DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN

AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE

1. INTRODUCERE Misiunea «Auditul sistemului de control intern al utilizarii creditelor bugetare» a avut ca scop evaluarea functiei de control a trezoreriei statului privind utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice. Cadrul legal de desfasurare a misiunii: - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - O.G. nr. 37/29.01.2004 pentru modificarea si completarea reglementarilor privind auditul public intern; - Normele proprii privind exercitarea activitatii de audit public intern in cadrul Ministerului Finantelor Publice, aprobate prin O.M.F.P. nr. 445/2004, modificate si completate prin OMFP nr.70/2006; - Codul privind conduita etica a auditorului intern, aprobat prin O.M.F.P. nr. 252/2004; - Planul de audit public intern pe anul 2006; - Ordinul de serviciu nr. 25632/02.10.2006. Echipa de audit a fost formata din urmatorii auditori: - Valeria Pena – supervizor; - Carmen Dinu – auditor superior; - Balaceanu Nuta – auditor asistent. Perioada auditata: 01.01.2006 - 30.09.2006. Durata misiunii: 01.10.-30.11.2006. Obiectul auditabil Activitatea desfasurata la nivelul urmatoarelor structuri : - Serviciului verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice din cadrul A.F.P. Alexandria, - Biroului indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale - Compartimentului buget si contabilitate publica din cadrul Activitatii de Trezorerie si Contabilitate Publica. Modul de desfasurare a misiunii de audit Misiunea de audit public intern privind evaluarea functiei de control a trezoreriei statului privind utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice sa desfasurat conform normelor metodologice procedurale, parcurgandu-se toate etapele: 1. pregatirea misiunii: initierea auditului, colectarea si prelucrarea informatiilor, analiza riscurilor, elaborarea programului de audit, programului interventiei la fata locului, sedinta de deschidere; 2. interventia la fata locului: colectarea dovezilor, (CLV, CCI, teste, FIAP), revizuirea documentelor de lucru, sedinta de inchidere; 3. raportul de audit public intern: elaborarea proiectului de raport, transmiterea lui structurii auditate. Tipul de audit In cadrul misiunii s-a desfasurat un audit de regularitate in cadrul caruia au fost examinate actiunile structurilor auditate privind controlul utilizarii creditelor
Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena
1

DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN

AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE

bugetare de catre institutiile publice, sub aspectul respectarii ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice conform normelor legale. Pentru fiecare structura auditata s-a realizat un audit de sistem, evaluandu-se in profunzime sistemul de conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza corespunzator, pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora. Documente examinate in cursul misiunii - regulamentul de organizare si functionare al DGFP si fisele postului personalului implicat in activitatea auditata; - graficul de circulatie a documentelor; - decizii, documente justificative; - balante de verificare, balante analitice, situatii financiare, dari de seama periodice, rapoarte, note de constatare; - registre de evidenta; - alte acte si documente. Obiectivele misiunii 1. Evaluarea mediului de control la structurile auditate; 2. Procesul de deschidere si repartizare a creditelor bugetare la institutii publice; 3. Efectuarea de plati in numerar; stabilirea si aprobarea plafonului de casa; 4. Controlul asupra finantarii investitiilor institutiilor publice; 5. Verificarea, analiza si centralizarea situatiilor financiare; 6. Procesul de arhivare a documentelor de plati; 7. Asigurarea functiei de control a trezoreriilor operative in utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice; 8. Organizarea si coordonarea procesului de elaborare si rectificare a BVC al institutiilor publice Tehnici de audit In cadrul misiunii am utilizat verificarea pentru asigurarea asupra eficacitatii controalelor interne, a documentelor si a concordantei cu legile si regulamentele. De asemenea, am utilizat : - comparatia (de ex. unele informatii de la SVDCIP au fost comparate cu cele de la CBCP) ; - examinarea in scopul detectarii erorilor sau iregularitatilor (ex.dosarul institutiei publice) ; - urmarirea (ex. verificarea procedurii de finantare a investitiilor, daca documentele justificative au fost toate verificate si aprobate pana la acordarea finantarii). Observarea fizica si interviul au fost alte tehnici prin care noi, auditorii, ne-am format o parere proprie despre personalul structurilor auditate. 2. CONSTATARI SI RECOMANDARI
2.1

Evaluarea mediului de control la structurile auditate

2.1.1 Serviciul verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice (SVDCIP)
Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena
2

2.diferente intre personalul serviciului in privinta volumului de munca si al remunerarii.1 Fişele posturilor (anexa 3 la FL-01) au fost întocmite conform OMFP nr. dupa incadrarea pe un post de nivel superior. Din analiza statului de funcţii (anexa 2 la FL-01) rezultă că serviciul este prevăzut cu un număr de 11 posturi (1 de conducere şi 10 de execuţie).evaluarea anuala poate sa nu fie reala/ relevanta in raport cu situatia de fapt. Din intervievarea sefei de serviciu a rezultata ca principalele neajunsuri sunt legate de: tehnica de calcul redusa: exista 3 calculatoare pentru zece persoane si nicio imprimanta. . calitati si aptitudini necesare. sfere relationale.1820 /2003.nu se tine cont de specificul postului postului si nivelul studiilor. având in vedere ca OP sunt prevăzute cu cod de bara. este necesara achiziţia a inca unui cititor de coduri de bara (din 2006 exista unul) pentru simplificarea timpului si volumului de lucru.1. nu se realizeaza o distribuire a atributiilor in raport cu pregatirea si experienta fiecaruia. . . inclusiv din partea serviciului resurse umane care a primit fisele pentru dosarul personal.1820 /2003. nu se respecta principiul segregarii sarcinilor. a calitatii si termenelor de realizare a unor lucrari. indiferent de natura postului.nerespectarea principiului segregarii sarcinilor cu efectele sale inerente. . sunt necesare cel puţin inca 3 dulapuri cu 2 uşi si casetiere pentru întregul personal (9 buc). Conform ROF aprobat prin OMFP nr. există dovada luării la cunoştinţă (semnătura acestora pe fişa). . Cauze: control intern insuficient si superficialitate din partea sefului de serviciu si a sefilor ierarhici. Problema: Intocmirea necorespunzatoare si neactualizarea fiselor posturilor. primul are ponderea mai mare – 80%.cele doua persoane din cadrul serviciului care au absolvit cursurile de invatamant superior. Constatari: . activitatea serviciului este organizata in doua compartimente funcţionale: verificarea si decontarea cheltuielilor instituţiilor publice si administrarea conturilor agenţilor economici. având in vedere ca arhiva curenta este reprezentata de documentele dintr-un an întreg. nu au primit altfel de sarcini. după listarea lor la serviciul CTZ Alex.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Din analiza organigramei (anexa 1 la FL-01) rezultă că SVDCIP din Trezoreria Alexandria se află în subordinea sefului adjunct cu probleme de trezorerie din cadrul AFP Alexandria. Consecinte: . fara actualizare si comunicate tuturor angajaţilor serviciului.disiparea responsabilitatilor. . avand inscrise aceleasi: abilitati. 1820/2003 si a adresei MFP nr. In perioada auditata. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 3 .1..toate fisele personalului de executie sunt identice. din care un post de execuţie este vacant. fisele postului au fost stabilite conform ROF aprobat prin OMFP nr. cerinte specifice.desfasurarea haotica a unor activitati in cadrul serviciului cu implicatii imediate asupra fondului de timp. in lipsa imprimantei OP se eliberează a doua zi pentru ziua precedenta.9590/2004. competente manageriale. limite de competenta.

