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ÍNDICE

1.0 CONCEPTOS GENERALES DE LA BITÁCORA

1.1 La Bitácora Como un Documento Legal
1.1.1 Conservación de la Documentación.
1.1.2 Vinculación Entre las Partes Contratantes.
1.1.3 Definición de la Bitácora.
1.1.4 Uso Obligatorio de la Bitácora.
1.1.5 Consideraciones Mínimas de la Bitácora.
1.1.6 Reglas Para la Elaboración de la Bitácora.
1.1.7 Reglas de Utilización de la Bitácora.
1.1.8 Bitácora en los Contratos de Servicio.
1.1.9 Responsabilidades.
1.1.10 Otras Disposiciones.
1.2 La Bitácora Como un Medio de Comunicación
1.3 La Bitácora Como Fuente de Datos Históricos
1.4 La Bitácora Como Medio Para Deslindar Responsabilidades
1.5 La Bitácora Como Instrumento de Control

2.0 FORMATO DE LAS BITÁCORAS

3.0 REGLAS GENERALES PARA EL MANEJO DE LA BITÁCORA

4.0 LOS REGISTROS EN LA BITÁCORA

5.0 LA BITÁCORA Y OTROS DOCUMENTOS DEL CONTRATO

6.0 CANTIDAD DE VOLÚMENES DE LA BITÁCORA

7.0 CONSERVACIÓN DE LA BITÁCORA

8.0 INSTRUCTIVOS DE BITÁCORA.

9.0 CONTROVERSIAS SOBRE LAS BITÁCORAS

10.0 BITÁCORA EN LOS CONTRATOS DE SERVICIOS DE CUALQUIER

NATURALEZA

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 LA BITÁCORA DE OBRA

1.0 CONCEPTOS GENERALES DE LA BITÁCORA

La bitácora de obra es un libro o diario que se emplea como instrumento técnico de control de los
trabajos contratados y que sirve como medio de comunicación convencional entre las partes que
firman el contrato. La bitácora debe estar vigente durante todo el periodo de desarrollo de los trabajos
y en ella deberán anotarse todos aquellos asuntos importantes que se desarrollen durante la
ejecución de las obras públicas y los servicios relacionados con las mismas.
La importancia que reviste la bitácora de obra se puede apreciar mejor si analizamos la función que
desempeña como un documento de valor legal previsto en la Ley de Obras Públicas y Servicios
Relacionados con las Mismas y su Reglamento, como una fuente de datos históricos registrados en el
momento en que ocurren los hechos, como un instrumento de control técnico y administrativo, y como
un elemento que ayuda a deslindar responsabilidades.

1.1 LA BITÁCORA COMO UN DOCUMENTO LEGAL

El empleo de la bitácora es un requisito previsto por la Ley de Obras Públicas y Servicios
Relacionados con las Mismas (en lo sucesivo LOP o Ley) y por el Reglamento de la Ley de Obras
Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (en lo sucesivo ROP o Reglamento). A
continuación se hace un análisis de las disposiciones previstas por estos dos ordenamientos para
regular el uso de la bitácora de obra.

1.1.1. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. En el último párrafo del artículo 74 de la LOP

se indica que las dependencias y entidades deben conservar en forma ordenada y sistemática toda la
documentación comprobatoria de los actos y contratos que se celebren sobre las materias reguladas
por esta Ley. La conservación de esta documentación debe ser por un lapso de cuando menos tres
años contados a partir de la fecha de la recepción. Con base en esta disposición, las dependencias y
entidades deben generar y conservar todos aquellos documentos que tengan algún valor probatorio
del cumplimiento de las obligaciones y del ejercicio de los derechos pactados en el contrato. No hay
limitación ni restricciones acerca de la naturaleza de esta documentación, ya que dependiendo de las
características, complejidad y magnitud de los trabajos, podrá consistir de contrato, convenios,
oficios, actas, minutas, estimaciones, reportes, informes, avances, etc. Puesto que la bitácora es un
elemento documental, la disposición del artículo 74 le impone obligatoriedad en cuanto a su uso y al
periodo de conservación.

1.1.2 VINCULACIÓN ENTRE LAS PARTES CONTRATANTES. En el último párrafo del artículo 46
de la Ley se establece que el contrato, sus anexos y la bitácora son los instrumentos que vinculan a
las partes en sus derechos y obligaciones.
El precepto anterior requiere algunas explicaciones. En primer lugar, los anexos no son un
documento independiente del contrato, ya que forman parte integrante del mismo tal y como se
establece en los propios anexos y en las cláusulas del contrato. Por otra parte, las obligaciones y los
derechos entre las partes se pactan originalmente en el contrato, en el cual se indican también los
procedimientos para cumplirlos y ejercerlos, mientras que la bitácora solamente va registrando los
asuntos que se presentan durante el ejercicio del contrato.
Si bien la dependencia o entidad con frecuencia gira órdenes al contratista o emite resoluciones a
través de la bitácora, con lo cual adquiere un compromiso para posteriormente realizar un pago,
formalizar un convenio, prorrogar la fecha de terminación de los trabajos, etc., en realidad no se está
creando jurídicamente una obligación nueva, sino simplemente ejerciendo las que ya están pactadas
en el contrato. Es necesaria esta explicación, ya que algunas personas creen que cualquier orden o
resolución es válida por el solo hecho de que se registra en la bitácora, lo cual no es verdad, ya que
si, por ejemplo, el residente de obra ordena al contratista ejecutar trabajos que difieran de la
naturaleza y características esenciales del contrato, tal orden será ilegal por ser contraria al artículo
59 de la LOP y no estar prevista en el contrato, aunque la orden conste por escrito en la bitácora.
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La relación entre contrato y bitácora se puede apreciar mejor con el siguiente ejemplo. El residente de
obra ordena al contratista modificar las especificaciones técnicas y las normas de calidad de los
materiales empleados para ejecutar un concepto de trabajo, por ser indispensable para cumplir con el
objeto esencial del contrato, asentando dicha orden en la bitácora. La facultad de la Dependencia o
Entidad para girar órdenes al contratista y para hacer modificaciones al contrato está plenamente
reconocida por la Ley y el Reglamento y el procedimiento respectivo está detallado en el contrato.
Puesto que la dependencia o entidad ha ejercido tal facultad, con la anotación en la bitácora la
dependencia o entidad queda comprometida a las consecuencias que el mismo contrato señala,
consistentes en conciliar el nuevo precio unitario, determinar si procede un incremento al monto o al
plazo, formalizar el convenio y pagar los importes resultantes.
Sin embargo, estas aclaraciones no disminuyen la importancia de la disposición del último párrafo del
artículo 46 de la Ley, que en esencia señala la obligatoriedad de la bitácora y su función para
consignar compromisos derivados del contrato.

