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DIRECCIÓN DE CONSTRUCCIONES
DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN
ÍNDICE
1.1.2 VINCULACIÓN ENTRE LAS PARTES CONTRATANTES. En el último párrafo del artículo 46
de la Ley se establece que el contrato, sus anexos y la bitácora son los instrumentos que vinculan a
las partes en sus derechos y obligaciones.
El precepto anterior requiere algunas explicaciones. En primer lugar, los anexos no son un
documento independiente del contrato, ya que forman parte integrante del mismo tal y como se
establece en los propios anexos y en las cláusulas del contrato. Por otra parte, las obligaciones y los
derechos entre las partes se pactan originalmente en el contrato, en el cual se indican también los
procedimientos para cumplirlos y ejercerlos, mientras que la bitácora solamente va registrando los
asuntos que se presentan durante el ejercicio del contrato.
Si bien la dependencia o entidad con frecuencia gira órdenes al contratista o emite resoluciones a
través de la bitácora, con lo cual adquiere un compromiso para posteriormente realizar un pago,
formalizar un convenio, prorrogar la fecha de terminación de los trabajos, etc., en realidad no se está
creando jurídicamente una obligación nueva, sino simplemente ejerciendo las que ya están pactadas
en el contrato. Es necesaria esta explicación, ya que algunas personas creen que cualquier orden o
resolución es válida por el solo hecho de que se registra en la bitácora, lo cual no es verdad, ya que
si, por ejemplo, el residente de obra ordena al contratista ejecutar trabajos que difieran de la
naturaleza y características esenciales del contrato, tal orden será ilegal por ser contraria al artículo
59 de la LOP y no estar prevista en el contrato, aunque la orden conste por escrito en la bitácora.
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La relación entre contrato y bitácora se puede apreciar mejor con el siguiente ejemplo. El residente de
obra ordena al contratista modificar las especificaciones técnicas y las normas de calidad de los
materiales empleados para ejecutar un concepto de trabajo, por ser indispensable para cumplir con el
objeto esencial del contrato, asentando dicha orden en la bitácora. La facultad de la Dependencia o
Entidad para girar órdenes al contratista y para hacer modificaciones al contrato está plenamente
reconocida por la Ley y el Reglamento y el procedimiento respectivo está detallado en el contrato.
Puesto que la dependencia o entidad ha ejercido tal facultad, con la anotación en la bitácora la
dependencia o entidad queda comprometida a las consecuencias que el mismo contrato señala,
consistentes en conciliar el nuevo precio unitario, determinar si procede un incremento al monto o al
plazo, formalizar el convenio y pagar los importes resultantes.
Sin embargo, estas aclaraciones no disminuyen la importancia de la disposición del último párrafo del
artículo 46 de la Ley, que en esencia señala la obligatoriedad de la bitácora y su función para
consignar compromisos derivados del contrato.
1.1.9 RESPONSABILIDADES. El Reglamento contiene varias disposiciones para fijar a quienes les
corresponde la elaboración, manejo y custodia de la bitácora de obra.
1.- Residente de Obra. En la fracción V del artículo 84 se indica que entre las funciones del
residente de obra está dar apertura a la bitácora, la cual quedará bajo su resguardo, y por
medio de ella dar las instrucciones pertinentes, y recibir las solicitudes que le formule el
contratista.
2.- Supervisión. En la fracción IV del artículo 86 se establece que a la supervisión le
corresponde la función de registrar diariamente en la bitácora los avances y aspectos
relevantes durante la obra. En el inciso (d) de la fracción II del artículo 86 se indica que la
bitácora de obra forma parte del archivo derivado de la realización de los trabajos.
3.- Superintendente de Construcción. El primer párrafo del artículo 87 del Reglamento,
establece que el superintendente de construcción debe conocer la bitácora.
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3.- Conceptos de Trabajo Adicionales. En el penúltimo párrafo del artículo 77 del Reglamento se
señala que para que el contratista ejecute conceptos de trabajo no previstos originalmente
en el contrato, la dependencia o entidad debe anotar en la bitácora la orden de trabajo
correspondiente.
4.- Control Diario de Costos. La fracción III del artículo 78 del Reglamento establece que la
residencia de obra y la supervisión deben llevar un control diario, mediante anotaciones en la
bitácora, de los costos directos de aquellos conceptos de trabajo no previstos en el contrato
para los cuales el precio unitario se determinará por observación directa, con el propósito de
hacer el pago provisional de dichos costos directos.
5.- Retraso en los Trabajos por Falta de Pago de las Estimaciones. En el tercer párrafo del
artículo 98 se dispone que debe registrarse en la bitácora el atraso en los trabajos por falta
de pago de las estimaciones, el cual no se considerará incumplimiento imputable al
contratista y no será causa de rescisión del contrato.