sase este numarul documentelor inscrise in graficul existent. evaluarea personalului serviciului prin prisma pregatirii profesionale. intocmirea corecta a fiselor de post pentru intreg personalul. Calculatoarele sunt legate la reţeaua direcţiei generale. Problema: Intocmirea necorespunzatoare si neactualizarea circuitului documentelor in cadrul serviciului. Consecinte: . .documentul nu are antet. Recomandare: Inventarierea documentelor care se intocmesc si a celor care circula in cadrul serviciului (intrari-iesiri). . tot la parter) alocată serviciului contabilitate.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Recomandari: 1. numar de inregistrare si data.cine aproba documentul”). s-au constatat numeroase alte documente care au circulat si circula in acest cadru si care nu au fost inscrise in circuit. nu exista dovada inaintarii spre avizare/ aprobare. am constatat ca exista un circuit al documentelor in cadrul activitatii de TZCP care-l contine si pe cel al SVDCIP.1.1. 3. nu este semnat de intocmit si nici aprobat de conducatorul ierarhic. Baza de date se găseşte pe serverul aflat la Serviciul tehnologia informaţiei. În cadrul serviciului nu există imprimantă locală. unele rubrici nu sunt completate (.confuzii aparute in intocmirea si circuitul unor documente soldate cu pierderea acestora sau intarzieri in procese.3 Serviciul este dotat cu 3 calculatoare PC PENTIUM IV/ MT 531de 3. 2. Constatari: In perioada auditata exista un circuit al documentelor in cadrul activitatii de TZCP care-l contine si pe cel al SVDCIP.1. evaluarea activitatilor desfasurate in cadrul serviciului prin comparare cu atributiile ce revin din ROF si cu cele care sunt realizate efectiv de personalul serviciului. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 4 . Pentru imprimarea documentelor este utilizată o imprimantă de reţea aflată în altă încăpere (din corpul C al clădirii. stabilirea circuitului real al acestora si transpunerea lor intrun nou document care trebuie avizat/ aprobat si apoi cunoscut si insusit de intregul personal al serviciului. abilitatilor si competentelor fiecaruia si realizarea unei repartizari in consecinta a atributiilor.sefa serviciului explica faptul ca a inteles ca trebuie inscrise numai documentele care intra in cadrul serviciului nu si cele intocmite in cadrul sau si care circula in afara sa..control intern insuficient existent la nivelul serviciului si superficialitate din partea sefilor ierarhici. 2. graficul inputurilor nu este corect si complet. dar acesta inregistreza numeroase deficiente: . dar acesta inregistreaza numeroase deficiente.1. si asa fiind. 2. .evaluarea incorecta a volumului de activitate si a stabilirii responsabilitatilor in ceea ce priveste intocmirea si circuitul unor documente importante.0 GHZ achiziţionate in 2004.2 Referitor la circuitul documentelor. Cauze: .

riscul de a corecta cu intarziere (o zi) listele extrase a doua zi. Recomandare: Gasirea solutiilor de achizitie/ transfer a unei imprimante pentru dotarea corespunzatoare a serviciului. 2.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE In perioada auditata si pana in prezent serviciul nu a avut/nu are in dotare o imprimanta pe care sa o foloseasca pentru listarea extraselor de cont curent ale clientilor si a materialelor proprii. munca personalului este concentrata pe desprinderea lor din lista.riscul de eroare datorat imposibilitatii efectuarii unui control/confrunt imediat al inputurilor cu extrasele. Aceasta problema se intalneste la toate cele trei structuri auditate in prezenta misiune. Consecinte: . la eliberarea extraselor. a doua zi. Practica este de a inscrie pe cererea de concediu numele inlocuitorului. fara alte precizari. afectarea imaginii institutiei. . separarea pe entitati si arhivarea curenta. .asumarea raspunderii de catre alte persoane decat cele in cauza. . . CATZCP Alexandria pentru obtinerea extraselor de cont solicitate stringent de catre clienti.4 Cu privire la organizarea interna Problema: Nu este stabilita in scris procedura inlocuirii persoanelor aflate in concedii si a delegarii de competente. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 5 . .disiparea responsabilitatii. urmare dotarii necorespunzatoare vis-a-vis de importanta partenerilor si a activitatii desfasurate. . Prin semnarea FIAP-urilor.riscul de a delega competente unei persoane neavizate. Cauze: .ineficienta in utilizarea timpului ca urmare a necesitatii deplasarii la serv.1. Cauze: Superficialitate din partea sefului de serviciu si dezinteres din partea sefilor ierarhici.nu in ultimul rand. conducatorii structurilor si-au insusit implicit recomandarea formulata de auditori. Problema: Lipsa unei imprimante la nivelul serviciului Constatări: In perioada auditata si pana in prezent serviciul nu a avut/ nu are in dotare o imprimanta pe care sa o foloseasca pentru listarea extraselor de cont curent ale clientilor si a materialelor proprii. Constatări: Niciodata nu a existat o procedura scrisa in acest sens.lipsa acestei proceduri la nivelul directiei generale. odata cu aprobarea cererii de concediu se aproba si inlocuirea. . prin urmare nu va mai fi tratata si la urmatoarele doua. Consecinte: . Recomandare: intocmirea unei proceduri scrise privind inlocuirea si delegarea de competente.necunoasterea prevederilor in materie (OMFP 946/2005) de catre personalul de conducere.neimplicarea SRUSPP in reglementarea acestei operatiuni.1.

intocmit”.1820 /2003. Activitatea biroului este desfăşurat faptic de 3 persoane de execuţie si una de conducere. au prevazute si atributii ale CBCP pe care le desfasoara efectiv fara a exista o decizie scrisa in acest sens. . Consecinte: . de regula. si R. .).N..M. nu corespund din punct de vedere al semnarii la . verifica si coordonează aplicarea masurilor privind încheierea exerciţiului financiar.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Biroul îndrumarea si verificarea activităţii trezoreriilor locale (BIVATL) Conform organigramei (anexa 1 la FL-01). Constatări: . conţin activităţile desfăşurate efectiv. sunt actualizate si.1820 /2003. Biroul îndrumarea si verificarea activităţii trezoreriilor locale se află în subordinea trezorierului sef din cadrul DGFP Teleorman. acelasi aspect se constata si la persoanele de la comp.R.2 2. fluxul operaţiunilor de încasare a veniturilor bugetare. si A. legalitatea constituirii si utilizării veniturilor extrabugetare.B. organizarea activităţii casieriei-tezaur si a operaţiunilor legate de circulaţia numerarului. analizează funcţionarea sistemului informaţional al trezoreriei statului. complete si corecte poate duce la disiparea raspunderii.1. cu implicatii imediate asupra fondului de timp.nu toate atributiile prevazute in fisa postului concorda cu cele realizate efectiv: M. activitatea biroului consta in verificarea activităţii trezoreriilor locale cu privire la: organizarea efectuării operaţiunilor de încasări si plaţi in numerar. datorita modului de desfăşurare a activităţii. organizarea si funcţionarea contabilităţii trezoreriei. M.L.1. întocmit si avizat de persoanele responsabile (FIAP). inclusiv din partea serviciului resurse umane care a primit fisele pentru dosarul personal. sunt comunicate tuturor angajaţilor serviciului si există dovada luării la cunoştinţă (semnătura acestora pe fişa).B. nu toate fisele sunt semnate pt. si L.evaluarea anuala poate sa nu fie reala/ relevanta in raport cu situatia de fapt. Conform ROF aprobat prin OMFP nr. si L. a calitatii si termenelor de realizare a unor lucrari. asigura îndrumarea metodologica a trezoreriilor teritoriale. Recomandari: Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 6 .desfasurarea haotica a unor activitati in cadrul comp. centralizează si transmite periodic la BNR – Sucursala Judeţeana – rapoarte privind circulaţia numerarului.fisele de post pt. Problema: Intocmirea necorespunzatoare a unor fise de post.).2. legalitatea constituirii fondurilor si respectarea destinaţiei si utilizării acestora. certificate de 2 persoane.lipsa unor atributii clare.1 Fişele posturilor (anexa 3 la FL-01) au fost întocmite conform OMFP nr. Cauze: Control intern insuficient si superficialitate din partea sefilor ierarhici. modul de finanţare a cheltuielilor bugetare. Din analiza statului de funcţii (anexa 2 la FL-01) rezultă că structura este prevăzuta cu un număr de 8 posturi de execuţie. de gestiune a titlurilor de stat din cadrul biroului (S. iar la comp. .R.P. 2. au atributii ale BIVATL fara sa le realizeze. deşi scriptic sunt încadrate 8 persoane. 2 desfăşoară activitate in cadrul CBCP (B.