1.1.3 DEFINICIÓN DE LA BITÁCORA. En la fracción V del Reglamento se establece la definición

jurídica de la bitácora, la cual se consigna en los siguientes términos: “Bitácora: el instrumento técnico
de control de los trabajos, el cual servirá como medio de comunicación convencional entre las partes
que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, y en el que deberán
referirse los asuntos importantes que se desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios”. Es
interesante resaltar algunas de las características de la bitácora que la misma definición anterior nos
señala.
1.- Instrumento técnico de control de los trabajos.
2.- Medio de comunicación convencional entre las partes.
3.- Vigente durante el desarrollo de los trabajos.
4.- Solamente se utiliza para asuntos importantes.

1.1.4 USO OBLIGATORIO DE LA BITÁCORA. En el artículo 93 del Reglamento se establece que el

uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios; asimismo, se
indica que la bitácora debe permanecer en la residencia de obra, a fin de que las consultas
requeridas se efectúen en el sitio y que la bitácora no puede ser extraída del lugar de los trabajos.

1.1.5 CONSIDERACIONES MÍNIMAS DE LA BITÁCORA. En el artículo 94 del Reglamento se

indican las consideraciones que como mínimo deben tomarse en cuenta acerca del formato y
contenido de la bitácora. Estas consideraciones se describen en cuatro fracciones y son las
siguientes.
1.- Hojas foliadas y referencia al contrato.
2.- Original y dos copias.
3.- Las copias deben ser desprendibles.
4.- Contenido de las notas.

1.1.6 REGLAS PARA LA ELABORACIÓN DE LA BITÁCORA. En el artículo 95 del Reglamento se

dan las reglas generales que se deben observar para la elaboración de la bitácora, las cuales se
describen en doce fracciones, y son las siguientes.
1.- Nota inicial con la información general de las partes contratantes, el contrato, la obra o
servicio, personal autorizado y otros datos generales.
2.- Todas las notas deben fecharse y numerarse en forma seriada.
3.- Escritura con tinta indeleble, letra de molde legible y sin abreviaturas.

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 4.- Anulación de notas.
5.- No se permiten tachaduras y enmendaduras.
6.- No deben hacerse adiciones al margen, entre renglones o en cualquier otro sitio.
7.- Se deben cancelar los espacios sobrantes.
8.- Las copias deben ser retiradas por los interesados.
9.- En la bitácora se pueden validar otros documentos haciendo una referencia a su contenido.
10.- La bitácora se utiliza para anotar solo asuntos trascendentes.
11.- Todas las notas deben quedar cerradas o resueltas
12.- Nota de cierre.

1.1.7 REGLAS DE UTILIZACIÓN DE LA BITÁCORA. En el artículo 96 del Reglamento se

establecen diversas reglas acerca del uso de la bitácora mediante cuatro fracciones. Las reglas son
las siguientes.
1.- Horario para hacer las anotaciones y las consultas a la bitácora.
2.- Plazo para firmar las notas.
3.- Está prohibido hacer modificaciones a las notas ya firmadas.
4.- Determinar reglas para las estimaciones, cantidades y conceptos adicionales, normas de
seguridad, higiene y protección al ambiente.

1.1.8 BITÁCORA EN LOS CONTRATOS DE SERVICIO. En el artículo 97 del Reglamento se señala

que para los contratos de servicio relacionados con las Obras Públicas también se debe llevar la
bitácora y se indica cual es el contenido que como mínimo debe tener.

1.1.9 RESPONSABILIDADES. El Reglamento contiene varias disposiciones para fijar a quienes les
corresponde la elaboración, manejo y custodia de la bitácora de obra.
1.- Residente de Obra. En la fracción V del artículo 84 se indica que entre las funciones del
residente de obra está dar apertura a la bitácora, la cual quedará bajo su resguardo, y por
medio de ella dar las instrucciones pertinentes, y recibir las solicitudes que le formule el
contratista.
2.- Supervisión. En la fracción IV del artículo 86 se establece que a la supervisión le
corresponde la función de registrar diariamente en la bitácora los avances y aspectos
relevantes durante la obra. En el inciso (d) de la fracción II del artículo 86 se indica que la
bitácora de obra forma parte del archivo derivado de la realización de los trabajos.
3.- Superintendente de Construcción. El primer párrafo del artículo 87 del Reglamento,
establece que el superintendente de construcción debe conocer la bitácora.

1.1.10 OTRAS DISPOSICIONES. Además de lo anterior, en diversas partes del Reglamento se

mencionan varios asuntos que ameritan su anotación en la bitácora.
1.- Justificación de Ampliación de Plazo. El primer párrafo del artículo 73 del Reglamento indica
que el contratista debe notificar a la dependencia o entidad, mediante anotación en la
bitácora, si existe la imposibilidad de cumplir con el programa de ejecución convenido, por
causas no imputables a él y presentar dentro del plazo de ejecución la solicitud de
ampliación y la documentación justificatoria.
2.- Cantidades y Conceptos Adicionales. En el primer párrafo del artículo 74 del Reglamento se
indica que si durante la vigencia del contrato, el contratista se percata de la necesidad de
ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del contrato,
deberá notificarlo a la dependencia o entidad de que se trate, para que ésta resuelva lo
conducente y que el contratista sólo podrá ejecutarlos una vez que cuente con la
autorización que la residencia de obra le gire por escrito o en la bitácora.

