UNIVERSITATEA Universitatea Babeş-Bolyai

BABEŞ-BOLYAI Centrul de Cooperări Internaţionale

Str. Avram Iancu Nr. 68
400083, Cluj-Napoca
România
CENTRUL DE Tel: 0264 429.762
COOPERĂRI Fax: 0264 429.755
INTERNAŢIONALE E-mail: cci@staff.ubbcluj.ro

Sunt student ERASMUS. Ce trebuie să fac?

Cronologic, etapele pe care trebuie să le parcurgeţi ca student ERASMUS din

momentul în care aţi fost declarat selectat şi până la încheierea mobilităţii şi
implicit încetarea calităţii de student ERASMUS pot fi împărţite în următoarele
categorii: formalităţile care trebuie efectuate înainte de plecarea în
mobilitate, în timpul mobilităţii şi după întoarcerea din mobilitate.

Demersuri înainte de începerea mobilităţii

Durata şi perioada
Primele lucruri pe care trebuie să le decideţi sunt:
à perioada de desfăşurare a mobilităţii, adică semestrul I sau II (pentru
mobilităţile de cel mult un semestru);
Notă: mobilităţile mai mari de 6 luni trebuie să înceapă în semestrul I.
à perioada exactă a mobilităţii.
Precizări referitoare la durata mobilităţii:
- durata unei mobilităţi poate fi cuprinsă între 3 şi 12 luni ale aceluiaşi an
academic;
- numărul lunilor de mobilitate este stabilit prin acordul bilateral care stă la baza
fiecărei mobilităţi din cadrul Programului Sectorial ERASMUS;
Notă:
1. reducerea duratei mobilităţii cu maximum 20% din totalul numărului de
luni iniţial se acceptă, pe baza unei solicitări scrise (şi semnate) a beneficiarului
mobilităţii şi semnate de către conducerea Universităţii, atunci când apar
neconcordanţe între durata stabilită în acord şi calendarul anului academic de la
universitatea parteneră. Această modificare a numărului de luni de mobilitate nu
determină nici o modificare a grantului lunar.
1. prelungirea perioadei mobilităţii se poate aproba în următoarele condiţii:
- se poate acordă o singură prelungire;
- fără sprijin financiar din partea Programului Sectorial ERASMUS;
- întreaga perioadă de mobilitate să nu depăşească 12 luni ale aceluiaşi an
academic;
- data întoarcerii din mobilitate să nu depăşească data de 31 august 2010.
Informaţiile referitoare la durata, respectiv, perioada de desfăşurare a mobilităţii
trebuie comunicate coordonatorului ERASMUS de la facultate (Anexa 2), care va
confirma la universitatea parteneră lista studenţilor selectaţi.
Studentul selectat nu trebuie să întreprindă nici un demers până când
facultatea nu comunică universităţii partenere lista studenţilor.
Odată încheiată această etapă, puteţi demara pregătirea propriu-zisă pentru
plecarea în mobilitate. Pe toată durata acestor pregătiri, în timpul efectuării
mobilităţii şi până la încheierea ei, beneficiaţi de sprijinul şi asistenţa Biroului
pentru Programe Comunitare din cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale al
Universităţii Babeş–Bolyai (programul de lucru cu publicul şi coordonatele le
găsiţi în Anexa 2).
În funcţie de nivelul de studiu la care sunteţi înmatriculat, demararea
formalităţilor pentru plecarea în mobilitate se va face după cum urmează:
v nivel licenţă: imediat după confirmarea de către coordonatorul ERASMUS de
la facultate a studenţilor selectaţi la Biroul pentru Programe Comunitare,
respectiv la universitatea parteneră;
v nivel master şi doctorat: după finalizarea admiterii, respectiv a selecţiei la
respectivele nivele de studiu (la sfârşitul lunii septembrie 2009) şi confirmarea
de către coordonatorul ERASMUS de la facultate a studenţilor selectaţi la Biroul
pentru Programe Comunitare, respectiv la universitatea parteneră.

Relaţia cu universitatea parteneră

După confirmarea selecţiei de către coordonatorul ERASMUS de la facultate
trebuie să luaţi legătura cu universitatea de destinaţie, prin e-mail sau telefonic,
adresându-vă persoanei care se ocupă de Programul Sectorial ERASMUS,
componenta INCOMING. Datele de contact le puteţi găsi în broşurile
universităţilor partenere puse la dispoziţia dvs. la Biroul pentru Programe
Comunitare, pe pagina web a universităţii partenere sau cu ajutorul
coordonatorului ERASMUS de la facultate.