in perioada auditată: Ana Voicu – este încadrata ca personal de execuţie in cadrul serviciului Administrarea contului curent general al trezoreriei statului. având in vedere faptul că se lucrează cu toţi OPC din judeţ (peste 100 entităţi). dărilor de seama contabile.multitudinea modificărilor legislative/ procedurale in plin proces de raportare. ar fi ideal ca activitatea sa se desfăşoare intr-o singura încăpere cu suficient spaţiu pentru personal si care sa permită comunicarea cu persoanele din afara entităţii cu care exista relaţii de lucru. încăperile nu sunt suficient de spaţioase. întocmit si avizat de persoanele responsabile (FIAP). datorita modului de organizare a activităţii.1820 /2003. dar 8 sunt persoanele antrenate efectiv in aceasta activitate. forma de organizare a activităţii. in fapt coordonează activitatea comp. repartizarea pe unităţi administrativ-teritoriale a sumelor defalcate din veniturile bugetului de stat. in acordarea de asistenta tehnica de specialitate pt. Din intervievarea coordonatoarei de compartiment a rezultat ca principalele neajunsuri au fost legate de: . activitatea comp. care nu asigura personalul necesar desfăşurării unei activităţi eficiente. . in verificarea si centralizarea bugetelor. in cea mai mare parte.1820 /2003. Problema: Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 7 . 5 dulapuri in două uşi si 4 casete.1. sunt comunicate tuturor angajaţilor serviciului si există dovada luării la cunoştinţă (semnătura acestora pe fişa). Conform ROF aprobat prin OMFP nr. 2.1 Fişele posturilor (anexa 3 la FL-01) au fost întocmite conform OMFP nr.3 Compartimentul buget si contabilitate publica Conform organigramei (anexa 1 la FL-01). sunt actualizate si. Pentru desfăşurarea activităţii. 2. de 11 birouri. Evaluarea activitatilor desfasurate in cadrul compartimentului prin comparare cu atributiile ce revin din ROF si cu cele care sunt realizate efectiv. după cum a propus coordonatoarea activităţii.. Din analiza statului de funcţii (anexa 2 la FL-01) rezultă că structura este prevăzuta cu un număr de 3 posturi de execuţie.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE 1. in verificarea documentelor pentru investiţii si avizarea notelor justificative ale OPC. fără o instruire/ documentare prealabilă din partea MFP. in organizarea si coordonarea acţiunii de elaborare de către OPC ai bugetelor locale a proiectelor bugetelor locale si judeţene. consta. Buget si contabilitate publică se află în subordinea trezorierului sef din cadrul DGFP Teleorman.dependenta organizării muncii de OPC ai bugetului local care vor trebui disciplinaţi pentru a eficientiza munca si pentru a respecta termenele lucrărilor.1. aceea de compartiment. Persoana care a condus comp. . Intocmirea corecta a fiselor de post pentru intregul personal. pentru a corespunde activităţii desfăşurate ar mai fi necesară încă o încăpere sau. conţin activităţile desfăşurate efectiv. Buget si contabilitate publica. comp. . . nu toate fisele sunt semnate pt. de regula.spaţiul insuficient si dotarea precara cu PC – acest aspect s-a reglementat in ultima perioada.3.pregătirea precară a contabililor de la primăriile comunale in noul sistem contabil sin noua formă de organizare a contabilităţii – partida dublă. 2. compartimentul dispune de 2 încăperi alăturate.nu in ultimul rând.

intarzieri in realizarea actiunilor/ operatiunilor. 2. fisele de post pentru Anca Voicu si Leontina Raboj sunt intocmite/semnate de sefele de la SCCCT si BIVATL. . .evaluarea anuala poate sa nu fie reala/relevanta in raport cu situatia de fapt. 2.control intern insuficient si superficialitate din partea sefilor ierarhici. Sunt inscrise elemente care nu sunt documente: programe informatice. intocmirea corecta a fiselor de post pentru intreg personalul. Consecinte: . Recomandare: Inventarierea documentelor care se intocmesc si a celor care circula in cadrul compartimentului. Consecinte: .desfasurarea haotica a unor activitati in cadrul compartimentului cu implicatii imediate asupra fondului de timp.confuzii aparute in intocmirea si circuitul unor documente. Leontina Raboj are si atributii ale BIVATL fara sa le realizeze. Denumirea structurii este aceea de serviciu. Constatari: In perioada auditata exista un document privind circuitul documentelor in cadrul structurii. Cauze: Control intern insuficient existent la nivelul compartimentului si superficialitate. . evaluarea activitatilor desfasurate in cadrul compartimentului prin comparare cu atributiile ce revin din ROF si cu cele care sunt realizate efectiv. dar acesta este incomplet: Lista documentelor inscrise in circuit nu este completa.2.nu toate atributiile prevazute in fisa postului concorda cu cele realizate efectiv: Anca Voicu are prevazute atributii ale SCCCT pentru ca este in statul de functii al acestui serviciu. inclusiv din partea serviciului resurse umane care a primit fisele pentru dosarul personal. desi nu desfasoara activitate in structurile respective.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Intocmirea necorespunzatoare a unor fise de post. corecta si nici de actualitate. Recomandari: 1.3. . complete si corecte poate duce la disiparea raspunderii. stabilirea circuitului real al acestora si transpunerea lor intr-un nou document care trebuie cunoscut si insusit de intregul personal al serviciului. .evaluarea incorecta a volumului de activitate si a stabilirii responsabilitatilor in ceea ce priveste intocmirea si circuitul unor documente importante. dar nu realizeaza atributiile respective. Constatari: . Procesul de deschidere si repartizare a creditelor bugetare la institutii publice Bugetul local Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 8 . Cauze: . a calitatii si termenelor de realizare a unor lucrari.1.2 In ceea ce priveste circuitul documentelor Problema: Intocmirea necorespunzatoare si neactualizarea circuitului documentelor.lipsa unor atributii clare.coordonatoarea activitatii nu are prevazute competente manageriale. in acest sens neexistand o decizie scrisa. 2.