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3.- Conceptos de Trabajo Adicionales. En el penúltimo párrafo del artículo 77 del Reglamento se
señala que para que el contratista ejecute conceptos de trabajo no previstos originalmente
en el contrato, la dependencia o entidad debe anotar en la bitácora la orden de trabajo
correspondiente.
4.- Control Diario de Costos. La fracción III del artículo 78 del Reglamento establece que la
residencia de obra y la supervisión deben llevar un control diario, mediante anotaciones en la
bitácora, de los costos directos de aquellos conceptos de trabajo no previstos en el contrato
para los cuales el precio unitario se determinará por observación directa, con el propósito de
hacer el pago provisional de dichos costos directos.
5.- Retraso en los Trabajos por Falta de Pago de las Estimaciones. En el tercer párrafo del
artículo 98 se dispone que debe registrarse en la bitácora el atraso en los trabajos por falta
de pago de las estimaciones, el cual no se considerará incumplimiento imputable al
contratista y no será causa de rescisión del contrato.
6.- Documentos de Respaldo de las Estimaciones. En la fracción II del artículo 102 del
Reglamento se establece que las notas de bitácora formarán parte de la documentación que
acompañe a cada estimación.
7.- Fecha de Presentación de las Estimaciones. En el segundo párrafo del artículo 103 se indica
que el residente de obra siempre debe hacer constar en la bitácora la fecha en que se
presenten las estimaciones.
8.- Terminación Anticipada del Contrato. En el primer párrafo del artículo 121 se establece que
en todos los casos de terminación anticipada se deberán realizar las anotaciones
correspondientes en la bitácora.
9.- Recepción de los Trabajos. En el artículo 135 del Reglamento se señala que para iniciar el
procedimiento de recepción, el contratista deberá notificar a través de la bitácora o por oficio
la terminación del trabajo.
10.- Obras por Administración Directa. En las obras por administración directa también se debe
llevar bitácora, ya que el artículo 214 del Reglamento indica que las incidencias que se
susciten durante el desarrollo de los trabajos deberán asentarse en la bitácora de obra.
Igualmente, en la fracción IX del artículo 215 del Reglamento se indica que en el acta de
recepción debe señalarse el cierre de la bitácora.
Para los órganos internos de control de las dependencias o entidades contratantes, la bitácora es el
instrumento fundamental para la revisión de los contratos, ya que en ella se registran los eventos en
riguroso orden cronológico y sirve como punto de partida para el análisis detallado de otros
documentos generados durante el ejercicio del contrato.
Dado que las anotaciones en la bitácora se hacen en el momento en que ocurren los hechos, cuando
se presentan los problemas o se toman decisiones, y por las personas que realmente participan y
tienen conocimientos sobre el ejercicio del contrato, la bitácora constituye una prueba documental de
gran valor legal para resolver las controversias que se susciten entre la dependencia o entidad y el
contratista, ya sea que la controversia se arregle directamente entre las partes o se presente ante las
autoridades administrativas o los tribunales federales.

1.2 LA BITÁCORA COMO UN MEDIO DE COMUNICACIÓN

Durante el ejercicio del contrato se lleva a cabo una gran cantidad de actividades, tanto por parte del
contratista como de la dependencia o entidad. Por ello se requiere una constante comunicación entre
las partes con objeto de expedir órdenes, instrucciones, solicitudes, autorizaciones, aclaraciones,
reclamaciones, cambios de especificaciones, etc. En este contexto, la bitácora es un medio adecuado
para lograr esa comunicación y dejar una constancia escrita de todos los asuntos, en un estricto
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orden cronológico. De hecho, el mismo Reglamento al definir la bitácora de obra le asigna la
característica de fungir como medio de comunicación convencional entre las partes que firman el
contrato.
Por otra parte, se debe reconocer que la bitácora no es el único ni el más expedito medio de
comunicación entre la residencia de obra y el contratista, ya que existen otros medios de
comunicación tanto orales como escritos, tales como las juntas de evaluación, entrevistas, teléfono,
fax, correo electrónico, oficio, memorando, minuta, reportes, informes, actas, etc. Muchos de los
asuntos que deben resolver el contratista y la residencia de obra son técnica o administrativamente
muy complejos, por lo que se deben considerar diversos datos, antecedentes, disposiciones jurídicas
y otros elementos, dando lugar a textos muy extensos que no es práctico manejar en la bitácora sino
en documentos por separado. Sin embargo, en la bitácora se debe consignar un extracto o resumen
de los asuntos tratados en cualquier otro documento. Por supuesto que las instrucciones que se dan
verbalmente en campo al contratista deben ser inmediatamente registradas en la bitácora.
También debe tomarse en cuenta que la dependencia o entidad actúa no solo a través del residente
de obra y de los supervisores, sino que también lo hace a través de otras áreas y servidores públicos,
como son el área responsable de la ejecución de los trabajos, el área responsable de la contratación
y el servidor público facultado para firmar el contrato. Como todas estas personas no están facultadas
para hacer anotaciones en la bitácora, la comunicación que sostienen con el contratista será
mediante oficios. Pero aún en estos casos, el residente de obra, al recibir copia de esos documentos,
debe consignar un extracto en la bitácora de obra.

1.3 LA BITÁCORA COMO FUENTE DE DATOS HISTÓRICOS

Durante el ejercicio de los contratos de obras públicas o de servicios relacionados con las mismas se
deben resolver muchos asuntos de orden técnico, administrativo o económico, que en ocasiones dan
lugar a controversias entre las partes. Con frecuencia los problemas se presentan tiempo después de
que han ocurrido los hechos que les dan origen. En este caso, la bitácora es de gran ayuda pues
proporciona un registro en orden rigurosamente cronológico de cómo sucedieron los hechos que
ayudan en el análisis y la solución de la controversia.