În acest fel, veţi afla informaţii referitoare la:
· modalitatea de obţinere a invitaţiei; invitaţia este documentul care
confirmă primirea dvs. la universitatea parteneră şi stă la baza întocmirii actelor
necesare efectuării mobilităţii;
Atenţie! Unele universităţi vă vor solicita în vederea completării invitaţiei date
suplimentare (de exemplu: data naşterii, domiciliul stabil, numărul paşaportului,
datele de sosire/plecare, date de contact etc.). Originalul scrisorii de invitaţie va fi
trimis de către universitatea parteneră la adresa comunicată de către dvs. şi va fi
necesar în vederea obţinerii actelor necesare efectuării mobilităţii. Pentru
realizarea formalităţilor la Biroul pentru Programe Comunitare este valabilă şi o
copie a invitaţiei (care poate să fie primită şi prin fax) sau o invitaţie scanată şi
trimisă prin e-mail.
Notă: Nu se acceptă confirmări trimise prin e-mail.
· formalităţile în vederea înmatriculării la universitatea parteneră
Unele universităţi solicită completarea şi trimiterea unui formular de înscriere
(care se găseşte pe internet), iar altele folosesc poşta electronică. De asemenea,
universitatea parteneră vă mai poate solicita şi o dovadă a obţinerii mobilităţii
ERASMUS, adică Certificatul de student ERASMUS (model, Anexa 4), care se
eliberează de către Biroul pentru Programe Comunitare din cadrul Centrului de
Cooperări Internaţionale al Universităţii Babeş-Bolyai sau alte acte (de exemplu,
foaia matricolă).
posibilităţile de cazare pe care le oferă universitatea parteneră (în spaţii
proprii sau în chirie), precum şi asistenţa pe care o oferă studenţilor
internaţionali pentru găsirea unui spaţiu de cazare (eventuale formulare sau
adrese de contact ale unor agenţii cu care universitatea respectivă cooperează,
costurile, condiţiile de cazare etc.);
Atenţie! Rezervarea unei camere, plata anticipată a chiriei (unele universităţii
solicită acest lucru) şi garantarea ocupării ei la data planificată este
responsabilitatea exclusivă a dvs.
calendarul anului academic, util în stabilirea datelor de plecare şi, respectiv,
întoarcere din mobilitate, date care vor fi asumate prin Contractul Financiar ce va
fi semnat la Biroul pentru Programe Comunitare de către o persoană
împuternicită notarial (pentru studenţii care îşi încep mobilitatea în semestrul I)
sau de către dvs. (după achiziţionarea biletului de transport) cu câteva zile înainte
de plecarea în mobilitate (pentru studenţii care îşi încep mobilitatea în semestrul
al II-lea);
materiile de studiu: este obligatorie stabilirea unui program de studiu, care va
fi înscris în Contractul de studiu (Learning Agreement, Anexa 9);
Notă: programul de studiu îl veţi stabili împreună cu coordonatorul ERASMUS
de la facultate.
permisul de şedere şi procedura de obţinere;
cheltuielile de întreţinere în localitatea de destinaţie;
alte informaţii utile.
Relaţia cu Universitatea Babeş-Bolyai
Documente eliberate de către Universitatea Babeş-Bolyai
Înainte de plecarea în mobilitate trebuie să obţineţi de la Biroul pentru Programe
Comunitare următoarele documente (Anexa 6) şi formulare tipizate: Documente
eliberate (conform procedurilor prezentate mai jos):
1. Dispoziţia Rectorului;
2. Certificatul de student ERASMUS (model , Anexa 4);
3. Contractul Financiar (model, Anexa 7);
Formulare tipizate (anexate prezentei broşuri/publicate pe pagina de internet
www.cci.ubbcluj.ro/ pot fi solicitate de la coordonatorul ERASMUS de la
facultate):
