Studiile teoretice şi cercetările empirice din domeniul psihologiei

organizaţional-manageriale au evidenţiat şi o adevărată patologie

organizaţională, în care se edifică adevărate sindroame, precum
stresul organizaţional, burnout-ul, workaholism-ul şi mobbing-ul.
Dintre acestea, dintr-o perspectivă epidemiologică, stresul
organizaţional se distinge detaşat ca areal de expansiune,
simptomatologie developată şi potenţial de risc. Fără a minimaliza
celelalte manifestări de patologie organizaţională, putem spune
că, într-o lume a globalizării accelerate, stresul organizaţional este
o problemă extrem de actuală şi pentru structurile din domeniul
securităţii naţionale. Abordarea holistă cu privire la problematica
şi corelaţiile dinamice ale stresului organizaţional cu alte
dimensiuni sau caracteristici organizaţionale (sănătatea şi
securitatea în muncă, performanţa lucrătorilor, capacitatea
decizională şi de conducere, comportamentul organizaţional etc.)
evidenţiază cu pregnanţă necesitatea managementului stresului
organizaţional în structurile sistemului de securitate naţională.

PLANIFICAREA STRATEGICĂ

1. Influente strategice asupra serviciilor informationale

Rolul serviciilor informationale, indiferent că vor fi biblioteci, centre

de informare private, retele de informare sau sisteme informationale
va fi acela de a facilita accesul la informatii pentru indivizi sau
organizatii necesare luării deciziilor în scopul anticipării viitorului.
Următoarea sectiune prezintă o analiză a principalelor forte ale
schimbării care vor influenta managementul serviciilor informationale
în viitor precum si un punct de vedere asupra noilor abilităti ale
liderilor necesare în conducerea unor astfel de influente.

Fortele schimbării

Viteza

Unul din factorii care va afecta în viitor organizatiile într-un mod

consistent va fi schimbarea. Atât prin viteză cât si prin dimensiune,
schimbarea va avea cea mai mare influentă asupra managementului
organizatiilor si serviciilor informationale care sprijină nevoile lor de
afaceri. Organizatiile cu succes în viitor vor fi cele care vor avea
capacitatea de a se misca rapid si de a se schimba rapid. Chiar unele
structuri birocratice care prin traditie se schimbă mai greu vor trebui
să devină mai flexibile si să se adapteze mai usor.

Nevoia de organizatii inteligente

Mai mult, pentru a fi în măsură să controleze schimbarea,

organizatiile cu succes vor fi cele inteligente. O organizatie inteligentă
este una care utilizează informatia si noua tehnologie pentru obtinerea
avantajului competitiv. Contributia serviciilor informationale, cum ar fi
bibliotecile, la acumularea inteligentei în organizatii, nu ar trebui să fi
subestimată.

Cresterea calitătii

Informatia si cunoasterea sunt de asemenea instrumente care

determină cresterea calitătii si a performantei. Calitatea nu trebuie să
aibă în vedere numai produsele sau serviciile finale; procedurile de
calitate elimină costurile, scurtează timpul si asteptarea, economiseste
energiile în productia ciclică. Informatia adecvată permite managerilor
să ia decizii astfel încât să creeze un mediu în care calitatea este
înglobată sau transferată produselor si serviciilor. Acest tip de
informatii oferă suportul pentru măsurarea performantei si pentru
luarea celor mai bune decizii.