1.4 LA BITÁCORA COMO MEDIO PARA DESLINDAR RESPONSABILIDADES

El residente de obra, auxiliado por los supervisores de obra, es el representante autorizado de la
dependencia o entidad para todos los asuntos técnicos relacionados con la ejecución de los trabajos
y ejerce ante el contratista los derechos que el contrato establece en sus diversas cláusulas y anexos
a favor de la dependencia o entidad mediante acciones de vigilancia, supervisión, verificación, control
y aprobación de estimaciones. El residente de obra y los supervisores deben encargarse de resolver
muchos problemas, tomar decisiones, autorizar estimaciones, solicitar y justificar convenios, verificar
la calidad de los trabajos, determinar si procede o no la aplicación de las penas convencionales y
otros muchos asuntos, en los cuales debe demostrar que desempeña correctamente las facultades
que la dependencia o entidad le ha asignado y que actúa con honestidad, legalidad, imparcialidad y
eficiencia, apegándose en todo a las estipulaciones del contrato y a los preceptos del marco jurídico
aplicable.
Por otra parte, el residente de obra y los supervisores son empleados de la dependencia o entidad,
por lo que están obligado a cumplir las órdenes e instrucciones que reciba de sus superiores.
Además, el ejercicio del contrato también abarca operaciones de ingeniería de proyecto, financieras y
administrativas que no están dentro del ámbito de facultades del residente de obra, sino que son
resueltas por otras áreas de la dependencia o entidad pero que tienen repercusión en la ejecución de
la obra o servicio. También el residente de obra y los supervisores, en su condición de servidores
públicos, pueden ser objeto de investigaciones de responsabilidades por parte de la Secretaría de
Contraloría y Desarrollo Administrativo o de sus Órganos Internos de Control.
En vista de lo expuesto en los dos párrafos anteriores, el residente de obra debe tener mucho
cuidado para salvaguardar sus responsabilidades, aclarando en cada caso si las instrucciones que

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gira o las resoluciones que adopta corresponden a una decisión propia en ejercicio de las facultades
que se le han conferido o a una orden emanada de sus superiores, ya que no sería correcto que se le
fincara alguna responsabilidad con motivo de decisiones imputables a otras personas. En este
sentido, la bitácora puede ser un medio adecuado para deslindar responsabilidades en caso de que
existiera alguna irregularidad en la administración y manejo del contrato, ya que en las anotaciones
que se hagan debe indicarse de quien proceden las órdenes, instrucciones o decisiones tomadas.

1.5 LA BITÁCORA COMO INSTRUMENTO DE CONTROL

Entre las funciones básicas que la Ley y el Reglamento señalan a la residencia de obra está la de
control. El control se ejerce a través de todas aquellas acciones que adopta el residente de obra para
asegurarse que la obra o servicio se ejecuta conforme a las especificaciones, planos, normas de
calidad, programas y presupuestos establecidos. A fin de evaluar el desempeño del contratista, el
residente de obra verifica los trabajos ejecutados y genera los informes y reportes técnicos
respectivos. En la bitácora de obra se registran extractos de esos informes y reportes para determinar
si el contratista está cumpliendo con las estipulaciones del contrato; en caso de que el contratista
presente deficiencias en su trabajo, en la misma bitácora se podrán hacer las anotaciones para exigir
al contratista el cumplimiento cabal de sus obligaciones.

2.0 FORMATO DE LAS BITÁCORAS

La bitácora de obra es un libro o diario que la dependencia o entidad manda elaborar para ese
propósito. Las características y requisitos básicos del libro de bitácora son las siguientes.
1.- El libro debe ser de pastas rígidas.
2.- Todas las hojas deben estar foliadas.
3.- El libro debe constar de hojas unidas por cosido, a fin de que no sea posible desprenderlas.
De ninguna manera deben utilizarse libros de hojas engomadas o con espiral.
4.- Por cada número de folio debe haber una hoja original y dos copias desprendibles.
5.- Al inicio de la bitácora debe estar prevista una hoja para los datos generales del contrato,
como son los siguientes.
(a) Designación de la obra o servicio contratado y alcances descriptivos de los trabajos.
(b) Fecha de apertura de la bitácora.
(c) Número de Identificación del contrato.
(d) Datos generales del contrato, como son el plazo, fecha de inicio, fecha de terminación
y monto de los trabajos.
(e) Datos generales de la dependencia o entidad contratante.
(f) Datos generales de la empresa contratista.
(g) Lugar de ejecución de la obra o el servicio y las características del sitio.
(h) Datos del servidor público facultado para formalizar el contrato y los convenios.
(i) Datos del Titular del área responsable de la Ejecución de los trabajos.
(j) Datos del Titular del área responsable de la contratación.
(k) Datos del Residente de Obra.
(l) Datos Generales del representante legal de la empresa contratista.
(m) Datos Generales del Superintendente de construcción.
(n) Nombre y firma del personal autorizado.

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 (o) Inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que
estará facultado como representante del contratista y de la dependencia o entidad para
la utilización de la bitácora y la indicación de a que personas se delega esa facultad.
Sin embargo, no es indispensable que la bitácora tenga una hoja especial al principio para
consignar los datos anteriores, ya que está previsto por el Reglamento que toda esta
información constituya una nota inicial especial que se registrará en forma manuscrita.
6.- Cada hoja de la bitácora debe tener espacio en su parte superior para indicar el número de
identificación del contrato.
7.- En cuanto al número de hojas que debe tener la bitácora, es recomendable que se disponga
de bitácoras de diversos tamaños, por ejemplo, de 50, 100 y 200 hojas, ya que hay contratos
con plazos muy reducidos y sería un desperdicio utilizar una bitácora muy gruesa.