4. Contractul de studiu (Learning Agreement, Anexa 9);
5. Foaia matricolă (Transcript of Records, Anexa 11);
6. Atestat înmatriculare (Anexa 5);
7. Raport Narativ (Anexa 12);
8. Atestat privind perioada de studiu (Anexa 13);
9. Europass Mobility (model , Anexa 14).
Notă: Documentele menţionate mai-sus se eliberează doar după obţinerea
invitaţiei conform procedurilor prezentate mai jos
1. Dispoziţia Rectorului
Completarea şi semnarea formularului tip de cerere pentru
Dispoziţia Rectorului
a) completaţi formularul tip de cerere pentru obţinerea Dispoziţiei
Rectorului [formularul este anexat prezentei broşuri (Anexa 8), poate fi obţinut
de la Biroul pentru Programe Comunitare, de pe pagina web (www.cci.ubbcluj.ro)
sau de la coordonatorul ERASMUS de la facultate];
b) cererea tip trebuie semnată la facultate (de către Şeful de Catedră şi
Decan) şi ştampilată (ştampila se aplică pe semnătura Decanului);
c) depuneţi formularul tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului, la
care anexaţi copia scrisorii de invitaţie şi formularul tip pentru
Contractul Financiar (Anexa 10) la Biroul pentru Programe Comunitare de
luni până joi, între orele 10:00 – 13:00.
Documente suplimentare pentru doctoranzi: adresă conducător doctorat,
contract cu Universitatea Babeş-Bolyai (2 exemplare original) pe care se va
obţine şi avizul Departamentului de Resurse Umane şi semnătură de luare la
cunoştinţă a responsabilului cu facultatea de la Serviciul Salarizare.
Notă: cererea pentru Dispoziţia Rectorului trebuie supusă aprobării şedinţei
Colegiului Senatului care se întruneşte în fiecare săptămână, de obicei în ziua de
luni.
Eliberarea Dispoziţiei Rectorului, a Certificatului de student
ERASMUS
Certificatul de student ERASMUS se eliberează, împreună cu Dispoziţia
Rectorului, în termen de 7-10 zile de la depunerea formularul tip de cerere pentru
Dispoziţia Rectorului.
Notă: Actele pot fi obţinute şi în regim de urgenţă (aproximativ 2 zile
lucrătoare), contra unei taxe de 30 lei (se plăteşte direct la secretariatul Centrului
de Cooperări Internaţionale în momentul eliberării documentelor).
2. Certificatul de student ERASMUS atestă calitatea de student în cadrul
Programului Sectorial ERASMUS, perioada şi universitatea parteneră la care veţi
fi înmatriculat.
2. Contractul de studiu (Learning Agreement)
3.1 Completaţi formularul tip de Learning Agreement (Anexa 9)
incluzând toate materiile pe care intenţionaţi să le studiaţi la universitatea
parteneră;
3.2 Programa de studiu şi lista materiilor care pot fi studiate la universitatea
parteneră se găsesc, de regulă, pe pagina web a universităţii partenere.
Atenţie! Înainte de completarea contractului de studiu, trebuie să consulaţi
coordonatorul ERASMUS de la facultate, astfel încât programul de studiu
stabilit să poată fi recunoscut la întoarcerea din mobilitate.
În stabilirea materiilor de studiu, împreună cu coordonatorul ERASMUS de la
facultate, veţi ţine seama de:
· informaţiile privind conţinutul cursurilor de la universitatea parteneră;
· programul de studiu pe care trebuie să îl parcurgeţi la Universitatea
Babeş-Bolyai.
3.3 Specificaţi numărul de credite ECTS aferent fiecărei materii, astfel
încât să respectaţi numărul minim total de credite pentru fiecare mobilitate:
v 20 de credite ECTS, obţinute la universitatea parteneră, pentru o
mobilitate de trei luni;
v 30 de credite ECTS, obţinute la universitatea parteneră, pentru o
mobilitate de un semestru;
v 60 de credite ECTS, obţinute la universitatea parteneră, pentru o
mobilitate de un an.
Atenţie! În cazul în care solicitaţi prelungirea mobilităţii cu un trimestru sau un
semestru, va trebuie să obţineţi creditele necesare şi pentru perioada de
prelungire.
3.4 Semnaţi Learning Agreement-ul, în ordinea de mai jos:
v coordonatorul ERASMUS de la facultate, care în acest fel atestă
compatibilitatea programului de studiu de la universitatea parteneră cu cel de la
Universitatea Babeş–Bolyai;
v coordonatorul Instituţional LLP (din cadrul Biroul pentru Programe
Comunitare).
