Metode moderne
de conducere
A
ctivităţile din sfera serviciilor sunt îndreptate cu precădere către
client/consumator, dar şi spre celelalte elemente ale mediului economic în
cadrul cărora întreprinderea – indiferent de dimensiune – îşi desfăşoară
activitatea.
Mai mult decât în oricare domeniu de activitate, după cum este bine ştiut,
serviciile nu există şi nu pot fi prestate fără prezenţa concomitentă şi în acelaşi loc
– în cele mai multe cazuri – a prestatorului şi a beneficiarului.
În acest context, „special”, se utilizează, pentru atingerea obiectivelor, un
arsenal de metode, tehnici şi instrumente de conducere, proceduri decizionale,
informaţionale şi organizatorice etc.
1
Etimologic cuvântul metodă vine din grecescul “methodos” care înseamnă cale, urmărire,
itinerar, mod de expunere.
Fundamentele managementului firmei
REALITATEA METODE DE
OBIECTIVĂ CONDUCERE
INSTRUMENTE PROCEDEE
SISTEM
CONDUCĂTOR TEHNICI
SISTEM
CONDUS
REZULTATE
PRECONIZATE
2
Avem în vedere stilul de conducere care trebuie înţeles ca totalitatea manierelor şi particularităţilor
psihologice ale unui manager, care-şi pun amprenta asupra acţiunilor lui în procesul de conducere.
Din acest punct de vedere avem, de exemplu, stilul competent, autoritar etc. - vezi cap.12.
Metode moderne de conducere
În cele ce urmează vom face o scurtă trecere în revistă a unora din cele mai
utilizate, în prezent, metode de conducere.
*
* *
Implementarea metodei
Conducerea orientată pe produs presupune parcurgerea, în faza de
concepere şi implementare a metodei, a trei etape (faze), pe care le vom prezenta în
cele ce urmează.
De reuşita implementării lor depinde rapiditatea cu care se integrează
metoda în întreprindere şi, în final, chiar reuşita ei.
3
Prin ciclu de viaţă înţelegem perioada de timp ce se scurge între momentul lansării pe piaţă a unui
produs sau serviciu şi momentul retragerii (scoaterii) lui de pe piaţă. Se apreciază că în afară de
etapa dinaintea producerii şi comercializării (etapa de cercetare-dezvoltare) un produs şi/sau
serviciu parcurge de-a lungul ciclului său de viaţă următoarele etape: lansarea pe piaţă, avântul,
maturitatea şi declinul.
Fundamentele managementului firmei
2. Organizarea conducerii
Organizarea tradiţională a conducerii (vezi fig. 8.2) – se înlocuieşte cu o
organizare specifică (vezi fig. 8.3), recomandată ori de câte ori este identificat cel
puţin un tip de omogenitate, din cele analizate în prima etapă.
Conducătorul de produs (indiferent de titlul pe care-l poartă) – o nouă funcţie
ce apare în organigramele întreprinderilor – fără să aibă propriu-zis compartimente
subordonate, întreţine relaţii cu toate compartimentele pe baza unei autorităţi
prescriptive4.
Subordonarea conducătorului de produs direct directorului general al
întreprinderii şi nu conducerii tehnice sau comerciale, conduce la paralelisme, ceea
ce este un dezavantaj major al metodei.
4
Spre deosebire de autoritatea ierarhică, care este rezultat al nivelurilor pe care sunt situaţi
managerii diferitelor compartimente, autoritatea prescriptivă, în acest caz, decurge, în acelaşi
timp, din delegarea de autoritate, consemnată de către conducătorul întreprinderii, prin ordine şi
regulamente, către conducătorii de produs, cât şi din “prestigiul” pe care îl conferă specializarea
acestuia în absolut toate problemele produsului de care se ocupă.
Metode moderne de conducere
Manager
produs „A”
Manager
produs „B”
Manager
produs „C”
*
* *
5
Prin segment de clienţi înţelegem grupe omogene de oameni care apelează la serviciile noastre; între
membrii unui segment există un înalt grad de omogenitate din punctul de vedere al diferitelor
criterii de segmentare.
