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Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qué
medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y
que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un
calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para
llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.
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`? *. Implantación de la estrategia.
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`? Tipo de Evento.
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Todo proceso puede ser estudiado como una secuencia de pasos o etapas
que van completando determinados resultados intermedios hasta conformar
el resultado final.
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Por su parte las políticas establecerán dentro de que marcos el plan va a ser
confeccionado, estas se utilizaran como medidas de control de las acciones
ejecutadas.
Es importante señalar en este primer paso del proceso que existen eventos
que se celebran periódicamente y por lo general, cuentan ya con un plan de
acción previamente conformado. En estos casos, el comité organizador se
encuentra ante una posición de certeza, es decir, conoce bien las posibles
desviaciones que puedan ocurrir, lo cual facilita un mejor desenvolvimiento
ante la ejecución de las acciones del plan. Esto es una fortaleza que debe ser
utilizada en pos de la mejor planificación. A pesar de ello cada edición, puede
traer nuevas metas superiores y debe ser asumida como un nuevo evento. Y
el primer paso del proceso de planificación seguirá siendo clave para
el éxito del mismo.
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`? A. Su espacio físico.
`? . Fechas y duración.
`? . Presupuesto.
`? . Recursos humanos.
`? 8. Apoyos institucionales.
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Este es un elemento que tributa directamente a los resultados del evento por
lo que es necesario conocer , las características del lugar y las condiciones
materiales en las que se desarrollará el mismo, se debe ser exhaustivos en la
búsqueda de sedes o locales que, ajustándose a nuestro presupuesto,
brinden la mayor comodidad y seguridad para que la percepción sobre el
encuentro sea la más satisfactoria.
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Gastos de imagen.
Gastos de imprenta.
Alquiler de locales.
Transportación.
Personal de apoyo.
Medios audiovisuales.
Ornamentación, Señalización e Indicadores.
Yontratación de seguros.
Yatering:
Alojamiento.
Obsequios.
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El comité organizador debe estar muy bien informado acerca de cada una de
las Organizaciones que apoyan o patrocinan el evento y de la posible
proliferación de connotaciones peyorativas que puedan disminuir
el prestigio del encuentro.
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Yarnota, Orlando. Teoría y Práctica de la Dirección Socialista. Editorial Pueblo
y Educación; La Habana, 1990.
Estudie las debilidades y las fortalezas del evento. Reduzca las debilidades
y evite perder las fortalezas.
Y días después del evento toca medir los resultados. Si los ha establecido de
antemano, podrá valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa.
Identifique cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos
apalabrados...), mida cuánto tiempo ha dedicado cada medio de
comunicación a su evento, calcule el número de asistentes, etc. Guarde estos
resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer
mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.