Atenţie! Programul de studiu ales şi convenit de cele două părţi trebuie
respectat de către beneficiarul mobilităţii. Modificările Learning Agreement-ul:
v trebuie aprobate de către coordonatorul ERASMUS de la facultate;
v se menţionează pe verso Learning Agreement-ului în spaţiul special prevăzut.
3.5 La sfârşitul perioadei de studii, universitatea parteneră trebuie să
confirme, prin semnătură, în spaţiul special alocat în Learning Agreement,
îndeplinirea programului de studiu. De asemenea, aceasta trebuie să
completeze Transcript of Records cu notele şi creditele obţinute la cursurile
stabilite în program.
3. Foaia matricolă (Transcript of Records)
Acest formular (Anexa 11) va fi completat la universitatea din străinătate cu
notele pe care le veţi obţine în perioada de mobilitate ERASMUS. În cazul
studenţilor masteranzi sau doctoranzi care nu au urmat cursuri la universitatea
parteneră, ci au desfăşurat activităţi de documentare, justificarea îndeplinirii
programului de studiu ERASMUS se face printr-o scrisoare de la profesorul
îndrumător în care să se precizeze că au fost îndeplinite obiectivele mobilităţii şi
că munca depusă permite acordarea a 20, 30 sau, respectiv, 60 de credite ECTS
(în funcţie de durata mobilităţii).
4. Contractul Financiar şi actul adiţional
5.1 Contractul Financiar (Anexa 7):
· este documentul pe baza căruia se primeşte grantul ERASMUS şi în care sunt
stipulate: părţile contractante, drepturile şi obligaţiile părţilor (Universitatea
Babeş-Bolyai, studentul ERASMUS şi garantul), cuantumul lunar al grantul
ERASMUS şi modalitatea de plată conform coordonatelor bancare comunicate de
către beneficiar, actele necesare pentru efectuarea decontului, modul de
soluţionare la eventualelor litigii;
· se încheie în trei exemplare originale: un exemplar vă revine dumneavoastră, în
calitate de beneficiar al mobilităţii, un exemplar pentru garantul dumneavoastră,
iar un exemplar rămâne la Universitate (Biroul pentru Programe Comunitare);
· Contractul Financiar şi actul adiţional aferent mobilităţii trebuie semnate
înainte de plecarea dvs. din ţară la Biroul pentru Programe Comunitare. Studenţii
care pleacă în mobilitate în primul semestru nu pot semna personal Contractul
Financiar, acesta urmând a fi semnat de către o persoană împuternicită notarial.
Notă: în cazul în care vă stabiliţi plecarea în mobilitate începând cu
semestrul I, înainte de a fi stabilit numărul de luni pentru care se acordă
finanţare din fondurile Programului Sectorial ERASMUS, semnarea
Contractului Financiar se va face de către o persoană împuternicită
prin procură notarială. Persoana împuternicită va semna Contractul
Financiar la Biroul pentru Programe Comunitare pe baza unei programări
telefonice prealabile, făcută cu cel puţin o săptămână înainte.
5.2 Garantul trebuie să fie o persoană fizică angajată cu carte de
muncă sau pensionară, care se obligă să restituie grantul, parţial sau total, în
cazul în care nu vă respectaţi obligaţiile asumate prin Contractul Financiar.
5.3 Împuternicitul este persoana pe care o alegeţi să vă reprezinte şi să
semneze documentele legate de mobilitatea ERASMUS pentru perioada cât lipsiţi
din ţară.
Contractul Financiar poate fi semnat:
I. Personal
A). Garantul este prezent la semnarea Contractului Financiar şi
semnează Actul adiţional: în acest caz trebuie să prezentaţi următoarele
documente:
- copie bilet de transport;
- copii acte de identitate (paşaport - pagina cu date personale şi C.I) – beneficiar
mobilitate;
- adeverinţă de salariu garant (eliberată cu cel mult o săptămână înainte de
semnarea Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioară
semnării
Contractului Financiar) - în original;
- copie după cartea de identitate a garantului;
- copie după numărul de cont şi codul IBAN.
