Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Managementul Proiectelor
Managementul Proiectelor
CURS:
MANAGEMENTUL
PROIECTELOR
Surse: o parte a acestei prezentari au fost extrase din prezentarea PowerPoint folosita
in cursurile PCM destinate pesonalului Comisiei Europene (PCM Help Desk).
INTRODUCERE
• Democraţia, drepturile omului, statul de drept, şi, atunci cand este cazul, menţinerea păcii şi
prevenirea conflictelor.
→ MCP încearcă să abordeze aceste aspecte chiar de la începutul ciclului proiectului,
încercând să se asigure că proiectele şi programele sunt consecvente cu, şi contribuie la
îndeplinirea acestor “obiective generale ale politicii” de cooperare externă ale CE.
Utilizarea MCP s-a extins acoperind nu numai abordarea tradiţională a proiectului, ci şi programele
sectoriale, la care principiile lui sunt în egală măsură aplicabile.
La nivel operaţional, metodologia MCP caută să aducă îmbunătăţiri prin includerea unor studii
de fezabilitate/proiecte adecvate, prin monitorizare şi evaluare, şi luarea de decizii
documentate în stadiile cheie ale pregătirii si implementării proiectelor şi programelor.
MCP solicită participarea activă a factorilor interesaţi (grupuri ţintă, beneficiari, instituţii locale
şi factori de decizie) de-a lungul întregului ciclu de proiect sau program.
În sfârşit, MCP reprezintă o colecţie de concepte şi instrumente, dezvoltate prin tehnici
relativ simple, incluzând:
→ conceptul de ciclu al proiectului
→ analiza factorilor interesaţi
→ instrumentul de planificare “Cadrul Logic” (“Matricea Logică” )
→ indicatori cheie ai calităţii
→ planuri de activităţi şi resurse
→ structuri standardizate, coerente pentru documentele cheie ale proiectului.
In terminologia MCP, utilizarea acestor concepte, instrumente şi documente
standardizate de-a lungul duratei de viaţă a unui proiect poartă numele de “abordare
integrată” a managementului ciclului unui proiect.
Ca toate celelalte concepte şi instrumente, eficacitatea MCP depinde în mare măsură de calitatea
informaţiilor disponibile (în special de la beneficiari şi grupurile ţintă) şi de utilizarea lor cât mai corectă.
2. CICLUL PROIECTULUI
Identificarea:
Conform cadrului stabilit de documentul strategic de ţară, se analizează problemele, nevoile şi
interesele posibililor factori interesaţi şi se identifică acele idei de proiecte care urmează să fie
aprofundate.
Se pot efectua studii sectoriale, tematice sau de „pre-fezabilitate” pentru a ajuta la
identificarea, selectarea şi analizarea unor opţiuni specifice şi recomandarea studiilor
ulterioare necesare pentru formularea unui proiect sau unei acţiuni.
Rezultatul îl reprezintă decizia asupra oportunităţii de a continua studiul pentru ideea de
proiect aleasă.
Formularea 3
Finanţarea:
Propunerea de finanţare se completează şi se supune analizei unui comitet intern sau extern
competent, luându-se apoi o decizie privind finanţarea sau nu a proiectului.
Urmează apoi semnarea unui acord oficial cu guvernul partener şi altă entitate care va include
de ambele părţi aranjamente financiare de implementare esenţiale.
Implementarea
Resursele convenite pentru implementarea proiectului sunt utilizate pentru îndeplinirea
scopului propus (= grupurile ţintă primesc beneficiile planificate), contribuind astfel la
îndeplinirea obiectivelor generale ale proiectului. Acest lucru implică de regulă încheierea unor
contracte pentru studii, asistenţă tehnică, achiziţii de bunuri şi lucrări.
Evoluţia activităţilor din proiect este urmărită (= monitorizare) pentru efectuarea unor
2În cuprinsul acestui manual termenul “proiect” reprezintă un grup de activităţi pentru realizarea unui scop într-un cadru de timp
stabilit, iar cel de “program” – o serie de proiecte ale căror obiective contribuie împreună la îndeplinirea unui obiectiv general
comun, la nivel de sector, ţară sau la nivel multi-naţional.
3
Uneori denumită concepţie (design), elaborare, pregătire
,
eventuale adaptări faţă de condiţiile în continuă schimbare. La sfârşitul perioadei de
implementare, se ia o decizie privind continuarea sau extinderea proiectului.
