DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN

AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE

1. INTRODUCERE Misiunea «Auditul sistemului de control intern al utilizarii creditelor bugetare» a avut ca scop evaluarea functiei de control a trezoreriei statului privind utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice. Cadrul legal de desfasurare a misiunii: - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - O.G. nr. 37/29.01.2004 pentru modificarea si completarea reglementarilor privind auditul public intern; - Normele proprii privind exercitarea activitatii de audit public intern in cadrul Ministerului Finantelor Publice, aprobate prin O.M.F.P. nr. 445/2004, modificate si completate prin OMFP nr.70/2006; - Codul privind conduita etica a auditorului intern, aprobat prin O.M.F.P. nr. 252/2004; - Planul de audit public intern pe anul 2006; - Ordinul de serviciu nr. 25632/02.10.2006. Echipa de audit a fost formata din urmatorii auditori: - Valeria Pena – supervizor; - Carmen Dinu – auditor superior; - Balaceanu Nuta – auditor asistent. Perioada auditata: 01.01.2006 - 30.09.2006. Durata misiunii: 01.10.-30.11.2006. Obiectul auditabil Activitatea desfasurata la nivelul urmatoarelor structuri : - Serviciului verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice din cadrul A.F.P. Alexandria, - Biroului indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale - Compartimentului buget si contabilitate publica din cadrul Activitatii de Trezorerie si Contabilitate Publica. Modul de desfasurare a misiunii de audit Misiunea de audit public intern privind evaluarea functiei de control a trezoreriei statului privind utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice sa desfasurat conform normelor metodologice procedurale, parcurgandu-se toate etapele: 1. pregatirea misiunii: initierea auditului, colectarea si prelucrarea informatiilor, analiza riscurilor, elaborarea programului de audit, programului interventiei la fata locului, sedinta de deschidere; 2. interventia la fata locului: colectarea dovezilor, (CLV, CCI, teste, FIAP), revizuirea documentelor de lucru, sedinta de inchidere; 3. raportul de audit public intern: elaborarea proiectului de raport, transmiterea lui structurii auditate. Tipul de audit In cadrul misiunii s-a desfasurat un audit de regularitate in cadrul caruia au fost examinate actiunile structurilor auditate privind controlul utilizarii creditelor
Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena
1

DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN

AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE

bugetare de catre institutiile publice, sub aspectul respectarii ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice conform normelor legale. Pentru fiecare structura auditata s-a realizat un audit de sistem, evaluandu-se in profunzime sistemul de conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza corespunzator, pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora. Documente examinate in cursul misiunii - regulamentul de organizare si functionare al DGFP si fisele postului personalului implicat in activitatea auditata; - graficul de circulatie a documentelor; - decizii, documente justificative; - balante de verificare, balante analitice, situatii financiare, dari de seama periodice, rapoarte, note de constatare; - registre de evidenta; - alte acte si documente. Obiectivele misiunii 1. Evaluarea mediului de control la structurile auditate; 2. Procesul de deschidere si repartizare a creditelor bugetare la institutii publice; 3. Efectuarea de plati in numerar; stabilirea si aprobarea plafonului de casa; 4. Controlul asupra finantarii investitiilor institutiilor publice; 5. Verificarea, analiza si centralizarea situatiilor financiare; 6. Procesul de arhivare a documentelor de plati; 7. Asigurarea functiei de control a trezoreriilor operative in utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice; 8. Organizarea si coordonarea procesului de elaborare si rectificare a BVC al institutiilor publice Tehnici de audit In cadrul misiunii am utilizat verificarea pentru asigurarea asupra eficacitatii controalelor interne, a documentelor si a concordantei cu legile si regulamentele. De asemenea, am utilizat : - comparatia (de ex. unele informatii de la SVDCIP au fost comparate cu cele de la CBCP) ; - examinarea in scopul detectarii erorilor sau iregularitatilor (ex.dosarul institutiei publice) ; - urmarirea (ex. verificarea procedurii de finantare a investitiilor, daca documentele justificative au fost toate verificate si aprobate pana la acordarea finantarii). Observarea fizica si interviul au fost alte tehnici prin care noi, auditorii, ne-am format o parere proprie despre personalul structurilor auditate. 2. CONSTATARI SI RECOMANDARI
2.1

Evaluarea mediului de control la structurile auditate

2.1.1 Serviciul verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice (SVDCIP)
Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena
2

Consecinte: .nerespectarea principiului segregarii sarcinilor cu efectele sale inerente. Din intervievarea sefei de serviciu a rezultata ca principalele neajunsuri sunt legate de: tehnica de calcul redusa: exista 3 calculatoare pentru zece persoane si nicio imprimanta. .nu se tine cont de specificul postului postului si nivelul studiilor. Problema: Intocmirea necorespunzatoare si neactualizarea fiselor posturilor. a calitatii si termenelor de realizare a unor lucrari. Cauze: control intern insuficient si superficialitate din partea sefului de serviciu si a sefilor ierarhici. . . inclusiv din partea serviciului resurse umane care a primit fisele pentru dosarul personal. avand inscrise aceleasi: abilitati. 1820/2003 si a adresei MFP nr.diferente intre personalul serviciului in privinta volumului de munca si al remunerarii. există dovada luării la cunoştinţă (semnătura acestora pe fişa). sunt necesare cel puţin inca 3 dulapuri cu 2 uşi si casetiere pentru întregul personal (9 buc). sfere relationale.. Din analiza statului de funcţii (anexa 2 la FL-01) rezultă că serviciul este prevăzut cu un număr de 11 posturi (1 de conducere şi 10 de execuţie). nu se respecta principiul segregarii sarcinilor. fisele postului au fost stabilite conform ROF aprobat prin OMFP nr. indiferent de natura postului. calitati si aptitudini necesare.9590/2004. In perioada auditata. dupa incadrarea pe un post de nivel superior. .disiparea responsabilitatilor. 2. este necesara achiziţia a inca unui cititor de coduri de bara (din 2006 exista unul) pentru simplificarea timpului si volumului de lucru.desfasurarea haotica a unor activitati in cadrul serviciului cu implicatii imediate asupra fondului de timp. limite de competenta.1820 /2003. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 3 .1820 /2003. competente manageriale. după listarea lor la serviciul CTZ Alex. nu au primit altfel de sarcini. având in vedere ca OP sunt prevăzute cu cod de bara.cele doua persoane din cadrul serviciului care au absolvit cursurile de invatamant superior. . nu se realizeaza o distribuire a atributiilor in raport cu pregatirea si experienta fiecaruia.1. Constatari: .evaluarea anuala poate sa nu fie reala/ relevanta in raport cu situatia de fapt. activitatea serviciului este organizata in doua compartimente funcţionale: verificarea si decontarea cheltuielilor instituţiilor publice si administrarea conturilor agenţilor economici. in lipsa imprimantei OP se eliberează a doua zi pentru ziua precedenta.1.1 Fişele posturilor (anexa 3 la FL-01) au fost întocmite conform OMFP nr. din care un post de execuţie este vacant. .DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Din analiza organigramei (anexa 1 la FL-01) rezultă că SVDCIP din Trezoreria Alexandria se află în subordinea sefului adjunct cu probleme de trezorerie din cadrul AFP Alexandria. Conform ROF aprobat prin OMFP nr.toate fisele personalului de executie sunt identice. având in vedere ca arhiva curenta este reprezentata de documentele dintr-un an întreg. primul are ponderea mai mare – 80%. cerinte specifice. fara actualizare si comunicate tuturor angajaţilor serviciului.

Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 4 . dar acesta inregistreza numeroase deficiente: .3 Serviciul este dotat cu 3 calculatoare PC PENTIUM IV/ MT 531de 3.1. s-au constatat numeroase alte documente care au circulat si circula in acest cadru si care nu au fost inscrise in circuit. evaluarea activitatilor desfasurate in cadrul serviciului prin comparare cu atributiile ce revin din ROF si cu cele care sunt realizate efectiv de personalul serviciului. Constatari: In perioada auditata exista un circuit al documentelor in cadrul activitatii de TZCP care-l contine si pe cel al SVDCIP.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Recomandari: 1. intocmirea corecta a fiselor de post pentru intreg personalul. Baza de date se găseşte pe serverul aflat la Serviciul tehnologia informaţiei. graficul inputurilor nu este corect si complet.2 Referitor la circuitul documentelor. tot la parter) alocată serviciului contabilitate.sase este numarul documentelor inscrise in graficul existent. 2. 2. Cauze: . nu este semnat de intocmit si nici aprobat de conducatorul ierarhic. Calculatoarele sunt legate la reţeaua direcţiei generale.cine aproba documentul”). si asa fiind. Pentru imprimarea documentelor este utilizată o imprimantă de reţea aflată în altă încăpere (din corpul C al clădirii.1. 3. Consecinte: .documentul nu are antet..1. evaluarea personalului serviciului prin prisma pregatirii profesionale. numar de inregistrare si data. abilitatilor si competentelor fiecaruia si realizarea unei repartizari in consecinta a atributiilor. 2. . În cadrul serviciului nu există imprimantă locală.0 GHZ achiziţionate in 2004. stabilirea circuitului real al acestora si transpunerea lor intrun nou document care trebuie avizat/ aprobat si apoi cunoscut si insusit de intregul personal al serviciului. dar acesta inregistreaza numeroase deficiente.evaluarea incorecta a volumului de activitate si a stabilirii responsabilitatilor in ceea ce priveste intocmirea si circuitul unor documente importante. am constatat ca exista un circuit al documentelor in cadrul activitatii de TZCP care-l contine si pe cel al SVDCIP. nu exista dovada inaintarii spre avizare/ aprobare.control intern insuficient existent la nivelul serviciului si superficialitate din partea sefilor ierarhici. Recomandare: Inventarierea documentelor care se intocmesc si a celor care circula in cadrul serviciului (intrari-iesiri).1. unele rubrici nu sunt completate (. . .sefa serviciului explica faptul ca a inteles ca trebuie inscrise numai documentele care intra in cadrul serviciului nu si cele intocmite in cadrul sau si care circula in afara sa.confuzii aparute in intocmirea si circuitul unor documente soldate cu pierderea acestora sau intarzieri in procese. Problema: Intocmirea necorespunzatoare si neactualizarea circuitului documentelor in cadrul serviciului.

Recomandare: Gasirea solutiilor de achizitie/ transfer a unei imprimante pentru dotarea corespunzatoare a serviciului.asumarea raspunderii de catre alte persoane decat cele in cauza. afectarea imaginii institutiei. la eliberarea extraselor. . munca personalului este concentrata pe desprinderea lor din lista.disiparea responsabilitatii.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE In perioada auditata si pana in prezent serviciul nu a avut/nu are in dotare o imprimanta pe care sa o foloseasca pentru listarea extraselor de cont curent ale clientilor si a materialelor proprii. Cauze: . prin urmare nu va mai fi tratata si la urmatoarele doua. separarea pe entitati si arhivarea curenta. Consecinte: . Problema: Lipsa unei imprimante la nivelul serviciului Constatări: In perioada auditata si pana in prezent serviciul nu a avut/ nu are in dotare o imprimanta pe care sa o foloseasca pentru listarea extraselor de cont curent ale clientilor si a materialelor proprii. .necunoasterea prevederilor in materie (OMFP 946/2005) de catre personalul de conducere.riscul de a delega competente unei persoane neavizate. CATZCP Alexandria pentru obtinerea extraselor de cont solicitate stringent de catre clienti.1. .1. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 5 . Consecinte: .nu in ultimul rand. a doua zi. . . fara alte precizari.riscul de a corecta cu intarziere (o zi) listele extrase a doua zi. Constatări: Niciodata nu a existat o procedura scrisa in acest sens. odata cu aprobarea cererii de concediu se aproba si inlocuirea.lipsa acestei proceduri la nivelul directiei generale. Aceasta problema se intalneste la toate cele trei structuri auditate in prezenta misiune. conducatorii structurilor si-au insusit implicit recomandarea formulata de auditori.neimplicarea SRUSPP in reglementarea acestei operatiuni.ineficienta in utilizarea timpului ca urmare a necesitatii deplasarii la serv. . Cauze: Superficialitate din partea sefului de serviciu si dezinteres din partea sefilor ierarhici. urmare dotarii necorespunzatoare vis-a-vis de importanta partenerilor si a activitatii desfasurate. 2. .riscul de eroare datorat imposibilitatii efectuarii unui control/confrunt imediat al inputurilor cu extrasele. Prin semnarea FIAP-urilor. Recomandare: intocmirea unei proceduri scrise privind inlocuirea si delegarea de competente.4 Cu privire la organizarea interna Problema: Nu este stabilita in scris procedura inlocuirii persoanelor aflate in concedii si a delegarii de competente. Practica este de a inscrie pe cererea de concediu numele inlocuitorului.

nu toate fisele sunt semnate pt. au atributii ale BIVATL fara sa le realizeze. Consecinte: . . si A. si L.evaluarea anuala poate sa nu fie reala/ relevanta in raport cu situatia de fapt.M. si L. complete si corecte poate duce la disiparea raspunderii. activitatea biroului consta in verificarea activităţii trezoreriilor locale cu privire la: organizarea efectuării operaţiunilor de încasări si plaţi in numerar. Constatări: . acelasi aspect se constata si la persoanele de la comp. . verifica si coordonează aplicarea masurilor privind încheierea exerciţiului financiar.fisele de post pt.1. de gestiune a titlurilor de stat din cadrul biroului (S.. asigura îndrumarea metodologica a trezoreriilor teritoriale.L. organizarea activităţii casieriei-tezaur si a operaţiunilor legate de circulaţia numerarului. a calitatii si termenelor de realizare a unor lucrari. si R. centralizează si transmite periodic la BNR – Sucursala Judeţeana – rapoarte privind circulaţia numerarului. sunt actualizate si. conţin activităţile desfăşurate efectiv.1820 /2003. întocmit si avizat de persoanele responsabile (FIAP). inclusiv din partea serviciului resurse umane care a primit fisele pentru dosarul personal. Activitatea biroului este desfăşurat faptic de 3 persoane de execuţie si una de conducere. au prevazute si atributii ale CBCP pe care le desfasoara efectiv fara a exista o decizie scrisa in acest sens. fluxul operaţiunilor de încasare a veniturilor bugetare.1820 /2003. certificate de 2 persoane. Conform ROF aprobat prin OMFP nr. nu corespund din punct de vedere al semnarii la .P.1 Fişele posturilor (anexa 3 la FL-01) au fost întocmite conform OMFP nr.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Biroul îndrumarea si verificarea activităţii trezoreriilor locale (BIVATL) Conform organigramei (anexa 1 la FL-01). datorita modului de desfăşurare a activităţii.B. 2 desfăşoară activitate in cadrul CBCP (B. Din analiza statului de funcţii (anexa 2 la FL-01) rezultă că structura este prevăzuta cu un număr de 8 posturi de execuţie. analizează funcţionarea sistemului informaţional al trezoreriei statului.).N. iar la comp.nu toate atributiile prevazute in fisa postului concorda cu cele realizate efectiv: M. Biroul îndrumarea si verificarea activităţii trezoreriilor locale se află în subordinea trezorierului sef din cadrul DGFP Teleorman.1. .2.intocmit”.desfasurarea haotica a unor activitati in cadrul comp.R. legalitatea constituirii fondurilor si respectarea destinaţiei si utilizării acestora. Problema: Intocmirea necorespunzatoare a unor fise de post. modul de finanţare a cheltuielilor bugetare.B. sunt comunicate tuturor angajaţilor serviciului si există dovada luării la cunoştinţă (semnătura acestora pe fişa).2 2.lipsa unor atributii clare. deşi scriptic sunt încadrate 8 persoane.). legalitatea constituirii si utilizării veniturilor extrabugetare. de regula. M. 2. cu implicatii imediate asupra fondului de timp. Recomandari: Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 6 . organizarea si funcţionarea contabilităţii trezoreriei.R. Cauze: Control intern insuficient si superficialitate din partea sefilor ierarhici.