B). Garantul nu este prezent
- copie bilet de transport;
- copii acte de identitate (paşaport - pagina cu date personale şi C.I) – beneficiar
mobilitate;
- declaraţie de garantare (în original); o declaraţie notarială din partea garantului
prin care acesta se angajează să restituie grantul primit în cazul în care studentul
nu-şi va respecta obligaţiile menţionate în Contractul Financiar;
- adeverinţă de salariu garant (eliberată cu cel mult o săptămână înainte de
semnarea Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioară
semnării Contractului Financiar) - în original;
- copie după cartea de identitate a garantului;
- copie după numărul de cont şi codul IBAN.
II. de către un împuternicit
a) împuternicitul şi garantul sunt una şi aceeaşi persoană. În acest caz,
actul adiţional de garantare la Contractul Financiar va fi semnat de către
împuternicit de faţă cu unul dintre responsabilii din cadrul Biroul pentru
Programe Comunitare. În momentul semnării Contractului Financiar, trebuie
prezentate:
- copie bilet de transport;
- atestat de înmatriuculare la Universitatea parteneră (Anexa 5); poate fi trimis şi
prin fax la Biroul pentru Programe Comunitare, la nr. fax +40 264 429755;
- copii acte de identitate (paşaport - pagina cu date personale şi C.I) – beneficiar
mobilitate;
- împuternicirea notarială pentru semnarea Contractului Financiar- în original; -
adeverinţă de salariu garant (eliberată cu cel mult o săptămână înainte de
semnarea Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioară
semnării
Contractului Financiar) - în original;
- copie după cartea de identitate a garantului/împuternicitului;
- copie după numărul de cont şi codul IBAN.
b) împuternicitul şi garantul sunt persoane diferite. Există 2 situaţii:
A). Se prezintă la CCI în vederea semnării Contractului Financiar atât
împuternicitul, cât şi garantul.
În momentul semnării Contractului Financiar trebuie prezentate:
- copie bilet de transport;
- copii acte de identitate (paşaport - pagina cu date personale şi C.I) – beneficiar
mobilitate;
- împuternicirea notarială pentru semnarea Contractului Financiar- în original;
- adeverinţă de salariu garant (eliberată cu cel mult o săptămână înainte de
semnarea Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioară
semnării Contractului Financiar) - în original;
- copie după cartea de identitate a garantului şi a împuternicitului;
- copie după numărul de cont şi codul IBAN.
- atestat de înmatriculare (Anexa 5); poate fi trimis şi prin fax la Biroul pentru
Programe Comunitare, la nr. fax +40 264 429755;
B). Se prezintă la CCI în vederea semnării Contractului Financiar
doar împuternicitul
În acest caz, trebuie prezentate următoarele documente:
- copie bilet de transport;
- copii acte de identitate (paşaport - pagina cu date personale şi C.I) – beneficiar
mobilitate;
- împuternicirea notarială pentru semnarea Contractului Financiar (dacă este
cazul), în original;
- adeverinţă de salariu garant (eliberată cu cel mult o săptămână înainte de
semnarea Contractului Financiar)/cupon pensie garant (din luna anterioară
semnării Contractului Financiar) - în original;
- copie după cartea de identitate a garantului şi a împuternicitului;
- copie după numărul de cont şi codul IBAN;
- o declaraţie notarială din partea garantului prin care acesta se angajează să
restituie grantul în cazul în care studentul nu-şi va respecta obligaţiile
menţionate în Contractul Financiar;
- atestat de înmatriculare (Anexa 5); poate fi trimis şi prin fax la nr. +04 0264
429755.
5.4 Viramentul grantului ERASMUS
Grantul ERASMUS se virează în contul bancar menţionat în
Contractul Financiar (model, Anexa 7) amintit mai sus. Contul bancar în
care se va efectua viramentul grantului trebuie să fie un cont în EUR, deschis la
orice bancă din România sau din lume, pe numele dvs..
Atenţie! Comisioanele interbancare vor fi suportate de către dumneavoastră.
Recomandări referitoare la contul bancar:
· să solicitaţi şi un card în EUR astfel încât să puteţi avea acces la contul dvs. şi în
străinătate;
· să desemnaţi un împuternicit pe cont, fie că este vorba de contul curent sau
de cel de card.
Suma de bani virată va fi calculată în funcţie de durata şederii efective
în străinătate şi menţionată în Contractul Financiar, chiar dacă numărul
iniţial de luni (cel menţionat în acordul bilateral şi pe afişul de promovare a
mobilităţilor) este mai mare.