cererile de deschidere de credite. .dosarul 4 = balante de verificare pentru cheltuieli si disponibilitati.dosarul 2 = dispozitii bugetare. dupa inregistrarea cererilor pentru deschiderile de credite la registratura AFP Alexandria.dosarul 3 = documente privind finantarea investitiilor publice. nota justificativa privind salariile. Pentru fiecare primarie arondata Trezoreriei Alexandria. Notele justificative cuprinzand sumele defalcate din TVA se intocmesc de catre ordonatorii de credite ai bugetului local in Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 9 .dosarul 3 = finantarea investitiilor publice. acestea se restituie catre ordonatorii de credite respectivi in vederea corectarii. extrase de cont zilnice. cuprind solicitarile de credite bugetare pentru luna urmatoare pe capitole si titluri. Bugetul de stat Metodologia de avizare si aprobare a deschiderilor de credite pe fiecare institutie este asemanatoare celei prezentate pentru bugetele locale.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Ordonatorii principali de credite. . Dupa ce au fost verificate prin confruntarea sumelor cu prevederile din BVC (existent la dosarul institutiei). semnate de catre contabil si OPC. sunt vizate de sef SVDCIP si aprobate de catre sef adjunct Trezoreria Alexandria. le depun la SVDCIP. dosarele constituite pentru fiecare cuprind: . cu remarca: dispozitiile bugetare emise de catre ordonatorii principali de credite se primesc la serviciul Administrarea contului general al trezoreriei statului (SACGTS) si apoi se transmit SVDCIP. Pentru institutiile apartinand bugetului de stat. aici. . delegatia pentru ridicare de numerar. Nota justificativa privind cheltuielile salariale. . . SVDCIP elaboreaza extrasele de cont in doua exemplare.dosarul 1 = BVC.dosarul 2 = conturile de executie buget local (pentru toate primariile).dosarul 4 = balante de verificare pentru cheltuieli si disponibilitati. In cazul in care unele sume mentionate in cereri nu au acoperire. din care unul se da institutiei si un exemplar se depune la dosarul institutiei. Cererile. BVC. extrasele de cont / fiecare capitol / titluri de cheltuieli.dosarul 1 = specimene de semnaturi. . documentele care circula la nivelul SVDCIP sunt grupate in 4 dosare. delegatii pentru ridicare de numerar. extrasele de cont se confrunta cu dispozitiile bugetare si cu centralizatorul pe bugete eliberat in ziua respectiva de catre SACGTS. dupa cum urmeaza: . notele justificative.

DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE functie de repartitiile primite de la bugetul de stat si de prevederile din BVC si se depun in 3 exemplare la registratura DGFP Teleorman. Urmeaza inregistrarea in Registrul de evidenta condus la nivelul CBCP care ofera in orice moment informatii despre cuantumul sumelor defalcate din TVA aprobate pe fiecare primarie trimestrial si despre diferentele de primit in trimestrul respectiv. acestea sunt directionate catre CBCP.bugetul asigurarilor sociale de stat. Situatiile recapitulative privind plata salariilor (care se depun lunar cu Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 10 . 1 .bugetul local. Constatari: Din verificarea dosarelor institutiilor publice din esantion. dosarele constituite cuprind toate documentele mentionate in descrierea testului. Problema: Documente incomplete pentru decontarea cheltuielilor bugetare privind salariile. Am constatat ca se respecta fluxul circulatiei documentelor. 28 . In vederea verificarii am selectat un esantion de 30% institutii din bugetul local (8 primarii) si cate o institutie din celelalte bugete: Directia pentru Cultura. notele sunt aprobate de catre trezorierul sef. din care: 62 . In ceea ce priveste acordarea vizei trezoreriei. Conform rezolutiei directorului executiv. la nivelul SVDCIP am constatat ca. 5 bugetul asigurarilor sociale de sanatate. Dupa verificarea incadrarii sumelor in prevederile trimestriale si acordarea vizei de conformitate de catre o persoana din cadrul compartimentului. Casa Judeteana de Asigurari Sociale de Sanatate. Acest registru se tine atat manual. In lipsa unui circuit al documentelor clar si complet. am procedat la intocmirea unei diagrame (flow chart) pentru o viziune completa a circulatiei informatiilor si a suporturilor ei in vederea formularii recomandarilor de imbunatatire. sumele aprobate se incadreaza in prevederile bugetare. cat si pe suport informatic. Sumele inregistrate sunt cele aprobate trimestrial conform planului pentru anul 2006.bugetul de stat. am constatat ca Situatiile recapitulative privind plata salariilor lunare nu contin in toate cazurile aceasta viza. 23 . cat si conform rectificarilor bugetare efectuate in cursul anului. Casa Nationala de Pensii. in unele cazuri. AJOFM. CBCP trimite 2 exemplare din nota justificativa la SVDCIP care verifica sumele aprobate cu cele din extrasele de cont. Trimestrial se efectueaza un punctaj intre CBCP si trezoreriile operative (inclusiv SVDCIP) prin confruntarea conturilor de executie cu cele operate in registrul de evidenta a sumelor defalcate din TVA. 1 .institutii autofinantate.bugetul fondului de somaj. Prin Trezoreria Alexandria efectueaza operatiuni de incasari si plati un numar de 120 institutii publice.

verificarea.control intern insuficient. in toate cazurile. viza pe extrasele de cont eliberate. SVDCIP verifica si analizeaza: .vizat trezorerie”. . coordonarea. . Totodata.inexistenta unei proceduri scrise privind verificarea documentele de plata cu cele din Situatia recapitulativa.. pe parcursul tuturor fazelor prezentate in diagrama. autorizarea.solicitarea de catre SVDCIP institutiilor publice de a inscrie in Situatiile recapitulative pentru plata salariilor sintagma . se regaseste autocontrolul exercitat de catre fiecare persoana din cadrul SVDCIP sau CBCP prin semnaturile puse pe documente (ex: viza la verificarea in vederea validarii situatiilor financiare trimestriale. corectitudinea contului IBAN.3. .probabilitatea aparititei unor diferente intre sumele inscrise in situatia recapitulativa si cele din ordinele de plata intocmite pentru obligatiile bugetare si CEC-urile de ridicare a numerarului.aspecte de fond: incadrarea platilor in limita creditelor bugetare deschise repartizate pe capitole si categorii de cheltuieli (confruntare cu BVC. sefii structurilor auditate si personalul acestora demonstreaza o atitudine constructiva.). consideram ca fiind de nivel mediu controlul intern exercitat la acest nivel. nu s-au semnalat probleme semnificative. Controlul intern se exercita la nivelele prevazute de lege si se concretizeaza in avizarile si aprobarile acordate de catre persoanele competente (control ierahic). compararea. 2. respectiv: suma in cifre sa coincida cu cea in litere. Se manifesta de asemenea si activitati de control curent: observarea.aspecte de forma. supervizarea. existand preocuparea de a anticipa si inlatura problemele. etc. Efectuarea de plati in numerar. Cauze: . examinarea. etc. Recomandari: . Consecinte: . existenta vizei pusa de salariatul de la ghiseu si semnatura sefului SVDCIP.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE ocazia ridicarii numerarului pentru plata acestora impreuna cu CECurile si OPTH-urile) nu poarta. Concluzii: Cu exceptia aspectelor mentionate mai sus. vizele trezoreriei. raportarea. aprobarea. analiza. urmata de acordarea vizei. suma inscrisa pe fata sa fie egala cu totalul de pe verso. In consecinta. conturile de Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 11 . stabilirea si aprobarea plafonului de casa Ordonatorii de credite intocmesc documentele pentru efectuarea platilor (CECul pentru ridicarea de numerar). Acestea se semneaza de catre persoanele ale caror semnaturi apar in specimenele depuse la trezorerie.intocmirea unor liste de verificare stabilite prin proceduri pentru efectuarea controlului de catre personalul SVDCIP in vederea acordarii vizei de conformitate.