6.- Documentos de Respaldo de las Estimaciones. En la fracción II del artículo 102 del
Reglamento se establece que las notas de bitácora formarán parte de la documentación que
acompañe a cada estimación.
7.- Fecha de Presentación de las Estimaciones. En el segundo párrafo del artículo 103 se indica
que el residente de obra siempre debe hacer constar en la bitácora la fecha en que se
presenten las estimaciones.
8.- Terminación Anticipada del Contrato. En el primer párrafo del artículo 121 se establece que
en todos los casos de terminación anticipada se deberán realizar las anotaciones
correspondientes en la bitácora.
9.- Recepción de los Trabajos. En el artículo 135 del Reglamento se señala que para iniciar el
procedimiento de recepción, el contratista deberá notificar a través de la bitácora o por oficio
la terminación del trabajo.
10.- Obras por Administración Directa. En las obras por administración directa también se debe
llevar bitácora, ya que el artículo 214 del Reglamento indica que las incidencias que se
susciten durante el desarrollo de los trabajos deberán asentarse en la bitácora de obra.
Igualmente, en la fracción IX del artículo 215 del Reglamento se indica que en el acta de
recepción debe señalarse el cierre de la bitácora.
Para los órganos internos de control de las dependencias o entidades contratantes, la bitácora es el
instrumento fundamental para la revisión de los contratos, ya que en ella se registran los eventos en
riguroso orden cronológico y sirve como punto de partida para el análisis detallado de otros
documentos generados durante el ejercicio del contrato.
Dado que las anotaciones en la bitácora se hacen en el momento en que ocurren los hechos, cuando
se presentan los problemas o se toman decisiones, y por las personas que realmente participan y
tienen conocimientos sobre el ejercicio del contrato, la bitácora constituye una prueba documental de
gran valor legal para resolver las controversias que se susciten entre la dependencia o entidad y el
contratista, ya sea que la controversia se arregle directamente entre las partes o se presente ante las
autoridades administrativas o los tribunales federales.
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gira o las resoluciones que adopta corresponden a una decisión propia en ejercicio de las facultades
que se le han conferido o a una orden emanada de sus superiores, ya que no sería correcto que se le
fincara alguna responsabilidad con motivo de decisiones imputables a otras personas. En este
sentido, la bitácora puede ser un medio adecuado para deslindar responsabilidades en caso de que
existiera alguna irregularidad en la administración y manejo del contrato, ya que en las anotaciones
que se hagan debe indicarse de quien proceden las órdenes, instrucciones o decisiones tomadas.
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3.6 Anulación de las Notas. Está permitido anular anotaciones en las que se hayan cometido
errores de escritura, intención o redacción. La nota deberá ser anulada por la misma persona
que la emite y se abrirá de inmediato otra nota con el número consecutivo que le
corresponda y que contenga la descripción correcta del asunto. Se recomienda anular notas
cuando los errores cometidos desvirtúan por completo la anotación o afectan
sustancialmente el sentido de la anotación, siempre y cuando los errores se descubran antes
de hacer otras anotaciones posteriores.
Cuando los errores son menores, es preferible no anular toda la anotación y proceder de
acuerdo con lo que se indica en el apartado de corrección de errores.
3.7 Corrección de Errores. Cuando se escribe en la bitácora se pueden cometer errores, los
cuales no deben corregirse con escritura al margen o entre líneas, ni tachando o cubriendo
las partes que contienen el error. Para corregir los errores se aplicarán los siguientes
procedimientos.
(a) Si el error se descubre antes de cerrar la anotación, en la misma anotación se hará la
aclaración correspondiente. Por ejemplo, supongamos que en el segundo párrafo de la
anotación se escribió incorrectamente “se iniciaron los trabajos en el frente ubicado en
el kilómetro 20+100”. En este caso, antes de cerrar la anotación, se hará la aclaración
en los siguientes términos: “En el segundo párrafo de esta anotación, donde dice se
iniciaron los trabajos en el frente ubicado en el kilómetro 20+100, debe decir se
iniciaron los trabajos en el frente ubicado en el kilómetro 120 +100”.
(b) Si el error está en una anotación ya cerrada en una fecha anterior, entonces la
corrección se hará en una de las anotaciones futuras, señalando con precisión en que
parte se encuentra el error, en que consiste éste y cual es la redacción que la
sustituye.
3.8 Tachaduras y Enmendaduras. Por ningún motivo se deben hacer tachaduras, enmendaduras
o correcciones de ningún tipo sobre las anotaciones que se han asentado en la bitácora,
pues esto podría afectar la credibilidad o el valor legal de la bitácora. Toda nota que
contenga tachaduras y enmendaduras será nula. Tampoco se podrán hacer modificaciones a
las notas ya firmadas, así sea por el responsable de la anotación original. Si se han cometido
errores al hacer la anotación, debe procederse como se indica en los apartados de anulación
de las notas y de corrección de errores.