spaţiul insuficient si dotarea precara cu PC – acest aspect s-a reglementat in ultima perioada. sunt comunicate tuturor angajaţilor serviciului si există dovada luării la cunoştinţă (semnătura acestora pe fişa). Din analiza statului de funcţii (anexa 2 la FL-01) rezultă că structura este prevăzuta cu un număr de 3 posturi de execuţie. fără o instruire/ documentare prealabilă din partea MFP.1820 /2003. Pentru desfăşurarea activităţii. Evaluarea activitatilor desfasurate in cadrul compartimentului prin comparare cu atributiile ce revin din ROF si cu cele care sunt realizate efectiv.nu in ultimul rând. 5 dulapuri in două uşi si 4 casete. întocmit si avizat de persoanele responsabile (FIAP). încăperile nu sunt suficient de spaţioase. forma de organizare a activităţii. in verificarea si centralizarea bugetelor. de regula. după cum a propus coordonatoarea activităţii. aceea de compartiment. . Conform ROF aprobat prin OMFP nr. comp. . 2.1. in perioada auditată: Ana Voicu – este încadrata ca personal de execuţie in cadrul serviciului Administrarea contului curent general al trezoreriei statului.. datorita modului de organizare a activităţii. Buget si contabilitate publică se află în subordinea trezorierului sef din cadrul DGFP Teleorman. Din intervievarea coordonatoarei de compartiment a rezultat ca principalele neajunsuri au fost legate de: . 2. Intocmirea corecta a fiselor de post pentru intregul personal. dar 8 sunt persoanele antrenate efectiv in aceasta activitate.pregătirea precară a contabililor de la primăriile comunale in noul sistem contabil sin noua formă de organizare a contabilităţii – partida dublă. de 11 birouri. care nu asigura personalul necesar desfăşurării unei activităţi eficiente.multitudinea modificărilor legislative/ procedurale in plin proces de raportare. compartimentul dispune de 2 încăperi alăturate. având in vedere faptul că se lucrează cu toţi OPC din judeţ (peste 100 entităţi). repartizarea pe unităţi administrativ-teritoriale a sumelor defalcate din veniturile bugetului de stat. Persoana care a condus comp.dependenta organizării muncii de OPC ai bugetului local care vor trebui disciplinaţi pentru a eficientiza munca si pentru a respecta termenele lucrărilor. Buget si contabilitate publica. in verificarea documentelor pentru investiţii si avizarea notelor justificative ale OPC. activitatea comp. consta. conţin activităţile desfăşurate efectiv.3 Compartimentul buget si contabilitate publica Conform organigramei (anexa 1 la FL-01). dărilor de seama contabile. ar fi ideal ca activitatea sa se desfăşoare intr-o singura încăpere cu suficient spaţiu pentru personal si care sa permită comunicarea cu persoanele din afara entităţii cu care exista relaţii de lucru.3. sunt actualizate si. . 2. . Problema: Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 7 .1820 /2003.1. in organizarea si coordonarea acţiunii de elaborare de către OPC ai bugetelor locale a proiectelor bugetelor locale si judeţene.1 Fişele posturilor (anexa 3 la FL-01) au fost întocmite conform OMFP nr. pentru a corespunde activităţii desfăşurate ar mai fi necesară încă o încăpere sau. in acordarea de asistenta tehnica de specialitate pt.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE 1. in cea mai mare parte. in fapt coordonează activitatea comp. nu toate fisele sunt semnate pt.

lipsa unor atributii clare.intarzieri in realizarea actiunilor/ operatiunilor. a calitatii si termenelor de realizare a unor lucrari. stabilirea circuitului real al acestora si transpunerea lor intr-un nou document care trebuie cunoscut si insusit de intregul personal al serviciului. .evaluarea incorecta a volumului de activitate si a stabilirii responsabilitatilor in ceea ce priveste intocmirea si circuitul unor documente importante. 2. Recomandare: Inventarierea documentelor care se intocmesc si a celor care circula in cadrul compartimentului.coordonatoarea activitatii nu are prevazute competente manageriale. fisele de post pentru Anca Voicu si Leontina Raboj sunt intocmite/semnate de sefele de la SCCCT si BIVATL. Leontina Raboj are si atributii ale BIVATL fara sa le realizeze.2. Consecinte: . Cauze: . Consecinte: . Constatari: In perioada auditata exista un document privind circuitul documentelor in cadrul structurii. Procesul de deschidere si repartizare a creditelor bugetare la institutii publice Bugetul local Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 8 .3. complete si corecte poate duce la disiparea raspunderii. intocmirea corecta a fiselor de post pentru intreg personalul. .nu toate atributiile prevazute in fisa postului concorda cu cele realizate efectiv: Anca Voicu are prevazute atributii ale SCCCT pentru ca este in statul de functii al acestui serviciu. Cauze: Control intern insuficient existent la nivelul compartimentului si superficialitate. 2. corecta si nici de actualitate. desi nu desfasoara activitate in structurile respective. Recomandari: 1.control intern insuficient si superficialitate din partea sefilor ierarhici.confuzii aparute in intocmirea si circuitul unor documente. Denumirea structurii este aceea de serviciu. dar acesta este incomplet: Lista documentelor inscrise in circuit nu este completa.2 In ceea ce priveste circuitul documentelor Problema: Intocmirea necorespunzatoare si neactualizarea circuitului documentelor. . inclusiv din partea serviciului resurse umane care a primit fisele pentru dosarul personal. Constatari: . in acest sens neexistand o decizie scrisa. .evaluarea anuala poate sa nu fie reala/relevanta in raport cu situatia de fapt. Sunt inscrise elemente care nu sunt documente: programe informatice.1. evaluarea activitatilor desfasurate in cadrul compartimentului prin comparare cu atributiile ce revin din ROF si cu cele care sunt realizate efectiv. . 2. dar nu realizeaza atributiile respective.desfasurarea haotica a unor activitati in cadrul compartimentului cu implicatii imediate asupra fondului de timp.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Intocmirea necorespunzatoare a unor fise de post.