pentru ordonatorii principali de credite ai bugetului local al comunelor. . Am constatat ca. Ulterior documentele de plati se depun la casierie unde se semneaza si stampileaza de catre casier si se achita sumele.la SVDCIP. indemnizatii de asigurari sociale. documentele prezentate de institutii.Cheltuieli de personal”.vizeaza CEC-ul pe verso pentru suma care urmeaza a fi ridicata din trezorerie. dar nu sunt conforme metodologiei de ALOP a cheltuielilor bugetare stabilite de OMFP nr. iar platile se opereaza in evidenta analitica a trezoreriei pe fiecare capitol de cheltuieli si subcapitole.SVDCIP transmite serviciului contabilitate . etc. Cauza s-a datorat alocarii de sume defalcate din TVA insuficiente pentru invatamant (buget local). acestea s-au realizat la nivelul SVDCIP conform prevederilor din norme.CEC-ul pentru ridicare de numerar din cont a sumelor nete pentru plata salariilor. CEC-urile sunt prezentate spre verificare impreuna cu documentele justificative. ordonatorii de credite prezinta la SVDCIP urmatoarele documente de plata : Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 12 . institutiile publice prezinta la termenele stabilite urmatoarele documente: ..se verifica si se analizeaza stabilirea sumelor de plata si incadrarea acestora in disponibilul de credite bugetare la subdiviziunea . documentele se restituie. Institutiile publice isi dimensioneaza lunar platile pe care le efectueaza in numerar in limita prevederilor de cheltuieli corespunzatoare din bugetul propriu si prezinta trezoreriei Programul privind necesarul de numerar pentru efectuarea platilor prin casierie. Platile pentru cheltuieli materiale si servicii: Pentru platile privind cheltuielile materiale. dupa caz. se verifica CEC-ul si OPTH-urile pentru plata datoriilor catre bugetul de stat. . distinct pentru cheltuielile bugetare pe capitole: cheltuieli materiale si servicii (titlul 20) si cheltuieli de personal (titlul 02). fiind transmis la casierie pentru eliberarea sumei. cu incadrarea in termenul legal (25 ale lunii). s-au eliberat sume pentru achitarea salariilor fara ca datoriile aferente bugetului de stat sa fie achitate. Mentionam ca. In cazul in care documentele nu au acoperire in disponibilul de credite bugetare deschise sau repartizate. si pe categorii de cheltuieli.decontari. La data platii salariilor conform graficului de plati. Fiecare institutie publica de pe raza teritoriala a municipiului Alexandria este programata in vederea efectuarii controlului privind platile catre personal (situatia centralizatoare) si verificarea incadrarii platilor in creditele bugetare deschise pentru capitolul cheltuieli de personal.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE executie sau extrasele de cont). In cazul platilor pentru cheltuielile de personal: . in unele cazuri. 1792/ 2002. In ceea ce priveste verificarea si analiza documentelor de plata in numerar. In baza acestor programe primite de la institutii publice trezoreria centralizeaza si intocmeste Programul privind necesarul de numerar pentru alimentarea casieriei proprii. semnaturile sunt cele din specimenele depuse (primar si contabil). .OPTH in 2 exemplare pentru virarea din cont a datoriilor catre bugetul de stat: un exemplar cu viza ramane la SVDCIP. Obligatiile bugetare s-au virat ulterior. Acest program este transmis prin ATCP si se transmite la MFP. . iar un exemplar fara viza constituie anexa la extrasul de cont al institutiei.

pentru aprovizionarile zilnice.Spitalul Poroschia. Controlul intern se exercita de catre structura verificata in fazele prevazute de norme si se concretizeaza in vizele acordate. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 13 .DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE . extras de cont).situatii deosebite” sau .000 lei (an 2005) pentru Consiliul Judetean. .cheltuieli urgente”. pentru achitarea ajutoarelor de deces (5. acesta a fost stabilit in baza NM aprobate prin OMFP nr. .000 lei. pentru materiale si servicii la institutiile publice selectate. . In baza acestui grafic. Rezultatul acestor formule legislative determina o aplicare subiectiva si neunitara. iar pentru celelalte institutii la 2. trezoreria se alimenteaza cu numerar in vederea efectuarii platilor pentru luna urmatoare. Am constatat ca unele institutii inregistreaza frecvent plati mari in numerar: .OPTH pentru achitarea contravalorii facturilor catre furnizor. Directia pentru Protectia Copilului.Casa Judeteana de Pensii.. Referitor la plafonul de casa.000 RON). acesta se centralizeaza si se transmite BIVATL care centralizeaza toate programele transmise de trezoreriile operative. intocmirea programului privind necesarul de numerar s-au efectuat conform normelor metodologice aprobate prin OMFP nr. precum .. Din verificarea platilor in numerar la institutiile selectate.decontari pentru arhivare.1565/2003 la suma de 5. Legislatia in materie care inregistreaza astfel de operatiuni in numerar este ambigua utilizandu-se sintagme lipsite de claritate. stabilirea si aprobarea plafonului de casa. raportarea. verificarea. In timpul misiunii am procedat la verificarea prin sondaj a platilor in numerar efectuate in lunile mai si iunie 2006 (anexa). 1565/2003. . Primaria Alexandria.Directia pentru Protectia Copilului Teleorman inregistreaza un volum mare de plati in numerar pentru ca are multe subunitati care sunt alimentate cu numerar de la Directie deoarece nu au personalitate juridica si. care achizitioneaza direct in numerar alimente de la fondul pietei (in limita plafonului zilnic de 5000 RON). lasand la aprecierea conducerii trezoreriei gradul de risc al operatiunilor privind efectuarea de plati in numerar pentru cheltuieli materiale si servicii. Graficele de numerar au fost depuse la termen si au cuprins sumele necesare astfel incat trezoreria a asigurat numerarul necesar. apeleaza la plati in numerar. Ordonatorii de credite prezinta lunar la SVDCIP Programul privind platile in numerar din trezorerie in care se inscrie data efectuarii platii si suma solicitata aferente lunii urmatoare.CEC-urile pentru ridicarea de numerar din cont in cazul in care cheltuielile materiale urmeaza a se achita in numerar. fara a se preciza in mod concret ce se intelege prin acestea. Concluzii: Platile in numerar.Cheltuieli materiale si servicii” (cu conturile de executie. SVDCIP verifica si analizeaza incadrarea cheltuielilor in disponibilul de credite bugetare la subcapitolul .documentele justificative corespunzatoare. Platile astfel efectuate nu au determinat probleme in asigurarea fluxului in numerar. aprobari si formele de control curente (observarea. am constatat ca nu s-au inregistrat depasiri ale plafonului de casa . Se opereaza in evidente in sistem informatic si apoi se transmit documentele de plata la serviciul contabilitate ..

Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara Teleorman si Primaria Bogdana.79 lei.Lista obiectivelor de investitii pe anul 2006 cu finantare integrala din venituri proprii. In cadrul verificarii am urmarit daca: .Lista pozitiei .anexa 1a) la N.30 septembrie 2006.M.alte cheltuieli de investitii” defalcata pe categorii de bunuri .11. .platile pentru investitii sunt avizate de catre trezorerie pentru incadrarea in limita fondurilor aprobate cu aceasta destinatie si pentru respectarea documentatiei legale. . nr. in perioada 01 .4. La nivelul SVDCIP.702. au solicitat sume pentru finantarea investitiilor un numar de 54 institutii publice (din care 22 primarii) in suma totala de 20. In scopul verificarii obiectivelor propuse am selectat un numar de 3 institutii publice: Primaria Alexandria. b) Dosarul de finantare a investitiilor pentru Primaria Alexandria cuprinde: Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 14 . Pentru acestea am aplicat tehnica examinarii exhaustive (document cu document) in vederea detectarii eventualelor erori sau iregularitati.Un exemplar din bugetul pe anul 2006. aprobata de ordonatorul principal de credite (anexa 1 b).P. 2. Controlul asupra finantarii investitiilor institutiilor publice In ceea ce priveste aplicarea de catre Trezoreria Alexandria a mecanismului de finantare a investitiilor institutiilor publice. dar neformalizate.495.F.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE analiza. nr. privind finantarea investitiilor publice prin trezoreria statului aprobate prin O.M.trezoreria a verificat listele de investitii prezentate de ordonatorii de credite si a analizat documentele privind admiterea la finantare. 4) la N. .M.dotari independente” repartizate din venituri proprii.260 lei.platile sunt evidentiate in conturile corespunzatoare.trezoreria a intocmit pentru institutie un dosar distinct de finantare a investitiilor. .P. . mentionam ca. privind finantarea investitiilor publice prin trezoreria statului aprobate prin O. 1169/1997.M. a) Oficiul de Cadastru si Publicitate Imobiliara Teleorman Dosarul cuprinde: ..592. Apreciem un nivel mediu al controlului. . aprobata de ordonatorul principal de credite (pentru alte cheltuieli de investitii . 1169/1997.F. cea mai mare valoare inregistrand-o Consiliul Judetean Teleorman . Exista cate un dosar distinct de finantare a investitiilor pentru fiecare institutie publica in parte. salariatul care administreaza contul de finantare bugetara si de disponibil al institutiilor publice este Burcin Emilia. examinarea)..Nota de fundamentare pentru fiecare obiectiv de investitii (anexa nr.

anexa nr.1169/1997. fiecare dosar contine. continand reglementarile legale in vigoare si 15 Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena . pentru lucrari in continuare (extindere sediu) si anexa 1b.specimenele de semnaturi. Partea I. nr.F. 4 prevad: . al Romaniei.Ordonatorii de credite au obligatia legala de a angaja si utiliza sursele de finantare a investitiilor numai dupa indeplinirea.P. c) Primaria Bogdana are constituit un dosar ce contine : . 12/ 1993 privind achizitiile publice”.M.superficialitate in verificarea Notelor de fundamentare. 4 ce cuprinde Nota de fundamentare. republicat in M. la pct. . Problema: Modul de intocmire si depunere a anexelor la OMFP nr. nr.confirmam. in detrimentul institutiei noastre. pe raspunderea noastra.control intern necorespunzator.F. anexa 3 si anexa 4 pentru . Documentatia existenta in dosarul de achizitie cuprinde anexa 4 asa cum apare ea in O.1a.alte cheltuieli”. pentru . .documentele in cauza angajeaza semnaturile persoanelor responsabile din DGFP Teleorman. extrasele de cont legate de cheltuielile de investitii si Lista obiectivelor de investitii pe anul 2006 (anexa la BVC pe anul 2006). dupa caz (alte cheltuieli. Constatam ca actele invocate pentru reglementarea achizitiilor publice sunt abrogate de multa vreme si trebuie actualizate cu prevederile in vigoare la fiecare data a semnarii anexelor..G. Recomandare: Intocmirea de catre SVDCIP a unor modele-tip anexa nr.exista cate un dosar constituit pentru fiecare obiectiv de investitii (in numar de 13). a conditiilor prevazute in O. Constatari: Normele Metodologice privind finantarea investitiilor publice prin trezoreria statului aprobate prin O. ca bunurile se cumpara dupa ce au fost indeplinite conditiile prevazute in Regulamentul privind licitatiile pentru achizitiile publice de bunuri si servicii. in cazul unor eventuale necorelatii si nereguli in atribuirea contractelor de achizitii publice (ulterior depunerii si avizarii notelor de fundamentare) pot face obiectul unor litigii in care pot fi invocate in sustinerea absolvirii de raspundere a ordonatorilor de credite. In anexa nr. nr. . Cauze: . lucrari noi sau obiective in continuare).4 actualizate. anexele prevazute de normele legale..M. in prealabil. 1169/1997. Consecinte: . institutiile solicitante au mentionat urmatoarele: . 15 din 23 ianuarie 1996..P..DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE .O.anexa 2. nr. 1169/1997.alte cheltuieli’ (Program Legis).

Constatari: In perioada auditata. nu am descoperit probleme semnificative si. 2. Concluzii: Metodologia de aplicare de catre Trezoreria Alexandria a mecanismului de finantare a investitiilor institutiilor publice a fost respectata. urmare a interventiei la fata locului. in principiu conform repartizarii institutiilor pe fiecare persoana (s-au atribuit fiecareia 10-14 primarii). preluarea corecta a informatiilor din situatiile raportate la trezoreriile operative. Ne bazam pe faptul ca.5. La CBCP am urmarit modul de depunere. analiza si centralizarea situatiilor financiare 2. Modificarile si completarile necesare rezultate in urma verificarii situatiilor financiare in vederea concordantelor. activitatea de centralizare a situatiilor financiare primite de la Consiliul Judetean Teleorman si de la primarii au inregistrat probleme. In ceea ce priveste situatiile financiare. cat si seful structurii si seful adjunct al AFP isi exercita competentele privind verificarea si acordarea vizelor prevazute de normele in vigoare.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE distribuirea lor institutiilor publice solicitante de sume pentru investitii.vizarea de catre trezorerie a situatiilor financiare inaintea depunerii la DGFP. corespondenta dintre sumele defalcate din evidenta trezoreriilor locale (contul de executie) cu cele raportate de unitatile administrativteritoriale. Referitor la verificarea modului de finantare a investitiilor la Trezoreria Alexandria de catre persoane din cadrul BIVATL. se efectueaza de catre personalul CBCP atat pe hartie. Controlul finantarii investitiilor institutiilor publice de catre SVDCIP il apreciem ca fiind de nivel mediu. cat si pe suport magnetic. . In verificarea efectuata s-a urmarit: folosirea formularelor specifice. respectarea corelatiilor bilantiere conform OMFP nr.1917/2005. controlul intern asupra acestora s-a exercitat de catre personalul compartimentului. atat salariatul cu atributii in materie.2006 astfel: .modul de verificare a corelatiilor din situatiile financiare. In ceea ce priveste verificarea.depunerea la MFP a raportarilor periodice si a celor solicitate in cursul anului.5 Verificarea. verificare si avizare a situatiilor financiare. analiza si centralizarea situatiilor financiare am avut in vedere urmatoarele obiective: . fara a exista o procedura scrisa in acest sens.1 Am urmarit modul de intocmire si depunere a situatiilor financiare si a altor situatii solicitate de MFP la cele trei structuri supuse auditarii..din verificarea dosarelor de investitii prezentate de trezorerie nu s-au constatat deficiente”.04. corectitudinea completarii conform cerintelor stabilite prin normele metodologice. 9258/04. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 16 . . in perioada auditata constatarile sunt prezentate in Nota de constatare nr. Problema: Intarzieri repetate in centralizarea si depunerea situatiilor financiare trimestriale de catre CBCP. existenta vizei trezoreriei.