Impactul economiei globale

Competitivitatea globală va fi un factor esential în competitia si

în diseminarea serviciilor. Concurenta organizatiilor va fi în crestere
într-o economie globală. Aceasta va permite dezvoltarea unei piete
mondiale care uneori va necesita protejarea pietelor nationale de
penetrarea celor străine. Astfel, proportia mare a surselor de informare
din vasta arie a resurselor electronice disponibile în lumea întreagă va
avea un impact important asupra suveranitătii si asupra sustinerii unei
culturi nationale unice. De exemplu, retelele de informare globale vor
fi folosite pentru cumpărarea serviciilor si produselor si pentru
obtinerea informatiilor pentru cercetare.
Suportul tehnologic va fi de asemenea o necesitate în afaceri. El va
învinge distantele si timpul, permitând angajatilor accesul imediat la
informatie. Astfel de organizatii virtuale care vor folosi tehnologia în
acest fel vor deveni realitate.
Acei indivizi care vor avea acces la computere si modemuri fie în
casele lor fie în biblioteci vor fi mai informati, mai competitivi prin
acces la sursele de informare internationale în crestere continuă. Dar
accesul fizic la informatie nu este destul. Abilitătile în regăsirea
informatiei, navigarea si abilitatea de sintetizare si validare a
informatiei oferite de retelele globale vor fi tot mai necesare.
Aceste abilităti pot fi învătate de indivizi sau ei pot folosi serviciile de
informare specializate pentru obtinerea informatiilor.

Strategii competitive

Problemele economice determinate de resursele financiare în

scădere si de profitul scăzut, în această competitie puternică, vor
impune diseminarea serviciilor traditionale cu resurse din ce în ce mai
mici. Dar resursele financiare nu sunt suficiente pentru a rămâne în
competitie. Cele mai eficiente organizatii vor fi cele care vor aplica
inovarea si creativitatea în utilizarea informatiei si tehnologiei
informatiei, în diseminarea acesteia în noi si diferite feluri.
Concentrarea asupra clientilor
Accentul va trebui să se pună în proiectarea serviciilor de informatii pe
definirea clară a acestora si pe întâmpinarea nevoilor individuale,
indiferent în ce context operează: într-o organizatie multinatională sau
un serviciu public de bibliotecă într-o comunitate mică. Informatia va
trebui oferită, în termeni de continut, metodă de diseminare, format,
timp astfel încât să satisfacă cererile tuturor clientilor.

Oferta de servicii

Schimbarea mediului va afecta de asemenea modul în care

comunitatea va avea acces la informatii. Cele mai multe informatii vor
fi în formă electronică, formă accesibilă la domiciliu prin retele de
informare si servicii interactive. Abilitătile bibliotecarului sau
documentaristului în descrierea, legarea si organizarea documentelor
traditionale (tipărite) vor fi transferate spre noile tipuri de documente
(electronice). Oricum modul de distribuire a serviciilor va fi diferit.

Cresterea flexibilitătii

Pentru a răspunde schimbărilor, serviciile de personal vor trebui

să manifeste mai multă flexibilitate în tipul de servicii oferite, abilităti,
competente si în privinta numărului de angajati. Noii angajati vor
trebui să dispună de abilităti si competente "traditionale" specifice
angajatilor vechi la care se adaugă altele noi specifice schimbării.
Contractele de angajare si angajatii din afara serviciului vor fi două
metode prin care organizatiile îsi vor îmbunătăti flexibilitatea.
Schimbarea constă în faptul că cei mai multi angajati vor avea o serie
de job-uri cu jumătate de normă si mai putini vor fi cei cu normă
întreagă.
Nevoia de flexibilitate precum si cererile clientilor cer o mai mare
autonomie a organizatiei. Aceasta se va reflecta în pierderea
autonomiei structurii organizatorice si a autonomiei indivizilor care vor
colabora mai mult. Stilurile manageriale care promovează acest tip de
colaborare vor fi mai eficiente, mai apreciate.

Managementul viitorului

Noile abilităti si competente ale managerilor cer o proiectare a

serviciilor informationale astfel încât să se asigure că acestea satisfac
cererile informationale ale organizatiei sau comunitătii în noul mediu
informational.

Viziune clară

Angajatii suportă mai usor schimbarea dacă au încredere în strategiile

realizate pentru anticiparea viitorului. O cale pentru a face acest lucru
este aceea în care managerii au o viziune clară asupra viitorului: cum
va arăta organizatia în următorii cinci ani, serviciile si produsele
informationale pe care le va oferi, tipul de piată pe care va opera. O
viziune clară permite tuturor angajatilor să lucreze împreună pentru
realizarea acelorasi obiective. Această viziune poate fi suplimentată
printr-o conducere prin exemple si cu o privire asupra valorilor
organizationale.