dosarele constituite pentru fiecare cuprind: . Cererile. In cazul in care unele sume mentionate in cereri nu au acoperire.dosarul 1 = specimene de semnaturi. nota justificativa privind salariile. Notele justificative cuprinzand sumele defalcate din TVA se intocmesc de catre ordonatorii de credite ai bugetului local in Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 9 .dosarul 1 = BVC. sunt vizate de sef SVDCIP si aprobate de catre sef adjunct Trezoreria Alexandria. BVC. cererile de deschidere de credite. extrasele de cont / fiecare capitol / titluri de cheltuieli.dosarul 4 = balante de verificare pentru cheltuieli si disponibilitati. documentele care circula la nivelul SVDCIP sunt grupate in 4 dosare. . . Pentru fiecare primarie arondata Trezoreriei Alexandria.dosarul 3 = documente privind finantarea investitiilor publice.dosarul 3 = finantarea investitiilor publice. dupa inregistrarea cererilor pentru deschiderile de credite la registratura AFP Alexandria.dosarul 2 = conturile de executie buget local (pentru toate primariile). cuprind solicitarile de credite bugetare pentru luna urmatoare pe capitole si titluri. dupa cum urmeaza: . Bugetul de stat Metodologia de avizare si aprobare a deschiderilor de credite pe fiecare institutie este asemanatoare celei prezentate pentru bugetele locale. Pentru institutiile apartinand bugetului de stat. semnate de catre contabil si OPC. cu remarca: dispozitiile bugetare emise de catre ordonatorii principali de credite se primesc la serviciul Administrarea contului general al trezoreriei statului (SACGTS) si apoi se transmit SVDCIP. le depun la SVDCIP. aici.dosarul 2 = dispozitii bugetare. Dupa ce au fost verificate prin confruntarea sumelor cu prevederile din BVC (existent la dosarul institutiei). Nota justificativa privind cheltuielile salariale. acestea se restituie catre ordonatorii de credite respectivi in vederea corectarii. delegatii pentru ridicare de numerar. extrasele de cont se confrunta cu dispozitiile bugetare si cu centralizatorul pe bugete eliberat in ziua respectiva de catre SACGTS. . . . din care unul se da institutiei si un exemplar se depune la dosarul institutiei.dosarul 4 = balante de verificare pentru cheltuieli si disponibilitati. notele justificative.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Ordonatorii principali de credite. extrase de cont zilnice. delegatia pentru ridicare de numerar. SVDCIP elaboreaza extrasele de cont in doua exemplare. .

Am constatat ca se respecta fluxul circulatiei documentelor. Trimestrial se efectueaza un punctaj intre CBCP si trezoreriile operative (inclusiv SVDCIP) prin confruntarea conturilor de executie cu cele operate in registrul de evidenta a sumelor defalcate din TVA.bugetul local. Dupa verificarea incadrarii sumelor in prevederile trimestriale si acordarea vizei de conformitate de catre o persoana din cadrul compartimentului.institutii autofinantate. Conform rezolutiei directorului executiv. Sumele inregistrate sunt cele aprobate trimestrial conform planului pentru anul 2006. din care: 62 . Constatari: Din verificarea dosarelor institutiilor publice din esantion. 5 bugetul asigurarilor sociale de sanatate.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE functie de repartitiile primite de la bugetul de stat si de prevederile din BVC si se depun in 3 exemplare la registratura DGFP Teleorman.bugetul fondului de somaj. AJOFM. In ceea ce priveste acordarea vizei trezoreriei. sumele aprobate se incadreaza in prevederile bugetare. 28 . acestea sunt directionate catre CBCP. 1 . 23 . Urmeaza inregistrarea in Registrul de evidenta condus la nivelul CBCP care ofera in orice moment informatii despre cuantumul sumelor defalcate din TVA aprobate pe fiecare primarie trimestrial si despre diferentele de primit in trimestrul respectiv. la nivelul SVDCIP am constatat ca.bugetul asigurarilor sociale de stat. In lipsa unui circuit al documentelor clar si complet. am constatat ca Situatiile recapitulative privind plata salariilor lunare nu contin in toate cazurile aceasta viza. cat si conform rectificarilor bugetare efectuate in cursul anului. Situatiile recapitulative privind plata salariilor (care se depun lunar cu Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 10 . Problema: Documente incomplete pentru decontarea cheltuielilor bugetare privind salariile. notele sunt aprobate de catre trezorierul sef. Acest registru se tine atat manual. in unele cazuri.bugetul de stat. CBCP trimite 2 exemplare din nota justificativa la SVDCIP care verifica sumele aprobate cu cele din extrasele de cont. 1 . In vederea verificarii am selectat un esantion de 30% institutii din bugetul local (8 primarii) si cate o institutie din celelalte bugete: Directia pentru Cultura. cat si pe suport informatic. dosarele constituite cuprind toate documentele mentionate in descrierea testului. Casa Nationala de Pensii. am procedat la intocmirea unei diagrame (flow chart) pentru o viziune completa a circulatiei informatiilor si a suporturilor ei in vederea formularii recomandarilor de imbunatatire. Prin Trezoreria Alexandria efectueaza operatiuni de incasari si plati un numar de 120 institutii publice. Casa Judeteana de Asigurari Sociale de Sanatate.

etc. etc. conturile de Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 11 . Se manifesta de asemenea si activitati de control curent: observarea. Controlul intern se exercita la nivelele prevazute de lege si se concretizeaza in avizarile si aprobarile acordate de catre persoanele competente (control ierahic). stabilirea si aprobarea plafonului de casa Ordonatorii de credite intocmesc documentele pentru efectuarea platilor (CECul pentru ridicarea de numerar).DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE ocazia ridicarii numerarului pentru plata acestora impreuna cu CECurile si OPTH-urile) nu poarta.intocmirea unor liste de verificare stabilite prin proceduri pentru efectuarea controlului de catre personalul SVDCIP in vederea acordarii vizei de conformitate. corectitudinea contului IBAN. 2. urmata de acordarea vizei.aspecte de fond: incadrarea platilor in limita creditelor bugetare deschise repartizate pe capitole si categorii de cheltuieli (confruntare cu BVC.control intern insuficient.3. Concluzii: Cu exceptia aspectelor mentionate mai sus.). verificarea. Cauze: . Recomandari: . examinarea. Efectuarea de plati in numerar.probabilitatea aparititei unor diferente intre sumele inscrise in situatia recapitulativa si cele din ordinele de plata intocmite pentru obligatiile bugetare si CEC-urile de ridicare a numerarului. consideram ca fiind de nivel mediu controlul intern exercitat la acest nivel.vizat trezorerie”. . Totodata. In consecinta. existenta vizei pusa de salariatul de la ghiseu si semnatura sefului SVDCIP. pe parcursul tuturor fazelor prezentate in diagrama. in toate cazurile. se regaseste autocontrolul exercitat de catre fiecare persoana din cadrul SVDCIP sau CBCP prin semnaturile puse pe documente (ex: viza la verificarea in vederea validarii situatiilor financiare trimestriale. . . vizele trezoreriei. existand preocuparea de a anticipa si inlatura problemele. respectiv: suma in cifre sa coincida cu cea in litere. compararea. aprobarea. coordonarea. raportarea. suma inscrisa pe fata sa fie egala cu totalul de pe verso. analiza.solicitarea de catre SVDCIP institutiilor publice de a inscrie in Situatiile recapitulative pentru plata salariilor sintagma . Consecinte: . sefii structurilor auditate si personalul acestora demonstreaza o atitudine constructiva. nu s-au semnalat probleme semnificative. supervizarea. Acestea se semneaza de catre persoanele ale caror semnaturi apar in specimenele depuse la trezorerie. autorizarea..aspecte de forma.inexistenta unei proceduri scrise privind verificarea documentele de plata cu cele din Situatia recapitulativa. viza pe extrasele de cont eliberate. SVDCIP verifica si analizeaza: .