Evaluarea:
Evaluarea reprezintă “estimarea, cât mai sistematică şi obiectivă cu putinţă, a unui proiect,
program sau politici în derulare sau finalizate, în fazele de concepţie şi implementare, precum
şi a rezultatelor sale. Scopul evaluării este de a determina relevanţa atingerii obiectivelor
propuse, a dezvoltării eficienţei, eficacităţii, determinării impactului şi durabilităţii proiectului. O
evaluare trebuie să furnizeze informaţii credibile şi utile, permiţând incorporarea lecţiilor
învăţate în procesul luării deciziilor, atât din perspectiva beneficiarilor, cât şi a finanţatorilor .4
4
OCDE / DAC, 1991
Formatul de mai sus reflectă, în principal, sarcinile de îndeplinit pentru pregătirea proiectului,
însă pentru fazele de implementare (raportare asupra evoluţiei) sau evaluare acest format nu
suferă modificări semnificative.
1. Printr-un document politic sectorial sau un cadru strategic, guvernul preia responsibilitatea
de a stabili priorităţile şi standardele care se aplică întregii activităţi publice în sectorul vizat,
inclusiv pe cea finanţată de donori.
2. Toate finanţările semnificative pentru sectorul vizat sprijină o singură politică sectorială şi
un program de cheltuieli aflat sub coordonarea guvernului (bugetul pentru cheltuieli sectoriale
şi bugetul anual).
3. Partenerii adoptă poziţii comune în cadrul sectorului şi pentru subsectoare, şi tind să se
dezvolte, dacă condiţiile permit, cu scopul de a cofinanţa şi de a sprijini bugetul.
Ciclul Programului Sectorial este comparabil cu ciclul proiectului, punctul de pornire fiind
Documentul Strategic de Ţară:
3. CADRUL LOGIC
3.1. Ce este cadrul logic?
Cadrul logic a fost creat în anii ’70 de către armata USA, ajungând să fie folosit în
prezent pe scară largă de un număr mare de organizaţii diferite.
Metoda prezintă rezultatele analizei unor probleme, astfel încât să reiasă, într-o manieră
sistematică şi logică, obiectivele proiectului sau programului. Această abordare reflectă
relaţia cauză-efect pentru diferitele nivele ale obiectivelor, identificând totodată modul în
care se verifică realizarea acestora şi stabilind situaţiile ipotetice aflate în afara sferei de
control a proiectului/programului şi care pot să influenţeze succesul acestuia.
Principalele rezultate ale analizei sunt sintetizate într-o matrice care prezintă cele
mai
importante aspecte ale unui proiect sau program (“matricea logică”).
Intre cadrul logic şi formatul documentului de bază există legături strânse, în special în
ceea ce priveşte titlurile secţiunilor, obiectivele generale, scopul proiectului sau
programului, rezultate, activităţi, mijloace şi costuri, indicatori de verificare, supoziţii. O
analiză critică a factorilor de calitate5 permite adaptarea calităţii la cadrul logic.
Pe langă fazele de analiză şi formulare, cadrul logic este util, de asemenea, în faza de
implementare, precum şi la evaluarea proiectului/programului.
Cu alte cuvinte, joacă un rol în fiecare fază a PCM şi de aceea cadrul logic trebuie
elaborat încă din faza de pregătire (identificare), deşi nu poate fi completat integral în
acest stadiu. El va fi completat gradual în fazele următoare. Aşadar, cadrul logic
devine instrument pentru managementul fiecărei faze a ciclului de proiect şi un
instrument de bază pentru crearea altor
instrumente, cum ar fi planul de implementare şi monitorizare a activităţilor proiectului.
Anexa B
(la formularul cererii)
Cadrul logic al proiectului
4_LOGIGFRAMEMATRIX_KREZTULESCU_Rom.doc
August 2004 1
Cadrul logic
Logica intervenţiei Indicatorii realizărilor Surse şi metode de verificare Condiţii
Obiective
generale
Care sunt obiectivele generale, pe
scară largă, la atingerea cărora va
contribui activitatea respectivă?
Să contribuie la îmbunătăţirea
standardelor de viaţă, sociale şi
econmice, ale populaţiei prin
reabilitarea infrastructurii publice, a
parcului Kretzulescu, reabilitarea
centrului istoric al oraşului
Câmpulung, a facilităţilor recreative şi
creşterea tursimului local, naţional şi a
celui internaţional.