Granturile vor fi virate studenţilor care au semnat Contractul
Financiar (după virarea banilor de către Agenţia Naţională pentru Programe
Comunitare în Domeniul Educaţiei şi Formării Profesionale către Universitatea
Babeş-Bolyai), după cum urmează:
v semestrul I: banii vor fi viraţi în conturile personale în termen de maximum 2
săptămâni;
v semestrul al II-lea: viramentul va putea fi efectuat cu cel mult 10 zile
lucrătoare înainte de plecarea în mobilitate.
Notă: Din momentul semnării Contractului Financiar, procedura de virare a
banilor, care presupune acţiuni ale Biroul pentru Programe Comunitare,
Serviciului Financiar şi ale băncilor durează, în medie, 10 zile lucrătoare.
5. EuroPass (Anexa 14): după semnarea Contractului Financiar veţi primi pe
e-mail formularul tipizat, pe care v-a trebuit sa-l completaţi, să-l listaţi şi să-l
semnaţi la universitatea parteneră. La întoarcerea din mobilitate Europass-ul va
fi semnat şi de către Coordonatorul Instituţional LLP de la Biroul pentru
Programe Comunitare din cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale al
Universităţii Babeş-Bolyai. Este un document esenţial pentru încheierea
decontului.
Recomandări:
I. Este bine să luaţi cu dvs.:
2. câteva fotografii tip paşaport pentru diferite acte care vor fi necesare la
destinaţie;
3. fotocopii ale actelor eliberate de Universitatea Babeş–Bolyai.
II. Să vă rezervaţi biletul de călătorie cu suficient timp înainte, pentru ca plecarea
să nu fie întârziată în raport cu perioada definită în Contractul Financiar.
III. Documentele de călătorie în original se vor păstra pentru decont la
întoarcere.
IV. Cardul ISIC (International Student Identity Card) (opţional) Este un card
care vă permite să beneficiaţi de o serie de reduceri de preţ la obiective turistice,
librării, locuri de cazare, transport etc. în întreaga lume.
3.2 Demersuri în timpul efectuării mobilităţii
1) Să obţineţi atestatul de înmatriculare la universitatea parteneră (Anexa 5), la
care trebuie să anexaţi şi o copie a biletului de transport dus şi să le trimiteţi prin
fax la Biroul pentru Programe Comunitare (+04 0264 429755);
2. Studenţii ERASMUS care beneficiază de mobilităţi mai mici de un an academic
au posibilitatea de a solicita prelungirea perioadei de studiu în
străinătate, în cadrul Programului Sectorial ERASMUS, însă fără finanţare
din partea programului (cheltuielile prilejuite de şederea în continuare în
străinătate vor fi suportate integral de către student), beneficiind însă de
gratuitatea studiilor la universitatea parteneră şi de bursa de la Universitatea
Babeş-Bolyai (în funcţie de situaţia fiecărui student). Data întoarcerii în ţară,
dată care va fi trecută pe Dispoziţia Rectorului şi de care se va ţine
cont la efectuarea decontului este cel mult 31 august 2010.
Notă: Prelungirea mobilităţii se poate face până la o durată de 12 luni ale
aceluiaşi an academic (incluzând şi durata iniţială menţionată în Contractul
Financiar).
Cererile pentru prelungirea mobilităţii trebuie trimise înainte de expirarea
Dispoziţiei Rectorului şi vor fi primite la Centrul de Cooperări Internaţionale
până cel târziu în data de 30 aprilie 2010. Documentele necesare pentru
realizarea prelungirii (o nouă Dispoziţie a Rectorului) sunt următoarele:
® O nouă invitaţie de la universitatea parteneră în care să se specifice că
studentul este în continuare admis acolo de la data de…. (data finalizării
perioadei iniţiale menţionate în Contractul Financiar) până la data de…..(cel mult
31 august 2010), în scop de studiu (finalizarea examenelor, participare la practică
etc);
® O cerere întocmită de către dvs., în care se va specifica că doriţi să rămâneţi în
continuare pe perioada de ….(se specifică datele exacte), în scop de studiu. Dacă
nu este specificat clar scopul de studiu, cererea de prelungire nu va fi aprobată;
® un formular tip de cerere pentru Dispoziţia Rectorului aprobat de către
facultate (de către Şeful de Catedră şi Decan);
Notă: 1. Obţinerea semnăturilor pentru noua cerere se va face de către o
persoană desemnată de către dumneavoastră.