Ulterior documentele de plati se depun la casierie unde se semneaza si stampileaza de catre casier si se achita sumele. semnaturile sunt cele din specimenele depuse (primar si contabil).vizeaza CEC-ul pe verso pentru suma care urmeaza a fi ridicata din trezorerie. In ceea ce priveste verificarea si analiza documentelor de plata in numerar. In cazul in care documentele nu au acoperire in disponibilul de credite bugetare deschise sau repartizate. Obligatiile bugetare s-au virat ulterior.SVDCIP transmite serviciului contabilitate . iar un exemplar fara viza constituie anexa la extrasul de cont al institutiei. In cazul platilor pentru cheltuielile de personal: .decontari. Cauza s-a datorat alocarii de sume defalcate din TVA insuficiente pentru invatamant (buget local). cu incadrarea in termenul legal (25 ale lunii). distinct pentru cheltuielile bugetare pe capitole: cheltuieli materiale si servicii (titlul 20) si cheltuieli de personal (titlul 02).OPTH in 2 exemplare pentru virarea din cont a datoriilor catre bugetul de stat: un exemplar cu viza ramane la SVDCIP. dar nu sunt conforme metodologiei de ALOP a cheltuielilor bugetare stabilite de OMFP nr. ordonatorii de credite prezinta la SVDCIP urmatoarele documente de plata : Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 12 . se verifica CEC-ul si OPTH-urile pentru plata datoriilor catre bugetul de stat. 1792/ 2002. Mentionam ca. institutiile publice prezinta la termenele stabilite urmatoarele documente: . Platile pentru cheltuieli materiale si servicii: Pentru platile privind cheltuielile materiale.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE executie sau extrasele de cont). Fiecare institutie publica de pe raza teritoriala a municipiului Alexandria este programata in vederea efectuarii controlului privind platile catre personal (situatia centralizatoare) si verificarea incadrarii platilor in creditele bugetare deschise pentru capitolul cheltuieli de personal. iar platile se opereaza in evidenta analitica a trezoreriei pe fiecare capitol de cheltuieli si subcapitole. In baza acestor programe primite de la institutii publice trezoreria centralizeaza si intocmeste Programul privind necesarul de numerar pentru alimentarea casieriei proprii. Institutiile publice isi dimensioneaza lunar platile pe care le efectueaza in numerar in limita prevederilor de cheltuieli corespunzatoare din bugetul propriu si prezinta trezoreriei Programul privind necesarul de numerar pentru efectuarea platilor prin casierie.Cheltuieli de personal”. acestea s-au realizat la nivelul SVDCIP conform prevederilor din norme. documentele se restituie.CEC-ul pentru ridicare de numerar din cont a sumelor nete pentru plata salariilor. La data platii salariilor conform graficului de plati.la SVDCIP.se verifica si se analizeaza stabilirea sumelor de plata si incadrarea acestora in disponibilul de credite bugetare la subdiviziunea .. . . s-au eliberat sume pentru achitarea salariilor fara ca datoriile aferente bugetului de stat sa fie achitate. . CEC-urile sunt prezentate spre verificare impreuna cu documentele justificative. etc. in unele cazuri. indemnizatii de asigurari sociale. pentru ordonatorii principali de credite ai bugetului local al comunelor. Am constatat ca. fiind transmis la casierie pentru eliberarea sumei. Acest program este transmis prin ATCP si se transmite la MFP. si pe categorii de cheltuieli. . dupa caz. documentele prezentate de institutii.

Concluzii: Platile in numerar. care achizitioneaza direct in numerar alimente de la fondul pietei (in limita plafonului zilnic de 5000 RON).Spitalul Poroschia.1565/2003 la suma de 5. verificarea.cheltuieli urgente”. aprobari si formele de control curente (observarea.situatii deosebite” sau . In baza acestui grafic. fara a se preciza in mod concret ce se intelege prin acestea. Din verificarea platilor in numerar la institutiile selectate. apeleaza la plati in numerar.Casa Judeteana de Pensii. Graficele de numerar au fost depuse la termen si au cuprins sumele necesare astfel incat trezoreria a asigurat numerarul necesar. 1565/2003. stabilirea si aprobarea plafonului de casa. .000 lei (an 2005) pentru Consiliul Judetean.. In timpul misiunii am procedat la verificarea prin sondaj a platilor in numerar efectuate in lunile mai si iunie 2006 (anexa).000 lei. pentru aprovizionarile zilnice.Cheltuieli materiale si servicii” (cu conturile de executie. SVDCIP verifica si analizeaza incadrarea cheltuielilor in disponibilul de credite bugetare la subcapitolul . . lasand la aprecierea conducerii trezoreriei gradul de risc al operatiunilor privind efectuarea de plati in numerar pentru cheltuieli materiale si servicii. .OPTH pentru achitarea contravalorii facturilor catre furnizor. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 13 . raportarea.CEC-urile pentru ridicarea de numerar din cont in cazul in care cheltuielile materiale urmeaza a se achita in numerar. precum . pentru achitarea ajutoarelor de deces (5.. Referitor la plafonul de casa. iar pentru celelalte institutii la 2. extras de cont). trezoreria se alimenteaza cu numerar in vederea efectuarii platilor pentru luna urmatoare.000 RON). acesta a fost stabilit in baza NM aprobate prin OMFP nr. Directia pentru Protectia Copilului.Directia pentru Protectia Copilului Teleorman inregistreaza un volum mare de plati in numerar pentru ca are multe subunitati care sunt alimentate cu numerar de la Directie deoarece nu au personalitate juridica si.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE . Controlul intern se exercita de catre structura verificata in fazele prevazute de norme si se concretizeaza in vizele acordate.. Platile astfel efectuate nu au determinat probleme in asigurarea fluxului in numerar. Se opereaza in evidente in sistem informatic si apoi se transmit documentele de plata la serviciul contabilitate . . acesta se centralizeaza si se transmite BIVATL care centralizeaza toate programele transmise de trezoreriile operative. Primaria Alexandria. Ordonatorii de credite prezinta lunar la SVDCIP Programul privind platile in numerar din trezorerie in care se inscrie data efectuarii platii si suma solicitata aferente lunii urmatoare. Rezultatul acestor formule legislative determina o aplicare subiectiva si neunitara.decontari pentru arhivare. Legislatia in materie care inregistreaza astfel de operatiuni in numerar este ambigua utilizandu-se sintagme lipsite de claritate. intocmirea programului privind necesarul de numerar s-au efectuat conform normelor metodologice aprobate prin OMFP nr.documentele justificative corespunzatoare. pentru materiale si servicii la institutiile publice selectate. am constatat ca nu s-au inregistrat depasiri ale plafonului de casa . Am constatat ca unele institutii inregistreaza frecvent plati mari in numerar: .