3.0 REGLAS GENERALES PARA EL MANEJO DE LA BITÁCORA

El manejo y uso de la bitácora debe apegarse a ciertas reglas generales muy sencillas que nos
permitirán que la bitácora mantenga su valor como prueba documental ante cualquier autoridad que
tome conocimiento de una controversia entre la dependencia o entidad y el contratista. Estas reglas
son las siguientes.
3.1 Inicio de la Bitácora. Una vez que ha sido formalizado el contrato y que se ha designado el
residente de obra, éste debe recabar la bitácora correspondiente. Aún cuando los trabajos se
inicien hasta una fecha posterior, es posible que el residente de obra intervenga en asuntos
técnicos y administrativos preliminares de la obra o servicio contratados, por lo que ya debe
empezar ha hacer las anotaciones correspondientes. El Reglamento, en el artículo 1 fracción
V, establece que la bitácora debe estar vigente durante el desarrollo de los trabajos, pero no
prohíbe que se inicie antes de comenzar dichos trabajos.
La primera nota que se haga en la bitácora tendrá el contenido que se indica en el numeral 5
del párrafo 2.0 de este instructivo. Después de la nota inicial o de apertura se deberá
especificar y validar el uso de la bitácora, precisando como mínimo los siguientes aspectos.
(1) Horario para consultar y asentar las notas, el cual deberá coincidir con las jornadas de
trabajo de campo.
(2) Plazo máximo para firmar las notas, acordando que vencido ese plazo las notas se
tendrán por aceptadas.
(3) Está prohibido hacer anotaciones a las notas ya firmadas, así sea por el responsable de
la anotación original.
(4) Regular la revisión y autorización de las estimaciones, generadores, cantidades
adicionales y conceptos no previstos en el contrato, así como lo relativo a las normas de
seguridad, higiene y protección al ambiente.
3.2 Referencia al Contrato y Fecha. En la parte superior de cada hoja de bitácora se anotará el
número de identificación del contrato.
3.3 Fecha y Numeración. Todas las notas deben numerarse de manera seriada y fecharse
consecutivamente respetando, sin excepción, el orden cronológico respectivo.
3.4 Escritura de las Notas. Las anotaciones deben hacerse en forma manuscrita con bolígrafo de
tinta indeleble, preferentemente de color negro o azul. Se debe escribir con letra de molde
clara y legible, para que cualquier persona autorizada para consultar la bitácora pueda leer
las anotaciones. Se debe evitar utilizar una escritura muy estilizada que dificulte la lectura o
pueda dar lugar a una confusión.
3.5 Abreviaciones. Al escribir las notas no se deben emplear abreviaciones que provoquen
confusión, contradicción o desacuerdos sobre su significado. Solamente se pueden utilizar
aquellas abreviaciones plenamente reconocidas y permitidas por reglas gramaticales.

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3.6 Anulación de las Notas. Está permitido anular anotaciones en las que se hayan cometido
errores de escritura, intención o redacción. La nota deberá ser anulada por la misma persona
que la emite y se abrirá de inmediato otra nota con el número consecutivo que le
corresponda y que contenga la descripción correcta del asunto. Se recomienda anular notas
cuando los errores cometidos desvirtúan por completo la anotación o afectan
sustancialmente el sentido de la anotación, siempre y cuando los errores se descubran antes
de hacer otras anotaciones posteriores.
Cuando los errores son menores, es preferible no anular toda la anotación y proceder de
acuerdo con lo que se indica en el apartado de corrección de errores.
3.7 Corrección de Errores. Cuando se escribe en la bitácora se pueden cometer errores, los
cuales no deben corregirse con escritura al margen o entre líneas, ni tachando o cubriendo
las partes que contienen el error. Para corregir los errores se aplicarán los siguientes
procedimientos.
(a) Si el error se descubre antes de cerrar la anotación, en la misma anotación se hará la
aclaración correspondiente. Por ejemplo, supongamos que en el segundo párrafo de la
anotación se escribió incorrectamente “se iniciaron los trabajos en el frente ubicado en
el kilómetro 20+100”. En este caso, antes de cerrar la anotación, se hará la aclaración
en los siguientes términos: “En el segundo párrafo de esta anotación, donde dice se
iniciaron los trabajos en el frente ubicado en el kilómetro 20+100, debe decir se
iniciaron los trabajos en el frente ubicado en el kilómetro 120 +100”.
(b) Si el error está en una anotación ya cerrada en una fecha anterior, entonces la
corrección se hará en una de las anotaciones futuras, señalando con precisión en que
parte se encuentra el error, en que consiste éste y cual es la redacción que la
sustituye.
3.8 Tachaduras y Enmendaduras. Por ningún motivo se deben hacer tachaduras, enmendaduras
o correcciones de ningún tipo sobre las anotaciones que se han asentado en la bitácora,
pues esto podría afectar la credibilidad o el valor legal de la bitácora. Toda nota que
contenga tachaduras y enmendaduras será nula. Tampoco se podrán hacer modificaciones a
las notas ya firmadas, así sea por el responsable de la anotación original. Si se han cometido
errores al hacer la anotación, debe procederse como se indica en los apartados de anulación
de las notas y de corrección de errores.
3.9 Ortografía. Al hacer anotaciones en la bitácora se debe escribir con propiedad y observar las
reglas de ortografía. Los errores de ortografía no deben afectar la validez de las anotaciones.
3.10 Redacción. La redacción de las anotaciones que se hagan en la bitácora debe ser tal que
exprese con claridad y precisión la idea, hechos o datos que se desea asentar. Con este
propósito, se debe utilizar un estilo directo y con palabras sencillas.
Antes de hacer las anotaciones en la bitácora, se debe pensar cuidadosamente la redacción
más apropiada para el asunto que se va a registrar. Si al principio no se tiene suficiente
práctica en redacción, sería conveniente que primero se haga la anotación en una hoja
aparte, en la que se realicen las correcciones necesarias, para luego hacer la anotación
definitiva en la bitácora.
3.11 Cancelación de Espacio Sobrante. Si por cualquier motivo queda espacio sobrante, éste se
debe cancelar trazando una línea diagonal. Sin embargo, se recomienda que la bitácora se
aproveche al máximo, para lo cual al terminar una anotación inmediatamente irán las firmas
de las personas autorizadas. Si después de las firmas queda espacio, en lugar de anularse,
éste se debe aprovechar para iniciar la siguiente anotación.