Care sunt indicatorii cheie
referitori la obiectivul general?
• Reabilitarea parcului,
şi redarea centrului
istoric al oraşului
circuitului pietonal;
• Succes în construirea
clădirii balneare, a
centrului de conferinţe
şi a altor facilităţi
pentru recreere;
• Creşterea potenţialului
turistic al municipiului
Câmpulung;
Care sunt sursele de informare
pentru aceşti indicatori?
• Surse de informare
publice şi private
privind finanţarea
proiectului;
• Date privind firmele din
domeniul turismului din
zonă;
• Sondaje privind
percepţia populaţiei.
4_LOGIGFRAMEMATRIX_KREZTULESCU_Rom.doc
August 2004 2
Logica intervenţiei Indicatorii realizărilor Surse şi metode de verificare Condiţii
Drd. Ec. NANCU Dumitru
69
CURS-<< MANAGEMENTUL PROIECTELOR>>
Scopul
proiectului
Ce obiective specifice va atinge
proiectul?
• Dezvoltarea atracţiei turistice
pentru vizitatorii locali şi străini;
• Dezvoltarea abilităţilor legate
de turism pentru firme;
• Îmbunătăţirea facilităţilor
recreaţionale locale pentru
populaţia oraşului
• Repoziţionarea municipiului
Câmpulung ca destinaţie
turistică;
• Creşterea activităţilor legate de
organizarea conferinţelor de
afaceri.
Care sunt indicatorii cantitativi
sau calitativi care arată dacă
şi în ce măsură sunt atinse
obiectivele specifice ale
proiectului?
• Numărul de noi locuri
de muncă şi creşterea
veniturilor generale în
zonă;
• Numărul locurilor de
muncă direct create;
• Numărul de cursuri şi
seminare pentru turism
• Numărul utilizatorilor
noilor facilităţi
recreative;
• Numărul de conferinţe
şi convenţii organizate
de firme;
• Numărul
evenimentelor
culturale, sociale,
economice din zonă.
Care sunt sursele de informare
existente sau care pot fi
strânse? Ce metode sunt
necesare pentru obţinerea
acestor informaţii?
• Date despre ocuparea
forţei de muncă şi
statistici economice;
• Date privind persoanele
şi firmele care au
participat la instruire
• Venitul şi utilizarea
noilor facilităţi
recreative;
• Date publice şi private
privind evenimentele de
toate genurile.
Care sunt factorii şi condiţiile care nu
sunt sub controlul direct al
proiectului, necesare pentru
atingerea obiectivelor stabilite? Ce
riscuri trebuie luate în considerare?
• Situaţia economică este
pozitivă în ţară, regiune,
Europa;
• Implicarea autorităţilor locale
şi a comunităţii de afaceri;
• Percepţia pozitivă a
localnicilor
4_LOGIGFRAMEMATRIX_KREZTULESCU_Rom.doc
August 2004 3
Logica intervenţiei Indicatorii realizărilor Surse şi metode de verificare Condiţii
Rezultate
preconizate
Care sunt rezultatele concrete
preconizate pentru atingerea
obiectivelor specifice?
Care sunt efectele şi beneficiile
preconizate ale proiectului?
Ce îmbunătăţiri va face şi ce
schimbări va aduce proiectul?
• Crearea a peste 200 de locuri
de muncă directe şi indirecte în
primii doi ani;
• Dublarea numărului de
vizitatori după 4 ani;
• Conştientizarea crescută a
faptului că municipiul
Câmpulung este o destinaţie
turistică;
• Îmbunătăţirea abilităţilor şi
creşterea numărului de
salariaţi de calitate din turism;
• Câştigarea unui segment din
piaţa naţională ca destinaţie
pentru conferinţe de afaceri;
• Recâştigarea imaginii ca
destinaţie de calitate, peste
nivelul mediu, din punct de
vedere istoric şi cultural.
Care sunt indicatorii necesari
pentru a măsura dacă şi în ce
măsură proiectul atinge
rezultatele şi efectele
scontate?
