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001
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A. PRIMERA PARTE

ARCHIVO
Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

A1. INFORMACIÓN GENERAL

1. Nombre de la Unidad u oficina responsable de los Depósitos de Archivo:

2. Sede:
3. Dirección:
4. Teléfono: Fax
5. Correo Electrónico:
6. Página Web:

7. Responsable del archivo:

NOMBRE CARGO

8. Número de personas que trabajan en el archivo:

CONTRATO POR
PERSONAL DE
NOMBRE CARGO PRESTACIÓN
PLANTA
SERVICIOS

9. Oficina de la cual depende el archivo:

10. Marque con una x los servicios internos que presta el archivo y sus promedios mensuales
Consulta: N° promedio mensual:

Asesoría: N° promedio mensual:

Fotocopia: N° promedio mensual:

Microfilm: N° promedio mensual:

Otro: Cuál N° promedio mensual:

11. Marque con una x los servicios externos que presta el archivo:

Consulta: N° promedio mensual:

Asesoría: N° promedio mensual:

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Fotocopia: N° promedio mensual:

Microfilm: N° promedio mensual:

Otro: Cuál: N° promedio mensual:

12. Cuenta con equipos suficientes para el funcionamiento del archivo: Si__ No__

Computadores: Cuántos:

Fax: Cuántos:

Teléfono: Cuántos:

Fotocopiadora: Cuántos:

Servicio telefónico en Cuántos:

red:

13. Número de depósitos del archivo:

14. Presupuesto asignado en el último año:

Por inversión: __________________________________________________________
Por funcionamiento: _____________________________________________________
Total: _________________________________________________________________

15. El Comité de Archivo de la Sede funciona con base en la Resolución 385 de 2003 de la Rectoría General:
SI______ NO______

16. Relacione el número de sesiones del comité por año:

AÑO NÚMERO DE
SESIONES
2.003
2.004
2.005

17. Señale cuántas veces han sido tratados estos temas por año:
TEMAS TRATADOS 2003 2004 2005 Total

Recomendaciones a los entes directivos de Sede

Aprobación de modificación de tablas de retención documental
Recomendación de programas de difusión
Decidir solicitudes de eliminación documental

18. El archivo cuenta con algún tipo de herramienta informática o producto de apoyo a la gestión documental:
SI____ NO____ ( si la respuesta es NO, pase a la Segunda Parte)
19. Marque con una X los sistemas operativos sobre el que esta montado el producto:
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Windows: UNIX: LINUX: SOLARIS: AIX:

Otro: Cuál:
20. Marque con una X la base datos sobre la que esta montada el producto:
ORACLE: DB2: SQL SERVER: SYBASE:
Otra: Cuál:
21. Cuál es el tipo de arquitectura sobre la que está montada el producto:
2 Niveles: 3 Niveles: Centralizado:

22. Si es de 3Niveles por favor especificar que tipo de servidor de aplicaciones tiene:
IAS: J2EE: SOLARIS:
Otro: Cuál:

23. Indique cuál es la herramienta de desarrollo

J2EE: ORACLE (Report-Forms): .Net:
Otro: Cuál:

Diligenciado por:

NOMBRE__________________________________CARGO__________________________
FIRMA____________________________________
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B. SEGUNDA PARTE

B1.CENSO

Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

1. Sede: Dirección:
2. Nombre y/o Número del edificio:

3. Marque con una la ubicación exacta del sitio donde se encuentra el archivo dentro del edificio:
Piso: Cuál: Mezanine: Bajo la escalera:
Terraza: Ático: Corredor: San Alejo:
Sótano: Semisótano: Parqueadero: Oficina:
Baño: Otro: Cuál:

4. Cuantifique en m2 el área en la que se encuentra la documentación:

5. Cuantifique en m2 área que ocupa la documentación:

6. La documentación comparte el espacio con elementos diferentes a éste:

SI_____ NO_____ Cuáles: ______________________________________________________
7. Cuantos metros lineales de documentación hay en este depósito:

8. Como está almacenada la documentación y cuantos metros lineales en cada uno de las siguientes opciones:
LUGAR DE ALMACENAMIENTO SI NO NÚMERO DE METROS LINEALES
El piso:
En estantería:
Carpetas:
Sueltas:
En amarres:
En costales:
Cajas comunes:
Bolsas de plástico:
En A-Z:
Otro:

9. Cuál es el soporte en el que se encuentra registrada la información y relacione la cantidad aproximada (para el
soporte en papel escriba el valor en metros lineales).