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3.12 Anotaciones al Margen. Por ningún motivo se debe sobreponer o agregar escritura al
margen, entre renglones ni en cualquier otro sitio de las anotaciones con el propósito de
corregir errores u omisiones. En los libros que llevan algunas oficinas públicas sí es habitual
que se hagan anotaciones al margen con el propósito de hacer la referencia a una
inscripción futura donde se modifica o cancela la inscripción original. Cuando en una bitácora
se asienta una determinada nota cuya solución se dará posteriormente, habrá que buscar en
todas las notas futuras hasta encontrar la nota que registra la solución, ya que está prohibido
hacer anotaciones en el margen. Sería deseable que la Contraloría emitiera una disposición
administrativa aclarando que están prohibidas las notas al margen con las que se pretenda
agregar, corregir o cancelar la información asentada, únicamente quedando permitidas las
anotaciones al margen para hacer referencias entre las anotaciones de diferentes fechas y
así darle seguimiento fácil a un determinado asunto.
3.13 Firmas. Toda anotación en la bitácora será responsabilidad del residente de obra y llevará su
firma. Sin embargo esta función puede ser delegada en los supervisores de obra, aunque es
recomendable que aún cuando los supervisores hagan las anotaciones y las firmen, también
firme el residente de obra. También llevará la firma del superintendente de construcción del
contratista como prueba que se ha enterado de la anotación. Sin embargo, la firma del
representante del contratista no significará la aceptación absoluta de lo asentado en la
anotación, pues podrá hacer las aclaraciones que procedan ante el residente de obra.
Cuando el representante del contratista no firme dentro del plazo que se ha estipulado, la
anotación se dará por aceptada.
3.14 Personal Autorizado. Por parte de la dependencia o entidad solamente el residente de obra
está autorizado para hacer anotaciones en la bitácora. Sin embargo, el residente de obra
puede autorizar a sus supervisores para que hagan las anotaciones y las firmen, pero será
recomendable que el residente también firme las anotaciones. El representante del
contratista tiene la obligación de leer las anotaciones, firmarlas y desprender la copia que le
corresponda, pero no puede hacer anotaciones, observaciones, correcciones,
enmendaduras o cualquier otra alteración sobre la nota que ha hecho el residente o el
supervisor de obra. Los funcionarios superiores al residente de obra no deben hacer
directamente anotaciones en la bitácora, pero pueden instruir al residente para que éste
haga las anotaciones que consideren necesarias. El superintendente de construcción del
contratista está facultado para hacer anotaciones con el propósito de tratar cualquier asunto,
solicitud o reclamación con el residente de obra, pero es recomendable que mejor los
presente mediante escrito, salvo aquellos asuntos que el Reglamento exija consignar en la
bitácora de obra.
3.15 Frecuencia de las Anotaciones. Las anotaciones en la bitácora se pueden hacer diariamente
o con alguna otra frecuencia, dependiendo de las características, complejidad y magnitud de
la obra o servicio y la diversidad de los asuntos que se presenten. Cuando durante cierto
periodo no ocurran eventos de importancia que ameriten anotaciones en la bitácora, al hacer
la siguiente anotación se incluirá la observación de que durante el citado periodo no hubo
anotaciones, para aclarar que no se trata de una omisión, sino que simplemente no ha
habido asuntos de relevancia. Es importante recordar que el mismo Reglamento establece
que la bitácora es para asuntos importantes o trascendentes.
3.16 Retiro de Copias. Una vez que se firma una nota de la bitácora, los interesados deben retirar
sus respectivas copias. Una copia es para el contratista y otra es para el residente de obra.
3.17 Validación de Oficios y Documentos. Cuando se expidan oficios, minutas, memoranda, y
circulares en relación con el contrato, tales documentos pueden ser validados mediante
anotaciones que hagan referencia a los mismos o anexando copia.
3.18 Horario de Consulta y Anotaciones. En la propia bitácora, inmediatamente después de la
nota de apertura se debe precisar el horario en el que se podrá consultar la bitácora y
asentar las notas. La bitácora no debe ser extraída del lugar de los trabajos.

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3.19 Firma de las Notas. Las anotaciones en la bitácora deben ser hechas y firmadas por el
residente de obra o por el personal de supervisión en quien se delegue esta función. El
superintendente de construcción del contratista firmará las notas dentro del plazo que en la
propia bitácora se establezca inmediatamente después de la nota de apertura. Vencido este
plazo, la nota se tendrá por aceptada.
3.20 Seriedad de la Bitácora. Puesto que la bitácora tiene la fuerza de una prueba documental y
es indispensable para que los órganos de control interno realicen la revisión de los contratos,
el contenido de sus anotaciones debe apegarse estrictamente a la realidad. En la bitácora no
deben utilizarse expresiones ofensivas, falsedades o intrascendencias.
3.21 Custodia de la Bitácora. Durante el tiempo que dure el ejercicio del contrato la bitácora está
bajo la custodia y responsabilidad del residente de obra o del supervisor en quien se delegue
esa responsabilidad. La bitácora deberá estar disponible durante el horario de trabajo para la
consulta del representante del contratista o de cualquier otro servidor público que
justificadamente lo solicite. Al terminar los trabajos y hacerse la recepción de los mismos, la
bitácora se integrará con todos los demás documentos para integrar el expediente o archivo
del contrato y conservarse cuando menos durante tres años más.
La propiedad con que se use y maneje la bitácora permitirá aprovechar de manera cabal este
instrumento de control, a la vez que reflejará los hábitos de trabajo del residente de obra y del
personal de supervisión que le auxilia.