2006 .06.trecerea la organizarea contabilitatii in partida dubla la primariile comunale. Biroul indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale .2 Materialele (situatii.08.Proiectul de buget pentru anul urmator. ulterior nu s-a mai solicitat. .lucrul sub presiune temporala poate conduce la erori de operare sau de inregistrare contabila la primarii. in perioada auditata.2006 Cauze: .se intocmeste lunar si se depune la BIVATL in vederea centralizarii.majoritatea contabililor nu au pregatire corespunzatoare. .dotarea precara cu calculatoare a primariilor. s-au inregistrat intarzieri. Recomandare: O permanenta indrumare si sprijinire a contabililor de la primariile comunale in intocmirea situatiilor financiare realizata de personalul CBCP pe intreg parcursul executiei bugetare. conform repartizarii acestuia pe primarii.15.2006 .neachizitionarea/ achizitionarea cu intarziere a programelor informatice. pentru respectarea termenelor legale de depunere.anual la Directia Generala de Sinteza a Politicilor Bugetare.neincadrarea in termenele stabilite de MFP pentru depunerea situatiei financiare centralizate a judetului.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE De asemenea si in legatura cu depunerea lor. .02.2006 .10. .se intocmeste decadal si se depune la SACGTS. de preluare in anexe. desi se intocmeste in continuare pentru cunoasterea situatiei privind numerarul. .11. etc. 2.se intocmeste trimestrial prin centralizarea in sistem informatic a tuturor situatiilor financiare depuse de catre OPC ai bugetului local si se depune la Directia Generala a Contabilitatii Publice.Programul pentru asigurarea alimentarii cu numerar . rapoarte) care se intocmesc/ se depun la nivelul structurilor auditate sunt urmatoarele: Serviciul verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice . .15. Situatia se prezinta astfel: Termen stabilit de MFP Termen efectiv de depunere . .Situatia platilor de casa care depasesc limita de una suta mii lei . de omitere a unor elemente de verificare.15. programe.07.08.24.Bugetul de Venituri si Cheltuieli centralizat pe total judet .11.Programul pentru asigurarea alimentarii cu numerar de la BNR a casieriei tezaur a trezoreriei statului necesar platilor in numerar catre institutiile publice .recurgerea la metode de constrangere a primarilor/ contabililor primariilor pentru urgentarea intocmiriI si depunerii situatiilor in termenul stabilit.se intocmeste lunar si s-a transmis lunar la MFP pana in luna iulie. Compartimentul buget si contabilitate publica . .Situatia financiara a judetului Teleorman .5.2006 . Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 17 . Consecinte: .2006 .

acestea s-au centralizat conform normelor metodologice. art.lipsa initiativei organizatorice in gasirea solutiei optime. in cutii de carton sau chiar lângă birouri. 2. Asigurarea consumabilelor necesare (dosare.Situatia privind fondul de salarii si numarul de personal – semestrial. documentele curente sunt indosariate si păstrate pe si sub birouri. plicuri. 2. . documentele curente sunt păstrate pe si sub birouri/ lângă birouri.2005. documentele (etrase de cont.Bugetul de razboi intocmit pentru anul 2006. Totodata. In functie de resursele financiare disponibile. . . Dulapurile existente nu numai ca nu sunt suficiente.12. 150. Compartimentul buget si contabilitate publica (CBCP) Problema: Spatiu inadecvat destinat arhivei curente si a celei generale. se vor lua masuri pentru dotarea corespunzatoare a serviciului cu mobilier care sa permita pastrarea in conditii bune si sigure a documentelor curente. bibliorafturi) pentru pastrarea documentelor curente si a celor destinate clientilor/ partenerilor. Concluzii: Referitor la situatiile financiare.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE . Consecinte: . de disparitie a unor documente. 1711/2004. Constatări: S-a observat că arhiva curenta nu corespunde d. Arhiva generala este situata la demisolul clădirii.694/ 16.lipsa resurselor financiare. S-a constatat ca exista preocupare pentru amenajarea arhivei conform legii. de distrugere/ degradare cu efecte incomensurabile pentru entitate. al spaţiului si securităţii. OP) destinate clientilor sunt pastrate in dosare necorespunzatoare.6 Procesul de arhivare a documentelor de plati Serviciul verificarea si decontarea cheltuielilor institutiilor publice (SVDCIP) Problema: Spatiu inadecvat destinat arhivei curente si a celei generale. Cauze: .incalcarea Legii arhivelor nr. dar sunt aşezate intr-o ordine care sa permită identificarea celor necesare. . astfel. permiţând Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 18 . dar nici nu prezintă un grad adecvat de securitate.p. Documentele aflate aici nu sunt arhivate conform legii.d. al spaţiului si securităţii. in baza OMFP nr.Monitorizarea cheltuielilor de personal .d. exceptie facand termenele de depunere.neacordarea de catre conducere a importantei care trebuie acestor aspecte. Constatări: S-a observat că arhiva curenta nu corespunde d.imposibilitatea reconstituirii unor documente sau operatiuni/ actiuni.riscul de frauda.p. permiţând astfel accesul neautorizat.lunar si trimestrial. . in aceeaşi încăpere cu Compartimentul bilanţuri agenţi economici si Serviciul contabilitatea contului curent al trezoreriei. .v.v. astfel. Recomandari: 1.16/1996 cu modificarile ulterioare. conform Adresei MFP nr.12.

se vor lua masuri pentru amenajarea corespunzatoare a arhivei generale si pentru asigurarea de masuri suplimentare de protectie a dosarelor si documentelor din arhiva curenta.12. in camera nr. dar nici nu prezintă un grad adecvat de securitate.1 Activitatea de indrumare metodologica Problema: Indrumarea metodologica nu este formalizata in scris. Recomandare: Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 19 . In acest sens se transmit in scris trezoreriilor locale instructiuni primite de la MFP.Neacordarea importantei cuvenite operatiunii de arhivare atat din partea personalului comp. art. cat si a conducerii ierarhice. Consecinte: . Initierea unei politici de constientizare a personalului cu privire la pastrarea in conditii de siguranta a documentelor si datelor administrate in cadrul entitatii. Arhiva generala se afla la demisolul clădirii. Constatari: Indrumarea metodologica a trezoreriilor locale se realizeaza. . Arhiva este in curs de amenajare. Recomandari: 1. dispozitii interne ale conducerii sau explicatii/ solutii pentru rezolvarea problemelor curente aparute in exploatare. 2. dar sunt aşezate intr-o ordine care sa permită identificarea celor necesare. Ori de cate ori a fost nevoie. In functie de resursele financiare disponibile. ..DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE astfel accesul neautorizat.riscul de omisiune/ lipsa dovezilor in prelucrarea/ transmiterea unor informatii. Consecinte: .evaluarea incorecta a fondului de timp necesar indrumarii metodologice.7 Asigurarea functiei de control a trezoreriilor operative in utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice 2.8. . a responsabilitatilor ce revin fiecarui membru al organizatiei. dar si a unei culturi institutionale in domeniu. 2.Lipsa resurselor materiale (spatii special amenajate). Documentele aflate aici nu sunt arhivate conform legii. de distrugere/ degradare datorita conditiilor improprii cu efecte nefaste pentru entitate. Cauze: . Exista 3 instinctoare si 2 detectoare de fum amplasate in tavan si a căror funcţionare nu a mai fost testata.imposibilitatea atragerii raspunderii pentru nerealizarea unor operatiuni/ actiuni. CBCP îi sunt alocate 4 rafturi si 3 fişete metalice asigurate împotriva efracţiei cu lacăte. s-a procedat la instruirea persoanelor responsabile.Incalcarea Legii arhivelor nr. Cauze: Omisiune si control intern insuficient.16/1996 cu modificarile ulterioare.Riscul de disparitie a unor documente. nici cel putin intr-un tabel de prezenta. . Dulapurile existente nu numai ca nu sunt suficiente. conform ROF.7. cu privire la aplicarea masurilor de incheiere a exercitiului financiar si pe linie de casierie. Acest aspect nu s-a consemnat in nici-un document.