.Lista obiectivelor de investitii pe anul 2006 cu finantare integrala din venituri proprii.702.M. examinarea). salariatul care administreaza contul de finantare bugetara si de disponibil al institutiilor publice este Burcin Emilia.F.30 septembrie 2006. 4) la N.Nota de fundamentare pentru fiecare obiectiv de investitii (anexa nr. In scopul verificarii obiectivelor propuse am selectat un numar de 3 institutii publice: Primaria Alexandria. Exista cate un dosar distinct de finantare a investitiilor pentru fiecare institutie publica in parte. Controlul asupra finantarii investitiilor institutiilor publice In ceea ce priveste aplicarea de catre Trezoreria Alexandria a mecanismului de finantare a investitiilor institutiilor publice.592.495.M. . dar neformalizate.platile sunt evidentiate in conturile corespunzatoare. privind finantarea investitiilor publice prin trezoreria statului aprobate prin O.. cea mai mare valoare inregistrand-o Consiliul Judetean Teleorman . . nr.P.Un exemplar din bugetul pe anul 2006.trezoreria a verificat listele de investitii prezentate de ordonatorii de credite si a analizat documentele privind admiterea la finantare. 2.4. aprobata de ordonatorul principal de credite (pentru alte cheltuieli de investitii . 1169/1997. nr. aprobata de ordonatorul principal de credite (anexa 1 b).alte cheltuieli de investitii” defalcata pe categorii de bunuri . Apreciem un nivel mediu al controlului.79 lei. . La nivelul SVDCIP. . mentionam ca.P.M. Pentru acestea am aplicat tehnica examinarii exhaustive (document cu document) in vederea detectarii eventualelor erori sau iregularitati. a) Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara Teleorman Dosarul cuprinde: . privind finantarea investitiilor publice prin trezoreria statului aprobate prin O.11..platile pentru investitii sunt avizate de catre trezorerie pentru incadrarea in limita fondurilor aprobate cu aceasta destinatie si pentru respectarea documentatiei legale.260 lei. in perioada 01 .F.Lista pozitiei . au solicitat sume pentru finantarea investitiilor un numar de 54 institutii publice (din care 22 primarii) in suma totala de 20. In cadrul verificarii am urmarit daca: . .M. 1169/1997. b) Dosarul de finantare a investitiilor pentru Primaria Alexandria cuprinde: Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 14 .trezoreria a intocmit pentru institutie un dosar distinct de finantare a investitiilor.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE analiza.dotari independente” repartizate din venituri proprii.anexa 1a) la N. Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara Teleorman si Primaria Bogdana.

nr.. Recomandare: Intocmirea de catre SVDCIP a unor modele-tip anexa nr. dupa caz (alte cheltuieli.Ordonatorii de credite au obligatia legala de a angaja si utiliza sursele de finantare a investitiilor numai dupa indeplinirea. in detrimentul institutiei noastre. fiecare dosar contine. 12/ 1993 privind achizitiile publice”. in cazul unor eventuale necorelatii si nereguli in atribuirea contractelor de achizitii publice (ulterior depunerii si avizarii notelor de fundamentare) pot face obiectul unor litigii in care pot fi invocate in sustinerea absolvirii de raspundere a ordonatorilor de credite.control intern necorespunzator. in prealabil. pe raspunderea noastra. lucrari noi sau obiective in continuare).O.P.alte cheltuieli”.alte cheltuieli’ (Program Legis).exista cate un dosar constituit pentru fiecare obiectiv de investitii (in numar de 13).1a. Documentatia existenta in dosarul de achizitie cuprinde anexa 4 asa cum apare ea in O.G. a conditiilor prevazute in O.P.anexa 2. 1169/1997. ca bunurile se cumpara dupa ce au fost indeplinite conditiile prevazute in Regulamentul privind licitatiile pentru achizitiile publice de bunuri si servicii. 15 din 23 ianuarie 1996.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE . republicat in M. In anexa nr.documentele in cauza angajeaza semnaturile persoanelor responsabile din DGFP Teleorman. c) Primaria Bogdana are constituit un dosar ce contine : .1169/1997. . pentru . Problema: Modul de intocmire si depunere a anexelor la OMFP nr. anexele prevazute de normele legale. la pct.F. nr.. 4 ce cuprinde Nota de fundamentare. extrasele de cont legate de cheltuielile de investitii si Lista obiectivelor de investitii pe anul 2006 (anexa la BVC pe anul 2006). continand reglementarile legale in vigoare si 15 Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena . institutiile solicitante au mentionat urmatoarele: .M. 4 prevad: .anexa nr. 1169/1997. .. Constatam ca actele invocate pentru reglementarea achizitiilor publice sunt abrogate de multa vreme si trebuie actualizate cu prevederile in vigoare la fiecare data a semnarii anexelor. nr.superficialitate in verificarea Notelor de fundamentare. pentru lucrari in continuare (extindere sediu) si anexa 1b. Constatari: Normele Metodologice privind finantarea investitiilor publice prin trezoreria statului aprobate prin O. al Romaniei. nr. anexa 3 si anexa 4 pentru .specimenele de semnaturi. Consecinte: .4 actualizate.F. Partea I. Cauze: ..M. .confirmam.

fara a exista o procedura scrisa in acest sens.2006 astfel: . preluarea corecta a informatiilor din situatiile raportate la trezoreriile operative. In ceea ce priveste situatiile financiare. analiza si centralizarea situatiilor financiare am avut in vedere urmatoarele obiective: . . existenta vizei trezoreriei. Referitor la verificarea modului de finantare a investitiilor la Trezoreria Alexandria de catre persoane din cadrul BIVATL.depunerea la MFP a raportarilor periodice si a celor solicitate in cursul anului. 2. corectitudinea completarii conform cerintelor stabilite prin normele metodologice. corespondenta dintre sumele defalcate din evidenta trezoreriilor locale (contul de executie) cu cele raportate de unitatile administrativteritoriale.5 Verificarea. analiza si centralizarea situatiilor financiare 2. verificare si avizare a situatiilor financiare. In ceea ce priveste verificarea. Controlul finantarii investitiilor institutiilor publice de catre SVDCIP il apreciem ca fiind de nivel mediu.5. cat si seful structurii si seful adjunct al AFP isi exercita competentele privind verificarea si acordarea vizelor prevazute de normele in vigoare. urmare a interventiei la fata locului. Problema: Intarzieri repetate in centralizarea si depunerea situatiilor financiare trimestriale de catre CBCP.04. 9258/04.1 Am urmarit modul de intocmire si depunere a situatiilor financiare si a altor situatii solicitate de MFP la cele trei structuri supuse auditarii. Concluzii: Metodologia de aplicare de catre Trezoreria Alexandria a mecanismului de finantare a investitiilor institutiilor publice a fost respectata. atat salariatul cu atributii in materie. In verificarea efectuata s-a urmarit: folosirea formularelor specifice. cat si pe suport magnetic.din verificarea dosarelor de investitii prezentate de trezorerie nu s-au constatat deficiente”. se efectueaza de catre personalul CBCP atat pe hartie. in perioada auditata constatarile sunt prezentate in Nota de constatare nr. La CBCP am urmarit modul de depunere. Constatari: In perioada auditata. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 16 . nu am descoperit probleme semnificative si. respectarea corelatiilor bilantiere conform OMFP nr.vizarea de catre trezorerie a situatiilor financiare inaintea depunerii la DGFP.modul de verificare a corelatiilor din situatiile financiare. in principiu conform repartizarii institutiilor pe fiecare persoana (s-au atribuit fiecareia 10-14 primarii). controlul intern asupra acestora s-a exercitat de catre personalul compartimentului.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE distribuirea lor institutiilor publice solicitante de sume pentru investitii.. Ne bazam pe faptul ca.1917/2005. . activitatea de centralizare a situatiilor financiare primite de la Consiliul Judetean Teleorman si de la primarii au inregistrat probleme. Modificarile si completarile necesare rezultate in urma verificarii situatiilor financiare in vederea concordantelor.