4.0 LOS REGISTROS EN LA BITÁCORA

Como ya se ha mencionado, en la bitácora se deben hacer las anotaciones o registros de todos los
hechos o eventos que de alguna manera sean importantes o trascendentes para explicar como se fue
desarrollando la obra o servicio y como se fueron cumpliendo los derechos y obligaciones
concertadas por las partes en el contrato.
Los asuntos que son motivo de las anotaciones pueden ser de naturaleza técnica, administrativa,
económica o legal, pero solo se deben registrar los que sean relevantes. La relevancia o importancia
de un asunto se deberá juzgar por la relación o impacto que tenga en las obligaciones y derechos
pactados en el contrato.
El contenido de cada nota deberá precisar, según las circunstancias de cada caso, el número,
clasificación, fecha, descripción del asunto, ubicación, causas, solución, prevención, consecuencia
económica, responsabilidad si la hubiere, fecha de atención o trámite, así como las referencias a
otras notas.
Cada nota debe quedar cerrada y resuelta, o especificarse que su solución será posterior, debiendo
en este caso, relacionar la nota de resolución con la nota que le dio origen.
No es posible dar una regla precisa de cuales son los asuntos que ameritan anotarse en la bitácora,
por la extraordinaria diversidad de las obras y servicios que realizan las dependencias o entidades; en
lugar de ello, enseguida se da una relación de eventos que podrían ser motivo de una anotación, con
las explicaciones pertinentes. Esta lista es únicamente ilustrativa, pues será la experiencia del
residente, la naturaleza de los trabajos y las disposiciones internas de la dependencia o entidad, las
que lo guíen acerca de qué anotar y como hacer las anotaciones.
4.1 Acciones Preliminares. Las acciones técnicas o administrativas que lleva a cabo el residente
de obra antes de que se inicien los trabajos, tales como la carta de inicio, reuniones con el
contratista, trámite de permisos, etc.

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4.2 Inicio de los Trabajos. El inicio de los trabajos por parte del contratista, incluyendo un
resumen de los recursos de materiales, mano de obra y equipo con que empieza.
4.3 Avance de los Trabajos. Resúmenes diarios, semanales o mensuales del avance de los
trabajos.
4.4 Inicio o Terminación de Fases. Se anota el momento en que inicia o termina cada una de las
fases, áreas, frentes, secciones, profundidades, alturas o especialidades en que se
considera dividida una obra para fines de programación, ejecución y control.
4.5 Acopio de Recursos. Se anota los eventos en que el contratista incrementa o disminuye sus
recursos de mano de obra, materiales y equipos, sobre todo cuando va a influir de manera
importante en el ritmo de avance de los trabajos.
4.6 Cambios en el Proyecto. Se anotan en la bitácora los cambios en los planos, las
especificaciones, las normas de calidad o los procedimientos constructivos, indicando las
razones de esos cambios y la persona o departamento que determinó los cambios.
4.7 Estimaciones. Se anota un resumen de cada una de las estimaciones de trabajos
ejecutados, así como los momentos en que se recibe, se autoriza y se remite para su trámite
posterior.
4.8 Penas Convencionales. La aplicación de penas convencionales al contratista.
4.9 Ordenes Recibidas de los Superiores. Todas las órdenes que reciba el residente de obra con
relación a la obra o contrato, sobre todo cuando dichas órdenes sean verbales.
4.10 Cambios de Residente. Cuando haya un cambio de residente de obra se anotará el nombre
del nuevo residente con su respectiva firma para su reconocimiento.
4.11 Cambio de Superintendente de Construcción Contratista. Igualmente se anotará el cambio
del representante del contratista con su respectiva firma para su reconocimiento.
4.12 Órdenes Técnicas. Todo tipo de órdenes que gire el residente de obra al representante del
contratista respecto de la ejecución de la obra, sobre todo cuando traerá como consecuencia
una reprogramación de los trabajos, un nuevo precio unitario o cualquier otra responsabilidad
de la dependencia o entidad ante el contratista.
4.13 Cantidades Adicionales y Conceptos No Previstos en el Contrato. La solicitud del contratista
para ejecutar cantidades adicionales de trabajo y conceptos de trabajo no previstos en el
contrato, así como la autorización correspondiente de la dependencia o entidad.
4.14 Subcontrataciones. La solicitud del contratista para subcontratar partes de la obra o servicio
y, en su caso, la autorización que otorgue el titular del área responsable de los trabajos.
4.15 Controversias. Cada uno de los eventos en el proceso de atención y resolución a los
problemas, conflictos o reclamación que sobre cuestiones técnicas, administrativas o
económicas haga el contratista ante la dependencia o entidad.
4.16 Rechazo de Trabajos. La decisión de no aceptar algunos de los trabajos ejecutados por el
contratista por no cumplir con las normas y especificaciones señaladas en el proyecto, con la
exigencia de que se corrijan.
4.17 Revisiones. Revisiones e Inspecciones de funcionarios superiores.
4.18 Daños a la Obra. Los daños y pérdidas que se sufran en la obra, independientemente de las
demás acciones a que haya lugar para determinar las responsabilidades respectivas.
4.19 Revisiones de Costos. Cada uno de los eventos en el trámite y autorización de los ajustes de
costos solicitados por el contratista.
4.20 Reuniones Técnicas. Reuniones para la evaluación del avance de los trabajos, sus
conclusiones y los compromisos asumidos por el contratista.

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4.21 Auditorías. Los diversos eventos durante el proceso de auditorías que se practiquen al
contrato.
4.22 Imprevistos. Sucesos imprevistos, casos fortuitos o situaciones de fuerza mayor que de
alguna manera afectan el desarrollo normal de los trabajos, sin que sea causa imputable al
contratista.
4.23 Convenios. Cada uno de los eventos en el proceso de trámite y autorización y formalización
de los convenios.
4.24 Pruebas e Inspecciones. Los resultados de cualquier prueba o inspección especial que se
practique en alguna parte de la obra. Para las inspecciones o pruebas rutinarias solo se
asentarán en la bitácora los resultados globales o las cifras estadísticas durante cierto
periodo.
4.25 Intervención de Autoridades. Las visitas, inspecciones o intervenciones de cualquier índole
que realicen las autoridades federales, estatales o municipales que tengan jurisdicción sobre
cualquier asunto relacionado con la obra o servicio.
4.26 Materiales y Equipos de la Entidad. La entrega de materiales y equipos de instalación
permanente al contratista, de conformidad con los compromisos asumidos por la
dependencia o entidad en el contrato respectivo, así como el control de su consumo y los
sobrantes.
4.27 Recepción de los Trabajos. Los eventos del proceso de recepción de los trabajos, ya sea
que se trate de recepciones globales o parciales.
4.28 Incumplimientos del Contratista. Cualquier falla del contratista en el cumplimiento de las
obligaciones establecidas en el contrato, con la exigencia de que se corrija la falla.
4.29 Conflictos con Terceros. Los conflictos que se susciten con terceros por asuntos derivados
de la ejecución de los trabajos.
4.30 Suspensiones. Se anotan cada una de las etapas del proceso de suspensión temporal de los
trabajos, así como de la reanudación de los mismos.
4.31 Rescisión del Contrato. Los diversos eventos del proceso de rescisión del contrato.
4.32 Terminación Anticipada del Contrato. Los diversos eventos del proceso de terminación
anticipada del contrato.