Managementul schimbărilor rapide

Efectul schimbărilor rapide în mediul de afaceri, atât în sectorul privat

cât si în cel public, este că managementul va trebui să sesizeze rapid
oportunitătile, să reproiecteze rapid produsele si serviciile
informationale astfel încât acestea să satisfacă cererile clientilor si să
găsească noi căi care să permită acest lucru în mod rentabil.
Viteza este un factor decisiv si nimic nu este exceptat de la schimbare.
Încercând să identifice noi clienti ai serviciilor, să rezolve problemele
de calitate ale serviciilor, să reducă asteptarea, să realizeze schimbări
organizationale care să facă fată mediului si să optimizeze resursele,
managerii vor continua să conducă într-un mediu turbulent.

Concentrarea pe nevoile clientului

Un factor important pentru a supravietui în orice organizatie este acela

de a veni în întâmpinarea cererilor clientilor si de a sti ce apreciază ei
în oferta serviciului. Aceste cereri necesită abilitatea de a asculta
clientii, de a identifica dezideratele lor si sugestiile de îmbunătătire a
serviciilor si produselor informationale curente.
De aceea este important de a mentine un serviciu care să se
concentreze asupra acestor aspecte. Acest serviciu va face mai usoară
si mai eficientă relatia cu clientii, astfel că ei vor aborda mai putine
organizatii. Nu mai putin importantă este interferenta dintre
competitivitate si client, care permite obtinerea unui avantaj
competitiv semnificativ pentru furnizorii de servicii.

Administrarea prin contracte

Tendinta actuală, adoptată de guvernele orientate spre economii de

piată si de marile companii, este aceea de a apela la surse externe
pentru realizarea obiectivelor. Acesta va avea un impact semnificativ
asupra modului de conducere a serviciului si asupra utilizării resurselor
umane. Într-un astfel de mediu în care se apelează la servicii externe,
rolul managerului pare că se diminuează, acesta concentrându-se mai
ales pe cumpărarea de servicii. Aceasta implică încheierea unor
contracte de administrare si performante cu structuri externe care
trebuie să ofere servicii la un anumit nivel care să satisfacă cerintele
clientilor.

Managementul participativ

Stilurile manageriale rigide nu mai sunt eficiente, astăzi accentul se

pune tot mai mult pe abilitătile specifice managementului participativ
care motivează toti angajatii. Abilitatea managerilor de a se sprijini pe
participarea tuturor angajatilor duce la dezvoltarea organizatiei si la
conducerea cu succes în mediul actual tot mai turbulent.
În timp ce controlul schimbării este domeniul managementului
superior, toti ceilalti angajati vor fi chemati să participe la conducere.
În acest sens un rol important îl va avea managerul în dezvoltarea
unor culturi organizationale puternice.

Asigurarea accesului la informatii

O sarcină importantă pentru managerul serviciilor informationale este

aceea de a face disponibilă informatia când si unde este cerută.
Informatia este necesară la nivelul superior al managementului pentru
fundamentarea deciziilor, este necesară pentru alocarea resurselor si
pentru furnizarea mai bună a serviciilor către clienti. Informatia este,
de asemenea, necesară si din motive psihologice si motivationale.
Dacă angajatii au o viziune clară asupra viitorului organizatiei si sunt
informati asupra schimbărilor, mai ales într-un mediu turbulent, ei se
simt mai în sigurantă. O consecintă este aceea că ei vor dori să
participe la schimbare si să ofere sugestii. Aceasta va determina
scăderea timpului pe care ei îl consumă făcând speculatii asupra
viitorului. Informatia în mod traditional înseamnă putere, de acea
managerii apelând la abilităti de convingere si negociere trebuie să se
asigure că toti cei din organizatie au acces la ea.
Informatia este necesară oamenilor în fiecare zi pentru a lua decizii în
comunitate. La fel se întâmplă si în cadrul organizatiilor. Ea este baza
societătii democratice.