s-au inregistrat intarzieri.06. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 17 .11. 2.07.dotarea precara cu calculatoare a primariilor.10.15. .Situatia financiara a judetului Teleorman . de preluare in anexe. .2006 .se intocmeste trimestrial prin centralizarea in sistem informatic a tuturor situatiilor financiare depuse de catre OPC ai bugetului local si se depune la Directia Generala a Contabilitatii Publice.15.24.Programul pentru asigurarea alimentarii cu numerar . Biroul indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale .2006 . .lucrul sub presiune temporala poate conduce la erori de operare sau de inregistrare contabila la primarii. desi se intocmeste in continuare pentru cunoasterea situatiei privind numerarul. etc.2006 .08.trecerea la organizarea contabilitatii in partida dubla la primariile comunale. .majoritatea contabililor nu au pregatire corespunzatoare.11.08.recurgerea la metode de constrangere a primarilor/ contabililor primariilor pentru urgentarea intocmiriI si depunerii situatiilor in termenul stabilit. Recomandare: O permanenta indrumare si sprijinire a contabililor de la primariile comunale in intocmirea situatiilor financiare realizata de personalul CBCP pe intreg parcursul executiei bugetare.2 Materialele (situatii. in perioada auditata.Proiectul de buget pentru anul urmator. .DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE De asemenea si in legatura cu depunerea lor.15. pentru respectarea termenelor legale de depunere. ulterior nu s-a mai solicitat.2006 .Bugetul de Venituri si Cheltuieli centralizat pe total judet . de omitere a unor elemente de verificare.5.se intocmeste lunar si se depune la BIVATL in vederea centralizarii.Programul pentru asigurarea alimentarii cu numerar de la BNR a casieriei tezaur a trezoreriei statului necesar platilor in numerar catre institutiile publice . Situatia se prezinta astfel: Termen stabilit de MFP Termen efectiv de depunere .2006 .neachizitionarea/ achizitionarea cu intarziere a programelor informatice.Situatia platilor de casa care depasesc limita de una suta mii lei .neincadrarea in termenele stabilite de MFP pentru depunerea situatiei financiare centralizate a judetului. rapoarte) care se intocmesc/ se depun la nivelul structurilor auditate sunt urmatoarele: Serviciul verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice .anual la Directia Generala de Sinteza a Politicilor Bugetare. programe.2006 Cauze: . .se intocmeste lunar si s-a transmis lunar la MFP pana in luna iulie.02.se intocmeste decadal si se depune la SACGTS. . Compartimentul buget si contabilitate publica . Consecinte: . conform repartizarii acestuia pe primarii. .

In functie de resursele financiare disponibile. art. al spaţiului si securităţii. . . Constatări: S-a observat că arhiva curenta nu corespunde d. . astfel. Constatări: S-a observat că arhiva curenta nu corespunde d.Monitorizarea cheltuielilor de personal .Bugetul de razboi intocmit pentru anul 2006.12.694/ 16.imposibilitatea reconstituirii unor documente sau operatiuni/ actiuni.12. . in aceeaşi încăpere cu Compartimentul bilanţuri agenţi economici si Serviciul contabilitatea contului curent al trezoreriei. documentele (etrase de cont. acestea s-au centralizat conform normelor metodologice.lunar si trimestrial.v. . . Consecinte: . 2. plicuri. al spaţiului si securităţii. Documentele aflate aici nu sunt arhivate conform legii. permiţând astfel accesul neautorizat. documentele curente sunt păstrate pe si sub birouri/ lângă birouri. exceptie facand termenele de depunere. 1711/2004.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE .lipsa resurselor financiare.p.neacordarea de catre conducere a importantei care trebuie acestor aspecte. de disparitie a unor documente.d. documentele curente sunt indosariate si păstrate pe si sub birouri. Recomandari: 1. in baza OMFP nr.v. Cauze: .d. Asigurarea consumabilelor necesare (dosare. dar sunt aşezate intr-o ordine care sa permită identificarea celor necesare. 150. OP) destinate clientilor sunt pastrate in dosare necorespunzatoare. Compartimentul buget si contabilitate publica (CBCP) Problema: Spatiu inadecvat destinat arhivei curente si a celei generale. permiţând Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 18 . se vor lua masuri pentru dotarea corespunzatoare a serviciului cu mobilier care sa permita pastrarea in conditii bune si sigure a documentelor curente.incalcarea Legii arhivelor nr.6 Procesul de arhivare a documentelor de plati Serviciul verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice (SVDCIP) Problema: Spatiu inadecvat destinat arhivei curente si a celei generale.p. Arhiva generala este situata la demisolul clădirii. 2. conform Adresei MFP nr.16/1996 cu modificarile ulterioare. S-a constatat ca exista preocupare pentru amenajarea arhivei conform legii. astfel. bibliorafturi) pentru pastrarea documentelor curente si a celor destinate clientilor/ partenerilor.lipsa initiativei organizatorice in gasirea solutiei optime. Totodata. in cutii de carton sau chiar lângă birouri. dar nici nu prezintă un grad adecvat de securitate.riscul de frauda.2005. Concluzii: Referitor la situatiile financiare. de distrugere/ degradare cu efecte incomensurabile pentru entitate. Dulapurile existente nu numai ca nu sunt suficiente.Situatia privind fondul de salarii si numarul de personal – semestrial.

dar nici nu prezintă un grad adecvat de securitate. nici cel putin intr-un tabel de prezenta. Constatari: Indrumarea metodologica a trezoreriilor locale se realizeaza. Recomandari: 1.16/1996 cu modificarile ulterioare. conform ROF. Arhiva este in curs de amenajare.riscul de omisiune/ lipsa dovezilor in prelucrarea/ transmiterea unor informatii.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE astfel accesul neautorizat.Lipsa resurselor materiale (spatii special amenajate).Neacordarea importantei cuvenite operatiunii de arhivare atat din partea personalului comp.1 Activitatea de indrumare metodologica Problema: Indrumarea metodologica nu este formalizata in scris. Ori de cate ori a fost nevoie. a responsabilitatilor ce revin fiecarui membru al organizatiei.8. Consecinte: . cu privire la aplicarea masurilor de incheiere a exercitiului financiar si pe linie de casierie. dispozitii interne ale conducerii sau explicatii/ solutii pentru rezolvarea problemelor curente aparute in exploatare. Documentele aflate aici nu sunt arhivate conform legii. Arhiva generala se afla la demisolul clădirii. Acest aspect nu s-a consemnat in nici-un document. . s-a procedat la instruirea persoanelor responsabile. . se vor lua masuri pentru amenajarea corespunzatoare a arhivei generale si pentru asigurarea de masuri suplimentare de protectie a dosarelor si documentelor din arhiva curenta. . . 2. Cauze: Omisiune si control intern insuficient. in camera nr.7 Asigurarea functiei de control a trezoreriilor operative in utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice 2.Incalcarea Legii arhivelor nr.Riscul de disparitie a unor documente. dar sunt aşezate intr-o ordine care sa permită identificarea celor necesare.7. 2. Cauze: . cat si a conducerii ierarhice.12. Dulapurile existente nu numai ca nu sunt suficiente. art. Recomandare: Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 19 . CBCP îi sunt alocate 4 rafturi si 3 fişete metalice asigurate împotriva efracţiei cu lacăte. Consecinte: . In acest sens se transmit in scris trezoreriilor locale instructiuni primite de la MFP.imposibilitatea atragerii raspunderii pentru nerealizarea unor operatiuni/ actiuni. dar si a unei culturi institutionale in domeniu. In functie de resursele financiare disponibile. Initierea unei politici de constientizare a personalului cu privire la pastrarea in conditii de siguranta a documentelor si datelor administrate in cadrul entitatii..evaluarea incorecta a fondului de timp necesar indrumarii metodologice. Exista 3 instinctoare si 2 detectoare de fum amplasate in tavan si a căror funcţionare nu a mai fost testata. de distrugere/ degradare datorita conditiilor improprii cu efecte nefaste pentru entitate.