• Numărul de locuri de
muncă create: directe,
Drd. Ec. NANCU Dumitru
71
CURS-<< MANAGEMENTUL PROIECTELOR>>
indirecte, permanente,
sau temporare
• Numărul total de
vizitatori
• Numărul de
profesionişti în afaceri
înregistraţi
• Numărul activităţilor de
marketing şi bugetul de
marketing
• Numărul de persoane
instruite
Care sunt sursele de informare
pentru aceşti indicatori?
• Statistici privind
ocuparea forţei de
muncă
• Veniturile locale
verificate la
compartimentul de
contabilitate al
Primăriei.
• Dosare/informaţii
publice şi private;
• Date culese din media
sau din alte tipuri de
canale de
comercializare şi
cheltuieli
• Date/ informaţii din
surse publice şi private.
Ce factori şi condiţii externe trebuie
atinse pentru a obţine rezultatele şi
realizările preconizate din program?
• Îmbunătăţirea calităţii
serviciilor turistice;
• Optimizarea investiţiilor în
facilităţi recreative, a
balneare, în infrastructură şi
în marketing
• Preţuri competitive pentru
produse şi servicii
• Programe de comunicare cu
localnicii
• Management de calitate al
noilor facilităţi
4_LOGIGFRAMEMATRIX_KREZTULESCU_Rom.doc
August 2004 4
Logica intervenţiei Indicatorii realizărilor Surse şi metode de verificare Condiţii
Activităţi Care sunt activităţile cheie ce trebuie
derulate şi în ce ordine, pentru a
obţine rezultatele aşteptate?
• Activitate pentru elaborarea
proiectului înainte de
contractarea acestuia.
• Activitate de evaluare şi
control.
• Activitate pentru pregătirea
terenului.
• Activitate pentru reabilitare şi
construcţii.
• Activitate pentru
comercializarea proiectului.
• Activitate pentru recepţia
corectă a investiţiei.
Care sunt mijloacele necesare
pentru a implementa aceste
activităţi (de exemplu
personal, echipament,
instruire, studii, materiale,
facilităţi operaţionale, etc.)
• Activitatea de
construire şi reabilitare
este activitate pentru
subcontractare.
• Solicitantul şi
partenerul răspund de
activitatea pentru
evaluare, promovare şi
recepţie făcută cu un
mare simţ de
răspundere pentru
sustenabilitatea
proiectului şi pentru
obţinerea rezultatelor
stabilite.
• Ei au personalul şi
resursele locale pentru
a face faţă răspunderii
ce le revine.
Care sunt sursele de informare
despre progresul înregistrat de
proiect?
• Surse de informare
pentru mass media.
• Echipa proiectului
• Autoritatea de
contractare.
Ce pre-condiţii sunt necesare înainte
de începerea proiectului(lor)?
Ce condiţii, în afara controlului direct
al proiectului, trebuie să existe
pentru implementarea activităţilor
planificate?
• Primirea fondurilor la timp şi
în mod corect;
5
2.2 Cât de relevantă este propunerea pentru nevoile şi constrângerile
particulare ale ţării/ţărilor ţintă sau ale regiunii (lor)?
5
2.3 Cât de bine definite şi cât de strategic au fost aleşi cei implicaţi
(intermediari, beneficiari finali, grupuri ţintă)?
5
2.4 Au fost definite clar nevoile grupurilor ţintă propuse şi ale
beneficiarilor finali; propunerea le abordează în mod adecvat?
5
2.5 Propunerea conţine elemente specifice de valoare adăugată? 5
Secţiune Punctaj
maxim
Punctaj
maxim
3. Metodologie 30
3.1 Sunt activităţile propuse adecvate, practice şi conforme cu
obiectivele şi cu rezultatele anticipate?
5
3.2 Cât de coerent este planul general de acţiune? 5
3.3 Nivelul de implicare şi participare în acţiune al partenerilor este
satisfăcător?
5
3.4 Nivelul de implicare în activitate al grupurilor ţintă şi al
beneficiarilor finali este satisfăcător?
5
3.5 Planul de activitate este clar şi fezabil? 5
3.6 Propunerea conţine indicatori verificabili obiectiv pentru rezultatul
activităţii?
5
Punctaj
maxim
Secţiune
4. Sustenabilitate 15
4.1 Activitatea va avea un impact tangibil asupra grupurilor ţintă? 5
4.2 Propunerea poate avea efecte de multiplicare ? 5
3 Sunt rezultatele anticipate ale activităţii propuse sustenabile:
- financiar (cum vor fi finanţate activităţile când nu va mai fi finanţare
de la CE?)