3.9 Ortografía. Al hacer anotaciones en la bitácora se debe escribir con propiedad y observar las
reglas de ortografía. Los errores de ortografía no deben afectar la validez de las anotaciones.
3.10 Redacción. La redacción de las anotaciones que se hagan en la bitácora debe ser tal que
exprese con claridad y precisión la idea, hechos o datos que se desea asentar. Con este
propósito, se debe utilizar un estilo directo y con palabras sencillas.
Antes de hacer las anotaciones en la bitácora, se debe pensar cuidadosamente la redacción
más apropiada para el asunto que se va a registrar. Si al principio no se tiene suficiente
práctica en redacción, sería conveniente que primero se haga la anotación en una hoja
aparte, en la que se realicen las correcciones necesarias, para luego hacer la anotación
definitiva en la bitácora.
3.11 Cancelación de Espacio Sobrante. Si por cualquier motivo queda espacio sobrante, éste se
debe cancelar trazando una línea diagonal. Sin embargo, se recomienda que la bitácora se
aproveche al máximo, para lo cual al terminar una anotación inmediatamente irán las firmas
de las personas autorizadas. Si después de las firmas queda espacio, en lugar de anularse,
éste se debe aprovechar para iniciar la siguiente anotación.
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3.19 Firma de las Notas. Las anotaciones en la bitácora deben ser hechas y firmadas por el
residente de obra o por el personal de supervisión en quien se delegue esta función. El
superintendente de construcción del contratista firmará las notas dentro del plazo que en la
propia bitácora se establezca inmediatamente después de la nota de apertura. Vencido este
plazo, la nota se tendrá por aceptada.
3.20 Seriedad de la Bitácora. Puesto que la bitácora tiene la fuerza de una prueba documental y
es indispensable para que los órganos de control interno realicen la revisión de los contratos,
el contenido de sus anotaciones debe apegarse estrictamente a la realidad. En la bitácora no
deben utilizarse expresiones ofensivas, falsedades o intrascendencias.
3.21 Custodia de la Bitácora. Durante el tiempo que dure el ejercicio del contrato la bitácora está
bajo la custodia y responsabilidad del residente de obra o del supervisor en quien se delegue
esa responsabilidad. La bitácora deberá estar disponible durante el horario de trabajo para la
consulta del representante del contratista o de cualquier otro servidor público que
justificadamente lo solicite. Al terminar los trabajos y hacerse la recepción de los mismos, la
bitácora se integrará con todos los demás documentos para integrar el expediente o archivo
del contrato y conservarse cuando menos durante tres años más.
La propiedad con que se use y maneje la bitácora permitirá aprovechar de manera cabal este
instrumento de control, a la vez que reflejará los hábitos de trabajo del residente de obra y del
personal de supervisión que le auxilia.
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4.21 Auditorías. Los diversos eventos durante el proceso de auditorías que se practiquen al
contrato.
4.22 Imprevistos. Sucesos imprevistos, casos fortuitos o situaciones de fuerza mayor que de
alguna manera afectan el desarrollo normal de los trabajos, sin que sea causa imputable al
contratista.
4.23 Convenios. Cada uno de los eventos en el proceso de trámite y autorización y formalización
de los convenios.
4.24 Pruebas e Inspecciones. Los resultados de cualquier prueba o inspección especial que se
practique en alguna parte de la obra. Para las inspecciones o pruebas rutinarias solo se
asentarán en la bitácora los resultados globales o las cifras estadísticas durante cierto
periodo.
4.25 Intervención de Autoridades. Las visitas, inspecciones o intervenciones de cualquier índole
que realicen las autoridades federales, estatales o municipales que tengan jurisdicción sobre
cualquier asunto relacionado con la obra o servicio.
4.26 Materiales y Equipos de la Entidad. La entrega de materiales y equipos de instalación
permanente al contratista, de conformidad con los compromisos asumidos por la
dependencia o entidad en el contrato respectivo, así como el control de su consumo y los
sobrantes.
4.27 Recepción de los Trabajos. Los eventos del proceso de recepción de los trabajos, ya sea
que se trate de recepciones globales o parciales.
4.28 Incumplimientos del Contratista. Cualquier falla del contratista en el cumplimiento de las
obligaciones establecidas en el contrato, con la exigencia de que se corrija la falla.
4.29 Conflictos con Terceros. Los conflictos que se susciten con terceros por asuntos derivados
de la ejecución de los trabajos.
4.30 Suspensiones. Se anotan cada una de las etapas del proceso de suspensión temporal de los
trabajos, así como de la reanudación de los mismos.
4.31 Rescisión del Contrato. Los diversos eventos del proceso de rescisión del contrato.
4.32 Terminación Anticipada del Contrato. Los diversos eventos del proceso de terminación
anticipada del contrato.
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anoten asuntos intrascendentes o que no tienen relación con la forma en que se han pactado
las obligaciones y derechos en el contrato.