programarea nu a mai fost posibila si datorita implicarii in numeroase activitati de executie din sfera organizarii/ supravegherii circulatiei numerarului.7.riscul de omisiune in efectuarea verificarilor stabilite expres prin ROF. conţinutul.3 Cu privire la documentul intocmit la verificarea activitatii trezoreriilor locale Problema: Nedefinirea clara a formei.mai. 4 . la Turnu Magurele . se intocmeste acelasi fel de document si are acelasi circuit.2. 2 . 3 . nu se realizeaza.evaluarea incorecta a volumului de activitate si a stabilirii responsabilitatilor.2 se înregistraza la registratura generala. dupa inscrierea rezolutiei. se intocmeste in 2 exemplare înregistrate la unitatea verificata la care rămâne 1 ex. . Din punct de vedere al cuprinderii trezoreriilor locale in verificare la Alexandria s-au efectuat 6 controale: la Rosiori de Vede . directioneaza actul catre trezorierul sef si se arhiveaza la nivelul BIVATL. 1 martie. din faza de iniţiere pana la arhivare/ păstrare. Recomandari si solutii propuse: 1.7. rapoarte. S-au întocmit 17 note de constatare. continutului si circulatiei documentului intocmit in urma verificarii activitatii trezoreriilor locale. avizat/ aprobat. cu indicarea persoanelor care semneaza pentru: intocmit. Indiferent ca se constata sau nu deficiente in urma verificarilor.. 2. Constatari: In perioada auditata. Consecinte: .3.iunie. Incepand cu anul 2007.septembrie. Precizam ca notele de constatare nu poarta viza sefului de birou.aprilie.imposibilitatea normarii actiunilor/ operatiunilor in scopul utilizarii eficiente a fondului de timp. informari. 1 . Apoi se inainteaza directorului executiv care. se va intocmi programul de verificare a activitatii trezoreriilor locale. Sefa biroului motiveaza ca aceasta se datoreaza insuficientei personalului raportata la volumul si diversitatea activităţii.august.. nedefinite sunt si metodele/ tehnicile de verificare. Notele de constatare au fost intocmite dupa cum urmeaza: 5 in luna februarie.2.4. la Zimnicea .program de verificare”. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 20 . De prevăzut in proceduri: forma. periodicitatea si circuitul documentului . Cauze: Neglijenta bazata pe faptul ca nu s-a considerat ca programul este imperativ. 3. 1 .Nota de constatare”. iar ex.2 Cu privire la programul de verificare a activitatii trezoreriilor locale Problema: Neintocmirea programului de verificare a activitatii trezoreriilor locale Constatari: desi este prevazuta in ROF ca prima atributie a structurii. .DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE De prevăzut in proceduri modul de consemnare si efectuare a indrumarii metodologice: registre. 2. la Videle . natura si forma actului întocmit nu sunt definite in proceduri. documentul intocmit in urma verificarii se numeste . modul de valorificare..

neperceperea comisionului la eliberarea extrasului. Elaborarea proiectelor bugetelor locale s-a efectuat in anul 2006 conform programului informatic transmis de M. La nivelul CBCP se centralizeaza bugetele locale si se elaboreaza bugetul pe total judet.01. .. Daca ulterior intervin modificari in repartizarea pe trimestre sau in clasificatia bugetara. structurii (prezentarea clara si completa a tuturor documentelor verificate si precizarea sondajului). am procedat la intocmirea unei diagrame (flow chart) care cuprinde toti pasii de urmat. note unilaterale. gestiunea casei si functionarea sistemelor de alarma. Propunem infiintarea unei registraturi proprii activitatii de trezorerie menita sa asigure un circuit operativ al documentelor care circula la acest nivel. le comunica si pe acestea. Definirea in proceduri a formei. Cauze: . Ex: acordarea la consiliul local Magura a subventiei intr-un cont eronat. CBCP face repartizarea acestor sume pe trimestre.F. cu asistenta de specialitate din partea D.G. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 21 . Recomandari: 1. – Teleorman. Consiliul Judetean Teleorman..2006. fara a se preciza esantionul selectat si criteriile aplicate.regulile” generale ale controlului in toate formele sale. cu adresa nr. asa cum Activitatea de control fiscal si cea de administrare a veniturilor statului au registraturi proprii. in functie de propunerile primite de la M. nu se determina cauzele si consecintele si nu se estimeaza riscurile viitoare. apreciem ca acestea nu sunt fundamentate: pentru a indica metoda de verificare. pentru neregulile constatate.prin sondaj”. iar la restul s-au constatat nereguli care s-au rezolvat in timpul verificarii.Control intern insuficient.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Referitor la obiectivele verificate mentionate in note. la un numar de 9 nu s-au semnalat deficiente. denumirea incorecta a unor conturi. apoi le comunica primariilor prin adrese scrise. numarului exemplarelor. de regula cu acelasi continut.. nu reflecta semnificatia/ natura verificarii efectuate si nu respecta .8 Organizarea si coordonarea procesului de elaborare si rectificare a bugetelor de venituri si cheltuieli ale institutiilor publice Pentru o verificare pertinenta a mecanismului de elaborare si depunere a bugetelor locale (proiecte).P. 3. vizarii si circuitului documentelor intocmite in urma verificarilor efectuate la trezoreriile locale: rapoarte.P. precum si documentele si structurile/ persoanele care intervin in fiecare faza. note de constatare. Din totalul de 19 verificari. acestea sunt cele inscrise in ROF. Consecinte: intocmirea aceluiasi tip de acte de control. etc. procese-verbale. cu precadere verificarea operatiunilor de incasari si plati in numerar.Lipsa procedurilor interne scrise specifice.F. In ceea ce priveste intocmirea notelor de constatare. a repartizat sumele defalcate primite de la bugetul de stat pentru fiecare primarie din judet pentru intregul an. Bugetele locale de venituri si cheltuieli se depun in trei exemplare la CBCP unde se verifica si se depun la Registratura generala. 2. etc. 120015/ 12.F.P. se foloseste formula generica .

nr. 46/30.F.08.2006. Referitor la circuitul.09. H.P. VALERIA PENA Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 22 .864/ 02.09. H.G.08. 826/2006(Videle).268/ 12.03. In perioada auditata s-au efectuat rectificari in baza: . O. nr. * * * Prezentul proiect de raport de audit public intern s-a intocmit intr-un singur exemplar. 45/2003 privind finantele publice locale. organizarea si coordonarea procesului de elaborarea si rectificare a BVC locale s-a efectuat in conformitate cu Legea bugetului pe anul 2006 si O. Acestea urmeaza circuitul bugetelor initiale.2006.la solicitarea institutiilor. . AUDITORI. urmare a influentelor mentionate mai sus.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Rectificarile de buget se efectueaza in baza unor acte normative.G.adreselor CBCP de mutare dintr-un trimestru in altul: 24.G. CARMEN DINU NUTA BALACEANU Supervizat. 1262/18.968/ 25.2006. nr. O copie a acestuia s-a inaintat structurilor auditate pentru exprimarea punctelor de vedere cu privire la constatari.04.G. 5. dar nu se mai centralizeaza si nu se comunica M. avizarea. centralizarea bugetelor de venituri si cheltuieli ale primariilor s-a respectat fluxul normal prezentat in descrierea testului.actelor normative: H. verificarea. nr.07(Peretu).G. Concluzii: In perioada auditata. nr.2006. 876/05. incepand cu trimestrul III cand se permit virarile de credite sau la propunerea ordonatorilor de credite. 9.891/ 11. 22. .