Metode moderne de conducere
Conducerea prin rezultate este metoda prin care fiecare manager, indiferent
de nivelul ierarhic pe care se situează, are responsabilitatea obţinerii rezultatelor6
fixate compartimentului pe care-l conduce.
Rezultatele ce revin unui compartiment pot fi atinse făcându-se apel atât la
totalitatea resursele atribuite, cât şi la pregătirea, experienţa şi capacitatea
managerului.
Această metodă se poate defini drept un mod organizat de obţinere a
unor rezultate, ca urmare a desfăşurării şi evaluării activităţii conducătorilor,
în procesul de realizare a unor obiective.
Spre deosebire de metoda conducerii prin obiective această metodă pune
accentul doar pe rezultatul final.
Pe bună dreptate se apreciază că metoda este mai mult decât un instrument,
fiind mai degrabă „o stare de spirit, o concepţie integrată de conducere, o anumită
mentalitate” – M. Dumitrescu – punct de vedere la care ne raliem şi care exprimă
suficient de explicit caracterul aparte al acestei metode în comparaţie cu toate
celelalte.
Specificul acestei metode constă în definirea unor rezultate – ce urmează a
fi obţinute – şi a unor modalităţi concrete de evaluare şi măsurare a gradului lor de
realizare, lăsând managerului întreaga libertate de acţiune.
În aceste condiţii, fiecare manager va face apel, pentru îndeplinirea
sarcinilor stabilite compartimentului pe care-l conduce, la soluţiile socotite, de el,
corecte, soluţii care vor fi totdeauna consecinţa aptitudinilor şi măiestriei sale.
În ceea ce priveşte conducerea superioară, trebuie menţionat că atributele
(funcţiile) planificare şi control capătă o importanţă deosebită; planificând
rezultatele şi controlând periodic realizările, conducerea superioară este în
permanenţă la curent cu mersul activităţii putând acţiona rapid, prin măsuri
potrivite, în cazul unor abateri neprevăzute, dar prevăzute în „procedurile”
aprobate.
Metoda se individualizează prin următoarele trăsături caracteristice:
rezultatele ce sunt aşteptate de la un compartiment se stabilesc în aşa fel încât
să fie în concordanţă atât cu obiectivele generale ale întreprinderii, cât şi cu
resursele disponibile;
întregul colectiv trebuie să fie încărcat în mod echitabil cu sarcini pentru ca
efortul pe care-l presupune atingerea rezultatelor să fie uniform repartizat;
remunerarea personalului trebuie să se realizeze în directă legătură cu gradul
de îndeplinire a sarcinilor, simultan de către întregul colectiv şi de către
fiecare membru al său în parte. Această trăsătură asigură realizarea unei înalte
concordanţe, în domeniul remunerării, între interesele întregii întreprinderi şi
cele individuale – important obiectiv al managementului modern;
6
Rezultatul, aici, îl considerăm ca fiind efectul sau consecinţa unei acţiuni, a unei activităţi,
desfăşurată cu respectarea procedurilor stabilite şi cu utilizarea resurselor alocate.
Fundamentele managementului firmei
1. Informarea managerilor
De regulă, pentru informarea managerilor sunt organizate şedinţe, de
obicei pe niveluri ierarhice, cu scopul sensibilizării tuturor managerilor cu privire
la caracterul special al metodei şi la caracteristicile acesteia.
Obiectivele specifice ale informării sunt:
prezentarea unor materiale documentare cu privire la conducerea prin
rezultate;
precizarea condiţiilor materiale şi conceptuale necesare aplicării
metodei;
definirea modalităţilor de stabilire a obiectivelor şi a scopului lor,
precum şi a răspunderilor specifice fiecărui tip de obiective;
fixarea acţiunilor viitoare şi a programului de lucru.