- instituţional (structurile ce permit continuarea activităţilor vor fi
funcţionale în continuare când se termină programul? Va fi o
"proprietate" locală asupra rezultatelor acţiunii?)
5
Punctaj
maxim
Secţiune
5. Buget şi eficienţa costurilor 10
Drd. Ec. NANCU Dumitru
77
CURS-<< MANAGEMENTUL PROIECTELOR>>
• Finanţarea
Proiectului a
fost primită la
timp
• Implicarea
actorilor
principali
Annex B. Budget for the Action1
Expenses Unit # of units Unit # of units
1. Human Resources
1.1 Salaries (gross amounts, local staff)4
1.1.1 Technical Per month 0 Per month 0
1.1.2 Administrative/ support staff Per month 0 Per month 0
1.2 Salaries (gross amounts, expat/int. staff) Per month 0 Per month 0
1.3 Per diems for missions/travel5
1.3.1 Abroad (staff assigned to the Action) Per diem 0 Per diem 0
1.3.2 Local (staff assigned to the Action) Per diem 0 Per diem 0
1.3.3 Seminar/conference participants Per diem 0 Per diem 0
Subtotal Human Resources 0 0
2. Travel6
2.1. International travel Per flight 0 Per flight 0
2.2 Local transportation Per month 0 Per month 0
Subtotal Travel 0 0
3. Equipment and supplies7
3.1 Purchase or rent of vehicles Per vehicle 0 Per vehicle 0
3.2 Furniture, computer equipment 0 0
3.3 Spare parts/equipment for machines, tools 0 0
3.4 Other (please specify) 0 0
Subtotal Equipment and supplies 0 0
4. Local office/Action costs8
4.1 Vehicle costs Per month 0 Per month 0
4.2 Office rent Per month 0 Per month 0
4.3 Consumables - office supplies Per month 0 Per month 0
4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance) Per month 0 Per month 0
Subtotal Local office/Action costs 0 0
5. Other costs, services9
5.1 Publications10 0 0
5.2 Studies, research10 0 0
5.3 Auditing costs 0 0
5.4 Evaluation costs 0 0
5.5 Translation, interpreters 0 0
5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.) 0 0
5.7 Costs of conferences/seminars10 0 0
5.8 Visibility actions
Subtotal Other costs, services 0 0
Costs (in
EUR)3
Unit rate (in
EUR)
All Years Year 12
Costs (in
EUR)
Unit rate
(in EUR)
Activităţi diagrama Gantt
Anul 1
TIMP Semestrul 1 Semestrul 2 Unitatea de
implementare
Activitate 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Exemplu
maxim
3. Metodologie 30
3.1 Sunt activităţile propuse adecvate, practice şi conforme cu
obiectivele şi cu rezultatele anticipate?
5
3.2 Cât de coerent este planul general de acţiune? 5
3.3 Nivelul de implicare şi participare în acţiune al partenerilor este
satisfăcător?
5
3.4 Nivelul de implicare în activitate al grupurilor ţintă şi al
beneficiarilor finali este satisfăcător?
5
3.5 Planul de activitate este clar şi fezabil? 5
3.6 Propunerea conţine indicatori verificabili obiectiv pentru rezultatul
activităţii?
5
Punctaj
maxim
Secţiune
4. Sustenabilitate 15
4.1 Activitatea va avea un impact tangibil asupra grupurilor ţintă? 5
4.2 Propunerea poate avea efecte de multiplicare ? 5
3 Sunt rezultatele anticipate ale activităţii propuse sustenabile:
- financiar (cum vor fi finanţate activităţile când nu va mai fi finanţare
de la CE?)
- instituţional (structurile ce permit continuarea activităţilor vor fi
funcţionale în continuare când se termină programul? Va fi o
"proprietate" locală asupra rezultatelor acţiunii?)
5
Punctaj
maxim
Secţiune
5. Buget şi eficienţa costurilor 10
5.1 Este satisfăcător raportul dintre costurile estimate şi rezultatele
anticipate?
5
5.2 Sunt cheltuielile propuse necesare pentru implementarea
activităţii?
5
MATRICEA ANALIZEI PRINCIPALILOR ACTORI IMPLICAŢI