TIPO DE SOPORTE SI NO NÚMERO DE METROS LINEALES

Papel:
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Fotografía:
Cintas de video:
CDS:

TIPO DE SOPORTE
Disquetes:
Microfilm:
Software:
Cintas fotográficas:
Rollos Cinematográficos:
Mapas:
Otros: Cuáles:

10. Realice la lista de los asuntos documentales del archivo y su respectivo productor de acuerdo con la siguiente
tabla:
# PRODUCTOR DOCUMENTAL ASUNTO O SERIE DOCUMENTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

11. En esta documentación se observa la presencia de algún tipo de contaminación biológica: SI____ NO ____
N° de m. lineales: __________________________

12. En este depósito hay documentación histórica: SI____ NO____

N° de metros lineales: ____________________________ ________

Elaborado por:
NOMBRE _______________________________ CARGO____________________________

FIRMA_________________________________
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DEPOSITO

B2. CONDICIONES LOCATIVAS

Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

1. Sede: Dirección:
2. Nombre y/o Número del edificio:

3. Antigüedad en años del edificio:

4. Cual fue la destinación inicial del inmueble
5. Se han hecho adecuaciones para archivo: SI ____ NO ____ Descríbalas: __________
_________________________________________________________________________
6. Cuenta con espacios para guardar la documentación de las transferencias y traslados: SI____
NO____ Metros lineales: ____________________________

7. Cual es la capacidad total del depósito en metros lineales:

8. Cuál es el material y estado de la Planta física del Archivo:

ESTADO
PLANTA FÍSICA MATERIAL OBSERVACIONES
Bueno Regular Malo
Paredes
Techos
Pisos
Ventanas
Puertas

9. El depósito tiene área de trabajo independiente de éste: SI NO

10. Se realizan actividades de organización al interior del depósito: SI_____ NO_____

Cuáles: __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________

11. Número de personas que laboran en el depósito:

Elaborado por:
NOMBRE_____________________________CARGO________________________
FIRMA__________________________________
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B3. CONDICIONES AMBIENTALES

Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

1. Sede: Dirección:
2. Nombre y/o Número del edificio:
3. Iluminación:
Hay exposición de los documentos a la luz:
SOLAR ARTIFICIAL
Directa:
Fluorescentes
N° de horas de exposición: N°. De horas de exposición: ____

Indirecta: Candescente
N°. de horas de exposición: ____
N° de horas de exposición: Otro _____ Cuál:________________________
N°. de horas de exposición: ____

4. Ventilación:
NATURAL ARTIFICIAL
N° Ventanas
N° extractores:_____
N°
Tiempo diario de activación:____
Claraboyas:
N°
Puertas: Aire Acondicionado: ____
N° Tiempo diario de activación:____
Rejillas:

Otro:________________ Otro:________________
Cuál:________________ Cuál:________________
Tiempo Diario activación:_____
5. Temperatura:
Se cuenta con equipos para la medición de la temperatura en el depósito: SI___ NO___ Cuál:
_____________________________________________________________________
Si la respuesta es SI, Señale con que con qué frecuencia se mide.
Diariamente # de horas Semanalmente Quincenalmente
Mensualmente: Otra Cuál:
6. Cuál es la temperatura promedio ambiental en el campus: _________°C
7. Humedad relativa:
Se cuenta con equipos para la medición de humedad relativa en el depósito: SI____ NO___ Cual
_____________________________________________________________________
Si la respuesta es SI, Señale con que con qué frecuencia se mide.
Diariamente # de horas Semanalmente Quincenalmente
Mensualmente: Otra Cuál:
8. Cual es la Humedad Relativa promedio ambiental _______%
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Elaboro:
NOMBRE______________________________________
CARGO______________________________________
FIRMA ________________________________
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B4. CONDICIONES DE SEGURIDAD

Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

1. Sede: Dirección:
2. Nombre y/o Número del edificio:

3. El depósito posee detector (es) de incendios: SI NO Cuántos:

Tipo: Funcionan: SI NO
Si la respuesta es NO, Explique:

4. El edificio posee extintores de incendios: SI NO Cuántos:

Funcionan: SI NO
Si la respuesta es NO, Explique:

5. Señale el tipo y número de extintores en el edificio:

TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES OBSERVACIONES
Solkaflam
Tipo ABC
Químico seco
Tipo A
Gas Carbónico
Agua
Exprodin

6. El depósito posee extintores de incendios: SI NO Cuántos:

Funcionan: SI NO
Si la respuesta es NO, Explique:

7. Señale el tipo y número de extintores en el depósito:

TIPO DE EXTINTOR # DE EXTINTORES OBSERVACIONES
Solkaflam
Tipo ABC
Químico seco
Tipo A
Gas Carbónico
Agua
Exprodin

8. Existe un Plan de prevención de desastres: SI____ NO____

9. Se cuentan con personal capacitado en conatos de incendio: SI NO
Nombre:
Cargo: Función:

Señale SI o NO para las siguientes preguntas: SI NO

10 Existe señalización en el área del depósito
11. Las instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado
12. Se encuentra cableado eléctrico a la vista
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13. Los equipos eléctricos tienen polo a tierra

14. Hay bajantes de agua a la vista
15. Bajantes de agua blancas a la vista
16. Bajantes de aguas negras a la vista
SI NO

17. Entrada de aguas lluvias por goteras

18. Humedad en pisos
19. Humedad en muros
20. Humedad en techo
21. Grietas
22. Se fuma donde se almacena la documentación
23. Se fuma donde se organiza la documentación
24. El depósito posee puertas especiales de seguridad

25. El depósito posee alarma electrónica de seguridad SI NO Cuál:

26. Materiales inflamables SI NO Cuál(es):

27. Sabe que hacer con la documentación en caso de desastre:
Con Agua SI NO Explique:
Con fuego SI NO Explique:

28. Marque con una X, si aproximadamente en 100m., existe alguno de los siguientes Factores de
Riesgo:
Vías Parqueadero Humedales Ríos Mares
Caños Industrias Otro Cuál

29. El depósito de archivo es actualmente vulnerable a:

Inundaciones Incendios Robos Desplomes Atentados:
Humedad Contaminación Otro Cual:

Elaboro:
NOMBRE ______________________________CARGO______________________________
FIRMA______________________________
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B5. CONDICIONES DE MANTENIMIENTO

Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

1. Sede: Dirección:
2. Nombre y/o Número del edificio:

3. Frecuencia de la limpieza
Equipos y Qué tipo limpieza
Quincenal Mensual Semestral Anual materiales

Deposito

Documentación

4. Se almacenan en el depósito objetos que no son documentos: SI____ NO____ Cuáles:

___________________________________________________________________
5. Existe un área especial para el almacenamiento de implementos de aseo SI NO

6. La entrada de polvo se da por: (Marque con una X)

Ventanas: Puertas Claraboyas: Rejillas Otro

7. Hay tapetes SI NO 8. Hay Cortinas SI NO

Cómo se limpian, especifique: _________________________________________________

Cada cuanto: ______________________________________________________________

Elaboro:
NOMBRE_____________________________ CARGO___________________________
FIRMA _______________________
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B6. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO

Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

1. Sede: Dirección:
2. Nombre y/o Número del edificio:

3. Anote la distancia en centímetros de los documentos respecto a:

Paredes Pisos Techo
Observaciones: __________________________________________________
4. Se encuentra material documental en el piso SI NO Cuanto en metros lineales:

5. Señale, la parte superior de la estantería se encuentra ocupada por:

Documentos Elementos ajenos al archivo Nada

6. La estantería tiene un sistema visual de identificación: SI_____ NO____ (Si la respuesta es NO pase
a la pregunta 8).

7. Señale, El sistema de identificación es:

Alfabético Numérico Alfanumérico: Temático Por unidades productoras
Otro Cuál:

8.
Tipo Capacidad en Observaciones
ESTANTERÍA
Fija Rodante metros lineales
Abierta

Metálica:

Madera:
Cerrada

Metálica:

Madera:

Planoteca
Cuales
Otros

Archivo vertical

Elaborado por:
NOMBRE__________________________CARGO___________________________
FIRMA____________________________
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B7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

1. Sede: Dirección:
2. Nombre y/o Número del edificio:

3. En el depósito hay presencia de:

Hongos Bacterias Roedores Insectos

Otros Cuáles:

4. En la documentación hay signos de:

Decoloración Humedad: Manchas: Color Amarillo
Violáceo Negro Otro Cual

5. Se realizan tratamientos de conservación al archivo: SI ____ NO ____

Preventivos: ______________________ Correctivos: ____________________________
En caso afirmativo, cuáles y con qué materiales: __________________________________
_________________________________________________________________________

6. Señale, para ingresar a los depósitos se utilizan Elementos de Protección Personal (EPP)
Bata SI NO Gafas Protectoras SI NO
Guantes SI NO Overoles SI NO
Tapa-bocas SI NO Otro Cual