3. Proiectarea propriu-zisă
Printr-o abordare sistematică a obiectivelor şi a rezultatelor prezentate, pe
domenii de activitate şi pe total întreprindere, se vor definitiva:
a. Obiectivele, şi rezultatele corespunzătoare fiecăruia, urmărindu-se atât
o exprimare precisă (pe cât posibil cuantificabilă) şi realistă, cât şi
supleţe şi dinamism.
b. Planul de lucru (prin intermediul căruia fiecare manager îşi
programează activitatea în vederea atingerii performanţelor prevăzute)
şi sistemul de informare şi control al conducerii ierarhice (poate fi, de
exemplu, un „calendar de termene” cu performanţele ce se aşteaptă să
se înregistreze în diferite momente).
*
* *
analiza evoluţiei spre atingerea obiectivelor finale şi, pe de altă parte, se stabilesc
toleranţele admise de la valorile planificate. Tot în această etapă, se stabilesc
nivelurile abaterilor de la cursul planificat, normal, de unde informaţia devine de
excepţie, precum şi intervalele de abateri care „revin” fiecărui nivel ierarhic spre
rezolvare.
4. Observaţia
Etapă plasată în timpul aplicării propriu-zise a metodei are drept obiectiv:
informarea conducerii compartimentului cu privire la stadiul curent al realizării
sarcinilor, prin măsurarea „continuă” a modului cum se desfăşoară activitatea.
5. Compararea
Se compară stadiul curent de realizare a obiectivelor cu nivelul planificat,
pentru aceeaşi perioadă. Cu acest prilej sunt identificate abaterile şi se stabileşte, în
funcţie de mărimea lor şi de „schema de alertă” (vezi fig.8.4) sau de „schema
cerinţelor de luat măsuri” (vezi fig. 8.5),ambele elaborate în etapa 4-a,
managerul căruia trebuie să-i fie anunţată imediat excepţia constatată, pentru a lua
deciziile care se impun în vederea remedierii situaţiei.
6. Luarea deciziei
Concretizarea competenţei şi a dreptului de decizie, în cazul unor excepţii,
se realizează în una din următoarele direcţii:
Se iau măsuri pentru a se readuce performanţa la nivelul planificat (de
exemplu, în cazul depăşirii normei de stoc la produsul X235 se vor lua măsuri
de reducere a aprovizionării cu produsul respectiv).
Se adaptează planul la schimbările intervenite în condiţiile avute în vedere la
planificarea performanţelor (de exemplu, modificarea planului de costuri în
condiţiile creşterii preţurilor unor materii prime).
Se modifică planul pentru a exploata o oportunitate (de exemplu, o cerere
sporită apărută pe piaţă pentru produsul W75 care a atras după sine o ruptură a
stocului la produsul respectiv – aceasta constituind informaţia de excepţie).
Aplicarea cu bune rezultate a conducerii prin excepţie presupune existenţa
unor condiţii preliminare, cum ar fi: existenţa unui sistem informaţional care să se
concentreze pe aspectele majore, cu o mare pondere, în realizarea obiectivelor
prioritare ale întreprinderii; existenţa unui personal de calitate şi distribuirea lui în
cadrul întreprinderii în funcţie de necesităţile acesteia; structuri organizatorice,
ample, adaptate acestei metode de conducere.
Conducerea prin excepţii prezintă atât avantaje, cât şi dezavantaje.
Din rândul avantajelor enumerăm:
economisirea timpului conducătorilor, de nivel mediu şi superior.
ieftinirea funcţionării aparatului de conducere.
Unul din dezavantajele majore decurge din posibilitatea compensării unor
abateri de sens contrar şi nesemnalizarea lor, ceea ce poate oferi managerilor
sentimentul (fals) că activităţile se derulează în condiţii normale.
Fundamentele managementului firmei
1300 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
1200 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
1100 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
1000 Plan
900 şef compartiment
800 director adjunct
700 director comercial
etc.