2. Rezultatul solicitării vă poate fi comunicat, la cerere, prin e-mail.
3. La sfârşitul perioadei de mobilitate, prezentaţi la Biroul de Relaţii
Internaţionale al universităţii partenere atestatul perioadei de studiu (Anexa
13), care trebuie să conţină numele şi prenumele, perioada de studiu în calitate de
student ERASMUS, precum şi semnătura responsabilului ERASMUS şi ştampila
instituţiei. Atestatul de studiu este documentul cel mai important la întoarcerea
din mobilitate, pentru că prin el se confirmă respectarea perioadei de mobilitate
angajată prin Contractul Financiar semnat cu Universitatea Babeş-Bolyai.
Notă: durata de studiu în străinătate se calculează începând cu data începerii
cursurilor în străinătate şi până la data la care coordonatorul ERASMUS de la
universitatea parteneră semnează documentele studentului – confirmând
încheierea stagiului.
Durata astfel identificată trebuie să coincidă cu durata prevăzută în
Contractul Financiar.
3.3 Demersuri la întoarcerea din mobilitate
În termen de 48 de ore de la revenirea în ţară, în timpul programului
de lucru cu publicul (luni – joi între orele 10:00-13:00) sunteţi obligat să
vă prezintaţi la Biroul pentrul Programe Comunitare şi să depuneţi actele
justificative impuse de prevederile de decontare prevăzute în Contractul
Financiar (Anexa 7). La stabilirea datei de întoarcere din mobilitate şi la
efectuarea eventualei rezervări pe mijlocul de transport, trebuie să aveţi în vedere
obligativitatea de a vă întoarce în ţară la data specificată în Dispoziţia
Rectorului. Dacă nu v-aţi prezentat la Biroul pentru Programe
Comunitare din cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale, în 3
zile de la data menţionată în Contractul Financiar, conform acestuia din urmă vi
se vor aplica penalizări de întârziere de 0,5 %/zi de întârziere, din grantul total
primit. Formalităţile ce trebuie îndeplinite la întoarcere din mobilitate
sunt (în ordine cronologică):
v efectuarea decontului financiar (documentele se predau la Biroul pentru
Programe Comunitare);
v efectuarea decontului academic (documentele se predau la Biroul pentru
Programe Comunitare);
v prezentarea la facultate a documentelor în vederea recunoaşterii programului
de studii.
3.3.1 Decontul financiar
Etape în efectuarea decontului financiar:
1) Ridicarea şi înregistrarea unui Ordin de Deplasare, de la Registratura
Universităţii, care se găseşte la parterul sediului central al Universităţii Babeş–
Bolyai (str. Mihail Kogălniceanu, nr. 1);
Atenţie! Studenţii care au beneficiat de o prelungire a mobilităţii vor solicita 2
ordine de deplasare, câte unul pentru fiecare Dispoziţie a Rectorului;
2) Ordinul de Deplasare completat va fi prezentat conducerii facultăţii pentru a fi
semnat de către Decan şi ştampilat;
3) Ordinul de Deplasare (având semnătura decanului şi ştampila facultăţii) va fi
predat responsabilului ERASMUS din cadrul Biroului pentru Programe
Comunitare împreună cu următoarele documente:
- copie a Dispoziţiei Rectorului (cei care au solicita prelungirea Dispoziţiei
Rectorului trebuie să anexeze şi o copie a Dispoziţiei Rectorului de prelungire);
- biletele de transport, dus şi întors, în original;
- chitanţe primite la achitarea costului cazării în original;
- copie paşaport (pagina cu date personale);
- declaraţie olografă din care să reiasă data şi ora ieşirii, respectiv data şi ora
intrării în România;
Notă: 1. În cazul în care nu aveţi biletele de transport sau o dovadă a cazării, veţi
da o declaraţie în acest sens care va servi pentru încheierea decontului.
Nerespectarea integrală a perioadei de studiu specificată în atestatul
de la universitatea parteneră atrage după sine restituirea integrală a
grantului primit.