5.0 LA BITÁCORA Y OTROS DOCUMENTOS DEL CONTRATO

Como ya se ha señalado, la bitácora no es el único medio en que se registran los pormenores
relativos al desarrollo de una obra o servicio. Las dependencias y entidades deben generar y
conservar en forma ordenada y sistemática toda la documentación comprobatoria de los actos y
contratos de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, por lo que deben elaborar una
serie de oficios, memoranda, actas, minutas, informes, reportes, certificaciones técnicas,
estimaciones y otros. Debe insistirse que no es posible ni recomendable que una obra se administre y
controle únicamente con la bitácora, por lo que necesariamente deben existir muchos otros
documentos; sin embargo, de cada documento que se genere se debe hacer una anotación en la
bitácora con un extracto del mismo. Por otra parte, se debe tomar en cuenta que puede haber
asuntos administrativos o financieros que sean resueltos por otras áreas de la dependencia o entidad,
sin que se gire copia del documento respectivo al residente de obra, por lo que no habrá referencia de
ellos en la bitácora.

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6.0 CANTIDAD DE VOLÚMENES DE LA BITÁCORA
Jurídicamente hablando, cada contrato tiene una sola bitácora; pero la bitácora puede constar de uno
o varios volúmenes. Cuando una obra o servicio se ejecuta simultáneamente en varios lugares, es
recomendable que se lleve un volumen de bitácora en cada uno de esos lugares, ya que aunque sea
el mismo contrato, los trabajos son relativamente independientes en cada lugar y tienen sus propios
problemas. La recomendación es válida aunque haya un solo residente de obra para todo el contrato,
pero apoyado con auxiliares de supervisión independientes en cada lugar. Cuando se agote un
volumen de bitácora y los trabajos continúen, se iniciará un nuevo volumen.

7.0 CONSERVACIÓN DE LA BITÁCORA

La bitácora forma parte importante de la documentación de un contrato de obras o servicios, por lo
que se le aplica la disposición del artículo 74 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados
con las Mismas, que en su último párrafo exige un plazo de por lo menos 3 años de conservación
para toda la documentación que no sea de naturaleza fiscal. Una vez terminada y recibida la obra o
servicio, la bitácora se integrará con los demás documentos del contrato para formar el expediente
respectivo y se conservará en el archivo del área responsable de la ejecución de los trabajos.

8.0 INSTRUCTIVOS DE BITÁCORA.

Las normas básicas que rigen el uso y manejo de las bitácoras de obra se encuentra en la Ley de
Obras Públicas y su Reglamento, como ya se ha comentado. Sin embargo, estas normas son
demasiado genéricas dejando muchos aspectos que requieren mayor precisión. A través de sus
políticas, bases y lineamientos, es factible que las dependencias y entidades establezcan algunas
reglas más específicas. Sin embargo, como cada una de las obras o servicios que se contratan tienen
características muy diversas, es recomendable que cada una de las áreas responsables de la
ejecución de las obras o servicios elaboran un instructivo de bitácora, sujetándose a la Ley, el
Reglamento y, en su caso, las políticas, bases y lineamientos. Este documento podría utilizarse como
referencia para la elaboración de un instructivo de bitácora aplicable a un área determinada de la
dependencia o entidad.

9.0 CONTROVERSIAS SOBRE LAS BITÁCORAS

Durante el curso de una auditoría a los contratos de obras públicas es frecuente que surjan supuestas
observaciones por el mal uso o elaboración de las bitácoras. Al respecto, es necesario que el
residente de obra y los supervisores tengan en cuenta los siguientes elementos para solventar esas
presuntas irregularidades.
(1) Para que se pueda configurar una infracción en el manejo de la bitácora, será necesario
demostrar que en la Ley o en el Reglamento existe la regla precisa que supuestamente se
está transgrediendo.
(2) Si la forma de elaborar y manejar la bitácora no está de acuerdo con el instructivo que tenga
establecido la dependencia o entidad o el área responsable de los trabajos, esto no
constituye una infracción legal, sino una falta que tendrá que evaluar el titular del área
responsable de la ejecución de los trabajos, ya que un instructivo interno de bitácora no es
norma jurídica sino una instrucción técnica.
(3) Los asuntos específicos que deben anotarse en la bitácora dependen de su importancia, así
como de las características, complejidad y magnitud de los trabajos. Con frecuencia surgen
diferencias de opinión con el auditor quien exige que en la bitácora se registren
detalladamente asuntos que carecen de importancia o que se encuentran en otros
documentos. Deben analizarse cuidadosamente estas cuestiones, pues aceptar sin
fundamento alguno las recomendaciones del auditor da lugar que en las futuras bitácoras se

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anoten asuntos intrascendentes o que no tienen relación con la forma en que se han pactado
las obligaciones y derechos en el contrato.

10.0 BITÁCORA EN LOS CONTRATOS DE SERVICIOS DE CUALQUIER NATURALEZA

Para los contratos de servicios de cualquier naturaleza, regidos por las disposiciones de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su correspondiente Reglamento, no
existe disposición jurídica que haga obligatorio llevar una bitácora. Sin embargo, no existe obstáculo
legal que impida llevar bitácora en esta clase de contratos, cuando ello resulte conveniente para su
mejor administración y control. Pero no se debe generalizar el hábito de llevar bitácora en estos
contratos, pues algunos son de servicios muy simples que se controlan fácilmente sin llevar bitácora,
utilizando simplemente órdenes de servicio, informes, reportes y correspondencia con el proveedor
del servicio.

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