P
P E
E R
A R
A L T minoră T
T
E A U U
Situaţie normală N
Ţ R R
I
E
M B R
Ă A B
R
E A
R majoră
Management Management
PROIECT „A” PROIECT „B”
S A S C
E T E O
C E R L
Ţ „X” L „Y” V „T” E „Z”
I I I C
A E C T
R I I
U V
SECŢIA „X”
Colectiv de organizare
şi urmărire a proiectelor
SECŢIA „Y”
SECŢIA „T”
SECŢIA „Z”
Management Management
PROIECT „A” PROIECT „B”
Consilier Consilier
*
* *
7
R. Emilian (coord.), Managementul resurselor umane, Bucureşti, ASE, 2004.
Metode moderne de conducere
OBIECTIVE
EXCEPŢII
REZULTATE
8
Lucrătorul rămâne în legatură cu clientul pentru a verifica dacă acesta este mulţumit sau pentru a
primi ulterioare reclamaţii prin intermediul unui număr de telefon sau/şi adresă.
Fundamentele managementului firmei
Industria farmaceutică este unul din exemple, liderii pieţei vor fi acele
firme care vor promova sănatatea şi prevenirea bolilor (logica serviciilor), mai mult
decât simpla producere şi vânzare de medicamente (logica industriei).
profituri foarte mici. Dar dacă aceştia rămân şi în al doilea an, economiile lor se
măresc simţitor. În al doilea an şi în anii următori clienţii vor folosi cartea de credit
mai mult, ceea ce va determina o creştere mai rapidă a profiturilor.
O firmă de consulting financiar care depinde de relaţiile interpersonale a
ajuns la concluzia că în al doilea an costurile scad la două treimi faţă de primul an,
deoarece clienţii ştiu la ce să se aştepte de la consultant şi au mai puţine întrebări şi
probleme. În plus, consultanţii sunt mult mai eficienţi pentru că sunt deja
familiarizaţi cu situaţia financiară a clientului.
Un alt beneficiar din partea clienţilor fideli este publicitatea gratuită făcută
firmei. Astfel, una din principalele firme de construcţii din SUA a constatat că mai
mult de 60% din vânzările sale sunt rezultatul recomandărilor făcute de clienţii lor
fideli.
Când o firmă scade rata deficienţelor, durata relaţiei firmei cu clienţii
creşte, iar profiturile urcă brusc. O scădere a acestei rate de la 20 la 10% duce la
mărirea duratei relaţiei de la 5 la 10 ani, iar profitul adus creşte şi el.
Îmbunătăţirea calităţii serviciilor trebuie înţeleasă ca o investiţie într-un
„client permanent” şi nu ca un cost, generînd mai mult profit decât oricare alt
client. Calea spre zero deficienţe necesită mecanisme care să depisteze clienţii care
au pus capăt relaţiei lor cu firma sau au de gând să o facă. Problema este dacă
întreprinderile adună regulat informaţii despre clienţi. Un restaurant din Maryland
a început să introducă în calculator informaţii din listele de rezervări. Managerii
pot acum să afle cât de des revin clienţii în restaurant şi să-i detecteze pe cei care
par să-şi piardă interesul. Analizele deficienţelor presupun întrebări relevante
referitoare la ceea ce a determinat un client să renunţe la serviciile firmei.
Pe de altă parte, realizând servicii de calitate, nu înseamnă că trebuie să
păstrăm clienţii oricât de mult ne-ar costa acest lucru.
În deceniile trecute, efortul corporaţiilor industriale era îndreptat către a
produce mai bine, mai repede şi mai ieftin pentru anumite segmente, dinainte
vizate. Serviciile tindeau a fi un remediu, o activitate slab cotată. Peisajul afacerilor
s-a schimbat. Acum este aglomerat de o competiţie acerbă.
Starea economică planetară se află într-o continuă schimbare; după anii ’50
şi ’60, caracterizaţi printr-o concurenţă nesemnificativă, a urmat o perioadă de
creştere din ce în ce mai rapidă (cu un vârf în perioada anilor ’90) şi la cumpăna
mileniilor trăim o ascuţire a concurenţei pe fondul unei stagnări a economiei.
*
* *