Stabilirea unor obiective echilibrate

Asa cum arătam, constant atentia trebuie îndreptată spre nevoile

clientilor. Dar si personalul trebuie să fie motivat pentru a oferi servicii
si produse clientilor într-un mediu unde angajarea pe termen lung nu
poate fi garantată. De asemenea se cer abilităti pentru echilibru în
stabilirea obiectivelor, autocontrol, energie si entuziasm astfel încât
schimbările organizationale ample si momentele de criză să poată fi
evitate.

Satisfacerea cererilor cu resurse putine

Când cele mai importante obiective sunt înscrise în contractele cu

structurile externe pot apărea unele dificultăti în luarea deciziilor ce
privesc finantarea, structura si furnizarea serviciilor informationale.
Finantarea externă si sponsorizarea pot fi atractive pentru unele
servicii. Aceasta necesită abilităti de lobby, negociere, marketing care
să asigure că integritatea si impartialitatea serviciilor nu sunt
compromise.
În efortul de a reduce cheltuielile nu este deloc usor să abandonezi
serviciul sau să percepi taxe. Pot apărea în această situatie numeroase
bariere de ordin social sau economic. De asemenea există riscul ca
anumite servicii pe termen lung să consume mai multe resurse decât
îsi pot permite organizatiile.

Exploatarea informatiei si tehnologiei

Schimbările care au loc în domeniul informatiei si tehnologiei

informatiei sunt două din cele mai importante schimbări observate în
prezent.
Informatia si suportul său tehnologia comunicării pot ajuta substantial
organizatiile în procesele de schimbare. De exemplu, o organizatie
care are acces imediat la informatia reală, actualizată cu privire la
strategiile concurentilor, la nevoile clientilor si altor "stakeholders", la
mediul extern si nivelurile de performantă curente, se află, în luarea
deciziilor, într-o pozitie mai bună decât una care nu are acces.
De asemenea, tehnologia informatiei si telecomunicatiile pot fi utilizate
în obtinerea avantajului competitiv prin furnizarea unor servicii
specializate care să vină în întâmpinarea cererilor acestora. De
exemplu, în scurt timp se poate lua o decizie cu privire la informarea
clientilor asupra unui serviciu printr-un spot publicitar si nu printr-o
altă formă mai complicată.

Dezvoltarea creativitătii si inovatiei

Creativitatea si inovarea exploatează schimbarea si oferă organizatiilor

instrumentele necesare rezolvării problemelor apărute în mediu. Rolul
managerului este de a crea un mediu în care schimbarea să fie
percepută ca o oportunitate, nu ca o amenintare. Aceasta permite
angajatilor să propună sugestii fără să fie ridiculizati sau judecati, să-si
asume riscuri în luarea deciziilor, să facă greseli ca parte a unui proces
de învătare. Liderul ar trebui să încurajeze si să sprijine ideile creative
în toate conversatiile si actiunile lor.

Managementul documentelor "multiculturale"

Piata globală de informatii si cresterea diversitătii culturale impun

comunitătii să ofere servicii informationale într-o formă
"multiculturală". Impactul constă în faptul că informatia continută în
astfel de documente poate fi obtinută sau diseminată rapid în multe
părti ale globului. Aceasta necesită un astfel de management al
documentelor care să nu afecteze suveranitatea si culturile nationale.
În acelasi timp, atât angajatii cât si clientii serviciilor informationale
reprezintă o mare diversitate culturală. Structura religioasă si rasială
într-o comunitate are implicatii majore asupra stilului managerial si
asupra furnizării serviciilor. Astfel de documente vor avea o influentă
deosebită asupra comportamentului organizational.
Diferitele valori culturale, atitudinile indivizilor, ambitiile, satisfactiile în
muncă, autoritatea si orientarea timpului necesită recunoastere si
respect, mai ales din partea managerului.