7. Ha tenido capacitación sobre la importancia del uso de EPP: SI NO

8. Existe un listado de reposición de EPP SI NO

9. Existe un programa de adquisición de EPP en forma periódica: SI NO
10. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos, sólidos SI NO
11. Al interior del depósito se realiza el consumo de alimentos, líquidos SI NO

12. Si la respuesta de la pregunta 10 y 11 es SI,

Explique:_________________________________________________________________________

13. Están establecidas prácticas de aseo personal y auto cuidado para las personas que SI NO
trabajan con la documentación:
Explique

Conteste las siguientes preguntas y describa:

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SI NO DESCRIPCION
14. Se hace limpieza de la documentación antes de
los procesos de organización archivística:
15. Se hace limpieza de la documentación conjunta
con los procesos de organización archivística:
16. Se han realizado procesos de
conservación.

17. Se conoce y aplica la normatividad sobre

conservación
18. Se legajan los expedientes perforándolos:

19. Se encuentra en la documentación:

Clips metálicos Clips plásticos Ganchos legajadores metálicos Plásticos

Elaborado por
NOMBRE__________________________________CARGO___________________________________
FIRMA _______________________________
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B8. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS

Fecha de Diligenciamiento: Día Mes Año

1. Sede: Dirección:
2. Nombre y/o Número del edificio:
3. La documentación se encuentra organizada SI NO Una parte
4. Cuanta esta organizada (m. lineales):

5. Está clasificada de acuerdo con la estructura orgánico-funcional: SI ___ NO____

Otra:________________ Cuál ________________________________________________

6. El deposito cuenta con instrumentos de consulta: SI NO

7. Cuales son los instrumentos de consulta con los que cuenta el depósito señale:
listados Cuántos:
Inventarios Cuántos:
Catálogos: Cuántos:
Otro Cuántos:

8. Fases de archivo en que se encuentra el Acervo Documental del depósito:

FASE DE ARCHIVO FECHA EXTREMA N° DE METROS
Gestión
Central
Histórico
Acumulado_

9. Los instrumentos de consulta cubren la totalidad de a documentación existente en el depósito: SI____

NO____
10. El archivo posee Tablas de Retención Documental: SI____ NO____
Están actualizadas SI_______ NO________ Explique ______________________
_________________________________________________________________________

11. El archivo cuenta con T.V.D. SI NO

Explique
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Conteste las siguientes preguntas SI – NO y número de metros

SI NO # DE METROS
12. Se ha realizado depuración

13. Se ha realizado valoración

14. Se ha realizado eliminación
15. Se ha realizado valoración con TVD

Elaborado:
Nombre:____________________________Cargo:__________________________
Firma:______________________________

Elaborado Por: Unidad Nacional de Archivo.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
AJUSTADO: Agosto 12 de 2005.

Fuentes:
García Maria Clemencia. Pautas Para Diagnóstico Integral de Archivos, Archivo General de la Nación, 2003.
Archivo General de la Nación. Acuerdo N° 049, 5 de mayo de 2000.

Nota final:
El formato de Diagnóstico de Archivos se elaboró en el año 2004 con el fin de precisar el estado en que se
encuentran los archivos de la Universidad, contados cuatro partes: Información General, Condiciones de la
Documentación, instalaciones locativas y condiciones de seguridad en las cuales se buscó recoger información
referida a estos aspectos. En el año 2005 se consolidaron avances en el desarrollo archivístico por lo que fue
necesario ajustar el instrumento para recoger datos que reflejan los últimos cambios introducidos en el manejo de los
archivos.

La Unidad Nacional de Archivo considero importante obtener datos fidedignos que permitan apreciar en términos
cuantitativos, el total de las áreas que están ocupados por archivos por cada Sede volúmenes existentes
organizados y por organizar, así como la ubicación de los lugares donde se encuentran, datos que correspondían a
un censo y que son fundamentales para la formulación de políticas integrales con respecto a los archivos
institucionales, tarea que estará programada dentro de la organización de archivos acumulados para el año 2.006,
pues bien el mapa que se aplicó recoge algunos datos al respecto, los datos que aborda el censo son
complementarios. Sin embargo, dado que es necesario destacar de manera prioritaria el estado actual de los
archivos administrados por las Unidades de Archivo de la Sedes, se ha programado la aplicación del Formato de
Diagnóstico para cada uno de los depósitos a cargo de dichas unidades.