Excepţie o fac cazurile speciale (de exemplu, cazurile medicale) care sunt supuse
atenţiei conducerii universităţii şi, respectiv, Agenţiei Naţională pentru Programe
Comunitare în Domeniul Educaţiei şi Formării Profesionale. Toate documentele
medicale trebuie depuse în original şi trebuie să fie vizate de către policlinica
studenţească a Universităţii Babeş-Bolyai. Dacă cererea studentului este aprobată
de aceste două foruri de decizie se impune restituirea numai a părţii din ajutorul
financiar corespunzătoare numărului de zile/luni neefectuate.
2. Toate documentele menţionate mai sus sunt obligatorii pentru efectuarea
decontului.
3.3.2 Decontul academic
Se efectuează la Biroul pentru Programe Comunitare, actele în original rămânând
în dosarul dvs. de mobilitate.
În acest caz trebuie să predaţi la Biroul pentru Programe Comunitare
următoarele documente, în original:
a) Atestatul de studiu eliberat de universitatea parteneră (Anexa 13);
b) Transcript of Records (Anexa 11);
c) Learning Agreement (Anexa 9);
Programul de studiu se consideră îndeplinit comparând obligaţiile din Learning
Agreement cu notele în original înscrise în Transcript of Records. Se verifică, de
asemenea, promovarea examenelor şi îndeplinirea numărului minim de credite,
inclusiv pentru perioada de prelungire.
Nerespectarea programului de studiu asumat de student prin
Learning Agreement cu universitatea de origine atrage după sine
restituirea integrală a ajutorului financiar.
Atenţie! Trebuie să păstraţi copii după fiecare din categoriile de documente
menţionate mai sus.
d) Copie paşaport (pagina cu datele personale);
e) raportul narativ (Anexa 12);
f) EuroPass mobility (Anexa 14).
Raportul narativ (Narative Report) este un chestionar de evaluare menit să aducă
în atenţia tuturor celor implicaţi în derularea programului beneficiile, dar şi
obstacolele cu care s-a confruntat studentul, în scopul optimizării abordării
relaţiilor cu beneficiarii programului şi cu partenerii externi.
g) Declaraţie olografă pe proprie răspundere, din care să reiasă că nu
aţi stat în România mai mult de 8 zile în perioada mobilităţii (pentru
mobilităţile mai mari de 3 luni).
Recunoaşterea contractului de studii se va face la facultate: trebuie predate
coordonatorului ERASMUS de la facultate copii după Transcript of
Records.

4 Recunoaşterea programului de studiu desfăşurat la universitatea

parteneră
Pentru ca programul de studii efectuat în străinătate să poată fi recunoscut,
trebuie să obţineţi numărul de credite ECTS aferent duratei mobilităţii şi precizat
în Learning Agreement, chiar dacă pe parcursul studiilor apar modificări; orice
modificare care intervine trebuie comunicată imediat coordonatorului ERASMUS
de la facultate, în vederea aprobării ei de către Universitate.
Conform criteriilor reciproc acceptate de cele două universităţi partenere prin
acordul bilateral ERASMUS, perioada de studii în străinătate trebuie să
beneficieze de recunoaştere academică totală. Universitatea Babeş-Bolyai
admite că perioada de studii în străinătate, inclusiv examenele sau alte forme de
evaluare, înlocuieşte o perioadă de studii comparabilă în ţară, cuprinzând şi
examenele sau alte forme de evaluare, chiar dacă programa are un conţinut
diferit.
Procedura de echivalare a rezultatelor se realizează în întregime la
facultate de către Comisia de Echivalare. Comisia este aceeaşi pe parcursul
unui an academic. În vederea echivalării şi a recunoaşterii rezultatelor, trebuie să
prezentaţi Comisiei de Echivalare de la facultate fotocopii după Learning
Agreement (Anexa 9) şi după Transcript of Records (Anexa 11).
Sunteţi rugaţi să comunicaţi echipei Biroului pentru Programe Comunitare din
cadrul Centrului de Cooperări Internaţionale eventualele dificultăţi întâmpinate
în recunoaşterea studiilor efectuate în străinătate. Rezultatele examenelor la
disciplinele care nu-şi găsesc echivalentul în programul de la Universitatea
Babeş-Bolyai vor fi preluate şi recunoscute în pachetele de cursuri opţionale.