4..3. S-au întocmit 17 note de constatare. Indiferent ca se constata sau nu deficiente in urma verificarilor.iunie. Din punct de vedere al cuprinderii trezoreriilor locale in verificare la Alexandria s-au efectuat 6 controale: la Rosiori de Vede . iar ex.imposibilitatea normarii actiunilor/ operatiunilor in scopul utilizarii eficiente a fondului de timp.program de verificare”.august. informari. Constatari: In perioada auditata. documentul intocmit in urma verificarii se numeste .2. 4 . la Zimnicea . se intocmeste acelasi fel de document si are acelasi circuit. . avizat/ aprobat. 3.3 Cu privire la documentul intocmit la verificarea activitatii trezoreriilor locale Problema: Nedefinirea clara a formei. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 20 . programarea nu a mai fost posibila si datorita implicarii in numeroase activitati de executie din sfera organizarii/ supravegherii circulatiei numerarului. nu se realizeaza. se intocmeste in 2 exemplare înregistrate la unitatea verificata la care rămâne 1 ex.septembrie.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE De prevăzut in proceduri modul de consemnare si efectuare a indrumarii metodologice: registre. se va intocmi programul de verificare a activitatii trezoreriilor locale. 1 . 1 . 2.aprilie. din faza de iniţiere pana la arhivare/ păstrare.2 Cu privire la programul de verificare a activitatii trezoreriilor locale Problema: Neintocmirea programului de verificare a activitatii trezoreriilor locale Constatari: desi este prevazuta in ROF ca prima atributie a structurii.. periodicitatea si circuitul documentului .2 se înregistraza la registratura generala. continutului si circulatiei documentului intocmit in urma verificarii activitatii trezoreriilor locale.7. 3 . Cauze: Neglijenta bazata pe faptul ca nu s-a considerat ca programul este imperativ.mai. la Turnu Magurele . 1 martie.. conţinutul. directioneaza actul catre trezorierul sef si se arhiveaza la nivelul BIVATL. Recomandari si solutii propuse: 1. Sefa biroului motiveaza ca aceasta se datoreaza insuficientei personalului raportata la volumul si diversitatea activităţii.evaluarea incorecta a volumului de activitate si a stabilirii responsabilitatilor. 2. Apoi se inainteaza directorului executiv care. dupa inscrierea rezolutiei. Precizam ca notele de constatare nu poarta viza sefului de birou. . rapoarte.riscul de omisiune in efectuarea verificarilor stabilite expres prin ROF. la Videle . Notele de constatare au fost intocmite dupa cum urmeaza: 5 in luna februarie. cu indicarea persoanelor care semneaza pentru: intocmit.7. 2 . Consecinte: . modul de valorificare. nedefinite sunt si metodele/ tehnicile de verificare. De prevăzut in proceduri: forma.2. natura si forma actului întocmit nu sunt definite in proceduri. Incepand cu anul 2007.Nota de constatare”.

La nivelul CBCP se centralizeaza bugetele locale si se elaboreaza bugetul pe total judet.. 2. – Teleorman.P. Cauze: . la un numar de 9 nu s-au semnalat deficiente.P. nu reflecta semnificatia/ natura verificarii efectuate si nu respecta . structurii (prezentarea clara si completa a tuturor documentelor verificate si precizarea sondajului). precum si documentele si structurile/ persoanele care intervin in fiecare faza. iar la restul s-au constatat nereguli care s-au rezolvat in timpul verificarii. Recomandari: 1. in functie de propunerile primite de la M.. 120015/ 12. procese-verbale. note unilaterale. pentru neregulile constatate. vizarii si circuitului documentelor intocmite in urma verificarilor efectuate la trezoreriile locale: rapoarte.F. numarului exemplarelor. Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 21 .prin sondaj”. apoi le comunica primariilor prin adrese scrise.G. asa cum Activitatea de control fiscal si cea de administrare a veniturilor statului au registraturi proprii. CBCP face repartizarea acestor sume pe trimestre. Consecinte: intocmirea aceluiasi tip de acte de control. etc. Din totalul de 19 verificari. de regula cu acelasi continut. etc.Lipsa procedurilor interne scrise specifice. . Consiliul Judetean Teleorman. cu adresa nr.01.F. Bugetele locale de venituri si cheltuieli se depun in trei exemplare la CBCP unde se verifica si se depun la Registratura generala.F.Control intern insuficient. 3.8 Organizarea si coordonarea procesului de elaborare si rectificare a bugetelor de venituri si cheltuieli ale institutiilor publice Pentru o verificare pertinenta a mecanismului de elaborare si depunere a bugetelor locale (proiecte). Elaborarea proiectelor bugetelor locale s-a efectuat in anul 2006 conform programului informatic transmis de M.. fara a se preciza esantionul selectat si criteriile aplicate. Ex: acordarea la consiliul local Magura a subventiei intr-un cont eronat. gestiunea casei si functionarea sistemelor de alarma. a repartizat sumele defalcate primite de la bugetul de stat pentru fiecare primarie din judet pentru intregul an. acestea sunt cele inscrise in ROF. am procedat la intocmirea unei diagrame (flow chart) care cuprinde toti pasii de urmat. denumirea incorecta a unor conturi. Definirea in proceduri a formei. se foloseste formula generica . nu se determina cauzele si consecintele si nu se estimeaza riscurile viitoare. Propunem infiintarea unei registraturi proprii activitatii de trezorerie menita sa asigure un circuit operativ al documentelor care circula la acest nivel. apreciem ca acestea nu sunt fundamentate: pentru a indica metoda de verificare. le comunica si pe acestea.2006.P. In ceea ce priveste intocmirea notelor de constatare. cu precadere verificarea operatiunilor de incasari si plati in numerar. cu asistenta de specialitate din partea D.regulile” generale ale controlului in toate formele sale. note de constatare. Daca ulterior intervin modificari in repartizarea pe trimestre sau in clasificatia bugetara. neperceperea comisionului la eliberarea extrasului.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Referitor la obiectivele verificate mentionate in note.

centralizarea bugetelor de venituri si cheltuieli ale primariilor s-a respectat fluxul normal prezentat in descrierea testului. 876/05. nr.2006.G. 22. VALERIA PENA Echipa de audit: Carmen Dinu si Nuta Balaceanu Supervizor: Valeria Pena 22 .968/ 25.F. 5.04. .adreselor CBCP de mutare dintr-un trimestru in altul: 24. 45/2003 privind finantele publice locale. * * * Prezentul proiect de raport de audit public intern s-a intocmit intr-un singur exemplar. dar nu se mai centralizeaza si nu se comunica M. 9. 1262/18. nr.09. Acestea urmeaza circuitul bugetelor initiale. AUDITORI. verificarea. H.G. nr. In perioada auditata s-au efectuat rectificari in baza: .la solicitarea institutiilor. Referitor la circuitul. O copie a acestuia s-a inaintat structurilor auditate pentru exprimarea punctelor de vedere cu privire la constatari. O.actelor normative: H.07(Peretu).G.P. CARMEN DINU NUTA BALACEANU Supervizat.09. nr.03.G. Concluzii: In perioada auditata. 46/30.2006. urmare a influentelor mentionate mai sus.08. H. nr.08.2006. organizarea si coordonarea procesului de elaborarea si rectificare a BVC locale s-a efectuat in conformitate cu Legea bugetului pe anul 2006 si O.G. 826/2006(Videle).864/ 02.DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE TELEORMAN COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN AUDITUL SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL UTILIZARII CREDITELOR BUGETARE Rectificarile de buget se efectueaza in baza unor acte normative. avizarea.2006. incepand cu trimestrul III cand se permit virarile de credite sau la propunerea ordonatorilor de credite.891/ 11.268/ 12. .