor, al beneficiarilor etc.

Fig 3.26 (Vizualizarea listelor proprii EXCEL-ului )

Dacă am construit o nouă listă ca în Fig 3.27 o putem folosi ca în Fig 3.28

În Fig 3.28 am scris ce este îngroşat (interne şi luni) restul le-am obţinut prin tragere (glisare). Reţineţi că acum nu mai
este vorba de secţia1, secţia2, secţia3 etc., ci de denumirea reală a secţiilor, luate aceste denumiri din lista
particularizară introdusă mai înainte în Fig 3.24.

Fig 3.28

1.9 Alt mod de înşiruiri

EXCEL-ul ghiceşte ce vreau să scriu într-o celulă, în sensul că se aşteaptă să fie acelaşi "şir de caractere" într-o celulă
de pe aceiaşi coloană. Dacă a existat un nume, cu siguranţă se va repeta. De multe ori lucrurile aşa stau.
 Când există
două nume
care încep cu
aceiaşi literă,
EXCEL
aşteaptă să
scriem a doua
sau a treia
literă, până
când este sigur
că nu există
confuzii. maria
şi morar încep
cu aceiaşi literă.
Numai a doua
literă le separă,
le distinge.
Când s-a tastat
a doua literă
"a", nu mai sunt
dubii. Este
vorba de "maria
srl

Fig 3.29
Dar între "marioara" şi "mariana" numai a 5 literă face diferenţierea. Când faceţi un tabel unde veţi scrie mai multe
societăţi nu scrieţi aşa:

Sc maria srl Sc ionică srl pentru că toate încep cu grupul de litere "sc" urmat de un spaţiu şi diferenţierea se face la al
patrulea caracter. Scrieţi simplu maria srl, pentru că din moment ce este "socierate cu răspundere limitată" se înţelege
că este societate comercială. "SC" din faţa atâtor denumiri apare ca un pleonasm. "SRL", "SA", "SNC" etc toate sunt
societăţi comerciale, doar nu sunt regii.

Eliminând grupul de litere "sc" micşoraţi şi dimensiunea coloanei.